Đề tài triển khai hệ thống quản trị chuỗi cung Ứng của cửa hàng ký gửi havaco

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH *** *** BÁO CÁO TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỦ ĐỀ: HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TÊN ĐỀ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

*** ***

BÁO CÁO TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG

QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỦ ĐỀ: HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

TÊN ĐỀ TÀI: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG

CỦA CỬA HÀNG KÝ GỬI HAVACO

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Uyên Nhi

Sinh viên thực hiện : Trần Nguyễn Tuấn Quỳnh

Huỳnh Thị Thu Hằng Trương Thị Hoàng Oanh Phan Thị Quyền Diệu Trương Tâm

Đà Nẵng, 2024

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

I.TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI:

1.Giới thiệu về doanh nghiệp triển khai

2.Cơ sở lý thuyết:

2.1.Các loại ra quyết định:

- Có 3 loại quyết định:

- Có cấu trúc (Structured): Các quyết định mà người ra quyết định biết chắc

chắn đúng được đưa ra theo một quy trình gồm một chuỗi các thủ tục đã được xác lập trước, có tính lặp đi lặp lại và theo thông lệ

- Bán cấu trúc (Semistructured): Các quyết định được đưa ra một phần dựa trên

kinh nghiệm đã có, một phần dựa vào những thủ tục đã được thiết lập sẵn, các quyết định ít có tính lặp lại

- Phi cấu trúc (Unstructured): Các quyết định mà các nhà ra quyết định phải tự

đánh giá và hiểu rõ vấn đề được đặt ra Những quyết định này thường quan trọng, mới lạ, không theo nguyên tắc và không có một quá trình nào có thể tạo ra chúng

2.2 Quy trình ra quyết định:

Quy trình ra quyết định được tiến hành qua 4 bước:

-   Nhận thức (Intelligence): Tìm kiếm các thông tin từ các CSDL bên trong và bên

ngoài tổ chức nhằm khám phá, xác định, nhận dạng ra các vấn đề mà nhà quản lý cần ra quyết định Những thông tin thu được từ các HTTT sẽ giúp nhà quản lý biết được được các vấn đề thách thức hay các cơ hội đang xuất hiện với tổ chức của họ

-   Thiết kế (Design): Xác định và tìm kiếm giải pháp cho vấn đề Phân tích các

hướng tiếp cận để giải quyết vấn đề, tận dụng các cơ hội, hạn chế các rủi ro Tùy thuộc vào đặc điểm của vấn đề cần giải quyết, các nhà quản lý sẽ xác định các quyết định ban hành có dạng cấu trúc hay phi cấu trúc

-   Lựa chọn (Choice): Thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết và có một

tập sẵn các quyết định cùng các cân nhắc cần lựa chọn Các nhà quản lý sẽ cân nhắc lựa chọn và đánh giá từng giải pháp, đo lường hậu quả và lựa chọn giải pháp tối ưu

-  Triển khai (Implementation): Thực hiện giải pháp được chọn, HTTT sẽ theo dõi,

cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo điều hành về các hoạt động đang được thực hiện bởi các quyết định đã được lựa chọn, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh

quyết định nếu thấy cần thiết.

 Hình 1 Quy trình ra quyết định

2.3 Tổng quan về hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM):

2.3.1 Khái niệm:

Quản lý chuỗi cung ứng(SCM):  hệ thống các hoạt động quản lý, phối hợp và vận hành giữa các khâu trong toàn hệ thống của doanh nghiệp từ cung cấp nguyên liệu, thu mua, sản xuất cho đến thành phẩm, phân phối và dịch vụ…

2.3.2 Các thành phần cơ bản cơ bản của SCM:

 Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản

phẩm Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn

đề cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp

 Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu,

cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản:

 Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận

 Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận

 Đường bộ: nhanh, thuận tiện

 Đường hàng không: nhanh, giá thành cao

 Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho dữ liệu, âm thanh, hình ảnh…)

 Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa là chất lỏng, chất khí )

 Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào Chính

yếu tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn Nếu tồn kho

ít tức là sản phẩm của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ

đó chứng tỏ hiệu quả sản xuất của công ty bạn ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa

 Định vị: Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa

điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của dây chuyền cung ứng Định vị tốt sẽ giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn

 Thông tin: Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn.

Nếu thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác Ngược lại, nếu thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng Bạn cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết

2.3.3 Mục đích:

Mục tiêu của quản trị chuỗi cung ứng là tính hữu hiệu và hiệu quả trên toàn hệ thống, có nghĩa từ tổng chi phí của toàn hệ thống từ khâu vận chuyển, phân phối đến tồn kho nguyên vật liệu cần phải được tối thiểu Nói cách khác, mục tiêu của mọi chuỗi cung ứng là tối đa hóa giá trị tạo ra cho toàn hệ thống

2.3.4 Lợi ích và hạn chế:

 Lợi ích:

 Tối ưu hóa các quy trình vận chuyển và lưu kho để giảm chi phí và thời gian giao hàng

 Giảm rủi ro liên quan đến thiếu hụt vật tư, sản phẩm lỗi hoặc trục trặc vận chuyển giữa các bên trong chuỗi cung ứng

 Hạn chế:

 Quá trình triển khai và duy trì hệ thống SCM cần phải được đào tạo một cách chuyên nghiệp và liên tục để đảm bảo hiệu quả sử dụng cao nhất

 Doanh nghiệp cần phải đầu tư một khoản chi phí khá lớn để thực hiện và duy trì hệ thống SCM

[1] [2]

3 Giới thiệu về phần mềm và công cụ Odoo:

3.1 Khái niệm:

Phần mềm Odoo là một hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp tích hợp, được thiết kế

để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của họ Với tính năng tích hợp mạnh mẽ, Odoo ERP cung cấp một nền tảng hoàn chỉnh để quản lý tài chính, sản xuất, bán hàng, dịch vụ khách hàng, quản lý nhân sự và nhiều hơn nữa

3.2 Vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số hiện

 Hoàn thiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

 Cải tiến, nâng cấp hệ thống máy móc, máy chủ(nếu có) về cơ sở công nghệ thông tin của doanh nghiệp

 Xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, xây dựng cơ sở dữ liệu liên quan đến các hoạt động quản lý chuỗi cung ứng

 Chuẩn hóa các quy trình quản lý chuỗi cung ứng

 Giúp cho đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản về ứng dụng phần mềm quản

lý chuỗi cung ứng trong thời kỳ số

 Hỗ trợ hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng:

 Lập kế hoạch:

 Lập kế hoạch sản xuất

 Lập kế hoạch mua hàng

 Lập kế hoạch bán hàng

 Quản lý tồn kho:

 Tăng hiệu suất và thời gian xử lý: Tổ chức nhà kho tốt hơn Sử dụng

phương thức quản lý kho hiệu quả và cải thiện mọi hoạt động nội bộ của

doanh nghiệp Quản lý tồn kho nhập kép của Odoo không có đầu vào, đầu

ra hoặc chuyển đổi hàng dự trữ kho; thay vào đó, mọi hoạt động đều luân

chuyển hàng giữa các điểm

 Quản lý tình trạng ít hàng, hết hàng với tính năng bổ sung tự động Sử dụng điểm đặt hàng và gửi yêu cầu tự động để chuỗi cung ứng vận hành hiệu

quả

 Quản lý mua hàng:

 Tự động hóa quy trình mua hàng của bạn: Tự động gửi yêu cầu cho nhà

cung ứng dựa trên mức tồn kho Cải thiện hiệu suất mua hàng và tồn kho

với các quy tắc thu mua tùy thuộc vào mức tồn kho, quy tắc hậu cần, đơn

bán hàng, dự báo đơn hàng sản xuất Chọn các phương pháp bổ sung khác

nhau cho mỗi sản phẩm tùy thuộc vào chiến lược sản xuất và giao hàng của

bạn

 Nhập hàng thông minh, lựa chọn giá tốt: Dễ dàng nhập bảng giá của nhà

cung ứng và tham chiếu để ra quyết định mua đúng đắn hơn căn cứ theo

khuyến mại, số lượng và điều kiện đặc biệt của hợp đồng Theo dõi tính sẵn

có của sản phẩm trong kho hàng của nhà cung ứng và kiểm tra tình trạng

đơn hàng ngay từ trong ứng dụng Thậm chí, bạn có thể đặt giá bán dựa

trên giá của nhà cung ứng

 Quản lý sản xuất:

 Quản lý vòng đời sản phẩm: Quản lý các thay đổi kỹ thuật với giao tiếp theo thời gian thực Odoo khai thác sức mạnh của mạng xã hội doanh nghiệp để giúp

doanh nghiệp thực hiệu quả hơn thông qua nhiều phòng ban Mỗi người chỉ theo dõi những nội dung cần thiết, cách thức phê duyệt rất đơn giản và các thảo

luận về tài liệu được tập trung và cập nhật ngay lập tức

 Quản lý bán hàng:

 Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thật chuyên nghiệp: Gửi báo giá rõ ràng và đầy đủ cho khách hàng tiềm năng Thêm mô tả sản phẩm, hình ảnh bắt mắt

và thông tin bổ sung chỉ bằng cách kéo và thả các khối dựng

 Tự động hóa vận hành và chú trọng vào mối quan hệ khách hàng và doanh thu:

 Từ báo giá đến đơn hàng: Chuyển báo giá thành đơn hàng bằng một cú

nhấp chuột, hoặc cho phép khách hàng ký xác nhận bằng một chữ ký điện

tử đơn giản

 Hỗ trợ hoạt động quản lý

 Tự động thống kê, báo cáo các nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm, tồn

kho

 Báo cáo tình trạng mua nguyên vật hiệu suất sản xuất

 Phân loại, sắp xếp nhà cung cấp và khách hàng

 So sánh, báo cáo hoạt động kinh doanh giữa các tháng, các quý, các năm

 Nâng cao vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

3.3 Lợi ích và hạn chế của công cụ Odoo:

 Lợi ích:

 Cải thiện hiệu suất: Odoo tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình, giúp giảm thiểu các sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

 Tăng cường khả năng cạnh tranh: Giúp doanh nghiệp nắm bắt được các cơ hội kinh doanh, phát triên sản phẩm, mở rộng thị trường từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận

 Nâng cao chất lượng dịch vụ: Cải thiện trải nghiệm của khách hàng, làm tăng sự hàng lòng và gắn bỏ, tạo ra sự trung thành và giá trị kéo dài

 Tùy chỉnh tính linh hoạt, mở rộng và tích hợp dễ dàng

 Thời gian triển khai nhanh chóng

 Hạn chế:

  Việc hỗ trợ khách hàng ít được đảm bảo

 Việc duy trì và cập nhật hệ thống gặp nhiều khó khăn

 Khả năng tương thích chưa được đánh giá cao

 Odoo đòi hỏi bộ máy lập trình viên và quản trị hệ thống mạnh mẽ để tùy chỉnh hệ thống đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp

 Một số module theo chuẩn quốc tế, khó áp dụng cho doanh nghiệp Việt

Nam.

II.DỮ LIỆU BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG KÝ GỬI HAVACO:

1.Khảo sát về hệ thống bán hàng:

2.Phân tích về hệ thống bán hàng:

2.1.Ưu nhược điểm của quy trình bán hàng hiện có:

 Ưu:

- Dây chuyền logic.

-Xây dựng các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối hợp lý.

- Quản lý và liên kết các bộ phận kế toán, bp kho, bp bán hàng, bp nhận

ký gửi, bộ phận quản lý, khách hàng và nhà cung cấp hiệu quả.

- Bên ký gửi (bên giao hàng) có thể nhanh chóng đạt được mục đích của mình (gửi hoặc bán hàng hoá) nhờ vào sự giúp đỡ của bên nhận ký gửi.

- Bên nhận ký gửi thì không cần phải bỏ vốn hoặc chỉ cần bỏ ra 1 chút vốn khi lựa chọn hình thức kinh doanh đặc biệt này.

 Nhược:

 Việc quản lý hàng hóa tồn kho phức tạp hơn quần áo thông thường vì số lượng rất nhiều, dễ dẫn đến việc thất thoát hoặc hư hỏng quần áo của khách ký gửi.

 Sự bất đồng về giá bán: Chủ sở hữu thì muốn bán được món đồ với giá cao, nhưng shop ký gửi thì định giá thấp hơn để đảm bảo có thể bán được sản phẩm.

 Việc quản lý hàng hóa cũng khá phức tạp vì phải theo dõi các giai đoạn như: nhận hàng, trả lại hàng và thanh toán…

 Quy trình ghi vào số bán được thực hiện bởi bộ phận bán hàng sẽ tốn thời gian và có thể dẫn đến những sai sót.

 Quy trình báo giá ở bộ phận bán hàng còn thủ công.

2.2.Quy trình bán hàng đề xuất:

3.So sánh quy trình bán hàng hiện tại và quy trình đề xuất:

III.TRIỂN KHAI HỆ THỐNG BÁN HÀNG CỦA CỬA HÀNG KÝ GỬI HAVACO:

1.Nhập thông tin khách hàng:

1.1.Thượng lưu: Mua hàng

- Truy cập vào trang web https://www.odoo.com/vi_VN/trial để vào trang chủ chính của phần mềm Odoo

Trang chủ Odoo

1.1    Thượng lưu : Mua hàng

Để dễ dàng quản lý quá trình nhận ký gửi từ khách hàng thì Havaco nên sử dụng phần mềm Odoo để dễ dàng hơn trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu mua hàng Dưới đây, là các bước cụ thể về quá trình nhận ký gửi của Havaco mà chúng tôi đã đề xuất:

Bước 1: Chọn vào hoạt động Mua hàng và chọn Tạo yêu cầu báo giá và bấm vào Mới để

tạo một yêu cầu báo giá

Tạo lệnh mua  hàng mới

Bước 2: Nhập các dữ liệu vào các ô: thông tin nhà cung cấp; thêm sản phẩm; số lượng

và đơn giá.

Nhập thông tin

Bước 3: Nhấp chọn Gửi qua email cho nhà cung cấp và bấm gửi

Bước 4: Nhấp chọn  Xác nhận đơn hàng và Nhận sản phẩm

Xác nhận đơn hàng

Nhận sản phẩm Quản lý mua hàng trong phần mềm Odoo hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

·         Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hàng hoá vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng

·         Đúng số lượng: Mua hàng đúng với số lượng giúp giảm lượng tồn kho, giảm tồn đọng vốn, tiết kiệm chi phí lưu kho Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…

·         Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời hạn và điều khoản giao hàng, chất lượng, các điều khoản và thời hạn thanh toán

·         Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng Việc nhập hàng hóa, vật

tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…

·         Thông tin chính xác: Tránh cho việc trùng lặp các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó

1.2.Hạ lưu: Tồn kho, bán hàng

Tồn kho

Bước 1: Sau khi mua hàng về, xác nhận xem sản phẩm đã đúng thông tin như lúc mua và bấm xác nhận sản phẩm để hàng hoá được vào trong kho.

Xác nhận sản phẩm nhập về kho

Sản phẩm đã vào kho

Bước 2: Vào mục sản phẩm xem số lượng hiện có của sản phẩm

Sản phẩm được nhập vào kho có số lượng cụ thể

Tính năng bán hàng trong Odoo giúp cho các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ khâu tạo đơn hàng đến vận chuyển sản phẩm và quản lý hóa đơn Dưới đây là quy trình sử dụng Odoo cho việc bán hàng:

Bước 1: Tại trang chủ của Odoo, chọn ứng dụng Bán hàng

 Bước 2: Chọn đơn hàng -> Bấm vào chọn Mới để tạo một đơn hàng mới

 

Bước 3: Điền thông tin khách hàng đầy đủ như họ và tên, địa chỉ, thành phố, số điện thoại, sản phẩm, số lượng.

Bước 4: Gửi email báo giá cho khách hàng

Bước 5: Xác nhận đơn hàng và bán cho khách

 Bước 6: Tạo hóa đơn sau đó chọn gửi hóa đơn đến khách hàng

 

Bước 7: Khách hàng thanh toán sản phẩm với phương thức tiền mặt 

Bước 8: Xác nhận khách hàng đã thanh toán, đóng gói hàng và giao hàng tận tay cho khách

Một số khách hàng của Havaco

Lợi ích của việc quản lý bán hàng trong Odoo:

 Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Odoo tự động hóa các quy trình bán hàng

Havaco, giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và chi phí

 Tăng hiệu quả bán hàng: Odoo cung cấp cho tôi các công cụ để theo dõi và

quản lý hiệu quả bán hàng, giúp tăng doanh thu

 Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Odoo giúp chúng tôi cung cấp dịch vụ

khách hàng tốt hơn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng

IV.KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN:

1.Kết quả đạt được của đề tài:

2.Kết quả đạt được của nhóm:

3.Hướng phát triển của đề tài: