triển khai đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện đa khoa tỉnh sơn la

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc BẢN XÁC NHẬN CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ và tên tác giả luận văn : Nguyễn Tâm Anh Đề tài luận văn: Triển khai, đánh giá

Cơ sở lý thuyết về quản lý trang thiết bị y tế

Khái niệm trang thiết bị y tế

Trang thiết bị y tế là các loại thiết bị, dụng cụ, vật liệu, vật tư cấy ghép, thuốc thử và chất liệu chuẩn in vitro, phần mềm (software) được sử dụng riêng lẻ hay phối hợp với nhau theo chỉ định của chủ sở hữu trang thiết bị y tế để phục vụ cho con người nhằm một hoặc nhiều mục đích sau đây: a) Chẩn đoán, ngăn ngừa, theo dõi, điều trị và làm giảm nhẹ bệnh tật hoặc bù đắp tổn thương, chấn thương; b) Kiểm tra, thay thế, điều chỉnh hoặc hỗ trợ giải phẫu và quá trình sinh lý; c) Hỗ trợ hoặc duy trì sự sống, d) Khử khuẩn trang thiết bị y tế, bao gồm cả hóa chất sử dụng trong quy trình xét nghiệm; e) Vận chuyển chuyên dụng hoặc sử dụng phục vụ cho hoạt động y tế; f) Cung cấp thông tin cho việc chẩn đoán, theo dõi, điều trị thông qua biện pháp kiểm tra các mẫu vật có nguồn gốc từ cơ thể người

Trang thiết bị chẩn đoán in vitro gồm thuốc thử, chất hiệu chuẩn, vật liệu kiểm soát, dụng cụ, máy, thiết bị hoặc hệ thống được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp theo chỉ định của chủ sở hữu để phục vụ cho việc kiểm tra các mẫu vật có nguồn gốc từ cơ thể người

Phụ kiện là một sản phẩm được chủ sở hữu trang thiết bị y tế chỉ định dùng cho mục đích cụ thể cùng với một thiết bị y tế cụ thể nhằm tạo điều kiện hoặc hỗ trợ thiết bị đó sử dụng đúng với mục đích dự định của nó [1]

Đặc điểm về trang thiết bị y tế

Hiện nay có nhiều loại TTBYT hiện đại đang được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh của con người Có nhiều loại TTBYT tiên tiến hiện đại để điều trị những ca bệnh phức tạp đòi hỏi kỹ thuật và trình độ cao Đặc điểm TTBYT được thể hiện: a) Trang thiết bị y tế là tài sản cố định có giá trị cao Nó được sản xuất gắn liền với thành tựu của khoa học tiên tiến về khám chữa bệnh; b) Trang thiết bị y tế tại các bệnh viện tuyến Trung ương thường được hình thành từ nhiều nguồn vốn khác nhau, trong đó có từ ngân sách nhà nước, các loại viện trợ từ các nước trên thế giớ như : Mỹ , Hà Lan, Nhật Bản… ,quỹ phát triển khoa học và tự các đơn vị mua sắm;

2 c) TTBYT tại Việt Nam phần lớn được nhập khẩu từ các nước có nền khoa học tiên tiến, hiện đại, đòi hỏi người sử dụng phải cập nhập, nâng cao trình độ thường xuyên d) TTBYT gồm nhiều loại khác nhau:

- TTBYT cá nhân: sử dụng tại các gia đình (Homecare);

- Loại TTBYT đơn giản : Là loại TBYT đơn giản thường sử dụng trong đơn vị y tế nhỏ

- Loại TBYT thuộc cảm biến y sinh

Phân loại trang thiết bị y tế

Trang thiết bị y tế được phân làm 4 loại dựa trên mức độ rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thiết kế kỹ thuật và sản xuất các trang thiết bị y tế đó:

1 Trang thiết bị y tế thuộc loại A là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro thấp

2 Trang thiết bị y tế thuộc loại B là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình thấp

3 Trang thiết bị y tế thuộc loại C là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro trung bình cao

4 Trang thiết bị y tế thuộc loại D là trang thiết bị y tế có mức độ rủi ro cao [1]

Nguyên tắc phân loại trang thiết bị y tế

1 Việc phân loại trang thiết bị y tế phải dựa trên cơ sở quy tắc phân loại về mức độ rủi ro

2 Trang thiết bị y tế chỉ có một mục đích sử dụng nhưng mục đích sử dụng đó có thể được phân loại vào hai hoặc nhiều mức độ rủi ro khác nhau thì áp dụng việc phân loại theo mức độ rủi ro cao nhất

3 Trang thiết bị y tế có nhiều mục đích sử dụng và mỗi mục đích sử dụng có mức độ rủi ro khác nhau thì áp dụng việc phân loại theo mức độ rủi ro cao nhất

4 Trong trường hợp trang thiết bị y tế được thiết kế để sử dụng kết hợp với một trang thiết bị y tế khác thì mỗi trang thiết bị y tế phải được phân loại mức độ rủi ro riêng biệt

Trường hợp đối với trang thiết bị y tế chẩn đoán in vitro là thiết bị, hệ thống thiết bị có tham gia vào quá trình xét nghiệm và các thuốc thử, chất chứng, chất chuẩn, chất hiệu chuẩn, vật liệu kiểm soát được phân loại mức độ rủi ro riêng biệt nhưng kết quả phân loại phải căn cứ vào mức độ rủi ro cao nhất của mục đích sử dụng cuối cùng của tổng thể trang thiết bị y tế kết hợp đó Các trang thiết bị y tế

3 chẩn đoán in vitro là các sản phẩm khác tham gia hoặc hỗ trợ quá trình thực hiện xét nghiệm được phân loại mức độ rủi ro riêng biệt

5 Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết việc phân loại trang thiết bị y tế bảo đảm phù hợp với các điều ước quốc tế về phân loại trang thiết bị y tế của Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á mà Việt Nam là thành viên

6 Việc phân loại trang thiết bị y tế phải được thực hiện bởi cơ sở phân loại là cơ sở đứng tên công bố tiêu chuẩn áp dụng hoặc đăng ký lưu hành.

Khái niệm về quản lý

Cho tới nay có khá nhiều khái niệm về quản lý do bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt về nghĩa rộng và nghĩa hẹp Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp nên quản lý cũng có nhiều giải thích, lý giải khác nhau Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hoá sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt Do vậy khái niệm về quản lý rất phong phú và đa dạng, sau đây là một số khái niệm chủ yếu:

“Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác” (Harol

“Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra” (Nguyễn

Như vậy, quản lý được hiểu là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, cơ hội của hệ thống xã hội để đạt được mục tiêu trong điều kiện luôn biến động của môi trường

Qua các định nghĩa trên, hoạt động quản lý có một số đặc trưng sau: ˗ Công việc của quản lý bao gồm 5 nhiệm vụ (Henry Fayol, 1915): xây dựng kể hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát ˗ Đối tượng của quản lý là các mối quan hệ giữa con người và con người bên trong và bên ngoài hệ thống Chủ thể quản lý tác động lên con người, thông qua đó mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất khác để tạo ra kết quả cuối cùng của toàn bộ hệ thống ˗ Quản lý là quá trình tác động mang tính liên tục theo thời gian, là tập trung nỗ lực, cố gắng của mọi người nhằm tạo dựng tương lai mong muốn trên cơ sở quá khứ và hiện tại

4 ˗ Quản lý không có lý do để tự thân tồn tại mà là nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được mục đích một cách tốt nhất trong điều kiện nguồn lực hạn chế và môi trường luôn biến động Mục tiêu của quản lý tạo dựng môi trường mà trong đó mỗi người có thể thực hiện được các mục đích theo nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất ít nhất và sự thỏa mãn cá nhân cao nhất ˗ Các nhà quản lý thực hiện nhiệm vụ trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động Sự hiểu biết về môi trường của hệ thống và kỹ năng phân tích môi trường là hết sức cần thiết

Chủ thể thông qua các cơ chế quản lý (nguyên tắc, phương pháp, công cụ) tác động vào đối tượng quản lí nhằm đạt được các mục tiêu xác định Mối quan hệ tác động qua lại giữa chủ thể và đối tượng quản lý tạo thành hệ thống quản lý [2]

Vậy quản lý trang thiết bị y tế là gì? Quản lý trang thiết bị y tế là một hoạt động của quản lý y tế nhằm mục tiêu huy động, phân phối và sử dụng hợp lý các nguồn lực một cách hiệu quả và tiết kiệm; thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và của ngành; phát hiện những yếu kém trong công tác tổ chức quản lý, điều hành, thực hiện ngân sách y tế tại đơn vị để đề xuất các giải pháp khắc phục, các chế độ mới nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý TTBYT của ngành.

Nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế

Quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế trong các cơ sở y tế của Nhà nước 4

Các cơ sở y tế của Nhà nước ngoài việc thực hiện quản lý, sử dụng trang thiết

5 bị y tế theo quy định, phải thực hiện quản lý trang thiết bị y tế theo các quy định sau:

1 Việc đầu tư, mua sắm, quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế để thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý sử dụng tài sản công

2 Khuyến khích sử dụng các trang thiết bị y tế sản xuất trong nước.

Quyền và trách nhiệm của cơ sở y tế trong việc quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế

1 Cơ sở y tế có quyền : a) Yêu cầu chủ sở hữu số lưu hành hoặc cơ sở bảo hành được chứng nhận bởi chủ sở hữu trang thiết bị y tế thực hiện việc bảo dưỡng định kỳ trong thời hạn bảo hành; b) Yêu cầu bên bán cung cấp tài liệu kỹ thuật của trang thiết bị y tế; c) Tiếp nhận các trang thiết bị y tế đã qua sử dụng phục vụ mục đích nghiên cứu khoa học và hướng dẫn sử dụng, sửa chữa trang thiết bị y tế

2 Cơ sở y tế có trách nhiệm: a) Sử dụng, vận hành trang thiết bị y tế theo đúng hướng dẫn của chủ sở hữu trang thiết bị y tế; b) Định kỳ bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chuẩn theo hướng dẫn của chủ sở hữu trang thiết bị y tế hoặc quy định của pháp luật; c) Tham gia thử nghiệm, đánh giá chất lượng trang thiết bị y tế; d) Báo cáo về các trường hợp trang thiết bị y tế có lỗi và các thông tin khác theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền [3]

Nội dung về quản lý trang thiết bị y tế

Nhà nước, đặc biệt là Bộ Y tế hết sức quan tâm, từng bước đầu tư cho lĩnh vực không thể thiếu trong công tác khám chữa bệnh đó là lĩnh vực trang thiết bị y tế kỹ thuật BV Trang thiết bị y tế tại các BV từ cơ sở đến Trung ương đang ngày được cải thiện và đảm bảo cho công tác khám chữa bệnh được nâng lên, góp phần không nhỏ giúp giảm tải cho tuyến trên Để đạt được kết quả này, cùng với yếu tố con người với những kiến thức chuyên môn, kỹ năng thì một yếu tố khác là trang thiết bị và hạ tầng kỹ thuật y tế đóng góp một vai trò rất quan trọng Tuy nhiên, cũng theo lãnh đạo Vụ TTB&CYYT Bộ Y tế, một số cơ sở y tế hiện nay có hiện tượng chưa sử dụng hết hiệu quả các thiết bị y tế hiện đại do cán bộ chưa đủ trình độ để vận hành thiết bị, công tác duy tu bảo dưỡng chưa tốt khiến tuổi thọ của trang thiết bị y tế giảm xuống Vì thế, hội nghị tập huấn sẽ giúp các BV, cơ sở y tế nhận thức vai trò, tầm

6 quan trọng trong công tác quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế BV, nâng cao kinh nghiệm trong đầu tư, khai thác sử dụng, bảo dưỡng nhằm phát huy hiệu quả thiết bị, tránh những sự cố đáng tiếc, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe nhân dân [4]

Công tác quản lý TTBYT tại các cơ sở y tế (CSYT) hiện nay thường dựa trên cách tiếp cận “Quản lý vòng đời – life cycle management” Vòng đời của trang thiết bị y tế bắt đầu từ khâu nghiên cứu chế tạo cho tới thanh lý Tuy nhiên, quản lý trang thiết bị y tế tại cơ sở y tế bao gồm các hoạt động quản lý đầu tư và sử dụng trang thiết bị, là một phần trong toàn bộ vòng đời của trang thiết bị y tế trên thị trường, bắt đầu từ khâu lập kế hoạch và đánh giá nhu cầu TTB

Quản lý trang thiết bị y tế theo vòng đời là quá trình quản lý toàn diện từ giai đoạn phát triển, sản xuất, Bán hàng, sử dụng và Thanh lý của trang thiết bị y tế Các giai đoạn quan trọng trong quản lý trang thiết bị y tế theo vòng đời:

