Tài liệu lưu trữ là tà sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa dụng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng. Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính bản gốc của những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau đem lại giá trị trong các hoạt động của con người. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ. Trước hết có thể thấy công tác tổ chức và quản lý rất được coi trọng bởi vì quản lý tốt công tác này không những phục vụ tốt cho công cao của cấp lãnh đạo mà còn giúp cho việc thu thập lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt động của đời sống xã hội. đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan từ tổ chức và cá nhân trong xã hội được tiến hành thường xuyên đạt hiệu quả cao. Chính vì vậy, Nhà nước đã tổ chức bộ máy quản lý công tác lưu trữ từ trung trong đền địa phương, trong đó cơ quan quản lý công tác lưu trữ là Cục Lưu trữ Văn phòng trung trong Đảng, ở cấp tỉnh là tỉnh ủy (Văn phòng Tỉnh ủy), cấp huyện là huyện ủy (Văn phòng Huyện ủy), cấp xã là Đảng ủy (Văn phòng Đảng ủy). Huyện ủy Đan Phượng là một trong những đơn vị cấp hành chính thực hiện quản lý công tác Đảng ở cấp huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước các chỉ thị, nghị quyết của trung ương, của tỉnh và nghị quyết của Đại hội Đảng bộ huyện, đảm bảo kết hợp các lợi ích của huyện với tinh và cả nước; nghiêm chính chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với đất nước; lãnh đạo chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên đại bàn huyện. Tuy nhiên, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Huyện ủy Đan Phượng chưa tốt, điều đó đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến khối lượng tài hiệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Huyen ủy và ảnh hưởng đến hoạt động quản lý của cơ quan, đồng thời ảnh hưởng đến quá trình phục vụ khai thác nghiên cứu sử dụng tài liệu của cơ quan. Chính vì những lý do trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng, Tp. Hà Nội” để làm bài kết thúc học phần.
Trang 1HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA NHÀ NƯỚC VÀ PHÁP LUẬT
TÊN ĐỀ TÀINÔI DUNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HUYỆN ỦY
ĐAN PHƯỢNG, T.P HÀ NỘI
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Pháp luật Lưu trữMã phách:……….
Hà Nội – 2024
Trang 2MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
Lý do chọn đề tài 4
Mục đích nghiên cứu 4
Đối tượng nghiên cứu 5
Phương pháp nghiên cứu 5
Ý nghĩa nghiên cứu 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯUTRỮ TẠI HUYỆN ỦY ĐAN PHƯỢNG 6
1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 6
1.1.1 Khái niệm tổ chức 6
1.1.2 Khái niệm quản lý 7
1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ 7
1.1.4 Khái niệm tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 8
1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa huyện ủy Đan Phượng 8
1.2.1 Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Huyện ủy Đan Phượng 8
1.2.2 Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Huyện ủy 9
1.2.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Huyện ủy 9
Tiểu kết chương 1 12
CHƯƠNG: 2 NỘI DUNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮTẠI HUYỆN ỦY ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 13
2.1 Thực trạng tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng 13
2.1.1 Tình hình tổ chức lưu trữ của huyện ủy Đan Phượng 13
Trang 32.1.2 Tình hình nhân sự làm công tác lưu trữ tại huyện Đan Phượng 14
2.2 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng 15
2.2.1 Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ 15
2.2.2 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 15
2.3 Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ 20
2.4 Thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 21
3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủyĐan Phượng 26
3.3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ 26
3.3.2 Nhóm giải pháp về quản lý công tác lưu trữ 26
Tiểu kết chương 3 28
KÊT LUẬN 29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Trang 4MỞ ĐẦULý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tà sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa dụng nhữngthông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân dân qua các thời kỳlịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anhhùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng Khối tài liệu này chính là nguồnthông tin có tính chính xác cao vì nó là bản chính bản gốc của những tài liệu có giá trị.Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mục đích khác nhau đem lại giá trịtrong các hoạt động của con người Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữvà công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức,quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ
Trước hết có thể thấy công tác tổ chức và quản lý rất được coi trọng bởi vì quản lý tốtcông tác này không những phục vụ tốt cho công cao của cấp lãnh đạo mà còn giúp choviệc thu thập lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt động của đời sống xã hội.đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan từ tổ chức và cá nhân trongxã hội được tiến hành thường xuyên đạt hiệu quả cao
Chính vì vậy, Nhà nước đã tổ chức bộ máy quản lý công tác lưu trữ từ trung trong đềnđịa phương, trong đó cơ quan quản lý công tác lưu trữ là Cục Lưu trữ Văn phòng trungtrong Đảng, ở cấp tỉnh là tỉnh ủy (Văn phòng Tỉnh ủy), cấp huyện là huyện ủy (Vănphòng Huyện ủy), cấp xã là Đảng ủy (Văn phòng Đảng ủy)
Huyện ủy Đan Phượng là một trong những đơn vị cấp hành chính thực hiện quản lýcông tác Đảng ở cấp huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách củaĐảng, pháp luật của nhà nước các chỉ thị, nghị quyết của trung ương, của tỉnh và nghịquyết của Đại hội Đảng bộ huyện, đảm bảo kết hợp các lợi ích của huyện với tinh vàcả nước; nghiêm chính chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với đất nước; lãnh đạo chínhquyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên đại bàn huyện Tuy nhiên, việc tổ chứcvà quản lý công tác lưu trữ tại Huyện ủy Đan Phượng chưa tốt, điều đó đã gây ảnhhưởng không nhỏ đến khối lượng tài hiệu được hình thành trong quá trình hoạt động
Trang 5của Huyen ủy và ảnh hưởng đến hoạt động quản lý của cơ quan, đồng thời ảnh hưởngđến quá trình phục vụ khai thác nghiên cứu sử dụng tài liệu của cơ quan
Chính vì những lý do trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nội dung tổ chức, quản lý công táclưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng, Tp Hà Nội” để làm bài kết thúc học phần
Mục đích nghiên cứu- Chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
huyện ủy Đan Phượng từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chếtrên
Đối tượng nghiên cứu- Đối tượng nghiên cứ là nội dung tổ chức, quản lú công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan
Phượng
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát- Phương pháp nghiên cứu tư liệu- Phương pháp khảo sát thực tiễn- Phương pháp tổng hợp thu thập tài liệu
Ý nghĩa nghiên cứu
- Giúp góp phần nâng cao và hoàn thiện về công tác tổ chức, quản lý về lưu trữ tạihuyện ủy Đan Phượng
Trang 6CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU
TRỮ TẠI HUYỆN ỦY ĐAN PHƯỢNG1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
1.1.1 Khái niệm tổ chức
Có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức, quản lý:
- Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật Sự vật khôngthể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tổ thuộc nội dung Tổchức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật” Như vậy, tổ chức là thuộc tính của
sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định.- Luật học gọi tổ chức là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) là các chủthể của quan hệ pháp luật dân sự Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật dân sự năm 2015thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thànhlập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khácvà tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật mộtcách độc lập Như vậy Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và cácyêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức
- Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp: “Tổ chức là tập thểcủa con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tớimột mục tiêu xác định của tập thể đó”.
- Cuốn Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước định nghĩa: “Tổ chứclà một đơn vị xã hội, được điều phải một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ rànghoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung (của tổ chức).”
Từ điển Bách khoa Việt Nam định nghĩa tổ chức là hình thức tập hợp liên kết cácthành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu nguyện vọng lợi íchcủa các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung
- Về nghĩa động từ, theo Đại từ điển tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thíchtổ chức là: “Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặcmột chức năng chung; Sắp xếp, bố trí để làm cho có trật tự, nề nếp”
Trang 7- Về nghĩa danh từ, theo giáo trình Hành chính công của học viện Hành chính quốc giatổ chức là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một tập hợp của nhiều người – hai ngườitrở lê, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể để thống nhất với nhau vì một hay mộtvài mục tiêu.
Trong đề tài này, em nghiên cứu tìm hiểu khái niệm “tổ chức" với nghĩa ngắn gọn nhưsau: “Tổ chức ở đây là cách tổ chức sắp xếp bộ máy để thực hiện nhiệm vụ một cáchcó hiệu quả”
1.1.2 Khái niệm quản lý
- Theo điều khiển học, quản lý là sự điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quátrình căn cứ vào những quy luật định luật hay nguyên tắc tương ứng để cho hệ thốnghay quá trình này vận động theo ý muốn của người quản lý, nhằm đạt được mục đíchđã định trước Quản lý xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở đó có hoạt độngchung của con người
- Theo cuốn Hành chính công khái niệm quản lý được hiểu: “Tiến trình hoạt động hoặcgiám sát việc thực thi nhiệm vụ để bảo rằng các hoạt động trong tổ chức được thựchiện theo hướng đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức đặc biệt là nhiệm vụ tạo ravà duy trì các điều kiện về thực hiện tốt mục tiêu thông qua việc kết hợp những nỗ lựccủa các nhóm khác nhau trong tổ chức”
- Theo Nguyễn Minh Đạo trong cuốn Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị Quốcgia, Hà Nội 1997: “Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển hướng dẫn các quá trìnhxã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra”
- Trong cuốn “Khoa học quản lý”, tập 1, NXB Trường ĐH kinh tế quốc dân, Hà Nộinăm 2001: “Quản lý là việc đạt đến mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệuquả thông qua quá trình tổ chức, điều hành các hoạt động nhằm đạt được những mụctiêu nhất định dựa trên những quy luật khách quan
Từ những khái niệm trên có thể hiểu quản lý: là sự tác động có định hướng và tổ chứccủa chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý bằng các phương thức nhất định để đạt tớinhững mục tiêu nhất định
Trang 81.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ
Về khái niệm công tác lưu trữ hiện đang tồn tại nhiều cách định nghĩa khác nhaunhưng có thể hiểu đơn giản theo một trong hai định nghĩa sau đều được:
Định nghĩa thứ nhất: Theo từ điển lưu trữ Việt Nam công tác lưu trữ được hiểu theohai nghĩa như sau:
- Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội
- Ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm các mặt chính trị khoa học, phápchế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Định nghĩa thứ hai: Theo cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – vănthư - lưu trữ Việt Nam” do nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm2015, công tác lưu trữ là Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụlưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệuquả tài liệu lưu trữ”
1.1.4 Khái niệm tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Có thể hiểu khái niệm tổ chức, quản lý công tác lưu trữ là quá trình tổ chức, bố trínhân sự làm công tác lưu trữ và ban hành văn bản hưởng dần nghiệp vụ; chỉ đạo thựchiện nghiệp vụ; đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ;thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ
Cơ sở pháp lý
- Luật số 01 2011 QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ.- Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hànhmột số điều của Luật lưu trữ
- Thông tư số 40/1999 TT- TCCP ngày 24/01 1999 của Trưởng ban Tổ chức – Cán bộchính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp
- Quyết định số 20- QĐ TW ngày 23 tháng 9 năm 1987 quyết định và phông lưu trữĐảng Cộng sản Việt Nam
Trang 9- Quy định số 210- QĐ TW ngày 06 tháng 03 năm 2009 bổ sung, sửa đối một số điềucủa Quyết định số 20 QĐ TW ngày 23 tháng 9 năm 1987 của Ban Bí thư và phònglưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
- Quy định số 200 QĐ TV ngày 27 tháng 12 năm 2013 quy định về chức năng nhiệmvụ tổ chức bộ máy cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc huyện ủy, quận ủy, thịủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy
1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của huyện ủy Đan Phượng
1.2.1 Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Huyện ủy Đan Phượng
Với nhiều năm năm hoạt động cơ cấu tổ chức khá quy mô và ổn định huyện ủy ĐanPhượng là đơn vị có nhiều tài liệu được hình thành mang nhiều giá trị và có ý nghĩatrọng đối với Huyện Đan Phượng nói riêng và Tp Hà Nội nói chung
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của huyện ủy chủ yếu là tài liệu hànhchính gồm những nhóm tài liệu như: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thống từ từ trình,công văn…
Dựa trên cơ cấu tổ chức và hoạt động của huyện ủy Đan Phượng có các thành phầnnhư sau:
- Khối Đoàn thể- Các ban xây dựng Đảng huyện- Các ban chỉ đạo
- Khối nội chính- Uỷ ban nhân dân huyện- Khối Trung ương – Tỉnh ủy- Các chi đảng bộ trực thuộc huyện- Văn phòng huyện ủy
Trang 101.2.2 Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Huyện ủy
Khối đoàn thể tài liệu phản ánh về các vấn đề có quan hệ đến đời sống vật chất, tinhthần; văn hoá – xã hội của nhân dân; những vấn đề mối quan trọng về cơ chế, chínhsách kinh tế, quan hệ sản xuất liên quan đến nhiều mặt của huyện, các chế độ, chínhsách liên quan đến quyền, lợi ích, nhiệm vụ của các cơ quan đoàn thể và cán bộ, côngchức, người lao động trong các cơ quan chuyên trách
Các ban xây dựng Đảng huyện tài liệu phản ánh về các vấn đề về tổ chức, cán bộ, đảngviên, bảo vệ chính trị nội bộ của hệ thống chính trị trong huyện, công tác kiểm tra,giám sát và thi hành kỷ luật đảng trong đảng bộ huyện theo quy định của Điêu lệĐảng; công tác tuyên giáo, công tác dân tộc, tên giáo
Khối nội chính tài liệu phản ánh về những vấ đề về an ninh quốc phòng của huyện ĐanPhượng như các vụ án, các vụ xét xử…
Uỷ ban nhân dân huyện tài liệu phản ánh về chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xãhội củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa ban huyệnVăn phòng huyện ủy tài liệu phản ánh về các vấn đề về nhân sự của Huyện ủy, cácquyết định đảng viên, các chủ trương, sự chỉ đạo của Huyện ủy về mọi lĩnh vực trênđịa bàn huyện
Nội dung tài liệu phản ánh những hoạt động chủ yếu của cơ quan như phương hướng,mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp và các chính sách lớn về quy hoạch và kế hoạch pháttriển kinh tế - xã hội của huyện Đan Phượng
Những vấn đề có quan hệ đến đời sống vật chất, tinh thần văn hoá – xã hội của nhândân; những vấn đề mới quan trọng về cơ chế, chính sách kinh tế quan hệ sản xuất liênquan đến nhiều mặt của Huyện
Những vấn đề quan trọng về quốc phòng - an ninh, về xây dựng Đảng chính quyền,mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trong huyện Những quyết định về thực hiệncác nghị quyết ban chấp hành trung ương, nghị quyết chỉ thị của Bộ Chính trị, của tỉnhuỷ
Trang 111.4.3 Giá trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Huyện ủy
- Đối với việc nghiên cứu và giải quyết công việcTài liệu lưu trữ của huyện ủy Đan Phượng phản ánh các chính sách của Đảng đối vớicác vấn đề cụ thể như: Tài liệu của Ban Tổ chức huyện ủy phản ảnh về công tác tổchức xây dựng Đảng gồm: tổ chức, cán bộ, đảng viên, bảo vệ chính trị nội bộ của hệthống chính trị trong huyện Tài liệu của Ban Tuyên giáo huyện ủy phản ánh về côngtác xây dựng Đảng thuộc các lĩnh vực chính trị tư tưởng, tuyên truyền lý luận chính trị,báo chí xuất bản, văn hoá vẫn nghe, khoa giáo, biên soạn lịch sử đảng bộ địa phương.Tài liệu của Ban Dân vận huyện ủy phản ánh về công tác dân vận (bao gồm cả côngtác dân tộc tồn giáo) của huyện uỷ Như vậy, tài liệu lưu trữ của huyện ủy ĐanPhượng phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàngngày của mọi cán bộ nhân viên công chúa của cơ quan hành ra ta chính sách phù hợpvới từng vấn đề cụ thể của huyện trong giai đoạn hiện nay
Gía trị lịch sử
Trang 12Tài liệu lưu trữ gắn liền và phản ánh một các chân thực quá trình hoạt động của cơquan Đây là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử củacơ quan, lịch sử của huyện Khi nghiên cứu về lịch sử của cơ quan người ta sử dụng tàiliệu loại trừ từ phòng lưu trữ của huyện ủy như quyết định thành lập các ban và đơn vịtrực thuộc huyện ủy để từ đó để viết lịch sử hình thành của ban, đơn vị đó Ngoài ra,tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để nghiên cứu lịch sử hình thành huyện, sử dụng cácquyết định thành lập, các văn bản liên quan tới các chủ trương, chính sách phát triểnchính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội để viết về lịch sử thành lập và phát triển của huyệnqua các giai đoạn.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của cơ quan chính vì vậy nếulàm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin khi các cơ quan, tổ chứchay cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu và giải quyếtcông việc Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của huyện ủy nóiriêng và toàn huyện nói chung
Trang 13Tiểu kết chương 1
Như vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của huyện ủy ĐanPhựng khá đa dạng và phong phú về thành phần nội dung tài liệu nên việc tổ chức vàquản lý tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động quản lý của cơ quan pháttriển, đồng thời góp phần bảo giữ gìn thông tin phục vụ cho các hoạt động của huyệnủy sau này
Trang 14CHƯƠNG: 2 NỘI DUNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI HUYỆN ỦY ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI2.1 Thực trạng tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng
2.1.1 Tình hình tổ chức lưu trữ của huyện ủy Đan Phượng
Chức năng của Văn phong Huyện ủy:
- Là cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy mà trực tiếp, thường xuyên là ban thườngvụ thường trực huyện từ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo chỉ đạo, phối hợphoạt đong các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy, là cung làm trong tin từng hộiphục tin là đạo chỉ đạo của huyện
- Trực tiếp quản lý tài sản của huyện nhà bảo đảm cơ vật chất cho các hoạt động củahuyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện mỹ và các cơ quan tham mưu, giúp việchuyện uỷ
Văn phòng Huyện ủy có nhiệm vụ như sau:
- Nghiên cứu, đề xuất: Chương trình công tác của huyện uỷ, ban thường vụ, thườngtrực huyện uỷ Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng huyện uỷ
- Thẩm định, thẩm tra: Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình huyệnuỷ, ban thường vụ thường trực huyện uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyềnban hành và thể thức văn bản Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm địnhnội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được thườngtrực, ban thường vụ huyện uỷ giao trước khi trình huyện ủy, ban thường vụ huyện uỷ.- Phối hợp: Các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về công tác củahuyện uỷ Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửađổi, bổ sung Quy chế làm việc của huyện uỷ, ban thưởng vụ huyện Lý Các cơ quanliên quan xây dựng theo dõi việc thực hiện chủ trường chế độ, nguyên tắc quản lý tàichính, tài sản của huyện uỷ nắm tình hinh trong khỏi nói chính, báo cáo kịp thờithường trực huyện uỷ, ban thường vụ Các ban đảng cấp ủy trực thuộc và các cơ quan
Trang 15tổ chức liên quan tham mưu giúp ban thường vụ, thường trực huyện ủy chỉ đạo kiểmtra, giám sát ro kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết quyết định, chỉ thị, quy định,quy chế của cấp uỷ các trên và của huyện uỷ và công tác xây dựng Đảng kinh tế - xãhội quốc phòng, an ninh nội chính.
- Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ thường trực huyện mỹ giao: Tiếp nhậnphát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi Tiếp nhận và xử lý đơn, thư đếnhuyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được thườngtrực huyện uỷ giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tô chức tiếp công dân Tổnghợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định chỉ thị, quy định, quy chế của cấpuỷ cấp trên và của huyện uỷ, hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan đảng, Mặt trận Tổquốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp huyện để báo cáo với ban thường vụ thườngtrực huyện uỷ Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của huyện uỷ và của văn những huyệnuỷ giúp thường trực huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ côngtác văn lưu trữ của cơ quan đảng Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ởhuyện và cơ sở theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, các quy định của Ban Bíthư của tỉnh uỷ và hưởng dân của Văn phòng Trung ương Đảng Tổ chức triển khaiứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việchuyện ủy và tổ chức cơ sở trực thuộc thực hiện đồng tác cơ yeu theo quy định
Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ thuộc văn phòng có nhiệm vụ như sau:
- Trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện ủy: sưu tầm, thu thập, chính lý và bảo quảnan toàn tài liệu văn kiện của Đảng bộ trong huyện, phục vụ các yêu cầu khai thác theoquy định của Trung ương, Văn phòng Trung ương Tỉnh ủy và huyện ủy
- Giúp Chánh Văn phòng huyện ủy tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo của các cơquan lãnh đạo của Đảng và các cơ quan lưu trữ cấp trên, soạn thảo các văn bản củahuyện ủy, văn phòng huyện ủy về công tác lưu trữ của Đảng và kiểm tra việc thực hiệncác văn bản đó
- Chỉ đạo, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chứcĐảng cấp huyện và cấp cơ sở
- Định kỳ 6 tháng và một năm gửi báo cáo bằng văn bản về Văn phòng Tinh ủy về tìnhhình tài liệu và công tác lưu trữ của huyện ủy
Trang 162.1.2 Tình hình nhân sự làm công tác lưu trữ tại huyện Đan Phượng
Trong bất cứ một công việc, một ngành nghề nào con người luôn là nhân tố quan trọngquyết định hiệu quả của một công việc đó Đặc biệt trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữnguồn nhân lực phải đảm bảo và số lượng và chất lượng từ để tạo điều kiện thuận lợicho việc thực hiện và nâng cao hiệu quả công việc Đối với một cơ quan có khối lượngtài liệu phong phú như huyện ủy thì việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ có vai tròquan trọng
Thực tế hiện nay Văn phòng huyện ủy đã bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện công táclưu trữ của cơ quan, với trình độ Đại học Văn thư Lưu Do đó trong quá trình thựchiện chức trách, nhiệm vụ của mình cán bộ lưu trữ đã thực hiện tốt nhất chức tráchnhiệm vụ của minh trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong huyện ủy Đặcbiệt là thực hiện tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo huyện ủy trong công tác lưu trữ nóichung và công tác tổ chức, quản lý công tác lưu trữ nói riêng.Việc bố trí nhân sự nhưtrên đôi với công tác lưu trữ của cơ quan bước đầu đã khi phù hợp
2.2 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng
2.2.1 Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ
Việc ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ có ý nghĩa quan trong đối với việcthực hiên công tác lưu trữ tại cơ quan, đây sẽ là những quy định cụ thể nhằm địnhhướng cho cán bộ lưu trữ thực hiện có hiệu quả các hoạt động của công tác lại trữ Đâycũng là cơ sở pháp lý để các cơ quan Đảng thực hiện việc tổ chức, quản lý và thực hiệnnghiệp vụ trong công tác lưu trữ từ các cơ quan Đảng
Hiện nay công tác lưu trữ tại huyện ủy được thực hiện theo các quy định của Vănphòng Trung ương Đảng, Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Tỉnhủy và quy định của các cơ quan cấp trên nhằm đảm bao thông tin phục vụ hoạt độngquản lý của huyện ủy
Ban hành văn bản quản lý giúp cho lãnh đạo cơ quan, cũng như mỗi cán bộ công chứctrong cơ quan định hướng được công việc phá thực hiện trong quá trình hoạt động củacơ quan
Trang 17Việc ban hành các văn bản quản lý phải dựa trên các quy định của Đảng và nhà nướcnhư:
- Luật lưu trữ 2011:- Nghị định số 01/2013/ NĐ- CP ngày 03 01 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thihành một số điều của Luật lưu trữ
- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban Chấp hành Trung trong quy địnhvề Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/05/2004 của Văn phòng Trung ương Đảnghướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng
Đặc biệt trong việc ban hành thành quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan,đây chính là một trong những biện pháp cụ thể để công tác lưu trữ của cơ quan đi vàonề nếp góp phần cụ thể hóa các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác đồng thờiđảm bảo sự phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan giúp cho các đơn vị thuộc vàtrực thuộc cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưutrữ Tuy nhiên hiện nay tại cơ quan chưa ban hành được quy chế này, chế điều này đãảnh hưởng nhiều đến việc thực hiện công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan
2.2.2 Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu tại huyện ủy Đan Phượng
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ số01/2011- QH13 ngày 11/11/2011 như sau:
Điều 11 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tạiđiểm b khoản này:
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tàiliệu xây dựng cơ bản