Việt Nam là một đất nước có nền văn hiến lâu đời với hàng nghìn năm lịch sử hào hùng dựng nước và đấu tranh giữ nước. Trải qua các thời đại lịch sử Việt Nam còn lưu danh tên tuổi của những gia đình, dòng họ, những anh hùng, những danh nhân văn hóa kiệt suất mà tài năng, đức độ và những cống hiến của họ đã góp phần làm rạng rỡ lịch sử và nền văn hóa dân tộc đồng thời góp phần nhất định vào kho tàng văn hóa văn minh của nhân loại. Thời gian qua đi, các thế hệ nối tiếp thế hệ và ngày nay con người vẫn có thể tìm về và tái dựng lại quá khứ lịch sử của dân tộc mình một phần là nhờ vào những “dấu vết” còn để lại. Một trong những “dấu vết” đó là tài liệu lưu trữ. Bên cạnh những tài liệu lưu trữ hành chính chính thống trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, có giá trị lịch sử được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia các cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên, do nhiều điều kiện khách quan hoặc chủ quan, trong đó có điều kiện khí hậu khắc nghiệt, chiến tranh liên miên cộng với ý thức của con người, cho tới nay di sản tài liệu lưu trữ của cả quốc gia, trong đó có tài liệu lưu trữ cá nhân còn chưa được nhìn nhận và chưa có cơ chế bảo hộ hợp lý. Số lượng tài liệu còn ít so với tiềm năng của các nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ cá nhân được sản sinh ra trong lịch sử hàng nghìn năm đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc ta Trong khi đó, tài liệu lưu trữ cá nhân lại rất phong phú và có giá trị về nhiều mặt, không chỉ phản ánh về cuộc đời và sự nghiệp của một cá nhân, một gia đình hay một dòng họ mà còn có ý nghĩa về lịch sử, truyền thống văn hóa giáo dục, nghệ thuật về nhân chứng phân bố dân cư. Bên cạnh đó, những tài liệu này là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau của xã hội như: phục vụ trưng bày triển lãm theo chuyên đề, phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học, góp phần làm sáng tỏ nhiều sự kiện chính trị của đất nước, cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ trong lĩnh vực văn học). Mặc dù tài liệu xuất xứ cá nhân có nhiều giá trị, ý nghĩa như vậy nhưng việc tìm hiểu, khai thác giá trị của chúng thì vẫn còn rất nhiều hạn chế. Việc gìn giữ những tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Xét ở tầm vĩ mô, đó là sự nghiệp bảo tồn di sản văn hóa dân tộc, di sản văn hóa nhân loại. Xét ở tầm vi mô, đó là việc rất cần thiết nhằm góp phần tối ưu hóa thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tôi rất mong muốn tìm hiểu công tác tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. Sở dĩ vậy, vì dưới góc độ là độc giả, tôi rất muốn được tiếp cận tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ để nghiên cứu, tìm hiểu về chúng. Chính vì lý do trên tôi lựa chọn đề tài “những quy định của luật pháp lưu trữ Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay”.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu: tìm hiểu quy định của pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay
Thứ nhất: hệ thống toàn bộ các cơ sở lý luận liên quan quy định của pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay.
Thứ hai: ứng dụng các lý thuyết để phân tích, đánh giá quy định của pháp luậtViệt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu thì tôi sử dụng các phương pháp sau:
Thứ nhất, phương pháp thu thập thông tin và phân tích dữ liệu: Qua các kênh thông tin thì tôi có thu thập thêm thông tin từ trang mạng internet, các bài báo, tạp chí khoa học Sau đó tiến hành đánh giá, phân tích các dữ liệu liên quan đến quy định của pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm
2001 đến nay nhìn nhận vấn đề, tìm ra cách khắc phục cho các vấn đề còn tồn tại đó.
Thứ hai, phương pháp so sánh: Từ các dữ liệu đã thu thập được thì tôi tiến hành phân tích và so sánh dữ liệu để thấy được có sự khác biệt theo hướng tích cực hoặc tiêu cực và giải thích tại sao lại có sự khác nhau đó.
Bố cục của báo cáo
Ngoài phần mở đầu, mục lục, và tài liệu tham khảo, bài báo cáo bao gồm ba chương chính Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về pháp luật lưu trữ Chương 2 phân tích pháp luật lưu trữ Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, và dòng họ từ năm 2001 đến nay Cuối cùng, Chương 3 đưa ra một số kiến nghị để tiếp tục hoàn thiện pháp luật về lưu trữ và quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, và dòng họ.
Ý nghĩa nghiên cứu
- hoàn thành tốt bài thi kết thúc học phần mang lại điểm cao trong quá trình học tập
- tìm hiểu được các quy định của pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay.
- nâng cao sự hiểu biết về quy định của pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁP LUẬT LƯU TRỮ
Phương pháp điều chỉnh pháp luật lưu trữ
Luật do Quốc hội - cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất ban hành nên có sức mạnh của quyền lực nhà nước, tác động đến tất cả các cơ quan, cá nhân và buộc các chủ thể này phải tuân thủ Nếu cưỡng lại các quy định đó thì tùy thuộc vào mức độ vi phạm sẽ bị xử lý với các hình thức: nhẹ thì xử lý kỷ luật với mức khiển trách, cảnh cáo, cách chức, buộc thôi việc, bị xử phạt hành chính và nặng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Thống nhất giữa nhà nước, cơ quan lưu trữ với chủ sở hữu tài liệu nhằm tạo ra sự thống nhất.
- Pháp luật lưu trữ là là công cụ thực hiện hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ
+ Việc ban hành pháp luật lưu trữ sẽ nâng cao vai trò của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
Các hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ phải được triển khai đồng bộ theo quy định pháp luật, bao gồm kiểm tra thực thi pháp luật, xử lý vi phạm, thống kê lưu trữ, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.
- Hệ thống pháp luật lưu trữ góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, ngành, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
+ Tạo điều kiện cho các tổ chức lưu trữ bố trí kinh phí, tăng cường hiện đại hóa+ Đẩy mạnh các hoạt động thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
Hệ thống pháp luật lưu trữ
Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 và có hiệu lực
2012 Luật Lưu trữ ra đời có sự kế thừa và phát triển quy định trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
- Nghị định của Chính Phủ, Thông tư, Thông tư liên tịch của các bộ ban hành để hướng dẫn thi hành một số điều, khoản trong Luật Lưu trữ.
- Những văn bản này góp phần thống nhất việc thực hiện công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương.
Đặc điểm của pháp luật lưu trữ
4.1 Tính thống nhất trong luật pháp lưu trữ:
- Thống nhất về khái niệm (tài liệu; tài liệu lưu trữ; phông lưu trữ; hoạt động lưu trữ; lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử )
- Thống nhất về hệ thống tổ chức
- Thống nhất về chính sách, chế độ; chế tài
- Chức danh nghề nghiệp viên chức lưu trữ; bồi dưỡng
- Thống nhất về các quy trình nghiệp vụ
- Kinh phí phục vụ công tác lưu trữ
4.2 Tính xã hội của pháp luật lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ là sản phẩm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các tầng lớp nhân dân.
- Tài liệu lưu trữ là tài sản của Quốc gia, của toàn dân
- Pháp luật lưu trữ phải gắn với thực tiễn, ban hành để tạo hành lang pháp lý cho việc giải quyết yêu cầu thực tiễn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong việc xây dựng và phát triển đất nước.
- Nội dung tính xã hội của pháp luật lưu trữ
+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ cho mục đích chính đáng.
+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ bảo vệ tài liệu lưu trữ.
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để giáo dục những truyền thống tốt đẹp cho các tầng lớp nhân dân.
+ Bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho Quốc gia, cho cơ quan, tổ chức, cá nhân. + Tài liệu lưu trữ thể hiện trình độ văn minh của dân tộc, quốc gia.
4.3 Tính dân tộc của pháp luật lưu trữ
- Pháp luật lưu trữ được người dân chấp nhận khi được xây dựng trên cơ sở nền tảng dân tộc, thấm nhuần tính dân tộc.
- Phản ánh được phong tục tập quán, đặc điểm lịch sử, điều kiện địa lý và trình độ văn minh văn hóa của dân tộc.
- Tài liệu lưu trữ là tài sản chung của một quốc gia Pháp luật lưu trữ trước hết là công cụ bảo vệ tài liệu lưu trữ, bảo vệ tài sản quốc gia.
Khái quát quá trình phát triển của pháp luật lưu trữ Việt Nam
5.1.Pháp luật lưu trữ Việt Nam thời phong kiến a Công tác lưu trữ các triều đại trước Nguyễn (938 - 1802)
- Công tác văn thư và lưu trữ chưa có sự tách biệt
- Các nghiệp vụ về lưu trữ chưa hình thành.
- Văn bản hình thành trong hoạt động của bộ máy nhà nước chưa được sử dụng để phục vụ cho việc biên soạn lịch sử.
- Không có cơ quan quản lý về lưu trữ b Công tác lưu trữ triều Nguyễn (1802-1945).
Minh Mệnh đặt Văn thư phòng thay thế các đơn vị giúp việc thời vua Gia Long là Thị Thư viện, Thị Hàn viện, nhằm quản lý thống nhất văn phòng giúp việc vua và nâng cao hiệu quả công việc.
Năm 1829, Minh Mệnh cải tổ Văn thư phòng thành Nội Các nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan giúp việc vua, kiểm soát chặt chẽ hơn hoạt động của bộ máy nhà nước
Nội Các được tổ chức một cách quy củ, chia thành 4 tào (giống như vụ, ban thuộc văn phòng Chính phủ ngày nay) với nhiệm vụ được quy định rõ ràng.
* Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ.
- Triều nguyễn đề ra nhiều quy định mang tính pháp quy về công tác lưu trữ. Các quy định điều chỉnh nhiều nội dung từ tổ chức, nhân sự, phân loại, bảo quản, bảo vệ tài liệu đến thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm.
- Các quy định tuy không tập trung vào một văn bản mà tập trung ở nhiều săc,chỉ, dụ, của các hoàng đế vào những thời điểm khác nhau
5.2 Pháp luật lưu trữ Việt Nam thời Pháp thuộc
- 15/4/1873 Tổng thống Pháp ban hành Sắc lệnh 128 giao cho Chánh văn phòng của chính quyền thuộc địa và Hội đồng tư mật chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ
- 29/11/1917, Toàn quyền Đông Dương ra Nghị định thành lập Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương trực thuộc Phủ toàn quyền Đông Dương.
- Ngày 26/12/1918,Toàn quyền Đông Dương ban hành Nghị định quy định cụ thể về tổ chức và hoạt động của Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương.
5.3 Pháp luật lưu trữ Việt Nam từ năm 1945 đến nay a Giai đoạn 1945-1954
- 8/9/1945 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp ký hai sắc lệnh có liên quan đến lưu trữ và thư viện -Sắc lệnh quy định sáp nhập thư viện và các cơ quan văn hóa vào Bộ Quốc gia Giáo dục Sở Lưu trữ và Thư viện Đông Dương được cải tổ lại và đặt trong Bộ Quốc gia Giáo dục với tên gọi Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc
- Sắc lệnh cử Ngô Đình Nhu (lúc đó giữ chức Giám đốc Văn hóa viện Trung
Bộ ở Thuận Hóa) làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc.
- Cuối 1945, Nha được đổi tên thành Sở Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc 9/7/1946, Sắc lệnh 119/SL về tổ chức Bộ Quốc gia Giáo dục quy định đặt Sở này thuộc Nha Giám đốc Đại học vụ.
- 3/1/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời ký ban hành bản Thông đạt số 1 -C/VP về giữ gìn và cấm tiêu hủy công văn, hồ sơ cũ.
- 3/01/1946 - ngày ra đời của bản Thông đạt - đã được chọn làm ngày truyền thống của ngành lưu trữ Việt Nam 189 (Quyết định 1229/QĐ-TTg ngày 17/9/2007 về ngày truyền thống của ngành lưu trữ Việt Nam) b Giai đoạn 1954-1975
- 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 142-CP ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Ý nghĩa Nghị định:
+ Các quan điểm, chủ trương, chỉ đạo của Đảng về công tác lưu trữ được thể chế hóa bằng một văn bản có hiệu lực pháp lý cao
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu là công việc thiết yếu không thể thiếu đối với hoạt động quản lý nhà nước, vì nó giúp lưu giữ thông tin quan trọng, phục vụ cho quá trình ra quyết định và giám sát.
+ Quy định nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất công tác lưu trữ, hệ thống tổ chức các ngành lưu trữ c Giai đoạn 1975-1986
- 26/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 168-HĐBT về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30/11/1982 là một bước phát triển trong công tác lưu trữ. d Giai đoạn từ 1986 đến nay
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua 04/4 /2001.
- Chính phủ ban hành Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Đến 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước chuyển về Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ; Thông tư 40/1998/TT-TCCP của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ đã quy định thống nhất về tổ chức và biên chế của bộ phận làm công tác lưu trữ ở các cơ quan nhà nước
- Từ 2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Luật Lưu trữ 2011; các Nghị định củaChính phủ, Thông tư của Bộ Nội vụ được ban hành hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta được kiện toàn
LUẬT PHÁP LƯU TRỮ VIỆT NAM VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁ NHÂN, GIA ĐÌNH, DÒNG HỌ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NAY
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ
1.1 Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân Đây là tài liệu chứa đựng thông tin cá nhân, có trong nội dung tài liệu lưu trữ cá nhân, có thể được hiểu đồng nghĩa với dữ liệu cá nhân, là những điều, tin tức có nội dung liên quan, thuộc về một con người tự nhiên và được ghi nhận, thể hiện trong các vật mang tin do cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân tạo ra sao cho từ việc sử dụng một hoặc kết hợp nhiều điều, tin tức đó có thể nhận diện, xác định được người đó là cá nhân nào trong xã hội.
Thông tin cá nhân liên quan mật thiết đến quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia quan hệ pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, bao gồm các quyền chính đáng của cá nhân được pháp luật bảo vệ, nhất là quyền về bí mật dữ liệu cá nhân, quyền bí mật đời tư, bí mật gia đình Tuy nhiên, không phải mọi mong muốn giữ bí mật của cá nhân đối với thông tin của mình đều được đáp ứng vô điều kiện do có thể bị giới hạn bởi các quy định của pháp luật để trở thành quyền của cá nhân đó, được pháp luật xác lập, ghi nhận, thừa nhận và bảo vệ.
Theo cách tiếp cận này, có thể hiểu thông tin bí mật của cá nhân là những thông tin cá nhân có khả năng gây nguy hại tới thân thể, vật chất, tinh thần của cá nhân đó mà họ được quyền giữ kín theo quy định của pháp luật.
1.2 Đối với tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ
Tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ là những ghi chép lịch sử các hoạt động xã hội như quản lý tộc vụ, sắp xếp thế hệ, ban hành gia quy, thờ cúng tổ tiên, gìn giữ gia phả của dòng họ và các thành viên trong dòng họ ấy, đồng thời là đối tượng truyền tải của văn hóa gia đình, dòng họ Những tài liệu này thường bao gồm nhật ký, thư từ, bản thảo, khế ước, hóa đơn, bia khắc, ảnh chụp, di chúc, gia phả và sách vở Những tài liệu lưu trữ được hình thành bởi các gia đình, dòng họ cũng có những đặc điểm riêng biệt
Tài liệu lưu trữ của gia đình, dòng họ có một số đặc trưng riêng, bao gồm:
- Tính huyết thống: tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ thể hiện rõ mối quan hệ gia đình, huyết thống giữa các thành viên Thông qua những tài liệu này, các nhà nghiên cứu phả hệ có thể xác định được sự liên quan giữa các cá nhân, một số đặc tính di truyền của nhóm người, biểu hiện bệnh lý hoặc yếu tố ưu việt Do đó, các nghiên cứu cũng có thể tham khảo để xác định mối quan hệ giữa các thành viên và sự ảnh hưởng của nó cùng các yếu tố khác thuộc về truyền thống gia đình đến các cá nhân kiệt xuất…
- Thuộc quyền sở hữu của một nhóm người và có tính kế thừa hợp pháp: những tài liệu này được hình thành bằng nhiều cách, trong đó có những tài liệu như thần tích, thần sắc, văn bia… do chính quyền tạo ra, nhưng được nhiều thế hệ của dòng họ lưu giữ, được coi là đồ gia bảo, gia truyền và việc quản lý, sử dụng phải có sự đồng thuận của cả gia đình, dòng họ Những tài liệu do nhiều thế hệ cùng tạo ra như các gia phả, lịch sử dòng họ, các ghi chép, băng đĩa hình, ảnh chụp về các hoạt động của dòng họ cũng được quản lý, sử dụng theo nguyên tắc chung của gia đình, dòng họ. Việc bàn giao quyền quản lý, sử dụng tiếp tục các tài liệu của dòng họ, của gia đình dựa trên quan hệ huyết thống và quy tắc chung của gia đình, dòng họ, đa phần được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác Đó là căn cứ chính xác định tính chất sở hữu của những tài liệu lưu trữ này
- Tính đặc thù: trong tài liệu lưu trữ gia đình, dòng họ có thông tin về cá nhân như các mối quan hệ cá nhân, nhân thân, các thông tin về sức khỏe, tài chính và các yếu tố riêng tư khác cần được bảo vệ khỏi sự lợi dụng để trục lợi bất hợp pháp Với các gia đình, dòng họ có hoạt động kinh tế chung, hoạt động chuyên môn như các doanh nghiệp gia đình, các gia đình có thành viên là các chuyên gia về cùng một lĩnh vực… tài liệu lưu trữ gia đình còn chứa đựng thông tin về bí mật kinh doanh, bí mật sản xuất, chế tạo, các phát minh, sáng chế, thành tựu nghiên cứu, sáng tạo của mỗi thành viên và của cả gia đình Ví dụ, một số dòng họ cũng có hoạt động kinh tế chung, có những khoản đóng góp, quản lý quỹ và ngân sách chung… mà người ngoài dòng họ không nên và không cần biết Những nội dung đó tạo nên đặc thù riêng của thông tin trong tài liệu của gia đình, dòng họ và cần được bảo vệ hợp pháp.
Những giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ
Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là tài liệu do cá nhân hoặc nhóm cá nhân có quan hệ huyết thống, quan hệ gia đình tạo ra, sưu tầm hay nhận được, không phân biệt về nội dung và hình thức vật lý của tài liệu, được lựa chọn để lưu trữ Vì vậy, các loại tài liệu lưu trữ này có những giá trị cơ bản sau:
Thứ nhất, chứa đựng thông tin quá khứ
Thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ gồm những sự kiện, hiện tượng đã diễn ra hoặc xảy ra đồng thời với việc tạo ra tài liệu, được phản ánh trong tài liệu Thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ thể hiện ở hai cấp độ:
- Thông tin tự thân của tài liệu: đây là thông tin mà tài liệu được tạo ra để truyền tải Ví dụ, thông tin trong cuốn nhật ký gồm các nội dung diễn ra hàng ngày được người viết ghi chép lại; thông tin trong thư của người chiến sĩ thể hiện những sự kiện, tâm tư, tình cảm muốn chia sẻ với người thân ở quê nhà…
Ý nghĩa của tài liệu không phải là cố định, mà là do người tiếp nhận thông tin định nghĩa dựa trên quan điểm và mục đích riêng của họ Đối với mỗi cá nhân, cùng một tài liệu có thể mang các ý nghĩa khác nhau Ví dụ, một cuốn nhật ký có thể là vật kỷ niệm đối với gia đình, nhưng lại là bằng chứng về quá trình sáng tác của một nghệ sĩ trong lĩnh vực phê bình nghệ thuật.
Thứ hai, có giá trị lưu giữ Đặc điểm này được gọi là tính được lựa chọn của tài liệu Hiểu theo cách khác, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được coi là tài liệu lưu trữ khi chúng có giá trị và được lựa chọn để lưu giữ lại Việc lựa chọn này được thực hiện bởi người lưu giữ (nếu lưu giữ tại gia đình), hoặc cán bộ lưu trữ (nếu hiến tặng, bán cho cơ quan lưu trữ) Thông thường, chủ sở hữu hay người (nhóm người) đang lưu giữ tài liệu tại gia đình, tại cộng đồng là chủ thể chọn lọc đầu tiên đối với tài liệu trước khi cơ quan lưu trữ có thể tiếp cận Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được tạo ra để phục vụ các mục đích sử dụng như giấy chứng nhận sở hữu tài sản, văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy khen, nhật ký nghiên cứu, bản thảo tác phẩm… nên được lưu giữ để phục vụ cho các mục đích đó Sau khi hoàn thành mục đích sử dụng, những tài liệu này có thể có giá trị cho nghiên cứu tiểu sử cá nhân, lịch sử nhóm người, lịch sử dân tộc, nên chúng có giá trị lịch sử, cần được các cơ quan lưu trữ đánh giá và có biện pháp quản lý
Thứ ba, không thuộc sở hữu của Nhà nước Quyền sở hữu bao gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt của chủ sở hữu theo quy định của pháp luật Nội dung quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được xác định thông qua quá trình hình thành, quản lý tài liệu và mục đích sử dụng tài liệu, cũng như quy định của pháp luật theo từng thời kỳ Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được cá nhân, nhóm cá nhân tạo ra, sưu tầm, nhận được và lưu giữ theo nguyện vọng và bằng các phương tiện, nguồn lực của họ, để thực hiện mục đích của riêng họ nên những tài liệu này hoàn toàn do họ sở hữu.
Ngoài ra, những tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ mua về, trao đổi bằng nguồn lực của riêng dòng họ hoặc có được dưới hình thức khác một cách hợp pháp cũng được coi là thuộc sở hữu của công dân Hiện nay, đang còn một số vướng mắc, bất cập đối với cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan lưu trữ là những tài liệu do cơ quan nhà nước tạo ra nhưng đang do cá nhân, gia đình, dòng họ lưu giữ và không xác minh được nguồn gốc hình thành tài liệu (ví dụ như các châu bản, bản đồ của triều đình phong kiến) đang thuộc quyền chiếm hữu của một số gia đình hoàng tộc cũ hoặc nhà sưu tầm
Thứ tư, đa dạng về hình thức và phong phú về nội dung Đặc điểm này thể hiện rõ so với các tài liệu lưu trữ nhà nước Nếu các tài liệu của Nhà nước được tạo theo những quy chuẩn nhất định về hình thức trình bày và cách diễn đạt thì tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ không bị bó hẹp trong một dạng thức nào Nếu các văn bản của Nhà nước thể hiện hoạt động quản lý của chính quyền với văn phong hành chính có phần khuôn sáo và nguyên tắc thì tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ đem đến nhiều sắc thái cảm xúc, gần gũi hơn với đời sống con người và nhiều chi tiết sinh động, khiến cho lịch sử được tạo ra từ các nguồn tài liệu đó trở nên cuốn hút hơn Ví dụ, thư gửi nhà, nhật ký, hồi ký, lịch sử qua lời kể, ghi chép hành trình… đều là tiếng nói của những người trong cuộc, thể hiện góc nhìn của nhân chứng lịch sử dù họ tình cờ hay hữu ý trở thành nhân chứng
Thứ năm, không nhất quán về hình thức và thiếu toàn vẹn về nội dung Do các đặc thù luôn gắn liền với cá nhân trong quá trình từ lúc tạo ra đến lúc lựa chọn để lưu giữ lại, tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ chịu sự chi phối hoàn toàn bởi quan điểm, cách đánh giá chủ quan của chủ sở hữu hoặc người có trách nhiệm lưu giữ tài liệu Tài liệu có thể bị sửa chữa, thay đổi về cả hình thức và nội dung, thậm chí bị làm sai lệch ngay từ lúc được tạo ra trước khi được giao lại cho cơ quan lưu trữ để phục vụ sử dụng rộng rãi Cá nhân hay nhóm người làm ra tài liệu có thể cố ý để lại những thông tin không chính xác để dẫn đến nhận thức khác về một vấn đề nào đó.Trường hợp này xuất hiện ở một số gia phả dòng họ vì khi soạn gia phả, các dòng họ đều muốn tạo ra nhiều công trạng, thành tích cho các cá nhân nổi bật nên đã ghi thêm những chi tiết thiếu chân thực.
Quy định của luật pháp lưu trữ Việt Nam về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ từ năm 2001 đến nay
a, Những văn bản quy định
- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam (hết hiệu lực)
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước ban hành năm 1982 (hết hiệu lực)
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 (đã hết hiệu lực)
- Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua 2011;
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 2011. b, Nội dung đã được quy đinh
1) Điều 4, Luật Lưu trữ 2011 Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân. Đây là lần đầu tiên quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân được Nhà nước thừa nhận. Điều này có ý nghĩa quan trọng vì có quyền sở hữu là cá nhân không chỉ có quyền chiếm hữu mà còn có quyền sử dụng (hoặc cho người khác sử dụng theo thỏa thuận) và định đoạt (bán, tặng cho, trao đổi)
2) Quy định về thành phần tài liệu riêng của cá nhân tại điều 5, Luật Lưu trữ 2011
- Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử
- Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi
- Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử
- Công trình, bài viết về cá nhân
- Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
Việc xác định rõ thành phần tài liệu riêng của cá nhân có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xác định đâu là tài liệu thuộc sở hữu công và đâu là tài liệu thuộc sở hữu riêng của cá nhân, đặc biệt trong trường hợp cá nhân - người đứng đầu cơ quan
3) Tài liệu riêng của cá nhân nếu có giá trị đối với quốc gia và xã hội được Nhà nước đăng ký và giúp đỡ trong việc bảo quản Cụ thể là:
Cá nhân hoặc đại diện của cá nhân có tài liệu có thể đến Lưu trữ lịch sử, nơi gần nhất để đăng ký
4) Nhà nước khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu riêng của mình cho Nhà nước Cụ thể là:
- Tài liệu riêng của cá nhân đã hiến tăng cho Lưu trữ lịch sử thì thuộc sở hữu nhà nước
- Cá nhân đã tặng cho tài liệu được ưu tiên sử dụng tài liệu đó và được Nhà nước khen thưởng
5) Đối với tài liệu của cá nhân không đăng ký với
Lưu trữ lịch sử thì Nhà nước cũng khuyến khích cá nhân ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để được bảo vệ, bảo quản an toàn nhưng phải trả phí bảo quản.
6) Nhà nước cho phép cá nhân được bán tài liệu riêng của mình.
- Điều 3 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cho phép cá nhân chỉ được bán tài liệu lưu trữ cho cơ quan lưu trữ Nhà nước thì điều 5, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định khi bán tài liệu lưu trữ, cá nhân phải thông báo và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ nhà nước
- Quy định pháp luật hiện hành thì việc mua, bán tài liệu lưu trữ của cá nhân được thực hiện theo giá thoả thuân Trường hợp, tài liệu được trả giá ngang nhau thì ưu tiên bán cho Lưu trữ lịch sử.
- Đối với tài liệu của cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia thì chỉ được bán cho Lưu trữ lịch sử.
7) Tài liệu riêng của cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kế từ năm cá nhân qua đời, trừ hai trường hợp sau:
- Một là, việc sử dụng tài liệu lưu trữ đó làm xâm hại đến an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
- Hai là, chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân có tài liệu hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử đồng ý bằng văn bản.
8) Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ riêng của cả nhân thuộc hai trường hợp nêu trên được quy định:
- Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở Trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.
- Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tinh quyết định.
9) Việc chuyển tài liệu riêng của cá nhân ra nước ngoài được quy định
- Nếu tài liệu riêng của cá nhân bị cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức (điều 3, Pháp Lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia 1982) thì nay cá nhân muốn chuyển tài liệu riêng đã được đăng ký ra nước ngoài thì trước khi chuyển đi cá nhân phải cung cấp tài liệu đó cho Lưu trữ lịch sử lập bản sao bảo hiểm.
10) Ngân sách nhà nước được phép chi để mua tài liệu riêng của cá nhân.
Các văn bản quy phạm pháp luật trên, đã tạo hành lang pháp lý quan trọng cho việc quản lý và thực hiện các quy trình nghiệp vụ đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Nó thể hiện nhận thức về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là cả một quá trình và ngày càng có những chuyển biến tích cực.
Luật Lưu trữ 2011 và văn bản hướng dẫn quy định trách nhiệm sưu tầm tài liệu lưu trữ, bao gồm cả tài liệu cá nhân của nhân vật lịch sử tiêu biểu Theo Khoản 8, 9 Điều 2, tài liệu lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của các nhân vật lịch sử tiêu biểu thuộc Đảng và các tổ chức chính trị xã hội (Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) hoặc các nhân vật lịch sử và tài liệu qua các thời kỳ lịch sử (Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam) Luật cũng công nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ và khuyến khích cá nhân, tổ chức hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu cho Nhà nước để đóng góp vào hoạt động lưu trữ.
Luật Lưu trữ quy định nguyên tắc chuyển giao quyền, nội dung quyền và nghĩa vụ các bên tham gia vào quan hệ lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, cụ thể như sau:
- Về nguyên tắc dịch chuyển quyền của chủ thể tại Khoản 3 Điều 20 quy định:
“Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận”.
- Hình thức dịch chuyển các quyền: hiến tặng, mua - bán, ký gửi hoặc đăng ký vào Lưu trữ lịch sử hoặc giữa các chủ thể khác với nhau về tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ.
