Luận văn thạc sĩ trường Đại học Kinh tế Quốc dân của Phạm Thị Quỳnh Hương ngành Kế toán kiểm toán và phân tích với đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tài Công ty TNHH Hợp lực Cảng Việt”
Tính cấp thiết của đề tài
Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của nền kinh tế, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức tốt quá trình mua hàng hóa Vì đây là khâu vô cùng quan trọng, nó có tính chất quyết định cho sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Chỉ khi giải quyết tốt các khâu này thì các chu lù kinh doanh của DNTM mới có thể dẫn ra một cách thường xuyên, liên tục , nhịp nhàng Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hóa, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng và chất lượng thì dẫn tới mua hàng và bán hàng tốt hơn Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán hàng và đạt được lợi nhuận
Nếu như mua hàng là giai đoạn đầu cho quy trình kinh doanh thì bán hàng là giai đoạn cuối của quá trình luân chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo nguồn thu bù đắp những chi phí bỏ ra, từ đó tạo ra lợi nhuận phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh Để đạt được hiệu quả trong hoạt động bán hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý đồng bộ kết hợp lý Đi cùng với quá trình mua hàng, bán hàng là quá trình thanh toán Bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan đến thanh toán như: thanh toán với người mua, nhà cung cấp,…Tuy nhiên chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán hàng Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ thanh toán này được diễn ra thường xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh tón ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán lại thường xuyên biến đổi
Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho kế toán mua hàng, bán hàng và quá trình thanh toán trong quá trình làm việc và sự hướng dẫn và quan tâm tận tình của
TS Phạm Thị Minh Tuệ, tôi đã nhìn nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác kế toán nêu trên, nên đã mạnh dạn đi sâu, tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “Kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Nghiên cứu về hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại các doanh nghiệp đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhưng vẫn chưa có một công trình nghiên cứu tổng quan cả về mua hàng – thanh toán cho người bán và bán hàng- thanh toán với người mua, cũng như chưa có các nhìn tổng hợp về các nghiệp vụ trong nhiều trường hợp cụ thể Một số nghiên cứu cũng như kinh nghiệm liên quan đến kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán trong nước như:
Luận văn thạc sĩ trường Đại học Công đoàn Hà Nội “Kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Phương” của tác giả
Nguyễn Thuỳ Linh, năm 2022, đã nghiên cứu về tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Sơn Phương, trên cơ sở những nghiên cứu của mình tác giả đã phản ánh được bức tranh toàn cảnh về thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh Đây là một trong những nghiên cứu rất thiết thực cho ngành kinh doanh thương mại, Công ty kinh doanh rất nhiều loại hàng hoá khác nhau Tác giả đã nghiên cứu rất nhiều vấn đề liên quan đến khâu bán hàng và đã đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện khâu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Luận văn thạc sĩ trường Đại học Kinh tế Quốc dân của Phạm Thị Quỳnh Hương ngành Kế toán kiểm toán và phân tích với đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tài Công ty TNHH Hợp lực Cảng Việt” năm 2020 về hoàn thiện kế toán bán hàng thông qua việc sử dụng các thông tin được tiến hành tổng hợp, phân tích dựa trên 2 nguồn dữ liệu thứ cấp như các tài liệu nội bộ về kế toán bán hàng và cách thức thanh toán với người mua tại Công ty TNHH Hợp lực Cảng Việt cũng như các dữ liệu sơ cấp như tiến hành lấy ý kiến thông qua bảng câu hỏi điều tra từ các nhân viên tại các phòng ban trong Công ty,…Dựa trên việc phân tích thực tế về kế toán bán hàng, Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ luân chuyển hàng hoá tại cảng để xuất khẩu hàng hóa đến các nước như Nhật Bản, EU, Mỹ, Trung Quốc,… cung như cung cấp các mặt hàng thiết bị điện tự động hoá và nhận thấy hiệu quả kinh doanh của
Công ty chưa hiệu quả do các nguyên nhân: Công ty chưa bố trí đội ngũ phòng kinh doanh theo sự chuyên môn hoá, chưa có chính sách phục vụ khách hàng tốt nhất, chưa có hệ thống bán hàng đại lý đủ lớn để giúp việc tiêu thụ hàng hoá nhiều hơn, Công ty chưa có các chính sách marketing một cách chiến lược nên hiệu quả bán hàng chưa cao Do đó bài viết đã chỉ ra những giải pháp như Công ty cần mở rộng mạng lưới đại lý phân phối hàng hoá, quản trị các khoản chi phí tốt hơn, đầu tư dây chuyền sản xuất hiện đại hơn để tạo ra nhiều sản phẩm đa dạng về mẫu mã, tốt về chất lượng để thu hút khách hàng, đầu tư nghiên cứu thị trường, đa dạng hóa hình thức bán hàng, hoàn thiện công tác giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng,…cũng như những ưu điểm của Công ty như tiếp cận nhanh, kịp thời đồng bộ với tiến bộ koa học kỹ thuật trong công tác quản lý, hệ thống sổ sách kế toán sử dụng được xây dựng một cách khoa học, phù hợp với yêu cầu của công tác kế toán tài chính,… Luận văn thạc sĩ trường Đại học Thương Mại Hà Nội “Kế toán công nợ tại
Công ty Cổ phần Hanel” của tác giả Lương Thị Kim Hậu năm 2021, đã trình bày cơ bản những nội dung về mặt lý luận liên quan đến kế toán công nợ Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Hanel, luận văn đã nêu rõ những vấn đề tồn tại trong công tác kế toán công nợ tại Công ty này Những tại trong việc theo dõi công nợ phải thu và công nợ phải trả tại Công ty chưa được chi tiết hoá dẫn đến việc dễ nhầm lẫn công nợ, việc thực hiện chế độ kế toán về chứng từ, Công ty chưa có chính sách chặt chẽ, hợp lý để thu hồi công nợ phải thu dẫn đến việc bị doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn Luận văn đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kế toán công nợ tại Công ty Tác giả mới chỉ đưa ra một vài kiến nghị về mở thêm tài khoản cấp chi tiết để theo dõi công nợ Tuy nhiên, trong bài viết còn mắc lỗi trình bày, tác giả cũng chưa nêu ra điều kiện thực hiện các giải pháp đề xuất
Các nghiên cứu trên đã khẳng định vai trò to lớn của công tác kế toán mua bán hàng hoá là có mối quan hệ tích cực giữa công tác kế toán mua bán hàng hoá với các phần hành kế toán khác Tác giả đã nhận thấy rằng tất cả các phần hành kế toán đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và không thể tách rời, số liệu kế toán trong doanh nghiệp luôn luân chuyển từ sổ sách này sang sổ sách khác
Qua một số đề tài nghiên cứu kế toán mua bán hàng hoá ở trên, đã gợi mở cho tác giả đi sâu hơn nữa việc nghiên cứu và hoàn thiện công tác kế toán mua bán hàng hoá và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu chung
Luận văn tập trung nghiên cứu nhằm đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina.
Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán
- Nghiên cứu thực trạng kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
- Đáng giá các ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina.
Phương pháp thực hiện đề tài
- Sử dung các phương pháp thu thập: Thống kê các nghiệp vụ tại phòng kế toán thông qua các bản biểu, báo cáo được công bố về những kết quả đạt được và phương pháp trực quan là quan sát công việc của kế toán
- Phương pháp phân tích: Từ những số liệu của Công ty về các khoản phải thu, phải trả và cách thức thanh toán các khoản đó để từ đó đưa ra cho Công ty một số giải pháp để nâng cao sự hiệu quả trong công tác kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty
- Phương pháp kỹ thuật: Đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng như phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, thống kê …để xử lý các số liệu có liên quan đến thực trạng công tác kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty.
Kết cấu luận văn tốt nghiệp
Bài nghiên cứu có kết cấu 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG, BÁN HÀNG VÀ
Tổng quan về mua hàng, bán hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về mua hàng nhưng về cơ bản có thể hiểu mua hàng như sau:
Mua hàng: Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiền nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa các doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo ra nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng
Mua hàng còn được hiểu là: hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua với người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có thể được thực sự thõa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ được bán và tiêu thụ được tiền
1.1.1.2 Đặc điểm của mua hàng
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua và bán Mua hàng là giai đoạn đầu tiền của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp
Hàng hóa trong doanh nghiệp là những hàng hóa mà doanh nghiệp mua hoặc sản xuất với mục đích tồn trữ để bán ra nhằm thu lợi nhuận
Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp nếu thỏa mãn ba điều kiện sau đây:
- Doanh nghiệp nắm giữ quyền sở hữu hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay một loại hàng hóa khác
- Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra, hoặc gia công sản xuất rồi bán ra
- Hàng hóa phải thông qua một phương thức thanh toán tiền hàng nhất định
1.1.1.3 Vai trò công tác mua hàng
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang hàng hóa
Việc mua hàng hóa đảm bảo cung ứng một các đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng,… cho nhu cầu xã hội
Việc mua hàng hóa thúc đẩy việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất Thúc đẩy gợi mở nhu cầu, đảm bảo cho người tiêu dùng có những hàng hóa tốt, văn minh, hiện đại
Mua hàng hóa đảm bảo điều hòa cung cầu, nó làm đắt ở những nơi có nguồn hàng rẻ, nhiều, phong phú và làm rẻ các hàng hóa ở những nơi khan hiếm
1.1.1.4 Các phương thức mua hàng
Phương thức mua hàng trực tiếp: Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử nhân viên thu mua hàng hóa mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đên đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định của hợp đồng mua bán hàng hóa, hoặc có thể doanh nghiệp mua trực tiếp tại cơ sở sản xuất kinh doanh, tại thị trường Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do nghiệp chịu
Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, bên bán chuyển hàng tới cho bên mua theo địa điểm quy định trước và bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng Trường hợp này thì chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thỏa thuận của hai bên
Dù mua hàng theo phương thức nào, khi hàng về đến đơn vị phải lập thủ tục nhập kho, phải có chứng từ phiếu nhập kho Nếu phát sinh thừa, thiếu phải lập biên bản để làm căn cứ xử lý
Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở LC gửi đến ngân hàng phục vụ mình Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở LC cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng Phương thức nhập khẩu ủy thác: Đơn vị giao ủy thác nhập khẩu và nhận ủy thác nhập khẩu phải ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu Bên nhận ủy thác nhập khẩu thay mặt bên giao ủy thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hóa, thực hiện khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu
Theo VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác được ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính có những khái niệm sau:
Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào;
Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán;
Tiêu thụ hàng hóa để thỏa mãn nhu cầu của đơn bị ngoài doanh nghiệp gọi là tiêu thụ ra ngoài Trường hợp cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty, tổng công ty gọi là tiêu thụ nội bộ
Khi hàng hóa được giao cho người mua và người bán đã hoặc sẽ thu được tiền thì khi đó quá trình bán hàng mới hoàn tất Quá trình này diễn ra nhanh hay chậm, đơn giản hay phức tạp có mối quan hệ chặt chẽ với các phương thức bán hàng Số tiền thu được từ hoạt động bán hàng được coi là doanh thu bán hàng
Doanh thu được ghi nhận khi đáp ứng các điều kiện cụ thể sau:
- Đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua
- Không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
1.1.2.2 Đặc điểm của hoạt động bán hàng
- Khâu bán hàng thường là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp cho người sử dụng thông qua thỏa thuận giữa 2 bên
- Số tiền doanh nghiệp nhận lại từ khách hàng được gọi là doanh thu và đây là cơ sở để doanh nghiệp xác nhận kết quả kinh doanh của mình Kế toán bán hàng là người trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến hồ sơ, chứng từ, hóa đơn,… để ghi lại hoạt động bán hàng của doanh nghiệp
Kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán trong nước
1.2.1.1 Một số quy định chung về kế toán mua hàng a Thời điểm ghi nhận hàng mua
- Phạm vi xác định hàng mua: Được coi là hàng mua và hạch toán vào chỉ tiêu hàng mua khi đồng thời thỏa mãn ba điều kiện:
+ Phải thông qua một phương thức mua bán và thanh toán theo một thể thức nhất định
+ Hàng mua phải đúng mục đích: để bán hoặc để gia công chế biến để bán + Đơn vị phải được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ
- Không được coi là hàng mua trong các trường hợp sau:
+ Hàng mua về được tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp
+ Hàng mua về để sửa chữa lớn hoặc xây dựng cơ bản
+ Hàng nhận bán đại lý ký gửi
+ Hàng hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu Trường hợp ngoại lệ được coi là hàng mua: Hàng hóa hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua phải chịu b Thời điểm xác nhận hàng mua
- Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng
+ Nếu mua theo phương thức phương thức giao hàng trực tiếp: Thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
+ Nếu mua theo phương thức chuyển hàng thì là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu đi, đơn vị nhận được hàng hóa do bên bán chuyển đến, ký xác nhận vào chứng từ đã thanh toán tiền hàng hoặc ký chấp nhận thanh toán c Xác định giá thực tế nhập kho
Theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC Giá trị thực tế hàng hóa của Công ty được xác định theo công thức sau:
Giá trị thực tế hàng hóa mua ngoài
Giá mua hàng hóa ghi trên hóa đơn
Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hóa
1.2.1.2 Chứng từ kế toán sử dụng
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa
- Hóa đơn cước phí vận chuyển
1.2.1.3 Quy trình hạch toán a Các phương pháp kế toán chi tiết mua hàng
Hiện nay, trong các doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương pháp sau: + Quy trình kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song được khái quát ở Phụ lục 1
+ Quy trình kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp đối chiếu luân chuyển được khái quát ở Phụ lục 2
+ Quy trình kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi sổ số dư được khái quát ở Phụ lục 3
1.2.2.1 Khái niệm và phân loại doanh thu a Khái niệm doanh thu
Theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế số 15 (IFRS15): “Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế trong kỳ, phát sinh trong quá trình hoạt động thông thường, làm nguồn vốn chủ sở hữu, chứ không phải phần đóng góp của những người tham gia góp vốn cổ phần Doanh thu không bao gồm những khoản thu cho bên thứ ba” [12, tr.54]
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 (VAS14 – Doanh thu và thu nhập khác) ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu” [3]
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì doanh thu là lợi ích kinh tế thu được làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp ngoại trừ phần đóng góp thêm của các cổ đông Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu được tiền [4, tr 189]
Có nhiều khái niệm khác nhau về doanh thu, nhưng có thể nói bản chất của doanh thu là khoản thu từ hoạt động kinh doanh, cơ sở tạo ra kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp và khẳng định: Không phải mọi nghiệp vụ kinh tế làm tăng tài sản đều phát sinh doanh thu, đồng thời không chỉ có sự phát sinh doanh thu mới làm thay đổi nguồn vốn chủ sở hữu Doanh thu chỉ là một trong những nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng tài sản và làm thay đổi vốn chủ sở hữu
Nhận thức rõ bản chất của doanh thu và xác định đúng đắn phạm vi, thời điểm, cơ sở ghi nhận doanh thu ảnh hưởng có tính chất quyết định đến tính khách quan, trung thực của chỉ tiêu doanh thu, kết quả trong báo cáo tài chính Do vậy, cần xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng: doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau [3]:
(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
(e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng b Phân loại doanh thu
Tùy theo yêu cầu quản lý có thể sử dụng một số tiêu thức chính sau để phân loại doanh thu [14, tr.148]:
Theo mối quan hệ với hệ thống tổ chức kinh doanh: Phân loại theo tiêu thức này, doanh thu bán hàng bao gồm 2 loại: doanh thu bán hàng nội bộ và doanh thu bán hàng ra ngoài
- Doanh thu bán hàng nội bộ: là doanh thu của khối lượng bán hàng trong nội bộ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp như tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong tổng Công ty…
- Doanh thu bán hàng ra ngoài: là toàn bộ doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã bán ra cho khách hàng ngoài phạm vi doanh nghiệp Việc phân loại này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin chính xác cho công tác lập BCTC hợp nhất mang tính tập đoàn, toàn ngành…
Theo khu vực địa lý: Theo tiêu thức này, doanh thu của doanh nghiệp chia thành 2 loại: doanh thu nội địa và doanh thu quốc tế
- Doanh thu nội địa: là các khoản thu được từ việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nước
- Doanh thu quốc tế: là các khoản thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh tại nước ngoài
Theo nguồn hoạt động: Theo tiêu chí này, doanh thu được chia thành 3 loại: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (thuộc hoạt động SXKD thông thường), doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu khác
Kế toán nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá
1.3.1 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
1.3.1.1 Những vấn đề chung về nhập khẩu hàng hoá a Nội dung, phạm vi và thời điểm xác định hàng nhập khẩu
Theo quy định, những hàng hoá sau được coi là hàng nhập khẩu:
- Hàng mua của nước ngoài
- Hàng đưa vào Việt Nam tham gia hội chợ, tiển lãm, sau đó Việt Nam mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ
- Hàng hoá tại các khu chế xuất (phần chia thu nhập của bên đối tác không mang về nước) bán tại thị trường Việt Nam thu ngoai tệ
Những hàng hoá sau đây không được coi là hàng nhập khẩu:
- Hàng tạm nhập để tái xuất
- Hàng tạm xuất, nay nhập về
- Hàng viện trợ nhân đạo
Thời điểm ghi chép hàng nhập khẩu là thời điểm khi mà người nhập khẩu nắm được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho người xuất khẩu Thời điểm này phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và vận chuyển b Phương pháp xác định trị giá thực tế của hàng nhập khẩu:
Tương tự như hàng hoá thu mua trong nước, trị giá thực tế (giá gốc) của hàng nhập khẩu cũng bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá:
(giá gốc) của hàng nhập khẩu
Trị giá mua của hàng nhập khẩu
Các khoản thuế không được hoàn
Giảm giá, chiết khấu thương mại của hàng nhập khẩu
Chi phí thu mua của hàng nhập khẩu
Các khoản thuế không được hoàn lại bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu hay thuế GTGT của hàng nhập khẩu (tính theo phương pháp trực tiếp), trong đó, thuế nhập khẩu được tính như sau:
Thuế nhập khẩu phải nộp Số lượng hàng hoá nhập khẩu ghi trên tờ khai hải quan x Giá tính thuế (CIF) x
Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu nhập khẩu bao gồm: lệ phí thanh toán, lệ phí chuyển tiền, lệ phí sửa đổi L/C, phí thuê kho bến bãi, lưu kho, chi phí vận chuyển, hoa hồng trả cho bên uỷ thác nhập khẩu (trường hợp uỷ thác nhập khẩu)
Số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu tính như sau:
Thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Trị giá hàng hoá nhập khẩu (theo giá CIF)
+ Thuế nhập khẩu phải nộp x Thuế suất thuế
GTGT Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu những mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp tính như sau:
Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu
Trị giá hàng hoá nhập khẩu (theo giá CIF)
+ Thuế nhập khẩu phải nộp x Thuế suất thuế
1.3.1.2 Nhập khẩu hàng hoá trực tiếp a Hạch toán ban đầu Để tiến hành hạch toán ban đầu, khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần có đủ Bộ chứng từ thanh toán sau đây:
- Một bộ vận tải đơn đường biển hoàn toàn, đã xếp hàng lên tàu
- Giấy chứng nhận phẩm chất do Vinacontrol cấp hoặc giấy chứng nhận kiểm dịch (đối hàng nông sản thực phẩm)
- Bảng kê đóng gói bao bì
- Giấy chứng nhận xuất sứ hàng hoá
Bên cạnh bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ sau:
- Biên lai thu thuế, tờ khai hải quan, biên bản tổn thất (nếu có) và các chứng từ khác có liên quan.; b Tài khoản và phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu Để phản ánh cửa hàng nhập khẩu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau đây:
Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường", tài khoản 156 "Hàng hoá", nội dung phản ánh, kết cấu cơ bản của các tài khoản này đã được giới thiệu trong kế toán doanh nghiệp c Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Phương pháp hạch toán nhập khẩu trực tiếp được khái quát Phụ lục 14.
1.3.1.3 Kế toán nhập khẩu uỷ thác
Việc thực hiện nhập khẩu uỷ thác phải thực hiện 2 hợp đồng:
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu được ký kết giữa bên giao uỷ thác và bên nhận uỷ thác Hợp đồng này chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nước
- Hợp đồng mua - bán ngoại thương được thực hiện giữa bên nhận uỷ thác và bên nước ngoài Hợp đồng này chịu sự điều chỉnh của của luật kinh doanh trong nước, luật kinh doanh quốc tế và luật của nước xuất khẩu
Bên giao uỷ thác nhập khẩu có trách nhiệm và quyền lợi:
+ Chuyển vốn cho bên nhận uỷ thác nhập khẩu theo hợp đồng uỷ thác và nộp các khoản thuế có liên quan
+ Tổ chức tiếp nhận hàng nhập khẩu
+ Thanh toán hoa hồng uỷ thác nhập khẩu theo tỷ lệ % hoa hồng đã quy định trong hợp đồng cùng các chi phí khác (nếu có)
Bên nhận uỷ thác có trách nhiệm:
+ Ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương
+ Nhận tiền của bên giao uỷ thác để thanh toán cho người xuất khẩu và nộp các khoản thuế liên quan đến nhập khẩu theo thoả thuận
+ Nhập khẩu hàng hoá, thanh toán các khoản phí theo hợp đồng và tham gia các khiếu nại tranh chấp nếu xảy ra
+ Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế nhập khẩu hàng hoá, thuế giá trị gia tăng hay thuế tiêu thụ đặc biệt của từng lần hàng hoá nhập khẩu với cơ quan Hải quan
+ Được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ % quy định trong hợp đồng
Khi xuất trả hàng nhập khẩu cho chủ hàng, bên nhận ủy thác nhập khẩu phải lập Hoá đơn GTGT (ngoài hoá đơn GTGT đối với hoa hồng uỷ thác) Hoá đơn này làm cơ sở tính thuế đầu vào được khấu trừ của bên giao uỷ thác
Trường hợp bên nhận uỷ thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập uỷ thác, bên nhận uỷ thác phải lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường Sau khi đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, bên nhận uỷ thác mới lập hoá đơn GTGT giao cho bên uỷ thác
1.3.2 Kế toán xuất khẩu hàng hoá
1.3.2.1 Những vấn đề chung về xuất khẩu hàng hoá a Thời điểm xác định hàng hoá xuất khẩu
Thời điểm xác định hàng hoá xuất khẩu là thời điểm khi người mua xuất khẩu mất quyền sở hữu về hàng hoá và nắm quyền sở hữu về tiền tệ hoặc người nhập khẩu chấp nhận nợ Do đặc điểm của hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu nên thời điểm hàng được coi là xuất khẩu là thời điểm hàng hoá đã hoàn thành thủ tục hải quan, được xếp lên phương tiện vận chuyển và đã rời sân ga, cầu cảng
Cũng tương tự như nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá có thể thực hiện theo những phương thức khác nhau, như xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu uỷ thác Xuất khẩu trừ nợ theo nghị định thư của Nhà nước Hàng hoá được coi là hàng xuất khẩu trong những trường hợp sau:
- Hàng xuất bán cho nước ngoài theo hợp đồng đã ký kết
- Hàng gửi đi triễn lãm sau đó bán thu bằng ngoại tệ
- Hàng bán cho khách nước ngoài, cho Việt Kiều, thu bằng ngoại tệ
- Các dịch vụ sữa chữa, bảo hiểm tàu biển, máy bay cho nước ngoài thanh toán bằng ngoại tệ
- Hàng viên trợ cho nước ngoài thông qua các hiệp định, nghị định thư do nhà nước ký kết với nước ngoài nhưng được thực hiện qua doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Theo phương thức giao hàng nhận hàng hoá, thời điểm xác định hàng hàng xuất khẩu được xác định cụ thể như sau:
- Nếu hàng vận chuyển bằng đường biển, hàng được coi là xuất khẩu tính từ thời điểm thuyền trưởng ký vào vận đơn, hải quan đã ký xác nhận
- Nếu hàng vận chuyển bằng đường sắt, hàng xuất khẩu tính từ thời điểm hàng được giao tại ga cửa khẩu theo xác nhận của hải quan cửa khẩu
Tổ chức sổ kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán
1.4.1 Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Các loại sổ chủ yếu:
- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục số 15)
1.4.2 Hình thức Nhật ký chứng từ Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký và các bảng kê theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký và các bảng kê ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - chứng từ (Phụ lục số 17)
1.4.3 Hình thức Nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ Cái.Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Các loại sổ chủ yếu:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái (Phụ lục số 16)
1.4.4 Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là ‘‘ Chứng từ ghi sổ’’ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chưng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 18)
1.4.5 Hình thức kế toán máy Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn thành giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
Các loại sổ chủ yếu
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy (Phụ lục số 19)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG, BÁN HÀNG VÀ
Khái quát về Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
2.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
- Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ MATEC VINA
- Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: MATEC VINA INVESTMENT COMPANY LIMITED
- Tên công ty viết tắt: MATEC VINA CO.,LTD
- Địa chỉ trụ sở chính: Khu Tự Khoát, xã Ngũ Hiệp, huyện Thanh Trì, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Văn phòng giao dịch: Tầng 4, Tòa nhà Zen Tower, Số 12, Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội
- Vốn điều lệ: 20.000.000.000 (Bằng chữ: Hai mươi tỷ đồng)
- Người đại diện theo pháp luật: Bùi Thanh Quang
- Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina thành lập ngày 29 tháng 7 năm 2013 với giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106247085 do phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp
Với hơn 10 năm kể từ khi thành lập và đi vào hoạt động, Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina đã có những bước phát triển không ngừng và đạt được những thành tựu hết sức ấn tượng trong lĩnh vực sản xuất, cung cấp và thi công công trình từ các loại vật liệu chính như: EPS Panel, PU Panel, Glasswool Panel, xốp EPS, xốp XPS, phụ kiện nhôm cho panel, các hệ phụ kiện phụ trợ panel,…
Với đội ngũ cán bộ, công nhân viên trẻ, năng động và giàu nhiệt huyết lại có trình độ chuyên môn năng lực cao, trang thiết bị, máy móc hiện đại, tiến tiến và chuyên nghiệp, Matec Vina luôn chủ động và sang tạo, kiểm soát chất lượng các nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra nhằm mang đến cho quý khách hàng những sản phẩm chất lượng nhất, những công trình vũng chắc nhất
Bằng mối quan hệ hợp tác với nhiều đối tác xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng trong và ngoài nước, Matec Vina luôn đảm bảo nhập khẩu trực tiếp nguyên liệu xây dựng từ những đơn vị cung cấp uy tín nhất, chất lượng nhất Không chỉ chủ động sản xuất tại nhà máy riêng mà chúng tôi còn liên kết chặt chẽ với các đoen vị, tập đoàn sản xuất lớn và uy tín nhất tại Việt Nam để đảm bảo nguồn hàng luôn dồi dào, có hiệu quả thi công ở mức độ cao nhất
Matec Vina đầu tư trang thiết bị chuyên dụng cùng máy móc và áp dụng những công nghệ sản xuất tiên tiến, hiện đại nhất cùng sự tư vấn và hỗ trợ chuyên môn từ những tập đoàn sản xuất Panel hàng đầu tại Hàn Quốc, Trung Quốc, Úc,…Tất cả các sản phẩm được sản xuất tại Matec Vina đều được chứng nhận là hàng chuẩn đạt chất lượng cao theo tiêu chuẩn hàng Việt Nam chất lượng cao.Matec Vina tự hào khi từng là đối tác của các tập đoàn, công ty, nhà máy lớn như Samsung, LG, Vinfast,…
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Ngành nghề chính của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina là sản xuất, cung cấp và thi công công trình từ các loại vật liệu chính như: EPS Panel, PU Panel, Glasswool Panel, xốp EPS, xốp XPS, phụ kiện nhôm cho panel, các hệ phụ kiện phụ trợ panel,…Các mặt hàng chủ yếu của Công ty được thể hiện dưới đây:
Sản phẩm Hình ảnh minh họa Cấu tạo
- Lớp thứ 1: Lớp tôn mặt ngoài được mạ kẽm với độ dày dao động từ 0,3mm- 0,6mm
- Lớp thứ 2: Lớp lõi xốp EPS cách ấm cách nhiệt tốt và có khả năng chống cháy lan
- Lớp thứ 3: Lớp tôn mặt trông giống tương tự như lớp thứ nhất cũng là lớp tôn mạ kẽm sơn tĩnh điện
- Tỷ trọng từ 8 đến 40 kg/m3
- Lớp thứ 1: Lớp tôn mạ hợp kim nhôm kẽm có độ dày từ 0,35mm đến 0,6mm
- Lớp thứ 2: Lớp được làm từ các sợi bông thủy tinh có trọng lượng nhẹ và ưu điểm của nó là khả năng chịu được nhiệt độ, chống cháy vượt trội
- Lớp thứ 3: Lớp tôn mạ giống như lớp thứ 1
- Tỷ trọng: từ 48kg/m3 đến 72kg/m3
- Lớp thứ 1: Được làm bằng chất liệu tôn mạ hợp kim nhôm kẽm có độ dày từ 0,35mm đến 0,6mm
- Lớp thứ 2: Được làm từ các sợi bông khoáng có trọng lượng nhẹ, chịu được nhiệt độ vượt trội
- Lớp thứ 3: Lớp tôn mạ giống lớp 1
- Tỷ trọng: từ 80kg/m3 đến 150kg/m3
- Là khối xốp EPS có khả năng cách nhiệt tốt ngay cả điều kiện không khí ẩm, cách âm tốt, chống cháy vượt trội,
- Kích thước lớn nhất là W1.240*D1.020*L4.060mm (có cắt theo yêu cầu của khách hàng)
Các sản phẩm khác như:
- Phụ kiện phụ trợ Panel
- Cửa Panel và cửa kho lạnh
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình kinh doanh Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina luôn quan tâm đến việc hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho phù hợp với năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹ Chức năng quan hệ là chỉ đạo từ trên xuống dưới Việc tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành, tổ chức sắp xếp hợp lý và xây dựng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận Do đó, tạo ra bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đồng bộ
Sơ đồ 2 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Hiện nay, Công ty xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Mô hình này luôn bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp Công ty kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả vào công tác kế toán
Phòng tài chính- kế toán Phòng dự án
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina a Chế độ chính sách áp dụng
- Niên độ kế toán ở Công ty là một năm, ngày bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc là ngày 31/12 hàng năm
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo Quyết định số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Sử dụng đồng Việt Nam để ghi chép và lập các báo cáo tài chính của Công ty
- Ghi nhận và khấu hao TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc, khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng Tỷ lệ khấu hao phù hợp với Thông tư số 45/2018/TT-BTC
- Đối với hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền theo quý
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ
Kế toán mua hàng nước ngoài
Kế toán mua hàng trong nước
KẾ TOÁN TRƯỞNG b Về tài khoản kế toán
- Công ty sử dụng các tài khoản trong bảng của hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo Quyết định số 200/2014/TT-BTC
- Đồng thời, các tài khoản cấp 1 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty c Về hình thức kế toán
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính
Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
2.2.1 Phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
2.2.1.1 Mua hàng và thanh toán tiền hàng với đơn hàng mua trong nước
Phương thức mua hàng đối với hàng trong nước
- Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cơ sở cán bộ cung ứng mang giấy ủy nhiệm nhận mua hàng hóa đến bên cung cấp để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng Các chứng từ phải ghi đầy đủ nội dung để phòng kế toán ghi sổ số hàng về kho
- Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy định trong hợp đồng
Tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina sử dụng 2 phương thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng ủy nhiệm chi
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT: giá bán (chưa có thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT)
- Hóa đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khi đó giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT
- Phiếu nhập kho: Do phòng kế toán lập thành 4 liên
01 liên giao cho thủ kho
01 liên giao cho kế toán mua hàng
01 liên giao cho kế toán hàng tồn kho
01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hóa đơn GTGT)
Quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Kế toán mua hàng sau khi xác nhận được số lượng, chủng loại hàng hóa cần mua làm yêu cầu báo giá gửi cho nhà cung cấp, sau khi nhận được báo giá trình lên ban lãnh đạo để duyệt, nhận được sự đồng ý kế toán mua hàng tiến hành lập đơn đặt mua hàng gửi nhà cung cấp Dựa trên đơn đặt mua hàng, nhà cung cấp lập hợp đồng bán hàng, hóa đơn và xuất hàng Khi nhận được hàng,… kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho gửi cho thủ kho làm căn cứ thực hiện thủ tục nhận hàng, khi số lượng hàng hóa giao tới khớp với xác nhận đơn hàng, kế toán hàng tồn kho tiến hành ghi sổ thẻ kho và kế toán mua hàng làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp
Sơ đồ 2.5: Quy trình thanh toán nợ phải trả tại Công ty TNHH Đầu tư Matec
Khi có nhu cầu thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, kế toán mua hàng tiến hành làm đơn đề nghị thanh toán bao gồm: hợp đồng, hóa đơn GTGT, xác nhận đơn hàng, công văn đề nghị thanh toán của nhà cung cấp, biên bản đối chiếu công nợ, làm căn cứ xác nhận công nợ trình lên kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán, dựa trên nguồn lực tài chính hiện có và tính cấp thiết cần thanh toán luôn hay không sẽ đưa ra cách thực hiện thanh toán
2.2.1.2 Mua hàng và thanh toán tiền hàng với đơn hàng nhập khẩu
Công ty nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu trực tiếp dựa trên nhu cầu các đơn hàng phát sinh trong quá trình hoạt động
Trình tự nhập khẩu trực tiếp
Lập đơn đề nghị thanh toán Nhu cầu thanh toán
Tiến hành thủ tục thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt Thannh toán bằng chuyển khoản
Hoàn thành thủ tục thanh toán
- Trình tự nhập khẩu hàng hoá
Sơ đồ 2.6: Quy trình nhập khẩu trực tiếp hàng hoá tại Công ty TNHH Đầu tư
Trên đây là trường hợp Công ty thanh toán cho bên xuất khẩu bằng phương thức L/C, nếu giữa công ty và người bán đã có quá trình hợp tác lâu dài, hiểu biết lẫn nhau thì thường áp dụng phương thức thanh toán TTR- điện chuyển tiền mà không cần mở L/C Đối với phương thức điện chuyển tiền, công ty có thể gửi hồ sở yêu cầu ngân hàng thực hiện quá trình mua đô và thanh toán cho bên nhà cung cấp hoặc thực hiện trên trang web trực tuyến của công ty và báo cho nhân viên phụ trách tại ngân hàng để tiến hành kiểm tra các hồ sơ rồi thực hiện quá trình mua đô và chuyển tiền thanh toán
- Trình tự hạch toán các khoản thuế phải nộp liên quan đến hàng nhập khẩu + Sâu khi nhận được thông báo thuế, biên lai thu lệ phí Hải quan công ty cần xác định số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp để thanh toán cho Nhà nước Thời hạn thanh toán các thông báo thuế này không quá 30 ngày Theo khoản 66 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT- BTC quy định thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế
Liên hệ nhà cung cấp và đặt hàng Nhận hợp đồng ngoại thương
Mở L/C Nhận chứng từ và hàng hoá Kiểm đếm và nhập kho nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Số tiền chậm nộp được xác định như sau:
Số tiền chậm nộp = Mức tính số tiền chậm nộp x Số ngày chậm nộp tiền thuế x Số tiền thuế chậm nộp Trong đó:
+ Mức tính số tiền chậm nộp là 0,03% /ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp;
+ Số ngày chậm nộp tiền thuế được tính từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế, thời hạn gia hạn nộp thuế, thời hạn ghi trong quyết định ấn định thuế và văn bản xử lý về thuế của cơ quan có thẩm quyền đến ngày liền kề trước ngày người nộp thuế hoặc cơ quan được ủy nhiệm thu, tổ chức tín dụng nộp số tiền thuế chậm nộp vào ngân sách nhà nước
+ Căn cứ vào thông báo thuế, kế toán giấy ủy nhiệm chi nhờ ngân hàng thanh toán thuế hoặc thực hiện đóng thuế trong web của ngân hàng (thường công ty nộp qua web ngân hàng MB Bank)
Trường hợp thanh toán bằng L/C
- Khi nhận được hợp đồng ngoại thương
- Làm đơn đề nghị mở L/C gửi ngân hàng MSB
- Khi hồ sơ và tình hình tài chính phù hợp, ngân hàng tiến hành phát hành L/C chính thức
- Khi có thông báo bộ chứng từ từ ngân hàng
- Đến thời hạn thanh toán, ngân hàng thu tiền và chuyển tiền cho nhà cung cấp
Trường hợp thanh toán bằng điện chuyển tiền
- Khi Công ty có nhu cầu thanh toán cho hợp đồng ngoại thương
- Doanh nghiệp chuyển tiền trực tiếp tại web MB Bank của doanh nghiệp mở tài khoản và báo cho ngân hàng sau khi giao dịch thành công nhận được điện chuyển tiền
Một số nghiệp vụ kế toán mua hang và thanh toán trong nước
Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán mà Công ty sử dụng tiền mặt tại quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp
Sơ đồ 2.7: Quy trình thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty TNHH Đầu tư Matec
Ví dụ: Ngày 15/03/2022, Ban giám đốc yêu cầu chị Nguyễn Thị Bích Ngọc là mua 10 sét quà tặng đối tác Sau khi liên hệ với Công ty Cổ phần Saffron Việt Nam và được báo giá số tiền là 6.760.800 vnđ (đã bao gồm VAT 8%) và được ban lãnh đạo thông qua Ngày 17/03/2022, Công ty Saffron cho nhân viên giao hàng tới và thanh toán bằng tiền mặt
Chứng từ kế toán liên quan
Lập giấy đề nghị thanh toán
Xem xét và Ký duyệt
Lập phiếu chi và chi tiền
- Kế toán hàng tồn kho lập phiếu nhập kho hàng hóa mua về
- Khi nhận hàng và nhận được hóa đơn, kế toán mua hàng tiến hành nhập mua hàng trên phần mềm Misa:
Hạch toán trên phần mềm Misa
- Vào phần mềm, chọn phân hệ mua hàng => Chọn chứng từ mua hàng
Do hóa đơn có mức thuế suất 8% là mức thuế suất chưa được cập nhật ở phần mềm Misa công ty hiện đang sử dụng, nên kế toán đánh trực tiếp số thuế vào phần
Nhập các thông tin hóa đơn như: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn xong ấn Cất
- Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Tại ngày 17/03/2022, Công ty CP Saffron giao hàng, xuất hóa đơn, chị Ngọc làm đơn đề nghị thanh toán
- Sau khi đơn đề nghị thanh toán được ký duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi đồng thời xuất tiền để kế toán mua hàng mang xuống trả cho nhà cung cấp, phiếu chi được lập thành 2 liên:
01 liên giao cho cán bộ mua hàng
01 liên kế toán thanh toán lưu để theo dõi chi tiết cho tài khoản 331, và làm căn cứ lập báo cáo quỹ tiền mặt
Vào phần mềm, chọn phân hệ Quỹ, chọn chứng từ Chi tiền
Khi màn hình nhập liệu Chi tiền hiện ra, kế toán nhập đầy đủ thông tin vào phần mềm như sau:
Mua hàng thanh toán bằng ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi còn có tên gọi khác là lệnh chi là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng
Sơ đồ 2.8: Quy trình thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi tại Công ty TNHH Đầu tư
Đánh giá thực trạng kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty
ty TNHH Đầu tư Matec Vina
2.3.1 Đánh giá thực trạng chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
- Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, mọi chứng từ sổ sách đều tập trung về phòng kế toán chịu sự kiểm tra trực tiếp từ kế toán trưởng Vì vậy số liệu được làm chuyển qua các chứng từ, sổ sách một cách chính xác, rõ ràng, đúng trình tự
- Bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ, các phòng ban chịu sự giám sát của lãnh đạo, phân công công việc theo hướng chuyên môn hóa sẽ làm giảm áp lực cho ban lãnh đạo
- Công ty áp dụng phấn mềm kế toán vào quá trình làm việc, giúp việc phân công nhiệm vụ được riêng biệt nhưng vẫn có thể đối chiếu lẫn nhau, công việc được thuận lợi, nhanh chóng và tăng khả năng chính xác cho công việc kế toán
- Tổ chức công tác kế toán:
+ Phòng kế toán với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, ham học hỏi Hiện nay với yêu cầu nâng cao của công tác kế toán, phòng kế toán đã thường xuyên chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, tất cả các cán bộ kế toán đều có trình độ đại học, luôn phấn đấu đạt hiệu quả cao trong công tác kế toán góp phần đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty
+ Tổ chức công tác kế toán được thực hiện tốt theo chế độ kế toán ban hàng theo quyết định của Bộ tài chính
+ Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán công ty sử dụng nhìn chung phù hợp với chế độ kế toán và đặc điểm của công ty, đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý
+ Chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán đều dùng đúng theo mẫu biểu mà
Bộ tài chính ban hành từ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…Những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép một cách đầy đủ, chính xác, tạo điều kiện cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán Các chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng loại, từng hợp đồng thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu số liệu
+ Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung, hình thức này tương đối đơn giản, đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, dễ thu nhận xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin phù hợp với năng lực, trình độ và điều kiện lỹ thuật tính toán cũng như yêu cầu quản lý của Công ty, giúp cho việc kiểm soát thông tin đảm bảo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy Như vậy, hình thức nhật ký ching đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán kế toán và quản lý của Công ty
- Việc áp dụng công nghệ thông tin của Công ty vẫn còn nhiều hạn chế Với khối lượng công việc khá nhiều nhưng công tác kế toán của công ty chủ yếu là nhập liệu thủ công nên việc cung cấp báo cáo số liệu có lúc còn hạn chế và thiếu tính kịp thời, làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của Công ty
- Hiện nay, hàng hóa của Công ty rất đa dạng và phong phú nhưng Công ty chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại, từng hàng hóa do vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hóa Nhiều mặt hàng chỉ được mã hóa bằng chữ cái theo ký hiệu viết tắt của chúng vì vậy thiếu thống nhất, nhiều khi còn có sự khác biệt trong quá trình mã hóa và gọi tên giữa kho và kế toán văn phòng dẫn đến sự nhầm lẫn mã hàng Do vậy, hàng hóa chưa đạt được hiệu quả tối ưu, khối lượng công việc nhiều các hàng hóa chưa được phân định rõ ràng Đây là vấn đề ban lãnh đạo công ty cần quan tâm, xem xét để có một hệ thống hàng hóa được mã hóa khoa học, hợp lý hơn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, sử dụng và thuận tiện trong việc ứng dụng phần mềm kế toán
2.3.2 Đánh giá thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
- Công ty sử dụng phương pháp kê khai thương xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được trị giá nhập – xuất, tăng, giảm hiện có của hàng hóa Như vậy
Công ty có điều kiện để quản lý tốt hàng hóa và hạch toán chặt chẽ theo đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty Đây là cơ sở giúp kế toán theo dõi để có thể lên kế hoạch mua hàng hợp lý mà không để tồn đọng hàng hóa quá lâu gây ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, làm ứ đọng vốn của công ty
- Công ty có mở các sổ chi tiết về mua hàng cho từng loại hàng hóa, sổ chi tiết công nợ cho từng đối tượng nhà cung cấp, từ đó là cơ sở để đối chiếu và thanh toán đúng hạn
- Công tác hạch toán kế toán thanh toán cho người bán luôn được tiến hành kịp thời, đảm bảo công nợ luôn được cập nhật nhanh nhất và có thể cung cấp cho nhà quản lý những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty, nhà quản lý nắm được tình hình của công ty và hoạch định chiến lược cho phù hợp
- Phương thức thanh toán được áp dụng trong công ty đa dạng ( tiền mặt, chuyển khoản,…) tùy theo đối tượng nhà cung cấp và đặc điểm của đơn hàng mà công ty áp dụng những phương thức thanh toán khác nhau
- Công ty Matec đã xây dựng một quy trình nhập kho tương đối hoàn chỉnh, đối với hoạt động nhập kho, dựa vào kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho, yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh lập giấy đề nghị mua hàng (sau khi được phê duyệt), chuyển kế toán mua hàng lên liên hệ nhà cung cấp để lên giá, xác nhận số lượng và nhập kho hàng hóa
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN MUA HÀNG, BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ MATEC VINA
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh mặt hàng tôn - xốp Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để đạt được những mục tiêu kinh doanh và phát triển mạnh mẽ trong tương lai Để quá trình kinh doanh hiệu quả hơn, Công đã xây dựng định hướng phát triển trong giai đoạn 2020 – 2030, Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina tập trung hướng đến việc xây dựng một doanh nghiệp thương mại năng động - hội nhập – vươn tầm thế giới Tiếp tục theo đuổi các chiến lược chính trong chính sách phát triển với mục tiêu trở thành các doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp tôn - xốp, là nhà cung cấp lớn cho các công trình xây dựng tại Việt Nam
Việc đưa ra những định hướng cụ thể sẽ giúp Công ty phát triển theo đúng hướng và phấn đấu đạt được những mục tiêu đã đề ra Một số mục tiêu kinh doanh trong hiện tại và tương lai của Công ty như sau:
Mở rộng mạng lưới cung cấp sản phẩm và dịch vụ ra hầu hết các tỉnh miền Bắc và hướng tới khắp Việt Nam
Nâng cao uy tín hơn nữa, phấn đấu trở thành đối tác tin cậy nhất của các cá nhân, doanh nghiệp trong và ngoài nước
Tăng cường mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước
Đào tạo và nâng cao năng lực điều hành quản lý, năng lực khoa học kỹ thuật, năng lực ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp với khách hàng, … cho cán bộ công nhân viên, hướng đến phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao để phục vụ tốt hơn cho khách hàng
Đầu tư trang thiết bị nhằm hiện đại hoá trung tâm sản xuất và dịch vụ lắp đặt, nâng cao năng suất cũng như khả năng phục vụ khách hàng,
Xây dựng mô hình quản lý sản xuất kinh doanh theo quy chuẩn ISO,
Xây dựng doanh nghiệp vững mạnh thông qua các chính sách ổn định, nâng cao chất lượng cuộc sống và gia tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, củng cố tinh thần đoàn kết, tinh thần xây dựng, lòng nhiệt tình sáng tạo, …
Nguyên tắc về việc hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina
Để có thể hoàn thiện tổ chức kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Hoàn thiện công tác kế toán phải dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin về kế toán mới nhất quán, việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định sẽ giúp cho việc thu thập các thông tin kế toán có chất lượng và khoa học giúp cho quá trình đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty một cách hoàn thiện nhất Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính của công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ, không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị nội bộ trong công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời có thể ảnh hưởng đến việc xử lý tình huống cần thiết bất ngờ trong doanh nghiệp và các đối tượng quan bên ngoài doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà đầu tư,… mà không được cung cấp thông tin kịp thời có thể Công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tư và đồng thời để lại ấn tượng không tốt cho bên đối tác, điều đó sẽ làm ảnh hưởng tới việc kinh doanh sau này.
Giải pháp hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán tại Công ty
ty TNHH Đầu tư Matec Vina
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina a Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm hàng hoá khi nhập kho
Do đặc điểm hàng hoá của Công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần mua thì tổ thu mua báo cáo lên Phòng kinh doanh, khi đó Phòng kinh doanh sẽ cử cán bộ chuyên trách hàng hoá đến nơi ký hợp đồng với người cung cấp và thoả thuận giá cả, chất lượng, quy cách hàng hoá
Khi hàng hoá chuyển về Công ty thì Phòng kinh doanh, cùng nhân viên phòng kế toán và quản đốc phân xưởng để thành lập ban kiểm nghiệm hàng hoá để tiến hành kiểm tra về chất lượng hàng hoá về số lượng, quy cách, đơn giá, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận hàng hoá Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm ” Hội đồng kiểm nghiệm hàng hoá của Công ty sẽ lập
“ Biên bản kiểm nghiệm” thành 2 bản Một bản giao cho Phòng kinh doanh để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho Phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán
Trường hợp hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kinh doanh làm thủ tục khiếu nại gửi cho người cung cấp Đối với hàng hoá đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm để nhập số liệu vào Phần mềm kế toán Misa, Phần mềm sẽ tự động lập phiếu nhập kho và ghi các sổ sách kế toán Thủ kho và kế toán cùng in các sổ sách kế toán liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách để lưu trữ Khi hàng hoá về đến Công ty, căn cứ vào Hoá Đơn GTGT thì Công ty tiến hành thành lập ban kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm
Mẫu biên bản kiểm nghiệm như sau: Đơn vị:……… Địa chỉ:………
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày … tháng … năm …
Căn cứ vào số ngày tháng năm của
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông/bà: Chức vụ: Đại diện: Trưởng ban Ông/bà: Chức vụ: Đại diện: Uỷ viên Ông/bà: Chức vụ: Đại diện: Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư :
Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư,dụng cụ,sp,hh
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lương không đúng quy cách
A B C D E 1 2 3 F ý kiến của ban kiểm nghiệm: ……… Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên) b Sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường
Công ty nên sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để hạch toán nghiệp vụ hóa đơn về, hàng chưa về
Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hóa đơn về, hàng chưa về mặc dù thực tế có xảy ra trường hợp này Như vậy, kế tpasn sẽ không có được thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đường Do đó
Công ty nên sử dụng TK 151 để kế toán nghiệp vụ hàng đang đi đường Trình tự như sau:
- Trong tháng, nếu hóa đơn về, hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường” Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường nhưng nếu cuối tháng vẫn chưa về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào Nợ TK 156 như sau
Cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Sang tháng hàng về căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi:
Có TK 151- Hàng mua đang đi đường c Mở thêm tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3
Công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp theo chi tiết các nhà cung cấp để tiện theo dõi công nợ cho từng nhà cung cấp và quản lý hiệu quả Do đó kế toán nên mở chi tiết tài khoản 331- phải trả người bán như sau:
TK 3311: Phải trả Công ty Cổ phần Saffron Việt Nam
TK 3312: Phải trả Công ty TNHH Tôn Pomina
TK 3313: Công ty TNHH NS Bluescope Việt Nam
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina a Mở thêm tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3
Theo quy định của Bộ tài chính thì ngoài việc Công ty phải tuân thủ các tài khoản theo đúng thông tư thì Công ty được phép mở thêm tài khoản cấp 2 hoặc cấp
3 mà trong thông tư chưa có để thuận lợi cho công tác kế toán thực tế tại Công ty
Công ty không mở các tài khoản chi tiết doanh thu, giá vốn như vậy sẽ chỉ xác định được kết quả kinh doanh chung chứ chưa xác định kết quả cho từng lĩnh vực hoạt động Việc này sẽ gây khó khăn nhiều cho việc tính toán và kiểm soát chi tiết từng loại chi phí và doanh thu của từng lĩnh vực hoạt động Công ty sẽ không nắm rõ được cái nào có chiều hướng tốt lên hay cái nào có xu hướng xấu đi để kịp thời điều chỉnh cho hợp lý Do đó trong quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa công ty nên mở chi tiết TK 511 và TK 632 cho từng lĩnh vực kinh doanh Khi đó việc hạch toán doanh thu của công ty sẽ phản ánh chính xác được hiệu quả kinh doanh Mở các tài khoản chi tiết như sau:
TK 511.01: Doanh thu bán các mặt hàng tôn
TK 511.02: Doanh thu bán các mặt hàng xốp
TK 632.01: Giá vốn các mặt hàng tôn
TK 632.02: Giá vốn các mặt hàng xốp
Công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết công nợ phải thu của khách hàng theo chi tiết các khách hàng để tiện theo dõi công nợ cho từng khách hàng và quản lý hiệu quả
Do đó ta nên mở chi tiết tài khoản 131- phải thu khách hàng như sau:
TK 1311: Phải thu Công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Ngọc Xanh
TK 1312: Công ty CP Xây dựng AAT
TK 1313: Phải thu Công ty CP Công nghệ Việt Kim
TK 1314: Phải thu Công ty CP Xây dựng Thương mại Hải Thành
TK 1315: Phải thu Công ty CP Đầu tư xây dựng và TM Minh Phúc
TK 1316: Phải thu Công ty TNHH Ánh sáng Lin b Hoàn thiện chính sách bán hàng
Hiện nay tại Công ty TNHH Đầu tư Matec Vina chưa chú trọng đến các chính sách bán hàng cho khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán Đối với khách hàng mua hàng hoặc ký hợp đồng với số lượng lớn thì công ty nên áp dụng chiết khấu thương mại nhằm giữ chân khách hàng và tạo được mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng trong tương lai
Bên cạnh đó Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán đối với khách hàng thanh toán sớm Việc sử dụng chiết khấu thanh toán có tác dụng rất lớn trong việc thu hồi công nợ, tránh tình trạng ứ đọng vốn Việc áp dụng linh hoạt các chính sách bán hàng là một trong những yếu tố có tác dụng rất lớn tới việc đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường c Hoàn thiện công tác lập dự phòng phải thu khó đòi
Là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ của bên khách hàng nợ về số tiền nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác Các khoản phải thu không đủ căn cứ xác nhận định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất
- Có đủ căn cứ xác định là khoản phải thu khó đòi:
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác
Điều kiện hoàn thiện kế toán mua hàng, bán hàng và thanh toán
Để thực hiện hiệu quả những giải pháp khắc phục các hạn chế trên đòi hỏi đáp ứng những điều kiện sau:
- Nhà nước cần tiếp tục cải cách, hoàn thiện hơn hệ thống Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán, Chế độ kế toán để phù hợp với tình hình, đặc thù kinh tế của Việt Nam cũng như tuân thủ các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế
- Nhà nước xây dựng và phát triển hơn nữa các tổ chức nghề nghiệp lĩnh vực kế toán, kiểm toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển, tăng cường các nghiệp vụ tư vấn tài chính kế toán trong nền kinh tế thị trường Từng bước xây dựng và hình thành đội nhân viên kế toán, kiểm toán chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý trong lĩnh vực kế toán kiểm toán
- Để các giải pháp được thực hiện hiệu quả rất cần sự quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ của Nhà nước, mức độ đầu tư về lao động, lao động vật hóa cho việc thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng
- Các cán bộ chỉ đạo công tác kế toán phải thường xuyên cập nhật những thay đổi của chế độ chính sách kế toán, có sự am hiểu sâu sắc về kế toán để thực hiện tiến hành theo chỉ đạo
- Công ty tạo điều kiện cho đội ngũ kế toán thường xuyên được bồi dưỡng chuyên môn, cập nhật những thay đổi về quy định, chính sách kế toán để nắm bắt kịp thời chế độ kế toán hiện hành Thường xuyên kiểm tra, theo dõi nghiệp vụ của các nhân viên kế toán cũng như mức độ hoàn thành công việc
- Tăng cường các hoạt động kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện sai xót, xử lý nghiêm các vi phạm về hoạt động kế toán Từ đó giúp công ty đảm bảo tính trung thực trong công tác kế toán, giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp.
