CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨc, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
3.1. Khái quát ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Huyện Đan Phượng
3.1.1. Ưu điểm trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng
Trong những năm gần đây, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của huyện ủy Đan Phượng đã được lãnh đạo cơ quan quan tâm cụ thể:
Tổ chức bộ phận lưu trữ của huyện ủy Đan Phượng bước đầu đã được chú trọng và quan tâm, huyện ủy đã giao cho Văn phòng Huyện ủy quan lý công tác hại trữ để tham mưu, giúp lãnh đạo trong việc thực hiện công tác lưu trú. Căn bản đảm nhận công tác lưu trữ luôn có thái độ nghiêm túc, ý thức kỷ luật và có trách nhiệm cao trong việc thực hiện công tác lưu trữ của huyện ủy.
Việc bố trị nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ trong những năm gần đây mới đã bước đầu được quan tâm chỉ đạo sát sao của lãnh đạo cơ quan nên trình độ của cán bọ thực hiện cũng dần được nâng cao Giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơn trong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như giải quyết công việc của cơ quan. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập và bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tù liệu, xây dựng công cụ tra cứu bảo quản tù liệu đã bước đầu được thực hiện theo các quy định của Đảng và Nhà nước.
Cán bộ lưu trữ căn cứ và làm theo các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung trong Đảng, Chính phủ ban hành. Cán bộ lưu trữ của cơ quan đã thực hiện nghiêm túc, đúng theo những chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trú cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ đã bước đầu được quan tâm và chú trọng đầu tư.
3.1.2. Hạn chế trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác tổ chức và quản lý lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng còn một số hạn chế nhu sau:
Thủ nhất: Về tổ chức lưu trữ của Huyện ủy
Lãnh đạo huyện ủy chưa thực sự chú trọng quan tâm đến công tác này nên chưa ban hành các văn bản quy định cụ thể và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại Huyện ủy.
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ vẫn chưa phát huy hết được vai trò của mình trong việc quản lý công tác lưu trữ, cụ thể việc ban hành các tên bản quản lý chưa được thực hiện chưa có sự chỉ đạo sát sao.
Thứ hai: Nhận thức tầm quan trọng về công tác lưu trữ
Nhận thức về công tác lưu trữ của cán bộ lưu trữ khá đầy đủ những ý thức trách nhiệm với tài liệu lưu trữ cũng như công việc chưa thực sự tốt. Cản bộ lưu trữ chỉ làm theo những nhiệm vụ được giao, chưa thực sự tâm huyết với nghề. Chưa thực hiện việc tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ còn thụ động, phụ thuộc quá nhiều vào các văn bản chỉ đạo của cấp trên, chưa có sự chủ động, sáng tạo trong công việc, chưa có sự căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan để có những đề xuất với lãnh đạo cơ quan xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo riêng của cơ quan để phù hợp với thực tế công tác lưu trú tại cơ quan. Sự tâm huyết dành cho nghề chưa thực sự nhiều.
Thi ba: Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ
Cơ quan chưa ban hành được quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ điều đó đã ảnh hưởng đến việc thực hiện các hoạt động của công tác hại trữ, bên cạnh đó cán bộ lưu trữ cũng gặp khó khăn trong việc triển khai các khâu nghiệp vụ do chưa có những quy định cụ thể do cơ quan ban hành.
Có thể thấy rằng, việc ban hành hệ thống văn bản quản lý và chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại huyện ủy Đan Phượng chưa thực su được lãnh đạo cơ quan quan tâm, cơ quan chưa có hệ thống văn bản riêng quy định về công tác lưu trữ.
Nhận thức của lãnh đạo cơ quan về vai trò và ý nghĩa của công tác lưu trữ, tải liệu lưu trữ chưa thực sự đầy đủ, chậm trễ trong việc triển khai các quy định, việc nghiên cứu các quy định để đưa ra các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ riêng về công tác lưu trữ của Huyện ủy còn nhiều khó khăn và chưa được quan tâm đúng mức.
Thủ tư: Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
Việc chưa ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cùng với sự thiếu chủ động, sáng tạo trong công việc của cán bộ lưu trữ, dẫn tới việc thực hiện các nghiệp vụ chưa có sự thống nhất đầy đủ và chính xác. Bên cạnh đó, việc chưa có sự chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cũng ảnh hưởng đến việc quản lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Từ khâu nghiệp vụ đầu tiên là thu thập, bỏ sung tài liệu cho đến khẩu nghiệp vụ thông kẻ trong công tác lưu trữ đều chưa có sự chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể của cơ quan đã gây khó khăn trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ. Bên cạnh đó, nhiều văn bản hướng dẫn chung chưa phù hợp với thực tiễn của cơ
Thứ năm. Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm công tác Lưu trữ
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được quát triệt sát sao.
Bên cạnh đó chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác này chưa được phù hợp.
Thử sáu: Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ
Công tác thanh tra, kiểm tra chia được tiến hành, do đó không thể phát hiện ra nhưng sai sót, vướng mắc, khuyết điểm trong quá trình thực hiện cũng như chưa đưa ra được những giải pháp kịp thời để khắc phục những sai sót khuyết điểm trong việc thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan.
Thủ bảy: Trang thiết bị bảo quản
Do kinh phi đầu tư cho công tác lưu trữ còn khá hạn chế nên việc đầu tư các trang thiết bị bảo quản chưa được quan tâm đúng mức, với khí hậu nhiệt đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên đến tài liệu lưu trữ như nhiệt độ, độ ẩm cao...phá hoại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ do vậy việc đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trú có ý nghĩ rất quan trọng trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại tài liệu.
Thủ tám: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Để quản lý công tác lưu trữ được nhanh chóng dễ dàng thì việc ủng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là một đòi hỏi khách qua do những điều kiện về cơ sở vật chất, trình độ về công nghệ thông tin chưa đáp mẹ được nhu cầu của công việc nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hại trú của huyện ủy mà chỉ dừng lại trên giày tờ chưa có các hình thực triển khai để ứng dụng vào thực tế của cơ quan