- Về quyền và nghĩa vụ các bên tham gia vào quan hệ pháp luật lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. Để bảo vệ an toàn tài liệu, nhất là tài liệu quý, hiếm, tránh những biến cố bất thường, Điều 26 Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ quý hiếm, không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và trên thế giới… Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”
Theo Luật Lưu trữ, để bảo vệ bí mật nhà nước và quyền riêng tư, có quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Bộ Nội vụ sẽ ban hành Danh mục này theo từng thời kỳ kinh tế - xã hội Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm quyết định việc sử dụng các tài liệu lưu trữ nằm trong Danh mục hạn chế này.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TIẾP TỤC HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁ NHÂN, GIA ĐÌNH, DÒNG HỌ
Sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011
Thứ nhất, cần tuân thủ Hiến pháp năm 2013 và phù hợp với pháp luật chuyên ngành quy định về quyền tiếp cận thông tin và bảo vệ quyền bí mật cá nhân, đời tư, gia đình Vấn đề quy định về hạn chế sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân trong Luật Lưu trữ phải bảo đảm tuân thủ quy định của Hiến pháp năm 2013 và đồng bộ với pháp luật về tiếp cận thông tin, bảo đảm quyền bí mật đời tư, bí mật gia đình; đồng thời bảo đảm thực hiện thuận lợi, thống nhất và đồng bộ quyền tiếp cận thông tin của công dân trong từng lĩnh vực Đối với việc hạn chế sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân, để bảo đảm phù hợp với quy định về hạn chế quyền con người, quyền công dân, cần sửa đổi Điều 30 Luật Lưu trữ để phù hợp với quy định của Điều 14 Hiến pháp năm 2013 Cụ thể là thẩm quyền ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phải được quy định trực tiếp trong Luật Lưu trữ; bỏ nội dung quy định tiêu chí xác định tài liệu thuộc diện hạn chế còn khá chung chung và không phù hợp với Điều 14 Hiến pháp năm 2013.
Về vấn đề xác định thông tin có trong tài liệu lưu trữ cá nhân cần được hạn chế sử dụng, Luật Lưu trữ cần quy định cụ thể:
1) Những thông tin trong tài liệu lưu trữ hạn chế tiếp cận;
2) Phân biệt rõ phạm vi thông tin được tiếp cận, thông tin hạn chế tiếp cận;
3) Tiếp cận thông tin trong một số trường hợp đặc biệt, trên cơ sở đó xác định rõ cơ quan lưu trữ có trách nhiệm cung cấp tài liệu Cần quy định rõ nguyên tắc, điều kiện cung cấp thông tin hạn chế tiếp cận, trừ bí mật nhà nước, trong những trường hợp đặc biệt nhằm bảo vệ an toàn tính mạng, sức khoẻ con người, bảo vệ lợi ích cộng đồng, tránh việc lạm dụng dẫn tới vi phạm các quyền bí mật được pháp luật bảo vệ
Quy định rõ hơn hình thức, trình tự, thủ tục, thời hạn công bố tài liệu, cung cấp thông tin khi có yêu cầu theo hướng đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng, ít tốn kém và đúng quy định Các điều kiện, biện pháp đảm bảo quyền tiếp cận tài liệu lưu trữ trên nền tảng thúc đẩy quyền tiếp cận thông tin, bảo đảm quyền bí mật đời tư, bí mật gia đình chứa đựng trong tài liệu cá nhân Về trình tự, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu phải được quy định khác với trình tự, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung (tài liệu thuộc sở hữu nhà nước).
Thứ hai, tôn trọng và thực hiện các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, cần sửa đổi Khoản 1, Điều 34 Luật Lưu trữ quy định về vấn đề mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử mà chủ thể đã hiến tặng, bán, ký gửi, đăng ký; vấn đề hoàn trả và thẩm quyền cho phép đưa tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân ra khỏi Lưu trữ lịch sử phù hợp với việc đảm bảo tính tự quyết định của chủ thể thông tin, tôn trọng nguyên tắc chủ sở hữu thông tin cá nhân có quyền chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình…
Thứ ba, bổ sung các quy định về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; các biện pháp chế tài áp dụng khi các quyền của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ bị vi phạm; xử lý vi phạm đối với các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; chế độ khen thưởng trong hoạt động lưu trữ tài liệu cá nhân.
Thứ tư, hoàn thiện quy định của Luật Lưu trữ về thực hiện, bảo vệ quyền dân sự đối với tài liệu của cá nhân Cần bổ sung nguyên tắc áp dụng pháp luật về lưu trữ.Trong đó, rà soát các quan hệ đặc thù trong hoạt động lưu trữ để có cơ chế pháp lý riêng, phù hợp, nhất là những giới hạn thực hiện quyền dân sự cần phải có trong hoạt động lưu trữ; trường hợp có nhiều văn bản quy phạm pháp luật cùng điều chỉnh tài liệu của cá nhân; quyền, nghĩa vụ đối với tài liệu của cá nhân thì ưu tiên áp dụng quy định của Luật Lưu trữ, trường hợp không có quy định thì áp dụng quy định của Bộ luật Dân sự hoặc của luật khác có liên quan.
Về tên gọi của nhóm "tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ", cần đảm bảo tính đồng bộ với Bộ luật Dân sự Kết quả khảo sát cho thấy, ngoài tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, còn có các tài liệu của bản, làng, tộc người, dân tộc thiểu số, tổ chức kinh tế - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đình, đền, chùa, miếu, mạo, phủ, nhà thờ, Để đảm bảo tính bao quát, nhóm tài liệu này có thể sửa thành "tài liệu cá nhân, gia đình, cộng đồng".
Luật Lưu trữ cần tiếp cận tài liệu của cá nhân trên cả hai phương diện: quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ và là đối tượng quan hệ pháp luật dân sự; quy định các nguyên tắc pháp lý phù hợp, đảm bảo sự hài hòa giữa chuẩn mực trong quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ với chuẩn mực pháp lý về quyền nhân thân, quyền tài sản trong quan hệ pháp luật dân sự Ví dụ, cần bổ sung các hành vi bị cấm, bao gồm các hành vi xâm phạm đời sống riêng tư, bảo vệ bí mật cá nhân, bí mật gia đình và chế độ sử dụng thông tin cá nhân…; quy định về những tài liệu của cá nhân có thể là đối tượng của giao dịch, dịch vụ trong hoạt động lưu trữ mà một bên chủ thể là tổ chức lưu trữ nhà nước.
Mặt khác, Luật Lưu trữ cần điều chỉnh tài liệu của cá nhân trong trạng thái động, vừa là một tài sản trong giao dịch, đồng thời là đối tượng chịu sự quản lý củaNhà nước Trong đó, cần quy định cụ thể cơ chế pháp lý để cơ quan lưu trữ được xác lập quyền dân sự đầy đủ hoặc xác lập có giới hạn đối với tài liệu của cá nhân trong hoạt động lưu trữ như các nội dung quyền nhân thân, quyền sở hữu, quyền thừa kế hay trong thực hiện giao dịch (sau khi rà soát các quy định Bộ luật Dân sự liên quan đến tài liệu cá nhân).
Sửa đổi, bổ sung các văn bản dưới luật về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
Thứ nhất, sửa đổi Điều 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ cho phù hợp với nội dung sửa đổi Khoản 5, Điều 30 Luật Lưu trữ về thời hạn sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân và với Luật Sở hữu trí tuệ Cụ thể, về thời hạn sử dụng tài liệu liên quan đến cá nhân được quy định tùy thuộc vào nhóm tài liệu tương ứng với thời hạn sử dụng rộng rãi khác nhau.
Thứ hai, ban hành Thông tư quy định tiêu chuẩn, xác định giá trị và phân hạng tài liệu lưu trữ quý, hiếm, trong đó có nội dung về tài liệu lưu trữ quý, hiếm của cá nhân, gia đình, dòng họ Quy định tiêu chuẩn phân hạng tài liệu, xác định tiêu chuẩn tài liệu phù hợp với từng hình thức sưu tầm (như hiến tặng, mua - bán, đăng ký hay ký gửi) tài liệu vào Lưu trữ quốc gia, làm tiền đề cho:
1) Lưu trữ lịch sử tư vấn, giúp chủ sở hữu tài liệu lựa chọn hình thức dịch chuyển quyền đối với tài liệu cho tổ chức lưu trữ một cách phù hợp;
2) Nhà nước quy định về quyền và nghĩa vụ tương ứng của chủ sở hữu tài liệu trong từng hình thức dịch chuyển quyền đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ;
3) Đánh giá giá trị tài liệu trong sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia; tạo điều kiện thực hiện thống nhất giữa các tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ;
4) Làm cơ sở pháp lý cho hoạt động thanh tra, kiểm tra về nghiệp vụ lưu trữ cũng như sử dụng kinh phí có hiệu quả cho công tác này.
Thứ ba, ban hành Thông tư hướng dẫn đăng ký, ký gửi, mua - bán, hiến tặng tài liệu lưu trữ cá nhân, theo đó xác định cụ thể quyền và nghĩa vụ các bên chủ thể trong quan hệ này (từ khi phát sinh, thay đổi, chấm dứt quan hệ pháp luật) Trên cơ sở xác định, nghiên cứu đặc điểm của quan hệ pháp luật dân sự, phù hợp với từng hình thức dịch chuyển quyền, quy trình, thủ tục thực hiện các hình thức chuyển giao quyền phải đảm bảo các yêu cầu chung như sau:
1) Đúng quy định của pháp luật lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; 2) Hướng dẫn quy trình, thủ tục phải tạo thuận lợi cho công dân;
3) Hướng dẫn phải phù hợp với luật pháp các chuyên ngành liên quan, nhưng đồng thời phải bảo vệ được các quyền của chủ sở hữu tài liệu, quyền và nghĩa vụ của cơ quan lưu trữ, chủ sở hữu, cá nhân, tổ chức và phù hợp với quy định chung của thế giới.
Trong hoạt động của ngành lưu trữ nước ta cho đến nay đã có hàng trăm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Có thể kể đến những văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (1982, 2001), Nghị định của Chính phủ (năm 1962, 1963, 1995, 2004, 2013), các quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư của các bộ Hiện nay, văn bản có giá trị pháp lý cao nhất đang có hiệu lực thi hành là Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 01/11/2011 và có hiệu lực tháng 7/2012 đã khẳng định vị trí, vai trò của công tác lưu trữ trong sự chỉ đạo, điều hành và hoạt động của hệ thống các cơ quan Đảng, nhà nước; phục vụ nhu cầu trong đời sống xã hội cũng như trong nghiên cứu khoa học trong đó có những quy định của pháp luật lưu trữ về quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ cũng có những đóng góp quan trọng cho ngành lưu trữ.Song, quy định về tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ của Luật Lưu trữ cũng có những điểm nổi bật và cũng có những điểm còm chưa hợp lý Qua đó cần phát huy những điểm nổi bật hơn nữa và tiếp tục hoàn thiện pháp luật về lưu trữ về quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