Pháp luật về chứng thực tại ubnd cấp xã qua thực tiễn thực hiện tại ubnd xã tumorong, huyện tumorong, tỉnh kon tum'

Nhiệm vụ của Uỷ ban nhân xã Tu Mơ Rông Căn cứ theo quy định tại Điều 35 Luật số: 77/2015/QH13 thì để thực hiện chức năng của mình UBND xã Tu Mơ Rông có nhiệm vụ sau: Xây dựng, trình HĐ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

Y KIM SANG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND CẤP XÃ QUA THỰC TIỄN THỰC HIỆN TẠI

UBND XÃ TU MƠ RÔNG, HUYỆN

TU MƠ RÔNG, TỈNH KON TUM

Kon Tum, tháng 5 năm 2023

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHÂN HIỆU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TẠI KON TUM

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND CẤP XÃ QUA THỰC TIỄN THỰC HIỆN TẠI

UBND XÃ TU MƠ RÔNG, HUYỆN

TU MƠ RÔNG, TỈNH KON TUM

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt 4 năm học tập, nghiên cứu và rèn luyện tại Trường Phân hiệu đại học Đà nẵng tại Kon Tum, cùng với sự cố gắng của bản thân, sự dạy dỗ tận tình của thầy cô giáo tại Trường Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum nói chung và các giảng viên khoa Luật và Sư Phạm nói riêng, cũng như cơ quan nơi em thực tập để trao đổi những kiến thức thực tế Để thực hiện được đề tài về hoạt động chứng thực - Thực tiễn tại Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông, tỉnh Kon Tum Ngoài các kiến thức, tài liệu mà em tìm kiếm qua các trang mạng thì bên cạnh đó là sự chỉ dẫn nhiệt tình của cô Trương Thị Hồng Nhung - Trường phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum Em rất chân thành cảm ơn cô

Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Đảng ủy, Uỷ ban nhân dân và các ban ngành đoàn thể trong cơ quan đơn vị thực tập đã tạo điều kiện cho em được thực tập và luôn giúp đỡ em để em hoàn thành đợt thực tập năm 4 Khi được về thực tập tại UBND xã Tu Mơ Rông trong khoảng thời gian 8 tuần (từ ngày 06/02/2023 đến ngày 12/05/2023), với sự hướng dẫn tận tình cùng với việc được tiếp cận các công việc thực tế; được nghiên cứu hồ sơ và tài liệu liên quan đến công tác quản lí văn bản hay công tác quản lí và đăng ký hộ tịch trong những năm gần đây, tạo điều kiện để em thực hiện đề tài của mình Đặc biệt em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới chị Y Bối công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Tu Mơ Rông đã luôn quan tâm, giúp đỡ, cung cấp những thông tin cần thiết để em hoàn thành đề tài của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Y Kim Sang

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG iv

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục 2

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ XÃ TU MƠ RÔNG, HUYỆN TU MƠ RÔNG, TỈNH KON TUM 3

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN XÃ TU MƠ RÔNG, HUYỆN TU MƠ RÔNG, TỈNH KON TUM 3

1.1.1 Giới thiệu chung về xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông tỉnh Kon Tum 3

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông tỉnh Kon Tum 4

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN XÃ TU MƠ RÔNG 5

1.2.1 Chức năng Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông 5

1.2.2 Nhiệm vụ của Uỷ ban nhân xã Tu Mơ Rông 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông 6

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 10

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 11

2.1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 11

2.1.1 Lịch sử hình thành hoạt động chứng thực 11

2.1.2 Khái niệm hoạt động chứng thực 17

2.1.3 Đặc điểm hoạt động chứng thực 20

2.1.4 Phân loại hoạt động chứng thực 20

2.1.5 Vai trò hoạt động chứng thực 22

2.2 QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 23

2.2.1 Quy định về thẩm quyền chứng thực 23

2.2.2 Quy định về trình tự, thủ tục chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã 24

2.2.3 Nội dung chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 38

CHƯƠNG 3 THỰC TIỄN VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TU MƠ RÔNG, HUYỆN TU MƠ RÔNG, TỈNH KON TUM -KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN 39

3.1 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TU

MƠ RÔNG 39

3.1.1 Tình hình thực hiện chứng thực tại ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông 39

3.1.2 Đánh giá chung về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã Tu Mơ Rông 42

3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TU MƠ RÔNG 44

3.2.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực 44

3.2.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện quy định về chứng thực tại ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông 45

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 47

KẾT LUẬN 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 BÁO CÁO THÁNG

ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

GIẤY XÁC NHẬN HOÀN THÀNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG

Rông

6

Bảng 3.1 Bảng thống kê kết quả tổ chức thực hiện chứng thực tại Uỷ

ban nhân dân xã Tu Mơ Rông

41

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong đời sống xã hội nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, Nhà nước cấp cho công dân nhiều loại giấy tờ như: Căn cước công dân, bằng lái xe, bằng đại học, chứng chỉ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụng đất Các loại giấy tờ trên về nguyên tắc chỉ được cấp một lần với một bản duy nhất Tuy nhiên, người dân luôn có nhu cầu sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích hoặc sử dụng một loại giấy tờ vào nhiều mục đích Hiện nay theo quy định của pháp luật Việt Nam thì chứng thực là một hoạt động áp dụng pháp luật, trong đó các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo thẩm quyền pháp luật quy định, căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao các loại văn bản giấy tờ là đúng với bản chính, nhận thực chữ ký của người ký vào văn bản, xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của giao dịch Trên thực tế nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, Nghị định 23/2015/NĐ-CP nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2016 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và

mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định trước đây Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP về Chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Nghị định 23 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện, xã Bên cạnh đó là do nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện

Trong thời gian thực tập tại xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông, tỉnh Kon Tum,

em nhận thấy nhu cầu chứng thực rất nhiều Bên cạnh đó công tác chứng thực vẫn còn một số tồn tại, bất cập chưa đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính và cải cách tư pháp trong giai đoạn mới Thực trạng trên có nguyên nhân xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ quy định của pháp luật về công tác thực hiện chứng của một bộ phận cán bộ, công

chức và nhân dân; thiếu sự phối hợp giữa các cơ quan hữu quan trong việc giải quyết những sai sót trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân; công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, trợ giúp pháp lý về chứng thực chưa thực sự sâu rộng; năng lực của một số công chức còn hạn chế Do đó việc nghiên cứu làm rõ quy định về chứng thực qua thực tiễn

thực hiện chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã Tu Mơ Rông rất cần thiết Đó cũng chính là

lý do em chọn đề tài “Pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã qua thực tiễn thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông, tỉnh Kon Tum” làm đề tài nghiên cứu cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài phân tích những vấn đề về chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Phân tích làm

rõ, đánh giá thực trạng công tác chứng thực và thực trạng tổ chức thực hiện chứng thực của UBND xã Tu Mơ Rông trong thời gian qua Nêu ra những kết quả đạt được và hạn chế cũng như nguyên nhân của chúng Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện

và đề xuất các kiến nghị để thực hiện quy định về chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Tu

Mơ Rông Góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quả của quản lý nhà nước về công tác chứng trên địa bàn xã trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Quy định pháp luật hiện hành về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã và thực tiễn

thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông, tỉnh Kon Tum

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, đã sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, dẫn chiếu tới Luật có liên quan nhằm đạt được yêu cầu đối với nghiên cứu

Chương 3: Thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực tại UBND xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông, tỉnh Kon Tum và một số giải pháp hoàn thiện

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ XÃ TU MƠ RÔNG, HUYỆN TU MƠ RÔNG,

TỈNH KON TUM

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN XÃ TU

MƠ RÔNG, HUYỆN TU MƠ RÔNG, TỈNH KON TUM

1.1.1 Giới thiệu chung về xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông tỉnh Kon Tum

a Điều kiện tự nhiên của xã Tu Mơ Rông

Địa chỉ: Tỉnh lộ 40B, thôn Tu Mơ Rông, xã Tu Mơ Rông, huyện Tu Mơ Rông, tỉnh

Kon Tum

Vị trí địa lý: Xã Tu Mơ Rông nằm ở phía Đông huyện Tu Mơ Rông, có diện tích

tự nhiên 5.638,8 ha, cách trung tâm huyện khoảng 6,7 km về phía Đông Bắc, phía Bắc giáp xã Tê Xăng, phía Nam giáp Tung tâm huyện Tu Mơ Rông, phía Đông giáp xã Ngọc Yêu và xã Văn Xuôi Xã thuộc đơn vị hành chính loại 2 và là xã đặc biệt khó khăn có 08 thôn, xã có 362 hộ/1.414 khẩu, nhân khẩu: 1.402 người, lao động trong độ tuổi: 871 người Diện tích tự nhiên: Diện tích tự nhiên khoảng 5.638,82 ha, trong đó: Đất nông nghiệp: 5.301,06 ha, đất phi nông nghiệp 98,32ha, đất chưa sử dụng 238,94 ha

Đặc điểm địa hình: Xã Tu Mơ Rông có địa hình chủ yếu như địa hình núi cao và

sườn dốc, có độ cao trung bình 1.100m so với mực nước biểu, địa hình bị chia cắt mạnh,

độ dốc lớn hơn 25% Bên cạnh đó là địa hình bằng và thung lũng, diện tích này phân bố hầu hết ở phía Đông; độ cao trung bình 700m so với mực nước biển độ dốc nhỏ hơn 15%

Khí hậu: Khí hậu mang đặc trưng Tây Trường Sơn, với 02 Tiểu vùng khí hậu Tiểu

vùng 1 có tổng nhiệt độ năm từ 7.000 - 7.5000 c, tháng lạnh nhất vào tháng 12, 01, cao nhất vào tháng 4; lượng mưa tương đối cao từ 2.200 - 2.400mm Tiểu vùng 2 có tổng nhiệt độ năm 6.500 - 7.0000 c; lượng mưa từ 2.400 - 2.700mm

Tài nguyên:

Về đất đai thì đất trên địa bàn xã chủ yếu thuộc nhóm đất xám, chiếm 70% tổng diện đất toàn xã; nhóm đất đỏ (Fd) chiếm khoảng 7%; Nhóm đất mùn axit trên núi cao chiếm 23% Bên cạnh đó, diện tích rừng có 4.216,55 ha rừng phòng hộ và rừng sản xuất, trong đó rừng phòng hộ chiếm 88%, còn lại là rừng sản xuất Diện tích sông suối và mặt nước chuyên dùng có 44,77ha, chiếm 0,81% diện tích đất tự nhiên Ngoài ra trên địa bàn

xã có tài nguyên khoáng sản chủ yếu là cát, đá hiện nay đang được 01 đơn vị đăng ký khai thác

Nhìn chung, với các điều kiện tự nhiên hiện có xã có tiềm năng phát triển các mô hình kinh tế nông lâm kết hợp với việc phát triển một số loại cây phụ sản dưới tán rừng; thích hợp cho việc phát triển đàn gia súc (trâu, bò, dê); hệ thống sông suối phân bố đồng đều nên việc cung cấp nước sinh hoạt và sản xuất tương đối thuận lợi Lực lượng lao động dồi dào, chịu khó; chủ yếu là người dân tộc thiểu số nên còn lưu giữ và phát huy được một số giá trị từ văn hóa truyền thống Hệ thống chính trị, an ninh quốc phòng luôn được củng cố đảm bảo

b Đặc điểm xã hội xã Tu Mơ Rông

Xã Tu Mơ Rông là một xã thuộc huyện Tu Mơ Rông, tỉnh Kon Tum Xã thuộc đơn

vị hành chính loại 2 và là xã đặc biệt khó khăn có 08 thôn, xã có 362 hộ/1.414 khẩu, nhân khẩu: 1.402 người, lao động trong độ tuổi: 871 người Trên địa bàn xã là chủ yếu người dân tộc Xơ Đăng định cư chiếm 87% dân số của xã Họ luôn lưu giữ những nét đặc sắc của văn hoá các dân tộc thiểu số và những phong tục tập quán như đâm trâu, máng nước,

ăn lúa mới và nhiều di sản văn hóa khác Đời sống kinh tế - xã hội người dân trên địa bàn xã nhìn chung còn gặp nhiều khó khăn, hộ nghèo 159 hộ, chiếm 95,86%, hộ cận nghèo 24 hộ, chiếm tỉ lệ 6,63% Người dân trên địa bàn chủ yếu là người dân tộc Xơ Đăng: 347 hộ/1.396 khẩu, chiếm 95,86% Trong năm 2022, thu nhập bình quân đầu người đạt khoảng 21,7 triệu đồng/người/năm, lương thực có hạt bình quân đầu người đạt 296,7kg/người/năm Lao động trong độ tuổi: 871 người, lao động trong độ tuổi lao động tương đối cao, đây chính động lực để phát triển kinh tế trong thời gian đến

Bên cạnh đó Đảng ủy, UBND xã đưa ra những kế hoạch tập trung nguồn lực giúp dân phát triển mì, cà phê, cây dược liệu, chăn nuôi gia súc Đồng thời, phát triển các tổ hợp tác các câu dược liệu như sâm ngọc linh, cây đương quy và thực hiện tốt các chính sách

dự án giảm nghèo trên địa bàn xã Xã luôn tạo điều kiện cho người dân trên địa bàn phát triển ổn định hơn trong những năm đến

Nhìn chung xã Tu Mơ Rông là nơi có tỉ lệ dân cư ít, kinh tế còn chậm phát triển Luôn được sự quan tâm, sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng bộ, chính quyền cũng như các đoàn thể, tổ chức chính trị xã hội, nhân dân trong xã tích cực hưởng ứng, thực hiện các quy định của pháp luật trên tất cả mọi lĩnh vực trong đó có lĩnh vực tư pháp mà cụ thể là

Trong năm 2022 Uỷ ban nhân dân xã Tu Mơ Rông đã đạt được những thành tựu nhất định về công tác chứng thực Nhằm thực hiện tốt công tác giải quyết thủ tục chứng thực, ngay từ đầu năm 2022 UBND xã Tu Mơ Rông đã xây dựng kế hoạch, chỉ đạo bộ phận một cửa, cán bộ phụ trách làm tốt nhiệm vụ giải quyết thủ tục hành chính, không để

hồ sơ quá hạn đáp ứng yêu cầu phục vụ nhân dân và các tổ chức, doanh nghiệp Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính đã tiếp nhận 151 hồ sơ (bao gồm cả hồ sơ giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, chứng thực điện tử) không có hồ sơ tồn đọng từ năm 2022 chuyển qua năm 2023 Kết quả giải quyết đạt 100% số hồ sơ tiếp nhận; không để trường hợp nào quá hạn.Với việc thực hiện tốt công tác giải quyết thủ tục

hành chính ở địa phương đã phần nào giúp cho người dân giảm bớt thời gian đi lại nhiều lần, đồng thời góp phần phần phát triển kinh tế xã hội, giữ gìn an ninh trật tự tại địa phương

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN

XÃ TU MƠ RÔNG

1.2.1 Chức năng Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông

Căn cứ theo quy định của Luật số: 77/2015/QH13 thì UBND xã Tu Mơ Rông có chức năng là:

Thứ nhất: Chức năng chính của UBND xã Tu Mơ Rông đó là quản lý hành chính

nước trên địa bàn xã trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng theo các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và theo sự phân công chỉ đạo thực hiện của UBND huyện Tu Mơ Rông Qua đó, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, bảo đảm quyền và nghĩa vụ công dân, góp phần xây dựng đời sống vật chất và tinh thần trong sáng, vững mạnh cho người dân trên địa bàn xã Tu Mơ Rông

Thứ hai: Các chức năng cụ thể gồm: Tổ chức và hướng dẫn cho nhân dân, các tổ

chức chính trị - xã hội trên địa bàn xã Tu Mơ Rông thực hiện tốt các chính sách của Đảng

và pháp luật của nhà nước Luôn tạo điều kiện cho nhân dân làm ăn và phát triển kinh tế địa phương, nắm bắt rõ các tâm tư, nguyện vọng của người dân để nhanh chóng giải quyết hoặc phản ánh lên cấp trên Báo cáo tình hình công tác lên UBND huyện Tu Mơ Rông Báo cáo và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước tại các cơ quan, tổ chứ Địa phương Tổ chức chỉ đạo phối hợp giữa các tổ chức Đảng, chính quyền, đoán thế và các mặt công tác trên địa bàn

1.2.2 Nhiệm vụ của Uỷ ban nhân xã Tu Mơ Rông

Căn cứ theo quy định tại Điều 35 Luật số: 77/2015/QH13 thì để thực hiện chức

năng của mình UBND xã Tu Mơ Rông có nhiệm vụ sau:

Xây dựng, trình HĐND xã quyết định một số nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND xã như: (i) Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã; (ii) Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã; (iv) Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế -

xã hội hằng năm của xã trước khi trình Ủy ban nhân dân huyện Tu Mơ Rông phê duyệt Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền Và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã Tu Mơ Rông; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phê duyệt; Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho UBND xã Tu

Mơ Rông

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông

Căn cứ theo quy định tại Điều 34 Luật số: 77/2015/QH13 thì UBND xã Tu Mơ Rông có cơ cấu tổ chức gồm:

Bảng 1.1 Bảng thống kê các chức danh tại Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông

1 Lương Dương Thanh Bí thư Đảng ủy xã

2 A Phét Phó bí thư Đảng ủy xã, Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã

3 Y Nguyệt Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã

4 Y Liễu Chủ tịch Ủy ban nhân dân

5 Y Lan Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

6 A Bắc Chủ tịch Uỷ ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã

(Nguồn: Văn phòng thống kê UBND xã cung cấp)

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Tu Mơ Rông được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông

(Nguồn: Văn phòng thống kê UBND xã Tu Mơ Rông cung cấp)

Chủ tịch Ủy ban nhân dân

Các đơn vị, thôn xóm trực thuộc

Công an Quân sự

Văn phòng Thống kê

Văn hóa

Xã Hội

Tính đến thời điểm hiện tại Uỷ ban nhân dân xã Tu Mơ Rông có 17 cán bộ, công

chức, trong đó Cán bộ 10 người (Đại học: 10 người; Trung cấp: 02; Sơ cấp: 1 người);

công chức chuyên môn: 07 người, 100% có trình độ chuyên môn Đại học Và cán bộ không chuyên trách là có 36 người hoạt động không chuyên trách tại xã và thôn, làng

trong đó: Người hoạt động ở xã: 12 người( kiêm nhiệm 05 người); người hoạt động ở

thôn, làng: 24 người/ 08 thôn, làng

- Biên chế cán bộ, công chức UBND xã bao gồm:

+ 01 đồng chí Chủ tịch UBND

+ 01 đồng chí Phó chủ tịch UBND

+ 01 công chức Văn hóa - Xã Hội

+ 02 công chức Kế toán

+ 01 công chức Văn phòng - Thống kê

+ 02 công chức Địa chính - Xây dựng

+ 01 công chức Tư pháp - Hộ tịch

+ 01 đồng chí trưởng Công an xã

+ 01 đồng chí trưởng Quân sự xã

Và 1 số chức vụ khác

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Chủ tịch UBND xã: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân

dân, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 36 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; đồng thời cùng Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân

dân huyện

Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự,

an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của

cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật

Thực hiện nhiệm vụ phụ trách quản lý tài chính, địa chính, nội chính theo quy định của pháp luật, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

Phó Chủ tịch UBND xã: Tổ chức quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ sản xuất

nông nghiệp, phát triển nông nghiệp nông thôn theo khốicông việc (Y tế, giáo dục và văn hoá - xã hội ) của Uỷ ban nhân dân do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phân công và những công việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ủy nhiệm khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đi vắng.Quản lý hành chính tại công sở, giám sát đội ngũ cán bộ và công chức cấp xã trong

việc thực hiện nhiệm vụ được giao Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch ủy ban

nhân dân giao

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp thị xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.Thực hiện việc đăng ký, quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể được phân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao theo quy định của Pháp luật và thực hiện nhiệm

vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật Bên cạnh đó chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hòa giải ở cơ sở và kiểm tra, rà soát và chịu trách nhiệm về tính pháp luật của các văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã ký Đồng thời tiếp nhận, đề nghị cơ quan bảo hiểm làm thẻ và trả thẻ bảo hiểm y tế cho các đối tượng là trẻ

em từ 0 - 6 tuổi trên địa bàn xã Ngoài ra thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của

pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.Bộ phận Tư pháp tại xã

Tu Mơ Rông có 01 cán bộ thường xuyên và cố định thực hiện các công việc liên quan tới vấn đề Tư pháp Hộ tịch là: Đồng chí Y Bối với trình độ đại học chuyên ngành Kinh tế phát triển và có kinh nghiệm làm việc lâu năm

Công chức Văn phòng – Thống kê

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, cải cách hành chính, thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật;

Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau: Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức tiếp dân; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”, xây dựng chính quyền điện tử; kiểm soát thủ tục hành chính, tập hợp, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu theo các lĩnh vực trên địa bàn; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi, báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật Đồng thời chủ trì, phối hợp và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê kết quả thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội theo quy định của pháp luật Ngoài ra thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch

Ủy ban nhân dân cấp xã giao

Cán bộ Tài chính – Kế hoạch: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về; Tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân

Cán bộ Văn hóa và Xã hội: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội Bên cạnh đó tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của

Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ

tầng thông tin

Cán bộ Địa chính – Xây dựng: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển và hải đảo

Công chức công an: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn theo quy định của pháp luật; Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao

Công chức quân sự xã: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện

nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực công tác Quân sự Quốc phòng của địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND xã và Cơ quan cấp trên giao cho

Các bộ phận của Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của UBND xã; tham gia đầy đủ các phiên họp của UBND, cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của UBND; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước; kiên quyết đấu tranh phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức cấp xã, xóm trưởng hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở;

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Ở chương này chúng ta biết được địa chỉ, vị trí địa lý và tình hình phát triển nền kinh tế xã hội, dân số trên địa bàn xã Tu Mơ Rông Bên cạnh đó chúng ta còn tìm hiểu về quá trình hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông Ngoài ra, Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông còn có chức năng chính là quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn xã trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng theo các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và theo sự phân công chỉ đạo thực hiện của Ủy ban nhân dân cấp huyện Qua đó, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, bảo đảm quyền và nghĩa vụ công dân, góp phần xây dựng đời sống vật chất và tinh thần trong sáng, vững mạnh cho người dân Ngoài chức năng Ủy ban nhân dân còn có nhiệm vụ là xây dựng và trình Hội đồng nhân dân xã quyết định một số nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã, tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phê duyệt Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao phó vv Không những vậy chúng ta còn biết được cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của chủ tịch và phó chủ tịch Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Tu Mơ Rông bao gồm: 01 chủ tịch, 01 phó chủ tịch và 7 chức danh công chức, cụ thể: Chủ tịch; Phó chủ tịch; Các công chức chuyên môn: Văn phòng – thống kê, Tư pháp – hộ tịch, Tài chính-Kế toán, Trưởng công an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Văn hóa- xã hội, Địa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

có giấy cần đem thị thực hoặc khi người đương sự đối với mình có thân thuộc về trực hệ như cha, mẹ, ông, bà Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình

Ngày 29/02/1952, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà đã ký Sắc lệnh số 85/SL quy định thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất Theo Sắc lệnh này, thẩm quyền thị thực các giấy tờ liên quan đến chuyển dịch bất động sản, đất đai giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp thực hiện Theo đó, thì trước khi đem trước bạ văn tự các việc mua bán, cho và đổi nhà cửa, ruộng đất phải Ủy ban kháng chiến hành chính xã hay thị xã nhận thực chữ ký của các người mua, bán, cho, nhận đổi và nhận thực những người bán, cho hay đổi là chủ những nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho hay đổi Việc nhận thực này không phải trả một khoản tiền nào

Ngày 29-11-1954 Thủ tướng Ngô Đình Diệm đã ký ban hành Dụ số 43 về Quy chế Công chứng Đây là một văn bản về tổ chức và hoạt động công chứng mang tính kế thừa các quy định về công chứng tại miền Nam trước đó và bị ảnh hưởng rất nhiều công

chứng của Pháp.Sau năm 1954 ở miền Nam, chính quyền Sài Gòn vẫn duy trì mô hình công chứng của Pháp tại Việt Nam và tổ chức lại từ 3 Phòng Công chứng cũ của người Pháp thành một Phòng Công chứng và bổ nhiệm các công chứng viên là người Việt Nam thay các công chứng viên là người Pháp Phòng Công chứng này hoạt động cho đến trước ngày miền Nam được giải phóng (30-4-1975) Phòng Công chứng được đặt dưới sự quản

lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp của Việt Nam Cộng Hoà Hoạt động công chứng, chứng thực giai đoạn 1975-1986

Ở miền Nam: Sau khi miền Nam được giải phóng, các cơ quan hành chính của chính quyền cũ bị xoá bỏ, thay vào đó là các Uỷ ban tiếp quản có nhiệm vụ điều hành rất nhiều công việc hành chính ngổn ngang, ổn định cuộc sống, khắc phục những viết thương chiến tranh Công cuộc cải tạo xã hội chủ nghĩa được đẩy mạnh với tốc độ nhanh trong các vùng mới giải phóng Sau khi Phòng công chứng tại Sài gòn ngừng hoạt động, những người làm công chứng, thị thực tại Phòng Công chứng đã di tản ra nước ngoài hoặc đã chuyển sang làm các nghề mới Các cơ quan hành chính, các toà án phải trải qua quá trình tổ chức lại cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành Nhà nước cũng chưa

có điều kiện để thành lập lại một hệ thống cơ quan công chứng chuyên trách phù hợp với điều kiện và tình hình mới Các việc công chứng, thị thực được giao phân tán cho nhiều

cơ quan khác nhau thực hiện như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, UBNN cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất

Ở miền Bắc: Cuộc chiến tranh biên giới chống bọn Pônpot Campuchia (1975-1979)

và chống lại sự tiến công của Trung quốc vào 6 tỉnh phía bắc Việt Nam, cùng với sự cấm vận của Mỹ đới với Việt Nam, đã không cho phép Nhà nước Việt Nam đẩy nhanh công cuộc xây dựng cộng hòa xã hội Việc kiện toàn và phát triển các thể chế trong đó có thể chế tư pháp, luật sư, công chứng, thừa phát lại, mặc dù được quan tâm của Nhà nước và

có sự giúp đỡ nhiệt tình của Liên Xô và các nước xã hội chủ nghĩa Đông Âu, song được tiến hành rất chậm do nhiều nguyên nhân như: cơ sở hạ tầng kinh tế còn thấp, đội ngũ cán

bộ, công chức được đào tạo chuyên ngành luật còn quá ít, chưa có sự hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm của các nước tiến tiến trên thế giới và khu vực Trong khi chờ ban hành Bộ luật dân sự và các văn bản về tổ chức, kiện toàn hệ thống các cơ quan hành chính, tư pháp trong đó có luật sư, công chứng, thì các việc công chứng, thị thực cũng vẫn được giao phân tán cho nhiều cơ quan khác nhau thực hiện như: Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ

ban nhân dân cấp huyện, toà án, công an, cơ quan địa chính, cơ quan nhà đất

b Giai đoạn từ năm 1986 đến năm trước 2000

Ngày 10-10-1987, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 574/QLTPK hướng dẫn thực hiện các việc công chứng Nhà nước Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên về tổ chức được ban hành để khai sinh ra những Phòng Công chứng Việt Nam trong thời kỳ đổi mới, là bước thử nghiệm một mô hình công chứng theo kiểu công chứng của Liên Xô cũ và các nước Đông Âu, tạo tiền đề để xây dựng một văn bản quy phạm pháp luật ở mức cao hơn trong những năm tiếp theo Theo Thông tư này thì công chứng nhà nước là một hoạt động của nhà nước, nhằm giúp công dân, các cơ quan, tổ

chức lập và xác nhận các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản,

sự kiện đó, làm cho các văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra những bảo đảm pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ chức phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được thực hiện những việc làm công chứng sau: chứng thực chữ ký; chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu; chứng nhận giấy ủy quyền; chứng nhận các hợp đồng về chuyển dịch tài sản và các hợp đồng có ý nghĩa khác; chứng nhận di chúc và văn bản thuận phân chia tài sản thừa kế Ủy ban nhân dân huyện, xã phải ra quyết định giao cho Ủy viên thư ký hay cán bộ phụ trách công tác tư pháp của Ủy ban thực hiện những việc làm công chứng nói trên Cán bộ được giao thực hiện những việc làm công chứng phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc làm của mình, được phép ký và sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân cấp mình, khi thực hiện các việc làm công chứng Những cán bộ này phải được tập huấn về công tác công chứng nhà nước theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp Ngoài ra, nội dung của Thông tư này còn đề cấp đến những vấn đề chủ yếu như: xác định mục đích của công tác công chứng, thành lập Phòng Công chứng Nhà nước thí điểm, lệ phí công chứng, quản lý hoạt động công chứng nhà nước

