báo cáo môn chuyên đề 2 đợt 1 kiến tập kĩ năng văn phòng công ty tnhh kiến trúc xây dựng và thương mại ttp

Nhận thấy được tầm quan trọng của những kỹ năng cơ bán này, nên ngoài việc học tập và tiếp thu những kiến thức lý thuyết được các thày/ cô giảng viên giảng dạy ra thì việc kiến tập kỹ nă

TONG LIEN DOAN LAO DONG VIET NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TON DUC THANG

KHOA KE TOAN

NGANH KE TOAN

TON DUC THANG UNIVERSITY BAO CAO MON CHUYEN DE 2- DOT 1

KIEN TAP KI NANG VAN PHONG CONG TY TNHH KIEN TRUC XAY DUNG VA

THUONG MAI TTP

GVGS: Ths Mai Huynh Phương Thảo

SVTH: Lê Thị Ngọc Thương MSSV: 222H0059

LỚP: 22H20104

TP HO CHi MINH- THANG 11/ 2023

LỜI GIỚI THIEU Trong vải năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đang phát triển với tốc độ ngày càng

nhanh và đạt được những thành tựu vô cùng to lớn Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại khá nhiều những vấn đề khó khăn, thách thức Đề doanh nghiệp tồn tại và phát triên lâu dài doanh nghép cần phải có những thay đôi đột phá, vượt trội nhằm tăng doanh thu, tiết kiệm chỉ phí

từ đó mang lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp và mang lại những ưu điểm vượt trội để

vượt bậc các đối thủ cạnh tranh Muôn đạt được điều đó đòi hỏi những nhà lãnh đạo cần

phải linh hoạt, nhạy bén nắm bắt tình hình và điều chính chiến lược phát triển và cả trong quá trình tô chức hoạt động kinh doanh đề giúp doanh nghiệp không chỉ đạt hiệu quả cao

mà còn đạt được hiệu suắt tôi đa

Kế toán là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

Một bộ máy kế toán mạnh, sô sách rõ ràng và rành mạch sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định, chiến lược đúng đắn nhất cho doanh nghiệp Hơn hết, người làm kế toán trong công ty cần phải có kiến thức, trình độ chuyên môn vững

vàng và tư duy nhạy bén Bên cạnh đó, kỹ năng văn phòng cũng là một trong những kỹ năng quan trọng và thiết yếu của mỗi cá nhân đang làm việc trong môi trường công Sở

Nhận thấy được tầm quan trọng của những kỹ năng cơ bán này, nên ngoài việc học tập và tiếp thu những kiến thức lý thuyết được các thày/ cô giảng viên giảng dạy ra thì việc kiến tập kỹ năng văn phòng tại các doanh nghiệp là rất cần thiết giúp cho chúng em có thẻ biết cách vận dụng lý thuyết vào thực té và sẽ giúp chúng em tiếp cận được những công

việc thực tế sau này khi ra trường

Bài báo cáo này sẽ trình bày về quá trình kiến tập và những kinh nghiệm, bài học

em nhận được tại Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mại TTP Bài báo cáo

co.

LỜI CÁM ON

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với Thay Cô ở

Khoa Ké Toan- Trường Đại Học Tôn Đức Thắng đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với

môn học đây hữu ích và mang tính thực tế này Em xin chân thành cảm ơn cô Mai Huỳnh

Phương Tháo- Giảng viên khoa kế toán và cũng là người đã nhiệt tình hỗ trợ, hướng dẫn

em đề em có thẻ hoàn thành tốt chuyến đi kiến tập doanh nghiệp lần này

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của

Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mai TTP đã tạo điều kiện cho em đê em

có cơ hội hoàn thành chương trình kiến tập trong 5 ngày Tuy khoảng thời gian khá ngắn nhưng đã thực sự giúp em có cái nhìn thực tế và sâu rộng hơn về lĩnh vực kế toán Đồng

thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được kiến tập, đã giúp em có cơ hội trải nghiệm công việc thực tế, học hỏi từ những người chuyên nghiệp và tham gia vào các công việc

hang ngày của công ty

Mot lan nữa em xin chân thành cảm ơn tất cả thành viên công ty TNHH Kiến Trúc

Xây Dựng Và Thương Mại TTP, cô Mai Huỳnh Phương Thảo cùng các giáng viên khoa

Kế Toán đã giúp em nhận được nhiều mới mẻ và bỏ ích nhằm nâng cao và cái thiện kỹ năng

văn phòng của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MUC HINH ANH

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mại TTP 1 Hình 1.2 Trụ sở Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Va Thuong Mai TTP 2 Hình 1.3 Trang web của Công ty TNNH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mại

TRTP Q 0Q Q00 2111 11T TH TH KT TK KT TT KHE KH KT KH KT KHE TK KĐT Hkt 2

Hình 1.4 Lĩnh vực hoạt động của công y -L TS nhe 4 Hình 2.1 Tramg phục được chấp nhận tại công ty 5 S2 22s csszcrsera 10 Hình 2.2 Trước và sau khi đóng dấu chứ ký ¿-: 2c 2 se csesrxsxrxserrreed 11

Hình 2.3 Đóng dấu giáp lai 5-1 12212111 21512511151 2115 11 81111181 eg 12 Hình 2.4 Bảng điều khiến của máy in Ricoh MP 3352 - 552555552 13

Hình 2.5 Khay ADF và mặt kính của máy in Ricoh MP 3352 13 Hình 2.6 Giao diện khi photo từ máy tính . - 20 S222 se 14

Hình 2.7 Giao diện Scanner của bảng điều khiến trên máy in 15 Hình 2.8 Phiếu thu thiếu chữ kí và mộc đồ . -¿5252 5+2 2222 xezzxexsssee 15

Hình 2.9 Hợp đồng và hoá đơn đã phân loại - 5225252 c+xsczxsecexees 16 Hình 2.10 Hợp đồng và hoá đơn đã phân loại .- 5225252 c+x+xzxseczxees 16

Hình 2.10 Những bộ hồ sơ trên kệ của công †y - 2c cc S22 reo 16

DANH MUC SO DO

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty - 52c ccccccccce2 5

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán . ¿52525252 s+s+xsxszcs2 7

DANH MỤC BÁNG

Bảng 2.1 Bảng tóm tắt những khó khăn và cách khắc phục trong quá trình đi kiến tập - - T1 11H11 T22 1110112111111 11 1111111011111 11121 11g01 11x g1 rớt 17

MUC LUC

CHUONG 1: CONG TY TNHH KIEN TRUC XAY DUNG VA THUONG MAI

1.1 Tổng quan Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dung va Thuong Mai TTP

1

1.1.1 Thông tin khái quát về đơn vị ¿ 5: 2s 2t E23 1x E2 rcgryc 1

1.1.2 Lịch sử hình thành công ty - HT nnn SH n HH n HH như, 3

1.1.3 Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty - - sec ca 3 1.1.4 Ngành nghé kinh doanh của công ty . - ¿5-5222 +s2£zEzzerrrsea 4 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và

1.2.1 Sơ đồ tô chức bộ máy quản lý - 5c 1 122123 1 51231111 11tr 5

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận 5

1.3 Sơ đồ tô chức bộ máy phòng kế toán tại Công ty Kiến Trúc Xây Dựng

1.3.1 Sơ đồ tô chức bộ máy phòng ké toAN ooo cece cece ccesteteeeeteeeeeeens 7

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân Sự .ccc c2 8

CHƯƠNG 2: THỤC TRANG KIÉN TẬP KĨ NẴNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG

2.1 Quy định tại cÔng Ẩy ng 10

2.1.2 Trang phục khi làm việc .- - - 2 11H HH HH HH HH TH 3 521111 ke 10 2.1.3 Thái độ tác phong khi làm việc . -c 222 S2 S22 23s SSSSSSSSSssssxs 11

2.2 Công việc hành chính văn phòng 5Q TS nnn nhe 11 2.2.1 Công việc được giao I: Đóng dấu (đóng dấu chữ ký, giáp lai) 11 2.2.2 Công việc được giao 2: Photo tài liệu trên máy in Ricoh MP 3352 12 2.2.3 Công việc duoc giao 3: Scan tài liệu trên máy in Ricoh MP 3352 14

2.2.4 Céng viéc duoc giao 4: Kiém tra lai dau mộc và chữ ký của phiếu thu, phiếu chỉ

2.2.5 Công việc được giao 5: Phân loại, sắp xếp các chứng từ, hoá đơn giá

2.3 Những khó khăn và cách khắc phục trong quá trình đi kiến tập 17

TONG KET CHƯNG 2 2G CS: 1222121 211181512211 111812111 02111811111 ve 17

CHƯƠNG 3: NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ CẢM NGHĨ VÉ QUÁ

3.1 Những bài học, kinh nghiệm nhận được trong quá trình kiến tập beeen 18

3.2 Những giải pháp có thể cải thiện được công việc kiến tập 18 3.3 Nêu cảm nghĩ về quá trình kiến tập

CHUONG 1: CONG TY TNHH KIEN TRUC XAY DUNG VA

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mại TTP

Nguồn: Sinh viên tr; thu th:

e _ Tên công ty: Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thuong Mai TTP

e - Địa chỉ: Đường 10, Phường Hiệp Bình Phước, TP Thủ Đức, TP H6 Chi Minh

e Loai hinh hoat dong: Céng ty TNHH hai thanh vién trở lên

Công Ty TNHH Kiến Trúc Xôêy Dung Va Thuong

Mọi TTP

TTP ARCHITECTURE là công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn, thiết

kế kiến trúc, thiết kế nội - ngoại thắt, thi công và quản lý dự án Một

trong những lợi thế giúp TTP luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối từ

phía khách hàng đó chính là nhờ sở hữu đội ngũ kiến trúc sư và đôi

ngũ kỹ sư thi công chuyên môn cao, nhiệt huyết với công việc, không

ngại thay đổi để tạo nên sự khác biệt

Khi trở thành một khách hàng của TTP, bạn sẽ được trải nghiệm dịch

vụ tốt nhất từ phía công ty với phương châm: "Bạn hài lòng - Chúng tôi

thiết kế và thi công nội, ngoại thất thuộc TOP đầu Việt Nam

— TTP ARCHITECTURE: "Vi céng déng — Kién tao an cu” —

Hình 1.3 Trang web của Công ty TNNH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương

Mai TTP

Nguồn: Sinh viên t;z thu th:

1.1.2 Lịch sử hình thành công ty

Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mại được thành lập vào năm 2021,

theo giấy phép kinh doanh s6 0316984409 được cấp vào ngày 20-10-2021 do cơ quan chỉ cục thé TP thủ Đức quản lý Và bắt đầu chính thức hoạt động vào ngày 20-10-2021 Với đội ngũ kiến trúc sư và đội ngũ kỹ sư thi công chuyên môn cao, nhiệt huyết với công việc, không ngừng thay đôi để tạo nên sự khác biệt TTP luôn nhận đợc sự tin tưởng tuyệt đôi từ phía khách hàng

1.1.3 Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của công ty

+» Sứ mệnh: Công Ty TNHH Kiên Trúc Xây Dựng Và Thương Mại TTP với mong

muốn trở thành một nơi đáng tin cậy, tạo cho khách hàng sự tin tưởng tuyệt đổi Và trở thành đơn vị chuyên sâu về lĩnh vực thiết kế và thi công nội- ngoại thất TOP đầu Việt Nam Công ty cam kết luôn tư vấn tâm huyết và nhiệt tình đề thông qua đó giúp cho khách hàng,

chủ đầu tư:

> Tiết kiệm chỉ phí và thời gian xây dựng

> Hạn ché chỉ phí phát sinh trong thời gian xây dựng

> Dễ dàng hình dung được công trình thực tế thông qua bản vẽ 3D

> Tạo nên các công trình với sự sáng tạo và nét đặc trưng riêng biệt

¢ Tam nhin: Công Ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương Mại TTP định hướng

rõ ràng lộ trình phát triên của công ty trong những năm tới Nhằm phát triên bền vững công

ty đặt mục tiêu sẽ phát triển, đào tạo đội ngũ nhân viên trẻ vững mạnh trong vòng 5 năm

tới Và sẽ nô lực đề trở thành đơn vị thiết kế thi công nội- ngoại thất thuộc TOP đầu Việt

Nam trong 10 năm tiếp theo

% Giá trị cốt lõi: Văn hoá công ty được xây dưng dựa trên 2 giá trị cốt lõi đã tạo nên Sức mạnh của TTP ARCITECTURE và là nèn táng cho sự phát triển bền vững của công ty,

mang lại thành công cho khách hàng

- _ Đối với cấp lãnh đạo và nhân viên công ty: Được đánh giá dựa trên ba tiêu chí quan trọng nhất: Thái độ- Kỷ luật- Hiệu quả Xây dựng môi trường văn hoá, thân thiện, năng động, kích thích sáng tạo và công hiến Phát hiện, trọng dụng và bồi dưỡng nhân tài Đảm bảo quyền lợi, thu nhập, lương thưởng tương xứng với giá trị công hiến

- _ Đối với cộng đồng xã hội: Sự phát triên của oanh ghiệp đồng hành với sự phát triên của cộng đồng và xã hội Trách nhiệm xây dựng những công trình dam bảo chất lượng và

mỹ quan cho một xã hội văn minh Luôn tìm kiếm giải pháp tối ưu để đưa thiên nhiên vào mỗi thiết kế, công trình giúp giải nhiệt và thanh lọc môi trường sóng

1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của công ty

Những lĩnh vực hoạt động tiêu biêu của công ty là:

Thi công, xử lý nền móng các công trình nhà phó, nhà xưởng

Thi công nội thất trọn gói nhà hàng- khách sạn

Thi công xây dựng nhà dân dụng, nhà xưởng

Lắp đặt hệ thông cấp, thoát nước, hệ thông sưởi và điều hoà không khí Thiết ké kiến trúc nội- ngoại thắt

Sửa chữa, cải tạo nhà các loại

⁄Xâu đựng LIÊN HỆ NGAY

Hình 1.4 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Nguồn: Sinh viên tr; thu th:

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Kiến Trúc Xây Dựng Và Thương

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Nguồn: Công ty cung cáp

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận

% Giám đốc

Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, là người điều hành hoạt động kinh

doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về thực hiện quyên và nghĩa vụ của mình

Ngoài ra, giám đốc công ty còn là người giàu kinh nghiệm trong ngành xây dựng và quán trị kinh doanh, thực hiện vai trò điều hành công ty thực hiện các dự án và chính sách

về đầu thầu xây dựng

%% Phó giám đốc

Phó giám đốc được coi là cánh tay đắc lực của giám đốc trong quá trình điều hành

và phát triển công ty, là người giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đóc Bên cạnh đó, phó giám đốc còn chủ động triển khai các nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc về két quả thực hiện

s* Phòng kinh doanh

Đây là phòng ban có vai trò quan trọng không thê thiêu trong công ty Phối hơn thực hiện và nghiên cứu dự án, mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng Xây dựng chiến lược phát triên hoạt động kinh doanh, quảng báo và tiếp thị các dự án, sản phẩm của

công ty đến khách hàng nhằm gia tăng doanh só, lợi nhuận giúp công ty tăng trưởng và phát

triển ngày càng vững mạnh Giám sát quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh

Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất

còn giám sát quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh, là phòng trực tiếp làm việc đàm phán và kí kết hợp đồng với đồi tác

“+ Phong kế toán (Đây là phòng ban em được kiến tập)

Các chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán trong bát kì doanh nghiệp nào cũng

vô cùng quan trọng, tương tự chức năng của phòng kinh doanh Phòng ké toán có nhiệm vụ

thực hiện toàn bộ công tác tài chính, ké toán, thông tin kinh tế, thống kê và hoạch toán kinh

tế Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm, ngắn hạn và dài hạn phù hợp với kế hoạch hoạt động sản xuất và đầu tư của công ty

Phòng kế toán phải theo dõi các tài khoản thanh toán của doanh nghiệp như: hàng tôn kho, bảng lương và các chỉ phí liên quan tới doanh nghiệp Bộ phận kê toán còn có

nhiệm vụ theo dõi và hoạch toán các khoản bằng tiền mặt của khách hàng đổi với các dự

án bán ra, mua vào hoặc cung cáp dịch vụ Chịu trách nhiệm tạo và theo dõi hoá đơn Thực

hiện nhiệm vụ dưới sự phân công, lãnh đạo của giám đóc

+ Phòng kỹ thuật thi công

Phòng kỹ thuật là bộ phận có nhiệm vụ xây dựng thiết lập và vận hành, quán lý hệ

thống kỹ thuật của doanh nghiệp Trực tiếp điều hành những công việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm đám bảo tiền độ sản xuất, kế hoạch các dự án của công ty diễn ra một cách hiệu quá và suôn sẻ Những sự có liên quan đến vẫn

đề kỹ thuật sẽ được phát hiện nhanh chóng và sửa chữa một cách kịp thời đề hạn chẻ tối đa

thời gian chờ

Trách nhiệm chính của phòng kỹ thuật là lập hồ sơ thiết kế, quán lý và giám sát kỹ

thuật các dự án xây dựng mới, sửa chữa lớn, sửa chữa thừng xuyên Chịu trách nhiệm thắm

định các hò sơ thiết kế kỹ thuật đảm báo các yếu tô an toàn và công dụng của sản phẩm