- Đề xuất giải pháp cụ thể giúp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone trong thời gian tới 1.3 Câu hỏi nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu: - Thực trạng quy
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát
Đề xuất giải pháp để hoàn thiện tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
Mục tiêu cụ thể
- Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
- Đề xuất giải pháp cụ thể giúp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone trong thời gian tới
Câu hỏi nghiên cứu
- Thực trạng quy trình công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone như thế nào?
- Những giải pháp nào giúp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu, đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:
- Phương pháp thu nhập số liệu: Thu thập, nghiên cứu các tài liệu liên quan, quy định nội bộ, bảng chấm công, bảng lương, báo cao tài chính, sổ xái, sổ chi tiết và các chứng từ liên quan khác taị phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Warning Zone
- Phương pháp khảo sát: Tạo bảng câu hỏi khảo sát và gửi cho các nhân viên có liên quan để thu thập các ý kiến của mọi người về quy trình kế toán tiền lương, bao gồm các vấn đề hiện tại, sự hài lòng và các đề xuất về những điểm cần cải thiện
- Phương pháp điều tra, khảo sát: Quan sát trực tiếp quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone để nắm bắt thông tin về quy trình hiện tại, thực hiện các ghi chú và ghi lại các tương tác, hoạt động liên quan
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tổng hợp và phân tích dữ liệu thu thập được từ các phương pháp trên để xác định những khó khăn và các yếu tố cần cải thiện trong quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
Kết cấu đề tài
Chương 2: Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
Chương 3: Kết quả nghiên cứu
Chương 4: Kết luận và kiến nghị
Đóng góp của đề tài
Nghiên cứu này sẽ đưa ra các giải pháp để giải quyết những hạn chế đang tồn tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone Mục tiêu là đáp ứng nhu cầu của công ty trong việc nâng cao tính chính xác, công bằng và minh bạch trong quản lý tài chính và nhân sự Các giải pháp đưa ra không chỉ có ý nghĩa lý luận mà còn có tính ứng dụng cao trong thực tiễn
Trong chương 1, tác giả đã giúp người đọc hiểu rõ bối cảnh, mục tiêu và phương pháp nghiên cứu, đồng thời cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho luận văn
Tiếp tục trong chương 2, tác giả sẽ tiếp tục tìm hiểu về cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOÁN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN WARNING ZONE
Các nghiên cứu trước
Việc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương là một chủ đề được quan tâm phổ biến trong các nghiên cứu khoa học, luận văn và các dự án tương tự Dựa vào điều kiện kinh tế cụ thể, cũng như là cách mà không gian nghiên cứu hoạt động, kết quả của mỗi nghiên cứu có thể đa dạng, tuy nhiên mục tiêu chung vẫn là cải thiện và tối ưu hóa hiệu quả quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích lương Trước đó, đã có một số nghiên cứu được tập trung vào vấn đề này:
Trong nghiên cứu của Phan Thị Hải Yến (2023) về “Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty TNHH MTV Nhựa Bao Bì Việt Phát.” Trong nghiên cứu, Phan Thị Hải Yến đã trình bày quy trình kế toán tiền lương chi tiết từ việc lập bảng lương, tính toán các khoản trích theo lương cho nhân viên đến việc chi trả lương Đồng thời, nghiên cứu cũng đánh giá mức độ tuân thủ các quy định pháp luật về tiền lương, bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản trích thuế, và chỉ ra các thách thức và khó khăn mà công ty đang phải đối mặt Cuối cùng, Phan Thị Hải Yến cũng đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả quản lý kế toán tiền lương, bao gồm cải thiện quy trình, đào tạo nhân viên và sử dụng công nghệ thông tin để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật Những kết quả từ nghiên cứu này cung cấp cái nhìn tổng quan và những gợi ý cụ thể để cải thiện quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp thực tế
Trong nghiên cứu của Phạm Thị Minh Lý (2023) về “Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân tại Công ty Cổ phần Hợp tác Đầu tư Tín Việt.” Trong nghiên cứu này, Phạm Thị Minh Lý đã trình bày chi tiết quy trình kế toán tiền lương, từ việc lập bảng lương, tính toán các khoản trích theo lương cho nhân viên, đến việc chi trả lương và các khoản trích Nghiên cứu cũng tập trung vào đánh
