Đề tài Đề xuất và báo cáo trang trọng trong kinh doanh

Mục đích của đề xuất trong kinh doanh: Các doanh nghiệp viết đề xuất về các lý do như xin tiền hoặc quảng cáo sản phâm và dịch vụ cho khách hàng và người nhận các đề xuất này thì thường

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BAO CAO

MON HOC: TRUYEN THONG KINH DOANH

Dé tai: DE XUAT VA BAO CAO TRANG TRONG TRONG KINH DOANH

Giang viên hướng dẫn: NGUYÊN VĂN THỤY

Mục lục

1.1 Phân loại đề xuất - n TH TS 1121251155125 1x21 Eee tre rrrrerree 4

2.2 Chỉnh sửa bảo cáo kinh doanh c c C11 cv SE TH ng kg 10

3.1.3 Mẹo và Kỹ thuật Tìm kiếm trên Web 2 ng HH 2111215515255 rrey 13

4.1 Hướng dẫn trích dẫn tải liệu G1111 1091181115111 1211 1111101511111 5x 21 net 17

4.3 Các định dạng trích dẫn phô biến - 6-56 SE E211 11211211221 22111221 1g 21

5,1, _ Trực quan hóa dữ liỆu - LG 2c 1212112111101 1811111 1181111101111 1 112111 1 1x ren 22

5.5 Biểu đồ hình tròn (Pie Charts) - Sàn E25 221221 21212121 grerr de 26

5.9 Sử dụng máy tính của bạn để tạo biểu đồ 2n Hee Hee, 27

6.2 Thành phân vật chất trở lại (Baeck IMMater) ó2 vn HH rau 28

LỜI MỞ ĐẦU

Báo cáo trang trọng và đề xuất hiệu quả là những yếu tô quan trọng được coi 1a chia khóa cho sự thành công trong kinh doanh Trong thời đại ngày nay, khi mà sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, thì việc tạo ra những báo cáo trang trọng chuyên nghiệp cùng với những đề xuất thuyết phục là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tiếp cận và p1ữ chân khách hàng

Bên cạnh đó, những đề xuất và báo cáo này không chỉ giúp cho doanh nghiệp có những chiến lược phát triển mới, mà còn giúp cho doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trong quá trình hoạt động Chính vì vậy, đề xuất và báo cáo trang trọng trong kinh doanh là chuẩn mực đề các doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ, đạt được mục tiêu, tăng trưởng và phát triển bền vững Trong bài tiêu luận này, chúng tôi sẽ để cập đến những dé xuất và báo cáo trang trọng trong kinh doanh và tầm quan trọng của chúng

1 CHUAN BI DE XUAT KINH DOANH

Đề xuất là một đề nghị bằng văn bản để giải quyết vấn đề, cung cấp dịch vụ hoặc bán sản phẩm Đề xuất có thê được hiểu chính là sự tổn tại hay biến mất của một doanh nghiệp Vậy tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Ta có thé thay các công ty kỹ thuật và hàng không vũ trụ trị p1á hàng triệu đô la phụ thuộc vào các đề xuất để cạnh tranh kinh doanh Những người điều hành các doanh nghiệp nhỏ chẳng hạn như thợ điện, nhà thầu, nhà thiết kế nội thất cũng phụ thuộc vào các đề xuất bán dịch vụ và sản phẩm của họ

Mục đích của đề xuất trong kinh doanh: Các doanh nghiệp viết đề xuất về các lý do như xin tiền hoặc quảng cáo sản phâm và dịch vụ cho khách hàng và người nhận các

đề xuất này thì thường là quản lý trong công ty hoặc khách hàng tiềm năng bên ngoài công ty

1.1 Phân loại đề xuất

- Than mat va trang trọng

- Nội bộ hoặc bén ngoai

- Được yêu câu hoặc không được yêu câu

1.2 Đề xuất thân mật vả trang trọng

Đề xuất thân mật là các báo cáo ngắn thường được định dạng dưới bản phi nhớ hoặc thư

Conclusion and authorization

Các thành phần của để xuất trang trọng phức tạp hơn (và có thê đài từ 5 đến 200 trang trở lên), bên cạnh các thành phần của đề xuất thân mật, đề xuất trang trọng có thê bao gồm một số hoặc tất cả các thành phân bồ sung sau:

- Phân tích cụ thê các thành phần của đề xuất thân mật:

Tiêu đề hoặc mở đầu của các thành phần đề xuất thân mật có thê khác nhau, nhưng mục tiêu của các thành phần là tiêu chuẩn Mỗi thành phân sau của một đề xuất thân mật điển hình đều phục vụ một mục đích và góp phần vào thành công chung Của nó

SEA May 30, 2016

Valerie Stevens, DD

490 Houston Street Suite 301

Green Cove Springs, FL

with "hook" that M Re eiLperar aya b :

focuses on hey by learning th key

Ne nae hee ee eee coco see ee ae eS

you, and (d) compare the responses of your “preferred” and “standard” patients

Noes boo —<—< Proposed Plan

li n you have designated as “preferred” and

readable type age and gender Using state-of-the-art nh Si tà tên S0 va n0 0561 Xe

‘and (c) the responses of your “preferred” compared to “standard” patients Moreover,

Uses past-tense inciudes ———————+ Dr Volerie Stevens Page2 May 30, 2016 work has already

patient satistaction survey:

Questionnaire development and mailing August 1-6

Deadline for returning questionnaire August

Dota and processing

‘Stating

credentials

of key people years mx nd neeee ane TMobile Crodibality oeseneeg by

Aseistiag De Hales vrll bo a team headed by Lesha Bazbet out vice president fot oan

Budget

Estimated

caretully because Questionnaire development 3 $175 $ 52

a proposal is a Questionnaire mailing 4 ‘SO/hr 200

Preparation of final report s 1?Sh: “15

Mailing costs

x4 main:

= that we may begin developing your survey immediately The rates in this offer ate = Proves

Phần mở đầu của đề xuất nêu rõ lý do của đề xuất và làm nôi bật trình độ của nhà văn Để thu hút sự chú ý và thuyết phục hơn, phân giới thiệu nên cố gẵng cung cấp một “móc nối”, chẳng hạn như sau:

+ Gợi ý về kết quả phi thường với các chi tiết sẽ sớm được tiết lộ

+ Hứa hẹn chỉ phí thấp hoặc kết quả nhanh chóng

+ Đề cập đến một nguồn đáng chú ý (cơ quan nỗi tiếng, chương trình máy tính mới, và đội ngữ nhân viên được đào tạo bài bản) dành riêng cho bạn

+ Xác định một vấn đề nghiêm trọng (mục lo lắng) và hứa hẹn một giải pháp, sẽ được giải thích sau đó

+ Nêu rõ vấn đề hoặc lợi ích chính mà bạn cảm thây la trong tam của đề xuất

¢ Bối cảnh, vấn đề và mục đích

Phần nền xác định vấn đề và thảo luận về các mục tiêu hoặc mục đích của dự

án Trone một đề xuất không được yêu cầu, mục tiêu của bạn là thuyết phục người đọc rằng có một vấn đề tồn tại Vì thế, bạn phải trình bày vấn đề một cách chỉ tiết, thảo luận về các yêu tố như doanh thu tôn thất, không tuân thủ các quy định của chính phủ hoặc giảm mức độ hải lòng của khách hàng

Trong một đề xuất chảo mời, mục tiêu của bạn là thuyết phục người đọc rằng bạn hiệu các vẫn đề của người đọc và rằng bạn có một giải pháp thực tế Nếu một RFP có liên quan, tuân thủ chính xác các yêu cầu của công ty và sử đụng ngôn ngữ của công ty trong phần mô tả vấn đề của bạn

® ĐỀ xuất, kế hoạch và lịch trình

Trong chính phần đề xuất, bạn sẽ giải thích kế hoạch của bạn đề giải quyết van dé Trong một số đề xuất, điều nay rat phức tạp vì ban muốn tiết lộ đủ về kế hoạch của bạn để đảm bảo hợp đồng, đồng thời thận trọng về cung cấp nhiều thông tin đến dịch vụ của bạn sẽ không cần thiết Tuy nhiên, nếu không có thông tin cụ thé,

đề xuất của bạn có rất ít cơ hội, vì vậy bạn phải quyết định tiết lộ bao nhiêu Phần

đề xuất thường bao gồm kế hoạch thực hiện Nếu có liên quan đến nghiên cứu, hãy nêu những phương pháp bạn sẽ sử dụng đề thu thập dữ liệu Hãy nhớ thuyết phục bằng cách chỉ ra phương pháp và sản phâm của bạn sẽ mang lại lợi ích cho người đọc như thé nao / Đề xuất thậm chí có thể hứa hẹn những thứ cụ thể có thể chuyền giao duoc ma dy án của bạn sẽ tạo ra cho khách hàng Một đề xuất có thể

chuyền giao duoc cé thể là một thiết kế trang web mới hoặc một kế hoạch tiếp thi trực tuyến Đề thêm độ tin cậy, cũng chỉ định cách dự án sẽ được quả lý và kiếm toán

e Nhân sự

Phần nhân sự của một đề xuất mô tả trình độ của nhân viên để thực hiện đề xuất cũng như bằng cấp và chuyên môn của các nhà lãnh đạo dự án Nói cách khác, phan nay có thế bao gồm quy mô và trình độ của nhân viên hỗ trợ Đây là một nơi tốt để xác nhận và thúc đây nhân viên của bạn Khách hàng thấy rằng những người đủ tiêu chuân sẽ tham gia thye hiện dự án Ngay ca sơ yếu lý lịch cũng có thê được đưa vào phần này

đề xuất thân mật thường dé cap đến điều này như một yêu cầu phê duyệt hoặc ủy quyên

2 CAC BUOC VIET VA CHINH SUA BAO CAO KINH DOANH

2.1 Cac bude viét

Trang tiêu đề

¢ Trang tiêu dé có thê khác nhau, nhưng các trang tiêu đề thường bao gồm các phần

tử giống nhau Trang tiêu đề báo cáo bao gồm các yếu tổ sau:

e Tên báo cáo, thường viết hoa (không có gạch dưới và không có dấu ngoặc kép)

© Chuan bi cho (hoặc Gửi tới ai), theo sau là tên, chức danh và tô chức của cá nhân nhận báo cáo

© Chuẩn bị bởi (hoặc Gửi bởi ai) theo sau là tên tác giả và tiêu đề

® Ngày nộp

- Phan mo dau:

Vidu: Ong Thuy than mén,

Đây là báo cáo nghiên cứu mà ông yêu cầu về tính khả thi của việc mở quán cả phê tại TP Thủ Đức

Nghiên cứu các yếu tố kinh tế - xã hội - cộng đồng, phân tích các mô hình tiết kiệm và khả năng cạnh tranh, chỉ ra răng mở quán cả phê tại Tp Thủ Đức là thích hợp

Tôi hy vọng báo cáo này sẽ giúp ông đưa ra quyết định đúng đắn Nếu ông có thắc mắc hoặc muốn thảo luận bắt kỳ vấn đề liên quan đến báo cáo thì xin vui lòng liên

hệ tôi qua số điện thoại 0123456789

Trân trọng,

A

(Cộng tác viên nghiên cứu)

- Phan nội dung : Thân bải là phần chính trong một báo cáo chính thức Nó thảo luận, phân tích, giải thích và đánh giá các kết quả nghiên cứu hoặc giải pháp cho vấn đề ban đầu vấn đề Đây là nơi bạn đưa ra bằng chứng biện minh cho kết luận của mình Tổ chức cơ thể thành các loại chính theo phác thảo ban đầu của bạn Phần nội dung chứa các tiêu đề rõ ràng giải thích từng phần chính Tiêu đề có thể

là chức năng hoặc nói chuyện Đầu chức năng (chẳng hạn như Kết quả của khảo sát, phân tích kết quả hoặc thảo luận) giúp người đọc xác định mục đích của phần Những tiêu đề như vậy rất hữu ích cho các báo cáo thông thường hoặc cho các chủ đề nhạy cảm có thể khiến người đọc khó chịu Những cái đầu biết nói (vi dụ: Kết quả tiết lộ Doanh thu và Lợi ích Việc làm) mang tính mô tả và cung cấp thông tin nhiều hơn

Báo cáo chính thức bắt đầu với phần giới thiệu để thông báo chủ đề và để tạo tiền đề cho người đọc Một phân giới thiệu báo cáo tốt thường bao gồm các yếu

tố sau, mặc dù không nhất thiết phải theo thứ tự này:

*ˆ Bối cảnh: Các sự kiện dẫn đến vấn đề hoặc nhu cầu

Y VAn để hoặc mục đích: Giải thích về vấn đề hoặc nhu cầu đã thúc đây báo cáo

*x Ý nghĩa: Tính đến tầm quan trọng của chủ đề báo cáo, có thé bao gồm trích dẫn từ các chuyên gia, tạp chí hoặc tài nguyên Web

v

v

Phạm vi: Ranh giới của báo cáo, xác định những gì sẽ được bao gồm hoặc loại trừ

Tổ chức: Lộ trình hoặc cấu trúc của báo cáo

Ngoài các yếu tố giới thiệu tối thiểu này, hãy xem xét thêm bất kỳ thông tin sau đây có thé liên quan đến độc gia cua ban:

Ủy quyên: Tên của người ủy quyên thực hiện báo cáo và dự định của nó khán giả " Đánh giá tài liệu: Tóm tắt các ân phâm khác về chủ đề nảy

Nguồn và phương pháp: Mô tả các nguồn thứ cấp (tạp chí định kỳ, sách, cơ

sở đữ liệu) và phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Thuật ngữ chính: Định nghĩa các thuật ngữ quan trọng và không quen thuộc được sử dụng trong báo cáo

e Phương pháp nghiên cứu

e_ Phân tích, phát hiện và kết luận

e Khuyến nghị

với người đọc Phần này cho biết ý nghĩa của các kết quả tìm được, đặc biệt

là về mặt giải quyết vấn đề ban đầu Một số nhà văn thích đề trộn lẫn các kết luận của họ với việc phân tích các phát hiện Các nhà văn khác đặt kết luận trước phần thân đề độc giả bận rộn có thê kiểm tra chúng ngay lập tức Vẫn các tác giả khác kết hợp các kết luận và khuyến nghị Hầu hết các nhà văn, mặc dủ, trình bày các kết luận sau phần thân bài vì người đọc mong đợi trình

tự này Để cải thiện dễ đọc, bạn có thê trình bày các kết luận trong một danh sách được đánh số hoặc gach dau dong

2.2 Chính sửa báo cáo kinh doanh

Áp dụng quá trình soạn thảo theo nguyên tắc 3X3

Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu được thu thập do một mục đích nào đó, đã có sẵn ở đâu

đó và có thê được sử dụng cho các cuộc nghiên cứu

Mặc dù sách đã trở nên lỗi thời hơn so với các thiết bị công nghệ nhưng sách vẫn

là nguồn cung cấp thông tin chuyên sâu về nhiều chủ đề khác nhau Bên cạnh đó, hiện nay các hệ thống tự động cho bạn biết có bao nhiêu cuốn sách trong thư viện, và cuốn sách mà bạn cần đang có sẵn hay không

® Ân phâm định kỳ

Các ấn phẩm định kỳ có thé là: tạp chí, tờ rơi và tạp chí được gọi là ấn phâm định kỳ vì xuất bản định kỳ Các tạp chí là tập hợp của các học giả của nhiều bài viết khác nhau trên thế giới Các bài báo trên các tạp chí và tạp chí định kỳ khác

sẽ cực kỳ hữu ích cho bạn bởi vì chúng ngắn gọn, được giới hạn về phạm vi và tính thời sự, đồng thời có thê bố sung thông tin trong sách

10

® Dữ liệu điện tử

Đối với các nhân viên viết báo cáo thường họ sẽ bắt đầu nghiên cứu dữ liệu thứ cấp bằng các đữ liệu điện tử Những cơ sở dữ liệu trực tuyến này đã trở thành một yếu tố chính của nghiên cứu thứ cấp Hầu hết các nhà văn hiện nay đều chuyền sang sử dụng nguồn tài liệu điện tử này vì nó tiện lợi và dễ sử dụng Với kết nối Internet, bạn có thé tìm kiếm chi tiết về một nghiên cứu nào đó mà không cần ra khỏi phòng

Cơ sở đữ liệu là một tập hợp thông tin được lưu trữ điện tử dé may tinh co thé truy cập được và có thê tìm kiếm kỹ thuật số Cơ sở dữ liệu cung cấp cả thư mục (tiêu đề tài liệu và tóm tắt ngắn gọn) cũng như tài liệu toàn văn Do đó, hầu như các nhà nghiên cứu đều thích các tài liệu toàn văn hơn Vì chúng chứa nhiều đữ liệu khác nhau từ: tạp chí, báo, các bản tin, báo cáo kinh doanh, hồ sơ công ty,

dữ liệu chính phủ

s® Web

World Wide Web là một bộ sưu tập các trang siêu văn bản cung cấp thông tin và liên kết trên hàng nghìn tỷ trang Với sự phát triển với tốc độ chóng mặt, Web bao gồm một bộ sưu tập không lồ các trang Web trên khắp thế giới Với hàng nghìn tý trang thông tin có sẵn trên Web, rat có thê nếu bạn có câu hỏi, câu trả lời sẽ tồn tại trực tuyến Các dịch vụ web bao gồm cơ sở dữ liệu trực tuyến, tạp chí, báo chí, tài nguyên thư viện, tệp âm thanh và video, vv Web thật sự là một nguồn tài nguyên thông tin rộng lớn mà bạn có thê truy cập đễ dàng trong tầm tay Hơn thế nữa, Web là một trong những nguồn thông tin lớn nhất hiện có cho bất kỳ ai cần thông tin một cách nhanh chóng và không tốn kém chỉ phí Nhưng

đề kiểm chứng những thông đó là chính xác hay đáng tin cậy hay không thì phải mất rất nhiều thời gian

Ngược lại, việc thiếu nhất quán trong tô chức cũng như nội dung bị thay đổi liên tục khiến cho nhiều nhà nghiên cứu cảm thấy khó chịu Hơn nữa, nội dung thì không phải lúc nào cũng đáng tin cậy vi bat kỳ ai cũng có thể tạo ra trang Web

và đăng nội dung lên cả mà không có bất ky su kiểm soát hoặc đảm bảo chất lượng nào Cuối cùng là vẫn đề thu thập thông tin trở nên phức tạp bởi thực tế là tông số trang web gần đây đã vượt qua con số 100 triệu, tăng với tốc độ khoảng

II

4 triệu địa chỉ mới mỗi tháng 4 Vi vậy, dé đạt hiệu qua trong viéc tim kiém thông tin và câu trả lời, bạn cần đề hiểu cách duyệt Web và sử dụng các công cụ tìm kiếm Bạn cũng cần hiểu cách đánh giá thông tin bạn tìm thấy

Khi tìm kiếm trên Web yêu cầu trình duyệt Web, chăng hạn như Microsoft Internet Explorer, Safari hoặc Firefox Trình duyệt là các chương trình phần mềm cho phép bạn xem đồ họa và văn bản, cũng như truy cập các liên kết đến cac trang Web Đề định vị trang Web của một tô chức cụ thể, bạn cần có địa chỉ trang Web hoặc URL (Bộ định vị tài nguyên thống nhất) của tổ chức đó URL phân biệt chữ hoa chữ thường và dấu cách, vì vậy hãy nhớ nhập địa chỉ chính xác như được In

Đối với hầu hết các công ty, URL là http://www.xyzcompany.com Mục tiêu của bạn là định vị trang Web cấp cao nhất (duoc goi la trang chu va trong mot số trường hợp nhất định là công thông tin) của trang web của một tô chức Trên trang này, bạn thường sẽ tìm thấy tông quan về nội dung trang web hoặc liên kết đến trang web Nếu bạn không thê đoán URL của công ty, bạn thường có thê tìm thay no nhanh chóng bằng Google (http://www.google.com) Truy cập web đã trở nên phô biến trên thiết bị di động trong vài năm qua, khi điện thoại thông minh va PDA (tro lý kỹ thuật số cá nhân) ngày cảng tính vi hiện cung cấp các chức năng gần giống như máy tính để bản và máy tính xách tay

3.1.2 Công cụ tìm kiếm

Thay vì đến thư viện hoặc tìm kiếm sách tham khảo khi bạn cần tìm thứ gì đó, giờ đây bạn có thể chuyến sang trang Web đề tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng Tuy nhiên, bạn sẽ cần một công cụ tìm kiếm tốt, chẳng hạn như Google, Yahoo hoặc Bing Bing Công cụ tim kiếm là một dịch vụ lập chỉ mục, tổ chức và thường xếp hạng và đánh giá các trang Web Một số công cụ tìm kiếm dựa vào con người

để duy trì một danh mục các trang Web hoặc các trang Những người khác sử dụng phần mềm đề xác định thông tin quan trọng Tat cả đều bắt đầu tìm kiếm dựa trên các từ khóa bạn nhập Công cụ tìm kiếm được sử dụng nhiều nhất trong bai viết này là Google

3.1.3 Mẹo và Kỹ thuật Tìm kiếm trên Web

12

Đề tiến hành tìm kiếm thông tin trên Web đạt được hiệu quả cao thi bạn cần sử dụng các mẹo và kỹ thuật sau:

® Sử dụng hai hoặc ba công cụ tìm kiếm Các công cụ tìm kiếm trên Internet khác nhau đưa ra các kết quả khác nhau

e Hiểu công cụ tìm kiếm của bạn Khi kết nối với dịch vụ tìm kiếm lần đầu tiên, luôn đọc mô tả về dịch vụ của nó, bao gồm cả Câu hỏi thường gặp, trợ giúp hay cách tìm kiếm

® Nên sử dụng danh từ khi tra cứu và tối đa là tám từ trong một truy vẫn

e Bỏ mạo từ và giới từ khi tra cứu

© doc lại các từ tìm kiếm của bạn một cách cân thận

e Đê Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tốt nhất là theo dõi các trang web yêu thích của bạn, hãy lưu chúng dưới dạng dấu trang hoặc mục yêu thích

3.2 Dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là những dữ liệu chưa có sẵn, được thu thập lần đầu, do chính người nghiên cứu thu thập Trong thực tế, khi đữ liệu thứ cấp không đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu, hoặc không tìm được dữ liệu thứ cấp phù hợp thì các nhà nghiên

https://vi.wikipedia.org )

3.2.1 Thu thap dtr ligu so cap

® Khảo sát

Khảo sát thu thập dữ liệu từ các nhóm người

Ví dụ, khi các công ty phát triển sản phâm mới, họ thường khảo sát người tiêu dùng để tìm hiểu nhu cầu của họ Ưu điểm của khảo sát là chúng thu thập đữ liệu một cách kinh tế và hiệu quả Các cuộc khảo sát có thể được gửi qua thư cho người tham ø1a hoặc chúng có thê được quản lý trực tuyến Cả khảo sát qua thư và trực tuyến đều tiếp cận các nhóm lớn ở gần hoặc ở khoảng cách xa Hơn nữa, những người trả lời các cuộc khảo sát qua thư và trực tuyến có thời gian để xem xét câu trả lời của họ, do đó cải thiện độ chính xác của dữ liệu Tất nhiên, các cuộc điều tra qua thư đều có nhược điểm Hầu hết chúng ta xếp hạng chúng với thư rác, vì vậy tý lệ phản hồi có thể không cao hơn 2 phần trăm Khảo sát trực

13

tuyến cũng có nhược điểm, mặc dù tỷ lệ phản hồi có xu hướng cao hơn Hơn nữa, những người trả lời các cuộc khảo sát qua thư hoặc trực tuyến có thê không đại diện cho một mẫu chính xác của toàn bộ dân số, đo đó làm mất hiệu lực các khái quát hóa từ nhóm

Ví dụ: giả sử một trang web thương mại điện tử gửi một bảng câu hỏi khảo sát hỏi

về sở thích mua sắm trực tuyến Nếu chỉ những người dùng Internet trẻ tuổi phản hồi, thì không thể sử dụng đữ liệu khảo sát đề khái quát hóa suy nghĩ của những người ở các nhóm tuổi khác Một vấn đề cuối củng với các cuộc khảo sát liên quan đến tính trung thực Một số người trả lời phóng đại thu nhập của họ hoặc bóp méo sự thật khác, do đó khiến kết quả không đáng tin cậy Tuy nhiên, các cuộc khảo sát có thê là cách tốt nhất đề tạo dữ liệu cho doanh nghiệp và sinh viên dé viết báo cáo

Lưu ý khi thực hiện khảo sát

- _ Yêu câu đối với câu hỏi

` Câu hỏi ngắn gọn, tập trung vào vấn đề

` Câu hỏi cần thực hiện được mục tiêu của bản câu hỏi

` Câu hỏi cần rõ ràng và rõ nghĩa, tránh việc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

- - Lưu ý thứ tự câu hỏi

* Các câu hỏi nên được gộp vào các nhóm câu hỏi thích hợp

* Các câu hỏi cần được sắp xếp theo thứ tự logic

` Chỉ hỏi những cầu hỏi cần thiết và có mục đích sử dụng, thiết kế bảng câu hỏi ngắn nhất đến mức có thé

` Thông tin mô tả, hướng dẫn rõ rang cu thé

* Sử dụng những câu hỏi mà câu trả lời là định lượng

® Phỏng vấn

Phỏng vấn các chuyên ø1a tạo ra dữ liệu báo cáo hữu ích, đặc biệt là khi chủ đề đó

có ít thông tin Và nên tận dụng các chuyên gia cả bên ngoài và bên trong doanh nghiệp dé phóng vấn trực tiếp, hay qua điện thoại, trực tuyến Đề thu được các dữ liệu hữu ích nhất, bạn nên thử các kỹ thuật sau:

- _ Xác định chuyên gia:

14

Hỏi các nhà quản lý và cá nhân làm việc trong một lĩnh vực mà họ coi là hiểu biết nhất tìm kiếm các blog liên quan đến kinh doanh để tìm ra ai là chuyên gia trong lĩnh vực bạn quan tâm Bạn cũng có thé đăng câu hỏi lên một nhóm tin tức trên Internet Một cách đễ dàng để tìm kiếm các nhóm tin trong một khu vực chủ đề là thông qua các nhóm trình duyệt hiện được lập chỉ mục bởi công cụ tìm kiếm phô biến Google (http://eroups.eoogle.com)

Bạn nên tìm hiểu về chuyên gia mà bạn chuẩn bị phỏng vấn Nghiên cứu nền tảng và thuat net cua chủ dé ban dang theo

Giả sử bạn đang phỏng vấn một chuyên gia truyền thông của công ty về việc sản xuất một bản tin nội bộ Bạn nên làm quen với các thuật ngữ như phông chữ và phần mềm nhu QuarkXpress va Adobe InDesign Ngoai ra, hãy chuẩn bị bằng cách lập một danh sách các câu hỏi giúp bạn tập trung vào chủ đề Hỏi người được phỏng vấn xem bạn

có thể phi âm cuộc nói chuyện không

- _ Duy trì một thái độ chuyên nghiệp

Gọi trước cuộc phỏng van dé xác nhận hết mọi thứ đã chuẩn bị, và sau đó đến đúng giờ Mang theo những gì bạn cần để ghi chú và ăn mặc chuyên nghiệp Sử dụng ngôn ngữ cơ thể của bạn đề truyền đạt sự tôn trọng

- _ Hãy đặt câu hỏi khách quan và thân thiện

Tạo câu hỏi một cách lịch sự và tôn trọng thái độ của người được phỏng vẫn Đừng tham gia vào một trận đấu tranh luận với người được phỏng vấn Hãy nhớ rằng bạn ở

đó đề lắng nghe chứ không phải để nói! Sử dụng câu hỏi mở (Bạn dự đoán gì về tương lai của ngành viễn thông?), thay vì câu hỏi có hoặc không (Bạn có nghĩ rằng chúng ta

sẽ thấy nhiều email video hơn trong tương lai không?) để thu hút các chuyên gia phát biểu ý kiến đa chiều của mình

- _ Xem thời gian

Cho người được phỏng vấn biết trước bạn dự kiến cần bao nhiêu thời gian cho cudc phỏng vấn Đừng quá thời gian trong cuộc hẹn

- _ Kết thúc một cách nhẹ nhàng

Kết thúc cuộc phỏng vẫn bằng một câu hỏi chung, chẳng hạn như bạn có muốn trình bày về chủ đề này gì nữa không?

15

Bay to sy danh gia cao của bạn va xin phép được gọi điện thoại sau nếu bạn cần xác minh các điểm trong cuộc phỏng vấn Gửi thư cảm ơn trong vòng một hoặc hai ngày sau cuộc phỏng vấn

® Quan sát và thử nghiệm

Một số loại dữ liệu sơ cấp chỉ có thể thu được thông qua quan sát và thử nghiệm trực tiếp Nếu bạn xác định rằng các câu hỏi của bạn yêu cầu đữ liệu quan sát, thì bạn cần lập kế hoạch quan sát cân thận Một trong những câu hỏi quan trọng nhất cần hỏi là bạn đang cần quan sát cái gì hoặc ai và tần suất những quan sát đó cần thiết đề cung cấp dữ liệu đáng tin cậy Ví dụ: nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về địch

vụ điện thoại chăm sóc khách hàng của một tô chức, có lẽ bạn cần sử dụng các kỹ thuật quan sát, cùng với các cuộc phỏng vấn và thậm chí là các cuộc khảo sát Bạn

sẽ muốn trả lời các câu hỏi như: Một người gọi thông thường đợi bao lâu trước khi đại diện dịch vụ khách hàng trả lời cuộc gọi? hay Dịch vụ có nhất quán không?