Phát triển: Giai đoạn này liên quan đến nghiên cứu, phát triển và thiết kế các trang thiết bị y tế mới Quản lý trong giai đoạn này đảm bảo rằng trang thiết bị được phát triển theo các quy định và tiêu chuẩn an toàn, hiệu quả và chất lượng Sản xuất: Giai đoạn sản xuất bao gồm quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy trình sản xuất chuẩn Quản lý trong giai đoạn này nhằm đảm bảo việc sản xuất các trang thiết bị y tế đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và an toàn

Bán hàng: Sau khi trang thiết bị y tế được sản xuất, nó cần được Bán hàng để đưa vào sử dụng Quản lý trong giai đoạn này bao gồm đăng ký, chứng nhận và xác nhận tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của cơ quan quản lý

Sử dụng: Giai đoạn sử dụng bao gồm việc đảm bảo rằng trang thiết bị y tế được sử dụng một cách an toàn và hiệu quả Quản lý trong giai đoạn này liên quan đến việc đào tạo người sử dụng, theo dõi hiệu suất và tổ chức giám sát sau khi Bán hàng

Thanh lý: Khi trang thiết bị y tế không còn sử dụng được hoặc hết hạn sử dụng, nó cần được Thanh lý một cách an toàn và bảo vệ môi trường Quản lý trong giai đoạn này bao gồm việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về xử lý, tái chế hoặc tiêu hủy trang thiết bị

Quản lý trang thiết bị y tế theo vòng đời đòi hỏi sự phối hợp giữa các bên liên quan, bao gồm các nhà sản xuất, cơ quan quản lý, nhân viên y tế và người sử dụng cuối cùng Mục tiêu là đảm bảo an toàn, hiệu quả và chất lượng của trang thiết bị y tế trong suốt quá trình vòng đời

7 Quản lý trang thiết bị y tế được định nghĩa là các hoạt động mang tính hệ thống và có ghi chép đầy đủ để đảm bảo các thiết bị y tế được vận hành tốt, an toàn, hiệu quả, đầy đủ và phù hợp tại cơ sở y tế tất cả các bước của chu trình hay vòng đời trang thiết bị

Quản lý đầu tư trang thiết bị y tế: Đảm bảo hiệu quả kinh tế và hiệu quả cung cấp chất lượng dịch vụ, để đạt được mục tiêu ngoài xác định nhu cầu cần phải xác định yếu tố nội sinh và ngoại sinh nhờ dữ liệu từ quản lý thực trạng và đánh giá đúng nhu cầu thực tế

Là công tác đầu tiên của quy trình quản lý Quá trình này gồm hai giai đoạn: quyết định chủ trương mua sắm và thực hiện đầu tư mua sắm Việc quyết định đầu tư mua sắm phải căn cứ vào định mức, tiêu chuẩn sử dụng, chế độ quản lý TTBYT, nắm vững khả năng và nhu cầu cần đầu tư, xây dựng mua sắm TTBYT của đơn vị Xác định nhu cầu vốn cho đầu tư mua sắm tài sản được ghi vào dự toán ngân sách nhà nước hằng năm

Như vậy, quản lý quá trình đầu tư, mua sắm TTBYT là khâu mở đầu, quan trọng nhất quyết định các khâu tiếp theo TTBYT nếu được hình thành có cơ sở khoa học, thiết thực sẽ được quản lý và khai thác sau này có hiệu quả Đồng thời, thông qua quá trình đầu tư, mua sắm TTBYT sẽ đánh giá được tính cấp thiết, thực trạng quản lý ngân sách của đơn vị

Quản lý thực trạng trang thiết bị y tế:

Quản lý thực trạng trang thiết bị y tế là một quá trình quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và an toàn của các trang thiết bị y tế trong các cơ sở y tế Dưới đây là một số phương pháp quản lý thực trạng trang thiết bị y tế: Đăng ký và theo dõi: Tạo ra hệ thống đăng ký để ghi nhận, theo dõi và kiểm tra các trang thiết bị y tế trong cơ sở y tế Mỗi trang thiết bị nên được đánh dấu mã số duy nhất và có thông tin chi tiết về ngày nhập, ngày sử dụng đầu tiên, ngày kiểm định, v.v Thông tin này giúp quản lý và xác định thời gian thay thế cần thiết Kiểm định và bảo trì: Thiết lập lịch trình kiểm định và bảo trì định kỳ cho các trang thiết bị y tế Điều này đảm bảo rằng các thiết bị hoạt động chính xác, đáng tin cậy và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn Các hệ thống báo động và kiểm tra chức năng cần được kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính năng hoạt động

Theo dõi kho hàng: Xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả để kiểm soát việc nhập, xuất và sử dụng trang thiết bị y tế Cung cấp các biện pháp bảo vệ để ngăn chặn việc mất mát, hư hỏng hoặc lạm dụng trang thiết bị Đảm bảo việc cung cấp đủ trang thiết bị y tế theo nhu cầu của bệnh nhân và hạn chế việc lưu trữ

Thực trạng quản lý trang thiết bị y tế

Các chính sách Quốc gia về trang thiết bị y tế

Trong những năm qua, nền kinh tế đất nước có nhiều phát triển, đời sống nhân

11 dân được nâng lên kéo theo nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe tăng cao Đồng thời, việc mở cửa hội nhập sâu rộng về mọi mặt với thế giới và khu vực, cộng với việc nỗ lực đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý đã tạo cơ hội để các trang thiết bị y tế nhập khẩu vào Việt Nam một cách nhanh chóng, đa chủng loại, đa chuyên ngành, nhiều trang thiết bị y tế kỹ thuật cao, hiện đại (ví dụ như robot phẫu thuật, máy cộng hưởng từ, máy CT scanner, máy chụp mạch, PET/CT, ) Nhờ vậy, người dân và cán bộ y tế được tiếp cận với những phương pháp điều trị mới, tiên tiến, giảm thiểu rủi ro và tác dụng bất lợi ảnh hưởng đến sức khỏe và môi trường

Triển khai Nghị định, Bộ Y tế đã có Quyết định số 4125/QĐ-BYT ngày 29/7/2016 phê duyệt kế hoạch triển khai các nội dung của Nghị định, Vụ Trang thiết bị- công trình Y tế (Vụ TTB-CTYT) đã triển khai các nội dung sau: [5]

• Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện

• Rà soát hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật liên quan để đề xuất các nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với Nghị định số 98/2021/NĐ-

CP ngày 08/11/2021, Nghị định số 07/2023/NĐ-CP ngày 03/3/2023 và các quy định hiện hành

• Tổ chức các Hội nghị tập huấn triển khai Nghị định và Thông tư hướng dẫn Nghị định

• Xây dựng, trình ban hành chương trình đào tạo phân loại TTBYT, chương trình đào tạo dịch vụ tư vấn kỹ thuật TTBYT và tổ chức đào tạo cho các đơn vị tham gia thực hiện

• Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện nhóm thủ tục hành chính tại Nghị định số 98/2021/NĐ-CP

Những hạn chế trong quản lý trang thiết bị y tế ở Việt Nam

Lãng phí trong khâu mua sắm, sử dụng TTBYT

Bộ Y tế cũng như hầu hết các địa phương được kiểm toán chưa xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn về đầu tư mua sắm trang thiết bị y tế để làm căn cứ xác định nhu cầu mua sắm trang thiết bị hàng năm Bộ Y tế chưa có hướng dẫn, quy định đối với hoạt động liên doanh, liên kết theo hình thức đặt máy bán hóa chất xét nghiệm chỉ để bán hóa chất nên trong công tác quản lý còn nhiều bất cập Về công tác đấu thầu, chưa ban hành các văn bản quy định cụ thể về đấu thầu trang thiết bị y tế, đặc biệt là công tác xây dựng, phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua sắm hóa chất, vật tư tiêu hao còn nhiều bất cập

Sự lãng phí trong việc đầu tư, mua sắm, sử dụng máy móc trang thiết bị y tế

12 còn có cả những nguyên nhân khách quan và chủ quan Bởi với đặc thù của ngành y, việc mua sắm trang thiết bị y tế, vật tư tiêu hao rất quan trọng, vì liên quan đến tính mạng, sức khỏe của con người Do đó, việc đầu tư trang thiết bị y tế hiện đại với nguồn kinh phí lớn là cần thiết nhưng phải sát với thực tế và mang lại hiệu quả

Công tác bảo dưỡng, sửa chữa TTBYT

Công tác bảo dưỡng, sửa chữa không những chỉ nhằm đảm bảo độ an toàn, chính xác và ổn định của TTBYT, mà còn có giá trị kinh tế lớn vì nếu thực hiện tốt công tác bảo dưỡng dự phòng (bảo dưỡng thường kì theo quy định) giảm thiểu những hỏng hóc lớn, khi sửa chữa sẽ rất tốn kém, thậm chí trường hợp không khắc phục được Tuy nhiên, công tác đào tạo, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị y tế chưa được các cơ sở y tế thực sự quan tâm đúng mức, xuất phát từ những nguyên nhân sau:

• Đối với tuyến huyện: khi thiết bị gặp sự cố, dù đơn giản cũng không thể khắc phục vì “run” trước máy mới lại không có tài liệu kỹ thuật, không biết mời đơn vị nào, ở đâu đến sửa chữa, thiếu kinh phí để sửa chữa, rất khó khăn trong việc tiếp xúc với nhà cung cấp, các hãng sản xuất thiết bị để yêu cầu hỗ trợ tài liệu kỹ thuật, phụ tùng thay thế, có nhận được sự hỗ trợ từ Bệnh viện tỉnh và trung ương qua chương trình 1816 nhưng chưa phải là giải pháp cơ bản, hiệu quả còn hạn chế

• Đối với Bệnh viện tuyến tỉnh: đội ngũ cán bộ kỹ thuật của phòng Vật tư TTBYT Bệnh viện YHCT các tỉnh là “thiếu và hạn chế về chuyên môn”; thiết bị công nghệ cao (CT Scanner, MRI, Angiography, thiết bị xạ trị, siêu âm màu, các thiết bị xét nghiệm, ) phải mời chuyên gia, nhà cung cấp Song nhiều thiết bị vẫn không sửa chữa được vì các cán bộ kỹ thuật của nhà cung cấp thiết bị cũng “thiếu và hạn chế về chuyên môn” Không phải loại máy nào cũng mới được chuyên gia của hãng tới, nhất là những thiết bị đã cung cấp từ trên 3 năm [6]

• Đối với Bệnh viện tuyến trung ương: thiếu tài liệu kỹ thuật phục vụ công tác bảo dưỡng và sửa chữa TTBYT; khó mua vật tư thay thế, phụ thuộc vào nhà cung cấp, giá cao; thiết bị ngày càng nhiều, mức độ càng hiện đại, tính đồng bộ càng cao, trong khi các phòng Vật tư – TTBYT thiếu nhân lực cả về chất lượng lẫn số lượng, thiếu thiết bị đo chuyên dụng, thiếu kinh phí Đến nay hệ thống TTBYT tại các cơ sở khám chữa bệnh, nghiên cứu khoa học và đào tạo trong toàn ngành được cải thiện, có khả năng giải quyết một cách cơ bản nhu cầu khám chữa bệnh của người dân tại các cơ sở y tế tuyến dưới, giảm bớt tình trạng quá tải của các cơ sở y tế tuyến trên Tuy nhiên, việc đầu tư và sử dụng TTBYT tại một số cơ sở y tế hiện nay còn tồn tại một số bất cập như: chưa sử dụng

13 hết hiệu quả công suất của thiết bị; lạm dụng kỹ thuật trong chẩn đoán và điều trị; một số cơ sở y tế đã được trang bị thiết bị mới nhưng chưa có cán bộ được đào tạo sử dụng thiết bị, đặc biệt các cơ sở y tế chưa quan tâm đúng mức đến công tác duy trì, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ trang thiết bị do đó chất lượng thiết bị xuống cấp nhanh, tuổi thọ giảm; thậm chí có thiết bị được sử dụng đến khi hỏng nặng mới được sửa chữa, thay thế gây lãng phí về kinh tế và chất lượng khám chữa bệnh; đồng thời, công tác quản lý, kiểm định và kiểm tra chất lượng TTBYT cũng chưa thực hiện tốt.

Giới thiệu Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La

Lịch sử hình thành

Vào những ngày đầu tháng 7-1954, một trạm xá tiền phương được thành lập tại xã Thạch Lương, huyện Văn Chấn (Nghĩa Lộ cũ) nay thuộc tỉnh Yên Bái Đó chính là nơi ra đời và khởi nguồn của Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La hôm nay Bệnh viện đã trải qua một chặng đường gian nan, thăng trầm, vượt khó để thực hiện tốt nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân ở tỉnh miền núi biên giới Từ khi được thành lập, bệnh viện đã qua nhiều lần di chuyển địa điểm và nhiều lần đổi tên Thời kỳ chiến tranh chỉ có nhà gianh, vách đất, đèn dầu, đèn măng-sông, cho đến thời kỳ bao cấp cơ sở vật chất cũng không được cải thiện là mấy, vẫn chỉ là nhà cấp 4, điện máy nổ, trang thiết bị cũ, nhưng công tác khám, điều trị, chăm sóc sức khỏe cho nhân dân vẫn được hoàn thành tốt

Cho đến nay, bệnh viện được xây dựng trên khuôn viên rộng với tổng diện tích xây dựng là 9,06ha Công trình Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La khang trang, hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp tục đổi mới và phát triển của ngành Y tế Sơn La đồng thời tạo môi trường khám chữa bệnh lý tưởng cho người dân Mỗi một dấu mốc lịch sử đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của bệnh viện đều rất đáng trân trọng [7]

Chức năng và nhiệm vụ

Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La là bệnh viện tuyến cao nhất của tỉnh Sơn La với quy mô 550 giường bệnh Bệnh viện được xếp hạng I theo Quyết định số 1703/QĐ-UBND ngày 14/7/2016 của UBND tỉnh Sơn La, là đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ loại 2 Bệnh viện thực hiện 7 chức năng nhiệm vụ chính theo Quy chế bệnh viện [8]

Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng:

Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc các bệnh viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệ nội trú và ngoại trú

Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe heo quy định của Nhà nước

Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh tật từ các nơi chuyển đến cũng như tại địa phương nơi Bệnh viện đóng Tổ chức khám giám định sức khỏe khi hội đồng giám định y khoa trung ương hoặc tỉnh, thành phố trong cẩu; khảm giám định pháp y khi cơ quan bảo vệ pháp luật trưng cầu

Nghiên cứu khoa học về y học

Tổ chức thực hiện các đề tài nghiên cứu về y học và ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật y học ở cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Cơ sở,

Nghiên cứu dịch tễ học cộng đồng trong công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu Đào tạo cán bộ y tế

Thực hiện khám bệnh, chữa bệnh đa khoa và phục hồi chức năng bằng Y học hiện đại; nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển y, dược cổ truyền; đào tạo, chỉ đạo tuyến về chuyên môn kỹ thuật và là cơ sở thực hành về y, dược cổ truyền của các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu

Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc trên đại học, đại học và cao đẳng;

Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong Bệnh viện và tuyên dưới nâng cao trình độ chuyên môn

Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn, kỹ thuật

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc chỉ đạo các Bệnh viện tuyến dưới phát triển kỹ thuật chuyên môn nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị

Kết hợp với các Bệnh viện tuyến dưới thực hiện chương trình và kế hoạch chăm sóc sức khỏe ban đầu trong khu vực

Tuyên truyền, giáo dục sức khỏe cho cộng đồng Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng thực hiện thường xuyên nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch

Hợp tác về lĩnh vực y tế với các tổ hức hoặc cá nhân có liên quan ở nước ngoài theo quy định của Nhà nước

Có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách Nhà nước cấp, quỹ phát triển sự nghiệp của đơn vị Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi ngân sách của Bệnh viện Từng bước hạch toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, nguồn thu dịch vụ yêu cầu

Quy mô và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện

Bệnh viện được đầu tư hệ thống cơ sở vật chất với kiến trúc, công nghệ và trang thiết bị y tế hiện đại Bệnh viện gồm các khối chức năng chính như khoa cấp cứu, khám và điều trị ngoại trú; khu hành chính, kỹ thuật nghiệp vụ; khu điều trị nội trú; khoa truyền nhiễm; khoa y học hạt nhân; khoa dinh dưỡng, dịch vụ; khoa kiểm soát nhiễm khuẩn; nhà tang lễ và các hạng mục phụ trợ Bên cạnh đó, không gian cây xanh và thảm cỏ, tiểu cảnh trang trí góp phần tạo không gian xanh, cảnh quan sạch đẹp phục vụ bệnh nhân trong thời gian điều trị tại viện Đặc biệt, bệnh viện được biết đến với đội ngũ nhân viên y tế có trình độ chuyên môn sâu, nhiệt huyết trong công việc, giàu y đức, đoàn kết cùng nhau xây dựng bệnh viện ngày một phát triển, đáp ứng được nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân Tất cả các quy trình khám chữa bệnh tại bệnh viện đều được chuẩn hóa, các quy chế chuyên môn trong thường trực cấp cứu, khám bệnh và chăm sóc người bệnh được thực hiện nghiêm túc Bệnh viện luôn sẵn sàng phương tiện và dụng cụ cấp cứu, tiếp nhận bệnh nhân cấp cứu kịp thời, tủ thuốc được cập nhật đầy đủ đáp ứng theo nhu cầu cấp cứu giúp nhiều bệnh nhân nặng được cứu sống

Thế mạnh hiện nay của bệnh viện là phát triển mạnh các chuyên khoa mũi nhọn như ưng bướu, tim mạch, chấn thương chỉnh hình, ngoại khoa, hồi sức tích cực, huyết học truyền máu và lọc máu, thận nhân tạo… Bệnh viện ứng dụng nhiều kỹ thuật chuyên sâu như gây mê hồi sức, phẫu thuật u não, phẫu thuật thay khớp, phẫu thuật chấn thương, phẫu thuật nội soi tiêu hóa, nội soi tiết niệu, nội soi chẩn đoán hình ảnh, giải phẫu bệnh Ngoài ra bệnh viện tiếp tục chú trọng công tác thu hút cán bộ và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao, cải tạo cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại, tiếp nhận và triển khai các kỹ thuật chuyên sâu từ các bệnh viện hạt nhân, bệnh viện Trung Ương, ứng dựng mô hình bệnh viện thông minh trong khám chữa bệnh và phát triển bệnh viện theo hướng bệnh viện đa khoa trung tâm kỹ thuật chuyên sâu [9]

Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn la với quy mô 550 giường bệnh Bệnh viện có tổng số 32 khoa, phòng và 01 Trung tâm, gồm 08 phòng chức năng, 18 khoa lâm sàng và 05 khoa Cận lâm sàng Tổng số cán bộ bệnh viện là 478, trong đó có 128 bác sĩ, 17 dược sĩ, 183 điều dưỡng, 15 hộ sinh, 47 kỹ thuật viên, 51 cán bộ khác và một số cán bộ hợp đồng [7]

Ban Giám đốc: Ban Giám đốc bệnh viện có Giám đốc và 03 Phó giám đốc

16 Tổng số có 32 khoa, phòng, trong đó có : 08 Phòng chức năng: Phòng Tổ chức, Phòng Hành chính quản trị, Phòng Kế hoach tổng hợp, Phòng Vật tư thiết bị y tế, Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Điều dưỡng, Phòng Chỉ đạo tuyến, Phòng Quản lý chất lượng

• 01 Trung tâm Chấn thương chỉnh hình

• 18 Khoa lâm sàng gồm: Khoa Khám bệnh, Khoa Nội A, Khoa Nội I, Khoa Nội II, Khoa nhi, Khoa Ngoại tổng hợp, Khoa Cấp cứu, Khoa Hồi sức tích cức- chống độc, Khoa Phẫu thuật- Gây mê hồi sức, Khoa Tim mạch, Khoa Sản, Khoa Y học cổ truyền, Khoa Phục hồi chức năng, Khoa mắt , Khoa Tai Mũi họng, Khoa Răng hàm mặt, Khoa truyền nhiễm, Khoa Ung Bướu

• 05 Khoa cận lâm sàng, gồm: Khoa Xét nghiệm, Khoa Chẩn đoán hình ảnh, Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn, Khoa Khoa Dược, Khoa Dinh dưỡng.

Thực trạng trang thiết bị y tế tại Bênh viện ĐKT Sơn La

Hiện tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La có khoảng hơn 1000 đầu thiết bị phục vụ công tác thăm khám, điều trị cho bệnh nhân

Bảng 2.1 Thực trạng trang thiết bị y tế tại bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La Đơn vị: Triệu đồng

Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị +/- +/- +/- +/-

Bảng số liệu 2.1 thể hiện rõ tình hình TTBYT hiện có tại Bệnh viện ĐKT Sơn

La trong năm 2020 883 thiết bị với tổng giá trị khoảng 213 tỷ Đến năm 2021 số lượng TTBYT được bổ sung tăng thêm, do có sự hỗ trợ của Bộ Y tế tài trợ và các nguồn ngân sách nhà nước đầu tư trong công tác phòng chống đại dịch Covid-19 Trong năm 2021, Bệnh viện tăng lên 154 máy, thiết bị y tế với giá trị khoảng 30 tỷ so với cùng kỳ năm 2020, đồng thời tổng giá trị TBYT tại bệnh viện tăng lên

Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy rằng TTBYT tại Bệnh viện đa dạng về mặt hàng, chủng loại so với TTBYT của khoa chẩn đoán hình ảnh nhưng giá trị thấp hơn Do là TTB Chẩn đoán hình ảnh thường có giá trị công nghệ cao và phải nhập khẩu từ nước ngoài nên giá thành và chi phí đắt hơn [10]

Công tác quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La

Quản lý đầu tư TTBYT

Căn cứ lập kế hoạch Đầu năm các khoa/phòng trong Bệnh viện lên kế hoạch mua sắm thiết bị, tài sản cho cả năm trình Ban giám đốc bệnh viện duyệt và gửi cho Phòng vật tư - thiết bị y tế (VTTBYT) xem xét tập hợp Phòng VTTBYT sẽ lên kế hoạch mua sắm

Trong những năm gần đây, để xác định kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho toàn Bệnh viện, trưởng các khoa, phòng ban của Bệnh viện đều thực hiện đánh giá, báo cáo tình trạng TTBYT và tình hình sử dụng cho ban Lãnh đạo Bệnh viện, mà trực tiếp là Phòng vật tư, thiết bị y tế Căn cứ vào kết quả quá trình đánh giá, các khoa sẽ trình Giám đốc bệnh viện lên kế hoạch mua sắm Dựa vào nguồn ngân sách được cấp hàng năm và quỹ phát triển sự nghiệp tai đơn vị, nguồn thu viện phí của đơn vị Giám đốc Bệnh viện có cơ sở để xác định những thiết bị y tế ưu tiên mua để ra quyết định phê duyệt danh mục thiết bị y tế cần thiết rồi các khoa/phòng liên quan triển khai thực hiện mua sắm theo quy định của nhà nước a) Thủ tục và phương pháp lập kế hoạch mua sắm

Quy trình cụ thể của khâu lập kế hoạch được thực hiện theo các bước sau:

Khi có nhu cầu về mua sắm thiết bị, tài sản phục vụ cho công tác chuyên môn, thỉ Trưởng các khoa trong Bệnh viện ghi rõ các yêu cầu về tên thiết bị, vật tư, quy

18 cách, nhãn hiệu, tình trạng, số lượng, đơn vị tính theo biểu mẫu có sẵn gửi cho Phòng Vật tư - thiết bị y tế

Phòng VTTBYT xem xét các phiếu đề nghị của khoa, nếu yêu cầu không phù hợp thì Phòng VTTBYT sẽ thảo luận lại với các trưởng bộ phận Nếu yêu cầu phủ hợp thì Phòng VTTBYT sẽ trình danh mục mua sắm để Giám đốc bệnh viện xem xét phê duyệt Giám đốc Bệnh viện triệu tập Hội đồng Khoa học & Công nghệ (KH&CN) Bệnh viện, phòng VTTBYT và phòng Tài chính kế toán (TCKT) để quyết định danh mục mua sắm phù hợp với kinh phí hiện có Nếu yêu cầu phù hợp, Giám đốc sẽ ký duyệt và giao cho Phòng VTTBYT phối hợp với các khoa để soạn thảo cấu hình kỹ thuật đảm bảo đúng theo yêu cầu sử dụng và phù hợp với khả năng kinh phí cho phép để lên kế hoạch và lập bảng dự trù mua sắm vật tư, thiết bị

Sau khi Phòng VTTBYT lập kế hoạch xong trình Giám đốc phê duyệt Nếu yêu cầu phù hợp thì Giám đốc sẽ ký duyệt và phòng VTTBYT tiến hành làm thủ tục mua sắm, đấu thầu

Căn cứ vào nguồn vốn đầu tư mua sắm thiết bị y tế và thủ tục hồ sơ thanh toán Phòng VTTBYT chia ra các bước thực hiện như sau: Đối với nguồn vốn liên doanh liên kết: Bệnh viện không thực hiện Đối với nguồn vốn từ ngân sách nhà nước: Trước hết, Bệnh viện sẽ thành lập tổ quản lý mua sắm TTBYT, trong đó bao gồm đại diện lãnh đạo các Khoa và Phòng tài chính kế toán, Phòng VTTBYT Tiếp đến, Tổ quản lý sẽ lập kế hoạch đấu thầu và trình Giám đốc ký tờ trình gửi Sở Y tế, Sở Y tế xem xét trình UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch đấu thầu

Trình tự, thủ tục chào hàng cạnh tranh và đấu thầu rộng rãi khi thực hiện mua sắm TTBYT ở các nguồn đều giống nhau, đều tuân theo Luật Đấu thầu 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 và Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014, Căn cứ Thông tư 58/2016/TT-BTC ngày 29/03/2016, có các bước như sau:

Bước 1: Bệnh viện sẽ thành lập tổ quản lý mua sắm TTBYT (tổ chuyên gia đấu thầu) để tiến hành lập Hồ sơ yêu cầu, chấm thầu, đánh giá kết quả chào hàng cạnh tranh và thuê tư vấn thẩm định hồ sơ

Bước 2: Thông báo mời chào hàng cạnh tranh: đăng trên báo Đấu thầu (03 kỳ báo liên tiếp)

Bước 3: Tổ chức mở thầu: tối thiểu 10 ngày sau kỳ đăng báo mời thầu đầu tiên, không kể ngày nghỉ lễ Lập biên bản đóng thầu, biên bản mở thầu

Bước 4: Tổ chuyên gia đấu thầu chấm thầu, lập Báo cáo đánh giá hồ sơ dự chào hàng cạnh tranh, ban quản lý mua sắm trang thiết bị xét thầu, lập biên bản đề xuất Giám đốc bệnh viện phê duyệt đơn vị trúng thầu

Bước 5: Giám đốc ra quyết định về việc phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh mua sắm thiết bị, thông báo đơn vị trúng thầu và không trúng thổ , làm Biên bản thương thảo hợp đồng với đơn vị trúng thầu, ký Hợp đồng cung cấp

Bước 6: Nhà cung cấp gửi thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng cam kết bảo hành sản phẩm và thư xác nhận về nguồn gốc và chất lượng hàng hoá cùng với hợp đồng, Phòng TCKT xem xét các điều khoản trình Giám đốc ký duyệt

Bước 7: Phòng VTTBYT cử nhân viên tiến hành giám sát và giao hàng có xác nhận tiếp nhận tài sản, làm biên bản bàn giao, nghiệm thu (có bộ phận nhận ký xác nhận) và biên bản thanh lý hợp đồng trình Giám đốc phê duyệt

Bước 8: Phòng Tài chính kế toán thanh toán, Phòng VTTBYT lưu hồ sơ

Nhìn chung, việc lập kế hoạch mua sắm trang trang thiết bị y tế tại Bệnh viện được thực hiện theo đúng trình tự và quy định của Bộ y tế Giám đốc Bệnh viện chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho phòng TCKT và phòng VTTBYT theo dõi, thực hiện công tác mua sắm TTBYT Quản lý đầu tư, mua sắm được thực hiện theo quy định của Luật đấu thầu, các Luật liên quan, cá Nghị định, các Thông tư sửa đổi - hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Y Tế và các Bộ - Ngành liên quan

Trong quá trình lập kế hoạch mua sắm TTBYT, sự tham gia của các cán bộ, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo các khoa có vai trò quan trọng Sự tham gia của nhóm đối tượng này vào công tác lập kế hoạch sẽ giúp kế hoạch mua sắm TTBYT của bệnh viện sát với thực tế và nhu cầu sử dụng hơn Đồng thời tránh được những chi phí mua sắm không cần thiết Từ đó góp phần gúp Bệnh viện tiết kiệm được nguồn phí b) Lập kế hoạch mua sắm vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế và thiết bị, dụng cụ y tế

Quản lý thực trạng TTBYT

Một số nội chính trong quản lý thực trạng TTBYT:

- Quản lý đầu máy/địa điểm lắp đặt/ đơn vị quản lý;

- Quản lý tài liệu kỹ thuật liên quan đến thiết bị (tài liệu hướng dẫn sử dụng – Instroduction Manual, tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng sửa chữa – Service Manual) Lập quy trình sử dụng trang thiết bị y tế: Đây là văn bản quy hạm kỹ thuật cần in đậm dễ đọc, trên khổ giấy A4 có chữ ký thủ trưởng và đóng dấu

Nội dung quy trình gồm từng mục, đơn giản, rõ ràng ngắn gọn, dễ đọc, dễ hiểu Thường hướng dẫn sử dụng gồm các nội dung sau:

- Kiểm tra trước khi mở máy;

- Trình tự vận hành máy;

Nhật ký sử dụng máy:

Sau mỗi lần sử dụng máy, thiết bị - người vận hành phải ghi vào nhật ký vận hành những thông tin sau: Ngày, tháng, năm sử dụng/ số giờ sử dụng/ đối tượng thăm khám (mẫu đo, bệnh nhân khám)/ tình trạng thiết bị/ người sử dụng

Nếu máy có sự cố trong ca làm việc phải báo trưởng đơn vị, báo phòng Vật tư cùng làm biên bản xác định mức độ hỏng hóc, nguyên nhân, hướng khắc phục Việc ghi nhật ký đầy đủ hàng ngày sẽ giúp cho công tác đánh giá hiệu quả của việc khai thác sử dụng và tính được hiệu quả đầu tư

Lập sổ theo dõi (quản lý) thiết bị hay gọi là lý lịch thiết bị:

Sổ quản lý thiết bị - Còn gọi là lý lịch thiết bị Mỗi cuốn lý lịch dùng cho một thiết bị, trong đó cần ghi các thông tin sau:

- Tên thiết bị, ký mã hiệu, model, nước sản xuất;

- Cấu hình (bao gồm thiết bị chính và những thiết bị ngoại vi);

- Đơn vị cung cấp thiết bị;

- Tên người quản lý trực tiếp;

- Tình trạng thiết bị lúc tiếp nhận;

- Và các trang để ghi :

- Ngày dừng máy để sửa chữa;

- Bộ phận đã sửa chữa;

- Chất lượng (các chức năng của máy) sau sửa chữa;

- Di, biến động của thiết bị (bao gồm cả phầm mua sắm nâng cấp, chuyển đơn bị, người sử dụng)

Biên bản kiểm chuẩn là tài liệu ghi lại cá kết quả trogn quá trình kiểm chuẩn, đặc biệt là các số liệu và kết quả của việc kiểm tra đo lường Đây là tài liệu gốc có tính chất pháp lý quan trọng vì nó là cơ sở để đánh giá, phân tích kết quả kiểm chuẩn Người kiểm chuẩn, phương tiện đo phải ghi lại đầy đủ và trung thực các số liệu, không được tùy tiện vứt bỏ các số liệu mà mình cảm thấy vô lý

Theo định kỳ 6 tháng hoặc 12 tháng (tùy theo từng thiết bị) tất cả TTBYT đang sử dụng tại các cơ sở phải được cơ quang có thẩm quyền đến kiểm định và cấp chứng chỉ

Hiện nay, trong Ngành y tế công việc này tiến hành còn rất hạn chế, tùy tiện do những lý do chủ quan và khách quan dưới đây:

Pháp lệnh đo lường chưa được chấp hành nghiêm trong hoạt động chăm sóc, bảo vệ sức khỏe

Trong phân bố kinh phí hàng năn chưa có hạng mục: Kinh phí kiểm chuẩn TTBYT

Trang thiết bị đo chuẩn, trình độ cán bộ, lực lượng cán bộ của Phòng đo chuẩn thuộc Viện Trang thiết bị (TTB) cà Công trình y tế (CTYT) chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm chuẩn TTBYT của các cơ sở trong ngành

Tuy nhiên, trong một vài năm gần đây Viện TTB-CTYT đã được trang bị một số thiết bị do chuẩn, tổ chức nhiều lớp tập huấn và đã được cấp giấy ủy quyền kiểm chuẩn một số thiết bị như: Kiểm tra độ an toàn của tia xạ, chất lượng các máy X- quang, CT-Scanner, nhiệt kế học, huyết áp kế, thiết bị áp lực trong y tế,… nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của Ngành.

Quản lý sử dụng trang thiết bị y tế

Đảm bảo an toàn cho người và thiết bị cần quy định rõ thông qua quy trình sử dụng và vận hành thiết bị y tế Quy trình cũng là tiêu chí đánh giá và kiểm tra giám sát khi sử dụng thiết bị, quy định rõ về trình độ của người sử dụng (Chứng chỉ đào tạo), chất lượng thiết bị khi được sử dụng như điều kiện khi thiết bị được sử dụng (Kiểm định, kiểm chuẩn) Nội dung này phải được kiểm tra giám sát định kỳ và

22 đột xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng, đảm bảo chất lượng khám, chữa bệnh cho người bệnh

Nhu cầu thăm khám, điều trị của từng trang thiết bị y tế được theo dõi ghi thường xuyên trong sổ nhật ký sử dụng từng trang thiết bị của từng khoa, phòng Điều kiện hoạt động của mỗi trang thiết bị phải đảm bảo theo quy trình của từng thiết bị được đưa ra, để trang thiết bị có điều kiện hoạt động, vận hành tối ưu nhất có thể

➢ Quy trình sử dụng: Treo ở vị trí thuận lợi quan sát nhất (Chỉ 01 tờ duy nhất )

- Mục tiêu: Đảm bảo an toàn cho người và thiết bị y tế

1 Chuẩn bị: Người, thiết bị y tế đặt máy phải được quy định rõ theo khuyến cáo của nhà sản xuất

2 Thực hiện: thực hiện các bước vận hành theo khuyến cáo của nhà sản suất

3 Kết thúc: Vệ sinh theo khuyến cáo của nhà sản xuất, bàn giao nhật ký sử dụng cụ thể cho người tiếp theo

➢ Quy trình vận hành: Đóng quyển treo tại thiết bị sử dụng

- Mục tiêu: + Đảm bảo An toàn cho người và thiết bị y tế

+ Đảm bảo hiệu quả sử dụng thiết bị y tế

- Có 03 bước như quy trình sử dụng nhưng bước 02 phải xây dựng chi tiết theo hướng dẫn của nhà sản xuất

Quản lý sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị y tế

Nội dung này hiện nay hiện đang và sẽ là vấn đề lớn cần có những giải pháp tối ưu mang tính khả thi cho toàn ngành nếu làm tốt sẽ tránh gây lãng phí, tăng hiệu quả đầu tư nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và an toàn cho người và thiết bị Phải tuân thủ chặt chẽ khi xây dựng quy trình bảo dưỡng và sửa chữa cho từng thiết bị theo quy định của khung pháp lý như: Điều 65 Nghị định 98/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quyền và trách nhiệm của cơ sở y tế trong việc quản lý, sử dụng trang thiết bị y tế:

Thay thế các TTBYT hỏng, lỗi thời, không còn sử dụng được là công việc bắt buộc phải thực hiện để đảm bảo duy trì các dịch vụ y tế chất lượng Do vậy các cơ sở y tế cần phải chủ động kế hoạch tài chính cho việc này

Những tiêu chí phải đảm bảo để thực hiện công đoạn này:

23 + Xác định rõ lý do thay thế TTBYT: có thể dựa trên các yếu tố như: sự lỗi thời của công nghệ, không có vật tư thay thế, không sửa chữa được, chi phí sửa chữa lớn…

+ Lập kế hoạch thay thế cụ thể để hạn chế tối đa thời gian không có TTB phục vụ do thay thế

Kiểm định và hiệu chuẩn TTBYT

Hiệu chuẩn và kiểm định thiết bị đo là hai hoạt động quản lý thiết bị đo lường nhằm xác định độ chính xác và tin cậy của thiết bị nhưng có mục đích sử dụng và đối tượng thực hiện khác nhau

Hiệu chuẩn là hoạt động xác định, thiết lập mỗi quan hệ giữa giá trị đo của chuẩn đo lường, phương tiện đo với giá trị đo của đại lượng cần đo nhằm xác định sự sai khác của các giá trị đo được với chuẩn đo lường được sử dụng nhằm để quyết định xem thiết bị đo lường có độ chính xác phù hợp với yêu cầu của phép đo Hiệu chuẩn thiết bị, về mặt pháp luật, là một hoạt động tự nguyện được các đơn vị sử dụng thiết bị đo thực hiện phục vụ cho mục đích kiểm soát nội bộ của mình Việc hiệu chuẩn có thể được thực hiện bởi nội bộ cơ sở (nếu có đủ điều kiện kỹ thuật và năng lực nhân sự) hoặc bởi một đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật bên ngoài Tình trạng thiết bị hiệu chuẩn, thông thường, được nhận biết thông quả Tem hiệu chuẩn và Kết quả hiệu chuẩn

Kiểm định là hoạt động đánh giá, xác nhận đặc tính kỹ thuật đo lường của phương tiện đo theo yêu cầu kỹ thuật đo lường Bộ trưởng bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành “Danh mục phương tiện đo phải kiểm định” kèm theo Quyết định số 13 /2007/QĐ-BKHCN ngày 06 tháng 07 năm 2007 Việc kiểm định chỉ được thực hiện bởi một đơn vị được chỉ định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong lĩnh vực Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng) trong phạm vi được chỉ định Tình trạng kiểm định được thể hiện bằng Tem kiểm định và/hoặc Giấy chứng nhận kiểm định Ngoài ra, cần phân biệt hoạt động kiểm định đo lường với hoạt động kiểm định các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn – do Bộ Công thương quản lý

Quy trình quản lý trang thiết bị y tế tại bệnh viện

Lưu đồ Trách nhiệm Biểu mẫu/ Tài liệu

- Căn cứ vào Phân hạng bệnh viện

- Căn cứ vào yêu cầu của trưởng các ĐV phục vụ cho công tác chuyên môn

- Căn cứ vào khả năng áp dụng các tiến bộ kỹ thuật của ĐV

- Từ khả năng tài chính của Bệnh viện; Nguồn hỗ trợ có mục tiêu từ ngân sách trung ương; Nguồn xã hội hoá

-Nhà cung cấp -Trưởng ĐV, ĐD trưởng nhận máy, thiết bị

- Lập biên bản bàn giao và nghiệm thu theo số lượng, chủng loại, seri, Hãng, Nước sản xuất theo danh mục

- Nhà cung cấp lắp đặt, chạy thử

- Ký biên bản nghiệm thu và bàn giao, lấy xác nhận của các bên liên quan

- Thực hiện chế độ kiểm nhập thiết bị theo quy định, đối chiếu thực tế với biên bản bàn giao và nghiệm thu

- - Các bên liên quan ký xác nhận sự giao nhận giữa trưởng các đơn vị vào Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị

- Nhà cung cấp -Trưởng đơn vị, KTV, ĐD trưởng -Trưởng phòng VTTBYT, Kỹ sư

- Những thông tin, tài liệu đầy đủ về máy thiết bị, điều kiện chế độ làm việc

- Biên bản nghiệm thu thiết bị theo mẫu

- Huớng dẫn sử dụng và chuyển giao Quy trình quy phạm vận hành

- Chế độ bảo quản, bảo dưỡng chăm sóc thiết bị hoạt động hiệu quả tối đa

- Trưởng khoa, phòng sử dụng, KTV, ĐD trưởng

- Phòng VTTBYT, TCKT làm các thủ tục hành chính nhập vào tài sản của ĐV

- Cập nhật vào sổ theo dõi thiết bị theo mẫu BVSL.01.MS.01

- Làm biên bản bàn giao cho khoa, phòng sử dụng theo mẫu BVSL.01.VT.03

- Trưởng ĐV chịu trách nhiệm quản lý chung Quyết định giao thiết bị cho cá nhân phụ trách (nếu cần) trực tiếp quản lý và sử dụng

- Trưởng khoa, phòng sử dụng, KTV, ĐD trưởng khoa

- Khoa, phòng sử dụng khai thác, sử dụng, bảo quản theo đặc điểm và đúng quy trình của từng loại thiết bị

- Cập nhật vào sổ theo dõi hoạt động

Thiết bị y tế - Đơn vị đầu tư

Tiếp nhận - Bàn giao nghiệm thu - lắp đặt vật tư thiết bị

Chuyển giao công nghệ, hướng dẫn sử dụng thiết bị

Quyết định giao tài sản cho khoa, phòng sử dụng

- Phòng VTY- TBYT máy/ thiết bị

- Mở nhật ký, sổ sách bàn giao vận hành thiết bị y tế giữa các ca làm việc

- Báo cáo sự cố máy móc cho phòng VTTBYT

- Khoa, phòng sử dụng trực tiếp kiểm tra, bảo dưỡng, vệ sinh, khử khuẩn hàng ngày

- NVKT phòng VTTBYT bảo dưỡng định kỳ theo kế hoạch xây dựng hàng năm, lập biên bản kiểm tra theo mẫu

- VTTBYT kiểm tra đột xuất, định kỳ, lập biên bản kiểm tra theo biểu mẫu

- Lập giấy đề nghị sửa chữa theo mẫu mẫu BVSL.01.VT.02

- Thực hiện chế độ điều chuyển theo mẫu biên bản: BVSL.01.VT.07

- Mở nhật ký, sổ sách theo dõi sửa chữa thiết bị y tế BVSL.01.MS.01

- Khoa, phòng sử dụng máy thiết bị

- Định kỳ 3 tháng lập báo cáo sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng để báo cáo lãnh đạo hoặc báo cáo Bộ y tế

Thực hiện khấu hao tài sản theo quy định

- Thực hiện kiểm kê, dánh giá tài sản theo quy định

- Thực hiện chế độ báo cáo đánh giá tài sản; Báo cáo an toàn bức xạ (Báo cáo Theo mẫu của Sở KHCN gửi kèm)

Phiếu dự trù BVSL.01.VT.01

Giấy đề nghị BVSL.01.VT.02

Biên bản bàn giao BVSL.01.VT.03

Biên bản nghiệm thu thiết bị BVSL.01.VT.04

Biên bản kiểm tra thiết bị BVSL.01.VT.05

Biên bản bảo dưỡng trang thiết bị BVSL.01.VT.06

Biên bản điều động trang thiết bị BVSL.01.VT.07

Sổ quản lý sửa chữa thiết bị y tế BVSL.01.MS.01

Quy trình vận hành BVSL.01.QT.01

Quy trình sử dụng BVSL.01.QT.02

Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa BVSL.01.QT.03

Khai thác, vận hành, phục vụ công tác chuyên môn

Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa đột xuất theo yêu cầu

Báo cáo định kỳ và báo cáo sửa chữa trang thiết bị

Chế độ kiểm kê, báo cáo đánh giá khấu hao hàng năm

BVSL.01.VT.01 BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH

CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sơn La, ngày tháng năm 2022

PHIẾU DỰ TRÙ TRANG THIẾT BỊ

Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện

- Phòng Tài chính kế toán

- Phòng Vật tư thiết bi y tế

Xin trân trọng cảm ơn!

PHÒNG VTTB-YT BAN GIÁM ĐỐC

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ TRƯỞNG KHOA

BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sơn La, ngày tháng năm

Kính trình ban giám đốc và phòng chức năng xem xét phê duyệt cho khoa./

Xin trân trọng cảm ơn!

PHÒNG VTTB-YT BAN GIÁM ĐỐC

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ TRƯỞNG KHOA

BVSL.01.VT.03 BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sơn La, ngày tháng năm 20

BIÊN BẢN BAN GIAO THIẾT BỊ, VẬT TƯ Y TẾ THÀNH PHẦN:

2 Phòng Vật tư thiết bị Y tế:

2: Chức vụ: Điều dưỡng trưởng khoa

NỘI DUNG: Bàn giao và đưa vào sử dụng thiết bị sau:

STT Tên thiêt bị Số lượng

Thống nhất: Từ ngày tháng năm 2022, khoa có trách nhiệm bảo quản, khai thác đưa vào sử dụng phục vụ công tác chuyên môn Thiết bị đưa vào sử dụng mới 100%, thiết bị hoạt động bình thường

Biên bản được lập ra làm 02 bản như nhau Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau

KHOA SỬ DỤNG PHÒNG VTTBYT GIÁM ĐỐC

Trưởng Khoa Cán bộ quản lý

BVSL.01.VT.04 BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sơn La, ngày tháng năm 20

BIÊN BẢN NGHIỆM THU TRANG THIẾT BỊ Y TẾ THÀNH PHẦN:

2 Phòng Vật tư thiết bị Y tế:

2: Chức vụ: Điều dưỡng trưởng khoa

NỘI DUNG: Nghiệm thu trang thiết bị y tế

STT Tên thiêt bị Số lượng

Nước SX: Năm sản SX:

Thống nhất: Từ ngày tháng năm 2022, khoa có trách nhiệm bảo quản, khai thác đưa vào sử dụng phục vụ công tác chuyên môn Thiết bị đưa vào sử dụng mới 100%, thiết bị hoạt động bình thường Đã được chuyển giao và hướng dẫn sử dụng theo đúng quy trình

Biên bản được lập ra làm 02 bản như nhau Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau

KHOA SỬ DỤNG PHÒNG VTTBYT GIÁM ĐỐC

Trưởng Khoa Cán bộ quản lý

BVSL.01.VT.05 BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sơn La, ngày tháng năm 20

BIÊN BẢN THẨM ĐỊNH, ĐÁNH GIÁ SỰ CỐ KỸ THUẬT THIẾT BỊ

2 Phòng Vật tư thiết bị Y tế:

4 Phòng tài chính kế toán:

KHOA SỬ DỤNG TB PHÒNG VTTBYT PHÒNG TC-KT

1 Mục tiêu: + Đảm bảo An toàn cho KTV sử dụng và thiết bị y tế

+ Đảm bảo hiệu quả sử dụng, khai thác thiết bị y tế

2 Yêu cầu: Vị trí đặt máy, môi trường hoạt động của thiết bị, KTV sử dụng, …

3 Các bước thực hiện: Theo khuyến cáo của nhà sản xuất…

4 Kết thúc: Vệ sinh theo khuyến cáo của nhà sản xuất, bàn giao nhật ký sử dụng cụ thể cho

PHÒNG VẬT TƯ THIẾT BỊ Y TẾ

QUY TRÌNH SỬ DỤNG

1 Mục tiêu: + Đảm bảo An toàn cho KTV sử dụng và thiết bị y tế

2 Yêu cầu: Vị trí đặt máy, môi trường hoạt động của thiết bị, KTV sử dụng, …

3 Các bước thực hiện: (Xây dựng theo hướng dẫn sử dụng của từng thiết bị)

4 Kết thúc: Vệ sinh theo khuyến cáo của nhà sản xuất, bàn giao nhật ký sử dụng cụ thể cho

PHÒNG VẬT TƯ THIẾT BỊ Y TẾ

QUY TRÌNH BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG

Mục tiêu: + Nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị y tế

+ Đảm bảo chất lượng, an toàn

(Các nội dung trong quy trình phải tuân thủ theo quy trình quản lý trang thiết bị y tế

Hiệu quả sử dụng thiết bị y tế phải xây dựng kế hoạch bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ nhằm tăng tuổi thọ cho thiết bị dựa theo hướng dẫn của nhà sản xuất Sửa chữa định kỳ và sửa chữa đột xuất phải đảm bảo chất lượng, an toàn trong sửa chữa tuân thủ theo tài liệu hướng dẫn của nhà sản xuất

Quy định rõ cá nhân và đơn vị chịu trách nhiệm về chất lượng khi sửa chữa xong thiết bị y tế

Việc bàn giao khi sửa chữa xong thiết bị cần phải định lượng theo các thông số của nhà sản xuất.)

PHÒNG VẬT TƯ THIẾT BỊ Y TẾ

BVSL.01.VT.06 BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sơn La, ngày tháng năm 20

BIÊN BẢN BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

1 Phòng Vật tư thiết bị Y tế:

Hướng dẫn sử dụng  Bảo trì, bảo dưỡng

CHẨN ĐOÁN/ MÔ TẢ NGUYÊN NHÂN

CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN KẾT QUẢ/ ĐỀ XUẤT

KHOA SỬ DỤNG PHÒNG VTTBYT

39 Bệnh viện ĐKT Sơn La hiện tại quản lý toàn bộ TTBYT bằng phương pháp thủ công trên giấy tờ, Excel, và sổ sách quản lý hồ sơ TTBYT Chưa ứng dụng phần mềm hay có bất cứ một Module để quản lý TTB Còn thất lạc nhiều tài liệu của những thiết bị sử dụng lâu Dẫn đến tình trạng nhiều TTB không thanh lý được do không đủ hồ sơ, chứng từ của thiết bị [11]

Thiếu hệ thống quản lý dẫn đến quá trình sửa chữa thiết bị y tế trở nên rườm rà và mất thời gian Thiếu khả năng theo dõi tiến độ sửa chữa, không có hệ thống cảnh báo và ưu tiên, dẫn đến việc chậm trễ trong việc xử lý sự cố hoặc thay thế linh kiện Một hệ thống quản lý hiệu quả hỗ trợ theo dõi và quản lý quá trình sửa chữa, từ đó cải thiện hiệu suất và giảm thời gian sửa chữa

Bên cạnh đó tình trạng thất lạc sổ sách giấy tờ gây ra sự mất mát thông tin quan trọng về việc sửa chữa thiết bị y tế Các thông tin như lịch sử bảo trì, lịch sử sửa chữa, thông tin về linh kiện và nhân viên tham gia sửa chữa có thể bị mất hoặc không được lưu trữ đúng cách Điều này gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin quan trọng và tạo ra rủi ro cho việc quản lý và bảo trì thiết bị y tế Một hệ thống quản lý hiệu quả giúp lưu trữ và quản lý thông tin một cách chính xác.

Định hướng, mục tiêu quản lý TTBYT tại Bệnh viện ĐKT Sơn La

Định hướng quản lý TTBYT

Một là Phấn đấu là một Bệnh viện xếp hạng đặc biệt có cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế hiện đại, có đội ngũ cán bộ, viên chức y tế phục vụ với chuyên môn nghiệp vụ cao

Hai là Bệnh viện sẽ góp phần tích cực trong việc chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân

Ba là Bảo quản, nâng cao tuổi thọ TTB; sử dụng hiệu quả, khoa học tránh lãng phí thất thoát; tăng cường tập huấn, giảng dạy để làm chủ công nghệ, thiết bị máy móc.

Mục tiêu quản lý TTBYT tại Bệnh viện ĐKT Sơn La

- Ðảm bảo đủ trang thiết bị y tế theo quy định của Bộ Y tế, đặc biệt chú ý đến các trang thiết bị có tần suất sử dụng cao

- Từng bước hiện đại hoá trang thiết bị cho các khoa trong bệnh viện nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc & bảo vệ sức khỏe nhân dân

-Đào tạo đội ngũ vận hành thiết bị theo chỉ định của nhà thầu cung cấp trang thiết bị

- Bệnh viện cần đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật chuyên ngành để khai thác sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa và kiểm chuẩn trang thiết bị y tế Tăng cường công tác

40 đào tạo chuyên khoa và kỹ năng khai thác sử dụng trang thiết bị cho đội ngũ cán bộ chuyên môn, song song với công tác đào tạo cán bộ kỹ thuật thiết bị y tế để đáp ứng nhu cầu cho sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị

- Ðẩy mạnh nghiên cứu khoa học chuyên ngành trang thiết bị y tế, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, mở rộng hợp tác quốc tế trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ và cung ứng trang thiết bị y tế

- Nâng cao hiệu quả trong đầu tư mua sắm TTBYT tại bệnh viện, góp phần tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đầu tư vào cơ sở vật chất chung của bệnhviện

- Tăng cường giám sát, đánh giá công tác nhập TTBYT vào bệnh viện nhằm hạn chế tối đa những sai sót về kỹ thuật, về số lượng cũng như chất lượng TTBYT

- Quản lý bảo hành, duy tu và sửa chữa tốt, bảo đảm khi đưa TTBYT vào sử dụng không xảy ra tình trạng thất thoát & hỏng hóc do lỗi kỹ thuật.

Giải pháp khắc phục

Qua khảo sát, tìm hiểu thực tế thì cho thấy các cơ sở y tế vẫn đang sử dụng những giải pháp, hình thức giấy tờ truyền thống trong công việc quản lý Các đơn vị y tế trong quy trình cấp - phát vật tư y tế phục vụ các đợt khám định kỳ thường sử dụng những phương pháp như ghi chép, hay phụ thuộc vào một số công cụ văn phòng như Excel

Nhân viên y tế sẽ thực hiện gửi danh sách vật tư bằng văn bản đến phía nhân viên kho, nhân viên kho sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu số lượng yêu cầu với thống kê của kho chứa để thực hiện phê duyệt cung cấp, khi cung cấp thực hiện lưu trữ thông tin bằng văn bản

Nhận thấy rằng quy trình này đôi khi có thể gây ra thất thoát sai số, không kiểm soát được tình hình số lượng biến động của kho chứa, nhân viên kho không theo dõi được thường xuyên thông tin và tình trạng các TTBYT Do đó, khi có tình trạng biến động như đợt dịch bệnh phát sinh sẽ gây rất nhiều cản trở trong công tác khám chữa bệnh, đặc biệt tại các khu vực nông thôn, các cơ sở y tế cấp địa phương, nơi mà vốn dĩ đã khó khăn, dịch vụ y tế yếu kém nay lại càng trở nên khó khăn hơn

Bên cạnh đó, đợt dịch COVID-19 vừa xảy ra, tình trạng biến đổi giá liên tục, số lượng sản phẩm y tế trở nên khan hiếm, xảy ra thiếu hụt thường xuyên, gây ảnh hưởng trực tiếp đến công tác phòng chống dịch bệnh

Từ những khó khăn đó đòi hỏi phải ứng dụng một phần mềm hỗ trợ quản lý để giải quyết vấn đề này Nhân viên quản lý TTBYT có thể quản lý tất cả các vấn

41 đề về TTBYT như số lượng nhập, xuất kho và tồn kho, điều chỉnh giá cả, cài đặt các mức giá trị cảnh báo tối thiểu đối với mỗi thiết bị, dụng cụ để đối phó với tình trạng biến đổi giá liên tục, khan hiếm hàng hóa y tế khi xảy ra các tình huống bất ngờ Đối với nhân viên y tế thì có thể đơn giản quá trình xin cấp phát TTBYT để phục vụ các đợt khám bệnh Qua đó cải thiện công việc của các nhân viên, y bác sỹ, nâng cao chất lượng y tế [12]

Những hiệu quả, lợi ích đem lại khi sử dụng phần mềm quản lý:

Cập nhật thông tin nhanh chóng, linh hoạt :

Phần mềm cho phép cập nhật thông tin, cập nhật tình trạng của từng loại sản phẩm một cách dễ dàng hơn Quá trình thay đổi số lượng, nhập và cấp phát sản phẩm cũng được cập nhật liên tục trên hệ thống và điều chỉnh kế hoạch

Dễ dàng tìm kiếm, theo dõi :

Phần mềm thực hiện tìm kiếm thông tin của từng TTBYT, từng loại TTBYT, theo dõi biến động số lượng trên hệ thống Việc kiểm tra số lượng của các TTBYT cũng thuận tiện hơn Khi có các dự định, kế hoạch ứng phó thì có thể truy cập vào hệ thống để kiểm tra thông tin số lượng, các thông số TTBYT để thực hiện kế hoạch đề ra

Tùy chỉnh linh hoạt: Ở mỗi kho chứa có đặc điểm riêng và những phương pháp quản lý riêng, đó lý do khiến cho những phần mềm đóng gói sẵn đôi khi không phát huy được ưu thế Phần mềm được thiết kế những tính năng, những phần mục phù hợp với việc quản lý hiệu quả nhất Các TTBYT trong kho chứa sẽ được kiểm tra thường xuyên, khi đạt đến mức cảnh báo sẽ được thông báo cho nhân viên y tế biết để ứng phó kịp thời

Truy cập mọi lúc, mọi nơi:

Phần mềm quản lý được thiết kế trên nền tảng web, do đó có thể truy cập hệ thống một cách dễ dàng bất kỳ đâu nếu có kết nối internet Nhờ đó quá trình làm việc không bị đình trệ, hạn chế tối đa rủi ro, những thất thoát không đáng có trong quá trình làm việc

Tiết kiệm thời gian, chi phí:

Việc đưa phần mềm vào quá trình quản lý, có thể giúp tiết kiệm thời gian xử lý các thông tin phức tạp, quá trình trao đổi công việc với các bộ phận khác trở nên nhanh chóng, quá trình yêu cầu thực hiện với TTBYT và xử lý để phục vụ các đợt khám chữa bệnh được diễn ra thuận lợi, … Từ đó, chi phí cho việc thuê nhân lực quản lý cũng được tiết kiệm

TRIỂN KHAI, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

Giới thiệu hệ thống quản lý TTBYT

Sơ đồ chức năng của hệ thống

Hình 3.2 Sơ đồ user case của hệ thống quản lý TTBYT

Giao diện của hệ thống

Hình 3.3 Giao diện chung của hệ thống quản lý trang thiết bị y tế

Giao diện chung này giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tổng số TTBYT có sẵn, tình trạng của chúng và cung cấp các công cụ để quản lý và tìm kiếm thông tin liên quan Hiển thị số lượng này dưới dạng con số hoặc biểu đồ cột để trực quan hóa thông tin Cung cấp khung tìm kiếm để người dùng nhập từ khóa, mã sản phẩm hoặc thông tin khác để tìm kiếm một TTBYT cụ thể Có tính năng xuất báo cáo tổng quát về số lượng, tình trạng và các thông tin khác liên quan đến TTBYT để người sử dụng dễ dàng trong việc theo dõi và quản lý.

Giao diện quản lý người dùng

Trang quản lí người dùng, người sử dụng có thể xem danh sách nhân viên khoa phòng của mình và tìm kiếm nhân viên theo tên, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ Người quản lí có thể sửa chữa thông tin nhân viên phụ trách quản lý TTBYT tại đơn vị mình sử dụng và có thể thêm hoặc xóa nhân viên khỏi danh sách quản lý

Hình 3.4 Giao diện quản lý người sử dụng

Giao diện thông báo

Hình 3.5 Giao diện thông báo hoạt động hệ thống quản lý TTBYT Ở đây người sử dụng quản lý được thông tin công việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành xong của các thiết bị báo hỏng, sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng, thống kê kiểm kê, hay điều chuyển thiết bị hỗ trợ các khoa, phòng sử dụng có nhu cầu,… đều được hiện thị và thông báo tới tài khoản của lãnh đạo quản lý khoa, phòng, nhân viên trực tiếp quản lý TTBYT của phòng VTTBYT Giúp cho việc theo dõi tình trạng, tình hình của mỗi thiết bị một cách dễ dàng theo từng sự kiện, thời gian.

Triển khai hệ thống TTBYT tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La

Danh mục TTBYT của Bệnh viện quản lý trên hệ thống

Hình 3.6 Danh mục TTBYT quản lý trên hệ thống

Giao diện hệ thống quản lý TTBYT thể hiện số lượng thiết bị của bệnh viện, dễ sử dụng và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để người dùng có thể quản lý và theo dõi số lượng thiết bị một cách thuận tiện và hiệu quả.

Danh mục quản lý TTBYT của đơn vị sử dụng

Hình 3.7 Danh mục quản lý thiết bị tại một số khoa sử dụng

Thiết bị đang trong tình trạng sửa chữa

Hình 3.8 Tình trạng sửa chữa tổng hợp qua hệ thống quản lý

48 Báo sửa chữa, thiết bị đang hỏng trong hệ thống quản lý TTBYT cho thấy dễ dàng báo cáo vấn đề cần sửa chữa và theo dõi quá trình xử lý Cho phép người dùng xác định mức độ ưu tiên của vấn đề sửa chữa Điều này giúp định rõ thứ tự ưu tiên xử lý các vấn đề sửa chữa Khi thiết bị đã được sửa chữa, người sử dụng có thể được yêu cầu đánh giá kết quả Giao diện cung cấp một hình thức đánh giá đơn giản để người dùng đưa ra ý kiến về chất lượng và hiệu quả của quá trình sửa chữa.

Thiết bị đang báo hỏng

Hình 3.9 Danh sách thiết bị đang được báo hỏng qua hệ thống quản lý TTBYT

Giao diện cho người sử dụng dễ dàng thấy số lượng thiết bị đang được báo hỏng từ các đơn vị sử dụng thông báo qua hệ thống quản lý TTBYT.

Lịch sử sửa chữa của thiết bị trên hệ thống

Hình 3.10 Dữ liệu sửa chữa của TTBYT trên hệ thống quản lý

49 Lưu trữ dữ liệu sửa chữa đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi lịch sử sửa chữa, phân tích dữ liệu, và cải thiện quy trình sửa chữa của từng thiết bị tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La Lưu trữ thông tin chi tiết về các công việc sửa chữa, bao gồm ngày/thời gian báo cáo, người báo cáo, mô tả vấn đề, nguyên nhân, các bước thực hiện sửa chữa, người thực hiện, thời gian hoàn thành, kết quả và các biểu đồ đo lường khác Điều này giúp có được một lịch sử rõ ràng về các công việc đã được thực hiện và những ghi chú cần thiết Đảm bảo rằng dữ liệu sửa chữa được sao lưu định kỳ và có cơ chế phục hồi trong trường hợp xảy ra sự cố Sao lưu dữ liệu đảm bảo rằng không bị mất dữ liệu quan trọng và phục hồi dữ liệu giúp khôi phục lại hệ thống sau một sự cố.

Đánh giá hiệu quả hệ thống quản lý TTBYT

Đánh giá từ kết quả khảo sát tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La

Không chỉ tìm hiểu và phân tích tình hình quản lý TTBYT tại Bệnh viện trong thời gian thử nghiệm hệ thống, đồng thời lấy ý kiến của một số cán bộ nhân viên đang trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia công tác quản lý

Không chỉ tìm hiểu và phân tích tình hình quản lý TTBYT tại bệnh viện trong thời gian qua, đồng thời tổ chức lấy ý kiến của một số cán bộ công nhân viên đang trực tiếp hoặc không trực tiếp tham gia công tác quản lý trang thiết bị y tế với câu hỏi trong phiếu điều tra khảo sát có liên quan đến việc sử dụng các trang thiết bị y tế tại bệnh viện (Phụ lục 01) Thông qua việc khảo sát về các thông tin cá nhân, thu nhập và ý kiến đóng góp cũng như quan điểm của mỗi cán bộ đang công tác tại bệnh viện, vào việc xây dựng và hoàn thiện công tác quản lý trang thiết bị y tế của bệnh viện trong thời gian qua, đã có kết quả khả quan chiếm tỉ lệ cao nhưng bên cạnh đó còn có tỷ lệ thấp kết quả không khả quan vì các yếu tố khách quan khác nhau

Kết quả điều tra khảo sát

Không chỉ tìm hiểu và phân tích tình hình quản lý TTBYT tại bệnh viện trong thời gian qua, đồng thời tổ chức lấy ý kiến của một số cán bộ công nhân viên đang trực tiếp hoặc không trực tiếp tham gia công tác quản lý trang thiết bị y tế với câu hỏi trong phiếu điều tra khảo sát có liên quan đến việc sử dụng các trang thiết bị y tế tại bệnh viện (Phụ lục 01) Bên cạnh đó, tổ chức lấy ý kiến về việc sử dụng thử nghiệm hệ thống phầm mềm quản lý TTBYT

Thông qua 200 phiếu khảo sát về các thông tin cá nhân, thu nhập và ý kiến đóng góp cũng như quan điểm của mỗi cán bộ đang công tác tại bệnh viện, vào việc xây dựng và hoàn thiện công tác quản lý trang thiết bị y tế của bệnh viện trong thời gian 07 tháng, đã có kết quả khả quan chiếm tỉ lệ cao nhưng bên cạnh đó còn có tỷ lệ thấp kết quả không khả quan vì các yếu tố khách quan khác nhau

Thông tin điều tra chung

Bảng 3.1 Thông tin về đối tượng điều tra khảo sát tại bệnh viện

Chỉ số Tần suất sử dụng Tỷ lệ %

Chỉ số Tần suất sử dụng Tỷ lệ %

Với mục tiêu là đánh giá công tác quản lý TTBYT của hệ thống quản quản lý TTBYT tại Bệnh viên đa khoa tỉnh Sơn La Nghiên cứu tiến hành khảo sát 200 đối tượng, tổng số đối tượng phòng vấn là 200, trong đó nam giới chiếm 45%, tỷ lệ bác sĩ là 35%, điều dưỡng là 41% và kỹ thuật viên là 17% Tỷ lệ điều dưỡng được khảo sát là cao nhất với hơn nửa số đối tượng điều tra, và hầu hết các mục đánh giá được phản hồi một cách tích cực Tỷ lệ này cho thấy mức độ quan tâm đến hệ thống quản lý vật tư, trang thiết bị là rất cao

Công tác quản lý trong quá trình sử dụng TTBYT Đề tài tiến hành khảo sát 200 cán bộ, nhân viên thuộc Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La về việc thực hiện quy trình quản lý, sử dụng TTBYT tại các khoa, phòng sử dụng Kết quả khảo sát được thể hiện như sau:

Bảng 3.2 Tình hình thực hiện quy trình quản lý sử dụng TTBYT tại bệnh viện

STT Các nội dung được thực hiện tại các

1 Phân công nhân viên phụ trách 100%

2 Cơ sở quản lý/địa điểm lắp đặt 90%

3 Có đầy đủ tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng 95%

4 Quy định sử dụng trang thiết bị y tế tại khoa 85%

5 Lập hồ sơ lý lịch cho tất cả thiết bị trong phạm vi sử dụng 93%

6 Xây dựng quy trình vận hành, bảo dưỡng và an toàn sử dụng 78%

7 Nhân viên y tế được tập huấn về sử dụng

8 Làm thủ tục nhập, xuất, thanh lý TTBYT hàng năm 92%

9 Theo dõi hoạt động của trang thiết bị y tế 94%

10 Kiểm kê, giám sát hàng năm 100%

Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát 2023

Theo kết quả khảo sát từ bảng 3.2 về tình hình thực hiện quy trình quản lý, sử dụng TTBYT tại Bệnh viện ĐKT Sơn La cho thấy hầu hết các TTBYT của Bệnh viện được thực hiện đầy đủ quy trình Nhìn chung các khoa/phòng đều thực hiện đúng quy trình quản lý sử dụng TTBYT như việc phân công nhân viên phụ trách các TTBYT chiếm tỷ lệ cao nhất, với 100% Ở khoa cận lâm sàng, máy móc được bàn giao cụ thể cho các KTV theo từng chuyên ngành của họ phụ trách và được trưởng khoa, kỹ thuật viên trưởng giám sát hàng ngày Đối với các khoa còn lại thì máy móc do nhân viên được giao công tác phụ trách, quản lý trang thiết bị của khoa mình sử dụng Bên cạnh đó, nhân viên y tế vẫn còn chưa được tập huấn nhiều sử dụng TTBYT và xây dựng quy trình vận hành, bảo trì và an toàn sử dụng tại khoa, phòng, chỉ có 72-78% đối tượng điều tra đánh giá.

Đánh giá hiệu quả quản lý trang thiết bị y tế

Theo báo cáo số liệu của Phòng Vật tư thiết bị y tế cho thấy thiết bị hử hỏng, sửa chữa của Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La trong năm 03 năm 2020, 2021, 2022 của Bệnh viện Riêng trong năm 2022 có tổng số lần sửa chữa là 201 lượt trong vài nhóm thiết bị đặc trưng của Bệnh viện Tăng vượt bậc so với các năm liền kề trước [10]

Do là số lượng thiết bị tăng, bệnh nhân tăng nên tần suất sử dụng thiết bị xảy ra hiện tượng quá tải, cần phải sửa chữa, bảo dưỡng nhiều hơn so với năm trước Đây là nhóm TTBYT có tần suất sử dụng nhiều nên tình trạng hư hỏng xảy ra thường xuyên là khó tránh khỏi Bên cạnh đó còn các nhóm thiết bị y tế thường được sử dụng như huyết áp, ống nghe, nhiệt kế,… Cũng thường xuyên hư hỏng vì đó là những thiết bị có tuổi thọ thấp, khó bảo quản và dễ vỡ

Bảng 3.3 Kết quả đánh giá số lần sửa chữa thiết bị bệnh viện

STT Nhóm thiết bị Số lượt sửa chữa

3 Thiết bị thăm dò chức năng 6 11 16

5 Máy theo dõi bệnh nhân 5 8 15

6 Bơm tiêm điện/ Máy truyền dịch 15 17 21

9 Hệ thống khám nội soi 3 5 4

10 Thiết bị kiểm soát nhiễm khuẩn 4 6 12

11 Thiết bị dùng chung khác 25 42 58

Nguồn: Báo cáo tổng kết Phòng VTTBYT

Bảng 3.3 thể hiện 11 nhóm thiết bị chuyên dụng của Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La có mức độ hỏng nhiều Đây là những thiết bị đặc trưng thường xuyên xảy ra tình trạng hư hỏng cần được sửa chữa bảo dưỡng kịp thời để phục vụ công tác thăm khám, điều trị cho bệnh nhân Riêng trong năm 2020 đã thực hiện sửa chữa

96 lần đối với các thiết bị chuyên dụng của đơn vị Đến năm 2022 số lần sửa chữa tăng gấp 2 lần năm trước, do các thiết bị đã có tuổi thọ cao Trong đó có nhóm thiết bị dùng chung khác có số lượt sửa chữa cao nhất lên đến 58 lần trong năm

Bảng 3.4 Thời gian sửa chữa TBYT trên sổ sách

Thiết bị thăm dò chức năng

Máy thở Máy theo dõi bệnh nhân

Hệ thống khám nội soi

Thiết bị kiểm soát nhiễm khuẩn

Thiết bị dùng chung khác

Nguồn: Sổ quản lý TTBYT của Phòng VTTBYT

Dữ liệu bảng 3.4 cho thấy thời gian sửa chữa 10 lần gần nhất của nhóm thiết bị chuyên dùng tại bệnh viện theo số liệu được ghi chép trong sổ quản lý, lý lịch của từng thiết bị Thời gian sửa chữa thiết bị y tế có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của từng loại thiết bị và mức độ hư hỏng Đối với một số thiết bị phức tạp hơn hoặc có nguồn cung cấp linh kiện hạn chế, thời gian chờ để đặt linh kiện từ nước ngoài có thể kéo dài Thời gian chờ đặt linh kiện từ nước ngoài có thể dao động từ vài ngày đến vài tuần hoặc thậm chí lâu hơn

Hình 3.11 Thời gian sửa chữa của nhóm TTBYT

CĐHA Thiết bị xét nghiệm

Thiết bị thăm dò chức năng

Máy thở Máy theo dõi bệnh nhân Bơm tiêm điện/ Máy truyền dịch Dao mổ điện Máy thận nhân tạo Hệ thống khám nội soi Thiết bị kiểm soát nhiễm khuẩn

Thiết bị dùng chung khácNgắn nhất Dài nhất Trung bình

Bảng 3.5 Thời gian sửa chữa của nhóm thiết bị quản lý trên hệ thống

Theo đánh giá thời gian sửa chữa TTBYT của Bệnh viện ĐKT Sơn La có dao động lớn giữa các nhóm thiết bị khác nhau Đặc trưng như nhóm thiết bị yêu cầu công nghệ cao như Chẩn đoán hình ảnh, Thiết bị xét nghiệm có thời gian sửa chữa dài lên đến 29 ngày Do việc thay thế linh kiện, phụ kiện của hãng thường không có sẵn ở Việt Nam nên thời gian sửa chữa dài hơn nhóm thiết bị như Bơm tiêm điện, máy truyền dịch hay máy theo dõi bệnh nhân tối đa chỉ khoảng 15 ngày

Thời gian sửa chữa các TTBYT tại bệnh viện có ảnh hưởng lớn đến công tác khám chữa bệnh cho nhân dân, đồng thời tình trạng này còn ảnh hưởng đến hiệu quả khám chữa bệnh tại bệnh viện Khi TTBYT bị hỏng, đồng nghĩa với việc thiếu loại TTBYT đó trong khám chữa bệnh, một mặt trong danh mục TTBYT của Bệnh viện đã có danh sách và không thể mua mới khi cần Do đó, khi cần sử dụng đến đúng loại TTBYT đang hỏng thì tình trạng thiếu TTBYT là điều khó có thể tránh khỏi Do đó, đã làm tăng mức độ thiếu TTBYT tại bệnh viện

Hình 3.12 Thời gian trung bình sửa chữa trang thiết y tế

Số nhóm TB kiểm tra Độ lệch chuẩn Phương sai

Trước khi có phần mềm 16,1636 11 4,81524 1,45185

Sau khi có phần mềm 12,5455 11 4,87573 1,47009

Thiết bị thăm dò chức năng

Máy thở Máy theo dõi bệnh nhân Bơm tiêm điện/ Máy truyền dịch Dao mổ điện Máy thận nhân tạo

