Tổ chức công tác kế toán tại cục tin học và thống kê tài chính bộ tài chính

Chính vì thế, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN là một tất yếu khách quan nhằm phản ánh một cách đúng đắn, đầy đủ và kịp thời tình hình thu, chi tà

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

-

LUẬN VĂN THẠC SỸ

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH,

BỘ TÀI CHÍNH

NGUYỄN THU HẰNG

HÀ NỘI – 2024

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

-

LUẬN VĂN THẠC SỸ

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH,

BỘ TÀI CHÍNH

NGUYỄN THU HẰNG

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC HỌC VIÊN

TS TRẦN THỊ THU PHONG NGUYỄN THU HẰNG

HÀ NỘI - 2024

LỜI CAM ĐOAN

Sau quá trình nghiên cứu, khảo sát tại Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính, tôi đã chọn lựa đề tài luận văn: Tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học

và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính

Tôi xin cam đoan:

- Luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi và không sao chép

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Trần Thị Thu Phong đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn Khoa Kinh tế- Trường Đại học Mở và các thầy, cô giáo đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi trong việc học tập và cung cấp

dữ liệu cần thiết phục vụ cho Luận văn

Cuối cùng tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp cũng như tập thể lớp 20MKT7 – Lớp Cao học Kế toán trường Đại học Mở đã động viên, cổ vũ tinh thần, tạo điều kiện giúp đỡ để tôi hoàn thành Luận văn này

Tác giả

Nguyễn Thu Hằng

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu có liên quan đến đề tài 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

3.1 Mục tiêu nghiên cứu tổng quát 3

3.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4.1 Đối tượng 4

4.2 Phạm vi nghiên cứu 4

5 Nội dung và phương pháp nghiên cứu 4

5.1 Nội dung nghiên cứu 4

5.2 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết quả nghiên cứu 5

6.1 Về mặt lý luận 6

6.2 Về mặt thực tiễn 6

7 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7

1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp 7

1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp 9

1.3 Cơ chế quản lý tài chính và ảnh hưởng của nó đến tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 11

1.3.1 Lập dự toán thu, chi Ngân sách Nhà nước 11

1.3.2 Chấp hành dự toán thu, chi Ngân sách Nhà nước 12

1.4 Khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 14

1.4.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 14 1.4.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 15

1.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp 17

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán 18

1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 24

1.5.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 29

1.5.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 33

1.5.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 39

1.5.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 41

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH, BỘ TÀI CHÍNH 44

2.1 Tổng quan về Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 44

2.1.1 Giới thiệu chung về Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 44

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động của Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 46

2.1.3 Bộ máy quản lý và chính sách tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 54

2.1.4 Đặc điểm quản lý tài chính tại Cục Tin học và Thống kê tài chính 66

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính 70

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 70

2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 73

2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 84

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 92

2.2.5 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 96

2.2.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 101

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 103

2.3.1 Những ưu điểm 103

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế 106

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC TIN HỌC VÀ THỐNG KÊ TÀI CHÍNH, BỘ TÀI CHÍNH 115

3.1 Định hướng phát triển Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 115

3.2 Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 115

3.2.1 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 116

3.2.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính 116

3.3 Nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 117

3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 117

3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 119

3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 122

3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 123

3.3.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 124

3.3.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 129

3.4 Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục

Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 135

3.4.1 Về phía Nhà nước 135

3.4.2 Về phía Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính 137

KẾT LUẬN 140

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 142

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CGCN &HTKT Chuyển giao Công nghệ và Hỗ trợ kỹ thuật

DL &TK CNTT Dữ liệu và Triển khai công nghệ Thông tin

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ BẢNG

Bảng 1: Tổng hợp các nguồn thu của Cục THTKTC 55

Bảng 2: Kinh phí ngân sách nhà nước cấp cho cơ quan Cục THTKTC 59

Bảng 3: Các khoản chi của Cục THTKTC 64

BIỂU ĐỒ Biểu đồ 1: Cơ cấu nguồn kinh phí tại Cục Tin học và Thống kê Tài chính 60

SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức tập trung 20

Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức phân tán 22

Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán 24

Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ 27

Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức của Cục Tin học và Thống kê tài chính 52

Sơ đồ 6: Quy trình lập kế hoạch ngân sách tại Cục 68

Sơ đồ 7: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức phân tán tại Cục 73

Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển chứng từ rút kinh phí tiền mặt tại KBNN 75

Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ giao dịch trực tuyến KBNN 76

Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển chứng từ thu sự nghiệp tại Trung tâm CGCN&HTKT của Cục 77

Sơ đồ 11: Trình tự luân chuyển chứng từ tại Cục 79

Sơ đồ 12: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt tại Cục 120

Sơ đồ 13: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán tiền lương tại Cục 121

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Những năm gần đây, Đảng và Nhà nước luôn coi công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời

là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các mục tiêu phát triển thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Thực hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, công tác ứng dụng CNTT trong lĩnh vực tài chính không ngừng được tăng cường và củng cố Nhiều hệ thống thông tin lớn, hiện đại trong lĩnh vực quản lý tài chính đã được xây dựng triển khai có hiệu quả, thống nhất từ Trung ương đến địa phương trong toàn ngành

Nhận thức rất sớm về được vai trò của CNTT và triển khai ứng dụng CNTT hiệu quả trong công tác điều hành, quản lý, từ năm 1989, Bộ Tài chính đã thành lập Tổ tin học thuộc Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm nghiên cứu triển khai ứng dụng CNTT và liên tục từ đó đến nay, tổ chức tin học trong ngành luôn được xây dựng, củng cố và phát triển

Với vai trò là đơn vị đầu mối trong hệ thống CNTT ngành, thời gian qua, Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính đã có sự phát triển mạnh mẽ về vốn, nhân lực và công nghệ để tạo ra những bước tiến vững chắc của sự nghiệp tin học hóa của ngành Tài chính, hình thành một nền tài chính điện tử, đáp ứng yêu cầu thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước giao phó

Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động và phát triển do những nguyên nhân khách quan mà công tác quản lý chung cũng như công tác quản lý về tài chính kế toán của Cục Tin học và Thống kê tài chính ít nhiều còn có những hạn chế nhất định

Tổ chức kế toán nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin phục

vụ cho quản lý đóng vai trò rất quan trọng, là nền tảng để thực hiện tốt công tác quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN) của Bộ Tài chính

và của Cục Tin học và Thống kê tài chính Bắt đầu từ năm 2018, Cục Tin học và

2

Thống kê tài chính đã áp dụng hệ thống kế toán ban hành theo Thông tư số 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, thay thế cho Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/TT-BTC trước đó Qua quá trình áp dụng cho thấy, hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) đáp ứng được yêu cầu quản lý của luật NSNN, đồng thời phát huy được vai trò quan trọng của công cụ kế toán đối với tăng cường quản lý Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có một đặc thù riêng mà hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) áp dụng cho tất cả các đơn vị HCSN không đưa ra cho từng lĩnh vực đặc thù nên việc vận dụng còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập Chính vì thế, việc hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN là một tất yếu khách quan nhằm phản ánh một cách đúng đắn, đầy đủ và kịp thời tình hình thu, chi tài chính, những biến đổi trong cơ chế, chính sách tài chính quy định hoạt động cho lĩnh vực quản lý và ứng dụng CNTT Từ đó đáp ứng được nhu cầu về thông tin kế toán tài chính của chủ thể quản lý