Ngày 15/10/1987 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 858/QLTPK về hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng: Theo Thông tư này quy định những yêu cầu cơ bản đối việc làm công chứng như: bảo đảm nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa, giúp đỡ công dân, các cơ quan nhà nước và tổ chức xã hội trong việc thực hiện và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ, giữ bí mật việc làm công chứng, địa điểm thực hiện việc làm công chứng, đảm bảo thời hạn các việc làm công chứng Thông tư còn quy định trình tự, thủ tục các việc làm công chứng như: chứng thực chữ ký, chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu, chứng nhận giấy ủy quyền Có thể nói, Thông tư này đã có quy định khá cụ thể, chi tiết về việc chứng thực chữ ký và chứng thực bản sao từ bản chính (mặc dù chưa sử dụng khái niệm về chứng thực hoặc sử dụng lẫn lộn cả thuật ngữ công chứng với chứng thực) Theo đó, khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận nội dung của sự việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó có trái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nội dụng và các sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể có hại cho người ký, thì công chứng viên giải thích cho đương sự hiểu hậu quả pháp lý của nó Còn việc chứng nhận bản sao là xác nhận bản đó đúng như bản chính Các giấy tờ, tài liệu mà bản sao cần chứng nhận công chứng phải là loại giấy tờ, tài liệu thuộc thẩm quyền sao của các cơ quan công chứng ngoài phạm vi thẩm quyền của các cơ quan nhà nước khác Công chứng viên phải kiểm tra kỹ nội dung của văn bản, tài liệu, đối chiếu, so sánh với văn bản sao Điều kiện để chứng nhận bản sao là bản gốc phải đúng, không tẩy xóa, chữ viết rõ ràng, bằng loại mực bền Bên cạnh

đó, Thông tư còn ban hành kèm theo các mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng nhận bản sao, giấy ủy quyền

Ngày 27-02-1991 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước Đây là văn bản đầu tiên ở tầm Nghị định quy định về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Nghị định số 45/HĐBT đã quy định những vấn đề rất cơ bản như: Vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức của Phòng công chứng Nhân sự của Phòng Công chứng Nhà nước; điều kiện của công chứng viên, trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng Ngoài ra, Nghị định còn quy định việc công chứng của các Ủy ban cấp huyện (nơi chưa có Phòng công chứng nhà nước) thực hiện các việc như: chứng nhận hợp đồng dân sự, chứng nhận giấy ủy quyền, chứng nhận di chúc, chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt

Để hướng dẫn thi hành Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành: Thông

tư số 276/TT-CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng nhà nước, Thông tư số 120/TT-CC ngày 26/2/1992 hướng dẫn việc chứng nhận trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần, Thông tư số 84/TT-LB ngày 18/12/1992 của liên Bộ Tài chính – Tư pháp quy định chế độ thu lệ phí công chứng

Sau hơn 5 năm triển khai thực hiện Nghị định 45/HĐBT, công tác công chứng, chứng thực đã đạt được những kết quả bước đầu quan trọng Tuy nhiên, qua một thời gian triển khai thực hiện Nghị định này đã bộc lộ một số hạn chế, bất cập Vì vậy Ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP (thay thế cho Nghị định 45/HĐBT ngày 27/02/1991) về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Nghị định này được xây dựng trên cơ sở kế thừa những điểm tích cực của Nghị định 45/HĐBT, nhất là những bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn công tác công chứng, kết hợp tham khảo và tiếp thu những kinh nghiệm của nước ngoài So với Nghị định số 45/HĐBT, thì Nghị định này có một số điểm mới rất đáng chú ý như xác định rõ nội hàm của việc công chứng, mục đích của hoạt động công chứng và giá trị của văn bản công chứng Nghị định cũng đã sử dụng thuật ngữ chứng thực trong việc chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản Theo đó, cả Phòng Công chứng và Ủy ban nhân dân cấp huyện đều có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính; Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định

c Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2007

Trong điều kiện xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đến năm 2000, công chứng, chứng thực ở Việt Nam đã chứng tỏ là một công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự

an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch trong xã hội Để đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức phục vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực này vì vậy ngày 08/12/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực Nghị định được ban hành

để khắc phục những điểm còn bất cập của Nghị định số 31/CP tạo điều kiện cho công tác công chứng, chứng thực ở Việt Nam tiếp tục phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu,

phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng, chứng thực của công dân, doanh nghiệp và tổ chức, góp phần đắc lực hơn trong việc bảo đảm sự an toàn về pháp lý trong các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm và tăng cường pháp chế

xã hội chủ nghĩa Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã quy định cụ thể về công chứng, chứng thực; phạm vi công chứng, chứng thực, quyền, nghĩa vụ của người thực hiện công chứng, chứng thực, người yêu cầu công chứng, chứng thực; quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; thẩm quyền công chứng, chứng thực; trình tự, thủ tục thực hiện công chứng,

chứng thực

Theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định này; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng; chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản; các việc khác theo quy định của pháp luật Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực quy định tại Khoản 1 Điều này Trưởng phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp Mỗi Phòng Tư pháp phải có cán bộ Tư pháp chuyên trách giúp Trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp chuyên trách phải có bằng cử nhân Luật

và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực

Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản; các việc khác theo quy định của pháp luật Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách Tư pháp thực hiện việc chứng thực quy định tại Khoản 1 Điều này và phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp cấp xã phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch và được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực

Bên cạnh đó, Phòng Công chứng được công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định tại Điều 22 của Nghị định này, trừ hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của ủy ban nhân dân cấp huyện quy định tại Khoản 2 Điều 23 của Nghị định này và thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã quy định tại Điều 24 của Nghị định này

Có thể nói, đây là văn bản pháp lý đầu tiên đã phân biệt giữa công chứng và chứng thực Tuy nhiên, việc phân biệt này chỉ căn cứ trên chủ thể thực hiện Theo đó, cùng là

các việc như nhau nhưng nếu là Phòng Công chứng thực hiện thì được coi là công chứng còn Ủy ban nhân dân thực hiện thì được coi là chứng thực

Sau 7 năm thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ

về công chứng, chứng thực, hoạt động chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền đã có những đóng góp lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Cả nước đã thực hiện được hơn 49 triệu việc chứng thực bản sao giấy tờ và chữ ký, tạo điều kiện cho người dân, các cơ quan, tổ chức bổ sung các hồ sơ, thủ tục trong nhiều quan hệ, giao dịch, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong quá trình thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực, cũng còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập, thể hiện rõ nhất là tình trạng quá tải, ùn tắc và phiền hà trong việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các Phòng công chứng và Ủy ban nhân dân cấp huyện

d Giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2014

Thực hiện chủ trương tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực theo Nghị quyết số 49/NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29 tháng 11 năm 2006 Quốc hội Khóa XI tại kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật Công chứng điều chỉnh tổ chức và hoạt động công chứng Hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Nghị định Số 79/2007/NĐ-CP được xây dựng bám sát các quan điểm như kế thừa và phát triển những quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về chứng thực; quán triệt tinh thần cải cách hành chính nhằm bảo đảm thuận lợi cho nhân dân theo hướng mở rộng chủ thể có thẩm quyền chứng thực, xác định rõ phạm vi của hoạt động chứng thực, đơn giản hoá trình tự, thủ tục chứng thực; thực hiện phân cấp, ủy quyền mạnh mẽ cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các việc chứng thực; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc giải quyết nhu cầu về chứng thực của nhân dân, giải quyết triệt để tình trạng ách tắc, phiền hà, tiêu cực trong hoạt động chứng thực

Nghị định gồm 4 Chương, 25 Điều quy định cụ thể về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực; thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao; lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực; trình

tự, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; quản lý nhà nước về chứng thực Đề đáp ứng yêu cầu phát triển của thực tiễn, Ngày 20/01/2012 Chính phủ ban hành Nghị định số 04/2012/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung Điều

5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ngày 02/02/2012 Chính phủ ban hành Nghị định số 06/2012/NĐ-về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực Riêng đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp huyện và UBND cấp xã tại những địa bàn chưa chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, vẫn tiếp tục thực hiện theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP

Sau hơn 06 năm thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và các Nghị định có liên quan trong lĩnh vực chứng thực, hoạt động chứng thực, nhất là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã từng bước đi vào nền nếp; việc phân cấp thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đã góp phần củng cố đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, đồng thời giải quyết một cách cơ bản tình trạng ùn tắc tại các Phòng Công chứng mà nhiều năm trước

đó chưa giải quyết được; việc đơn giản hoá về trình tự, thủ tục, rút ngắn thời gian giải quyết đã đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu chứng thực

e Giai đoạn từ tháng 4/2015 đến nay

Đề khắc phục những tồn tại, hạn chế nhất là quy định về phân định thẩm quyền chứng thực phân biệt rõ ràng về tính chất, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch với công chứng hợp đồng, giao dịch, Ngày 16/02/2015 Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Điều 4 của Nghị định số 06/2012/NĐ-

CP, các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực Nghị định này bao gồm V

chương, 49 Điều với nhiều điểm mới so với các văn bản trước đó

2.1.2 Khái niệm hoạt động chứng thực

Việc xác định khái niệm chứng thực là vấn đề máu chốt của hoạt động chứng thực,

có vai trò lý luận cũng như thực tiễn vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến

mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định phạm vi, nội dung, thậm chí đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tham gia quan hệ pháp luật chứng thực

Dưới góc độ ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng

năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực, sao: “Sao Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính) Sao đúng nguyên văn một tài liệu Sao y bản chính Bản sao” Còn về xác nhận được giải thích : “Xác nhận thừa nhận đúng sự thật chữ kí, xác nhận lời khai” Về chứng thực được định nghĩa

“Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật Chứng thực lời khai Xác nhận là đúng Thực tiễn đã chứng thực điều đó” Như vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ ngôn

ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau Từ góc độ pháp lý, khái niệm “chứng thực” được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau theo từng thời kỳ, từ khoa học pháp lý nước ngoài cũng như khoa học pháp lý trong nước

Từ góc độ pháp lý, khái niệm “chứng thực” được hiểu theo nhiều khía cạnh khác

nhau theo từng thời kỳ, từ khoa học pháp lý nước ngoài cũng như khoa học pháp lý trong nước

Ở Việt Nam, sau khi cách mạng tháng 8 thành công Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 ấn định thể lệ việc thị

thực các giấy tờ sử dụng thuật ngữ “thị thực”: Các Ủy ban có quyền thị thực tất cả các

giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người đương sự làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một bên đương sự lập ước

và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động sản Sau khi Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 có hiệu lực thi hành ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP về tooe chức và hoạt động công chứng quy định: Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy địn,

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền cấp bản sao các giấy tờ

đó cho đương sự Hoạt động công chứng và chứng thực bước đầu có sự tách bạch khi Chính Phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực Đây là

văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân

dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này Thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hành chính và cải cách tư pháp ngày 18/5/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực

chữ ký đã đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký “Cấp bản sao từ

sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng v i nội dung ghi trong sổ gốc”Chứng thực bản

sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

Hiện nay theo quy định pháp luật hiện hành hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP khái niệm chứng thực được giải thích bằng những từ

ngữ dưới đây:

Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có các hoạt động chứng thực sau:

Một,“Bản chính” là do cơ quan, tổ chưc có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị

pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao

Hai, “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản

viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính

Ba, “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực

hiện cấp bản chính, trong đó có ghi những nội dung đầy đủ như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp

Bốn,“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ

vào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc

Năm, “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao

là đúng với bản chính

Sáu, “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại

Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

Bảy, “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy

định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Tám, “Văn bản chứng thực” là loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được

cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của Nghị định

23/2015/NĐ-CP

Chứng thực có nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:

Chứng thực theo nghĩa rộng: Chứng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ( Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện) chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật

Chứng thực theo nghĩa rộng: Chứng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện) chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực Như vậy có nhận định về chứng thực: Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền như Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực xác nhân chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính và sổ gốc, chứng thực chữ ký của cá nhân, chứng thực về thời gian, địa điểm, giao kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó Tuy nhiên, phân tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái niệm chung nhất: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính

2.1.3 Đặc điểm hoạt động chứng thực

Chứng thực của UBND xã là hoạt động chứng thực được thực hiện bởi UBND cấp

xã – cơ quan hành chính tại địa phương theo thẩm quyền được pháp luật quy định Do đó, chứng thực của UBND xã có đặc điểm đó là:

Một là, hoạt động chứng thực của UBND xã mang tính chất hành chính Theo đó,

UBND xã khi thực hiện chứng thực phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục, thẩm quyền như luật định

Hai là, hoạt động chứng thực của UBND xã là hoạt động xác nhận giá trị pháp lý

của văn bản được chứng thực

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch;

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch;

Chữ ký được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản;

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị chứng

cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Ba là, chứng thực là hoạt động đòi hỏi tính sáng tạo, năng lực và ý thức trách nhiệm

cao của có thẩm quyền áp dụng

Bốn là, văn bản áp dụng pháp luật về chứng thực ngắn gọn, xúc tích, mang tính

khẳng định và có thể ban hành nhiều văn bản trong một lần áp dụng

2.1.4 Phân loại hoạt động chứng thực

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bao gồm các loại sau: Chứng thực bản sao từ sổ gốc hay còn gọi là cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch

Thứ nhất, chứng thực bản sao từ sổ gốc hay còn gọi là cấp bản sao từ sổ gốc: là việc

cơ quan, tổ chức đang thực hiện quản lý hồ sơ sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có nhu cầu Bản sao khi được cấp từ sổ gốc phải đúng với nội dung được ghi trong sổ gốc

Thứ hai, chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Thứ ba, chứng thực chữ ký: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ

ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

Thứ tư, chứng thực hợp đồng, giao dịch: là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực

về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

2.1.5 Phân biệt hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng

Công chứng và chứng thực là hai hoạt động diễn ra thường xuyên trong đời sống xã hội, đây là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau, nhưng hiện nay vẫn còn không ít người lầm tưởng rằng công chứng và chứng thực là một Bởi vì chúng được xếp vào nhóm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của văn bản, hợp đồng, giao dịch Trên thực tế tại xã

Tu Mơ Rông có một số cán bộ và người dân chưa hiểu rõ về bản chất của chứng thực và công chứng Theo quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực, có thể thấy công chứng và chứng thực có những khác biệt sau:

a Về cơ sở pháp lý

Công chứng được thực hiện theo Luật công chứng 2014

Chứng thực được thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

và chứng thực hợp đồng giao dịch

b Về khái niệm

Theo quy định của Luật Công chứng 2014: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nư c ngoài hoặc từ tiếng nư c ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Chứng thực gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ

quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Thẩm quyền chứng thực thuộc Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã;

Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên (Khoản 4 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/2/2015 của Chính phủ)

e Về bản chất

Công chứng là chứng nhận các hợp đồng, giao dịch; lập hợp đồng giao dịch.Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ vì nó được Công chứng viên xác nhận, có tính hợp pháp Công chứng đảm bảo tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch

Chứng thực là xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật, đúng với thực tế; xác thực tính chính xác, tính có thật của tất cả các văn bản, sự kiện pháp lý Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng, giao dịch (Khoản 2, Điều 35, Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

f Về giá trị pháp lý

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác Có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Từ những đặc điểm trên giúp ta hiểu và phân biệt được sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực giúp những người có thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm của mình; giúp cơ quan quản lý nhà nước thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực Ngoài ra, phân biệt được sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực còn giúp cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng, chứng thực xác định, lựa chọn hình thức thích hợp, đảm bảo quyền, lợi ích của mình khi tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch

2.1.6 Vai trò hoạt động chứng thực

Trong những năm qua, hoạt động chứng thực có vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự của các cá nhân, tổ chức Vai trò của hoạt động chứng thực được thể hiện cụ thể như sau:

Thứ nhất, về Nhà nước, các loại giấy tờ văn bản chứng thực Đó là một trong những

căn cứ pháp lý giúp nhà nước kiểm soát các hành vi vi phạm pháp luật của người dân, ngăn ngừa các hành vi trái pháp luật, đảm bảo cho pháp luật thực thi một cách công bằng, văn minh và hiệu quả trên thực tế Từ đó có thể khẳng định hoạt động chứng thực là một hoạt động pháp lý quan trọng góp phần nâng cao công cuộc xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam