1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Tiểu luận - đề tài - NGHI THỨC NGOẠI GIAO ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI

14 14 0
Tài liệu đã được kiểm tra trùng lặp

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Tiêu đề NGHI THỨC NGOẠI GIAO ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI
Trường học Trường Đại học Ngoại Ngữ Tin học TP.Hồ Chí Minh
Chuyên ngành Quan hệ quốc tế và Lễ tân
Thể loại Tiểu luận
Thành phố TP.Hồ Chí Minh
Định dạng
Số trang 14
Dung lượng 66,69 KB

Nội dung

TRƯỜNG ĐẠI HỌC – NGOẠI NGỮ TIN HỌC TP.HỒ CHÍ MINHKHOA DU LỊCH KHÁCH SẠN  mục lụ Học phần: QUAN HỆ QUỐC TẾ VÀ LỄ TÂN NGHI THỨC NGOẠI GIAO ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI... - Danh sác

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC – NGOẠI NGỮ TIN HỌC TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA DU LỊCH KHÁCH SẠN



mục lụ

Học phần: QUAN HỆ QUỐC TẾ VÀ LỄ TÂN

NGHI THỨC NGOẠI GIAO ĐÓN TIẾP ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Trang 2

1 Nhận thức tầm quan trọng của nghi thức 1

2 Công tác chuẩn bị 1

2.1 Xác định thông tin của đoàn 1

2.2 Chuẩn bị chương trình 1

2.3 Một số yếu tố cần lưu ý khi xây dựng chương trình 2

2.4 Chuẩn bị quà tặng 3

3 Nghi thức đón tiếp người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao và đón lãnh đạo cao cấp nước ngoài 4

3.1 Đón tại sân bay thủ đô 4

3.2 Đón chính thức tại phủ Chủ tịch nước 4

3.3 Đón khách quốc tế tại sân bay địa phương 5

4 Đón khách quốc tế đến trụ sở cơ quan 5

5 Về việc sử dụng các biểu trưng của quốc gia hoặc cơ quan, doanh nghiệp 7

5.1 Sử dụng các biểu trưng của quốc gia 7

5.1.1 Treo/ thượng cờ 7

5.1.2 Treo cờ rủ 8

5.2 Sử dụng các biểu trưng/logo của cơ quan, doanh nghiệp: 9

TÀI LIỆU THAM KHẢO 10

Trang 3

1 Nhận thức tầm quan trọng của nghi thức

Thể hiện truyền thống Hiếu khách, Hòa bình, Hợp tác để đạt Hiệu quả trong xây dựng, phát triển & Hội nhập.

 Hiếu khách, phải đảm bảo: Hữu nghị, Trọng thị, Chu đáo & An toàn với khách;

 Hòa bình thì phải: Thân thiện, Bình đẳng, Có nguyên tắc

 Hợp tác thể hiện: Chung mục đích, Cùng có lợi & Biết nhân nhượng/thỏa hiệp lẫn nhau khi cần

Nghi thức là thể hiện sự trọng thị, rất dễ gây thiện/ác cảm và tạo thuận lợi/khó khăn đối với kết quả đàm phán, thỏa thuận sau đó

Thời hiện đại, xu hướng chung là đơn giản hóa các thủ tục lễ tân ngoại giao nên đã

bỏ nghi thức này (trừ ngoại lệ)

2 Công tác chuẩn bị

2.1 Xác định thông tin của đoàn

- Tính chất của chuyến thăm (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, việc riêng).

- Danh sách các thành viên trong đoàn cùng chức vụ tham gia từng hoạt động trong chương trình, đặc biệt là các hoạt động quan trọng như hội đàm, các cuộc tiếp xúc, chiêu đãi…

- Thông tin về thời gian đến và đi của đoàn, loại phương tiện giao thông…

- Thông tin cá nhân và ảnh của Trưởng đoàn cùng Phu nhân/Phu quân có đi cùng và nếu cập nhật được thông tin cá nhân và hình ảnh của các thành viên trong đoàn sẽ tốt hơn

- Ngôn ngữ mà khách sử dụng trong các cuộc tiếp xúc, hội đàm và phiên dịch của Đoàn (theo thông lệ quốc tế việc sử dung ngôn ngữ trong giao dịch quốc

tế là tiếng Anh, tuy nhiên một số nước hồi giáo, Mỹ Latinh hay Nhật Bản… thường không sử dụng ngôn ngữ này)

Trang 4

- Thông tin liên quan đến việc chiêu đãi, mời cơm: Các thông tin đến chế độ

ăn kiêng do yêu cầu y tế hoặc tôn giáo, nhóm máu, bệnh sử hoặc sở thích cá nhân của Trưởng đoàn và Phu nhân/Phu quân…

2.2 Chuẩn bị chương trình

- Chuẩn bị chương trình phù hợp với mục đích, tính chất và yêu cầu của mỗi chuyến thăm, dự tính trước toàn bộ diễn biến của từng hoạt động của đoàn là một công việc quan trọng trong công tác tổ chức tiếp đón đoàn khách, là yếu

tố quyết định cho sự thành công của chuyến thăm Chương trình lễ tân đón tiếp các đoàn khách nước ngoài thường bao gồm những hoạt động chính sau:

 Chương trình làm việc: Các cuộc hội đàm, thảo luận, tiếp xúc với Lãnh đạo Tỉnh cũng như với các cơ quan, ban ngành có liên quan, thăm tìm hiểu thực tế các cơ sở kinh tế - xã hội và ký kết các văn bản thỏa thuận nếu có

 Đón khi khách đến và tiễn khách khi kết thúc chuyến thăm

 Hoạt động văn hóa, tham quan giải trí: Tham dự các hoạt động văn hóa như lễ hội hoặc chương trình biểu diễn nghệ thuật, thăm danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử…

 Thông tin liên quan đến việc chiêu đãi, mời cơm

 Mỗi đoàn khách nước ngoài đến thăm đều có mục đích, tính chất, yêu cầu

và thời gian khác nhau vì vậy việc tổ chức, thiết lập một chương trình hợp lý với đầy đủ các biện pháp lễ tân là cần thiết, là yêu cầu quan trọng của công tác lễ tân Một chương trình hoạt động phong phú làm cho khách thăm không những có được một chương trình làm việc thiết thực

mà còn tạo điều kiện cho khách tìm hiểu về đất nước, con người, truyền thống văn hóa của mỗi địa phương

2.3 Một số yếu tố cần lưu ý khi xây dựng chương trình

Trang 5

- Sức khỏe và tuổi tác của khách Không thể tổ chức một chương trình hoạt động và làm việc quá dày và căng thẳng khi khách quá lớn tuổi hoặc sức khỏe không cho phép, do vậy cần trao đổi cụ thể với người phụ trách chuyến thăm của đoàn khách để biết các thông tin này

- Thói quen và thời gian biểu làm việc thông thường của khách Mỗi quốc gia

có quy định riêng về thời gian làm việc cũng như thời gian nghỉ ngơi, do vậy khi chuẩn bị chương trình đón tiếp khách cần lưu ý đến yếu tố này để chuẩn

bị chương trình cho phù hợp

- Dự kiến phương án dự phòng hoặc cách xử lý một hoạt động nào đó trong trường hợp cần thay đổi do yêu cầu khách quan, ví dụ lý do thời tiết…

- Mỗi hoạt động trong chương trình chuyến thăm, khi chuẩn bị cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 Hoạt động gì

 Địa điểm diễn ra hoạt động

 Cách thức hoạt động

 Thời gian diễn ra hoạt động đó (thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc)

 Trang phục quy định thống nhất (khuyến nghị khách và chủ nên mặc hoặc quy định trang phục)

 Thành phần tham gia hoạt động đó (kể cả chủ và khách)

 Phương tiện đi đến và cách sắp xếp khách đội hình nơi diễn ra hoạt động

- Kịch bản cho mỗi hoạt động được chuẩn bị cho những người có liên quan đến công tác tổ chức và chủ nhà tiếp đón khách Kịch bản chi tiết hóa phân công người chịu trách nhiệm từng phần việc cũng như diễn biến của sự kiện

từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, cụ thể như sau:

 Người điều hành, chịu trách nhiệm thực hiện từng họat động cụ thể

 Thành phần khách, chủ tham gia các hoạt động, vai trò, vị trí của mỗi người

Trang 6

 Cách thức tổ chức, trình tự diễn biến của từng sự kiện.

 Chuẩn bị cơ sở vật chất và kỹ thuật cho sự kiện như: bàn, nghế, trang trí,

âm thanh, ánh sáng, phiên dịch…

 Phóng viên báo chí tham gia ghi hình, đưa tin…

2.4 Chuẩn bị quà tặng

- Nên chọn quà tặng là những vật phẩm mang tính truyền thống văn hóa của địa phương, không cần phải quá đắt tiền, thời gian tặng quà vào đầu chuyến thăm sẽ có ý nghĩa hơn vào cuối chuyến thăm (chú ý, nên phân biệt quà tặng khác với quà lưu niệm)

- Để đảm bảo cho chương trình đón tiếp đoàn diễn ra đúng theo yêu cầu, cán

bộ lễ tân tổ chức đón tiếp phải luôn theo sát các hoạt động của đoàn và kịp thời điều chỉnh khi có yêu cầu Các điều chỉnh cần được thông báo kịp thời cho những người liên quan được biết để cùng phối hợp thực hiện

3 Nghi thức đón tiếp người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao và đón lãnh đạo cao cấp nước ngoài

3.1 Đón tại sân bay thủ đô

- Có nước chọn cách đón tiếp chính thức tại sân bay thủ đô với đầy đủ nghi lễ

ngoại giao, trong đó có việc bắn 21 phát đại bác để chào mừng khi nguyên thủ quốc gia vừa từ máy bay nước xuống (đây là nghi lễ do Anh quốc quy định từ năm

1772 để chào mừng Quốc vương và Hoàng hậu nước ngoài đến thăm Về sau, nhiều nước khác cũng áp dụng Hiện nay, chỉ còn một số ít nước giữ nghi lễ đó)

- Máy bay chở nguyên thủ quốc gia có cắm cờ hai nước.

3.2 Đón chính thức tại phủ Chủ tịch nước

Có nước (ví dụ: Việt Nam) tổ chức lễ đón chính thức tại khuôn viên Phủ Chủ tịch nước Nghi lễ đón bao gồm những nội dung sau:

- Đón không chính thức tại sân bay:

Trang 7

 Nhà ga sân bay trang trí quốc kỳ hai nước, khẩu hiệu chào mừng bằng hai thứ tiếng

 Thành phần ra đón gồm Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng Ngoại giao, Vụ trưởng Lễ tân Bộ Ngoại giao, Đại sứ nước khách

 Sau thủ tục tặng hoa cho nguyên thủ và phu nhân, mời đoàn khách lên xe

về thẳng Nhà khách Chính phủ (hoặc khách sạn đặc biệt)

 Xe trưởng đoàn có cắm quốc kỳ hai nước

 Có xe cảnh sát dẫn đường, môtô hộ tống

- Đón chính thức tại Phủ Chủ tịch nước:

 Khuôn viên treo Quốc kỳ hai nước

 Đường đi có trải thảm đỏ Cử quốc thiều hai nước trong khi hai vị nguyên thủ đứng trên bục danh dự (Khi đón, cử Quốc thiều nước khách trước Khi tiễn, cử Quốc thiều nước chủ nhà trước)

 Nguyên thủ của khách duyệt đội quân danh dự

 Chủ nhà giới thiệu cho khách các thành viên chính phủ có mặt trong lễ đón

 Trưởng đoàn khách giới thiệu đoàn tùy tùng cho nguyên thủ nước chủ nhà

 Vụ trưởng Lễ tân giới thiệu với khách thành phần đoàn ngoại giao ra đón nếu có (khuynh hướng chung hiện nay là không có)

Việc huy đông quần chúng chào mừng khách, có hay không, nhiều hay ít, tùy thuộc mức độ quan hệ hữu nghị giữa hai nước

3.3 Đón khách quốc tế tại sân bay địa phương

- Đón đoàn cấp cao (nguyên thủ, thủ tướng, Bộ trưởng ngoại giao):

 Sân bay treo quốc kỳ hai nước và khẩu hiệu chào mừng bằng hai thứ tiếng, không cử quốc thiều

Trang 8

 Thành phần ra đón tại cầu thang máy bay gồm đại diện Bộ Ngoại giao, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố, Giám đốc

Sở Ngoại vụ, xếp hàng theo thứ tự từ cao xuống thấp để bắt tay khách

 Giám đốc Sở Ngoại vụ giới thiệu người chủ trì cuộc đón tiếp với trưởng đoàn khách

 Tặng hoa trưởng đoàn và phu nhân, mời khách lên xe về nhà khách chính phủ

 Xe trưởng đoàn có cắm cờ hai nước, có xe môtô hộ tống, xe cảnh sát dẫn đường (nghi thức này cũng được áp dụng khi trưởng đoàn đi hoạt động

và khi tiễn đoàn)

- Đón các đoàn khách nước ngoài khác (do Trung ương đưa về hoặc do địa phương mời):

 Người chủ trì cuộc đón tiếp phải tương xứng với cương vị trưởng đoàn khách

 Đón tại cầu thang máy bay, tại phòng khách VIP hoặc tại “cửa đến” của

cá chuyến bay quốc tế

 Tặng hoa trưởng đoàn và đưa khách về khách sạn

 Một cán bộ lễ tân của ta và một người trong đoàn khách ở lại sân bay làm thủ tục nhập cảnh và nhận hành lý

4 Đón khách quốc tế đến trụ sở cơ quan

- Ý nghĩa lễ tân của từng động tác (như các bộ phận của chiếc đồng hồ): đồng

bộ, chu đáo, gây ấn tượng tốt Cán bộ phụ trách lễ tân cần quán xuyến các khâu theo sự chỉ đạo thống nhất của thủ trưởng cơ quan

- Khi khách đến, mọi khâu đón tiếp phải sẵn sàng Cán bộ lễ tân đón tại cổng vào cơ quan, hướng dẫn lái xe đậu xe đúng hướng của vào nhà (tránh khách phài đi vòng), hướng dẫn khách đi vào phòng khách

Trang 9

- Phòng tiếp khách bố trí bàn ghế phù hợp tính chất và thành phần đoàn khách, trang trí không lòe loẹt Hoa tươi, ly tách sạch sẽ (chú ý nhà vệ sinh)

- Người chủ trì cuộc tiếp đón có mặt trong phòng trước hoặc ra tận cổng để đón khách tùy theo mức độ thân tình và yêu cầu tranh thủ ( nhất thiệt không được đến sau khách) Cán bộ lễ tân mời khách ngồi đúng vị trí (tránh tình trạng yêu cầu khách thay đổi chỗ ngồi) Cán bộ lễ tân giới thiệu cương vị người chủ trì cuộc tiếp cho trưởng đoàn khách

- Hai bên giới thiệu thành phần đoàn cho nhau (phía chủ nhà tự giới thiệu trước) Về cách giới thiệu: nên giới thiệu họ tên, chức danh kèm theo một câu ngắn Chức danh quan trọng trong quan hệ chính thức, ít quan trọng hơn trong quan hệ thân tình Khi giới thiệu thứ tự, tên nên theo đúng văn hóa và cách xưng

hô của các dân tộc (Pháp, Trung Quốc, Việt Nam, Nga, Mỹ Latinh) Trao đổi danh thiếp (trao nhận hai tay, cần đọc, không bỏ túi ngay, ứng xử nếu ta không có danh thiếp)

- Thỏa thuận về chương trình cuộc viếng thăm (do nước chủ nhà chuẩn bị) Không được tùy tiện thay đổi sau khi đã thỏa thuận

- Tiến hành hội đàm: hai bên thông báo cho nhau, (nội dung tùy thuộc tính chất từng đoàn khách và yêu cầu của hai bên)

- Phục vụ vật chất nên đơn giản: trà nóng, nước lọc, trái cây Hết sức chú ý vấn đề vệ sinh thực phẩm, vệ sinh ly cốc (không có vân tay) Nhà vệ sinh cần có đủ những thứ cần thiết như nước, giấy, xà phòng,

Trao đổi tặng phẩm

Ý nghĩa: có giá trị không kém những bài diễn văn: khi về sẽ gọi lại kỷ niệm tốt về chuyến đi (nếu chọn kỹ) Nếu làm khách vừa lòng sẽ trở thành một kỷ niệm lâu phai mờ, tạo thuận lợi cho phát triển quan hệ về sau

Trang 10

Khác nhau giữa đồ vật lưu niệm và quà tặng: Đồ vật lưu niệm được trao tặng rộng rãi cho toàn thể thành viên trong đoàn (và kể cả những người tham gia đón khách) Nên chọn những thứ mang dấu hiệu, biểu tượng

Trong các cuộc mittinh trọng thể, các cuộc lễ tiết quốc gia liên quan đến hai nước thì theo nguyên tắc:

 Khai mạc cử quốc thiều nước khách trước, nước nhà sau

 Bế mạc cử quốc thiều nước nhà trước, nước khách sau

5 Về việc sử dụng các biểu trưng của quốc gia hoặc cơ quan, doanh nghiệp 5.1 Sử dụng các biểu trưng của quốc gia

Quốc kỳ là những biểu trưng thiêng liêng của một quốc gia, vì những biểu trưng đó gợi cho mọi người lòng tự hào dân tộc và trách nhiệm của mình đối với Tổ quốc Một thái độ, một lời nói tỏ sự thiếu tôn trọng quốc kỳ, quốc thiều đều bị coi là xúc phạm đến danh dự Quốc gia, đến uy tín của Nhà nước

Vì lẽ đó, nhiều nước đã có quy định nhắc nhở mọi người phải thể hiện sự tôn trọng quốc kỳ của Tổ quốc mình

5.1.1 Treo/ thượng cờ

Theo tập quán quốc tế, quốc kỳ được treo trong những trường hợp sau đây:

- Đón một đoàn từ cấp Bộ trưởng Ngoại giao trở lên

- Các cuộc Hội nghị, Hội thảo, Hội chợ và các cuộc thi quốc tế

Trong các trường hợp trên đây, quốc kỳ hai nước được treo với nguyên tắc: Quốc

kỳ nước khách được treo bên phải quốc kỳ nước chủ nhà (nhìn từ bên trong nhìn

Trang 11

Treo ở sân bay, nhà ga quốc tế, bến cảng quốc tế, Quảng trường, nơi đón tiễn, cơ quan, trong các cuộc chiêu đãi, hội đàm, ký kết,…

Những điều cần chú ý khi sử dụng Quốc kỳ:

- Tránh treo nhầm Quốc kỳ

- Tránh treo ngược Quốc kỳ

Khi treo Quốc kỳ Việt Nam nên chú ý treo đầu ngôi sao lên trên, nếu không sẽ treo ngược Quốc kỳ (đầu ngôi sao năm cánh lộn xuống dưới)

5.1.2 Treo cờ rủ

Nguyên tắc khi treo cờ rủ:

- Nơi treo cờ là nơi trang trọng, đảm bảo thẩm mỹ và mỹ quan Cột cờ phải là

độc lập, không treo cờ lên các cột đang dùng cho mục đích khác như cột điện, cột ăng-ten,

- Cờ không được bạc màu, hoen ố, cờ cũ phải huỷ đúng cách chứ không được

vứt bỏ hoặc dùng vào mục đích khác

- Cờ cắm trong nhà, cán cờ dài ngắn tuỳ theo không gian của phòng, tuy nhiên

không để cờ chạm đất

Quy định về treo cờ rủ:

- Theo Nghị định 105/2012/NĐ-CP thì cờ rủ chỉ treo đến 2/3 cột cờ.

- Trên cờ có dải băng đen có chiều rộng bằng 01/10 chiều rộng của quốc kỳ,

chiều dài tối thiểu bằng 1/2 chiều dài của quốc kỳ

- Khi treo cờ rủ, dùng dải băng tang buộc không để cờ bay.

Các biểu hiện khác của việc treo cờ rủ:

- Trường hợp một dãy cờ, có thể là cờ nhiều quốc gia hoặc cờ Tổ quốc treo

cùng cờ của chủ thể địa phương hay của tổ chức quốc tế, tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế Nếu cờ của một quốc gia treo theo quy định quốc tang thì cờ quốc gia khác treo cùng cũng được treo tương tự

Trang 12

- Trong trường hợp nước ta có quốc tang và treo cờ rủ, trụ sở cơ quan đại diện

nước ngoài, cờ Tổ quốc hoặc cờ Tổ chức Quốc tế cử cơ quan đại diện không nhất thiết phải treo rủ nhưng theo phép lịch sự cho phép cơ quan đại diện của mình treo

cờ rủ

Treo cờ nước ngoài:

- Đối với cờ nước ngoài thì chỉ treo cờ trên đường phố khi có hội nghị quốc

tế, khi có các đoàn khách nước ngoài đến thăm, nếu trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng trở lên dẫn đầu Không treo cờ khi khách là các đoàn của các tổ chức quần chúng,

xã hội Các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, hoặc các xí nghiệp 100% vốn nước ngoài chỉ được treo cờ của nước ngoài khi nước đó có quan hệ ngoại giao với nước sở tại

- Các cơ quan đại diện ngoại giao được quyền treo quốc kỳ của nước mình tại

trụ sở và tư dinh của người đứng đầu cơ quan đại diện Còn cá nhân ở nước ngoài muốn được treo cờ thì phải được sự đồng ý của chính quyền địa phương Theo phép lịch sự, khi treo cờ, kiều dân nước ngoài cần treo cả cờ nước sở tại và cờ nước sở tại phải được treo ở vị trí ưu tiên

5.2 Sử dụng các biểu trưng/logo của cơ quan, doanh nghiệp:

Biểu tượng (Logo): là chữ và hình ảnh được thiết kế đồ họa, phối hợp màu sắc và sắp sếp chúng theo một phong cách riêng tạo thành một biểu trưng có cấu trúc hoàn chỉnh chứa đựng một lượng thông tin hàm súc biểu đạt lực năng hoạt động của một công ty, một tổ chức, một hoạt động (như một cuộc thi, phong trào, ) Khi nói đến Logo là nói đến tính thẩm mỹ của các dấu hiệu tạo nên logo Logo có các đặc điểm: khác biệt, dễ nhớ, dễ thích nghi, có ý nghĩa

Khi sử dụng biểu trưng/logo trong hội trường, phòng khách, đàm phán,… thì sẽ có theo 1 vài nguyên tắc chung và 1 số lưu ý nhỏ:

Ngày đăng: 03/11/2024, 12:12

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w