Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán lao động tiền lương lập bảng thanh toán ti
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Nghiên cứu thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại tại Công ty Cổ phần Sông Lô Từ đó, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Hệ thống hóa cơ sở lý luận tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp Phản ánh thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Nhận xét chung và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại tại Công ty Cổ phần Sông Lô.
Phương pháp nghiên cứu
3.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Dựa trên cơ sở lý luận về lương và các khoản trích theo lương, trên những kiến thức tích lũy đƣợc trong quá trình học tập, đồng thời tham khảo các tài liệu, giáo trình khác có liên quan, để hệ thống thành cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đồng thời nghiên cứu thực tiễn kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
Nhằm tìm hiểu tình hình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Sông Lô với mục đích có cái nhìn khách quan, chính xác
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp tiếp cận đối tượng nghiên cứu liên quan trực tiếp đến chủ đề, trong đó kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng.
Cách thức thực hiện nhƣ sau:
Bước 1: Lập kế hoạch phỏng vấn
Phỏng vấn là việc thu thập số liệu bằng việc hỏi trực tiếp các nhân viên kế toán và nhà quản trị công ty, trong đó tập trung nhiều vào phỏng vấn Nguyễn Đăng
Quang – kế toán trưởng của công ty Các câu hỏi phỏng vấn được chuẩn bị từ trước Thời gian và địa điểm phỏng vấn được thỏa thuận trước Việc phỏng vấn được tiến hành theo phương thức gặp mặt và phỏng vấn trực tiếp Những người được phỏng vấn đã trả lời các câu hỏi với thái độ nhiệt tình, cởi mở
Nội dung của các cuộc phỏng vấn nhằm tìm hiểu sâu hơn về công tác tổ chức các phòng ban trong công ty, tình hình kinh doanh, công tác kế toán nói chung và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng tại đơn vị Kết quả thu được là khá khả quan, số lƣợng thông tin thu đƣợc nhiều, việc trao đổi trực tiếp giúp làm sáng tỏ kịp thời những vấn đề còn khúc mắc về số liệu kế toán trên các chứng từ sổ sách của công ty Mặt khác, việc kết hợp giữa hỏi đáp và quan sát quá trình vào số liệu kế toán trên các chứng từ, sổ sách kế toán tại đơn vị giúp em có thể hiểu đƣợc quy trình cũng nhƣ hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng con số trên sổ sách kế toán
Xây dựng kế hoạch phỏng vấn bao gồm các vấn đề sau: Địa điểm phỏng vấn: Tại phòng tài chính kế toán
Yêu cầu và nội dung câu hỏi phỏng vấn
Câu hỏi phỏng vấn phải gắn liền về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Câu hỏi phỏng vấn phải phù hợp với đối tƣợng đƣợc phỏng vấn
Câu hỏi đƣa ra không trùng lặp nhau
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn
Theo thời gian và địa điểm đã đƣợc nêu trên kế hoạch sẽ tiến hành phỏng vấn đối tƣợng có liên quan Các câu hỏi mang tính chất mở để thu đƣợc kết quả tốt, tạo không khí vui vẻ và hoà đồng trong quá trình phỏng vấn
Ghi chép các thông tin phỏng vấn: Sau khi phỏng vấn, người phỏng vấn viết báo cáo về các thông tin thu thập đƣợc
Yêu cầu báo cáo : Sẽ chọn lọc thông tin biến động, thông tin chủ yếu của vấn đề nghiên cứu phù hợp với mục đích và yêu cầu của phương pháp phỏng vấn
Dựa trên hệ thống số liệu thu thập được, thông qua quá trình sàng lọc và xử lý số liệu, các nhà phân tích có thể xây dựng cơ sở dữ liệu để phân tích hoạt động của công ty.
Phân tích, đối chiếu bảng lương hàng tháng để nghiên cứu với mức tiền lương cơ bản nhƣ vậy có đủ trang trải cuộc sống hàng ngày của cán bộ công nhân viên hay không Đồng thời kết hợp với những phương pháp khác để nghiên cứu vấn đề có hiệu quả hơn
Tất cả các thông tin thu thập đƣợc sau các cuộc phỏng vấn, điều tra - khảo sát đƣợc ghi chép cẩn thận sau đó đƣợc hoàn thiện và sắp xếp lại một cách có hệ thống Các thông tin thu được từ các phương pháp trên được tập hợp lại, phân loại, chọn lọc ra các thông tin có thể sử dụng đƣợc Tất cả các thông tin sau khi đƣợc xử lý đƣợc dùng làm cơ sở cho việc tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của công ty và thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Thông qua các kết luận đó cùng với việc xem xét những thành công trong quá khứ và các định hướng trong tương lai của công ty để đưa ra những kiến nghị mang tính khả thi cao.
Thời gian và địa điểm nghiên cứu
4.1 Không gian Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần Sông Lô, địa chỉ tại Số 15, ngách 199/41, đường Hồ Tùng Mậu, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
Số liệu sử dụng lấy từ báo cáo và sổ sách từ năm 2017-2019
Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, khóa luận tốt nghiệp có bố cục gồm 3 chương:
Chương 1 : Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
Chương 2 : Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương tại Công ty Cổ phần Sông Lô
Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sông Lô
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO TIỀN LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về tiền lương và khoảng trích theo tiền lương
1.1.1 Khái niệm và bản chất của tiền lương
1.1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Trong kinh tế thị trường sức lao động trở thành hàng hoá, người có sức lao động có thể tự do cho thuê (bán sức lao động của mình cho người sử dụng lao động: Nhà nước, chủ doanh nghiệp ) thông qua các hợp đồng lao động Sau quá trình làm việc, chủ doanh.nghiệp sẽ trả một khoản tiền có liên quan chặt chẽ đến kết quả lao động của người đó Về tổng thể tiền lương được xem như là một phần của quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và người lao động
Người lao động cung cấp cho họ về mặt thời gian, sức lao động, trình độ nghề nghiệp cũng nhƣ kỹ năng lao động của mình Đổi lại, người lao động nhận lại doanh nghiệp tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp xã hội, những khả năng đào tạo và phát triển nghề nghiệp của mình Đối với thành phần kinh tế tư nhân, sức lao động rõ ràng trở thành hàng hoá vì người sử dụng tư liệu sản xuất không đồng thời sở hữu tư liệu sản xuất Họ là người làm thuê bán sức lao động cho người có tư liệu sản xuất Giá trị của sức lao động thông qua sự thoả thuận của hai bên căn cứ vào pháp luật hiện hành Đối với thành phần kinh tế thuộc sở hữu Nhà nước, tập thể người lao động từ giám đốc đến công nhân đều là người cung cấp sức lao động và được Nhà nước trả công Nhà nước giao quyền sử dụng quản lý tư liệu sản xuất cho tập thể người lao động Giám đốc và công nhân viên chức là người làm chủ được uỷ quyền không đầy đủ và không phải tự quyền về tƣ liệu đó Tuy nhiên những đặc thù riêng trong việc sử dụng lao động của khu vực kinh tế có hình thức sở hữu khác nhau nên các quan hệ thuê mướn, mua bán, hợp đồng lao động cũng khác nhau, các thoả thuận về tiền lương và cơ chế quản lý tiền lương cũng được thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau Tiền lương là bộ phận cơ bản (hay duy nhất) trong thu nhập của người lao động, đồng thời là một trong các chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Vậy có thể hiểu: Tiền lương ( hay tiền công ) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, số lƣợng và chất lƣợng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp nhằm mục đích tái sản xuất sức lao động và bù đắp hao phí sức lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh
Ngoài tiền lương , người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp , trợ cấp bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế
1.1.1.2 Bản chất của tiền lương Để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh cần phải có các yếu tố cơ bản: lao động, tƣ liệu lao động và đối tƣợng lao động Trong đó lao động là yếu tố chính có tính chất quyết định Lao động không có giá trị riêng biệt mà lao động hoạt động tạo ra giá trị riêng biệt
