LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự phát triển công nghệ diễn ra nhanh chóng và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực xã hội, hệ thống thông tin nhân sự trở thành thành viên một yếu tố qu
Trang 1TIỂU LUẬN
DE TAI: HE THONG THONG TIN
BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM
KHOA HE THONG THONG TIN QUAN LY
~§ o& §~
GIAO VIEN HUONG DAN | : PHAM XUAN KIEN
TEN SINH VIEN : BUI THI DIEM MY
TP.HÒ CHÍ MINH, NĂM 2023
Trang 2
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẢU 22 5 2222222 112222221 1102222 2 220 c2 2g ra 1 CHUONG 1: KHAI NIEM VA LICH SU PHAT TRIEN HE THONG THONG TIN QUAN LÝ NHÂN SU) cccccccccsscssssssesssssssesssssesessssesesssseesessseesessrinsssssinsessseessasnesssees 2
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VA VAI TRO CUA HE THONG THONG TIN QUAN LY NHÂN SỰ - seo 3
2.1 Chức năng của hệ thông thông tin quản lý nhân sự: 3 2.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự: - 5
CHUONG 3: CÁC TIỂU CHÍ VA CAC BUOC DE LUA CHON PHAN MEM HRIS PHU HOP CHO DOANH NGHIỆP 5 s2 7
3.2 Các bước đề lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp 7
CHUONG 4: UU DIEM VA NHUOC DIEM CUA HE THONG THONG TIN QUAN LÝ NHÂN SỰ - 5c 22H HH tr HH Hee re e 10 4.1 Ưu điểm: - 2 1 21122121122121112112112112111112111112112121211112221221 211 er re 10
CHƯƠNG 5: CO HOI PHAT TRIEN CUA HE THONG THONG TIN QUAN
LY NHAN SU TAI QUANG NGAL ooo cccccccccsssesssssssssssssessssteesssssecsssseeessssenesssiessevees 13 CHUONG 6: DE XUAT GIAI PHAP DE PHAT TRIEN HE THONG THONG TIN QUAN LY NHAN SU) cccccccccssccccsssssesssssvessssseressssensesssesessssnessssisesssssecesssnieesareen 14 KÉT LUẬN 25c n1 ng HH HH HH re 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 255: 2211112221111 1222 2g ngu na 18
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự phát triển công nghệ diễn ra nhanh chóng và ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực xã hội, hệ thống thông tin nhân sự trở thành thành viên một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp Đây không chỉ là một công
cụ hỗ trợ quản lý nhân sự mà còn là cầu nối quan trọng giữa con người và công nghệ trong môi trường kinh doanh noày nay
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ giúp tô chức quản lý thông tin nhân
sự trở thành một cách hiệu quả mà còn mang lại nhiều lợi ích cho mặt chiến lược Việc tích hợp công nghệ vào quản lý nhân sự giúp tăng cường khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và hoạt động linh hoạt của tổ chức Hơn nữa, hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn đóng vai trò quan trong trong công việc tôi
ưu hóa quá trình tuyến dụng, đảo tạo và phát triển nhân sự, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực và lĩnh hoạt cho nhân viên
Tuy nhiên, để phát triển và quản lý một hệ thống thông tin nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần phải đối mặt với nhiều công thức, từ việc tích hợp dữ liệu đến bảo mật thông tin Trong bối cảnh nay, viéc hiểu rõ về cầu hình cơ sở, tinh năng và lợi ích của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trở nên cực kỳ quan trọng
Tiêu luận này sẽ nói rõ về những cấu trúc, tính năng, lợi ích và những sơ thức mà doanh nghiệp có thê phải đối mặt khi phát triển khai và sử dụng sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Qua đó, họ sẽ nhận thức rõ hơn về vai trò quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công việc quản lý nhân sự và ảnh hưởng của nó đối với hiệu suât toàn diện của tô chức
Trang 4CHUONG 1: KHAI NIEM VA LICH SU PHAT TRIEN HE THONG THONG
TIN QUAN LY NHAN SU
1.1 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì?
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hay còn gọi là HRIS (Human Resources
Information System) là một giải pháp phần mềm hỗ trợ tô chức và quản lý khoa học các đữ liệu thông tin chỉ tiết về người lao động cũng như các chính sách và thủ tục liên quan đến đội ngũ nhân sự trong tô chức [1]
Dữ liệu được thu thập và lưu trữ trên hệ thông bao gồm thông tin hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chính sách lương bỗng — phúc lợi, cơ chế khen thưởng - kỷ luật, quá trình công tác, Những đữ liệu này sẽ được tổng hợp, phân tích và theo dõi thường xuyên
để làm cơ sở cho việc ra quyết định và đề xuất các chiến lược quan trọng liên quan đến nguồn nhân lực
Hệ thông quản lý thông tin nhân sự được phát triển nhằm mục đích chuẩn hóa các nghiệp vụ và quy trình quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó giúp các nhà quản
lý khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn lực con người để phục vụ cho quá trình vận hành của tô chức
1.2 Lịch sử phát triển:
Xu hướng tự động hóa quy trình quản lý tiền lương và lực lượng lao động bắt đầu
từ những năm 1970 Do công nghệ và các máy tính lớn bị hạn chế, các công ty vẫn phải dựa vào việc nhập thủ công đề tiến hành đánh giá các nhân viên và số hóa báo cáo [4|
Hệ thông hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp đầu tiên tích hợp các chức năng
nhân sự chính là SAP R /2 (sau này đã được thay thế bằng R / 3 và S / 4hana), vào
năm 1979,
Hệ thống nảy cung cấp cho người sử dụng khả năng kết hợp dữ liệu công ty và
điều chỉnh các quá trình từ một môi trường máy tính duy nhất Nhiều hệ thống nhân
sự phô biến hiện nay vẫn cung cấp chức năng ERP và bảng lương đáng kế
Hệ thong máy chủ-máy khách hoàn toàn tập trung nhân sự được giới thiệu đầu tiên là PeopleSoft vào năm 1987 và sau đó nó được Oracle mua vào năm 2005 Được
Trang 5lưu trữ và cập nhật bởi khách hàng, PeopleSoft đã vượt qua các khái niệm môi trường máy tính lớn
Hiện nay có nhiều loại Hệ thống quản ly nguồn nhân lực hoặc Hệ thống thông tin nguồn nhân lực, một trong đó là các gói phần mềm dựa trên máy cục bộ hay một hệ thống dựa trên đám mây trực tuyến có thê được truy cập thông qua trình duyệt web
CHUONG 2: CHUC NANG VA VAI TRO CUA HE THONG THONG TIN
QUAN LY NHAN SU
2.1 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự:
Một bộ phận nhân sự thông thường có chức năng theo dõi dữ liệu nhân viên hiện
có, bao gồm lịch sử cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và lương thưởng Để
giảm khối lượng công việc thủ công của hoạt động hành chính này, các tô chức bắt
đầu tự động hóa các quy trình bằng cách sử dụng những hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuyên biệt, đơn cử như HRIS
Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đâm mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020
[2]
Ngày nay, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tao (Artificial
Intellipence — AI) và công nghệ máy học (Machine Learninp — ML) đã đóng vai trò quan trọng trone nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi
doanh nghiệp đã và đang tìm đến HRIS ngày cảng nhiều hơn như một hệ thống hiện
đại cho quản trị nguồn nhân lực
*Một số chức năng điền hình của Hệ thống thông tin quản lý nhân sự HRIS:
Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ quản lý toàn diện quy trình tuyên dụng khép kín, tập trung trên một nền tảng Hệ thống cho phép nhà tuyên dụng theo dõi thông tin
hồ sơ ứng viên, lên lịch phóng vẫn, đánh giá ứng viên một cách trực quan và sắp xếp
các cơ hội việc làm phủ hợp với năng lực và kinh nghiệm của từng người
HRIS giúp tự động hóa quy trình tính lương nhân viên Dữ liệu hợp đồng và
thông tin về nhân sự được đây trực tiếp lên hệ thống, kết hợp với đữ liệu chấm công
Trang 6để tự động sinh ra bảng lương vào cuối tháng Ngoài ra, một số hệ thống cho phép tra lương trực tiếp cho nhân viên ngay trên phần mềm
Một chức năng khác của HRIS đó là quản lý các chính sách đãi ngộ và phúc lợi
của nhân viên Các hệ thống tiên tiến cung cấp mô hình cá nhân hóa phúc lợi cho
người lao động Với mô hình quản lý nhân sự này, nhân viên có thê tự chọn những
phúc lợi mà họ được hưởng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của bản thân thay vì ban hành một chính sách đãi ngộ chung cho toàn bộ công ty Hệ thống phúc lợi linh hoạt này được coI là xu hướng mới trong ngành nhân sy, giup gia tang hiệu quả g1ữ
chân nhân tải và khiến nhân viên sẵn sảng gắn bó lâu dài với tô chức
Module này có chức năng thu thập dữ liệu về lịch trình làm việc và tỉnh hình
chấm công của nhân viên Dữ liệu ngày công làm việc chính là cơ sở để bộ phan HR tính toán và xây dựng bảng lương hàng tháng cho nhân viên
Ngày nay, các hệ thống quản lý nhân sự thông tin cho phép các công ty sử dụng
chức năng phần mềm chấm công online bằng nhiều hình thức như GPS trên Mobile
App dựa theo vị trí đã được định vị chấm công, hoặc kết nối Camera AL, thẻ từ, Dữ liệu chấm công sẽ được đây trực tiếp lên hệ thông theo thời gian thực tạo thời điểm nhân viên thực hiện chấm công, từ đó nhà quản lý có thê đễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự, biết được ai đi muộn - về sớm
® - Đào tạo và phái triển:
Đảo tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những chức năng cốt lõi của công tác quản trị nhân sự Module này cho phép các HR theo dối và đánh giá năng lực trình độ và kỹ năng của nhân viên, từ đó triển khai những khóa đào tạo, bồi dưỡng hợp lý nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự
Chức năng đảo tạo cho phép người dùng thiết kế các khóa đảo tạo trực tuyến, lưu trữ bài giảng và kế hoạch đào tạo, đồng thời hỗ trợ kiểm chứng, đánh giá kết quả đầu
ra cho nhân sự sau khi kết thúc khóa đào tạo
Chức năng quản lý hiệu suất của hệ thống thông tin nhân sự giúp nhà quản trị đánh g1á hiệu suất nhân sự một cách chính xác, khoa học thông qua hệ thống các tiêu
Trang 7chí về KPI, khung năng lực, từ đó ghi nhận một cách công tâm những nỗ lực và cống hiến của nhân viên, cũng như biết được nhân viên nao đang làm việc kém hiệu
quả để có những phương pháp cải tiến chất lượng phù hợp
Hệ thông quản lý thông tin nhân sự cung cấp cho nhà quản trị và BLĐ đây đủ các Báo cáo động tổng quan, chỉ tiết về tinh hình, hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong
tô chức trên nhiều khía cạnh khác nhau như doanh thu của nhân viên, tần suất vắng mặt, hiệu suất làm việc, Từ đó làm căn cứ để nhà quản trị đưa ra các quyết định sáng suốt hơn, phủ hợp với tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp
2.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự:
Con người là nhân tố cốt lõi quyết định đến năng lực cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp Đội ngũ nhân sự đảm nhiệm hai trụ cột quan trọng trong bộ máy vận hành của tổ chức: vừa cung cấp thê lực đề trực tiếp thực hiện các công việc chuyên môn không thể tự động hóa (chăm sóc khách hàng, xử lý sự cố, ), vừa cống hiến trí lực để mang lại giá trị cho doanh nghiệp (điều phối tài nguyên, phân bổ nguồn lực, xây dựng và thực thi kế hoạch )
Bởi vậy muốn tôi ưu được nguồn lực con người thì nhà quản trị cần phải sử dụng
hệ thống quản trị thông tin để nhìn nhận và đánh giá chính xác tiềm năng và những giá tri ma nguồn lực này có thé mang lat
Hệ thống thông tin nhân sự chính là công cụ phản ánh đây đủ và toàn diện nhất
tiềm lực của đội ngũ nhân sự trong tô chức cả về số lượng lẫn chất lượng và đặt trong góc nhìn tông quan xuyên suốt từ quá khứ, hiện tại cho đến tương lai
HRIS cung cấp các dữ kiện về tình hình biến động nhân sự, chất lượng lao động, tiềm năng phát triển để từ đó ban lãnh đạo có căn cứ để điều chỉnh mục tiêu, định hướng hoạt động phù hợp với cơ cầu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận khác nhau.[3]
Trang 8® Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự:
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một mắt xích quan trọng trong hệ thống
quản lý doanh nghiệp bởi nó cung cấp dữ liệu cho quá trình ra quyết định và đề xuất các chiến lược phát triển nguồn lực hiệu quả
Thông qua việc theo dõi và phân tích các dữ liệu về nhân sự, nhà quản trị có thé đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến cơ cấu đội ngũ nhân sự như cắt giảm, tuyến mới hoặc giữa nguyên số lượng
Ngoài ra, HRIS là cơ sở để ban lãnh đạo xây dựng các chiến lược phát triển đội neũ nhân viên như đào tạo, bồi dưỡng cũng như định hướng các mục tiêu và kế hoạch hoạt động phù hợp với tiềm lực con người của tổ chức
Hệ thông thông tin nhân sự còn đóng vai trò là cầu nỗi giữa ban lãnh đạo vả toàn
thê nhân viên, thông qua việc cho phép truyền tải vả tiếp nhận thông tin 2 chiều giữa cấp quản lý và nhân sự
Nhà quản lý có thê tiếp nhận toàn bộ các ý kiến đóng góp, khiếu nại của nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đồng thời phía nhân viên cũng có thể chủ động
theo dõi dữ liệu thông tin của chính mình trên hệ thống như hồ sơ nhân sự, bảng công,
phiếu lương Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực luôn được dam bao minh bạch, rõ ràng và có sự tương tác liền mạch, 2 chiều giữa mọi cấp độ Đây chính là nền móng vững chắc đề xây dựng nên một tổ chức vững mạnh, gắn kết
Trang 9CHƯƠNG 3: CÁC TIÊU CHÍ VÀ CÁC BƯỚC ĐỀ LỰA CHỌN PHẢN MÈM
HRIS PHÙ HỢP CHO DOANH NGHIỆP
3.1 Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp:
Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá một cách rõ ràng về khả năng phát trién của tô chức trone tương lai gần, trong trường hợp công ty tuyến hay thuê thêm nhân viên
mới, mở rộng văn phòng làm việc hay thay đối chế độ, chính sách đãi ngé, Cac nha
lãnh đạo nên cân nhắc kĩ về khả năng mở rộng của phần mềm HRIS Cụ thể: Phần mềm có thể phát triển thêm tính năng theo yêu cầu hay không, các gói phần mềm phục vụ tối đa bao nhiêu nhân sự, nếu muốn thêm số lượng thì chị phí như thế nào?
Phần mềm HRIS cần đảm bảo được đầy đủ các nghiệp vụ của HR và có thê cho phép nhân viên tương tác khi cần Ví dụ như có phiên bản web để HR quản lý chung
và có ứng dụng để nhân viên tự cập nhật thông tin trong một số trường hợp Các nhà quản lý nhân sự cần tham khảo và nhận ý kiến từ các trưởng bộ phận khác và cả nhân viên trong công ty Điều đó giúp đưa ra ý kiến đánh giá chung và đúng nhất về các
nghiệp vụ của HR trong việc chọn HRIS
Hệ thống tính lương thưởng, đãi ngộ, hoa hồng, tuyến dụng thường cần khả
năng tương tác, trao đối thông tin cao hơn với các hệ thống khác Do đó để đạt được
tính thống nhất, đồng bộ dữ liệu, thì doanh nghiệp cần một phần mềm HRIS lưu trữ và quản ly tất cả đữ liệu trên một nên tảng duy nhất Hiện nay nhờ ứng dụng điện toán đám mây, mở cổng API, nhiều phần mềm HRIS có thế đáp ứng tốt yêu câu trên 3.2 Các bước để lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp:
Bước l: 7?n hiểu, nâng cao kiến thức về phần mềm HRIS
Trước khi xác định yêu cầu và mong muốn về phần mềm HRIS cho doanh nghiệp,
bạn phải hiểu về tông quan cùng những tính năng của HRIS Kiến thức này sẽ giúp
bạn xây dựng được yêu cầu chỉ tiết, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực
Trang 10hiện của phần mềm Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của các nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc gọi điện tới bộ phận tư vấn phần mềm
Bước 2: Xác định nhu cẩu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp
Bước này rất quan trọng, siúp bạn xác định rõ ràng, chỉ tiết các yêu cầu, nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn, phù hợp với chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Việc xác định rõ nhụ cầu sẽ giup bạn dễ đàng tìm kiếm được nhà cung cấp mả bạn mong muốn trong hàng trăm nhà cung cấp hiện tại
Đồng thời, bước này cũng giúp bạn đễ dàng xác định được ngân sách dự kiến Khi xây dựng nhụ cầu và yêu cầu, bạn cần xác định rõ những chức năng, đữ liệu gi bạn muốn quản lý, những báo cáo nào bạn cần, quy trình nào bạn thực hiện và cả những giao dién, tich hop voi hé thống khác Hãy trao đổi, phóng vấn, lay y kiến từ lãnh đạo, các bộ phận, phòng ban khác để đảm bảo những nhu cầu, yêu cầu đó đầy đủ, đồng bộ
và thống nhất
Bước 3: Xác định ngân sách
Khi bạn đã xây dựng được nhụ cầu, yêu cầu, việc cần làm tiếp theo là xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp định đầu tư
Ngân sách bao nhiêu là một việc có chút khó khăn vì nó phụ thuộc vào các lựa chon san pham của các nhà cung cấp Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp bạn xác định được nhóm nhà cung cấp đề mời phỏng van, demo trai nghiém Ban
có thể lựa chọn việc mua phần mềm trọn gói hoặc giải pháp thuê phần mềm, hoặc chia
ra nhiều giai đoạn triển khai, nâng cấp đề phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp
Bước 4: 1a chọn 2-3 nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất Yêu cẩu báo giá chỉ tiết và tìm hiểu năng lực công ty
Sau khi xem xét tôi thiêu 2 đến 3 nhà cung cấp, bạn có thế tiến hành các bước tiếp theo: Yêu cầu gửi báo giá, tài liệu chi tiết và nghiên cứu sâu hơn về nhà cung cấp Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm: Số năm kinh nghiệm, đội ngũ hiện tại, doanh thu, chiến lược sản phẩm, danh sách khách hàng tương tự, phương pháp triển khai, phản hồi của khách hàng, Bạn có thể phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp qua đối tác hoặc
khách hàng đã triển khai.