Vì thế, tác giả lựa chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học

và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính” làm đề tài luận văn thạc sỹ với mong muốn

phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của Cục, đồng thời, hướng tới mục tiêu xây dựng một cơ chế quản lý tài chính vững mạnh, tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính để đảm bảo tính chủ động trong quản lý và tổ chức thực hiện tại các đơn vị

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Trước đó, đã có nhiều luận văn nghiên cứu nhằm hướng tới hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN Nhìn chung các nghiên cứu đều đã

đề cập đến vấn đề tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị HCSN, phân tích và làm

rõ được những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN, tuy nhiên, các công trình của mỗi tác giả đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định về phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu và thời gian nghiên cứu Tác giả đã tìm hiểu một số nghiên cứu có liên quan đến đề tài như:

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Chi cục thuế quận

3

Tây Hồ” của tác giả Trần Ngọc Sơn (2019) Ở đề tài này, tác giả đều đã đưa ra được các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung và hơn nữa đã đưa ra được một số giải pháp nhằm tăng cường quản lý tài chính, tuy nhiên, tác giả chưa nêu được ảnh hưởng của tổ chức hạch toán tới hiệu quả quản lý tài chính, các giải pháp mà các tác giả đưa ra chưa dựa trên nên tảng chuẩn mực kế toán công quốc tế

Luận văn thạc sĩ “Tổ chức thông tin kế toán tại Cục Hải quan thành phố

Đà Nẵng” của tác giả Tông Đức Thắng (2019) Đề tài đã trình bày đươc những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán của đơn vị sự nghiệp có thu, thực tế tổ chức công tác kế toán của Cục Hải quan thành phố Đà Nẵng, đưa ra được những

ưu, nhược điểm trong từng khâu, từng vấn đề của công tác kế toán Tuy nhiên, đề tài chưa nêu được nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, và chưa có giải pháp phù hợp nào được đưa ra

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Quản lý nhà

và Thị trường bất động sản”của tác giả Lê Thị Tú Oanh (2019) Luận văn góp phần hệ thống hóa một số cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập Qua đó nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục Quản lý nhà và Thị trường bất động sản Từ đó, chỉ ra những ưu điểm, những hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị Trên cơ sở những phân tích, đánh giá đó, đề xuất một

số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Quản lý nhà và Thị trường bất động sản

3 Mục tiêu nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu tổng quát

Nghiên cứu thực trạng, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính

3.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

Một là, nghiên cứu cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị

HCSN;

4

Hai là, nghiên cứu và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục

Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính;

Ba là, rút ra những mặt đạt được và những tồn tại cần khắc phục trên cơ sở

thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính;

Bốn là, xác định được yêu cầu có tính nguyên tắc cho việc hoàn thiện tổ

chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính;

Năm là, đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

tại Cục Tin học và thống kê tài chính, Bộ Tài chính

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng

Tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức công tác kế toán: tổ chức bộ máy

kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản, tổ chức sổ sách kế toán, tổ chức báo cáo kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính

5 Nội dung và phương pháp nghiên cứu

5.1 Nội dung nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu lý luận, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính, trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị trong thời gian tới

5.2 Phương pháp nghiên cứu

5.2.1 Thời gian nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn

5

vị với số liệu nghiên cứu năm 2022

5.2.2 Địa điểm nghiên cứu

Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính

5.2.3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu định tính: Để nắm bắt sơ bộ về tổ chức công tác

kế toán tại đơn vị tác giả thực hiện thu thập, nắm bắt số liệu, dữ liệu và vận dụng phương pháp phân tích, tổng hợp để phân tích vấn đề thực tiễn tổ chức công tác

kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính

Phương pháp nghiên cứu điển hình: Thực hiện nghiên cứu tại Cục Tin học

và Thống kê tài chính, luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu điển hình tại một đơn vị cụ thể để đi sâu, tìm hiểu những thực trạng, phân tích những tồn tại của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và đề xuất giải pháp hoàn thiện

5.2.4 Phương pháp xử lý số liệu

Tác giả tiến hành thu thập tài liệu, số liệu tổng hợp từ các nguồn, bao gồm:

Nguồn dữ liệu thứ cấp: Nguồn cung cấp các dữ liệu thứ cấp bao gồm các

văn bản luật, nghị định, thông tư của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành về

kế toán doanh nghiệp; các tài liệu là giáo trình, báo, tạp chí, mạng internet; các tài liệu sẵn có của đơn vị gồm các báo cáo tài chính, báo cáo sơ kết, tổng kết trên Cổng thông tin của Bộ Tài chính

Dựa vào những thông tin, tài liệu thu thập được, tác giả phân loại, sắp xếp một cách có hệ thống để làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán của đơn vị Đồng thời, so sánh lý thuyết và thực tế, so sánh số liệu giữa năm trước và năm sau, so sánh giữa số thực tế kỳ phân tích với kế hoạch/ dự toán để xác định mức

độ đạt được và phương pháp tổng hợp số liệu từ đó khái quát và kết luận vấn đề Điều này cũng sẽ giúp phát hiện ra sự tác động của các nhân tố bên ngoài (môi trường khách quan) đến hoạt động, tổ chức công tác kế toán của Cục Tin học và Thống kê tài chính

6 Kết quả nghiên cứu

6

6.1 Về mặt lý luận

Luận văn sẽ trình bày một cách toàn diện, hệ thống hóa các vấn đề lý luận

về khái niệm, đặc điểm, cơ sở kế toán áp dụng, các nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán của đơn vị HCSN

và Thống kê tài chính Từ đó, đề xuất giải pháp cơ bản, đồng thời kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống kê tài chính

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh sách các Bảng, hình, phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong các đơn

vị hành chính sự nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học và Thống

kê tài chính, Bộ Tài chính

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Cục Tin học

và thống kê tài chính, Bộ Tài chính

7

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

Theo PGS.TS Nghiêm Văn Lợi (năm 2007), Giáo trình Kế toán Hành chính

sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội nêu: “Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó”

Đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp Điều này đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã được phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước

Đơn vị HCSN có thể phân loại như sau:

* Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:

- Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước)

- Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y

tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học

- Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng

* Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị HCSN được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp:

- Đơn vị dự toán cấp 1: là cơ quan chủ quản, đơn vị HCSN trực thuộc Trung ương và địa phương như các Bộ, Tổng cục, Sở, Ban… Đơn vị dự toán cấp 1 trực tiếp phối hợp với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Đơn vị dự toán cấp 1 có trách nhiệm: Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của NSNN giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị dự toán cấp

8

dưới; Phê chuẩn dự toán quý, năm của các đơn vị dự toán cấp dưới; Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành; Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn

và của đơn vị dự toán cấp 3 báo cáo lên đơn vị dự toán cấp 1 và cơ quan tài chính cùng cấp

- Đơn vị dự toán cấp 3: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp 2 Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp 2, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán Đơn vị dự toán cấp 3 trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp 2 và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ Đơn vị dự toán có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp 1 và cấp 3 Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp 3

* Căn cứ vào đặc điểm nguồn thu sự nghiệp, đơn vị HCSN được phân loại

để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động

9

Như vậy,”đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động”chủ yếu được thực hiện thông qua”nguồn kinh phí của Nhà nước”cấp”phát Đặc điểm chủ yếu của đơn vị HCSN là”thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao bằng kinh phí NSNN theo nguyên tắc không hoàn trả trực tiếp

1.2 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Các đơn vị HCSN hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động khác nhau Dù thuộc ngành, lĩnh vực nào có thể khái quát đặc điểm chung của các đơn vị HCSN như sau:

Thực hiện nghĩa vụ với NSNN

Đơn vị sự nghiệp có các hoạt động dịch vụ phải đăng ký, kê khai, nộp đủ các loại thuế và các khoản khác (nếu có), được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật Thực hiện chức năng quản lý nhà nước, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoặc cung cấp các dịch vụ công

Quản lý và sử dụng tài sản

Đơn vị HCSN thực hiện đầu tư, mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị HCSN Đối với TSCĐ sử dụng vào hoạt động dịch vụ phải thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo quy định áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước Số tiền trích khấu hao TSCĐ và tiền thu từ thanh lý tài sản thuộc nguồn vốn NSNN sau khi thực hiện chi cho các nội dung liên quan đến công tác thanh lý tài sản, số tiền còn lại sẽ được nộp vào NSNN

Các khoản chi thường xuyên

10

Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, Thủ trưởng đơn vị được quyết định một số mức chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và được quyết định phương thức khoán chi cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc tùy thuộc vào tình hình hoạt động của đơn vị

Chế độ tiền lương, tiền công, thu nhập

Đơn vị HCSN được xác định tổng quỹ lương để trả cho người lao động trên

cơ sở tiền lương tối thiểu của nhà nước không tăng quá 1 lần lương (đối với đơn

vị tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động) và không quá 3 lần lương (đối với đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí thường xuyên) Khi nhà nước điều chỉnh các quy định về tiền lương, nâng mức lương tối thiểu hoặc thay đổi định mức, chế độ, tiêu chuẩn cho NSNN, đối với loại hình đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động được nhà nước bố trí giao bổ sung kinh phí để chi cho nội dung tiền lương, tiền công tăng thêm theo quy định của nhà nước, đối với loại hình đơn vị sự nghiệp

tự đảm bảo toàn phần kinh phí hoạt động phải trang trải các khoản chi tăng thêm theo chính sách chế độ mới từ các nguồn: thu sự nghiệp, các khoản tiết kiệm chi, các quỹ của đơn vị

Sử dụng kết quả tài chính trong năm

Hàng năm căn cứ vào kết quả tài chính, đơn vị HCSN được trích lập bốn quỹ: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

Quản lý sử dụng cán bộ, viên chức

Thủ trưởng đơn vị HCSN xây dựng kế hoạch biên chế hàng năm gửi cấp có thẩm quyền phê duyệt Đơn vị HCSN được chủ động sử dụng số biên chế được giao

Các đặc điểm nêu trên của đơn vị HCSN đòi hỏi hoạt động tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN phải được sắp xếp khoa học, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả

để phát huy được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế

và tài chính của đơn vị góp phần vào công tác quản lý chung của các đơn vị

cơ chế quản lý tài chính thích hợp cũng nêu cao ý thức tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí, tăng cường đấu tranh chống tham ô, lãng phí; sắp xếp bộ máy

tổ chức và lao động hợp lý, tăng thu nhập, tăng phúc lợi, khen thưởng cho người lao động

Năm 2015, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 thay thế nghị định 43/2006/NĐ-CP quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập Tuy vậy, bên cạnh những kết quả tích cực thì vẫn còn những hạn chế nhất định nên vào tháng 6 năm 2021, Chính phủ ban hành Nghị định số 60/2021/NĐ-CP nhằm khắc phục những hạn chế này

1.3.1 Lập dự toán thu, chi Ngân sách Nhà nước

Theo Luật NSNN năm 2015: Lập dự toán NSNN là quá trình phân tích đánh giá giữa khả năng thu và nhu cầu chi để từ đó xác định các chỉ tiêu thu, chi, dự trữ ngân sách cho phù hợp trên cơ sở đó xác lập các biện pháp lớn về mặt kinh tế

xã hội và các biện pháp hành chính nhằm đảm bảo các chỉ tiêu thu, chi đề ra được thực hiện trong thực tế

Việc lập dự toán phải tuân theo các yêu cầu sau:

Một là, dự toán NSNN phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi NSNN (bao gồm cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ, nguồn vốn vay (nếu có)) đảm bảo chi cho hoạt động thường xuyên theo chức năng của đơn vị và thực hiện những nhiệm vụ trọng tâm của từng thời kỳ theo kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, chiến lược, quy hoạch phát triển của ngành, lĩnh vực

12

Hai là, dự toán ngân sách của các đơn vị phải đảm bảo tính khả thi cao và sát thực tế; đúng nội dung, nhiệm vụ được giao và đúng tiêu chuẩn, chế độ, định mức, đơn giá do cơ quan có thẩm quyền ban hành; triệt để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

Ba là, dự toán thu, chi NSNN phải đảm bảo căn cứ theo đúng định hướng tại chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế

- xã hội và dự toán NSNN Kế hoạch, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc lập dự toán ngân sách và các văn bản hướng dẫn của Bộ Chiến lược, quy hoạch phát triển ngành, lĩnh vực; kế hoạch 5 năm và nhiệm vụ cụ thể của năm kế hoạch; Các luật, pháp lệnh thuế, chế độ thu; định mức phân bổ ngân sách; chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cấp có thẩm quyền quy định

1.3.2 Chấp hành dự toán thu, chi Ngân sách Nhà nước

Sau khi được giao dự toán thu, chi NSNN, các đơn vị tổ chức chấp hành dự toán NSNN Theo luật NSNN: Chấp hành dự toán NSNN là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tổng hòa các biện pháp hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi trong kế hoạch ngân sách trở thành hiện thực

Chấp hành dự toán thu NSNN: Đối với mọi khoản thu của đơn vị HCSN phải nộp NSNN và được quản lý thông qua kho bạc Nguồn thu trong các đơn vị HCSN bao gồm:

- Nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động (sau khi đã cân đối nguồn thu sự nghiệp); được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Nguồn kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;

- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác);

- Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;

- Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp;

- Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị;

- Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật

Chấp hành dự toán chi NSNN: Chi NSNN được hiểu là quá trình phân phối

và sử dụng quỹ NSNN theo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo cho việc thực hiện chức năng của nhà nước Thực chất chi NSNN là quá trình phân phối lại các nguồn tài chính đã được tập trung vào NSNN và đưa chúng đến mục đích

sử dụng Do đó, chi NSNN là những việc cụ thể, không chỉ dừng lại trên các định hướng mà phải phân bổ cho từng mục tiêu, từng hoạt động và từng công việc thuộc chức năng của nhà nước Vì vậy, mọi khoản chi phải được thực hiện đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước Nội dung các khoản chi NSNN gồm:

- Chi thường xuyên gồm: Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp

có thẩm quyền giao; Chi phục vụ cho việc thực hiện công việc; Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với NSNN, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo quy định của pháp luật)

- Chi không thường xuyên gồm: Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia; Chi thực hiện các nhiệm vụ

do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác) theo giá hoặc

14

khung giá do nhà nước quy định; Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định; Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có); Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Chi thực hiện các

dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài; Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết; Các khoản chi khác theo quy định (nếu có)

Như vậy, quản lý tài chính trong các đơn vị HCSN có vai trò rất quan trọng nhằm kiểm soát tình hình sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước các cấp đạt hiệu quả, tiết kiệm, chống thất thoát Bên cạnh đó thông qua quản lý tài chính, các đơn vị

có thể tự chủ về nguồn lực, phát huy các nguồn thu hợp pháp, tiết kiệm các khoản chi phí để nâng cao thu nhập cho người lao động

1.4 Khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

1.4.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính

sự nghiệp

Theo tác giả Phạm Văn Liên (năm 2013), Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội nêu: “Tổ chức kế toán là tổ chức vận dụng những quy định chung; tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện chế độ ghi chép ban đầu; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán và phương pháp ghi sổ; tổ chức hệ thống báo cáo tài chính; tổ chức công tác kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính kế toán” [tr 8]

Tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác quản lý của các đơn vị HCSN Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong đơn vị nên tổ chức kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác quản lý của một đơn vị HCSN Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của đơn vị, trong đó

có các cơ quan chức năng của Nhà nước

15

Tổ chức kế toán là việc tổ chức thực hiện hạch toán ban đầu, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế - tài chính bằng các phương pháp kế toán đúng với nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực, thể lệ kế toán do Nhà nước ban hành và phù hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị HCSN Tổ chức kế toán bao hàm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán áp dụng trong từng loại hình đơn vị HCSN cụ thể:

Tổ chức kế toán giúp cho các nhà quản lý nắm được những thông tin về tài sản, nguồn thu, chi và kết quả hoạt động của toàn đơn vị, từng bộ phận, từng nhiệm vụ một cách thường xuyên, liên tục Khi đó, thủ trưởng đơn vị có thể điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn vị, xác định được chính xác hiệu quả hoạt động của đơn vị, lập kế hoạch hoạt động trong ngắn hạn và dài hạn

Tổ chức kế toán còn giúp Nhà nước có thể theo dõi được sự phát triển của từng đơn vị, tiến tới tổng hợp sự phát triển của ngành, lĩnh vực Đồng thời còn giúp Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo và ban hành luật lệ về

cơ chế, chính sách phù hợp với tình hình hoạt động của từng Bộ ngành

Để tổ chức kế toán trong một đơn vị HCSN được khoa học và hợp lý cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động, đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, luật lệ được Nhà nước ban hành Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị HCSN không chỉ tiết kiệm kinh phí NSNN mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ,

có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau

1.4.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

*Yêu cầu của tổ chức kế toán:

Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý hoạt động của các đơn vị HCSN, tổ chức kế toán phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Tổ chức kế toán phải cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý Đảm bảo được yêu cầu này chính là phát huy được chức năng quan trọng của thông tin kế toán Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý là điều

16

kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò quan trọng của kế toán Muốn vậy, tổ chức kế toán phải dựa vào các căn cứ sau:

- Chế độ, thể lệ và cơ chế quản lý kinh tế tài chính của nhà nước nói chung

và chế độ kế toán hiện hành nói riêng

- Đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mô hoạt động và mục đích hoạt động của đơn vị

- Khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của đơn vị

- Tình hình, mức độ trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, truyền tin của đơn vị và trình độ ứng dụng khoa học hiện đại vào tổ chức kế toán của đơn vị

*Nguyên tắc cơ bản của tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp:

Tổ chức kế toán là nỗ lực chủ quan của con người nhằm vận dụng tốt nhất các phương pháp của kế toán vào trong thực tiễn, nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin phục vụ quản lý Trong quá trình này, tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định để phát huy được đầy đủ vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kế toán cũng như yêu cầu của kế toán Có thể đề cập đến những nguyên tắc cơ bản sau:

Một là, đảm bảo tuân thủ những lý luận cơ bản của tổ chức Tổ chức kế toán

là một lĩnh vực đặc thù của mọi tổ chức nói chung và của các đơn vị HCSN nói riêng Vì vậy, những lý luận cơ bản của tổ chức: Tính hệ thống của tổ chức, đối tượng, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức kế toán không được thiên về hình thức một cách chủ quan Tổ chức kế toán phải đảm bảo tính thống nhất trong

hệ thống kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN

Hai là, tổ chức kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản

lý

Trong đơn vị HCSN, ngoài bộ phận kế toán còn có các bộ phận quản lý như vật tư, kỹ thuật, kế hoạch, quản trị Các bộ phận này phải có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý của đơn vị Tổ chức kế toán cần đảm bảo sự

17

thống nhất này nhằm thực hiện so sánh, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu

kế hoạch hoặc mối liên hệ trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán với các

bộ phận khác

Ba là, tổ chức kế toán phải bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế

độ kế toán, cơ chế quản lý tài chính và Luật Kế toán hiện hành

Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng để nhà nước kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế và việc chấp hành NSNN của các đơn vị Để đảm bảo việc kiểm tra, giám sát, thông tin kế toán được thống nhất và tin cậy đối với các đối tượng sử dụng nguồn kinh phí từ NSNN, nhà nước đã ban hành các chuẩn mực kế toán cũng như các chế độ về kế toán tài chính, đòi hỏi các đơn vị phải tuân thủ thực hiện Do đó khi triển khai các nội dung của tổ chức HTKT trong các đơn vị, chúng

ta phải nắm vững các chuẩn mực, chế độ kế toán của nhà nước, để đảm bảo các nội dung kế toán được tổ chức phải thống nhất với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Bốn là, tổ chức kế toán phải đảm bảo phù hợp với những đặc thù của đơn

vị

Mỗi đơn vị đều có những đặc điểm, điều kiện riêng đòi hỏi tổ chức kế toán thực hiện tại mỗi đơn vị phải thích hợp với đặc thù riêng đó, tránh dập khuôn, máy móc đảm bảo sự hài hòa giữa tính thống nhất và tính đặc thù, để có thể phát huy được vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý của đơn vị

Năm là, tổ chức kế toán phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả Nguyên tắc này giúp cho kế toán thực hiện được chức năng, nhiệm vụ tốt nhất của mình một cách hiệu quả nhất với chi phí thấp nhất Vì vậy, trong tổ chức kế toán phải luôn xem xét mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra cũng như công sức lao động của người kế toán

so với kết quả của thông tin kế toán có được phục vụ cho quản lý

Các nguyên tắc nêu trên là những nguyên tắc mang tính chất bao quát, xuyên suốt toàn bộ quá trình tổ chức kế toán, chúng phải được thực hiện một cách đồng

bộ, triệt để và linh hoạt mới có thể thực hiện tốt được vai trò của tổ chức kế toán

1.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự

kê và công tác tài chính (tài vụ) ở đơn vị

Những công việc chính của nội dung tổ chức này:

- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô hoạt động

Mỗi đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức

bộ máy kế toán cho mỗi đơn vị cũng khác nhau

Để cho bộ máy kế toán phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất, đơn

vị phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp

lý Việc lựa chọn, áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy kế toán Do vậy, việc lựa chọn mô hình phù hợp để tổ chức bộ máy kế toán là nội dung đầu tiên và quan trọng trong tổ chức kế toán của đơn vị

Lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp nhằm thu nhập, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý

sẽ giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Điều này có ý nghĩa quan trọng và tác động quyết định đến hiệu quả và chất lượng của tổ chức kế toán, giúp cho việc tổ chức kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị

19

Về mặt lý thuyết và thực tế có 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán chủ yếu là:

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung;

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán;

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Việc lựa chọn, áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị phải dựa vào các căn cứ sau:

- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động của đơn vị; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động của đơn vị Trong trường hợp đơn vị có quy

mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán thường áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán hoặc kết hợp giữa tập trung và phân tán; trường hợp các đơn vị có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung thường áp dụng mô hình tổ chức bộ máy

- Biên chế bộ máy kế toán; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán Biên chế bộ máy kế toán lớn có thể phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, trong khi đó mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung chỉ cần bộ máy kế toán với biên chế gọn nhẹ

- Tình hình trang bị các phương tiện kĩ thuật tính toán và thông tin trong tổ chức kế toán của đơn vị Các đơn vị đã trang bị các phương tiện kĩ thuật và thông tin trong công tác kế toán trình độ cao có thể áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Ngược lại, có thể áp dụng bộ máy kế toán phân tán

Nội dung cụ thể của các mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau:

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, toàn đơn vị tổng thể chỉ tổ chức

20

một phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính còn ở các đơn

vị phụ thuộc đều không tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn bộ đơn vị tổng thể Còn ở các đơn vị phụ thuộc chỉ được bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (hạch toán báo sổ)

Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung thể hiện qua sơ đồ 1

Sơ đồ 1: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức tập trung

Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toàn này đảm bảo sự lãnh đạo tập

trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán

Nhược điểm của mô hình này là hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế

toán các đơn vị phụ thuộc

Điều kiện áp dụng cho mô hình tổ chức này chủ yếu là những đơn vị có quy

mô nhỏ, hoặc có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn, hoặc

ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng đã được trang

Tài sản

cố định

CĐ

Kế toán lương

và BHXH

Kế toán

…

Kế toán

…

Kế toán nguồn kinh phí

Kế toán tổng hợp

Kế toán tài chính

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị

phụ thuộc

21

bị và áp dụng phương tiện kĩ thuật ghi chép tính toán, thông tin hiện tại và tổ chức quản lý tập trung thường lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng

kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị phụ thuộc đã được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ đều có tổ chức kế toán riêng (các đơn vị kế toán phụ thuộc) Trong trường hợp này, công việc kế toán ở toàn đơn vị được phân công, phân cấp như sau:

- Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính; công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị:

+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc gửi lên và lập báo cáo kế toán thống kê tổng hợp cho các đơn vị

- Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ sách kế toán lên lập được các báo cáo kế toán, thống kê định

kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm

Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình phân tán thể hiện qua sơ đồ 2

Kế toán phần hành

Kế toán phần hành

Kế toán phần hành

Kế toán phần hành

Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức phân tán

Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán này là công tác kế toán gắn

liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phụ thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, giám sát trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính, phục

vụ kịp thời cho lãnh đạo ở các bộ phận phụ thuộc trong việc điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đó, tạo điều kiện cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ

Nhược điểm của mô hình này là bộ máy kế toán cồng kềnh, thông thường

thông tin cung cấp không được kịp thời hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị

Điều kiện áp dụng cho mô hình này là phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn phân tán chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng

kế toán trung tâm làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị ở các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ

ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng Còn ở các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở

23

mức độ cao thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (trong trường hợp đơn vị phụ thuộc nhỏ được ghép với đơn vị phụ thuộc khác có tổ chức kế toán riêng thì chuyển chứng từ về đơn vị kế toán phụ thuộc đó)

Trong trường hợp này công việc kế toán của toàn đơn vị tổng thể được phân cấp như sau:

- Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng;

+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị tổng thể;

+ Thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo

kế toán đơn vị

- Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc

kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tác tài chính, thống kê trong phạm vi đơn

vị mình và định kì lập các báo cáo kế toán, thống kê gửi về phòng kế toán trung tâm

Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần công việc hạch toán được phòng kế toán trung tâm giao dịch và định kì gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Ưu điểm của mô hình này là tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động

của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách có hiệu quả

Nhược điểm của mô hình này là bộ máy kế toán vẫn cồng kềnh

Kế toán phần hành

Kế toán phần hành

Kế toán phần hành

Kế toán phần hành

Bộ phận kế toán

ở các đơn vị phụ thuộc Kế toán

trưởng

Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán

Điềuz kiệnz ápz dụngz choz môz hìnhz nàyz làz phùz hợpz vớiz đơnz vịz cóz quyz môz lớn,z hoạtz độngz trênz địaz bànz vừaz tậpz trungz vừaz phânz tán,z cácz đơnz vịz phụz thuộcz đượcz hạchz toánz quảnz lýz ởz mứcz độz khácz nhau

Bộz máyz kếz toánz tổz chứcz theoz môz hìnhz vừaz tậpz trungz vừaz phânz tánz thểz hiệnz quaz sơz đồz 3

sởz phápz lýz vềz lựaz chọnz cácz loạiz chứngz từz phùz hợpz vớiz đặcz thùz riêngz củaz mỗiz đơnz vị

Chứngz từz kếz toánz cóz thểz đượcz lậpz từz bênz trongz hoặcz bênz ngoàiz đơnz vịz vàz

25

đượcz kiểmz tra,z phêz duyệt,z luânz chuyểnz đếnz bộz phậnz kếz toánz đểz ghiz sổz vàz lưuz trữ.z Vìz thếz màz kếz toánz phảiz xácz địnhz đườngz điz củaz từngz chứngz từz đểz đảmz bảoz cungz cấpz thôngz tinz tốtz nhấtz choz quảnz lýz vàz đảmz bảoz choz việcz ghiz sổ,z lưuz trữz khoaz họcz vàz hợpz lý

Tổz chứcz chứngz từz kếz toánz cóz ýz nghĩaz rấtz quanz trọngz trongz quảnz lýz vàz kiểmz traz kếz toán.z Điềuz đóz đượcz thểz hiệnz ởz cácz mặtz sau:

Vềz phươngz diệnz quảnz lý:z Dựaz trênz thôngz tinz chứngz từz gốcz đểz quảnz lýz chặtz chẽz cácz đốiz tượngz hạchz toánz kếz toán,z đưaz raz cácz quyếtz địnhz tácz nghiệpz hợpz lýz

đểz điềuz chỉnhz kếz hoạchz vàz dựz toán;z Giúpz thủz trưởngz đơnz vịz quảnz lýz cóz đượcz nhữngz thôngz tinz kịpz thời,z chínhz xác,z đầyz đủz từz đóz đưaz raz cácz quyếtz địnhz choz việcz quảnz lý,z điềuz hànhz củaz đơnz vịz hợpz lýz nhất

Vềz phươngz diệnz kếz toán:z Tổz chứcz chứngz từz kếz toánz làz giaiz đoạnz đầuz tiênz thựcz hiệnz việcz ghiz sổz vàz lậpz cácz báoz cáoz kếz toán.z Chứngz từz kếz toánz đượcz tổz chứcz tốtz sẽz tạoz điềuz kiệnz thuậnz lợiz choz việcz ghiz sổz vàz thanhz traz kếz toán.z Mọiz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinhz phảiz cóz chứngz từz hợpz lệ,z hợpz lý,z hợpz phápz chứngz minhz thựcz tếz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinhz mớiz cóz giáz trịz ghiz sổ,z đồngz thờiz tổz chứcz chứngz từz kếz toánz tạoz điềuz kiệnz choz việcz mãz hóaz thôngz tinz vàz làz cănz cứz đểz

ápz dụngz hìnhz thứcz kếz toánz máyz trongz côngz tácz kếz toán.z Lậpz chứngz từz kếz toánz làz khởiz điểmz củaz tổz chứcz côngz tácz kếz toánz củaz đơnz vị,z khôngz cóz chứngz từz kếz toánz

sẽz khôngz thựcz hiệnz đượcz cácz khâuz tiếpz theoz củaz côngz tácz tổz chứcz kếz toán

Vềz phươngz diệnz phápz lý:z Chứngz từz kếz toánz ghiz chépz ngayz cácz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinhz gắnz vớiz tráchz nhiệmz vậtz chấtz củaz cácz cáz nhânz vàz đơnz vịz trongz việcz xácz minhz nghiệpz vụz đó,z đồngz thờiz làz cănz cứz đểz giảiz quyếtz cácz mốiz quanz hệz kinhz tếz –z phápz lý.z Chứngz từz kếz toánz làz cănz cứz phápz lýz chứngz minhz choz sốz liệuz

kếz toán;z làz cănz cứz đểz kiểmz traz việcz thiz hànhz cácz mệnhz lệnhz củaz thủz trưởngz đơnz

vị,z phátz hiệnz cácz viz phạmz phápz luật,z hànhz viz thamz ô,z lãngz phí;z làz cănz cứz đểz cơz quanz tưz phápz giảiz quyếtz cácz tranhz tụngz khiếuz tố;z làz cănz cứz đểz thựcz hiệnz vàz kiểmz traz tìnhz hìnhz nộpz thuế.z Vìz vậy,z tổz chứcz chứngz từz kếz toánz sẽz nângz caoz tínhz phápz

lýz vàz kiểmz traz củaz thôngz tinz kếz toánz ngayz từz giaiz đoạnz đầuz củaz tổz chứcz côngz tácz

kếz toán

hệz thốngz biểuz mẫuz chứngz từz đểz tổz chứcz vậnz dụngz chếz độz hợpz lý,z hợpz phápz đảmz bảoz choz chứngz từz làz cănz cứz phápz lýz choz ghiz sổz kếz toánz vàz thôngz tinz choz nhàz quảnz lý

-z Tổz chứcz chứngz từz kếz toánz cầnz phảiz cănz cứz vàoz quyz môz hoạtz động,z tínhz chấtz đặcz thùz củaz mỗiz đơnz vị,z trìnhz độz tổz chứcz quảnz lýz đểz xácz địnhz sốz lượng,z chủngz loạiz chứngz từz vàz xâyz dựngz trìnhz tựz luânz chuyểnz chứngz từz phùz hợpz vớiz đơnz vị

-z Tổz chứcz sửz dụngz vàz ghiz chépz chứngz từz kếz toánz phảiz đảmz bảoz cácz chứngz

từz đóz cóz đủz cácz yếuz tố:z hợpz lý,z hợpz lệ,z hợpz phápz đểz chứngz từz kếz toánz làz bằngz chứngz tinz cậyz choz hoạtz độngz quảnz lýz củaz đơnz vị

-z Tổz chứcz chứngz từz kếz toánz phảiz thườngz xuyênz cậpz nhậtz cácz thayz đổiz vềz quyz địnhz ghiz chép,z biểuz mẫu,z lưuz trữz chứngz từz đểz đảmz bảoz chứngz từz luônz mangz tínhz phápz lý

-z Khiz tổz chứcz chứngz từz kếz toánz phảiz tínhz đếnz hiệuz quảz củaz côngz tácz tổz chức,z phátz hành,z ghiz chép,z sửz dụngz vàz lưuz trữz chứngz từz đểz mangz lạiz hiệuz quảz điềuz hànhz hoạtz độngz củaz đơnz vị

Nộiz dungz tổz chứcz chứngz từz kếz toánz baoz gồm:

Mộtz là,z xácz địnhz danhz mụcz chứngz từ.z Đốiz vớiz đơnz vịz HCSNz phảiz dựaz trênz cácz quyz địnhz củaz Nhàz nướcz vềz hệz thốngz chứngz từz kếz toánz đểz xácz địnhz danhz mụcz chứngz từz choz phùz hợpz vớiz quyz địnhz hiệnz hànhz nhưz Luậtz Kếz toánz nămz

2015,z Luậtz NSNNz nămz 2015

Đểz thuậnz tiệnz choz việcz quảnz lýz củaz đơnz vịz ngoàiz danhz mụcz chứngz từz banz hànhz theoz chếz độz tàiz chínhz hiệnz hành,z cácz đơnz vịz HCSNz cònz xâyz dựngz riêngz hệz thốngz chứngz từz phùz hợpz vớiz đặcz điểmz củaz đơnz vịz phụcz vụz choz việcz quảnz lýz củaz

27

nộiz bộz đơnz vị.z Vớiz loạiz chứngz từz này,z đơnz vịz phảiz tựz thiếtz kếz mẫu,z tuyz nhiênz khiz xâyz dựngz vẫnz phảiz tuânz theoz cơz sởz phápz lý,z tuânz theoz cácz quyz địnhz chungz củaz Nhàz nước.z Vềz cơz bảnz cácz chứngz từz phảiz đầyz đủz nộiz dung,z chữz ký,z phùz hợpz vớiz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinhz vàz kỳz kếz toán

Từz nămz 2018,z hệz thống”chứngz từz kếz toánz ápz dụngz choz đơnz vịz HCSN”được”thựcz hiệnz theoz quyz địnhz củaz Thôngz tưz sốz 107/2017/TT-BTCz ngàyz 10/10/2017z thayz thếz chếz độz kếz toánz hànhz chính,z sựz nghiệpz banz hànhz theoz Quyếtz địnhz sốz 19/2006/QĐ-BTCz ngày”30/3/2006z củaz Bộz Tàiz chínhz vàz sửaz đổi,z bổz sungz theoz Thôngz tưz sốz 185/2010/TT-BTCz ngàyz 15/11/2010z củaz Bộz Tàiz chính Haiz là,z quáz trìnhz luânz chuyểnz chứngz từ.z Quáz trìnhz luânz chuyểnz chứngz từz làz quáz trìnhz nhằmz phátz huyz đầyz đủz chứcz năng;z thôngz tinz vàz kiểmz traz củaz chứngz từ.z Quáz trìnhz thườngz baoz gồmz cácz giaiz đoạnz sau:

ký chứng từ

kế toán hoặc trình thủ trưởng đơn

vị ký duyệt theo quy định

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

Lưu trữ, bảo quản chứng

từ kế toán

Sơ z đồ z 4: z Quy z trình z luân z chuyển z chứng z từ Bước z 1:z Tiếpz nhậnz vàz lậpz chứngz từz kếz toán:z Tùyz thuộcz theoz từngz nộiz dungz củaz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinhz màz sửz dụngz chứngz từz thíchz hợp.z Sauz khiz tiếpz nhậnz chứngz từz kếz toán,z việcz lậpz chứngz từz phảiz đảmz bảoz tuânz thủz cácz quyz địnhz sau:

-z Cácz nghiệpz vụz kinhz tế,z tàiz chínhz phátz sinhz liênz quanz đếnz hoạtz độngz củaz đơnz vị,z kếz toánz đơnz vịz đềuz phảiz lậpz chứngz từz kếz toán.z Chứngz từz kếz toánz chỉz đượcz lậpz mộtz lầnz choz mỗiz nghiệpz vụz kinhz tế,z tàiz chínhz phátz sinh

-z Chứngz từz kếz toánz phảiz đượcz lậpz rõz ràng,z đầyz đủ,z kịpz thời,z chínhz xácz theoz

28

nộiz dungz phátz sinhz vàz theoz đúngz quyz địnhz trênz mẫu.z Trongz trườngz hợpz chứngz

từz kếz toánz chưaz cóz quyz địnhz vềz biểuz mẫuz thìz đơnz vịz kếz toánz đượcz tựz lậpz chứngz

từz kếz toánz nhưngz phảiz cóz đầyz đủz cácz nộiz dungz theoz quyz địnhz vàz khôngz đượcz tráiz vớiz cácz quyz địnhz củaz Nhàz nướcz vềz chứngz từ,z biểuz mẫuz kếz toán

-z Nộiz dungz nghiệpz vụz kinhz tếz tàiz chínhz trênz chứngz từz kếz toánz khôngz đượcz viếtz tắt,z khôngz đượcz tẩyz xóa,z sửaz chữa,z khiz viếtz phảiz dùngz bútz mực,z sốz vàz chữz viếtz phảiz liênz tụcz khôngz ngắtz quãng,z chỗz trốngz phảiz gạchz chéo;z chứngz từz bịz tẩyz xóa,z sửaz chữaz đềuz khôngz cóz giáz trịz thanhz toánz vàz ghiz sổz kếz toán.z Khiz viếtz saiz vàoz mẫuz chứngz từz kếz toánz thìz phảiz hủyz bỏz bằngz cáchz gạchz chéoz vàoz chứngz từz viếtz sai

-z Chứngz từz kếz toánz phảiz đượcz lậpz đủz sốz liênz quyz định.z Trườngz hợpz phảiz lậpz nhiềuz liênz chứngz từz kếz toánz choz mộtz nghiệpz vụz kinhz tếz thìz nộiz dungz cácz liênz phảiz giốngz nhau.z Chứngz từz kếz toánz doz đơnz vịz kếz toánz lậpz đểz giaoz dịchz vớiz tổz chức,z cáz nhânz bênz ngoàiz đơnz vịz kếz toánz thìz liênz gửiz choz bênz ngoàiz phảiz cóz dấuz củaz đơnz vịz kếz toán

-z Ngườiz lập,z ngườiz duyệtz vàz nhữngz ngườiz khácz kýz tênz trênz chứngz từz kếz toánz phảiz chịuz tráchz nhiệmz vềz nộiz dungz củaz chứngz từz kếz toán

-z Chứngz từz kếz toánz đượcz lậpz dướiz dạngz chứngz từz điệnz tửz phảiz tuânz theoz quyz địnhz vềz chứngz từz điệnz tửz (ápz dụngz chươngz trìnhz kếz toánz trênz máyz tính)z vàz phảiz đượcz inz raz giấyz vàz lưuz trữz theoz quyz định

Bước z 2:z Kiểmz traz chứngz từ.z Đâyz làz khâuz quanz trọngz trongz quáz trìnhz luânz chuyểnz chứngz từz nhằmz mụcz đíchz kiểmz traz tínhz rõz ràng,z trungz thực,z đầyz đủz củaz cácz chỉz tiêu,z cácz yếuz tốz ghiz chépz trênz chứngz từz kếz toán;z Kiểmz traz tínhz hợpz phápz củaz nghiệpz vụz kinhz tế,z tàiz chínhz phátz sinhz đãz ghiz trênz chứngz từz kếz toán;z Đốiz chiếuz chứngz từz kếz toánz vớiz cácz tàiz liệuz khácz cóz liênz quan.z Thôngz quaz việcz kiểmz traz đểz phátz hiệnz mẫuz chứngz từ,z cácz thôngz tin,z sốz hiệuz ghiz trênz chứngz từ,z chữz ký z cóz chínhz xác,z đầyz đủz hayz không.z Khiz kiểmz traz chứngz từz kếz toánz nếuz phátz hiệnz cóz hànhz viz viz phạmz chínhz sách,z chếz độ,z cácz quyz địnhz vềz quảnz lýz kinhz tế,z tàiz chínhz củaz Nhàz nước,z phảiz từz chốiz thựcz hiệnz đồngz thờiz báoz cáoz ngayz bằngz vănz bảnz choz thủz trưởngz đơnz vịz biếtz đểz xửz lýz kịpz thờiz theoz đúngz phápz luậtz hiệnz

29

hành

Đốiz vớiz nhữngz chứngz từz khôngz đúngz thủz tục,z nộiz dungz vàz chữz sốz khôngz rõz ràngz thìz ngườiz chịuz tráchz nhiệmz kiểmz traz hoặcz ghiz sổz phảiz trảz lại,z yêuz cầuz làmz thêmz thủz tụcz vàz điềuz chỉnhz sauz đóz mớiz làmz cănz cứz ghiz sổ

Bước z 3:z Sửz dụngz chứngz từ.z Trướcz khiz ghiz sổz kếz toán,z phảiz phânz loạiz chứngz từz theoz nộiz dungz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinhz phùz hợpz vớiz việcz quảnz lýz tàiz chínhz vàz quảnz lýz tàiz sảnz củaz đơnz vị,z theoz tínhz chấtz cácz khoảnz chi,z theoz đốiz tượngz hayz theoz địaz điểmz phátz sinhz củaz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinh.z Dựaz vàoz việcz phânz loạiz nàyz đểz xácz địnhz việcz ghiz sổz kếz toánz phùz hợpz baoz gồmz cảz sổz tổngz hợpz vàz sổz chiz tiết.z Trongz kỳz hạchz toánz chứngz từz sauz khiz dùngz đểz ghiz sổz kếz toánz phảiz đượcz bảoz quảnz vàz cóz thểz sửz dụngz đểz kiểmz traz đốiz chiếuz sốz liệuz giữaz sổz kếz toánz tổngz hợpz vàz sổz kếz toánz chiz tiết

Bước z 4:z Bảoz quản,z lưuz trữz vàz hủyz chứngz từz khiz cầnz thiết.z Chứngz từz kếz toánz làz cơz sởz phápz lýz củaz mọiz sốz liệuz kếz toán,z phảnz ánhz cácz nghiệpz vụz kinhz tếz tàiz chínhz phátz sinh,z làz tàiz liệuz ghiz lạiz lịchz sửz củaz côngz tácz tổz chứcz kếz toánz tạiz đơnz vị.z Khiz bảoz quản,z lưuz trữz phảiz chọnz địaz điểmz anz toàn,z thuậnz tiệnz choz việcz kiểmz tra,z đốiz chiếu,z traz cứuz sốz liệuz khiz cầnz thiết.z Mặtz khác,z cầnz xácz địnhz tráchz nhiệmz vậtz chấtz củaz cácz đốiz tượngz liênz quanz đếnz quáz trìnhz bảoz quảnz vàz lưuz trữz

hồz sơ,z chứngz từz kếz toán.z Khiz hếtz thờiz hạnz lưuz trữ,z nếuz khôngz cóz chỉz địnhz nàoz khácz củaz cơz quanz cóz thẩmz quyền,z chứngz từz đượcz phépz tiêuz hủyz theoz quyếtz địnhz củaz đơnz vịz vàz quyz địnhz vềz lưuz trữ,z tiêuz hủyz hồz sơz kếz toánz củaz nhàz nước

Tổz chứcz chứngz từz kếz toánz làz khâuz đầuz tiênz củaz tổz chứcz côngz tácz kếz toán,z thựcz hiệnz tốtz khâuz nàyz sẽz tạoz điềuz kiệnz thuậnz lợiz choz việcz xửz lýz sốz liệuz trênz sổz

kếz toánz vàz đảmz bảoz tínhz hợpz pháp,z hợpz lệz củaz sốz liệuz kếz toán,z nângz caoz tínhz phápz lýz trongz việcz kiểmz traz kếz toánz ngayz từz giaiz đoạnz đầuz củaz côngz tácz kếz toán

Theoz Luậtz Kếz toánz sốz 88/2015/QH13z nămz 2015z quyz định,z TKKTz dùngz đểz phânz loạiz vàz hệz thốngz hóaz cácz nghiệpz vụz kinhz tế,z tàiz chínhz theoz nộiz dungz kinhz

tế.z Quáz trìnhz hoạtz độngz củaz đơnz vịz phátz sinhz nhiềuz nghiệpz vụz kinhz tế,z tàiz chínhz

30

tạiz cácz bộz phậnz khácz nhau,z mỗiz nghiệpz vụz chỉz liênz quanz đếnz mộtz vàiz khoảnz mục.z Vìz vậy,z cầnz thiếtz phảiz sửz dụngz hệz thốngz tàiz khoảnz kếz toánz đểz phảnz ánhz thườngz xuyên,z liênz tụcz tìnhz hìnhz vàz sựz biếnz độngz củaz từngz đốiz tượngz kếz toán.z Mặtz khác,z chứngz từz khôngz phảnz ánhz đượcz mốiz quanz hệz giữaz cácz đốiz tượngz kếz toánz mộtz cáchz thườngz xuyên,z cóz hệz thốngz khiz cóz nghiệpz vụz kinhz tếz phátz sinh,z

vìz vậyz phảiz xâyz dựngz mộtz phươngz phápz cụz thể,z biểuz hiệnz củaz phươngz phápz đóz

làz hệz thốngz TKKT

Tổz chứcz TKKTz làz tổz chứcz vậnz dụngz phươngz phápz tàiz khoảnz đểz xâyz dựngz

hệz thốngz tàiz khoảnz trênz gócz độz banz hànhz chếz độz vàz vậnz dụngz chếz độz choz đơnz vịz hạchz toán.z Tổz chứcz TKKTz thựcz chấtz làz xâyz dựngz hệz thốngz cácz tàiz khoảnz ghiz đơn,z ghiz képz đểz hệz thốngz hoáz cácz chứngz từz kếz toánz theoz thờiz gianz vàz theoz từngz đốiz tượngz cụz thểz nhằmz mụcz đíchz kiểmz soát,z quảnz lýz cácz đốiz tượngz củaz HTKT.z Toànz bộz cácz TKKTz đượcz sửz dụngz tạiz đơnz vịz hìnhz thànhz nênz hệz thốngz TKKT.z Hệz thốngz tàiz khoảnz thốngz nhấtz làz mộtz bộz phậnz cấuz thànhz quanz trọngz củaz tổz chứcz côngz tácz kếz toánz baoz gồmz nhữngz quyz địnhz thốngz nhấtz vềz loạiz tàiz khoản,z sốz lượngz tàiz khoản,z kýz hiệuz vàz nộiz dungz ghiz chépz củaz từngz tàiz khoảnz nhằmz mụcz đích:

-z Đápz ứngz đầyz đủz cácz yêuz cầuz quảnz lýz vàz kiểmz soátz chiz quỹz NSNN,z vốn,z quỹz công,z đồngz thờiz thỏaz mãnz yêuz cầuz quảnz lýz vàz sửz dụngz kinhz phíz củaz từngz đơnz vịz HCSN

-z Phảnz ánhz đầyz đủz cácz hoạtz độngz kinhz tế,z tàiz chínhz phátz sinhz củaz cácz đơnz

vịz HCSNz thuộcz mọiz loạiz hình,z mọiz lĩnhz vực,z phùz hợpz vớiz môz hìnhz tổz chứcz vàz tínhz chấtz hoạtz độngz củaz đơnz vịz HCSN;

-z Đápz ứngz yêuz cầuz xửz lýz thôngz tinz bằngz cácz phươngz tiệnz tínhz toánz thủz côngz (hoặcz bằngz máyz viz tính )z vàz thỏaz mãnz đầyz đủz nhuz cầuz củaz đơnz vịz quảnz

lýz Nhàz nước

Đểz đạtz đượcz mụcz tiêuz trên,z việcz tạoz raz hệz thốngz tàiz khoảnz ápz dụngz tạiz đơnz

vịz cầnz tônz trọngz mộtz sốz yêuz cầuz sau:

Một z là,z mỗiz đơnz vịz cầnz cóz hệz thốngz TKKTz thốngz nhấtz tứcz làz thốngz nhấtz