Cái mà người ta mua bán không phải là lao động mà là sức lao động trở thành hàng hoá thì giá trị của nó đƣợc đo bằng lao động kết tinh trong một sản phẩm Người lao động bán sức lao động và nhận được giá trị của sức lao động dưới hình thái lương
Theo quan điểm tiền lương là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để hoàn thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ quy định thì bản chất tiền lương là giá cả hàng hoá sức lao động được hình thành thông qua sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế trong đó có quy luật cung cầu
Tiền lương người lao động nhận được phải đảm bảo là nguồn thu nhập, nguồn sống của bản thân người lao động và gia đình, là điều kiện để người lao động hoà nhập với xã hội
Cũng như các loại giá cả hàng hoá khác trên thị trường tiền lương và tiền công của người lao động ở khu vực sản xuất kinh doanh do thị trường quyết định Nguồn tiền lương và thu nhập của người lao động bắt nguồn từ kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh
Trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, sức lao động là yếu tố mang tính quyết định Do đó có thể nói tiền lương là phạm trù của sản xuất yêu cầu phải tính đúng, tính đủ trước khi trả hoặc cấp phát cho người lao động
Như vậy tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá sức lao động mà người lao động để bù đắp hao phí lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh
Mặt khác, về hình thức trong điều kiện tồn tại của nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ thì tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do lao động tạo ra Tuỳ theo cơ chế quản lý mà tiền lương có thể được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất cấu thành nên giá thành sản phẩm hay một bộ phận của thu nhập
1.1.2 Vai trò và chức năng của tiền lương
1.1.2.1 Vai trò của tiền lương
Lao động là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Việc hạch toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính kỷ luật quản lý nhân sự Bên cạnh đó, nó còn tạo lập nền tảng để doanh nghiệp chi trả các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội trong trường hợp người lao động gặp sự cố về sức khỏe như ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động.
Tổ chức tốt công tác tiền lương còn giúp cho việc quản lý tiền lương chặt chẽ đảm bảo trả lương đúng chính sách và doanh nghiệp đồng thời còn căn cứ để tính toán phân bổ chi phí nhân công và chi phí doanh nghiệp hợp lý
Với ý nghĩa trên, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện các vai trò sau:
Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số liệu về số lƣợng, chất lƣợng và kết quả lao động Hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp ghi chép và luân chuyển các chứng từ ban đầu về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương Tính toán chính xác và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng quy định
Tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng hạch toán chi phí
Tổ chức lập các báo cáo về lao động, tiền lương, tình hình trợ cấp BHXH qua đó tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương của doanh nghiệp để có biện pháp sử dụng lao động có hiệu quả hơn
1.1.2.2 Chức năng của tiền lương
Các hình thức trả lương
1.2.1 Hình thức tiền lương theo thời gian
Khái niệm: Là việc trả lương theo thời gian lao động (ngày công) thực tế và thang bậc lương của công nhân Việc trả lương này được xác định căn cứ vào thời gian công tác và trình độ kĩ thuật của người lao động
Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc lương ( chức danh) và thang lương ( hệ số lương) Hình thức này chủ yếu áp dụng cho lao động gián tiếp, công việc ổn định hoặc có thể cho cả lao động trực tiếp mà không định mức đƣợc sản phẩm Để trả lương theo thời gian người ta căn cứ vào ba yếu tố:
Ngày công thực tế của người lao động Đơn giá tiền lương tính theo ngày công
Hệ số tiền lương (hệ số cấp bậc)
Hệ số tiền lương (hệ số cấp bậc)
Cách tính lương theo thời gian:
TL tháng = ( Hệ số CB + HS phụ cấp) x Mức lương tối thiểu x Số ngày làm việc thực tế
Số ngày làm việc trong tháng theo quy định
Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ x 150% (200% hoặc 300%) x số giờ làm thêm
Mức lương giờ được xác định:
Mức 150% áp dụng đối với làm thêm giờ trong ngày làm việc
Mức 200% áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần
Mức 300% áp dụng đối với giờ làm thêm vào các ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định
Trả lương theo sản phẩm khoán:
Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp:
TL đƣợc lãnh trong tháng = số lƣợng SP công việc hoàn thành X Đơn giá TL
Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp:
TL đƣợc lãnh trong tháng = TL đƣợc lãnh của bộ phận gián tiếp X Tỷ lệ lương gián tiếp của một người
1.2.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương này được áp dụng trong điều kiện có định mức lao động trên cơ sở định mức lao động giao khoán cho cá nhân người lao động và tính đơn giá tiền lương Phương pháp này tương ứng với chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh được chọn là tổng sản phẩm bằng hiện vật (kể cả sản phẩm qui đổi) thường áp dụng cho Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh một hoặc một số loại sản phẩm có thể quy đổi đƣợc và kiểm nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể riêng biệt
Khác với hình thức tiền lương theo thời gian, hình thức tiền lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành
Tổng tiền lương phải trả = Đơn giá TL/SP * Số lượng sản phẩm hoàn thành
Hình thức tiền lương theo sản phẩm:
Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp:
Tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếo theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào Đối với Công ty không áp dụng được hình thức tiền lương này vì là Công ty kinh doanh thương mại
Tổng TL phải trả = Số lƣợng sản phẩm thực tế hoàn thành * Đơn giá TL
Hình thức tiền lương theo sản phẩm gián tiếp:
Là tiền lương trả cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất, như bảo dƣỡng máy móc thiết bị họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhƣng họ gián tiếp ảnh hưởng đến năng xuất lao động trực tiếp vì vậy họ được hưởng lương dựa vào căn cứ kết quả của lao động trực tiếp làm ra để tính lương cho lao động gián tiếp
Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này không được chính xác, còn có nhiều mặt hạn chế, và không thực tế công việc
Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng:
Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp nếu người lao động còn được thưởng trong sản xuất, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tƣ
Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng này có ưu điểm là khuyến khích người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động tăng cao, có lợi cho doanh nghiệp cũng nhƣ đời sống của công nhân viên đƣợc cải thiện
Hình thức tiền lương theo sản phẩm lũy tiến:
Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần tiền thưởng được tính ra trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức năng suất cao
Hình thức tiền lương này có ưu điểm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, duy trì cường độ lao động ở mức tối đa, nhằm giải quyết kịp thời thời hạn quy định theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng
Tuy nhiên hình thức tiền lương này cũng không tránh khỏi nhược điểm là làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy mà chỉ đƣợc sử dụng khi cần phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng, hoặc trả lương cho người lao động ở khâu khó nhất để đảm bảo tính đồng bộ cho sản xuất Ý nghĩa: Trả lương theo sản phẩm gắn thu nhập của người lao động với kết quả sản xuất trực tiếp Để có thu nhập cao thì chính người lao động phải tạo ra được sản phẩm và dịch vụ do đó người lao động sẽ tìm cách nâng cao năng suất lao động, trình độ chuyên môn, phát huy sáng kiến, cải tiến kĩ thuật để góp phần thúc đẩy phong trào thi đua sản xuất chung Ưu điểm:
Kích thích người lao động tăng năng suất lao động
Khuyến khích sự đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, tích luỹ kinh nghiệm và phát huy sáng tạo, nâng cao khả năng làm việc
Thúc đẩy phong trào thi đua, góp phần hoàn thiện công tác quản lí
Nhược điểm: Do trả lương theo sản phẩm cuối cùng nên người lao động dễ chạy theo số lƣợng, bỏ qua chất lƣợng, vi phạm qui trình kĩ thuật, sử dụng thiết bị quá mức và các hiện tƣợng tiêu cực khác Để hạn chế thì Doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống các điều kiện công tác nhƣ: định mức lao động, kiểm tra, kiểm soát, điều kiện làm việc và ý thức trách nhiệm của người lao động
1.2.3 Hình thức trả lương khoán Đây là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành
Hình thức trả lương này được áp dụng khi không có định mức lao động cụ thể và không phân chia công việc cụ thể đến từng người lao động Phương pháp này thường được sử dụng để trả lương cho một nhóm người lao động khi họ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định, phù hợp với những công việc đòi hỏi nhiều người cùng tham gia thực hiện.
Trả lương khoán theo doanh thu:
Hệ thống trả lương theo doanh thu gắn lương của người lao động với doanh thu bán hàng, trong đó đơn giá khoán theo doanh thu là mức lương được trả cho mỗi 1000 đồng doanh thu Ưu điểm của hình thức trả lương này là kết hợp được yếu tố trình độ tay nghề với kết quả làm việc Có trình độ tay nghề cao, lương cơ bản cao sẽ dẫn đến đơn giá lương cao hơn Với cùng đơn giá lương, tập thể nào đạt doanh thu cao hơn sẽ có tổng quỹ lương lớn hơn Điều này vừa khuyến khích người lao động nâng cao tay nghề để tăng lương cơ bản vừa khiến họ quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình.
Nhược điểm: Hình thức trả lương này chỉ phù hợp với điều kiện thị trường ổn định, giá cả không có sự đột biến Mặt khác, áp dụng hình thức này dễ cho người lao động chạy theo doanh thu mà không quan tâm và xem nhẹ việc kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp
Công thức: Tổng quỹ lương kế hoạch Đơn giá khoán theo doanh thu = X 100
Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1 Chứng từ và thủ tục thanh toán
1.3.1.1 Chứng từ Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động vận dụng ở doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phải vận dụng lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lƣợng, chất lƣợng lao động
Các chứng từ ban đầu gồm :
Mẫu số : 01 – LĐTL – Bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần ( tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở doanh nghiệp)
Mẫu số : 03 – LĐTL – Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nghỉ và hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT
Mẫu số : 06 – LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Mục đích lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động, phiếu này do người chuyển giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương
Mẫu số : 07 – LĐTL – Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu số : 08 – LĐTL – Hợp đồng giao khoán : Phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán
Mẫu số : 09 –LĐTL – Biên bản điều tra tai nạn lao động
Biên bản này nhằm xác định chính xác, cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thoả đáng và trên cơ sở biên bản đó có các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, ngăn ngừa tai nạn xảy ra tại đơn vị
Dựa trên các chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội đã được duyệt, bộ phận kế toán tiến hành lập các bảng thanh toán Những bảng thanh toán này đóng vai trò quan trọng trong việc chi trả tiền lương đúng thời hạn cho người lao động, đảm bảo quyền lợi và tránh chậm trễ trong việc nhận lương.
Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số : 02 – LĐTL)
Mỗi tổ sản xuất và phòng ban quản lý sở hữu bảng thanh toán lương riêng, liệt kê các khoản tiền lương mà từng cá nhân trong đơn vị được nhận.
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (Mẫu số: 05 –LĐTL)
Bảng này đƣợc mở để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu: Họ tên và nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội người lao động được hưởng trong tháng Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số : 05 – LĐTL)
Bảng này đƣợc lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phận kinh doanh, các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khoản bồi thường vật chất, đối với người lao động
Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương
Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấn công và các chứng từ liên quan
Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng
Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương:
Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5)
Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương
Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho
Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương
Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên
Bước 8: Nhân viên nhận lương và ký nhận
1.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ BHXH , BHYT, KPCĐ, BHTN kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 338
Tài khoản 334: “Phải trả người lao động”
Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động đầu kỳ
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương,
BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động đầu kỳ
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả phải chi cho người lao động phát sinh trong kỳ
SDCK: Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho nguời lao động
SDCK: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2
Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên
Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác phản ánh các khoản tiền lương, thưởng có tính chất tiền lương cùng những khoản thu nhập khác thuộc về người lao động của những cá nhân không phải là công nhân viên Đây là khoản nợ phải trả của doanh nghiệp, ghi nhận quá trình thanh toán các khoản nợ này.
Tài khoản 338: “Phải trả, phải nộp khác”
Nội dung: Dùng để theo dõi việc trích lập sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Ngoài ra tài khoản này còn đƣợc dung để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hang và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê tài sản là thuê tài chính, nhật ký quỹ, ký cước ngắn hạn
Nợ TK 338 Có Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị;
Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn;
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên;
Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể;
Kinh phí công đoàn vƣợt chi đƣợc cấp bù;
Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi đƣợc cơ quan BHXH thanh toán
Hệ thống sổ kế toán
Việc tổ chức hạch toán và ghi số tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương là phụ thuốc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn
Chế độ hình thức ghi sổ kế toán đƣợc quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 5 hình thức:
Kế toàn trên máy vi tính
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp nhất và nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình thức sổ kế toán đó về các mặt: loại
BHXH phải trả thay lương Cho CBCNV
Khấu lương 10,5% tiền nộp hộ Nhận khoán hoàn trả của cơ
BHXH, BHYT,BHTN cho CNV
Kế toán phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua sổ kế toán, mỗi loại sổ kế toán đều có mối liên hệ, kết hợp chặt chẽ với nhau về mặt nội dung và hình thức Quá trình ghi chép sổ kế toán theo đúng trình tự và kỹ thuật sẽ giúp phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động của doanh nghiệp.
1.4.1 Hình thức nhật ký – sổ cái Đối với hình thức Nhật ký - Sổ cái, kế toán sử dụng các loại chứng từ, bảng biểu và sổ sách sau: Chứng từ gốc.Sổ quỹ.Bảng tổng hợp chứng từ.Nhật ký - Sổ cái.Sổ kế toán chi tiết.Bảng tổng hợp chi tiết.Và báo cáo tài chính
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ: Đối chiếu kiểm tra: Điều kiện áp dụng: Sử dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán
1.4.2 Hình thức nhật ký chung
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung
Chứng từ gốc (Bảng chấm công, bảng thanh toán lương…)
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết (Bảng tổng hợp thanh
Báo cáo tài chính kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái các tài khoản theo từng nghiệp vụ phát sinh Điều kiện áp dụng: Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp : Sản xuất, hương mại, dịch vụ, xây dựng có quy mô vừa và nhỏ
1.4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Sau đó căn cứ vào Chứng từ ghi sổ kế toán để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô vừa, quy mô lớn, sử dụng nhiều lao động kế toán và số lƣợng lớn các tài khoản ké toán đƣợc sử dụng
1.4.4 Hình thức nhật ký chứng từ Đối với hình thức Nhật ký - Sổ cái, kế toán sử dụng các loại chứng từ, bảng biểu và sổ sách sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ Nhật ký - Sổ cái.S ổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết.Và báo cáo tài chính
Sơ đồ 1.4.Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ: Đối chiếu kiểm tra:
1.4.5 Hình thức kế toán máy
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hình thức kế toán máy trong hạch toán kế toán Đặc trƣng cơ bản của hình thức này là công tác kế toán đƣợc tiến hành theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính
Chứng từ gốc(Bảng chấm công, bảng thanh toán lương…)
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết (Bảng tổng hợp thanh
Sơ đồ 1.5.Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ: Đối chiếu kiểm tra:
(Bảng chấm công, bảng thanh toán lương )
- Sổ tổng hợp (Tổng hợp tiền lương)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Khái quát chung về Công ty Cổ phần Sông Lô
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Sông Lô
Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG LÔ Địa chỉ : Số 15, ngách 199/41, đường Hồ Tùng Mậu, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Giấy phép đăng ký kinh doanh : Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
0101839828 do Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch Đầu tƣ - Thành phố Hà Nội cấp ngày 16/7/2014
Vốn điều lệ : 1.989.000.000 VNĐ (Một tỷ chín trăm tám mươi chín triệu đồng)
Số điện thoại: (024) 37631189 ; Email: kd.songlo@gmail.com
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần
Giám đốc : Nguyễn Thanh Tĩnh
Công ty Cổ phần Sông Lô đƣợc thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103010116 ngày 08/12/2005 do Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tƣ thành phố Hà Nội cấp Đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ nhất ngày 24/8/2007 Đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ hai ngày 16/7/2014 với số vốn điều lệ là 1.989.000.000 VNĐ
Sau mấy năm hoạt động với nhiều khó khăn thách thức Công ty Cổ phần đã từng bước khẳng định được vị trí và uy tín trong các lĩnh vực hoạt động của mình với khách hàng và nhà sản xuất Trong những năm qua với phương châm kinh doanh “ Trao giá trị – nhận niềm tin”, Công ty đã có những bước tiến vững chắc và đƣợc khách hàng tin yêu bởi tiêu chí phục vụ “ Uy tín - Chất lƣợng - Dịch vụ - Giá cả”
Trong những năm mới thành lập Công ty gặp rất nhiều khó khăn Cơ chế quản lý chƣa phù hợp, trình độ nhân viên còn hạn chế, hệ thống giấy tờ sổ sách còn thiếu sót, chƣa có nhiều bạn hàng thân thiết đặc biệt là tình trạng lạm phát diễn ra mạnh mẽ gây ảnh hưởng xấu đến quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp non trẻ mới ra nhập thị trường Thời kỳ đó với số lượng nhân viên ít, chỉ trên 10 người, sản phẩm kinh doanh cũng chƣa đa dạng và phong phú đa phần là các sản phẩm về máy tính để bàn và các phụ kiện đi kèm Nhận ra những thiếu sót đó Ban giám đốc cùng nhân viên trong Công ty đã không ngừng học hỏi, tìm hiểu thị trường và thay đổi cơ cấu quản lý, kinh doanh từ đó Công ty đã đạt đƣợc những dấu hiệu tích cực
Từ năm 2005 đến nay cùng với sự cố gắng nỗ lực của tập thể cộng với sự nhiệt tình học hỏi, tiếp thu những cái mới áp dụng vào việc kinh doanh đã giúp doanh nghiệp thoát khỏi những khó khăn ban đầu gặt hái đƣợc nhiều thành công mới, việc kinh doanh đƣợc mở rộng, tạo thêm công ăn việc làm và thu nhập cho người lao động Với những thành tựu đạt được, hiện nay Công ty đang xem xét mở thêm chi nhánh kinh doanh và sản phẩm kinh doanh mới trong năm 2020
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Sông Lô
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Sông Lô
Công ty Cổ phần Sông Lô là một doanh nghiệp có tƣ cách pháp nhân hoạt động kinh doanh theo chức năng, nhiệm vụ của mình và đƣợc pháp luật bảo vệ Công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau:
Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do ban lãnh đạo công ty đề ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp
Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quá trình thực hiện sản xuất, kinh doanh và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước
Quản lý và sử dụng vốn đúng quy định và đảm bảo có lãi
Thực hiện việc nghiên cứu, phát triển nhằm nâng cao NSLĐ cũng nhƣ thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trường Chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi người lao động, người tiêu dùng, vệ sinh an toàn lao động, bảo vệ môi trường, đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và các quy định có liên quan tới hoạt động của công ty
Ngành nghề kinh doanh và hoạt động chính của công ty:
Sản xuất, buôn bán vật tƣ phụ kiện thiết bị văn phòng, thiết bị điện, điện công nghiệp, điện tử, tin học, viễn thông, thiết bị thí nghiệm, văn phòng phẩm;
Sản xuất, buôn bán các sản phẩm phần mềm tin học, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học, điện tử viễn thông;
Dịch vụ sửa chữa bảo hành, bảo trì thiết bị máy văn phòng và các mặt hàng Công ty KD;
Ngành nghề kinh doanh phụ: Đào tạo tin học, ngoại ngữ
Dịch vụ photocopy, chế bản, in ấn;
2.1.2.2 Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty
Là đơn vị hạch toán độc lập về kinh doanh, quy mô, trình độ quản lý cũng nhƣ chức năng quản lý của công ty Công ty đã xây dựng mô hình quản lý trực tiếp, ở mỗi cấp có một người quyết định cao nhất để giải quyết công việc, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và các lĩnh vực chính trị, xã hội
Theo tài liệu tại Phòng hành chính của Công ty thì Công ty Cổ phần Sông Lô bao gồm: Ban quản trị, giám đốc và các phòng ban Mối quan hệ giữa các phòng ban đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Sông Lô
Phòng hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng kinh doanh Đội thi công số 1 Đội thi công số 2
Nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc tổ chức công ty, với trách nhiệm cao trong cả hoạt động bên trong lẫn tương tác bên ngoài Người này đại diện pháp lý cho doanh nghiệp, có thẩm quyền ký kết hợp đồng và tài liệu quan trọng, đồng thời sở hữu quyền ra quyết định đối với mọi hoạt động của công ty Bên cạnh đó, giám đốc cũng chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật về mọi hành vi của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do doanh nghiệp gây ra.
Phòng hành chính giữ vai trò bảo quản các loại giấy tờ, văn bản quan trọng, đồng thời trực tiếp tiếp nhận hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng Phòng này cũng chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề về văn hóa, xã hội và đời sống vật chất trong doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trôi chảy.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ phản ánh liên tục có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hạch toán kế toán của Công ty Chịu trách nhiệm về mặt tài chính, nguồn vốn hoạt động, lập kế hoạch quản lý vốn, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ, trung thực về tình hình tài chính của đơn vị Thực hiện các chế độ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước Chịu trách nhiệm trước cấp trên về báo cáo tài chính của đơn vị Xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lương của CNV trong Công ty, chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự trong toàn Công ty
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
2.2.1 Nguồn hình thành quỹ lương của doanh nghiệp
Quỹ lương của công ty bao gồm toàn bộ số tiền lương chi trả cho toàn bộ nhân viên, được quy định trong quy chế trả lương như sau: Đối với ban Giám đốc, cán bộ công nhân viên phòng nghiệp vụ, văn phòng được trả theo thời gian làm việc, dựa trên hệ số lương do công ty quy định Đối với công nhân lao động trực tiếp, lương được trả theo hệ số do công ty quy định, dựa trên số ngày công và khối lượng công việc hoàn thành trong tháng.
2.2.2 Hạch toán lao động Đặc điểm lao động của Công ty Cổ phần Sông Lô
Bảng 2.1 CƠ CẤU CBCNV TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG LÔ
Chỉ tiêu Số lao động (người) Tỷ trọng (%)
Tổng số người lao động 113 100
1 Cơ cấu theo lao động
2 Cơ cấu theo giới tính
3 Cơ cấu theo lứa tuổi
4 Cơ cấu theo trình độ
Hiện nay Công ty Cổ phần Sông Lô theo mối quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp
Công ty áp dụng cách phân loại tiền lương theo hai loại là lương thời gian và lương khoán theo sản phẩm
Các hình thức tiền lương và phạm vi áp dụng
Đối với cán bộ quản lý doanh nghiệp và quản lý đội thi công, lương thời gian được áp dụng Cơ sở thanh toán lương dựa trên bảng chấm công và hệ số lương.
Lương cơ bản = HSL x mức lương tối thiểu
Lương thời gian = LCB x Số công
Lương khoán sản phẩm tập thể:
Dựa trên khối lƣợng công việc của cả một tập thể, đội xây dựng thực hiện việc khoán quỹ lương cho từng đội tuỳ theo tính chất công việc, khối lượng công việc được giao Quỹ lương của đội được sử dụng để trả lương thời gian làm khoán (tính trên hệ số lương và mức lương tối thiểu) của cá nhân lao động Hàng ngày, tổ trưởng căn cứ vào tay nghề, cấp bậc thợ mà phân chia công việc theo tiến độ thi công sản xuất Cuối ngày việc chấm công sẽ đƣợc thực hiện và cuối tháng sẽ đƣợc phân loại thưởng
Với từng công trình, đội sẽ đƣợc giao khoán một quỹ nhất định và tổng số công theo hệ số bậc thợ
Lương cá nhân = Tổng quỹ lương khoán x Số công cá nhân theo hệ số Tổng công theo hệ số bậc thợ
Trong đó: Số công theo hệ số = công thực tế x hệ số bậc thợ
Lương khoán theo hợp đồng giao khoán ngoài dựa trên ngày lao động:
Công ty quy định là 250.000 đến 260.000đồng/ngày
Quy chế quản lý, sử dụng lao động, sử dụng quỹ lương
Quản lý, sử dụng lao động:
Trả lương cho cán bộ CNV cũng như các khoản phụ cấp cho CNV theo chế độ nhà nước quy định và thông tư thay đổi mức lương tối thiểu là 4.500.000đồng/tháng
Người lao động đảm bảo sức khoẻ, trình độ tay nghề phù hợp với tính chất công việc Đối với những người lao động làm việc tốt, công ty căn cứ vào điều kiện sản xuất kinh doanh và sự tham gia đóng góp cuả ban chấp hành đoàn thể thay đổi hệ số lương và hệ số bậc thợ Đới với những trường hợp vi phạm nội quy, quy chế mà công ty đã đề ra, không có ý thức làm việc thì công ty sẽ có biện pháp xử lý nghiêm minh đúng đắn
Quản lý sử dụng quỹ lương:
Quỹ lương được quản lý, chi tiêu phù hợp để đảm bảo tiết kiệm và hợp lý
Quỹ lương phải đảm bảo tính kịp thời, đảm bảo chi trả các khoản lương cho người lao động khi đến ngày trả lương
Khi có quỹ lương tiêt kiệm hoặc do lợi nhuận cao thì cán bộ CNV trong công ty sẽ được chia mức độ đóng góp của từng người
Phương pháp theo dõi thời gian, kết quả lao động của người lao động: Để hạch toán thời gian lao động của CNV, công ty sử dụng "Bảng chấm công" cho từng bộ phận, phòng ban để chấm công cho từng ngày, từng người cụ thể trong tháng Cuối tháng sao lại một bản để lại phòng ban, đơn vị Còn một bản gửi cùng "Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành" cho phòng kế toán
Sau đây em xin trích dẫn "Bảng chấm công tháng 11/2019" cho bộ phận lao động gián tiếp hưởng lương thời gian
Biểu số 2.1: BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 11/2019 BỘ PHẬN VĂN PHÒNG
Công ty Cổ phần Sông Lô
Ban hành theo TT số: 200/2014/TT/BTC
STT Họ và tên Chức vụ
Ngày công làm việc Công trong tháng
Ghi chú: + Ô: Nghỉ ốm + X: Công lương thời gian + L: Công nghỉ lễ
+ NB: Nghỉ bù + P: Nghỉ phép
(Nguồn: Phòng kế toán) b Sau đây em xin trích dẫn "bảng chấm công tháng 11/2019" cho bộ phận lao động trực tiếp hưởng lương khoán sản phẩm của đội thi công 1
Biểu số 2.2: BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 11/2019 ĐỘI THI CÔNG SỐ 1
Công ty Cổ phần Sông Lô Đội TC 1
(Ban hành theo TT số 200/2014/TT/BTC Ngày 22/12/2014 của BTC)
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 11 năm 2019
TT Họ và tên 1 2 … 15 16 … 20 21 22 … 30 Tổng cộng
Lương sản phẩm: + Nghỉ ốm: ô
Thai sản: TS Tai nạn: T Nghỉ phép: P
Sau đây em xin trích “Bảng chấm công 11/2019” cho lao động trực tiếp theo hợp đồng giao khoán ngoài:
Biểu số 2.3: BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 11/2019 LAO ĐỘNG
Công ty Cổ phần Sông Lô Đội TC 2
BẢNG CHẤM CÔNG LAO ĐỘNG THUÊ NGOÀI
TT Họ và tên 1 2 … 15 16 … 22 23 24 … 30 31 T.cộng
Lương thời gian: x Nghỉ ốm: ô
Tai nạn: T Nghỉ không lương: Ro
BIỂU SỐ 2.4: BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Công ty Cổ phần Sông Lô
Bộ phận: Phòng Kế toán – Bộ phận Gián tiếp
Mẫu số: 02 - LĐTL (Ban hành theo TT 200/2014/TT/BTC Ngày 22/12/2014 của BTC)
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG THỜI GIAN
(Ký , họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán)
Ví dụ 1: Kế toán tiến hành tính tiền lương của Bộ phận Văn phòng như sau: Ông Đậu Đức Tuấn: KTT
Số ngày công đi làm thực tế: 26 ngày
Số ngày làm việc theo quy định: 26 ngày
Mức lương thỏa thuận của công ty: 13.240.000 đồng
Phụ cấp hàng tháng = 720.000 + 1.324.000 +300.000 864.000 đồng
Vậy tiền lương tháng 11 của ông Đậu Đức Tuấn là:
Các khoản trích khấu trừ vào lương:
Theo quy định hiện tại, các khoản khấu trừ vào lương của người lao động là 10.5%, trong đó:
Do đó các khoản trích theo lương của ông Đậu Đức Tuấn là:
Vậy tổng số tiền ông Đậu Đức Tuấn thực lĩnh cuối tháng là:
= Tiền lương tháng 11 - Các khoản khấu trừ vào lương
Bộ phận hưởng lương khoán sản phẩm
Sau đây em xin trích dẫn “bảng thanh toán lương khoán sản phẩm” của đội
BIỂU SỐ 2.5: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG SẢN PHẨM
Công ty Cổ phần Sông Lô Đội TC1
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG SẢN PHẨM
TT Họ và tên Bậc thợ
Ví dụ: Tính lương cho Nguyễn Văn Bình với bậc thợ là 2.55, hệ số bậc thợ là 1.1, số công thực tế là 26, tiền lương 1 ngày là 78.000đồng/ngày
Bậc thợ: Đƣợc quy định từ bậc 1 đến bậc 7 cho những công nhân có tay nghề, có kinh nghiệm, có thời gian làm việc lâu dài tại công ty
Hệ số bậc thợ: Nhằm đánh giá, khuyến khích người lao động có ý thức làm việc tôt hơn
Tiền lương ngày Quỹ lương khoán của đội Tổng ngày công hệ số
Theo hợp đồng giao khoán dự án lắp đặt máy tính tại trường tiểu học Kim Liên Dự án lắp đặt trong 3 tháng là tháng 8,9,10 Với tổng quỹ lương khoán là 337.492.000 và tổng ngày công theo hệ số là 1.214 công Vậy tiền lương ngày là:
Số ngày công theo hệ số = Số ngày công thực tế x hệ số bậc thợ
= 26 x 1.1 = 28.6 ngày Tiền lương sản phẩm = số ngày công hệ số x tiền lương 1 ngày
= LCB x10,5% = 7.950.800 x 10,5% = 834.834 Còn nhận = Lương sản phẩm – 10,5% BHXH, BHYT, KPCĐ
Bộ phận lương khoán theo hợp đồng thuê ngoài
Căn cứ vào bảng chấm công của lao động thuê ngoài, kế toán lâp bảng thanh toán lương cho lao động thuê ngoài
Sau đây em xin trích dẫn "Bảng thanh toán lương theo hợp đồng thuê ngoài" của đội 2 đang tham gia sản xuất
BIỂU SỐ 2.6: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG LAO ĐỘNG THUÊ NGOÀI
Công ty Cổ phần Sông Lô
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG LAO ĐỘNG THUÊ NGOÀI
TT Họ và tên Lương 1ngày Số công Thành tiền Ký nhận
Ví dụ: Tính lương cho Phan Văn Tứ
Tiền lương lao động thuê ngoài = số ngày công x tiền lương 1 ngày
2.2.3.1 Kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Sông Lô
Sau khi lập bảng thanh toán lương và các chế độ của các bộ phận, kế toán viết phiếu chi trình duyệt trưởng phòng kế toán và giám đốc công ty Sau khi được duyệt người nhận ký vào phiếu chi rồi chuyển cho thủ quỹ và nhận đủ số tiền ghi trên phiếu chi
Căn cứ vào "bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận" kế toán tiến hành tổng hợp vào "Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty"
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phặn cũng như bảng thanh toán lương toàn công ty, kế toán lập bảng trích BHXH, BHYT," bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm" Căn cứ vào bảng trích BHXH, BHYT, "bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm" Kế toán làm các thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm.Và lập phiếu chi trình duyệt trưởng phòng kế toán và giám đốc công ty, sau khi được duyệt thì kế toán kế vào phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ rồi nhận đủ số tiền ghi trên phiếu chi rồi thực hiện việc mua thẻ BHYT
Ví dụ bộ phận trực tiếp
Bảng 2.2: Bảng kê lương vị trí nhân viên phòng hành chính
Họ và tên Nguyễn Thanh Hương
Vị trí Nhân viên phòng hành chính
Lương tính đóng bảo hiểm 3.800.000
Trích nộp bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN
(Nguồn: Phòng hành chính – kế toán)
Bảng 2.3: Bảng kê lương vị trí nhân viên phòng kinh doanh tại Công ty
Họ và tên Phạm Kim Chung
Vị trí Nhân viên phòng kinh doanh
Lương tính đóng bảo hiểm 3.800.000
Trích nộp bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN
(Nguồn: Phòng hành chính – kế toán)
Ví dụ bộ phận gián tiếp
Trước hết phải đánh giá mức độ đóng góp để hoàn thành công việc của từng người lao động theo phân loại A, B, C do tập thể bàn bạc quyết định
Loại A: hưởng hệ số cao phải là người có trình độ tay nghề cao, vững vàng và áp dụng phương pháp tiên tiến, chấp hành sự phân công của người phụ trách Ngày giờ công cao đạt và vƣợt năng suất lao động, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, đảm bảo an toàn lao động
Loại B: là người đảm bảo ngày giờ công, chấp hành sự phân công của người phụ trách đạt định mức lao động, chƣa năng động trong sản xuất, bảo đảm an toàn lao động
Loại C: là những người không đảm bảo ngày giờ công quyđịnh, chấp hành chưa nghiêm sự phân công của người phụ trách, không đạt năng suất lao động, chưa chấp hành kỹ thuật an toàn lao động
Bảng hưởng hệ số (h) phân loại A, B, C theo các phương án sau:
Bảng 2.4: Bảng hệ số phân loại A, B, C
Phương án Loại A Loại B Loại C
(Nguồn: Phòng hành chính – kế toán)
Dựa trên mức độ hoàn thành công việc và hiệu quả kinh doanh của Công trường, Đội sản xuất xác định mức hệ số dựa theo bảng đã cung cấp Từ đó, quỹ lương được chia cho từng thành viên theo công thức: "Mức hệ số * Số đơn vị công trình thực hiện".
T: là tiền lương của công nhân được nhận
V sp : là quỹ lương sản phẩm tập thể
M: là tổng hệ số của số người hưởng quỹ lương h 1 : là hệ số của người công nhân được tính theo h1 = n x t x h n: công thực tế của người công nhân t:hệ số lương theo cấp bậc của người công nhân h: hệ số mức lao động của người công nhân theo phân loại
Ví dụ: Chia lương của tổ sản xuất ông Nguyễn Tiến Hùng có tiền lương được hưởng theo khối lượng trong tháng là 7.785.000đ
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG LÔ
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Sông Lô
Công ty là một DN hoạt động tương đối mạnh, phạm vi hoạt động rộng Tuy mới hoạt động trong ngành buôn bán vật tƣ phụ kiện thiết bị văn phòng, thiết bị điện, điện công nghiệp, điện tử, tin học, viễn thông, thiết bị thí nghiệm, văn phòng phẩm nhƣng công ty đã đạt đƣợc những thành tựu đáng kể, giúp cho công ty có khả năng đứng vững trong nền kinh tế thị trường Đạt được những thành tựu đó là do ban lãnh đạo công ty không ngừng sáng tạo nhằm phát huy năng lực, kết hợp với đội ngũ cán bộ CNV giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo trong hoạt động SXKD Và không thể không kể đến vai trò của bộ máy kế toán công ty Có thể nói, công ty đã xây dựng đƣợc một mô hình quản lý kế toán khoa học, hợp lý và có hiệu quả, phù hợp với tính chất, đặc điểm của ngành xây dựng, luôn chủ động trong hoạt động SXKD
Công tác kế toán của công ty đƣợc tổ chức khá đầy đủ và chặt chẽ, mang tính độc lập, tự chủ cao của mọi thành viên song cũng không ngừng phát huy sức mạnh tập thể Bộ máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt, nhân viên có trình độ, năng lực, trung thực được bố trí sắp xếp công việc phù hợp với năng lực của từng người
Công tác quản lý lao động đƣợc tổ chức chặt chẽ qua việc quản lý các hồ sơ, tài liệu liên quan đến người lao động Việc trả lương cho người lao động đầy đủ, kịp thời đúng đắn Công ty luôn nhận thức đúng về lao động - tiền lương luôn quan tâm đến lợi ích vật chất, tinh thần của tập thể cán bộ CNV trong công ty
Công ty lựa chọn và áp dụng hình thức trả lương khoán cho từng tập thể, từng đội theo tiến độ công việc đƣợc đƣợc giao Vậy nên phát huy đƣợc sức mạnh tập thể, nâng cao năng suất lao động
Việc tổ chức hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được công ty thực hiện đầy đủ theo chế độ chính sách nhà nước Bên cạnh đó, công ty còn thực hiện thưởng với hệ số riêng đối với từng bộ phận sản xuất của công ty dựa vào ý thức làm việc và thành tích của từng cá nhân, tập thể
Các chứng từ liên quan đến hạch toán lao động tiền lương cũng được công ty thực hiện khá đầy đủ, chặt chẽ thông qua việc vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ giúp cho công ty tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ngày một hoàn thiện hơn
Nếu công ty tổ chức cho công nhân nghỉ phép đƣợc đều đặn thì không cần thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNSX Nhưng nếu công ty không tổ chức cho công nhân nghỉ phép đều đặn thì công ty nên thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNSX, vì như vậy khi thực tế phát sinh sẽ không làm tăng giá thành một cách đột biến Hơn nữa công ty là đơn vị xây dựng nên công việc thường diễn ra ngoài trời, dễ ảnh hưởng đến sức khoẻ của người lao động, vậy nhu cầu nghỉ phép là có khả năng xảy ra Hiện tại công ty mới có các chính sách nghỉ phép 12 ngày trong năm mà chƣa có chế độ nghỉ bù cho những ngày làm thêm Đây chính là nhƣợc điểm của công ty về quy chế lương
Có thể thấy quy chế về tiền thưởng cũng như việc hình thức chi trả của công ty chỉ mới kích thích tăng năng xuất lao động chứ chƣa tạo ra ý thức nâng cao chất lƣợng sản phẩm, trình độ tay nghề, sáng kiến cải tiến kỹ thuật cảu CNV Các mức thưởng mới chung chung chưa có các mức thưởng cá nhân rõ rang trong việc sáng tạo nâng cao chất lƣợng sản phẩm hay cải tiến kỹ thuật Điều này khiến nhân viên chƣa có động lực trong việc xây dựng và sáng tạo Ở "Bảng thanh toán lương" của các bộ phận các khoản khấu trừ kế toán không tách riêng ra BHXH, BHYT, KPCĐ mà tính chung 10,5% rất khó cho việc vào sổ chỉ tiết và sổ cái các tài khoản Ở "bảng thanh toán tiền lương" cho bộ phận hưởng lương khoán sản phẩm không có cột "Tạm ứng" ở phần các khoản khấu trừ, nhƣ vậy thì không rõ ràng trong việc thanh toán lương cũng như khó khăn cho việc vào các sổ có liên quan
Số lƣợng nhân viên kế toán chƣa đảm bảo việc phân công công việc và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán
Việc thiếu các sổ chi tiết TK 334, 338 sẽ khó thống kê đƣợc việc thống kê chi tiết từng cá nhân, tổ đội, bộ phận để so sánh tính hiệu quả công việc và mức chi trả lương và các khoản trích theo lương nhằm đảm bảo tính công bằng, minh bạch cho từng nhân viên trong công ty
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích
Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương là nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp, bởi đây chính là công cụ hữu hiệu để quản lý lao động và phục vụ quản lý doanh nghiệp thông qua việc cung cấp thông tin phản ánh chi tiết các quan hệ kinh tế.
Vì tiền lương là công cụ thúc đẩy sản xuất phát triển, khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả nhất, khuyến khích áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và sự sáng tạo, trách nhiệm của người lao động cũng như người sự dụng lao động
Tiền lương có ý nghĩa rất lớn về mặt kinh tế chính trị, cho nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp Làm tốt công tác này sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong điều tiết, sự dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trường
Xuất phát từ tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán tiền lương em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý lao động, sự dụng lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
3.2.1 Về công tác lao động Để công tác lao động có hiệu quả hơn công ty cần đào tạo thêm cán bộ quản lý và tiến hành rà soát lại lực lƣợng lao động, sắp xếp họ vào đúng vị trí, phù hợp với năng lực của từng người để từ đó họ có thể phát huy được sở trường của mình, góp phần thúc đẩy hiệu quả sản xuất, kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất cũng nhƣ tinh thần Để nâng cao hiệu quả của công tác lao động thì vấn đề đầu tiên mà Công ty cần phải làm là hoàn thiện bộ máy làm Công tác này:
Để nâng cao hiệu quả đào tạo, Công ty CP Sông Lô cần thành lập ban chuyên trách đào tạo trực thuộc phòng hành chính nhân sự Bộ máy quản lý đào tạo sẽ được hoàn thiện thông qua tuyển chọn và đề bạt cán bộ dựa trên điều kiện, tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, năng lực bản thân, phẩm chất đạo đức Ngoài ra, cần tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban chịu trách nhiệm chung về công tác này và ban lãnh đạo để nắm bắt nhu cầu, đề ra mục tiêu và cử người đi học phù hợp Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân trong đội ngũ đào tạo sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc.
Đào tạo chuyên sâu nâng cao năng lực giảng dạy cho cán bộ phụ trách đào tạo từ cấp cơ sở trở lên, tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn về quản lý, phân tích dự án đào tạo Tạo cơ hội cho cán bộ tham gia nghiên cứu dự báo chiến lược, quản lý khoa học tại trường đại học, trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia, viện nghiên cứu.
Bên cạnh việc đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, Công ty CP Sông Lô cần phải tích cực bồi dƣỡng cán bộ quản lý Công tác đào tạo về trình độ ngoại ngữ và tin học đặc biệt là về kiến thức quản lý nhân sự trên máy tính để họ có đủ điều kiện thực hiện tốt hơn Công việc của mình trong thời đại Công nghệ khoa học tiên tiến nhƣ hiện nay Đồng thời cũng phải có những khoá học về chính sách mới về đào tạo của Nhà nước để họ thực hiện một cách chính xác và đúng quy định Đối với việc quản lý thời gian lao động, ngoài việc theo dõi chặt chẽ số ngày công đi làm qua “Bảng chấm công”, Công ty cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi việc người lao động kể cả giờ làm thêm Nếu người lao động không làm đủ số giờ của mỗi người lao động Nếu người lao động không làm đủ số giờ quy định thì tiến hành trừ công theo giờ
3.2.2 Về quản lý bộ máy kế toán
Công ty cần tuyển thêm nhân viên kế toán, tránh việc kiêm nhiệm quá nhiều gây nên tình trạng không đồng bộ giữa các phần hành kế toán.Đồng thời, cho nhân viên kế toán trau rồi thêm nghiệp vụ
Người làm công tác kế quản lý cần thực hiện phân công việc giữa các phần hành một cách hợp lý Nếu phần hành kế toán nào đơn giản thì phải kiêm việc, song công việc đó phải phù hợp với phần hành của mình và không làm gián đoạn công việc chính Còn đối phần hành khó khăn thì đòi hỏi một người kế toán có trình độ đảm nhiệm
Công ty cần quản lí, phân công công việc cho kế toán mỗi phần hành cụ thể, để không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nghiệm
Công tác quản lý, giám sát các phòng ban còn nhiều bất cập, dẫn đến chứng từ về tiền lương, BHXH thiếu chính xác, hợp lý Vì vậy, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp quản lý cụ thể, chặt chẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Lập các khoản phải trả người lao động, phải trả phải nộp khác để đối chiếu với các sổ cái, làm nhƣ vậy sẽ làm cho công tác quản lí tình hình tài chính của công ty đạt hiệu quả và chính xác hơn
Khoản tiền lương cho công nhân viên trong công ty hàng tháng là một khoản chi phí lớn, nên kế toán nên trích trước một khoản để trả lương cho công nhân viên
3.2.3 Về công tác tổ chức tiền lương
Các doanh nghiệp căn cứ vào phương pháp sản xuất và tổ chức lao động ra chính sách tiền lương phù hợp, mỗi phương thức tổ chức lao động đều có một cơ chế tiền lương tương ứng Tổ chức lao động càng chặt chẽ, khoa học, chính sách quản lý tiền lương càng hiệu quả và ngược lại
Thống kê kiểm trả nghiệm thu sản phẩm là khâu phản ánh kết quả lao động của người công nhân về mặt chất lượng, số lượng sản phẩm Với hình thức trả lương theo sản phẩm kết hợp với trả lương theo thời gian nhằm khuyến khích công nhân nâng cao năng suất lao động Nhƣng để đảm bảo chất lƣợng thì đặt ra là công tác thống kê ghi chép các số liệu rất quan trọng.Ghi chép đầy đủ lƣợng sản phẩm cho từng cá nhân thì mới tiến hành trả lương chính xác
Các điều kiện thực hiện
Công ty Cổ phần Sông Lô để có thể thực hiện đƣợc những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hạch toán lao động tiền lương linh hoạt hơn nữa, đồng thời công tác quản lý lao động cũng phải đƣợc chú trọng hơn, quan tâm hơn
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần tích cực, hăng say trong công việc để thúc đẩy sự phát triển và thành công của công ty Đặc biệt, nhân viên hạch toán, quản lý lao động, tiền lương và các cán bộ kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chuẩn xác và minh bạch trong quá trình hạch toán, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động Do đó, họ cần thể hiện tính tự giác, cẩn trọng và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc để tránh sai sót, góp phần vào sự ổn định và bền vững của doanh nghiệp.
Tóm lại công tác quản lý, hạch toán lao động , tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động Do đó việc hoàn thiện công tác này luôn được các doanh nghiệp đề cao xây dựng các điều kiện để thực thi.