Quan sát tạo ra dữ liệu phong phú, nhưng thông tin đó đặc biệt dễ bị chủ quan Người ta có thể diễn giải một quan sát theo nhiều cách Vì vậy, dé lam cho các quan sát khách quan hơn, hãy cố gắng định lượng chúng Ví dụ: ghi lại thời gian chờ điện thoại của khách hàng trong khoảng thời gian 60 phút vào các thời điểm khác nhau trong suốt một tuần Điều này sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh tốt hơn là chỉ quan sát trong một siờ vào thứ Sáu trước một kỳ nghỉ Thử nghiệm tạo

ra dữ liệu cho thấy nguyên nhân và kết quả Thử nghiệm không chính thức có thể đơn giản như kiểm tra trước và kiểm tra sau trong một khóa học đại học Học viên

có mở rộng kiến thức của họ sau khóa học không? Thử nghiệm chính thức hơn được thực hiện bởi các nhà khoa học và nhà nghiên cứu chuyên nghiệp, những người kiêm soát các biến số đề kiểm tra tác động của chúng

Ví dụ, giả sử rằng Công ty Hershey muốn kiểm tra giả thuyết (là một giả định mang tính thăm dò) rằng sô cô la giúp mọi người giúp mọi người cảm thấy đỡ buén hon khi ăn Một thí nghiệm kiểm tra giả thuyết sẽ tách những người bị trầm cảm thành hai nhóm: những người ăn sô cô la (nhóm thử nghiệm) và những người không ăn (nhóm đối chứng) Socola có tác dụng gi? Tuy nhiên, những thí nghiệm như vậy không được thực hiện một cách tùy tiện Các thử nghiệm hợp lệ yêu cầu

16

các thiết kế nghiên cứu tinh vi va chu y can thận đề khớp các nhóm thử nghiệm và kiêm soát

4 NGUON TAI LIEU VA TRICH DAN TRONG BAO CAO KINH DOANH Khi viết báo cáo kinh doanh, bạn sẽ thường dựa trên ý tưởng và lời nói của người khác Trong văn hóa phương Tây, bất cứ khi nào bạn “mượn” ý tưởng hoặc lời nói của người khác, bạn phải ghi nguồn cho các nguồn thông tin của bạn Đây được gọi là tài liệu

4.1 Hướng dẫn trích dẫn tài liệu

Cho dù bạn trích dẫn hay diễn giải lời của người khác, bạn phải ghi rõ nguồn Để sử dụng ý tưởng của neười khác một cách khéo léo và có đạo đức, bạn cần biết tại sao, cai gi và làm thế nào đề trích nguồn

Tại sao phải trích nguồn?

Là một nhà văn cần thận, bạn nên chịu khó viết báo cáo đữ liệu chính xác vì những

lý do sau:

® Đề củng, cố lập luận của bạn và thêm uy tín Bao gồm dữ liệu tốt từ nguồn CÓ uy tín sẽ thuyết phục người đọc về độ tin cay cua ban va logic cua ban khi suy luận

® Đề tự bảo vệ mình trước những cáo buộc đạo văn Thừa nhận các nguồn của bạn

để giữ cho bạn trung thực Đạo văn, không chỉ phi đạo đức mả còn trong một số trường hợp là bất hợp pháp, là hành động sử dụng ý tưởng của người khác mả không sử dụng tài liệu thích hợp

® Đề giúp người đọc tìm hiểu thêm về chủ đề này Trích dẫn tài liệu tham khảo cho phép người đọc hiểu sâu hơn về chủ đề đó và có thê tự minh tìm hiểu kỹ về thông tin đó hơn

e Đề cung cấp nguồn phủ hợp trong một thế giới luôn thay đổi Thế giới kinh doanh chuyên động nhanh đến mức các từ và ý tưởng thường được vay mượn và điều này có thê chấp nhận được khi bạn cung cấp nguồn đó cho bài của bạn

Cần trích dẫn khi nào ?

Khi bạn viết báo cáo, bạn đang liên tục đối phó với ý tưởng của người khác Bạn phải tiến hành nghiên cứu, tông hợp ý tưởng và xây dựng trên thành phâm của người khác Tuy nhiên, bạn phải trích nguồn thích hợp Đề tránh đạo văn, hãy trích nguồn bất cứ khi nào bạn sử dụng những điều sau:

ey kién, quan điểm, ví dụ hoặc lý thuyết của người khác

© Bắt kỳ dữ kiện, số liệu thống kê, biểu đồ và hình vẽ nào không phải là kiến thức thông thường

® Trích dẫn lời nói hoặc viết thực tế của người khác

® Diễn giải lời nói hoặc lời viết của người khác

® Hinh ảnh, hình ảnh và bất kỳ loại phương tiện điện tử nào

Làm thế nào để diễn giải?

17

Khi viết báo cáo và sử dụng ý tưởng của người khác, bạn sẽ có lẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc diễn giải, có nehña là trình bày lại một đoạn văn sốc theo cách của riêng bạn

và theo phong cách của riêng bạn Để làm tốt công việc diễn giải, hãy làm theo những bước này:

® Đọc kỹ tài liệu sốc dé hiểu đầy đủ ý nghĩa của nó

® Viết phiên bản của riêng bạn mà không cần nhìn vào bản gốc

e Tránh lặp lại cấu trúc ngữ pháp của nguyên bản và chỉ thay thế từ có từ đồng nghĩa

® Đọc lại bản gốc để chắc chắn rằng bạn đã nắm được những điểm chính nhưng không mượn ngôn ngữ cụ thể

Đề hiểu rõ hơn về sự khác biệt gitra dao van va dién giải, hãy nghiên cứu các đoạn sau Lưu ý là tác giả của bài đạo văn thì sử dụng cấu trúc giống với bài gốc nhưng thay thế bằng những từ đồng nghĩa Tuy nhiên, ngay cả khi nó được chấp nhận (đạo văn ở mức chấp nhận được) thì vẫn phải ghi nguồn từ tác giả

Nguồn

Chúng ta đã chứng kiến, trong một khoảng thời gian ngắn, sự biến mắt của một số lượng lớn các thương hiệu gia dung vì không được chú trọng và sớm đến cuộc cách mạng phần mềm đang thúc đấy các doanh nghiệp truyền thống truyền thống và tạo ra một nền kinh tế kỹ thuật số có sức lan tỏa toàn cầu

Phiên bản đạo văn

Nhiều thương hiệu gia dụng nôi tiếng đáng tin cậy đã biến mắt rất nhanh chóng vì họ không chú trọng và sớm đến cuộc cách mạng phần mềm đang lật để các doanh nghiệp vật lý truyền thống và tạo ra một nền kinh tế kỹ thuật số toàn câu (Saylor, 2012)

Dién giải chấp nhận được

Công nghệ kỹ thuật số đã cho phép một nền kinh tế toàn cầu ảo hoàn toản mới nở rộ

và nhanh chóng xóa số một số công ty hùng mạnh về đồ gia dụng trước đây đã phản ứng quá muộn hoặc không được chú tâm trước lực lượng cạnh tranh trên toàn cầu (Saylor, 2012)

Khi nao va lam thé nao dé trich dan?

Đôi khi, bạn sẽ muốn sử dụng các từ chính xác của một nguồn, nhưng hãy cân thận với việc lạm dụng các trích dẫn Các tải liệu chứa các trang trích dẫn được ghép nối với nhau cho thấy rằng các nhà văn có ít ý tưởng của riêng họ Các nhà văn và diễn s1ả khôn ngoan chỉ sử dụng các trích dẫn trực tiếp cho ba mục đích:

© Đề cung cấp dữ liệu nền khách quan và trình bày mức độ nghiêm trọng của vấn đề như nhìn thấy bởi các chuyên gia

® Lặp lại các cụm từ của bản gốc vì độ chính xác, rõ ràng hoặc phù hợp của nó

® Sao chép lại các cụm từ gốc trước khi đưa ra dòng bình luận

Khi bạn phải sử dụng một trích dẫn dài, hãy cô gắng tóm tắt và giới thiệu nó trong lời nói của chính mình Người đọc muốn biết ý chính của một trích dẫn trước khi họ

18

giải quyết nó Ví dụ, để giới thiệu một trích dẫn thảo luận về việc cắt giam nhan sw của các công ty lớn, bạn có thê đặt trước nó bằng lời nói của mình: Khi dự đoán xu hướng việc làm, Charles Waller tin rằng công ty của tương lai sẽ phụ thuộc vào một nhóm nhỏ những người làm viée full time Để giới thiệu các trích dẫn hoặc diễn giải, hãy sử dụng từ ngữ như sau:

According to Waller

Waller argues that

In his recent study, Waller reported

Đặt các trích dẫn từ bản gốc ở trone dấu ngoặc kép, ví dụ như: Charles Waller noi, “ tôi tin rằng công ty của tương lai sẽ phụ thuộc vào một nhóm nhỏ những người làm việc full time”

(Theo như Waller

và một điều khoản quan trọng là sử dụng hợp lý Theo sử dụng hợp lý, các cá nhân

có quyền sử dụng hạn chế của tài liệu có bản quyền mà không cần xin phép Những muc dich su dung nay là dé phê bình, bình luận, đưa tin, giang day, hoc bổng và nghiên cứu Thật không may, sự khác biệt s1iữa sử dụng hợp pháp và vĩ phạm không được xác định rõ ràng

Kiểm tra bốn yếu tố đề đánh giá việc sử dụng hợp pháp

Sử dụng hợp lý là gì? Trên thực tế, đó là một vùng mờ ảo với các ranh giới mơ hồ và thường xuyên bị tranh chấp, giờ thậm chí còn hơn thế nữa với việc bô sung của không gian mạng Tòa án sử dụng bốn yếu tố như một phép thử để quyết định các tranh chấp về sử dụng hợp lý:

® Mục đích và đặc điểm của việc sử dụng, đặc biệt là vì lợi nhuận tòa án có nhiều khả năng cho phép sử dụng hợp lý cho các mục đích giáo dục phi lợi nhuận hơn là cho liên doanh thương mại

® Bản chất của tác phâm có bản quyền Khi thông tin là cần thiết cho công chúng tốt chăng hạn như tin tức y tế tòa án có nhiều khả năng ủng hộ việc sử dụng hợp pháp hơn

® Số lượng và tính chất của phần được sử dụng Có thể cho phép sao chép một đoạn văn 200 từ trong một cuôn sách 200.000 từ, nhưng không được phép sao chép 200

từ trong một bài viết 1.000 từ hoặc một phần quan trọng của một tác phâm ngắn hơn Tổng cộng 300 từ bị nhiều người lầm tưởng là giới hạn có thê chấp nhận

19