Hệ thống thông tin quản lýBẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆCHà Phương AnhNT 0816518862- Chương 1: Tổng quan về đề tài - Khảo sát doanh nghiệp- Tổng hợp và chỉnh sửa word báo cáo- Thuyết trình chươ
Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chung: ứng dụng phần mềm Odoo vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu riêng: xây dựng được hệ thống quản lý mua hàng và sản xuất tại Phi
Long Coffee với quy trình kinh doanh được cải tiến nhằm tiết kiệm nhân lực, thời gian, chi phí và quản lý hiệu quả hơn nguồn lực và doanh thu. Đề ra các hướng phát triển giúp cải thiện hoạt động kinh doanh của cửa hàng và giúp cửa hàng phát triển bền vững.
Đối tượng và phạm vi của đề tài
- Đối tượng của đề tài
Phi Long Coffee - 145 Chương Dương, phường Mỹ An, TP Đà Nẵng.
Hệ thống chuỗi cung ứng SCM (Supply Chain Management).
- Phạm vi đề tài nghiên cứu
Phạm vi thời gian: Báo cáo được thực hiện và hoàn thành từ tuần 3 đến tuần 12 (Trong quá trình học môn Hệ thống thông tin quản lý).
Phạm vi nội dung: Nghiên cứu hệ thống SCM (Supply ChainManagement) và ứng dụng SCM vào Phi Long Coffee.
Bố cục của đề tài nghiên cứu
Đề tài được tổ chức gồm phần mở đầu, 3 chương nội dung và phần kết luận. Lời mở đầu
Chương 1: Tổng quan về đề tài, cơ sở lý thuyết
Chương 2: Hệ thống SCM của Phi Long Coffee
Chương 3: Triển khai hệ thống SCM trên phần mềm Odoo
Kết luận và hướng phát triển.
TVNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Giới thiê Wu về doanh nghiê Wp triYn khai
1.1.1: Thông tin chung về cửa hàng
Hình 1: Logo của Phi Long Coffee
Tên cửa hàng: Phi Long Coffee Địa chỉ: 145 Chương Dương,quận Ngũ Hành Sơn, Da Nang, Vietnam Thông tin liên hệ: 038 356 9333
Fanpage: https://www.facebook.com/philongcoffee?locale=vi_VN 1.1.2: Lĩnh vực hoạt động chính
Hình 2: Không gian và thiết kế của quán
Phi Long Coffee là một quán cà phê độc đáo và ấm cúng, nằm đối diện với sông Hàn Dưới đây là mô tả chi tiết về quán:
Thiết kế: Phi Long Coffee có không gian thiết kế đơn giản, nhưng tinh tế Tường sơn trắng kết hợp với gỗ tự nhiên tạo nên không gian ấm áp và thân thiện.
Nội thất: Bàn ghế gỗ, ghế sofa mềm mại, và các góc ngồi riêng tư Các bức tranh và cây cỏ xanh tạo điểm nhấn cho không gian. Ánh sáng: Ánh sáng tự nhiên và đèn trang trí tạo nên không gian thoải mái.
Hiện nay, Phi Long Coffee đã cho ra nhiều dòng sản phẩm khác nhau để khách hàng lựa chọn như:
+ Cà phê: cà phê phin, cà phê sữa, cà phê muối, bạc xỉu, …
+ Nước ép: ép ổi, ép cà rốt,
+ Trà: trà đào, trà chanh, trà dâu,
+ Đá xay: Cookie, Tuyết chanh, Vatila Pháp
Quán nổi tiếng với đa dạng menu, chất lượng cà phê và thức uống, cùng với không gian thoải mái Quán thu hút chủ yếu khách trên địa bàn quận Ngũ Hành Sơn
2 Khách hàng và không khí:
+ Khách đa dạng: Phi Long Coffee thu hút cả những người yêu thích cà phê đơn giản và những người muốn tận hưởng không gian yên tĩnh để làm việc hoặc đọc sách.
+ Không khí: Không gian yên bình, âm nhạc nhẹ nhàng và hương thơm cà phê tạo nên không khí thư giãn.
3 Nhân viên và dịch vụ:
+ Nhân viên thân thiện: Đội ngũ nhân viên tại Phi Long Coffee luôn nhiệt tình và thân thiện với khách hàng.
+ Dịch vụ nhanh chóng: Thời gian phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Tóm lại, Phi Long Coffee là một quán cà phê lý tưởng để thư giãn, tận hưởng cà phê ngon và tìm kiếm khoảnh khắc riêng tư
Bên cạnh đó , Phi Long coffee cũng đặt ra những mục tiêu phải đạt được: Tăng cường tiếp thị để thu hút khách hàng trong giai đoạn tới Đạt doanh thu theo mức yêu cầu đề ra Loại bỏ và khắc phục những đánh giá không tốt Gia tăng và hoàn thiện tốt nhất các dịch vụ của quán
Cơ sở lý thuyết
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM) được định nghĩa là một hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp SCM giúp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong chuỗi cung ứng, từ nguồn gốc sản phẩm đến khách hàng cuối cùng Quản lý này bao gồm các giai đoạn như lập kế hoạch, mua hàng, sản xuất, vận chuyển và lưu trữ sản phẩm, với mục tiêu đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với giá thành hợp lý Nó còn bao gồm việc quản lý mối quan hệ giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng, tạo ra hiệu quả kinh tế và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh [1]
-Một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh sẽ bao hàm cả nhà sản xuất, nhà cung cấp, nhà cung ứng vận tải, kho bãi, các nhà phân phối và khách hàng. + Nhà cung cấp: được định nghĩa là các đơn vị cung cấp nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm hoặc dịch vụ cho nhà sản xuất.
+ Nhà sản xuất: được định nghĩa là đơn vị biến đổi nguyên liệu thô thành sản phẩm hoàn chỉnh Họ có thể là các nhà máy sản xuất, các công ty lắp ráp, hoặc các công ty chế biến Nhà cung cấp nguyên liệu thô và nhà sản xuất có mối liên kết chặt chẽ, một trong hai thành phần này có vấn đề thì sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ chuỗi cung ứng.
+ Nhà phân phối: được định nghĩa là đơn vị mua sản phẩm từ nhà sản xuất và bán lại cho các nhà bán lẻ hoặc người tiêu dùng Họ có thể là các công ty thương mại, các đại lý, hoặc các nhà kho.
+ Nhà bán lẻ: được định nghĩa là đơn vị bán sản phẩm trực tiếp cho người tiêu dùng Họ có thể là các cửa hàng tạp hóa, các cửa hàng tiện lợi, các siêu thị, hoặc các cửa hàng trực tuyến.
+ Khách hàng: được định nghĩa là người sử dụng cuối cùng của sản phẩm hoặc dịch vụ và là mục tiêu cuối cùng của quá trình chuỗi cung ứng.
Mỗi giai đoạn trong chuỗi cung ứng liên kết chặt chẽ với nhau và được quản lý và điều phối bởi hệ thống quản trị chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hoá quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm, giảm thiểu tồn kho và chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng [2]
SCM được coi là mạng lưới các điều kiện dễ dàng cho việc thu mua NVL, chuyển NVL thô thành sản phẩm trung gian và phân phối sản phẩm cuối cùng đến khách hàng Hệ thống quản trị chuỗi cung ứng bao gồm ba chuỗi cung ứng chính: + Chuỗi cung ứng thượng lưu (hay còn gọi là upstream supply chain):
Bao gồm các hoạt động giữa nhà sản xuất và các nhà cung cấp của và cả những nhà cung cấp của các nhà cung cấp
+ Chuỗi cung ứng trung lưu (hay còn gọi là internal supply chain):
Bao gồm tất cả các hoạt động bên trong công ty để chuyển các đầu vào thành các đầu ra, tính từ thời điểm các đầu vào đi vào trong tổ chức đến thời điểm các sản phẩm được phân phối ra khỏi tổ chức.
+ Chuỗi cung ứng hạ lưu (hay còn gọi là downstream supply chain):
Phân phối sản phẩm đến khách hàng cuối cùng thông qua các cửa hàng, trang web bán hàng, các hình thức bán hàng trực tuyến và các kênh bán hàng khác [1]
+ Chiến lược kéo (Pull Strategy) được định nghĩa là phương pháp quản lý chuỗi cung ứng dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng Sản xuất và vận chuyển hàng hóa được thực hiện dựa trên đơn hàng từ khách hàng, giúp giảm thiểu tồn kho và chi phí.
