Sauđây là các bước cũng như cách thức thực hiện đối với các nhà Xuất nhập khẩu:3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu:Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phảitiến hành ch
Các bước tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
Nội dung các bước theo sơ đồ
- Xác định mục tiêu và phạm vi của hợp đồng.
- Thu thập thông tin về các bên liên quan và các yêu cầu pháp lý.
- Xác định tài chính và nguồn lực cần thiết.
2.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng:
- Thương thảo và đàm phán các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.
- Xác định các cam kết và trách nhiệm của mỗi bên.
- Kiểm tra và thẩm định pháp lý của hợp đồng.
- Ký kết hợp đồng nếu các điều khoản được đồng ý.
2.3 Chuẩn bị thực hiện hợp đồng:
- Xác định các bộ phận và nguồn lực cần thiết để thực hiện hợp đồng.
- Lập kế hoạch và lên lịch thực hiện công việc.
- Chuẩn bị tài liệu và thông tin liên quan.
- Tiến hành các hoạt động sản xuất, cung cấp hoặc dịch vụ theo hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ và chất lượng của công việc.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
2.5 Kiểm tra và bàn giao:
- Kiểm tra và xác nhận rằng các điều khoản của hợp đồng đã được thực hiện đúng như cam kết.
- Đánh giá và kiểm tra chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho bên nhận.
2.6 Đánh giá và thanh toán:
- Đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng.
- Xác định số tiền thanh toán dựa trên các điều khoản hợp đồng.
- Thanh toán tiền theo hợp đồng.
- Đánh giá hiệu quả của hợp đồng.
- Rút kinh nghiệm và áp dụng trong các hợp đồng tương lai.
- Đề xuất cải tiến và điều chỉnh nếu cần thiết.
Các bước thực hiện hợp đồng ngoại thương cụ thể
Sau khi một hợp đồng ngoại thương được kí kết thì các bên tham gia phải có trách nhiệm thực hiện những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng ngoại thương đó và việc thực hiện phải tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế Sau đây là các bước cũng như cách thức thực hiện đối với các nhà Xuất nhập khẩu: 3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
3.1.1 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu:
Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất – thu mua) Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các chân hàng.Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những nguyên tắc, trình tự và nội dung đã được quy định trong Bộ Luật Dân Sự 2005, Luật Thương Mại và các văn bản có liên quan.
3.1.2 Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá.
Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp. a Loại bao bì
Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì Các loại thông thường là:
* Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối cao, hoặc dễ hỏng đều được đóng vào hòm Người ta thường dùng các loại hòm gỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép (double case), và hòm gỗ dác kim khí (Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case).
* Bao (bag) : Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hoá chất thường được đóng vào bao bì Các loại bao bì thường dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải bông (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) và bao cao su (Rubber bag).
* Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn lại mà phẩm chất không bị hỏng thì đều đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây thép.
*Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và nhiều loại hàng khác nữa phải đóng trong thùng Thùng có loại bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng thép (steel drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum).
Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt (crate), bó(bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum (jar)
Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing) Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner packing) và bao bì trực tiếp (immediate packing). Vật liệu dùng để bao gói bên trong là giấy bìa bồi (cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) và mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải lót thêm một số vật liệu, thí dụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore) có khi vải bông cũng được dùng để lót trong.
Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để chế ra vật liệu bao gói như các màng mỏng PE, PVC, PP hay PS.
Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-tê-nơ (container), cá bản (palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay – igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho việc bốc dỡ và xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải. b Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói.
Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ" Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ hàng xuất nhập khẩu phải xét đến những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hoá (như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài, màu sắc, trạng thái của hàng hoá) đối với những sự tác động của môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng Ngoài ra, cần xét đến những nhân tố dưới đây:
* Ðiều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét đến đoạn đường dài, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình chuyên chở
* Ðiều kiện khí hậu: Ðối với những hàng hoá giao cho các nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30-400C, hoặc hàng hoá đi qua những nước có khí hậu như vậy, bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững Thường thường, đó là những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc gắn kín Bên trong bao bì là lớp giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE. Những bộ phận chế bằng kim loại, dễ bị han rỉ, cần bôi thêm dầu mỡ ở mặt ngoài.
Các vấn đề liên quan trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
Các bên liên quan để tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
Tổ chức và thực hiện một hợp đồng ngoại thương đòi hỏi sự phối hợp giữa các bên liên quan để đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện được thực hiện đúng cách Dưới đây là các bên chính liên quan và vai trò của họ trong quá trình này:
1.1 Bên bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ: Đây là bên cung cấp hàng hoặc dịch vụ và chịu trách nhiệm đáp ứng các điều kiện được quy định trong hợp đồng Họ cần cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ theo đúng tiến độ và chất lượng đã cam kết.
1.2 Bên mua hàng hoặc người thuê dịch vụ: Đây là bên nhận hàng hoặc dịch vụ từ bên bán và chịu trách nhiệm thanh toán theo điều kiện đã thỏa thuận Họ cũng cần đảm bảo rằng họ tuân theo các điều khoản và điều kiện được quy định trong hợp đồng.
1.3 Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính:
Có thể có sự tham gia của các ngân hàng hoặc tổ chức tài chính để hỗ trợ giao dịch, cung cấp hỗ trợ tài chính thông qua thực hiện các hình thức thanh toán, bảo lãnh hoặc các dịch vụ tài chính khác.
1.4 Luật sư hoặc chuyên gia pháp lý:
Có thể có sự hỗ trợ của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để đảm bảo rằng hợp đồng được viết rõ ràng và chính xác, bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và giải quyết các tranh chấp nếu có.
Trong trường hợp hàng hoá cần vận chuyển, các bên có thể hợp tác với các công ty vận chuyển và logistic để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến đích hàng hóa một cách an toàn và đúng thời hạn.
1.6 Cơ quan chính phủ và quy định:
Các cơ quan chính phủ có thể liên quan để cấp phép, kiểm tra, và đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện tuân thủ các quy định pháp luật và thuế. Bên đối tác hoặc nhà cung cấp thứ ba: Trong một số trường hợp, có thể có sự liên kết với các bên đối tác hoặc nhà cung cấp thứ ba để cung cấp các dịch vụ hoặc sản phẩm phụ trợ.
Mỗi bên liên quan có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện hợp đồng ngoại thương một cách hiệu quả và thành công Sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên này là cần thiết để đảm bảo rằng mọi điều khoản được thực hiện đúng cách và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của họ.
Các chứng từ liên quan đến việc tổ chức xuất – nhập khẩu hàng hoá
2.1 Chứng từ dùng trong mua bán thương mại quốc tế (bắt buộc phải có): Đây là những chứng từ dùng để thanh toán và xác nhận quan hệ mua bán hàng hóa do 2 bên mua hoặc bên bán phát hành thể hiện việc giao kết hợp đồng của 2 bên. a) Hợp đồng thương mại (Sale Contract) Đây là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán Là văn bản thỏa thuận của 2 bên.Sale contractlà chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán liên quan tới hàng hóa thanh toán. Chứng từ này do người bán phát hành hoặc có thể người mua phát hành.
Có các loại hợp đồng thường gặp như:
Sale contracts:Hợp đồng bán hàng trong trường hợp mua bán thương mại
Agreemnent: Thư thỏa thuận bán hàng, tương tự như hợp đồng thương mại nhưng dùng trong trường hợp mua bán hàng không nhăm mục đích thương mại như cho biếu tặng
PO (Purchase Order):Dùng khi người mua cần gửi yêu cầu mua hàng tới người bán, giá trị thấp hơn hợp đồng, trong một số trường hợp
PO có tác dụng tương tự như hợp đồng
Một điều lưu ý, hợp đồng la chứng từ ràng buộc thanh toán và các điều kiện khác giữa 2 bên mua bán chứ không phải chứng từ bắt buộc phải có khi xuất trình bộ chứng từ thông quan xuất nhập khẩu.
Hình 1: Hình ảnh minh họa hợp đồng thương mại. b) Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Là chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào INV để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên INV để kê khai giá trị hải quan.Xin nhấn mạnh,hóa đơn thương mạilà chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế, nó sẽ theo bạn suốt quá trình thanh toán và lưu trữ:Các loại hóa đơn được phân loại cơ bản như sau:
Hóa đơn có giá trị thanh toán: Commercial invoice; Tax invoice; Invoice
Trường hợp hóa đơn không phải trả tiền: Non Commercial Invoice
Hóa đơn không có giá trị thanh toán chỉ như một phiếu đối chứng: Proforma Invoice (PI)
Hóa đơn phát hành theo dõi tình trạng giao hàng: Shipping Invoice Ngoài ra có một số loại hóa đơn khác như:
Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự: là hóa đơn xác nhận của lãnh sự quán nước người mua làm việc tại nước người bán, có tác dụng thay thế giấy chứng nhận xuất xứ.
Provisional Invoice – Hóa đơn tạm tính: là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp sau: giá bán là giá tạm tính, việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện tại cảng đến, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát…
Final Invoice – Hóa đơn chính thức: là hóa đơn dùng cho lần thanh toán cuối cùng trong trường hợp lô hàng được thanh toán nhiều lần.
Neutral Invoice – Hóa đơn truy cấp: là hóa đơn được sử dụng khi người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp thuận để người mua sau có thể sử dụng hóa đơn này để bán hàng cho người khác.
Trên Invoice có đầy đủ nội dung:tổng số tiền, phương thức thanh toán,ngày phát hành hóa đơn(lưu ý: ngày phát hành inv phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương),thông tin 2 bên mua bán, term giao kết hợp đồng, số lượng hàng, tên hàng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán, những điều kiện khác,…
Lưu ý: Số tiền trong hóa đơn phải khơp với số tiền trong giao dịch, ngày phát hành hóa đơn phải sau hoặc trùng với ngày trên hợp đồng Cần lưu ý với hàng xuất khẩu ngày phat hành inv phải trước ngày trên tờ khai xuất khẩu theo thực tế phải có được hóa đơn mới có căn cứ kê khai hải quan.
Hình 2 Hình ảnh mình họa hóa đơn thương mại. c) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuât nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không.
Dựa vàoPacking Listsẽ biết được kế hoạch khai thác hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần Đây là chứng từ người bán phát hành cho người mua khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng Dựa vào packinglist người mua sẽ kiểm kê được thực thế số lượng hàng được giao.
Hình 3 Hình ảnh mình họa phiếu đóng gói hàng hóa.
2.2 Bộ chứng từ xuất nhập khẩu liên quan tới giao nhận hàng hóa: Đây là những chứng từ do các đơn vị dịch vụ vận tải do bên bán hoặc, bên mua thuê phát hành nhằm thể hiện trách nhiêm thuê và giao nhận vận tải Đồng thời đây cũng là căn cứ để xác nhận nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên liên quan: ai là người thanh toán, căn cứ về giao nhận hàng hóa tại 2 đầu xuất và đầu nhập. a) Vận đơn vận tải (Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay,… do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn Xét về mặt pháp lý
Straight B/L – Vận đơn đích danh
To order B/L – Vận đơn theo lệnh
To bear B/L – Vận đơn vô danh/xuất trình
Xét về mặt ghi chú trên vận đơn
Clean B/L – Vận đơn hoàn hảo/sạch
Unclean B/L – Vận đơn không hoàn hảo/không sạch
Xét về thời gian phát hành vận đơn
Shipped on board B/L – Vận đơn đã xếp hàng
Received for shipment B/L – Vận đơn nhận hàng để xếp chủ (MBL/MAWB) ngoài ra các công ty FWD cũng có thẻ phát hành vận đơn thứ để theo dõi tình tình vận tai hàng hóa (HBL/HAWB).
Một số cách phân biệt vận đơn bạn có thể tham khảo cách phân loại một số vận đơn cơ bản:
Vân đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra trouble liên quan tới quá trình vận tải.
Hình 4 Hình ảnh minh họa vận đơn vận tải. b) Booking note (Phiếu đặt chỗ với hãng vận tải) Đây là chứng từ được các đơn vị dịch vụ logistics phát hành gửi cho người đặt cước Dựa vào điều kiện mua bán trên hợp đồng ngoại thương để xác định bên bán hoặc bên mua có trách nhiệm book cước vận tải quốc tế.
Hình 5 Hình ảnh minh họa Booking note. c) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)