Báo cáo về kết quả tập sự hành nghề công chứng

Mục đích của việc công chứng là nhằm tạo lập, lưu giữ và cung cấp khi cần thiết các chứng cứ dưới hình thức văn bản cho các bên liên quan. Từ khái niệm, vai trò của hoạt động công chứng và sự phát triển hoạt động công chứng ở một số quốc gia, ta có thể nhận thấy công chứng mang một số đặc trưng cơ bản sau đây: - Nghề công chứng mang đậm tính quyền lực nhà nước. Đây là đặc trưng rất cơ bản của hoạt động công chứng. Một xã hội văn minh, phát triển ngoài các tiêu chí khác còn được thể hiện ở một nền kinh tế phát triển và ổn định, trình độ dân trí cao, hệ thống pháp luật đầy đủ hoàn thiện… Để hoàn thành tốt công việc với hiệu suất và kết quả chuyên môn cao, trong quá trình tham gia tập sự, tôi luôn tuân thủ đúng các bước của quy trình Công chứng như đã được học, hướng dẫn, cụ thể như sau: 2.1. Tiếp nhận hồ sơ: Quá trình tiếp nhận hồ sơ yêu cầu Công chứng được Công chứng viên hướng dẫn từ việc lắng nghe khách hàng trình bày yêu cầu của khách hàng mong muốn, từ đó đặt ra các câu hỏi Xem xét, đối chiếu hồ sơ, giấy tờ tài liệu mà người yêu cầu công chứng cung cấp để hiểu chính xác yêu cầu của khách hàng, sau đó đánh giá, xác định hồ sơ yêu cầu, kiểm tra hồ sơ về tính hợp pháp, tính đầy đủ của hồ sơ (bao gồm cả việc kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Văn phòng Công chứng). Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ ngoài các hồ sơ đủ điều kiện để thực hiện Công chứng thì cũng sẽ có các trường hợp hồ sơ cần yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hồ sơ yêu cầu công chứng thì sẽ có cách giải quyết và xử lý theo các tính chất của tình huống: - Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, thuộc thẩm quyền và phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hồ sơ này sẽ được tiếp nhận hồ sơ nếu khách hàng chưa cần thực hiện công chứng này sẽ được cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, loại giấy tờ đã nhận, thời gian, địa điểm hẹn ký hợp đồng và các lưu ý khác). - Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp lý để giải quyết: + Hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, chưa đầy đủ, đối tượng hợp đồng chưa được miêu tả cụ thể thì dưới sự hướng dẫn của công chứng viên, tôi hướng dẫn người yêu cầu công chứng làm rõ, xác minh, bổ sung thêm hồ sơ, giải thích cho người yêu cầu công chứng lý do vì sao lại yêu cầu xác minh, bổ sung hồ sơ. + Hồ sơ không thuộc thẩm quyền thì hướng dẫn cho người yêu cầu công chứng liên hệ với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để giải quyết hoặc trường hợp hồ sơ giấy tờ không đủ căn cứ pháp luật, không bổ sung, xác minh được thì giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng và báo cáo cho công chứng viên biết để từ chối công chứng. Nếu khách hàng đề nghị từ chối bằng văn bản, báo cáo Công chứng viên hướng dẫn xin ý kiến và soạn văn bản trả lời đưa Công chứng viên hướng dẫn ký, đóng dấu và gửi lại cho khách hàng. - Trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ, tài liệu liên quan: Ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của người tiếp nhận hồ sơ). - Thời hạn trả lời: + Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. + Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...).

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Kính gửi: Sở tư pháp ………

Tên tôi là: ………., Giới tính: ………….

Sinh ngày: ………

Căn cước công dân số: ……… do ……… cấp ngày ………

Hộ khẩu thường trú tại: ………

Chỗ ở hiện nay tại: ………

Tôi đã tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng tại Học viện Tư pháp và được cấp Chứng chỉ tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng số hiệu:

………., số ngày vào sổ: ……… ngày ……… Sau đó, tôi

đã đăng ký tập sự và được Sở Tư pháp ……… cho phép tập sự hành nghề Công chứng tại ……… , tại địa chỉ: ……… theo Thông báo về việc ghi tên vào danh sách người tập sự hành nghề công chứng

……… ngày ………

Thời gian tập sự: Từ ngày ………… đến ngày ………

Công chứng viên hướng dẫn: ………

Qua 12 tháng tập sự, dưới sự hướng dẫn tập sự của Công chứng viên, tôi xin báo cáo về kết quả tập sự hành nghề công chứng của mình như sau:

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG - NGHỀ CÔNG CHỨNG

Hoạt động công chứng là một trong những hoạt động bổ trợ tư pháp theo quy định của pháp luật Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày một phát triển nhanh và mạnh mẽ như hiện nay, nhu cầu giao dịch dân sự, trao đổi, thỏa thuận của

xã hội không ngừng tăng, hoạt động công chứng thực sự là công cụ pháp lý tham gia trực tiếp để bảo đảm an toàn pháp lý cho các cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng Có thể thấy, hoạt động công chứng có những vai trò to lớn, là công cụ đảm bảo an toàn pháp lý để bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của

cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng, phòng ngừa các vi phạm pháp luật, các tranh

chấp có thể xảy ra; là công cụ quản lý Nhà nước trong một số lĩnh vực… góp phần tăng cường pháp chế chủ nghĩa xã hội đồng thời công chứng tạo lập và cung cấp chứng cứ cho hoạt động tố tụng

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của Hoạt động công chứng thì việc quy định pháp luật về công chứng, nghề công chứng rất quan trọng, được quy định trong hệ thống pháp luật, có những sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện để phù hợp với bối cảnh xã hội Việt Nam qua các thời kỳ cụ thể và cũng để có thể nhận thức rõ, hiểu sâu hơn về nghề công chứng cần yêu cầu kỹ năng cao từ những người làm nghề, chính vì vậy, nghề công chứng là một trong những nghề được hướng dẫn, đào tạo cơ bản và tập sự hành nghề trong thời gian nhất định theo quy định của pháp luật

1 Khái niệm công chứng – nghề công chứng:

Công chứng được xác định là một nghề từ khi Luật công chứng số 82/2006/ AH11 được ban hành và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2007, tại Điều 1 về Phạm vi điều chỉnh của Luật công chứng năm 2006 có quy định: Luật này quy định

về phạm vi công chứng, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng

Tại Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ tư pháp ban hành bản Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng có viết: Công chứng là một nghề cao quý, bởi hoạt động công chứng bảo đảm tính an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hợp đồng giao dịch, qua đó bảo vệ quyền, lợi ích nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân tổ chức

Tại Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác và hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyên yêu cầu công chứng”

2 Đặc trưng cơ bản của nghề công chứng:

Mục đích của việc công chứng là nhằm tạo lập, lưu giữ và cung cấp khi cần thiết các chứng cứ dưới hình thức văn bản cho các bên liên quan Từ khái niệm, vai trò của hoạt động công chứng và sự phát triển hoạt động công chứng ở một số quốc gia, ta có thể nhận thấy công chứng mang một số đặc trưng cơ bản sau đây:

- Nghề công chứng mang đậm tính quyền lực nhà nước Đây là đặc trưng rất

cơ bản của hoạt động công chứng Một xã hội văn minh, phát triển ngoài các tiêu chí khác còn được thể hiện ở một nền kinh tế phát triển và ổn định, trình độ dân trí cao, hệ thống pháp luật đầy đủ hoàn thiện…

II CƠ SỞ PHÁP LÝ, NỘI DUNG, SỐ LƯỢNG HỒ SƠ VÀ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT CÁC HỒ SƠ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG ĐƯỢC CÔNG CHỨNG VIÊN HƯỚNG DẪN TẬP SỰ PHÂN CÔNG

1 Cơ sở pháp lý

Trong quá trình tham gia tập sự hành nghề công chứng dưới sự hướng dẫn của Công chứng viên ………., tôi đã có cơ hội tiếp xúc và tiếp nhận, giải quyết các công việc cụ thể của nghề công chứng để từ đó có thể trau dồi, rèn luyện thêm kiến thức cũng như kinh nghiệm cho bản thân Đồng thời, qua quá trình tập

sự này tôi đã tổng kết một số nội dung cơ bản liên quan đến cơ sở pháp lý khi hành nghề công chứng cụ thể như sau:

1.1 Hệ thống các văn bản pháp luật về công chứng và chứng thực (Luật hình thức) gồm:

- Luật công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày ngày 15 tháng 03 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng

- Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng

- Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2015 quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng

- Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 về Quy tắc đạo đức hành nghề Công chứng

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

- Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 03 năm 2020 quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng

02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

Trên đây là các văn bản pháp lý, là nền tảng pháp lý cơ bản để Người tập sự hành nghề công chứng trang bị cho mình những kiến thức pháp luật cơ bản nhất về công chứng và chứng thực

1.2 Hệ thống các văn bản pháp luật trong từng lĩnh vực cụ thể (Luật nội dung) gồm:

Để hành nghề công chứng, chúng ta cần phải có là nền tảng pháp lý cơ bản

về Công chứng, chứng thực nhưng chưa đủ Người tập sự hành nghề công chứng cần trau dồi và nắm vững các quy định pháp luật trong từng lĩnh cụ thể khi tiến hành các công việc được công chứng viên hướng dẫn tập sự giao Một số văn bản pháp luật thường gặp trong quá trình tập sự gồm có các văn bản cụ thể như sau:

- Bộ luật Dân sự số 93/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 có hiệu lực

kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017 Luật Dân sự là ngành luật trong hệ thống pháp luật Việt Nam, giữ một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi tham gia vào quan hệ dân sự

Có thể nói trong quá trình tập sự và hành nghề Công chứng sau này, các quy định của Bộ luật Dân sự là Bộ luật tạo nền tảng kiến thức cơ bản trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, có tác động lớn đến hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ của Người tập sự hành nghề công chứng

- Các văn bản pháp luật liên quan về hộ tịch:

+ Luật Hộ tịch 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016

+ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch

+ Luật Căn cước công dân số 59/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016

- Các văn bản pháp luật về đất đai:

+ Luật Đất đai số 45/2013/QH13 ngày 29 tháng 11 năm 2013, có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2014

+ Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 05 năm 2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai

+ Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 06 tháng 01 năm 2017 sửa đổi, bổ sung một số nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Đất đai

+ Thông tư 23/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 05 năm 2014 quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất

- Các văn bản pháp luật về nhà ở và kinh doanh bất động sản:

+ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2014, có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2015

+ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở

+ Luật Kinh doanh bất động sản số 66/2014/QH13, ngày 25 tháng 11 năm 2014,

có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2015

- Các văn bản pháp luật về hôn nhân gia đình:

+ Luật Hôn nhân và gia đình 52/2014/QH13 ngày 19 tháng 06 năm 2014, có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2015

+ Nghị định 126/2014/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2014 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hôn nhân và gia đình

- Các văn bản pháp luật về doanh nghiệp:

+ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020, có hiệu lực

kể từ ngày 01/01/2021

+ Nghị định số 47/2021/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2021 quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp

- Các văn bản pháp luật về ngân hàng:

+ Luật đấu giá tài sản Luật số 01/2016/QH14 ngày 17 tháng 11 năm 2016, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017

+ Pháp lệnh về Ngoại hối số 28/2005/PL-UBTVQH11 ngày 13 tháng 12 năm 2005

+ Pháp lệnh số 06/2013/UBTVQH13 ngày 18 tháng 03 năm 2013, có hiệu lực ngày 01 tháng 01 năm 2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Ngoại hối năm 2005

+ Nghị định 21/2021/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2021 quy định thi hành Bộ luật dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ

Ngoài ra trong quá trình tập sự hành nghề công chứng, Người tập sự hành nghề công chứng cũng có thể bắt gặp một số yêu cầu công chứng liên quan đến hoạt động đấu giá, góp vốn, hợp tác kinh doanh… đòi hỏi Người tập sự phải có

kiến thức chuyên môn liên quan đến lĩnh vực yêu cầu công chứng là điều hết sực quan trọng, giúp Người tập sự đánh giá được hồ sơ yêu cầu công chứng đối với từng loại việc cụ thể, từ đó xây dựng cho Người tập sự các kỹ năng cần thiết trong quá trình tập sự và hành nghề sau này

Việc nghiên cứu các vấn đề pháp lý là một hoạt động rất cần thiết đối với bất

kỳ cá nhân nào đang tập sự hành nghề công chứng Để thực hiện tốt các công việc của nghề công chứng, tôi đã tìm hiểu có quá trình tìm hiểu và nghiên cứu kỹ và sâu rộng và nắm bắt rõ hơn các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng như việc: Tìm đọc, nghiên cứu sách báo, tài liệu chuyên sâu trong lĩnh vực pháp luật

2 Nội dung công việc được giao

Trong thời gian tập sự tại Văn phòng , thành phố Hà Nội dưới sự hướng dẫn của Công chứng viên Công chứng Viên, tôi được có cơ hội tiếp xúc khách hàng, tham gia hỗ trợ tiếp nhận yêu cầu công chứng, sau đó sẽ được trực tiếp tư vấn khách hàng, tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn hồ sơ cho người yêu cầu công chứng về quy trình công chứng, thủ tục công chứng, kiểm tra tính hợp lệ của

hồ sơ, tư vấn cho khách hàng đối với từng hồ sơ, soạn thảo văn bản, chuẩn bị văn bản, hướng dẫn khách thực hiện các thủ tục liên quan đến luật thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ và nhiều công việc cần thiết khác liên quan đến nghiệp vụ công chứng Bên cạnh đó, tôi còn được tham gia cùng Công chứng viên kiểm tra thông tin của các bên giao kết hợp đồng, kiểm tra hồ sơ, giấy tờ về tài sản và các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng; vào sổ hợp đồng giao dịch, kiểm tra đóng dấu các hồ sơ và thực hiện một số nghiệp vụ khác do công chứng viên hướng dẫn

tập sự yêu cầu (bao gồm cả việc kiểm tra các loại giấy tờ liên quan đến giao dịch

như: Các bản gốc giấy tờ, tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản; các giấy tờ tùy thân; giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân, quan hệ huyết thống ).

Để hoàn thành tốt công việc với hiệu suất và kết quả chuyên môn cao, trong quá trình tham gia tập sự, tôi luôn tuân thủ đúng các bước của quy trình Công chứng như đã được học, hướng dẫn, cụ thể như sau:

2.1 Tiếp nhận hồ sơ:

Quá trình tiếp nhận hồ sơ yêu cầu Công chứng được Công chứng viên hướng dẫn từ việc lắng nghe khách hàng trình bày yêu cầu của khách hàng mong muốn, từ

đó đặt ra các câu hỏi Xem xét, đối chiếu hồ sơ, giấy tờ tài liệu mà người yêu cầu công chứng cung cấp để hiểu chính xác yêu cầu của khách hàng, sau đó đánh giá, xác định hồ sơ yêu cầu, kiểm tra hồ sơ về tính hợp pháp, tính đầy đủ của hồ sơ (bao

gồm cả việc kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Văn phòng Công chứng) Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ ngoài các hồ sơ đủ điều kiện để thực hiện Công chứng thì cũng sẽ có các trường hợp hồ sơ cần yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hồ sơ yêu cầu công chứng thì sẽ có cách giải quyết và xử lý theo các tính chất của tình huống:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, thuộc

thẩm quyền và phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng hợp đồng, giao dịch Trường hợp hồ sơ này sẽ được tiếp nhận hồ sơ nếu khách hàng chưa cần thực hiện công chứng này sẽ được cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, loại giấy tờ đã nhận, thời gian, địa điểm hẹn ký hợp đồng và các lưu ý khác)

- Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp lý để giải quyết:

+ Hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, chưa đầy đủ, đối tượng hợp đồng chưa được miêu tả cụ thể thì dưới sự hướng dẫn của công chứng viên, tôi hướng dẫn người yêu cầu công chứng làm rõ, xác minh, bổ sung thêm hồ sơ, giải thích cho người yêu cầu công chứng lý do vì sao lại yêu cầu xác minh, bổ sung hồ

sơ

+ Hồ sơ không thuộc thẩm quyền thì hướng dẫn cho người yêu cầu công chứng liên hệ với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để giải quyết hoặc trường hợp hồ sơ giấy tờ không đủ căn cứ pháp luật, không bổ sung, xác minh được thì giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng và báo cáo cho công chứng viên biết để từ chối công chứng Nếu khách hàng đề nghị từ chối bằng văn bản, báo cáo Công chứng viên hướng dẫn xin ý kiến và soạn văn bản trả lời đưa Công chứng viên hướng dẫn

ký, đóng dấu và gửi lại cho khách hàng

- Trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ, tài liệu liên quan:

Ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của người tiếp nhận hồ sơ)

- Thời hạn trả lời:

+ Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu

+ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến )

2.2 Nghiên cứu, hướng dẫn hồ sơ và xử lý hồ sơ

Kiểm tra, nghiên cứu lại kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ để xem xét hồ sơ còn thiếu hoặc cần bổ sung giấy tờ gì, đặc biệt cần lưu ý sự đồng bộ của toàn bộ giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ và đề xuất phương án giải quyết hồ sơ:

- Hồ sơ đầy đủ các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến Văn bản công chứng, chứng thực

- Tính chính xác của Giấy tờ, tài liệu: Được cấp đúng thẩm quyền, còn thời hạn, không bị nhàu, nát… làm ảnh hưởng đến giá trị sử dụng

- Kiểm tra sự thống nhất giữa các thông tin của chủ thể và đối tượng của hợp đồng trong các loại giấy tờ, tài liệu liên quan được cung cấp

- Tra cứu cơ sở dữ liệu để kiểm tra đối tượng của Văn bản đủ điều kiện để thực hiện Hợp đồng, giao dịch

- Tham gia cùng Công chứng viên sau khi kiểm tra xác định hồ sơ yêu cầu công đã đầy đủ, hợp lệ và tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, ghi vào sổ thụ lý

Hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch theo hướng dẫn của công chứng viên

2.3 Soạn thảo văn bản công chứng, ký kết và Công chứng Văn bản

- Kiểm tra hợp đồng, văn bản với 02 trường hợp Văn bản, Hợp đồng đã được soạn thảo sẵn và Văn bản, hợp đồng do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu Công chứng:

Soạn thảo, kiểm tra dự thảo Hợp đồng theo mẫu Đối với Hợp đồng được người yêu cầu soạn thảo sẵn thì kiểm tra toàn bộ Hợp đồn, cụ thể: Các dữ liệu về nhân thân của các bên tham gia giao dịch, tài sản giao dịch đã miêu tả đúng và đủ chưa, kiểm tra nội dung hợp đồng có vi phạm điều cấm của pháp luật, có vi phạm đạo đức xã hội không; Nếu chưa phù hợp, thì yêu cầu người yêu cầu công chứng sửa chữa cho phù hợp; Trình công chứng viên kiểm tra lại dự thảo Hợp đồng Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu thì công chứng viên có quyền đưa ra lý do để từ chối yêu cầu công chứng

Hợp đồng do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu Công chứng thì sau khi soạn thảo cũng phải kiểm tra lại về hình thức, về nội dung, thông tin nhân thân, tài sản… để tránh sai sót nhất định

- Yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính giấy tờ để đối chiếu lại các thông tin trong hợp đồng; In dự thảo Hợp đồng đã soạn, cùng với Công chứng viên hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung bản hợp đồng

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc nếu người yêu cầu công chứng có yêu cầu thì sẽ tôi sẽ đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung

- Khi người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, cùng với Công chứng viên hướng dẫn kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng sau đó, tôi hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang và ký, ghi rõ họ tên, điểm chỉ vào Hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên

Sau đó, yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính giấy tờ cho công chứng viên kiểm tra, đối chiếu bản chính, lời chứng, trình hợp đồng (cùng bản gốc các tài liệu, giấy tờ kèm theo hợp đồng) để công chứng viên đối chiếu lại, ký vào văn bản công chứng, lời chứng và chuyển hồ sơ cho cán bộ văn phòng vào sổ công chứng, đóng dấu văn bản công chứng và chuyển kế toán/bộ phận trả hồ sơ, thu phí theo quy định

3 Về kết quả cụ thể: Số lượng hồ sơ và kết quả giải quyết các hồ sơ yêu cầu công chứng được công chứng viên hướng dẫn tâp sự phân công

Trong quá trình tập sự, tôi đã được hướng dẫn và phân công xử lý nhiều loai hợp đồng, giao dịch, các loại việc công chứng khác nhau Tôi được Công chứng viên ướng dẫn thủ tục, tiếp nhận, soạn thảo văn bản và giúp việc cho Công chứng viên hướng dẫn tổng cộng: 496 hồ sơ công chứng, chứng thực, cụ thể như sau:

- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất: 38 hồ sơ;

- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 45

hồ sơ;

- Hợp đồng mua bán căn hộ nhà chung cư: 28 hồ sơ;

- Hợp đồng mua bán xe ô tô: 15 hồ sơ;

- Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất: 38 hồ sơ;

- Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 26 hồ sơ;

- Văn bản thỏa thuận hủy hợp đồng: 11 hồ sơ;

- Hợp đồng ủy quyền: 46 hồ sơ;

- Hợp đồng đặt cọc: 33 hồ sơ ;

- Giấy ủy quyền: 38 hồ sơ;

- Công văn gửi các cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động công chứng: 03

- Di chúc: 24 hồ sơ;

- Văn bản khai nhận; Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế: 33 hồ sơ;

- Hợp đồng thế chấp tài sản; Thế chấp quyền sử dụng đất; Thế chấp quyền sử

dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 27 hồ sơ;

- Hợp đồng hợp tác kinh doanh: 5 hồ sơ ;

- Văn bản từ chối nhận di sản thừa kế: 26 hồ sơ;

- Hợp đồng vay tiền: 10 hồ sơ

- Hợp đồng thuê nhà: 15 hồ sơ

- Văn bản cam kết tài sản riêng vợ/chồng: 23 hồ sơ

- Chứng thực chữ ký: 12 hồ sơ

Thời gian giải quyết hồ sơ: Đối với những hồ sơ đầy đủ giấy tờ hợp lệ thì thời gian giải quyết hồ sơ từ 20 phút đến 45 phút/một hồ sơ Đối với những hồ sơ chưa đủ tài liệu giấy tờ để giải quyết thì hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung đầy đủ với yêu cầu công chứng

Chất lượng công việc đã giải quyết: Hồ sơ hợp pháp, giấy tờ đầy đủ, hợp lệ, đúng thẩm quyền, hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao

II KIẾN THỨC PHÁP LUẬT, KỸ NĂNG HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

VÀ KINH NGHIỆM THU NHẬN ĐƯỢC TỪ QUÁ TRÌNH TẬP SỰ.

Trong quá trình tham gia và được hướng dẫn cách tiếp cận hồ sơ thực tế tại Văn phòng , thành phố Hà Nội đã tạo điều kiện để người tập

sự học hỏi, tiếp thu từ đó có được những kinh nghiệm, kiến thức cơ bản qua các hồ

sơ yêu cầu công chứng được công chứng viên chứng nhận Người tập sự được tạo điều kiện để phát huy sự quan sát và nhạy bén của mình trong việc áp dụng pháp luật vào thực tế khi được tiếp cận với các thủ tục, quy trình công chứng, nghiên cứu

hồ sơ thực tế đã được chứng nhận trước đó Bên cạnh đó, công chứng viên còn trao đổi và hướng dẫn học viên tư duy pháp luật đối với các tình huống hồ sơ không được quy định rõ ràng trong luật hiện hành, lưu ý cho học viên về kinh nghiệm thực tế cũng như các kỹ năng “nhận biết” cơ bản cần có khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu