Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần tập Đoàn trí nam

Cụ thể: Luật Kế toán năm 2015 định nghĩa TCCTKT là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động SXKD, tổ chức thực hiện chế độ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

- o0o -

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRÍ NAM

HOÀNG THỊ THÙY CHINH

Hà Nội - 2024

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1

LỜI CAM ĐOAN

Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôi cam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này do tôi thực hiện và không vi phạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật

Hà Nội, ngày 08 tháng 05 năm 2024

Họ và tên

Hoàng Thị Thuỳ Chinh

2

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của tập thể cán bộ, giảng viên Trường Đại Học Mở Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập tại trường

Xin được gửi lời cảm ơn tới ban Lãnh đạo Tập đoàn, các Trung tâm, Phòng ban

và cán bộ công nhân viên CTCP Tập đoàn Trí Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi khảo sát nghiên cứu thực tế để hoàn thành luận văn

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến TS Hà Thị Ngọc Hà, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Tập đoàn Trí Nam”

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do khả năng, kiến thức, kinh nghiệm thực tế

và thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để luận văn được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

3

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 6

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU 7

LỜI MỞ ĐẦU 8

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 8

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 8

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 9

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 10

1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu tổng quát 10

1.3.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 10

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 10

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

1.6 Phương pháp nghiên cứu 10

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 12

1.8 Kết cấu của luận văn 12

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 14

1.1 Khái niệm, vai trò và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp 14

1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp 14

1.1.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp 15

1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp 15

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp 17

1.2.1 Tổ chức Bộ máy kế toán 17

1.2.2 Tổ chức hệ thống Chứng từ kế toán 23

1.2.3 Tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán 26

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 27

4

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 34

1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 37

Tiểu kết Chương 1 41

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRÍ NAM 42

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 42

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 42

2.1.2 Đặc điểm hoạt động Sản xuất Kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 43

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 43

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 46

2.1.2.3 Tình hình kinh tế tài chính tại Công ty 52

2.1.3 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 54

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 54

2.2.1 Thực trạng tổ chức Bộ máy Kế toán 54

2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống Chứng từ kế toán 58

2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán 63

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống Sổ kế toán 65

2.2.5 Thực trạng tổ chức báo cáo kế toán 67

2.2.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 69

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 70

2.3.1 Kết quả đạt được 70

2.3.2 Nguyên nhân và hạn chế 72

2.3.2.1 Những hạn chế còn tồn tại 72

2.3.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế 75

Tiểu kết Chương 2 76

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRÍ NAM 77

5

3.1 Định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại

Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 77

3.1.1 Định hướng phát triển Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 77

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 78

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 79

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức Bộ máy kế toán 79

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống Chứng từ kế toán 82

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống Tài khoản kế toán 83

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống Sổ kế toán 84

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức báo cáo kế toán 85

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 87

3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp 89

3.3.1 Về phía Nhà nước 90

3.3.2 Về phía Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam 91

Tiểu kết Chương 3 93

KẾT LUẬN 94

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

PHỤ LỤC 97

6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Tên viết đầy đủ

7

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1 1: Mô hình tổ chức BMKT tập trung 20

Sơ đồ 1 2: Mô hình tổ chức BMKT phân tán 21

Sơ đồ 1 3: Mô hình tổ chức BMKT thức vừa tập trung vừa phân tán 22

Sơ đồ 1 4: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán Nhật ký chung 30

Sơ đồ 1 5: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 31

Sơ đồ 1 6: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ 32

Sơ đồ 1 7: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 33

Sơ đồ 1 8: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán trên máy vi tính 34

Sơ đồ 2 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 47

Sơ đồ 2 2: Sơ đồ tổ chức BMKT của Công ty 55

Sơ đồ 2 3: Trình tự ghi SKT trên phần mềm kế toán 65

Bảng 2 1: Một số chỉ tiêu phản ánh qui mô và kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Tập đoàn Trí Nam 53

Biểu 2 1: Giao diện phần mềm kế toán 66

Sơ đồ 3 1: Mô hình tổ chức BMKT kết hợp giữa KTTC và KTQT 80

8

LỜI MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

CTCP Tập đoàn Trí Nam (gọi tắt là Công ty) là loại hình DN hoạt động theo mô hình CTCP do các cổ đông góp vốn có chức năng kinh doanh phát triển phần mềm, tích hợp hệ thống và giải pháp phần mềm nhúng, cung cấp các dịch

vụ GTGT, dịch vụ nghiệp vụ CNTT cho các cơ quan đơn vị, DN tại Việt Nam Như vậy, một nguồn tài chính đảm bảo, một sự quản lý hợp lý và tiết kiệm chi phí trong Công ty là một vấn đề hết sức quan trọng để đảm bảo đơn vị hoạt động SXKD ổn định

Mặt khác do đặc thù riêng khá phức tạp của các hoạt động SXKD trong lĩnh vực CNTT nên việc tổ chức kế toán trong Công ty còn gặp nhiều khó khăn

và bất cập Trong khi đó xã hội ngày càng phát triển về công nghệ số, hoạt động SXKD ngày càng được mở rộng, càng mang tính chất đa dạng, phức tạp và cạnh tranh cao thì nhà quản lý DN ngày càng quan tâm nhiều hơn đến việc phát triển các công cụ quản lý và nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết và quan trọng để phục vụ cho ban lãnh đạo, cổ đông và bên thứ ba

Trước xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, yêu cầu và nhiệm vụ cung cấp thông tin của kế toán cho các nhà quản lý đòi hỏi ngày càng đa dạng, phong phú

và kịp thời Trong cơ chế thị trường, các nhà quản lý DN cần có các công cụ quản lý hữu hiệu hơn đối với tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động trong quá trình SXKD, cung cấp thông tin kịp thời cho việc kiểm tra, đánh giá, lập dự toán và ra các QĐ quản lý phù hợp Để góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng CTCP Tập đoàn Trí Nam ngày càng vững mạnh với hiệu quả kinh doanh cao, bảo toàn được vốn, kiểm soát được biến động chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc nghiên cứu để hoàn thiện TCCTKT Công ty này là hết sức cần thiết

Xuất phát từ vấn đề trên tác giả đã lựa chọn đề tài “Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam” làm luận văn thạc sỹ Mục đích

nghiên cứu của luận văn là tìm hiểu thực trạng kế toán tại Công ty và đưa ra

9

những giải pháp có tính khoa học và thực tiễn góp phần hoàn thiện TCCTKT tại

CTCP Tập đoàn Trí Nam

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Trong những năm gần đây, việc giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong TCCTKT được các DN đặc biệt quan tâm Thời gian qua, ở Việt Nam đã có nhiều đề tài khoa học, luận văn, luận án nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức công tác công tác kế toán tại một số DN, có thể kể đến một số đề tài đã được các học

viên nghiên cứu như:

Luận văn "Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần xây dựng Tuyên

Hà Thịnh” của tác giả Vũ Huy Hoàng (năm 2018), về mặt lý luận đã hệ thống hoá và làm rõ những nội dung lý luận về TCCTKT tại DN Về mặt thực tiễn, luận văn đã khảo sát, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại CTCP xây dựng Tuyên Hà Thịnh, chỉ ra nguyên nhân của sự tồn tại từ đó làm cơ sở để đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện TCCTKT tại Công ty

Luận văn “Hoàn thiện Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây dựng và Công trình Giao thông Thành Sơn”của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh (năm 2019) đã hệ thống hóa và làm sáng tỏ những nội dung lý 3 luận về TCCTKT tại DN Về mặt thực tiễn, đã đánh giá được tình hình thực tế chỉ ra được các hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện, nếu được DN nghiên cứu

áp dụng sẽ có kết quả, tuy nhiên các nhận định còn mang tính chủ quan, không

sử dụng phương pháp khảo sát trong nghiên cứu để thực hiện làm giảm tính thuyết phục của kết quả nghiên cứu

Luận văn “Hoàn thiện Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần 32” của tác giả Phạm Thị Lan Anh (năm 2021), luận văn đã khái quát được các vấn

đề lý luận và thực tiễn TCCTKT tại DN nhưng các chỉ tiêu được phân tích mang tính lý thuyết chưa có số liệu minh họa cụ thể

Chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về thực trạng cũng như giải pháp hoàn thiện Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam Do đó, học viên lựa chọn thực hiện đề tài: “Tổ chức Công tác kế toán tại

Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam” để có thể nghiên cứu sâu hơn những kết

10

quả đạt được cũng như những hạn chế trong khâu TCCTKT tại đơn vị mình đang

công tác, góp phần củng cố và vận dụng kiến thức đã học được vào thực tiễn

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

1.3.1 Mục tiêu nghiên cứ n q

Luận văn nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam

1.3.2 Mục tiêu nghiên cứ ụ

- Cơ sở lý luận về TCCTKT trong DN

- Đánh giá thực trạng TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam và đưa ra giải pháp hoàn thiện

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Để thực hiện được các mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn sẽ trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:

- Thứ nhất, cơ sở lý luận của TCCTKT trong DN là gì?

- Thứ hai, thực trạng TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam như thế nào? TCCTKT đạt được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế là gì?

- Thứ ba, cần phải có những giải pháp gì để hoàn thiện TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam?