16 giá mức độ tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là về thuế thu nhập cá nhân, trong quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Phân tích sâu về thực tiễn áp dụng tại Công ty Cổ phần Hợp tác Đầu tư Tín Việt giúp hiểu rõ hơn về tình hình tuân thủ pháp luật của công ty trong lĩnh vực này Nghiên cứu cũng đã chỉ ra các thách thức và khó khăn mà công ty đang phải đối mặt trong quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Đồng thời, Phạm Thị Minh Lý cũng đề xuất các biện pháp cải thiện như cải thiện quy trình, đào tạo nhân viên và sử dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý Các giải pháp này giúp Công ty Cổ phần Hợp tác Đầu tư Tín Việt tối ưu hóa quản lý kế toán tiền lương, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật, từ đó cải thiện hiệu suất hoạt động của công ty
Trong nghiên cứu của Nguyễn Thị Mỹ Duyên (2019) về “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển và Dịch vụ du lịch Hướng Dương”, tác giả tập trung vào việc khảo sát thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty, nhằm hiểu rõ hơn về công việc của kế toán tiền lương Bằng cách sử dụng phương pháp phỏng vấn và điều tra, tác giả đã trình bày chi tiết về tổ chức kế toán lương tại công ty, bao gồm quy trình tính lương, hình thức trả lương, các phương pháp tính lương, và quy trình hạch toán lương Ngoài ra, tác giả cũng mô tả về tình trạng trích nộp các khoản bảo hiểm kèm theo hình ảnh thực tế từ các sổ sách và chứng từ
Tóm lại, nghiên cứu đã xác định và giải quyết một số vấn đề liên quan đến lương mà công ty đang gặp phải, đồng thời đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích t 1 heo lương của công ty Tuy nhiên, tác giả chưa đề cập đến hình thức kế toán hiện đang áp dụng tại công ty, và để có cơ sở phân tích và đánh giá thuyết phục hơn, tác giả có thể tham khảo ý kiến từ những người được phỏng vấn hoặc kết quả khảo sát về mức độ hài lòng và các đề xuất của nhân viên về tổ chức quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Các nghiên cứu trước đã phản ánh sự quan trọng của việc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương Các tác giả đã tập trung vào việc cải thiện quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương bằng cách sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như phỏng vấn, điều tra, thu thập dữ liệu, phân tích và xử lý dữ liệu, giúp họ có được thông tin đa chiều về thực tế và nhận định các vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải Một số nghiên cứu đã tập trung vào việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong quá trình kế toán tiền lương, từ đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thanh toán lương và trích các khoản liên quan Ngoài ra, các nghiên cứu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thanh toán lương đúng hạn và đầy đủ đối với nhân viên, thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến quyền lợi của họ, tạo động lực làm việc hiệu quả Tuy nhiên, các nghiên cứu trước chưa đánh giá được mức độ hài lòng của nhân viên hoặc các ý kiến và đề xuất của họ về quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Ngoài ra, các nghiên cứu cũng cần phân tích thêm về thực tế của quá trình trả lương và các khoản trích theo lương để đưa ra các giải pháp cụ thể hơn Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone” sẽ kế thừa những ưu điểm của các nghiên cứu trước, tiếp tục nghiên cứu sâu hơn và đưa ra các giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp này Một số vấn đề sẽ được cải thiện, ví dụ như thực hiện khảo sát người liên quan để lấy ý kiến về ưu nhược điểm của quy trình kế toán tiền lương tại công ty, từ đó đánh giá một cách khách quan Kết quả khảo sát cũng sẽ được bao gồm vào bài nghiên cứu Việc cung cấp thêm thông tin từ những người trực tiếp tham gia vào công tác kế toán lương sẽ giúp làm cho nghiên cứu trở nên thuyết phục hơn, cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về công tác kế toán tiền lương tại công ty
Cơ sở lý thuyết về tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.1 Những vấn đề chung về kế toán tiền lương
2.2.1.1 Khái niệm của tiền lương
Theo quy định tại Điều 90 của Bộ Luật Lao động năm 2019, tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm lương theo công việc, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác
Trong kinh doanh và sản xuất, tiền lương là một phần chi phí sản xuất quan trọng và có liên quan trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Để có thể xác định mức tiền lương hợp lý, cần căn cứ vào tính toán chính xác về sức lao động, bao gồm các yếu tố đảm bảo quá trình sản xuất và giúp người lao động hòa nhập vào thị trường lao động
Tiền lương và các khoản trợ cấp như bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và các chi phí khác là động lực chính đối với người lao động trong môi trường xã hội hóa cao và kinh tế thị trường Đây là những yếu tố cần thiết để quản lý lao động hiệu quả và đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt được hiệu quả cao
Tiền lương không chỉ đơn thuần là một khoản chi trả mà còn là phản ánh của giá trị lao động trên thị trường Nó phản ánh quan hệ giữa cung và cầu sức lao động và có tác động sâu rộng đến sự phát triển kinh tế, cải thiện đời sống và ổn định xã hội
Do đó, tiền lương (hay tiền công) có thể được định nghĩa như sau: “Tiền lương là số tiền được doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên thời gian, khối lượng và chất lượng công việc họ thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh.” Khái niệm này rộng hơn và bao gồm nhiều khía cạnh như tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế và tiền lương tối thiểu
2.2.1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
❖ Vai trò của tiền lương
Tiền lương là động lực quan trọng, thúc đẩy người lao động chịu trách nhiệm cao
19 hơn trong công việc và khuyến khích họ phát huy sự say mê trong nghề nghiệp, liên tục trào dồi, nâng cao trình độ chuyên môn và các kỹ năng khác
Tiền lương giúp điều phối lao động, khi người lao động tự nguyện nhận mọi công việc được giao, bất kể thời gian và điều kiện, phù hợp với năng lực và trí tuệ của họ
Doanh nghiệp sử dụng tiền lương để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, đảm bảo việc trả lương mang lại kết quả và hiệu quả rõ rệt, phục vụ mục đích chính là lợi nhuận
Tiền lương là một yếu tố chi phí quan trọng trong sản xuất Đối với người lao động, đó là nguồn thu nhập chủ yếu
Tiền lương hợp lý là động lực để người lao động cải thiện năng suất lao động Khi năng suất tăng, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng, từ đó cải thiện phúc lợi và thu nhập của người lao động
Những vai trò này của tiền lương thể hiện sự tương tác tích cực giữa người lao động và doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững của sản xuất kinh doanh
Trên thực tế, tiền lương đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong kinh tế thị trường, làm động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển sản xuất, nâng cao năng suất lao động và cung cấp nền tảng cơ bản cho việc tái tạo sức lao động Điều này làm cho tiền lương trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động Đối với người lao động, tiền lương không chỉ là một phần thiết yếu của thu nhập, mà còn hỗ trợ cho chi tiêu sinh hoạt và các dịch vụ cần thiết cho gia đình Đây là lý do tại sao tiền lương thường đứng đầu trong các tiêu chí khi họ quyết định chọn làm việc cho một tổ chức nào đó
Với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những thành phần chi phí quan trọng trong quá trình sản xuất, làm phần cơ bản của giá thành sản phẩm Bằng cách thiết lập các chính sách tiền lương hợp lý, doanh nghiệp có thể đánh giá và điều tiết hiệu quả
20 kinh tế của việc sử dụng lao động
Trên mặt xã hội, tiền lương cũng là một phần không thể thiếu của thu nhập quốc dân, là công cụ kinh tế quan trọng để Nhà nước điều tiết thu nhập giữa người lao động và người sử dụng lao động Thu nhập bình quân đầu người là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá mức độ thịnh vượng và phát triển của một quốc gia
2.2.1.3 Các hình thức trả lương
Trả lương cho nhân viên là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, tuân thủ nguyên tắc phân bổ dựa trên năng lực và hiệu suất lao động Các hình thức trả lương đa dạng như sau:
❖ Hình thức trả lương theo sản phẩm
Lương theo sản phẩm dựa trên sản lượng và chất lượng mà nhân viên đóng góp Đây là cách thức khuyến khích sáng tạo và tăng năng suất, thúc đẩy đội ngũ lao động phát triển kỹ năng và hiệu quả sử dụng tài nguyên Ưu điểm:
Làm tăng năng suất lao động của người lao động vì nó căn cứ vào số sản phẩm mà họ tạo ra
Hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ của người lao động
Khuyến khích người lao động nâng cao được trình độ tay nghề, rèn luyện kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm, sáng tạo, để giúp tăng năng suất lao động
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Tổng quan về Công ty Cổ phần Warning Zone
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Warning Zone
- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Warning Zone
- Tên quốc tế: WARNINGZONE JOINT STOCK COMPANY
- Tên doanh nghiệp viết tắt : WARNINGZONE JSC
- Người đại diện: Nguyễn Thiên Long Bảo - Nguyễn Tất Thắng
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài
- Địa chỉ trụ sở chính: 72 Lý Tự Trọng, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Ngành nghề đăng ký kinh doanh: Trồng rau, đậu các loại và trồng hoa, cây cảnh; Trồng cây hàng năm khác; Trồng cây ăn quả; Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh; Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động…
3.1.2 Quá trình phát triển và hình thành của công ty
Công ty Cổ phần Warning Zone chuyên trồng rau, đậu, hoa, cây cảnh và cây ăn quả Trong hơn 4 năm qua, công ty đã gặt hái nhiều thành công trong kinh doanh Ban đầu, công ty được thành lập với mục tiêu cung cấp sản phẩm đạt chất lượng và đa dạng cho khách hàng Công ty đã đầu tư vào nghiên cứu thị trường và xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp uy tín để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và năng động, công ty đã mở rộng mạng
39 lưới khách hàng và tăng trưởng doanh số bán hàng Công ty liên tục cải tiến quy trình và kiểm soát chất lượng, đầu tư vào công nghệ tiên tiến và thiết bị hiện đại Chính sách marketing và bán hàng đáng tin cậy giúp tăng cường vị thế thương hiệu
Qua 4 năm, công ty đã xây dựng được mối quan hệ đáng tin cậy với khách hàng và đối tác, mở rộng hoạt động kinh doanh và khám phá thị trường mới để đáp ứng sự tăng trưởng của ngành
3.1.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty
Công ty chuyên cung cấp rau, đậu các loại, hoa, cây cảnh, cây hàng năm khác, cây ăn quả, thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh, các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động…
3.1.3.2 Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động
- Môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và lành mạnh
- Nhân viên thuộc nhóm đội ngũ trẻ tuổi, nhiệt huyết và năng động Luôn cố gắng nỗ lực trong công việc, đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm tốt và tinh thần trách nhiệm cao
- Thị trường luôn nhiều biến động, bên cạnh đó là có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường
- Vì đội ngũ nhân viên còn khá trẻ nên còn thiếu kinh nghiệm thực chiến, nên thời gian ban đầu còn gặp nhiều khó khăn
- Ngành nghề có tính chất thời vụ và nhu cầu của khách hàng đa dạng
3.1.3.3 Những thành tích cơ bản mà công ty đạt được trong những năm gần đây
Qua quá trình phát triển và hình thành với nhiều thành tựu đáng kể trong kinh
40 doanh và quản lý Việc nghiên cứu thị trường luôn được công ty ưu tiên và liên tục cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng qua các năm, được minh chứng qua bảng báo cáo tài chính hàng năm
Bảng 3.1: Tình hình tài chính của Công ty cổ phần Warning Zone
(2021 – 2022) (ĐVT: đồng) Chỉ tiêu Năm 2021
(2)-(1) (2)-(1)/(1) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giá vốn hàng bán 2.985.200.217 3.253.836.120 268.635.903 8,9% Lợi nhuận kế toán trước thuế 320.555.679 386.183.537 65.627.858 20,4% Lợi nhuận sau thuế 210.249.869 273.503.413 63.253.544 30%
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty)
Phân tích về tình hình tài chính của công ty trong hai năm 2021 và 2022 từ bảng 3.1 cho thấy những tiến bộ đáng kế trong hoạt động kinh doanh: Đầu tiên, doanh thi từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đã có mức tăng mạnh, đạt 8,56% vào năm 2022, tương đương với việc gia tăng 404.188.910 đồng so với năm 2021 Điều này phản ảnh rõ ràng sự phát triển tích cực trong việc hoạt động của công ty
Tuy nhiên, chi phí vốn hàng bán cũng đã tăng 8,9% vào năm 2022, đồng nghĩa với việc chi phí mua nguyên vật liệu và chi phí lao động, khấu hao, bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng gia tăng tương ứng là 268.635.903 đồng so với năm 2020 Sự tăng này phản ảnh sự đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm ngày càng cao
Phòng Hành chính - Nhân sự
Kế toán kho và Thủ quỹ
Mặc dù vậy, lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty đã tăng đáng kể là 20,4% vào năm 2021, tương đương 65.627.858 đồng so với năm 2021 Lợi nhuận sau thuế cũng có sự tăng mạnh là 30%, đạt 63.253.544 đồng so với năm 2021 Điều này cho thấy công ty đã quản lý hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách tích cực và bền vững
Tóm lại, mặc dù đối mặt với các chi phí tăng cao nhưng công tình đã thành công trong việc tối ưu hóa hoạt động và đạt được kết quả kinh doanh tích cực, đồng thời củng cố vai trò trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
3.1.4 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty
Xem trách nhiệm của từng bộ phận/phòng ban ở PHỤ LỤC 1
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty)
3.1.5 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Warning Zone
3.1.5.1 Tổ chức bộ máy Kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty CP Warning Zone)
Xem trách nhiệm của từng vị trí trong phòng kế toán ở PHỤ LỤC 2
3.1.5.2 Chính sách kế toán tại doanh nghiệp
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCD: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước, xuất trước
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Chế độ kế toán công ty: Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017
- Loại tiền tệ chính trong hạch toán: VNĐ
❖ Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công ty hiện tại cho phép toàn bộ công việc kế toán được thao tác trên phần mềm kế toán
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Fast để hỗ trợ công tác hạch toán, giảm bớt khối lượng công việc tại phòng Kế toán và hạn chế sai sót có thể xảy ra khi ghi chép thủ công
Hình 3.3: Biểu tượng phần mềm Fast Accounting
❖ Trình tự ghi sổ kế toán
Hình 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
(Nguồn: Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính)
Bộ phận kế toán sẽ thu thập và kiểm tra các chứng từ kế toán liên quan đến tiền
45 lương Các chứng từ này có thể bao gồm bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, thưởng, phụ cấp và các chứng từ khác Việc kiểm tra chứng từ giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trước khi tiến thành ghi sổ
Sau khi đã kiểm tra chứng từ, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung hàng ngày Sổ nhật ký chung là nơi ghi chép toàn bộ các giao dịch liên quan đến tiền lương, đảm bảo tính chi tiết và rõ ràng theo nguyên tắc kế toán
Sổ cái TK 334 sau đó được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối này giúp kế toán đối chiếu và kiểm tra sự khớp đúng giữa các số liệu đã ghi chép, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu kế toán
Thực trạng về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
3.2.1 Tình hình quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương
Dựa vào Bảng 3.2, ta có thể thấy rõ cơ cấu và đặc điểm của lực lượng lao động trong công ty, từ đó đánh giá tình hình quản lý lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương
Công ty có tổng cộng 25 nhân viên, trong đó 13 nữ chiếm 52% và 12 nam chiếm 48% Độ tuổi của nhân viên được chia làm hai nhóm: 20 người trong độ tuổi từ 18-30 (80%) và 5 người trên 30 tuổi (20%) Điều này cho thấy lực lượng lao động của công ty khá trẻ, với đa số nhân viên thuộc nhóm tuổi dưới 30
Về trình độ học vấn, nhân viên công ty có trình độ đa dạng: 3 người có trình độ trên đại học (12%), 8 người có trình độ đại học (32%), 14 người có trình độ cao đẳng (56%), và 0 người có trình độ trung cấp và phổ thông Tỷ lệ này phản ánh công ty chú trọng tuyển dụng những người có trình độ từ cao đẳng trở lên, chiếm đa số trong lực lượng lao động
Về tính chất công việc, 25 người trong công ty đều làm việc trực tiếp, chiếm 100% Không có nhân viên làm việc gián tiếp, điều này có thể cho thấy công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực yêu cầu sự tham gia trực tiếp của nhân viên vào các quá trình hoạt động
Trong việc quản lý lao động và tiền lương, công ty cần chú ý đến việc cân đối giữa các nhóm tuổi và trình độ để đảm bảo hiệu quả làm việc cao Đối với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, công ty cần tuân thủ đúng các quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội, y tế, và thất nghiệp phải được tính toán và trích nộp chính xác dựa trên mức lương của từng nhân viên
Nhìn chung, công tác quản lý lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty cần được thực hiện một cách chính xác và minh bạch, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật Cơ cấu lao động trẻ và có trình độ là một lợi thế, nhưng cũng cần có kế hoạch đào tạo và phát triển để nâng cao trình độ và kỹ năng cho nhân viên, đáp ứng tốt hơn nhu cầu phát triển của công ty trong tương lai
Bảng 3.2: Bảng thống kê đội ngũ nhân viên, cán bộ công ty tính đến ngày
Giới tính Tuổi Học vấn Tính chất công việc
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty)
3.2.2 Quy chế trả lương - thưởng theo chế độ cho người lao động
Công ty Cổ phần Warning Zone trả lương theo thời gian làm việc thực tế
Lương chính: Là mức lương trả cho người lao động làm việc thực tế trong tháng Cách tính lương: Sừ dụng hình thức trả lương theo thời gian làm việc thực tế trong hàng bằng ngày công chấm chuẩn làm việc tháng
∑Lương = Lương cơ bản + Các khoản trợ cấp, phụ cấp + Lương kinh doanh (áp dụng cho nhân viên kinh doanh ) + Tiền tăng ca + Thưởng - Các khoản khấu trừ vào lương - Thuế TNCN phải nộp
Kế toán viên tính lương dựa trên số ngày làm việc được ghi trên Bảng chấm công hàng tháng Theo quy định của công ty, thời gian làm việc mỗi ngày là 8 tiếng, làm việc 6 ngày mỗi tuần Số ngày công chuẩn là 26 ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy, và nhân viên được nghỉ vào Chủ Nhật
Ngoài tiền lương tăng ca, công ty cũng áp dụng các khoản phụ cấp và trợ cấp khác, cụ thể:
- Phụ cấp điện thoại: 1.000.000 / tháng
- Phụ cấp xăng xe: 500.00 / tháng
- Phụ cấp ăn ca: 25.000 đồng/ngày làm việc thực tế
Bảng 3.3: Bảng hệ số lương cơ bản của lao động trong công ty STT Chức vụ Hệ số lương cơ bản Mức cố định
1 Ban quản lý cấp cao 1.81 4.680.000
3 Nhân viên kinh doanh thâm niên
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty)
Chính sách tiền lương cho tăng ca và làm thêm giờ
Công ty tính lương cho nhân viên khi làm thêm giờ vào các ngày lễ, chủ nhật hoặc
50 ban đêm theo quy định của Luật lao động:
- Làm thêm giờ vào ngày lễ: Khi nhân viên làm việc vào các ngày lễ: 30/4, 1/5, lương sẽ được tính bằng gấp 3 lần (300%) mức lương cơ bản
- Làm thêm giờ vào ngày thường: Nếu làm thêm vào các ngày làm việc bình thường, nhân viên sẽ nhận được lương bằng 150% so với lương cơ bản
Vào hằng năm, vào dịp Tết Nguyên Đán, nhân viên sẽ được nhận được tháng lương thứ 13 với điều kiện người lao động làm đủ một năm tại công ty Ngược lại, người lao động chưa đủ thời gian làm việc 1 năm thì sẽ được tính dựa trên tháng làm việc
Công thức tính thưởng: Mức thưởng = Tỷ lệ % x (Tổng lương thực tế trong năm/12 tháng)
Phòng Hành chính sẽ lập ra danh sách và tính toán tổng số tiền thưởng lương thứ
13 trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết Danh sách này sau đó được trình lên Ban Giám đốc phê duyệt
Các ngày lễ như Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4 và 1/5, Quốc Khánh, và Tết Dương lịch Tiền thưởng sẽ được phân bổ như sau:
➢ Nhân viên hoạt động < 2 năm: 300.000 đồng / 1 ngày lễ
➢ Nhân viên làm việc > 2 năm: 500.000 đồng / 1 ngày lễ
Bộ phận Nhân sự sẽ chuẩn bị danh sách nhân viên được thưởng và trình lên Ban Lãnh đạo trước 5 ngày so với ngày lễ để phê duyệt
Theo Bộ luật lao động năm 2019, người lao động tại Việt Nam được quy định về nghỉ hằng năm tức là người lao động làm đủ 12 tháng thì được nghỉ phép năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động Số ngày nghỉ được quy định như sau:
- 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường
- 14 ngày làm việc đối với người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc làm việc ở nơi có điều kiện sống khắc nghiệt
-16 ngày làm việc đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
Người lao động chưa làm đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc
Ví dụ cách tính lương của anh Phạm Huy Đạt là nhân viên thâm niên ở phòng thị trường đạt trong tháng 3/2023 như sau:
Số ngày công thực tế đi làm: 27 ngày công
Lương cơ bản: 4.680.000 đồng/tháng
Hệ số lương: 1.35 Điện thoại: 1.000.000 đồng/tháng
Xăng xe: 500.000 đồng/tháng Ăn ca: 25.000 đồng/ngày
Lương thời gian = (Lương cơ bản x Hệ số) / 26 x Thời gian làm việc thực tế
=> Mức tiền lương để tham gia bảo hiểm bắt buộc là: 6,561.000 đồng (Khoản tiền ăn, xăng xe và điện thoại không phải cộng vào để tham gia bảo hiểm)
Xác định số tiền trích nộp bảo hiểm:
Tổng lương = Lương thời gian + Tổng phụ cấp
Thực lĩnh = Tổng lương – Các khoản khấu trừ vào lương – Tạm ứng (nếu có)
Lương đóng BH = Lương cơ bản x hệ số = 4.680.000 x 1,35 = 6.318.000
BHXH (17,5%) + BHYT (3%) + BHTN (1%) = Tiền lương bảo hiểm x Tỷ lệ phần trăm phải trích nộp của doanh nghiệp theo quy định = 6.318.000 x 21,5% = 1,358,370 đồng (Số tiền này doanh nghiệp sẽ phải bỏ tiền đóng bảo hiểm cho nhân viên và sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp)
Người lao động phải nộp:
BHXH (8%) + BHYT (1,5%) + BHTN (1%) = Tiền lương bảo hiểm x Tỷ lệ phần trăm phải trích nộp của người lao động theo quy định = 6.318.000 x 10,5% = 663.390 đồng (Số tiền này sẽ trừ vào tiền lương thực nhận hàng tháng của người lao động để doanh nghiệp mang đi đóng)
=> Tổng số tiền mà doanh nghiệp phải mang đu nộp cho cơ quan bảo hiểm: 1,358,370 + 663.390 = 2.021.760 đồng
Thời gian nộp: Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng (Nộp chậm từ 30 ngày trở lên sẽ bị tính lãi chậm nộp)
Tiếp nữa là khoản trích kinh phí công đoàn:
Theo Nghị định 191/2013/NĐ-CP thì, Mức đóng kinh phí công đoàn = 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động => Mức đóng kinh phí công đoàn = 2% x 6.318.000 = 126.360 đồng
Lưu ý: Ví dụ trên là đang thực hiện trích bảo hiểm, Kinh phí công đoàn cho 1 người lao động Doanh nghiệp có bao nhiêu người lao động phải tham gia bảo hiểm bắt buộc thì phải trích nộp trên tiền lương tham gia bảo hiểm của tất cả
Tiếp tục tính lương của anh Đạt
Mức lương thực lĩnh của ông Đạt Tháng 03/2023 là: 8.736.000 – 663.390 = 8.092.610 đồng/tháng
Giảm trừ gia cảnh đối với bản thân người nộp thuế là 11 triệu đồng / tháng (anh Đạt không có người phụ thuộc)
Khảo sát về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone
Khám phá quy trình thực hiện công tác kế toán tiền lương bằng cách thu thập ý kiến và đánh giá từ nhân viên các bộ phận trong Công ty Warning Zone nhằm xác định những ưu điểm và hạn chế hiện tại Qua đó, có được cái nhìn khách quan hơn và đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
- Thời gian khảo sát: Tháng 8 năm 2023
- Đối tượng khảo sát: 4 nhân viên trong phòng Kế toán bao gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Thủ quỹ và Kế toán thuế
- Phương pháp khảo sát: Gửi bảng câu hỏi cho từng đối tượng khảo sát
Tổng số phiếu đã phát: 4
- Nội dung câu hỏi: Bảng câu hỏi gồm 13 câu hỏi chung và 5 câu hỏi riêng cho từng chức vụ, chủ yếu xoay quanh các vấn đề thường gặp và ý kiến đánh gía của nhân viên kế toán về quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện tại ở Công ty
Bảng 3.4: Phiếu trả lời khảo sát nhân viên bộ phận Kế toán tại Công ty Cổ phần Warning Zone
STT Câu hỏi Số câu trả lời
1 Doanh nghiệp có áp dụng các chính sách đãi ngộ bổ sung ngoài lương cơ bản (như thưởng, phụ cấp) không?
2 Quy trình tính lương có bao gồm bước kiểm tra chéo giữa các phòng ban không?
3 Các khoản trích theo lương có được tính toán tự động qua phần mềm không?
4 Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức đào tạo về quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không?
5 Khi có sự thay đổi về chính sách lương hoặc các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có thông báo và hướng dẫn chi tiết cho nhân viên không?
6 Doanh nghiệp có sử dụng các công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ trong việc lưu trữ và quản lý thông tin lương không?
7 Có hệ thống nào để nhân viên kiểm tra và đối chiếu thông tin lương của mình không?
8 Khi có sai sót trong việc tính lương hoặc các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có quy trình xử lý và điều chỉnh
9 Doanh nghiệp có thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không?
10 Anh/chị có thấy bất kỳ khó khăn nào trong việc tuân thủ các quy định pháp luật về tiền lương và các khoản trích theo lương không?
11 Doanh nghiệp có hệ thống phản hồi để nhân viên có thể nêu ý kiến hoặc thắc mắc về tiền lương và các khoản trích theo lương không?
12 Trong năm qua, doanh nghiệp có phải điều chỉnh quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do thay đổi quy định pháp luật không?
13 Doanh nghiệp có thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu lương và các khoản trích theo lương không?
Câu hỏi riêng (Đối với Kế toán trưởng)
1 Quy trình tính lương của doanh nghiệp có được chuẩn hóa và ghi chép rõ ràng không? x
2 Anh/chị có tham gia vào quá trình kiểm tra và phê duyệt bảng lương trước khi chi trả không? x
3 Các khoản trích theo lương (bảo hiểm, thuế) có được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật không? x
4 Có hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc trả lương không? x
5 Doanh nghiệp có thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ về quy trình tính lương và các khoản trích theo lương không? x
Câu hỏi riêng (Đối với Kế toán tổng hợp)
1 Anh/chị có trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp về tiền lương x
2 Báo cáo tiền lương có được đối chiếu với các phòng ban khác để đảm bảo tính chính xác không? x
3 Anh/chị có sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ trong việc tính lương và lập báo cáo không? x
4 Các khoản trích theo lương có được hạch toán riêng biệt và rõ ràng trong báo cáo tài chính không? x
5 Doanh nghiệp có áp dụng các biện pháp để giảm thiểu sai sót trong việc tính lương không? x
Câu hỏi riêng (Đối với Kế toán thuế)
1 Anh/chị có đảm nhận trách nhiệm tính toán các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp không? x
2 Các khoản trích theo lương có được cập nhật và điều chỉnh kịp thời khi có thay đổi về chính sách pháp luật không? x
3 Anh/chị có thường xuyên kiểm tra và đối chiếu các khoản trích theo lương với các cơ quan chức năng không? x
4 Anh/chị có sử dụng phần mềm hỗ trợ trong việc tính và hạch toán các khoản trích theo lương không? x
5 Doanh nghiệp có thực hiện báo cáo thuế liên quan đến tiền lương định kỳ và đúng hạn không? x
Câu hỏi riêng (Dành cho Thủ quỹ)
1 Anh/chị có tham gia vào quá trình chi trả tiền lương cho nhân viên không? x
2 Trong quá trình chi trả tiền lương, anh/chị có thường xuyên kiểm tra và đối chiếu số tiền thực tế với số liệu kế toán không? x
3 Anh/chị có sử dụng phần mềm hoặc công cụ nào để hỗ trợ trong việc quản lý và chi trả tiền lương không? x
4 Anh/chị có quy trình cụ thể để xử lý và giải quyết sai sót hoặc tranh chấp về tiền lương không? x
5 Anh/chị có tham gia vào việc kiểm tra và đánh giá định kỳ quy trình chi trả tiền lương không? x
Chương 3 của nghiên cứu này bắt đầu bằng việc tác giả chuyển sang phần chính của đề tài, nói về tình hình thực tế của quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Warning Zone Ban đầu, tác giả đưa ra một giới thiệu cụ thể về Công ty nói chung và bộ phận Kế toán nói riêng, bao gồm việc áp dụng phần mềm kế toán, quy trình ghi sổ, xử lý chứng từ và các quy định áp dụng tại công ty
Tiếp theo, tác giả đi sâu vào phân tích tổ chức kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương, bao gồm quy trình chấm công, tính toán lương, thanh toán và các khoản trích theo quy định tại Thông tư 133 của Bộ Tài chính Tác giả làm rõ về cách thức tính và chi trả lương tại Công ty, đồng thời cung cấp thông tin về các quy định liên quan đến tiền lương, phụ cấp và thưởng cho các phòng ban khác nhau trong công ty Đồng thời, tác giả minh họa cách thực hiện hạch toán các giao dịch liên quan đến trả lương và các khoản trích theo lương trên các sổ kế toán như sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản trong phần mềm kế toán Cuối cùng, tác giả tiến hành một cuộc khảo sát bằng bảng câu hỏi để đánh giá các ưu điểm, hạn chế và thách thức mà bộ phận
Kế toán đang gặp phải trong quá trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Công ty Kết quả từ cuộc khảo sát này là cơ sở để tác giả đưa ra các giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong tương lai Các giải pháp sẽ được trình bày trong chương 4
