CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨc, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
3.3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng
Trước nhất, do nhận thức của lãnh đạo cơ quan và các cá nhân và công tác ưu trữ chưa thực sự đầy đủ và và sâu sắc dẫn đến tiệc ban hành cao văn bản quản lý, chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa được thực hiện
Thứ hai, kinh phi đầu tư cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, kinh phi cho các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm lưu trữ còn hạn chế.
Thử ba, chưa ban hành được các quy định cụ thể về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, chưa có các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nên cán bộ lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn trong việc tiên khai các quy định của Đảng và nhà nước vào thực tiễn công tác lưu trữ của cơ quan.
Thứ tư, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của một số cán bộ công chức trong cơ quan còn khi hạn chế, chưa kịp thời đáp ứng được nhu cầu của công việc.
3.3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng
3.3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ.
Giải pháp về tổ chức lưu trữ
Nâng cao hơn nữa vai trò quản lý công tác lưu trữ của bộ phần lưu trữ thuộc các phòng lãnh đạo, văn phòng cũng cần có những việc làm cụ thể để thể hóa công tác lưu trữ.
Ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hoa trữ thuộc văn phòng, để mỗi cá nhân trong cơ quan hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của cán bộ
lưu trữ cũng như tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Đồng thời nâng cao nhân thức của lãnh đạo và các cá nhân trong cơ quan về công tác lưu trữ thông qua các buổi tập huấn về công tác lưu trữ. Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ
Giải pháp về nhân sự làm công tác lưu trữ
Để thực hiện công tác lưu trữ được tốt hơn thì lãnh đạo Huyện ủy cần quan tâm hơn nữa tới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao chất lượng và trình độ của cán bộ lưu trữ trong việc thực hiện công tác lưu trữ
Bên cạnh đó cán bộ lưu trữ của cơ quan cũng cần có tinh thần trách nhiệm và tâm huyết với nghề hơn, là người tiên phong thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của lãnh đạo. Thường xuyên cập nhật các văn bản liên quan tới công tác lưu trữ của Đảng để có thể đưa ra những sự tham mưu hợp lý cho Chánh Văn phòng Huyện ủy. Năng động, sáng tạo đưa ra những cách làm mới trong công việc, cu thế các quy định trong việc thực hiện công tác lưu trữ. Thường xuyên học hỏi kinh nghiệm của các thế hệ đi trước, trao dồi kinh nghiệm với cán bộ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Nâng cao ý thức về đạo đức nghề nghiệp trong công tác lưu trữ. Từ đó có thái độ hành vi ứng xử theo những chuẩn mực để thực hiện tốt nhất chức trách nhiệm vụ của minh nhân phục vụ tốt nhất còn tạo khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.3.2. Nhóm giải pháp về quản lý công tác lưu trữ
Thu nhất, ban hành văn bản quản lý lưu trữ
Quy chế công tác văn thư lưu trữ là một trong những biện pháp cụ thể để công tác lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp góp phần cụ thể hóa các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Giúp các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ. làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản. Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.
Thứ hai: Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ
Cần có các chính sách khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ theo học các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn và dài hạn như học lên Đại học, Sau đại học tham gia các lớp tập huấn do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung trong Đảng hoặc Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức.
Thường xuyên cử cán bộ lưu trữ theo học các lớp đào tạo, bồi dưỡng về chuyển môn nghiệp vụ đầu tư kinh phi cho cán bộ theo học các lớp bồi dưỡng.
Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các quy định của pháp luật về chế độ phụ cấp độc hại dành cho cán bộ lưu trữ. Có các hình thức khen thưởng khuyến khích cho cán bộ lưu trữ đông thời xử lý nghiêm các hành vi vi phạm nội quy, quy chế của cơ quan và các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Nâng cao chế độ đãi ngộ đối với cán bộ lưu trữ của cơ quan, hiện nay chế độ phụ cấp độ hại, nguy hiểm đối với cán bộ lưu trữ của cơ quan
Thủ ba: Trang thiết bị bảo quản
Chủ trọng việc đầu tư kho tàng, các trang thiết bị cơ bản và trang thiết bị hỗ trợ như thiết bị phòng và chống cháy, thiết bị thông gió, thiết bị chống ẩm, thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện vận chuyển, trang thiết bị bảo vệ của chính, cửa sổ.... để bảo quản an toàn khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Huyện ủy.
Thủ tư: Ứng dụng công nghệ thông tin
Tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao trình công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan có kế hoạch triển khai và áp dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, triều khai ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của cơ quan
Tiểu kết chương 3
Để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tốt thị trước hết phải thấy được những ưu điểm và hạn chế trong quá trình thực hiện tổ chức và quản lý công tác lưu trú của cơ quan từ đó tìm ra những hạn chế để đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lưu trữ cơ quan
KÊT LUẬN
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức, là phương tiện để các cơ quan tổ chức hoạt động thực hiện quản lý về mọi mặt do đỏ để phát huy hết được giá trị của tài liệu lưu trữ thì việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ có vai trò quan trọng và là bước đầu để thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan.
Lãnh đạo huyện ủy Đan Phượng đã bước đầu quan tâm đến công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ. Mặc dù đã tổ chúc bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng để thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan, bố trí nhân sự chuyển trách đảm nhận công tác lưu trữ đầu tư về kho tàng và các trang thiết bị bảo quản. Tuy nhiên kết quả đạt được trong việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của cơ quan vẫn còn nhiều hạn chế cả về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Về mặt tổ chức bộ phận lưu trữ chưa phát huy hết được vai trò của mình trong việc quản lý công tác lưu trữ cán bộ đàm nhận công tác lưu trữ cán bộ lưu trữ chưa năng động sáng tạo trong công việc, thiếu tâm huyết với nghề, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ vẫn còn nhiều hạn chế. Về mặt quản lý cơ quan chưa ban hành được quy chế công tác văn thư lưu trú của cơ quan chưa có các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trử công tác đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ lưu trữ chưa được chú trọng vi quan tâm dùng mục, công tác thanh tra kiểm là chưa được nên hình tạc quan.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ song nguyên nhân chính vẫn là sư quan tâm chưa sát sao của lãnh đạo
Trên cơ sở phân tích những hạn chế và nguyên nhân gây ra những hạn chế, em đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng, trước hết để thực hiện tổ chức và quản lý công tác lưu trữ có hiệu quả thì việc phát huy vai trò của bộ phân lưu trữ, ban hành văn bản quản lý và chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với thực tiễn của cơ quan là việc làm cấp thiết, bên cạnh đó cần đầu tư các trang thiết bị cho hoạt động của công tác lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu, nâng cao nhân thức của lãnh đạo cũng như các đơn vị cá nhân trong cơ quan về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ... những đề xuất trên sẽ góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu qua tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan