bài báo cáo nguyên lý kế toán đề tài mô tả quy trình kế toán tại một đơn vị kế toán

Quy trình lập, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp.. Khi báo cáo quyết toán năm của doanh nghiệp đã đư

TRƯỜNG DAI HOC KINH TE HUE

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

BAI BAO CAO

Môn học: Nguyên Lý Kế Toán Đề tài: MÔ TẢ QUY TRÌNH KẾ TOÁN TẠI MỘT ĐƠN VỊ KẾ TOÁN

GVHD: Th.S Phạm Thị Ái Mỹ

Thực hiện: Nhớm 12_N02

1 Trần Thị Thanh Thuyên 2 Trần Thị Ny

3 Lê Diệu Bảo Ngân

1 I

MUC LUC

CÁC BƯỚC CÚA QUY TRINH KE TOAN 3

1 Lập, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ 3

2 Ghi số kế toán - s52 212 2211021122111211221121112111 2121111211112 uu 9 3 Khóa số kế toán cuối kì - s 212212 521221111211211121121102111211211211211221211112 r2 13 4 Lập các báo cáo kế toán tài chính -s- 2s 2112122111211 2112112112212222 1212121 re 19

L QUY TRINH KE TOAN

Quy trinh kế toán là các bước công việc kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định trong thực tiễn làm kế toán

Lp! Nhan biết các > Xt ly, phan b Các báo cáo „ giao dịch ánh tài chính Quá

trình kinh doanh Chứng từ „ Ghi Tài khoản > Khoá số

gốc Số sách Tính số dư

IL CAC BUOC CUA QUY TRINH KE TOAN

1 Lập, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ kế toán Đối tượng nghiên cứu, phản ánh kế toán chính là quá trình kinh doanh Trong quá trình kinh doanh sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế- phát sinh hay các giao dịch mà bằng chứng pháp ly chứng minh cho sự phát sinh và hoàn thành các giao dịch chính là các chứng từ kế toán.Đó chính là bước thứ nhất trong chu trình kế toán

Chứng từ kế toán là những bằng chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy

ra và thực sự hoàn thành Chứng từ là căn cứ pháp lý đề kiểm tra việc chấp hành mệnh

lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũng như kiểm tra kế toán

Quy trình lập, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính kế toán của doanh nghiệp Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và đầy đủ các khoán thu chỉ, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính và tuân thủ các qui định của pháp luật

% Nội dung bắt buộc của chứng từ : - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán - Ngày, tháng, năm lập chứng từ - Tên, địa chi của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán - Tên, địa chỉ của cơ quan, tô chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán - Số lượng, đơn giá và số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số: tông số tiền của chứng từ kế toán ding dé thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

- Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ

*% Cúc bước cơ bản: a) Lap ching tiv

Người lập chứng từ: cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ lập chứng từ theo quy định của doanh nghiệp

Nội dung chứng từ: chứng từ phải ghi đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết theo quy định của Luật kê toán và các văn bản hướng dẫn liên quan Hình thức chứng từ: chứng từ phái được lập theo mẫu in sẵn hoặc do doanh nghiệp

tự thiết kế, đảm bảo tính thông nhất và phù hợp với yêu cầu quản lí

Ký chứng từ: Chứng từ phải được ký hoặc đóng dấu xác nhận bởi người lập, người chứng thực và người phê duyệt theo qui định của doanh nghiệp

b) Tiếp nhận chứng từ Bộ phận tiếp nhận: bộ phận kế toán hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp nhận chứng từ theo qui định của doanh nghiệp

Thời gian tiếp nhận: chứng từ phải được tiếp nhận ngay sau khi được lập hoặc sau

khi hoàn thành giao dịch kinh tế

Số lượng chứng từ: cần kiểm tra số lượng chứng từ để đảm bảo không bị thất thoát hoặc làm giả

Nội dung chứng từ: kiểm tra sơ bộ nội dung chứng từ để đảm bảo đây đủ, chính xác các thông tin cần thiết

e) Kiếm tra chứng từ Nội dung kiểm tra: + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh + Kiểm tra tính trung thực, rõ rảng, đầy đủ

+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ

+ Kiểm tra tính chính xác số liệu thông tin trên chứng từ

Hình thức kiểm tra: kiểm tra chứng từ trực tiếp hoặc qua hệ thống quản lí tài chính kế toán của doanh nghiệp

Kết quả kiểm tra: + Chứng từ hợp lệ: chứng từ được chấp nhận và sử dụng cho mục đích hạch toán kế toán

+ Chứng từ không hợp lệ: Chứng từ được trả lại cho người lập để sữa chữa hoặc huy bỏ

) Lưu trữ chứng tữ Thời gian lưu trữ: chứng từ kế toán phải được lưu trữ trong thời gian quy định của pháp luật

+ Tôi thiểu 5 năm cho chứng từ dùng cho quản lý, không ghi số

+ Tôi thiểu 10 năm cho chứng từ ghi sô và lập BCTC

+ Vĩnh viễn cho chứng từ có tính sử liệu, kinh tế, an nh, quốc phòng Hình thức lưu trữ: chứng từ phải được lưu trữ tại nơi an toàn, đảm báo bảo mật và dễ dàng tra cứu khi cần thiết

2 Ghi số kế toán a) Mở số - Việc mở số sách kế toán được thực hiện vào đầu ky kế toán năm - Với doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thì số được mở từ ngày thành lập - Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng là người có trách nhiệm ký duyệt vào số kế toán ghi bằng tay trước ghi sử dụng hoặc file in ra từ máy tính - Số kế toán có thê để tờ rời hoặc đóng thành quyên Với tờ rời, vào cuỗi kỳ phải đóng

thành tap dé lưu trữ

- Các thủ tục cần thực hiện trước khi sử dụng số kế toán + Với số là tờ rời: đầu mỗi số tờ rời phải ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ số — tên số — tháng sử dụng — tên người giữ số và thực hiện việc ghi số Các số tờ

rời cần phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán đề dàng tìm kiếm, tra cứu sau này Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền phải ký, đóng dấu vào tờ rời và ghi vào số đăng ký sử dụng thì tờ rời đó mới có giá trị sử dụng

+ Với số kế toán dạng quyến: tại trang đầu của số phải ghi rõ tên công ty, tên số, ngày mở số, niên độ kế toán, kỳ ghi số, ngày kết thúc ghi số, ngày chuyển giao cho người khác, họ tên — chữ ký người giữ và ghi số + người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp + kế toán trưởng Số kế toán dạng quyên phải được đánh số trang rõ ràng và giữa hai trang phải được đóng dấu giáp lai

- Giữa hai trang quyên số kế toán phải được đóng dấu giáp lai

b) Ghỉ số

- Mọi số liệu đưa vào số kế toán phải dựa vào các chứng từ kế toán đã đảm bảo tính pháp lý

- Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hình thức ghi số kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt

động sản xuất, kinh doanh; điều kiện trang thiết bị và kế toán viên dựa vào đó đề áp

Số đăng ký

chứng từ ghỉ CHUNG TU GHI SO

số

Bang téng hợp chi

tiết L._—_—— Bảng cân đối

Chứng từ kế toán và

các bang phan bd i : Số, thể Bảng kê anise ar kế toán chi tiết

I ‡

Big Bảng tống hợp chi

tiệt BÁO CÁO TÀI CHÍNH |

Ghi chit: Ghi hang ngay

Ghi cuối tháng G Đối chiếu, kiểm tra —-*€A

+ SỐ KẾ TOÁN

vê ng | | -S 6g hẹp - Số chỉ tiết BẰNG TOÁN

TONG HOP I

TH - Báo cáo tài chính

KE TOAN Ew aE] - Báo cáo kế toán CỪÙNG LOẠI | y vi | quan tri

Ghi chu:

——— Nhập số liệu hàng ngày =—Ầ |n số, báo cáo cuối thang, cuối năm ~———* Đôi chiều, kiêm tra

Hình thức kế toán máy e) Khóa số

Việc tiễn hành khóa số kế toán được thực hiện vào cuối kì kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính Ngoài ra, trong trường hợp cần kiểm kê hoặc có yêu cầu của cơ quan nhà nước thì số kế toán cũng sẽ được khóa lại

d) Sửa chữa thông tin trong số kế toán - Với trường hợp ghi chép bằng tay, kế toán viên có thể áp dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)

+ Phương pháp ghi cải chính + Phương pháp ghi bố sung - Nếu là trường hợp ghi số kế toán bằng máy tính thì áp dụng phương pháp ghi số âm hoặc ghi bồ sung:

+ Trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước mà phát hiện có sai sót trong số kế toán thì tiền hành sửa chữa trực tiếp số kế toán của năm đó trên máy tính

+ Nếu đã nộp BCTC rồi mới phát hiện sai sót thì bên cạnh việc sửa trực tiếp trong số kế toán phải ghi chú thêm nội dung sửa vào dòng cuôi của sô kê toán năm do

Khi báo cáo quyết toán năm của doanh nghiệp đã được duyệt hoặc công tác thanh — kiểm tra đã kết thúc, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính — liên

quan với số liệu đã ghi trong số kê toán thì nhân viên kế toán phải tiên hành sửa lại thông

tin trong số kế toán + số dự của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp được doanh nghiệp áp dụng

3 Khóa số kế toán cuối kì q) Khoá số kế toán là gì? - Khóa số kế toán là một trong những công đoạn của quá trình ghi số kế toán, cụ thê nó nằm ở khâu cuối cùng Khi đó kế toán cần tính toán ra chỉ tiết các con sô phát sinh trong

tài khoản Nợ, Có và Số dư cuối kỳ đối với từng tài khoản

- Công đoạn khoá số kế toán này cần được thực hiện dựa theo ky tinh thuế của mỗi doanh nghiệp, đó có thể là theo tháng, theo quý thậm chí là theo năm Trong đó, khi Báo cáo tài chính được hoàn thiện cũng là lúc quá trình ghi số kế toán hay khoá số chính thức kết thúc

b) Kỳ khóa số

- Dựa theo Điểm a, Khoản 7, Điều 5 của Thông tư 107/2017/TT-BTC có quy định về kỳ khóa sô kê toán như sau:

+ Khoá sô quỹ tiên mặt vào thời điểm cuôi mỗi ngày làm việc, trong đó sau khi khóa sô, kê toán phải tiên hành so sánh, đôi chiêu các sô liệu trong số tiên mặt với sô của thủ quỹ Điêu này nhăm đảm bảo trường hợp chênh lệch sô liệu giữa các khâu kê toán, khi có sự chênh lệch thì còn kịp thời xử lý

Đối với ngày cuối tháng, kế toán phải thiết lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt ngay sau khi kiêm kê hoàn tất Đồng thời lưu trữ bảng kiểm kê này cùng với sô kế toán tiền mặt ở ngày cuối cùng của tháng đó

+ Khoá số tiền gửi ngân hàng hay kho bạc vào cuối tháng nhằm mục đích so sánh, đối chiếu các số liệu đối với các tổ chức liên quan Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng hay kho bạc Nhà nước được thiết lập ngay sau khi đối chiếu thánh công, đồng thời phải có xác nhận của các tô chức liên quan nay

Bảng đổi chiếu số liệu với ngân hàng và Kho bạc Nhà nước phải được lưu cùng với Số tiền gửi ngân hàng và Kho bạc mà kế toán khóa hàng tháng

+ Các đơn vị kế toán cần tiễn hành khoá số kế toán ngay tại thời điểm cuối kỳ, thường

gọi là cuối kỳ kế toán năm và diễn ra trước khi lập Báo cáo tài chính Ngoài ra, đối với các trường hợp kiêm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định, đơn vị kế toán cũng phải thực hiện công tác khóa số kề toán

e) Toàn bộ trình tự khoá số kế toán

* Kiểm tra thật kỹ số liệu trước khi khoá số kế toán

- Sau khi kế toán đã xử lý toàn bộ những chứng từ, số sách và hoá đơn có liên quan thì cần kiểm tra lại các số liệu, cách hạch toán hay định khoản của mình trong số đã chính xác hay chưa Cụ thê:

+ Kiểm tra tiền mặt: Kế toán cần kiểm tra số tiền mặt đang quản lý để chắc chắn rằng không có bất cứ sự chênh lệch nào trong suốt quá trình hạch toán Đồng thời kiểm tra tiền

mặt tồn quỹ ở thời điểm khoá số xem có trùng khớp với thực tế hay số sách kế toán hay không

+ Kiểm tra tiền gửi ngân hàng: Kế toán cần đối chiếu số dư trong số phụ ngân hàng

ngay tại thời điểm cuỗi kỳ,tức là cuối ngày 31/12 với số dư tại Số Chi tiết được lập để

theo dõi tiền gửi ngân hàng trong cả kỳ kế toán + Kiểm tra các khoản thuế phải đóng theo quy định Nhà nước: Một số loại thuế trong doanh nghiệp mà kế toán cần kiểm tra lại khi khóa số kế toán như là thuế Môn bài, thuế

GTGT, thuê TNDN, thuế TNCN

+ Kiểm tra các khoản công nợ phải thu, phải trả: Mỗi khách hàng sẽ được theo dõi trên

1 số chỉ tiết riêng, khi đến kỳ khóa sô, kế toán sẽ phải đối chiếu số này với từng khách hàng cụ thể Mỗi tháng cần tiến hành thiết lập biên bản đối chiếu công nợ để khi phát

sinh vấn đề còn có giấy tờ xác minh + Kiểm tra danh mục hàng tồn kho: Kế toán tiễn hành đối chiếu số liệu tồn kho giữa 36 kế toán và hàng tồn trong kho thực tế

+ Ngoài ra, trước khi khoá số, kế toán cần tiễn hành kiểm tra tất cả các khoản mục khác bao gồm phân bồ chỉ phí trả trước, tài sản cố định, lương và các khoản trích theo lương, các khoản tiền vay, doanh thu, giá vốn, chỉ phí để xem chúng đã được theo dõi một cách chính xác hay chưa

* Tiến hành thực hiện bút toán kết chuyển vào cuối kỳ - Kế chuyên cuối kỳ chính là khâu cuối cùng trong quá trình khoá số kế toán, đây cũng là khâu quan trọng để tạo ra một bản Báo cáo tài chính hoàn chỉnh và chuẩn xác

- Trong bút toán kết chuyên cuối kỳ với doanh thu, kế toán cần thực hiện các bút toán chỉ tiết như sau:

+ Bút toán 1: Kết chuyên đỗi với các khoản giảm trừ doanh thu vào các tài khoản doanh thu 511

+ Bát toán 2: Kết chuyên doanh thu sang tài khoản 911 (Tài khoản Xác định kết quả kinh

doanh)

+ Bút toán 3: Kết chuyển toàn bộ chỉ phí sang tài khoản 911, chỉ phí bao gồm Giá vốn

hang ban (621), Chi phí tài chính (635), Chi phí bán hàng (641), Chi phí quản lý doanh

nghiệp (642), Chì phí khác (811)

+ Bút toán 4: K toán xác định lãi, lỗ

¢ Truong hop Bén Co TK 911 > Bén No TK 911 thi dugc xác định là Lãi ® Trường hợp ngược lại thì kết quả là Lễ

* Kiểm tra lại tính đúng đăn của việc khóa số kế toán - Kết chuyên Lãi, Lỗ là khâu cuối cùng nhưng trên mặt lý thuyết, còn thực tế để đảm bảo việc khóa số được thực hiện chuẩn xác thì kế toán cần phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu và phương pháp mình đã thực hiện

- Hãy chắc chắn rằng những kết chuyển của mình được thực hiện đúng và chuẩn xác

nhất, khi đó bắt đầu lập Số cái đối với từng tài khoản

d) Những lưu ý quan trọng khi tiến hành khoá số kế toán - Khoá số kế toán là khâu cực kỳ quan trọng, do đó kế toán ngoài việc năm chắc trong tay quá trình thực hiện, bạn còn phải lưu tâm tới một số vấn đề sau đây dé công việc trở nên thuận lợi hơn

* Các chứng từ kế toán cần được phân loại và sắp xếp khoa học - Chứng từ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp khá nhiều, chính vì vậy để phục vụ cho quá trình hạch toán, lưu trữ thì kế toán nên phân loại và sắp xếp chúng sao cho khoa học Cụ thẻ, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian, đóng thành quyền và ghi nhãn cho chúng Bên cạnh đó, giá trị sử dụng của những chứng từ kế toán này là lâu dài, cho nên việc lưu giữ chúng cần phải thực hiện một cách an toàn và đảm bảo theo quy định của Nhà nước