Bài thi kết thúc môn hành vi tổ chức và quản trị sự thay Đổi Đế tài quản trị sự thay Đổi trong thời Đại vuca

Với những lý do này, quản trị sự thay đổi trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của chúng ta và trong quản lý tổ chức, giúp tổ chức có thể tồn tại và phát triển trong một môi trư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH

-

THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI THI KẾT THÚC MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

ĐẾ TÀI:

Quản trị sự thay đổi trong thời đại VUCA

GVHD: TS Lưu Thị Thanh Mai

Học viên: Nguyễn Thị Tuyết Vân

Mã số: 23900011

Lớp: CAO HỌC 2023_CHQT_01

TPHCM, ngày 10 tháng 1 năm 2024

ĐỀ BÀI:

Dựa vào các lý thuyết đã học về hành vi cá nhân, hành vi nhóm và hành vi tổ chức…

Hãy nhận diện các hành vi này có thay đổi gì trong môi trường VUCA phức tạp của thể giới hiện tại

Lập kế hoạch quản trị sự thay đổi của 1 tổ chức

Minh họa 01 trường hợp cụ thể trong thực tế (có tại đơn vị bạn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:TS Lưu Thị Thanh Mai đã rất kiên nhẫn với lớp và giảng dạy tận tình, chi tiết để em có đủ kiến thức và vận dụng chúng vào bài tiểu luận này.Cảm ơn các thầy cô trong phòng đào tạo của trường gia định đã luôn giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để lớp em có thể hoàn thành môn học này Cảm ơn tất cả các thành viên của lớp đã đồng hành, giúp đỡ

và chia sẽ nhiều kinh nghiệm thực tế để em có thể học hỏi và hiểu sâu hơn về môn học này

Do chưa có nhiều kinh nghiệm, cũng như những hạn chế về kiến thức, trong bài tiểu luận chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía Cô để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn

Lời cuối cùng, em xin kính chúc thầy nhiều sức khỏe, thành công và hạnh phúc

Nguyễn Thị Tuyết Vân

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại VUCA hiện tại- thời đại mà sự thay đổi ngày càng trở nên nhanh chóng và khó lườn - sự thay đổi đó đang ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống và hành

vi của mỗi con người Vì vậy, uản trị sự thay đổi cũng ngày càng trở nên quan trọng

để đảm bảo rằng chúng ta đang tiến hành các thay đổi một cách hiệu quả, mạnh mẽ

và bền vững

Có nhiều lý do để chúng ta buộc phải không ngừng thay đổi:

Đầu tiên, thay đổi có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như thay đổi công nghệ, thay đổi thị trường hoặc thậm chí thay đổi văn hóa Nếu không quản trị tốt sự thay đổi này, chúng ta hoặc tổ chức có thể gặp rủi ro và thậm chí thất bại

Thứ hai, quản trị sự thay đổi giúp chúng ta thích ứng và tận dụng các cơ hội mới Trong một thế giới luôn thay đổi, việc tìm kiếm cách cải thiện và phát triển là rất quan trọng Quản trị sự thay đổi giúp xác định và thực hiện những thay đổi cần thiết để thích nghi với môi trường cạnh tranh và tạo ra lợi thế cạnh tranh

Với những lý do này, quản trị sự thay đổi trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của chúng ta và trong quản lý tổ chức, giúp tổ chức có thể tồn tại và phát triển trong một môi trường liên tục biến đổi như hiện tại Và đây cũng là lý do để em tìm hiểu, học hỏi và phân tích về quản trị sự thay đổi trong bài luận này

Mặc dù kiến thức vẫn còn hạn chế nhưng em cũng hy vọng rằng bài tiểu luận này có thể góp thêm một góc nhìn về “Quản trị sự thay đổi” trong thời đại VUCA hiện tại

Kết cấu bài này gồm có 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Quản trị sự thay đổi trong thời đại VUCA

Chương 3: Thực trạng- Minh họa trường hợp cụ thể

KẾT LUẬN

Phụ Lục

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận 4

1 Các định nghĩa 4

1.1 Hành vi cá nhân 4

1.2 Hành vi nhóm 4

1.3 Hành vi tổ chức 5

1.4 Thời đại VUCA và thời đại TUNG 5

2 Sự cần thiết thay đổi hành vi trong thời đại VUCA 6

CHƯƠNG 2: Quản trị sự thay đổi trong thời đại VUCA 8

2.1 Quản trị sự thay đổi là gì 8

2.2 Vai trò của sự thay đổi 9

2.3 Nguyên tắc cốt lõi của quản trị sự thay đổi 11

2.4 Kế hoạch quản trị thay đổi của tổ chức trong thời đại VUCA 12

2.5 Quản trị việc kháng cự lại sự thay đổi (quản trị rủi ro) 15

CHƯƠNG 3: Thực trạng- Minh họa trường hợp cụ thể 18

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

CHƯƠNG1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1 Các định nghĩa

1.1 Hành vi cá nhân:

Hành vi là những biểu hiện của con người ra bên ngoài thể hiện dưới dạng hành động hoặc không hành động nhằm đạt được một mục đích nhất định nào đó phục vu nhu cầu cho chính bản thân người đó

Cơ sở của hành vi cá nhân:

- Nhận thức và ra quyết định cá nhân

- Giá trị, thái độ hài lòng với công việc

- Tạo động lực cá nhân trong tổ chức

Những yếu tố tác động đến hành vi cá nhân:

1.2 Hành vi nhóm

Hành vi nhóm là quá trình mà các cá nhân trong nhóm, tổ chức, công ty hoặc dự

án hợp tác cùng nhau để đạt được mục tiêu chung Trong làm việc nhóm, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh

Nhóm có 2 dạng: nhóm chính thức và nhóm không chính thức

Nhóm chinh thức: là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người có chung chuyên môn để hoàn thành mục tiêu của tổ chức Ví dụ: công ty, phòng nhân sự, phòng kế toán

Nhóm không chính thức: là các liên minh giữa các cá nhân được hình thành không phụ thuộc vào cơ cấu cũng như mục tiêu của tổ chức Ví dụ: nhóm chơi hụi, hội đồng hương,

Việc phân biệt nhóm chính thức và không chính thức giúp ta hiểu được hành vi của nhóm từ đó có cách ứng xử phù hợp để đạt được hiệu quả giao tiếp và mục đích đề

ra

Những yếu tố ảnh hưởng đến hành vi của nhóm:

- Yếu tố tác động bên ngoài: môi trường, điều kiện kinh tố xã hội, chính trị

- Yếu tố tác động bên trong: người lãnh đạo nhóm, các chuẩn mực của nhóm, quy mô nhóm, thành phần trong nhóm, tính liên kết trong nhóm

Cơ sở của hành vi cá nhân trong nhóm và tổ chức

Vì hành vi cá nhân tương tác qua lại với hành vi của nhóm và hành vi của tổ chức Vì vậy khi cần điều chỉnh hành vi của tổ chức ta phải luôn hiểu và lưu ý sự thay đổi của hành vi nhóm và hành vi cá nhân trong tổ chức đó

1.4 Thời đại VUCA và TUNA

VUCA là viết tắt của bốn đặc tính trong thế giới hiện đại:

V - Volatility: Biến động, bất ổn

U - Uncertainty: Không chắc chắn, khó dự đoán

T - Turbulence: Xoay chuyển đa chiều, hỗn loạn

U - Uncertainty: Không chắc chắn, khó dự đoán

N - Novel: Khác lạ, chưa từng có

A - Ambiguity: Mơ hồ, khó xác định

Từ hai thuật ngữ này cho ta hình dung được sự thay đổi rất nhanh chóng của thế giới hiện tại Không những vậy những thay đổi này không theo chiều hướng nhất định, khó tiên đoán, rất mơ hồ, khó xác định nên cũng sẽ gây không ích thách thức cho tổ chức và doanh nghiệp

2 Sự cần thiết thay đổi hành vi tổ chức trong thời đại VUCA

Trong một thời đại mà có quá nhiều sự thay đổi đang diễn ra hằng ngày như hiện tại thì mỗi cá nhân hay tổ chức muốn tồn tại được phải có cách thích nghi với sự thay đổi

đó Hay nói một cách khác cá nhân hay tổ chức cũng không ngừng thay đổi, cải tiến để không bị thụt lùt, không bị bỏ lại trong thời đại VUCA và TUNA

Trong môi trường sinh tồn như thế, những gì chúng ta cần có thể gói gọn trong 3 chữ R-A-A

R - Resilience: Khả năng hồi phục nhanh chóng sau biến cố, khả năng "nổi" khi luôn có các xung lực kéo ta chìm xuống

A - Adaptability: Khả năng thích ứng, khả năng thay đổi để thích nghi với các hoàn cảnh luôn biến động

A - Agility: Tư duy sắc bén, hành động mau lẹ

Muốn thành công đòi hỏi phải duy trì lợi thế cạnh tranh Để đạt được điều đó, các nhà quản trị xem thay đổi là một yếu tố phải có cho sự tồn tại của tổ chức

Theo một khảo sát nhanh của Unicom tiến hành đầu năm 2005, 95% nhà quản trị Việt

Nam cho rằng nên tiếp tục tiến hành thay đổi trong doanh nghiệp cho dù hoạt động kinh doanh vẫn đang tiến triển tốt Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp luôn sẵn sàng thay đổi nếu như thay đổi đó là tích cực Họ sẵn sàng đầu tư tiền bạc, thời gian, công sức và nguồn lực cần thiết để thực hiện ý đồ của mình.Thay đổi là cần thiết, nhưng bên cạnh đó, nhà quản trị cũng nên tìm hiểu rõ và dự đoán trước những tiêu cực

có thể xẩy ra làm xấu đi tình hình hiện tại

Để quản trị quá trình thay đổi một cách hiệu quả, trước tiên nhà quản trị phải theo dõi những yếu tố tác động đến sự thay đổi Chúng ta có thể chia các yếu tố này thành yếu

tố môi trường bên trong và yếu tố môi trường bên ngoài

 Cá yếu tố từ môi trường bên ngoài

 Các yếu tố vĩ mô:

- Kinh tế: GDP, cán cân thương mại, tỷ giá hối đoái, tỉ lệ lạm phát, lãi suất…

- Chính trị- Pháp luật: thể chế chính trị, các chính sách của nhà nước…

- Văn hóa – Xã hội: quan niệm môi trường, thái độ làm việc…

- Nhân khẩu học: tổng dân số, tỉ lệ tăng dân số, tỉlệ dân số trong và ngoài tuổilao động, trình độ học vấn…

- Tự nhiên: thời tiết, khí hậu, mùa màng

- Khoa học công nghệ: công nghệ sản xuất mới, nguyên vật liệu mới…

 Các yếu tố vi mô:

- Khách hàng: sức mua, thị hiếu, hành vi tiêu dùng,…

- Nhà cung cấp: khả năng sản xuất

- Đối thủ cạnh tranh; đối thủ trực tiếp, đối thủ gián tiếp, đối thủ tiềm ẩn

- Các đoàn thể, tổ chức phi chinh phủ: công đoàn, hiệp hội bảo vệ người tiêu dùng…

 Các yếu tố của môi trường bên trong:

Bên cạnh các yếu tố môi trường bên ngoài nhà quản trị còn phải thường xuyên

theo dõi sự tác động của các yếu tố môi trường bên trong để từ đó xác định các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức nhằm hoạch định chiến lược một cách hiệu quả và phù hợp Các yếu tố này bao gồm:

- Cấu trúc tổ chức: cấu trúc ma trận, cấu trúc theo chức năng…

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI

2.1 Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi (Change Management) là một quá trình có cấu trúc nhằm đảm bảo những thay đổi được triển khai một cách hiệu quả, an toàn và đủ sức mạnh để đạt được mục tiêu của tổ chức Quản trị sự thay đổi bao gồm việc chuẩn bị, lên kế hoạch, triển khai, giám sát và đánh giá các thay đổi

Mục đích của mọi sáng kiến quản trị sự thay đổi của là thực hiện thành công các chiến lược và phương pháp, tạo ra sự thay đổi, giúp mọi người chấp nhận và thích ứng với sự thay đổi đó Quản trị sự thay đổi là một phần của mọi doanh nghiệp Với những kỳ vọng, yêu cầu bắt kịp công nghệ và quy định, các doanh nghiệp phải liên tục

thực hiện những thay đổi và điều chỉnh trong thực tiễn của mình để giữ cho quy trình kinh doanh hiệu quả, đồng thời tối ưu chi phí

2.2 Vai trò của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp

Trong thực tế hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều nguyên nhân khác nhau khi cân nhắc đầu tư vào chiến lược quản trị sự thay đổi (Change Management) cả

ở mức độ vi mô và vĩ mô 3 vai trò quan trọng của quản trị sự thay đổi mà doanh nghiệp cần thực hiện, bao gồm:

- Thay đổi hành vi của từng cá nhân

- Tối ưu hóa chi phí

- Tăng cơ hội thành công

Như vậy để thay đổi được hành vi của tổ chức theo hướng nhà quản trị mong muôn thì điều đầu tiên nhà quản trị phải hướng được hành vi của từng cá nhân về mục đích mà công ty mong công, từ đó thực hiện tối ưu hóa, và không ngừng cải tiến để tăng cơ hội thành công

Thay đổi ở từng cá nhân một

Chúng ta thường dễ rơi vào cạm bẫy tư duy về sự thay đổi từ góc độ tổ chức Ví

dụ, trong quá trình sáp nhập hoặc mua lại, lãnh đạo thường tập trung vào các khía cạnh như cấu trúc tài chính, tích hợp hệ thống dữ liệu hoặc sắp xếp văn phòng Tuy nhiên, quản trị sự thay đổi tổ chức (Change Management) luôn phải bắt đầu từ từng cá nhân

Một sự thật rõ ràng là Doanh nghiệp không thay đổi, chỉ có con người mới thay đổi Sự chuyển đổi của từng thành viên là nền tảng vững chắc cho sự thay đổi tổ chức Nếu mỗi người không điều chỉnh công việc hàng ngày của mình, những nỗ lực thay đổi trong doanh nghiệp sẽ không mang lại kết quả

Tối ưu hóa chi phí

Bỏ qua khía cạnh con người trong quản trị sự thay đổi (Change Management)

có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng về tài chính, bao gồm:

- Sự suy giảm năng suất trên quy mô lớn

- Thiếu sự hỗ trợ từ nhà quản lý, do họ không sẵn sàng dành thời gian và nguồn lực cần thiết để ủng hộ quá trình thay đổi

- Thiếu sự tham gia của các bên liên quan quan trọng trong các cuộc họp quan

trọng

- Gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp khiến nhà cung cấp và khách hàng mất niềm tin và uy tín trên thị trường

- Tinh thần của nhân viên bị ảnh hưởng, gây ra sự chia rẽ và xung đột nội bộ

- Tình trạng căng thẳng, bối rối và mệt mỏi gia tăng

- Nguy cơ mất nhân viên tài năng do họ có thể xin nghỉ việc

- Dự án doanh nghiệp có thể trễ hạn, vượt quá ngân sách, bị bỏ dở giữa chừng

- Để giảm thiểu những hậu quả tài chính nghiêm trọng này, mỗi doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận quá trình thay đổi bằng cách đặt trọng tâm vào yếu tố con người

- Thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng và phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi để thích ứng Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp xác định được các thay đổi cần thiết, triển khai các thay đổi một cách hiệu quả

và đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn hoạt động bình thường trong quá trình thay đổi đó Tăng cơ hội thành công

Thay đổi là một động lực quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Quản trị

sự thay đổi giúp doanh nghiệp tạo ra các thay đổi mang tính chiến lược, giúp doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu và nhu cầu của thị trường, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn

Theo nghiên cứu của Prosci, một công ty hàng đầu về quản lý sự thay đổi, đã chỉ ra rằng có tới 93% cấp lãnh đạo có hiệu quả trong việc quản lý thay đổi đã đạt hoặc vượt qua mục tiêu đã đề ra trước đó Trong khi đó, chỉ có 15% người quản lý sự thay đổi kém đạt được thành công tương tự Điều này cho thấy một chiến lược quản trị sự thay đổi - Change Management tốt có thể gia tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp lên đến gấp 6 lần

Trong môi trường kinh doanh hiện nay với sự biến động liên tục, quản trị sự thay đổi

đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất Đặc biệt là khi:

- Đưa công nghệ mới vào quy trình hoạt động

- Thay đổi ban lãnh đạo

- Thay đổi văn hóa doanh nghiệp

- Sáp nhập và mua lại

- Khủng hoảng kinh tế

- Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội có nhiều biến động (như hiện nay)

2.3 Nguyên tắc cốt lõi của quản trị thay đổi

- Thấu hiểu quản trị sự thay đổi

Để thành công trong quản trị sự thay đổi và đạt được lợi ích từ chúng, việc hiểu về các điều chỉnh là rất quan trọng Một số câu hỏi để khám phá nguyên tắc quan trọng này:

 Lý do cần thay đổi là gì? Mục tiêu của những thay đổi này được đặt ra như thế nào?

 Giá trị mà những thay đổi này đem lại cho doanh nghiệp là gì?

 Những điều chỉnh sẽ ảnh hưởng tích cực đến thành viên nhóm như thế nào?

 Kết quả của sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến phương pháp làm việc của mọi người?

 Để thực hiện thành công sự thay đổi, mọi người cần thực hiện những hành động gì?

- Đảm bảo sự phù hợp của kế hoạch thay đổi

Để đảm bảo tính hiệu quả khi quản trị sự thay đổi, có một số yếu tố cần được cân nhắc như sau:

 Sự hỗ trợ: Xác định kế hoạch sử dụng nguồn hỗ trợ và tài trợ để ủng hộ các điều chỉnh

 Sự tham gia: Xác định những người phù hợp nhất giúp thiết kế và thực hiện sự thay đổi Quyết định liệu doanh nghiệp sẽ sử dụng nguồn lực nội bộ trong tổ chức hay thuê các chuyên gia bên ngoài

 Sự quan tâm: Để đạt được hiệu quả trong quản trị sự thay đổi, cần thu hút sự quan tâm và ủng hộ từ các thành viên trong tổ chức Xác định cách giúp mọi người hiểu và ủng hộ thông qua các biện pháp thích hợp

 Sự tác động: Hình dung về thành công mà doanh nghiệp mong muốn Xác định những tác động mà sự thay đổi sẽ mang lại và những mục tiêu muốn đạt được

- Thực hiện đúng theo kế hoạch

Khi lên kế hoạch thực hiện sự thay đổi, cần xem xét một số mô hình quản trị sự thay đổi, như Quy trình 8 bước thay đổi của Kotter Đây là một công cụ giúp thể hiện tính khẩn cấp trong kế hoạch, từ đó tạo động lực và thúc đẩy mọi người ủng hộ và thực