NGHI THỨC NGOẠI GIAO
3.2.2 Nghi thức đón tiếp người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao 5
3.2.3 Nghi thức đón đoàn khách quốc tế về thăm và làm việc tại địa phương 8
3.3 Một số qui tắc trong nghi thức ngoại giao 13
3.2.2 Trang phục 17
3.3.3 Sử dụng hoa, tặng quà và đồ lưu niệm: 19
3.3.4 Phép lịch sự xã giao: 21
Trang 23.1 Khái niệm nghi thức ngoại giao3.1.1 Định nghĩa
Nghi thức ngoại giao là tổng hợp những qui định về trình tự , thủ tục mà các bên tham giaphải thực hiện trong quan hệ quốc tế.
3.1.2 Các hình thức thăm cấp cao
Các hình thức thăm cấp cao:– Thăm nhà nước
– Thăm chính thức– Thăm làm việc
Trang 3– Thông qua Bộ Ngoại giao (hoặc Vụ chủ quản) để nắm rõ về tiểu sử, đặc điểm củakhách, yêu cầu mục đích chuyến đi, tình hình đối nội, đối ngoại của nước mà họ đại diện, tìnhhình quan hệ giữa nước họ với ta, những yêu cầu cần chú ý trong giao tiếp, nguyện vọng củahọ khi về địa phương.
– Làm đề án và chương trình đón tiếp, trong đó chú ý làm rõ mục đích, yêu cầu, nộidung trao đổi ý kiến Lên danh sách khách mời làm việc và dự các bữa tiệc chiêu đãi; phâncông nhiệm vụ phụ trách cụ thể cho từng cán bộ.
– Lên kế hoạch cụ thể đón ở đâu (sân bay, sân ga, ở địa giới của tỉnh) và trang trí (cócờ, khẩu hiệu không? nội dung thế nào) bố trí ở đâu, đi đường nào cho an toàn và đẹp mắt,đưa về đâu trước, ở đó có ai, làm gì (tặng hoa hay không? Có tiêu binh không?…)
– Phối hợp với các Ban, ngành tổ chức công tác đón tiếp, phân công cho từng Ban,ngành phụ trách các nội dung khác nhau dựa trên đề án đã được Lãnh đạo duyệt:
Văn phòng Tỉnh uỷ, Uỷ ban hoặc bộ phận ngoại vụ chuẩn bị nội dung chính trị, tư liệu cholãnh đạo Tỉnh, diễn văn, đề án hội đàm, nội dung khẩu hiệu…để làm việc với khách.
Bộ phận lễ tân chuẩn bị hình thức, mức độ nghi lễ đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất: ăn, ở,đi lại, làm việc, tham quan, giải trí.
Công an lo an toàn, trật tự ở mọi nơi đoàn tới và đi qua Giao thông chuẩn bị đường xá.Ytế lo phòng bệnh, cấp cứu.
Tổ chức một cuộc họp với các ngành hữu quan có trách nhiệm đón tiếp và làm việc vớikhách, phổ biến mục đích yêu cầu đón tiếp Mọi biện pháp cũng cần có kế hoạch riêng vàphân công cụ thể.
b Đón khách
– Liên hệ với sân bay, nhà ga hoặc các đồng chí có trách nhiệm trong đoàn khách xácđịnh ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách nhiệm ở địaphương chuẩn bị đón khách.
– Liên hệ trước với các cơ quan chức năng ở sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay,Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh,hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách.
Nếu là Nguyên thủ quốc gia, Thủ tướng tới thăm thì:
Sân bay treo cờ hai nước, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn Chủ tịch Uỷ ban nhândân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ…đón tại cầu thang máy bay, cửa toa (nếu đi tàu
Trang 4hoả), cửa xe (nếu đi xe hơi), giới thiệu những người ra đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuốngthấp) rồi đưa khách lên xe.Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước Xe cảnh sát dẫn đường lúc đón,
Khi khách đến: (tuỳ theo cách đón ở phần 2)– Mời những người đi đón (cả ta và bạn) ra đón khách– Tặng hoa và mời đoàn lên xe ôtô về nhà khách.– Cử cán bộ lễ tân ở lại sân bay lo thủ tục: hộ chiếu, hành lý.
– Tại phòng tiếp khách, chủ khách ngồi theo tập quán quốc tế (khách ngồi bên tay phảichủ nhà), chủ giới thiệu người dự, chương trình, nói vài ba câu chào mừng, nâng cốcchào đoàn, không nên nói dài, hoặc đọc diễn văn , sau đó mời khách vào.
Bố trí nơi nghỉ và sinh hoạt là chủ yếu Các cơ sở nghỉ mát, dưỡng bệnh tiếp nhận,chăm sóc đoàn là chính trên cơ sở quyết định của lãnh đạo địa phương.
3.2.2 Nghi thức đón tiếp người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao
Từ cuối TK XX, xu hướng toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ Các luồng di dân liên tục, sựphát triển của công nghệ thông tin kết nối toàn cầu, sự phân công lao động và giao lưuthương mại, văn hoá giữa các quốc gia trên thế giới đã xoá bỏ ngăn cách địa lý Các quốc giacần tạo mối quan hệ thân thiết và hiểu biết lẫn nhau hơn Trong những năm qua, bất chấp vềkhoảng cách địa lý, giữa các quốc gia đã có những động thái tích cực nhằm thiết lập và thúcđẩy quan hệ hợp tác và tình hữu nghị lên một tầm cao mới Một trong những ví dụ điển hình
Trang 5để minh chứng cho điều nay là các quốc gia thiết lập, hoàn thiện việc mở Đại sứ quán và cửĐại diện của mình tới công tác tại các quốc gia khác.
Tại Việt Nam, ngày càng có nhiều cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam được lập ra ởcác nước khác và ngược lại cũng có nhiều đại diện ngoại giao của các quốc gia khác đếnthăm và làm việc tại Việt Nam Vai trò của các đại diện ngoại giao và lãnh sự, cũng như cácđại diện của các tổ chức quốc tế ngày càng quan trọng.
Cơ quan đại diện ngoại giao có thể hiểu là cơ quan có nhiệm vụ đại diện cho quốc giamình ở một quốc gia khác Vì không thể có nhiều tiếng nói đại diện chính thức cho cùng mộtchính phủ nên chỉ có một cơ quan đại diện tại mỗi nước và thường được đặt tại thủ đô Tuynhiên một cơ quan đại diện ngoại giao của một nước có thể đồng thời làm đại diện tại mộthoặc nhiều nước lân cận "Người đứng đầu cơ quan đại diện" là người được Nước cử đi giaocho nhiệm vụ hoạt động với tư cách Cơ quan đại diện ngoại giao chính thức của một nước làĐại sứ quán, người đứng đầu là Đại sứ đặc mệnh toàn quyền Ngoài ra còn có Lãnh sự quándo Trưởng cơ quan lãnh sự đứng đầu.
Vì Đại sứ ngoại giao có vai trò không nhỏ trong hoạt động đối ngoại giữa các quốc gianên việc đón tiếp Đại sứ ngoại giao là vô cùng quan trọng Lúc này lễ tân ngoại giao và nghithức đón tiếp được xem là công cụ quan trọng góp phần củng cố và thiết lập mối quan hệ bềnchặt giữa các bên.
Dưới đây là đề án công tác lễ tân đón tiếp Đại sứ Phần Lan Lähdevirta đến bắt đầu nhiệmkỳ công tác mới tại Việt Nam để cụ thể hóa những nội dung mà luật đã quy định về công táclễ tân ngoại giao để đón tiếp đại sứ nước ngoài đến bắt đầu nhiệm kỳ công tác mới tại ViệtNam Đề án này đượ xây dựng căn cứ theo Nghị định số 82/2001/NĐ- CP về Nghi lễ nhànước và đón tiếp khách nước ngoài của Chính phủ và đây là cơ sở pháp lý quan trọng để việcxây dựng đề án công tác lễ tân đón tiếp khách nước ngoài một cách hợp lý nhất.
* Trước lễ trình quốc thư: 1 Đón tại sân bay:
– Thời gian: Ngày 01 tháng 09 năm 2011.
– Địa điểm: Tại cửa khẩu sân bay quốc tế Nội Bài - Hà Nội
Đón tiếp Ngài đại sứ Phần Lan- Ông Kimmo Lähdevirta là đại diện Vụ Lễ tân Nhà Trưởng ban nghi lễ đối ngoại Hoàng Trọng Nhu Nhân viên đón tiễn sẽ đón Đại sứ ở vòngngoài khu vực cách ly, hộ tống đến điểm đỗ xe ôtô và đưa ngài Đại sứ về khách sạnBallroom.
2 Nhận bản sao Quốc thư:
Trang 6Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao được Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Phạm Bình Minh ủyquyền nhận bản sao Quốc thư của Đại sứ Kimmo Lähdevirta khi tới Việt Nam.
+ Sau khi đến Việt Nam, Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao sẽ thu xếp để Đại sứ KimmoLähdevirta trao bản sao Quốc thư cho Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bản sao Quốc thư bao gồm bảnsao thư giới thiệu Đại sứ và thư triệu hồi Đại sứ tiền nhiệm và bản dịch ra tiếng Việt hoặcmột trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp Quốc.
+ Khi tiếp nhận bản sao Quốc thư, Vụ trưởng Vụ Lễ tân thông báo cho Đại sứ KimmoLähdevirta dự kiến thời gian Lễ trình Quốc thư và nghi lễ trình Quốc thư lên Chủ tịch nướcTrương Tấn Sang
Sau khi trao bản sao Quốc thư cho Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao, Đại sứ được chấpthuận chính thức điều hành các công việc của Cơ quan Đại diện Ngoại giao của mình và thamdự các hoạt động lễ tiết của Nhà nước Việt Nam và hoạt động của Đoàn Ngoại giao tại HàNội với tư cách là Đại sứ được chấp thuận đứng đầu Cơ quan Đại diện Ngoại giao của nướcmình tại Việt Nam.
Đại sứ Kimmo Lähdevirta chỉ tiếp xúc làm việc với lãnh đạo Cấp cao và các Lãnh đạoBộ, Ngành của Việt Nam sau khi chính thức trình Quốc thư lên Chủ tịch nước Trương TấnSang.
+ Trang phục dành cho buổi lễ: Comple sẫm màu.
+ Thành phần phía Việt Nam tham dự Lễ trình Quốc thư bao gồm: Chủ tịch nước TrươngTấn Sang, Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước Đào Việt Trung, Thứ trưởng Bộ Ngoại giao,Vụ trưởng Vụ Khu vực Bộ Ngoại giao, Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao.
+ Tại phủ Chủ tịch, hai hàng tiêu binh danh dự Quân đội Nhân dân Việt Nam bồng súngchào Vụ trưởng Vụ Lễ tân đón Đại sứ Kimmo Lähdevirta, mời Đại sứ và các cán bộ ngoạigiao tháp tùng vào phòng chờ.
Trang 7+ Vụ trưởng Vụ Lễ tân hướng dẫn Đại sứ Kimmo Lähdevirta và các cán bộ ngoại giaotháp tùng vào Phòng Lễ theo hai hàng dọc Khi đến vị trí được chỉ định trong Phòng Lễ, Đạisứ Kimmo Lähdevirta và các cán bộ ngoại giao khác đứng thành một hàng Đại sứ đứng giữa,cao hơn các cán bộ ngoại giao tháp tùng 01 bước.
Nghi lễ trình Quốc thư:
+ Đại sứ Kimmo Lähdevirta tiến về phía Chủ tịch nước Trương Tấn Sang và cách Chủtịch nước khoảng 04 bước.
+ Đại sứ nói bằng tiếng mẹ đẻ hoặc bằng một ngôn ngữ chính thức nào đó mà Đại sứ thấyphù hợp, với nội dung như sau: "Thưa Ngài Chủ tịch, tôi được vinh dự trình lên Chủ tịchQuốc thư của Nguyên thủ nước tôi gửi Ngài giới thiệu tôi làm Đại sứ Đặc mệnh Toàn quyềnnước Phần Lan tại nước CHXHCN Việt Nam Tôi cũng xin trình lên Ngài thư Triệu hồingười tiền nhiệm của tôi" sau đó cúi đầu nhẹ chào Chủ tịch nước Trương Tấn Sang.
+ Đại sứ Kimmo Lähdevirta tiến lên khoảng ba bước và trình Quốc thư lên Chủ tịch nướcTrương tấn Sang bằng hai tay.
+Chủ tịch nước nhận Quốc thư của Đại sứ Kimmo Lähdevirta Chủ tịch nước bắt tay Đạisứ.
- Sau khi trình Quốc thư:
+ Vụ trưởng Vụ Lễ tân giới thiệu từng vị quan chức phía Việt Nam tham dự buổi lễ vớiĐại sứ Đại sứ Kimmo Lähdevirta bắt tay từng quan chức Việt Nam.
+ Đại sứ Kimmo Lähdevirta giới thiệu từng cán bộ ngoại giao của mình với Chủ tịch nướcTrương Tấn Sang Các cán bộ ngoại giao tiến lên và Chủ tịch nước Trương Tấn Sang bắt taytừng cán bộ ngoại giao.
+ Vụ trưởng Vụ Lễ tân mời Đại sứ Kimmo Lähdevirta chụp ảnh riêng với Chủ tịch nướcTrương Tấn Sang Sau đó, Chủ tịch nước và các quan chức Việt Nam chụp ảnh chung vớiĐại sứ Kimmo Lähdevirta và các cán bộ ngoại giao tháp tùng.
* Sau lễ trình quốc thư:
Chủ tịch nước Trương Tấn Sang tiếp Đại sứ Kimmo Lähdevirta và các cán bộ ngoại giaocủa Đại sứ quán tại Phòng khách.
Sau khoảng 15 phút, Đại sứ và các cán bộ ngoại giao chào tạm biệt Chủ tịch nước.
Phó Vụ trưởng Vụ Lễ tân tháp tùng Đại sứ về nhà riêng hoặc trụ sở Cơ quan bằng xe Nghilễ Nhà nước có cắm cờ của hai nước và xe mô tô hộ tống.
Theo yêu cầu của Đại sứ Kimmo Lähdevirta bằng công hàm chính thức của Đại sứ quán,Vụ Lễ tân có trách nhiệm thu xếp vào thời gian thuận tiện để Đại sứ chào xã giao Thủ tướngChính phủ, Chủ tịch Quốc hội và Bộ trưởng Ngoại giao nước CHXHCN Việt Nam Đối với
Trang 8Lãnh đạo các Bộ, Ngành Trung ương, Đại sứ quán Phần Lan tại Hà Nội thu xếp trực tiếp vớicác cơ quan liên quan.
3.2.3 Nghi thức đón đoàn khách quốc tế về thăm và làm việc tại địa phương
Sứ mệnh cao cả của Ngoại giao văn hóa là làm cho các dân tộc hiểu biết và chấp nhận vănhóa của nhau, từ đó xích lại gần nhau hơn, xây dựng một nền hòa bình thế giới vững chắc, lâudài và quan hệ hữu nghị hợp tác cùng phát triển giữa các dân tộc Tôn trọng và trọng thịkhách là một nguyên tắc trong quan hệ quốc tế mà nước nào cũng tuân theo và thực hiện.Việt Nam đã thể hiện nguyên tắc này với mọi đối tượng một cách bình đẳng, không phân biệtchế độ chính trị- xã hội, nước giàu – nghèo Việc thực hiện công tác đón tiếp các đoàn kháchnước ngoài luôn được nước ta ưu tiên để thể hiện lòng hiếu khách và thái độ tôn trọng đối vớikhách nước ngoài đến thăm và làm việc Người làm lễ tân ngoại giao phải hết sức thận trọngvà cân nhắc kĩ khi thực hiện các biện pháp lễ tân cho phù hợp với từng đối tượng và lễ tiếttrong công tác đón tiếp khách quốc tế.
Lễ tân ngoại giao là một hoạt động vừa phức tạp lại vừa tinh tế, đòi hỏi có tinh khoa học,lại vừa mang tính nghệ thuật Việc hiểu biết những kiến thức và quy định lễ tân là cần thiết,không chỉ đối với những người làm công tác lế tân mà còn đối với tất cả những ai tham giavào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt động ngoại giao nói riêng Hiểu biết và thực hiệntốt những quy định của lễ tân góp phần duy trì và thúc đẩu quan hệ hợp tác giữa cấc quốc gia.Theo Nghị định 145/2013 của CP về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, việctổ chức thực hiện nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài phải chú trọng yêu cầuchính trị, đối ngoại, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật và thông lệquốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các nước, cáctổ chức quốc tế Mức độ và nghi lễ đón tiếp các đoàn khách nước ngoài thực hiện trên cơ sởyêu cầu của chuyến thăm và nguyên tắc đối đẳng do cơ quan chủ trì tổ chức đón, tiếp kiếnnghị đảm bảo an toàn, chu đáo, không lãng phí, không phô trương hình thức.
1 Công tác chuẩn bị đón đoàn:
Công tác chuẩn bị nhằm nắm các thông tin chính xác về đoàn khách như tính chất đoàn,mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến,những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử, để buổi tiếp đón làm việc đạt được hiệu quảtối ưu nhất Công tác chuẩn bị gồm những việc cụ thể sau:
– Mời đoàn: Đầu tiên cần lên xác định rõ tính chất đoàn khách là do phía ta mời bạnhay bạn đề nghị ta mời, từ đó làm các thủ tục xin phép nội bộ cơ quan và tại địa
Trang 9phương theo quy định đồng thời trao đổi các thông tin cần thiết như thời gian, thànhphần đoàn tiếp đón của cả hai phía để gửi thư mời chính thức.
– Xây dựng đề án đón đoàn: Sau khi đã thống nhất và gửi giấy mời chính thức, bộ phậnphụ trách công tác đón, tiếp đoàn tiến hành xây dựng đề án đón đoàn Đề án đón tiếpđoàn cần được xây dựng dựa trên một số nguyên tắc sau:
+ Mục tiêu chính trị (tranh thủ, vận động chính sách, thúc đẩy hợp tác, tìm hiểu tìnhhình…)
+ Mức độ đón tiếp, đài thọ+ Nguyên tắc có đi có lại
+ Nguyên tắc phân biệt đối xử bằng lễ tân
Trong đề án, cần làm rõ những nội dung dưới đây:
+ Bối cảnh chuyến thăm (tình hình khu vực, quốc tế, tình hình của phía bạn, quan hệhai bên…).
+ Mục đích và yêu cầu của đoàn và của ta
+ Dự kiến các vấn đề phía bạn và ta sẽ nêu trong chuyến thăm, các vấn đề còn tồn tạigiữa hai bên, các vấn đề có thể nảy sinh
+ Kiến nghị các nội dung hội đàm, trao đổi tiếp xúc và các văn kiện sẽ kí kết nhânchuyến thăm.
+ Kiến nghị về lễ tân: Phương châm và mức độ đón tiếp (trọng thị, thân mật, tranhthủ cao…), dự kiến chương trình hoạt động, gặp gỡ, tiếp xúc, tham quan, thành phần thamgia đón tiễn, hội đàm, tiếp xúc, đàm phán, tháp tùng, việc đài thọ cho đoàn (số lượng, thờigian, khách sạn, ô tô), mức độ an ninh, tặng phẩm…
+ Kiến nghị về mức độ tuyên truyền (đưa tin về hoạt động của đoàn, kết quả chuyếnthăm, gặp lãnh đạo, họp báo, trả lời phỏng vấn, ra thông cáo báo chí…)
+ Kiến nghị phân công thực hiện: Giao việc cho các đơn vị, bộ phận liên quan thamgia đón đoàn, chuẩn bị tài liệu, nội dung các vấn đề thuộc chuyên môn trách nhiệm của từngđơn vị bộ phận, hoặc phối hợp với các Bộ, ngành hữu quan.
Xây dựng chương trình làm việc cụ thể:
– Xác định mức độ đón tiếp và tiếp xúc– Làm việc với sứ quán/ đoàn tiền trạm
– Xác định các hoạt động chính/ bên lề/ chiêu đãi
– Xây dựng lịch trình chi tiết (ngày, giờ, thời gian di chuyển, phương tiện)
– Chi tiết hóa các hoạt động (kịch bản, thành phần, phiên dịch, trang phục, địa điểm)– Xây dựng nội dung phục vụ buổi làm việc:
Trang 10– Tài liệu cơ bản (tình hình các mặt của phía bạn, đối tác; tình hình, quan hệ giữa ta vớiphía bạn, quan điểm của phía bạn về các vấn đề sẽ trao đổi trong chuyến thăm, cácvấn đề còn tồn tại, các vấn đề hai bên cùng quan tâm…).
– Nội dung phát biểu của phía ta trong hội đàm, tiếp xúc, gặp gỡ với đoàn (dưới dạnggóp ý hoặc bài phát biểu đầy đủ).
– Diễn văn chiêu đãi.
– Các văn bản thoả thuận hợp tác (MOU, Hiệp định, Thoả thuận…) Nếu để kí kết trongchuyến thăm, hai bên cần hoàn tất các văn bản này trước chuyến thăm.
Công văn đón đoàn
Công văn nội bộ: Xin giờ, thành phần, đề án, phiên dịch, tiểu sửCông văn bên ngoài:
– Báo cáo lãnh đạo cấp trên trực tiếp theo quy định– Sân bay (cảnh vụ, công an, hải quan, TCT )
– An ninh, Cảnh sát (nắm bắt tình hình đoàn đến và có xe dẫn trong trường hợp đoàn cótiêu chuẩn dẫn đường)
– Giấy mời chiêu đãi– Tặng phẩm
– Xe
– Tiểu sử, chế độ ăn kiêng– Thực đơn tiệc chiêu đãi
2 Công tác đón đoàn
a Lễ đón đoàn tại sân bay (trong trường hợp đoàn đi đường hàng không) hoặc tại ranh giới
của tỉnh (trong trường hợp đoàn đi đường bộ)
Với đoàn khách của lãnh đạo tỉnh, đối tượng khách là Chủ tịch, Phó chủ tịch các cơ quan dâncử địa phương hoặc Tỉnh trưởng, Phó Tỉnh trưởng
Các trường hợp có xe dẫn đường theo quy định:
Trang 11– Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban, Cơ quan lập pháp và tương đương trở lên.– Chủ tịch Cơ quan dân cử địa phương nước ngoài hoặc tương đương.– Tỉnh trưởng, Thị trưởng của địa phương nước ngoài hoặc tương đương.– Người đứng đầu các tổ chức quốc tế.
– Các đoàn khách quốc tế tham dự các hoạt động đối ngoại chính thức.Thủ tục đón đoàn:
– Thành phần đón đoàn theo đề xuất quy định– Xe cảnh sát dẫn đường theo quy định– Hoa tặng trưởng đoàn
– Nếu là Nguyên thủ Quốc gia, Thủ tướng đến thăm:
– Sân bay treo cờ hai nước, trang trí cờ khẩu hiệu chào mừng đoàn…
– Chủ tịch UBND thành phố, tỉnh, giám đốc Sở ngoại vụ đón tại cầu thang máy bay,
cửa toa, cửa xe, giới thiệu những người ra đón (xếp hang theo thứ tự từ cao đến thấp)rồi đưa khách lên xe
– Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước
– Xe cảnh sát dẫn đường lúc đón, tiễn và các hoạt động khác– Tặng hoa trưởng đoàn và phu nhân
b Lễ đón đoàn tại sảnh của trụ sở cơ quan chủ trì đón tiếp:
Đại diện lãnh đạo cơ quan tiếp đón và cán bộ lễ tân đón đoàn tại sảnh Tại phòng tiếpkhách, xếp khách ngồi theo ngôi thứ chủ - khách Giới thiệu quan chức chủ nhà đón khách,giới thiệu chương trình Nói vài lời chào mừng, nâng cốc chúc sức khoẻ Không nói dài hoặcdiễn văn Sau đó cán bộ lễ tân đưa khách vào phòng ở.
3 Tiếp - Hội đàm:
Kiểm tra trước giờ:
– Trang trí: cờ, hoa, phông, biển tên– Hình thức: hội đàm, tiếp salon– Phòng đợi
– Thành phần phía ta– Phóng viên, phiên dịch– Tặng phẩm cho khách
Vị trí đón khách: ngoài cửa phòng hội đàmThành phần: Theo đề án
Chỗ ngồi: Khách ngồi phía tay trái khi nhìn từ cửa vàoNgôn ngữ: Làm việc trực tiếp/ Phiên dịch
Trang 12Trang phục: Lịch sự và theo đặc điểm từng đoàn khách, đề xuất tại đề ánGiải lao/ Tea- break
5 Chiêu đãi:
– Địa điểm: Nhà khách, khách sạn, nhà hàng– Hình thức: tiệc trưa, tiệc tối, buffet
– Đồ ăn: Âu, Á, hỗn hợp, ăn kiêng– Trang trí: hoa,
– Sơ đồ chiêu đãi, bảng tên, thực đơn– Chúc rượu
– Phục vụ món ăn
– Xử lý các tình huống: thiếu khách, thêm khách, khách đến muộn, món ăn không phùhợp…
6 Tiễn đoàn tại sân bay
Lễ tiễn có thể thực hiện theo 3 cách: Tiễn ngay tại sân ga, tiễn ở khách sạn, nhà kháchhoặc một đồng chí lãnh đạo tới khách sạn, nhà khách để đưa khách ra sân bay Cần xác địnhvà chuẩn bị các yêu cầu sau:
– Cán bộ đón tiễn– Hình thức tiễn: VIP– Tặng album ảnh (nếu có)– Công văn, giấy tờ
– Thủ tục an ninh, xuất nhập cảnh
– Xử lý các rủi ro: muộn giờ, nhầm chuyến…