Hệ thống khám nội soi Thiết bị kiểm soát nhiễm khuẩn

Thiết bị dùng chung khác

Ngắn nhất Dài nhất Trung bình

Sự chênh lệch Thời gian giảm trung bình

Thời gian chênh lệch trung bình

Khoảng tin cậy 95% Ít nhất Nhiều nhất Trước có phần mềm –

Qua dữ liệu phân tích trên cho thấy dữ khi ứng dụng hệ thống quản lý trong quản lý thời gian sửa chữa thiết bị tại Bệnh viện ĐKT Sơn La từ khi nhận được thông tin báo hỏng xong, kỹ sư xác định tình trạng sự cố thiết bị, cho đến khi nghiệm thu hoàn tất thủ tục thanh toán cho lần sửa chữa của thiết bị đó đã giảm xuống tối đa là 4.02 ngày làm việc và tối thiểu là 2,77 ngày làm việc Thời gian sửa chữa trung bình của 01 thiết bị đã giảm xuống đáng kể khoảng 3,62 ngày Với mức độ dao động của thời gian sửa chữa trong nhóm thiết bị là 1,5 ngày Vậy là độ chênh lệch về thời gian sửa chữa không cao Ở mức độ tin cậy 95% theo số liệu phân tích thống kê cho thấy được Thời gian ít nhất giảm khi được ứng dụng hệ thống quản lý TTBYT vào công tác quản lý là 2,61 ngày Ở mức cao có thể giảm gần 5 ngày làm việc Điều này cho thấy sự tích cực và lợi ích đem lại khi có công cụ hỗ trợ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn

Giảm được thời gian sửa chữa và hoàn tất thủ tục thanh toán cũng như giảm được nhân sự trực tiếp làm công việc quản lý Bên cạnh đó mỗi thiết bị hoạt động ngày nào thì việc đem lại hiệu quả về kinh tế cho bệnh viện ngày đó Với những dịch vụ kỹ thuật cao mà Bệnh viện chỉ có duy nhất một thiết bị thì điều giúp cho công tác chuyên môn hoàn thành, giảm tải được thời gian phải chờ đợi của bệnh nhân đến thăm khám và điều trị tại Bệnh viện

Hình 3.13 Tỷ lệ thời gian sửa chữa khi có hệ thống quản lý

Thời gian sửa chữa của một thiết bị khi ứng dụng hệ thống quản lý TTBYT tại Bệnh viện ĐKT Sơn La đã giảm xuống trung bình khoảng 22,38 % (Tương đương 3.6 ngày làm việc) Do đó, đã làm tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm được thời gian của nhân viên phòng VTTBYT nhờ ứng dụng công nghệ thông tin vào công

Trước khi có phần mềm Sau khi có phần mềm

57 tác quản lý trang thiết bị y tế tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La

Qua mỗi lần gặp sự cố phải sửa chữa thay thế đều lưu trữ thông tin trên hệ thống quản lý TTBYT để dễ nhận thấy được mức độ hư hỏng, nguyên nhân và vấn đề gặp phải ở mỗi TTBYT một cách dễ dàng nhất có thể Trong đó phòng VTTBYT chủ động đưa ra những phương án xử lý kịp thời nhất có thể Tránh tình trạng thiết bị y tế bị lưu kho, thời gian sửa chữa kéo dài

Bởi vậy nhiều thiết bị hỏng, sau khi báo cáo và phải lên kế hoạch để các đơn vị cung ứng nhập khẩu về Thời gian chờ đợi việc nhập các phụ tùng chiếm tới 2/3 đến 3/4 thời gian sửa chữa thiết bị.

Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên y tế

Bảng 3.6 Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên

Mức độ đánh giá độ hài lòng

Quản lý TTB trên sổ sách Quản lý trên hệ thống

Số ý kiến Tỷ lệ % Số ý kiến Tỷ lệ %

Kết quả khảo sát ý kiến của các đối tượng được điều tra từ bảng 3.6 cho thấy công tác quản lý TTBYT trong thời gian thử nghiệm hệ thống quản lý TTB của Bệnh viện ĐKT Sơn La được đánh giá tương đối tốt So với khi chưa có hệ thống thì vẫn còn 5% đến 10% ý kiến đánh giá ở mức độ thấp Ở mức độ bình thường đã giảm xuống còn 35% Qua đánh giá số lượng ý kiến ở mức tốt trở lên tăng đáng kể khi có hệ thống quản lý TTB tại Bệnh viện ĐKT Sơn La tới 10% ở mỗi mức độ đánh giá về độ hài lòng của bác sỹ, nhân viên, KTV,… nhận được nhiều đóng góp và ý kiến tích cực về độ cấp thiết, hiệu quả của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý

Hình 3.14 Biểu đồ so sánh trước và sau khi triển khai hệ thống

Đánh giá chung hiệu quả của hệ thống quản lý TTBYT tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Sơn La

Công tác quản lý trang thiết bị y tế của Bệnh viện ĐKT Sơn La đã có được sự quan tâm lớn của các đối tượng cán bộ trong bệnh viện, có sự tham gia của đội ngũ y bác sĩ vào việc triển khai hệ thống quản lý TTBYT bao gồm cả tham gia trực tiếp lẫn gián tiếp Đây là tín hiệu tốt để lãnh đạo bệnh viện có kế hoạch bám sát vào việc ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý tại đơn vị Tiến đến chủ chương công nghệ chuyển đổi số trong những năm tiếp theo Bên cạnh đó hệ thống quản lý TTBYT là một công cụ hỗ trợ lớn cho việc tiến tới triển khai hệ thống bệnh viện thông minh của Bệnh viện ĐKT Sơn La

Bên cạnh đó, việc giảm thời gian cho nhân viên phụ trách trong việc báo cáo tình hình trang thiết bị tại đơn vị sử dụng của mình giảm rõ rệt, quản lý theo đúng quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế Thời gian hoàn thiện công việc sửa chữa của mỗi thiết bị giảm đến 23,38% (Hình3.13) Chất lượng quản lý TTBYT trong quá trình triển khai hệ thống quản lý được đánh giá tốt, tỷ lệ khảo sát chiếm đến 45% cho thấy, Mặc dù mới triển khai được một thời gian ngắn mà đã thấy hệ thống quản lý đem lại được những mặt tích cực đến cho Bệnh viện ĐKT Sơn La Thời gian sửa chữa TTBYT tại Bệnh viện ĐKT Sơn La được giảm đóng vai trò quan trọng trong việc tăng hiệu quả kinh tế cho bệnh viện Bệnh viện có thể tiết kiệm được chi phí liên quan đến công việc sửa chữa Việc giảm thời gian sửa chữa cũng có thể giúp tránh tình trạng thiếu hụt và giảm số lượng thiết bị không hoạt động, từ đó giảm chi phí mua mới hoặc thuê thiết bị thay thế

Khi các thiết bị của bệnh viện hoạt động hiệu quả, quá trình chăm sóc bệnh nhân và cung cấp dịch vụ y tế có thể diễn ra suôn sẻ hơn Thời gian sửa chữa ngắn

Quản lý TTBYT trên sổ sách Quản lý TTBYT trên hệ thống

59 giúp đảm bảo việc sử dụng các thiết bị y tế một cách hiệu quả, giúp nâng cao tốc độ và chất lượng phục vụ

Việc sửa chữa nhanh chóng giúp giảm thời gian chờ đợi cho bệnh nhân, tăng sự hài lòng và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu y tế Điều này có thể kéo theo sự gia tăng số lượng bệnh nhân đến bệnh viện và tạo ra một dòng thu nhập tốt hơn Quy trình làm việc trong bệnh viện được tối ưu hóa, giảm thiểu thời gian chờ đợi không cần thiết và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên y tế Điều này giúp tăng năng suất lao động, giảm nhân lực trong công tác quản lý TTBYT và tạo ra cơ hội để tăng cường hoạt động khác trong bệnh viện

Nâng cao độ tin cậy của hệ thống, thiết bị y tế hoạt động ổn định hơn và ít gặp sự cố Điều này giúp tăng độ tin cậy của hệ thống và giảm nguy cơ gián đoạn dịch vụ y tế

Số lượng TTBYT của BV hiện nay đã đáp ứng 90% yêu cầu của Bộ Y tế đặt ra với BV tuyến tỉnh, thành phố Nhìn chung về mặt số lượng TTBYT của Bệnh viện ĐKT Sơn La tương đối đầy đủ về mặt số lượng để phục vụ các kỹ thuật đang triển khai tại BV Nhưng về mặt chất lượng thì không đồng đều còn nhiều thiết bị quá cũ, có những thiết bị được sản xuất từ những năm 1990, 2000 vẫn còn được sử dụng Các thiết bị hầu hết không được kiểm định chất lượng định kỳ theo quy định của Bộ Y tế Các thiết bị được kiểm định chỉ là những thiết bị đòi hỏi yêu cầu cao về an toàn như: thiết bị bức xạ, thiết bị chịu áp lực cao, thiết bị nâng

Hiện tại tại số lượng TTBYT của BV đã đáp ứng các kỹ thuật khám chữa bệnh tại BV, nhưng nếu trong thời gian tiếp theo BV triển khai các kỹ thuật cao thì đòi hỏi phải bổ sung thêm các TTBYT chất lượng khác

Chất lượng đào tạo, bố trí sử dụng nhân lực chuyên sâu về kỹ thuật y tế còn thấp so với nhu cầu Tình trạng do không cập nhật kiến thức thường xuyên, nên thiết bị mua về một số cán bộ không biết lắp đặt, không biết cách bảo quản Các quá trình thực hiện đều có biên bảo bằng giấy gây nên tốn thời gian thực hiện mỗi quá trình, thất lạc biên bản trước khi hoàn thành mỗi quá trình Không có tính đồng bộ hóa giữa các khoa, phòng Khó khăn trong việc tìm kiếm các biên bản cho các dự án từ trước, khó thống kê, báo cáo

Tại bệnh viện, tỷ lệ nhân viên được tập huấn về sử dụng TTBYT còn thấp với

72% (bảng 3.2) nguyên nhân chủ yếu do sự quá tải của lượng bệnh nhân đến bệnh viện dẫn đến cán bộ nhân viên không đủ thời gian đi tập huấn cũng như tham gia

60 các khóa học sử dụng TTBYT Vì vậy, số lượng đối tượng có đầy đủ tài liệu kỹ thuật về TTBYT tại các khoa, phòng tương đối là đầy đủ lên đến 95% (bảng 3.2) Việc thực hiện bảo dưỡng TTBYT ở bệnh viện không được đánh giá cao dẫn đến tình trạng TTBYT giảm tuổi thọ sử dụng Mặt khác, công tác bảo dưỡng tại bệnh viện gặp nhiều khó khăn vì không có cán bộ kỹ thuật chuyên trách công tác bảo dưỡng, vận hành, kiểm tra chất lượng trang thiết bị

Nhiều trang thiết bị hiện đang sử dụng đã và đang trong tình trạng quá tải và quá hạn sử dụng vì vậy xuất hiện nhu cầu thay mới Nguyên nhân là do nhu cầu khám chữa bệnh của người dân tăng cao và kinh phí hạn hẹp

Trang thiết bị hao mòn nhanh so với tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất Trong quá trình sử dụng TTBYT, công tác ghi chép nhật kí quá trình sử dụng (ghi rõ họ tên cán bộ được phân công quản lý, bảng hướng dẫn sử dụng trang thiết bị, ghi rõ tên người sử dụng và thời gian cho mỗi lần sử dụng, ) tại các khoa chưa được chú trọng Bên cạnh đó, nhân viên y tế vẫn chưa được tập huấn nhiều về sử dụng TTBYT và xây dựng quy trình vận hành, bảo trì và an toàn sử dụng tại khoa/phòng

Nguyên nhân của hạn chế

Nhu cầu khám, chữa bệnh của người dân tăng cao, dẫn đến các TTBYT hiện có chưa đáp ứng cũng như là một số thiết bị chưa được mua sắm Bên cạnh đó, nguồn nhân lực còn ít, không đủ đảm nhiệm hết các công việc quản lý trang thiết bị Trong công tác quản lý và sử dụng, do mức độ ứng dụng tin học vẫn còn thấp, cơ chế quản lý lại không đầy đủ, nên khi xảy ra sự cố, rất khó quy trách nhiệm cho cá nhân

Với số lượng TTBYT của Bệnh viện ĐKT Sơn La lên đến hơn 1000 thiết bị,

23 khoa phòng khác nhau, với 07 nhân lực Phòng Vật tư không thể làm tốt các chức năng chủ động giám sát, bảo dưỡng các TTBYT tại các khoa, phòng trong Bệnh viện mà mới chỉ tập chung vào việc sửa chữa nhỏ, tạm thời các TTBYT Để có được các điều kiện thuận lợi khác cho nhân viên kỹ thuật đáp ứng tốt công tác bảo trì, sửa chữa thiết bị; các tài liệu kỹ thuật đóng một vai trò rất quan trọng Tuy nhiên thực tế hiện nay cho thấy, tại Bệnh viện ĐKT Sơn La, các sách hướng dẫn kỹ thuật TTBYT còn rất hạn chế Hầu hết các đầu sách đều được các cán bộ y, bác sỹ tự mua và tự học hỏi đối với những công việc có liên quan