TIỂU LUẬN - PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN - ĐỀ TÀI - TỔ CHỨC CUỘC HỌP THỐNG NHẤT LỰA CHỌN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VÀ CÁC TIỆN ÍCH TỪ CNTT TRONG VIỆC HỌP NHÓM - BẦU NHÓM PHÓ ĐỂ LINH ĐỘNG THAY THẾ HOẶC HỖ TRỢ NHÓM TRƯỞNG TRONG MỘT SỐ TÌNH HUỐNG

BẢN TỔNG HỢP THÔNG TIN BUỔI HỌP NHÓM MỤC TIÊU: - THỐNG NHẤT LỰA CHỌN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VÀ CÁC TIỆN ÍCH TỪ CNTT TRONG VIỆC HỌP NHÓM - BẦU NHÓM PHÓ ĐỂ LINH ĐỘNG THAY THẾ HOẶC HỖ TRỢ NH

BẢN TỔNG HỢP THÔNG TIN BUỔI HỌP NHÓM

MỤC TIÊU:

- THỐNG NHẤT LỰA CHỌN PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VÀ

CÁC TIỆN ÍCH TỪ CNTT TRONG VIỆC HỌP NHÓM

- BẦU NHÓM PHÓ ĐỂ LINH ĐỘNG THAY THẾ HOẶC HỖ

TRỢ NHÓM TRƯỞNG TRONG MỘT SỐ TÌNH HUỐNG

-

Tháng 6 năm 2013

PHẦN 1: FORM CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP

Hoàn

tất

Công việc

Nội dung

 Mục tiêu

cuộc họp

+ Thống nhất lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin vào các cuộc họp online

+ Bầu chọn nhóm trưởng thứ 2 trong trường hợp nhóm trưởng không tham gia 1 số môn do được xét miễn giảm, và trong trường hợp nhóm trưởng bảo lưu kết quả vì lý do cá nhân

 Chương

trình họp

 Phân công nhiệm vụ thư ký cuộc họp

 Chọn bầu nhóm trưởng thứ 2

 bàn về các phần mềm và phương cách trao đổi

để nâng cao hiệu quả trong cuộc hop nhóm hoặc làm bài tập nhóm trong tương lai

 Ý kiến mở và đề xuất

 Giao nhiệm vụ thành viên sau cuộc họp

 Thành

phần tham gia

Toàn thể thành viên nhóm 2 lớp QTV1C (tổng cộng

13 thành viên)

 Địa điểm Online Internet

 Công tác

hậu cần

- Máy tính (mỗi thành viên tự trang bị)

- Đường truyền internet (mổi thành viên tự trang bị)

- Phần mềm Skype đã được cài đặt

- Tài khoản Skype (add nick name nhóm trưởng sau khi tạo xong : haominh0701)

- Headphone ( tai nghe có Microfone) nên trang bị loại lọc nhiễu tốt để chống ồn

- Tài liệu cuộc họp (Slide trình chiếu Power Point) nhóm trưởng chuẩn bị 1 bản, các thành viên cũng

sẽ tự chuẩn bị nếu có ý tưởng về các phần mềm hay khác để tiện ích cho cuộc họp ( sẽ được đánh giá cao về sự đóng góp tích cực trong phần đánh giá thành viên)

PHẦN 2: BIÊN BẢN CUỘC HỌP

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

Buổi họp nhóm diễn ra lúc 19 giờ 00 ngày 19 tháng 06 năm 2013 thông qua Internet bằng phần mềm Skype

I Thành viên tham gia:

 Lý Minh Hảo: nhóm trưởng

 Nguyễn Thị Ngọc Phượng - thư ký cuộc họp

 Đinh Duy Quang

 Võ Phi Hùng

 Phạm Tuấn Anh

 Nguyễn Thanh Hồng

 Đào Đức Hà

 Lư Khải Toàn

 Nguyễn Quang Quyền

 Vắng có thông báo:

o Nguyễn Thanh Tân – Bận

o Nguyễn Trung Tín - Sự cố máy tín

II Nội dung cuộc họp

+ Bầu chọn nhóm trưởng thứ 2 trong trường hợp nhóm trưởng không tham gia 1 số môn do được xét miễn giảm, và trong trường hợp nhóm trưởng bảo lưu kết quả vì lý do cá nhân

+ Thống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online

III Kết luận và đề xuất

+ B ầu chọn nhóm trưởng thứ 2 trong trường hợp nhóm trưởng không tham gia 1 số môn do được xét miễn giảm, và trong trường hợp nhóm trưởng bảo lưu kết quả vì lý do cá nhân:

 Nguyễn Thị Ngọc Phượng - Nhóm trưởng thứ 2

+ Th ống nhất lựa chọn ứng dụng và các tiện ích công nghệ thông tin vào các cuộc họp online

 Nhóm trưởng/ Thư ký sẽ dùng Email để gửi biên bản cuộc họp sau khi cuộc họp kết thúc Mọi thắc mắc, trao đổi hoặc cập nhật nhiệm vụ sẽ được tiếp tục trao đổi thông qua các bản trả lời cho tất cả các thành viên tham gia (reply all) để đảm bảo các thành viên đều nắm được tình hình, cập nhật

 Dùng Power Point để thiết kế Slide thuyết trình ý tưởng, nội dung muốn truyền tải khi họp nhóm

 Phạm Tuấn Anh – nghiên cứu tính năng gọi nhóm, chia sẽ màn hình và điều khiển từ xa của Google tích hợp sẳn trong Gmail – tạo tài liệu hướng dẫn (Team Viewer/ Team Viewer Meeting là lựa chọn thứ 2 nếu hoạt động ổn định hơn)

IV Ý kiến mở

 A Quyền đề xuất sử dụng facebook để cập nhật thông tin – Hảo đã tạo Facebook cho nhóm 2 trước đó và mời mọi người nhưng không thấy ai dồng ý vào nhóm  Hảo sẽ gửi lại lời mờikết nạp nhóm, mọi người tham gia nhóm để nhận thông báo trên facebook

 30/6 offline nhóm sau khi thi xong môn ICT101

V Nhiệm vụ sau cuộc họp

o Gửi đánh giá chéo thành viên tham gia cuộc họp cho Ngọc

Phượng (thư ký) sau khi kết thúc (thành viên tự tìm form đánh giá)

Lưu ý: đây là đánh giá thành viên trong cuộc họp, khác với biên

bản đánh giá thành viên suốt quá trình bài tập nhóm bằng excel

o Nguyễn Thị Ngọc Phượng (thư ký) tổng hợp đánh giá thành viên buổi họp – hạn chót ngày 23/06/2013

o Yêu cầu thành viên đánh giá chất lượng cuộc họp (nhóm trưởng tạo công cụ đánh giá bằng Google Form)

o Nhóm trưởng tổng hợp ý kiến đánh giá chất lượng cuộc họp của các thành viên

o Nhóm trưởng tổng hợp file sản phẩm và các bước cần thiết để nộp bài đúng thời hạn qui định

Buổi họp kết thúc vào lúc 20 giờ 05 cùng ngày

Thư ký Nhóm trưởng

Nguyễn Thị Ngọc Phượng Lý Minh Hảo

PHẦN 3: BẢN TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM

GIA CUỘC HỌP BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP

(Bảng Tổng Hợp)

Nội dung cuộc họp:

1.ứng dụng CNTT trong họp nhóm

2 Bầu nhóm phó

giờ

Góp ý đúng lúc, đúng nội dung đang bàn

tuân thủ lịch trình cuộc họp, không làm việc riêng

tôn trọng thành viên khác, khách quan, không chỉ trích

cá nhân

Phạm Anh Tú Vắng không lý do = 1 điểm

Nguyễn Trung Tín Sự cố máy tính = 3 điểm

Nguyễn Thanh Tân Vắng - lý do : bận = 3 điểm

Vũ Ngọc Hoàng Vắng không lý do = 1 điểm

Điểm số từ 1 đến 5: 5 là điểm số cao nhất, 1 là điểm số thấp nhất

PHẦN 4: BẢN TỔNG HỢP PHIẾU ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN THÀNH VIÊN ĐÁNH GIÁ

CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP

Nội dung cuộc họp:

1.ứng dụng CNTT trong họp nhóm

2 Bầu nhóm phó để linh động thay thế hoặc hổ trợ nhóm trưởng

Nhóm

Trưởng:

Lý Minh Hảo

Họ và Tên

Đào Đức

Hà

Nguyễn Thị Ngọc Phượng

Võ Phi Hùng

Đinh Duy Quang

Phạm Tuấn Anh

Nguyễn Thanh Hồng Câu hỏi

1 Mục

đích và

chủ đề

của cuộc

họp rõ

ràng

5: Hoàn toàn đồng ý

4: Đồng ý 5: Hoàn

toàn đồng

ý

4: Đồng ý 4: Đồng ý 4: Đồng ý

2 Thời

gian diễn

ra cuộc

họp vừa

qua rất

thuận tiện

đối với tôi

5: Hoàn toàn đồng ý

4: Đồng ý 5: Hoàn

toàn đồng

ý

5: Hoàn toàn đồng

ý

4: Đồng ý 4: Đồng ý

3 Hình

thức họp

qua Skype

vừa qua

thuận tiện

5: Hoàn toàn đồng ý

4: Đồng ý 4: Đồng ý 4: Đồng ý 2: Không

đồng ý

4: Đồng ý

cho tôi

4 chúng

ta đã đi

đến quyết

định/ thỏa

thuận cuối

cùng tại

buổi họp

vừa qua

5: Hoàn toàn đồng ý

4: Đồng ý 5: Hoàn

toàn đồng

ý

5: Hoàn toàn đồng

ý

4: Đồng ý 4: Đồng ý

5 Tất cả

mọi người

tham gia

trong buổi

họp đã

tích cực

tham gia

đóng góp

ý kiến

5: Hoàn toàn đồng ý

4: Đồng ý 5: Hoàn

toàn đồng

ý

4: Đồng ý 4: Đồng ý 4: Đồng ý

6 Chúng

ta đã sử

dụng thời

gian của

buổi họp

một cách

hiệu quả,

vừa đủ

như thời

gian dự

5: Hoàn toàn đồng ý

3: Trung lập

5: Hoàn toàn đồng

ý

4: Đồng ý 2: Không

đồng ý

4: Đồng ý

7 Tôi rất

hài lòng

với buổi

họp này

5: Hoàn toàn đồng ý

3: Trung lập

3: Trung lập

4: Đồng ý 3: Trung

lập

4: Đồng ý

8 tôi rất

thích thú

với hình

thức họp

này

5: Hoàn toàn đồng ý

3: Trung lập

5: Hoàn toàn đồng

ý

4: Đồng ý 3: Trung

lập

4: Đồng ý

9 Nêu

một vài

điểm tích

cực của

buổi họp

theo bạn

cảm nhận

1 Thời

gian phù hợp để mọi người sắp xếp cùng tham gia

& thảo luận

2 Nhóm trưởng đã cung cấp thông tin, chủ đề họp rõ ràng, đầy

đủ nên nội dung cuộc họp không miên

các thành

viên tham gia tích cực

Cuộc hợp

cần có nhiều ý kiến đóng góp hơn

man

10 Nêu

một vài

điểm hạn

chế của

buổi họp

theo bạn

cảm nhận

1 Phẩn

mềm Skype sử dụng họp nhóm online chưa phù hợp để mọi người cùng tham gia

2 Mất nhiều thời gian trong việc mạng internet gặp sự

cố

không nắm hết nội dung

tín hiệu mạng hơi kém.vắng mặt 1 số thành viên trong nhóm

Buổi họp diễn ra không được tốt

vì đường truyền nhà mạng

và phần mềm Skype không phù hợp với cuộc họp nhiều người

Gían đoạn nhiều

11 Bạn có

đề nghị

hay góp ý

gì cho

buổi họp ?

1 Đề xuất

việc nhóm nghiên cứu phần mềm thích hợp

sử dụng cho lần sau được

nhất phần mềm mới cải thiện chất lượng âm thanh và hình ảnh truyền tải

Trang bị công cụ hổ trợ tốt hơn

tốt hơn là

vô cùng hợp lý

Tôi nhất trí ủng hộ

dữ liệu bằng hình ảnh

PHẦN 5: BẢN TỔNG HỢP GÓP Ý, RÚT KINH NGHIỆM TỪ CUỘC HỌP BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ/ GÓP Ý CUỘC HỌP

1.ứng dụng CNTT trong họp nhóm

2 Bầu nhóm phó để linh động thay thế hoặc hổ trợ nhóm trưởng

Nhóm

Trưởng: Lý Minh Hảo

Điểm tích cực của

buổi họp

Điểm hạn chế của buổi họp Đề Xuất/ Góp ý

1 Thời gian phù hợp để

mọi người sắp xếp cùng

tham gia & thảo luận

2 Nhóm trưởng đã cung

cấp thông tin, chủ đề họp

rõ ràng, đầy đủ nên nội

dung cuộc họp không

miên man

1 Phẩn mềm Skype sử dụng họp nhóm online chưa phù hợp để mọi người cùng tham gia

2 Mất nhiều thời gian trong việc mạng internet gặp sự cố

1 Thống nhất phần mềm mới cải thiện chất lượng âm thanh và hình ảnh truyền tải giữ liệu bằng hình ảnh

3 Các thành viên tham

gia tích cực

3 Không nắm hết nội dung

2 Trang bị công cụ hổ trợ tốt hơn

4 Tín hiệu mạng hơi kém.vắng mặt 1 số thành viên trong nhóm

3 Cuộc họp cần có nhiều ý kiến đóng góp hơn

5 Gián đoạn nhiều

MỤC LỤC

MỤC TIÊU: 1

1

PHẦN 1: FORM CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP 2

PHẦN 2: BIÊN BẢN CUỘC HỌP 4

PHẦN 3: BẢN TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN THAM GIA CUỘC HỌP 8

PHẦN 4: BẢN TỔNG HỢP PHIẾU ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP 9

PHẦN 5: BẢN TỔNG HỢP GÓP Ý, RÚT KINH NGHIỆM TỪ CUỘC HỌP 14

MỤC LỤC 15