CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG BÁO CÁO KIỂM SOÁT SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm về hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất Kiểm soát sản xuất, theo American Production and Inventory Control Society, ng
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG BÁO CÁO KIỂM SOÁT SẢN XUẤT
Khái niệm về hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất
Kiểm soát sản xuất, theo American Production and Inventory Control Society, ngày nay là APICS định nghĩa năm 1959: “Production control is the task of predicting, planning and scheduling work, taking into account manpower, materials availability and other capacity restrictions, and cost so as to achieve proper quality and quantity at the time it is needed and then following up the schedule to see that the plan is carried out, using whatever systems have proven satisfactory for the purpos” - “Kiểm soát sản xuất là nhiệm vụ dự đoán, lập kế hoạch và lập lịch trình công việc, có tính đến nhân lực, nguyên liệu sẵn có và các hạn chế khác về năng lực, và chi phí để đạt được chất lượng và số lượng phù hợp tại thời điểm cần thiết và sau đó theo dõi lịch trình để thấy rằng kế hoạch được thực hiện, sử dụng bất kỳ hệ thống nào đã được chứng minh là thỏa đáng cho mục đích này.” Có thể hiểu rằng kiểm soát sản xuất là các hành động để đảm bảo quá trình thực hiện kế hoạch sẽ đạt được các mục tiêu đã đề ra
Một nghiên cứu khác cũng đã đưa ra khái niệm tương tự: Chức năng kiểm soát sản xuất được định nghĩa là tập hợp các hoạt động trong một tổ chức sản xuất nhằm mục đích kiểm soát khối lượng và chủng loại sản phẩm được sản xuất tại những địa điểm cụ thể theo thời gian [5] Bao gồm lập kế hoạch dài hạn, phát triển sản phẩm, phát triển quy trình sản xuất, kiểm soát dịch vụ khách hàng, bố trí nhà máy, lập kế hoạch, vận chuyển và phân phối vật chất, lập kế hoạch nhân lực, nguyên vật liệu kiểm soát nguồn cung và xử lý vật liệu, lập kế hoạch năng lực, lập kế hoạch, tải, điều phối và xúc tiến, và kiểm soát hàng tồn kho
Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất là tập hợp tất cả các loại báo cáo về quá trình sản xuất và các hoạt động kiểm soát sản xuất của doanh nghiệp Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất được thiết kế để hệ thống hóa việc thu thập, xử lý và báo cáo dữ liệu quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất Đó là tập hợp các quy trình, quy định liên quan đến các hoạt động thu thập, xử lý, báo cáo các thông tin liên quan đến sản xuất để phân tích và đề xuất các kiến nghị điều chỉnh nếu thấy cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, tăng năng suất, giảm chi phí và cải thiện quản lý sản xuất
Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất yêu cầu một bộ máy nhân sự có kỹ năng, chuyên môn và trách nhiệm, tham gia vào các hoạt động theo dõi, giám sát quá trình sản xuất; tạo lập và xử lý các báo cáo sản xuất, có thể chia thành các nhóm vai trò như:
- Nhóm nhập và xác minh thông tin: Nhân viên có trách nhiệm nhập thông tin (theo cách thủ công hoặc dùng công cụ hỗ trợ) và xác thực tính chính xác của thông tin Công việc này rất quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu
- Nhóm ra quyết định: Người quản lý và người giám sát sử dụng thông tin do hệ thống cung cấp để đưa ra những quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa quy trình;
- Nhóm kiểm soát chất lượng: Nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng sẽ căn cứ vào quy trình, quy định trong hệ thống để giám sát chất lượng sản phẩm và xác định những sai lệch so với tiêu chuẩn chất lượng;
- Nhóm báo cáo và phân tích: Những người có kỹ năng phân tích thường được giao nhiệm vụ diễn giải và phân tích dữ liệu được thu thập, cung cấp thông tin chuyên sâu về hiệu suất, xu hướng và các lĩnh vực cần cải thiện;
Các công cụ, thiết bị, phần cứng, phần mềm phục vụ công tác theo dõi quá trình sản xuất và lập các báo cáo sản xuất cũng là những thành phần cấu thành nên hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất, ví dụ như:
- Cảm biến, máy quét: Những thiết bị này thu thập dữ liệu thời gian thực từ nhiều thiết bị và quy trình khác nhau Ví dụ: cảm biến có thể theo dõi nhiệt độ, áp xuất hoặc trạng thái máy;
- Camera, bảng điện tử theo dõi tiến độ sản xuất, máy quét mã vạch và công nghệ RFID: những công cụ này giúp cho việc thu thập dữ liệu được hiệu quả và chính xác hơn, đặc biệt là theo dõi hàng tồn kho và chuyển động của sản phẩm;
- Thiết bị kiểm tra chất lượng: các thiết bị kiểm tra, dụng cụ đo lường phục vụ cho việc giám sát chất lượng sản phẩm;
- Những ứng dụng, phần mềm hỗ trợ kiểm soát sản xuất: Các giải pháp phần mềm chuyên dụng đóng vai trò trung tâm trong việc xử lý và quản lý dữ liệu;
- Phần cứng: các nhân viên sử dụng máy tính, máy tính bảng, thiết bị di dộng để truy cập vào giao diện người dùng của hệ thống và nhập dữ liệu hoặc truy cập báo cáo;
- Mạng truyền thông: mạng không dây, có dây, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyển dữ liệu theo thời gian thực giữa các thành phần của hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất;
Nói chung, hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất có sự kết hợp nhiều mặt như nhân lực, công nghệ cũng như các công cụ và thiết bị hỗ trợ để đảm bảo kiểm soát và quản lý sản xuất hiệu quả dựa trên dữ liệu
Phân loại báo cáo kiểm soát sản xuất
Tùy theo quy mô và đặc điểm, mỗi công ty sẽ có những loại báo cáo kiểm soát sản xuất riêng, tuy nhiên phần lớn sẽ sẽ được chia thành những loại báo cáo sau:
Hình 1.1 Một số loại báo cáo kiểm soát sản xuất tại các doanh nghiệp
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.2.1 Phân loại theo hình thức lưu trữ
Lưu trữ bằng bản cứng
BÁO CÁO KIỂM SOÁT SẢN XUẤT
BC ngày BC tuần/tháng/năm
PL THEO VỊ TRÍ LẬP
BC sơ cấp BC tổng hợp
PL THEO TÍNH CHẤT BÁO CÁO
BC thường xuyên BC đột xuất
PL THEO CHỨC NĂNG, NGHIỆP VỤ
BC mua hàng BC tình hình sản xuất
BC quản lý vật tư BC quản lý chất lượng
6 Hình thức lưu trữ bằng bản cứng chính là thông qua các văn bản, biên bản bằng giấy tờ Các báo cáo này là một công cụ quan trọng trong việc truyền tải và chia sẻ thông tin giữa nhiều phòng ban và bộ phận khác nhau
Trong các báo cáo bằng văn bản này thể hiện rất rõ thông tin từ thời gian, đến không gian cho đến nội dung chi tiết và được xác nhận bởi chữ ký của người, của bộ phận phụ trách, điều đó thể hiện trách nhiệm đối với các thông tin được thể hiện trên văn bản đã được ký, đồng thời cũng là nhất quán thông tin giữa các bộ phận
Các thông tin ghi nhận được trên văn bản có thể được ghi chép bằng tay (thủ công) hay cũng có thể được hoàn thành bởi máy tính thông qua các phần mềm và có sự tham gia của các công cụ khác như máy đo lường, máy kiểm tra mã vạch …
Lưu trữ bằng bản mềm
Hệ thống lưu trữ bản mềm là những báo cáo được lập tự động thông qua các công cụ, phần mềm hỗ trợ Chúng được thu thập, tổng hợp và lưu trữ trực tuyến, các bộ phận liên quan hoặc những người có thẩm quyền sẽ được cấp quyền để truy cập
Tổng quan chung về ERP:
ERP ( Enterprise Resource Planning ) là một kiểu phần mềm chuyên dụng trong quản lý doanh nghiệp, nó tích hợp các quy trình làm việc cốt lõi của công ty như tài chính, mua bán, quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho … vào một hệ thống tập trung duy nhất Nói cách khác, đó chính là một mô hình mà người ta ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý hoạt động kinh doanh, chính là hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Việc sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng phổ biến Ví dụ: SAP, Hệ thống ERP có thị phần lớn nhất, được hơn 60% các tập đoàn đa quốc gia sử dụng [9].
Mục đích của phần mềm ERP là cung cấp một cái nhìn thống nhất về các hoạt động và dữ liệu của công ty giữa các phòng ban, bộ phận có chức năng khác nhau, cho phép nhà quản trị có thể bao quát và ra quyết định tốt hơn, cải thiện hiệu quả và tăng năng suất kinh doanh
Hình 1.2 Các hệ thống thông tin thuộc ERP
(Nguồn: Enterprise Resource Planning and ERP Systems, 2015)
Có thể kể đến một số đặc điểm của phần mềm ERP như tích hợp, thiết kế mô-đun, cơ sở dữ liệu tập trung, tiêu chuẩn hóa, tự động hóa,báo cáo và phân tích, khả năng mở rộng
Chức năng “Báo cáo và phân tích” là một chức năng quan trọng của hệ thống ERP Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, tối ưu hóa quá trình hoạt động và qua đó góp phần đáp ứng các mục tiêu chiến lược của họ Dưới đây là cái nhìn rõ hơn về chức năng “Báo cáo và phân tích” của phần mềm ERP:
- Hợp nhất dữ liệu: Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận và quy trình kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như là bán hàng, nhân sự, tài chính, hàng tồn kho
… Phần mềm hợp nhất những dữ liệu này thành một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất, sự nhất hợp nhất này là nền tảng cho báo cáo và phân tích
Báo cáo tiêu chuẩn: Hệ thống ERP cung cấp một thư viện các báo cáo tiêu chuẩn đã được xác định trước về các hoạt động kinh doanh chung Các báo cáo này gồm các báo cáo về doanh số bán hàng, báo cáo tài chính, mức tồn kho,… Người dùng có thể tạo các báo cáo này theo yêu cầu;
Báo cáo tùy chỉnh: Người dùng có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ Họ có thể chọn các trường dữ liệu, bộ lọc và tùy chọn định dạng để điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với yêu cầu riêng của họ;
Báo cáo đặc biệt: Một số hệ thống ERP có chức năng báo cáo đặc biệt, cho phép người dùng tạo báo cáo nhanh chóng mà không cần sử dụng quá nhiều kỹ thuật
8 công nghệ thông tin Họ có thể chọn các thành phần dữ liệu và tạo báo cáo nếu cần
Báo cáo theo lịch: Người dùng có thể lên lịch để tạo các báo cáo tự động theo các khoảng thời gian hoặc thời gian cụ thể Tính năng này rất hữu ích cho các tác vụ báo cáo định kỳ
Đặc điểm và tính chất của hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất
Trong mỗi doanh nghiệp, tùy vào loại hình sản xuất hay quy mô công ty, hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất có thể khác nhau, nhưng chung quy lại vẫn tuân theo một số quy tắc nhất định và có những đặc điểm, tính chất chung
Một số đặc điểm của hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất bao gồm:
- Tập trung vào dữ liệu sản xuất : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tập trung vào các dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất như lượng sản phẩm được sản xuất, chất lượng sản phẩm, thời gian sản xuất, đội ngũ lao động tham gia, vật liệu tiêu hao, v.v
- Đa dạng về loại báo cáo: Như đã phân loại ở mục trên, hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau để phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của các bộ phận và quản lý sản xuất
- Cập nhật dữ liệu liên tục : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất được thiết kế để cập nhật dữ liệu liên tục từ các hệ thống sản xuất khác như ERP, MRP, MES, v.v để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu
- Đa dạng về định dạng báo cáo : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất cung cấp nhiều định dạng báo cáo khác nhau như báo cáo số liệu, biểu đồ, đồ thị, v.v để dễ dàng hiển thị và phân tích dữ liệu
Các báo cáo kiểm soát sản xuất thường có những tính chất sau:
- Tính toàn diện : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến quá trình sản xuất, từ lượng sản phẩm được sản xuất đến chất lượng sản phẩm, thời gian sản xuất, đội ngũ lao động tham gia, vật liệu tiêu hao, v.v
- Tính chính xác : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất được thiết kế để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu sản xuất Các dữ liệu này được lưu trữ và cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời gian để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu
- Tính linh hoạt: Các báo cáo kiểm soát sản xuất có tính linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu sản xuất và quản lý sản xuất thay đổi theo thời gian Hệ thống này được thiết kế để có thể thích nghi với sự thay đổi của quy trình sản xuất và các yêu cầu báo cáo của các bộ phận khác nhau
- Tính thống nhất : Các báo cáo kiểm soát sản xuất đảm bảo tính thống nhất về nội dung, định dạng, ngôn ngữ để đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu của các báo cáo
- Tính thời gian thực : Báo cáo kiểm soát sản xuất cung cấp thông tin sản xuất trong thời gian thực, giúp quản lý sản xuất có thể giám sát và điều hành sản xuất một cách hiệu quả hơn
- Tính quản lý : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất được sử dụng để quản lý quy trình sản xuất, tối ưu hóa sự phối hợp giữa các bộ phận và cải thiện hiệu quả sản xuất
- Tính đa nền tảng : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau như ERP, MRP, MES, v.v để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu
- Tính tiêu chuẩn hóa : Hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất đảm bảo tính tiêu chuẩn hóa trong việc xử lý và báo cáo dữ liệu sản xuất, đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng so sánh giữa các báo cáo sản xuất khác nhau
Từ đó ta có thể đưa ra một số những yêu cầu chung khi thực hiện các báo cáo kiểm soát sản xuất như sau:
Các báo cáo được sử dụng có mẫu theo quy định của công ty, hoặc có thể tự thiết lập mẫu riêng phù hợp với mục đích của mỗi quy trình hoặc bộ phận
Tạo và thiết kế báo cáo một cách khoa học, dễ tiếp cận, dễ hiểu, logic
Ngôn ngữ phù hợp, không sử dụng thuật ngữ quá chuyên môn hoặc khó hiểu
Các thông tin trong báo cáo phải đảm báo được tính đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực và khách quan
Tổng hợp thông tin một cách hiệu quả, tránh những thông tin thừa, lặp lại thông tin
Thể hiện trách nhiệm của những người thực hiện thống kê thông tin
Các chỉ tiêu phản ánh quá trình sản xuất
Quá trình đánh giá quá trình sản xuất cần được thực hiện một cách đầy đủ và khách quan., điều đó được dựa trên những chỉ tiêu sản xuất, phản ánh đúng thực trạng của quá trình Trong một doanh nghiệp sản xuất, có rất nhiều chỉ tiêu được áp dụng, có thể chia ra thành các chỉ tiêu định tính và các chỉ tiêu định lượng
Một số những chỉ tiêu quan trọng nhất mà các cấp bậc trong công ty cần quan tâm đến để kiểm soát quá trình sản xuất như sau: Ở cấp doanh nghiệp:
- Chất lượng sản phẩm : Chất lượng sản phẩm là chỉ tiêu quan trọng nhất để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tăng cường uy tín của doanh nghiệp Để kiểm soát chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số như tỷ lệ lỗi sản xuất, độ tin cậy của sản phẩm, đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm, v.v…
- Hiệu quả sản xuất : Hiệu quả sản xuất là chỉ tiêu quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng thời gian, đúng số lượng và với chi phí thấp nhất Để kiểm soát hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số như tốc độ sản xuất, độ lỗi sản xuất, thời gian chờ đợi của khách hàng, chi phí sản xuất, v.v
- Số lượng sản phẩm : Số lượng sản phẩm là một chỉ tiêu để đảm bảo rằng doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Để kiểm soát số lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số như số lượng sản phẩm được sản xuất, số lượng sản phẩm bị hủy, số lượng sản phẩm tồn kho, v.v
- Chi phí sản xuất : Chi phí sản xuất là chỉ tiêu để đảm bảo rằng doanh nghiệp sản xuất sản phẩm với chi phí thấp nhất Để kiểm soát chi phí sản xuất, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số như giá thành sản phẩm, chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí quản lý sản xuất, v.v
- An toàn lao động : An toàn lao động là chỉ tiêu để đảm bảo sự an toàn cho nhân viên và khách hàng Để kiểm soát an toàn lao động, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ
14 số như tỷ lệ tai nạn lao động, số lần kiểm tra an toàn lao động, số lần đào tạo về an toàn lao động, v.v Ở cấp độ xí nghiệp:
- Điều kiện môi trường sản xuất : Điều kiện môi trường sản xuất như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, không khí, v.v có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất Do đó, việc kiểm soát các yếu tố này là rất quan trọng để đảm bảo sản xuất được sản phẩm chất lượng cao
- Tình trạng máy móc, thiết bị : Việc bảo trì, sửa chữa, nâng cấp các thiết bị, máy móc đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất, cần kiểm soát tình trạng của các thiết bị này để đảm bảo chúng luôn hoạt động tốt nhất, giảm thiểu thời gian hỏng hóc, đảm bảo sản xuất hiệu quả
- Số lượng sản phẩm sản xuất: Số lượng sản phẩm được sản xuất trong một đơn vị thời gian cũng là chỉ tiêu quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp sản xuất đủ số lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Chất lượng sản phẩm : Chất lượng sản phẩm là chỉ tiêu quan trọng nhất để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tăng cường uy tín của xí nghiệp Để kiểm soát chất lượng sản phẩm, xí nghiệp cần theo dõi các chỉ số như tỷ lệ lỗi sản xuất, độ tin cậy của sản phẩm, đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm, v.v
- Hiệu quả sản xuất : Hiệu quả sản xuất là chỉ tiêu quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng thời gian, đúng số lượng và với chi phí thấp nhất Để kiểm soát hiệu quả sản xuất, xí nghiệp cần theo dõi các chỉ số như tốc độ sản xuất, độ lỗi sản xuất, thời gian chờ đợi của khách hàng, chi phí sản xuất, v.v Ở cấp độ tổ, đội sản xuất:
- Kế hoạch sản xuất : Tổ, đội sản xuất cần phải tuân thủ kế hoạch sản xuất được đưa ra từ cấp trên và áp dụng các biện pháp phù hợp để đảm bảo hoàn thành kế hoạch trong thời gian quy định
- Thời gian sản xuất : Thời gian sản xuất cần được kiểm soát để đảm bảo sản xuất đúng thời hạn và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
- Chất lượng sản phẩm : Đội sản xuất cần đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và đạt được tiêu chuẩn quy định
- Số lượng sản phẩm sản xuất : Số lượng sản phẩm được sản xuất trong một đơn vị thời gian cũng là chỉ tiêu quan trọng để đảm bảo tổ, đội sản xuất sản xuất đủ số lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Chi phí sản xuất: Tổ, đội sản xuất cần kiểm soát chi phí sản xuất để đảm bảo sản xuất với chi phí thấp nhất, tiết kiệm tối đa các nguồn lực
Các tiêu chí đánh giá hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất
Để đánh giá chất lượng một hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất, ta có thể dựa vào những tiêu chí quan trọng sau đây:
- Tính chính xác : dữ liệu chính xác là yêu cầu cơ bản của chất lượng BCSX Thông tin phải chính xác và tin cậy để làm cơ sở cho việc ra quyết định Những sai sót trong lúc thu thập, hay trong tính toán hoặc nhập liệu sẽ dẫn đến những kết luận và quyết định sai lầm, hoạt động kém hiệu quả hoặc gây các tổn thất về mặt tài chính
- Tính đầy đủ: các BCSX phải đầy đủ dữ liệu cần thiết để đáp ứng các nhu cầu cụ thể khác nhau của người sử dụng Thiếu dữ liệu hoặc thừa dữ liệu không liên quan sẽ làm giảm chất lượng của báo cáo Thiếu dữ liệu sẽ khiến người đọc không thể nắm bắt được tình hình thực tế Thừa những dữ liệu không liên quan sẽ gây choáng ngợp, khó nắm bắt cho người sử dụng và có thể dẫn tới hiểu sai báo cáo, đưa ra những quyết định sai lầm
- Tính kịp thời: BCSX cần cung cấp thông tin cần thiết một cách kịp thời cho việc ra quyết định quản lý Nếu báo cáo chậm có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc phát sinh các rủi cho cho hệ thống do sự chậm trễ này, ví dụ khi có nguy cơ cao về an toàn lao động hay an toàn cháy nổ mà không được báo cáo kịp thời để nhanh chóng xử lý loại bỏ kịp thời cho hệ thống thì sẽ dẫn tới hậu quả khôn lường Việc tuân thủ thời hạn thực hiện các báo cáo là rất quan trọng
- Tính thống nhất : các thông tin của các báo cáo tổng hợp phải thống nhất với các thông tin trên các báo cáo sơ cấp, không được mâu thuẫn để đảm bảo độ tin cậy của các dữ liệu
- Tính thích hợp và dễ hiểu: các báo cáo phải được thiết kế và trình bày một cách khoa học, dễ nhìn, dễ đọc, dễ hiểu và cung cấp những thông tin cần thiết cho đúng người sử dụng Tránh sử dụng quá nhiều từ viết tắt, từ đa nghĩa hoặc sự bố trí không hợp lý của các phần tử thông tin, dẫn đến những sai lệch trong đọc hiểu báo cáo và khiến người quản lý có thể đưa ra những quyết định sai lầm
- Tính tự động hóa: hệ thống báo cáo cần tối thiểu các nghiệp vụ thủ công, tăng cường khả năng tự động hóa bằng cách sử dụng các phần mềm, ứng dụng, các công thức liên kết tự động, chức năng tích hợp giữa máy tính và các thiết bị , công cụ hỗ trợ Qua đó có thể rút ngắn thời gian thu thập, xử lý thông tin, trình bày dữ liệu hay phân tích các báo cáo.
Các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất
19 Rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng của các báo cáo kiểm soát sản xuất, có thể kể đến một số những yếu tố chính như:
- Nhân sự : Nhân sự ở đây là chỉ những người tham gia vào việc thực hiện các báo cáo sản xuất, cũng chính là các mắt xích trong công tác kiểm soát sản suất Họ được quy định như thế nào về trách nhiệm hay quyền hạn trong việc thực hiện báo cáo?
Họ có đáp ứng được đủ yêu cầu về năng lực để thực hiện công việc này hay không? Những người này, trước hết phải là những người có trình độ chuyên môn, sau đó là làm việc có trách nhiệm, thực hiện đúng quy trình, nghiêm túc, trung thực Ngoài ra, họ cũng nên là những người nhanh nhạy, biết cách xử lý tình huống khi có sự cố
- Cơ cấu tổ chức của công ty : Đây là một nhân tố quan trọng vì nó sẽ quyết định quy trình sản xuất, bộ máy kiểm soát sản xuất của công ty, từ đó hình thành hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất phù hợp với loại hình sản xuất, quy mô và tình hình thực tế của doanh nghiệp
- Các quy định về báo cáo : Doanh nghiệp phải xây dựng được các văn bản quy định, các biểu mẫu phục vụ việc báo cáo kiểm soát sản xuất Ngoài ra, đó còn là cơ sở của việc khen thưởng / kỷ luật Khi có sự cố xảy ra sẽ biết trách nhiệm thuộc về ai, bộ phận nào để xử lý đúng theo quy định, tránh tình trạng làm việc cẩu thả, sơ sài Ngược lại, khi có các cá nhân, bộ phận nào làm xuất sắc phần việc của mình thì sẽ được khen thưởng đúng mức, làm tăng sự tự giác, chăm chỉ, tăng năng suất lao động
- Các trang thiết bị phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát: Đây chính là các thiết bị, máy móc dùng để đo lường, phát hiện sai số, tìm ra lỗi … trong hoạt động sản xuất hằng ngày Đó là cơ sở để nâng cao độ chính xác của quy trình Camera, bộ đàm … là những công cụ rất hiệu quả trong việc quản lý từ xa, tránh sự gian lận, thiếu trung thực và sai sót trong quá trình báo cáo
- Sự phối kết hợp giữa các bộ phận : Liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty, các bộ phận, phòng ban phải có sự liên kết, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau thì hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất mới chặt chẽ được, tránh sự rời rạc, không thống nhất trong báo cáo
- Công tác kế hoạch tốt : Cần có những chỉ tiêu kế hoạch, định mức cụ thể và chi tiết để kiểm soát hoạt động sản xuất một cách toàn diện, tránh sự sai lệch hoặc bị xáo trộn thông tin trong sản xuất
- Sự đúng đắn trong công tác kiểm soát : Đây là một yếu tố rất quan trọng vì nó là sự đánh giá mỗi quy trình trong sản xuất Cần phải có sự khách quan, trung thực, rõ ràng; không bao che, lấp liếm lỗi sai trong báo cáo; không đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh; Đó hoàn toàn là những yêu cầu cần thiết để xây dựng một bộ máy kiểm soát đúng đắn, hiệu quả và đáp ứng được những chuẩn mực nghề nghiệp
Định hướng hoàn thiện hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất
Như đã phân tích ở trên, một hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất sẽ bị tác động bởi nhiều yếu tố, dựa theo đó, để xây dựng bộ máy đó hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, cải thiện hoặc phát triển theo những phương hướng sau:
- Hoàn thiện bộ máy kiểm soát : Bao gồm việc phân cấp, ai ở vị trí nào, làm việc gì; hoàn thiện các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền lợi của từng vị trí, cấp bậc trong hệ thống báo cáo
- Xây dựng một hệ thống các văn bản, biểu mẫu khoa học, dễ hiểu, dễ thực hiện
- Tăng cường sự đồng bộ giữa các phòng ban : Báo cáo kiểm soát sản xuất là kết quả của quá trình làm việc của nhiều phòng ban khác nhau trong công ty Do đó, cần tăng cường sự đồng bộ giữa các phòng ban để đảm bảo rằng thông tin trong báo cáo là đầy đủ và chính xác
- Nâng cao chất lượng thông tin: Báo cáo kiểm soát sản xuất chỉ có ý nghĩa khi nó cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và có ý nghĩa Do đó, cần nâng cao chất lượng thông tin trong báo cáo bằng cách đảm bảo rằng các dữ liệu được thu thập và xử lý đúng cách
- Áp dụng công nghệ mới : Công nghệ mới có thể giúp cải thiện hiệu quả của hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất bằng cách tăng tốc độ xử lý dữ liệu và cải thiện độ chính xác của thông tin
- Đào tạo nhân viên : Nhân viên là nhân tố quan trọng trong quá trình tạo ra báo cáo kiểm soát sản xuất Do đó, cần đào tạo nhân viên để họ có đầy đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện tốt công việc của mình, nâng cao ý thức, thực hiện các báo cáo, ghi chép nhật ký làm việc hằng ngày một cách trung thực và có trách nhiệm
- Tổ chức hội thảo, đối thoại : Tổ chức các cuộc hội thảo, đối thoại giữa các phòng ban trong công ty để đánh giá, phân tích và cải tiến hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất là cách hiệu quả để tìm ra những vấn đề cần được giải quyết và cải thiện
Trong chương 1, tác giả đã trình bày được các cơ sở lý thuyết quan trọng về hệ thống báo cáo sản xuất và hệ thống hóa chúng thành các tiểu mục như khái niệm về hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất; phân loại báo cáo kiểm soát sản xuất; đặc điểm và tính chất của hệ thống BCKSSX; trình bày về các chỉ tiêu phản ánh quá trình sản xuất; đưa ra một số tiêu chí quan trọng để đánh giá hệ thống BCKSSX và nêu lên các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống này Đây sẽ là các luận cứ quan trọng phục vụ quá trình nghiên cứu, phân tích và đánh giá hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa ở chương
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG BÁO CÁO KIỂM SOÁT SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ THANH HÓA
Tổng quan về công ty
- Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa
Hình 2.1 Logo công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa (Nguồn: Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa)
- Tổng số cán bộ công nhân viên Công ty có: 603 người (trong đó có 192 CBCNV nữ)
Trình độ trên Đại học : 03 người
Trình độ Đại học : 161 người
Trung độ Cao đảng, Trung cấp hoặc tương đương : 143 người
Thợ sửa chữa, gia công thiết bị : 34 người
Thợ vận hành thiết bị : 70 người
Công nhân trực tiếp sản xuất, bán hàng : 262 người
- Sản lượng hàng năm: Trên 150 triệu bao thuốc lá đầu lọc và không đầu lọc
- Thiết bị và dây chuyền sản xuất thuốc lá: Dây chuyền sản xuất sợi của Anh, các dây chuyền cuốn điếu và đóng bao của Đức, Nhật, Tiệp Khắc và Trung Quốc
Thuốc lá đầu lọc: chiếm 99%
Thuốc lá không đầu lọc: chiếm 1%
- Năng lực của Công ty: 200 triệu bao/năm
- Vốn điều lệ: 120 tỷ VND
- Nộp ngân sách hàng năm: trên 450 tỷ VNĐ
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngày 12 tháng 6 năm1966 tại xã Vĩnh Hoà, huyện Vĩnh Lộc Tỉnh Thanh Hoá, Xí nghiệp Thuốc lá Cẩm Lệ tiền thân của Công ty Thuốc lá Thanh Hoá được thành lập Nguồn lực
22 ban đầu chỉ có hơn 100 CBCNV, thiết bị không có, nhà xưởng làm tạm bằng tranh, tre, nứa, lá Năm 1977 Công ty chuyển về Đò lèn, Hà Trung, Thanh Hoá Hiện nay nguồn lực Công ty đã có hơn 600 lao động, máy móc, thiết bị, nhà xưởng tương đối hiện đại với tổng số vốn kinh doanh hàng trăm tỷ đồng
Năm 1996, Công ty gia nhập Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Hiện nay, Công ty cung cấp cho thị trường trên 100 triệu bao thuốc lá các loại, nộp ngân sách trên 200 tỷ đồng mỗi năm, đồng thời Công ty đã góp phần tích cực vào việc phát triển vùng kinh tế Bắc Thanh Hoá, thắt chặt mối quan hệ liên minh công nông
Tháng 12 năm 2005 thực hiện chủ trương của Thủ Tướng Chính phủ về việc chuyển đổi doanh nghiệp theo cơ chế Công ty mẹ - Công ty con, Nhà máy Thuốc lá Thanh Hoá thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam chuyển thành Công ty TNHH một thành viên Thuốc lá Thanh Hoá và Điều lệ tổ chức hoạt động theo Quyết định số 441QĐ-TLVN, ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chủ tịch Hội đồng thành viên Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam
Tháng 12 năm 2015 Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa trở thành công ty con của Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long hoạt động doanh nghiệp theo cơ chế Công ty mẹ - Công ty con Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty theo Quyết định số
164 / QĐ-TLVN, ngày 15 tháng 04 năm 2016 của Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long
Vinataba Thanh Hóa đã phát triển hoàn chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc lá khép kín từ sản xuất nguyên phụ liệu đến thuốc lá điếu, xuất nhập khẩu, thương mại, dịch vụ thuốc lá
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa
(Nguồn: Sổ tay chất lượng, công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa, 2015)
Sơ đồ công ty thể hiện rõ bộ máy công ty, cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành, các vị trí lãnh đạo chủ chốt và các bộ phận, phòng ban trong công ty, được lãnh đạo công ty xem xét, điều chỉnh cho phòng hợp với từng thời kỳ khi có các thay đổi về yêu cầu kinh doanh trong quá trình hoạt động
Các phòng gồm có: ( 9 phòng )
- Phòng Kỹ thuật công nghệ - KTCN
- Phòng Kỹ thuật cơ điện – KTCĐ
- Phòng Tiêu thụ thị trường - TTTT
- Phòng Kế toán tài chính – KTTC
- Phòng Xuất nhập khẩu – XNK
- Phòng Quản lý chất lượng – QLCL
- Phòng Tổ chức nhân sự - TCNS
Các phân xưởng gồm: ( 5 phân xưởng )
- Phân xưởng Sợi – PX Sợi
- Phân xưởng Cuốn điếu - Đóng bao – PX CĐ-ĐB
- Phân xưởng Sản xuất Thuốc lá nhãn Quốc tế - PX SXNQT
- Phân xưởng Sửa chữa thiết bị Thuốc lá – PX SCTB
- Phân xưởng Xì gà – PX Xì gà
Bảng 2.1 Các chức năng, nhiệm vụ cơ cản của các vị trí và bộ phận tại công ty TNHH
MTV Thuốc lá Thanh Hóa
Chủ tịch công ty - Quy định hệ thống quản trị, báo cáo quản lý trong công ty phù hợp với quy định của Chủ sở hữu, ban hành các quy chế quản lý nội bộ
- Tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ của công ty
- Phê duyệt các định mức kinh tế cơ bản, định mức lao động, tiêu chuẩn sản phẩm phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty
Giám đốc công ty - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hằng năm; phương án tổ chức kinh doanh, quy chế quản lý tài chính và các quy chế phục vụ công tác quản lý nội bộ, chức năng nhiệm vụ của bộ máy giúp việc của công ty, quy chế cán bộ
- Xây dựng phượng án phát triển sản phẩm mới và cải tiến; chiến lược sản phẩm – thị trường, thương hiệu; giải pháp thị trường
Kiểm soát viên - Giám sát việc tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh, thực hiện các mục tiêu chiến lược và kế hoạch
- Giám sát và đánh giá hiệu lực và mức độ tuân thủ quy chế kiểm soát nội bộ, quy chế phòng ngừa rủi ro, quy chế báo cáo và các quy chế quản lý nội bộ khác của công ty
- Giám sát tính hợp pháp, tính hệ thống và trung thực trong công tác kế toán, sổ kế toán, trong nội dung báo cáo tài chính, các phụ lục và tài liệu liên quan
Phó giảm đốc Các phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc: chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Công ty, Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền: việc ủy quyền có lên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liên quan đến việc sử dụng con dấu của Công ty phải được thực hiện bằng văn bản Đại diện lãnh đạo về chất lượng ( QMR)
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty
- Trực tiếp điều hành hoạt động của hệ thống chất lượng của Công ty
- Tổ chức xây dựng, duy trì hệ thống chất lượng phù hợp và có hiệu quả trong Công ty
- Kiểm soát mọi tài liệu, dữ liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Công ty, chuyển giao, đưa vào lưu trữ các tài liệu
Tổ chức lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện việc đánh giá nội bộ trong phạm vi toàn Công ty theo quy trình
- Tổ chức đảm bảo các điều kiện phục vụ công tác đối ngoại; điều kiện vật chật phục vụ công tác của khối văn phòng; công tác văn thư, lưu trữ
- Quản lý và khai thác các phương tiện vận tải của công ty; quản lý bệnh xá, khu tập thể
Phòng tổ chức nhân sự
- Tổ chức bộ máy, sắp xếp lực lượng lao động trong công ty
- Xây dựng và quản lý về tiền lương; nhân sự; quy chế hoạt động; chương trình đào tạo; an toàn lao động; bảo vệ, an ninh; nghiên cứ khoa học
Giới thiệu tổng quan về hệ thống BCKSSX của công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa hiện nay
lá Thanh Hóa hiện nay
Hệ thống BCKSSX của Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa hiện tại bao gồm 59 biểu mẫu
Bảng 2.2 Số lượng các loại BCKSSX tại Vinataba Thanh Hóa
TT Loại báo cáo SL Ví dụ
1 Báo cáo kiểm soát tình hình sản xuất
8 Các biểu mẫu của phòng Kế hoạch, KTCN, KTCĐ
2 Báo cáo kiểm soát thiết bị 11 Các biểu mẫu của phòng KTCĐ,
3 Báo cáo kiểm soát kỹ thuật sản xuất
5 Các biểu mẫu của phòng KTCN
4 Báo cáo kiểm soát kho 3 Các biểu mẫu của bộ phận Kho
5 Báo cáo kiểm soát mua hàng 5 Các biểu mẫu của phòng Kế hoạch
6 Báo cáo kiểm soát nhà cung cấp
3 Các biểu mẫu của phòng Kế hoạch
7 Báo cáo kiểm soát chất lượng 22 Các biểu mẫu của phòng QLCL,
8 Báo cáo kiểm soát hoạt động cải tiến chất lượng
3 Các biểu mẫu của hội đồng khoa học kỹ thuật
( Nguồn: Tổng hợp từ Sổ tay chất lượng 2015, Vinataba Thanh Hóa)
2.2.2 Phân cấp quản lý báo cáo kiểm soát sản suất
Các báo có kiểm soát sản xuất sẽ được thực hiện qua những cấp sau:
- Cấp quản lý: Người thực hiện là các Trưởng phòng, phó phòng của các phòng: Kế hoạch, KTCN, KTCĐ, QLCL, ở xưởng sẽ là Quản đốc/phó quản đốc, bộ phận kho sẽ là Thủ kho Bao gồm các báo cáo mang tính tính tổng hợp, những báo cáo quan trọng gửi trực tiếp lên ban lãnh đạo và các báo cáo cần ý kiến của người có thẩm quyền
- Cấp nhân viên: Người thực hiện báo cáo là các nhân viên của các phòng, ở phân xưởng sẽ là công nhân Bao gồm các các báo cáo sơ cấp theo nghiệp vụ và các báo cáo tổng hợp hằng ngày, cũng bao gồm các báo cáo tổng hợp theo chức năng của từng bộ phận
Các báo cáo được phụ trách theo cấp bậc như bảng sau đây:
Bảng 2.3 Các cấp quản lý báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV
( Nguồn: Tổng hợp từ Sổ tay chất lượng 2015, Vinataba Thanh Hóa)
2.2.3 Sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập và sử dụng BCKSSX
Tất cả các bộ phận, phòng ban có liên quan sẽ tham gia vào việc sử dụng các thông tin có trong hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất của công ty Có thể thấy, các bộ phận, phòng ban đó không những là nguồn của sự phát sinh thông tin, mà còn là nơi sử dụng thông tin, việc sử dụng đó có thể không giống nhau giữa các bộ phận
Hình 2.4 Dòng thông tin giữa các phòng ban trong công ty (Nguồn: Tổng hợp từ Sổ tay chất lượng, 2015, Vinataba Thanh Hóa)
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này chỉ tập trung phân tích các phòng ban, bộ phận trực tiếp tham gia vào quá trình lập, sử dụng và lưu giữ các báo cáo trong hệ thống BCKSSX của công ty đó là: phòng Kế hoạch, phòng Kỹ thuật công nghệ, phòng Kỹ thuật cơ điện, phòng Kiểm soát chất lượng, các phân xưởng sản xuất, Kho
Hình 2.5 Dòng thông tin giữa các bộ phận liên quan đến hệ thống BCKSSX tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa (Nguồn: Tổng hợp từ Sổ tay chất lượng, 2015, Vinataba Thanh Hóa)
29 Trong đó, phòng Kế hoạch gần như là nơi thực hiện các nghiệp vụ cho mọi hoạt động sản xuất, họ giám sát toàn bộ quá trình sản xuất, từ khi lên kế hoạch sản xuất cho đến khi bao thuốc lá được hoàn thành Phòng Kế hoạch, phòng KTCN, phòng QLCL cùng với Kho và các Phân xưởng luôn luôn làm việc, kết nối với nhau xuyên suốt quá trình sản xuất Mặt khác, Phòng kỹ thuật cơ điện là bộ phận lo phần Cơ và phần Điện của cả công ty, trong hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất, phòng KTCĐ thường làm việc với các phân xưởng để giám sát, quản lý, sửa chữa máy móc thiết bị trong dây chuyền sản xuất thuốc lá
Bảng 2.4 Các nghiệp vụ và một số biểu mẫu thuộc các bộ phận liên quan trực tiếp đến hệ thống BCKSSX tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa
Công việc Biểu mẫu đi kèm
Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất (HD 04.03
Mua NVL phục vụ sản xuất/theo yêu cầu
Phiếu đề nghị mua hàng (QT 10.02 TTMH.F05)
Phiếu mua hàng và đề nghị thanh toán (QT 10.02 TTMH.F06)
Tìm kiếm, đánh giá và quản lý các NCC định kỳ theo quy định
Hồ sơ NCC Phiếu đánh giá NCC (HD 03.03 KH.F02)
Danh sách NCC được phê duyệt (HD 03.03 KH.F03)
Kiểm tra nguyên liệu, hương liệu, hóa chất khi mua về nhập kho
Biên bản kiểm tra hương liệu, hoá chất (HD 04.03.KTCN.F01)
Xử lý vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm hư hỏng
Biên bản tiêu huỷ hàng hoá không sử dụng được (HD 08.03 KTCN.F02)
Nghiên cứu và ban hành công thức, kỹ thuật sản xuất thuốc lá
Công thức phối chế (HD 06 03.KTCN.F01)
Hướng dẫn sản xuất sợi (HD 06 03.KTCN.F05)
Kiểm tra các công đoạn sản xuất
Phiếu xác nhận chất lượng công đoạn Sợi (QT 09.02 QTCN.F02)
Phiếu xác nhận công đoạn cuốn điếu (QT 09.02 QTCN.F02)
Phiếu xác nhận chất lượng công đoạn thuốc lá thành phẩm (QT 09.02 QTCN.F03)
30 Kiểm tra kho nguyên liệu
Báo cáo kiểm tra kho bảo quản định kỳ 3 tháng/lần (HD.03.03.KTCN.F01)
Biên bản kiểm tra định kỳ kho bản quản (HD.03.03.KTCN.F01)
Quản lý các thiết bị máy móc dùng trong sản xuất
Danh mục thiết bị (QT 11.02 KSTB.F01; QT 11.02 KSTB.F02;
QT 11.02 KSTB.F03) Biên bản sự cố thiết bị (QT 11.02 KSTB.F18)
Sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị
Sổ nhật ký sửa chữa thiết bị (QT 11.02 KSTB.F04)
Kho Theo dõi tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn trong kho
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)
Sổ theo dõi NL nhập kho (HD 06.03.QLCL.F01)
Sổ theo dõi VTPL nhập kho (HD 06.03.QLCL.F02)
Sổ theo dõi nhận hương, gia liệu (HD 06.03.QLCL.F03)
Sổ theo dõi sợi thành phẩm (HD 06.03.QLCL.F04)
Sổ theo dõi giao nhận sợi (HD 06.03.QLCL.F05)
Sổ theo dõi cấp phát VTPL (HD 06.03.QLCL.F06)
Phiếu theo dõi sêri tem sử dụng trong sản xuất bao (HD 06.03.QLCL.F07)
Sổ theo dõi giao nhận thành phẩm (HD 06.03.QLCL.F08)
Báo cáo công việc hằng ngày
Sổ giao ca (QT 11.02 KSTB.F06)
Báo cáo nguyên liệu đưa vào sản xuất
Báo cáo nguyên liệu đưa vào sản xuất
Thông báo đến các phòng liên quan khi gặp sự cố trong sản xuất
Biên bản xử lý SPKPH trong sản xuất (QT 05.02 SPKPH.F02) Phiếu đổi/trả lại vật tư không phù hợp (QT 05.02 SPKPH.F03)
P QLCL Thực hiện việc kiểm tra vật tư đầu vào và kiểm tra sản phẩm đầu ra theo yêu cầu
Phiếu kiểm tra hàng hóa nhập kho (QT 02.03 QLCL.F01)
Phiếu kiểm tra chất lượng Sợi (HD 04.03 QLCL.F12)
Phiếu kiểm tra chất lượng khi bắt đầu thay ca sản xuất điếu/quá trình thay nhãn sản phẩm (HD 04.03 QLCL.F13)
Phiếu kiểm tra chất lượng công đoạn cuốn điếu (HD 04.03 QLCL.F14)
Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm và quá trình sản xuất thuốc lá điếu (HD 04.03 QLCL.F15) Phiếu kiểm tra khi bắt đầu thay ca sản xuất bao/quá trình thay nhãn sản phẩm (HD 04.03 QLCL.F16)
Phiếu kiểm tra chất lượng công đoạn sản xuất bao, tút, thùng (HD 04.03 QLCL.F17)
Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm và quá trình sản xuất thuốc bao (HD 04.03 QLCL.F18)
Phiếu kiểm tra chất lượng thành phẩm (HD 04.03 QLCL.F19) Báo cáo chất lượng sản phẩm (HD 04.03 QLCL.F20)
Thực hiện kiểm tra kho định kỳ
Bản kiểm tra thành phẩm lưu kho quá 2 tháng
Thực hiện xử lý những sản phẩm không phù hợp
Biên bản xử lý sản phẩm không phù hợp đầu vào (QT 05.02 SPKPH.F01)
Báo cáo sản phẩm không phù hợp trong quá trình lưu kho (QT 05.02 SPKPH.F05)
Sổ theo dõi sản phẩm không phù hợp (QT 05.02 SPKPH.F04)
(Nguồn: Tổng hợp từ Sổ tay chất lượng, 2015, Vinataba Thanh Hóa)
2.2.4 Phương tiện hỗ trợ thực hiện BCKSSX
Việc thực hiện các báo cáo này sẽ có những phương tiện hoặc công cụ hỗ trợ như:
- Các thiết bị, máy móc, công cụ vật lý: máy tính, máy in, máy scan … để trợ giúp trong quá trình nhập và hiện thị thông tin
- Các phần mềm hỗ trợ quá trình xử lý thông tin, mạng Internet giúp việc trao đổi thông tin được dễ dàng
Các nguồn thông tin được liên kết với nhau qua: những báo cáo đã có; các biểu mẫu lập sẵn công thức hỗ trợ việc làm báo cáo tổng hợp
2.2.5 Các báo cáo kiểm soát tình hình sản xuất
Trước khi sản xuất, căn cứ theo đơn đặt hàng từ phòng Thị trường – Tiêu thụ, tình hình vật tư trong kho, phòng Kế hoạch sẽ tổng hợp và lên Kế hoạch sản xuất:
- Phòng Thị trường lập dự kiến mức tiêu thụ tháng sau vào trước ngày 25 hàng tháng, theo biểu HD.04.03.KH.F10 và chuyển cho phòng Kế hoạch
- P.KH lập kế hoạch sản xuất tháng sau trước ngày cuối tháng theo biểu
- Kế hoạch tác nghiệp hàng tuần: Căn cứ tình hình sản xuất – tiêu thụ thực tế có kế hoạch tác nghiệp hàng tuần, thông qua Lệnh sản xuất theo biểu HD.04.03.KH.F05
Trong quá trình sản xuất
Số công nhân, thiết bị, số lượng sản phẩm sản xuất hằng ngày tại các phân xưởng được ghi chép trong Sổ giao ca (QT 11.02 KSTB.F06) Các lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất, các nguyên nhân phải dừng máy … đều được ghi trong sổ giao ca này
- Công đoạn chế biến sợi: Sau khi hoàn thành, làm phiếu “Phiếu xác nhận chất lượng công đoạn Sợi” theo mẫu QT 09.02.QTCN.F03, nôi dung ghi : Loại sợi, ký mã hiệu sợi, số lô, thùng số, số lượng, thời gian sản xuất, ca máy Dán “ Phiếu xác nhận chất lượng công đoạn Sợi” vào 02 đầu của thùng sợi Vận chuyển các thùng sợi đến kho sợi
- Công đoạn cuốn điếu : Sau khi hoàn thành công đoạn này, Xếp khay thuốc lên xe chứa, mỗi xe thuốc phải gắn tờ “ Phiếu xác nhận chất lượng công đoạn cuốn điếu” theo mẫu : QT 09.02.QTCN.F04 Nội dung ghi đầy đủ thông tin: Mác thuốc, ký mã hiệu sợi, số lô sợi, số lượng khay, xe số, thời gian cuốn điếu và ca máy
- Công đoạn đóng bao : Sau khi hoàn thành công đoạn đóng bao, Xếp các thùng thuốc đã hoàn thiện lên bục (palet), mỗi palet phải gắn tờ “ Phiếu xác nhận chất lượng thuốc lá thành phẩm” theo QT 09.02.QTCN.F05 Nội dung ghi đầy đủ thông tin: Mác thuốc, số lô sợi, số lượng thùng, thời gian đóng bao và ca máy
Sau quá trình sản xuất
Sau khi sản xuất xong, bộ phận QLCL sẽ kiểm tra chất lượng thành phẩm, đạt yêu cầu sẽ cho nhập kho thành phẩm để bảo quản
Quy định của công ty về trách nhiệm làm báo cáo
Hệ thống KSSX thu thập thông tin từ tất cả các bộ phận thông qua việc lập các báo cáo, từ tổng quát đến chi tiết, dựa theo quy định của Công ty hoặc theo chỉ thị cụ thể từ cấp trên Tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa, việc lập báo cáo tuân theo mẫu theo quy định của Công ty hoặc theo yêu cầu cụ thể từ Ban Giám đốc, nhằm giải thích các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất Những báo cáo này sẽ được chuyển đến Ban Giám đốc và các phòng ban khác nếu có yêu cầu Trách nhiệm chính trong việc lập và nộp báo cáo, đảm bảo rằng thông tin cung cấp là cụ thể, chi tiết và phù hợp với nhu cầu thông tin của người sử dụng, được giao cho Trưởng bộ phận hoặc nhân viên phụ trách
Tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa, có những báo cáo chuẩn bị đã đăng ký vào hệ thống quản lý, sẽ có quy định nộp định kỳ Ví dụ như Báo cáo nhanh sản xuất kinh doanh được nộp trước 8:00 mỗi ngày làm việc; Báo cáo tồn kho thường được soát xét và gửi đến các Phòng, Bộ phận vào cuối tháng, Danh sách nhà cung cấp sau khi đánh giá thường được phòng Kế hoạch gửi đến các Phòng, Bộ phận vào cuối năm Các quy định này được hướng dẫn rất cụ thể trong quy trình của mỗi bộ phận hoặc được trưởng phòng/ trưởng bộ phận chỉ định chi tiết thời gian thực hiện
Bên cạnh đó, khi có nhu cầu đặc biệt (ngoài danh mục báo cáo đã đăng ký), ở từng giai đoạn, quá trình, diễn biến, những báo cáo bổ sung này sẽ được thiết lập với từng các thỏa thuận cụ thể về thời hạn nộp của người báo cáo và người nhận báo cáo Điều này vẫn đòi hỏi phải đảm bảo rằng nội dung của chúng sẽ được trình bày một cách chi tiết, đầy đủ và khách quan, nhằm đáp ứng việc kiểm soát quá trình sản xuất Ví dụ, trong tình huống xảy ra sự cố nghiêm trọng về vật tư hoặc có biến đổi trong đơn hàng, các cấp quản lý sẽ yêu cầu bộ phận Kho báo cáo tồn kho ngay lập tức.
Đánh giá hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất từ cách quản trị sản xuất của công ty
2.4.1 Đánh giá về hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất theo các yêu cầu chung
Khi thu thập ý kiến về tính đầy đủ của hệ thống BCKSSX của nhà máy thuốc lá Vinataba Thanh Hóa, 100% những người ở vị trí quản lý đều cho rằng “Trong các báo cáo đã có tất cả những thông tin phản ánh đầy đủ hệ thống BCKSSX tại công ty” Theo phương pháp phỏng vấn cá nhân đối với 2 người quản lý là Trưởng phòng Kế hoạch và Trưởng phòng quản lý chất lượng trong tháng 6/2023 với câu hỏi: “Anh/chị có nhận xét gì về tính đầy đủ của hệ thống kiểm soát sản xuất hiện nay ở công ty?”, đề tài đã thu được những ý kiến như sau:
“Nhìn chung thì các báo cáo đã thể hiện tương đối đầy đủ các thông tin cần thiết trong hệ thống báo cáo kiểm soát của công ty Như là báo cáo tình hình sản xuất mỗi ngày; các thông tin như nhân lực, máy móc, nguyên vật liệu … đều được ghi chép đầy đủ Hay các báo cáo về Kho như báo cáo xuất – nhập – tồn đều được tổng hợp liên tục.”
“Các báo cáo về QLCL đã thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng của nguyên liệu, vật tư phụ liệu, bán thành phẩm, thành phẩm Hay những thông tin về nguồn
65 gốc, xuất xứ, chất lượng của các thiết bị, máy móc trong sản xuất cũng được cập nhập đầy đủ.”
Tuy nhiên theo quan sát cá nhân, hiện vẫn còn tồn tại một số thông tin không được thống kê như tình trạng đáp ứng đơn hàng của Vinataba Thanh Hóa đến khách hàng, thông kê về các hoạt động mua hàng của công ty
Hiện nay, thực tế tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa, các báo cáo tổng hợp ít được lập Như ở phòng Kế hoạch, bộ phận Mua hàng, họ không có các báo cáo để phân tích tình trạng mua hàng của công ty như là phân tích mua hàng theo từng loại vật tư, phân tích mua hàng theo NCC … hay ở phòng QLCL, họ không lập báo cáo theo tháng, năm để tổng hợp lỗi phát hiện trong quá trình sản xuất
Thực hiện phương pháp phỏng vấn cá nhân cho 2 vị trí là Trưởng phòng Kế hoạch và Phó phòng KTCN cho câu hỏi: “Tại sao trong hệ thống báo báo của công ty lại ít các báo cáo tổng hợp của các bộ phận?”, đề tài nhận được câu trả lời như sau:
Công việc của phòng kế hoạch là rất nhiều do luôn luôn phải sát sao kế hoạch sản xuất, báo cáo thì chủ yếu để gửi đến khách hàng là đã mất rất nhiều thời gian rồi nên sẽ không có thời gian làm các báo cáo tổng hợp nội bộ Hơn nữa, các số liệu cần báo cáo lên cấp trên chú trọng nhiều về sản lượng sản xuất và tiêu thụ nên chỉ cần những báo cáo như đã đăng ký trong hệ thống ISO là được rồi
Các lỗi của thuốc lá thì chủ yếu có lỗi ố điếu là phổ biến, trong mỗi lần kiểm tra phát hiện lỗi thì các phòng phối hợp với nhau tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết là xong thôi chứ sau đấy cũng không làm báo cáo tổng hợp các lỗi Vì trong các cuộc họp cấp trên cũng không yêu cầu thống kê các chỉ tiêu đấy nên phòng không cần làm Để cụ thể hơn, tính đầy đủ của hệ thống BCKSSX tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa sẽ được thể hiện trong bảng 2-15 và bảng 2-16
Đối với báo cáo sơ cấp
Các báo cáo sơ cấp hiện tại được công ty sử dụng cung cấp góc nhìn toàn diện về hệ thống kiểm soát sản xuất Bảng 2-15 tóm tắt những chỉ tiêu kiểm soát chính được theo dõi tại Vinataba Thanh Hóa, bao gồm thông tin đầu vào và báo cáo sơ cấp liên quan phản ánh thông tin đầu vào này Bảng này giúp hiểu rõ về cách hệ thống kiểm soát được giám sát và báo cáo tại doanh nghiệp này.
Bảng 2.15 Đánh giá mức độ phản ánh chỉ tiêu kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty
TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa qua các báo cáo sơ cấp
TT Chỉ tiêu Các thông tin cần thiết Thể hiện qua Báo cáo sơ cấp
Sản lượng bình quân đầu người
Sản lượng hàng ngày, hàng năm Sổ giao ca (QT 11.02
Số lượng công nhân Thời gian làm việc
2 Thời gian giao hàng theo kế hoạch Đơn đặt hàng
Tần suất giao hàng chậm
Thời gian giao hàng thực tế
Quá trình sản xuất ổn định/ được chuẩn hoá
Số lần dừng dây chuyền
Sổ giao ca (QT 11.02 KSTB.F06)
Thời gian dừng dây chuyền sản xuất
Các lỗi gây ra dừng dây chuyền
Thời gian máy dừng sản xuất Nguyên nhân
Kế hoạch sản xuất và kết quả đạt được
Chủng loại, số lượng sản xuất Đơn đặt hàng của khách hàng Thời gian yêu cầu hoàn thành
Số lượng hoàn thành sản xuất
Sổ giao ca (QT 11.02 KSTB.F06)
Thời gian thực tế hoàn thành
Vấn đề về phía nhà cung cấp
Chi phí NVL Đơn đặt hàng Chủng loại, số lượng giao hàng Thời gian giao hàng Chất lượng NVL
Bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa nhập kho (QT 10.02 KH.F07)
Sáng kiến cải tiến Đăng ký sáng kiến, cải tiến (QT 07.02 CTCL.F01) Đánh giá, thẩm định
Phiếu nhận xét, đánh giá (QT 07.02 CTCL F02)
Sổ giao ca (QT 11.02 KSTB.F06)
Số lần máy hỏng Thời gian máy hỏng Loại máy hỏng
Sổ nhật ký sửa chữa thiết bị (QT 11.02 KSTB.F04)
Thời điểm máy hỏng Tình trạng máy hỏng Nguyên nhân hỏng Cách xử lý và kết quả
Bảo trì máy móc thiết bị
Các máy móc đang sử dụng tại xưởng
Danh sách thiết bị (QT 11.02
Kế hoạch bảo dưỡng Nội dung bảo dưỡng
9 Triển khai 5S Thực hiện 5S Báo cáo thực hiện
Tình trạng hoạt động của công nhân và máy móc
Thời gian làm việc của công nhân
KSTB.F06) Thời gian dừng máy
Quản lý và giảm thiểu chi phí sản xuất
Chi phí nguyên vật liệu Đơn đặt hàng NVL Chi phí nhân công, chi phí quản lý Chi phí thất thoát Chi phí sửa chữa, khắc phục lỗi
Thời gian, Số lượng, chủng loại hàng lưu kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Chất lượng hàng lưu kho
Bản kiểm tra định kỳ kho bảo quản
(HD.03.03.KTCN.F01) Bản kiểm tra thành phẩm lưu kho quá 2 tháng
Tỷ lệ NVL chính đầu vào không phù hợp
Thông tin vật tư lỗi phát hiện trong quá trình kiểm tra đầu vào
Phiếu kiểm tra hàng hóa nhập kho (QT 02.03 QLCL.F01)
Thông tin vật tư lỗi phát hiện trong SX
Biên bản xử lý sản phẩm không phù hợp trong sản xuất (QT 05.02 SPKPH.F02)
Tỷ lệ khuyết tật tại khâu
Thông tin sản phẩm lỗi phát hiện trong quá trình kiểm tra thành phẩm
Phiếu kiểm tra chất lượng thành phẩm (HD 04.03 QLCL.F19)
Báo cáo chất lượng sản phẩm (HD 04.03 QLCL.F20)
Dữ liệu xử lý khiếu nại KH
Tình trạng và số lượng các sản phẩm lỗi
Email của khách hàng gửi về công ty
KAIZEN cho cải tiến CL
Biên bản công nhân sáng kiến, cải tiến (QT 07.02 CTCL.F03)
Kiểm soát trực quan Không có Không có
(Nguồn: Tổng hợp từ Sổ tay chất lượng, 2019, công ty TNHH MTV Thuốc lá
Từ bảng trên ta thấy được hầu hết các chỉ tiêu phản ánh quá trình sản xuất đều đã được thể hiện ở các loại báo cáo sơ cấp Song vẫn còn một số yêu cầu chưa được theo dõi thông qua các báo cáo sơ cấp này, như là kiểm soát trực quan
Thực hiện phương pháp phỏng vấn cá nhân đối vợi vị trí Trưởng phòng quản lý chất lượng với câu hỏi: “Nguyên nhân một số chỉ tiêu về kiểm soát sản xuất không được theo dõi tại nhà máy thuốc lá Vinataba Thanh Hóa như là “Kiểm soát trực quan”, đề tài thu được câu trả lời: “Nguyên nhân là vì công ty thuốc lá Thanh Hóa là một nhà máy lâu đời, hầu hết các công nhân viên của nhà máy đều là những người đã gắn bó rất lâu, thế nên họ đã quá quen với cách vận hành, sử dụng các máy móc, thiết bị cũng như là cách làm việc ở đây nên không cần phải có hướng dẫn trực quan cụ thể trong các phân xưởng
Và nếu có ai phát hiện ra các trường hợp bất thường trong quá trình sản xuất thì sẽ báo luôn cấp trên để có biện pháp xử lý Không có phòng ban hay bộ phận riêng nào phụ trách phần này nên công ty thuốc lá Thanh Hóa không có các báo cáo kiểm soát tiêu chí này” Thời gian thực hiện phỏng vấn: Tháng 6 năm 2023
Đối với báo cáo tổng hợp
Bảng 2.16 Đánh giá mức độ sử dụng các chỉ tiêu kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa thông qua các báo cáo kiểm soát sản xuất
STT Danh sách các chỉ tiêu phản ánh hệ thống sản xuất từ các BCKSSX
Có sử dụng tại Vinataba Thanh Hóa
Không sử dụng tại Vinataba Thanh Hóa
1 Sản lượng bình quân đầu người X
2 Tần suất giao hàng chậm X
3 Quá trình sản xuất ổn định/ được chuẩn hoá X
4 Kế hoạch sản xuất và kết quả đạt được X
5 Vấn đền về nhà cung cấp liên quan đến chi phí NVL, ngày giao hàng và chất lượng X
6 Hoạt động cải tiến KAIZEN X
8 Bảo trì máy móc thiết bị X
10 Tình trạng hoạt động của công nhân và máy móc X
11 Quản lý và giảm thiểu chi phí sản xuất X
12 Hàng lưu kho (nguyên vật liệu thô, sản phẩm và bán thành phẩm) X
14 Tỷ lệ nguyên vật liệu chính đầu vào không phù hợp X
15 Tỷ lệ khuyết tật tại khâu kiểm tra cuối cùng X
16 Dữ liệu về xử lý khiếu nại của khách hàng X
17 Áp dụng KAIZEN cho cải tiến chất lượng X
Nhìn vào bảng trên, ta thấy được công ty mới chỉ đáp dứng được 15/18 chỉ tiêu về kiểm soát sản xuất có 03 chỉ tiêu hiện tại không được sử dụng tại nhà máy thuốc lá Thanh Hóa để kiểm soát sản xuất, bao gồm: Sản lượng bình quân đầu người, Tần suất giao hàng chậm, và Kiểm soát trực quan
Khi thực hiện phương pháp phỏng vấn cá nhân đối với vị trí Trưởng phòng Kế hoạch cùng câu hỏi: “Theo anh/chị, có những nguyên nhân nào dẫn đến việc thiếu sót một số chỉ tiêu trong kiểm soát sản xuất ở hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất ở công ty mình hiện nay?” đề tài thu được câu trả lời như sau: “Vì các cấp lãnh đạo không yêu cầu những chỉ tiêu này, hiện nay tại công ty, các lãnh đạo chú trọng nhất là về kết quả hoạt động của công ty thông qua các báo cáo về doanh thu, lợi nhận, mà chưa thực sự quan tâm đến các chỉ tiêu như năng suất lao động, sản lượng bình quân Do đó việc theo dõi và đưa ra những biện pháp nâng cao sản lượng bình quân đầu người chưa được thực hiện” Thêm vào đó, những khách hàng của công ty hầu hết là những khách hàng lớn, lâu năm Thế nên việc theo dõi tình trạng giao hàng cũng không được các cấp lãnh đão yêu cầu”
Tổng hợp các tồn tại và nguyên nhân trong hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa
Thực hiện khảo sát bằng phiếu điều tra (phụ lục 11, trang 174 – 181) đối với tất cả nhân viên của 6 phòng ban và bộ phận trực tiếp tham gia vào hệ thống báo cáo sản xuất gồm:
P KH, P KTCN, P KTCN, P QLCL, kho và các phân xưởng, đề tài thu được kết quả như sau:
Bảng 2.18: Kết quả thực hiện phiếu khảo sát nhân viên về việc đánh giá báo cáo sản xuất
Bằng phương pháp phỏng vấn cá nhân và điều tra bằng phiếu khảo sát, sau đây là những gì mà luận văn đã tổng hợp lại được những tồn tại trong hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa và nguyên nhân:
Bảng 2.19 Những tồn tại và nguyên nhân trong hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa
STT Các tồn tại Nguyên nhân
1 Các biểu mẫu báo cáo trong hệ thống chưa hoàn thiện: Biểu mẫu Tổng hợp lỗi thiết bị; hệ thống các biểu mẫu đánh giá
Do các cấp quản lý chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm soát và báo cáo nên các hoạt động này không được đánh giá thường kỳ Điều này sẽ ảnh hưởng đến sự cải tiến cũng như sự bổ sung cần thiết những biểu mẫu mới nhằm cải thiện hệ thống sản xuất
2 Tính tự động hóa thấp, còn nặng tính thủ công dẫn đến thời gian lập báo cáo lâu
Công ty chưa ứng dụng các phần mềm hỗ trợ thu thập và xử lý thông tin
Chưa khai thác hết các chức năng hỗ trợ báo cáo của Excel; Chưa khai thác hết sự đồng bộ hóa của bộ Microsoft Office
3 Việc thực hiện báo cáo còn thiếu chính xác, xảy ra chậm trễ ở một số vị trí
Công ty chưa có quy định riêng về thời gian nộp báo cáo cũng như chưa có chế tài xử lý những trường hợp nộp chậm hoặc báo cáo sai đối với báo cáo viên
Hơn nữa, công ty không có những chương trình đào đạo về báo cáo sản xuất dẫn đến một số báo cáo viên làm việc thiếu kỹ năng và trách nhiệm
4 Chưa có sự tích hợp và quản lý các thông tin liên quan đến quản lý sản xuất và hệ thống cơ sở dữ liệu chung
Công ty chưa sử dụng các phần mềm ERP hoặc phần mềm quản lý tùy chỉnh để giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả
5 Chưa có các công cụ tự động hỗ trợ giám sát và báo cáo chính xác tình hình sản xuất như camera, cảm biến, máy quét mã vạch, bảng điện tử theo dõi tiến độ sản xuất …
Công ty chưa quan tâm đến việc cải tiến, thay đổi phương thức kiểm soát sản xuất, chưa đầu tư những trang thiết bị cần thiết hơn phục vụ việc giám sát quy trình
6 Chưa áp dụng hiệu quả việc sử dụng kết quả ở các báo cáo để ra quyết định cải tiến cho hệ thống kiểm soát sản suất
Công ty hiện tại đang chỉ quan tâm nhiều đến việc đảm bảo hoàn thành các đơn hàng theo đơn đặt hàng nên hầu như nhà quản lý không có thời gian quan tâm đến những báo cáo
83 khác nhằm cải tiến hệ thống Do đó những thông tin trong báo cáo chưa được khai thác dẫn đến làm giảm tiềm năng trong việc nâng chất lượng, năng suất hay tính cạnh tranh
Ngoài những nguyên nhân chủ quan từ bên trong doanh nghiệp như đã nếu ở trên, cũng tồn tại một số nguyên nhân khách quan phía bên ngoài tác động đến hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa, có thể kể đến như:
- Mối quan hệ công ty mẹ - con: công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa từ xưa đã thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam, sau này lại là công ty con của công ty thuốc lá Thăng Long nên các quy trình công nghệ, quy trình sản phẩm, … được quy định theo Vinataba Việt Nam và Thăng Long, các báo cáo để kiểm soát các quá trình này thường cũng theo mẫu từ công ty mẹ, ít có sự thay đổi, bổ sung hay cải thiện Nếu không có sự chủ động đến từ chính Vinataba Thanh Hóa thì hầu như sẽ không có sự thay đổi nào trong hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất của công ty Dẫn đến việc một số biểu mẫu còn chưa hợp lý như đã phân tích ở trên chưa được chú ý và cải thiện
- Gián đoạn chuỗi cung ứng : Các sự kiện như thiên tai, vấn đề chính trị làm gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu có thể ảnh hưởng đến sự sẵn có của nguyên vật liệu thô Nguyên liệu đầu vào là lá thuốc lá phần lớn được nhập khẩu từ nước ngoài, được vận tải chủ yếu bằng đường biển nên bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết, biển động làm chậm tiến độ giao hàng hoặc làm giảm chất lượng hàng hóa là điều không thể tránh khỏi Những biến động trong chuỗi cung ứng có thể dẫn đến những thay đổi trong lịch trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho, lúc này cần có sự điều chỉnh trong quy trình cũng như các báo cáo kiểm soát Xuất hiện những báo cáo sai, báo cáo thiếu chính xác trong những trường hợp như thế này cũng là điều dễ hiểu Trong trường hợp này thì “Báo cáo tồn kho – HD 02.03 KH.F01” hay xảy ra sai sót và phải kiểm tra đối chiếu lại nhiều lần
- Biến động nhu cầu thị trường: những thay đổi trong sở thích của người tiêu dùng hoặc điều kiện kinh tế có thể dẫn đến sự biến động về nhu cầu thị trường đối với các sản phẩm thuốc lá Đặc biệt theo xu hướng của giới trẻ hiện nay, các sản phẩm thuốc lá điện tử đang ngày càng được phổ biến rộng rãi, cộng thêm những thuốc lá nhập lậu khó kiểm soát trên thị trường đã ảnh hưởng ít nhiều sản phẩm thuốc lá truyền thống Lúc này, hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất của công ty phải thích ứng với những thay đổi về khối lượng sản xuất dựa trên nhu cầu thị trường đang thay đổi Như khi lập báo cáo về “Kế hoạch sản xuất” cần sự tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo sự hợp lý về nguyên vật liệu, nhân công, máy móc để không bị thừa thãi, hoặc các báo cáo về hàng tồn kho phải tuyệt đối chính xác để phục vụ cho công tác lập kế hoạch
- Các điều luật mới về chính sách bảo vệ môi trường : Sự chú trọng ngày càng tăng của các điều luật về môi trường có thể dẫn đến những thay đổi trong quy trinhd sản xuất nhằm giảm tác động đến môi trường Đặc biệt sản xuất thuốc lá là một ngành nhạy cảm Lúc này, hệ thống báo cáo sản kiểm soát sản xuất sẽ cần
84 phải thu thập và báo cáo dữ liệu liên quan đến các hoạt động đánh giá tác động môi trường
- Quy định về an toàn lao động và sức khỏe : Các quy định về an toàn lao động và sức khỏe ngày càng được quan tâm có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất và nơi làm việc Các báo cáo kiểm soát sản xuất lúc này có thể cần kết hợp các dữ liệu liên quan đến việc tuân thủ an toàn lao động và sức khỏe, như là giám sát và báo cáo về điều kiện, nơi làm việc
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KIỂM SOÁT SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ THANH HÓA
Định hướng phát triển sản phẩm của công ty TNHH MTV Thuốc là
3.1.1 Phương hướng sản xuất và mục tiêu của công ty trong giai đoạn tới
Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa triển khai hoạt động sản xuất và kinh doanh trong ba lĩnh vực chính, bao gồm sản xuất, gia công phát triển thuốc lá điếu và kinh doanh thương mại các sản phẩm thuốc lá Trong giai đoạn 2023 - 2025, lãnh đạo công ty đã đề ra mục tiêu quan trọng về việc mở rộng thị trường xuất khẩu và đạt tỷ lệ trên 70% tổng doanh thu từ hoạt động sản xuất Chiến lược sản xuất và kinh doanh bao gồm:
- Tận dụng tối đa thế mạnh hiện có và dây chuyền thiết bị của công ty để sản xuất các sản phẩm thuốc lá, để phục vụ thị trường nội địa và xuất khẩu Đồng thời, tìm kiếm cơ hội hợp tác sản xuất gia công các sản phẩm thuốc lá, nhằm tăng doanh thu và sáng tạo việc làm, thu nhập ổn định cho nhân viên
- Hàng năm, công ty sẽ tiến hành rà soát và sắp xếp lại tổ chức và nguồn nhân lực một cách hợp lý để kiểm soát chặt chẽ các chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm Đồng thời, công ty sẽ thiết lập các cơ chế khoán hoặc thưởng năng suất để thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên, tạo cơ hội tăng thu nhập và nâng cao năng suất lao động
- Để đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời cho quản lý và đưa ra quyết định, công ty tăng cường hoạt động kiểm soát và cải thiện hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất Đặc biệt quan trọng là việc chú trọng đến công tác báo cáo và kiểm tra từ các bộ phận khác nhau, nhằm ngăn ngừa lỗi trong toàn quá trình sản xuất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí bảo hành và xử lý khiếu nại từ khách hàng
3.1.2 Định hướng, quan điểm của lãnh đạo công ty về hoàn thiện hệ thống BCKSSX Để tối ưu hoá hoạt động sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu đã đề ra, lãnh đạo công ty đã xác định sự quan trọng của việc duy trì, cải tiến, và hoàn thiện hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất Điều này nhằm tăng cường khả năng quản lý và hỗ trợ quyết định dựa trên thông tin chính xác, toàn diện, và khách quan
Do vậy, để hoàn thiện hệ thống báo cáo, cần tập trung vào việc khắc phục các vấn đề còn tồn tại và thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt về tuân thủ báo cáo Ban lãnh đạo công ty cũng nhận thức được sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm ERP trong quản trị sản xuất cũng như trang bị thêm một số công cụ cần thiết phục vụ công tác kiểm soát sản xuất, vì vậy trong tương lai sẽ sớm triển khai kế hoạch này Đồng thời, cần áp dụng các biện pháp khuyến khích và liên kết quyền lợi của nhân viên với kết quả báo cáo Điều này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên và tạo ra các báo cáo kiểm soát sản xuất chất lượng cao, phản ánh chính xác tình hình sản xuất của công ty
Lãnh đạo công ty đã nhận thức rằng quản lý và nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với chất lượng hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất Vì vậy, xây dựng một đội ngũ
87 báo cáo viên có trình độ chuyên môn và khả năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ là một ưu tiên hàng đầu của tất cả các cấp quản lý của công ty trong tương lai
Phương hướng sản xuất, quan điểm và quyết định của lãnh đạo công ty về hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất và các phân tích đánh giá tình hình thực trạng hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất của công ty chính là các cơ sở quan trọng cho các giải pháp được đề xuất trong luận văn này để hoàn thiện hệ thống báo cáo kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH MTV Thuốc lá Thanh Hóa.