Khóa luận tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Viglacera Hà Nội

DANH MỤC CÁC TỪ VIET TATChữ viết tắt Viết đầy đủ Tiếng ViệtBCTC Báo cáo tai chính CB-CNV Cán bộ - công nhân viên CCDC Công cụ dụng cụ CPSX Chi phí sản xuất ĐHĐCĐ Đại hội đồng cô đông DNV

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE

KHOA KE TOÁN - KIEM TOÁN

38 2 2K OK Kok

DE TAI:

KIEM SOAT NOI BO CHI PHI SAN XUAT TAI CONG

TY CO PHAN VIGLACERA HA NOI

Giáo viên hướng dan : TS Nguyễn Thi Hồng Thúy

Sinh viên thực hiện : Nghiêm Thi Mỹ Nhung

MSSV : 20050675

Lớp : KTKT CLC 01

Chương trình đào tạo : CTDT CLC

Hà Nội - Tháng 11 Năm 2023

LỜI CẢM ƠNVới tất cả sự kính trọng vả biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thànhnhất đến các thầy cô giáo Trường Dai học Kinh tế Quốc dan Hà Nội nói chung vaKhoa Kế toán - Kiểm toán nói riêng Các thầy cô đã tận tình chỉ day, truyền đạtcho em nhiều kiến thức quý báu, giúp em có được nền tảng vững chắc cho conđường phía trước.

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến cô giáo - TS Nguyễn ThịHồng Thúy, người đã tận tâm hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em rất nhiều trongsuốt thời gian thực hiện dé tài nghiên cứu

Với những hạn chế về thời gian và kinh nghiệm, em nhận thức được bai nghiêncứu của mình còn nhiều thiếu sót Em rất mong được lắng nghe ý kiến đóng gópquý báu từ các thầy cô dé có thé ngày càng hoàn thiện bản thân, nâng cao khả năng

chuyên môn đáp ứng công việc trong tương lai.

Em xin chân thành cảm ơn các thây cô!

Hà Nội, ngày 12 tháng I1 năm 2023

Sinh viên thực hiện

Nghiêm Thị Mỹ Nhung

CHUONG 1: GIỚI THIEU DE TÀI NGHIÊN CỨU .5 -°-<¿ 1

1 Tính cấp thiết của đề tài so° 5c s se se sesseserseseesersessesersersesee 1

2 Mục tiêu nghiÊn CỨU << 9 9 9.9999 01 9909.000600 0968800886 2

3 Đối tượng và phạm Vi nghiên cứu se s< se se sscssessessessessesee 2

4 Phương pháp nghiÊn CỨU o- << œ5 5< 53 99 91095 659 89664896 3

5 Tính mới của dé tài s s- << ssssssssSssEssEssEssEsseserserserserssrssersee 3

6 Kết cấu của đề tài s-s-cscscsssS2sE2sS29Ex9E39E35 39 3939339593 see 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KIEM SOÁT NOI BỘ CHI PHI SAN

XUÁT TẠI DOANH NGHIỆP - -° << s2 s2 Ss£ se EsEseEseesersersersers 5

2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 5

2.1.1 Khái niệm - 2 2c 2 t‡EkE 2 EEEEEEE1211111211211 1111111111111 11 5

2.1.2 Mục tiêu và nhiỆm VU + 2E E1 E332 1111 vkvveeeszzze 7

2.1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ 2 2 ¿+ £+E+E££E££EeEEerkerkerkerkerkee 9

2.1.4 Hạn chế cố hữu ¿- 2©5£+S£+E+E22E2E2E212112112122171 212121 cxe 102.1.5 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ . - 11

2.2 Chi phí sản xuất và kiểm soát chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp 23

2.2.1 Khái niệm chi phí sản xuất ¿2-2 2+ E+E+E£EE£EEEEEEEErkerkerered 23

2.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất . - 23

2.2.3 Đặc điêm và rủi ro có thê xảy ra trong chu trình sản xuât ảnh hưởng đên

n8 180108/0Pnn 242.2.4 Các thủ tục kiểm soát cụ thé trong chu trình sản XUẤT -ccccccccec: 32KET LUẬN CHƯNG 2 - 5° 5£ <5 Ss£ s£S£Es 9S EseEsESsEseEsessesersersee 38

CHƯƠNG 3: THỰC TRANG HỆ THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ CHI PHISAN XUẤT TẠI CÔNG TY CO PHAN VIGLACERA HÀ NỘI 39

3.1 Giới thiệu khái quát về công £y << ssssssessesseseessesersses 39

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triỀn 2 + 2 + 2+E+£++£z£Eerx+ceei 39

3.1.2 0) ii 30:00): ng 40

3.1.3 Tô chức bộ máy quản lý công ty -¿- 2 ¿5£ ©5¿+s2xzxczxcrxerxee 41

3.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán -¿- 2-2 ¿+ £+EE£EE£+EE£EEtEEEEEEerkrrkerrrrred 48

3.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cỗphần Viglacera Hà Nội .s- << 5< s2 ssSssEssEssEssEseEsevserserserserssre 52

3.2.1 Môi trường kiểm soát nội bộ tại công ty -. ¿2-2 s+xecxcsee 52

3.2.2 Thông tin và truyền thông tại công ty . + 25+ +s£+sz+xczxczxezxez 56 3.2.3 Các hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro -. -¿ ¿+52 67

KET LUẬN CHƯNG 3 - 5< e< se ©ss©ss£SsEssEssevseEssrsserserssrssersee 95

CHUONG 4: MOT SO GIẢI PHAP GÓP Ý HOÀN THIEN CÔNG TÁC 96KIEM SOÁT NOI BO CHI PHÍ SAN XUẤT TẠI CÔNG TY CO PHAN

VIGLACERA HÀ NỘII 5-5-5 s5 sSsSsESsEEsESsEssEsesetserssssssssssee 96

4.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác KSNB chỉ phí sản xuất tại Công

ty Cô phần Viglacera Hà Nội s- 5-5 sssssessessessesseseesseserssre 96

4.1.1 Ưu điỂm :- + + 5++SE+EE‡EEEEEEEEEE1211211211211211211211 21.11111121 21 1x 964.1.2 Hạn chế - + t+St9Ex9EEEEEEE1EE1211221211111111211211211211 21111111 re 100

4.2 Một số giải pháp góp ý hoàn thiện công tác KSNB chi phí sản xuất tạicông ty cổ phần Viglacera Hà Nộii c2 ss<secsseeseessessersers 104

4.1.1.Về môi trường kiỂm SOát -¿- ¿+ 2 £+E+EE+E£E£EE£EEEEeEEzErkerxrree 104

4.1.2 Đánh glá TỦI TO - - G c1 1991118911119 1119 111 vn HH 106

4.1.3.Hệ thống thông tin - 2 + E52 SE9EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEkrkerkrree 107

4.1.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi 10) 0 -ĂĂ cài, 108

KẾT LUẬN CHƯNG 44 .s <5 s52 sSs£s£ se SsESsEseEsEsseseEsessssersese 113KET LUAN 07 Ô 114DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO -e- 2 sss©ssessessesse 115

0:080052007Ẻ 117

DANH MỤC CÁC TỪ VIET TATChữ viết tắt Viết đầy đủ (Tiếng Việt)

BCTC Báo cáo tai chính

CB-CNV Cán bộ - công nhân viên

CCDC Công cụ dụng cụ

CPSX Chi phí sản xuất

ĐHĐCĐ Đại hội đồng cô đông

DNVVN Doanh nghiệp vừa và nhỏ

HDLD Hợp đồng lao động

HĐQT Hội đồng quản trị

HTKSNB Hệ thông kiểm soát nội bộ

KSNB Kiểm soát nội bộ

TNHH Trach nhiém hiru han

TSCD Tài sản cô định

Chữ viết tắt Viết đầy đủ (Tiếng Anh)

COSO The Committee of Sponsoring Organizations

ISA Hệ thống chuan mực kế toán quốc tế

VSA Chuân mực kế toán Việt Nam

DANH MỤC SƠ ĐỎ

Sơ đồ 2 1: Quy trình chi phí NVL «se ssesssvssesseevsersserseesssesse 27

Sơ đồ 2 2: Quy trình chi phí lương và các khoản trích theo lương 31

Sơ đồ 2 3: Quy trình chi phí khấu hao TSCD - 2 s2 s2 ssssesses 31

Sơ đồ 3 1 : Cơ cấu tô chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phan Viglacera

001009000008 00.00000009 000.00000009 0000001.09.10 00 0090980.01 000.910 00.010900.01900.91.0900910900900900.910.098090098090 43

Sơ đồ 3 2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty 5c ssssssessesessesse 49

Sơ đồ 3 3: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 58

Sơ đồ 3 4: Trình tự ghi số kế toán của hình thức kế toán chứng từ ghi số 59

Sơ đồ 3 5: Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại công ty 74

Sơ đồ 3 6: Quy trình kiểm soát nhập thẳng vật tư công trình tại công ty 78

Sơ đồ 3 7: Quy trình kiểm soát chi phí nhân công -s-sss- 83

DANH MỤC BANGBang 2 1: Nguyên tắc chỉ tiết trong 5 thành phan HTKSNB 12Hình 3 1: Biểu đồ thống kê về trình độ chuyên môn năm 2017 64

Bảng 3 1: Trình độ chuyên môn CBCNV trong Công ty - -s« 64

Bảng 3 2: Cơ cấu lao động tại công ty năm 202()-2(22 -e s-ss- 65Bảng 3 3: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gầnCTẦY 0Q G0 Lọ cọ Họ Họ TH 0 0 000.000.000 00.00009100 9000400990 66Bảng 3 4: Phiếu yêu CAU mua vật tưr 5 ° 5c se se sessesessesseseesesses 71

Bảng 3 5: Phiếu nhập kho -.s-s- << << ssssssessessessessesseseeserssese 72

Bảng 3 6: Phiếu xuất kho -s-s<ssessssexssEssesserserssesserssrseessersee 73Bảng 3 7: Dự toán chỉ phí NVL trực tiẾp .e s sssss5ssesssssessessessese 75Bảng 3 8: Bảng kiểm kê vật ttr 5< << se ©ssessevsevssesserserserssersee 76Bảng 3 9: Số tài khoản 621 s-° 5£ s52 s£ sEs£EsEsES9EsEsEssEsersesseesersessee 77

Bảng 3 10: Chứng từ ghi nhận chỉ p hÍ o- << 5 55s «5s 99 9 959599 80

Bảng 3 11: Dự toán chi phí nhân công trực tiẾP -s°-s-sessse 84Bảng 3 12: Bảng chấm công -s- 2s sssssssssssessessessessessersseessese 85Bang 3 13: Bang tinh — thanh toán tiền lương . -s<ssssessse 86Bang 3 14: Bảng tổng hợp các khoản trích nộp s.ssccsssssscesssssssesesssssesseseseees 87

Bang 3 15: Chứng từ tài khoản Ó22 o5 <5 5s 9 9.0909.900 009006809 68.8 88

Bảng 3 16: Số cái tông hop 622 e s-s<sscsseesvseesserserssessrrssrssrssersee 89Bảng 3 17: Hóa don GTGT tiền điện c.cssscsscsssescessessessessessessessessessessesseeseees 91Bảng 3 18: Số tài khoản 627 cccsscsscssssssssssssssscsecsecsessessessecsessessessecscsesseeseeseess 92Bảng 3 19: Dự toán chi phí sản xuất chung -s sssssssssssessessese 93Bảng 3 20: Số tài khoản chỉ tiết 627 s s-<c<sscssessessessesseserssrsscse 94

Bảng 4 1: Dự toán chi phí sản xuất quý IV - 2022 -s-s-ss«e 109

CHUONG 1: GIỚI THIỆU DE TÀI NGHIÊN CUU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tếViệt Nam, chiếm tới 97% tổng số doanh nghiệp Tuy nhiên, số lượng DNNVVngừng hoạt động ngày càng tăng do gặp nhiều khó khăn Một số nguyên nhân chính

là thiếu đầu ra 6n định, giá nguyên vật liệu đầu vào và chỉ phí sản xuất tăng cao.Bên cạnh đó, DNNVV còn thiếu về trình độ quản lý, chất lượng nguồn nhân lực;chưa thực hiện tốt chính sách đãi ngộ người lao động Hạn chế lớn nhất là chủ

doanh nghiệp thiếu kiến thức về kinh tế, quản trị và pháp luật kinh doanh Điều

này ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch, định hướng phát triển và quản lý rủi ro

Do vậy, DNNVV cần tập trung vào giải quyết van dé thị trường, chính sách nhân

sự, sử dụng vốn hiệu quả Kiểm soát tốt chi phí sản xuất sẽ giúp nâng cao chấtlượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Mặc dù việc quản lý và kiểm soát hoạt động, tuân thủ quy định pháp luật và báocáo tài chính là rất cần thiết đối với doanh nghiệp, nhưng không phải doanh nghiệpnào cũng có thể thực hiện tốt các công việc nay Thêm vào đó, dựa vào lý luận vềkiểm soát nội bộ ở Việt Nam 1990 và khung kiểm soát nội bộ COSO 2013, sau đó

là hàng loạt các nghiên cứu về KSNB trên các lĩnh vực khác nhau với đối tượng

chủ yếu là các DN lớn Như vậy lý luận về KSNB tại Việt Nam van cần được bố

sung và hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản trị DN và với điều kiện của Việt

Nam.

Công ty cổ phần Viglacera Hà Nội chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sảnxuất và kinh doanh vật liệu xây dựng Mặc du đã hoạt động trong thời gian dai va

có doanh thu tăng trưởng hàng năm, hoạt động sản xuất của công ty vẫn chưa đạt

hiệu quả cao Trong mùa cao điểm, công ty gặp khó khăn trong việc đáp ứng cácđơn hàng kịp thời và tình trạng thất thoát hàng hóa vẫn diễn ra Mặc dù công ty có

tiêm lực săn có, nhưng cân cải thiện khả năng sản xuât đê đáp ứng tôt hơn nhu câu

trong mùa cao điểm.

Do đó, tác giả hy vọng có thê bổ sung và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ chỉ phí sản xuất cho Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội Thông qua đó, tác giả

có thé đề xuất các giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro trong chu trình sản xuất và cungcấp các tham mưu cho ban lãnh đạo công ty Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đềnày, tác giả đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần

Viglacera Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

e©_ Mục tiêu tong quát: Mục tiêu tổng quát của khóa luận này là phân tích thực

trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Viglacera Hà Nội từ đó

dé xuất một số giải pháp và khuyến nghị hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phi sản

xuất tại công ty.

Với mục tiêu tong quát như trên thì các mục tiêu cụ thé bao gồm:

e Về mặt lý luận: Hệ thống hóa những van đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chiphi sản xuất trong doanh nghiệp dưới góc độ kiểm soát nội bộ

e Về mặt thực tiễn: Tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộchi phí sản xuất tại công ty cổ phần Viglacera Hà Nội

e Tw những kiến thức đã tìm hiểu, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểmsoát chỉ phí sản xuất tại công ty cổ phần Viglacera Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp và

thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cô phần Viglacera

Hà Nội

b Phạm vi nghiên cứu

e Về thời gian: số liệu liên quan đến tình hình tài chính của công ty cổ phần

Viglacera Hà Nội trong 3 năm 2020 — 2022.

e Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi công ty cổ phần

Viglacera Hà Nội (phòng kế toán, phòng kinh doanh, )

4 Phương pháp nghiên cứu

Dé thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng các phương pháp sau đây:

e Phương pháp thu thập dữ liệu:

- Thu thập dit liệu thứ cấp: thu thập số liệu về tong quan công ty, chức năng

và nhiệm vụ, cơ cau tô chức, bộ máy kế toán quản trị Thu thập cơ sở lý luận vềchi phí, thông tin kiểm soát chi phí dựa vào các kênh thông tin như tài liệu của

công ty, giáo trình, mang internet, tham khảo các khóa luận trước

- Thu thập dit liệu sơ cấp: quan sát qua quá trình thực tập tai công ty, ghi chép

lại những công việc mà kế toán viên của công ty thực hiện

e Phương pháp xử lý và phân tích dtr liệu:

- Tổng hợp và phân tích lý thuyết: từ những lý thuyết về kiểm soát nội bộ chiphí sản xuất, ta tiến hành lựa chọn những lý thuyết phù hợp với van đề lý thuyết

đó Từ những van dé phân tích được, tiến hành tổng hợp các lý thuyết đề hình thành

nên lý luận của đề tài

- Thu thập số liệu: thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thống chứng

từ, số sách liên quan Bên cạnh đó, thông qua các kênh thông tin như trang web

của công ty dé tìm hiểu những thông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức,

các BCTC của công ty.

e Xử lý số liệu: Sử dụng phần mềm kế toán tại công ty đề thực hiện tính toán,

xử lý và phân tích các số liệu trên BCTC

5 Tính mới của đề tài

Qua quá trình tìm hiểu một số đề tài cùng lĩnh vực, nhìn chung những đề tàinước ngoài về riêng kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất rất ít, các nghiên cứu thường

tách riêng lẻ, chỉ phân tích một trong năm yêu tô câu thành của kiêm soát nội bộ

thay vì cả năm yếu tổ như : Nghiên cứu của Jone va Wright (1992), Kleiner

(1990) đã chứng minh được vai trò quan trọng của chính sách nhân sự trong việc

nâng cao năng suất lao động, góp phần tăng cường hiệu quả tài chính trong doanhnghiệp Theo Dinapoli (2007) cho rằng giám sát hoạt động có hiệu lực thì các thànhviên trong doanh nghiệp đều hiểu rõ quyền hạn và trách nhiệm, mục tiêu và mức

độ rủi ro

Một số nghiên cứu trong nước như của tác giả Nguyễn Đỗ Mai Phương (2013)chỉ nêu được thủ tục kiểm soát dựa trên các nguyên tắc lý thuyết chứ chưa đi sâuvào thực tế công tác kiểm soát tại đơn vị, tác giả Nguyễn Thị Hoàn Mỹ (2015)nghiên cứu tìm ra được những hạn chế và nêu ra quan điểm giải pháp hoàn thiệnkiểm soát nhưng quan điểm đưa ra các giải pháp còn chung chung, chưa rõ ràng,

cụ thê

Và đa phần các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí được thực hiện ở cáctrường đại học khác, rất ít nghiên cứu tương tự được thực hiện ở đại học Kinh tế -Đại học Quốc gia Hà Nội cũng như chưa có đề tài này nghiên cứu về kiểm soát nội

bộ chu trình sản xuất tại công ty Cô phần Viglacera Ha Nội Do đó, tôi thực hiện

đề tài này nhăm tìm hiểu về việc kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất một cách chitiết nhất dé có thé đưa ra những giải pháp và kiến nghị hiệu quả

6 Kết cầu của đề tài

Đề tài thiết kế gồm 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu dé tài nghiên cứu

Chương 2: Co sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh nghiệpChương 3: Thực trạng hệ thong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tai công ty

cô phần Viglacera Hà Nội

Chương 4: Một số giải pháp góp ý hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chiphí sản xuất tại công ty cô phần Viglacera Hà Nội

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KIEM SOÁT NỘI BO CHI PHI SAN

XUÁT TẠI DOANH NGHIỆP2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

2.1.1 Khái niệm

Trong lý luận, thuật ngữ KSNB được đề cập đến lần đầu tiên vào năm 1905trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán” của Robert Montgomery Năm

1929 Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) đề cập ý nghĩa

kiểm soát nội bộ đơn giản là phương pháp dé bảo vệ tiền và các tài sản khác vớikhái niệm là sự kiểm tra nội bộ - “Internal check” Hệ thống kiểm tra nội bộ đượcđịnh nghĩa là hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục liên quan do một bộ phậnlàm việc độc lập kiểm tra công việc của người khác dé phát hiện và ngăn ngừa saiphạm Đây là định nghĩa đầu tiên chỉ ra vai trò quan trọng của KSNB trong việc

phát hiện và ngăn chặn sai phạm.

Sau đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB đứng trên các góc độ tiếp cận khácnhau của các nhà khoa học trên thế giới như Simmons, M.R (1997) và Lakis, V &Girinjnas, L (2012) cho rằng KSNB là một quy trình cần thiết được thiết lập rộngrãi nhằm hướng tới những mục tiêu: hiệu lực va hiệu quả kinh tế, độ tin cậy của kếtoán và tài chính, tuân thủ quy định và luật lệ Đồng thời, King, A.M (2011) cũngcho rằng KSNB là một quá trình thông qua đó giúp doanh nghiệp đạt được mụctiêu, kết quả, kế hoạch hoạt động của nhà quản ly;t6 chức, giám sát toàn bộ hoạt

động doanh nghiệp hoặc từng hoạt động nhỏ của doanh nghiệp Pfister, A.J (2009)

cho rằng KSNB là một hệ thống dé nhận biết, phòng tránh, hiệu chỉnh các lỗi

có thể xảy ra trong quá trình xử lý thông tin Bên cạnh đó, Barnabas, C (2011)cho thấy KSNB là một tập hợp các thành phần của doanh nghiệp, bao gồm:

nguồn lực, hệ thống, quy trình, văn hóa, cau trúc và nhiệm vụ giúp nhân viên đạt

được mục tiêu doanh nghiệp.

Các tổ chức quốc tế uy tín cũng đưa ra những khái niệm khác nhau về KSNB

như COSO (1929): KSNB là quá trình do nhà quản lý, HDQT và các thành viên

trong tổ chức chi phối, nó được thiết lập dé cung cấp sự đảm bảo hợp lý việc đạt

được các mục tiêu của tô chức Theo Ủy ban Basel 1998 đưa ra khái niệm KSNB

là một quá trình được thực hiện bởi Hội đồng quản tri, Ban diéu hanh va toan thénhân viên Kiểm soát nội bộ không đơn thuần chỉ là một quy trình hay chính sáchđược áp dụng một lần tại một thời điểm nhất định, mà kiểm soát nội bộ cần đượcthực hiện liên tục, lâu đài và nhất quán ở tất cả các cấp độ quản lý cũng như trong

suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hội đồng quản trị và Ban

điều hành có trách nhiệm thiết lập môi trường văn hóa phù hợp dé tạo thuận lợi

cho quá trình KSNB được hiệu quả và theo dõi sự hiệu quả đó diễn ra liên tục; tuy

nhiên, mỗi cá nhân trong một tổ chức phải tham gia vào quá trình này

Ở Việt Nam, theo IAS 400 (2001): Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ nhữngchính sách và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảmbảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong kha năng có thé.Theo VSA 315 (2013) KSNB được thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm giải quyết

các rủi ro kinh doanh đã được xác định, gây ra nguy cơ đơn vị không đạt được một

trong các mục tiêu liên quan đến: Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày BCTC;

Hiệu quả và hiệu suất hoạt động; Việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện

hành.

Mặc dù, quan niệm về KSNB được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, nhấn

mạnh các khía cạnh và mục tiêu khác nhau nhưng đêu có một sô điêm chung như:

e Thứ nhất, kiểm soát nội bộ là một quá trình, bao gồm các hoạt động kiểm

soát được thiết lập ở tất cả các bộ phận và kết hợp với nhau thành một hệ

thống thống nhất

e Thứ hai, kiêm soát nội bộ được vận hành bởi con người Con người vừa là

chủ thê vừa là đối tượng của kiểm soát Con người xây dựng nên các chính

sách, quy trình và cũng chính con người thực thi các hoạt động kiểm soát

đó Do đó, vai trò của con người là vô cùng quan trọng, quyết định sự thành

công của kiêm soát nội bộ

e KSNB dam bảo hợp lý việc thực hiện mục tiêu của t6 chức: Điều này khang

định KSNB chỉ có thé cung cấp sự đảm bao hợp lý chứ không phải đảm bảo

tuyệt đối

Do đó, theo tác giả KSNB là quá trình thực hiện các thủ tục, cơ chế kiểm soát

nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp gồm: hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, quản

lý và phòng ngừa rủi ro, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và

quy định.

2.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ

- Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

e Đầu tiên, mục tiêu quan trọng là bảo vệ tài sản của đơn vỊ Kiểm toán viênnội bộ có nhiệm vụ giám sát quá trình bảo vệ tài sản dé giảm bớt tôn thất do các

hành vi trộm cắp, hỏa hoạn, sử dụng sai mục đích hoặc bat hợp pháp Dé đảm bảo

việc này, kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá rủi ro thất thoát của từng loại tài sản

và xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp Ví dụ, tiền mặt là một tài sản dé bịxâm phạm và mat cắp, do đó cần được bảo vệ cần trọng và kỹ lưỡng Trong khi

đó, đối với các tài sản công kénh và tương đối có định, rủi ro it hơn và có thé áp

dụng các biện pháp bảo vệ khác.

e Thứ hai, sự trung thực và tính dang tin cậy của thông tin Nhà quản lý căn cứ

vào thông tin kinh tế, tài chính mà bộ phận kế toán tông kết và cung cấp dé đưa ra

những quyết định quan trọng Nếu thông tin không kịp thời, phản ánh không đúngdan thực trạng của công ty, thì sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm Do đó, việctồn tại một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là tiền đề dé giúp nhà quan lý đưa

ra những quyết định phù hợp đối với đơn vị trong từng giai đoạn cụ thể Đề thực

hiện mục tiêu này, kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra hệ thống thông tin dé xác

định xem thông tin trên số sách kế toán, báo cáo tài chính có chính xác, đáng tin

cậy, kip thời, hoàn chỉnh và hữu ích không.

e Thứ ba, sự tuân thủ luật và quy định hiện hành Hệ thống kiểm soát nội bộ làcông cụ hỗ trợ Ban giám đốc giám sát quá trình tuân thủ các chính sách, kế hoạch,

thủ tục, pháp luật và các quy định có ảnh hưởng quan trọng tới hoạt động sản xuất

kinh doanh Đề dat được mục tiêu này, hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện các

biện pháp như duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến các

hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các

sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo việc ghi chép

kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính phù hợp

e Thứ tư, tính hữu hiệu và hiệu quả kinh doanh Hệ thống kiểm soát nội bộgiúp tăng cường sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.Bằng cách xác định các tình trạng không hiệu quả và kinh tế trong hoạt động của

đơn vị, kiểm toán viên nội bộ có thé đề xuất các biện pháp dé tối ưu hóa việc sử

dụng tài sản và quản lý nguồn lực một cách hợp lý Điều này có thể bao gồm cảithiện quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí, cải thiện hiệu suất va năng suất laođộng, tôi ưu hóa sử dụng công cụ và thiết bi, và tang cường quan lý rủi ro

- Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ:

e Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, quy định của đơn

vị vả các quy định pháp luật liên quan.

e Đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, cach

thức sử dụng tài sản của đơn vỊ.

e Phát hiện và ngăn chặn kip thời những sai phạm, tham nhũng, lãng phí va

các rủi ro tiêm ân.

e Kiểm tra tính chính xác, trung thực, kịp thời của các thông tin tài chính va

e Bảo vệ tài sản của don vị, ngăn ngừa thất thoát, lãng phí

e Hỗ trợ đơn vị tuân thủ các quy định của pháp luật, đạt được các mục tiêu đề

ra.

2.1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ

- Ở khía cạnh hoạt động:

e Đảm bảo tính trung thực, chính xác của các thông tin tai chính va báo cáo

tài chính Giúp nhà quản lý và các bên liên quan có thông tin đáng tin cậy dé raquyết định

e Đảm bao sự tuân thủ các quy định, chính sách nội bộ và quy định pháp luật

của Nhà nước, giảm thiểu rủi ro pháp lý

e Nang cao hiệu quả, hiệu suất hoạt động kinh doanh thông qua việc sử dụng

hợp lý, tiết kiệm các nguồn lực.

e Xác định và giảm thiểu rủi ro trong các hoạt động của tô chức

e Đảm bao tính chính xác, dang tin cậy và kip thời của thông tin tài chính va

kế toán

- Ở khía cạnh quản lý:

e Đánh giá hiệu quả và hiệu suất của các quy trình và hoạt động

e Tăng cường uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp, gia tăng niềm tin cho cácnhà đầu tư và các bên liên quan

e Dé xuât cải tiên và tôi ưu hóa quy trình làm việc đê tăng cường hiệu suât và

năng suất.

e Xác định và giảm thiểu lãng phí và tôn thất trong các quy trình và hoạt động

e Đảm bảo sự phù hợp va tuân thủ các quy định pháp luật và quy định ngoại

vi liên quan đến quản lý tổ chức.

- Ở khía cạnh công tác tô chức:

e Giảm thiểu rủi ro gian lận, tham nhũng, lãng phí tài sản Bảo vệ tài sản và

lợi ích của doanh nghiệp.

e Đảm bảo rằng các chính sách, quy trình và quy định nội bộ được triển khai

và tuân thủ đúng cách.

e Đào tao và nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ cho nhân viên và thành

viên trong tô chức.

2.1.4 Hạn chế có hữu

Chi phí dé vận hành hệ thống kiểm soát có thé lớn hon lợi ich thu được, và do

đó, các nhà quản lý sẽ xem xét kỹ lưỡng mức độ đầu tư để đảm bảo tính phù hợp

Hệ thống kiểm soát tập trung chủ yếu vào việc kiểm soát các nghiệp vụ thườngxuyên, ít tác động đến các nghiệp vụ bất thường Điều này có nghĩa là hệ thống sẽtập trung vảo việc giám sát các hoạt động nội bộ và quy trình thông thường hơn làkiểm soát các tác động từ bên ngoài

Một van đề khó khăn là hệ thống kiểm soát có thé trở nên lỗi thời do sự đối phócủa những người cé tinh vi phạm Điều này có nghĩa là mặc dù có hệ thống kiểmsoát, những người vi phạm có thể tìm cách tránh bị phát hiện và tiếp tục hành vi

sai trái.

Hơn nữa, hệ thống kiểm soát cũng có thé bị vô hiệu hóa bởi ban lãnh đạo déthực hiện các hành vi sai trái Điều này đặt ra một thách thức về tính minh bạch vàtrách nhiệm của ban lãnh đạo trong việc duy trì và thúc đây hệ thống kiểm soát

Hệ thông kiêm soát cũng bị giới han bởi yêu tô con người, bao gôm thiêu hiéu

biết, cô ý vi phạm và các yếu tố khác Nếu nhân viên không được dao tạo day đủhoặc không có ý thức đúng về việc tuân thủ quy trình kiểm soát, hệ thống có thé

trở nên không hiệu quả.

Một hạn chế khác là hệ thống kiểm soát khó khăn trong việc ngăn chặn sự thôngđồng giữa các bên để vi phạm Nếu các bên liên kết để thực hiện các hành vi viphạm, hệ thống kiểm soát có thê không phát hiện được hoặc không thể ngăn chặn

được các hoạt động này.

Cuối cùng, hệ thống kiểm soát gặp khó khăn trong việc kiểm soát các giao dịch

không phát sinh chứng từ Các giao dịch như giao dịch tiền mặt hoặc giao dịch nội

bộ có thé không tạo ra đủ chứng từ dé kiểm soát và theo dõi, tạo điều kiện cho tiềm

năng dé xảy ra các hành vi gian lận hoặc lam dụng

Tóm lại, mặc dù hệ thống kiểm soát có vai trò quan trọng trong việc đảm bảotính trung thực và tuân thủ quy trình, nó cũng đối diện với các thách thức và hạnchế Đề tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống, công ty cần đảm bảo đầu tư đúng mức

và đánh giá và cải thiện liên tục các khía cạnh của hệ thống kiểm soát

2.1.5 Các yếu tố cầu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của COSO kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: Môi trườngkiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thong; Hoạtđộng kiểm soát; Và giám sát kiểm soát được téng hợp thành 17 nguyên tắc kiểm

soát nội bộ.

Nguyén tac

1 Thực hiện cam kết về tinh chính trực và tuân thủ các giá tri đạo đức

2 Thực hiện trách nhiệm tổng thể

3 Thiết lập cấu trúc, quyền lực và trách nhiệm

4 Thực thi cam kết về năng lực

5, Đảm bảo trách nhiệm giải trình

6 Các mục tiêu phù hợp và cụ thể

7 Xác định và phân tích rủi ro

8 Đánh giả rủi ro gian lận

9 Xác định và phân tích những thay đổi quan trọng

10 Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát

11 Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung với công nghệ

12 Ứng dụng chính sách và thủ tục

13 Sử dụng thông tin phù hợp

14 Truyền thông nội bộ

15 Truyền thông bên ngoài đơn vị

16 Thực hiện đánh giá thường xuyên và/hoặc định kỳ

17 Đánh giá và truyền thông kịp thời

Nguấn: “Internal Contra! — Integrated Framework’ 2013, (0S0

2.1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiêm soát bao gôm các yêu tô sau:

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu về tính trung thực và giá trị đạo đức: Hiệu

quả của các biện pháp kiểm soát không thê vượt qua tính trung thực và giá trị đạo

đức của những người tạo ra, quản lý và giám sát các biện pháp đó Tính trung thực

và hành vi đạo đức là kết quả của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của tô chức

cũng như việc truyền đạt và thực thi chuẩn mực này trong thực tế Thực thi tính

trung thực và giá trị đạo đức bao gồm các hoạt động như: các biện pháp của Ban

Giám đốc dé loại bỏ hoặc giảm thiêu những động cơ thúc đây nhân viên tham giavào những hành động không trung thực, bất hợp pháp hoặc không đạo đức Truyềnđạt chính sách của tô chức về tính trung thực và giá trị đạo đức có thé bao gồmviệc truyền đạt các tiêu chuan hành vi cho nhân viên thông qua các chính sách của

tô chức, các quy tac đạo đức và các tâm gương điên hình.

- Cam kết về năng lực: Năng lực bao gồm kiến thức và kỹ năng cần thiết để

hoàn thành các nhiệm vu trong phạm vi công việc của từng cá nhân.

- Sự tham gia của Ban quản tri: Ban quản tri chịu trách nhiệm quan trọng và

có trách nhiệm này được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, luật pháp và

các quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn ban hành bởi Ban quản trị Ngoài ra,

Ban quản tri cũng có trách nhiệm giám sat việc thiết kế và hiệu quả hoạt động củacác quy trình báo cáo vi phạm và quy trình đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm

soát nội bộ của tô chức.

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cáchđiều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, bao gồm quan điểm, thái độ và

hành động trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính Điều này có thể được thể

hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc và chính sách kế toán có tính thận trọng và

sự cân nhắc, đặc biệt khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc và chính sách

kế toán, cũng như qua sự kín kẽ và cân trọng trong quá trình xác định các ước tính

kế toán Các điểm quan trọng khác bao gồm:

= Nếu quyết định quan lý tập trung và được điều khiến bởi một người, Ban Giám

đốc cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó

= Nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý, Ban

Giám đốc cần xem xét việc sử dụng quyền lực của các người được phân

quyền dé đề phòng trường hợp không sử dụng đúng quyền hạn hoặc lạmdụng quyên hạn nay

= Phương pháp ủy quyên: Day là cách người quản lý chính thức ủy quyền cho

cấp dưới Việc có các văn bản ủy quyền rõ ràng sẽ giúp việc thực hiện công

việc trở nên dê dàng hơn và tránh được sự lạm dụng.

- Cơ cấu tô chức: Cơ cấu tổ chức cần được thiết lập một cách phù hợp sau khi xem

xét các van đề về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo Sự phủ hợp của cơcầu tô chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của tổ chức.Cơ cấu tổchức thực chất là sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, góp phầnđạt được mục tiêu Cơ cau tô chức tốt sẽ tao cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành,kiểm soát và giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ làm cho các thủ

tục kiểm soát không hiệu quả.

Như vậy, xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp là yếu tố then chốt, tạo nền tang cho

hệ thông kiêm soát nội bộ hiệu quả.

= Cơ cấu tô chức thường được thé hiện qua sơ đồ tô chức Trong sơ đồ tổ chức

cần xác định rõ các vị trí then chốt cùng quyền hạn, trách nhiệm và các cách

thức báo cáo của vi tri đó.

= Cơ cau tô chức cần phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của tô chức

Một cơ cấu tô chức hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch,

điêu hành, giám sát và kiêm soát hoạt động.

= Một cơ câu tô chức phù hợp sẽ phân định rõ ràng trách nhiệm và quyên hạn

của các bộ phận, cá nhân, từ đó ho trợ hiệu quả cho công tác kiêm soát nội

bộ.

- Việc phân công quyên hạn và trách nhiệm cần dựa trên kinh nghiệm, nănglực của nhân sự chủ chốt cũng như cung cấp day đủ các nguồn lực cần thiết déhoàn thành nhiệm vụ Phân công cần đi kèm với chính sách và sự trao đôi thông

tin nhằm đảm bảo nhân viên hiểu rõ mục tiêu tổ chức, vai trò của cá nhân và trách

nhiệm của mình.

- Các chính sách và thông lệ vê nhân sự, đặc biệt là tiêu chuân tuyên dung, thê

hiện sự cam kêt của tô chức đôi với việc xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực

và đáng tin cậy, góp phần tạo nên môi trường kiểm soát tốt

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp và tổ chức luôn liên quan chặt chẽ đếnđội ngũ nhân viên, và họ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và thực hiệncác thủ tục kiểm soát trong hoạt động của tô chức Do đó, chính sách nhân sự baogồm tat cả các phương pháp quản lý và các chế độ mà tổ chức áp dụng đối với việctuyển dụng, đảo tạo, đánh giá, thăng tiễn, khen thưởng và kỷ luật nhân viên trong

tổ chức

2.1.5.2 Đánh giá rủi ro

Đề đặt ra mục tiêu và thực hiện quy trình đánh giá rủi ro trong việc lập và

trình bày Báo Cáo Tài Chính (BCTC), đơn vi cần thực hiện nhiều bước quan trọng.Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các rủi ro kinh doanh

liên quan đến quá trình này Quy trình này không chỉ tập trung vào việc lập và trình

bày BCTC mà còn bao gồm ước tính mức độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi

ro và đưa ra quyết định về các hành động cần thực hiện đề xử lý và quản trị rủi ro,

với mục tiêu cuôi cùng là đạt được kêt quả mong muôn.

Vi dụ, quy trình đánh giá rủi ro có thé bao gồm việc đánh giá cách đơn vị xem

xét khả năng ghi nhận thiếu sót trong các giao dịch Đồng thời, quy trình này có

thé tập trung vào cách xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng đượcghi nhận trên BCTC Việc đánh giá này có thê giúp xác định những điểm yếu trong

hệ thông lập BCTC va làm 16 rủi ro có thé phát sinh từ các van dé này

Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của Báo Cáo Tài Chính (BCTC) có thể xuấtphát từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm sự kiện nội và ngoại vi của đơn vị Những

giao dịch hoặc tình huống có thể phát sinh và tác động tiêu cực đến khả năng tạo

lập, ghi chép, xử lý, và báo cáo dữ liệu tài chính sao cho nó phản ảnh chính xác

theo cơ sở đữ liệu của Ban Giám đốc trong BCTC Ban Giám đốc có thể thiết lập

các chương trình, kế hoạch, hoặc hành động cụ thé dé giải quyết những rủi ro này,hoặc quyết định chấp nhận chúng dựa trên xem xét về hiệu quả kinh tế hoặc các

yêu tô khác.

Các rủi ro có thê xuât hiện hoặc thay đôi trong các tình huông như sau:

- Thay đổi trong môi trường hoạt động: Những biến động trong môi trườngpháp lý hoặc môi trường hoạt động có thê tạo ra áp lực cạnh tranh và các rủi ro

khác nhau.

- Nhân sự mới: Sự xuât hiện của nhân sự mới có thê mang theo hiệu biét mới

và những ưu tiên khác nhau về kiêm soát nội bộ.

- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Thay đổi nhanh chóng và quantrọng trong hệ thống thông tin có thé thay đổi các rủi ro liên quan đến kiểm soát

nội bộ.

- Tăng trưởng nhanh: Mở rộng hoạt động một cách nhanh chóng có thé đặt áp

lực lên các biện pháp kiêm soát và làm tăng rủi ro kiêm soát thât bại.

- Công nghệ mới: Sử dụng công nghệ mới trong sản xuất kinh doanh hoặc hệthống thông tin có thé thay đổi rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ

- Hoạt động, sản phâm, mô hình kinh doanh mới: Tham gia vào các khu vực

mới, lĩnh vực kinh doanh mới, hoặc các giao dịch không quen thuộc có thê mang

đên rủi ro mới liên quan đên kiêm soát nội bộ.

- Tái cơ câu đơn vi: Quá trình tái cơ câu có thê dan đên giảm biên chê, thay đôi

cơ chê quản lý, và làm thay đôi rủi ro liên quan đên kiêm soát nội bộ.

- Mở rộng hoạt động ở nước ngoài: Mở rộng hoặc mua lại hoạt động ở quôc tê

có thê tạo ra rủi ro mới và thay đôi, đặc biệt là liên quan đên các giao dịch ngoại

2.1.5.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiêm soát liên quan tới một cuộc kiêm toán có thê được phân

loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:

- Các hoạt động kiểm soát liên quan đến một cuộc kiểm toán có thé được phânloại thành các chính sách và các thủ tục liên quan đến đánh giá tình hình hoạt động,bao gồm việc so sánh với kế hoạch, dự báo, và kỳ trước; đánh giá và phân tích mốiliên hệ giữa các dữ liệu khác nhau như đữ liệu về hoạt động và đữ liệu về tài chính,đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ vớinguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động

dé đảm bảo độ tin cậy và xác thực thông tin kiểm toán

- Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử

dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dung và kiểm soát chung về công

nghệ thông tin: (i) Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lytừng ứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệuđược ghi chép, duy trì và soát xét số du các tài khoản và bảng cân đối số phat sinh,các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số

thứ tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tông hợp ngoại lệ (ii) Kiểm

soát tổng thể về công nghệ thông tin bao gồm các chính sách và quy trình liên quanđến nhiều ứng dụng và hỗ trợ, nhằm nâng cao khả năng hoạt động hiệu quả của

các kiểm soát chương trình ứng dụng Mục tiêu của kiểm soát này là đảm bảo khả

năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin Ví dụ kiểm soát các thay đổi

về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữ liệu, kiểm soát việc ứngdụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phần mềm dé hạn chế quyên truycập hoặc giám sát việc sử dụng các tinh năng hệ thống có thé làm thay đổi di liệutài chính hay thay đổi các ghi chép mà không dé lại dấu vết

- Kiểm soát về mặt vật chất: Là các kiểm soát bao gồm:

= Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử

dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tàiliệu; Thâm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dit liệu

"_ Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong

số kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàngtồn kho thực tế với số kế toán)

Mức độ và phạm vi của các kiểm soát về mặt vật chất đều nhằm mục đíchngăn chặn các hành vi trộm cắp tài sản có thé ảnh hưởng đến mức độ tin cậycủa quá trình lập Báo Cáo Tài Chính (BCTC) Sự hiệu quả của kiểm soát

này đồng thời phụ thuộc vào khả năng tài sản có độ dé bị mat cắp hay không,ảnh hưởng đến chất lượng của quá trình kiểm toán

- Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phê

duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản Việc phân nhiệm nhằm

giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thé vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm

hoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ.

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả

là phân công, phân nhiệm; Bat kiêm nhiệm và Phê chuẩn, ủy quyền

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm đòi hỏi rằng trong một tô chức với nhiều

thành viên, các nhiệm vụ phải được phân công công băng, tránh tình trạng một sé

người chịu gánh nặng công việc qua lớn trong khi người khác lai không có nguyên

tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng, đặt ra trách nhiệm và công việc cụ thé cho từng

bộ phận và cá nhân trong tổ chức Việc này giúp tạo ra sự chuyên môn hóa trongcông việc, giảm thiêu khả năng xảy ra sai sót và dé dang phát hiện khi có.

Mục đích của nguyên tắc này là tránh tình trạng một cá nhân hay bộ phận

kiêm soát mọi khía cạnh của một nghiệp vụ cụ thê Thay vào đó, công việc của

một người được tự động kiêm soát bởi công việc của người khác, giảm nguy cơ

gian lận và sai sót, đông thời tăng cường chuyên môn hóa của nhân viên.

Vi dụ, trong doanh nghiệp, nếu một nhân viên chịu trách nhiệm từ việc nhậnđơn hàng, quyết định bán hàng, lập phiếu xuất kho, giao hàng, cho đến lập hóađơn, ghi chép số sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền, việc phân công rõ rànggiảm nguy cơ sai sót hoặc gian lận Nếu nhân viên này tính giá bán hay giao hàngkhông đúng số lượng, có thê gây thiệt hại cho doanh nghiệp và tạo cơ hội cho hành

vi gian lận.

Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm

Nguyên tắc này đề ra quy định về sự cách ly trách nhiệm thích hợp trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn chặn các hành vi sai phạm, đặc biệt là nhữngtrường hợp có chủ ý và lạm dụng quyên hạn

Vi dụ: Trong một tô chức, khi không thé bố trí một cá nhân kiêm nhiệm cácnhiệm vụ như phê chuẩn và thực hiện, kiểm soát, ghi số, và bảo quản tải sản,nguyên tắc bất kiêm nhiệm trở nên quan trọng Đặc biệt, những trường hợp sauđây đòi hỏi sự tôn trọng đặc biệt cho nguyên tắc này:

- Bât kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kê toán: Sự tách biệt rõ ràng

giữa trách nhiệm bảo vệ tài sản và trách nhiệm kê toán là cân thiệt đê ngăn chặn

sai phạm và đảm bảo tính minh bạch.

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực

hiện các nghiệp vụ đó: Sự phân chia rõ ràng giữa người phê chuẩn và người thực

hiện nghiệp vụ giúp đảm bảo sự độc lập và tính minh bạch trong quá trình thực

hiện các hoạt động kinh tế.

- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi số: Sự cách ly giữa

vai trò điều hành và trách nhiệm ghi số đảm bảo rằng quá trình quản lý được thực

hiện một cách minh bach và không bi ảnh hưởng bởi việc ghi chép tai chính.

Nguyên tắc tty quyền và phê chuẩn

Đề đáp ứng các mục tiêu kiểm soát, tất cả các hoạt động kinh tế cần phải đượcphê chuẩn một cách chính xác Trong tổ chức, nếu mọi người đều tham gia vàomọi khía cạnh công việc, có thể dẫn đến sự hỗn loạn và phức tạp Quá trình phêchuẩn là biểu hiện cụ thể của quá trình quyết định và giải quyết công việc trong

một phạm vi nhất định Phê chuẩn thường được thực hiện thông qua hai loại chính:

- Phê chuẩn chung: Thực hiện bằng cách xây dung các chính sách tổng quan vềcác hoạt động cụ thể, mà mọi cán bộ ở cấp dưới cần tuân thủ Ví dụ: Xây dựng vaphê chuẩn bảng giá cô định cho sản phẩm, đặt hạn mức tín dụng cho khách hàng.

- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phêchuẩn cụ thé được áp dụng cho những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng,cũng như cho những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra Điều này giúp đảm

bảo sự chặt chẽ và chính xác trong quản lý các giao dịch quan trọng và không

thường xuyên.

2.1.5.4 Thông tin và truyền thông

- Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng), phần mềm,

nhân sự, thủ tục và dữ liệu Nhiều hệ thống thông tin hiện đại sử dụng công nghệthông tin (IT) một cách phổ biến Hệ thống thông tin liên quan đến việc thiết lập

và trình bày Báo Cáo Tài Chính (BCTC) bao gồm hệ thống BCTC, trong đó có cácphương pháp và ghi chép đề:

= Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực.

= Mô tả các giao dịch một cách kịp thời và chi tiết để có thé phân loại các giao

dịch phù hợp cho việc lập và trình bày BCTC.

= Do lường giá trị của các giao dich dé đảm bao giá trị được phản ánh một

cách hợp lý trong BCTC.

= Xác định thời kỳ diễn ra giao dich dé ghi nhận chúng đúng kỳ kế toán.

= Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên BCTC.

Chất lượng thông tin được tạo ra từ hệ thống sẽ có ảnh hưởng đến khả năngBan Giám đốc (BGD) đưa ra quyết định phù hợp trong quản lý và kiểm soát các

hoạt động của đơn vi cũng như trong việc lập BCTC một cach đáng tin cậy.

Việc trao đổi thong tin, đặc biệt là thông tin liên quan đến việc cung cấp hiểubiết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân liên quan đến Kiểm soát Nội bộ (KSNB)đối với việc lập và trình bày BCTC, có thé thực hiện thông qua tài liệu hướng dẫn

về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập BCTC Việc trao đồi thông tin có théthực hiện ở dạng điện tử, băng lời nói, và thông qua các hành động của BGD

2.1.5.5 Giám sát các kiểm soát

- Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB mộtcách thường xuyên Quá trình giám sát của Ban Giám đốc đối với các kiểm soátbao gồm việc đánh giá xem các kiểm soát này đang hoạt động như kế hoạch vàliệu chúng có được điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Cáchoạt động giám sát có thể liên quan đến các nhiệm vụ như việc kiểm toán viên nội

bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định củađơn vị về hợp đồng bán hàng, và bộ phận pháp lý theo dõi sự tuân thủ chuẩn mực

đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vi.

- Ngoài ra, giám sát cũng bao gồm việc đảm bảo răng các kiểm soát tiếp tụchoạt động hiệu quả theo thời gian Kiểm toán viên hoặc nhân sự thực hiện các chứcnăng tương tự cũng có thé tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vịthông qua đánh giá độc lập Thông thường, những người này cung cấp thông tinđều đặn về hoạt động của Kiểm soát Nội bộ (KSNB), tập trung vào việc đánh giáhiệu quả của KSNB và trao đôi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu, đồng thờiđưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB

Các hoạt động giám sát còn có thể bao gồm việc sử dụng thông tin thu đượcqua trao đổi với các đối tác bên ngoài đơn vị, những thông tin này có thé cho thaycác vấn đề hoặc khu vực cần cải thiện, đặc biệt là trong các lĩnh vực địa lý hoặc

kinh doanh.

2.2 Chi phí sản xuất và kiểm soát chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp

2.2.1 Khái niệm chỉ phí sản xuấtTheo Từ điển Bách khoa (2005): Chi phi sản xuất là tổng giá trị các khoản chi

phí về vat chat, tiên công và các dịch vụ khác dé sản xuât ra san phâm.

Theo kinh tế học: Chi phí sản xuất là những chi phí cần thiết dé thực hiện quátrình sản xuất, bao gồm chi phí nguyên nhiên vật liệu, nhân công, tài sản cố định

hàng hóa của doanh nghiệp.

- Theo các nhà quản trị: Chi phí sản xuất là chi phí phat sinh trong quá trìnhchuyền đổi các yếu tô đầu vào (nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, công nghệ )thành sản phẩm hoàn thiện

Nói cách khác, chi phí sản xuất là sự biểu hiện bằng số tiền của toàn bộ chi phí

mà một doanh nghiệp phải chi trả trong một đợt dé thực hiện quá trình sản xuất vàtiêu thụ sản phẩm Chỉ phí sản xuất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệpxuất hiện đều đặn và liên tục trong suốt quá trình hoạt động và ton tại của doanh

nghiệp Tuy nhiên, dé phục vu cho việc quản lý, chi phí sản xuất kinh doanh cần

được ghi nhận và tông hợp theo các khoảng thời gian như tháng, quý hoặc năm

2.2.2 Mục tiêu của kiêm soát nội bộ chỉ phí sản xuât

Mục tiêu của kiêm soát nội bộ chi phí sản xuât là đảm bảo răng quá trình sản

xuất diễn ra một cách hiệu quả vả có lợi nhuận Dưới đây là một số mục tiêu cụ thểcủa kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất:

Quản lý nguồn lực tài chính: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất giúp doanh

nghiệp quản lý và giám sát việc sử dụng tài nguyên tài chính như nguyên vật liệu,

lao động, máy móc và năng lượng Điều này giúp đảm bảo răng tài nguyên được

sử dụng một cách hiệu quả và đúng mục đích, giảm thiêu lãng phí và tăng cường

khả năng cạnh tranh.

Quan lý rủi ro: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất giúp định rõ và quản lý các

rủi ro liên quan đến chi phí sản xuất Bằng cách theo dõi và đánh giá các bién động

và biến cố tiềm ân có thé ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, doanh nghiệp có thé đưa

ra các biện pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro một cách hiệu quả.

Định rõ chi phí sản xuất: Kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất giúp xác định, ghinhận và phân tích chi phí liên quan đến quá trình sản xuất Điều này giúp doanh

nghiệp hiểu rõ các thành phan chi phí, tìm hiểu nguyên nhân gây ra biến động chi

phí và đưa ra quyết định quản lý thông minh về việc điều chỉnh và định giá sảnphẩm

Tăng cường khả năng cạnh tranh: Bang cách tối ưu hóa chi phí sản xuất, kiếmsoát nội bộ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh Quá trình sản xuấthiệu quả và chi phí cạnh tranh giúp doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm vadịch vụ với giá cả hợp lý và thu hút khách hàng.

Đảm bảo tuân thủ quy định: Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất dam bảo rằngdoanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và quy định liên quan đến việc ghinhận va báo cáo chi phí sản xuất Điều này giúp đảm bao tính chính xác va đángtin cậy của thông tin tài chính và tuân thủ các yêu cầu quản lý rủi ro và tuân thủ

2.2.3 Đặc điểm và rủi ro có thể xảy ra trong chu trình sản xuất ảnh hưởng

đến kiểm soát nội bộ

Quản lý chỉ phí là một trong những ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý Mức

lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được phụ thuộc vào hiệu quả của quản lý và kiểmsoát chi phí Chi phí sản xuất là một yếu tố khách quan và thay đổi liên tục trongquá trình sản xuất Chi phí sản xuất có tính đa dang và phức tạp trong từng loạihình doanh nghiệp Nó chiếm một phần đáng ké trong tổng chi phi của doanhnghiệp sản xuất Vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đặc biệt đến việckiểm soát hiệu quả các khoản chi phí san xuất dé đạt được các mục tiêu hiệu quả,đồng thời tuân thủ pháp luật và quy định liên quan về chi phí sản xuất Ngoài ra,các khoản chỉ phí liên quan đến sản xuất (giá vốn, giá thành, chi phí sản xuất kinhdoanh chưa hoàn thiện ) cần được trình bày một cách trung thực và hợp lý

Chi phí sản xuất (CPSX) bao gồm tat cả các chi phí liên quan đến việc chế taosản phâm hoặc cung cấp dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định Việc thuthập và tính toán CPSX được thực hiện trong quy trình sản xuất từ khi nguyên vậtliệu và nhiên liệu được chuyền từ kho vào phân xưởng sản xuất, sau đó kết hợp vớimáy móc, lao động, năng lượng, vật liệu phụ và các nguồn lực khác theo tỉ lệ nhấtđịnh để tạo ra sản phâm Tuy nhiên, việc kiểm soát và quản lý CPSX không chỉtồn tại trong quy trình sản xuất, mà còn trong các hoạt động bên ngoài sản xuấtnhư quá trình mua sam và quản ly tồn kho của các nguồn lực sản xuất

Đề xem xét tác động của CPSX đến quy trình thiết kế và vận hành kiểm soát

nội bộ chi phí sản xuất, tác giả đi sâu vào nghiên cứu các yếu tố cau thành CPSX,

bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lươngtrong bộ phận sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài

và các chỉ phí khác liên quan đến tiền bạc

Trước hết, chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu và vật liệu: Chi phí này chiêm

tỷ trọng lớn trong cơ cau giá thành và tông chi phí của các doanh nghiệp sản xuất.Điều này đồng nghĩa việc quan lý chặt chẽ và kiểm soát chi phí nguyên vật liệu,nhiên liệu và vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chỉ phí, giảm giáthành sản phẩm, tăng lợi nhuận và hiệu qua tài chính của doanh nghiệp

Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu và vật liệu là các chi phí biến đồi, phụ thuộcvào khối lượng nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất và đơn giá củachúng Tuy nhiên, việc quản lý và kiểm soát chi phi này đối mặt với những rủi ro

biến động, bao gồm rủi ro về lượng nguyên vật liệu và rủi ro về giá nguyên vật

liệu.

Rủi ro biến động về lượng nguyên vật liệu có thể xuất hiện do nhiều nguyênnhân, bao gồm sự thay đổi trong định mức nguyên vật liệu do thay đổi loại sảnphẩm hoặc công nghệ sản xuất, sự trạng thái của máy móc và thiết bị sản xuất, kỹ

năng của lao động, nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng dẫn đến tăng tiêu

hao, tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không hiệu quả dẫnđến lãng phí, định mức nguyên vật liệu không phù hợp với quy trình sản xuất vànhu cầu thực tế

Rủi ro biến động về giá nguyên vật liệu có thể bắt nguồn từ cả nguyên nhânkhách quan và nguyên nhân chủ quan Các nguyên nhân khách quan có thể là sựthay đồi trong quan hệ cung cầu trên thị trường, chính sách thuế thay đổi (như thuếnhập khâu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng), thay đồi tiêu chuẩn kỹ thuật

về chất lượng sản phâm dẫn đến nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu có chất lượngcao hơn Các nguyên nhân chủ quan có thể bao gồm việc tô chức quá trình muahàng chưa tốt, tạo ra nhiều chỉ phí trung gian làm tăng giá thành, nguyên vật liệu

mua vào có chất lượng không đạt yêu cầu hoặc không phủ hợp với loại hình sản

xuất, áp dụng phương pháp tính giá xuất kho không phù hợp với thực tế

Do đó, quy trình quản lý và kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu, nhiên liệu và vậtliệu bao gồm nhiều khâu chính như mua hàng, nhận hàng, lưu trữ, xuất kho va sản

xuất Các doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp quản lý chặt chẽ, giám sát kỹ

lưỡng và thực hiện các chiên lược nhăm giảm thiêu rủi ro và tôi ưu hóa hiệu quả.

1 Không quan tâm hoặc bỏ qua sự biến động giá của NVL trên thị trường do

các yếu tố như cung cầu, chính sách thuế, lạm phát dẫn đến việc mua NVL với

giá cao.

2 Mua NVL không cần thiết hoặc không phù hợp với mục dich sử dụng

3 Mua NVL vượt quá nhu cầu sử dụng

4 Mua NVL không đúng thời điểm cần thiết

5 Mua NVL với chất lượng không đảm bảo hoặc giá cao

6 Lựa chọn nhà cung cấp không đáng tin cậy: nhà cung cấp không đáp ứngyêu cầu về giá cả và chất lượng của doanh nghiệp

7 Lựa chọn nha vận chuyên không đúng dẫn đến tăng chi phí vận chuyền

Quy trình nhập và tôn trữ nguyên vật liệu có thê xảy ra một số sai phạm như:

1 Nhận NVL không đúng theo quy cách, chất lượng, số lượng hoặc biển thủNVL.

2 NVL có thé bi mat cap, hong, mat phẩm chất, và việc ghi nhận và khai báo

số lượng NVL nhập kho có thể không chính xác

Các vi phạm phổ biến trong guy trình xuất kho NVL bao gồm:

1 Tạo giấy tờ giả dé lấy cắp hoặc biên thủ NVL hoặc xuất kho NVL không

đúng chứng từ.

