Tổ chức công tác kế toán tốt có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp, thực hiện đúng chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước m
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều thay đổi, xu thế mở cửa và hội nhập đang phát triển mạnh mẽ đã và tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển, tiếp cận với các công nghệ hiện đại của thế giới Tuy nhiên, một vấn đề khác cũng đặt ra là các doanh nghiệp phải đối đầu với sự cạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường thì thông tin đã trở thành một yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, đặc biệt là các thông tin kinh tế Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải phát huy được thế mạnh, hạn chế và khắc phục những điểm yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo lập, củng cố và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngày càng mở rộng thì cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nên gay gắt Khi đó, thông tin trở thành một nguồn lực quan trọng đối với các doanh nghiệp nói riêng và đối với nền kinh tế xã hội nói chung Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, góp phần vào việc thiết lập tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) trong doanh nghiệp, duy trì và nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo khả năng thu hút vốn đầu tư và góp phần bảo vệ lợi ích của các bên có liên quan Bởi vậy, TCCTKT một cách hiệu quả sẽ có ảnh hưởng tích cực đối với sự phát triển của thị trường
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý Tổ chức công tác kế toán tốt có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp, thực hiện đúng chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước mà còn cung cấp chính xác, đầy đủ kịp thời thông tin về kinh tế tài chính giúp nhà quản trị điều hành đơn vị ra quyết định đúng đắn nhằm sử dụng tốt tài sản, nguồn vốn đem lại hiệu quả kinh tế cao và tạo ra môi trường hoạt động hiệu quả Tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp mà nó còn là việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ tác động qua lại trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, đảm bảo cho tổ chức sử dụng công cụ đó một cách khoa học, hợp lý và nâng cao hiệu quả
Trong những năm qua, với chính sách hội nhập kinh tế thế giới và khu vực, hàng loạt chính sách quản lý kinh tế được bổ sung, sửa đổi để phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế trong thời kỳ mới Trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, Luật kế toán và Hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam được ban hành và đi vào cuộc sống là cơ sở pháp lý cao nhất về kế toán, kiểm toán; Bộ Tài chính cũng đã ban hành nhiều văn bản thông tư hướng dẫn về kế toán, kiểm toán, chính sách thuế, kinh tế vi mô, v.v… tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý của doanh nghiệp Tuy nhiên trên thực tế, việc quản lý doanh nghiệp thông qua công cụ kế toán còn nhiều bất cập, chưa đi vào nề nếp Đặc biệt là vấn đề tổ chức công tác kế toán, vấn đề cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động trong nền kinh tế thị trường dù là hình thức sở hữu nào (Doanh nghiệp Nhà nước, Doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, ) thì đều hướng đến mục tiêu lợi ích cao nhất Ngay trong mỗi giai đoạn, các doanh nghiệp cũng theo đuổi các mục tiêu khác nhau, nhưng nhìn chung mọi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường đều nhằm mục tiêu lâu dài, mục tiêu bao trùm đó là làm sao tối đa hoá lợi nhuận Để đạt được các mục tiêu đó các doanh nghiệp phải xây dựng được cho mình một chiến lược kinh doanh đúng đắn, xây dựng các kế hoạch thực hiện và đặt ra các mục tiêu chi tiết nhưng phải phù hợp với thực tế, đồng thời phù hợp với tiềm năng của doanh nghiệp dựa trên những thông tin hữu ích mà kế toán cung cấp
Khoa học và công nghệ trong điều kiện cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với công nghệ số hóa, trí tuệ nhân tạo, internet vạn vật và dữ liệu lớn, đã và đang làm thay đổi sâu sắc nền sản xuất và kinh tế toàn cầu theo hướng thông minh hơn, hiệu quả hơn với tốc độ phát triển nhanh chưa từng có; đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển văn hóa Kế toán là một trong những hoạt động chịu ảnh hưởng mạnh mẽ trong giai đoạn chuyển đổi số Dưới sự tác động của Cách mạng công nghệ 4.0, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp từng bước có những chuyển biến tích cực Tuy nhiên, hoạt động kế toán cũng phải đối mặt với nhiều thách thức, yêu cầu về bảo mật thông tin, nguồn nhân lực công nghệ chất lượng cao Do đó, để có thể phát huy được hết lợi ích của công nghệ số, từ đó nâng cao hiệu quả trong hoạt động kế toán, đòi hỏi có sự quan tâm đồng bộ của các bên liên quan Xuất phát từ việc phải nâng cao chất lượng, sức cạnh tranh của các doanh nghiệp đặc biệt trong một lĩnh vực kinh doanh đặc thù như khoa học công nghệ , tác giả lựa chọn đề tài:
“ Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín” làm luận văn thạc sĩ, với mong muốn kết quả nghiên cứu sẽ góp phần hoàn thiện lý luận và có ý nghĩa thực tiễn nâng cao vai trò của công tác kế toán tại đơn vị.
Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong những năm gần đây, việc giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Thời gian qua, ở Việt Nam đã có nhiều đề tài khoa học, luận văn, luận án nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức kế toán tại một số doanh nghiệp, có thể kể đến một số đề tài đã được các học viên nghiên cứu như:
Dưới góc độ kế toán tài chính, có nhiều tác giả đã nghiên cứu về tổ chức kế toán có thể kể đến luận văn thạc sĩ kinh tế chuyên ngành kế toán “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Bóng đèn phích nước Rạng Đông” (2015) của tác giả Vũ Ngọc Anh, tác giả đã khái quát hóa cơ sở lý luận về công tác tổ chức kế toán trong công ty cổ phần bao gồm : các khái niệm và vai trò của kế toán, căn cứ để tổ chức công tác kế toán tại các công ty cổ phần Có thể nói tác giả đã khái quát về tổ chức công tác kế toán một cách đầy đủ và hệ thống làm cơ sở và tiền đề cho việc phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức kế toán tại công ty Cổ phần bóng đèn và phích nước Rạng Đông
Luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần 6.3” (2013) của tác giả Trần Thị Ngọc Vinh, tác giả đưa ra những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong ngành sản xuất kinh doanh xây lắp làm cơ sở và tiền đề cho việc phân tích tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần 6.3 Với đặc thù số lượng chứng từ nhiều, thời gian theo dõi lâu, các quy định về chứng từ với đơn vị xây lắp phức tạp, tác giả chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm trong phần hành kế toán trong tổ chức công tác kế toán của công ty Từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn
Dược phẩm Hoa Linh” (2017) của tác giả Phạm Thị Hồng Nhung, tác giả đã khái quát hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần bao gồm, các khái niệm và vai trò của kế toán, căn cứ để tổ chức công tác kế toán tại các công ty cổ phần, yêu cầu và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán
Luận văn "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty cổ phần Phúc Thành Việt Nam" (2014) tổng quát lý thuyết về tổ chức kế toán doanh nghiệp, đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Phúc Thành Việt Nam Từ đó, tác giả xác định yêu cầu hoàn thiện và đưa ra giải pháp cụ thể Luận văn cũng đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo Tuy nhiên, tác giả chưa khái quát đầy đủ nguyên tắc tổ chức kế toán doanh nghiệp và làm rõ đặc điểm quản lý kinh doanh doanh nghiệp ảnh hưởng đến tổ chức kế toán.
Luận văn “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Tập đoàn Việt Á” (2014) của tác giả Nguyễn Ái Ly Từ việc khái quát những vấn đề lý luận chung tác giả đã đi sâu tìm hiểu thực trạng tại Công ty Đề tài này đã phân tích việc sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản còn nhiều bất cập như khi xuất kho hàng hóa cho khách hàng kế toán không viết phiếu xuất kho mà lấy hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) làm căn cứ ghi sổ giá vốn, xuất kho và mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) thì không thiết lập hồ sơ về tài sản cố định như không có hợp đồng, hạch toán tiền lương nhưng thiếu bảng đăng ký tiền lương và thiếu hợp đồng lao động Hiện nay, tập đoàn đã thống nhất áp dụng phần mềm trên máy vi tính Tuy nhiên, tại một số công ty trực thuộc vẫn còn hiện tượng tẩy xóa trên sổ sách hoặc thực hiện không đúng phương pháp chữa sổ theo quy định hiện hành Từ thực trạng đó, tác giả đã đưa ra các giải pháp để góp phần hoàn thiện hơn tổ chức hạch toán kế toán tại Tập đoàn Việt Á như : xác định rõ loại chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ, xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong quá trình lập chứng từ…tiện cho việc quản lý và sử dụng Chi tiết hóa số liệu theo yêu cầu quản trị kinh doanh của tập đoàn
Luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Sông Đà
5.05” của tác giả Triệu Thị Hoa (năm 2017), luận văn đã khái quát được các vấn đề lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nhưng các chỉ tiêu được phân tích mang tính lý thuyết chưa có số liệu minh họa cụ thể
Luận văn "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng Tuyên Hà Thịnh”của tác giả Vũ Huy Hoàng (năm 2018), về mặt lý luận đã hệ thống hoá và làm rõ những nội dung lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
Về mặt thực tiễn, luận văn đã khảo sát, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại Công ty cổ phần xây dựng Tuyên Hà Thịnh, chỉ ra nguyên nhân của sự tồn tại từ đó làm cơ sở để đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Công trình Giao thông Thành Sơn”của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh (năm
Nghiên cứu tiến hành năm 2019 đã hệ thống hóa lý luận về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp Tình hình thực tế công tác kế toán doanh nghiệp được đánh giá, chỉ ra hạn chế, đề xuất giải pháp khắc phục Nghiên cứu này có ý nghĩa thực tiễn, nếu doanh nghiệp nghiên cứu, áp dụng có thể đem lại hiệu quả Tuy nhiên, nghiên cứu còn hạn chế ở tính chủ quan, thiếu phương pháp khảo sát làm giảm tính thuyết phục của kết quả.
Bài nghiên cứu kế thừa lý thuyết cơ bản về tổ chức kế toán từ các công trình nghiên cứu trước, từ đó đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín Trên cơ sở đánh giá, bài nghiên cứu đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu tổng quát
Đề xuất những giải pháp thích hợp cần thiết để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín.
Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
- Nhận thức được cụ thể bản chất, nguyên tắc hoạt động tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học
Công nghệ Bảo Tín Qua đó rút ra những ưu, nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị
- Trình bày và phân tích các căn cứ để đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín.
Câu hỏi nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu của luận văn, các câu hỏi đặt ra trong quá trình nghiên cứu là:
- Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là gì?
- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín đang được thực hiện như thế nào? Có những ưu điểm gì? Còn những vấn đề bất cập gì cần phải hoàn thiện?
- Cần phải có những giải pháp nào để hoàn thiện tổ chức công tác kê toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín?
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận
Để nghiên cứu luận văn, các nhà nghiên cứu tiến hành vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng để nhận thức và giải quyết các vấn đề nghiên cứu Phương pháp này giúp phân tích, đánh giá tổ chức kế toán của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín dựa trên nền tảng lý luận và hiện thực khách quan.
Phương pháp luận duy vật biện chứng vận dụng bước đầu trong nghiên cứu được dựa trên quá trình khảo sát các công trình nghiên cứu đã công bố có liên quan đến tổ chức kế toán nhằm tìm ra những vấn đề cần phải giải quyết về mặt lý thuyết Trên cơ sở đó, luận văn đã phân tích và tổng kết những vấn đề nghiên cứu có liên quan đến tổ chức kế toán và xác định mục tiêu nghiên cứu của mình
Cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng cũng được vận dụng thông qua quá trình thu thập và xử lý dữ liệu Quá trình khảo sát số liệu và dẫn chứng thực tế được tiến hành thông qua việc quan sát để thu thập số liệu Trong quá trình thu thập số liệu, các cơ sở dữ liệu được so sánh để tìm ra giải pháp tốt nhất phản ánh được bản chất của vấn đề nghiên cứu Nhờ đó, cũng đã giảm thiểu nhận định chủ quan của tác giả nhằm bảo đảm tính khách quan của kết quả nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Phương pháp thu thập dữ liệu:
- Dữ liệu và nguồn dữ liệu: luận văn sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp Đối với dữ liệu thứ cấp: tác giả sử dụng các Báo cáo tài chính, các báo cáo nội bộ, các báo cáo thường kỳ và bất thường của Công ty, các sách tham khảo, nghiên cứu về đề tài tổ chức công tác kế toán, từ đó hệ thống hóa lý luận về vấn đề đang nghiên cứu
Nghiên cứu và tổng hợp tài liệu từ các luận văn nghiên cứu trước đây, các giáo trình, các sách báo khoa học có liên quan đến Tổ chức công tác kế toán được phát hành và công bố Đây là các cơ sở lý luận quan trọng mà tác giả kế thừa trong luận văn
Thu thập thông tin từ hoạt động thực tế bằng cách quan sát trực tiếp quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán và phỏng vấn nhân viên kế toán chịu trách nhiệm cho từng mảng công việc cụ thể tại Công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức và triển khai hoạt động kế toán tại đơn vị.
Phương pháp xử lý số liệu: Sau khi các số liệu được tác giả thu thập qua phân tổ, thống kê, phỏng vấn, ghi chép…đã được tác giả sử dụng để xử lý các vấn đề liên quan đến lý luận và thực tiễn Để có cơ sở phân tích cùng nhận xét đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Nguồn thông tin thu được từ phỏng vấn Giám đốc, kế toán trưởng Công ty đã hỗ trợ thêm cho tác giả đánh giá và phát hiện các mặt còn tồn tại Luận văn cũng vận dụng phương pháp quy nạp, phương pháp diễn giải, so sánh và phân tổ thống kê để thể có các phân tích và căn cứ để đánh giá thực tiễn và đề xuất các giải pháp hoàn thiện.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn đã trình bày một cách toàn diện, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về khái niệm, đặc điểm, cơ sở kế toán áp dụng, các nguyên tắc và nội dung tổ chức kế toán trên dưới góc độ kế toán tài chính (KTTC) ở doanh nghiệp
- Về mặt thực tiễn: Luận văn đã mô tả khái quát đặc thù quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín ảnh hưởng đến các tổ chức kế toán, phản ánh thực trạng tổ chức kế toán dưới góc độ KTTC, chỉ ra những ưu điểm và những mặt hạn chế trong việc tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín Qua đó đề xuất các giải pháp cụ thể hoàn thiện tổ chức kế toán dưới góc độ tổ chức KTTC, đảm bảo sự phù hợp với đặc thù hoạt động, cơ chế quản lý tài chính và kế toán của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, và các phụ lục liên quan, luận văn được trình bày trong 03 chương:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín;
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
Quan điểm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
1.1.1 Quan điểm về tổ chức công tác kế toán
Khái niệm về đơn vị kế toán Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán Một thực thể kế toán bất kỳ một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và các hoạt động kinh tế Một đơn vị bất kể được tổ chức như doanh nghiệp hay một công ty là một thực thể kế toán Các cơ quan của Nhà nước cũng như tất cả các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, chi nhánh ) có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật
Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Về nguyên tắc, tổ chức công tác kế toán được xem như tổ chức các công việc của kế toán một cách tốt nhất, nhằm đạt được yêu cầu hoạt động và cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý, cụ thể: Theo Luật Kế toán, "tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán"
Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán như sau:
Tổ chức công tác kế toán là quá trình xác định nhiệm vụ, nội dung mà bộ phận kế toán cần thực hiện hoặc tư vấn cho các phòng ban khác thực hiện, nhằm xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng yêu cầu của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị
- Tổ chức công tác kế toán cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán… mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó
Các khái niệm về tổ chức công tác kế toán có cách tiếp cận và luận giải khác nhau về tổ chức công tác kế toán nhưng đều có mục đích chung là hướng tới việc sắp xếp, tổ chức các công việc mà kế toán cần phải thực hiện tốt chức năng tổ chức thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả ở tầm vĩ mô và vi mô Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các phương pháp kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể
Như vậy, tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, phân tích, kiểm tra và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị; tổ chức nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả
Do đó, tổ chức công tác kế toán thực chất là tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán trên cơ sở hiểu biết về kế toán, các quy định của pháp luật kế toán, pháp luật khác có liên quan, quy mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
Vai trò của tổ chức công tác kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật
Tổ chức công tác kế toán hợp lý giúp doanh nghiệp tập hợp, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về tài sản, doanh thu, chi phí, hiệu quả kinh doanh, giúp giảm trùng lắp, tiết kiệm chi phí Ngoài ra, còn hỗ trợ kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, đo lường và đánh giá hiệu quả, xác định lợi ích của nhà nước và các chủ thể kinh tế trong cơ chế thị trường.
Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp Trong điều kiện hiện nay, một yêu cầu đặt ra với tổ chức công tác kế toán là phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của bản thân doanh nghiệp cũng như phù hợp với các chính, chế độ, thể lệ về kinh tế, tài chính của Nhà nước Để phát huy tốt nhất vai trò, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ các yêu cầu cơ bản và thực hiện tốt nhiệm vụ về tổ chức công tác kế toán
1.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán có chất lượng, hiệu quả là cơ sở để kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp pháp luật kế toán và các quy định của pháp luật có liên quan; cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế của nhà quản trị bên trong và những cá nhân, tổ chức bên ngoài có liên quan của doanh nghiệp
Tính hiệu lực, hiệu quả của các quyết định kinh tế phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng thông tin kế toán Để giảm thiểu sai lầm trong việc ra quyết định, yêu cầu chung của người sử dụng thông tin kế toán là thông tin phải kịp thời, phản ảnh trung thực, hợp lý về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong thực tế với những nguyên nhân khác nhau như sự yếu kém về năng lực chuyên môn, do sự hạn chế hiểu biết về pháp luật, sự mới mẻ và phức tạp của các giao dịch, sự mâu thuẫn về lợi ích nhóm,… thông tin do kế toán cung cấp luôn có khả năng tồn tại những sai phạm với các mức độ khác nhau Vì vậy, theo chúng tôi để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời, minh bạch, rõ ràng, đáng tin cậy, tổ chức công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách, chế độ về tài chính kế toán hiện hành
Bất kỳ công việc tổ chức nào trước hết phải thể hiện được tính khoa học và hợp lý, bởi vì công việc tổ chức là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác Do đó, tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp không chỉ cần tính khoa học, hợp lý mà còn phải dựa trên cơ sở chấp hành đúng các quy định có tính nguyên tắc, các chính sách, chế độ hiện hành có liên quan của Nhà nước
Nội dung tổ chức công tác kế toán
1.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò tối quan trọng trong thu thập thông tin kế toán, bao gồm các chứng từ tài chính theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (mở và tùy chỉnh được theo đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp) và các chứng từ quản trị do doanh nghiệp tự thiết kế Để tối ưu hóa việc thu thập thông tin, doanh nghiệp nên thống nhất hệ thống chứng từ sử dụng cho cả kế toán tài chính và quản trị, giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách chỉ cần thu thập thông tin một lần từ ban đầu.
Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán có các nội dung chủ yếu: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của chủ đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán còn có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ
Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa đảm bảo không thay đổi khi truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc vật mang tin như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán Nội dung chứng từ điện tử tuân thủ các quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015.
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán
Doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật kế toán năm 2015 thì được sử dụng chữ ký điện tử trong công tác kế toán Chữ ký điện tử và việc sử dụng chữ ký điện tử được thực hiện theo quy định của Luật giao dịch điện tử
Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác Theo quy định hiện hành doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Các nội dung khi chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng theo Điều 16 Luật kế toán năm 2015, bao gồm: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký
Chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải được người có thẩm quyền phê duyệt chi phí và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện thanh toán Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải được ký từng liên một.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy
Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán: Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp
Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính; Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết, v.v ; Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán, v.v
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ BẢO TÍN
Tổng quan về Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín
2.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín được thành lập vào ngày 11 tháng 7 năm 2011 trong lúc sự phát triển và bùng nổ Công nghệ thông tin, In ấn tại Việt Nam Để tạo cho khách hàng dịch vụ tốt nhất, đưa ra những giải pháp hữu ích nhất công ty đã tự lựa chọn cho mình con đường đi lên bằng chất lượng và uy tín hàng đầu
Bảo Tín là doanh nghiệp uy tín, luôn đề cao chất lượng và uy tín Với nguồn lực tài chính mạnh mẽ và đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, Bảo Tín liên tục mở rộng hệ thống máy móc, trang thiết bị tự động để đáp ứng nhu cầu cao của khách hàng, mang đến ấn phẩm in chất lượng tốt nhất Ban giám đốc Bảo Tín luôn định hướng đến những khách hàng tiềm năng, đặt chất lượng và tiến độ lên hàng đầu Đối với Bảo Tín, khách hàng là ưu tiên số 1, là nền tảng để xây dựng mối quan hệ lâu dài và mở rộng đối tác mới Đội ngũ nhân viên Bảo Tín luôn ý thức được sứ mệnh phục vụ khách hàng và không ngừng trau dồi, tu dưỡng để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
“Chăm sóc khách hàng là để tồn tại và phát triển” đã là câu nói cửa miệng của mỗi con người Bảo Tín
Trong thời gian sắp tới, Việt Nam tiếp tục tham gia và hội nhập mạnh mẽ với thế giới trên mọi phương diện Rất nhiều cơ hội, thách thức đang chờ đón chúng ta ở phía trước Bảo Tín cũng sẽ không ngừng lắng nghe những ý kiến góp ý đầy thiện chí, cũng như những phê bình nghiêm túc để phấn đấu nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh, cải tiến quy trình quản lý, và cải thiện chất lượng phục vụ theo phương châm: “Uy tín – Chất lượng – Giá cả cạnh tranh”
Giá trị nền tảng cho sự phát triển của Bảo Tín đó là các cơ hội được hợp tác với Quý khách hàng Không có bất kỳ khó khăn nào có thể ngăn cản chúng tôi mang lại những giá trị tiện ích phù hợp với mong muốn và lợi ích của Quý khách hàng Công ty luôn tin tưởng rằng với tập thể đoàn kết, vững mạnh và sự ủng hộ của Quý khách hàng, Bảo Tín chắc chắn sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong tương lai
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động và kinh doanh
Tên Công ty: Công Ty Cổ Phần Khoa Học Công Nghệ Bảo Tín
Tên tiếng Anh: BAO TIN TECHNOLOGY SCIENCE JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở chính: Số 63, đường Cao Lỗ, xã Uy Nỗ, huyện Đông Anh, TP Hà Nội Xưởng sản xuất: Thôn Tuân Lề (Khu Đầm Rào), xã Tiên Dương, huyện Đông Anh, TP Hà Nội
Bảo Tín là một hệ thống đội ngũ nhân viên và lãnh đạo chuyên nghiệp hóa, gồm nhiều thành viên đã có kinh nghiệm lâu năm trong các công ty lớn, đầu ngành Mô hình vận hành hoạt động công ty được bố trí theo chiều ngang, làm gia tăng sự thuận tiện trong việc vận hành cỗ máy kinh doanh và gia tăng sự phối hợp thống nhất giữa các bộ phận trong công ty
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ
Với phương châm “Đơn giản - Hiệu quả”, cơ cấu tổ chức trong công ty được bố trí theo mô hình chiến lược do Ban Giám đốc đề ra, Bảo Tín chú trọng vào chuyên môn hóa và sự phối hợp chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và phòng ban hỗ trợ
Cơ cấu tổ chức phân theo chức năng được quản lý chặt chẽ theo mô hình thông tin hai chiều, tạo điều kiện để mệnh lệnh được truyền đạt rõ ràng, nhanh chóng đến nhân viên Công việc nhờ đó được phân bổ phù hợp, đúng mục tiêu và đúng người Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cùng các đối tác uy tín đã góp phần tạo nên sức mạnh tổng thể, giúp Bảo Tín cung cấp các dịch vụ tối ưu cho khách hàng.
Bằng các hệ thống quản trị trực tuyến, chúng tôi đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu để đảm bảo mục tiêu và kế hoạch đề ra luôn thực hiện đúng theo thời gian yêu cầu Ngoài ra điều này còn giúp đảm bảo các mục tiêu nhân sự luôn rõ ràng và cụ thể Những điều này đã và đang giúp chúng tôi luôn có 1 đội ngũ nhân sự lớn mạnh, công ty lớn mạnh
Hầu hết các nhân viên trong Công ty đều đã tốt nghiệp các trường Đại học, Cao đẳng Những kinh nghiệm thực tế, sự cọ xát thường xuyên kết hợp với việc tự trau dồi, rèn luyện kỹ năng đã tạo cho Công ty Cổ phần khoa Học Công nghệ Bảo Tín một nguồn nhân lực có kiến thức rộng và sâu trong lĩnh vực mà Công ty cung cấp Nhân sự luôn được Ban Giám đốc công ty tin tưởng và tạo điều kiện phát triển Công ty Cổ phần khoa Học Công nghệ Bảo Tín luôn mong muốn mỗi thành viên của Công ty là một bộ phận hữu cơ không thể tách rời bởi Công ty luôn có những định hướng phát triển phù hợp với họ, tạo những cơ hội để phát triển và thành công Thành công của Công ty được chia cho chính những thành viên xuất sắc của Công ty, những người làm nên sức mạnh của Công ty ngày nay
- Cam kết tài trợ vốn của một số ngân hàng đối tác với tổng mức tài trợ đương đương tổng nguồn vốn tự có tại cùng thời điểm và tài trợ vốn cho các dự án lớn đến 50% giá trị đầu tư ngay khi Bảo Tín ký được HĐ với các đối tác
- Các cổ đông sáng lập cam kết tiếp tục góp vốn với tỷ lệ theo mức góp vốn hiện hành
2.1.2.4 Các ngành nghề kinh doanh chính
❖ Tư vấn chuyển đổi số và cung cấp các giải pháp Công nghệ thông tin
- Tư vấn và thiết kế website doanh nghiệp
- Tư vấn, thiết kế, xây dựng sàn thương mại điện tử cho Doanh nghiệp
- Tư vấn, đào tạo, hỗ trợ kiến thức và cung cấp giải pháp về thương mại điện tử
- Tư vấn và thiết kế website, phần mềm, ứng dụng trực tuyến
- Cung cấp server, tên miền Việt Nam và Quốc tế, lưu trữ website
- Tư vấn giải pháp bảo mật, bảo vệ hệ thống và cơ sở dữ liệu
- Tư vấn và hỗ trợ chuyển đổi, kết nối, chia sẻ dữ liệu đa nguồn và xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử nhanh chóng, chính xác và bảo mật
- Tư vấn và xây dựng các phần mềm quản trị nội bộ của doanh nghiệp: quản trị khách hàng, quản trị kho, quản trị quy trình sản xuất kinh doanh, quản trị chuỗi cung ứng,
- Tư vấn, hỗ trợ, cung cấp giải pháp về Truy xuất nguồn gốc
❖ In ấn và phát triển sản phẩm in ấn
- In nhanh và các dịch vụ liên quan đến in như: In ấn tem nhãn, tờ rơi, lịch tết, name card, đồng phục, in túi, làm túi
- Thiết kế logo, catalogue, hệ thống nhận diện thương hiệu
- Quảng cáo và xúc tiến thương mại
- Tư vấn, đưa ra giải pháp cho các sản phẩm thuộc lĩnh vực in ấn, quảng cáo
❖ Tư vấn về sở hữu trí tuệ
- Tư vấn xây dựng thương hiệu
- Tư vấn thiết kế nhãn hiệu
- Tư vấn mã số mã vạch, tem nhãn truy xuất nguồn gốc.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín
Đối với một công ty về Khoa học Công nghệ thường có những đặc điểm khác biệt so với các công ty khác do sự đặc thù của ngành công nghiệp và môi trường làm việc Dưới đây là một số điểm khác biệt:
- Giao dịch phức tạp: Công ty Khoa học Công nghệ thường tiến hành các giao dịch phức tạp như nghiên cứu và phát triển sản phẩm, đầu tư vào công nghệ mới và quản lý quy trình sản xuất Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán phải có hiểu biết sâu rộng về ngành và các quy định pháp lý liên quan để hiểu và ghi nhận đúng các giao dịch này trong báo cáo tài chính
Trong ngành công nghệ và giải trí, doanh nghiệp sở hữu nhiều tài sản vô hình giá trị như bản quyền, sở hữu trí tuệ và dữ liệu khách hàng quan trọng Đội ngũ kế toán phải có khả năng định giá và ghi nhận chính xác những tài sản này trên báo cáo tài chính Việc này đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao về kế toán và pháp lý cùng sự hiểu biết sâu về giá trị và tính chất đặc thù của các tài sản vô hình.
Ngành Khoa học Công nghệ liên tục biến động, đem đến nhiều rủi ro và cơ hội đầu tư Vì vậy, kế toán viên phải có khả năng đánh giá chính xác các yếu tố này Họ cần đo lường các rủi ro tiềm ẩn và dự đoán các cơ hội để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định Ngoài ra, kế toán viên còn có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán có liên quan.
- Tuân thủ quy định và chuẩn mực: Công ty trong lĩnh vực này thường phải tuân thủ nhiều quy định và chuẩn mực kế toán khắt khe, bao gồm các quy định về bảo mật thông tin và sở hữu trí tuệ Bộ phận kế toán phải có kiến thức chuyên sâu về các quy định này và thực hiện các quy trình tuân thủ một cách cẩn thận để tránh rủi ro pháp lý và tài chính cho công ty
Với mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy của Công ty thì bộ phận kế toán đến nay vẫn nằm trong phòng Kinh tế thị trường, tuy vậy tổ chức bộ máy kế toán vẫn duy trì
05 người, cơ cấu tổ chức bộ máy như sau:
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty
- Tổ chức công tác tài chính kế toán và phân công bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu đổi mới, nhiệm vụ sản xuất của công ty trong từng giai đoạn Hướng dẫn, đôn đốc kế toán viên thực hiện công tác kế toán theo quy định của Nhà nước và quy định của Công ty
- Chịu trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kế toán tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật, quy chế tài chính của công ty theo nhiệm vụ, thẩm quyền theo trách nhiệm
KT thu-chi ngân hàng
KT giá thành, tổng hợp
- Kiểm tra, giám sát các công việc của Phòng, kịp thời giải quyết đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của phòng và các thành viên đạt hiệu quả cao nhất
- Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng cho Giám đốc, tiếp nhận, phổ biến và triển khai kịp thời các chỉ thị của Giám đốc
- Theo dõi, quản lý, có báo cáo kịp thời về nguồn vốn của công ty, các dự án công ty quản lý đảm bảo phục vụ kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Giao dịch với ngân hàng, các tổ chức tín dụng liên quan đến việc huy động vốn của Công ty
- Tham gia quản lý các dự án, xây dựng chế độ thưởng, phạt, chế độ chính sách cho người lao động
- Quan hệ cổ đông và chịu trách nhiệm công bố thông tin cho công ty với các cổ đông và bên ngoài công ty
- Làm việc với cơ quan thuế, đoàn kiểm tra liên quan đến số liệu kế toán khi có yêu cầu
- Kiểm tra, lập kế hoạch tài chính năm, báo cáo phân tích tình hình hoạt động tài chính năm của công ty trên cơ sở kế hoạch SXKD hàng năm của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc
- Kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các quy định, thể lệ chính sách liên quan đến công tác tài chính kế toán do công ty quy định nhằm ngăn ngừa và xử lý kịp thời các vụ việc làm sai
- Tham mưu, đàm phán các hợp đồng của Công ty
- Giải quyết các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc
- Kiểm tra toàn bộ định khoản, các nghiệp vụ phát sinh
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp, in sổ kế toán
- Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, mua sắm, sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ), báo cáo tài chính (BCTC) và các báo cáo khác theo yêu cầu
- Yêu cầu kế toán viên điều chỉnh nghiệp vụ khi thấy phát sinh sai hoặc định khoản không đúng
- Yêu cầu kế toán viên cung cấp báo cáo theo quy định và phối hợp để kịp thời giải quyết nhiệm vụ của phòng đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất
- Tham gia giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra khi có yêu cầu
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ kế toán theo quy định
- Cùng với phòng giải quyết một số việc thuộc lĩnh vực phòng mình chịu trách nhiệm
* Kế toán thuế + công nợ:
- Tập hợp hóa đơn đầu ra, đầu vào Lập báo cáo định kỳ thuế GTGT, thuế TNDN và các loại thuế khác, đối chiếu tờ khai thuế với các tài khoản 133, 3331
- Đôn đốc, thu hồi nợ khách hàng và lên kế hoạch chi trả nhà cung cấp, cộng tác viên của công ty
- Theo dõi và lập báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung cung cấp theo định kỳ
- Cuối năm lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp
- Tham gia công tác lập hồ sơ và thanh toán công trình từng giai đoạn, tham gia hồ sơ quyết toán công trình
- Cùng với phòng giải quyết một số công việc thuộc lĩnh vực phòng chịu trách nhiệm
* Kế toán thu-chi, ngân hàng:
- Lập phiếu thu-chi tiền mặt và chứng từ ngân hàng
- Hạch toán chi tiết tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Đi giao dịch các nghiệp vụ phát sinh với ngân hàng
- Theo dõi và lập báo cáo tình hình tạm ứng , hoàn ứng của cán bộ, nhân viên và các chủ nhiệm công trình
- Lập bảng lương và hạch toán lương cho cán bộ, nhân viên công ty hàng tháng
- Lập và đóng các khoản bảo hiểm cho người lao động trong công ty
- Cuối năm làm bản xác nhận nợ các khoản tạm ứng với cán bộ, nhân viên và cộng tác viên
- Tham gia các công việc khác theo sự phân công của Kế toán trưởng
Đánh giá tình trạng tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín
2.3.1 Những thành tựu đạt được
Tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín đã đạt được những thành tựu đáng chú ý sau quá trình nghiên cứu của tác giả:
- Hạch toán được thực hiện một cách nghiêm túc, tuân theo chế độ kế toán doanh nghiệp được quy định tại các cơ sở pháp lý như Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán Việt Nam, cũng như Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ
- Sử dụng phần mềm kế toán đã mang lại nhiều lợi ích: giúp quá trình hạch toán các giao dịch kinh tế diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực công việc cho kế toán viên, đồng thời giảm thiểu các sai sót trong quá trình tính toán Cập nhật thông tin thường xuyên từ phần mềm cũng đảm bảo việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và nhanh chóng hơn
Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng như Misa đã đáp ứng đặc thù kinh doanh của công ty, hỗ trợ hiệu quả trong việc theo dõi giao dịch kịp thời, chính xác cũng như lập báo cáo nhanh chóng đến các nhà quản lý Điều này đã góp phần quan trọng vào việc cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết sách chiến lược đúng đắn.
- Việc áp dụng chứng từ kế toán tại công ty được tổ chức một cách tương đối đầy đủ theo quy định của Bộ Tài Chính
Hóa đơn bán hàng được thiết kế riêng theo đặc thù của từng công ty, vừa phục vụ cho mục đích ghi chép giao dịch, vừa có thể quảng bá thương hiệu và giới thiệu công ty đến khách hàng Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng hóa đơn bán hàng như một phương tiện tiếp thị hiệu quả, giúp gia tăng nhận diện thương hiệu và tiếp cận khách hàng tiềm năng.
+ Các chứng từ được đánh số liên tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất Điều này giúp dễ dàng trong việc kiểm tra, tránh tình trạng mất mát có thể xảy ra, và tạo ra sự rõ ràng trong quản lý hạch toán
- Về tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản tại công ty:
+ Công ty đã tuân thủ chính sách kế toán hiện hành và các chuẩn mực kế toán Việt Nam theo quy định của Bộ Tài Chính
+ Hệ thống tài khoản được công ty tổ chức một cách khoa học và toàn diện, thể hiện mọi khía cạnh của tài sản và nguồn vốn
+ Hệ thống tài khoản được sử dụng linh hoạt, giúp công ty quản lý hiệu quả, tinh gọn hóa bằng cách loại bỏ những tài khoản không cần thiết và tùy chỉnh để phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại
+ Công ty đã linh hoạt trong việc sử dụng các loại tài khoản từ 1 đến 9 và chi tiết các tài khoản cần thiết, giúp theo dõi chặt chẽ sự biến động của từng khoản mục, chi phí và quản lý tài khoản một cách chính xác
- Về hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
Phần mềm kế toán là công cụ mạnh mẽ hỗ trợ ghi chép và xử lý thông tin kế toán, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp Ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán là tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho nhân viên kế toán Bên cạnh đó, phần mềm còn tối ưu hóa quy trình hạch toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
+ Phần mềm kế toán tuân thủ các biểu mẫu sổ sách theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, giúp việc ghi chép số liệu trở nên chính xác và dễ kiểm tra
+ Giao diện phần mềm được thiết kế rõ ràng và dễ sử dụng, phân quyền theo vị trí chuyên môn của từng kế toán viên Điều này giảm gánh nặng của việc ghi sổ thủ công và cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết
Quá trình tổ chức công tác kế toán và luân chuyển chứng từ được thiết kế khoa học từ khi lập, phê duyệt, sử dụng cho đến khi lưu trữ và bảo quản giúp kiểm tra hiệu quả và chặt chẽ, thuận lợi khi cần rà soát.
- Đối với tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty, việc kiểm tra được tiến hành với nội dung phù hợp với các quy định Điều này giúp tránh được nhiều sai sót và tạo cơ sở vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán
2.3.2 Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân chủ yếu
2.3.2.1 Những hạn chế tồn tại
Mặc dù Công ty có nhiều điểm mạnh, tuy nhiên việc tổ chức kế toán ở Công ty vẫn còn một số vấn đề cần được hoàn thiện để tối ưu hóa vai trò và hiệu quả của công tác này Để có giải pháp tốt hơn cho việc tổ chức kế toán, có một số điểm chưa hoàn thiện trong quá trình này:
* Việc tổ chức bộ máy kế toán vẫn còn một số điểm chưa hoàn thiện:
- Thiếu bộ phận kiểm tra kế toán độc lập, gây thiếu minh bạch và hiệu quả Kế toán trưởng phải có năng lực cao để kiểm tra và phát hiện lỗi, điều này tốn thời gian và công sức
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ BẢO TÍN
Định hướng phát triển và quan điểm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín
ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ
Bảo Tín cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng cao, hiệu quả với giá thành hợp lý Để thực hiện mục tiêu này, công ty không ngừng áp dụng công nghệ tiên tiến và nâng cao năng lực quản lý dự án Bên cạnh đó, Bảo Tín cũng luôn chú trọng vào việc bồi dưỡng trình độ kỹ thuật, công nghệ và quản lý cho đội ngũ quản lý và nhân viên Nhờ đó, công ty có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của khách hàng.
Chúng tôi coi trọng chất lượng công việc và tiến độ hoàn thành của mọi dự án, lấy sự hài lòng của khách hàng làm ưu tiên tối thượng Cam kết này giúp chúng tôi duy trì mối quan hệ lâu dài và mở rộng hợp tác với nhiều đối tác mới Đội ngũ Bảo Tín được đào tạo và bồi dưỡng kỹ lưỡng, thấm nhuần sứ mệnh phục vụ khách hàng.
"Chăm sóc khách hàng là để tồn tại và phát triển" trở thành khẩu hiệu của mỗi thành viên tại Bảo Tín
Bảo Tín cam kết tiếp tục lắng nghe phản hồi để nâng cao chất lượng dịch vụ, cũng như hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin tài chính trung thực, kịp thời, tạo cơ sở cho việc ra quyết định kịp thời và chính xác Tổ chức kế toán hợp lý sẽ hỗ trợ quản lý công ty trong việc ra các quyết định kịp thời, nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của công ty.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty
Trong nền kinh tế toàn cầu hóa, các doanh nghiệp mở rộng và đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đòi hỏi nhu cầu huy động vốn ngày càng lớn Để đáp ứng nhu cầu này, tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản lý nắm rõ tình hình tài chính, quản lý hiệu quả vốn và tài sản, đồng thời nhận định cơ hội phát triển tương lai cho doanh nghiệp.
Trong ngữ cảnh của nền kinh tế thị trường hiện tại ở Việt Nam, thông tin kế toán đóng vai trò cực kỳ quan trọng và cần thiết cho các nhà quản lý, người điều hành, người kiểm soát và người ra quyết định về mặt kinh tế Đồng thời, thông tin này cũng cung cấp dữ liệu quan trọng để Nhà nước có thể điều hành mặt vĩ mô của nền kinh tế Vì lẽ đó, để có thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy, các doanh nghiệp cần chú trọng và thực hiện các biện pháp hữu ích để ngày càng hoàn thiện công tác kế toán trong công ty
- Để hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín, việc tuân thủ chính sách và các chế độ về tài chính kế toán là điều cực kỳ quan trọng Điều này bao gồm việc tuân thủ Luật Kế toán Việt Nam, các tiêu chuẩn kế toán, và các chế độ tài chính kế toán cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp, cùng với việc tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đáng tin cậy trong quản lý tài chính kế toán của công ty
Để hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín, việc tối ưu hiệu quả kinh tế là điều cần được xem xét kỹ lưỡng Mục đích chính là đảm bảo rằng việc cải tiến tổ chức kế toán mang lại lợi ích kinh tế nhiều hơn chi phí bỏ ra Tối ưu hóa hiệu quả kinh tế trong tổ chức kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp.
Tính khả thi, dễ triển khai và đơn giản là nền tảng giúp hoàn thiện hệ thống kế toán tại Bảo Tín, tạo tiền đề thiết lập hệ thống kế toán linh hoạt, phù hợp đặc thù kinh doanh, không chỉ góp phần tạo dựng bộ máy kế toán hiệu quả mà còn trở thành công cụ quản lý mạnh mẽ, linh hoạt cho nhà quản trị.
- Thông tin kế toán là một nguồn thông tin vô cùng quan trọng và hữu ích trong quá trình quản lý của Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín, đặc biệt trong giai đoạn mở rộng quy mô hoạt động Những thông tin này cung cấp cái nhìn toàn diện về tài chính, hoạt động kinh doanh và quản lý nguồn lực, từ đó:
+ Kiểm soát tài chính: Thông tin kế toán giúp quản lý hiểu rõ về tình hình tài chính của công ty, từ việc theo dõi lưu chuyển tiền tệ đến đánh giá hiệu quả sử dụng vốn
+ Quản lý nguồn lực: Bằng cách phân tích dữ liệu kế toán, công ty có thể quản lý hiệu quả hơn về nguồn nhân lực và tài sản, từ việc tối ưu hóa sử dụng nguồn lực đến việc đánh giá hiệu suất của các hoạt động
+ Ra quyết định kinh doanh: Thông tin kế toán chính xác và kịp thời là cơ sở để ra quyết định về chiến lược kinh doanh, đầu tư và mở rộng hoạt động
+ Tăng cường kiểm soát: Công cụ kế toán giúp xây dựng các cơ chế kiểm soát, ngăn chặn rủi ro và gian lận, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch
Thông tin kế toán không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là một nguồn thông tin quan trọng giúp quản lý điều hành công ty một cách hiệu quả và bền vững trong quá trình mở rộng hoạt động.
Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khoa học Công nghệ Bảo Tín
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán
- Để hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán tại Công ty, cần xác định rõ các yếu tố và quy trình cụ thể, đặc biệt chú trọng đến các điểm sau:
+ Yếu tố của một chứng từ: Quy định rõ các yếu tố cần có trong một chứng từ, bao gồm thông tin cụ thể và chữ ký của những người có thẩm quyền, đồng thời xác định trách nhiệm cho hoạt động kinh tế tài chính liên quan
+ Trách nhiệm và quy trình lập chứng từ: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận hoặc cá nhân trong việc lập chứng từ, cũng như quy trình cụ thể để lập chứng từ, bao gồm thủ tục và phương pháp
+ Phân công nhiệm vụ và phối hợp làm việc: Xây dựng quy trình phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong bộ máy kế toán, đồng thời tạo cơ chế để họ phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong công ty
+ Kiểm tra và đảm bảo tuân thủ: Thiết lập cách thức kiểm tra, đánh giá và đảm bảo việc tuân thủ quy định về lập chứng từ, bao gồm cả việc kiểm tra nội bộ và các hoạt động kiểm toán bên ngoài (nếu cần)
Việc xác định rõ ràng trách nhiệm, quy trình và phân công nhiệm vụ giúp công ty đảm bảo lập chứng từ đúng quy định, tăng minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính kế toán, cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động nội bộ và phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị.
- Công ty cần thực hiện kiểm tra chứng từ trong quá trình kế toán một cách thường xuyên và liên tục để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán Bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng liên quan phải thực hiện việc này như một bước quan trọng trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ Việc kiểm tra này không chỉ xác nhận rằng các chứng từ được xử lý theo quy trình và chuẩn mực mà còn giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra Điều này góp phần tăng cường minh bạch và quản lý chặt chẽ hơn trong hoạt động kinh doanh và tài chính của tổ chức
- Để đảm bảo sự nhất quán và đối chiếu dữ liệu kế toán giữa các bộ phận trong công ty, việc xây dựng các chứng từ kế toán nội bộ cần được thực hiện một cách đầy đủ và chuẩn xác Bộ phận kế toán cần hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo thông tin trong chứng từ đủ để kiểm tra và đối chiếu một cách nhanh chóng
+ Để thực hiện điều này, Công ty cần quy định rõ ràng về cơ sở để lập chứng từ, bao gồm các thông tin như hợp đồng kinh tế, đề nghị thanh toán từ nhà cung cấp, hoá đơn, và nội dung công việc phát sinh Người lập chứng từ phải có trách nhiệm và chịu trách nhiệm về nội dung kinh tế trong chứng từ Đây có thể là nhân viên từ các phòng ban, các trưởng phòng, hoặc thậm chí cả lãnh đạo của công ty
Bộ chứng từ đầy đủ gồm bản gốc và bản sao để lập chứng từ và chứng từ đã lập Hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ là chứng từ gốc quan trọng trong kế toán, nên cần tuân thủ chặt chẽ quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn để tránh sai sót.
- Việc kiểm tra và xác nhận chính xác các hóa đơn bán hàng là một phần quan trọng của quy trình kế toán trong công ty Để giảm thiểu lỗi ký sót trên hóa đơn, việc phân chia công việc xuất hóa đơn và kiểm tra ngay sau khi hoàn thành là cực kỳ hiệu quả Điều này giúp đảm bảo tính chính xác ngay từ khi hóa đơn được tạo ra và tránh được việc phải chỉnh sửa sau đó
+ Cài đặt thông tin của người xuất hóa đơn trên phần mềm trước khi in là một biện pháp thông minh giúp giảm thiểu các bước ghi tên và ký trên hóa đơn, từ đó giảm nguy cơ xảy ra lỗi trong quá trình này
+ Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ đem lại ưu điểm về tốc độ và dễ dàng quản lý dữ liệu, mà còn hỗ trợ rất nhiều trong việc hạch toán thuế và quản lý thông tin kế toán một cách thuận tiện và chính xác hơn.Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc thất lạc hóa đơn, mà còn tăng cường minh bạch và độ chính xác trong các quy trình kế toán và báo cáo thuế Trong thực tế, việc sử dụng hóa đơn điện tử đem lại sự linh hoạt, giảm bớt rủi ro sai sót, và tăng cường tính hiệu quả trong quản lý thông tin kế toán cũng như quy trình hạch toán thuế
- Việc yêu cầu người trực tiếp mua hàng hoặc người kiểm tra vật tư, hàng hóa phải thực hiện việc đối chiếu giữa hóa đơn mua hàng với thông tin trong hợp đồng, như số lượng, giá mua và số lượng thực nhận, là một quy trình quan trọng Sau đó, thông tin được chuyển đến bộ phận kế toán để làm căn cứ cho việc thanh toán cho nhà cung cấp Trong trường hợp đặt hàng qua điện thoại, yêu cầu nhà cung cấp phải đóng dấu xác nhận mua hàng qua điện thoại vào phần người mua hàng trong hợp đồng Điều này giúp đảm bảo rằng không có thiếu sót về chữ ký trong quá trình này và tăng tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch mua bán Điều này không chỉ giúp tránh được những vấn đề liên quan đến thiếu chữ ký, mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý giao dịch mua bán và thanh toán cho nhà cung cấp
- Bộ phận kế toán công nợ thường lập hóa đơn phí bảo trì sau khi xác nhận công việc bảo trì đã hoàn thành Do quá trình này thường kéo dài và hóa đơn thường được hoàn thành sau một khoảng thời gian, việc chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán thuế thường tập trung vào cuối tháng hoặc đầu tháng sau Điều này tạo áp lực và làm dồn công việc lại vào những thời điểm cụ thể Nếu bộ phận kế toán công nợ có thể xử lý việc xuất hóa đơn theo từng ngày và chuyển chứng từ ngay cho bộ phận kế toán thuế, điều này có thể giúp phân phối công việc một cách đều đặn và tránh tình trạng quá tải vào cuối tháng hoặc đầu tháng sau Bằng cách này, công việc sẽ được phân bố hợp lý hơn trong suốt thời gian và giúp tránh được áp lực công việc tập trung vào những giai đoạn cụ thể