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Luận văn nghiên cứu TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam

- Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam

- Phạm vi thời gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng TCCTKT tại dựa trên chứng từ, TKKT, SKT và BCTC năm 2021 - 2022 của CTCP Tập đoàn Trí Nam

1.6 Phương pháp nghiên cứu

a) Phương pháp luận

11

Cơ sở phương pháp luận của đề tài luận văn là phương pháp duy vật biện chứng; trong đó dựa trên nền tảng nhận thức các vấn đề nghiên cứu từ cơ sở lý luận đến hiện thực khách quan về TCCTKT của CTCP Tập đoàn Trí Nam

Phương pháp luận duy vật biện chứng trong nghiên cứu được dựa trên quá trình khảo sát các công trình nghiên cứu đã công bố có liên quan đến TCCTKT nhằm tìm ra những vấn đề cần phải giải quyết về mặt lý thuyết Trên cơ sở đó, luận văn đã phân tích và tổng kết những vấn đề nghiên cứu có liên quan đến TCCTKT và xác định mục tiêu nghiên cứu của mình

Cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng cũng được vận dụng thông qua quá trình thu thập và xử lý dữ liệu Quá trình khảo sát số liệu và dẫn chứng thực tế được tiến hành thông qua việc quan sát để thu thập số liệu Trong quá trình thu thập số liệu, các cơ sở dữ liệu được so sánh để tìm ra giải pháp tốt nhất phản ánh được bản chất của vấn đề nghiên cứu Nhờ đó, cũng đã giảm thiểu nhận định chủ quan của tác giả nhằm bảo đảm tính khách quan của kết quả nghiên cứu

b) Phương pháp nghiên cứu cụ thể

P ươn p p ập tài liệu: Phương pháp này dùng để thu thập các

thông tin về từng nội dung liên quan đến TCCTKT dựa trên đặc điểm SXKD và

tổ chức quản lý của CTCP Tập đoàn Trí Nam ảnh hưởng đến TCCTKT trong đơn vị này

Trong quá trình thu thập tài liệu và tìm hiểu thực tế đã giúp tác giả nhận biết được thực trạng TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam, qua đó phát hiện được hạn chế, tồn tại của TCCTKT tại Công ty này Luận văn đã tiến hành thu thập các tài liệu, số liệu tại CTCP Tập đoàn Trí Nam Trên cơ sở các số liệu thu thập được, tác giả đã lựa chọn những số liệu cần thiết, phù hợp để đưa vào sử dụng trong luận văn

Dữ liệu và nguồn dữ liệu: luận văn sử dụng nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ

cấp

+ Nguồn dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu thu thập từ nguồn này bao gồm các văn bản luật, nghị định, thông tư,v.v của QH, CP, các Bộ, ngành về kế toán DN;

Tác giả thu thập thông qua việc quan sát, trực tiếp phỏng vấn KTT và một số kế toán phụ trách phần hành kế toán Nội dung phỏng vấn xoay quanh việc mô tả và đánh giá TCCTKT thuộc phần hành phụ trách và TCCTKT của CTCP Tập đoàn Trí Nam

P ươn p p ng hợp, phân tích dữ liệu: Dựa vào những thông tin, tài

liệu tại CTCP Tập đoàn Trí Nam, qua việc sưu tầm trên sách báo, tạp chí, qua việc tìm kiếm trên các website… các thông tin được lựa chọn, phân loại và sắp xếp một cách có hệ thống tác giả đã phân tích, tổng hợp, so sánh, đánh giá

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: Luận văn đã trình bày một cách toàn diện, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về khái niệm, đặc điểm, cơ sở kế toán áp dụng, các nguyên tắc

và nội dung tổ chức kế toán ở DN

- Về mặt thực tiễn: Luận văn đã mô tả khái quá đặc thù quản lý và họat động kinh doanh của CTCP Tập đoàn Trí Nam ảnh hưởng đến các TCCTKT, phản ánh thực trạng TCCTKT, chỉ ra những ưu điểm và những mặt hạn chế trong việc TCCTKT tại CTCP Tập đoàn Trí Nam Qua đó đề xuất các giải pháp

cụ thể hoàn thiện TCCTKT, đảm bảo sự phù hợp với đặc thù hoạt động, cơ chế quản lý tài chính và kế toán của CTCP Tập đoàn Trí Nam

1.8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, và các phụ lục liên quan, luận văn được trình bày trong 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong DN

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam

13 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trí Nam

14

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm, vai trò và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong Doanh

nghiệp

1.1.1 Khái niệm về t chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều khái niệm về “Tổ chức công tác kế toán” được đưa

ra với các góc độ khác nhau Cụ thể: Luật Kế toán năm 2015 định nghĩa

TCCTKT là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh

tình hình tài chính, kết quả hoạt động SXKD, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra

kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế

toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng

TS Nguyễn Thị Đông (2004) với giáo trình “Kế toán công trong đơn vị

hành chính sự nghiệp” của trường đại học Kinh tế Quốc Dân thì TCCTKT là

việc tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố

chứng đối ứng TK, tính giá (tập hợp chi) và tổng hợp- cân đối kế toán trong từng

nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin cần thiết cung cấp cho

quản lý

Trường đại học Lao Động Xã Hội (2007) đưa ra khái niệm TCCTKT là

việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế

toán Các yếu tố của hệ thống kế toán bao gồm: các nhân viên kế toán với năng

lực chuyên môn; hệ thống CTKT, TKKT, sổ sách và báo cáo kế toán; các

phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán Tổ chức kế toán là

việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm

vụ của BMKT

Theo Giáo trình TCCTKT, Học viện Tài chính năm 2009 thì “TCCTKT là

tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn

vị”

Trên góc độ chung nhất, có thể đưa ra khái niệm về TCCTKT như sau:

“TCCTKT trong các DN là hoạt động chủ quan của DN trong việc tổ chức vận

dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực về chế độ kế toán để thu nhận,

1.1.2 Vai trò của t chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp

Kế toán là một bộ phận có vai trò quan trọng của DN thực hiện các công việc liên quan đến ghi chép, thu nhận và xử lý các thông tin về chứng từ, hồ sơ, các hoạt động tài chính của DN để hạn chế mọi rủi ro của DN và thực hiện đúng nghĩa vụ của nhà nước Thể hiện trên các khía cạnh sau:

- Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các QĐ đúng đắn, kịp thời

- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị

- Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức BMKT hợp lý, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của BMKT trong đơn vị

1.1.3 Nguyên tắc t chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

TCCTKT trong DN cần được đảm bảo theo những nguyên tắc sau:

- TCCTKT phải đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán Việt Nam, hệ thống chuẩn mực kế toán, các TT hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán DN và các văn bản pháp quy khác có liên quan như pháp luật về thuế, , pháp luật DN, thương mại

Do đó, việc TCCTKT phải sử dụng các phương pháp kế toán để tổ chức vận dụng, thực hiện và tuân thủ Luật Kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán hiện hành vào hoạt động thực tế nhằm đảm bảo thu thập, xử

để điều tiết đảm bảo cho nền kinh tế phát triển ổn định và bền vững Hơn nữa, TCCTKT theo nguyên tắc này còn nhằm cung cấp toàn diện các thông tin về tình hình kinh tế tài chính phục vụ công tác quản trị của DN, góp phần sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn và lao động trong DN

- TCCTKT phải phù hợp với quy mô đặc điểm tổ chức SXKD và đặc điểm tổ chức quản lý của DN Mỗi DN có đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau

về tổ chức hoạt động, quản lý kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, khả năng

và trình độ kinh doanh khác nhau Do đó TCCTKT phải phù hợp với điều kiện thực tế của DN nhằm phát huy tốt nhất chức năng của kế toán trong công tác quản lý và quản trị của DN

- TCCTKT phải phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của DN và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép của

DN Kế toán là khoa học, nhân viên kế toán là người thực hiện vận dụng các quy định, chế độ chính sách của nhà nước vào việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin Vì vậy, nhân viên kế toán là yếu tố không thể thiếu trong công tác

kế toán, nó QĐ đến chất lượng thông tin kế toán được cung cấp Do đó khi TCCTKT phải xem xét tới năng lực, trình độ của từng nhân viên trong BMKT của DN để tổ chức và bố trí công việc phù hợp

- TCCTKT phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tiết kiệm chi phí khi tổ chức kế toán và hiệu quả do TCCTKT mang lại Kế toán vừa là công

cụ quản lý kinh tế tài chính, vừa là một công việc, một khâu quan trọng trong hệ thống tổ chức của DN Do đó khi TCCTKT nhà quản lý cần tôn trọng nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, cần tính toán các phương án QĐ tính hợp lý giữa chi phí

17

hạch toán với kết quả, hiệu quả, khả năng thực hiện được và tính kinh tế của công tác kế toán trong DN

Các nguyên tắc này phải được thực hiện đồng bộ trong TCCTKT tại các

DN Việc thực hiện đồng bộ sẽ giúp DN tổ chức kế toán hiệu quả, cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị cũng như yêu cầu của các cơ quan chức năng

1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp

TCCTKT được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào DN; tổ chức các nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý

vŕ điều hành hoạt động của DN có hiệu quả Như vậy, nghiên cứu nội dung của TCCTKT ở DN là xác định những công việc chủ yếu và cơ bản cần tiến hành khi

TCCTKT Cụ thể, nội dung của TCCTKT ở DN bao gồm:

Mỗi DN hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức BMKT cho mỗi DN cũng khác nhau Căn cứ vào điều kiện cụ thể về quy

mô, địa bàn hoạt động SXKD mà các DN lựa chọn cho mình hình thức tổ chức BMKT thích hợp giúp phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động quản lý của DN Do đó DN phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức BMKT khoa học và hợp lý

- Trường hợp cơ quan, DN có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức BMKT theo quy định của pháp luật

Hiện nay các DN có thể tổ chức kế toán theo các hình thức tổ chức kế toán như sau:

- Đặc điểm tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong DN, trình

độ nhân viên kế toán, trang bị phương tiện kỹ thuật

19

Ở các bộ phận khác không tổ chức BMKT riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý SXKD của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và định kỳ chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán DN để xử lý và tổng hợp thông tin và tiến hành công tác kế toán

Ở các đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh nhiều phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo kèm theo chứng từ gốc về phòng kế toán trung tâm

Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả KTTC và KTQT nhằm đáp ứng yêu cầu về quản trị kinh doanh ở DN

Ưu điểm: Công việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy, tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật, tính toán hiện đại, BMKT ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo SXKD

Nhược điểm: Những ưu điểm trên chỉ có thể phát huy được trong điều kiện DN có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính chất tập trung, cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại, đầy đủ, đồng bộ Hình thức này chỉ phù hợp với DN có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung; không phù hợp với DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động SXKD phân tán các địa phương Có thể khái quát theo sơ đồ 1.1

20

Sơ đồ 1 1: Mô hình tổ chức BMKT tập trung + Mô hình tổ chức BMKT phân tán

Hình thức tổ chức BMKT phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không chỉ được tiến hành ở phòng kế toán DN mà còn được tiến hành ở đơn vị SXKD trực thuộc DN như các xí nghiệp, chi nhánh Công việc kế toán ở những bộ phận khác do BMKT ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một

số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán theo quy định của KTT

Phòng kế toán của DN thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn DN, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận

Ưu điểm: Phù hợp với trình độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ ở mức độ cao, tăng cường được kiểm tra, giám sát trực tiếp của các kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc, cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý ở các đơn vị trực thuộc

Kế toán kho TSCĐ

Kế toán bán hàng

Kế toán công

nợ

Thủ quỹ

Kế toán vốn bằng tiền, vốn vay Các nhân viên kế toán ở đơn vị phụ thuộc

Kế toán chi phí

và tính giá thành

21

Nhược điểm: Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính trong toàn DN KTT không kiểm tra, kiểm soát được toàn

bộ công tác kế toán, tài chính trong toàn DN

Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các DN có quy mô lớn, địa bàn SXKD phân tán ở cách xa trụ sở chính của DN và được khái quát ở

sơ đồ 1.2:

Sơ đồ 1 2: Mô hình tổ chức BMKT phân tán + Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức

bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của DN và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác

Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn DN

và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ

Kế toán trưởng các đơn vị trực thuộc

Kế toán trung tâm và Kế toán trưởng

đơn vị cấp trên

Kế toán hoạt động thực hiện

Bộ phận tài

chính

Kế toán phần hành Kế toán phần hành Kế toán phần hành

Ưu điểm: Thuận tiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh tế tài chỉnh ở các đơn vị trực thuộc, chính xác, kịp thời Thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra các hoạt động kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ kinh tế tài chính và quá trình hoạch toán của các đơn vị trực thuộc

Nhược điểm: Theo hình thức này thì tổ chức kế toán cồng kềnh, phức tạp không thống nhất được chỉ đạo tập trung của KTT, việc cung cấp thông tin và tổng hợp số liệu không kịp thời, không thuận lợi cho việc thực hiện cơ sở giới hóa công tác kế toán, được khái quát ở sơ đồ 1.3:

Sơ đồ 1 3: Mô hình tổ chức BMKT thức vừa tập trung vừa phân tán

Kế toán tổng hợp và kiểm tra

Kế toán chi phí

và tính giá thành

Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

Kế toán nguồn vốn và các quỹ

Kế toán Tiền lương

và các khoản theo lương

Kế toán chi phí

và tính giá thành

Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

Kế toán nguồn vốn và các quỹ

Kế toán tiền lương

và các khoản trích theo lương

23

Tóm lại, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, BMKT của DN phải

được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của KTT, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ chức SXKD cũng như trình độ quản lý của DN Việc lựa chọn hình thức tổ chức BMKT nào cũng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao nhất trong công tác thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán

1.2.2 T chức hệ thống Chứng từ kế toán

Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính trung thực, khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp CTKT là cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thông tin ghi chép trên các TK, SKT và báo cáo kế toán, CTKT Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong DN để làm căn

cứ công tác, đều phải được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, khách quan vào CTKT một cách hợp pháp, hợp lệ nếu không có CTKT thì không thể ghi vào SKT, TKKT

CTKT là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi SKT Mọi số liệu ghi vào SKT đều bắt buộc phải được chứng minh bằng các CTKT hợp pháp, hợp lệ CTKT được coi là hợp pháp, hợp lệ khi chứng từ DN tự thiết kế có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định hiện hành (Luật Kế toán năm 2015, Điều 16), việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức độ, nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và được pháp luật cho phép có đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị (theo quy định cụ thể)

Hiện nay các DN được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu CTKT nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch

*Trình tự luân chuyển và kiểm tra CTKT:

Tất cả các CTKT do DN lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán DN Bộ phận kế toán kiểm tra những CTKT đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi SKT

Trình tự luân chuyển CTKT bao gồm các bước sau:

24

*Lập CTKT:

Là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành vào các chứng từ theo thời gian và địa điểm phát sinh Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ CTKT chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Lập CTKT là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, là nhân tố đầu tiên ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán Vì vậy, khi lập CTKT phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác,

+ Hợp lệ, hợp pháp

*CTKT phải có đủ các yếu tố cơ bản sau:

+ Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

+ Tên gọi của chứng từ (Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi….)

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ

+ Số hiệu của chứng từ

+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

+ Các chỉ tiêu về số lượng giá trị (tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất,

số lượng, đơn giá, thành tiền), số tiền bằng số và chữ

+ Họ tên và chữ ký của người lập, người thực hiện, người kiểm soát, người duyệt và đóng dấu của đơn vị đối với những chứng từ giao cho bên ngoài

+ Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp ghi SKT phải có thêm định khoản kế toán

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên CTKT

Khi kiểm tra CTKT nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện

25

(Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc

DN biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

Đối với những CTKT lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

*Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu CTKT

Tất cả các DN đều được chủ động thiết kế các mẫu CTKT cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

Các DN có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi SKT thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện

tử

*Tổ chức bảo quản, lưu trữ CTKT

- Tài liệu kế toán là CTKT, SKT, BCTC, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của DN hoặc thuê ngoài Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật

26

1.2.3 T chức hệ thống Tài khoản kế toán

Tổ chức TKKT là việc thiết kế hệ thống TK để theo dõi tình hình và sự biến động của từng đối tượng hạch toán kế toán trong các đơn vị

Sự phản ánh các thông tin thông qua phương pháp TK thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định Do vậy, tổ chức

hệ thống TKKT thực chất là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về tình hình hoạt động của đơn vị Nhu cầu quản lý của đơn

vị đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xác định trên một hệ thống TK chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có trách nhiệm xây dựng Tổ chức vận dụng hệ thống TKKT là lựa chọn những TKKT trong hệ thống TKKT mà Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện của DN để

sử dụng, loại bỏ những TK không phù hợp với điều kiện của DN

*Nội dung tổ chức hệ thống TK:

- Lựa chọn và xây dựng hệ thống TKKT theo quy định của hệ thống TKKT

DN của BTC Tùy vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng DN mà mỗi DN lựa chọn cho mình một hệ thống TK phù hợp

- Theo chế độ hiện hành, hiện có 2 hệ thống TKKT để DN có thể lựa chọn

là hệ thống TKKT ban hành kèm theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 áp dụng cho các DN và hệ thống TKKT ban hành kèm theo TT số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 chế độ kế toán áp dụng cho DN vừa và nhỏ

- Xác định các loại TK trong DN: Dựa vào hệ thống TK đã thống nhất lựa chọn DN tiến hành xây dựng các loại TK, nhóm TK và TK trong từng loại, từng nhóm, kể cả TK tổng hợp và TK chi tiết

- Mã hóa TK: Tùy thuộc vào đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý của từng

DN mà các DN áp dụng việc mã hóa TK cho phù hợp Các DN mã hóa TKKT theo

số thứ tự, số thập phân, hoặc chữ cái

Đặt tên theo mã TK: Từ các TK đã được mã hóa, DN đặt tên TK theo nội dung kinh tế phát sinh hoặc yêu cầu quản lý tùy thuộc vào từng DN

27

1.2.4 T chức hệ thống s kế toán

Tổ chức SKT bao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại

sổ với nội dung, trình tự và phần ghi sổ để ghi chép, phân loại xử lý thông tin và các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, từ các chứng từ gốc và hệ thống SKT

SKT dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến DN

Tổ chức hệ thống SKT là một nghệ thuật vận dụng hệ thống TKKT Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống SKT nào cho phù hợp với từng đơn vị phải căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động SXKD, vào yêu cầu trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả năng trang

bị phương tiện tính toán của đơn vị

Tổ chức hệ thống SKT trong các DN phải thực hiện theo các quy định về SKT trong Luật kế toán năm 2015, Nghị định 174 năm 2016 của CP hướng dẫn thi hành một số điều Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán

và Chế độ kế toán DN ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC, hướng dẫn chế độ DN, ghi chép SKT, sửa chữa sai sót, khóa SKT, lưu trữ và bảo quản SKT, xử lý vi phạm

Tuy nhiên, hiện nay theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC chỉ mang tính hướng dẫn, các DN được tự xây dựng biểu mẫu SKT cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ Trường hợp không tự xây dựng có thể áp dụng biểu mẫu sổ sách theo TT này

28

1) Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các TK của các nghiệp vụ đó Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các TKKT sử dụng ở

DN Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày, tháng của CTKT dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

2) Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các TKKT được quy định trong chế

độ TKKT áp dụng cho DN Số liệu kế toán trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của

DN Sổ cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số hiệu và ngày, tháng của CTKT dùng làm căn cứ ghi sổ;

- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên

Có của TK

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết

3) SKT chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên SKT chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản

lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái

Số lượng, kết cấu các SKT chi tiết không quy định bắt buộc Các DN căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về SKT chi tiết và yêu cầu quản

lý của DN để mở các SKT chi tiết cần thiết, phù hợp

*Các hình thức SKT:

DN thường áp dụng các hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức SKT có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

DN phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức SKT đó gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại SKT Quy trình ghi

sổ theo mỗi hình thức được khái quát như sau:

1/ Hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật

ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ: Sổ Nhật ký chung; Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BCTC

Bảng cân đối số phát sinh

SỔ CÁI

Sổ nhật ký đặc biệt

30

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ hoặc cuối tháng

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái gồm có các loại SKT sau: Nhật ký - Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

31

Sơ đồ 1 5: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

3/ Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ

Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các

TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chéo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo TK)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với các hạch toán chi tiết trên cùng một SKT và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh

tế, tài chính và lập BCTC

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm các loại SKT sau: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra

Sổ cái

Chứng từ ghi sổ và các bảng phân bổ

Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, sổ kế toán chi

Bảng tổng hợp chi tiết

BCTC

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng CTKT hoặc Bảng tổng hợp CTKT cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và

có CTKT đính kèm, phải được KTT duyệt trước khi ghi SKT

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại SKT sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

BCTC

33

Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1 7: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

5/ Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi SKT, nhưng phải in được đầy đủ SKT và BCTC theo quy định

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại

sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu SKT ghi bằng tay

Hàng ngày: Kế toán căn cứ vào CTKT hoặc bảng tổng hợp CTKT cùng loại

đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có

để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào SKT tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký - sổ cái….) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào): Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa SKT với BCTC sau khi đã in ra giấy Cuối tháng, cuối năm SKT tổng hợp và SKT chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định

34

SỔ KẾ TOÁN PHẦN MỀM

- BCTC

-Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Ghi vào cuối kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1 8: Trình tự ghi SKT theo hình thức kế toán trên máy vi tính

1.2.5 T chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là kết quả công tác kế toán trong DN, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị DN cũng như các đối tượng khác bên ngoài DN trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước

Hệ thống báo cáo kế toán: hệ thống BCTC và hệ thống báo cáo quản trị

 Báo cáo Tài chính:

- Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về BCTC:

BCTC được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của DN BCTC được Nhà nước quy định thống nhất, mang tính chất bắt buộc mà

DN phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu quy định, đúng phương pháp và phải gửi, nộp cho các nơi theo quy định đúng thời hạn BCTC phản ánh một cách tổng quát và toàn diện tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của DN nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản trị và các đối tượng bên ngoài DN có lợi ích liên quan nhận biết được tình hình kinh tế - tài chính, quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị và đề ra các

QĐ cần thiết

35

Hệ thống BCTC của DN gồm:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

+ Bảng thuyết minh BCTC

DN phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, trình bày, thời gian lập và nộp BCTC theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành, TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 áp dụng cho các DN và TT 133/2016/TT-BTC áp dụng cho các DN nhỏ và vừa

+ BCTC phải có chữ ký của người lập, KTT và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán Người ký BCTC phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo

- Tổ chức thực hiện nộp và công khai BCTC

BCTC năm của DN phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật

DN phải công khai các nội dung sau đây: Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; Trích lập và sử dụng các quỹ; Thu nhập của người lao động; Các nội dung khác theo quy định của pháp luật BCTC của đơn vị kế toán mà pháp luật quy định phải kiểm toán khi công khai phải kèm theo báo cáo kiểm toán của tổ chức kiểm toán DN phải công khai BCTC năm trong thời hạn 120 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm

Báo cáo KTQT: bao gồm các báo cáo được lập để phục vụ cho yêu cầu

quản trị DN ở các cấp độ khác nhau Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà báo cáo

36

KTQT có những nội dung cụ thể khác nhau Báo cáo KTQT là các báo cáo phản ánh số liệu chi tiết về từng loại tài sản, nguồn vốn, từng quá trình SXKD, kết quả hoạt động SXKD từng bộ phận, từng sản phẩm, dịch vụ một cách liên tục, thường xuyên Thông tin trên báo cáo KTQT chỉ phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh nội bộ DN Như vậy, báo cáo thuộc loại này không theo những quy định bắt buộc của Nhà nước, tuỳ theo yêu cầu quản trị của mỗi DN mà quy định

cụ thể về số lượng các loại báo cáo quản trị và đối tượng thực hiện

Hệ thống báo cáo kế toán của DN có ý nghĩa rất lớn không những đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân bên ngoài DN mà còn có ý nghĩa trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN Ý nghĩa của báo cáo kế toán được thể hiện qua một số điểm cơ bản sau:

- Cung cấp thông tin quan trọng cần thiết cho việc kiểm tra, đánh giá một cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính của DN, tình hình chấp hành các chế độ kinh tế - tài chính của DN

- Cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN về tiềm lực của DN, tình hình công nợ, tình hình thu chi tài chính, khả năng tài chính, khả năng thanh toán, nhu cầu về vốn của DN…để có các QĐ phù hợp trong hoạt động SXKD của chính bản thân DN

- Cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ, ngân hàng, đại lý và các đối tác kinh doanh về thực trạng tài chính, kết quả SXKD, triển vọng thu nhập, khả năng thanh toán, nhu cầu về vốn…để QĐ hướng đầu tư, quy mô đầu

tư và các QĐ quan trọng khác

- Cung cấp thông tin cho các cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nhà nước

để kiểm soát tình hình kinh doanh của DN theo đúng chính sách chế độ, đúng pháp luật, để thu thuế và ra những QĐ cho những vấn đề kinh tế - xã hội

Để đáp ứng được vai trò quan trọng của hệ thống báo cáo kế toán, việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Các báo cáo phải được lập theo đúng biểu mẫu quy định Các nội dung, các phương pháp xác định chỉ tiêu trên các báo cáo phải thống nhất Có đảm bảo

37

được yêu cầu này, việc lập các báo cáo mới có thể đáp ứng được yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau, có thể so sánh được giữa các kỳ và giữa các DN với nhau

- Báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan về tình hình thực tế của DN

- Các chỉ tiêu trên báo cáo phải liên hệ chặt chẽ với nhau, cơ sở của nhau,

bổ sung cho nhau Có như vậy mới có thể đánh giá được tính hợp lý, khách quan, trung thực của báo cáo BCTC phải được lập và gửi đúng hạn

1.2.6 T chức ki m tra kế toán

Kiểm tra kế toán: là xem xét, đối soát, dựa trên CTKT số liệu ở sổ sách,

bảng biểu kế toán và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh tính hợp lý của phương pháp kế toán được áp dụng đối với từng DN

Tổ chức kiểm tra kế toán: là một nội dung quan trọng của tổ chức kế toán

trong DN nhằm đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện đúng yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng trong công tác quản lý để cung cấp cho đối tượng sử dụng những thông tin một cách trung thực, minh bạch, công khai, đúng chế độ, chính sách Nhà nước quy định

* Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán

38

thực hiện hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sau đó tiến hành kiểm

ta chéo giữa các nhân viên kế toán để đảm bảo việc hạch toán kế toán được chính xác và đầy đủ Việc kiểm tra chéo này được quy định tuỳ thuộc vào đặc điểm của DN, khối lượng công việc kế toán và yêu cầu quản lý của từng DN + KTT tổ chức kiểm tra kế toán: KTT tiến hành kiểm tra về việc tổ chức BMKT của phòng mình, của DN mình Đồng thời tổ chức kiểm tra công tác kế toán đảm bảo BMKT làm việc hiệu quả để đưa ra những thông tin tài chính chuẩn xác

+ Lãnh đạo DN và bộ phận kiểm soát nội bộ tổ chức kiểm tra kế toán: Là việc tổ chức lãnh đạo và một bộ phận kiểm soát riêng biệt độc lập với phòng kế toán để kiểm tra tổ chức BMKT và công tác kế toán màphòng kế toán đã thực hiện Từ đó biết được ưu nhược điểm của hệ thống tổ chức kế toán của DN để đưa ra những biện pháp khắc phục và nâng cao hiệu quả của tổ chức kế toán của

DN

+ Các cơ quan nhà nước và các tổ chức khác tổ chức kiểm tra kế toán: Việc

tổ chức này nhằm kiểm tra tính chính xác, đáng tin của thông tin kế toán mà DN đưa ra

(2) T chức nội dung ki m tra kế toán

+ Tổ chức kiểm tra BMKT: Kiểm tra số lượng, chất lượng của nhân viên trong BMKT có đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định của công ty và quy định nghề nghiệp kế toán để đảm bảo hệ thống thông tin kế toán đưa ra đáng tin cậy Kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của BMKT Yêu cầu trong tổ chức BMKT là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý

+ Tổ chức kiểm tra công tác kế toán: Bao gồm kiểm tra việc tổ chức CTKT,

tổ chức hệ thống TKKT, tổ chức SKT và tổ chức báo cáo kế toán đã đúng theo quy định của DN, theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán và các quy định hiện hành của nhà nước

Một số nội dung trong kiểm tra công tác kế toán: