Luận văn thạc sĩ Quản lý kinh tế: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ hỗ trợ quản lý hữu ích giúp nhà quản lý hiểu rõ những khiếm khuyết và nguyên nhân tồn tại của chúng trên cơ sở xác định rõ vấn đề, để xác định vi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

NGUYỄN THỊ THANH THỦY

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN PHỤ SẢN HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ KINH TẾ

HẢI PHÒNG - 2022

NGUYỄN THỊ THANH THỦY

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI

TẠI BỆNH VIỆN PHỤ SẢN HẢI PHÒNG

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ

MÃ SỐ: 8 31 01 10

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ MỲ

HẢI PHÒNG - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác Tôi xin cam đoan rằng các thông tin trích dẫn trong luận văn đều đã đƣợc ghi rõ nguồn gốc

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thanh Thủy

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tác giả gửi lời cảm ơn tới Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo

và Quản lý sau đại học Trường Đại học Hải Phòng cùng các thầy, cô giáo tham gia giảng dạy đã cung cấp kiến thức cơ bản về lý luận trong quá trình nghiên cứu

Tác giả gửi lời biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị Mỵ, là người trực tiếp hướng dẫn khoa học, đã tận tâm giúp đỡ, chỉ dẫn cho học viên những kiến thức cũng như phương pháp luận trong suốt thời gian nghiên cứu

Tác giả cảm ơn cảm ơn Ban Lãnh đạo Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng đã tạo điều kiện cho học viên tiếp xúc tài liệu, số liệu phục vụ cho hoạt động nghiên cứu

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thanh Thủy

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

DANH MỤC HÌNH vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 5

NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN 5

1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện công lập 5

1.1.1 Bệnh viện công lập 5

1.1.2 Các hoạt động thu chi tại bệnh viện công lập 6

1.1.3 Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi 6

1.1.4 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện công lập 7

1.1.5 Đặc thù của kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh viện công lập 8

1.2 Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện công lập 9

1.2.1 Môi trường kiểm soát 9

1.2.2 Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu chi 10

1.2.3 Thông tin và truyền thông 16

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát 19

1.2.5 Công tác giám sát 23

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện 27

1.3.1 Môi trường bên ngoài 27

1.3.2 Môi trường bên trong 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN PHỤ SẢN HẢI PHÒNG 30

2.1 Giới thiệu về Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng 30

2.1.1 Thông tin tổng quan về Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng 30

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 31

2.1.3 Kết quả thực hiện hoạt động thu, chi 33

2.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng 44

2.2.1 Môi trường kiểm soát 44

2.2.2 Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu, chi 51

2.2.3 Thông tin và truyền thông 52

2.2.4 Các hoạt động kiểm soát 53

2.2.5 Công tác giám sát 54

2.3 Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng 55

2.3.1 Kết quả đạt được 55

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân hạn chế 57

CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC 59

KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI 59

TẠI BỆNH VIỆN PHỤ SẢN HẢI PHÒNG 59

3.1 Định hướng hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng 59

3.1.1 Định hướng phát triển 59

3.1.2 Định hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện 60 3.1.3 Điều kiện thực hiện các biện pháp 61

3.2 Một số biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng 61

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện 61

3.2.2 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 64

3.2.3 Hoàn thiện hoạt động nhận diện rủi ro 66

3.2.4 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ 68

3.2.5 Hoàn thiện thông tin và truyền thông 70

KẾT LUẬN 71

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Số hiệu

2.1 Cơ cấu tổ chức Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng 30

DANH MỤC HÌNH

Số hiệu

2.1 Cơ cấu thu của Bệnh viện giai đoạn 2017-2021 35

2.2 Cơ cấu chi của Bệnh viện giai đoạn 2017-2021 giai đoạn

2.3 Biểu đồ biến động chênh lệch thu chi của Bệnh viện 38 2.4 Biến động thu của Bệnh viện giai đoạn 2017-2021 38 2.5 Biểu đồ kết quả khảo sát hoạt động chi của Bệnh viện 41 2.6 Biểu đồ kết quả khảo sát hoạt động thu của Bệnh viện 42 2.7 Biểu đồ kết quả khảo sát tính trung thực và giá trị đạo đức 44 2.8 Biểu đồ kết quả khảo sát năng lực nhân viên 45

2.9 Biểu đồ kết quả khảo sát triết lý quản lý và phong cách lãnh

2.10 Biểu đồ kết quả khảo sát cơ cấu tổ chức 48 2.11 Biểu đồ kết quả khảo sát chính sách nhân sự 49 2.12 Biểu đồ kết quả khảo sát đánh giá rủi ro hoạt động thu chi 50 2.13 Biểu đồ kết quả khảo sát thông tin và truyền thông 51 2.14 Biểu đồ kết quả khảo sát hoạt động kiểm soát 52 2.15 Biểu đồ kết quả khảo sát công tác giám sát 53

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, thế giới đang chứng kiến sự cạnh tranh khắc nghiệt giữa các loại hình dịch vụ, phương án kinh doanh… tác động đa chiều và nhiều khó khăn từ các đối tượng trong nền kinh tế, dẫn đến vô vàn những rủi ro, thiệt hại làm giảm hiệu quả hoạt động của các tổ chức Đây là một vấn đề phổ biến ở

cả các tổ chức tư nhân và các tổ chức hành chính và phi thương mại của chính phủ, bao gồm các tổ chức y tế và cơ sở y tế như bệnh viện công

Với mục đích giảm thiểu hậu quả do rủi ro mang lại trong tổ chức thì công tác kiểm soát nội bộ ra đời với chức năng hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại có thể xảy đến, nhờ đó tăng hiệu quả hoạt động cho tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ hỗ trợ quản lý hữu ích giúp nhà quản

lý hiểu rõ những khiếm khuyết và nguyên nhân tồn tại của chúng trên cơ sở xác định rõ vấn đề, để xác định việc điều chỉnh các hoạt động và đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức Có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho tổ chức, từ đó có những bước phát triển tốt

và phòng tránh được những rủi ro có thể xảy ra Kiểm soát là hoạt động không thể thiếu của mỗi tổ chức, đó là quá trình giám sát, điều chỉnh, được thực hiện liên tục nhằm hướng tới việc phát hiện những sai phạm và đưa ra điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo mục tiêu đã đề ra Bên cạnh việc thực hiện kiểm soát bởi những tổ chức bên ngoài, thì kiểm soát nội bộ là hoạt động do chính đơn vị thực hiện ngày càng khẳng định vai trò đối với hoạt động quản

lý Kiểm soát nội bộ giúp phát hiện sớm những gian lận từ đó có khả năng ngăn chặn từ xa, giảm thiểu sai sót, hướng hoạt động của tổ chức tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập từ trước, đảm bảo thực hiện được những mục tiêu của tổ chức đề ra

Với đối tượng là bệnh viện công lập đang tiến hành tự chủ tài chính, với yêu cầu cao về kiểm soát tình hình tài chính, đặc biệt là hoạt động thu,

chi, kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tốt sẽ đảm bảo cho bệnh viện tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của bệnh viện; giảm bớt gian lận, hạn chế rủi ro, tránh thất thoát kinh phí đối với bệnh viện do sai sót hoặc sự chủ động của một đối tương gây ra Kiểm soát nội bộ các hoạt động thu, chi hỗ giúp cho ban lãnh đạo bệnh viện quản lý hiệu quả các nguồn lực hiện có của bệnh viện như: nguồn vốn hay tài sản cũng như nhân sự trong bệnh viện Từ đó trong quá trình hoạt động chuyên môn của các bộ phận trực thuộc hạn chế tối đa những nguy cơ rủi ro có thể phát sinh Kiểm soát nội bộ

có vai trò hỗ trợ các nhà quản lý, các lãnh đạo tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi Hoạt động này không chỉ kiểm tra, kiểm soát khách quan, độc lập các hoạt động mà còn xem xét các quy trình của bệnh viện tuân thủ theo đúng pháp luật, các chính sách của Nhà nước Đây là cơ sở đưa ra các khuyến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, hiệu lực quản lý, góp phần đảm bảo hoạt động cho bệnh viện đạt tính an toàn và hiệu quả

Trong giai đoạn gần đây, khi tiến hành bước đầu tự chủ tài chính, kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng đã hình thành những tiêu chuẩn và chuẩn mực riêng để đảm bảo cơ chế tài chính đối với hoạt động thu, chi tại bệnh viện tuân thủ quy định cơ quan quản lý Nhà nước và vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, các hoạt động thu, chi ngày càng đa dạng, cơ chế tự chủ quy định chưa rõ ràng, nên kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng còn tồn tại nhiều bất cập, như: cơ cấu tổ chức thiếu bộ phận kiểm soát nội bộ; trình độ quản lý và chất lượng nguồn nhân lực chưa phù hợp với tình hình hình; nhà quản lý chưa đánh giá đúng về nguy cơ xảy ra rủi ro; hoạt động giám sát định kỳ mới mang tính hình thức… những tồn tại này tác động không tốt đến việc thực hiện định hướng phát triển, mục tiêu quản lý và chất lượng hoạt động của bệnh viện Chính vì vậy tác giả

chọn đề tài: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng là luận văn thạc sĩ của mình

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Bệnh viện phụ sản Hải Phòng

Về thời gian: giai đoạn 2017 - 2021

4 Phương pháp nghiên cứu

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như phương pháp điều tra bảng hỏi, phương pháp thống kê,

so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp duy vật biện chứng lịch sử trong phân tích tình hình thực tiễn trên cơ sở hệ thống hóa, tổng kết các vấn đề lý luận Ngoài ra, để minh họa cho phân tích, luận văn có sử dụng phương pháp biểu đồ, mô hình hóa trong diễn giải số liệu phân tích

Phương pháp thu thập dữ liệu:

- Tài liệu thứ cấp: báo cáo phân tích, tổng hợp của bệnh viện và báo cáo giám sát định kỳ, bài nghiên cứu, báo cáo, website bệnh viện… độ tin cậy cao

- Đối với nội dung phân tích thông tin sơ cấp: Tác giả khảo sát trực tiếp bằng bảng hỏi với đối tượng là cán bộ, người lao động và bệnh nhân trong bệnh viện Số phiếu khảo sát thực hiện và thu về là 40 phiếu

Phương pháp xử lý, phân tích thông tin, dữ liệu: Phần mềm Excel dùng

để thống kê, tổng hợp các thông tin, số liệu, chỉ tiêu cần thiết cho công việc Trong phân tích diễn giải các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong luận án: phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp hệ thống hóa

5 Đóng góp của đề tài

Luận văn đóng góp trên 02 nội dung chính là:

- Về mặt lý luận: hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội

bộ thu chi của các bệnh viện công lập đã thực hiện tự chủ tài chính

- Về thực tiễn: Phân tích thực trạng, làm rõ những hạn chế và nguyên nhân hạn chế của kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi của Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng giai đoạn 2017-2021 Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi của Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng trong thời gian tới

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm những nội dung chính là 03 chương sau đây:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ hoạt động thu chi tại Bệnh viện

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng

Chương 3: Biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện phụ sản Hải Phòng

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN

1.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện công lập

1.1.1 Bệnh viện công lập

Theo Tài liệu Nguyên lý quản trị bệnh viện – Đại học Y tế Công cộng:

“Bệnh viện công lập được hiểu là những bệnh viện do Nhà nước chiếm hữu, quản trị và trấn áp Bệnh viện công là bệnh viện thuộc quyền sở hữu của nhà nước nhằm mục đích để Giao hàng cho quyền lợi hội đồng là chăm nom sức khỏe thể chất cho nhân dân, nguồn kinh phí đầu tư hoạt động giải trí do nhà nước cấp theo kế hoạch hàng năm và được phép thu một phần viện phí theo lao lý của nhà nước” [20]

Xuất phát từ việc nhà nước triển khai đáp ứng dịch vụ công thông qua những đơn vị sự nghiệp công Đơn vị sự nghiệp công là những đơn vị chức năng do Nhà nước thành lập, triển khai cung cấp những dịch vụ xã hội công cộng và những dịch vụ nhằm mục đích giải quyết những nhu cầu của xã hội nói chung trong nền kinh tế Các đơn vị chức năng này hoạt động trong những ngành cơ bản sau: Y tế, giáo dục giảng dạy, khoa học … Với vai trò cung cấp những dịch vụ y tế, Nhà nước lập là những bệnh viện công theo các tuyến từ trung ương đến địa phương

Bệnh viện công lập là tổ chức do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán để thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công hoặc phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực chuyên môn khám chữa bệnh [3]

Theo cách hiểu của luận văn, Bệnh viện công lập là những đơn vị do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài

khoản và cơ cấu tổ chức rõ ràng Bệnh viện công lập được thành lập với nhiệm vụ cung cấp dịch vụ y tế có thu phí theo quy định của Nhà nước cho xã hội

1.1.2 Các hoạt động thu chi tại bệnh viện công lập

+ Chi cho con người;

+ Chi nghiệp vụ chuyên môn;

+ Chi quản lý hành chính;

+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ)

1.1.3 Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi

Kiểm soát là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động giám sát với mục tiêu đảm bảo các hoạt động trong tổ chức chịu giám sát được thực hiện theo đúng kế hoạch và xử lý những sai sót trong quá trình triển khai [1]

Trong quá trình triển khai hoạt động, các cấp quản lý phải chịu trách nhiệm đảm bảo việc triển khai các hoạt động theo đúng kế hoạch, tuy nhiên việc giám sát này còn mang tính chủ quan, kém hiệu quả Khi có hoạt động kiểm soát nội bộ, các nhà quản trị có những đánh giá khách quan hơn về đơn

vị của mình trong thực hiện công việc đã đề ra thay vì chỉ tự đánh giá trong chính đơn vị đó [22]

Hoạt động kiểm soát nội bộ trong một tổ chức bao gồm hai tầng chính

đó là kiểm soát của người điều hành tổ chức đối với hoạt động của tổ chức và kiểm soát của chủ sở hữu đối với người điều hành tổ chức [20]

Theo khái niệm của từ điển Tiếng Việt: “Kiểm soát là một quá trình so sánh kết quả đạt được trên thực tế với những tiêu chuẩn trong điều kiện tương

tự nhằm phát hiện sự sai lệch, thiếu sót, xác định nguyên nhân, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh để đảm bảo hoạt động của chủ thể tạo ra được kết quả như đúng mong muốn của chủ thể đó”

Kiểm soát là quá trình so sánh thành quả đạt được trên thực tế với những tiêu chuẩn đã đề ra từ trước, nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh để đảm bảo hoạt động của tổ chức vẫn đạt được mục tiêu đã đề ra

Kiểm soát nội bộ được xem là hoạt động thu, chi thực tế do Hội đồng quản trị các cấp quản lý và nhân viên của đơn vị chi phối Khi thực hiện việc kiểm soát thì lãnh đạo bệnh viện cần tuân thủ các yêu cầu như: tuân thủ các quy định, luật lệ của các cơ quan quản lý, tuân thủ vào mục tiêu của bệnh viện, dự trên độ tin cậy của của báo cáo tài chính đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất và phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra

Quá trình kiểm soát nội bộ các hoạt động thu, chi là một quá trình dài chịu ảnh hưởng bởi các đối tượng quản lý và đội ngũ nhân viên tại tổ chức trong việc xây dựng kế hoạch và thực hiện cũng như duy trì hoạt động của tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu như: độ tin cậy của báo cáo tài chính của

tổ chức, tính hiệu quả của hoạt động tổ chức, các quy định và các luật của cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin của tổ chức, các quy định của tổ chức, tài sản của đơn vị

1.1.4 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện công lập

Hoạt động thu, chi của một tổ chức luôn phải tuân thủ các mục tiêu đã

đề ra Việc đề ra và thực hiện mục tiêu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức Trong khu vực công, các mục tiêu và mục tiêu của một tổ chức thường được đặt ra bởi các cơ quan có thẩm quyền quốc gia và có liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi gắn liền với nhiệm vụ mà tổ chức đó phải thực hiện, hoạt động này cần đảm bảo những yêu cầu như sau:

- Yêu cầu về hoạt động: kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi giúp tổ chức bảo vệ và sử dụng các nguồn lực có hiệu quả, nâng cao uy tín và hoàn thành nhiệm vụ được giao; tối thiểu lãng phí xã hội, phòng tránh gian lận, sử dụng tài sản đúng mục đích và quyền hạn cho phép [20]

- Yêu cầu về báo cáo: Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính chính xác, hợp lý

và đáng tin cậy của thông tin để cung cấp thông tin đúng, đủ và kịp thời cho các bên trong và bên ngoài [20]

- Tuân thủ: Kiểm soát nội bộ phải tuân thủ luật pháp và quy định của nhà nước Các đối tượng trong bộ máy cơ cấu tổ chức phải tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của tổ chức hướng tới thực hiện những mục tiêu đã đề ra [20]

- Đối với mục tiêu về quản lý nguồn lực: với đặc thù của khu vực công nên kiểm soát nội bộ cần quan tâm tới việc sử dụng hợp lý các nguồn thu, tránh lạm dụng gây sai phạm trong hoạt động thu phí và sử dụng sai mục đích [20]

1.1.5 Đặc thù của kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại bệnh viện công lập

Bên cạnh đó, bệnh viện công lập còn mang những đặc điểm cơ bản sau:

- Thứ nhất, mục tiêu hoạt động chính của bệnh viện là phục vụ lợi ích cộng đồng liên quan đến hoạt động chăm sóc sức khỏe

- Thứ hai, bệnh viện công lập cung cấp sản phẩm dịch vụ mang tính bền vững, lâu dài cho xã hội

- Thứ ba, bệnh viện công lập hoạt động trên cơ sở chịu sự chi phối của những chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước

Trên cơ sở những mục tiêu chung và những đặc điểm cơ bản, hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi của bệnh viện công lập mang những đặc thù sau:

- Hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi gắn với mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ do các cơ quan quản lý Nhà nước giao phó, chủ yếu trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cộng đồng

- Hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi phải đảm bảo quy định về quản lý tài chính của các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành

- Bên cạnh hoạt động kiểm soát nội bộ thì hoạt động thu, chi của bệnh viện công lập cũng chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

- Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi của bệnh viện công lập phải đảm bảo lợi ích của Nhà nước, lợi ích của bệnh viện và lợi ích của người khám chữa bệnh

1.2 Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện công lập 1.2.1 Môi trường kiểm soát

Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi muốn đạt được tính hiệu lực cao cần tạo được nhận thức về tầm quan trọng của hoạt động này, đây chính là nội dung của môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong tổ chức Nếu các cấp quản lý đề cao vai trò hoạt động kiểm soát và coi đây là hoạt động không thể thiếu của tổ chức sẽ làm toàn bộ đối tượng trong tổ chức tuân thủ nghiêm túc hoạt động kiểm soát, điều này sẽ làm tăng hiệu lực cho hoạt động Ngược lại, nếu các cấp quản lý đánh giá hoạt động kiểm soát không cần thiết thì hoạt động sẽ được triển khai một cách hình thức, không mang lại hiệu quả trong quản lý điều hành Sự quyết tâm của cấp quản lý tạo môi trường kiểm soát mạnh làm thay đổi cả năng lực của nhân sự trong hệ thống Môi trường kiểm soát tốt tạo cơ sở cho kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi được tiến hành có hiệu quả [20] Môi trường kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi bao gồm các nhân tố cụ thể sau:

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: việc ban hành, truyền đạt, triển khai, kiểm tra các chuẩn mực của ban lãnh đạo

- Năng lực nhân viên: chất lượng hiện tại và cam kết nâng cao chất lượng trong tương lai của đội ngũ nhân sự

- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: thể hiện việc đề ra, sẵn sàng thực hiện và sửa chữa khi sai phạm các quy tắc trong quá trình điều hành tổ chức

- Cơ cấu tổ chức: thể hiện sự hợp lý trong bố trí công việc

- Chính sách nhân sự: thể hiện sự rõ ràng trong việc sử dụng lao động

1.2.2 Đánh giá rủi ro trong hoạt động thu chi

Đánh giá rủi ro là nội dung quan trọng trong kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi Đánh giá rủi ro là hoạt động nhận diện và ứng phó với rủi ro Khi xác định được rủi ro, Ban lãnh đạo của tổ chức cần xem xét tầm mức độ của chúng và lựa chọn phương thức xử lý phù hợp Ban lãnh đạo cần lập kế hoạch, các bước hành động cụ thể để ứng phó rủi ro Đánh giá rủi ro là việc tiếp cận rủi ro khoa học, có định hướng và toàn diện Sử dụng các biện pháp nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và cách ly rủi ro để giảm thiểu thiệt hại do tác động xấu của rủi ro gây ra Để kiểm soát rủi ro ở mức cho phép, người quản lý phải dựa trên những mục tiêu của tổ chức, đánh giá tác động của rủi

ro tới mục tiêu để từ đó lựa chọn hành động quản trị được rủi ro phù hợp Quy trình đánh giá rủi ro trong hoạt động thu, chi tài chính bao gồm một số các công việc thông qua các bước như sau:

Bước 1 là xác định rủi ro có thể xảy ra

Bước 2 là nhận dạng rủi ro

Bước 3 là quyết định các hành động quản trị rủi ro

Xác định rủi ro liên quan đến mục tiêu

Đầu tiên, cần phải xác định mục tiêu:

- Khi các mục tiêu được tổ chức thiết lập thì mục tiêu đầu tiên là ở cấp

độ chiến lược và từ đó tổ chức có thể xây dựng các mục tiêu liên quan: hoạt động, báo cáo và tuân thủ

- Các mục tiêu chiến lược có thể hiểu là những mục tiêu cấp cao của đơn vị, các mục tiêu này phù hợp và ủng hộ cho sứ mạng mà đơn vị đề ra Các mục tiêu này thể hiện sự lựa chọn của nhà quản lý để xây dựng cách thức quản lý đơn vị và tạo lập giá trị cho chủ sở hữu của mình

- Các mục tiêu liên quan: Các mục tiêu liên quan là những mục tiêu cụ thể hơn và phù hợp với mục tiêu chiến lược đã được lập Mặc dù các mục tiêu trong tổ chức rất đa dạng nhưng các mục tiêu liên quan đến các mục tiêu chiến lược bao gồm các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ

Mục tiêu của tổ chức rất phong phú và đa dạng nhưng có thể phân chia mục tiêu thành 3 loại:

Một là mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này gắn liến với nhiệm vụ của tổ chức và mục đích là phục vụ cho sự tồn tại của tổ chức

Hai là mục tiêu về báo cáo tài chính: Mục tiêu này sẽ hướng đến việc tổ chức công bố các báo cáo tài chính đáng tin cậy và trung thực

Ba là mục tiêu tuân thủ: Mục tiêu này sẽ hướng tổ chức đến việc tuân thủ các quy định và các luật lệ Và khi tổ chức tuân thủ tốt sẽ nâng cao danh tiếng của tổ chức trong cộng đồng

- Nhận dạng rủi ro

Kiểm soát nội bộ được nhìn nhận với sự kiện tiềm tàng đe dọa đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị Trong đó quản trị rủi ro được xem là sự kiện tiềm tàng và là sự kiện có khả năng tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của bệnh viện, không phân biệt là cơ hội hay những rủi ro Từ đó có thể thấy rằng quản trị rủi ro xem xét hết các tình huống sau đó tối đa hóa việc tạo lập giá trị cho mọi tình huống trong tương lai Hơn nữa so với kiểm soát nội bộ thì quản trị rủi ro cũng xem xét các sự kiện tiềm tàng cụ thể và hệ thống hơn, cụ thể như sau:

Sự kiện tiềm tàng: là biến cố bắt nguồn từ bên ngoài hoặc bên trong của

tổ chức và nó ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Một sự kiện tiềm tàng có thể có ảnh hưởng tiêu cực hoặc ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tổ chức hoặc cả hai

Khi xem xét các sự kiện tiềm tàng, tổ chức cần cần xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức và việc thực hiện mục tiêu đó Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài tổ chức như môi trường chính trị, môi trường văn hóa, kinh tế, môi trường tự nhiên, môi

trường xã hội, và các yếu tố bên ngoài như, nhân sự, cơ sở vật chất, các chu trình,…Sự tương tác lẫn nhau giữa các sự kiện liên quan đến tổ chức thường

có sự tương tác lẫn nhau mà không xuất hiện độc lập Một sự xuất hiện của sự kiện có thể tạo ra một sự kiện khác và các sự kiện có thể xuất hiện đồng thời

Phân biệt cơ hội và rủi ro: sự kiện tiềm tàng có thể là cơ hội cũng có thể là thách thức đối với tổ chức Nếu sự kiện đó tác động tích cực đến tổ chức sẽ làm cho tổ chức dễ dàng đạt được mục tiêu và tạo ra cho tổ chức một giá trị, đạt được chiến lược đã đề ra và xây dựng tổ chức ngày một phát triển Còn nếu sự xuất hiện của sự kiện có tác động tiêu cực đến tổ chức, mục tiêu của đơn vị sẽ có nguy cơ không đạt được

Rủi ro được nhận dạng ở các mức độ sau:

Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: Trong trường hợp này có thể phát sinh do những tác động bên trong và bên ngoài Vì thế nếu tổ chức nhận dạng được những tác động bên trong và tác động bên ngoài sẽ làm gia tăng rủi ro cho tổ chức và tổ chức sẽ đánh giá được rủi ro một cách dễ dàng hơn, giúp tổ chức thành công tránh được những rủi ro xảy đến Một khi những nhân tố chính được nhận diện, nhà quản lý sau đó có thể nghiên cứu tầm quan trọng của chúng và liên kết chúng với những tác động gây ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh

Rủi ro ở mức độ hoạt động: Ở mức độ hoạt động thì rủi ro có thể ở từng chức năng kinh doanh hoặc cũng có thể ở từng bộ phận của tổ chức Đánh giá đúng rủi ro ở mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn đơn

vị một cách hợp lý

Phân tích và đánh giá rủi ro

Phân tích rủi ro: Một khi công ty đã xác định được rủi ro ở cấp độ đơn

vị và chức năng, thì phải tiến hành phân tích rủi ro Có nhiều phương pháp phân tích rủi ro nhưng quy trình phân tích thường bao gồm các bước sau:

Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro

Đánh giá khả năng (hay xác suất) rủi ro có thể xảy ra

Doanh nghiệp cần nhận thức và xác định rằng sau khi đã thực hiện các biện pháp kiểm soát thì vẫn còn khả năng rủi ro xảy ra Bởi vì không những

nguồn lực hữu hạn mà còn bị hạn chế bởi các yếu tố tiềm tàng khác trong mọi

hệ thống KSNB Trong kinh doanh môi trường luôn biến động vì thế tổ chức cũng luôn phải thay đổi để phù hợp với môi trường kinh doanh Và công tác kiểm soát nội bộ có thể hữu hiệu trong điều kiện này nhưng lại không hữu hiệu trong điều kiện khác Vì thế tổ chức cần tiến hành liên tục nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn và thay đổi, đó là quản trị sự thay đổi Quản trị sự thay đổi bao gồm việc thu nhận, xứ lý và báo cáo thông tin về những sự kiện, hoạt động và điều kiện, chỉ ra những thay đổi mà đơn vị cần phải phản ứng lại

Khi nhận dạng những vấn đề cần thay đổi trong tổ chức, cần nhận dạng các vấn đề sẽ và hay xảy ra dưới giả định trong điều kiện nhất định Cơ chế nhận dạng và phân tích rủi ro nên tập trung vào các dữ kiện có thể xảy ra trong tương lai và lập kế hoạch dựa vào những thay đổi này

Rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng : Rủi ro kiểm soát là rủi ro mà tổ chức vẫn còn tồn tại sau khi tổ chức đó đã phản ứng với rủi ro nhưng đơn vị

đã xác định được điều này và kiểm soát được những rủi ro đó một cách dễ dàng hơn Còn rủi ro tiềm tàng là rủi ro do thiếu các hoạt động của đơn vị nhằm thay đổi khả năng hoặc sự tác động của các rủi ro đó Tổ chức cần phải xem xét cả hai loại rủi ro này nhưng xem xét đến rủi ro tiềm tàng trước và sau đó tổ chức cần có phương án phản ứng với rủi ro này trước, sau đó tiếp tục xem xét đến các rủi ro kiểm soát

Ước lượng khả năng và ảnh hưởng: các sự kiện tiềm tàng phải được tổ chức đánh giá dựa trên hai khía cạnh: một là khả năng xảy ra sự kiện và hai là mức độ ảnh hưởng của nó Nếu những sự kiện xuất hiện với mức độ dày đặc

và tần suất cao, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của tổ chức thì tổ chức cần để

ý xem xét và giải quyết còn nếu sự kiện khả năng xuất hiện thấp và tổ chức ít

bị tác động thì không cần phải tiếp tục xem xét Các sự kiện ở giữa hai thái cực này đòi hỏi phải có sự đánh giá phức tạp, điều quan trọng là phải phân tích kỹ lưỡng và hợp lý

Muốn biết được khả năng xuất hiện của một sự kiện, ta có thể sử dụng các chỉ tiêu định tính hoặc các chỉ tiêu định lượng Đối với các chỉ tiêu định tính như: cao, thấp, trung bình… còn các chỉ tiêu định lượng như: tỷ lệ xuất hiện, tần xuất xuất hiện…

Để đánh giá được rủi ro, tổ chức cần sử dụng các kỹ thuật đánh giá Các kỹ thuật mà tổ chức sử dụng là các kỹ thuật kết hợp giữa kỹ thuật định lượng và định tính Phương pháp định tính được sử dụng khi số liệu chưa đủ

độ tin cậy,các số liệu hoặc chi phí bỏ ra không thể định lượng được còn tổ chức sẽ sử dụng kỹ thuật định lượng để đánh giá khi hoạt động của tổ chức phức tạp và các tổ chức sử dụng cho các mô hình toán học, cho kết quả chính xác hơn

Về việc đánh giá các sự kiện: Đối với những sự kiện độc lập với nhau thì tổ chức cần đánh giá các sự kiện một cách độc lập nhau nhưng khi các sự kiện có liên quan đến nhau thì lúc này tổ chức cần đánh giá các sự kiện tổng hợp và đánh giá tác động của các sự kiện cũng như mối liên hệ giữa các sự kiện để tạo ra tác động lớn trong tổ chức

Khi danh sách các sự kiện có nhiều rủi ro tác động đến các bộ phận trong tổ chức thì tổ chức cần kết hợp các rủi ro và xem xét trước hết sự tác động đến từng bộ phận, sau đó xem xét tác động tổng thể đến toàn đơn vị

Các rủi ro trong tổ chức được sinh từ các nguồn bên trong và bên ngoài

tổ chức cho nên khi thực hiện đánh giá rủi ro tổ chức nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro Vì các rủi ro không được kiểm soát sẽ đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính và các hoạt động khác Tổ chức không những phân tích, đánh giá rủi

ro hiện hữu mà cần phải xem xét phân tích, lên phương án cho các rủi ro tiềm ẩn Trong cơ chế thị trường thì mọi hoạt động kinh doanh cũng như điều kiện kinh

tế luôn thay đổi nên tổ chức cũng cần thay đổi và ứng phó với những rủi ro, thậm chí còn liên kết các rủi ro để xây dựng các phương án dự phòng ứng phó

Quyết định các hành động thích hợp với rủi ro

Trong thực tế, nếu không có mục tiêu hiện hữu thì không có biện pháp nào để giảm thiểu được rủi ro Vì vậy, các nhà quản lý cần đặt ra vấn đề là có thể nhận định rằng rủi ro nào có thể chấp nhận và giảm thiểu tác hại của chúng bằng các hoạt động quản lý

Khi các nhà quản lý phải quản trị rủi ro thì họ sẽ phản ứng với rủi ro có thể xảy ra trong tổ chức Để phản ứng tốt với rủi ro tổ chức cần cung cấp các phương thức phản ứng đa dạng về rủi ro và đề xuất các phương án để phản ứng với các rủi ro Sau khi đã đánh giá các rủi ro liên quan, đơn vị xác định các cách thức để phản ứng với các rủi ro đó

Các cách thức để phản ánh với rủi ro bao gồm:

Thứ nhất là có thể né tránh rủi ro: Nghĩa là khi thực hiện các hoạt động

mà có rủi ro cao như nghiên cứu và ra mắt sản phẩm ở khu vực mà doanh thu giảm thì tổ chức cần tránh thực hiện những hoạt động đó

Thứ hai là tổ chức có thể giảm bớt rủi ro: Các hoạt động này liên quan đến hoạt động thường xuyên hàng ngày tại tổ chức nhằm giảm thiểu tối đa khả năng và các mức độ tác động của rủi ro

Thứ ba là chuyển giao rủi ro: Trong cách thức này tổ chức sẽ tác động rủi ro nhằm làm giảm thiểu khả năng xuất hiện rủi ro bằng cách chuyển giao hoặc chia sẻ một phần rủi ro VD: sử dụng các công cụ về tài chính để dự phòng cho tổn thất, mua bảo hiểm, thuê ngoài…

Thứ tư là chấp nhận rủi ro: Nếu những rủi ro xảy ra mà ảnh hưởng, tác động không nhiều đến hoạt động của tổ chức mà doanh nghiệp không bị ảnh hưởng nhiều thì có thể chấp nhận rủi ro Mọi phản ứng tổng hợp không thể giảm xác suất xảy ra sự cố hoặc tác động của nó xuống mức có thể chấp nhận được

Một chu trình phản ứng với rủi ro gồm các bước sau:

Xác định các phản ứng: khi tổ chức lựa chọn một phương án phản ứng với rủi ro có thể xảy ra thì phải điều tra và phân tích dựa trên khía cạnh sau:

+ Ảnh hưởng đến khả năng và tác động của rủi ro từ phản ứng của tổ chức, phản ứng nào nằm trong phạm vi rủi ro ở bộ phận

+ Lợi ích và chi phí của từng loại phản ứng

+ Các cách có thể để đạt được các mục tiêu tổng thể của đơn vị trong trường hợp rủi ro riêng lẻ

Lựa chọn phản ứng: Để lựa chọn phản ứng thì tổ chức cần phải đưa ra tất cả các phương án ứng phó với rủi ro và phân tích từng phản ứng đó để tìm

ra những phản ứng phù hợp lựa chọn Quá trình lựa chọn không phải là phản ứng có rủi ro kiểm soát nhỏ nhất Nếu như rủi ro kiểm soát phản ứng vượt ra khỏi giới hạn của rủi ro bộ phận thì tổ chức cần phải xem xét lại phản ứng đã chọn hoặc tổ chức có thể điều chỉnh lại rủi ro đã được thiết lập trước đó

Khi các phản ứng được lựa chọn thì tổ chức phải xem xét các rủi ro tiếp theo nếu có phát sinh từ việc áp dụng phản ứng đó Từ đó sẽ phát sinh một chu trình kế tiếp để lựa chọn phản ứng và tổ chức phải xem xét tiếp rủi ro trước khi đưa ra quyết định cuối cùng

1.2.3 Thông tin và truyền thông

Các bộ phận và cá nhân trong tổ chức cần có trách nhiệm kiểm soát những thông tin cần thiết nhất và để thực hiện các trách nhiệm của mình Vì thế mà để đạt được tính hiệu quả trong kiểm soát thì các thông tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những người có liên quan và các bộ phận trong tổ chức kịp thời và thích hợp Cần tạo ra hệ thống thông tin đầy đủ của tổ chức trong đó có các thông tin về tài chính, các thông tin liên quan đến quy định và luật giúp cho các nhà quản lý nắm bắt kiểm soát và điều hành tổ chức của mình một cách hiệu quả hơn Trong đó một thông tin tổ chức có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau như xem xét việc tuân thủ pháp luật, lập các báo cáo tài chính, các hoạt động sản xuất,kinh doanh của tổ chức

Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu công việc

Tổ chức cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập ,xử lý và báo cáo, đặc biệt trong giai đoạn đơn vị đối mặt với vấn đề kinh doanh thay đổi, với sự cạnh tranh gay gắt và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng Do đó, hệ thống

thông tin cũng phải thay đổi theo, sao cho đáp ứng được mục tiêu mới của tổ chức Một hệ thống thông tin tốt cần có các đặc điểm sau:

Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: Khi thu thập thông tin theo hệ thống thì

hệ thống thông tin phải là một phần của hoạt động kinh doanh Điều đó có nghĩa

là các thông tin được sử dụng không chỉ là cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định mà còn cho kiểm soát mà còn giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh

Hỗ trợ những sáng kiến mang tính chiến lược: Chiến lược hệ thống thông tin và chiến lược kinh doanh có ý nghĩa quyết định sự thành công của nhiều tổ chức Thực tiễn cho thấy rằng việc áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh có một vai trò rất lớn Rất nhiều tổ chức đã sử dụng hệ thống thông tin giúp sản phẩm tiếp cận với người tiêu dùng dễ dàng hơn

Tích hợp với hoạt động kinh doanh: Ngày nay việc sử dụng thông tin

đã dịch chuyển tài chính từ hệ thống thông tin đơn thuần sang thông tin tài chính hội nhập với hệ thống thông tin chung của tổ chức Hệ thống thông tin này giúp kiểm soát quá trình kinh doanh, ghi nhận và theo nghiệp vụ kịp thời

Kết hợp giữa hệ thống thông mới với cũ: Hệ thống thông tin mới thường giúp kiểm soát tốt hơn bởi vì chúng mới là hoàn toàn không đúng Trong thực tế có thể là ngược lại Bởi vì các hệ thống cũ đã được thử nghiệm trong quá trình sử dụng nên chúng thường đáp ứng được nhu cầu

Vì vậy, cần nghiên cứu kỹ hai hệ thống (cũ và mới) để có quyết định đúng đắn

Chất lượng thông tin: Bất kể thông tin do hệ thống tạo ra đều phải đảm bảo chất lượng để thông tin có ích cho nhà quản lý khi kiểm soát toàn bộ Cụ thể, các yêu cầu đối với thông tin là:

+ Phải phù hợp: Thông tin phải đáp ứng yêu cầu ra quyết định của ban lãnh đạo

+ Phải kịp thời: Thông tin phải được cung cấp kịp thời khi có yêu cầu + Có thể cập nhật: Hệ thống phải đảm bảo rằng nó có thông tin cập nhật nhất

+ Phải chính xác và dễ dàng truy cập

Khi hoạch định hệ thống thông tin phải tính đến các yêu cầu trên và thông tin phải được điều chỉnh hoàn hảo hơn nữa để phục vụ cấp trên của đơn vị và cá nhân

Đối với thông tin phục vụ quá trình quản lý rủi ro cộng đồng, thông tin phải đáp ứng các yêu cầu sau:

+ Gắn với quá trình Quản trị rủi ro

+ Có thể so sánh được với rủi ro có thể chấp nhận

+ Phát triển hệ thống thông tin thích hợp

Để nâng cao chất lượng thông tin, tổ chức cần có một chương trình quản lý thông tin toàn diện cho toàn bộ tổ chức, chương trình này bao gồm các yêu cầu về thông tin, duy trì việc truyền thông tin Nếu không, hệ thống thông tin sẽ không cung cấp những gì ban quản lý và những người khác cần

để thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ liên quan đến quy trình quản lý rủi ro

- Truyền thông

Truyền thông là sự trao đổi và truyền tải thông tin cần thiết đến các nhóm lợi ích cả bên trong và bên ngoài tổ chức Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, vì chỉ khi đó thông tin được thu thập và

xử lý mới đến được những người cần giúp họ hoàn thành nhiệm vụ của mình

Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận:

Truyền thông nội bộ: Ngoài việc nhận thông tin liên quan, tất cả nhân viên, đặc biệt là những người có trách nhiệm quản lý tài chính và kinh doanh quan trọng, nên nhận được tin nhắn ngắn từ cấp trên của họ cấp cao nhất để thực hiện công việc Mặt khác, người quản lý cao nhất phải phản ứng với các

đề xuất của cấp dưới Để đảm bảo sự liên lạc này, các kênh liên lạc từ trên xuống hoặc từ trên xuống phải được thiết lập Điều quan trọng là giao tiếp giúp mọi người trong đơn vị hiểu công việc của họ và tác động của nó đối với người khác để có thể thực hiện hành động khắc phục Sự thiếu hiểu biết như vậy gây ra các vấn đề cản trở việc đạt được các mục tiêu tổng thể

Truyền thông bên ngoài: thu thập, xử lý và truyền thông tin đến các cấp phù hợp bên ngoài đơn vị như nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan chính phủ, khách hàng để đơn vị có thể phản hồi kịp thời Đối với giao tiếp nội bộ, bất kỳ người bên ngoài nào làm việc với công ty đều phải biết một số quy tắc của công ty, chẳng hạn như không có hoa hồng, thanh toán không đúng cách Công ty có thể truyền đạt trực tiếp những gì công ty muốn bằng cách làm việc với họ

Thông tin và truyền thông là điều kiện cần thiết để thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của đơn vị bằng cách tạo ra các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và tuân thủ cả nội bộ và bên ngoài Thông tin rất quan trọng ở tất cả các cấp của một tổ chức vì nó giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Truyền thông là một bộ phận của hệ thống thông tin, nhưng người ta nói nhấn mạnh đến vai trò chuyển tải thông tin

1.2.4 Các hoạt động kiểm soát

1.2.4.1 Kiểm soát thu

Về cấp phát ngân sách nhà nước: Đơn vị kiểm soát dự toán ngân sách nhà nước cấp phải xác nhận cách tính toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Đối với phần kinh phí NSNN bảo đảm thường xuyên (đơn vị bảo đảm một phần kinh phí), KBNN xác định mục lục NSNN (nếu đã lập) cho phần và tính toán đã sử dụng) Trường hợp không xác định được khoản chi, Kho bạc Nhà nước thanh toán cho đơn vị và đăng ký tạm chi, đồng thời yêu cầu đơn vị xác định rõ khoản chi và đăng ký thực chi theo mục lục ngân sách nhà nước

kỳ trước làm cho các chi phí thanh toán lần tới

Kho bạc Nhà nước cấp phát, thanh toán kinh phí cho các đơn vị đáp ứng các điều kiện sau:

Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho đơn vị thuê, kinh phí được cấp cho quỹ hành chính và nguồn lực

Bộ tính giá thành được phê duyệt trong phạm vi kinh phí do mục lục ngân sách nhà nước quy định

Còn đủ số dự toán thanh toán và được thủ trưởng đơn vị hoặc người được

ủy quyền phê duyệt Có đủ chứng từ, hồ sơ liên quan đến từng khoản chi

Kiểm soát kinh phí của ngân sách nhà nước: các khoản chi có đúng tính toán của đơn vị hay không, theo tính chất của từng khoản chi, chứng từ thanh toán có: lương và lệ phí mức lương duy nhất quỹ tiền lương đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phương án trả lương của đơn vị, danh sách người hưởng lương, bảng tăng, giảm lương và quỹ tiền lương

Tài liệu về chi phí mua sắm vật tư, thiết bị và sửa chữa nhỏ bao gồm: ngân sách mua sắm và sửa chữa nhỏ đã được phê duyệt, quyết định chấp nhận kết quả mua sắm (đấu thầu nếu cần thiết), hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ, chào hàng và dịch vụ của nhà cung cấp hàng hóa, các chứng từ liên quan khác như séc, ủy nhiệm chi…

Đối với các khoản chi phí khác là bảng kê chứng từ nộp tiền có chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền là kế toán trưởng

Qua nội dung kiểm soát trên ta thấy công tác kiểm soát thu NSNN rất chặt chẽ, bởi các khoản NSNN cấp theo tính toán ban đầu hàng năm của đơn

vị đều qua KBNN, KBNN chịu trách nhiệm kiểm soát của đơn vị văn thư lưu trữ và tài liệu , thời hạn sử dụng và cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi ngân sách nhà nước theo đúng quy định Kho bạc Nhà nước cùng với cơ quan tài chính, cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền tham gia kiểm soát việc sử dụng ngân sách nhà nước và xác nhận số thực chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước của các đơn vị

Kho bạc Nhà nước có quyền tạm dừng, từ chối thanh toán và thông báo về ngân sách nhà nước cho đơn vị sử dụng đồng thời gửi cơ quan tài chính đó để làm rõ trong các trường hợp sau: Các khoản chi không phù hợp với định mức được duyệt ; các khoản chi không tuân thủ hệ thống, tiêu chuẩn, quy chuẩn chi phí do cơ quan có thẩm quyền quy định

Về thu viện phí: Hàng năm, đơn vị phải lập quyết toán thu, chi viện phí gắn với việc tính thu, chi ngân sách nhà nước, trình cấp trên trực tiếp phê duyệt, đồng thời chuyển cơ sở phân bổ và kiểm soát chi đến kho bạc

Công tác kiểm soát thu chi viện phí trong đơn vị tập trung trực thuộc phòng kế toán - tài chính đơn vị (theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc công bố quy chế phát triển sự nghiệp của khoa) Văn phòng

kế toán) Để kiểm soát thu, chi theo nguồn, đơn vị phải mở sổ sách kế toán, không được phát sinh chi và không hạch toán theo nguồn Đơn vị có trách nhiệm đảm bảo số tiền thu được từ các nguồn được gửi vào tài khoản tiền gửi của từng quỹ tại Kho bạc Nhà nước, nộp quyết toán thu, chi quỹ cuối năm và hoàn thành báo cáo quyết toán báo cáo tài chính hệ thống quy định Việc thu

và sử dụng các quỹ phải được kết hợp với kết quả cuối cùng của ngân sách nhà nước hàng năm (được thể hiện trong phần Các nguồn tài chính khác)

Các nguồn thu được sử dụng cụ thể như sau:

+ Tăng cường các cơ hội dạy và học (ví dụ: sửa chữa và cải tạo cơ sở hiện có, xây dựng phòng học nhỏ, phòng thí nghiệm, giảng dạy, thư viện, nhà

ở sinh viên, v.v.) mua lại, thuê mặt bằng và thiết bị cho việc dạy, học, quản lý chuyên môn, quản lý và các công việc liên quan khác)

+ Bổ sung tài chính cho các hoạt động giáo dục nghề nghiệp, kể cả hỗ trợ cho việc học sau đại học (Bao gồm toàn bộ các khoản chi nghiệp vụ và chi thường xuyên trong các khoản chi của sự nghiệp giáo dục và đào tạo, các khoản chi nghiệp vụ theo mức cơ bản của học phí)

+ Hỗ trợ trực tiếp hoạt động dạy và học Bao gồm các chi phí hỗ trợ cho hoạt động dạy và học trực tiếp của giáo viên, giảng viên các bộ phận, tiền lương và chi phí bảo trì chung

Theo Quy định số 16/2015/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 14 tháng 2 năm 2015, các tổ chức phi thương mại công lập hiện đã đạt được sự độc lập, tự chịu trách nhiệm về tài chính và tự chủ hoạt động Sử dụng quỹ

dựa trên nguồn lực nhiệm vụ được giao, bao gồm cả học phí, được pháp luật cho phép Theo quy định nêu trên, việc thu và sử dụng viện phí hoàn toàn minh bạch, việc sử dụng viện phí được công khai và việc quản lý, sử dụng viện phí được cơ quan hành chính cao nhất xem xét, đánh giá, kiểm tra, giám sát hàng năm

Thu nhập khác của đơn vị: Quản lý các khoản thu nhập khác từ dịch vụ nhà xe, căn tin, tiền thuê phòng, riêng trong năm học mới, đơn vị căn cứ hợp đồng đã ký để tổ chức mua hoặc giao cho đơn vị nhận thầu kiểm soát việc thu của các dịch vụ này Đối với các hợp đồng ngắn hạn căn cứ vào ngành nghề khác nhau và mức độ tiêu hao nguyên vật liệu khác nhau để xác định mức thu cho phù hợp Phải phản ánh đầy đủ, rõ ràng, chính xác các khoản thu nhập nêu trên, báo cáo và mở sổ sách kiểm toán đầy đủ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu

1.2.4.2 Kiểm soát công tác chi

Mục đích của kiểm soát nội bộ về thu nhập, chi phí của đơn vị là kiểm tra tính hợp pháp của các khoản chi trong giới hạn phép tính tổng hợp đã được duyệt, tính hợp pháp của các khoản chi ngoài ngân sách trong các trường hợp sau đã được phối hợp riêng với nêu rõ cơ quan giám sát, nội dung và tính hợp pháp của các khoản chi ngoài ngân sách lý do thay đổi dự toán, lý do thực hiện không phù hợp với dự toán tổng hợp và dự toán chi tiết

Kiểm soát việc thực hiện mục tiêu ngân sách nhà nước theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành, kiểm soát nội dung chi định kỳ theo tiêu chuẩn, định mức do nhà nước quy định và nội dung chi quy định

Nội dung kiểm soát chi phí sổ sách chính của tổ chức phi thương mại như sau:

Kiểm soát chi thanh toán cá nhân:

Trả lương và các khoản trích theo lương: Khi trả lương được trả theo hệ

số lương, các khoản phụ cấp và số giờ làm việc trong tháng của từng người Quá trình giám sát đòi hỏi HR phải phối hợp và kiểm soát với bộ phận tính

lương để thường xuyên kiểm tra và cập nhật các biến động về lương, mã số, BHYT, BHYT của từng nhân viên

Chi phí cá nhân khác: tùy theo từng khoản chi cần đối chiếu căn cứ thanh toán với các bộ phận liên quan

Nhóm chi phí quản lý hoạt động nghiệp vụ: trong đó khi so sánh hàng hóa, phụ kiện hoạt động nghiệp vụ với chi phí mua vào phải đưa ra dự toán được duyệt và định mức sử dụng được duyệt Hãy nghiêm ngặt trong quy trình tìm nguồn cung ứng vật liệu của bạn vì bạn sẽ cần nghe giá từ một số nơi khác nhau cho các loại vật liệu bạn đang mua

Kiểm soát chi phí mua sắm, sửa chữa TSCĐ: bao gồm chi phí mua sắm, sửa chữa TSCĐ, chi phí sửa chữa công trình kiến trúc của đơn vị, Một quy trình mua sắm phù hợp phải được tuân theo trong khi mua và sửa chữa tài sản cố định Mua bán, sửa chữa theo quy định toàn quốc Tùy theo tính chất, giá trị của từng lần mua sắm, sửa chữa mà lựa chọn các hình thức phù hợp như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu, chỉ định thầu… theo quy định của quy chuẩn xây dựng và quy trình của Nhà nước

Quản lý chi phí khác: việc tính toán các chi phí này phải được xác nhận với thủ trưởng đơn vị trước khi thực hiện, định mức chi phí phải được xác định trong nội quy chi phí của đơn vị

1.2.5 Công tác giám sát

Giám sát là phần cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Giám sát đóng vai trò quan trọng, nó giúp kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả Việc giám sát được thực hiện bởi các cơ quan chịu trách nhiệm thiết lập và đánh giá việc thực hiện các thủ tục kiểm soát Giám sát được thực hiện trong tất cả các hoạt động của đơn vị nội bộ, đôi khi ngay cả đối với các mục tiêu bên ngoài, theo hai cách:

Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

Giám sát thường xuyên

Hoạt động giám sát thường được thực hiện đồng thời trong công việc hàng ngày của đơn vị Một số ví dụ về hoạt động giám sát thường xuyên:

Báo cáo hoạt động và tài chính: Báo cáo này nhanh chóng xác định những khác biệt hoặc sai lệch đáng kể so với ngân sách hoặc kế hoạch

+ Thông tin từ các bên bên ngoài tinh chỉnh thêm thông tin được thu thập nội bộ

+ Một cơ cấu tổ chức phù hợp với việc giám sát thường xuyên là cách kiểm tra tốt nhất đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và giúp xác định những thiếu sót trong hệ thống

+ Đối chiếu tài sản được ghi nhận với tài sản thực tế cũng là một thủ tục giám sát thường xuyên

+ Kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài: thường đưa ra khuyến nghị về các biện pháp cải thiện kiểm soát nội bộ

Ngoài việc giám sát thường xuyên, đơn vị phải có cái nhìn khách quan

và độc lập hơn về chức năng của hệ thống thông qua đánh giá hệ thống thường xuyên Giám sát thường xuyên cũng giúp đánh giá hiệu quả của việc giám sát thường xuyên Khi thực hiện giám sát thường xuyên cần lưu ý các điểm sau:

Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ: Phạm vi đánh giá phụ thuộc vào loại mục tiêu quan tâm: hoạt động, báo cáo tài chính hoặc giám sát Tần suất giám sát thường xuyên phụ thuộc vào đánh giá rủi ro và phạm vi cũng như mức độ giám sát thường xuyên

Người thực hiện giám sát định kỳ: Giám sát định kỳ thường được thực hiện dưới hình thức tự đánh giá (người quản lý và nhân viên thực hiện nhiệm

vụ nhất định tự đánh giá hiệu quả của tổ chức) quy trình kiểm soát hoạt động)

Quy trình đánh giá trong giám sát định kỳ:

+ Người thẩm định phải hiểu rõ đặc điểm hoạt động của đơn vị và từng yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ Họ nên tập trung tìm hiểu cấu trúc và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Người đánh giá nên xác định hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hoạt động như thế nào

+ Sau khi tìm hiểu thực tế hoạt động, người đánh giá phải phân tích hiệu quả của việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

Phương pháp đánh giá trong giám sát định kỳ: Có thể sử dụng nhiều phương pháp và công cụ để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Các công cụ

có thể sử dụng bao gồm: danh sách kiểm tra, bảng câu hỏi và lưu đồ Về phương pháp đánh giá: một số đơn vị sử dụng phương pháp so sánh, so sánh

hệ thống kiểm soát nội bộ của mình với các đơn vị khác

Hệ thống tài liệu: Mức độ hệ thống tài liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của từng đơn vị Các tổ chức lớn luôn

có sổ tay chính sách đơn vị, sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, hướng dẫn công việc và lưu đồ hệ thống thông tin Các doanh nghiệp nhỏ thường ít quan tâm đến việc ghi chép các nội dung trên Người đánh giá phải quyết định những gì cần ghi lại trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Kế hoạch thực hiện

Kiểm toán viên hệ thống kiểm soát nội bộ một lần nên tham khảo kế hoạch sau để biết bắt đầu từ đâu và phải làm gì:

+ Quyết định về phạm vi đánh giá

+ Xác định các hoạt động giám sát thường xuyên

Phân tích công việc đánh giá của kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập để xem xét các phát hiện liên quan đến kiểm soát nội bộ

Ưu tiên (các khu vực có nguy cơ cao thường được xử lý trước)

Xây dựng chương trình đánh giá theo mức độ ưu tiên trên

Họp với tất cả những người tham gia đánh giá hệ thống để thảo luận về phạm vi, thời gian và phương pháp, công cụ được sử dụng và kết quả sẽ được báo cáo

+Tiến hành kiểm toán và kiểm tra quan sát

+ Xem xét các biện pháp giám sát cần thiết và, nếu cần, điều chỉnh việc đánh giá khu vực giám sát

+ Nhiều người được giao nhiệm vụ làm công việc trên Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm đánh giá phải có khả năng kiểm soát quá trình kiểm soát cho đến khi hoàn thành

+ Thông tin được báo cáo là sự thiếu sót của hệ điều hành Những mục tiêu chung Ngoài lỗi đã phát hiện được, phải xem xét hậu quả do lỗi gây ra Các quan sát được báo cáo trực tiếp cho cấp trên trong các hoạt động hàng ngày của nhân viên Người này sau đó sẽ báo cáo lên cấp cao hơn để đảm bảo rằng thông tin đến được người có thể thực hiện hành động cần thiết

Giám sát là giai đoạn cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là quá trình trong đó ban lãnh đạo đánh giá chất lượng của kiểm soát nội bộ để thực hiện những thay đổi và cải tiến cần thiết Trong giám sát, điều quan trọng là phải tìm hiểu xem hệ thống kiểm soát nội bộ có hoạt động theo đúng kế hoạch hay không và liệu nó có cần được thay đổi theo giai đoạn phát triển của mỗi cộng đồng hay không

Mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát thu chi Các bộ phận trên có quan hệ chặt chẽ với nhau Các nhà quản lý phải đánh giá những rủi ro có thể đe dọa việc đạt được các mục tiêu Các biện pháp kiểm soát đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn quản lý để giảm thiểu rủi ro trong thực tế Đồng thời, thông tin chính xác phải được thu thập và truyền đạt thông suốt trong toàn tổ chức Cần tuân thủ quy trình trên để điều chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ nếu cần thiết

Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ phải hết sức linh hoạt

Do đó, kiểm soát nội bộ không phải là một quy trình đơn giản - nơi mà mỗi

bộ phận không chỉ ảnh hưởng đến bộ phận tiếp theo, mà thực sự là một quy trình tương tác đa hướng - nơi mà hầu hết mọi bộ phận đều có thể ảnh hưởng đến các bộ phận khác Vì vậy, trong khi mọi tổ chức đều cần các bộ phận trên,

hệ thống kiểm soát nội bộ của họ khác nhau rất nhiều tùy theo ngành, quy mô, văn hóa và phong cách quản lý

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện

1.3.1 Môi trường bên ngoài

Môi trường kiểm soát tổng thể của cộng đồng cũng phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài Những yếu tố này, mặc dù nằm ngoài tầm kiểm soát của các nhà giám sát, nhưng lại ảnh hưởng lớn đến thái độ và hành động của các nhà quản lý, việc thiết kế và vận hành các quy định và thủ tục kiểm soát cũng như doanh thu và chi phí Nhóm nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng từ định hướng phát triển của nhà nước, sự kiểm soát của quan chức nhà nước, môi trường pháp lý…

- Định hướng phát triển của Nhà nước về bệnh viện công lập theo hướng tự chủ tài chính là tất yếu Thông qua hoạt động tự chủ tài chính công khai, minh bạch tạo ra sự chủ động trong cơ chế vận hành tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh tại những bệnh viện công lập các cấp

- Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước đối với bệnh viện công lập cấp tỉnh là sự quản lý mang tính đặc thù Bộ Y tế là cơ quan đặc biệt trực thuộc Thống đốc, có nhiệm vụ tham mưu về hoạt động chuyên môn và thực hiện một số nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân Ủy quyền

- Môi trường pháp lý theo nghĩa rộng nhất bao gồm các luật, quy định

và nguyên tắc hành chính buộc thực hiện hoặc điều chỉnh các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với thu nhập và chi phí Hiện nay, khuôn khổ Basel đã trở thành quy định chính ảnh hưởng đến việc thực hành kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi Các yêu cầu về báo cáo đối với kiểm soát thu nhập và chi tiêu nội bộ thường là một phần của các nguyên tắc quản lý của tổ chức và ảnh hưởng đến cả việc lập kế hoạch và thực hành kiểm soát kiểm soát thu nhập và chi tiêu nội bộ

1.3.2 Môi trường bên trong

Bên cạnh những yếu tố bên ngoài bệnh viện ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi của bệnh viện còn có những yếu tố bên trong như sau:

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức bao gồm cả hình thức và tính chất của các phòng ban trong một đơn vị cũng như các chức năng quản trị gắn liền với chúng Một cơ cấu tổ chức hợp lý phản ánh sự phân quyền kiểm soát hợp lý; đồng thời nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát thực sự, góp phần tạo lập môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức chấp nhận được đảm bảo tính hệ thống từ trên xuống trong việc ra quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện quyết định trong toàn đơn vị Cơ cấu tổ chức chấp nhận được cũng giúp ngăn ngừa hiệu quả gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính và kế toán của đơn vị Một cơ cấu tổ chức phù hợp phải thiết lập được sự quản lý và kiểm soát các chức năng và tiểu lĩnh vực của toàn

bộ đơn vị để không có sự chồng chéo và khoảng cách: phải thực hiện tách bạch chức năng rõ ràng; đảm bảo tính độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo cơ hội giám sát, kiểm soát lẫn nhau trong các khâu thực hiện công việc

Để tạo ra một cơ cấu tổ chức phù hợp và hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Quản lý và kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị, không bỏ sót khu vực nào và không bộ phận nào chồng chéo lên nhau

; Thực hiện phân chia rõ ràng ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, kế toán và lưu trữ tài sản; Đảm bảo tính độc lập tương đối của các bộ phận nhằm đạt hiệu quả tối đa trong công việc của các bộ phận chức năng

- Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mỗi đơn vị luôn liên quan đến nhân sự và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và trong công việc của đơn vị đối với chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát Nếu đội ngũ nhân sự có năng lực và đáng tin cậy, nhiều quy trình kiểm soát

có thể được thực hiện mà không cần phải thực hiện mà vẫn đảm bảo mục tiêu quản lý doanh thu và chi phí đã đề ra Hơn nữa, mặc dù thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ, hệ thống kiểm soát thu nhập và

chi phí không thể hiệu quả nếu nhân viên gắn kết kém và có phẩm chất đạo đức không trung thực Cách chia sẻ quyền lực và trách nhiệm trong một đơn vị Nếu phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, mọi nhân viên hiểu rõ hơn về trách nhiệm của mình, hiệu quả hoạt động được nâng cao Tóm lại, có thể khẳng định rằng vì những lý do nêu trên, nhà quản lý đơn vị phải có những chỉ đạo cụ thể, rõ ràng đối với việc tuyển dụng, đào tạo, tổ chức, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Đào tạo, tổ chức và đề bạt cán bộ phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, nhất quán và liên tục

- Công tác lập kế hoạch: hệ thống lập kế hoạch và dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi, kế hoạch hoặc dự báo đầu tư, sửa chữa cố định, đặc biệt là lập kế hoạch Báo cáo tài chính bao gồm các ước tính về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và dòng tiền trong tương lai, là những yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập kế hoạch

và thực hiện kế hoạch được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc thì hệ thống lập kế hoạch và đánh giá trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

Vì vậy, trong thực tế, người giám sát thường quan tâm đến việc theo dõi tiến

độ thực hiện kế hoạch, theo dõi các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã định để phát hiện những vấn đề bất thường, kịp thời chấn chỉnh, sửa đổi kế hoạch Đây cũng là điểm mà kiểm toán viên thường quan tâm khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, đặc biệt là việc áp dụng thủ tục phân tích

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG THU, CHI TẠI BỆNH VIỆN PHỤ SẢN HẢI PHÒNG

2.1 Giới thiệu về Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng

2.1.1 Thông tin tổng quan về Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng

Tên đơn vị: Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng

Địa chỉ: Số 19 Trần Quang Khải – Hồng Bàng – Hải Phòng

- Nghiên cứu khoa học;

- Đào tạo chuyên ngành Sản Nhi;

- Chỉ đạo tuyến;

- Quản lý bệnh viện;

- Hợp tác quốc tế

Những mốc thời gian quan trọng:

- Ngày 31 tháng 01 năm 1978, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng

đã ban hành Quyết định số 105/QĐ-VX thành lập Bệnh viện Phụ sản và Trẻ

sơ sinh Việt Tiệp Hải Phòng, gọi tắt là Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng Bệnh viện chính thức hoạt động từ 01/7/1978

- Ngày 16 tháng 6 năm 2004, Bệnh viện được Thành phố nâng hạng từ Bệnh viện chuyên khoa hạng II lên Bệnh viện chuyên khoa hạng I

- Ngày 01 tháng 9 năm 2017, Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng thực hiện

cơ chế tự chủ nhóm II (Đơn vị sự nghiệp công tự đảm bảo chi thường xuyên) theo Quyết định số 2194/QĐ-UBND ngày 23/8/2017 của UBND thành phố Hải Phòng

Thành tích nổi bật đạt được:

- Năm 1985: Nhà nước tặng Huân chương Lao động hạng Nhì;

- Năm 1999: Chính phủ tặng Cờ thi đua;

- Năm 2001: Chính phủ tặng Bằng khen;

- Năm 2003: Nhà nước tặng Huân chương Lao động hạng Nhất;

- Năm 2008: Nhà nước tặng Huân chương Độc lập hạng Ba

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức chung của Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng

Cơ cấu tổ chức: Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng được xây dựng theo mô hình hai cấp: Ban Giám đốc Bệnh viện là cấp cao nhất; các khoa là cấp quản lý chuyên môn chịu trách nhiệm trước Bệnh viện về chuyên môn; các phòng chức năng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc về công tác kế hoạch, đào tạo, tổ chức quản lý, nghiên cứu khoa học và các mặt quản lý khác

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Bệnh viện Phụ sản Hải Phòng

(Nguồn:Phòng Tổ chức Cán bộ)