Nâng cao hiệu quả hoạt Động thu mua tại công ty tnhh thực phẩm chế biến Đồng nai

Muôn đạt được mục tiêu đó các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều biện pháp cải tiến trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, cũng như thu mua nguyên phụ liệu hợp lí và thô

THUC PHAM CHE BIEN DONG NAI

KHOA LUAN TOT NGHIEP

Chuyên ngành: QUAN TRI KINH DOANH Khóa học: 2019 — 2023

Người hướng dẫn: ThS VÕ ANH KIỆT

DONG NAI- 2023

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUONG DAI HOC CONG NGHE DONG NAI

NGUYEN THI ANH TU

TEN DE TAI: NANG CAO HIEU QUA HOAT DONG THU MUA TAI CONG TY TNHH THUC PHAM CHE BIEN

DONG NAI KHOA LUAN TOT NGHIEP

Chuyén nganh: QUAN TRI KINH DOANH

Kkhéa hoc: 2019 — 2023

Người hướng dan: ThS VO ANH KIET

DONG NAI- 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHÚ NGHĨA VIỆT NAM

KHOA KINH TE - QUAN TRI Doc lap — Tw do — Hanh phuc

NHIEM VU KHOA LUAN TOT NGHIEP

Nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua tại công ty tnhh thực phâm chế biến đồng nai

2 Cầu trúc của khóa luận tốt nghiệp

Chuong 1 MO DAU

1.1 Đặt van dé

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.3 Đôi tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4 Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của nghiên cứu

1.5 Kết cầu của khóa luận tốt nghiệp

Chương 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾÉT

2.1 Tổng quan về cơ sở lý thuyết

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

212Ý nghĩa, vai trò của vấn đề nghiên cứu đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

2.1.3 Quy trình (hoạt động) của vấn đề nghiên cứu theo lý thuyết quản trị kinh doanh

2.1.4 Các nhân tố vĩ mô, vi mô ảnh hưởng đến hoạt động hoặc kết quả hoạt động của vấn

đề nghiên cứu

2.1.5 Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của vấn đề nghiên cứu

2.1.6 Các biện pháp nâng cao hiệu quả của vẫn đề nghiên cứu theo lý thuyết quản trị kinh doanh

1H

2.2 Một số nghiên cứu trước

2.3 Phương pháp nghiên cứu

2.4 Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp

2.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển

a Thông tin cơ bản về công ty

b Lịch sử hình thành

c Ngành nghề kinh doanh

2.4.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

2.4.3 Các đặc điểm cơ bản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Chương 3 KẾT QUÁ VÀ THẢO LUẬN

3.1 Thực trạng vẫn đề nghiên cứu tại doanh nghiệp

3.2 Đánh giá về thực trạng vấn đề nghiên cứu tại doanh nghiệp

Chương 4 GIẢI PHÁP

3 Ngày giao nhiệm vụ khóa luận: 01/03/2023

4 Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 10/06/2023

5 Họ tên người hướng dẫn: ThS Vũ Thị Hạnh Tâm

Nội dung và yêu cầu khóa luận tốt nghiệp đã được thông qua bộ môn và khoa

Ngày bảo vệ: Điểm tông kết:

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đề tài nghiên cứu: “Nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua tại Công Ty TNHH thực phẩm Chế Biến Đồng Nai” mà tôi thực hiện là một công trình nghiên cứu độc lập được tiễn hành một cách công khai với sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình từ giảng viên Th.S Võ Anh Kiệt Tất cả các số liệu, thông tin trong bài nghiên cứu

đều trung thực, được xác nhận từ các cơ quan trực tiếp chủ quản, không có bat ctr su sao

chép số liệu nghiên cứu khảo sát từ nghiên cứu tương tự nào trước đó

Nếu phát hiện bất kỳ sự sao chép, gian dối nào trong kết quá của nghiên cứu, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chấp nhận quyết định kỷ luật của khoa và nhà trường

Dong Nai, ngày tháng năm 2023 Tác giả đê tài nghiên cửu

Nguyễn Thị Anh Tú

LOI CAM ON

Quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp là giai đoạn quan trọng nhất trong quãng

đời mỗi sinh viên Khóa luận tốt nghiệp là tiền đề nhằm trang bị cho chúng em những kỹ năng nghiên cứu, những kiến thức quý báu trước khi lập nghiệp Để hoàn thành chương

trình Đại học và khóa luận tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được

rất nhiều sự giúp đỡ và ủng hộ của nhiều cơ quan tô chức, cá nhân Với tình cảm sâu sắc chân thành, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả cá nhân và cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài

Trước hết tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới cán bộ giảng viên trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai đã nhiệt tình giúp đỡ, đóng góp những ý kiến hết sức quý báu cho tôi trong

quá trình hoàn thành đề tài Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến

Thạc sĩ Võ Anh Kiệt đã quan tâm, tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH thực phẩm chê biến Đồng

Nai đã tạo điều kiện thuận lợi, cho tôi sự giúp đỡ tận tình nhất đề tôi hoàn thành kì thực tập

và hoàn thành khóa luận này

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên thực

tập, khóa luận này không thể tránh được những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bô sung, nâng cao ý thức, tích góp thêm kinh nghiệm cho bản thân mình, phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế và những công

VIỆC Sau nảy

BO GIAO DUC VA ĐÀO TẠO CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET

Độc lập — Tw do — Hanh phic

Dong Nai, ngày 01 tháng 04 năm 2023

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DAN

Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Anh Tú

Về đề tài: Nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua tại Công Ty TNHH thực phẩm Chế Biến Đồng Nai

Họ và tên giảng viên nhận xét: Th.s Võ Anh Kiệt

Học hàm, học vị: Thạc sĩ

Đơn vị: Bộ môn Quản trị - Khoa Kinh tế - Quản trị

1 Về tính cấp thiết của đề tài

2 Về nội dung

2.1 Những ưu điểm

vill

3 Về thái độ, tỉnh thần thực biện việc trong quá trình thực hiện khóa luận tốt

nghiệp

NGƯỜI HƯỚNG DẪN

2.1 Tổng quan về cơ sở lý thuyết 5

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 22222222221.1 1 eeeeeere 5

212Ý nghĩa, vai trò của hoạt động thu mua đến hoạt động sản xuat kinh doanh 5

2.1.3 Quy trình mua hàng theo lý thuyết quán trị kinh doanh wT

2.1.4 Các nhân tổ vi mô, vĩ mô ảnh hưởng đến hoạt động thu mua hàng 9 2.1.5 Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của hoạt động thu mua -22 z2 ll

2.1.6 Các biện pháp nâng cao hiệu quả của thu mua theo ly thuyết quản trị kinh

Ma -44.1äằẶœẸ 12 2.2 Một số nghiên cứu trước 13 2.3 Phương pháp nghiên cứu 14 2.3.1 Các phương pháp nghiên cứu -222222222222222222222211122222222 2.2222 6 14

2.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2221112221212 1022221212222 rrae 17

2.4.2 Cơ cấu tô chức của công ty -2222222222222 22222 ngư 23

2.4.3 Các đặc điểm cơ bản trong hoạt động xuât khâu kinh doanh của công ty 29 2.4.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2020 đên năm 2022 32

2.4.5 Định hướng phát triên của công ty trong tương lai 2-222222222222 se 35

DANH MUC BANG BIEU Bảng 2 I Cơ cấu tài sản có định năm 2020 2-5 S1 SE EE12112111112111 0.1.1.1 ree 32

Bảng 2 2 Cơ cầu lao động của Công ty theo giới tính và theo trình độ 33 Bảng 2 3 Cơ cầu lao động của Công ty theo giới tính và theo trình độ 34 Báng 2 4 Kết quá kinh doanh mặt hàng Heo mát của Công ty năm 2020-2022 35

DANH MỤC SƠ ĐỎ

Sơ đô 2 1 Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Sơ đồ 2 2 Kênh phân phối công ty TNHH chế biến thực phẩm Đồng Nai 31

DANH MỤC HÌNH ÁNH Hình 2 I Công ty Cổ phần GreenFeed Việt Nam — Chi nhánh Đồng Nai 17

Hình 2.2 Hệ thống 6 nhà máy của công ty - - t1 E111111 1101101 1E rêu 20 Hình 2 3 Sơ đồ cơ cầu tô chức công ty 2s HH HE H 1212 Ha 23 Hình 2 4 Thịt heo mát 2G 201121221111 1111 1111111111111 1 11911 1k E11 kk ng kg k1 k kh xu 29 i00 S105 1n - 30 Hirh 2 6 XUC KICK 30 Hình 2 7 Lạp xưởng - L1 1211211211111 53153 1111112112 11111111111 T11 11 11 11011 11 11 1kg 31

Hình 2 8 Định hướng phát triển .- 5s 2s 11211211 1E 1121121211121 11 011kg 36

: Cân bộ công nhân viên

: Công ty tnhh Chế Biến thực phẩm Đồng Nai : Công nghệ thông tin

: Nghiên cứu và phát triển

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

Nước ta đang trên đà hội nhập cùng nền kinh tế thế giới Ngoài các ngành công nghiệp chính như: Xây dựng, cơ khí, công nghệ thông tin, thì ngành công nghệ chế biến thực phẩm cũng là một trong những ngành quan trọng đang được chú trọng đầu tư phát triển

Là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu về chế biến thực phẩm của Việt Nam ra thị trường thế giới đó là Công ty cô phần Greenfeed Đề đứng vững trên thị trường công ty cần phát huy tiềm năng ngoại lực của mình, theo sát thị trường và không ngừng đổi mới

trong kinh doanh và sản xuất Bên cạnh đó, với tập thể cán bộ công nhân viên, đội ngũ công

nhân kỹ thuật lành nghề đã thúc đây cho sự vươn lên vượt qua khó khăn ban đầu để đi vào

sản xuất với phương châm “Đồng hành đổi mới — Vươn tới thành công”

Tại Việt Nam, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, cải thiện để hoàn thiện công cụ quản lý kinh tế, tăng doanh thu, tiết kiệm chỉ phí

dé tăng lợi nhuận cho Công Ty Muôn đạt được mục tiêu đó các doanh nghiệp phải thực

hiện nhiều biện pháp cải tiến trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, cũng

như thu mua nguyên phụ liệu hợp lí và thông minh, thu mua nguyên phụ liệu đúng cách sẽ giúp tiết kiệm được chỉ phí cho công ty, tăng hiệu quả kinh doanh

Tô chức công tác lên kế hoạch thu mua, tiên hành thu mua nguyên phụ liệu là nhiệm

vụ quan trọng của các doanh nghiệp muốn thành công trên thương trường Nếu một doanh nghiệp tô chức công tác lên kế hoach thu mua, tiễn hành thu mua nguyên phụ liệu một cách hiệu quả nhất sẽ mang lại nhiều hiệu quả trong hoạt động kinh doanh (tiết kiệm chỉ phí, tăng lợi ích kinh doanh, cung cấp nguyên phụ liệu cho sản xuất một cách kịp thời và hiệu quả) Thu mua nguyên vật liệu là một phần trong bộ phận kinh doanh, rất quan trọng đối với doanh nghiệp Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, thành công trong kinh doanh thì chất lượng thu mua nguyên vật liệu phán ánh phần lớn kết quả hoạt động thu mua và sản xuất doanh nghiệp

sản xuất xuất khâu thực phẩm Nguyên vật liệu phục vụ cho hàng sản xuất chủ yếu được

nhập khẩu từ trong nước, mỗi giai đoạn được thực hiện với mỗi chuyên viên khác nhau nên

việc đáp ứng nguyên vật liệu toàn bộ về số lượng, chất lượng cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và hiệu quả là vô cùng khó khăn Vì vậy, thu mua nguyên vật liệu luôn được xem là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến tình hình và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc giám sát, quản lý sử dụng tốt nguyên vật liệu sẽ nâng cao và góp phần làm tăng khả năng cạnh tranh và tăng uy tín trên thương trường Qua một thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tác giả nhận thấy mặc dù là một doanh nghiệp lớn và hoạt động thu mua cũng khá hiệu quả nhưng bên trong vẫn còn tôn tại nhiều

hạn chế, những bất cập đã gây ra các thiệt hại về tài chính, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi

nhuận của công ty

Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết đó, tác giả đã chọn đề tài “NÂNG CAO HIỆU QUÁ HOAT DONG THU MUA TAI CONG TY TNHH THUC PHAM CHE BIEN DONG

NAI”

Trong một doanh nghiệp đều luôn tìm kiếm mọi cách dé cải thiện cũng như giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc Vì vậy, tác gia hi vọng sẽ giúp ích cho việc phát triển công ty nói chung và cho hoạt động thu mua nói riêng trong tương lai 1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của Công ty

TNHH thực phâm Chế Biến Đồng Nai

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động thu mua tại Công ty TNHH thực phẩm Chế Biên Đồng Nai

1.3.2 Phạm vì ngÌhiÊH cửu

- Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung tìm hiểu về thực trạng công tác thu mua hàng tại công ty từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua của doanh nghiệp

- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu hoạt động thu mua tại Công ty TNHH thực pham Chế Biên Đồng Nai trong khoảng thời gian từ năm 2020 — 2022

-_ Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thực phẩm Chế Biên Đồng Nai

1.4 Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của nghiên cứu

Bên cạnh đó, nghiên cứu còn góp phần cung cấp những thông tin bỗ ích trong hoạt động thu mua tại công ty, làm nền tảng giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình và quản

lý hiệu quả hoạt động thu mua trong doanh nghiệp

1.4.2 Ý nghĩa khoa học

Nghiên cứu được thực hiện hệ thông hóa lý thuyết hoạt động thu mua tại doanh nghiệp,

từ đó làm sáng tỏ cơ sở khoa học, ly luận về hoạt động thu mua, là nền tảng cho các nghiên

cứu liên quan sau nảy

1.5 Kết cầu của khóa luận tốt nghiệp

Ngoài phần nhiệm vụ KLTN; Lời cam đoan; Lời cảm ơn; Trang nhận xét của giảng

viên hướng dẫn; Trang mục lục; Trang danh mục sơ đỏ, Hình ảnh; Trang danh mục bảng

biểu; Danh mục thuật ngữ và các từ viết tắt; Tiến độ thực hiện đề tài; Tài liệu tham khảo;

Phụ lục (nêu có); Nội dung khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4 chương:

Chương 1: Mỏ đầu

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Kết quả và tháo luận

Chương 4: Giải pháp

Chương 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Tông quan về cơ sở lý thuyết

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

“ Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị thu mua hàng là quá trình hoạch định, tô chức, lãnh đọa và kiêm soát họa động thu mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.”

“ Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị thu mua hàng là quản trị bằng cách bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao

nhận, đánh giá kết quá thu mua hàng nhằm đạt được mục tiêu đã xác định.”

Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là tông hợp các hoạt động quản trị, xác định cầu và

các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu, tô chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lí nhất nhằm

đám báo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất (Vũ Trọng Nghĩa, 20 19)

Quản trị nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lí dòng vật liệu vào,

ra của doanh nghiệp Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lí theo chu kì hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiêm soát bên trong các nguyên vật kiệu sản xuất đến kế hoạch và kiêm soát công việc trong quá trình lưu chuyên của vật liệu đến công

tác kho tàng vận chuyên và phân phối thành phâm (Nguyễn Kim Truy (Chủ biên), 1999)

Thu mua hàng là chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tô chức Thu mua hàng đúng số lượng, đủ số lượng yêu câu, đạt chất lượng, đúng mẫu mã, chủng loại, kích

thước sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoán chi phí cũng như ít lãng phí

trong sản xuất kinh doanh Đó là hoạt động thiết yếu của tô chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng So với mua hàng thì trong thu mua người ta chú trọng đến các vấn đề mang tính chiến lược ( Nguyễn Thành Hiểu (Chủ biên) 2015)

212Ý nghĩa, vai trò của hoạt động thu mua đến hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1.2.1 Ý nghĩa

Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục và ôn định Kích thích

các hoạt động sáng tạo, áp dụng các kỹ thuật mới, tạo ra nguồn lực sản xuất mới Tạo điều

nghiệp

2.1.2.1 Vai tro

Hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yêu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu

tô đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp Nhằm thúc đây quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh

doanh, nâng cao đời sông cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật

của thế giới Đáp ứng đảm bảo yêu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất luôn đầy đủ, đồng

bộ, kịp thời là tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất Bất cứ một sự bắt cập, không

kịp thời và không đồng bộ nào của nguyên vật liệu đều gây ra những khó khăn, sản xuất bị ngưng trệ, tạo nên sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra tôn thất trong sản xuất kinh doanh

Hoạt động này nhằm tạo ra yếu tô đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kê hoạch bán ra của doanh nghiệp Hoạt động ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng của doanh nghiệp cũng như đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Khi hoạt động kinh doanh càng phát triển, phạm vi kinh doanh càng rộng lớn, thị trường không còn hạn hẹp trong phạm vi một tỉnh, một vùng mà phát triển ra cả nước, khu vực và quốc tế thì hoạt động thu mua nguyên vật liệu ngày trở nên quan trọng

2.1.3 Quy trình mua hàng theo {ý thuyết quản trị kinh doanh

ĐỀ nghị mua hang Kê hoạch nhu câu

NVL cho san xuất Yéu cau bao gia Lựa chon NCC

Days PO Gia, sé toon, didu

Duyét kién/ diéu khoan,

kiêm tra chât lượng

Sơ đồ 2.1 Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

(Nguồn: Phòng thu mua — Công ty tnhh chế biến thực phẩm Đông Nai 2022)

7

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người phụ trách trao đôi, phê duyệt thông tin Quy trình này ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp

sẽ có quy trình mua hàng khác nhau phụ thuộc vào quy mô và hoạt động kinh doanh của mình Tuy nhiên, về cơ bản, quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường bao gồm các bước sau đây:

Đề nghị mua hàng: Phòng Thụ Mua hàng sẽ nhận được yêu cầu mua hàng của các phòng ban khác (yêu cầu này đã được trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm duyệt) Sau

đó phòng thu mua sẽ phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp với doang nghiệp và báo giá các mặt hàng

Yêu cầu báo giá: Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư của bộ phận đã được xem xét,

trưởng bộ phận cung ứng gửi thông tin mua vật tư cho các nhà cung ứng đã được phê duyệt

để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp Việc gửi thông tin có thể tiễn hành bằng các hình thức: điện thoại, fax, e -maIl, tiếp xúc trực tiếp

Nhận báo giá của nhà cung cấp: Các nhà cung cấp sẽ gửi báo giá về Tiếp theo, phòng mua hàng sẽ đánh giá nhà cung cấp theo các điều kiện và tiêu chí đã đề ra Cuối cùng lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng Và Phòng thu mua sẽ tiên hành lập và theo dõi hợp đồng

hoặc đơn đặt mua hàng

Phê duyệt báo giá của nhà cung cấp: Lãnh đạo công ty là người phê duyệt, ra quyết định cuỗi cùng đề có tiền hành mua vật tư hay không Báo giá của các nhà cung cấp sẽ được phê duyệt dựa trên các tiêu chí sau đây: So sánh báo giá với các điều kiện mua hàng với các nhà cung cấp khác So sánh báo giá mới và cũ cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau

Lập hợp đồng hoặc đơn mua hàng: Sau khi hoàn tất việc phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiễn hành tiếp xúc, thương thảo và soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) với nhà cung ứng Nội dung hợp đồng căn cứ vào nhu cầu và khả năng thực tế của hai bên Sau

đó hợp đồng hoặc đơn mua hàng sẽ được chuyên cho các bộ phận liên quan theo dõi

Tiến hành mua hàng: Đặt hàng theo số lượng và các thông số kỹ thuật từ bộ phận khác đưa xuống, lập đơn hàng và gửi lại cho nhà cung cấp xác nhận lại số lượng mà tiến hàng giao hàng

Nhập kho mua hàng: Khi nhà cung cấp thông báo thời gian giao hàng, hàng được vận chuyển đến kho, Trưởng bộ phận cung ứng có trách nhiệm thông báo cho các bộ phận

có liên quan đề có phương án chuẩn bị và tiếp nhận hàng hóa Bộ phận kho sẽ kiêm tra hàng hóa dựa trên thông tin trên PO Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp đầy đủ tài liệu kỹ thuật và pháp lý có liên quan được quy định trong hợp đồng (nếu có) trước khi nhận hàng đề làm căn cứ kiêm tra khi nhận hàng Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ trả lại Nhà Cung Cấp Các mặt hàng đạt chuẩn sẽ được nhập kho Lúc này, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, phòng mua hàng sẽ bô sung thông tin về giá

Thanh toán đơn hàng: Căn cử vào các điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ có liên quan, phòng thu mua sẽ lập hồ sơ thanh toán và gửi cho phòng Kế toán Kiểm tra hợp

đồng hợp lệ và tiễn hàng thanh toán

2.1.4 Cúc nhân tô vỉ mô, vĩ mô ảnh hướng đến hoạt động thu mua hàng

2.1.4.1 Nhân tô vì mô ảnh hưởng đến hoạt động thu mua trong doanh nghiệp là: Bao gồm: nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, nhân viên bán hàng

Nhà cung cấp: Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, khi hợp tác với một nhà cung cấp đạt được tất các tiêu chuân về chất lượng thì sẽ là nguồn tài nguyên của doanh nghiệp Nhân tô này sẽ tác động tích cực đến hoạt động thu mua Khi bộ phân thu mua quản

lý tốt mạng lưới nhà cung cấp thì đồng thời sẽ quản lý tốt được chỉ phí, giá cả giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí trong hoạt động thu mua Đây là yêu tô khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thu mua hàngcủa doanh nghiệp, vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp thi sẽ không đảm bảo khả năng thu mua hàng của doanh nghiệp (Giáo trình Quản trị kinh

doanh, NẤXB Tài chính, 2019)

Đối thủ cạnh tranh: “ Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến thu mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong thu mua hang thê hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phái đôi phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường

là sự cạnh tranh về giá Nêu nhà cung câp nào đưa ra giá cả hay các điêu khoản ưu đãi thì

họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình

Nhân viên mua hàng: Thụ mua hàng phụ thuộc rât nhiêu vào hoạt động của con

người Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuân sau: Kiên thức hiệu biết về hàng hoá, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua, giao tiếp tốt

2.1.4.2 Nhân tô vĩ mô ảnh hưởng đến hoạt động thu mua trong doanh nghiệp là: Bao gồm: Kinh tế, dân số, văn hóa — xã hội, tự nhiên, công nghệ,

Kinh tế: Chính sách kinh tế có tác động mạnh mẽ đến kết quả hoạt động kinh doanh

và hoạt động thu mua của doanh nghiệp Các doanh nghiệp khi hoạt động đều phải tuân thủ

tất cả các chính sách được thê hiện bằng luật và quy định hoặc các biện pháp kinh tế như

thuế, lãi xuất, được nhà nước ban hành Doanh nghiệp nên chủ động chấp hành tốt các chính sách này, tuân thủ cơ chế của các cơ quan nhà nước, đặc biệt là hoạt động thu mua Dân số: Những thay đổi trong môi trường dân số sẽ tác động trực tiếp đến sự thay đổi

của môi trường kinh tế và xã hội và ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp,

dân số lớn và tăng cao tạo ra một thị trường tiềm năng rộng lớn cho nhiều doanh nghiệp Những vấn đề cần quan tâm của môi trường dân số bao gồm: Tổng số dân của xã hội, tỷ lệ tăng của dân số, kết cầu và xu hướng thay đôi của dân số về tuổi tác, giới tính, dân tộc nghề nghiệp, và phân phối thu nhập,

Văn hóa — Xã hội: Các yếu tô văn hoá xã hội thường rất rộng: "nó xác định cách thức

người ta sống làm việc, sản xuất, và tiêu thụ các sản phâm và dịch vụ” Như vậy những hiểu

biết về mặt văn hoá - xã hội sẽ là những cơ sở rất quan trọng cho các nhà quản trị trong quá

trình thu mua ở các doanh nghiệp Các khía cạnh hình thành môi trường văn hóa - xã hội

có ảnh hưởng mạnh mẽ đến các hoạt động kinh doanh, như: những quan niệm về đạo đức,

thâm mỹ, lối sống, về nghề nghiệp; những phong tục, tập quán, truyền thông Tất cả các doanh nghiệp cần phân tích rộng rãi các yêu tô xã hội nhằm nhận biết các cơ hội và nguy

cơ có thê xảy ra Khi một hay nhiều yếu tổ thay đôi chúng có thể tác động đến doanh nghiệp, như: sở thích vui chơi giải trí, chuân mực đạo đức và quan điểm về mức sống

10

Tự nhiên: Bao gồm: vị trí địa lý, khí hậu, cảnh quan thiên nhiên, đất đai, sông biên,

các nguồn tài nguyên khoáng sản trong lòng đất, tài nguyên rừng biến, sự trong sạch của

môi trường nước, không khí Tác động của các điều kiệu tự nhiên đối với các quyết sách

trong kinh doanh từ lâu đã được các doanh nghiệp thừa nhận Trong rất nhiều trường hợp,

chính các điều kiện tự nhiên trở thành một yếu tô rất quan trọng đề hình thành lợi thế cạnh

tranh của các sản phẩm và dịch vụ Các vấn đề ô nhiễm môi trường, sản phâm kém chất lượng, lãng phí tài nguyên thiên nhiên cùng với nhu cầu ngày càng lớn đối với các nguồn lực có hạn khiến công chúng, cũng như các doanh nghiệp phải thay đối các quyết định và

biện pháp hoạt động liên quan

Công nghệ: Là một trong những yếu tô chủ động, chứa đựng nhiều cơ hội và đe dọa đối với các doanh nghiệp Những áp lực và đe dọa từ môi trường công nghệ có thể là: sự ra đời của công nghệ mới làm xuất hiện và tăng cường ưu thê cạnh tranh của các sản phâm thay thế, đe dọa các sản phâm truyền thống của ngành hiện hữu Công nghệ mới có thê tạo điều kiện đề sản xuất sản phẩm rẻ hơn với chất lượng cao hơn, làm cho sản phâm có khả năng cạnh tranh tốt hơn Thường thì các doanh nghiệp đến sau có nhiều ưu thế để tận dụng được cơ hội này hơn là các doanh nghiệp hiện hữu trong ngành Làm cho vòng đời công nghệ có xu hướng rút ngắn lại, điều này càng làm tăng thêm áp lực phải rút ngắn thời gian khẩu hao so với trước

Trên đây là một số các nhân tô tác động tới hoạt động thu mua một cách khách quan

và chủ quan Bộ phận thu mua cần hiểu rõ những nhân tô tác động này tác động như thế nào với quá trình thu mua của doanh nghiệp đề phòng tránh các rủi ro để đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thu mua tại doanh nghiệp, có thể điều chỉnh chính sách thu mua hàng phù hợp

2.1.5 Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của hoạt động thu mua

Các tiêu chí cụ thể bao gồm: Đúng thời gian và cơ bản nhất, chất lượng, Chi phí, Độ tuân thủ

Đúng thời gian (On Time) và cơ bản nhất: Chí tiêu này thường được đo lường dựa trên % số lượng đúng thời gian so với tông sô lượng giao dịch, bắt đầu từ 80%, sau nâng dần lên, và thông thường mục tiêu là 95% Phòng Mua hàng cần trao đôi và thông nhất với

II

các phòng ban liên quan một “Lead time” chuẩn, bao gồm thời gian đề hoàn tất quy trình mua hàng và thời gian giao hàng tham khảo của Nhà cung cấp Nếu có được leadtime cho

từng mặt hàng thì quá tốt, nhưng rất khó, nên có thê nhóm lại theo những nhóm nhỏ, ngành

hàng nhỏ

(Nguén: KYAN Supply & Purchasing, 2019) Chất lượng (Quality): Chỉ tiêu này sẽ tùy mặt hàng mà có những mục tiêu (Procurement KPIs) khác nhau Nếu nhà cung cấp nào áp dụng Six Sigma, thì chỉ tiêu là

không quá 3,4 đơn vị hàng lỗi trên một triệu đơn vị sản xuất

Đề đảm bảo chất lượng, là một quá trình dài, bắt đầu từ việc đánh giá chất lượng nhà

cung cấp đầu vào Yêu câu chỉ tiết về tiêu chuẩn kỹ thuật, nội dung công việc càng chỉ tiết càng tốt, đánh giá chất lượng Nhà cung cấp đầu vào, để báo giá và bán cho đúng Kiểm tra

chất lượng đầu vào trước khi nhận hàng

(Nguén: KYAN Supply & Purchasing, 2019) Chi phi (Cost):

Truong hop 1: Phan b6 theo tiêu thức trị giá hàng mua

Tổng chỉ p hí mua hàng 5 — x Giá trị từng mặt hàng

Tong gid tri hang mua

Chi phí mua hàng phân bố cho hàng nhập kho =

Trường 2: Phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng nhập kho

Tổng chỉ phí mua hàng Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho = Tổng số lượng hàng mua x Số lượng từng mặt hang

(Nguồn: Phòng kế toán - Công ty tnhh chế biến thực phẩm Đông Nai 2022)

Độ tuân thủ: Tuân thủ là ưu tiên hàng đầu của nhân viên mua hàng Chỉ tiêu này có thê được đánh giá bằng tỉ lệ giao dịch không tuân thủ dựa trên số lượng mẫu được chọn để kiêm tra

(Nguồn: KYAN Supply & Purchasing, 2019) 2.1.6 Các biện pháp nâng cao hiệu quả của thu mua theo lÿ thuyết quản trị kinh doanh

Sử dụng nguồn lực bên ngoài và thu mua: Khi sử dụng nguồn lực bên ngoài, doanh nghiệp cần xác định rủi ro có thể phát sinh và lên kế hoạch để giả thiểu rủi ro Bên cạnh

12