Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp phải có kế hoạch tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát tài chính của doanh nghiệp; tình hình sử dụng vốn; tìn
Tổng quan các công trình nghiên cứu
Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp không còn là đề tài xa lạ trong những năm gần đây Với mỗi một góc độ nghiên cứu khác nhau, các đề tài lại có những quan điểm, cách nhìn nhận khác nhau góp phần củng cố, làm hoàn thiện hơn vấn đề cần nghiên cứu Dưới đây là một số công trình nghiên cứu khoa học có cùng đề tài với tác giả:
Luận văn “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Khai thác công trình Thủy Lợi Bắc Đuống” của tác giả Trần Thị Minh Hằng
(2020) đã nêu, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại một doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn và đề ra các giải pháp hoàn thiện Tác giả đã rất thành công khi đánh giá được tổ chức công tác kế toán tại một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên vốn nhà nước Luận văn đã đưa ra được các vấn đề sau:
Thứ nhất là luận văn đã hệ thống hóa các lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
Thứ hai đã đánh giá được thực trạng tổ chức công tác kế toán tại một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cụ thể
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, tác giả đã chỉ ra những bất cập và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tại đơn vị khảo sát
Luận văn “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV TM An Thịnh Phát” của tác giả Lê Như Quỳnh (2019) đã hệ thống hóa lý luận về tổ chức công tác kế toán tại một công ty sản xuất và thương mại trách nhiệm hữu hạn một thành viên cụ thể Tác giả đã chỉ ra được cách tổ chức bộ máy kế toán, cách vận hành các chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, và cách cung cấp thông tin kế toán cho các bên sử dụng báo cáo tài chính Tuy nhiên luận văn cũng chỉ ra những nhược điểm của hệ thống tồn tại ở đơn vị cơ sở đó là việc kiểm tra kế toán, việc công nghệ thông tin chưa đáp ứng được cả cơ sở lẫn nhân sự kế toán Từ đó tác giả đưa ra những giải pháp hoàn thiện tại đơn vị
Luận văn “Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex” của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh năm (2017) đã hệ thống hóa lý luận về tổ chức công tác kế toán tại một công ty sản xuất mặt hàng độc quyền Việc sản xuất mặt hàng độc quyền dẫn tới việc công ty sử dụng phần mềm kế toán riêng “PIACOM” Luận văn đã cung cấp những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong DN trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Từ đó, tác giả đã chỉ ra được những vấn đề liên quan tới việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong tổ chức công tác kế toán và đưa ra những giải pháp cụ thể có thể vận dụng vào thực tiễn sao cho phù hợp với các doanh nghiệp tương tự
Lĩnh vực sản xuất dược phẩm với nghiên cứu của tác giả Thái Bá Công:
“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin” (2007) Luận án đã củng cố, làm rõ và bổ sung những lý luận cơ bản về TCCTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT, trên cơ sở đó góp phần nhận thức đầy đủ hơn về nội dung cũng như lý luận của TCCTKT trong điều kiện ứng dụng Phần mềm kế toán Phân tích, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện TCCTKT doanh nghiệp sản xuất Dược phẩm Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT theo hướng vừa đáp ứng được yêu cầu hội nhập của kế toán Việt Nam với kế toán quốc tế vừa phù hợp với đặc điểm DN sản xuất Việt Nam trong nền kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội chủ nghĩa
Lĩnh vực sản xuất xi măng với nghiên cứu của tác giả Ngô Thị Thu Hương:
“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các công ty cổ phần sản xuất xi măng ở Việt Nam” (2012) Luận án đã hệ thống hoá được các vấn đề lý luận về CTCP và TCCTKT trong các CTCP Thông qua khảo sát, phân tích thực trạng và đề xuất hoàn thiện TCCTKT trong các CTCP sản xuất xi măng Việt Nam, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp
Lĩnh vực thương mại với nghiên cứu của tác giả Ngô Văn Hậu: “Tổ chức công tác kế toán trong các DN thương mại trên địa bàn Hà Nội” (2016) Luận án đã hệ thống những cơ sở lý luận khoa học về TCCTKT trong DN thương mại, đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại và ảnh hưởng của các đặc điểm này đến TCCTKT Luận án đã phân tích và đánh giá và đề xuất các giải pháp và chỉ ra những điều kiện nhằm hoàn thiện TCCTKT trong các DNTM trên địa bàn Hà Nội
Luận án tiến sĩ của tác giả Nguyễn Văn Phúc: “Giải pháp tài chính nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các DN xây dựng thuộc TCT Sông Đà” (2015) Tác giả đã hệ thống hóa lý luận về các DN xây dựng và lý luận về giải pháp tài chính nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN Đồng thời phân tích thực trạng hiệu quả kinh doanh của các DN xây dựng thuộc TCT Sông Đà để đề xuất một số hệ thống các giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh các DN xây dựng thuộc TCT Sông Đà
Có thể thấy, các công trình đã công bố, đã có nhiều nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp Thông qua đó, các luận văn đã chỉ ra những tồn tại khó khăn tại về tổ chức kế toán của các đơn vị khảo sát, đồng thời các tác giả cũng đưa ra những ý kiến về vấn đề đó Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc lá Thăng Long Vì vậy tác giả đã lựa chọn đề tài” “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành
Viên Công ty thuốc lá Thăng Long” Một công ty vừa có chủ sở hữu là Nhà Nước, vừa thực hiện chức năng một công ty thương mại, sản xuất, ngoài việc phản ánh công tác kế toán, tác giả sẽ chú trọng đề cập đến những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu tổng quát
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận, tổng kết thực tiễn, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long.
Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long.
Phương pháp nghiên cứu
Thời gian nghiên cứu thực hiện luận văn từ tháng 08/01/2023 đến tháng 08/12/2023
Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
Nguồn dữ liệu thứ cấp: Các dữ liệu thu thập từ nguồn này bao gồm các vănbản Pháp luật, Nghị định, Thông tư, các sổ sách, chứng từ, báo cáo kế toán về tổ chức công tác kế toán
Học viên dự kiến trong quá trình nghiên cứu cần sử dụng một số phương pháp, cụ thể là:
- Tiếp cận lý thuyết: Phương pháp nghiên cứu tại bàn làm việc (nghiên cứu lý thuyết) được sử dụng để tổng hợp những lý thuyết cơ bản, nổi bật về tổ chức công tác kế toán từ nhiều nguồn tài liệu như: giáo trình, luận văn, tạp chí
- Tiếp cận thực tế: Việc tếp cận thực tế của học viên dựa vào phương pháp chủ yếu là nghiên cứu tại bàn Thu thập thông tin thứ cấp từ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
5.4 Phương pháp xử lý số liệu
Từ những thông tin thu thập được, học viên dùng phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích, so sánh, đánh giá để đưa ra những nhận định, kết luận và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long.
Kết cấu của luận văn
Luận văn bao gồm phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng, biểu, sơ đồ… và 3 chương với các nội dung chính của luận văn, cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một
Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty
TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Khái niệm, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán
1.1.1 Khái ni ệ m v ề t ổ ch ứ c công tác k ế toán trong doanh nghi ệ p
“Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng/ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của doanh nghiệp” – Theo giáo trình “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp” của nhóm tác giả Đại học Kinh tế Thành phố
Hồ Chí Minh do tác giả Nguyễn Phước Bảo Ân chủ biên (2012) - NXB Phương Đông Giáo trình đã cung cấp những lý luận cơ bản về TCCTKT trong DN trong điều kiện ứng dụng CNTT, giúp cho những nhà nghiên cứu có được phương pháp luận để tiếp tục nghiên cứu sâu hơn về lý luận và có thể vận dụng vào thực tiễn sao cho phù hợp với TCCTKT trong các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau
“Tổ chức công tác kế toán là những mối quan hệ có yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán” – Theo Giáo trình “Nguyên lý kế toán” cuả trường Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS.TS Nguyễn Thị Đông chủ biên (2009) - NXB Thống kê, Hà Nội Cùng với quan điểm này, nhưng tiếp cận theo góc độ khác:
“Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán để thu nhận, xử lý thông tin kế toán; tổ chức hệ thống báo cáo và phân tích báo cáo kế toán để cung cấp số liệu phục vụ cho các đối tượng sử dụng”- Theo nghiên cứu luận án của tác giả Ngô Thị Thu Hương: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế trong các công ty cổ phần sản xuất xi măng Việt Nam”
Tổ chức kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp Tổ chức kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức kế toán là một trong những vấn đề quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm Tổ chức kế toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp mà còn bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối liên hệ qua lại, các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt đông kế toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình Tổ chức kế toán doanh nghiệp trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn liền với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là môn nghệ thuật ứng dụng để việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhắm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nhưng bản chất của kế toán là một khoa học vì vậy khái niệm tổ chức kế toán cũng được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau Do đó, có nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về tổ chức kế toán
Trên giác độ chung nhất, có thể đưa ra khái niệm về Tổ chức kế toán như sau: Tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực về chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp
Do vậy Tổ chức kế toán có thể được hiểu là việc xây dựng một hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp, sử dụng phương tiện kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán một cách trung thực, chính xác, kịp thời trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác
Các nội dung chủ yếu của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp bao gồm:
- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán T hực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán để có thể hệ thống hóa thông tin về kế toán
- Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập báo cáo kế toán định kì, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kì và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và của nội bộ doanh nghiệp
- Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán nói riêng
- Tổ chức bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở doanh nghiệp; Tổ chức trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nâng cao hiệu suất của nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho nhân viên kế toán
- Trong khoa học quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp
Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của doanh nghiệp Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ được phát huy khi đơn vị kế toán tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả Để thu nhận, xử lý thông tin kế toán, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế toán Đồng thời phải có yếu tố tổ chức bộ máy kế toán với những cán bộ làm công tác kế toán có hiểu biết về chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện các công việc kế toán Hay nói cách khác là phải có sự tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế toán
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.2.1 T ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán Để tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của đối tượng sử dụng, một trong những khâu quan trọng nhất và có ý nghĩa quyết định là khâu tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán bao gồm tập thể các bộ phận, nhân viên kế toán cùng công tác để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính ở doanh nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán phải tiết kiệm chi phí và phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế tài chính đáng tin cậy phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin
Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậy việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau Căn cứ vào điều kiện cụ thể về quy mô, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp giúp phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý
Theo điều 49, chương III, Luật kế toán ban hành ngày 20 tháng 11 năm
2015 quy định về tổ chức bộ máy kế toán như sau:
- Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán
- Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán trưởng Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng
- Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật Hiện nay các doanh nghiệp có thể Tổ chức kế toán theo các hình thức Tổ chức kế toán như sau :
- Hình thức Tổ chức kế toán tập trung
- Hình thức Tổ chức kế toán phân tán
- Hình thức Tổ chức kế toán hỗn hợp (hình thức Tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán)
Việc áp dụng hình thức Tổ chức kế toán và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải được dựa vào các căn cứ sau:
- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Đặc điểm tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, trình độ nhân viên kế toán, trang bị phương tiện kỹ thuật
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo mô hình này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty/tổng công ty…), tại các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán
Các đơn vị trực thuộc (xí nghiệp, phân xưởng, tổ, đội…) nếu có chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu Định kỳ các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ các công tác còn lại
Các doanh nghiệp thông thường sẽ sử dụng mô hình kế toán tập trung Ngay cả đối với trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh hay các đơn vị thành viên nhưng các thành viên này trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân chia quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính thường vẫn sử dụng mô hình này Đọc hơn kỹ về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung để xây dựng cho doanh nghiệp Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy Công tác chỉ đạo, kiểm tra được tập trung thống nhất tại phòng kế toán và trực tiếp là kế toán trưởng, vận dụng các phương tiện kỹ thuật, tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh
Hạn chế: Nếu đơn vị có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau, trình độ chuyên môn kế toán hạn chế và đơn vị chưa có điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại, cơ sở vật chất kỹ thuật thì việc cung cấp thông tin sẽ bị hạn chế, khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sát cảu kế toán trưởng và lãnh đạo Điều kiện vận dụng: Áp dụng cho các DN có quy mô vừa và nhỏ, tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý trên địa bàn hoạt động tập trung; không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh phân tán, rải rác ở nhiều địa phương v Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
S ơ đồ 1: Mô hình t ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán t ậ p trung v Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo mô hình phân tán bộ máy kế toán được phân cấp thành: kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc Kế toán trung tâm và kế toán đơn vị trực thuộc đều có riêng sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo phân công, phân cấp kế toán Ưu điểm: Phù hợp với trình độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ ở mức độ cao, tăng cường được kiểm tra, giám sát trực tiếp của các kế toán viên tại chỗ đối với các hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị trực thuộc, cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị trực thuộc
Hạn chế: Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính trong toàn đơn vị tổng thể, chưa đáp ứng được yêu cầu tập trung hóa quản lý kinh tế - tài chính của đơn vị tổng thể Không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán Kế toán trưởng không kiểm tra, kiểm soát được toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê trong toàn đơn vị tổng thể Điều kiện áp dụng: Đơn vị có quy mô lớn, địa bàn sản xuất kinh doanh phân tán, các đơn vị thành viên được phân cấp quản lý.
* Mô hình kế toán phân tán được biểu diễn theo sơ đồ sau:
S ơ đồ 2: Mô hình t ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán phân tán
- Mô hình phân tán được lựa chọn trong điều kiện:
• Quy mô kinh doanh lớn, địa bàn kinh doanh rộng, phân tán;
• Cơ cấu kinh doanh phức tạp bao gồm nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh;
• Bao gồm nhiều đơn vị cơ sở cấu thành cùng phụ thuộc vào một pháp nhân kinh tế
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp mô hình tập trung và mô hình phân tán
Trong thực tế, các doanh nghiệp có quy mô và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh rất đa dạng Vì vậy bộ máy kế toán của các doanh nghiệp không phải chỉ thuần túy được tổ chức theo mô hình tập trung hay phân tán mà thường có sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình phân tán với những mức độ kết hợp khác nhau tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị Mô hình này được gọi là mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp – tức là vừa tập trung vừa phân tán Ưu điểm: Thuận tiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh tế tài chỉnh ở các đơn vị trực thuộc, chính xác, kịp thời Thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra các hoạt động kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ kinh tế tài chính và quá trình hoạch toán của các đơn vị trực thuộc
Hạn chế: Theo hình thức này thì Tổ chức kế toán cồng kềnh, phức tạp không thống nhất được chỉ đạo tập trung của kế toán trưởng, việc cung cấp thông tin và tổng hợp số liệu không kịp thời, không thuận lợi cho việc thực hiện cơ sở giới hóa công tác kế toán
- Mô hình kế toán hỗn hợp được biểu diễn theo sơ đồ sau:
S ơ đồ 3: Mô hình t ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán h ỗ n h ợ p
Hình thức tổ chức kế toán hỗn hợp là sự kế hợp giữa 2 mô hình: mô hình
Tổ chức kế toán tập trung và mô hình Tổ chức kế toán phân tán Thay vì viêc tổ chức hình thức Tổ chức kế toán tập trung (là chỉ thực hiện công tác kế toán ở đơn vị cấp trên, các đơn vị cấp dưới không tổ chức công tác kế toán riêng) hoặc hình thức Tổ chức kế toán phân tán (là bên cạnh việc thực hiện kế toán ở đơn vị cấp trên thì các đơn vị cấp dưới cũng sẽ tổ chức bộ phân kế toán có chức năng và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và theo phân quyền, phân công của cấp trên) thì hình thức tổ chức kế toán hỗ hợp là sự kết hợp của hai hình thức nói trên Do đó, nó cho phép tận dụng ưu việt của hai hình thức này để tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp, hiệu quả Khi áp dụng mô hình tổng hợp, doanh nghiệp ngoài phòng kế toán trung tâm thì tuỳ thuộc vào đặc điểm quy mô, trình độ quản lý, ở các đơn vị phụ thuộc mà quyết định tổ chức bộ phận kế toán riêng hoặc không Ở hình thức tổ chức này, là sự kết hợp cùng lúc giữa hai mô hình, nên cả phòng kế toán trung tâm và phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc đều có các nhiệm vụ và mục tiêu mang tính chất đặc thù riêng theo phân công Đối với phòng kế toán trung tâm các nhiệm vụ chính bao gồm:
- Xây dựng và quản lý tài chính doanh nghiệp;
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
Tổng quan về công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ể n
Công ty TNHH Thuốc Lá Thăng Long là doanh nghiệp Nhà nước, thành viên thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt Nam Là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam
Tên doanh nghiệp: Công ty thuốc lá Thăng Long
Trụ sở chính: 235 Đường Nguyễn Trãi – Phường Thượng Đình – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
Website: https://www.thanglongtabac.vn/
Tài khoản số: 300 – 033 Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam
Tổng số cán bộ: 1298 người
Năng lực sản xuất: 451 triệu bao/ năm
Tổng vốn kinh doanh: 114.950.320.522 đồng
Trong đó: Vốn cố định: 82.758.192.746 đồng
Nộp ngân sách hàng năm: trên 200 tỷ đồng
Nhà máy thuốc lá Thăng Long, tên gọi trước đây của Công ty thuốc lá Thăng Long, ra đời và chính thức đi vào hoạt động ngày 06/01/1957 theo quyết định sản xuất thuốc lá số 978-CN/P2 ngày 18/06/1956 của Cục Công nghiệp nhẹ thuộc Bộ Công nghiệp Sau hơn một năm khảo sát, chuẩn bị, và di chuyển địa điểm sản xuất, vượt qua khó khăn, nhà máy thuốc lá đã đáp ứng yêu cầu xây dựng CNXH ở miền Bắc, có quy mô lớn đầu tiên đã được xây dựng, giải quyết những vấn đề cấp thiết của đời sống nhân dân và chi viện cho tiền tuyến lớn miền Nam Ở những năm 1955-1957, trồng và sản xuất thuốc lá tại miền Bắc được diễn ra một cách tự phát, khép kín, hạn hẹp, không đủ cung ứng cho nhu cầu tiêu thụ ngày càng gia tăng của người dân Mặt khác, một số hãng thuốc lá tư nhân lại nắm độc quyền SXKD, tự ý thao túng thị trường, gây rất nhiều khó khăn Trong cục diện gian khổ, phương tiện sản xuất lạc hậu, toàn thể cán bộ công nhân viên đã quyết tâm, phát huy cao độ tinh thần trách nhiệm, sáng kiến để những điếu thuốc đầu tiên đưa tới tay người tiêu dùng Đây chính là nền móng cho sự hình thành kỹ thuật thuốc lá cũng như sự hình thành một ngành công nghiệp thuốc lá của Việt Nam
Nhà máy chính thức bước vào sản xuất khi đất nước ta đang trong những ngày đầu khôi phục kinh tế, thiếu thốn về kỹ thuật, cơ sở vật chất cũng như lúng túng trước một ngành công nghiệp mới mẻ và phức tạp này Sau gần một năm lao động khẩn trương và sáng tạo, 09/1959 nhà máy đã hoàn thành khâu thiết kế cơ bản Công nghiệp thuốc lá XHCN đã ra đời từ sự nỗ lực phi thường của cán bộ công nhân viên nhà máy
Thuốc lá không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người lao động mà dần dần trở thành một trong những mũi nhọn phát triển kinh tế năng động và hiệu quả Hàng xuất khẩu được các bạn hàng tín nhiệm, tạo ra vốn ngoại tệ mạnh, góp phần tháo gỡ những khó khăn về ngân sách do chiến tranh đưa lại Những thành tích đó đã đưa Thăng Long trở thành đơn vị tiên tiến của Bộ Công nghiệp nhẹ trong nhiều năm liên tục
Sang những năm đầu thập kỷ 80, là sự kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất và khoa học kỹ thuật nhằm đạt được hai mục tiêu cơ bản: nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường khối lượng sản phẩm xuất khẩu Nghiên cứu khoa học đã trở thành một hoạt động quan trọng hàng đầu và không thể thiếu được của nhà máy Dây chuyền sản xuất được hoàn thiện, năng suất lao động được nâng cao, trình độ kỹ thuật của người lao động được cải thiện đáng kể
Sản phẩm của Thăng Long vừa đa dạng về chủng loại, vừa tin cậy về chất lượng, trong đó các mặt hàng có đầu lọc xuất hiện ngày càng nhiều Năm 1984, thuốc Sapa xuất khẩu được xếp hạng A1 trong Hội tuổi trẻ sáng tạo Thủ đô, tại Hội chợ triển lãm kinh tế toàn quốc, Du lịch đầu lọc và Điện Biên không đầu lọc đạt huy chương bạc Đây thực sự là những thành quả đáng tự hào của người thợ Thăng Long Ngày 06 Tháng 12 năm 2005, nhà máy thuốc lá Thăng Long đổi tên thành “Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long”, một loại hình doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập và là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt Nam
Sản xuất và kinh doanh trên địa bàn thành phố, Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như hệ thống các biện pháp bảo vệ môi trường nhằm đem lại an toàn và lợi ích cho người tiêu dùng Đánh giá cao thành tích xuất sắc của cán bộ công nhân viên Công ty, Đảng và Nhà nước đã quyết định trao tặng Thăng Long phần thưởng cao quý: Huân chương lao động hạng nhất trong công cuộc xây dựng CNXH và đổi mới đất nước Ngày nay, đứng trước ngưỡng cửa hội nhập kinh tế khu vực và toàn cầu, để ổn định và lớn mạnh, đạt mục tiêu kinh tế do Đảng và Nhà nước đề ra, Công ty thuốc lá Thăng Long đã và đang từng bước hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đem lại lợi ích tối đa cho người tiêu dùng
2.1.2 Đặ c đ i ể m ho ạ t độ ng s ả n xu ấ t kinh doanh c ủ a Công ty
Là doanh nghiệp Nhà nước, có chức năng quan trọng chủ yếu là sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu trên phạm vi cả nước cũng như các ngành nghề có liên quan theo đúng kế hoạch của Tổng công ty và quy định của Pháp luật Đây là chức năng cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất, được cụ thể hoá thành các nhiêm vụ sau:
Thứ nhất, Công ty có nghĩa vụ nhận vốn, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực do Tổng công ty giao, thực hiện các quyết định của Tổng công ty về điều chỉnh vốn và các nguồn lực đầu vào, đầu ra phù hợp với các hoạt động của công ty trong từng giai đoạn phát triển cụ thể
Thứ hai, tiến hành thu mua nguyên liệu đầu vào theo chỉ tiêu, quy định, kế hoạch của Tổng Công ty về số lượng, chất lượng, cách thức mua Tiếp nhận và bảo quản nguyên vật liệu theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo vệ tốt nguyên vật liệu, đảm bảo dự trữ để sản xuất diễn ra bình thường, liên tục
Thứ ba, tổ chức sản xuất theo đúng quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá, thực hiện đầy đủ các quy định về chất lượng sản phẩm, các biện pháp an toàn lao động cũng như các giải pháp bảo vệ môi trường Thiết lập một hệ thống kho hàng nhằm giữ gìn nguyên vẹn thành phẩm
Thứ tư, thiết lập một mạng lưới kênh phân phối rộng khắp các tỉnh, thành phố trên cả nước để tiêu thụ sản phẩm nhanh, đáp ứng có hiệu quả nhu cầu người tiêu dùng Xây dựng hệ thống các đại lý, văn phòng đại diện nhằm đẩy mạnh tiêu thụ
Thứ năm, trực tiếp thực hiện việc điều tra nghiên cứu thị trường, phát triển những thị trường mới đi đầu với việc nghiên cứu chế tạo những sản phẩm mới để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Đồng thời, Công ty cũng có nhiệm vụ theo dõi việc phân phối, sử dụng thuốc lá, phát hiện những nhược điểm, thiếu sót cũng như những tiêu cực để có những đề nghị cải tiến, khắc phục kịp thời
Thứ sáu, thực hiện công tác hậu cần vật tư phục vụ cho sản xuất: trực tiếp đến các địa phương khảo sát, xem xét, tìm hiểu khả năng thực tế trong việc khoanh vùng sản xuất nguyên liệu cho Công ty, lên kế hoạch đầu tư vốn, kỹ thuật để có thể chủ động nguồn đầu vào cho sản xuất Mặt khác, Công ty tham gia đóng góp tích cực trong việc tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu từ nước ngoài
Thứ bảy, xây dựng và vận dụng một hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISO, hệ thống tiêu chuẩn an toàn đối với môi trường Đào tạo, nâng cao trình độ kỹ thuật nghiệp vụ, năng lực quản lý cho cán bộ công nhân viên Công ty phù hợp với tình hình mới
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
2.2.1 T ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán t ạ i Công ty TNHH M ộ t Thành Viên Thu ố c Lá Th ă ng Long a) Mô hình bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công việc kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty Ở các PX khác không có tổ chức kế toán riêng b) Sơ đồ bộ máy kế toán
* Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính
Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng, Phó phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyền hạn các thành viên được quy định như sau:
- Chịu trách nhiệm trước GĐ mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính của nhà máy
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chế độ quản lí của nhà nước
- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp
- Tổ chức công tác kiểm kê định kì theo quy định
- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê, kế toán các đơn vị trong nhà máy
- Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng
- Trực tiếp làm các phần việc:
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành
+ Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh,
+ Kế toán các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước
+ Kế toán khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty
Kế toán vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản tạm ứng:
- Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho các loại vật liệu trong nhà máy
- Thực hiện việc kiểm kê định kì theo quy định của nhà nước
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các khoản tạm ứng
- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng
Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác:
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi
- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác
Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ:
- Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượng sử dụng Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định
- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị và thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định
- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của Công ty
- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn
- Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm về mặt số lượng
- Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng
Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính:
- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng
- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng
- Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng
- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê theo quyết định
Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xây dựng:
- Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của nhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay
- Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí
Kế toán thanh toán với người bán, kế toán xây dựng cơ bản:
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán
- Theo dõi các khoản công nợ với người bán
- Kiểm tra các dự toán, thanh quyết toán các công trình và các hạng mục công trình về xây dựng cơ bản đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự về xây dựng cơ bản theo đúng quy định của nhà nước
- Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy
- Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kì theo quy định
- Quản lí các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như tiền (kì phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm ) và các khoản kí quỹ bằng vàng của các hợp đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng
2.2.2 T ổ ch ứ c ch ứ ng t ừ k ế toán t ạ i Công ty TNHH M ộ t Thành Viên Thu ố c Lá Th ă ng Long
Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc được lập dựa trên Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/1014 của Bộ Tài Chính Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được tham khảo mẫu chứng từ kế toán Thông tư số 200/2014/TT-BTC để xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty, đáp ứng được yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, kịp thời, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu Việc lập và lưu chuyển chứng từ cụ thể tới khi ghi sổ, lưu trữ và trách nhiệm được phân rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan
Hệ thống chứng từ được công ty xây dựng theo quy định Nhà nước, ngoài ra công ty cũng sử dụng một số chứng từ do công ty tư thiết kế Các chứng từ bắt buộc như phiếu thu – chi, hoá đơn GTGT, … sẽ được áp dụng theo quy định Bộ Tài Chính ban hành Các giấy tờ khác như giấy xuất kho, giấy tạm ứng, hoàn ứng tiền … được đơn vị tự in ra
Hệ thống chứng từ được thể hiện ở phụ lục 1 - Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty thuốc lá Thăng Long
* Tổ chức lập, luân chuyển, lưu trữ, kiểm tra chứng từ kế toán:
- Tổ chức lập chứng từ: khi có nghiệp vụ phát sinh công ty lập chứng từ theo yêu cầu, các bộ phận liên quan nghiệp vụ lập chứng từ bắt buộc và hướng dẫn theo quy định Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng long áp dụng công nghệ máy để thực hiện thao tác chứng từ dễ dàng hơn và các bộ phận sẽ rà soát từ lúc đầu để đảm bảo các thông tin có tính chính xác và đầy đủ
- Luân chuyển chứng từ: Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ theo từng phòng ban Căn cứ vào nghiệp vụ của từng phòng ban, có thể phát sinh những chứng từ liên quan, phòng tài chính kế toán kết hợp với các phòng ban về quá trình đường đi, thời gian thực hiện Việc quy trình được quy định cụ thể Thực tế, do số lượng công việc phát sinh, kế toán trưởng cùng với các phòng ban liên quan tự xây dựng quy định về thời gian dựa vào quy trình đã được ban giám đốc công ty phê duyệt Việc quy định này do khối lượng của công mà có thể thay đổi theo từng tháng, không cố định Việc này có thể gây khó khăn cho những kế toán viên mới, hoặc thay đổi nhịp làm việc của các nhân viên kế toán đòi hỏi việc thích ứng trên tình hình thực tế
Chứng từ mà kế toán sử dụng Phụ lục 02 về hoá đơn GTGT và các chứng từ sử dụng
+ Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
+ Phiếu Xuất kho (Mẫu số: 02-VT, Ban hành theo TT số 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng BTC)
+ Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn và các chứng từ sổ sách có liên quan Các chứng từ sử dụng để ghi nhận chi phí bán hàng bao gồm:
* Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
* Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)
* Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại
* Phiếu thu, giấy báo Có
- Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán:
Sau khi chứng từ phát sinh xong, cuối tháng, kế toán phần hành sẽ đóng thành từng tập, từng file ghi rõ nội dung Việc phân loại theo ngày tháng, theo khách hàng, theo các loại chứng từ,
Việc bảo quản chứng từ phụ thuộc vào sự chủ động của kế toán phần hành Công ty có kho tư liệu của phòng tài chính kế toán và kho Lưu trữ chứng từ Các tài liệu kế toán sau khi phục vụ các đoàn thanh kiểm tra, quyết toán xong đều có thể đưa xuống kho Lưu trữ chứng từ
Phụ lục 3 quy định cụ thể thời gian lưu trữ chứng từ và đơn vị lưu chứng từ
Các dữ liệu điện tử, các chứng từ nhập máy tính trên phần mềm kế toán như hóa đơn điện tử, các phiếu nhập, các phiếu xuất, cũng được sao lưu hằng ngày và lưu trữ hàng năm Khi kết thúc niên độ, kế toán tổng hợp sẽ khóa toàn bộ dữ liệu và sao lưu nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu
- Tổ chức kiểm tra kế toán:
Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện qua từng phần hành kế toán: đầu tiên bộ phận có nghiệp vụ kế toán rà soát kiểm tra chứng từ một lần, rồi sau đó đưa cho trưởng, phó phòng bộ phận đó kiểm tra xác nhận một lần nữa
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
2.3.1 Nh ữ ng k ế t qu ả đ ã đạ t đượ c
Sau quá trình tìm hiểu về công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long, cụ thể về công tác tổ chức kế toán, học viên nhận thấy có những ưu điểm sau:
Công tác kế toán của toàn công ty đã được đánh giá là chất lượng tốt, luôn cập nhật các văn bản pháp luật sớm nhất về các chế độ kế toán, giúp công tác kế toán được gọn nhẹ hơn nhờ hỗ trợ bởi phần mềm kế toán iBOSS
Với hình thức hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khoa học, phân cấp rõ ràng, chuyên môn hóa cho từng nhân viên Điều đó giúp cho công tác kế toán của công ty được hiệu quả hơn, phân quyền rõ ràng giúp các nhân viên phát huy tốt hơn khả năng của mình
Chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán khá đồng đều, cơ bản có trình độ và kinh nghiệm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình, không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Theo kết quả nghiện cứu và khảo sát, có thể đánh giá bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động Các cán bộ, công nhân viên trong bộ máy có trình độ chuyên môn cao, có năng lực quản lý tốt, đủ đáp ứng cho việc vận hành phòng kế toán hiệu quả Hằng năm công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được tham gia học tập, chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán
Về chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ được sử dụng tại công ty theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách khách quan trung thực trên chứng từ
Các chứng từ đều được ký hiệu và đánh số theo thứ tự thời gian và được kiểm tra về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra các con số, các chữ ký và các định khoản… việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp hay số chi tiết được đầy đủ, kịp thời và chính xác
Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ phát sinh trong quá trình kinh doanh được thực hiện một cách chặt chẽ, có sự liên kết hợp lý giữa các bộ phận với phòng kế toán công ty
Về hệ thống tài khoản áp dụng:
Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long đã xây dựng được hệ thống tài khoản hợp lý Ngoài việc tuân thủ hệ thống tài khoản áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, các tài khoản chi tiết cũng được xây dựng phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Quy mô Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long rộng lớn nên các tài khoản chi tiết được tạo thêm khá nhiều, nhưng vẫn có thể nhận thấy là số lượng tài khoản và cách đánh số tài khoản chi tiết khá rõ ràng Hệ thống tài khoản được thống nhất trong toàn Công ty, làm tăng hiệu quả công tác kế toán, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết có tính chính xác cho ban lãnh đạo công ty, là cơ sở tin cậy để đưa ra quyết định kinh doanh
Hạch toán khá đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty và nhà máy + Hệ thống tài khoản công ty sử dụng giúp cho công ty dễ dàng quản lý được, gọn nhẹ, bỏ qua những tài khoản không cần thiết phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay
+ Công ty đã sử dụng linh hoạt tất cả tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và chi tiết các tài khoản khi cần thiết để dễ dàng quản lý từng khoản mục, từng chi phí, theo dõi chặt chẽ sự biến động của các tài khoản
Về sổ sách kế toán:
Các loại sổ được mở đầy đủ rõ ràng, có sự thống nhất về mẫu sổ kế toán trong toàn công ty Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán iBOSS, việc tạo lập các mẫu số khá gọn nhẹ và khoa học với khả năng có thể chi tiết theo từng đối tượng, từng mặt hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh
Các mẫu số được thiết kế linh hoạt phù hợp với đặc điểm của công ty tạo điều kiện cho việc kiểm tra, kiểm soát số liệu cung cấp cho các nhà quản lý + Với phần mềm được lập trình sẵn, các biểu mẫu sổ sách tuân thủ theo hướng dẫn của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính rất phù hợp với tình hình hạch toán của công ty nên mọi thông tin, số liệu rất chính xác dễ hiểu và dễ kiểm tra
+ Giao diện của phần mềm kế toán dễ hiểu, dễ nhìn, phần mềm kế toán được phân quyền theo vị trí chuyên môn của từng kế toán viên điều đó giảm nhẹ việc ghi sổ bằng tay, mọi báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho cấp trên được cung cấp một cách dễ dàng nhanh chóng khi cần thiết
Về tổ chức báo cáo kế toán:
Với việc là phương thức để trình bày kết quả hoạt động để đánh giá tình hình thực tế, BCKT mang đến cho chủ doanh nghiệp cái nhìn chân thực về tình hình hoạt động của Doanh nghiệp Trong thời điểm này việc lập báo cáo là rất quan trọng thì việc xem và đánh giá báo cáo còn quan trong gấp nhiều lần bởi đó là căn cứ để Doanh nghiệp đưa ra quyết định điều hành Với sự hỗ trợ từ tính năng tự động lập báo cáo của phần mềm kế toán công ty có thể rút ngắn thời gian tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo, dnah thời gian cho hoạt động đọc và phân tích báo cáo để có những quyết định điều hành hoặc tham mưu cho ban lãnh đạo
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ THĂNG
Định hướng và mục tiêu phát triển của Công ty
3.1.1 Đị nh h ướ ng phát tri ể n
Công ty không ngừng nâng cao giá trị doanh nghiệp nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho chủ sở hữu vốn, người lao động và xã hội
Theo báo cáo thường niên, dự báo năm 2023 còn nhiều thách thức, Công ty Thuốc lá Thăng Long đặt ra mục tiêu tổng quát là đảm bảo sự phát triển hài hoà giữa các đơn vị thành viên trong nhóm Công ty, nâng cao hiệu quả hoạt động đặc biệt tại các công ty con trong nhóm, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh do Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam giao trong năm kế hoạch; Giữ vững thị trường tiêu thụ nội địa, tập trung công tác phát triển sản phẩm mới, phục hồi sản lượng xuất khẩu Công ty Thuốc lá Thăng Long phấn đấu đạt doanh thu 6 nghìn 7 trăm tỷ đồng, nộp ngân sách Nhà nước hơn 4 nghìn tám trăm tỷ đồng
Thực hiện mục tiêu phát triển bền vững, xây dựng thương hiệu, duy trì và tiếp tục kiện toàn mô hình cấu trúc tổ chức Công ty tinh gọn, chuyên nghiệp hóa và chuyên môn hóa từng khâu trong chuỗi kinh doanh, hướng tới thị trường và hướng tới khách hàng Tuyển chọn và đào tạo nguồn nhân lực giỏi, chuyên sâu, lành nghề; khuyến khích tính hiệu quả, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ; xây dựng văn hóa doanh nghiệp, chăm lo đời sống, tinh thần, vật chất để người lao động ngày càng yên tâm và gắn bó lâu dài với Công ty
Thực hiện việc lựa chọn công nghệ hiện đại và tự động hóa, sản xuất các sản phẩm mới, đáp ứng yêu cầu thị trường thuốc lá, quy chế quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo nguồn vốn sản xuất kinh doanh và phát triển đầu tư
Công ty Thuốc lá Thăng Long đề ra 8 nhóm giải pháp để thực hiện kế hoạch năm 2023, trong đó Công ty Thuốc lá Thăng Long tiếp tục kiên định với mục tiêu: “Giữ vững thị trường phía Bắc, đẩy mạnh công tác phát triển thị trường miền Trung và phía Nam; Đầu tư phát triển nhóm sản phẩm chuyển đổi; Xây dựng và hợp tác chắc chắn với hệ thống khách hàng; Quản trị tốt dòng chảy sản phẩm tạo hiệu quả kinh doanh cho hệ thống phân phối; Xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đáp ứng tốt tình hình hiện tại” Để thực hiện mục tiêu này, Công ty triển khai một số giải pháp chủ yếu như: Phát huy nội lực, triệt để khai thác năng lực sẵn có, tận dụng mọi cơ hội, đẩy mạnh toàn diện, đồng bộ mọi hoạt động trong toàn Công ty, phấn đấu hoàn thành kế hoạch SXKD; cải tiến chất lượng sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng
Tập trung cho công tác nghiên cứu, phối chế, sản xuất sản phẩm mới có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu đa dạng hóa sản phẩm của Công ty; Tuân thủ quy trình sản xuất, bố trí hợp lý máy móc, thiết bị và sự hoạt động tốt của khâu sản xuất nhằm đáp ứng chất lượng, số lượng và mẫu mã chủng loại sản phẩm; Tập trung cao độ cho công tác thị trường - tiêu thụ, giữ vững thị trường truyền thống đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, mở rộng và phát triển thị trường mới còn trống Chú trọng nâng cao hình ảnh thương hiệu sản phẩm của Công ty cũng như thương hiệu “Thuốc lá Thăng Long”
Giữ vững vị thế nhà cung cấp thuốc lá chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, kinh doanh hiệu quả, phát triển bền vững Đảm bảo hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh do Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam giao nằm phát huy vai trò một trong những đơn vị hàng đầu sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu
Thúc đẩy sự phát triển hài hoà giữa các đơn vị thành viên, nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hoá tổ chức sản xuất thuốc lá toàn Nhóm Công ty nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, khai thác hiệu quả năng lực sản xuất và máy móc thiết bị đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu sản xuất kinh doanh do Tổng công ty Thuốc Lá Việt Nam giao trong năm kế hoạch Đầu tư hiệu quả, hiện đại hoá máy móc thiết bị sản xuất, nâng cao chất lượng công nghệ phối chế tạo bước đột phá về chất lượng sản phẩm, khẳng định vị thế của Công ty trên thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước
Chủ động đề ra các giải pháp nhằm tiếp tục phát triển thị trường trong nước, phục hồi sản lượng xuất khẩu Cơ cấu lại sản phẩm nội địa của Công ty theo hướng tấp trung cho sản phẩm chủ lực và các thị trường truyền thống, đẩy mạnh nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới thuộc phân khúc cận cao cấp, chú trọng sức mạnh cạnh tranh cho các sản phẩm chủ lực Đa dạng hoá các sản phẩm xuất khẩu, thị trường xuất khẩu Củng cố quan hệ với các đối tác truyền thống, tìm kiếm các khách hàng mới chú trọng phát triển thêm thị trường các nước đang phát triển, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương
Tăng cường đầu tư đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tập trung chú trọng các khía cạnh kỹ thuật phối chế, kỹ thuật vận hành sửa chữa máy móc thiết bị và nhân lực quả trị trung, cao cấp
Phát triển bền vững đi đôi với bảo về môi trường sinh thái; chăm lo đời sống, sức khoẻ và môi trường làm việc cho CBCNV công ty; thực hiện trách nhiệm xã hội, quan tâm đến sức khoẻ cộng đồng.
Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện
Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế nên không thể tách rời khỏi các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của một đất nước Do đó, khi hoàn thiện công tác kế toán phải tôn trọng các chính sách tài chính, đáp ứng các yêu cầu quản lý hiện hành về công tác kế toán và các quy định khác liên quan, cần đảm bảo tiếp cận với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán quốc tế phù hợp với các quy định của
Luật Kế toán, các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam đã cung cấp một khung pháp lý chung cho các doanh nghiệp Vì vậy, khi hoàn thiện công tác kế toán, doanh nghiệp cần có sự vận dụng hợp lý các quy định được đưa ra
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin phục vụ cho các đối tượng quan tâm Đối tượng sử dụng thông tin do kế toán cung cấp được chia thành hai loại, đó là các đối tượng trong doanh nghiệp và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Với đối tượng sử dụng thông tin khác nhau nên yêu cầu nguồn thông tin cung cấp và sử dụng cũng khác nhau
Các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thường bao gồm: các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, ngân hàng, các tổ chức tài chính, các nhà đầu tư, các đối tác Thông tin kế toán cung cấp phục vụ cho các đối tượng bên ngoài thường được thể hiện trên các BCTC đòi hỏi phải có độ tin cậy, khách quan, có giá trị pháp lý cao, trình bày đảm bảo đơn giản, dễ hiểu cho người sử dụng thông tin, những thông tin trọng yếu có ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định của người sử dụng thông tin phải được trình bày công khai trong BCTC theo thể thức quy định và thống nhất Đối tượng ở bên trong nội bộ doanh nghiệp như nhà quản trị cấp cao và các cấp trong doanh nghiệp Những thông tin về tình hình tài sản cố định có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị Bởi các thông tin này chủ yếu phục vụ việc đưa ra quyết định của nhà quản trị nên việc trình bày và cung cấp thông tin này phải đáp ứng được yêu cầu linh hoạt, kịp thời và hữu ích Các thông tin đưa ra để phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị thường chưa có sẵn nên để có thể cung cấp các thông tin này, người làm kế toán cần căn cứ trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán kết hợp với việc thu thập các luồng thông tin cũng như việc sử dụng các công cụ hỗ trợ khác
* Nguyên tắc hoàn thiện: phù hợp, kế thừa, tiết kiệm, hiệu quả Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp cần đảm bảo phù hợp với môi trường và đặc điểm hoạt động kinh doanh, phải xuất phát từ thực trạng của doanh nghiệp như trình độ quản lý, mục tiêu phát triển, trình độ của đội ngũ cán bộ nói chung và kế toán nói riêng Nội dung hoàn thiện phải chọn lọc những nội dung đã có, xây dựng nội dung chưa có hoặc chưa hoàn thiện, không phá vỡ cấu trúc hiện tại, đảm bảo việc hoàn thiện mang tính thực tế và có ý nghĩa nhằm phục vụ tốt nhất quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp cần đảm bảo tính khả thi, tính hiệu quả bởi lẽ mục tiêu của bất cứ doanh nghiệp nào khi tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh cũng là tối đa hóa lợi nhuận gắn với phát triển bền vững Tính hiệu quả đòi hỏi các giải pháp hoàn thiện của kế toán khi thực hiện phải đem lại sự cải tiến trong công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu tốt hơn trong công tác quản lý Tính khả thi đòi hỏi các giải pháp hoàn thiện phải giải quyết được những vấn đề phát sinh từ thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, phản ánh đúng bản chất, đúng nguyên lý kế toán
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ khối lượng công việc nhưng vẫn mang tính khoa học cao Doanh nghiệp phải giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được
Những yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và là cơ sở quan trọng trong việc đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc lá Thăng Long.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long
3.3.1 Hoàn thi ệ n t ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán t ạ i Công ty TNHH M ộ t Thành Viên Thu ố c Lá Th ă ng Long
- Một là, xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của DN: Mỗi DN có quy mô và đặc điểm khác nhau về tổ chức quản lý cũng như trình độ quản lý, khối lượng nghiệp vụ kinh tế và tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế cũng khác nhau Do đó, cần bố trí những người làm kế toán có kinh nghiệm vào các phần hành kế toán phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn Thông thường, đối với DNSX, phần thực hành kế toán được cho là phức tạp và có khối lượng công việc lớn hơn cả là kế toán bán hàng và giá vốn hàng hóa, do đó, phần hành này phải bố trí những người làm kế toán có trình độ chuyên môn cao và có nhiều kinh nghiệm Như thế mới đáp ứng được yêu cầu thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho công tác quản lý
- Hai là, xác định số lượng bộ phận kế toán của bộ máy kế toán trong DN: Số lượng bộ phận kế toán trong DNSX cần được xác định phù hợp để đảm bảo mối quan hệ công tác giữa các bộ phận này trong mối quan hệ chung với tất cả các bộ phận kế toán của bộ máy kế toán nhằm có sự phối hợp, phân công trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị Đối với những DNSX có quy mô lớn, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng thường phải bố trí nhiều bộ phận kế toán hơn các DNSX có quy mô nhỏ
- Ba là, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng bộ phận hợp lý: Những người làm công tác kế toán của DNSX có trình độ cao sẽ tăng được năng suất lao động kế toán và xử lý công việc chuyên môn chính xác và thuận lợi, do đó giảm được số lượng của đội ngũ này trong việc xử lý công tác kế toán của từng phần hành cũng như toàn bộ công tác kế toán Vì thế, các DN cần có hướng tuyển dụng những nhân viên lành nghề và thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ này
- Bốn là, tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị Sơ đồ: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong các DN đối với các DNSX, mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung thường được bố trí thành các bộ phận sau đây:
Bộ phận kế toán tài sản, vật tư
Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính các loại tài sản cố định, các loại vật tư trong DN Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về nhập, xuất tài sản cố định, vật tư, người làm kế toán bộ phận này kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ; phân loại chứng từ phục vụ cho việc ghi chép KTTC để ghi sổ kế toán nhằm cung cấp được các thông tin cho việc lập BCTC và thông tin cho quản trị nội bộ về tài sản cố định, vật tư
Bộ phận kế toán tiền và thanh toán Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC các loại tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản thanh toán trong công ty Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản thu, chi tiền, các khoản tương đương tiền và các khoản thanh toán, người làm kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ KTTC để cung cấp các thông tin về KTTC cho việc lập BCTC, Bộ phận kế toán chi phí kinh doanh:
Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC chi phí kinh doanh của DN Trên cơ sở các chứng từ phát sinh về các khoản chi phí như: bán hàng, quản lý DN, sản xuất chung và các chi phí kinh doanh khác để kiểm tra, phân loại, tính toán phân bổ chi phí cho từng đối tượng theo yêu cầu quản trị, thực hiện việc ghi sổ KTTC về chi phí kinh doanh nhằm cung cấp thông tin cho việc lập BCTC và báo cáo quản trị Bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC doanh thu và kết quả kinh doanh
Trên cơ sở các chứng từ kế toán phát sinh về các khoản doanh thu, các loại kết quả kinh doanh của DN, người làm kế toán kiểm tra, phân loại chứng từ, tính toán, xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động hay loại hàng hóa, tính các khoản thuế phải nộp nhà nước, ghi sổ KTTC theo từng loại doanh thu và kết quả kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin KTTC phục vụ cho việc lập BCTC
Bộ phận kế toán nguồn vốn, quỹ
Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC các loại nguồn vốn, quỹ của DN
Trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản nguồn vốn, quỹ của công ty phát sinh, người làm bộ phận kế toán này kiểm tra, phân loại chứng từ và ghi sổ KTTC theo yêu cầu quản trị từng nguồn vốn, quỹ nhằm cung cấp thông tin cho việc lập BCTC và báo cáo quản trị về nguồn vốn, quỹ của DN
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán này có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện KTTC các phần hành kế toán còn lại mà các bộ phận kế toán khác chưa thực hiện, đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu, số liệu từ các phần hành kế toán khác cung cấp để lập BCTC
Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn có thể thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính và tổ chức công tác phân tích tài chính của DN nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho các đối tượng sử dụng (Cụ thể theo Sơ đồ trên)
S ơ đồ 13: S ơ đồ b ộ ph ậ n k ế toán t ổ ng h ợ p
3.3.2 Hoàn thi ệ n t ổ ch ứ c v ậ n d ụ ng ch ế độ ch ứ ng t ừ k ế toán t ạ i Công ty TNHH M ộ t Thành Viên Thu ố c Lá Th ă ng Long
Hệ thống chứng từ kế toán trong các doang nghiệp có ý nghĩa quan trọng nhằm thu nhận, xử lý các thông tin ban đầu phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính Để công tác tổ chức chứng từ tại Công ty TNHH Một Thành Viên Thuốc Lá Thăng Long hoàn chỉnh hơn nữa, luận văn xin đưa ra một số giải pháp chung nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ như sau:
Thứ nhất, quy định rõ ràng căn cứ để lập chứng từ bao gồm (Hợp đồng kinh tế, đề nghị thanh toán của nhà cung cấp, hóa đơn, nội dung công việc phát sinh) Quy định về người lập chứng từ là người có trách nhiệm và phụ trách nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ cần lập Người lập có thể là nhân viên trong của từng phòng ban, các trưởng phòng, hoặc bao gồm cả lãnh đạo của doanh nghiệp Dựa vào các căn cứ trên, người lập chứng từ lựa chọn các chứng từ phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh đó để lập chứng từ Bộ chứng từ đầy đủ sẽ bao gồm: Bộ căn cứ bản photo để lập chứng từ và chứng từ đã lập Đối với hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ là chứng từ gốc quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán nên cần được lập đúng theo quy định tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý và sử dụng hoá đơn, phải ghi đầy đủ các thông tin trên hoá đơn, hạn chế đến mức tối đa những sai sót Và để tránh tối đa những sai sót do lập hóa đơn gây ra, DN đã làm hoá đơn điện tử để dễ dàng khai thác dữ liệu (kể cả giữa các hệ thống khác nhau), tiết kiệm chi phí (trong cả việc phát hành hóa đơn cũng như lưu trữ hóa đơn) mà còn dễ dàng quản lý (hạch toán thuận tiện, kế toán dễ dàng đối chiếu dữ liệu, không lo xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn,…) Lợi ích hơn cả đó là việc quyết toán thuế của Công ty với cơ quan thuế Điều này được mô phỏng qua sơ đồ sau:
S ơ đồ 14: S ơ đồ tri ể n khai ph ầ n m ề m hóa đơ n đ i ệ n t ử
Thứ hai, phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán Sau khi lập hoặc tiếp nhận chứng từ, kế toán phân loại chứng từ, nhập số liệu vào phần mềm kế toán và in ra, đây đồng thời là quá trình ghi sổ kế toán có liên quan Quá trình này phải được thực hiện bởi từng nhân viên kế toán phần hành, chứng từ của phần hành kế toán nào do kế toán đó thực hiện sắp xếp và ghi sổ kế toán để tránh tình trạng nhầm lẫn và mất mát chứng từ
Thứ ba, ngoài việc phải lưu trữ và bảo quản chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước và chế độ kế toán Việc lưu trữ chứng từ phải đảm bảo tính ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, dễ tra cứu Chứng từ sẽ được lưu trữ trong một năm tại từng phần hành kế toán, khi hết năm tài chính sau khi thực hiện đầy đủ công tác kiểm tra chứng từ thì các kế toán viên tiến hành đóng chứng từ vào từng hộp có dán gáy tệp rõ ràng chuyển vào kho để lữu trữ Kho lưu trữ chứng từ của kế toán là các tủ hồ sơ có khóa do kế toán trưởng nắm giữ không ai có quyền mở tủ lưu trữ chứng từ một cách tùy tiện khi chưa có sự đồng ý của kế toán trưởng