2 Xuất kho NVL không đúng quy cách yêu cầu

3 Xuất kho số lượng NVL vượt quá nhu cầu dẫn đến lãng phí

4 Vi phạm quy trình hạch toán và ghi số phiếu xuất kho NVL

Cuối cùng, vi phạm có thê xảy ra đối với NVL trong quá trình sản xuất baogồm:

1 Sử dụng máy móc và thiết bị không tuân thủ quy định dẫn đến lãng phí

NVL.

2 Vi pham quy trinh bao quan NVL trong qua trinh san xuat dan dén hu hong,

không sử dung được NVL.

3 Vi phạm trong quá trình ghi số và hạch toán NVL

Tiếp theo là chỉ phí lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận SX: Chi

phí lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận sản xuất đóng vai trò quan trọng

trong doanh nghiệp vì những lý do sau đây:

Chi phí lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận sản xuất đồng thời là

chi phi đầu vào và cơ sở dé xác định giá thành sản phẩm Điều này có nghĩa là nó

ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất va giá bán của sản phẩm

Chỉ phí lương và các khoản trích theo lương liên quan mật thiết đến các nghĩa

vụ pháp lý như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thatnghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích khác Việc vi phạm trong lĩnhvực này có thé gây ra hậu quả pháp lý nghiêm trọng

Trong nhiều doanh nghiệp sản xuất, chi phí lương và các khoản trích theo lương

chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm Điều này đồng nghĩa với việc

các vi phạm trong lĩnh vực này sẽ ảnh hưởng đên quyêt định về sản xuât và tiêu

thụ của doanh nghiệp.

Xác định kết quả lao động dé trả lương và tăng lương đòi hỏi sự đánh giá chínhxác từ phía quản lý Nếu đánh giá không đúng mức công hiến của người lao động,

việc trả lương sẽ không công bằng Điều này có thé dẫn đến sự mat mát nhân lực

có chất lượng, giảm năng suất lao động và ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh

nghiệp.

Tính toán chỉ phí lương và các khoản trích theo lương đòi hỏi nhiều khâu côngviệc (thu thập thông tin, tính toán) và liên quan đến nhiều người và tài sản nhạy

cảm như tiền Điều này dễ dẫn đến sai sót trong quá trình tính toán và cũng là mục

tiêu của việc tham ô và chiếm dụng

Chi phí lương và các khoản trích theo lương là các chi phí biến động quan trọngtrong doanh nghiệp và chịu rủi ro liên quan đến nhân công trực tiếp Các yếu tố rủi

ro chính bao gồm biến động giá lao động và biến động năng suất lao động

Biến động giá lao động xảy ra khi có sự thay đổi trong quan hệ cung cầu lao

động trên thị trường lao động Chính sách lương từ phía chính phủ hoặc doanh

nghiệp có thê thay đổi, gây tác động đến giá trị tiền lương Ngoài ra, nếu tốc độtăng lương không tương xứng với tốc độ tăng năng suất lao động, mức lương trảcho công nhân không phù hợp với hiệu suất làm việc, cũng có thé tạo ra rủi ro bién

động về giá lao động

Biến động năng suất lao động trực tiếp cũng góp phan vào rủi ro chi phí nhân

công Sự thay đổi về cơ cấu lao động, hiệu suất lao động của từng cá nhân, chất

lượng nguyên liệu sử dung, tình trạng hoạt động của máy móc va thiết bị, cũng nhưcác biện pháp quản lý sau sản xuất trong phân xưởng và chính sách trả lương cho

công nhân đều có thể ảnh hưởng đến năng suất lao động và do đó tạo ra rủi ro biến

động về năng suất lao động

Quá trình kiểm soát chi phí lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên

quan đên các hoạt động sản xuât, mà còn đòi hỏi sự quản lý toàn diện từ quá trình

tuyển dụng, đào tao, trả lương cho đến quá trình sản xuất Việc hiểu và quản lý cácyếu tố rủi ro liên quan đến chi phí lương và các khoản trích theo lương là rất quantrọng dé đảm bao sự 6n định tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Có một số sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý chi phí lương và cáckhoản trích theo lương, bao gồm:

1 Sai phạm trong quá trình tuyên dụng: Những sai sót trong quá trình tuyểndụng có thể dẫn đến việc tuyên dụng nhân viên không đủ năng lực hoặc dao tạolớn, gây chi phí không cần thiết Điều này có thé dẫn đến sản phẩm kém chất lượng,

năng suất lao động thấp hoặc tăng chi phí không đáng có.

2 Sai phạm trong việc xác định mức lương: Việc xác định mức lương và bậc

lương không phù hợp có thể dẫn đến tăng lương hoặc thưởng cho một công nhân

mà không đúng ly do, dẫn đến tăng chi phí nhân công không cần thiết

3 Sai phạm trong quá trình chấm công và tính toán khối lượng công việc: Cácsai sót trong quá trình cham công và tính toán khối lượng công việc có thé gây rasai sót trong tính toán giờ công và giờ phụ trội, dẫn đến chi phí không chính xác

4 Sai phạm trong việc ghi chép và cập nhật dữ liệu nhân sự: Việc ghi chép

không chính xác hoặc không đầy đủ về giờ công và cập nhật đữ liệu nhân sự cóthê dẫn đến tính toán lương không chính xác và tăng chi phí không cần thiết

5 Sai phạm trong tính toán lương: Các sai sót trong tính toán lương có thê bao

gồm việc tính lương cho nhân viên đã nghỉ việc (gây tăng chi phi), tính lươngkhông chính xác do sai bậc thợ hoặc các sai sót trong ghi chép số sách

Việc phát hiện và khắc phục các sai phạm trong quá trình quản lý chi phí lương

và các khoản trích theo lương là rất quan trọng dé đảm bảo tính chính xác và hiệu

quả của quá trình này.

Sơ đồ 2 2: Quy trình chỉ phí lương và các khoản trích theo lương

(Nguồn: Tác giả tổng hợp và phát triển)

Cuối cùng là chỉ phí khẩu hao TSCD, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí

băng tiền khác: Sự biến động của chi phí khấu hao TSCD trên đơn vi sản phẩm domột số nguyên nhân như tình trạng máy móc thiết bi, công nghệ SX, số lượng sửdụng giờ máy thực tế so với số lượng giờ máy tôi ưu Mặc dù chi phí khấu haoTSCD bat đầu được ghi nhận khi TSCD đưa vào sử dụng trong SX nhưng thựcchất việc KSNB chi phí khấu hao TSCD liên quan đến toàn bộ chu trình kiểm soát

TSCD bat đầu từ giai đoạn mua TSCD, sử dụng TSCD, ghi nhận TSCD và thanh

lý TSCĐ.

Sơ đồ 2 3: Quy trình chi phí khấu hao TSCD

(Nguôn: Túc giả tổng hợp và phát triển)

Có nhiều vi phạm có thé xảy ra liên quan đến chi phí khấu hao TSCD, bao

gôm những điêm sau đây:

1.Đầu tư vào TSCD không cần thiết hoặc với giá cao gây lãng phí vốn và làm

tăng chi phí khấu hao TSCD không cần thiết.

2.Sử dụng TSCD không đúng mục đích, lãng phí sử dụng, hoặc không dat

công suất tôi ưu, dẫn đến giảm hiệu suất của TSCD và tăng chi phí khấu hao TSCD

đơn vỊ.

3.Ghi nhận thông tin TSCD sai lệch dan đến việc tính toán chi phí khấu hao

TSCD không chính xác.

4 Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCD không phù hợp hoặc ước tính sai

thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ.

5 Không ghi chép kip thời các chi phí bảo trì, sửa chữa, dẫn đến việc hạch

toán sai chi phí khấu hao TSCĐ.

6 Thất thoát TSCĐ hoặc không thực hiện việc xoá số TSCD đã thanh lý.

Tất cả những vi phạm này, nếu không có các quy trình kiểm soát chặt chẽ, sẽ

làm tăng chi phí khấu hao TSCD cả về mặt tương đối và tuyệt đối, đồng thời khôngdam bảo tính hợp lý và trung thực của thông tin liên quan đến chi phí khấu haoTSCD trong báo cáo tài chính, như giá vốn, doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh

doanh không chính thức, và giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ.

2.2.4 Các thủ tục kiểm soát cu thé trong chu trình sản xuất

Đối với chỉ phí NVL :Phân chia trách nhiệm: Đề đảm bảo kiểm soát và quản lý hiệu quả các hoạtđộng kinh doanh, cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận liên quan như bộ phậnmua hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phận kho, bộ phận sản xuất và bộ phận kế toán

Đề ngăn chặn sai sót và gian lận trong quá trình mua nguyên vật liệu (NVL), các