+ Chiến lược đẩy (Push Strategy) được định nghĩa là phương pháp quản lý chuỗi cung ứng dựa trên dự đoán nhu cầu của khách hàng Sản xuất và vận chuyển hàng hóa được thực hiện dựa trên dự báo này, giúp doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước số lượng hàng hóa cần thiết.
→ Sự khác biệt giữa hai mô hình này là ở cách tiếp cận khách hàng và sản xuất sản phẩm [3]
1.2.5: Lợi ích và rủi ro khi áp dụng hệ thống SCM
○ Tăng hiệu suất của các dòng sản phẩm thông qua kết hợp giữa các nhà cung cấp với nhau
○ Nâng cao dịch vụ khách hàng và giảm thiểu lượng hàng hóa tồn kho
○ Giảm chi phí giá thành mỗi sản phẩm, nâng cao lợi nhuận tối đa nhất
○ Nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty, tạo thương hiệu uy tín trên thị trường trong tâm trí người tiêu dùng
○ Chuyển hướng sản phẩm nhanh trong trước sự thay đổi của thị trường
● Tuy nhiên, áp dụng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng cũng có một số rủi ro như sau: [5]
○ Ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh: Nếu lựa chọn một hệ thống SCM không phù hợp, có thể dẫn đến sự gián đoạn trong quá trình sản xuất, vận chuyển và phân phối hàng hóa Điều này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, từ khâu nguyên liệu sản xuất đến hệ thống phân phối.
○ Nếu hệ thống SCM không tương thích với các công cụ quản trị hiện có của công ty và không được đồng bộ hóa đúng cách, có thể dẫn đến sự cố và phá hủy toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Công cụ: Giới thiệu về phần mềm ODOO
Odoo là một phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở được phát triển bởi Odoo S.A Nó cung cấp một loạt các ứng dụng doanh nghiệp như quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý sản xuất, quản lý dự án, quản lý tài chính, quản lý nhân sự và nhiều ứng dụng khác
1.3.2 Các tính năng của phần mềm Odoo
○ Odoo cung cấp các tính năng quản lý doanh nghiệp như sau:
○ Quản lý bán hàng: Odoo cung cấp các công cụ để quản lý đơn hàng, báo giá, hóa đơn và thanh toán
○ Quản lý kho hàng: Odoo giúp quản lý việc nhập và xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho và theo dõi đơn đặt hàng
○ Quản lý sản xuất: Odoo cho phép quản lý quy trình sản xuất, kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ sản xuất
○ Quản lý dự án: Odoo cung cấp các công cụ để quản lý dự án, giao việc và theo dõi tiến độ
○ Quản lý tài chính: Odoo giúp quản lý các giao dịch tài chính như thanh toán, thu tiền và quản lý tài sản
○ Quản lý nhân sự: Odoo cho phép quản lý thông tin nhân viên, lương và các quy trình liên quan đến nhân sự.
1.3.3 Các phiên bản của phần mềm Odoo
- Odoo cung cấp hai phiên bản khác nhau: phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí
- Phiên bản miễn phí: được gọi là Odoo Community Edition, là phiên bản mã nguồn mở và hoàn toàn miễn phí để tải xuống và sử dụng Nó cung cấp nhiều tính năng quản lý doanh nghiệp như quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý sản xuất, quản lý dự án, quản lý tài chính, quản lý nhân sự và nhiều ứng dụng khác Tuy nhiên, phiên bản miễn phí có một số hạn chế như không có hỗ trợ kỹ thuật và các tính năng mở rộng Ngoài ra, phiên bản miễn phí không có các tính năng tiên tiến như tối ưu hóa hiệu suất, khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba và các tính năng quản lý doanh nghiệp khác
- Phiên bản trả phí: được gọi là Odoo Enterprise Edition, là phiên bản trả phí và có tính năng đầy đủ hơn Nó cung cấp các tính năng tiên tiến hơn như hỗ trợ kỹ thuật, tính năng tối ưu hóa hiệu suất, khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba và các tính năng quản lý doanh nghiệp khác. Phiên bản trả phí của Odoo được cung cấp theo các gói khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp Giá cả của các gói này phụ thuộc vào số lượng người dùng và các tính năng được yêu cầu
1.3.4 Những lợi ích và hạn chế khi sử dụng phần mềm odoo
- Quản lý doanh nghiệp toàn diện: Odoo cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm bán hàng, mua hàng, sản xuất ,quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý dự án và tài chính
- Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm Odoo có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, với nhiều ứng dụng mở rộng và tính năng mở rộng
- Tiết kiệm chi phí: Odoo là một phần mềm mã nguồn mở miễn phí, do đó, doanh nghiệp không cần phải chi trả cho giấy phép sử dụng
- Tích hợp dễ dàng: Odoo có thể tích hợp với các phần mềm khác như Magento, Shopify, WooCommerce và nhiều hơn nữa Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Odoo cung cấp cho người dùng một giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cùng với các công cụ quản lý hiệu quả và báo cáo phân tích
- Tính linh hoạt và mở rộng: Odoo là một phần mềm linh hoạt có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
- Đòi hỏi kiến thức kỹ thuật: Để cài đặt và sử dụng Odoo, người dùng cần có kiến thức kỹ thuật để cấu hình và tùy chỉnh
- Chưa phù hợp cho các doanh nghiệp lớn: Odoo có thể không phù hợp cho các doanh nghiệp lớn với quy mô hoạt động phức tạp.
- Hỗ trợ kém: Odoo là một phần mềm mã nguồn mở, do đó, hỗ trợ có thể không được cung cấp bởi các nhà cung cấp phần mềm
- Thời gian triển khai: Triển khai Odoo có thể mất nhiều thời gian và tài nguyên để cấu hình và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp
- Khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên có kinh nghiệm sử dụng: Do Odoo không phổ biến như các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác, việc tìm kiếm nhân viên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm này có thể khó khăn
- Cập nhật phần mềm: Việc cập nhật phần mềm Odoo có thể gây ra sự cố và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, do đó, cần phải được thực hiện cẩn thận.
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TsCH HÊW THỐNG/ Dv LIÊWU MUA HÀNG TẠI PHI LONG COFFEE
Khảo sát về hê W thống mua hàng
Hiện nay cửa hàng đang tổ chức mua bán trực tiếp tại một cơ sở chính và duy nhất ở số 145 Chương Dương.
- Khảo sát tình hình thực tế về hệ thống quản trị chuỗi cung ứng tại Phi Long coffee Đà Nẵng, hiểu rõ hơn về hệ thống mua hàng và sản xuất của Phi Long Coffee, từ cơ sở đó nhóm sẽ tìm hiểu cụ thể và tiến hành phân tích, đánh giá, xem xét ưu nhược của hệ thống mua hàng và sản xuất hiện tại, từ đó đưa ra một vài đề xuất để cải tiến cho hệ thống này của Phi Long coffee để phục vụ cho đề tài báo cáo của nhóm.
Nhóm đã đến quán coffee Phi Long và đã trao đổi phỏng vấn trực tiếp quản lý của quán
Nhóm đã hỏi quản lý của quán một số câu hỏi liên quan đến quy trình mua hàng và sản xuất của quán về:
- Số sản phẩm hiện quán đang bán, tên một số nhà cung cấp nguyên liệu cho quán, giá nhập và giá bán của một số mặc hàng, nguyên liệu cần thiết để quán làm ra một số sản phẩm, cách quán quản lí kho hàng.
- Cách kiểm kê tồn kho trong ngày, quy trình mua hàng của quán,… Cùng với cách định mức và sản xuất các sản phẩm bán cho khách hàng.
Kết quả nhóm thu được
Quản lí đã giải đáp những thắc mắc của nhóm Nhóm đã hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của quán bao gồm: nhà cung cấp, giá bán, các loại nguyên liệu cần nhập quy trình mua hàng và định mức sản xuất các sản phẩm cùng với việc quản lí kho- cách kiểm kê,… của coffee Phi Long và từ đó nhóm đã có thể mô tả được quy trình mua hàng của quán bằng sơ đồ Ngoài ra nhóm cũng đã chụp một số hình ảnh quán trong quá trình phỏng vấn:
❖ Mô tả quy trình mua hàng hiện tại Phi Long Coffee.
Hình 3: Quy trình mua hàng của Phi Long Coffee
- Lập yêu cầu mua hàng
Mỗi ngày nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra và thống kê số lượng của từng loại nguyên vật liệu trong kho, sau đó nếu thấy không đủ hàng thì sẽ đưa ra yêu cầu mua hàng phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của cửa hàng
- Tìm kiếm nhà cung cấp và đề nghị báo giá
Nhân viên mua hàng sẽ gửi đề nghị yêu cầu mua hàng lên quản lý, nếu quản lý không phê duyệt thì nhân viên mua hàng sẽ chỉnh sữa và gửi yêu cầu mua hàng lại.Nếu quản lý phê duyệt thì nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp.Các nhà cung cấp tiến hành lập báo giá và gửi bảng báo giá cho nhân viên mua hàng.Sau đó nhân viên mua hàng gửi bảng báo giá lên nhân viên quản lý Nếu đơn báo giá không được nhân quản lý phê duyệt thì nhân viên mua hàng sẽ gửi yêu cầu báo giá lại cho nhà cung cấp ngược lại nếu đơn báo giá được phê duyệt thì căn cứ vào bảng báo giá này, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành đặt hàng
- Kiểm tra hàng và đối chiếu
Sau khi nhân viên mua hàng đặt hàng, nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn và xuất hàng sau đó vận chuyển đến kho của quán Sau khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, nhân viên mua hàng nhận hàng và hóa đơn đặt hàng, sau đó đề nghị được kiểm tra hàng, căn cứ vào đó để tiến hành kiểm định số lượng nguyên vật liệu, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng Các hàng hóa đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho Riêng đối với các mặt hàng không đạt chuẩn thì thực hiện các quy trình đổi/trả hàng cho phía nhà cung cấp
- Nhập kho và thanh toán
Khi việc kiểm kê hoàn tất, nhân viên mua hàng sẽ lập phiếu nhập kho (với sự thống nhất của kế toán) Phiếu nhập kho gồm có 2 liên: Thủ kho giữ liên 1 để ghi vào thẻ kho và Kế toán giữ liên 2 để ghi sổ Kế toán Nhân viên kế toán sẽ lập hồ sơ thanh toán dựa trên hóa đơn và các hồ sơ liên quan và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Phân tích về hệ thống mua hàng
2.2.1 Ưu nhược điYm của quy trình mua hàng hiện có Ưu điểm của quy trình mua hàng hiện tại
Không bị ràng buộc bởi quy trình và quy định cứng nhắc
2 Tiết kiệm chi phí ban đầu
Không cần đầu tư số tiền lớn vào việc mua hệ thống và các thiết bị liên quan
Quy trình được chia ra từng bước rõ ràng, dễ dàng theo dõi
Nhân viên dễ dàng nắm rõ quy trình và thực hiện đúng trách nhiệm. Đảm bảo sự thống nhất và minh bạch trong quá trình mua hàng.
Có nhiều bước kiểm soát từ việc phê duyệt yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Tránh thất thoát lãng phí và đảm bảo an toàn thực phẩm.
5 Lưu trữ hồ sơ đầy đủ
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến quá trình mua hàng, từ yêu cầu mua hàng, báo giá, hóa đơn cho đến phiếu kiểm tra chất lượng.
Nâng cao hiệu quả quản lí và minh bạch trong kinh doanh.
- Nhược điểm của quy trình mua hàng hiện tại
Quy trình mua hàng có nhiều bước và thủ tục, dẫn đến việc mua hàng tốn nhiều thời gian và công sức.
2 Phân chia công việc chưa hợp lí:
Hầu hết mọi công việc đều dồn hết cho nhân viên mua hàng, gây nhiều áp lực và có thể dẫn đến sai sót.
Quy trình có nhiều bước thủ công
4 Tốn kém nhiều chi phí:
Việc thực hiện nhiều bước thủ công cũng khiến cho chi phí mua hàng tăng cao.
Vì quy trình có nhiều bước thủ công nên sẽ gây khó khăn trong việc quản lí nhân viên và hàng hóa.
2.2.2 Quy trình mua hàng đề xuất
Hình 4: Quy trình mua hàng đề xuất của Phi Long coffee
Mô tả quy trình đề xuất
Hệ thống luôn theo dõi hàng hóa tồn kho Khi trong kho sắp hết hàng thì hệ thống sẽ phát thông báo yêu cầu mua hàng cho nhân viên mua hàng Nhân viên mua hàng sẽ xem xét và làm đơn mua hàng ( bao gồm loại nguyên liệu, số lượng,…) và gửi cho quản lý.
Nếu quản lý không phê duyệt thì nhân viên mua hàng sẽ làm lại đơn mua hàng và gửi lại Nếu quản lý phê duyệt thì nhân viên mua hàng sẽ tiến hành tạo yêu cầu báo giá đến cho nhà cung cấp thông qua hệ thống
Nhà cung cấp sau khi nhận được yêu cầu báo giá từ hệ thống gửi qua e-mail thì sẽ tiến hành kiểm tra và sau đó sẽ lập báo giá và gửi lại đơn báo giá cho nhân viên mua hàng (thông qua hệ thống)
Nhân viên mua hàng sẽ gửi đơn báo giá cho quản lý Nếu quản lý không phê duyệt thì tiến hành đề nghị báo giá lại, nếu quản lý phê duyệt thì nhân viên mua hàng sẽ vào hệ thống, xác nhận đơn đặt hàng và tiến hành đặt hàng nhà cung cấp.
Nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn và chuẩn bị hàng để gửi cho nhân viên kho Hóa đơn sẽ được hệ thống gửi vào e-mail nhân viên kho Nhân viên kho sau khi nhận hàng và hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra hàng Nếu sai sót thì tiến hành trả hàng lại cho nhà cung cấp, nếu hàng đúng yêu cầu thì sẽ tiến hành nhập hàng vào kho và in phiếu nhập kho gửi cho nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán sẽ thanh toán cho nhà cung cấp thông qua hệ thống và ghi sổ kế toán và kết thúc quá trình mua hàng
So sánh quy trình mua hàng đề xuất với quy trình mua hàng hiện có
Bảng 1: So sánh quy trình mua hàng đề xuất với quy trình mua hàng hiện có
Quy trình mua hàng hiện tại Quy trình mua hàng đề xuất Xác định yêu cầu mua hàng
Nhân viên mua hàng kiểm tra và báo
Hệ thống tự động kiểm tra và thông báo
Yêu cầu báo giá được thông báo cho nhà cung cấp thông qua hình thức điện thoại
Sẽ được thông báo cho nhà báo giá thông qua hệ thống
Mua hàng Đơn đặt hàng được lập thủ công và bằng giấy và gửi thủ công Đơn đặt hàng được tạo và gửi tự động thông qua hệ thống
Hóa đơn Hóa đơn bằng giấy và được gửi đồng thời với hàng đặt
Hóa đơn điện tử được gửi qua e-mail
Ngoài ra Cơ bản Ngoài các bộ phận cơ bản còn có sự tham gia của hệ thống và có thêm bộ phận kho
2.3.2 Ưu, nhược điYm quy trình mua hàng đề xuất a Ưu điYm
Quy trình đề xuất có nhiều bước chi tiết hơn so với quy trình hiện tại Việc áp dụng hệ thống sẽ tự động hóa được nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót chủ quan khi làm việc thủ công
Quán và nhà cung cấp tương tác qua hệ thống một cách nhanh chóng và tiết kiệm được nhiều thời gian
Giảm thiểu một số chi phí ngoài không cần thiết.
Dễ dàng quản lí, theo dõi và thống kê quy trình hoạt động mua hàng của quán
Với sự hỗ trợ của hệ thống thì việc quản lí tồn kho sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn so với thủ công
Việc có thêm bộ phận kho sẽ giảm công việc cho nhân viên mua hàng Ngoài ra nếu quán cafe Phi Long có dự định mở rộng hoạt động kinh doanh trong tương lai thì quy trình đề xuất này sẽ là rất phù hợp. b Nhược điYm
Chi phí đầu tư ban đầu cao: việc này đòi hỏi phải bỏ ra một khoản tiền và thời gian lớn để xây dựng một hệ thống
Phụ thuộc vào hệ thống: Nếu hệ thống gặp trục trặc thì quá trình mua hàng sẽ bị gián đoạn
Cần thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống
TRIỂN KHAI TRÊN PHẦN MỀM ODOO VÀO QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA PHI LONG COFFEE
Quản lý thông tin kho vận
3.1.1 Thiết lập tồn kho an toàn
Tại ứng dụng Tồn kho chọn danh mục cấu hình chọn quy tắc tái đặt hàng ,tại đây chúng ta có thể thiết lập số lượng tối thiểu và số lượng tối đa của sản phẩm:
Hình 5: Thiết lập tồn kho an toàn
3.1.2 Thiết lập Nhà cung cấp
Tại ứng dụng Mua hàng , nhấn vào đơn hàng, chọn nhà cung cấp và điền các thông tin cụ thể cho từng nhà cung cấp:
Hình 6:Thông tin các nhà cung cấp
Hình 7:Thiết lập thông tin nhà cung cấp
Vào ứng dụng Tồn kho , thực hiện tạo sản phẩm ở danh mục sản phẩm Tiến hành tạo sản phẩm và điền thông tin cần thiết Sau đó thực hiện lưu sản phẩm.
Hình 8: Nhập thông tin sản phẩm
Quá trình thượng lưu
Vào danh mục bổ sung hàng trong ứng dụng tồn kho , hệ thống sẽ hiển thị đơn hàng ở góc trái nếu mặt hàng đó cần bổ sung và yêu cầu báo giá tự động sẽ được gửi đi:
Hình 10:Tạo đơn đặt hàng tự động
- Yêu cầu báo giá: Đơn yêu cầu báo giá tự động sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng:
Hình 11:Yêu cầu báo giá tự động
-Gửi email cho nhà cung cấp
Hình 12:Gửi email nhà cung cấp-Nhà cung cấp kiYm tra và xác nhận lại đơn hàng:
Hình 13: Nhà cung cấp kiểm tra và xác nhận
-Khi được nhà cung cấp phản hồi lại, tiến hành xác nhận đơn hàng và nhận sản phẩm
Hình 14: Xác nhận đơn hàng và nhận sản phẩm
-Sau đó vào đơn mua hàng trong ứng dụng mua hàng và tiến hành nhập thông tin ngày hoá đơn và tiến hành thanh toán:
Hình 15: Thanh toán đơn hàng
Quá trình trung lưu
3.3.1 Định mức nguyên liệu Đầu tiên, ta vào ứng dụng Sản xuất , tại danh mục sản phẩm ta chọn định mức nguyên liệu và tiến hành định mức nguyên liệu:
Hình 16: Định mức nguyên liệu
Ta chỉ cần nhập tên sản phẩm muốn sản xuất, số lượng cần sản xuất và hệ thống sẽ tự động hiện định mức nguyên liệu rồi chọn xác nhận sản xuất tất cả:
Hình 17: Tạo lệnh sản xuất
Báo cáo sản xuất
Tại ứng dụng Sản xuất , click chọn danh mục báo cáo phân tích sản xuất, sau đó nhập các điều kiện muốn hiển thị và bấm xác nhận:
Hình 19: Phân tích sản xuất theo đồ thị cột
Hình 20: Phân tích sản xuất theo đồ thị đường
Hình 21: Phân tích sản xuất theo biểu đồ bánh
Báo cáo tồn kho
3.5.1 KiYm kê kho từng ngày
Tại ứng dụng Tồn kho, Kiểm kê tồn kho từng ngày khi nhập thời gian ngày cần kiểm kê và thực hiện nhấn nút xác nhận để kiểm tra.
Hình 22: Kiểm kê tồn kho trong ngày
3.5.2 KiYm kê tất cả sản phẩm trong kho
Tại ứng dụng Kho vận, tiến hành kiểm tra kho tại danh mục báo cáo, chọn kho hàng. Thực hiện kiểm tra thông tin kho hàng.
Hình 23: Kiểm kê sản phẩm trong kho
KẾT LUÂWN VÀ HƯ€NG PHÁT TRIỂN
Kết quả đạt được của đề tài
Các dữ liệu trên báo cáo đều được giả định một cách có cơ sở, cho thấy khả năng cải thiện đáng kể của Phi Long coffee nếu ứng dụng hệ thống quản lý mua hàng và sản xuất vào trong hoạt động kinh doanh của mình. Nhóm đã hiểu được tầm quan trọng của ứng dụng Chuỗi cung ứng thượng lưu vào trong quy trình kinh doanh của Phi Long coffee. Phân tích đã chỉ ra được những thiếu sót có trong quy trình mua hàng hiện có của Phi Long Coffee Đồng thời xây dựng lên được quy trình mới phù hợp hơn, khắc phục được một số nhược điểm nhất định so với quy trình cũ.
Hiện tại Phi Long Coffee chỉ áp dụng quy trình mua hàng còn khá truyền thống và thủ công, vì vậy khi ứng dụng phần mềm SCM được sử dụng ở đây là odoo với những ưu điểm như dễ sử dụng, nhiều tiện ích, dễ dàng theo dõi một chuỗi các hoạt động, đội ngũ nhân viên có thể cùng làm việc, Phi Long hoàn toàn có đủ cơ sở, đủ uy tín và niềm tin Không còn là những quá trình thủ công, nay tất cả đều dễ dàng hơn thông qua odoo. Ứng dụng hệ thống SCM thông qua odoo mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, có thể đến như: cắt giảm các quy trình dư thừa, tăng độ chính xác trong từng quy trình, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định có hiệu quả nhất từ đó nâng cao năng suất công việc cũng như giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp Nhờ hệ thống SCM, các bộ phận trong doanh nghiệp được đồng bộ hóa, các thông tin, dữ liệu của tất cả các hoạt động đều được lưu trữ và truy xuất nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
- Tuy nhiên, các vấn đề của đề tài chưa đạt được:
- Có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp Odoo với các hệ thống khác trong chuỗi cung ứng của quán.
- Cần thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới.Ngoài ra, để có thể triển khai một hệ thống thông tin mới, đòi hỏi về năng lực công nghệ thông tin cũng như yêu cầu về năng lực quản trị của doanh nghiệp đặc biệt phải được chú ý
- Có thể phát sinh chi phí bổ sung cho việc tùy chỉnh và mở rộng tính năng của Odoo để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Kết quả đạt được của nhóm
● Xây dựng thành công hệ thống quản lý mua hàng và sản xuất sử dụng phần mềm odoo,đáp ứng đầy đủ yêu cầu và chức năng cần thiết.
● Cung cấp giải pháp hiệu quả cho việc quản lý và tổ chức các hoạt động mua hàng cho quán cà phê
● Tích hợp được chức năng mua hàng,quản lý kho và sản xuất trong cùng
● Do có sự hạn chế về kinh nghiệm trong việc phân tích các khía cạnh của dự án nên các đề xuất đưa ra có thể chưa phải tối ưu nhất.
● Các giải pháp nhóm đưa ra chưa được kiểm chứng là hiệu quả hơn so với ban đầu.
Hướng phát triYn của đề tài
Việc nghiên cứu và đưa ra đề xuất về quá trình mua hàng của Phi Long thông qua phần mềm Odoo sẽ tạo nên những điểm tích cực hơn so với quá trình mua hàng và quản lý cũ nhưng nó vẫn chưa phải là hoàn thiện nhất, còn một số quy trình không được tự động hóa mà phải thực hiện thủ công của con người Nhóm sẽ tiếp tục nghiên cứu để xây dựng quá trình mua hàng bằng cách nâng cao tự động hóa tối đa các quy trình, tối ưu hiệu quả và giảm thiểu sự can thiệp của con người, tìm kiếm những công nghệ mới kết hợp với công nghệ hiện tại Trong tương lai, nếu hệ thống được áp dụng và chứng minh hiệu quả (thông qua việc so sánh chi phí, lợi ích và hiệu quả so với phương thức cũ), Phi Long có thể cân nhắc triển khai thêm hệ thống quản lý bán hàng để đồng bộ hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh.