Chuẩn hóa hoạt Động văn phòng tại cơ quan trung Ương hội liên hiệp phụ nữ việt nam

Chuẩn hóa hoạt Động văn phòng tại cơ quan trung Ương hội liên hiệp phụ nữ việt nam Chuẩn hóa hoạt Động văn phòng tại cơ quan trung Ương hội liên hiệp phụ nữ việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ

CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu thực tế của

cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Liên Hương

Trong luận văn này, tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của một số công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định Các dẫn chứng,

số liệu và kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn trung thực

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Hà Hương Giang

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài “Chuẩn hóa hoạt động

văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam”, mặc

dù gặp nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu tài liệu và thu thập thông tin, song tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của các giảng viên trong trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội để hoàn thành luận văn này

Với tình cảm chân thành, tôi bày tỏ lòng biết ơn đối với các thầy, cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tham gia quản lý, giảng dạy và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Tôi xin bày tỏ sự biết

ơn đặc biệt đến TS Nguyễn Liên Hương, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp

đỡ về phương pháp, kiến thức và tài liệu để tôi hoàn thành nghiên cứu khoa học này

Bên cạnh đó, tôi cũng xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, công chức cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và gia đình, bạn bè

đã động viên, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài

Do những hạn chế chủ quan và khách quan, luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của các thầy, cô và đồng nghiệp để hoàn thiện hơn nữa luận văn của mình

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Hà Hương Giang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 4

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do lựa chọn đề tài 5

2 Mục tiêu đề tài 6

3 Nhiệm vụ của đề tài 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

6 Phương pháp nghiên cứu 10

7 Ý nghĩa đề tài 11

8 Cấu trúc luận văn 11

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG VÀ

CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 12

1.1 Các khái niệm cơ bản 12

1.1.1 Khái niệm “Văn phòng” 12

1.1.2 Khái niệm “hoạt động văn phòng” 13

1.1.3 Khái niệm “Chuẩn hóa” 13

1.1.4 Khái niệm “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng” 15

1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 15

1.3 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng 17

1.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 17

1.3.2 Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực tới các đối tượng có liên quan 18 1.3.3 Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các

chuẩn mực đã được ban hành 19

1.3.4 Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết 20

1.4 Nguyên tắc và quy trình của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 20

1.4.1 Nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 20

1.4.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 21

1.5 Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng 23

1.6 Trách nhiệm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng 26

1.6.1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan 27

1.6.2 Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng 27

1.6.3 Trách nhiệm của các bộ phận/ cá nhân thực hiện 28

Tiểu kết chương 1 29

Chương 2 THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 30

2.1 Giới thiệu cơ quan Trung ương Hội 30

2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển Hội LHPN Việt Nam 30

2.1.2 Chức năng; nhiệm vụ; nguyên tắc tổ chức và hoạt động;

hệ thống tổ chức các cấp Hội 32

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động của bộ máy Văn phòng

cơ quan Trung ương Hội 33

2.2 Nhận thức và quan điểm của lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội về chuẩn hóa hoạt động văn phòng 41

2.3 Khảo sát việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội 44

2.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 44

2.3.2 Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực tới các đối tượng có liên quan 53

2.3.3 Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các

chuẩn mực đã được ban hành 58

2.3.4 Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết 62

2.4 Đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

Trung ương Hội 64

2.4.1 Ưu điểm 64

2.4.2 Hạn chế, tồn tại 69

2.4.3 Nguyên nhân của hạn chế 72

Tiểu kết chương 2 73

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHUẨN HOÁ

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI 74

3.1 Giải pháp nâng cao nhận thức, trình độ của của tập thể lãnh đạo, cán bộ,

công chức, người lao động cơ quan Trung ương Hội về chuẩn hóa hoạt động văn phòng 74

3.1.1 Đối với lãnh đạo cơ quan 74

3.1.2 Đối với cán bộ, công chức, người lao động cơ quan 75

3.2 Giải pháp hoàn thiện nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng 76

3.2.1 Về xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng 76

3.2.2 Về phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực tới các đối tượng

có liên quan 78

3.2.3 Về kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành 79

3.2.4 Về điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết 81

3.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả việc thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động

chính yếu của Văn phòng cơ quan Trung ương Hội 82

3.3.1 Về công tác tham mưu 82

3.3.2 Về công tác văn thư, lưu trữ 85

3.3.3 Về công tác tổ chức hội họp, sự kiện 87

3.3.4 Về công tác quản lý tài sản, đảm bảo cơ sở vật chất,

trang thiết bị làm việc 88

Tiểu kết chương 3 89

KẾT LUẬN 90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng 22

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng các văn bản quy chế, quy định đã được

cơ quan Trung ương Hội ban hành từ năm 2017 đến nay 45

Bảng 2.2 Bảng kê các hoạt động văn phòng đã/ chưa được chuẩn hóa

tại cơ quan Trung ương Hội 49

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Văn phòng là thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Với vai trò quan trọng của văn phòng, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải có nhận thức và biện pháp hữu hiệu để quản trị văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chính văn phòng, đồng thời góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Một trong những mục tiêu cơ bản và quan trọng của quản trị văn phòng là các hoạt động quản lý hành chính của bộ máy văn phòng phải được chuẩn hóa, hay nói cách khác, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là vấn đề cốt lõi của quản trị văn phòng, nhằm tạo ra và duy trì sự thống nhất, tính chuyên nghiệp và hiệu quả của bộ máy văn phòng

Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (Hội LHPN Việt Nam) là một tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị của Việt Nam Bên cạnh vai trò tập hợp quần chúng, Hội cũng được pháp luật trao quyền tham gia xây dựng và phản biện xã hội nên tính chất hoạt động rất đa dạng và bao quát, bao gồm

cả chức năng tham gia quản lý nhà nước Cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam (Trung ương Hội) là cơ quan đầu não của cả hệ thống Hội và hiệu quả hoạt động của Văn phòng Trung ương Hội có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động chung của Hội Vì vậy, hoạt động văn phòng tại Trung ương Hội có vai trò rất quan trọng và là một trong những vấn đề cần được quan tâm thực hiện

Trong nhiều năm qua, nhận thức được vai trò của văn phòng và quản trị văn phòng, lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội đã quan tâm chỉ đạo sâu sát công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là vấn đề quy chuẩn hoạt động văn phòng thông qua việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định, quy trình thực hiện công việc chuyên môn và đã đạt được những kết quả nhất định Với bản thân tôi, sau khi được đào tạo chương trình cao học Quản trị văn phòng

và được trang bị thêm các kiến thức lý luận, thực tiễn về vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, tôi nhận thấy, hoạt động văn phòng tại cơ quan vẫn còn đang tồn tại nhiều hạn chế cần được cải thiện như việc chuẩn hóa chưa được

rõ ràng hoặc việc triển khai thực hiện các quy chuẩn chưa đạt hiệu quả mong muốn Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của Cách mạng công nghiệp 4.0, hoạt động văn phòng cũng đang dần được hiện đại hóa đòi hỏi hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội cần được cải tiến hơn nữa để phù hợp với

xu thế phát triển của thời đại

Là một công chức đang làm việc tại Văn phòng Trung ương Hội, tôi mong muốn đóng góp cho sự phát triển của tổ chức Hội, đặc biệt là việc nâng cao nhận thức về hoạt động văn phòng cũng như nâng cao chất lượng công

tác văn phòng, tôi mạnh dạn lựa chọn vấn đề “Chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam” làm đề tài

luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu đề tài

Luận văn hướng tới mục tiêu cơ bản sau:

- Khảo sát, đánh giá công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

- Đề xuất các giải pháp nhằm tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

3 Nhiệm vụ của đề tài

Để thực hiện các mục tiêu trên, luận văn cần đưa ra và giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu, hệ thống hoá cơ s lý luận về hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng phù hợp với phạm vi nghiên cứu của đề tài;

- Thực hiện khảo sát thực trạng và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam;

- Đề xuất một số giải pháp nhằm từng bước chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

- Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng hoạt động văn phòng tại Trung ương Hội LHPN Việt Nam từ năm 2017 đến nay

- Về nội dung: Luận văn nghiên cứu các hoạt động văn phòng cơ bản

và các nội dung liên quan đến chuẩn hóa hoạt động văn phòng như xây dựng

và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan; kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành; điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các tổ chức chính trị xã hội mặc dù chưa có nhiều đề tài nghiên cứu mang tính hệ thống nhưng đã được đề cập đến trong một số sản phẩm khoa học như giáo trình, sách tham khảo, kỷ yếu hội thảo, đề tài khoa học, luận văn thạc sĩ… Cụ thể:

5.1 Giáo trình, sách chuyên khảo về quản trị văn phòng

- GS TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội

- Văn Tất Thu (2020), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Bách khoa

văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng Những khái niệm này sẽ được luận văn kế thừa làm cơ s lý luận

5.2 Đề tài nghiên cứu khoa học

- Th.S Nguyễn Mạnh Cường: Chuẩn hóa một số quy trình, thủ tục để giải quyết công việc của các đơn vị thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (Đề tài cấp cơ s - Trường Đại học Nội vụ, nghiệm thu năm 2014)

- Th.S Trịnh Thị Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lưu trữ

cơ bản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (Đề tài cấp Bộ - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, nghiệm thu năm 2014)

Có thể thấy những đề tài trên đã nghiên cứu và đề cập đến các lý luận

về văn phòng và các nội dung chính của chuẩn hóa hoạt động văn phòng, đưa

ra các biện pháp trong việc xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện và đánh giá các chuẩn mực đối với các hoạt động văn phòng cụ thể tại các cơ quan, đơn vị khác nhau

5.3 Đề tài, luận án, luận văn

- Luận văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – Đại học Quốc gia Hà Nội (2020) của tác giả Nguyễn Phương

Anh, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Trong luận văn này, tác giả đã khái quát một số vấn đề lý luận chung về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng; sự cần thiết và nội dung của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Dựa vào đó, tác giả chỉ ra ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích nguyên nhân của những hạn chế và tồn tại của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng của Trung tâm H trợ sinh viên Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm chuẩn hoá hoạt động văn phòng tại Trung tâm, trong đó nhấn mạnh vấn đề bổ sung, cải tiến một số quy định, quy trình đang thực hiện tại Trung tâm

- Luận văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường bồi dưỡng cán bộ tài chính (2019) của tác giả Trương Quang Ảnh, Đại học Khoa

học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Trong luận văn này, tác giả trình bày khái

quát về một số nội dung lý luận liên quan đến khái niệm văn phòng và chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng; đồng thời giới thiệu các công cụ phổ biến đang được áp dụng trong tổ chức, chuẩn hóa công tác văn phòng; nghiên cứu thực trạng các hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính; từ

đó đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm tiến hành chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường và nghiên cứu tổ chức chuẩn hóa một số nội dung cụ thể như văn thư, lưu trữ, lập kế hoạch, tổ chức hội nghị…

- Luận văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trung tâm Giáo dục Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội (2021) của tác giả Lê

Thị Hồng, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Trong luận văn này, tác giả đã hệ thống hóa cơ s lý luận của chuẩn hóa hoạt động văn phòng và trình bày các cơ s pháp lý điều chỉnh hoạt động văn phòng cũng như chuẩn hóa hoạt động văn phòng; khảo sát thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục Quốc phòng và an ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội với các nội dung: xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng Qua đó, đề xuất một

số giải pháp hoàn thiện việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm

- Luận văn thạc sĩ Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại hội sở ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (2019) của tác giả Phùng Thị Phương Liên,

Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội Tác giả cũng đã đề cập đến lý thuyết và cơ s lý luận chuẩn hóa hoạt động văn phòng và trình bày, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội s Ngân hàng; trình bày những giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng và cách thức triển khai thực hiện các giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Qua việc tổng hợp và nghiên cứu các công trình khoa học trên, có thể thấy chủ đề về hoạt động văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng đã được quan tâm nghiên cứu, được phản ánh nhiều góc độ khác nhau, tại nhiều cơ

quan, tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau Nội dung của các công trình nghiên cứu tập trung nhiều vào cơ s lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; giới thiệu được một số cách thức phổ biến đang được áp dụng trong cơ quan, tổ chức để chuẩn hóa hoạt động văn phòng Bên cạnh đó đánh giá được thực trạng cũng như đưa ra những giải pháp và cách thức triển khai giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Các giải pháp đưa ra khá đa dạng, phù hợp với thực tế của các cơ quan, tổ chức

Cũng theo khảo sát cho thấy, đến hiện nay, chưa có công trình nào nghiên cứu về hoạt động văn phòng nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói

chung Do đó, đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung

ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam” có tham khảo, kế thừa nhưng không

trùng lặp với các công trình đã công bố

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp hệ thống: hệ thống hoá và làm rõ hơn những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Phương pháp khảo sát: khảo sát thực tế tình hình hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam

- Phương pháp mô tả, tổng hợp, thống kê: mô tả bộ máy văn phòng

cơ quan Trung ương Hội; tổng hợp và thống kê các quy chế, quy định, quy trình đang được áp dụng tại cơ quan

- Phương pháp phân tích: phân tích ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

- Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp 49 cán bộ của bộ phận Văn phòng cơ quan Trung ương Hội về công việc họ đang thực hiện đã được

cơ quan ban hành quy chế, quy định hay chưa

7 Ý nghĩa đề tài

- Ý nghĩa khoa học: Góp phần làm rõ một số vấn đề lý luận về văn

phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại một tổ chức chính trị - xã hội

- Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả của luận văn có thể được tham khảo để

xây dựng kế hoạch thực hiện các biện pháp, nhằm từng bước chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam nói riêng và

các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội nói chung

8 Cấu trúc luận văn

Ngoài m đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau:

Chương 1: Cơ s lý luận về hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt

động văn phòng

Chương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan

Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng chuẩn hóa hoạt động văn

phòng tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG VÀ

CHUẨN HOÁ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

1.1 Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm “Văn phòng”

Ngày nay, “văn phòng” (office) là khái niệm được dùng phổ biến trên thế giới cũng như Việt Nam Tùy theo các góc độ tiếp cận mà khái niệm

“văn phòng” có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau

- Theo góc độ cơ cấu tổ chức – chức năng: Văn phòng là bộ máy có

chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo (bộ máy văn phòng, theo nghĩa rộng) hoặc là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp, đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan (bộ phận văn phòng hay bộ phận hành chính – văn phòng, theo nghĩa hẹp)

- Theo góc độ tính chất, phương thức hoạt động: Văn phòng là bộ máy

thực thi và kiểm soát công việc theo các chuẩn mực do Nhà nước và cơ quan,

tổ chức ban hành, thông qua hệ thống pháp luật, thủ tục hành chính và các quy chế, quy định, quy trình nội bộ (hay còn gọi là hoạt động quản lý hành chính)

- Theo góc độ không gian, địa điểm: Văn phòng là trụ s chính, nơi

làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc, là trung tâm giao dịch

và liên lạc chính thức của cơ quan

Mặc dù nhận diện văn phòng những góc độ khác nhau, nhưng tất cả các định nghĩa trên lại cho chúng ta một cái nhìn tổng thể về “văn phòng” Hay nói cách khác, văn phòng là một thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, bao gồm 3 thành tố cơ bản: (1) Là bộ máy có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo; (2) Tính chất, phương thức hoạt động: giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và kiểm soát các lĩnh vực được phân công theo chuẩn mực (quản lý hành chính); (3) Trụ s , nơi làm việc (không gian cố định và linh hoạt)

Từ những định nghĩa về “văn phòng” theo từng góc độ tiếp cận cụ thể trên, có thể đưa ra định nghĩa tổng hợp về “văn phòng” như sau:

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính [PGS TS

Vũ Thị Phụng, 2021, tr 44] 1

1.1.2 Khái niệm “hoạt động văn phòng”

Nhìn chung, hoạt động văn phòng có thể được hiểu là hoạt động thực thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy hoặc bộ phận văn phòng

Tuy nhiên, hoạt động chính của bộ máy văn phòng là hoạt động quản

lý, trong đó lại gồm hai hình thức: quản lý hành chính (quản lý gián tiếp theo pháp luật và các quy chế, quy định, quy trình, thủ tục) và quản lý chuyên môn (theo nguyên tắc, quy định cụ thể của từng lĩnh vực) Trong hai hình thức trên, hoạt động quản lý hành chính là đối tượng cần được quan tâm góc độ quản trị văn phòng Mục tiêu của quản trị văn phòng là: các hoạt động quản lý hành chính cần được thực hiện trên cơ s những chuẩn mực nhất định để tạo

sự thống nhất, nề nếp và hiệu quả, h trợ đắc lực cho hoạt động chuyên môn

Vì thế, hoạt động văn phòng là hoạt động quản lý hành chính của bộ máy văn phòng, được thực hiện trên cơ s pháp luật và các quy chế, quy định, quy trình do Nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức ban hành

1.1.3 Khái niệm “Chuẩn hóa”

Theo Từ điển Hán – Việt của tác giả Trần Văn Chánh2

, “chuẩn” là căn

cứ, mẫu mực; “hóa” là biến đổi, thay đổi, hướng tới3

Theo Đại từ điển tiếng Việt4

, chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực Trong đó, chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu

1 PGS TS Vũ Thị Phụng - Chủ biên (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc

Từ những định nghĩa trên, nội hàm của thuật ngữ “chuẩn hóa” được sử dụng không chỉ là việc xác lập chuẩn mực mà còn bao gồm các vấn đề sau5

:

- Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố) các chuẩn mực;

- Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực đó tới những đối tượng có liên quan;

- Kiểm tra, giám sát, đánh giá và xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành;

- Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết

Về mặt lý thuyết, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp thường gồm hai mức độ: tiêu chuẩn và quy chuẩn Tuy nhiên, trong lĩnh vực quản lý hành chính và trong hoạt động văn phòng, do đặc thù riêng nên nhiều chuẩn mực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn Vì vậy,

hệ thống chuẩn mực trong hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chủ yếu được thể hiện qua quy định của pháp luật và các quy phạm nội bộ như quy chế, quy định và quy trình giải quyết công việc

- Quy chế, quy định là một loại văn bản hành chính, thường được ban hành b i quyết định của người có thẩm quyền (hoặc được ban hành độc lập) Quy chế được các cơ quan sử dụng để quy định các nguyên tắc, yêu cầu, chế

độ cần được tuân thủ và thực hiện liên quan đến các hoạt động cơ bản, chính yếu Ví dụ: Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế về hội họp… Quy định thường được dùng để xác định những vấn đề phải làm, phải thực hiện cho từng công việc, nhiệm vụ cụ thể

Ví dụ: Quy định về thủ tục thanh quyết toán, Quy định về kỹ thuật trình bày thể thức văn bản; Quy định về công tác thi đua, khen thư ng…

- Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động, một công việc, một nhiệm vụ cụ thể Quy trình có thể được cơ quan ban hành và

áp dụng trong nội bộ hoặc xây dựng, áp dụng theo Bộ tiêu chuẩn ISO và được

5 PGS.TS Vũ Thị Phụng: Bài giảng cao học “Lý luận và lý thuyết về quản trị văn phòng”, Tài liệu lưu hành

nội bộ (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội)

một tổ chức uy tín đánh giá, công nhận Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản, Quy trình thanh toán tạm ứng, Quy trình bổ nhiệm cán bộ…

1.1.4 Khái niệm “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng”

Từ các khái niệm cơ bản “văn phòng”, “hoạt động văn phòng”, “chuẩn hóa” đã nêu trên, có thể hiểu “chuẩn hóa hoạt động văn phòng” là các biện pháp của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm phổ biến, ban hành, hướng dẫn, đồng thời kiểm tra và xử lý kết quả thực hiện các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm các tiêu chuẩn, định mức, quy trình, quy tắc… được áp dụng trong lĩnh vực văn phòng nhằm phục vụ cho việc tổ chức, thực hiện các hoạt động văn phòng M i hoạt động văn phòng sẽ có những tiêu chuẩn riêng và được chuẩn hóa theo cách khác nhau Các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng bằng cách ban hành các bộ quy tắc thông qua các văn bản quy định cụ thể Các tiêu chuẩn cấp quốc gia được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật là các tiêu chuẩn bắt buộc phải thực hiện khi xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn trong cơ quan, tổ chức Đối với các tiêu chuẩn của tổ chức, khi xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn phải dựa trên tinh thần tự nguyện Kết quả khi áp dụng các tiêu chuẩn của m i hoạt động văn phòng phải đạt kết quả tốt và có thể so sánh, đánh giá được

1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng được coi là một trong những mục tiêu

và nội dung cơ bản của quản trị văn phòng, nhằm mục đích đưa các hoạt động văn phòng đi vào nề nếp, tạo sự thống nhất và đạt hiệu quả Thực tế cũng chứng minh rằng trong mọi lĩnh vực, hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao nếu việc chuẩn hóa được thực hiện tốt

Mục tiêu của công tác chuẩn hóa nói chung là tạo ra sự thống nhất trong hoạt động điều hành, quản lý Ở góc độ quản trị văn phòng, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng nhằm tạo nên sự thống nhất chung

Với chức năng, nhiệm vụ được giao, hoạt động văn phòng (hay hoạt động quản lý hành chính) là hoạt động thường xuyên, tất yếu, liên quan đến tất cả các bộ phận, cá nhân làm việc trong cơ quan, tổ chức (từ lãnh đạo đến cán bộ, nhân viên) Ví dụ, vấn đề quản lý văn bản, cung cấp thông tin văn bản hay việc tổ chức hội họp, sự kiện… sẽ liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân

Vì vậy, nếu không có các quy chuẩn thì m i bộ phận, m i người sẽ làm một cách khác nhau Khi đó, công việc sẽ không thống nhất, không đạt hiệu quả cao và người lãnh đạo, quản lý sẽ không có căn cứ để điều hành, kiểm tra và đánh giá

Có thể nói, việc chuẩn hóa nói chung và các hoạt động văn phòng nói riêng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Cụ thể như sau:

- Một là, việc triển khai, thực hiện các công việc, nhiệm vụ của bộ máy/ bộ phận văn phòng sẽ có căn cứ, có cơ s và thống nhất theo những nguyên tắc, yêu cầu đã được xác định

- Hai là, việc kiểm tra, đánh giá kết quả của các công việc, nhiệm vụ

đã hoàn thành sẽ tr nên khách quan, dựa trên các chuẩn mực, tiêu chí đã được thống nhất, tránh việc đánh giá theo ý kiến chủ quan của cá nhân người quản lý

- Ba là, việc chuẩn hóa sẽ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được các nguồn lực về thời gian, công sức, tiền bạc Trên thực tế, việc thực hiện các công việc thường có nhiều phương pháp, cách thức khác nhau Nếu không có chuẩn mực, khi thực hiện sẽ mất thời gian bàn bạc, lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp và đạt hiệu quả Nếu có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp tối ưu và lấy phương pháp đó làm chuẩn mực, thì khi triển khai công việc, các cá nhân, bộ phận căn cứ vào đó để làm sẽ đỡ mất thời gian, công sức và nguồn lực

- Bốn là, khi hoạt động văn phòng được chuẩn hóa sẽ hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của người phụ trách, tránh tình trạng

m i người đưa ra một quyết định, chỉ đạo khác nhau gây nên sự thiếu thống nhất, khó khăn cho cấp dưới trong quá trình thực hiện

- Năm là, việc chuẩn hóa còn có thể giúp giảm thiểu tối đa những mâu thuẫn không cần thiết Trong công việc cũng như cuộc sống hằng ngày, khó có thể tránh khỏi những ý kiến trái ngược, dễ tạo nên sự xung đột trong một tập thể Nếu một tổ chức không đặt ra các chuẩn mực trong thực thi nhiệm vụ, m i người sẽ làm theo cách khác nhau theo ý của mình và không theo hệ thống, từ

đó sẽ dễ dàng hình thành sự bất đồng Vì vậy, điều cần thiết là phải làm thế nào

để hạn chế mâu thuẫn hoặc nếu xảy ra, mâu thuẫn sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, hợp tình hợp lý Bên cạnh đó, khi có quy chế, quy định thì người lãnh đạo cũng phải tuân thủ quy chế, quy định đó để chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất, không được theo ý kiến chủ quan hoặc mong muốn cá nhân để

có lợi cho bản thân hoặc bất kỳ nhóm lợi ích nào đó trong cơ quan, gây khó khăn cho cấp dưới khi thực hiện,… loại bỏ được mâu thuẫn giữa lãnh đạo và nhân viên Các nghiệp vụ đã được xây dựng thành quy định với các hướng dẫn

cụ thể cho từng hoạt động sẽ giúp cán bộ, nhân viên văn phòng dù vị trí công tác nào hoặc nhân viên mới khi được giao nhiệm vụ sẽ nhanh chóng, độc lập để hoàn thành công việc được giao một cách thuận lợi, hiệu quả nhất, hạn chế sự bất đồng giữa nhân viên với nhân viên

1.3 Nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.3.1 Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng

Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng là hoạt động đầu tiên trong công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng Để hoạt động văn phòng tuân theo các chuẩn mực nhất định thì trước hết việc cần làm là xây dựng và công bố các chuẩn mực dưới dạng các quy chế, quy định, quy

trình Việc xây dựng các chuẩn mực trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần căn cứ vào các chuẩn mực đã được quy định b i các cơ quan Nhà nước và cơ quan chức năng (gọi là chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành) Bên cạnh đó, cần căn cứ vào đặc điểm, điều kiện cụ thể, yêu cầu thực tế của m i cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong trường hợp các chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành đã có đầy đủ các quy định, phù hợp với cơ quan thì cơ quan có thể không cần ban hành thêm mà lấy đó làm chuẩn để áp dụng Trường hợp nếu chuẩn quốc gia và chuẩn của ngành chưa đầy đủ, chưa phù hợp hoặc cần chi tiết, cụ thể hơn thì các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần ban hành thêm các quy chế, quy định, quy trình để áp dụng trong phạm vi nội bộ

Để xây dựng quy chế, quy định, những người được giao trách nhiệm trước hết cần thu thập các thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn Thông tin pháp lý là những văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ cho việc ban hành; thông tin thực tiễn là yêu cầu đặt ra hoặc những vấn đề tồn tại cần có chuẩn mực để làm cơ s cho việc thực thi Bên cạnh đó, cần tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo quy chế, quy định, nhằm huy động trí tuệ tập thể, thể hiện tính dân chủ trong việc xây dựng, ban hành các chuẩn mực của cơ quan

Việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định phải đảm bảo đúng quy trình, đầy đủ, kịp thời, ổn định Các chuẩn mực về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban hành càng hoàn chỉnh, thống nhất, đồng bộ, đúng với quy định pháp lý và phù hợp với thực tiễn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì càng đảm bảo tăng cường mục tiêu của chuẩn hóa

1.3.2 Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực tới các đối tượng có liên quan

Để phát huy tác dụng của các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng, sau khi ban hành các cơ quan, tổ chức cần tiến hành phổ biến và hướng dẫn những chuẩn mực đó đến các đối tượng có liên quan Việc phổ biến, hướng dẫn cần được thực hiện dưới nhiều hình thức như: sao chụp và gửi các văn bản đó tới các đơn vị, cá nhân; tổ chức họp, các hội nghị tập huấn

nội bộ hay các khóa đào tạo để phổ biến; hoặc thậm chí hướng dẫn trực tiếp cho từng đối tượng, cầm tay chỉ việc…

Hiện nay, một số cơ quan, doanh nghiệp mặc dù đã ban hành các quy chế, quy định hoặc áp dụng các chuẩn quốc gia, chuẩn của ngành, nhưng công tác phổ biến và hướng dẫn lại chưa được quan tâm đúng mức Vì thế, nhiều đối tượng liên quan sẽ không biết đến, hoặc biết đến nhưng do chưa được hướng dẫn cụ thể nên việc thực hiện gặp nhiều khó khăn, sai sót Vì vậy, đây

là nội dung cần được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm hơn nữa trong quá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.3.3 Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành

Sau khi đã phổ biến và hướng dẫn, để biết được hiệu quả của các chuẩn mực đã đưa ra thì luôn cần có sự kiểm tra, đánh giá Việc kiểm tra, đánh giá

có thể được coi là biện pháp để các đơn vị, cá nhân có ý thức tuân thủ và thực hiện theo các chuẩn mực đã ban hành; đồng thời thông qua đó, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng có căn cứ để kiểm chứng thêm sự phù hợp hay chưa phù hợp của các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế, quy định, quy trình Trên cơ

s đó mới có thể đánh giá đúng kết quả thực hiện công việc và xử lý những vi phạm không tuân theo các chuẩn mực đã định một cách minh bạch

Hiện nay, một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa thực hiện sát sao việc kiểm tra, đánh giá Vì thế, mặc dù đã ban hành quy chế, quy định nhưng trên thực tế, việc triển khai, thực hiện các hoạt động văn phòng vẫn chưa thật

sự theo chuẩn mực đặt ra; cũng như chưa thể xử lý các vi phạm hoặc các hoạt động văn phòng chưa theo chuẩn

Để có căn cứ, cơ s đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các

cơ quan cần xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá kết quả và hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Các tiêu chí đánh giá cũng cần có sự tham gia và ý kiến đóng góp của toàn bộ hoặc đại diện cho những đối tượng liên quan

1.3.4 Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết

Từ kết quả kiểm tra, đánh giá, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những chuẩn mực chưa phù hợp hoặc không còn phù hợp, cần cải tiến, đổi mới cũng như thấy được những vấn đề chưa được chuẩn hóa, cần được bổ sung bằng các tiêu chuẩn/ quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình mới Nhờ đó, công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ ngày càng được hoàn thiện và tính phù hợp, mức độ hiệu quả ngày càng được nâng cao

Đối với những cơ quan đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO, việc chỉnh sửa,

bổ sung (hay còn gọi là cải tiến) hoặc ban hành các quy trình mới là một yêu cầu bắt buộc Điều này dựa trên cơ s : bối cảnh và yêu cầu cũng như những thay đổi trong thực tế là thường xuyên, liên tục nên không có chuẩn mực nào

là phù hợp vĩnh viễn và sự cải tiến là biện pháp thúc đẩy sự phát triển Vì vậy, trên cơ s kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện việc chuẩn hóa, các cơ quan cần thường xuyên đổi mới và cải tiến

1.4 Nguyên tắc và quy trình của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

1.4.1 Nguyên tắc của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Thứ nhất, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải đảm bảo tính thống nhất Khi đã đặt ra các chuẩn mực trong cơ quan, tổ chức thì cần có sự thống nhất của tập thể, nhằm hướng tới sự đồng thuận, tránh mâu thuẫn trong việc thực hiện các quy định, quy chế Đối tượng áp dụng các quy chế, quy định phải là tất cả bộ máy cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên, người lao động…

Để việc hiện thực hóa các chuẩn mực có hiệu quả, cần phổ biến, hướng dẫn tới mọi đối tượng trong cơ quan thông qua văn bản cụ thể hoặc tổ chức hướng dẫn trực tiếp; có thể tập hợp các bộ phận/ cá nhân trong cơ quan để triển khai đồng thời giải đáp những vướng mắc của mọi người, tránh trường hợp hiểu và vận dụng theo các cách khác nhau, ảnh hư ng đến hiệu lực và hiệu quả của các chuẩn mực đã được ban hành

Thứ hai, các hoạt động chuẩn hóa phải tuân theo quy định của Nhà nước

và pháp luật Phải căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước, các tiêu chuẩn của ngành để xây dựng các chuẩn mực phù hợp với cơ quan, doanh nghiệp

Thứ ba, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải đảm bảo tính khả thi

Để việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng không chỉ được quy định trên văn bản mà có thể áp dụng vào thực tiễn quản lý thì các chuẩn mực đưa ra phải hợp lý và có tính khả thi Phải căn cứ vào thực tiễn cơ quan để đúc kết những vấn đề để chuẩn hóa, tránh trường hợp các chuẩn mực quá viển vông, không bám sát thực tế, không phù hợp với điều kiện hiện tại của cơ quan, tổ chức Việc đảm bảo tính khả thi là một yêu cầu quan trọng được đặt ra trong suốt quá trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, ảnh hư ng đến hoạt động văn phòng nói riêng và hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung

Thứ tư, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải có kế hoạch và trình tự hợp lý Dựa vào tình hình hoạt động cụ thể của cơ quan, tổ chức để xác định các hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, hoạt động nào cần chuẩn hóa trước, hoạt động nào có thể chuẩn hóa sau Công tác chuẩn hóa không thể thực hiện một cách ồ ạt, nhanh chóng mà phải dần dần, từng việc thì mới đạt hiệu quả cao, tránh gây sự hoang mang, xáo trộn hoạt động trong cơ quan, tổ chức

1.4.2 Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Để chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các cơ quan, tổ chức cần thực hiện các bước sau đây6

:

6 PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2021, NXB Đại học

Quốc gia Hà Nội

Bảng 1.1: Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Công việc: Bộ phận văn phòng hoặc phòng Hành chính tham mưu và giúp lãnh đạo xác định những vấn đề/ hoạt động để chuẩn hóa

- Sản phẩm: Danh mục những hoạt động cần chuẩn hóa

- Công việc: Sau khi xác định được những hoạt động cần chuẩn hóa thì cơ quan, tổ chức cần lựa chọn hình thức chuẩn hóa phù hợp cho từng hoạt động (tiêu chuẩn/ quy chuẩn/ quy chế/ quy định/ quy trình)

- Sản phẩm: Bản danh mục các tiêu chuẩn/ quy chuẩn hoặc quy chế/ quy định/ quy trình dự kiến sẽ ban hành

- Công việc: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn/ quy chuẩn hoặc các quy chế/ quy định/ quy trình để chuẩn hóa hoạt động văn phòng

- Sản phẩm: Các văn bản được ban

hành chính thức

- Công việc: Phổ biến, hướng dẫn các quy chế/ quy định/ quy trình/ bộ chuẩn mực cho các đối tượng liên quan

- Sản phẩm: Văn bản, tài liệu hướng dẫn hoặc các buổi đào tạo, tập huấn

Phổ biến, hướng dẫn các tiêu

chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế,

quy định, quy trình đã ban hành

Bước 3:

Xây dựng, ban hành các tiêu

chuẩn, quy chuẩn hoặc quy

chế, quy định, quy trình

- Công việc: Tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế/ quy định/ quy trình hoặc tiêu chuẩn/ quy chuẩn trong hoạt động văn phòng

- Sản phẩm: Kế hoạch, tiêu chí và báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá

- Công việc: Thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung hệ thống tiêu chuẩn/ quy chuẩn/ quy chế/ quy định/ quy trình trong hoạt động văn phòng

- Sản phẩm: Các tiêu chuẩn/ quy chuẩn/ quy chế/ quy định/ quy đã được

bổ sung hoặc ban hành mới

1.5 Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Để có căn cứ, cơ s đánh giá việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, các

cơ quan, tổ chức cần xây dựng và áp dụng các tiêu chí đánh giá kết quả và hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng Các tiêu chí đánh giá cũng cần có

sự tham gia và ý kiến đóng góp của toàn bộ hoặc đại diện cho những đối tượng liên quan Trong luận văn này, tác giả đã tham khảo và thử nghiệm đánh giá theo khung tiêu chí7

gồm 5 tiêu chí lớn, m i tiêu chí được xác định

là 20 điểm, 5 tiêu chí sẽ là 100 điểm

Tiêu chí 1: Nhận thức của lãnh đạo cơ quan về chuẩn hóa hoạt động văn phòng (HĐVP) (20 điểm)

- Lãnh đạo cơ quan đã có hiểu biết về chuẩn hóa HĐVP (4 điểm)

- Lãnh đạo cơ quan cho rằng chuẩn hóa HĐVP có vai trò quan trọng

trong việc tạo ra chuẩn mực, sự ổn định, thống nhất của cơ quan (4 điểm)

7 PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng (Tập bài giảng cao học ngành Quản trị văn

phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội)

- Lãnh đạo cơ quan đưa vấn đề chuẩn hóa HĐVP vào các văn bản như

chiến lược phát triển, kế hoạch hằng năm (4 điểm)

- Lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề

chuẩn hóa HĐVP cho một đơn vị hoặc chức danh cụ thể (4 điểm)

- Hàng năm, lãnh đạo cơ quan yêu cầu văn phòng hoặc phòng hành

chính báo cáo, đánh giá về kết quả chuẩn hóa HĐVP (4 điểm)

Tiêu chí 2: Các biện pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng của cơ quan

(20 điểm)

- Cơ quan đã xác định được những hoạt động cần được chuẩn hóa

(bằng các quy chế/ quy định/ quy trình) và thường xuyên cập nhật (4 điểm)

- Cơ quan có đầy đủ hệ thống quy chế, quy định làm cơ s cho các công

việc/ hoạt động quản lý hành chính (4 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng và áp dụng các quy trình hoặc hệ thống tiêu

chuẩn ISO trong quản lý hành chính (4 điểm)

- Khi xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, cơ quan đã căn cứ

vào pháp luật hiện hành và tổ chức lấy ý kiến từ những đối tượng liên quan

(4 điểm)

- Cơ quan thường xuyên phổ biến, hướng dẫn cho các đối tượng liên

quan những quy chế, quy định, quy trình mới ban hành hoặc đã thay đổi

(4 điểm)

Tiêu chí 3: Hệ thống các quy chế, quy định của cơ quan đối với một số

hoạt động văn phòng (20 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế làm việc (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy định về giữ gìn cảnh quan, môi trường (nơi làm

việc), đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về quy trình soạn thảo, ban

hành; thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về lập và lưu trữ hồ sơ công

việc (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về tổ chức các hoạt động hội

họp, sự kiện (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về công tác lễ tân, giao tiếp

hành chính (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về quản lý cơ s vật chất, trang

thiết bị văn phòng (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về chi tiêu nội bộ (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về thi đua, khen thư ng (2 điểm)

- Cơ quan đã có Quy chế hoặc quy định về văn hóa tổ chức (2 điểm) Tiêu chí 4: Kết quả xây dựng hoặc áp dụng các quy trình thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan (20 điểm)

- Cơ quan đã tự xây dựng, áp dụng các quy trình thực hiện công việc

hoặc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động hành chính, văn phòng (2 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng và tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu, giá trị cốt lõi (2 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng và áp dụng được các quy trình ISO đối với trên

50% các công việc, nhiệm vụ thường xuyên (4 điểm)

- Kết quả áp dụng ISO đã được cơ quan Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia

(hoặc quốc tế) công nhận (4 điểm)

- Hàng năm, cơ quan đã tiến hành đánh giá kết quả thực hiện các quy

trình ISO (4 điểm)

- Hàng năm, cơ quan đã có biện pháp khắc phục hạn chế và cải tiến một

số quy trình ISO (4 điểm)

Tiêu chí 5: Các biện pháp kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế/ quy định/ quy trình đã ban hành (20 điểm)

- Cơ quan đã xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn để làm cơ s kiểm tra,

đánh giá kết quả thực hiện các quy chế/ quy định/ quy trình (4 điểm)

- Hàng năm, cơ quan có kế hoạch, biện pháp rõ ràng (được thể hiện bằng văn bản) về việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quy chế/ quy

quy trình của các đơn vị/ cá nhân (4 điểm)

Trên cơ s khung tiêu chí này, các cơ quan, tổ chức khảo sát, đánh giá từng tiêu chí Kết quả khảo sát là cơ s để đánh giá với các mức độ sau:

- Dưới 50 điểm: việc chuẩn hóa chưa đạt yêu cầu, cần có kế hoạch và biện pháp cụ thể để khắc phục kịp thời

- Từ 50 đến 70 điểm: việc chuẩn hóa đạt mức trung bình, cần phát huy những điểm đã làm được và khắc phục những hạn chế

- Từ 70 đến 90 điểm: việc chuẩn hóa đạt mức khá, cần có một số biện pháp để hoàn thiện, bổ sung

- Trên 90 điểm: việc chuẩn hóa đạt mức tốt, cơ quan cần tiếp tục phát huy và cải tiến

1.6 Trách nhiệm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên Tuy nhiên, tùy theo từng chức danh và vị trí, trách nhiệm của m i người được xác định khác nhau

1.6.1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trước hết là người

có trách nhiệm quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng như chuẩn hóa các hoạt động nói chung Việc xây dựng, ban hành các chuẩn mực cũng như phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện phải do lãnh đạo cơ quan quyết định Vì vậy, họ cần nhận thức đúng vai trò và

sự cần thiết của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, từ đó có các biện pháp chỉ đạo cấp dưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai thực hiện

Ngược lại, nếu người lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không quan tâm chỉ đạo sát sao thì hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức đó thường không có nề nếp, thiếu thống nhất và sẽ xảy ra nhiều mâu thuẫn trong quá trình thực hiện công việc

Để thực hiện trách nhiệm của mình trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, lãnh đạo cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần có hiểu biết nhất định và nhận thức đúng, đủ về nội dung và tầm quan trọng của công tác này; đồng thời giao trách nhiệm cho các bộ phận/ cá nhân để tham mưu, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện và phải yêu cầu các đơn vị, bộ phận thường xuyên báo cáo kết quả để có thể kịp thời điều chỉnh khi cần thiết

1.6.2 Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng

Đối với vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, lãnh đạo cơ quan thường giao quyền, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận văn phòng với chức danh Chánh văn phòng (đối với các cơ quan lớn) hoặc Trư ng phòng Hành chính (đối với các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ) Trong một số trường hợp, lãnh đạo một số tổ chức, doanh nghiệp có thể giao nhiệm vụ này cho trợ lý hoặc giám đốc hành chính

Lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng được giao quyền trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ có trách nhiệm:

- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về những hoạt động văn phòng cần được chuẩn hóa bằng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình

- Sau khi được lãnh đạo cơ quan phê duyệt, lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình; tổ chức lấy

ý kiến đóng góp; chỉnh sửa, hoàn thiện để trình người đứng đầu xem xét, quyết định ban hành

- Tiếp đó, lãnh đạo Văn phòng và bộ phận Văn phòng có trách nhiệm

tổ chức phổ biến, hướng dẫn đồng thời kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc quy chế, quy định, quy trình cho các đối tượng liên quan; báo cáo, đề xuất với lãnh đạo cơ quan việc xử lý những vi phạm (nếu có) và những vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa

1.6.3 Trách nhiệm của các bộ phận/ cá nhân thực hiện

Để các hoạt động văn phòng được chuẩn hóa, vai trò của các bộ phận,

cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng, Cho dù lãnh đạo cơ quan có chỉ đạo, yêu cầu; cơ quan có phổ biến, hướng dẫn nhưng bản thân những người

có trách nhiệm thực hiện vẫn không chịu tuân thủ thì việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng vẫn không đạt được hiệu quả mong đợi

Trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, những người trực tiếp thực hiện các quy chế, quy định, quy trình về hoạt động văn phòng chính là các cán bộ, nhân viên trong bộ máy và bộ phận văn phòng Các cán bộ, nhân viên cần có nhận thức đúng về mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức mình; từ đó thực hiện đúng các quy định do Nhà nước

và pháp luật ban hành cũng như các quy chế, quy định, quy trình do cơ quan,

tổ chức ban hành trong quá trình làm việc; thường xuyên cập nhật các quy định mới cũng như phổ biến cho đồng nghiệp để tạo sự thống nhất trong các công việc chung

Như vậy, có thể nói, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là vấn đề, là biện pháp đầu tiên, có tính cốt lõi của quản trị văn phòng Nếu làm tốt, việc chuẩn hóa sẽ mang lại cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhiều lợi ích, tạo sự thống nhất, ổn định và nề nếp, chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý hành chính của bộ máy văn phòng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động chuyên môn nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung

Tiểu kết chương 1

Chương 1 đã hệ thống hóa cơ s lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Trong đó đã làm rõ khái niệm văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chương 1 đã làm rõ được việc chuẩn hóa hoạt động được hiểu là các biện pháp của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm ban hành, phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; đồng thời kiểm tra, giám sát, đánh giá và xử lý kết quả thực hiện trên

cơ s các chuẩn mực hiện hành

Với cách tiếp cận như trên, Chương 1 của luận văn đã xác định nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm: Xây dựng và ban hành các chuẩn mực về hoạt động văn phòng; Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực

đó tới các đối tượng có liên quan; Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành; Điều chỉnh, bổ sung các chuẩn mực khi cần thiết Đồng thời, để thực hiện tốt chuẩn hóa hoạt động văn phòng, Chương 1 cũng đã phân tích và làm rõ các nguyên tắc, quy trình, trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng Nội dung Chương 1 là cơ

s để tác giả thực hiện khảo sát thực tế Chương 2 của luận văn

Chương 2 THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu cơ quan Trung ương Hội

2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển Hội LHPN Việt Nam

Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (Hội LHPN Việt Nam) là tổ chức chính trị - xã hội trong hệ thống chính trị, có tư cách pháp nhân, đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của các tầng lớp phụ nữ Việt Nam; phấn đấu vì sự phát triển của phụ nữ và bình đẳng giới

Hội là thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, đồng thời là thành viên của Liên đoàn Phụ nữ Dân chủ Quốc tế và Liên đoàn các tổ chức phụ nữ ASEAN

Hội LHPN Việt Nam ra đời trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch Hồ Chí Minh Năm 1930, tại Hội nghị thành lập Đảng Cộng sản từ ngày 06/01/1930 đến ngày 08/02/1930, các tổ chức quần chúng do Đảng lãnh đạo được thành lập,

trong đó có Hội Phụ nữ iải phóng

Giai đoạn 1930-1936, Hội Phụ nữ Giải phóng đã thu hút đông đảo phụ

nữ tham gia vào cao trào đấu tranh cách mạng Tổ chức đã tuyên truyền, vận động phụ nữ tham gia đấu tranh chống áp bức của đế quốc phong kiến, đòi cải thiện đời sống đòi quyền lợi kinh tế

Giai đoạn 1936-1939, trước yêu cầu của cách mạng, Nghị quyết Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Đông Dương tháng 8/1937

về công tác vận động phụ nữ đã đặt ra nhiệm vụ chống phát xít, chống chiến tranh bằng hình thức công khai, hợp pháp Do vậy, tổ chức cách mạng của

phụ nữ được đổi thành Hội phụ nữ Dân chủ Hội đã tuyên truyền đường lối,

quan điểm của Đảng về giải phóng phụ nữ, bình đẳng nam nữ và tổ chức các hoạt động gắn với tính chất ngành nghề của phụ nữ để đấu tranh đòi tự do dân chủ, đòi quyền lợi cho phụ nữ như: hội Ái hữu, hội Truyền bá quốc ngữ

Giai đoạn 1939 – 1941, khi chiến tranh thế giới thứ hai bùng nổ, Đảng chủ trương: "Vận động phụ nữ tổ chức các hội phụ nữ phản chiến, các hội cứu

tế, bảo an… để giúp đỡ nhau, chống đế quốc chiến tranh, đòi hoà bình" Để

phù hợp với tình hình đó, Hội đổi tên là Hội phụ nữ Phản đế Hội đã vận

động đông đảo chị em tham gia mít tinh, biểu tình, lập các hội cứu tế, bảo an

và tham gia chống bắt lính với khẩu hiệu chống đế quốc chiến tranh, đòi hoà bình, đòi bồi thường chiến tranh Số lượng phụ nữ thoát ly gia đình, tham gia hoạt động cách mạng ngày càng đông đảo, góp phần xây dựng lực lượng chuẩn bị Tổng kh i nghĩa giành chính quyền

Giai đoạn 1941-1945, Đoàn Phụ nữ Cứu quốc được thành lập ngày 16/6/1941 Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Đoàn đã vận động các tầng lớp phụ

nữ gia nhập Mặt trận Việt Minh, gia nhập các đoàn thể cứu quốc đánh Pháp, đuổi Nhật, xây dựng và bảo vệ cơ s cách mạng Có thể nói, phụ nữ là lực lượng hùng hậu, đóng góp lớn vào thắng lợi của Cách mạng tháng Tám 1945

Giai đoạn 1946 – 1954, đấu tranh chống thực dân Pháp Ngày 03/10/1946, Bộ trư ng Bộ Nội vụ Huỳnh Thúc Kháng đã ký Nghị định cho

phép thành lập Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Hội chính thức được thành

lập gồm nhiều đoàn thể phụ nữ trong đó Đoàn Phụ nữ Cứu quốc là tổ chức nòng cốt và hoạt động trong khuôn khổ là một tổ chức thành viên của Hội LHPN Việt Nam Ngày 20/10/1946, Hội LHPN Việt Nam lần đầu tiên làm lễ

ra mắt tại Quảng trường Nhà hát Lớn, Hà Nội

Từ 18 - 29/4/1950, Đại hội Đại biểu Phụ nữ toàn quốc lần thứ I được diễn ra tại Đại Từ, Thái Nguyên (Chiến khu Việt Bắc) Đoàn Phụ nữ Cứu quốc hợp nhất với Hội LHPN Việt Nam thành một tổ chức Hội thống nhất lấy tên là Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Trên 90 năm xây dựng và trư ng thành, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam đã tổ chức thành công 13 kỳ Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc

Như vậy, từ những tổ chức tiền thân cho đến ngày nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, Hội đã đoàn kết, vận động, tập hợp các tầng lớp phụ nữ, phát huy truyền thống yêu nước, anh hùng, bất khuất, trung hậu, đảm đang, góp phần tích cực vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh

2.1.2 Chức năng; nhiệm vụ; nguyên tắc tổ chức và hoạt động; hệ thống tổ

Chức năng: Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam có hai chức năng chính là:

Một là, đại diện chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của các tầng lớp phụ nữ, tham gia xây dựng Đảng, tham gia quản lý Nhà nước

Hai là, đoàn kết, vận động phụ nữ thực hiện các đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; đồng thời vận động xã hội thực hiện bình đẳng giới

Nhiệm vụ của Hội là:

● Tuyên truyền, giáo dục phụ nữ về chính trị, tư tư ng, lý tư ng cách mạng, phẩm chất đạo đức, lối sống; thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, tham gia xây dựng Đảng, xây dựng Nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ Tổ quốc;

● Vận động, h trợ phụ nữ nâng cao năng lực, trình độ, cải thiện đời sống vật chất lẫn tinh thần và xây dựng gia đình hạnh phúc;

● Tham mưu đề xuất, tham gia xây dựng, phản biện xã hội và giám sát việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước có liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của phụ nữ, gia đình, trẻ em và thực hiện bình đẳng giới;

8

Điều lệ Hội LHPN Việt Nam thông qua tại Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc lần thứ XIII (tháng 3/2022)

● Xây dựng và phát triển tổ chức Hội vững mạnh;

● Đoàn kết, hợp tác với phụ nữ các nước, các tổ chức, cá nhân tiến bộ trên thế giới vì mục tiêu bình đẳng, phát triển và hòa bình

Hệ thống tổ chức và tư cách pháp nhân của các cấp Hội:

● Hội LHPN Việt Nam gồm 4 cấp:

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động của bộ máy Văn phòng cơ quan Trung ương Hội

Cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam có trụ s tại số

39 Hàng Chuối, phường Phạm Đình Hổ, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội Hiện nay, cơ quan đang trong quá trình cải tạo, nâng cấp trụ s nên tạm thời chuyển địa điểm làm việc tại 3 tầng thuộc tòa nhà 15 tầng của Học viện Phụ nữ Việt Nam (số 68 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội)

Trụ sở cơ quan Trung ương Hội LHPN Việt Nam tại địa chỉ số 39 Hàng Chuối

(ảnh chụp trước năm 2017)

Nơi làm việc hiện nay của cơ quan Trung ương Hội

tại Học viện Phụ nữ Việt Nam

Cơ cấu tổ chức của cơ quan bao gồm Thường trực Đoàn Chủ tịch (01 Chủ tịch và 04 Phó Chủ tịch); Văn phòng Trung ương Hội và 7 ban phong trào: ban Tổ chức, ban Chính sách luật pháp, ban Dân tộc tôn giáo, ban Gia đình xã hội, ban H trợ phụ nữ phát triển kinh tế, ban Quốc tế, ban Tuyên giáo Trong đó, bộ phận Văn phòng Trung ương Hội được chia thành 6 phòng: Tổng hợp - Thi đua, Văn Thư - Lưu trữ, Hành chính - Quản trị, Kế toán, Tài chính, Thông tin tư liệu

Bộ phận Văn phòng Trung ương Hội LHPN Việt Nam có chức năng: tham mưu, tổng hợp, giúp việc Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch trong chỉ đạo, tổ chức thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc, Nghị quyết, chương trình, kế hoạch của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch; giúp việc Thủ trư ng cơ quan quản lý điều hành cơ quan Trung ương Hội Nhiệm vụ của bộ phận Văn phòng rất đa dạng, bao gồm các nhiệm vụ chính sau:

- Nghiên cứu chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các nội dung, chương trình kế hoạch hoạt động của Hội để đề xuất xây dựng các báo cáo về phong trào phụ nữ, hoạt động Hội và hoạt động của cơ quan Trung ương Hội phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thủ trư ng cơ quan

- Chuẩn bị, tổ chức và phục vụ các cuộc họp hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch, ghi chép biên bản, dự thảo Nghị quyết, Kết luận

- Đầu mối xây dựng kế hoạch hoạt động tháng, quý, năm, giữa nhiệm

kỳ, nhiệm kỳ và các chương trình hoạt động của Ban Chấp hành

- Đầu mối phối hợp với các ban/đơn vị trong tổ chức theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình hoạt động của Hội LHPN các cấp

- Tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, đánh giá thi đua trong hệ thống Hội; chủ trì tham mưu, theo dõi phong trào thi đua “Phụ nữ tích cực học tập, lao động sáng tạo, xây dựng gia đình hạnh phúc”; đầu mối tham mưu chủ đề Ngày Phụ nữ sáng tạo

- Đầu mối xây dựng cơ s dữ liệu về phụ nữ, phong trào phụ nữ, hoạt động Hội Đầu mối phụ trách website, tham mưu quản lý công nghệ thông tin của cơ quan Trung ương Hội Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, thông tin - tư liệu theo quy định để phục vụ lãnh đạo công tác Hội; ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan và hệ thống Hội