Quintas và cộng sự, 1997 thì đưa ra khái niệm:“Quản trị tri thức là quá trình của việcquản trị một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thácnhững t
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TRI THỨC
Một số khái niệm cơ bản về tri thức
Tri thức là một cấu thành vô cùng quan trọng của sự tiến bộ của loài người Tổ tiên chúng ta phải sử dụng một lượng tri thức khổng lồ để tạo thành một vật thể giống như cái rìu.
Từ bí quyết sử dụng hạt giống để gieo trồng tới phát minh ra máy móc, đi du lịch đến mặt trăng - tất cả đều đòi hỏi một sự tích lũy tri thức đặc biệt để đạt được mục tiêu Khi nói đến vấn đề cơ bản, mọi người sử dụng trí thông minh và sáng tạo của họ để tạo ra giá trị gia tăng cho các sản phẩm và dịch vụ nhằm tăng cường lợi thế cạnh tranh Tài sản trí tuệ phản ánh cơ bản về cách một tổ chức thúc đẩy tri thức cho đội ngũ nhân viên của mình, tri thức về nhu cầu của khách hàng và hiểu biết về các nhà cung cấp để đảm bảo gia tăng giá trị cho kết quả đầu ra cho quá trình hoạt động Vốn tri thức là cách mà một tổ chức kiên trì sáng tạo để có được, bắt nguồn từ tài nguyên thông tin của mình một cách thường xuyên.
Tri thức thường được hiểu là sự phức tạp và không chắc chắn Nó có mức độ trừu tượng cao hơn trong tâm trí con người Nó rộng hơn, phong phú hơn và khó nắm bắt hơn dữ liệu hoặc thông tin Con người đều không ngừng tìm kiếm tri thức, bởi vì nó giúp họ thành công trong công việc của mình Theo Tiwana (2000), “Tri thức chính là thông tin có thể hành động (có liên quan) có sẵn theo đúng định dạng, vào đúng thời điểm và ở đúng nơi để ra quyết định”.
Tri thức có ý nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào các nguyên tắc sử dụng nó Elias & Hassan (2003) đã xem tri thức là “sự hiểu biết của con người về một lĩnh vực quan tâm cụ thể đã được thu nhận thông qua nghiên cứu và kinh nghiệm” Nó dựa trên việc học tập, suy nghĩ và tiếp cận với vị trí xem xét vấn đề trong một phòng ban, một bộ phận hoặc trong toàn công ty Trọng tâm của tri thức là nhằm đạt lợi thế cạnh tranh bền vững của tổ chức Tri thức không phải là thông tin, và thông tin không phải là dữ liệu Davenport và Prusak (2000) định nghĩa tri thức là “một kết hợp “lỏng lẻo” về kinh nghiệm, giá trị, thông tin trong một ngữ cảnh, và hiểu biết chuyên môn để đưa ra một khuôn khổ cho việc đánh giá và kết hợp các kinh nghiệm và thông tin mới.”
Tri thức gắn liền với việc làm và hàm ý tri thức là hiểu biết Các tri thức mà mỗi cá nhân sở hữu cũng là một sản phẩm của kinh nghiệm hay trải nghiệm của người ấy Davenport
& Prusak (1998) đưa ra khái niệm sau đây: “Tri thức được xem như là thông tin nằm trong bộ não của con người; là tập hợp của kinh nghiệm, giá trị, ngữ cảnh của thông tin và các tri thức chuyên sâu giúp cho việc đánh giá và phối hợp để tạo nên các kinh nghiệm và thông tin mới bao gồm cả sự so sánh, các kết quả, mối liên hệ, và giao tiếp”.
Như vậy có thể định nghĩa, “Tri thức là một hỗn hợp của kinh nghiệm, giá trị, thông tin theo bối cảnh, chuyên môn sâu sắc và trực giác cơ bản cung cấp môi trường và khuôn khổ để đánh giá và kết hợp những kinh nghiệm và thông tin mới Nó không chỉ tồn tại trong các văn bản hoặc kho lưu trữ, mà nằm trong bộ não người cũng như “nhúng” sâu trong các quy trình tổ chức, thực tiễn hoạt động và các chuẩn mực nhìn nhận của con người”.
1.1.2 Khái niệm quản trị tri thức
Một cách chung nhất, quản trị tri thức là thuật ngữ gắn liền với những thông tin được tập hợp, xử lý, lưu trữ, chia sẻ và sử dụng ở hình thức cao hơn là tri thức Tuy nhiên, có một số khái niệm khác nhau khá phổ biến về quản trị tri thức được trình bày dưới đây.
Theo De Jarnett (1996) thì, “Quản trị tri thức là quá trình tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện tri thức, truyền bá và sử dụng tri thức, và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biến tri thức”.
Quintas và cộng sự, (1997) thì đưa ra khái niệm:“Quản trị tri thức là quá trình của việc quản trị một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được cũng như để phát triển những cơ hội mới”. Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ thì khẳng định,“Quản trị tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận, và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh, và hoàn thiện”.
Theo APO - Tổ chức Năng suất châu Á thì: “Quản trị tri thức là cách tiếp cận tích hợp của việc sáng tạo, chia sẻ và ứng dụng tri thức nhằm tăng năng suất, lợi nhuận và khả năng phát triển của tổ chức”.
Quản trị tri thức là hoạt động liên quan tới chiến lược và chiến thuật để quản lý những tài sản trọng tâm là con người.
Ngoài ra còn hàng trăm khái niệm khác về quản trị tri thức.
Các khái niệm trên đây thể hiện nhận thức cho rằng quản trị tri thức xuất phát từ quan điểm kinh doanh kết hợp với quan điểm tiếp cận quản trị tri thức từ quá trình, công nghệ. Nhiều nỗ lực quản trị tri thức (m) đã phần lớn liên quan đến việc tổ chức cho mọi người trong tổ chức thu thập, phân loại và chia sẻ tri thức được tổ chức nhằm tạo được lợi thế cạnh tranh trong trong hoạt động của tổ chức Các khái niệm này cũng gắn khá chặt với quá trình sáng tạo và sử dụng cũng như tái sử dụng tri thức trong tổ chức Đối với một công ty đã và đang thực hành quản trị tri thức, trước tiên công ty phải đánh giá về con người, hệ thống và quyết định của mình Người lao động tri thức chuyên nghiệp trong công ty phải được xác định, và các chức năng của họ phải được phân định rõ ràng Công nghệ tri thức phải được kết hợp để tái thiết kế toàn bộ quy trình kinh doanh Các quyết định chính cần được xem xét, và một hệ thống tri thức để đưa ra quyết định cần được xây dựng Thông tin của công ty cũng cần được kiểm tra để xác định cách hưởng lợi từ các công nghệ tri thức mới nổi Việc tự đánh giá này làm cho một công ty nhận thức hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình Nó cũng sẽ dẫn đến những thay đổi phù hợp hơn với môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Như vậy ta có thể định nghĩa một cách khái quát: “Quản trị tri thức là sự phối hợp có chủ đích và có hệ thống các yếu tố con người, công nghệ, quy trình và cơ cấu tổ chức nhằm nâng cao giá trị thông qua tái sử dụng tri thức và đổi mới Sự phối hợp này đạt được thông qua sự sáng tạo, chia sẻ và ứng dụng tri thức cũng như thông qua việc đóng góp những bài học quý báu đã học được và những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất đã được tích lũy trong kho tri thức của tổ chức để duy trì liên tục việc học tập, sáng tạo và đổi mới để cạnh tranh bền vững”.
Một định nghĩa đúng đắn và phù hợp về quản trị tri thức cần có sự kết hợp cả hai quan điểm về thu thập và lưu giữ tri thức, cùng với việc đánh giá tài sản trí tuệ của tổ chức Quản trị tri thức là một phương thức kinh doanh đa ngành mới nổi, có tri thức trong khuôn khổ của một tổ chức làm trọng tâm của nó Nó bắt nguồn từ nhiều lĩnh vực, bao gồm kinh doanh, kinh tế, tâm lý học và quản trị thông tin Đây là lợi thế cạnh tranh cuối cùng cho công ty ngày nay.Quản trị tri thức liên quan đến con người, công nghệ và quy trình trong các phần xen kẽ.
Chu trình quản trị tri thức
Trong lý thuyết hiện đại, các học giả thường nhìn nhận QTTT như là một tập hợp các quá trình hoặc hoạt động khác nhau của tổ chức, giúp duy trì hoặc nâng cao hiệu quả của tổ chức dựa trên tri thức Dalkir đã nghiên cứu và so sánh lý thuyết về chu trình QTTT của các học giả, từ đó đề xuất chu trình QTTT tích hợp như sau:
Sáng tạo Thu nhận Cá nhân và nhóm học tập Bắt giữ Sáng tạo/ Nắm bắt
Cung cấp Sàng lọc Xác nhận tri thức cần thiết Sử dụng Sáng tạo/ Nắm bắt
Tổng hợp Lưu trữ Thông tin thu nhận Học hỏi Sáng tạo/ Nắm bắt
Chuyển hóa Phân phối Xác nhận tri thức Phân phối Sáng tạo/ Nắm bắt và bối cảnh hóa
Phổ biến Trình bày Tích hợp tri thức Đánh giá Chia sẻ và đánh giá, phổ biến Áp dụng Xây dựng/Duy trì
Thu nhận và áp dụng
Tạo ra giá Giải ngân Làm mới trị
Hình 1: Tổng hợp lý thuyết về chu trình QTTT
Dựa vào mô hình chuyển đổi giữa tri thức ẩn và tri thức hiện của Nonaka, Becerra- Fernandez đã đề xuất chu trình QTTT gồm bốn giai đoạn, được thể hiện trong Hình 2.2 dưới đây:
Hình 2: Chu trình QTTT trong tổ chức
Khám phá tri thức: Giai đoạn này giúp các cá nhân, tổ chức nhận diện ra các tri thức mới từ các dữ liệu, thông tin có sẵn, bao gồm hai hoạt động là tổng hợp tri thức tạo nên tri thức hiện mới và xã hội hóa tri thức ẩn mới khám phá Công cụ tổng hợp tri thức cần cộng tác trong không gian làm việc ảo, quá trình ra quyết định và xây dựng hệ thống tài liệu Công cụ xã hội hóa liên quan đến chương trình đào tạo, hội thảo trực tuyến, nhóm dự án tri thức và luân chuyển nhân sự.
Nắm bắt tri thức: Giai đoạn này diễn ra nhằm thu nhận tri thức, bao gồm hai hoạt động là ngoại hóa và nội hóa tri thức Hoạt động ngoại hóa chuyển tri thức ẩn thành tri thức hiện thông qua bài học kinh nghiệm từ các mô hình mẫu Trong khi đó, quá trình nội hóa giúp chuyển tri thức hiện sang tri thức ẩn, gắn tổ chức học tập không ngừng.
Chia sẻ tri thức: Trong giai đoạn này, tri thức sẽ được truyền tải đến cá nhân thông qua hai hoạt động là xã hội hóa và trao đổi tri thức Giai đoạn này cần sự hỗ trợ của các công cụ như mạng xã hội, đào tạo trực tuyến, định vị chuyên gia và cộng đồng thực hành. Ứng dụng tri thức: Ở giai đoạn này, các cá nhân thu nhận tri thức thông qua hai hoạt động là chỉ đạo và thông lệ Hoạt động chỉ đạo bao gồm mối quan hệ cơ cấu quản lý các nhóm trợ giúp và trung tâm hỗ trợ như định vị chuyên gia, hệ thống hỗ trợ ra quyết định (ERP).Hoạt động thông lệ thường là các chính sách, hướng dẫn công việc và tiêu chuẩn của tổ chức.Các chu trình QTTT mà các nhà chuyên môn đưa ra nói chung đều xoay quanh các hoạt động tương tự nhau Trong vài thập kỷ trở lại đây, QTTT được quan tâm và tri thức được nhìn nhận như là nguồn lực quan trọng của tổ chức Mục tiêu cuối cùng mà QTTT hướng đến là nhận dạng, sáng tạo, chia sẻ, lưu giữ, phát triển và sử dụng tối ưu các nguồn tri thức trong tổ chức Khi tri thức được chia sẻ thì đồng thời với nó cũng diễn ra các quá trình trao đổi, thu nhận, lưu giữ, đánh giá, đổi mới Theo APO, chu trình QTTT gồm:
1 Identify- Nhận diện tri thức.
2 Create - Sáng tạo tri thức.
3 Store - Lưu giữ tri thức.
4 Share - Chia sẻ tri thức.
5 Apply - Áp dụng tri thức.
Hình 3: Chu trình quản trị tri thức của APO
Nguồn: Tổ chức Năng suất châu Á (APO, 2011)
Lưu trữ tri thức
1.3.1 Khái niệm lưu trữ tri thức
Một cách khái quát, lưu trữ tri thức là việc lưu trữ toàn bộ các tri thức của tổ chức, bao gồm cả dạng tri thức ẩn và tri thức hiện (tài liệu hóa, hoặc tri thức không thể mã hóa hay tài liệu hóa), đồng thời bao gồm cả tri thức cá nhân và tri thức của tổ chức theo cách để có thể dễ dàng truy xuất và tái sử dụng, cũng như tái tạo tri thức mới phục vụ cho việc duy trì các hoạt động trong tổ chức Điều này tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác cho tổ chức, và do đó cải thiện hiệu suất công việc và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Hay, lưu trữ tri thức bao gồm một hệ thống và phương pháp để phân loại, mã hóa, lưu trữ nhằm mục đích có thể bảo tồn và truy xuất, tái sử dụng hiệu quả một cơ sở tri thức của tổ chức để tạo giá trị và tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Hai nội dung rất quan trọng để lưu trữ tri thức một cách hiệu quả bao gồm mã hóa tri thức và tổ chức lưu trữ tri thức.
Như một vấn đề về thủ tục, sau khi tri thức được nắm bắt, sáng tạo, nó được tổ chức và mã hóa theo cách có thể chấp nhận để chuyển giao và sử dụng một cách hiệu quả Mã hóa tri thức là tổ chức và sắp xếp tri thức trước khi nó được truy cập bởi nhân viên có quyền sử dụng. Phần tổ chức thường ở dạng cây ra quyết định, bảng quyết định hoặc khuôn mẫu Mã hóa phải được cân nhắc ở dạng và theo một cấu trúc hợp lý để xây dựng cơ sở tri thức Thực chất đây là quá trình hiện hóa tri thức để có thể truy cập và tái sử dụng một cách dễ dàng.
Từ quan điểm quản trị tri thức, mã hóa đang chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện, dưới dạng có thể sử dụng cho các thành viên của tổ chức Từ quan điểm hệ thống không chính thức, nó đang chuyển đổi từ thông tin không thể tài liệu hóa thành thông tin có thể tài liệu hóa Bất kể quan điểm nào, việc mã hóa đang làm cho tri thức cụ thể của công ty (tri thức ẩn và tri thức hiện) có thể nhìn thấy, có thể truy cập và có thể sử dụng để ra quyết định có giá trị. Điều này có nghĩa là:
• Tri thức ẩn, chẳng hạn như chuyên môn của một người được xác định và tận dụng thông qua một hình thức mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp Nó có thể thông qua các sự kiện chia sẻ tri thức, thư mục có tổ chức, trang vàng hoặc các phương tiện khác để kết nối những người cần chuyên môn với nguồn kiến thức chuyên môn.
• Tri thức hiện cần được tổ chức, phân loại, lập danh mục và truy cập thông qua mạng nội bộ của công ty hoặc một số phương tiện khác để làm cho nó hiển thị, có thể truy cập và có thể sử dụng được Các tổ chức QTTT đã xây dựng các cộng đồng tổ chức mới và giữ cho chúng được liên kết xung quanh mạng nội bộ của công ty Điều này bao gồm các hệ thống xã hội, mối quan hệ giữa cá nhân, tài chính, quản lý, pháp lý và tiếp thị Một “chòm sao” như vậy bao gồm tất cả các vai trò tri thức được thực hiện trong công ty Các đầu nối là những người hỗ trợ làm cho các mối liên kết giữa các “ốc đảo” trở nên khả thi và gắn kết các chòm sao lại với nhau.
1.3.3 Tổ chức lưu trữ tri thức
Vì tri thức được coi là một tài nguyên quan trọng duy trì lợi thế cạnh tranh, việc lưu trữ tri thức thực sự có giá trị quan trọng để sử dụng trong hiện tại và tương lai Việc bảo tồn tri thức (thường được gọi là bộ nhớ tổ chức) dường như là một khối xây dựng chính trong việc thực hiện quản trị tri thức để sử dụng lại và tái tạo tri thức Tri thức được chuyển giao giữa các thành viên của tổ chức sẽ hữu ích hơn so với khi nó vẫn còn trong não người Hơn nữa, tri thức được chuyển tải như vậy cần được lưu trữ và giữ lại trong kho để các thành viên khác trong tổ chức có thể truy xuất và sử dụng trong tương lai mà không cần tương tác với người sở hữu tri thức Tuy nhiên, không phải tất cả tri thức về tổ chức đều cần được bảo tồn và giữ lại trong kho lưu trữ tri thức Bởi vì nếu một số tri thức không liên quan được lưu trữ sẽ làm cho việc lưu trữ tri thức trở nên kém hiệu quả và không phù hợp Vì vậy, tổ chức phải xác định rõ ràng và chính xác những loại tri thức nào cần được lưu trữ và được truy xuất từ các kho lưu trữ, nhờ đó việc lưu trữ tri thức đó có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho tổ chức.
Tri thức lưu trữ bao gồm tri thức bên trong và tri thức bên ngoài Tri thức bên trong tổ chức bao gồm tri thức thường nhật: tiêu chuẩn và hướng dẫn, thủ tục hành chính, phân loại, quy trình; Tri thức chuyên sâu: tài liệu kỹ thuật, các chuyên gia, nhà tư vấn và thiết kế phát triển hệ thống; Tri thức phức hợp: tri thức ẩn, kinh nghiệm các nhà khoa học và sự hiểu biết; Tri thức hỗn độn: quan sát, khám phá, sáng chế và tìm hiểu
1.3.4 Sự cần thiết của mã hóa tri thức và tổ chức tri thức
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, các tổ chức liên tục phải thích nghi với những thay đổi của thị trường, thị hiếu và sở thích của khách hàng, mối quan hệ giữa các chuyên gia và tổ chức, cũng như những phát triển mới trong công nghệ Trong việc mã hóa tri thức, cơ sở tri thức được tổ chức hiệu quả sẽ phục vụ trong một số lĩnh vực chuyên môn, quá trình đào tạo và hỗ trợ việc ra quyết định quan trọng Dưới đây là một số lợi ích quan trọng khiến mã hóa tri thức trở nên cần thiết đối với mỗi tổ chức.
Mã hóa tri thức giúp chẩn đoán và tìm nguyên nhân của vấn đề phát sinh
Một hệ thống chẩn đoán với đầy đủ thông tin nhận dạng vấn đề qua quan sát hoặc kinh nghiệm của người dùng sẽ được hình thành nhờ mã hóa dữ liệu Nhờ đó, một danh mục gồm tất cả các triệu chứng có thể được sử dụng để xác định các nguyên nhân cụ thể của vấn đề. Chẳng hạn, với kinh nghiệm được ghi chép lại, tất cả các tình huống phát sinh và nguyên nhân của những sai lỗi trong các hoạt động của các nhân viên hay nhóm công tác trong quá khứ sẽ là những kinh nghiệm giúp cho cá nhân hay nhóm công tác nhanh chóng xác định được nguyên nhân của sự cố khi xem lại những bài học kinh nghiệm được lưu trữ trong cơ sở tri thức của công ty.
Mã hóa tri thức hỗ trợ đắc lực cho việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên
Khái niệm cơ bản của loại cơ sở tri thức được mã hóa này là để thúc đẩy đào tạo nhân viên cấp cơ sở hay nhân viên mới dựa trên tri thức của nhân viên cấp cao Hầu hết các hệ thống đào tạo QTTT đều có khả năng giải thích; Các lý do thường được hiển thị đằng sau các giải pháp được đề xuất Một số hệ thống cho phép sinh viên đặt ra các tình huống giả định
"nếu như”, sẽ giúp họ rèn luyện kỹ năng khám phá trong quá trình học tập.
Mã hóa tri thức hỗ trợ việc xem xét hiện trạng và xử lý các vấn đề phát sinh
Các hệ thống tri thức được mã hóa có khả năng so sánh các khía cạnh của một hoạt động với các tiêu chuẩn liên quan Thông thường, họ sử dụng dữ liệu lưu trữ để suy ra trạng thái của một quá trình đang diễn ra hoặc để mô tả một tình huống nhất định Ví dụ, một quy tắc tri thức trong một cố vấn tri thức về động lực học là, khi nhiệt độ nước đạt trên 50 phần trăm mức tối đa và áp suất dầu nhỏ hơn 9, thì có thể kết luận khá chắc chắn rằng động cơ đang bị thiếu dầu Trong trường hợp như vậy, hệ thống sẽ nhấp nháy một thông báo cảnh báo.
Mã hóa tri thức hỗ trợ việc hoạch định và điều chỉnh lịch trình làm việc
Một hệ thống lập kế hoạch QTTT vạch ra toàn bộ quá trình hành động trước khi thực hiện Hệ thống tạo danh sách chi tiết các nhiệm vụ tuần tự cần thiết để đạt được hai hoặc nhiều mục tiêu cụ thể Khi một kế hoạch được hoàn thành, hệ thống sẽ điều chỉnh từng bước để lịch trình được tối ưu Hệ thống từ chối mọi cách tiếp cận ngoài luồng không nằm trong các ràng buộc quy định.
Mã hóa tri thức hỗ trợ hoạt động dự báo
Hệ thống QTTT dự báo sẽ suy đoán kết quả có thể xảy ra của một tình huống nhất định và đưa ra cảnh báo hoặc đề xuất những hành động khắc phục thích hợp Hệ thống đánh giá một tập các sự kiện hoặc điều kiện và so sánh theo cách tương tự với các trạng thái tiền lệ được lưu trữ trong bộ nhớ Cơ sở tri thức có một số mẫu dựa trên dự đoán Ví dụ, các hệ thống này được sử dụng trong dự báo bão: Các nhà chuyên môn có khả năng ước tính thiệt hại cho bất động sản và họ có thể dự đoán bản chất và cấp độ của cơn bão bằng cách đánh giá lực gió, điều kiện đại dương và khí quyển.
Tóm lại, việc mã hóa tri thức sẽ trở nên cần thiết để giải quyết vấn đề liên quan tới các lĩnh vực mà tri thức được mã hóa trong các cơ sở tri thức hiệu quả, làm tăng năng suất, giá trị gia tăng và các ứng dụng tri thức Điều đó có nghĩa là cải thiện lợi thế cạnh tranh của một tổ chức bằng cách giảm sự phụ thuộc vào các chuyên gia trong quá trình hoạt động của con người Tri thức được mã hóa và cơ sở tri thức hiệu quả sẽ cho phép người dùng trong tổ chức thực hiện ở cấp độ gần với chuyên gia Hệ thống mã hóa tri thức có thể được sử dụng làm cơ sở đào tạo cho nhân viên dựa trên sự trải nghiệm, quá trình suy nghĩ của các chuyên gia giàu kinh nghiệm.
* Tổ chức lưu trữ tri thức
Một số công cụ lưu trữ phổ biến trên thế giới và công cụ lưu trữ tri thức tại Việt Nam
1.4.1 Công cụ lưu trữ tri thức phổ biến trên thế giới
Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng Người dùng có thể tải lên tệp, tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày, đồng thời chia sẻ tệp với những người khác Google Drive cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị di động, cho phép người dùng truy cập tệp của họ mọi lúc mọi nơi.
Dropbox là một dịch vụ lưu trữ đám mây khác cung cấp 2 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng Dropbox rất dễ sử dụng và có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho máy tính, thiết bị di động và máy tính bảng Dropbox cũng cung cấp nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như khả năng đồng bộ hóa tệp trên nhiều thiết bị và khả năng chia sẻ tệp với những người không có tài khoản Dropbox. iCloud là dịch vụ lưu trữ đám mây do Apple cung cấp iCloud cung cấp 5 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng và có thể được sử dụng để lưu trữ ảnh, video, tài liệu và các dữ liệu khác iCloud cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị iOS và macOS. Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây do Microsoft cung cấp OneDrive cung cấp 5 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng và có thể được sử dụng để lưu trữ ảnh, video, tài liệu và các dữ liệu khác OneDrive cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho thiết bị Windows, iOS và macOS.
Box là dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp 10 GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng Box rất dễ sử dụng và có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho máy tính, thiết bị di động và máy tính bảng Box cũng cung cấp nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như khả năng đồng bộ hóa tệp trên nhiều thiết bị và khả năng chia sẻ tệp với những người không có tài khoản Box Lưu trữ cục bộ:
+ Ổ cứng HDD: Dung lượng lớn, giá rẻ, tốc độ truy cập chậm.
+ Ổ cứng SSD: Tốc độ truy cập nhanh, giá cao hơn HDD.
+ Thẻ nhớ: Dùng cho thiết bị di động, máy ảnh, dung lượng đa dạng.
1.4.2 Công cụ lưu trữ tri thức tại Việt Nam
Các công cụ lưu trữ tri thức tại Việt Nam không chỉ là những nguồn thông tin chính thống mà còn là nền tảng để chia sẻ kiến thức, tạo cơ hội cho sự giao lưu và hợp tác Qua đó, chúng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kiến thức và hiểu biết của cộng đồng Một số công cụ lưu trữ tri thức tại Việt Nam như như:
Cổng thông tin điện tử của Chính phủ: Đây là một trong những nguồn thông tin chính thống và uy tín nhất tại Việt Nam Cổng thông tin này lưu trữ các văn bản, quy định pháp luật và thông tin về các hoạt động của Chính phủ Thông qua cổng thông tin này, người dân có thể tiếp cận được thông tin về các chính sách, quyết định của chính phủ, đồng thời cũng có cơ hội tham gia vào quá trình làm quyết sách.
Thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam là một kho tàng tri thức quan trọng của đất nước Không chỉ lưu trữ sách, báo, tạp chí mà còn bao gồm các tài liệu khoa học, nghiên cứu, các bản báo cáo và tư liệu lịch sử quý báu Thư viện này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị của văn hóa và tri thức Việt Nam
Trung tâm dữ liệu quốc gia: Trung tâm dữ liệu quốc gia chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân Đây là nơi quan trọng để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin Các dữ liệu này có thể bao gồm thông tin về kinh tế, xã hội, môi trường, y tế và giáo dục, đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và phát triển chiến lược cho quốc gia
Cổng thông tin điện tử của các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố: Các cổng thông tin này cung cấp thông tin cụ thể về hoạt động, chức năng và nhiệm vụ của các bộ, ngành, tỉnh, thành phố Nhờ vào các cổng thông tin này, người dân có thể nắm bắt được tình hình phát triển, các chính sách và dịch vụ được cung cấp tại cấp bộ, ngành và địa phương
Ngoài ra, còn có một số công cụ lưu trữ tri thức khác như:
Mạng xã hội: Facebook, LinkedIn, Twitter và các mạng xã hội khác không chỉ là nơi để giao lưu kết bạn mà còn là nền tảng để chia sẻ thông tin, ý kiến và kiến thức Các mạng xã hội này đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc truyền tải thông tin phong phú từ nhiều nguồn khác nhau và nơi giao lưu, học hỏi từ các thành viên khác trong cộng đồng. Facebook: Mạng xã hội lớn nhất và phổ biến nhất thế giới Tại Việt Nam, Facebook có sức ảnh hưởng lớn đến cộng đồng mạng Người dùng có thể chia sẻ thông tin, hình ảnh, video và tương tác với bạn bè, gia đình, và các nhóm cộng đồng Facebook cũng là một nền tảng quảng cáo mạnh mẽ cho các doanh nghiệp và tổ chức.
LinkedIn: Đây là mạng xã hội chuyên về việc làm và mạng lưới chuyên nghiệp. LinkedIn cung cấp cơ hội cho người dùng xây dựng hồ sơ chuyên nghiệp, tìm kiếm việc làm, kết nối với đồng nghiệp và chia sẻ kiến thức chuyên môn.
Twitter: Đặc trưng bởi việc giới hạn số ký tự trong mỗi tweet, Twitter là một nền tảng nhanh nhạy và hiệu quả cho việc chia sẻ thông tin và ý kiến ngắn gọn Nó thường được sử dụng để cập nhật tin tức, sự kiện và thảo luận công cộng.
Blog: WordPress, Blogger và các nền tảng blog khác cung cấp cho cá nhân và tổ chức một phương tiện để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý kiến cá nhân Blog có thể trở thành một kênh truyền thông quan trọng để lan truyền thông điệp và tạo ra sự tương tác với độc giả. WordPress: WordPress không chỉ là một nền tảng blog mà còn là một hệ thống quản lý nội dung (CMS) mạnh mẽ Nó cung cấp các tính năng như viết bài, tạo trang, quản lý hình ảnh và video, và kết nối với các plugin và chủ đề để tùy chỉnh giao diện và chức năng.
Blogger: Blogger là một dịch vụ blog đơn giản và dễ sử dụng Người dùng có thể tạo và quản lý các bài viết trên blog của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng, không cần kiến thức kỹ thuật cao.
Wikipedia: là một dự án wiki lớn nhất và phổ biến nhất trên thế giới Nó cung cấp hàng triệu bài viết trên mọi chủ đề từ khoa học đến văn hóa, từ lịch sử đến công nghệ. Wikipedia đặc biệt hữu ích cho việc tra cứu và nghiên cứu, và nó được phát triển bởi cộng đồng người dùng trên toàn thế giới.
Kho lưu trữ mã nguồn: GitHub, Bitbucket và các dịch vụ lưu trữ mã nguồn khác cung cấp một nơi để lưu trữ, quản lý và chia sẻ mã nguồn của các dự án phần mềm Điều này không chỉ giúp tăng cường sự phát triển của phần mềm mà còn thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ kiến thức trong cộng đồng phát triển phần mềm.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TRI THỨC TẠI VINGROUP
Giới thiệu về tập đoàn Vingroup
Tiền thân của Vingroup là Tập đoàn Technocom, thành lập năm 1993 tại Ucraina. Vingroup là một trong những tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam, hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau và được biết đến với sứ mệnh "Đại đô thị thông minh - Sản xuất và Tiêu dùng công nghệ cao”
Tầm nhìn: “Vingroup định hướng phát triển thành tập đoàn Công nghệ - Công nghiệp
– thương mại dịch vụ hàng đầu khu vực”
Bằng khát vọng tiên phong cùng chiến lược đầu tư - phát triển bền vững, Vingroup định hướng phát triển thành một Tập đoàn Công nghệ - Công nghiệp Thương mại Dịch vụ hàng đầu khu vực, không ngừng đổi mới, sáng tạo để kiến tạo hệ sinh thái các sản phẩm dịch vụ đẳng cấp, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của Nhân loại và nâng tầm vị thế của thương hiệu Việt trên trường quốc tế
Sứ mệnh: “Vì một cuộc sống tốt đẹp hơn cho mọi người”
Giá trị cốt lõi: “Tín - Tâm - Trí - Tốc -Tinh -Nhân”
+ Vingroup đặt chữ TÍN lên vị trí hàng đầu, lấy chữ TÍN làm vũ khí cạnh tranh và bảo vệ chữ TÍN như bảo vệ danh dự của chính mình.
+ Vingroup đặt chữ TÂM là một trong những nền tảng quan trọng của việc kinh doanh. Chúng ta thượng tôn pháp luật và duy trì đạo đức nghề nghiệp, đạo đức xã hội ở tiêu chuẩn cao nhất.
+ Vingroup coi sáng tạo là sức sống, là đòn bẩy phát triển, nhằm tạo ra giá trị khác biệt và bản sắc riêng trong mỗi gói sản phẩm – dịch vụ.
+ Vingroup lấy “Tốc độ, hiệu quả trong từng hành động” làm tôn chỉ và lấy “Quyết định nhanh – Đầu tư nhanh – Triển khai nhanh – Bán hàng nhanh – Thay đổi và thích ứng nhanh…” làm giá trị bản sắc.
+ Vingroup có mục tiêu là: Tập hợp những con người tinh hoa để làm nên những sản phẩm - dịch vụ tinh hoa.Mong muốn xây dựng một đội ngũ nhân sự tinh gọn, có đủ cả Đức và Tài, nơi mỗi thành viên đều là những nhân tố xuất sắc trong lĩnh vực công việc của mình.
Vingroup xây dựng các mối quan hệ với khách hàng, đối tác, đồng nghiệp, nhà đầu tư và xã hội bằng sự thiện chí, tình thân ái, tinh thần nhân văn Đồng thời Vingroup luôn coi trọng người lao động như là tài sản quý giá nhất.
Phân tích thực trạng áp dụng công cụ lưu trữ tri thức tại Vingroup
Vingroup đã sử dụng nhiều cách khác nhau để mã hóa tri thức tại tập đoàn của họ, có thể kể đến như:
Sử dụng hệ thống quản lý tri thức: Đây là một nền tảng trực tuyến nơi nhân viên có thể truy cập vào các tài liệu hướng dẫn, báo cáo dự án, và kết quả nghiên cứu, bài học kinh nghiệm, Hệ thống được phân loại và gắn thẻ tri thức theo chủ đề, lĩnh vực để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng Áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo để nhân viên khi truy cập có thể phân tích và khai thác tri thức hiệu quả.
Thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự : Chương trình này giúp chuyển đổi tri thức tiềm ẩn thành tri thức hiện bằng cách chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức giữa các thành viên trong tổ chức Vingroup tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về các kỹ năng cần thiết cho công việc như quản lý dự án, kỹ năng giao tiếp, hoặc kỹ năng lãnh đạo Các chương trình mentor cũng được thiết lập để các nhân viên mới được học hỏi từ những người có kinh nghiệm.
Tạo môi trường chia sẻ, không ngừng học hỏi: Vingroup tạo dựng văn hóa chia sẻ cởi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ kinh nghiệm, ý tưởng và kiến thức thông qua các kênh khác nhau như diễn đàn nội bộ, hội thảo, họp nhóm, Triển khai các chương trình khen thưởng và công nhận cho những cá nhân và tập thể có thành tích chia sẻ tri thức hiệu quả. Vingroup tổ chức các buổi họp định kỳ, sự kiện nội bộ để nhân viên có cơ hội chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm và ý tưởng Hơn nữa, việc tạo ra một văn hóa tổ chức mà sự học hỏi liên tục được khuyến khích góp phần thúc đẩy sự chia sẻ tri thức và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và tổ chức. Áp dụng các ứng dụng công nghệ : Sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo, học máy để phân tích dữ liệu, chiết xuất tri thức từ các nguồn dữ liệu phi cấu trúc như email, tin nhắn, ghi chép cuộc họp, Công nghệ VR/AR nhằm mô phỏng quy trình làm việc, giúp nhân viên tiếp cận và khai thác tri thức hiệu quả hơn.
Vingroup là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực quản trị tri thức tại Việt Nam Việc áp dụng hiệu quả các phương pháp mã hóa tri thức đã giúp Vingroup gặt hái được nhiều thành công và khẳng định vị thế dẫn đầu trong các lĩnh vực kinh doanh của mình.
2.2.2 Tổ chức lưu trữ tri thức
Các tổ chức lưu trữ tri thức được Vingroup ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau trong ngành nghề của họ.
*Cổng thông tin nội bộ Vingroup Connect:
Cổng thông tin nội bộ Vingroup Connect là một nền tảng trực tuyến được thiết kế riêng cho cán bộ nhân viên của tập đoàn Vingroup Cổng thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối, chia sẻ thông tin và thúc đẩy cộng tác giữa các thành viên trong tập đoàn. Nơi tập trung tất cả thông tin nội bộ của tập đoàn, bao gồm: tin tức, sự kiện, văn bản, quy trình, hướng dẫn, v.v Ban lãnh đạo tập đoàn thường xuyên sử dụng Vingroup Connect để chia sẻ thông điệp, định hướng chiến lược và tầm nhìn của tập đoàn với toàn thể nhân viên. Chủ tịch Vingroup Phạm Nhật Vượng thường xuyên đăng tải bài viết trên Vingroup Connect để chia sẻ về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tập đoàn
Hỗ trợ chia sẻ tri thức qua các kênh như blog, diễn đàn, nhóm thảo luận nhằm tăng cường kết nối và giao tiếp và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp:
Vingroup Connect tạo kênh kết nối và giao tiếp hiệu quả giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giữa các bộ phận và phòng ban trong tập đoàn Vingroup Connect có các chức năng như: chat trực tuyến, diễn đàn thảo luận, khảo sát ý kiến, v.v giúp nhân viên dễ dàng tương tác và trao đổi thông tin với nhau, tổ chức các cuộc thi sáng tạo, ý tưởng cho nhân viên Các cuộc thi này giúp khuyến khích nhân viên sáng tạo và đóng góp ý tưởng cho sự phát triển của tập đoàn.
Bên cạnh đó, hỗ trợ chia sẻ tri thức qua các kênh còn nhằm nâng cao hiệu quả công việc:
Vingroup Connect cung cấp các công cụ hỗ trợ công việc như: quản lý dự án, quản lý công việc, quản lý email, v.v Vingroup Connect có chức năng quản lý dự án giúp các bộ phận theo dõi tiến độ thực hiện dự án và phối hợp công việc hiệu quả.
Vingroup sử dụng Vingroup Connect để triển khai chương trình "Vingroup Learning" nhằm nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên Chương trình cung cấp các khóa học trực tuyến về nhiều lĩnh vực như: kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, v.v.
Trong lĩnh vực bất động sản, Vingroup Connect được sử dụng để quản lý thông tin liên quan đến các dự án bất động sản, bao gồm tài liệu thiết kế, kế hoạch xây dựng, tiến độ công trình và thông tin về bán hàng và quảng cáo Ở lĩnh vực bán lẻ, Vingroup Connet nhằm chia sẻ thông tin về các chiến lược bán hàng, quản lý hàng tồn kho và các chương trình khuyến mãi trong mạng lưới các cửa hàng và siêu thị VinMart Cổng thông tin này còn giúp quản lý thông tin về lịch trình sự kiện, vé và đặt chỗ cho các dịch vụ giải trí trong lĩnh vực giải trí.
*Hệ thống quản lý tài liệu (DMS):
Cải thiện sự cộng tác và làm việc nhóm: Hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn có quyền truy cập vào phiên bản tài liệu mới nhất.
Bảo mật nâng cao: Hệ thống quản lý tài liệu đảm bảo tài liệu vào và ra khỏi tập đoàn được an toàn và được lưu trữ bảo mật trong một nền tảng trung tâm, có thể truy cập được để tất cả các nhóm truy cập
Tuân thủ và kiểm tra: Hệ thống quản lý tài liệu giúp theo dõi lịch sử của tài liệu từ khi tạo đến chỉnh sửa và tải xuống Thông tin này rất quan trọng đối với các hoạt động tuân thủ trong ngành và doanh nghiệp được kiểm toán.
Dễ dàng truy cập thông tin: Hệ thống quản lý tài liệu thường có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, giúp các nhóm dễ dàng tìm thấy tài liệu phù hợp khi họ cần
Cải thiện năng suất: Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu có nghĩa là nhân viên không lãng phí thời gian tìm kiếm tệp trên nhiều máy tính, ứng dụng hoặc nền tảng dựa trên đám mây. Bất kỳ ai có quyền truy cập phù hợp đều có thể tìm thấy tài liệu họ cần một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm
MỘT SỐ GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tri thức tại Vingroup
3.1.1 Thành công của hoạt động lưu trữ tri thức tại Vingroup
Là một công ty hàng đầu, hệ thống quản trị của Vingroup được thực hiện theo mô hình kiến tạo tri thức SECI thông qua thay đổi cách suy nghĩ của nhân viên ở mọi cấp và cải tiến chất lượng làm việc.
Với cách tiếp cận quản trị tri thức của công ty từ cấp trung gian, quá trình này xảy ra lần lượt ở các cấp độ khác nhau của tri thức, từ cá nhân, nhóm, tổ chức và chuyển đổi liên tục này tạo thành vòng xoắn Ốc tri thức mở rộng, tương ứng với năng lực ngày càng cao của tổ chức, doanh nghiệp Tri thức chuyển đổi từ tri thức ẩn của người này sang tri thức ẩn của người khác trong quá trình tiếp xúc, trao đổi kinh nghiệm trực tiếp với nhau giữa các nhân viên trong công ty
Việc hình thành các nhóm kỹ năng khác nhau trao đổi với các các bộ quản trị tri thức, cho phép việc hợp tác giữa các phòng ban để tiến hành các dự án lớn hơn, trong quá trình này tri thức sẽ được mỗi nhân viên thể hiện thông qua hình ảnh, chữ viết do đó chuyển thành tri thức hiện Các tri thức sẽ được sắp xếp, kết hợp xử lý thành hệ thống tri thức lớn hơn sau đó qua các cuộc hội thảo, hội họp của công ty, mỗi cá nhân sẽ tiếp thu kiến thức, từ đó tri thức sẽ biến thành tri thức ẩn của mỗi các nhân Quá trình này sẽ được lặp đi lặp lại và tạo thành vòng xoắn ốc tri thức.
Bên cạnh đó, Vingroup xây dựng nhiều Ban khác nhau giúp vòng xoắn Ốc sáng tạo tri thức hoạt động hiệu quả, khuyến khích trao đổi ý tưởng mới và chia sẻ các quan điểm với nhau.
*Sự thay đổi sau khi có hoạt động lưu trữ tri thức
+ Tổ chức và quản lý tri thức:
Trước khi có hoạt động lưu trữ tri thức, có thể tổ chức và quản lý tri thức tại Vingroup không được tối ưu Có thể tồn tại sự phân tán thông tin, khó khăn trong việc tìm kiếm và truy cập tri thức.
Sau khi tri thức được lưu trữ một cách cụ thể và có hệ thống, tổ chức và quản lý tri thức trở nên hiệu quả hơn Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ tri thức, giúp tăng cường sự hợp tác và hiệu suất làm việc.
+ Quản lý thông tin sản phẩm và dịch vụ:
Trước khi có hoạt động lưu trữ tri thức, thông tin về sản phẩm và dịch vụ có thể không được tổ chức một cách hiệu quả Có thể tồn tại sự mất mát thông tin hoặc không thống nhất trong cách quản lý thông tin này.
Sau khi tri thức được lưu trữ và quản lý tốt, thông tin về sản phẩm và dịch vụ trở nên dễ dàng tiếp cận và cập nhật Điều này có thể dẫn đến cải thiện trong việc quản lý hàng hóa, quảng bá sản phẩm và cung cấp dịch vụ khách hàng.
+ Hiệu quả làm việc và sự đổi mới:
Trước khi có hoạt động lưu trữ tri thức, có thể tồn tại sự lãng phí thời gian trong việc tìm kiếm thông tin và giải quyết vấn đề Sự đổi mới có thể bị hạn chế do thiếu tri thức và tài nguyên.
Sau khi tri thức được lưu trữ và dễ dàng truy cập, nhân viên có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết và áp dụng nó vào công việc hàng ngày Điều này có thể thúc đẩy sự đổi mới và cải thiện hiệu quả làm việc.
3.1.2 Hạn chế của hoạt động lưu trữ tri thức tại Vingroup
● Thiếu sự thống nhất và tích hợp: Vingroup sử dụng nhiều công cụ lưu trữ tri thức khác nhau, mỗi công cụ phù hợp với một mục đích cụ thể Tuy nhiên, việc thiếu sự thống nhất và tích hợp giữa các công cụ này dẫn đến tình trạng phân tán dữ liệu, khó khăn trong việc tìm kiếm và truy cập thông tin.
● Khó khăn trong việc chia sẻ tri thức: Việc chia sẻ tri thức giữa các bộ phận và cá nhân trong Vingroup còn gặp nhiều hạn chế Các kênh chia sẻ tri thức hiện tại như blog, diễn đàn, nhóm thảo luận chưa được sử dụng hiệu quả.
● Thiếu hệ thống đánh giá và đo lường hiệu quả: Vingroup chưa có hệ thống để đánh giá và đo lường hiệu quả của hoạt động lưu trữ tri thức Do đó, tập đoàn không thể biết được mức độ hiệu quả của các công cụ lưu trữ tri thức đang sử dụng và không thể đưa ra các cải tiến phù hợp.
● Thiếu sự quan tâm của lãnh đạo: Ban lãnh đạo Vingroup còn chưa đưa ra các chính sách cụ thể để khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức dẫn đến việc các nhân viên chưa thực sự coi trọng hoạt động lưu trữ tri thức.
● Chưa có chiến lược tổng thể: Vingroup chưa có chiến lược tổng thể cho hoạt động lưu trữ tri thức Do đó, việc triển khai các công cụ và chương trình lưu trữ tri thức còn mang tính tự phát và thiếu hiệu quả.
Một số giải pháp thúc đẩy lưu trữ tri thức tại doanh nghiệp gắn với thực trạng
3.2.1 Định hướng chiến lược kinh doanh và chiến lược lưu trữ tri thức hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh của công ty a Định hướng chiến lược kinh doanh của Vingroup
Vingroup định hướng phát triển thành một Tập đoàn Công nghệ - Công nghiệp - Thương mại Dịch vụ hàng đầu khu vực, không ngừng đổi mới, sáng tạo để kiến tạo hệ sinh thái các sản phẩm dịch vụ đẳng cấp, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của người Việt và nâng tầm vị thế của thương hiệu Việt trên trường quốc tế. b Định hướng chiến lược lưu trữ tri thức của Vingroup
Doanh nghiệp nên có chiến lược lưu trữ tri thức cụ thể nhằm đạt mục tiêu đã đề ra như sau:
Thứ nhất, xác định mục tiêu và nhu cầu lưu trữ tri thức: Ở bước này, doanh nghiệp đã xem xét, nghiên cứu kỹ chiến lược kinh doanh chung và các chiến lược cụ thể của từng bộ phận, phòng ban, từ đó để xác định rõ nhu cầu lưu trữ tri thức Đồng thời, Vingroup cũng đưa ra cụ thể các thông tin như: loại tri thức cần lưu trữ, đặc điểm của các tri thức cần thiết, quy tắc phân loại tri thức, nguyên tắc lưu trữ tri thức, hình thức lưu trữ, các yêu cầu về bảo mật hay đảm bảo an toàn cho thông tin,… Từ đó, các nhân viên, phòng ban trực tiếp thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tri thức có thể tiến hành phân loại, sắp xếp và lưu trữ hợp lý, tạo cơ sở lưu trữ lâu dài cũng như tạo thuận lợi cho các nhân viên, phòng ban khác khi cần truy cập nguồn tri thức này.
Thứ hai, xác định và phân loại tri thức: Sau khi đưa ra các tiêu chuẩn, quy trình để xác định, phân loại tri thức, phòng ban có nhiệm vụ lưu trữ tri thức sẽ thực hiện, giám sát quy trình phân loại để lưu trữ Việc này có thể được tiến hành thủ công hoặc thông qua các công cụ điện tử sao cho vừa nhanh chóng, chính xác và an toàn.
Thứ ba, các công cụ và nền tảng phù hợp: Lựa chọn các công cụ và nền tảng phù hợp để lưu trữ và quản lý tri thức Điều này có thể bao gồm hệ thống quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu,phần mềm quản lý tri thức, hệ thống ERP, CRM và các công cụ hợp tác như intranet hoặc các nền tảng trao đổi thông tin nội bộ Ở nội bộ Vingroup, ngoài sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu nội bộ để lưu trữ các tri thức, tài liệu, thông tin quan trọng, bảo mật của doanh nghiệp mà chỉ quản lý, nhân viên cấp cao có quyền truy cập thì việc sử dụng các nền tảng lưu trữ quen thuộc, thân thiện hơn như Google Drive, Dropbox hay Airsave cũng được khuyến khích.Đồng thời, đối với một số loại tri thức, tài liệu nhất định, doanh nghiệp cũng lưu trữ dưới dạng bản cứng vật lý Tuy nhiên, dù sử dụng hình thức nào thì yếu tố bảo mật, an toàn cũng như tiện lợi trong việc truy cập nội bộ cũng được công ty Vingroup chú trọng.
Thứ tư, xây dựng quy trình và hệ thống lưu trữ: Thiết lập các quy trình và hệ thống lưu trữ để đảm bảo rằng tri thức được tổ chức một cách cụ thể và dễ dàng truy xuất Điều này bao gồm việc thiết lập các quy định và hướng dẫn cho việc tạo, sửa đổi và truy cập tri thức Việc tạo, sửa đổi cũng như quyền truy cập tri thức cũng được phân chia dựa trên cấp bậc, vị trí của nhân viên trong doanh nghiệp và bị giới hạn ở một mức độ nhất định.
Thứ năm, khuyến khích chia sẻ tri thức nhiều hơn: Vingroup khuyến khích tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy việc chia sẻ tri thức giữa các thành viên trong tổ chức Điều này bao gồm việc tạo ra các diễn đàn thảo luận, cơ hội đào tạo và phát triển, hay việc xây dựng các cộng đồng học tập nội bộ Các tri thức mới đều được coi trọng, xem xét và cân nhắc lưu trữ để tiến hành sử dụng, nghiên cứu sau này.
Bên cạnh đó, cần đánh giá và cải thiện liên tục: Doanh nghiệp cũng đồng thời có các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi hiệu suất của chiến lược lưu trữ tri thức và thực hiện các cải tiến khi cần thiết Đồng thời công ty cũng thu thập phản hồi từ người dùng, nhân viên đánh giá hiệu quả của các công cụ và quy trình, và điều chỉnh chiến lược theo thời gian cũng như thay đổi quy trình, phương thức hay hệ thống lưu trữ khi cần thiết.
3.2.2 Giải pháp thúc đẩy tri thức và khắc phục hạn chế tại doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống quản lý tri thức (KMS - Knowledge Management System): Vingroup có thể tạo dựng hệ thống quản lý tri thức nội bộ với các tính năng, giao diện tiện lợi, phù hợp với đặc điểm nội bộ, nhân sự hay văn hóa nội bộ của công ty Các chức năng cần thiết như tạo, chỉnh sửa, chia sẻ hay bổ sung các loại tài liệu, tri thức,… nên được tập trung phát triển, hoàn thiện giúp nhân viên dễ dàng thao tác, thực hiện.
Khuyến khích việc lưu trữ, chia sẻ tri thức: Công ty cần tuyên truyền, thông tin tới các nhân sự về tầm quan trọng của việc lưu trữ tri thức nội bộ doanh nghiệp Việc lưu trữ tri thức khoa học, đúng cách nên được khuyến khích nhằm tạo thuận lợi cho việc truy xuất hay sử dụng các thông tin cần thiết từ hệ thống cơ sở dữ liệu nội bộ doanh nghiệp. Đào tạo, tập huấn về lưu trữ thông tin, tri thức: Các nhân viên mới hay kể cả các nhân viên chính thức đều cần được đào tạo kỹ càng về nhiệm vụ lưu trữ tri thức nội bộ Các dự án, văn bản, báo cáo đều cần được xử lý, lưu trữ và bảo mật nên cần hướng dẫn nhân viên xử lý, lưu trữ đúng cách và hiệu quả.
Lấy ý kiến và cải thiện hệ thống quản lý tri thức: Việc quản trị các tri thức đã có và tiếp tục lưu trữ các tri thức mới vẫn cần sự đánh giá, nhận xét thường xuyên để kịp thời phát hiện các điểm thiếu hợp lý hay chưa hiệu quả để kịp thời đưa ra phương án giải quyết.
3.2.3 Giải pháp về phương pháp, con người (lãnh đạo, cá nhân), công cụ:
Xây dựng hoặc thuê, mua các hệ thống quản lý tri thức hiệu quả: Công ty có thể xây dựng toàn bộ hoặc bổ sung từng phần trong hệ thống quản trị tri thức nhằm ngày càng hoàn thiện hóa quy trình quản trị tri thức trong doanh nghiệp Song song đó, cần mở rộng, tiếp thu các quy trình, phương pháp mới, sáng tạo trong việc lưu trữ thông tin để cải thiện hệ thống quản trị tri thức doanh nghiệp.
Cử các vị trí, phòng ban chuyên trách: Vì quy mô công ty đã ở một mức nhất định, lượng tri thức, thông tin trở nên nhiều hơn, cần có các nhân viên hay phòng ban chuyên trách nhiệm vụ lưu trữ thông tin Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổng hợp, phân loại, lưu trữ và hỗ trợ các cá nhân, phòng ban khác truy xuất thông tin Việc chuyên môn hóa như vậy nhằm cải thiện quy trình lưu trữ tri thức của doanh nghiệp cũng như giúp quy trình thực hiện chính xác, nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo bảo mật của thông tin, tri thức. Đưa ra các buổi tập huấn, trao đổi kiến thức: Việc lưu trữ tri thức không khó nhưng để thực hiện hiệu quả, nhanh chóng và bảo mật lại yêu cầu mọi nhân viên, phòng ban thực hiện chính xác, cụ thể theo yêu cầu, quy trình được đề ra từ trước Từ đó, Vingroup cần tổ chức các buổi tập huấn, trao đổi thông tin nhằm hướng dẫn, đào tạo các nhân sự trong việc thực hiện lưu trữ tri thức hiệu quả Đây cũng là cơ hội để các khó khăn, vướng mắc hay bất hợp lý trong quy trình lưu trữ tri thức của doanh nghiệp được báo cáo, trình bày với cấp quản lý để đưa ra các phương án giải quyết hợp lý.
Sử dụng các công cụ lưu trữ hiệu quả, an toàn: Với quy mô lớn như Vingroup, việc đăng ký các dịch vụ lưu trữ đám mây với dung lượng cao, độ bảo mật tốt là cần thiết để đảm bảo lưu trữ tri thức hiệu quả.