Báo cáo cuối kỳ môn quản lý rủi ro sự kiện

DỰ TRÙ RỦI RO SỰ KIỆN Đăng bài về sự kiện vào các hội nhóm Anime Tạo chiến - lược mua combo vé sẽ được giá ưu đãi 2 Vượt quá dự trù kinh phí Có thể Nghiêm trọng Cao Lập thêm 1 bảng dự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC TH ẮNG

BÁO CÁO CUỐI KỲ

MÔN QUẢN LÝ RỦI RO SỰ KIỆN

Mã môn: D03050 Nhóm: 1

GVHD: Th.S Trần Gia Vượng

DANH SÁCH NHÓM

1 Trần Nguyễn Mai Phương D2000421

2 Phạm Nguy n Thanh Ngân ễ D2000106

4 Nguyễn Ti n Hoàng Duy ế D2000036

PHÂN CÔNG CÔNG VI C Ệ

STT Họ và tên MSSV Chi tiết công vi c ệ Chức vụ Mức độ

Thành viên 100%

3 Trần Th Kim ị

Dự trù rủi ro trong và sau sự ki n ệ Thành viên 100%

4 Nguyễn Tiến

Giải pháp xử lý rủi ro trước và trong sự kiện Thành viên 100%

Thành viên 100%

NHẬ N XÉT C A GI NG VIÊN Ủ Ả

NHẬ N XÉT C A GI NG VIÊN Ủ Ả

4 Kịch bản chương trình 11

II D TRÙ R I RO S Ự Ủ Ự KIỆ N 12

1 R i ro ch quan 12ủ ủ1.1 Trước sự kiện 121.2 Trong s ki n 15ự ệ1.3 Sau s ki n 18ự ệ

2 R i ro khách quan 19ủ

III K t lu n 20ế ậ

LỜI MỞ ĐẦU

Lời đầu tiên, cho phép nhóm chúng em xin g i m t l i cử ộ ờ ảm ơn chân thành đến thầy Trần Gia Vượng – Giảng Viên ph trách b môn Qu n lý r i ro s ki n ụ ộ ả ủ ự ệ đã luôn tận tình gi ng dả ạy, hướng d n nh ng ki n th c n n t ng cho nhóm chúng em trong suẫ ữ ế ứ ề ả ốt những bu i h c v a qua ổ ọ ừ Đó chính là nền móng v ng chữ ắc để em có th t ể ự tin bước vào môi trường thực tế để học h i và thực hành nhiỏ ều hơn những gì đã được học Với ch phân tích và d trù r i ro cho s ki n ANI ANI FESTIVAL 2023, nhóm ủ đề ự ủ ự ệchúng em đã thu thập những dữ liệu và phân tích dựa trên những trải nghiệm thực thụ khi làm tình nguy n viên cho s ệ ự kiện đó vào năm 2022 Đối với chúng em, ANI ANI FESTIVAL không ch ỉđơn thuần là m t s ki n v ộ ự ệ ề văn hóa Anime/Manga của Nhật Bản mà còn là nơi để cùng giao lưu, tìm hiểu, h c họ ỏi văn hóa lẫn nhau giữa hai nước Việt – Nhật Đồng thời, nhờ lợi thế về tình yêu Anime/Manga mãnh liệt của từng thành viên trong nhóm, chúng em đã không ngừng n l c làm viỗ ự ệc, rút kinh nghi m, trau d i và h c h i nhiệ ồ ọ ỏ ều hơn để có thể lường trước nhi u r i ro nhề ủ ất

có thể, để đế n khi ANI ANI FESTIVAL 2023 có tổ chức thì chúng em s ph n nào ẽ ầ

đỡ lo lắng và b động hơn về rủi ro, dành th i gian còn lại cho những phần quan ị ờtrọng khác trong s ki n ự ệ

Một lần n a, em xin chân thành cữ ảm ơn!

Thành phố H ồ Chí Minh, ngày 11 tháng 12 năm 2022

I GIỚI THIỆU SỰ KIỆN

1 Giới thiệ u chung

AniAni Festival là l hễ ội dành cho các tín đồ của ngành công nghiệp 2D, không chỉ là Anime - Manga mà còn là Văn hóa Nhật B n ả

Mục tiêu: K t n i cế ố ộng đồng b ng m t l h i vằ ộ ễ ộ ới đầy đủ các tr i nghi m t H i ch ả ệ ừ ộ ợhọa sĩ, Offline fandom, Cosplay, Vtuber, giao lưu vớ ác đơn vịi c bản quyền M-A tại Việt Nam cùng các hoạt động trình di n, tri n lãm liên quan, ễ ể

Với t t c n l c và tâm huyấ ả ỗ ự ết, AniAni Festival mong được nhận được s quan tâm, ựgóp ý c a t t mủ ấ ọi người để có th ể cùng đồng hành với các b n thạ ật dài lâu trong tương lai, đưa tới cho cộng đồng m t khuôn viên và tr i nghiộ ả ệm đậm giá tr k t n i Fandom ị ế ốAniAni Festival (AAF) - M t s ki n dành riêng cho dân mê truy n tranh, anime nói ộ ự ệ ệriêng và văn hóa Nhật Bản nói chung S ki n quy t gian hàng c a các NXB l n nhự ệ ụ ủ ớ ỏ, nơi bày bán đủ loại ấn phẩm đặc biệt liên quan đến những bộ truyện được giới trẻ yêu thích

Đồng thời, trong khuôn kh sự kiện còn có nhiều hoạổ t động hấp d n di n ra ẫ ễ

Hình 1 Hình nh minh h ả ọa ả nh bìa cho Ani Ani Fesstival 2023

Thời gian: Thứ Bảy ngày 06/10/2023 (9:00 - 18:00)

Địa điểm: Sảnh Expo, Công viên phần mềm Quang Trung, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

3 Giá vé

3.1 Các loạ i vé và giá vé

Loại vé Mua sớm Mua tiêu chuẩn Quyền lợi

VÉ VIP 700.000 VND 900.000 VND

- Tặng card bo góc Naruto bản giới hạn

- Tặng 1 voucher giảm 10% khi mua sản phẩm Naruto bất kì

- Tặng 1 áo Ani Ani

VÉ TIÊU CHUẨN 300.000 VND 500.000 VND - Tặng 1 voucher giảm 10% khi mua sản phẩm Naruto bất kì

VÉ THƯỜNG Mua tại sự kiện: 200.000 VND

Bảng 1 Phân lo i các vé, giá vé và quy n lạ ề ợi

Hình 2 Hình nh minh hả ọa địa điểm t ổ chứ c Ani Ani Festival 2023

- Bắ ầt đu m bán vé online + offline (mua tiêu chu n): 21/08/2023 - 04/10/2023 ở ẩ

- Vé thường mua tr c ti p vào ngày s ki n (06/10/2023) t 6:00 sáng tự ế ự ệ ừ ới 11:00 trưa (hết vé sẽ đóng cổng sớm hơn thời gian d ki n) ự ế

4 K ch bị ản chương trình

9h00 Bắt đầu sự kiện

9h30 Khai mạc sân khấu

10h00 Giao lưu khách mời VTUBER (Bao The Whale)

10h30

Offline Manga:

1 Dance performance - gaming - catwalk

2 Talkshow “Bản quyền truyện tranh NXB Trẻ”

3 Công bố bản quyền và dự kiến phát hành

12h00

Công bố bản quyền

1 Roujoteki Shoujo Hinata-chan Light Novel

2 Sky Room Light Novel

3 Ishura Light Novel 12h30 Nghỉ trưa

14h00

OFFLINE FAN NARUTO

1 Kỉ niệm ra mắt Naruto (1999 - 2023)

2 Giao lưu Hỏi đáp Trúng thưởng- -

3 Trình diễn Cosplay Naruto 17h00 IDOL STAGE (Trình diễn ca khúc thần tượng)

18h00 Bốc thăm trúng thưởng

Bảng 2 Timeline chương trình ANI ANI FESTIVAL 2023

II DỰ TRÙ RỦI RO SỰ KIỆN

Đăng bài về sự kiện vào các hội nhóm Anime Tạo chiến - lược mua combo vé sẽ được giá ưu đãi

2 Vượt quá dự trù kinh phí Có thể Nghiêm trọng Cao

Lập thêm 1 bảng dự trù kinh phí chênh lệch giá (Giá cao hơn bảng dự trù trước đó)

Cực cao

Bộ phận nhân sự lập một bảng danh sách các nhà tài trợ và tiếp tục đàm phán với các nhà tài trợ khác trong danh sách

B TÀI TRỢ

1 Nhà tài trợ đột ngột rút tài trợ Hiếm khi

Rất nghiêm trọng

Cực cao

Có danh sách dự trù các nhà tài trợ có thể tài trợ cho sự kiện Ngoài tiền đền hợp đồng của nhà tài trợ, BTC phải dự trù thêm 1 khoản chi phí cho vấn

Rất nghiêm trọng Cao

Có danh sách dự trù các nhà tài trợ có thể tài trợ cho sự kiện để liên hệ nếu có hủy hợp đồng Đính chính thông tin và vẫn hợp tác bình thường nếu scandal của đối tác chỉ là tin

và thuần phong mỹ tục cùng với sự đảm bảo về tất cả mọi mặt để thuyết phục chính quyền cấp giấy phép

2 Giấy phép tổ chức bị cấp trễ Hiếm khi Nghiêm trọng Thấp

Gọi điện nhắc nhở bên cấp giấy phép tăng tiến độ làm việc

2 Không tuyển được nhân sự Có thể

Ít nghiêm trọng

Vừa phải

Đăng bài tuyển dụng nhân sự trên các trang tuyển dụng hoặc

ưu tiên tuyển các bạn TNV của các mùa trước

Ít nghiêm trọng

Vừa phải

Phân bổ lại công việc của người không thể tham gia cho các nhân sự có mặt tại sự kiện hoặc tuyển dư nhân sự để hỗ trợ kịp thời

E TRUYỀN THÔNG

1

Không thu hút truyền

thông (Thời gian đăng

bài truyền thông

Rất nghiêm trọng

Cực cao

Đăng bài vào các hội nhóm yêu thích Anime Lựa chọn thời gian đăng bài theo khung giờ Vàng (11h -13h, 19h - 21h)

Có bộ phận kiểm duyệt chất lượng nội dung của bài đăng

Rất Nghiêm Trọng Cao

Đăng bài đính chính, bác bỏ những thông tin sai sự thật nhằm giữ lại sự uy tín, trong sạch của BTC nói riêng và của

cả sự kiện nói chung

Ít nghiêm trọng Thấp

Chuẩn bị nhiều bản thiết kế ấn phẩm và xem xét mức độ có thể sản xuất được

2 Chậm tiến độ triển khai các hạng mục thoảng Thỉnh Nghiêm trọng Vừa phải

Phân luồng tiến độ hợp lý khi thi công

Thực hiện đồng thời thi công

và tổng duyệt, tức là thời gian tổng duyệt ngay sau khi thi công xong khu vực sân khấu Trong lúc tổng duyệt thì thi công các booth

Chỉ định 1 nhân sự trong ekip làm việc, giám sát tiến độ và trách nhiệm của các nhà thầu thi công

E VẤN ĐỀ BÁN VÉ

1

Vé chưa được gửi qua

mail cho người tham

dự

Hiếm khi Nghiêm trọng Cao

Truy cập lại danh sách đăng ký

để xác nhận thông tin của người tham gia, đồng thời liên

hệ với bộ phận tạo vé cung cấp lại mã vé qua mail cho người tham dự

2 Mã QR không quét được mã vé Thoảng Thỉnh Nghiêm Trọng Cao

Liên hệ với ban tổ chức để nhanh chóng có một máy quét

mã QR thay thế hoặc để ban tổ chức điều động người đến sửa lại

3 Hệ thống cập nhật danh sách bị lỗi thoảng Thỉnh Nghiêm Trọng Cao

Liên hệ với ban tổ chức để kiểm tra lại hệ thống, lưu tạm danh sách qua file word, excel cho đến khi hệ thống hoạt động lại bình thường

Bảng 3 Rủi ro chủ quan trướ ự kiện c s

Bộ phận chịu trách nhiệm về CSVC sẽ liên

hệ với bên cung cấp để

bổ sung CSVC còn thiếu

2 Trục trặc hệ thống đèn điện ở nơi tổ chức Có thể

Rất Nghiêm Trọng Cao

Kiểm tra kĩ các hệ thống điện trước khi sự kiện diễn ra

Luôn có bộ phận giám sát kỹ thuật trong quá trình diễn ra sự kiện

3 Bị chập điện làm cháy nổ Hiếm khi Nghiêm Rất

Trọng

Cực cao

Luôn có thiết bị phòng cháy chữa cháy và phải kiểm tra về khả năng hoạt động của thiết bị

Có số điện thoại liên hệ khẩn cấp với cơ quan PCCC gần địa điểm hoặc chọn địa điểm gần trung tâm PCCC để tổ chức

4 Âm thanh bị rè, choé, mất tiếng, thoảng Thỉnh Nghiêm Trọng Cao

Test âm thanh trước khi

sự kiện diễn ra và luôn

có bộ phận kỹ thuật âm thanh túc trực xử lý

B THỜI GIAN

1

Timeline diễn ra trễ hơn so

với dự kiện (Người tham

gia phải chờ đợi lâu, chi phí

phát sinh cho nhân công,

nhân sự vì phục vụ chương

trình dài hơn dự kiến)

Thường xuyên

Nghiêm Trọng Cao

Bố trí nhân sự giám sát tiến độ setup của các nhân công, ekip theo đúng timeline

2

Không kiểm soát được

nhân viên sự kiện ra vào

Bên cạnh việc đeo thẻ nhân viên nên có đóng dấu mộc vào tay để dễ kiểm soát

Ít Nghiêm Trọng

Vừa phải

Quan sát, linh hoạt phân

bổ nhân sự phù hợp với quá trình diễn ra

6 TNV ăn cắp đồ vật có giá trị của sự kiện Có thể Nghiêm Trọng Cao

7

Người tham gia mặc trang

phục, đồ cosplay phản cảm

không phù hợp với văn hoá

2 nước Việt - Nhật và mang

những phụ kiện nguy hiểm

( những vật dụng nhọn, dễ

bắt lửa, )

Thỉnh thoảng

Nghiêm Trọng Cao

Đăng bài viết về quy định trang phục và phụ kiện khi tham sự kiện lên fanpage

Bố trí nhân sự quan sát kiểm tra trước cổng vào

Rất Nghiêm Trọng Cao

Thông báo thời gian TNV có mặt sớm trước khi sự kiện diễn ra 90 phút để điểm danh và chuẩn bị sẵn cho sự kiện

Bố trí thêm loa phát thanh để có thể thông

1 Thực phẩm không đảm bảo

vệ sinh an toàn thực phẩm Có thể

Rất Nghiêm Trọng Cao

Tuyển chọn một đơn vị cung cấp thực phẩm thật chất lượng và có tiếng tăm, bằng cấp, giấy phép hoạt động lâu năm trong thị trường để hợp tác

2 Không đủ số lượng cửa thoát hiểm cho tất cả mọi

người

Hiếm Khi

Rất Nghiêm Trọng Cao

Chuẩn bị thêm một số lối thoát hiểm có bố trí người hướng dẫn, hỗ trợ nhanh chóng khi những

sự cố xảy ra

3

An ninh không đảm bảo

(người tham gia bị mất cắp,

chen lấn nhau dẫn đến xô

đẩy ẩu đả

Thường xuyên

Rất Nghiêm Trọng Cao

Luôn bố trí lực lượng an ninh túc trực xung quanh những khu vực bị khuất camera và đông người

Nhân sự chủ động điều phối đám đông trật tự không chen lấn

4

Thiếu bộ phận y tế ( người

tham gia có thể bị ngất xỉu

vì thiếu oxy do số lượng

người đông,

Có thể Nghiêm Trọng Cao

Luôn có ít nhất 1 bác sĩ túc trực ở khu vực sự kiện để đề phòng trường hợp khẩn cấp (có thể sơ cứu kịp thời cho người

bị thương) Chuẩn bị ít nhất 1 xe cứu thương ở bên ngoài khu vực sự kiện Training cho một bộ phận nhân sự về kiến thức sơ cứu y tế cơ bản

để có thể xử lý các tình huống nếu không có bác

Nắm rõ số lượng xe mà nhà xe có thể chứa được

các biển báo nhắc nhở giữ gìn vệ sinh

E CHECK IN

1 Quét mã vé không thành công Có thể Nghiêm Trọng Cao

Sử dụng máy quét khác nếu vẫn không thành công mời khách mở tin nhắn hoặc thông báo đã chuyển khoản thành công

Bảng 4 Rủi ro chủ quan trong sự kiện

Vừa phải

Đăng bài đính chính lên Fanpage

về những qui định tham gia mà BTC đã đăng từ trước và việc người tham gia không tuân theo quy định vì vậy BTC sẽ không chịu trách nhiệm về những bài đăng đó

Ít Nghiêm Trọng

Vừa phải

Đăng bài lên Fanpage thông báo cách thức người tham gia liên hệ với BTC để được nhận lại đồ

Ít nghiêm trọng

Vừa phải

Nêu rõ về vấn đề thời gian dọn dẹp sau sự kiện với các nhân sự trong khi làm việc, cảnh cáo, trừ lương

Cực cao

B ảng 6 Rủi ro khách quan

Đối với ANI ANI FESTIVAL 2023, cũng là mộ ự kiện v i quy mô không quá l n t s ớ ớNhưng nếu bất trắc để những rủi ro không đáng có xảy ra thì s gây ra nh ng nh ẽ ữ ảhưởng vô cùng nghiêm trọng đố ới nhi v ững người tham gia và thậm chí là thiệt hại cho c ban tả ổ chức Vì v y, b ng d trù k ho ch r i ro này s hậ ả ự ế ạ ủ ẽ ỗ trợ cho ban tổ chức

có th hiể ểu được nh ng gì mình có th làm khi r i ro b t ng xữ ể ủ ấ ờ ảy đến nh m nhanh ằchóng xử lý kịp th i nhờ ất có thể