Báo cáo nhóm môn hành vi tổ chức foundations of organizational structure

Cơ cầu tổ chức không chỉ là một sơ đồ với tên và các chức năng hay quyền hạn của nhân viên mà nó còn là một công cụ mà doanh nghiệp lựa chọn để thể hiện và hoàn thành tầm nhìn và sứ mệnh

TONG LIEN DOAN LAO DONG VIET NAM

TRUONG DAI HOC TON ĐỨC THẮNG KHOA QUAN TRI KINH DOANH

DAI HOC TON DUC THANG BAO CAO NHOM MON HANH VITO CHUC

CHAPTER 15

FOUNDATIONS OF ORGANIZATIONAL STRUCTURE

Giảng viên hướng dẫn: Lê Phước Luông

Lớp hành vi tổ chức: 02

Nhóm: 08

Danh sách sinh viên thực hiện

1

2

3

4

5

TP.HCM, THANG 05, NAM 2022

MỤC LỤC

1 CASETNCIDENT 1 Kuuki: Readimng the Atmosphere - «s55 s55 c+ «s3 2 15-10 Cơ cầu tô chức phức tạp theo chiều dọc mang tính thứ bậc về bản chất Chúng không linh động vì từng phòng ban được xác định vai trò rõ ràng Điều này là một bắt lợi hay lại giúp tổ chức có khả năng thích ứng nhanh chóng 2 252cc scccsxsei 3

15-11 Van dé la gì khi có những vai trò được xác định chặt chẽ như vậy? 3

15-12 “Reading the alr” có phải chỉ là nghe lén và do thảm người khác hay không?

2 CASE INCIDENT 2 Boeing Dreamliner: Engineering Nightmare or

Organizational DISđASÉ€Tr” - 7 sọ họ Họ HH HH TH TH HH BH H8 5 15-13 Bạn có nghĩ đây là trường hợp khó khăn trong việc ra mắt công nghệ mới (có

"bọ" trong bất kỳ hệ thống nào), hay là một trong những sự ra mắt không thành công?.7 15-14 Loại cầu trúc quản lý điều hành nào mà bạn nghĩ sẽ có lợi nhất để đưa

Dreamliner vượt qua được các lỗi cầu thành và trở lại hoạt động? Cầu trúc đó có khác với cầu trúc bạn muốn đề nghị cho việc khắc phục các vấn đề về sản xuất đang diễn ra

không? Phát thảo các ý kiến tiềm năng 5 s11 2112121111 1E 11p tr rA 7 15-15 Cơ cầu tổ chức nào mà bạn muốn đề xuất dé gắn kết hiệu quả các nhà quản lý của Boeing và các nhà cung cấp nước ngoài? Hãy phát thảo ý tưởng của bạn 8

Lời mở đầu

Việc xác định cơ cấu tô chức phủ hợp là một bước rất quan trọng đối với bất kì

doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ Cơ cầu tổ chức không chỉ là một sơ đồ với tên và các chức năng hay quyền hạn của nhân viên mà nó còn

là một công cụ mà doanh nghiệp lựa chọn để thể hiện và hoàn thành tầm nhìn và sứ mệnh

mà doanh nghiệp đó muốn xây dựng Việc lựa chọn và xây dựng một cơ cầu tô chức phù hợp với tổ chức có thể cung cấp được nhiều lợi ích cho hoạt động của công ty và thê hiện

rõ văn hoá của doanh nghiệp, mang lại cầu trúc sống cho tổ chức cũng như giúp mọi thứ

trở nên dễ hiểu hơn

Qua môn học hành vi tô chức và hiểu được tính quan trọng của việc xác định cơ

cầu tô chức phù hợp với doanh nghiệp, chúng em đã nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích và trả lời các câu hỏi của hai case study la “CASE INCIDENT 1 Kuuki: Reading the Atmosphere” va “CASE INCIDENT 2 Boeing Dreamliner: Engineering Nightmare or Organizational Disaster?” Từ đó chúng em có thể ứng dụng tốt hơn các lý thuyết đã học

về cơ cầu tô chức vào các bài tập tình huéng thực tế và hỗ trợ việc hiểu và tiếp thu bài

học này tốt hơn

1 CASE INCIDENT 1 Kuuki: Reading the Atmosphere

Hầu hết các doanh nghiệp Nhật Bản đều rất phức tạp theo chiều dọc của các tô chức có cầu trúc Mỗi phòng ban chính của tô chức đều có cấu trúc dọc riêng và hoạt động thay vì

giống như các doanh nghiệp cá nhân Có rất ít mối quan hệ liên thông giữa các bộ phận

Mỗi bộ phận có vai trò được xác định TÂt TỐ rang

Khi doanh nghiệp tương tác với khách hàng, bộ phận bán hàng và tiếp thị sẽ phụ trách giải quyết đàm phán và thương lượng Ngay cả khi khách hàng cần thông tin kỹ thuật và

sự hỗ trợ, người bán hàng và tiếp thị thường liên quan đến trung gian giữa các kỹ sư của công ty và khách hàng

Các chuyên gia bán hàng thường đảm nhận vai trò là các nhà đàm phán thay mặt cho các

ban sản xuất hoặc nghiên cứu và phát triển

Tổ giao tiếp không phố biến

Một trong những vấn đề lớn là nhân viên bán hàng hiểm khi có chuyên môn kĩ thuật cao Phân lớn nhân viên bán hàng sẽ không được học về khoa học, công nghệ và có thể có nhiều khả năng đạt tiêu chuẩn trong nghệ thuật

Họ được chọn với vai trò bán hàng do kĩ năng xã hội của họ Nhận thức rằng các kỹ sư và chuyên gia kỹ thuật không hòa đồng và do đó không phải là người bán hàng giỏi Trong văn phòng của họ, các công ty Nhật Bản lớn hơn có xu nhiều mở nhiều văn phòng được thiết kế theo kiêu "không gian mở" Điều này cho phép người đứng đầu phòng ban

sẽ hiểu những gì người khác làm và để đảm bảo rằng họ chia sẻ thông tin

Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn ở Nhật Bản, chủ sở hữu doanh nghiệp cũng dựa trên môi trường không gian mở

Chia khóa thành công là "Reading the air” hoặc đọc kuukI Luôn cảnh giác với những gì đang được nói và những gì được thực hiện có nghĩa là các nhà quản lý Nhật Bản truy cập các thông tin đã được cập nhật ngay lập tức Nó có nghĩa là họ biết những gì cá nhân

nhân viên biết Các cá nhân trong một phòng ban thoải mái với tình huống này; thông

báo- chia sẻ thông tin được coI là một cách hiệu quả và quan trong

15-10 Cơ câu tổ chức phức tạp theo chiều dọc mang tính thứ bậc về bản chất Chúng không linh động vì từng phòng ban được xác định vai trò rõ ràng Điều này

là một bắt lợi hay lại giúp tổ chức có khả năng thích ứng nhanh chóng ?

Đó là một bắt lợi

-Các công ty có cơ cầu tô chức theo chiều đọc có nhiều tầng quản lý Quyền lực nằm ở một giám đốc điều hành hoặc chủ sở hữu ở trên cùng của biểu đồ; nhân viên tạo thành các cấp dưới cùng, với quản lý cấp trung ở giữa Các mối quan hệ thứ bậc rất chặt chẽ và cứng nhắc, các công việc được sắp đặt và chuyên biệt hóa và các tổ chức có nhiều quy tắc Cầu trúc này mang lại cho các công ty nhiều quyền kiểm soát và cơ hội đề tiêu chuân hóa công việc và sản lượng một cách hiệu quả Tuy nhiên, việc kiểm soát như vậy cũng

có những nhược điểm của nó

-Đặc biệt trong một môi trường tộc độ nhanh, nơi mọi thứ có thể thay đổi nhanh chóng

Do các quy tắc cứng nhắc, nó trở nên khó thích ứng với những thay đổi

- Ít có sự hợp tác giữa các bộ phận

- Cơ cầu quyền hạn mạnh mẽ có thê làm mắt đi ý nghĩa và sự trao quyền của nhân viên Các công việc chuyên biệt, lặp đi lặp lại có xu hướng nhàm chán, ít mang lại sự hài lòng

cho công việc

15-11 Van dé là gì khi có những vai trò được xác định chặt chế như vậy?

Ưu điểm

- Bên cạnh những vấn đề khó đó thì việc xác định chặc chẽ vai trò còn khiến cho

các nhân viên trong 1 bộ phận sẽ dễ dàng có chuyên môn sâu với lĩnh vực của mình

- Và không phải ai cũng có khả năng thông thạo được nhiều chức năng hay vai trò trong

một tô chức, việc phân chia này khiến họ được làm công việc mà mình yêu thích

-Một nhân viên chuyên sâu về một vai trò sẽ giúp công việc nhanh hơn phát triển hơn rất nhiêu

-Xác định chặc chẽ vai trò khiến nhân viên sẽ có trách nhiệm cao hơn đối với công việc của mình

Nhược điểm

- Thiếu giao tiếp do đó thiếu học hỏi

- Cơ hội hạn chế để mở rộng lĩnh vực kỹ năng thông qua luân chuyên công việc

- Thiếu khả năng thích ứng

- Khi các vai trò được xác định chặt chẽ, sẽ làm các mối liên hệ liên thông giữa các bộ

phận bị hạn chế và ít đi Bên cạnh đó, việc xác định quá chặc chế các vấn đề sẽ khiến các

nhân viên hành động vì lợi ích của riêng bộ phận, hay chỉ làm việc và hoàn thành trên vai

trò của mình mà quên đi lợi ích chung của cả tô chức

- Khi những vai trò được đặt ra và xác định rõ ràng sẽ gây ra trường hợp nhân viên không năm rõ và không có nhiều kiến thức về các mảng công việc khác VD: nhân viên bán

hàng sẽ không nắm rõ các thông số kĩ thuật của một thiết bị điện tử và ngược lại các kĩ sư

điện tử sẽ không có nhiều khả năng bán hàng

- Dễ gây ra việc xung đột giữa các bộ phận với nhau

- Dễ gây ra việc xung đột giữa các bộ phận với nhau

15-12 “Reading the air” có phải chỉ là nghe lén và do thám người khác hay không? Hầu hết nhân viên họ có cảm thấy thoải mái với tình huống này hay không?

Hầu hết các nhân viên sẽ thoải mái với việc này bởi vì:

- “Reading the air” không dé cap dén viéc nghe trộm hoặc do thám và những hành vị như

vậy có thê không thoải mái đối với nhân viên, mà nó đề cập đến việc luôn để mắt và mở

tai để bạn biết những gì đang xảy ra xung quanh và trong doanh nghiệp

- “Reading the air” không chỉ đơn giản là đánh giá biểu hiện của mọi người khi họ nó, đó còn là việc nuôi dưỡng khả năng cảm nhận bầu không khí hiện có, đề xuất và truyền đạt các ý tưởng để cải tiền, sau đó thực hiện các ý tưởng đó

- Nhiều người trẻ tuổi có óc sáng tạo cao tạo ra rào cản giao tiếp trong đội của họ vì họ không giỏi "đọc không khí”

- Bầu không khí được tìm thấy khi tụ tập với bạn bè, tại nơi làm việc hoặc thậm chí trong

toàn xã hội luôn được cấu tạo bởi các luồng "không khí" khác nhau Chỉ khi có đủ bản

năng đề cảm nhận được những dòng chảy khác nhau này, người ta mới có thê nói và ứng

xử một cách phù hợp cũng như đề ra các chiến lược phù hợp

Đó là lý do tại sao, từ cá nhân, doanh nghiệp đến lãnh đạo quốc gia, khả năng “đọc không khí” này sẽ sớm trở thành chìa khóa sinh tồn trong thê giới hiện đại không ngừng thay đôi này

2 CASE INCIDENT 2 Boeing Dreamliner: Engineering Nightmare or Organizational Disaster?

Một chiếc máy bay trong sự tưởng tượng, chiếc máy bay 787 Dreamliner của Boeing là một ý tưởng tuyệt vời: được làm từ vật liệu tổng hợp, chiếc máy bay sẽ đủ nhẹ để giảm đáng kể chỉ phí nhiên liệu trong khi duy trì tải lượng hành khách lên tới 290 ghế Các

hãng hàng không đã chọn lựa các phương án từ một danh sách dài những thứ xa xỉ chưa

từng có đề thu hút công chúng bay và đặt hàng của họ trước ngày hoàn thành dự kiến Và

sau đó vẫn đề bắt đầu Một chiếc máy bay như 787 có một thiết kế phức tạp như một nhà

máy điện hạt nhân, và cầu trúc tô chức ở nước ngoài phức tạp tương tự của Boeing không

giúp thực hiện Boeing nguồn lực bên ngoài 67% sản xuất và nhiều chức năng kỹ thuật của nó Trong khi địa điểm lắp ráp chính thức nằm ở Everett, Washington, các bộ phận được sản xuất tại 100 địa điểm cung cấp tại các quốc gia trên toàn thế giới và một số nhà cung cấp đó đã ký hợp đồng làm việc cho các công ty khác Bởi vì kế hoạch khoán ngoài cho phép các nhà cung cấp phát triển bản thiết kế riêng của họ, rào cản ngôn ngữ trở thành một vẫn đề ở Washington khi công nhân vật lộn để hiểu hướng dẫn lắp ráp nhiều

thứ tiếng Khi các thành phần không khớp với nhau đúng cách, các sửa đôi cần thiết dọc

theo chuỗi cung ứng và kỹ thuật gần như không thê thực hiện được Chiếc máy bay đầu tiên rời khỏi đường băng trên một chuyền bay thử nghiệm vào năm 2009, nhưng Boeing

đã phải mua một trong những nhà cung cấp (chỉ phi: 1 ty dé la) dé giúp sản xuất máy bay Việc cung cấp khách hàng đầu tiên vẫn còn nhiều năm nữa Nếu Boeing và các nhà quan sát trong ngành nghĩ rằng những rắc rối của họ đã chấm dứt khi đơn đặt hàng đầu tiên được giao cho All Nippon Airways (ANA) vao nam 2011, cham hon lịch trình 3 năm và

sau ít nhất bảy lần chậm trễ sản xuất, họ đã sai lầm Bên cạnh những khó khăn liên tục về

việc vẫn còn chậm trễ lịch trình, chiếc Dreamliner của Boemg đã phải chịu nhiều vấn đề

về cơ học Sau khi pin lithium-ion tiên tiễn về mặt công nghệ của máy bay bắt đầu bốc cháy trên một máy bay và buộc phải hạ cánh khẩn cấp vào tháng I năm 2013, ANA va

Japan Airlines da ha canh các hạm đội của họ FAA theo sau vụ kiện, hạ cánh tất cả 787

chiếc tại Hoa Kỳ 50 máy bay Dreamlin còn lại trên toàn thế giới sau đó bị giới hạn ở đường băng cho đến khi tìm ra giải pháp Điều này có vẻ như là một vẫn đề về cầu trúc tô chức, cả ở trụ sở chính và nước ngoài Tuy nhiên, trong lịch sử của 787 đã có quá nhiều

thay đôi quản lý đến mức bất kỳ ai cũng khó có thê nhận diện trách nhiệm về lỗi đề thực

hiện thay đổi tô hoặc cơ cầu tô chức Đối với công việc được thực hiện ở nước ngoài, có thể xem xét việc tái cơ cầu lại các mối quan hệ báo cáo nhằm nâng cao trách nhiệm quản

lý và gắn kết các nhà cung cấp với cơ cầu tô chức của Boeing Hoặc "thuê lai" dé dua hoạt động sản xuất đến gần địa điểm lắp ráp cuối cùng và dưới sự kiểm soát của Boeing trong khi tập trung cơ cầu tổ chức có thê là một lựa chọn

15-13 Bạn có nghĩ đây là trường hợp khó khăn trong việc ra mắt công nghệ mới (có

"bọ" trong bất kỳ hệ thống nào), hay là một trong những sự ra mắt không thành công?

Theo tôi đây là một trong những sự ra mắt không thành công vì trong quá trình sản xuất

để chuẩn bị trong khâu ra mắt gặp nhiều vấn dé và vấn đề cốt lõi đó là do tô chức có kiều

tổ chức nước ngoài nên công nhân gặp khó khăn trong quá trình hiểu các hướng dẫn lắp ráp với quá nhiều thứ tiếng khác nhau cộng thêm các thành phần không khớp với nhau đúng cách, các sửa đôi cần thiết dọc theo chuỗi cung ứng và kỹ thuật gần như không thê

thực hiện được Đồng thoi van dé cũng đến từ việc bị chậm trễ lịch trình sản xuấ rất nhiều lần

15-14 Loại cầu trúc quản lý điều hành nào mà bạn nghĩ sẽ có lợi nhất để đưa

Dreamliner vượt qua được các lỗi cầu thành và trở lại hoạt động? Cấu trúc đó có khác với cầu trúc bạn muốn đề nghị cho việc khắc phục các vẫn đề về sản xuất đang diễn ra không? Phát thảo các ý kiến tiềm năng

0 Theo case thi Boeing véi dy an Dreamliner da xảy ra một vài sự có không mong muốn như vụ sử dụng pin lithium-lion véi céng nghé tién tiễn nhưng lại xảy ra sự cổ máy

bay bị bốc cháy hay việc dự án bị chậm tiên độ và gặp nhiều vấn đề về cơ khí Một trong

những lý dó dẫn đến những sự việc không mong muốn là vì lỗi cầu thành và thiếu sự liên

kết trong tô chức Vì thế, cầu trúc ma trận là lựa chọn phủ hợp để dự án Boeing

Dreamliner 787 có thê tránh các lỗi cầu thành từng mắc phải Cầu trúc ma trận phù hợp

với các doanh nghiệp hoạt động theo dự án như Boeing, nhờ đó các phòng ban thuộc dự

án đó sẽ có sự liên kết với nhau hơn cho dự án Dreamliner mà họ chịu trách nhiệm, cũng

như việc được dẫn dắt, giám sát bởi nhiều người sếp sẽ khiến dự án hạn chế các lỗi bộ

phận không đáng có Như việc Dreamliner có một thiết kế mới và phức tạp, vi thé cần có

sự liên kết chặt chẽ giữa các tiểu bộ phận trong dự án này, từ các khâu lên ý tưởng của bộ

phận, khâu thiết kế, phat thảo đến khâu thực thi tạo ra sản phẩm Khi các chuyên gia cùng với các nhân viên của dự án được khuyên khích cùng phối hợp cũng như sự tiện lợi trong việc liên hệ trực tiếp giữa các phòng ban giúp các thông tin cần thiết được truyền đạt rõ

ràng hơn cho nhân viên Bên cạnh đó, các vai trò chức năng của nhân viên và các trách

nhiệm, quyền lực của người quản lý cần được xác định rõ ràng, từ đó các nhà quản lý

Boemg vẫn có sự kiểm soát cần thiết trong một môi trường làm việc linh hoạt Khi các

phòng ban, bộ phận trong dự án phối hợp liên kết nhịp nhàng, cần trọng trong quá trình

làm việc giúp hạn chế các sự thất bại cũng như ôn định hơn thì đó sẽ là nền tang dé ho

giải quyết các van dé và quay trở lại hoạt động

LJ_ Về sản xuất, với các định hướng của Boeing nhằm tôi đa hoá lợi nhuận của các cỗ đông, tạo ra sản phẩm tốn ít nhiên liệu và là máy bay tiên phong sử dụng vật liệu composite, dự án Dreamliner được họ quyết đỉnh thuê ngoài 67% đề hoàn thành công việc phần sản xuất và cả các chức năng kĩ thuật của nó Vì thế nó đã áp dụng cấu trúc ảo

và quyết định dùng 67% nguồn nhân lực bên ngoài đề chịu trách nhiệm về các khâu sản xuất, bao gồm cả những nhà cung cấp nước ngoài Bằng cách áp dụng cấu trúc ảo và phải khắc phục được các vấn đề về sản xuất mà họ đang gặp phải thì đòi hỏi Boeing phải nỗ lực cải thiện việc tương tác, giao tiếp lẫn nhau giữa các nhân viên nội bộ, các nhân lực thuê ngoài và các nhà cung cấp nước ngoài trong quá trình tiên hành sản xuất Trong case, dy an Boeing 787 Dreamliner da gap cac van dé giao tiép, cy thé là van dé rao can ngôn ngữ dẫn đến những người công nhân gặp khó khăn trong việc hiểu các bảng hướng dẫn lắp ráp đa ngôn ngữ Từ đó có thé dẫn đến việc có sai sót, không khớp nhau giữa quá trình sản xuất và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của dự án

L] Vì thế, để khắc phục các vấn đề trong khâu sản xuất mà dự án đang mắc phải khi

áp dụng cấu trúc ảo cho các bộ phận sản xuất kĩ thuật, Boeing cần cải thiên và tạo môi trường giao tiếp thuận tiện cho các bên liên quan Bên cạnh đó cần nâng cao sự hợp tác của các nhà cung cấp nước ngoài, khuyên khích họ tham gia vào các quá trình sản xuất, lắp ráp Khắc phục và hỗ trợ nhân viên các vẫn đề về ngôn ngữ và địa ly dé giúp việc sản xuât trở nên suôn sẻ hơn