Quản trị dự Án logistics và chuỗi cung Ứng Đề tài dự Án dịch vụ công nghệ thông tin itco trong logistics

 Với sự chú trọng vào chuẩn hóa, tự động hóa, quản lý chi phí và quy trình, cungứng độc đáo, và cải tiến liên tục, ITco đã xây dựng một danh tiếng vững chắctrong ngành công nghiệp công

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH VIỆN KINH TẾ VÀ PHÁT TRIỂN GIAO THÔNG VẬN TẢI

QUẢN TRỊ DỰ ÁN LOGISTICS VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

ĐỀ TÀI: DỰ ÁN DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ITCO

5 2054030120 Tăng Quảng Long QL20A

TP Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 11 năm 2024

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 HÌNH THÀNH DỰ ÁN 1

1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp ITco 1

1.2 Vấn đề Logistics trong dự án Outsourcing ITco 1

1.2.1 Vấn đề Logistics hàng hóa (Hậu cần vận chuyển hàng hóa) 1

1.2.2 Vấn đề Logistics thông tin (Hậu cần thông tin) 2

1.3 Hình thành mục tiêu của dự án CNTT ITco 2

CHƯƠNG 2 QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN 3

2.1 Lập kế hoạch quy mô 3

2.2 Xác đinh quy mô dự án: 3

2.2.1 Lập kế hoạch và phân tích yêu cầu 3

2.2.2 Xác định quy mô dự án: 6

2.3 Kiểm soát quy mô dự án: 8

2.3.1 Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi (Change Control Process) 8

2.3.2 Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan trong suốt quá trình 8

2.3.3 Quản lý và kiểm soát tài nguyên 9

2.3.4 Kiểm tra tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc 9

2.3.5 Quản lý rủi ro và các vấn đề phát sinh 10

2.3.6 Đánh giá và báo cáo về việc kiểm soát quy mô 10

CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ NGUỒN LỰC CỦA DỰ ÁN 10

CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN 11

4.1 Dự báo chi phí của dự án: 11

4.2 Ngân sách dự án: 13

4.3 Kế hoạch theo dõi và kiểm soát ngân sách: 15

CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN 16

5.1 Bắt đầu dự án: 16

5.2 Kế hoạch dự án cho các dự án gia công CNTT: 16

5.2.1 Phân phối 16

5.2.2 Chuẩn bị công việc 16

5.2.3 Cài đặt và triển khai 17

5.2.4 Triển khai vận hành 18

5.3 Hoàn thành dự án: 18

CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 19

6.1 Lập kế hoạch chất lượng dự án 19

6.1.1 Định nghĩa 19

6.1.2 Kế hoạch xây dựng dịch vụ ITco 19

6.2 Đảm bảo chất lượng dự án 21

6.2.1 Định nghĩa 21

6.2.2 Những yêu cầu về đảm bảo chất lượng của dự án dịch vụ CNTT Itco 21

6.3 Kiểm soát chất lượng dự án 22

6.3.1 Định nghĩa 22

6.3.2 Tại sao Kiểm soát Chất Lượng lại quan trọng? 22

CHƯƠNG 7 KẾT THÚC DỰ ÁN 23

7.1 Các khâu quan trọng cần hoàn thiện trước khi kết thúc dự án: 23

7.2 Các yếu tố lưu ý khi kết thúc dự án: 24

DANH MỤC BẢNG Bảng 4.1 Dự toán ngân sách dự án CNTT ITco trong logistics 13

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức dự án ITCo 11

Hình 5.1 Quy trình triển khai vận hành 18

CHƯƠNG 1 HÌNH THÀNH DỰ ÁN

1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp ITco

 ITco được thành lập năm 2006, ITco là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnhvực cung cấp dịch vụ và giải pháp liên quan đến công nghệ thông tin Doanhnghiệp này đặt ra một loạt các chiến lược và phương pháp để đảm bảo chất lượng

và hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ của họ Cụ thể, ITco đã áp dụng nguyêntắc công nghiệp hóa để chuẩn hóa danh mục sản phẩm, giảm sự phức tạp và nguy

cơ lỗi trong quá trình cung cấp dịch vụ Họ cũng đã tự động hóa các quy trìnhlogistics, giúp tối ưu hóa chi phí và quy trình

 Ngoài ra, ITco đã sử dụng chiến lược cung ứng duy nhất bằng việc mua các tài sản

từ một nhà cung cấp duy nhất, giúp giảm phức tạp và rủi ro trong môi trường ITngày càng phức tạp

 ITco cung cấp dịch vụ thay thế tại chỗ để đảm bảo rằng khách hàng không gặp sự

cố do thiết bị kỹ thuật Cuối cùng, ITco thực hiện quy trình cải tiến liên tục để duytrì và nâng cao chất lượng sản phẩm, quy trình và dịch vụ của họ dựa trên kinhnghiệm từ các dự án trước

 Với sự chú trọng vào chuẩn hóa, tự động hóa, quản lý chi phí và quy trình, cungứng độc đáo, và cải tiến liên tục, ITco đã xây dựng một danh tiếng vững chắctrong ngành công nghiệp công nghệ thông tin và trở thành một doanh nghiệp đángtin cậy đối với khách hàng của họ

1.2 Vấn đề Logistics trong dự án Outsourcing ITco

1.2.1 Vấn đề Logistics hàng hóa (Hậu cần vận chuyển hàng hóa)

 Logistics hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong thông tin viễn thông của các dự

án gia công phần mềm (dự án gia công phần mềm ITC) Ở đây, ITco hướng đếnnhững trao đổi hoàn chỉnh nên vấn đề lớn nhất cần phải đối mặt là cần phải muamột lượng lớn hàng hóa từ các nhà cung cấp, nhà phân phối và nhà sản xuất khácnhau, ví dụ: Microsoft, Lenovo, IBM Bên cạnh đó, ITC còn cần có nhiều biến thểhơn nữa để tăng độ phức tạp cho sản phẩm. 

 Khi cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh cho khách hàng, thách thức về logistics trởnên phức tạp, đặc biệt khi các sản phẩm có vòng đời ngắn từ 3 đến 6 tháng Việc đảm bảo sự sẵn có trong suốt thời gian hợp đồng dài hạn (ví dụ: 60 tháng) đòi hỏilàm việc với nhiều thế hệ thiết bị máy tính. 

1.2.2 Vấn đề Logistics thông tin (Hậu cần thông tin)

 Các thông số của logistics hàng hóa có ảnh hưởng lớn đến thông tin hậu cần.Ngoài các thành phần phần cứng còn có phần mềm với phiên bản và trạng tháiphát hành của các bản cập nhật và hotfix, chưa kể đến trình điều khiển thiết bị

 Thách thức nằm ở quá trình công nghiệp hoá (dựa trên bốn nguyên tắc cơ cấu vậtchất sản xuất hàng hóa: tiêu chuẩn hóa, hợp lý hóa, tự động hóa, tối ưu hóa) cácdịch vụ được cung cấp Lĩnh vực CNTT vẫn chưa hiệu quả rất chuyên nghiệptrong lĩnh vực này và khách hàng được tính phí theo số giờ làm việc về thời gian

và cơ sở vật chất

 Do tính phức tạp cao nên phải tốn nhiều công sức để tối ưu hoá cài đặt Vậy nêncần đòi hỏi kỹ năng CNTT rất tốt

1.3 Hình thành mục tiêu của dự án CNTT ITco

 ITco đã tập trung vào công nghiệp hóa, chiến lược cung ứng duy nhất, tìm nguồncung ứng đơn lẻ và mô hình dịch vụ riêng Điểm mấu chốt trong việc thành lậpcông ty là mục tiêu triển khai các dự án CNTT nhanh hơn và tốt hơn nhiều so vớicách thực hiện trong ngành

 Mục tiêu cụ thể là hoàn thành các dự án CNTT trong thời hạn 30 ngày Ở thờiđiểm bắt đầu, điều này dường như là một thách thức lớn, vì những dự án truyềnthống như vậy có thể kéo dài đến 18 tháng

 Để đạt được mục tiêu, ITco đã sử dụng chiến lược công nghiệp hóa, chiến lượctìm nguồn cung ứng duy nhất, tìm nguồn cung ứng đơn lẻ, các ý tưởng để chốnglại sự tấn công của CNTT thiếu kỹ năng và mô hình dịch vụ của riêng họ, cũngnhư quá trình cải tiến liên tục (CIP) để đạt được mục tiêu này

 Danh mục sản phẩm trở lên cá nhân hoá và được tiêu chuẩn hoá Khách hàng có

thể đưa ra giải pháp của mình và mục tiêu đối với thời gian thanh toán là 30 ngày

CHƯƠNG 2 QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN

2.1 Lập kế hoạch quy mô

Thu thập yêu cầu dự án:

 Tên dự án: CNTT ITco

 Ngày bắt đầu: 1/12/2024

 Ngày kết thúc: 31/12/2030

 Tổng mức đầu tư dự kiến: 20~60 tỷ VND

 Mục tiêu dự án: là hoàn thành các dự án nhằm đưa ra những giải pháp giải quyếtyêu cầu CNTT của khách hàng trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu bằng các ápdụng chiến lược công nghiệp hóa, chiến lược tìm nguồn cung duy nhất, đơn lẻ,

 Vai trò và trách nhiệm: Các phòng ban giám đốc và tổng giám đốc của dự án đứng

ra điều hành và chịu trách nhiệm

 Tuyên bố thành công: tất cả các dịch vụ CNTT mà ITco đảm bảo giải pháp hàilòng khách hàng về tối ưu quy trình ứng dụng CNTT trong các hoạt động nóichung và Logistics nói riêng

2.2 Xác đinh quy mô dự án:

Xác định chi tiết công việc: 

2.2.1 Lập kế hoạch và phân tích yêu cầu

 Khảo sát và phân tích nhu cầu khách hàng: Xác định rõ yêu cầu và mục tiêu

của khách hàng Điều này bao gồm việc tìm hiểu về hệ thống hiện tại, các vấn đề

mà khách hàng đang gặp phải và những tính năng mà họ mong muốn có trong giảipháp CNTT

 Phân tích và đánh giá yêu cầu hệ thống: Dựa trên các yêu cầu của khách hàng,

ITco sẽ thực hiện phân tích để xác định các chức năng cần thiết, các yếu tố kỹthuật, và các yếu tố phi kỹ thuật như quy trình làm việc, đội ngũ nhân sự, ngânsách và thời gian triển khai

Thiết kế và phát triển giải pháp CNTT

 Thiết kế kiến trúc hệ thống: Xây dựng kiến trúc phần mềm và hạ tầng CNTT

phù hợp với yêu cầu của khách hàng Điều này có thể bao gồm việc thiết kế hệthống mạng, cơ sở dữ liệu, các ứng dụng phần mềm, giao diện người dùng và cáckết nối giữa các hệ thống

 Phát triển phần mềm: Phát triển các ứng dụng phần mềm (nếu cần thiết) để hỗ

trợ quy trình kinh doanh của khách hàng, tối ưu hóa các hoạt động và giải quyếtcác vấn đề hiện tại Các công việc trong phát triển phần mềm bao gồm lập trình,thử nghiệm, sửa lỗi và tối ưu hóa

 Tích hợp hệ thống: Đảm bảo rằng các phần mềm và hệ thống mới được tích hợp

một cách mượt mà vào hệ thống hiện tại của khách hàng Điều này có thể bao gồmviệc tích hợp phần mềm với các hệ thống quản lý nội bộ, hệ thống CRM, ERP,hoặc các công cụ khác

Triển khai và cài đặt

 Cài đặt phần cứng và phần mềm: Lắp đặt và cấu hình phần cứng (máy chủ, thiết

bị mạng, lưu trữ dữ liệu) và phần mềm theo kế hoạch triển khai

 Cài đặt hệ thống hạ tầng mạng: Bao gồm việc thiết lập các mạng LAN, WAN,

VPN, và các hệ thống bảo mật như tường lửa, mã hóa dữ liệu, và bảo vệ chống tấncông từ bên ngoài

 Thiết lập hệ thống đám mây (nếu có): Nếu khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ

đám mây, ITco sẽ thiết lập và triển khai các dịch vụ đám mây như AWS, Azure,hoặc Google Cloud để lưu trữ và xử lý dữ liệu

Kiểm tra và nghiệm thu

 Kiểm tra hệ thống: Trước khi triển khai chính thức, ITco sẽ tiến hành các bài

kiểm tra chất lượng hệ thống (QA), kiểm tra khả năng bảo mật, kiểm tra hiệu suất

và khả năng chịu tải của hệ thống

 Chạy thử và đánh giá: Tiến hành chạy thử nghiệm để đánh giá tính năng của hệ

thống và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng

 Nghiệm thu và bàn giao: Sau khi hoàn thành việc triển khai và kiểm tra, hệ thống

sẽ được bàn giao cho khách hàng ITco sẽ yêu cầu khách hàng nghiệm thu sảnphẩm, và sau đó ký biên bản bàn giao chính thức

Đào tạo và hỗ trợ người dùng

 Đào tạo nhân viên: ITco cung cấp chương trình đào tạo cho nhân viên của khách

hàng về cách sử dụng hệ thống mới Điều này có thể bao gồm việc đào tạo sửdụng phần mềm, quản lý dữ liệu, và các quy trình mới

 Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình triển khai

và sau khi hệ thống đi vào vận hành Điều này có thể bao gồm các dịch vụ hỗ trợtrực tuyến, bảo trì định kỳ và giải quyết các sự cố phát sinh

Quản lý và bảo trì hệ thống

 Bảo trì hệ thống: Sau khi triển khai, ITco sẽ đảm nhận công tác bảo trì hệ thống,

bao gồm việc cập nhật phần mềm, thay thế phần cứng, và cải tiến hệ thống để đảmbảo hiệu suất ổn định và bảo mật

 Giám sát hệ thống: Giám sát liên tục các hệ thống CNTT của khách hàng để phát

hiện các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết kịp thời Việc này bao gồm việc kiểm tratình trạng hoạt động của máy chủ, phần mềm, và các thiết bị mạng

 Cập nhật và tối ưu hóa: Định kỳ cập nhật phần mềm, hệ thống bảo mật, và các

bản vá lỗi để đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động hiệu quả và an toàn

Quản lý dự án và báo cáo

 Lập kế hoạch dự án chi tiết: Quản lý tiến độ dự án để đảm bảo rằng tất cả các

công việc được thực hiện đúng tiến độ và trong ngân sách

 Theo dõi và báo cáo tiến độ: Cung cấp báo cáo định kỳ về tiến độ dự án cho

khách hàng, bao gồm việc đánh giá hiệu suất, chất lượng và bất kỳ vấn đề nào phátsinh trong quá trình triển khai

 Quản lý rủi ro và sự cố: Dự đoán và giải quyết các rủi ro có thể ảnh hưởng đến

tiến độ và kết quả của dự án, như sự cố kỹ thuật, thay đổi yêu cầu từ khách hàng,hay vấn đề về nguồn lực

Đánh giá và cải tiến liên tục

 Phản hồi khách hàng: Thu thập phản hồi từ khách hàng để đánh giá mức độ hài

lòng với giải pháp CNTT và tìm ra các cải tiến cần thiết

 Cải tiến quy trình và công nghệ: Dựa trên những đánh giá và phản hồi, ITco sẽ

tiến hành cải tiến các quy trình triển khai và áp dụng các công nghệ mới để tăngcường hiệu quả của các dự án CNTT trong tương lai

Tối ưu hóa và cải tiến liên tục

 Cải tiến hệ thống: Dựa trên việc đánh giá hệ thống và phản hồi từ người dùng,

ITco sẽ thực hiện các cải tiến hệ thống để tối ưu hóa hiệu suất, giảm chi phí vàtăng khả năng mở rộng

 Phát triển thêm tính năng: Nếu khách hàng yêu cầu các tính năng mới hoặc nâng

cấp hệ thống, ITco sẽ lên kế hoạch và triển khai các tính năng này trong các phiênbản cập nhật sau

2.2.2 Xác định quy mô dự án: 

Xác định mục tiêu và yêu cầu của khách hàng

 Mục tiêu của khách hàng: Làm rõ mục tiêu của dự án CNTT đối với khách hàng,

ví dụ như nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng,

tự động hóa quy trình, giảm chi phí, hay tăng trưởng doanh thu

 Phạm vi dịch vụ: Dịch vụ khách hàng có thể bao gồm nhiều lĩnh vực như chăm

sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, marketing, quản lý đơn hàng, vận hành, v.v Quy

mô dự án sẽ khác nhau tùy vào phạm vi các dịch vụ này

 Đặc thù ngành nghề: Dịch vụ khách hàng có thể khác nhau tùy vào ngành nghề

của khách hàng (ví dụ: dịch vụ tài chính, bán lẻ, công nghệ, giáo dục) Mỗi ngành

sẽ yêu cầu giải pháp CNTT có mức độ phức tạp khác nhau

Đánh giá quy mô và phạm vi của hệ thống

 Số lượng người dùng: Nếu dự án liên quan đến việc cung cấp giải pháp cho

khách hàng sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ trực tuyến, việc xác định số lượngngười dùng là yếu tố quan trọng Dự án có thể phục vụ từ vài chục người dùng nội

bộ đến hàng nghìn khách hàng

 Mức độ tích hợp: Dự án có thể yêu cầu tích hợp nhiều hệ thống khác nhau (CRM,

ERP, hệ thống thanh toán, v.v.), điều này làm tăng quy mô và độ phức tạp của dựán

Ví dụ: Việc tích hợp hệ thống chăm sóc khách hàng với các hệ thống quản lý đơnhàng hoặc kho vận sẽ phức tạp hơn việc triển khai một phần mềm độc lập.

 Tính chất giải pháp: Các giải pháp có thể bao gồm phần mềm tùy chỉnh, nền tảng

SaaS (phần mềm dịch vụ), hoặc hệ thống dựa trên đám mây Quy mô sẽ thay đổitùy theo tính chất và kiến trúc của giải pháp:

 Giải pháp phần mềm tùy chỉnh: Cần đội ngũ phát triển lớn, thời gian triển khai

dài, và chi phí cao

Xác định mức độ phức tạp của yêu cầu

 Yêu cầu tính năng: Dự án CNTT sẽ có quy mô khác nhau tùy thuộc vào tính

phức tạp của các tính năng yêu cầu

 Độ tùy chỉnh: Nếu khách hàng yêu cầu giải pháp tùy chỉnh cao (ví dụ: tích hợp

các quy trình kinh doanh đặc thù của họ), quy mô dự án sẽ lớn hơn, cần nhiềunguồn lực và thời gian hơn

Đánh giá khối lượng dữ liệu và yêu cầu về bảo mật

 Khối lượng dữ liệu: Dự án CNTT phục vụ dịch vụ khách hàng có thể yêu cầu xử

lý một lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (email, gọi điện, chat trựctuyến, v.v.) Cần phải xác định dung lượng dữ liệu và khả năng mở rộng của hệthống

 Bảo mật và tuân thủ pháp lý: Các yêu cầu bảo mật như mã hóa dữ liệu, bảo vệ

thông tin khách hàng, và tuân thủ các quy định về bảo mật có thể làm tăng độphức tạp và quy mô dự án

Ngân sách và nguồn lực

 Ngân sách: Quy mô dự án CNTT sẽ bị ảnh hưởng bởi ngân sách mà khách hàng

có thể chi trả Các yếu tố ngân sách sẽ quyết định phạm vi triển khai, thời gianthực hiện, và các công nghệ có thể được sử dụng

 Nguồn lực: Đánh giá nguồn lực nội bộ của khách hàng (nhân sự, cơ sở hạ tầng

CNTT hiện có) cũng rất quan trọng Nếu khách hàng có đội ngũ công nghệ mạnh

mẽ, quy mô dự án có thể nhỏ hơn do họ có khả năng tự triển khai và duy trì

Tính khả thi và thời gian triển khai

 Thời gian triển khai: Dự án CNTT có thể kéo dài từ vài tuần đến vài năm tùy

thuộc vào quy mô và phức tạp Việc xác định thời gian là rất quan trọng để quản lý

kỳ vọng của khách hàng và phân bổ nguồn lực hợp lý

 Mức độ khả thi: Các yếu tố như sự sẵn sàng của đội ngũ ITco, khả năng thích

ứng với các thay đổi của khách hàng và các yếu tố bên ngoài (ví dụ: quy định pháp

lý, thay đổi công nghệ) cần được xem xét

2.3 Kiểm soát quy mô dự án:

2.3.1 Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi (Change Control Process)

 Quy trình kiểm soát thay đổi rõ ràng: Một trong những thách thức lớn trong

quản lý dự án CNTT là sự thay đổi phạm vi (scope creep) ITco cần thiết lập mộtquy trình chặt chẽ để tiếp nhận và đánh giá các yêu cầu thay đổi Mỗi yêu cầu thayđổi cần được đánh giá kỹ lưỡng về ảnh hưởng đến ngân sách, tiến độ và tài nguyêncủa dự án

 Đánh giá tác động của thay đổi: Trước khi phê duyệt bất kỳ thay đổi nào, cần

phân tích tác động của nó đối với các yếu tố quan trọng như thời gian, ngân sách,

và khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật Các thay đổi không phù hợp với phạm viban đầu cần được thông báo và đàm phán lại với khách hàng

 Lưu trữ và theo dõi các thay đổi: Mọi yêu cầu thay đổi đều cần được ghi nhận,

phân loại và theo dõi chi tiết để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát

2.3.2 Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan trong suốt quá trình

 Quản lý kỳ vọng của khách hàng: Thường xuyên giao tiếp với khách hàng để

hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của họ trong suốt quá trình triển khai dự án Điềunày giúp giảm thiểu sự thay đổi đột ngột và các yêu cầu không phù hợp với quy

mô đã định

 Lập báo cáo định kỳ: Cung cấp báo cáo tiến độ định kỳ cho các bên liên quan,

bao gồm khách hàng và nhóm nội bộ, để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về tìnhhình của dự án, các vấn đề cần giải quyết và các điều chỉnh cần thiết

 Xác định rõ các điểm kiểm tra (milestones): Các mốc kiểm tra là cơ hội để đánh

giá tiến độ dự án và xác định có cần điều chỉnh phạm vi không Những mốc nàycần phải được lên kế hoạch từ trước và được tuân thủ chặt chẽ

2.3.3 Quản lý và kiểm soát tài nguyên

 Xác định nguồn lực cần thiết: Khi kiểm soát quy mô dự án, cần phân bổ và sử

dụng tài nguyên hợp lý Việc này bao gồm nhân lực, thiết bị phần cứng, phầnmềm, và các nguồn lực khác Đảm bảo rằng các tài nguyên này luôn được tối ưuhóa và không bị vượt quá giới hạn của dự án

 Kiểm soát chi phí và ngân sách: Xác định ngân sách ban đầu và theo dõi chi phí

của dự án trong suốt quá trình triển khai Mọi chi phí phát sinh ngoài phạm vi đãđịnh cần được phân tích và thông qua quyết định với khách hàng Điều này baogồm chi phí cho việc thay đổi phạm vi hoặc yêu cầu phát sinh ngoài dự kiến banđầu

2.3.4 Kiểm tra tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc

 Theo dõi tiến độ so với kế hoạch: Đảm bảo các công việc được thực hiện theo

đúng lịch trình, bao gồm các phần công việc trong các giai đoạn phát triển phầnmềm, kiểm thử, triển khai và hỗ trợ

 Sử dụng các công cụ quản lý dự án: Các phần mềm như Jira, Microsoft Project,

hoặc Asana có thể giúp theo dõi tiến độ, giao việc, và giám sát các mốc quan trọngtrong dự án Các công cụ này cũng giúp quản lý thời gian và tài nguyên, từ đógiúp kiểm soát quy mô hiệu quả

 Kiểm tra chất lượng và độ chính xác của các kết quả đầu ra: Việc đảm bảo

chất lượng phần mềm hoặc giải pháp CNTT là rất quan trọng Các cuộc kiểm trachất lượng phải được thực hiện tại các giai đoạn quan trọng của dự án, để bảo đảmrằng các kết quả đầu ra đáp ứng đúng yêu cầu ban đầu

2.3.5 Quản lý rủi ro và các vấn đề phát sinh

 Đánh giá rủi ro liên quan đến quy mô dự án: Các yếu tố rủi ro như thay đổi yêu

cầu, sự không tương thích giữa các công nghệ, hay trễ tiến độ đều có thể ảnhhưởng đến quy mô dự án ITco cần lập kế hoạch quản lý rủi ro ngay từ đầu và

 Phản ứng linh hoạt với các vấn đề phát sinh: Trong quá trình triển khai, các vấn

đề không lường trước có thể xảy ra, ví dụ như sự cố kỹ thuật hoặc yêu cầu thayđổi từ khách hàng ITco cần có khả năng phản ứng nhanh chóng và hiệu quả đểđiều chỉnh kế hoạch hoặc quy mô của dự án nếu cần thiết

2.3.6 Đánh giá và báo cáo về việc kiểm soát quy mô

 Báo cáo tiến độ và tình trạng dự án: Cung cấp báo cáo định kỳ cho khách hàng

và các bên liên quan về tiến độ, chi phí, tài nguyên và các vấn đề phát sinh liênquan đến quy mô dự án

 Báo cáo điều chỉnh phạm vi: Khi có sự thay đổi về quy mô, cần có báo cáo chi

tiết về tác động của thay đổi đến các yếu tố như thời gian, chi phí, và chất lượng.Các báo cáo này cần được thông qua và phê duyệt bởi khách hàng

CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ NGUỒN LỰC CỦA DỰ ÁN

−  Vì dự án được mô tả có nguy cơ thất bại rất cao nên một hình thức tổ chức tạm thờiđặc biệt, được gọi là tổ chức dự án, sẽ được sử dụng Tổ chức dự án của ITco bao gồmGiám đốc dự án, hai nhân viên dự án khác và một số người trợ giúp dự án khác, tùythuộc vào quy mô của dự án

−  Do tính phức tạp của giải pháp, người ta thường lôi kéo các công ty đối tác vào dựán

Ví dụ: chuyên gia máy in, chuyên gia viễn thông và nhà sản xuất phần mềm, …