Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý kho trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí sản xuất và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, em quyết định lựa chọn chủ đề: “Tìm hiể
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu và sự phát triển mạnh mẽ của thị trường xây dựng và điện công nghiệp, các doanh nghiệp trong ngành vật tư cơ điện đang đứng trước những cơ hội và thách thức lớn Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, một trong những đơn vị uy tín trong việc cung cấp các sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, hộp điện và phụ kiện ống luồn dây điện, cũng không ngoại lệ Bên cạnh việc mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty cũng phải đối mặt với áp lực về chi phí sản xuất, giá nguyên vật liệu tăng cao, và yêu cầu cải tiến liên tục để duy trì sự cạnh tranh Để sản phẩm từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng cuối cùng, mỗi doanh nghiệp cần tối ưu hóa các khâu trong chuỗi cung ứng của mình Trong đó, việc quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng, đảm bảo quá trình sản xuất và phân phối diễn ra trơn tru, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành của toàn bộ chuỗi cung ứng Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, quản lý kho không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa mà còn là chiến lược quan trọng nhằm tối ưu chi phí, giảm thiểu hao hụt và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường
Việt Nam đã và đang tham gia sâu rộng vào các hiệp định thương mại quốc tế, điều này không chỉ tạo ra nhiều cơ hội mở rộng cho doanh nghiệp mà còn gia tăng sức ép cạnh tranh trên thị trường nội địa Do đó, việc nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến quy trình sản xuất và quản lý hiệu quả các nguồn lực, đặc biệt là công tác quản lý kho, trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý kho trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí sản xuất và tối ưu hóa chuỗi cung ứng, em quyết định lựa chọn chủ đề: “Tìm hiểu hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH
Vật tư cơ điện Hải Dương” làm đề tài cho bài báo cáo thực tập này Hy vọng qua bài báo cáo này, em có thể góp phần đề xuất những giải pháp hữu ích giúp công ty cải thiện hiệu quả quản lý kho và nâng cao hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VẬT TƯ CƠ ĐIỆN HẢI DƯƠNG
Giới thiệu chung
- Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn vật tư cơ điện Hải Dương
- Tên quốc tế: HAI DUONG MECHANICAL ELECTRICAL MATERIALS
- Địa chỉ: Số 3, ngõ 97 Đường Gia Thượng, Phường Thượng Thanh, Quận Long
Biên, thành phố Hà Nội
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương (Tên quốc tế: HAI DUONG MECHANICAL ELECTRICAL MATERIALS COMPANY LIMITED) hoạt động với phương châm “Chất lượng tạo niềm tin, chuyên nghiệp tạo sự hợp tác dài lâu” Công ty đặt mục tiêu trở thành một trong những nhà cung cấp hàng đầu về vật tư trong lĩnh vực cơ điện, mang đến cho khách hàng những giải pháp sản phẩm tối ưu cùng dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương được thành lập vào ngày 16/03/2016, với trụ sở chính đặt tại số 3, ngõ 97 đường Gia Thượng, phường Thượng Thanh, quận Long Biên, Hà Nội Công ty hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, thuộc khối tư nhân với người đại diện pháp luật là ông Phạm Văn Hải
Trong ba năm đầu hoạt động, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương tập trung vào việc mở rộng thị trường tại khu vực quận Long Biên và các quận lân cận
Những năm đầu tiên, công ty phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc tìm kiếm khách hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm, đặc biệt khi nhu cầu đối với các dịch vụ cơ điện còn chưa cao do ảnh hưởng từ nền kinh tế đang phát triển của Việt Nam thời điểm đó Các đơn hàng ban đầu thường có giá trị nhỏ và không ổn định, và công ty chưa có đối tác lớn Để vượt qua khó khăn này, công ty đã nỗ lực xây dựng mối quan hệ với khách hàng bằng cách đưa ra nhiều chính sách ưu đãi và dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình, nhằm duy trì và phát triển lượng khách hàng trung thành
Sau gần một thập kỷ hoạt động, đến năm 2024, công ty đã ghi nhận nhiều thành công nhất định khi thị trường kinh doanh ngày càng được mở rộng, cùng với sự gia tăng đáng kể của số lượng khách hàng thường xuyên Ngoài việc tiếp tục củng cố vị thế tại các khu vực hiện tại, công ty còn đặt mục tiêu mở rộng hoạt động đến các khu vực mới như quận 2, quận Bình Chánh, quận Bình Tân, quận Tân Phú và huyện Hóc Môn đến năm 2030
1.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, phụ kiện ống luồn dây điện, và hộp điện Với cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý, công ty được dẫn dắt bởi Ban Giám đốc, cơ quan chịu trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và điều hành toàn bộ hoạt động
Công ty có một hệ thống các phòng ban được sắp xếp chặt chẽ, từ Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Hành chính Nhân sự, đến Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, và Phòng Dịch vụ khách hàng Sự phân chia này giúp công ty vận hành mượt mà, đảm bảo mỗi bộ phận đều đóng góp một cách hiệu quả vào quy trình hoạt động chung, tạo nên nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công bền vững trong tương lai
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị: Quản lý và điều hành tổng thể các hoạt động của công ty, đưa ra các quyết định chiến lược và định hướng phát triển dài hạn Hội đồng quản trị giám sát hoạt động của Ban Giám đốc, phê duyệt các kế hoạch kinh doanh, đầu tư, và phân bổ nguồn lực tài chính, đồng thời đề ra các chính sách quản trị rủi ro và đảm bảo công ty tuân thủ các quy định pháp luật
- Tổng Giám đốc: Người đứng đầu trong việc điều hành, chỉ đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty Vị trí này chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng, từ việc định hướng phát triển kinh doanh đến quản lý nguồn nhân lực, tài chính, và sản xuất Tổng Giám đốc làm việc chặt chẽ với Hội đồng Quản lý để đảm bảo các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của công ty được thực hiện một cách hiệu quả và bền vững Bên cạnh đó, Tổng Giám đốc còn đóng vai trò là người đại diện hợp pháp của công ty trong các giao dịch với đối tác, khách hàng, và các cơ quan chức năng
- Phó Tổng Giám đốc: Đây là cánh tay phải đắc lực của Tổng Giám đốc, hỗ trợ trong việc giám sát và điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trong các lĩnh vực hoặc bộ phận được phân công, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch và chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên Khi Tổng Giám đốc vắng mặt, Phó Tổng Giám đốc sẽ đảm nhận vai trò điều hành, đảm bảo không có gián đoạn nào trong quá trình vận hành của công ty
- Trợ lý Giám đốc: Hỗ trợ Giám đốc trong công tác quản lý và điều phối các hoạt động nội bộ, thực hiện các nhiệm vụ được giao phó Trợ lý Giám đốc đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa Giám đốc và các phòng ban, đồng thời hỗ trợ xử lý các công việc hành chính và lên lịch trình công tác cho Giám đốc
- Ban Kiểm soát: Giám sát các hoạt động tài chính và quản lý nội bộ, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định của công ty Ban Kiểm soát cũng đánh giá hiệu quả hoạt động và đề xuất các khuyến nghị để cải thiện quản lý rủi ro và hiệu quả kinh doanh
- Phòng Tài chính Kế toán: Quản lý toàn bộ hoạt động tài chính và kế toán của công ty, bao gồm lập báo cáo tài chính, theo dõi thu chi, quản lý ngân sách và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính Phòng này cũng giám sát việc tuân thủ các quy định về thuế và tài chính
- Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý nhân sự, tổ chức hành chính và các công tác văn phòng Nhiệm vụ bao gồm tuyển dụng, đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ lao động và đảm bảo các hoạt động hành chính hàng ngày của công ty diễn ra suôn sẻ
- Phòng Kinh doanh Phân phối: Phát triển thị trường, quản lý hoạt động bán hàng và phân phối sản phẩm Phòng này xây dựng và triển khai các chiến lược kinh doanh, quản lý quan hệ khách hàng và đảm bảo đạt được chỉ tiêu doanh thu
Tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa và giá trị cốt lõi
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đặt mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực vật tư cơ điện, đặc biệt tập trung vào các sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, và các phụ kiện liên sản phẩm và dịch vụ, đồng thời mở rộng thị trường và khẳng định vị thế trên thị trường trong nước
Sứ mệnh của công ty là mang đến các giải pháp vật tư tối ưu, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong ngành cơ điện Công ty cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và dịch vụ chuyên nghiệp, nhằm hỗ trợ khách hàng xây dựng những công trình bền vững và an toàn Đội ngũ nhân viên của công ty, với kinh nghiệm và chuyên môn cao, luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng một cách tận tâm, đảm bảo mọi nhu cầu được đáp ứng kịp thời và hiệu quả
Về giá trị cốt lõi, Công ty luôn đặt chất lượng lên hàng đầu, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn chất lượng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và các đối tác Chuyên nghiệp trong tác phong làm việc là một điểm mạnh của công ty, giúp tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho khách hàng trong quá trình hợp tác Bên cạnh đó, công ty luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, cam kết thực hiện đúng các thỏa thuận về thời gian giao hàng, chất lượng và số lượng sản phẩm Với nguồn cung ổn định và chiến lược tối ưu hóa chi phí, công ty mang đến cho khách hàng những sản phẩm với giá cả hợp lý, đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương luôn mong muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với khách hàng Sự tin tưởng và ủng hộ của khách hàng là động lực để công ty không ngừng cải tiến, hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ Công ty luôn trân trọng mọi ý kiến đóng góp từ khách hàng, xem đó là cơ hội quý giá để nâng cao chất lượng và mang lại các giải pháp tối ưu nhất cho mọi công trình.
Nguồn lực phục vụ sản xuất và kinh doanh
Trong năm 2023, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương duy trì một lực lượng lao động ổn định với tổng số 1.191 nhân viên, tăng nhẹ so với năm trước Trong đó, lao động nam chiếm tỷ lệ đáng kể với khoảng 65%, phản ánh đặc thù của ngành cơ điện vốn yêu cầu nhiều kỹ năng và sức mạnh thể chất Tại kho hàng, số lượng nhân viên hoạt động tại đây cũng khá lớn và được nêu rox trong bảng số liệu sau:
Bảng 1: Cơ cấu lao động tại kho hàng
Vị trí công việc Số lượng Trình độ Độ tuổi
Quản lý kho 1 Đại học >40
Giám sát kho 3 Đại học 30-40
Thủ kho 1 5 Trung cấp/ Cao đẳng 25-35
NV xử lý đơn hàng 7 Đại học/ Sau Đại học 22-30
Lái xe nâng 26 Lao động phổ thông 25-35
NV bốc xếp 40 Lao động phổ thông 25-40
NV an ninh 30 Lao động phổ thông 25-45
Nguồn nhân lực của công ty có sự đa dạng về trình độ và kỹ năng chuyên môn, phù hợp với nhu cầu của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp vật tư cơ điện Năm 2022, số lượng nhân viên có trình độ đại học chiếm khoảng 65.5%, và có 8% lao động có trình độ sau đại học Số lao động có trình độ trung cấp chiếm 21.5%, cho thấy công ty sở hữu một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật phức tạp Tỷ lệ này được duy trì ổn định qua các năm, cho thấy sự cam kết của công ty trong việc duy trì chất lượng nguồn nhân lực và sự đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên
Lực lượng lao động tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương chủ yếu là những nhân viên trẻ tuổi, trong đó, nhóm tuổi từ 20 đến 30 chiếm tỷ lệ cao nhất Tiếp theo là nhóm lao động từ 31 đến 40 tuổi và nhóm trên 40 tuổi Sự đa dạng về độ tuổi này giúp công ty duy trì được sự cân bằng giữa kinh nghiệm và sức trẻ, đồng thời đáp ứng được yêu cầu về sự năng động, sáng tạo và khả năng thích ứng với công nghệ mới trong ngành cơ điện Với lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao, công ty có lợi thế lớn trong việc duy trì và phát triển đội ngũ nhân sự có tính sáng tạo và linh hoạt, phù hợp với xu hướng phát triển của ngành
Nguồn lực tài chính của Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương được quản lý và điều chỉnh một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh
Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập là 2,500,000,000 VNĐ Việc điều chỉnh vốn điều lệ của công ty được thực hiện theo quy định của Đại hội đồng cổ đông và phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành Công ty có thể tăng vốn điều lệ thông qua các hình thức như: giữ lại lợi nhuận để chuyển thành cổ phần cho các cổ đông theo tỷ lệ cổ phần hiện có, hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật Trong trường hợp công ty cần giảm vốn điều lệ, điều này sẽ được thực hiện khi có sự dư thừa vốn hoặc khi phạm vi kinh doanh cần thu hẹp Ngoài vốn điều lệ, công ty còn sử dụng các nguồn vốn khác để hỗ trợ hoạt động kinh doanh:
Vốn huy động: Công ty có khả năng huy động vốn bên ngoài thông qua việc phát hành các chứng thư có giá, khi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định pháp luật
Vốn vay: Công ty có thể vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong nước để phục vụ các mục đích kinh doanh, đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của pháp luật
Vốn tích lũy: Được hình thành từ kết quả kinh doanh của công ty, vốn tích lũy được sử dụng để mở rộng và phát triển công ty, nhằm nâng cao năng lực sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm
Các nguồn lực tài chính này giúp Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững trong lĩnh vực cung cấp vật tư cơ điện, đáp ứng nhu cầu của thị trường và các đối tác.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương chuyên cung cấp và sản xuất các thiết bị vật tư cơ điện trên thị trường, với các sản phẩm chính bao gồm: ống ruột gà lõi thép, đầu nối ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, phụ kiện ống luồn dây điện, hộp điện, ống nhựa nhiệt dẻo từ dầu mỏ (HDPE) và nhiều sản phẩm liên quan khác phục vụ cho ngành xây dựng và hệ thống điện
Công ty hoạt động dựa trên mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng, đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật và quy cách riêng biệt từ phía khách hàng Từng sản phẩm, dù cùng công nghệ sản xuất, vẫn có thể khác biệt về thiết kế, kích thước và các yêu cầu cụ thể theo hợp đồng
Bảng 2: Báo cáo tài chính qua các năm
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 6,676,606,506 7,133,245,352 8,065,383,186 456,638,846 107 932,137,834 113
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 164,699,507 339,558,626 280,873,009 174,859,119 206 - 58,685,617 83
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6,511,906,999 6,793,686,726 7,784,510,177 281,779,727 104 990,823,451 115
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3,611,906,999 3,963,686,725 4,784,510,177 351,779,726 110 820,823,452 121
6 Doanh thu hoạt động tài chính 67,070,455 107.282.403 370.505.774 40,211,948 160 263,223,371 345
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,166,839,887 1,258,265,662 1,772,662,492 91,425,775 108 514,396,830 141
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 569,334,257 815,621,895 1,370,989,487 246,287,638 143 555,367,592 168
11 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 569,334,257 815,621,895 1,370,989,487 246,287,638 143 555,367,592 168
12 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 142,333,564 203,905,474 342,747,372 61,571,910 143 138,841,898 168
14 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 427,000,693 611,716,421 1,028,242,115 184,715,729 143 416,525,694 168
Về doanh thu, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc tăng trưởng doanh thu, đặc biệt là từ việc cung cấp các sản phẩm chủ lực như ống ruột gà lõi thép, thanh chống đa năng, và phụ kiện ống luồn dây điện Trong năm 2022, doanh thu từ hoạt động kinh doanh tăng mạnh so với năm trước, với mức tăng 281,779,727 đồng, tương ứng mức tăng trưởng 104% Động lực chính của sự tăng trưởng này là việc công ty đã đầu tư hiệu quả vào cải tiến chất lượng sản phẩm, từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Đồng thời, việc mở rộng hệ thống phân phối đã giúp công ty tiếp cận nhiều thị trường mới và tăng cường mối quan hệ với các đối tác lớn trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặt điện Đến năm 2023, doanh thu tiếp tục tăng trưởng, đạt mức 7,784,510,177 đồng, tăng thêm 990,823,451 đồng so với năm 2022 Tỷ lệ tăng trưởng 115% cho thấy sự phát triển ổn định và bền vững của công ty trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường, cũng như khẳng định sự tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác Sự gia tăng doanh thu này chủ yếu nhờ vào việc công ty không chỉ duy trì các kênh bán hàng truyền thống mà còn mở rộng mạnh mẽ các dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ kỹ thuật Những yếu tố này giúp công ty tạo ra sự khác biệt trên thị trường, nâng cao uy tín thương hiệu, và củng cố lòng trung thành của khách hàng
Về chi phí, chi phí bán hàng của công ty năm 2023 tăng thêm 9,703,704 đồng, tương đương mức tăng 101% so với năm trước Dù mức tăng không quá lớn, nhưng đây là tín hiệu cho thấy công ty đã dành thêm nguồn lực cho việc tiếp cận khách hàng và quảng bá sản phẩm Sự gia tăng chi phí này bắt nguồn từ việc công ty tăng cường hoạt động tiếp thị và quảng cáo trên các kênh trực tuyến và ngoại tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và tăng sức cạnh tranh Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí hiệu quả hơn sẽ giúp duy trì lợi nhuận trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt
Bên cạnh đó, chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2023 tăng 141%, đạt mức 514,396,830 đồng Lý do chính cho sự gia tăng này là việc công ty phải chi thêm cho các hoạt động nội bộ như tiếp khách, tổ chức hội nghị, và các chi phí văn phòng phát sinh trong quá trình mở rộng quy mô và số lượng nhân sự Điều này phản ánh sự phát triển của công ty, nhưng cần được quản lý chặt chẽ để tránh phát sinh các chi phí không cần thiết
Về lợi nhuận, lợi nhuận gộp trong năm 2022 tăng 351,779,726 đồng so với năm
2021, tương ứng mức tăng trưởng 110% Sự gia tăng này có được nhờ việc công ty đã tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý nguồn cung, giúp giảm chi phí sản xuất trong khi vẫn duy trì chất lượng sản phẩm Ngoài ra, việc điều chỉnh giá bán phù hợp với thị trường cũng góp phần quan trọng vào việc nâng cao lợi nhuận Đến năm 2023, lợi nhuận gộp tiếp tục tăng mạnh, với mức tăng 820,823,452 đồng, tương đương mức tăng trưởng 121% Hiệu quả từ việc tận dụng lợi thế kinh tế quy mô, cải thiện quản lý tồn kho, và điều chỉnh chi phí nguyên vật liệu đã góp phần quan trọng vào kết quả này
Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ, với mức tăng 555,367,592 đồng vào năm 2023, tương ứng với mức tăng trưởng 168% Điều này cho thấy công ty đã thực hiện các chiến lược quản lý chi phí một cách hiệu quả, không chỉ tăng doanh thu mà còn giảm thiểu các chi phí không cần thiết, chẳng hạn như chi phí vận chuyển và lưu kho Việc đàm phán tốt hơn với các nhà cung cấp cũng giúp giữ ổn định giá nguyên vật liệu, từ đó tối đa hóa lợi nhuận Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận nhanh hơn so với doanh thu cho thấy công ty có tiềm năng lớn trong việc duy trì đà phát triển này trong những năm tới
Chương 1 đã cung cấp cái nhìn tổng quan về Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, một doanh nghiệp trẻ nhưng đầy tiềm năng trong lĩnh vực cung cấp vật tư cơ điện tại Việt Nam Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu, công ty đã không ngừng nỗ lực trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ, đặc biệt là các sản phẩm ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, và phụ kiện liên quan Được thành lập vào năm 2016, công ty đã chứng minh sự thích ứng và khả năng vượt qua thách thức trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển
Trong ba năm đầu hoạt động, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã thành công trong việc mở rộng thị trường và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng Các chiến lược chăm sóc khách hàng và chính sách ưu đãi đã giúp công ty giữ vững lượng khách hàng trung thành, từ đó tạo nền tảng cho sự phát triển trong những năm tiếp theo Đến năm 2024, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể với doanh thu tăng trưởng ổn định, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường
Với tầm nhìn chiến lược và sự cam kết mạnh mẽ vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đang trên đà phát triển mạnh mẽ Các mục tiêu mở rộng hoạt động đến các khu vực mới cho thấy sự quyết tâm của công ty trong việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và nâng cao vị thế cạnh tranh Trong bối cảnh kinh tế và thị trường ngày càng thay đổi, sự linh hoạt và sáng tạo trong chiến lược kinh doanh sẽ là chìa khóa giúp công ty duy trì đà tăng trưởng bền vững trong tương lai.
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬT TƯ CƠ ĐIỆN HẢI DƯƠNG
Tìm hiểu về hoạt động sản xuất và hệ thống kho hàng tại Công ty
2.1.1 Hoạt động sản xuất của công ty
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã khẳng định vị thế của mình trong ngành sản xuất và cung cấp vật tư cơ điện trên thị trường Việt Nam Với sứ mệnh cung cấp những sản phẩm chất lượng cao phục vụ các ngành công nghiệp điện, cơ điện và xây dựng, công ty đã không ngừng đổi mới công nghệ, mở rộng quy mô sản xuất và cải thiện năng lực cạnh tranh Hiện tại, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương được coi là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp các sản phẩm ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, phụ kiện ống luồn dây điện và hộp điện, được ứng dụng rộng rãi trong nhiều dự án xây dựng và công nghiệp
Hình 2: Nhà máy sản xuất vật tư tại Công ty
Công ty sở hữu nhà máy sản xuất với tổng diện tích hơn 20.000 mét vuông tại Hải Dương, được trang bị các dây chuyền sản xuất hiện đại nhập khẩu từ các nước tiên tiến như Đức và Nhật Bản Nhờ áp dụng công nghệ sản xuất tự động hóa, năng suất sản xuất của công ty không ngừng tăng lên qua các năm
- Ống ruột gà lõi thép: Đây là sản phẩm chủ lực của công ty, với sản lượng trung bình đạt 600.000 mét mỗi tháng Sản phẩm này được dùng phổ biến trong các công trình xây dựng cao tầng, hệ thống điện trong các khu công nghiệp và nhà máy lớn Đặc điểm nổi bật của ống ruột gà lõi thép của công ty là khả năng chịu lực tốt, chống cháy nổ và chống ăn mòn cao, đáp ứng tiêu chuẩn an toàn quốc tế như IEC
61386 và NEC (National Electrical Code)
Hình 3: Sản phẩm ống ruột gà lõi thép
- Ống thép luồn dây điện: Với năng suất lên đến 800.000 mét mỗi tháng, các sản phẩm ống thép luồn dây điện của công ty đáp ứng yêu cầu sử dụng trong các hệ thống điện cao cấp và những công trình đòi hỏi độ an toàn điện cao Nhờ vào chất lượng vượt trội, sản phẩm này không chỉ được tiêu thụ mạnh ở thị trường trong nước mà còn xuất khẩu sang các nước khu vực Đông Nam Á như Lào, Campuchia và Myanmar
Hình 4: Sản phẩm ống thép luồn dây điện
- Thanh chống đa năng và phụ kiện ống luồn dây điện: Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương còn cung cấp một loạt các loại thanh chống đa năng và phụ kiện ống luồn dây điện, phục vụ cho các công trình dân dụng và công nghiệp Sản lượng sản xuất của thanh chống đa năng đạt 100.000 bộ/tháng, trong khi phụ kiện ống luồn dây điện đạt 120.000 đơn vị/tháng
Công ty luôn chú trọng việc đầu tư vào công nghệ và dây chuyền sản xuất hiện đại để nâng cao năng suất cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm Trong năm 2022, công ty đã đầu tư thêm 20 tỷ đồng để nâng cấp hệ thống máy móc và cải thiện quy trình sản xuất nhằm giảm thiểu tỷ lệ lỗi trong sản phẩm xuống mức thấp nhất, chỉ còn 0,05%
Hệ thống sản xuất của công ty tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế như ISO 9001:2015 Mọi sản phẩm trước khi xuất xưởng đều phải trải qua quy trình kiểm tra chất lượng khắt khe, bao gồm thử nghiệm về độ bền, khả năng chống cháy, chịu nhiệt và khả năng chống ăn mòn
Công ty đã áp dụng công nghệ tự động hóa trong việc cắt, uốn và kiểm tra sản phẩm bằng các hệ thống cảm biến hiện đại, giúp tiết kiệm 20% thời gian sản xuất so với trước đây Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến không chỉ giúp tăng năng suất mà còn đảm bảo sản phẩm đồng nhất về chất lượng, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng
Hệ thống kho bãi của công ty được đầu tư xây dựng với diện tích hơn 10.000 mét vuông, đủ khả năng lưu trữ hàng hóa lớn trong thời gian dài mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Để quản lý hiệu quả, công ty đã áp dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) giúp theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng Điều này giúp công ty có thể đáp ứng nhanh chóng các đơn hàng lớn từ khách hàng mà không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất
Công ty chia hệ thống sản xuất và phân phối thành 3 ca làm việc, mỗi ca kéo dài 8 giờ nhằm đảm bảo vận hành liên tục Với hơn 300 công nhân làm việc tại các nhà máy và bộ phận kho bãi, công ty luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu về số lượng và thời gian giao hàng của khách hàng
Sản phẩm sau khi được hoàn thiện sẽ được lưu trữ tại kho trung tâm và phân phối đến các công trình lớn nhỏ trên toàn quốc Hệ thống phân phối của công ty hiện bao phủ hơn 30 tỉnh thành trên cả nước, với đội ngũ vận tải riêng của công ty Ngoài ra, công ty cũng hợp tác với nhiều đơn vị logistics chuyên nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng tiến độ và chất lượng
Trong năm 2023, doanh thu của Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đạt
150 tỷ đồng, tăng 20% so với năm 2022 Điều này phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của công ty trong việc mở rộng thị trường và nâng cao năng lực sản xuất
Công ty đã xuất khẩu sản phẩm sang 5 quốc gia trong khu vực, bao gồm Thái Lan, Malaysia và Singapore Đây là bước tiến lớn trong chiến lược mở rộng thị trường quốc tế của công ty, giúp tăng cường vị thế cạnh tranh và nâng cao thương hiệu sản phẩm Việt Nam trên bản đồ công nghiệp thế giới
Với sự phát triển ổn định và chiến lược kinh doanh hợp lý, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương dự kiến trong 5 năm tới sẽ mở rộng quy mô sản xuất thêm 30%, đồng thời tăng doanh thu hàng năm lên mức 200 tỷ đồng Công ty cũng đang nghiên cứu và phát triển thêm nhiều sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và xu hướng phát triển của thị trường
Cơ cấu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty trong năm 2022 và 2023 như sau:
Bảng 3: Cơ cấu Doanh thu thuần Đơn vị tính: Tỷ đồng
%DTT Giá trị Tỷ trọng
Doanh thu bán thành phẩm, 10,277,075,742 99.77 10,430,406,255 99.74
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Trong năm 2023, Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã đạt được những kết quả ấn tượng về các chỉ tiêu tài chính chủ chốt, phản ánh sự phát triển ổn định và bền vững trong lĩnh vực cung cấp vật tư cơ điện, Theo bảng số liệu báo cáo, tổng giá trị tài sản của công ty đạt 15,396,683,044 đồng, tăng 17.38% so với năm 2022 Điều này cho thấy công ty đã đầu tư mạnh vào tài sản cố định như nhà xưởng, trang thiết bị, và hàng hóa tồn kho, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường về các sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện và các loại phụ kiện điện
Quy trình quản lý kho hàng tại Công ty
Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, quy trình quản lý kho hàng được thiết kế chặt chẽ nhằm đảm bảo sự chính xác trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa Mục tiêu của quy trình này là xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn hóa cho việc kiểm kê và quản lý tồn kho, đảm bảo rằng tất cả sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, phụ kiện ống luồn dây điện, và hộp điện đều được lưu trữ và luân chuyển một cách hiệu quả
Lưu đồ 1: Quy trình quản lý kho hàng
Quy trình quản lý kho bắt đầu từ việc kiểm kê định kỳ, với sự tham gia của tất cả các nhân viên liên quan đến hoạt động kiểm soát kho Mỗi thành viên trong đội ngũ đều phải nắm rõ quy định và quy trình này để đảm bảo hàng hóa được xuất ra và nhập vào theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra Các nhân viên kho có trách nhiệm duy trì tính chính xác của số liệu hàng tồn kho và cập nhật thông tin về hạn sử dụng, số lượng hàng hóa một cách kịp thời
Nhiệm vụ của bộ phận quản lý kho là đảm bảo rằng quy trình này được thực hiện một cách nghiêm ngặt, từ việc tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ cho đến xuất kho Đặc biệt, việc sử dụng phần mềm SAP trong quản lý kho giúp công ty theo dõi thông tin hàng hóa một cách chi tiết và nhanh chóng Phần mềm này cho phép quản lý hàng tồn kho, theo dõi tình trạng hàng hóa và lập báo cáo hiệu quả, từ đó hỗ trợ cho quá trình ra quyết định trong hoạt động kinh doanh
Quy trình nhập hàng tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương bắt đầu khi nhà cung cấp thông báo về việc giao hàng Nhân viên kho sẽ chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa bằng cách kiểm tra thông tin đơn hàng và chuẩn bị khu vực tiếp nhận Khi hàng hóa đến, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng theo hóa đơn và phiếu giao hàng Sau đó, hàng sẽ được đưa vào kho và sắp xếp theo đúng quy trình lưu kho Nhân viên sẽ dán nhãn cho từng lô hàng để dễ dàng theo dõi và quản lý Cuối cùng, thông tin về hàng nhập sẽ được cập nhật trên hệ thống SAP để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong quản lý tồn kho
Lưu đồ 2: Lưu đồ nhập hàng tại Công ty
Hình 8: Phiếu nhập kho hàng tại Công ty
Quy trình nhập hàng theo 09 bước trong lưu đồ dưới đây:
Bước 1: Giám sát kho nhận kế hoạch sản xuất từ phòng kế hoạch nhà máy qua Email
Bước 2: Thủ kho dựa vào kế hoạch sản xuất của nhà máy tính toán số lượng thùng, Pallet sau đó thủ kho kiểm tra và bố trí vị trị lưu trữ cho từng loại hàng và lập kế hoạch nhập hàng gửi lên bảng thông tin nhập hàng ở nhà băng tải
Bước 3: Lái xe nâng được phân công nhận hàng từ line sản xuất, kiểm đếm số lượng thùng carton trên pallet và đối chiếu với phiếu “THÔNG TIN SẢN PHẨM" dán trên Pallet, kiểm đếm số lượng thùng trên Pallet và nhận hàng từ dây chuyền sản xuất (Đặc biệt lưu ý các Pallet lẽ số lượng: Lái xe nâng phải kiểm tra lại số lượng và xác nhận số lượng lên phiếu pallet cùng với nhân viên xếp pallet) rồi mới ký xác nhận nhận Pallet hàng vào biên bản giao bán thành phẩm
Bước 4: Di chuyển Pallet đã nhận về khu vực nhà băng tải, lái xe nâng đặt Pallet hàng đúng vị trí đã được đánh số (Đối với Line 1, 2, 7 & 9) Tuyệt đối không được để sai vị trí quy định (đặc biệt các Line 1, 2, 7 & 9) Không được để hàng của các Line khác vào các vị trí đã được đánh số Đối với hàng sản xuất của các Line khác, bỏ vào các vị trí không được đánh số, sao cho phù hợp khi xe Gas chuyển hàng vào kho
Bước 5: Lái xe nâng và lái xe Reach Truck nhận thông tin vị trí lưu giữ hàng từ thủ kho tại bảng nhập hàng ở nhà băng tài Lái xe nâng di chuyển Pallet hàng từ nhà băng tải vào gần với Rack như bản kế hoạch nhập hàng Lái xe Reach Truck đưa đúng hàng lên Rack như kế hoạch nhập hàng
Bước 6: Thủ kho kiểm đếm hàng đã được nhập vào kho theo tùng Rack thực tế và đối chiếu với kế hoạc nhập hàng Chuyển số liệu kiểm đếm hàng nhập vào Data kiểm tra đối chiếu với số lượng do bộ phận sản xuất đưa lên hệ thống Nhập hàng trên hệ thống và chuyển vào BIN trên hệ thống
Bước 7 : Nếu xảy ra trường hợp số liệu hệ thống và thực tế chênh lệch thì thủ kho và Data kiểm tra lại biên bản giao bán thành phẩm và hàng nhập thực tế và điều chỉnh lại khớp hệ thống và thực tế
Bước 8 : Thủ kho xác nhận vào biên bản giao hàng chuyển Quản lý kho xác nhận hồ sơ nhập hàng
Bước 9: Thủ kho lưu hồ sơ nhập hàng vào Forder số 9 của tủ tài liệu
2.2.2.1 Chuẩn bị cho hàng xuất kho
Quy trình xuất kho hàng hóa tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương được thiết lập với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong từng khâu Bộ phận vận hành (OPS) đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và điều phối các hoạt động xuất hàng Họ sẽ đảm bảo rằng tất cả công nhân thực hiện đúng quy trình làm việc và đúng thời gian Trong trường hợp phát hiện ra bất kỳ điều gì bất thường, OPS có trách nhiệm nhanh chóng thông báo cho người chịu trách nhiệm để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến chất lượng đơn hàng cũng như năng suất lao động Bên cạnh đó, OPS cũng sẽ thực hiện việc kiểm đếm hàng hóa và theo dõi quá trình xuất hàng, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ
Bộ phận quản trị (Admin) có nhiệm vụ theo dõi và cập nhật đơn hàng một cách liên tục, chính xác và đúng thời gian Admin sẽ in Picking List và thực hiện kiểm tra chéo với số đơn hàng (SO) để đảm bảo sự khớp nhau về số lượng Sau khi kiểm tra chứng từ và số lượng hàng hóa, Admin sẽ xác nhận việc xe tải được phép rời kho Tất cả chứng từ đều được lưu trữ cẩn thận và báo cáo đúng hạn, nhằm đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng trong việc tra cứu khi cần thiết Công nhân cũng cần phải nắm vững các kiến thức liên quan đến quy trình xuất kho và áp dụng chính xác vào công việc hàng ngày Trong trường hợp phát hiện điều gì bất thường trong quá trình làm việc, công nhân cần thông báo ngay cho OPS để tìm cách giải quyết kịp thời
Chẳng hạn, khi nhận được thông báo có một đơn hàng được đặt cho sản phẩm ống ruột gà lõi thép từ bộ phận bán hàng, Admin sẽ lập tức cập nhật thông tin đơn hàng vào hệ thống và in Picking List Sau đó, OPS sẽ thông báo cho công nhân về đơn hàng này và tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa có sẵn trong kho Công nhân sẽ tiến hành lấy hàng theo hướng dẫn trên phiếu lấy hàng, và OPS sẽ theo dõi sát sao để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ
Hình 9: Hàng hóa chuẩn bị xuất kho
Trong quá trình xuất hàng, nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra như hàng hóa bị hỏng hoặc không đủ số lượng, OPS sẽ lập tức thông báo cho Admin để thực hiện các biện pháp xử lý cần thiết Nếu đơn hàng đạt tiêu chuẩn, lái xe sẽ đến nhận hàng và ký nhận số lượng hàng xuất với OPS trước khi rời kho Bằng cách này, quy trình xuất kho của Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương không chỉ đảm bảo tính chính xác mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và sự hài lòng của khách hàng
Hình 10: Phiếu xuất kho hàng tại Công ty
Quy trình chuẩn bị được mô tả như sau:
❖ Lấy hàng ra cửa xuất
- Lấy hàng từ trên xuống dưới theo thứ tự picking list đã làm, vì như vậy sẽ đảm bảo việc thuận tiện cho kiểm hàng và xuất hàng lên xe tải được hết batch này, đến batch khác, code này đến code khác và hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên
- Trước khi lấy hàng, phải kiểm tra những vị trí đã lấy từ tối hôm trước
- Khi lấy hàng nào, phải “Tích” vào hàng đó, tránh lấy hai lần hoặc lấy thiếu hàng cho khách hàng
- Hàng phải được đặt thẳng, ngay ngắn tại vị trí giá kệ để hàng
- Khi lấy xong đơn, phải ký, ghi rõ họ tên và thời gian lấy hàng Sau đó chuyển lại cho OPS để lưu trữ
- Khi lấy hàng tại vị trí và chuyển ra vị trị mới đúng như phiếu điều chỉnh vị trí yêu cầu
- Các loại hàng khác nhau, batch khác nhau phải được xếp riêng lẻ trên từng pallet
Đánh giá hoạt động quản lý kho hàng
2.3.1 Ưu điểm của hoạt động quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng và logistics của
Vật tư cơ điện Hải Dương Việc quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ tối ưu hóa quy trình nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa mà còn mang lại những lợi ích sâu rộng khác, bao gồm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng Một hệ thống quản lý kho hàng tốt không chỉ đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn khi cần thiết, mà còn giảm thiểu nguy cơ mất mát, hư hỏng, và nâng cao khả năng theo dõi hàng tồn kho, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp
Thứ nhất, việc tổ chức kho hàng hợp lý là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả quản lý kho Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, các sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, thanh chống đa năng, và phụ kiện ống luồn dây điện đều được sắp xếp một cách có hệ thống theo các danh mục cụ thể Điều này không chỉ giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và kiểm soát hàng hóa mà còn tiết kiệm thời gian trong quá trình xuất nhập hàng Khi hàng hóa được phân loại rõ ràng, việc tìm kiếm và xác định vị trí hàng hóa trở nên nhanh chóng và dễ dàng, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ
Thứ hai, hệ thống quản lý kho hàng của công ty được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý hiện đại như SAP, giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho và tình trạng hàng hóa Việc sử dụng công nghệ này không chỉ giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép và kiểm soát hàng hóa mà còn nâng cao khả năng quản lý và ra quyết định Nhờ vào hệ thống này, các nhân viên có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu hàng hóa, theo dõi lịch sử nhập xuất, và nhận diện các sản phẩm hết hàng để có kế hoạch đặt hàng kịp thời Điều này không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định mà còn giúp công ty tối ưu hóa quy trình sản xuất và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của khách hàng
Thứ ba, quản lý kho hàng tốt còn góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng Khi hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ, công ty có thể đảm bảo rằng các đơn hàng được giao đúng thời gian và chất lượng hàng hóa được duy trì ở mức cao nhất Công ty luôn chú trọng đến việc đảm bảo tính toàn vẹn của sản phẩm trong suốt quá trình lưu trữ và vận chuyển Bằng cách này, công ty không chỉ giảm thiểu tỷ lệ hàng hóa bị hư hỏng hay lỗi, mà còn tạo dựng được uy tín cho mình trong mắt khách hàng
Sự tín nhiệm của khách hàng đối với Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương sẽ dẫn đến sự tăng trưởng doanh số và phát triển bền vững cho công ty trong tương lai
2.3.2 Nhược điểm của hoạt động quản lý kho hàng
Mặc dù hoạt động quản lý kho hàng có nhiều ưu điểm, nhưng cũng không thể phủ nhận rằng nó gặp phải một số nhược điểm đáng lưu ý, đặc biệt là trong bối cảnh hoạt động của Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương Các vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn có thể dẫn đến các chi phí phát sinh không mong muốn
Thứ nhất, chi phí quản lý kho cao Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, việc duy trì một kho hàng lớn với nhiều loại sản phẩm như ống ruột gà lõi thép và phụ kiện ống luồn dây điện đồng nghĩa với việc công ty phải chi tiêu cho không gian lưu trữ, bảo trì kho bãi và các trang thiết bị cần thiết Điều này có thể gây áp lực lên ngân sách, đặc biệt trong thời kỳ thị trường biến động hoặc khi nhu cầu tiêu thụ giảm Nếu không được quản lý chặt chẽ, chi phí này có thể nhanh chóng vượt quá ngân sách dự kiến, dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận
Thứ hai, khó khăn trong kiểm soát hàng tồn kho Mặc dù hệ thống quản lý kho hiện đại như SAP giúp cải thiện khả năng theo dõi hàng hóa, nhưng việc xử lý một lượng lớn hàng hóa đa dạng vẫn có thể gặp khó khăn Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, với nhiều loại sản phẩm và sự thay đổi liên tục về nhu cầu thị trường, việc đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác trở thành một thách thức Những sai sót trong việc ghi chép và kiểm kê có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng, gây lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng
Thứ ba, rủi ro về hàng hóa Hàng hóa có thể bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình lưu trữ và vận chuyển Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, các sản phẩm như ống thép luồn dây điện có thể bị oxi hóa hoặc hư hỏng nếu không được bảo quản đúng cách Điều này không chỉ làm giảm chất lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty Nếu công ty không có các biện pháp kiểm soát chất lượng chặt chẽ và không thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa, rủi ro này sẽ gia tăng, dẫn đến tổn thất kinh tế và sự không hài lòng của khách hàng
Thứ tư, thiếu nhân lực và đào tạo Nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc không được đào tạo đầy đủ có thể gây ra sai sót trong quy trình kiểm kê, xuất nhập hàng hóa và bảo quản sản phẩm Tại Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, nếu không đầu tư vào việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, công ty có thể gặp phải tình trạng mất mát hàng hóa, chậm trễ trong việc xuất hàng và chất lượng dịch vụ kém Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của công ty
Mặc dù quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích, nhưng Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương cũng phải đối mặt với một số nhược điểm đáng kể Từ chi phí cao, khó khăn trong kiểm soát hàng tồn kho, rủi ro về hàng hóa đến vấn đề thiếu nhân lực và đào tạo, tất cả đều cần được xem xét và quản lý chặt chẽ để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững Việc nhận diện và giải quyết các nhược điểm này sẽ giúp công ty tối ưu hóa hoạt động quản lý kho hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Các công cụ kĩ thuật quản lý kho hàng
2.4.1 Giới thiệu một số công cụ quản lý kho hàng tiêu biểu
Hệ thống này cho phép người dùng quản lý hàng còn tồn trong kho, nhập xuất kho, chính sách về giá và có thể dự đoán nhu cầu thông qua chỉ số dự báo có sẵn,… Đồng thời kết hợp chặt chẽ với công việc đặt hàng và bán hàng Đặc biệt không phải ngẫu nhiên mà phần mềm SAP nói chung và dành cho quản lý kho nói riêng này lại được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng Tất cả nhờ do sử dụng những lợi ích nổi bật như:
- Giảm bớt chi phí trong xử lý đơn hàng, chi phí phân phối và vận chuyển hàng hóa
- Giảm bớt thời gian cho doanh nghiệp bỏ ra để tính toán giá bán
- Giảm lượng vốn vay cần thiết, tăng dòng tiền, tăng đầu tư tiềm năng
- Tạo môi trường làm việc hiệu quả, linh hoạt hơn cho nhân viên doanh nghiệp
- Cung cấp thông tin mà doanh nghiệp cần chính xác và nhanh chóng nhất
Hình 13: Tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý SAP
Sử dụng phần mềm SAP quản lý kho thì bạn có thể lập kế hoạch cũng như kiểm soát quy trình của chính Những quy trình trở nên rõ ràng hơn, việc trao đổi thông tin dọc theo chuỗi được đảm bảo Một khi được triển khai ở trong nước thì những chi phí, thời gian sẽ giảm đi và tiết kiệm đáng kể nên cũng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ Đặc biệt vấn đề sửa chữa, tư vấn, hỗ trợ tận nơi cũng rất đơn giản và tiết kiệm
1Office CRM là một ứng dụng quản lý kho hàng trên điện thoại được xem là khá toàn diện và phù hợp với các doanh nghiệp quy mô từ nhỏ tới lớn Phần mềm này tích hợp tính năng quản lý kho hàng với một bộ công cụ theo dõi hàng tồn kho cho các sản phẩm và không giới hạn số lượng user 1Office CRM là lựa chọn phù hợp nhất cho các doanh nghiệp bán lẻ muốn quản lý lượng hàng tồn kho lớn và các chuỗi cửa hàng, chi nhánh cần sự quản lý tập trung, luôn chuyển hàng hóa giữa các điểm bản,
Hình 14: Giao diện quản lý kho hàng của 1Office CRM
Một số tính năng nổi bật của app quản lý kho hàng 1Office CRM bao gồm:
- Xây dựng danh mục sản phẩm chi tiết, cụ thể như lưu trữ toàn bộ thông tin về danh mục sản phẩm của doanh nghiệp, quản lý chi tiết và rõ ràng từng thuộc tính sản phẩm, tích hợp Serial/Imei, tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin sản phẩm hay quản lý kho hàng không giới hạn
- Xây dựng và quản lý danh sách kho hàng theo mạng lưới lưu trữ hàng hoá thực tế như xác định vai trò người quản lý theo từng kho, đồng thời dễ dàng tìm kiếm, tra cứu thông tin hàng hoá theo từng kho hàng và cập nhật số liệu tồn kho chính xác
- Tự động cập nhật và ghi nhận mọi lịch sử giao dịch liên quan tới kho như xuất, nhập và chuyển kho, hỗ trợ điều chuyển hàng hoá không qua kho trong một số trường hợp đặc thù
Hình 15: Tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý 1Office CRM
Từ những tính năng trên có thể thấy phần mềm 1Office CRM phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ doanh nghiệp nhỏ, vừa đến doanh nghiệp lớn, hoạt động trong các lĩnh vực như: sản xuất, thương mại, dịch vụ, phân phối,…
Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng cùng nhiều tính năng thông minh, phần mềm Sapo đã đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng đa kênh của nhiều loại hình doanh nghiệp Sapo cung cấp giải pháp quản lý bán hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp kết nối và bán hàng hiệu quả trên nhiều kênh khác nhau như website, Facebook, Shopee, Lazada, Tiki, Sendo, Thế mạnh của phần mềm này là nghiệp vụ quản lý kho hàng và bán hàng phù hợp với nhiều quy mô cửa hàng khác nhau
Hình 16: Giao diện quản lý kho hàng của SAPO
Một số tính năng vượt trội của phần mềm đa kênh này bao gồm:
- Quản lý các hoạt động bán hàng như hóa đơn, khách hàng, sản phẩm, thanh toán, khuyến mãi,…
- Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho, lượng hàng có thể bán và theo dõi quá trình xuất nhập kho, chuyển kho
- Hỗ trợ bán hàng online trên Website, Facebook và các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Sendo
- Số liệu kho hàng luôn được cập nhật liên tục trên nhiều kênh khác nhau nhằm hạn chế rủi ro mất dữ liệu
- Hỗ trợ khách hàng 24/7 qua nhiều kênh như điện thoại, email, chat trực tuyến
2.4.2 Đánh giá công cụ quản lý kho hàng của công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương
Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã triển khai sử dụng phần mềm SAP để quản lý kho hàng, giúp tối ưu hóa quy trình nhập, xuất hàng và kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả Với khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và quản lý dữ liệu toàn diện, SAP giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong quy trình Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý kho hàng khác cũng rất được ưa chuộng trong giới kinh doanh Chúng ta cần so sánh và phân tích những ưu và nhược điểm của SAP với các phần mềm này để đánh giá toàn diện hiệu quả quản lý kho của công ty
Trong những năm gần đây, 1Office CRM đã trở thành một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp khá được ưa chuộng, nhờ khả năng giải quyết tổng thể các nghiệp vụ doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất Để so sánh với SAP của Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương sử dụng, chúng ta cần xem xét ưu và nhược điểm của cả hai hệ thống quản lý kho hàng này
SAP nổi bật với khả năng xử lý những yêu cầu kinh doanh phức tạp và quản lý dữ liệu lớn Tính năng này đặc biệt có ích cho Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, nơi phải quản lý hàng loạt sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện và hàng loạt phụ kiện khác SAP có thể điều chỉnh để thích ứng với sự phức tạp và quy mô lớn, giúp tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót trong quy trình quản lý kho
Một trong những ưu điểm lớn nhất của SAP là sử dụng công nghệ HANA, là cơ sở dữ liệu in-memory giúp tăng tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng Điều này đặc biệt quan trọng trong việc quản lý kho hàng với số lượng lớn sản phẩm, giúp công ty
TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương nhanh chóng truy cập và xử lý thông tin kho bãi, điều chỉnh hàng tồn kho một cách hiệu quả
Ngược lại, 1Office CRM mặc dù có thể xử lý được nhiều nghiệp vụ khác nhau trên cùng một nền tảng nhưng khả năng tùy biến cho các quy trình quản lý kho phức tạp có thể không cao bằng SAP 1Office CRM tập trung nhiều hơn vào việc cung cấp một giải pháp tổng thể, dễ tiếp cận và dễ sử dụng, phù hợp hơn với những doanh nghiệp vừa và nhỏ 1Office CRM tập trung vào việc tự động hóa quy trình nhưng không mạnh về tốc độ xử lý dữ liệu lớn và phức tạp Với các doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu vừa phải, phần mềm này hoàn toàn có thể đáp ứng, nhưng đối với các doanh nghiệp lớn như công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, SAP vượt trội hơn về hiệu suất
SAP có nhược điểm là chi phí triển khai cao và chính sách giá bản quyền phức tạp Điều này khiến cho việc sử dụng SAP trở thành một khoản đầu tư lớn, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng tiếp cận Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã lựa chọn SAP vì nhu cầu quản lý quy mô lớn, tuy nhiên, chi phí duy trì hàng năm và quản lý bản quyền có thể là một gánh nặng tài chính
Ngược lại, 1Office CRM có chi phí triển khai thấp hơn và thân thiện hơn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Phần mềm này dễ dàng tiếp cận với giá cả hợp lý, quá trình cài đặt cũng nhanh chóng hơn nhiều so với SAP Tuy nhiên, chính vì tập trung vào giải pháp tổng thể nên 1Office CRM có thể không tối ưu cho những nghiệp vụ đặc thù như SAP
Đề xuất một số giải pháp cho hoạt động quản lý kho hàng của Công ty
Dựa trên những phân tích trong chương trước, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý kho hàng của Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương, hy vọng sẽ mang lại lợi ích cho các nhà quản trị trong việc nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ
Thứ nhất về nguồn nhân lực Công ty cần xây dựng một chương trình đào tạo chuyên sâu cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực logistics, bao gồm các khía cạnh như quản lý tồn kho, quy trình xuất nhập hàng, và các công nghệ mới trong quản lý kho Nhân lực là yếu tố quyết định trong mọi hoạt động kinh doanh, vì vậy việc phân công công việc phù hợp với kỹ năng và sở trường của từng cá nhân sẽ nâng cao hiệu quả công việc
Bên cạnh việc thu hút và giữ chân nhân tài, công ty cần chú trọng đến chế độ đãi ngộ cho nhân viên Việc thưởng định kỳ theo kết quả công việc, tặng quà vào các dịp lễ hay ngày kỷ niệm sẽ giúp tạo động lực cho nhân viên, khiến họ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với công ty hơn Ngoài ra, công ty cũng nên xem xét việc trợ cấp cho đội ngũ quản lý kho trong các trường hợp làm thêm giờ, nhằm khuyến khích họ có trách nhiệm hơn trong công việc giám sát và quản lý kho
Thứ hai, cải tiến quy trình kiểm kê và giám sát hàng hóa Công ty nên áp dụng công nghệ tự động hóa để hỗ trợ việc kiểm kê hàng hóa, từ đó giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý tồn kho Thêm vào đó, việc thiết lập quy trình giám sát chặt chẽ hơn sẽ giúp phát hiện kịp thời các trường hợp thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa, từ đó có biện pháp xử lý nhanh chóng
Công ty cần tăng cường kiểm tra định kỳ tình trạng hàng hóa trong kho, đồng thời đưa ra quy trình cụ thể để xử lý các trường hợp hàng hóa không đạt chất lượng hoặc hết hạn sử dụng Hệ thống mã vạch cần được sử dụng một cách hiệu quả hơn để theo dõi hàng hóa xuất nhập, giúp giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn trong quá trình xử lý
Thứ ba, nâng cao chất lượng bảo quản hàng hóa Hàng hóa của công ty chủ yếu là các sản phẩm như ống ruột gà lõi thép, ống thép luồn dây điện, và các phụ kiện điện Để bảo quản tốt các sản phẩm này, công ty cần đầu tư vào hệ thống kho bãi hiện đại với điều kiện bảo quản phù hợp Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn ở mức ổn định sẽ giúp bảo vệ chất lượng sản phẩm, tránh hư hỏng và giảm thiểu chi phí phát sinh
Ngoài ra, công ty nên xây dựng một chương trình đào tạo thường xuyên cho nhân viên về quy trình bảo quản hàng hóa, giúp họ nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc bảo quản đúng cách Sự hiểu biết và kỹ năng của nhân viên sẽ góp phần quan trọng vào việc duy trì chất lượng hàng hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho
Thứ tư, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Việc sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng không chỉ giúp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả mà còn cung cấp các báo cáo phân tích tình hình tồn kho, từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn trong việc nhập hàng và xuất hàng Sử dụng công nghệ hiện đại sẽ giúp công ty nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu thời gian thao tác
Từ những phân tích và đánh giá, có thể thấy rằng Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương đã xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng tương đối hiệu quả Việc ứng dụng phần mềm SAP trong quản lý kho không chỉ giúp theo dõi tồn kho mà còn nâng cao khả năng phản ứng trước những biến động của thị trường Hệ thống kho hàng được tổ chức hợp lý, với sự phân loại sản phẩm rõ ràng, góp phần tiết kiệm thời gian trong quy trình xuất nhập hàng Điều này cho thấy công ty đã chú trọng đến việc tối ưu hóa hoạt động quản lý kho, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả
Tuy nhiên, bên cạnh những thành công đạt được, công ty cũng gặp phải một số thách thức trong quá trình quản lý kho Chi phí vận hành kho, đặc biệt là trong bối cảnh giá nguyên vật liệu tăng cao, đã ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty Hơn nữa, việc quản lý nguồn nhân lực cũng cần được cải thiện để đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ và sử dụng hiệu quả nhất các công cụ quản lý hiện đại Điều này có thể đòi hỏi công ty phải đầu tư thêm vào chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên
Cuối cùng, chương đề xuất một số giải pháp cho việc Công ty TNHH Vật tư cơ điện Hải Dương nên tiếp tục nâng cao hệ thống quản lý kho, đồng thời có những chiến lược phù hợp để tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất lao động Việc duy trì một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng uy tín vững mạnh trên thị trường.