giáo trình nghiệp vụ văn phòng ngành quản lý toà nhà trung cấp

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ tr°ãng c¡ quan trong công tác lãnh đ¿o, quÁn lý điều hành thāc hiện chức năng, nhiệm vụ của c¡ quan, đ¡n vị.. Văn phòng vừa là đ¡n vị nghiên cứu đề

1

BÞ XÂY DĀNG

TR¯àNG CAO ĐÀNG XÂY DĀNG Sà – CTC1

GIÁO TRÌNH NGHIàP Vþ VN PHÒNG NGÀNH: QUÀN LÝ TÒA NHA

TRÌNH ĐÞ: TRUNG CÂP

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 389ĐT/QĐ- CĐXD1 ngày 30 tháng 09 năm

2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1)

2

Hà Nßi

4

LâI GIàI THIàU

Giáo trình <Nghiệp vụ văn phòng= đ°ợc biên so¿n nh¿m phục vụ công tác giÁng

dậy và học tập cho trình độ Trung cÃp chuyên ngành QuÁn lý tóa nhà t¿i tr°áng Cao đÁng Xây dāng sá 1 Giáo trình cung cÃp cho ng°ái đọc nhÿng kiến thức c¡

bÁn về nghiệp vụ văn phòng trong doanh nghiệp Giáo trình này đ°ợc viết theo đề

c°¡ng môn học Nghiệp vụ văn phòng, tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành Ngoài ra giáo trình còn bổ sung thêm một sá kiến thức mà trong các giáo trình tr°ßc ch°a đề cập tßi

Nội dung bao gồm 6 bài học: Ch°¡ng 1: Tổng quan về văn phòng và nghiệp vụ văn phòng Ch°¡ng 2: QuÁn trị lao động văn phòng

Ch°¡ng 3: QuÁn lý thái gian làm việc Ch°¡ng 4: Tổ chức công tác lễ tân, hội họp, hội nghị Ch°¡ng 5: Tổ chức chuyến đi công tác

Ch°¡ng 6: Công tác văn th°, l°u trÿ Giáo trình do các giÁng viên trong Bộ môn Định Giá và Dā toán, thuộc khoa QuÁn lý Xây dāng và đô thị, tr°áng Cao đÁng Xây dāng sá 1 biên so¿n Chúng tôi rÃt mong đ°ợc sā góp ý của các đồng nghiệp và b¿n đọc để giáo trình đ°ợc hoàn thiện h¡n

Trân trọng cÁm ¡n!

Hà Nội, ……… Tham gia biên so¿n

1 Chủ biên: Nguyễn Thị Thu H°áng

5

Mÿc lÿc Chương 1: Tổng quan về văn phòng và nghiệp vụ văn phòng 2

2.4 Nhân viên văn phòng 18

Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân, hội họp, hội nghị 24

5.3 Trách nhiệm của thư ký, văn phòng trong thời gian thủ trưởng đi công tác

32

GIÁO TRÌNH NGHIàP Vþ VN PHÒNG Tên môn học: Nghiáp vÿ vn phòng

Mã môn học: MH20 Vị trí, tính chÃt cÿa môn học:

- Vị trí: Môn học thuộc khái kiến thức chuyên môn - Tính chÃt: Là môn học chuyên ngành bắt buộc - Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Là môn học chuyên ngành cung cÃp kiến thức kiến thức quan trọng về các vÃn đề liên quan đến mọi kỹ năng mà chúng Ánh h°ãng trāc tiếp đến các công việc văn phòng Bên c¿nh đó, nhÿng kiến thức này đ°ợc xem là không thể thiếu đái vßi nhÿng ai muán thành công trong lĩnh vāc này Đây là một khóa học phổ biến đang đ°ợc mã rộng và phát triển

Mÿc tiêu môn học: - VÁ ki¿n thāc:

+ Trình bày đ°ợc kiến thức c¡ bÁn về văn phòng và quÁn trị văn phòng nh°: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, c¡ cÃu tổ chức văn phòng

+ Trình bày đ°ợc kiến thức c¡ bÁn về quÁn trị lao động văn phòng: chức năng và nhiệm vụ của th° ký văn phòng, chánh văn phòng, nhân viên văn phòng

+ Trình bày đ°ợc kiến thức c¡ bÁn về hệ tháng nghiệp vụ văn phòng nh°: quÁn lý thái gian làm việc, tổ chức tiếp khách hội họp hội nghị, các chuyến đi công tác và công tác văn th° l°u trÿ

Ch°¡ng 1: Tổng quan vÁ vn phòng và nghiáp vÿ vn phòng Giái thiáu: Bài 1 bao gồm các vÃn đề tổng quan về văn phòng và nghiệp vụ văn

phòng

Mÿc tiêu: Trình bày đ°ợc:

- Trình bày đ°ợc khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng - Nêu đ°ợc cách bá trí sắp xếp văn phòng, trang thiết bị văn phòng - Xây dāng đ°ợc quy chế làm việc và ho¿t động của văn phòng

Nßi dung chính: 1.1 Khái niám, chāc nng, nhiám vÿ vn phòng

1.1.1 Khái niệm

* Khái niệm Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng: Văn phòng đ°ợc hiểu theo nghĩa chung nhÃt là n¡i ho¿t động mang tính chÃt giÃy tá (bàn giÃy)

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giÃy tá hành chính trong c¡ quan đ¡n vị Quan niệm này đồng nhÃt văn phòng vßi bộ phận văn th° của c¡ quan, đ¡n vị

Văn phòng là trụ sã làm việc của một c¡ quan, đ¡n vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thāc thi công việc (Ví dụ: Văn phòng UBND các cÃp, văn phòng Bộ, )

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ tr°ãng c¡ quan trong công tác lãnh đ¿o, quÁn lý điều hành thāc hiện chức năng, nhiệm vụ của c¡ quan, đ¡n vị

Các quan niệm trên đây đều mßi phÁn ánh các khía c¿nh riêng rẽ của văn phòng Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các ho¿t động diễn ra ã bộ phận này trong các c¡ quan, đ¡n vị â đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cÃp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đ¿o c¡ quan có quyết định đúng đắn Đầu ra gồm nhÿng ho¿t động phân phái, truyền tÁi, thu và xử lý thông tin phÁn hồi giúp cho công tác quÁn lý điều hành c¡ quan đ¿t kết quÁ cao Mặt khác ho¿t động của các c¡ quan đ¡n vị đều cần có các ph°¡ng tiện vật chÃt kĩ thuật cần thiết Văn phòng vừa là đ¡n vị nghiên cứu đề xuÃt ý kiến vßi thủ tr°ãng c¡ quan, vừa là đ¡n vị trāc tiếp thāc hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ tr°ãng nh°: tổ chức mua sắm, quÁn lý sử dụng các tài sÁn, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí ho¿t động nh¿m nâng cao hiệu quÁ sử dụng của các yếu tá này

Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhÃt về văn phòng: <Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của c¡ quan, đ¡n vị, là n¡i thu thập xử lý,

cung cÃp, truyền đ¿t thông tin trợ giúp cho ho¿t động quÁn lý, là n¡i chăm lo dịch vụ hậu cần, đÁm bÁo các điều kiện vật chÃt văn phòng cho ho¿t động của c¡ quan, đ¡n vị=

1.1.2 Chức năng

Mọi tổ chức đều đ°ợc thành lập vßi mục tiêu thāc hiện các mục tiêu cụ thể Để đ¿t đ°ợc mục tiêu này, các chức năng khác nhau phÁi đ°ợc thāc hiện Văn phòng là trung tâm cho tÃt cÁ các ho¿t động kinh doanh khác nhau Do đó, một văn phòng phÁi thāc hiện nhiều ho¿t động khác nhau Để đ¡n giÁn h¡n, chúng tôi đã chia chức năng của văn phòng thành hai lo¿i sau:

 Chức năng c¡ bÁn  Chức năng quÁn trị Chức năng c¡ bÁn

Các ho¿t động thu thập và phân phái thông tin th°áng xuyên đ°ợc gọi là chức năng c¡ bÁn Nó liên quan đến các chức năng nh° thu thập, ghi l¿i, phân tích, l°u trÿ và phân phái thông tin Mọi lo¿i hình doanh nghiệp sẽ thāc hiện các ho¿t động c¡ bÁn từ văn phòng của mình Các ho¿t động c¡ bÁn của văn phòng đ°ợc giÁi thích nh° sau:

Tiếp nhận và thu thập thông tin:

Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau Nói chung, có hai nguồn thông tin cho văn phòng, đó là nội bộ và bên ngoài Thông tin nội bộ đ°ợc cung cÃp từ các đ¡n vị khác nhau của doanh nghiệp Mặt khác, các nguồn bên ngoài là các c¡ quan và tổ chức thu thập và phân phái thông tin

Ghi thông tin:

Đó là các ho¿t động khác của văn phòng Văn phòng sẽ ghi l¿i thông tin có sẵn từ một nguồn khác trong <sổ nội bộ= và <sổ công văn= Thông tin có sẵn từ bên ngoài tổ chức nh° th° từ, hóa đ¡n, đ¡n đặt hàng, v.v đ°ợc ghi vào sổ nội bộ Các thông tin do tổ chức cung cÃp cho ng°ái bên ngoài đ°ợc ghi vào sổ công văn Hệ tháng ghi chép thông tin này giúp tổ chức hồ s¡ và thông điệp của doanh nghiệp

Phân tích:

Nó liên quan đến nghiên cứu chi tiết của thông tin thu thập đ°ợc Thông tin thu thập từ các nguồn khác nhau ã d¿ng thô và ch°a qua xử lý Trong chức năng này, thông tin đ°ợc nghiên cứu chi tiết để tìm ra sā cần thiết của thông tin cho một mục đích t°¡ng lai

Lưu trữ thông tin:

Thông tin đ°ợc ghi l¿i cần đ°ợc bÁo vệ cho mục đích trong t°¡ng lai Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định thông tin cần đ°ợc bÁo vệ trong bao lâu Theo mức độ quan trọng của thông tin, một văn phòng sẽ l°u trÿ thông tin trong một tệp riêng biệt

Phân phối thông tin:

Chức năng c¡ bÁn của mọi văn phòng là phân phái thông tin đến nhÿng ng°ái và bộ phận liên quan Thông tin thu thập đ°ợc sẽ đ°ợc phân phái cho nhÿng ng°ái và bộ phận khác nhau để giúp họ ra quyết định và các ho¿t động khác

Chức năng quÁn trị Chức năng quÁn trị liên quan đến quÁn lý một tổ chức kinh doanh Đây là chức năng cÃp cao và không theo quy luật tā nhiên Chức năng quÁn trị của văn phòng liên quan đến quÁn lý nguồn nhân lāc, mua, kiểm soát bÁo vệ tài sÁn, quan hệ công chúng Chức năng hành chính của văn phòng đ°ợc giÁi thích nh° sau:

Chức năng quản lý:

Các ho¿t động liên quan đến quÁn lý kinh doanh nh° lập kế ho¿ch, lãnh đ¿o, kiểm soát, chỉ đ¿o, đ°ợc gọi là chức năng quÁn lý Nhÿng ng°ái cÃp cao nhÃt của tổ chức tham gia vào các ho¿t động quÁn lý từ văn phòng Chức năng quÁn lý là cần thiết để thāc hiện thành công chức năng

Chức năng nhân sự:

Chức năng nhân sā liên quan đến việc đặt đúng nhân viên vào đúng vị trí Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của nhÿng ng°ái có kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí sau khi chọn đ°ợc một ứng viên thích hợp Văn phòng sẽ lập hồ s¡ về thành tích của nhân viên để cung cÃp giÁi th°ãng và lợi ích trong t°¡ng lai

Chức năng mua hàng và kiểm soát:

Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sÁn khác nhau và yêu cầu về nguồn lāc cho ho¿t động kinh doanh Chức năng c¡ bÁn của văn phòng là mua một tài sÁn thích hợp vßi giá hợp lý Văn phòng phát triển c¡ chế có hệ tháng để mua tài sÁn và các nguồn lāc khác cần thiết cho ho¿t động kinh doanh vßi chi phí tái thiểu có thể

Quan hệ công chúng:

Mái quan hệ vßi nhiều công chúng nh° cổ đông, chủ nợ, nhà cung cÃp, ng°ái làm truyền thông, nhóm xã hội, khách hàng, cộng đồng, v.v đ°ợc gọi là quan hệ công chúng Văn phòng có trách nhiệm duy trì mái quan hệ chặt chẽ vßi nhÿng ng°ái có liên quan trāc tiếp hoặc gián tiếp đến công việc kinh doanh Văn phòng duy trì mái

quan hệ chặt chẽ vßi công chúng b¿ng cách th°áng xuyên phân phái thông tin và tổ chức các ho¿t động khác nhau

Bảo vệ tài sản:

Văn phòng cần bÁo vệ tài sÁn và tài sÁn của một tổ chức Nó duy trì một bÁn ghi về tài sÁn và cung cÃp thông tin cập nhật về tình hình này Văn phòng có trách nhiệm bÁo vệ tài sÁn khßi bị mÃt cắp và h° hßng nh° hßa ho¿n, tai n¿n, lũ lụt, n°ßc, v.v Văn phòng cần bÁo trì th°áng xuyên tài nguyên của mình

Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu:

Văn phòng nên thiết kế các biểu mẫu để mang l¿i sā tháng nhÃt trong ho¿t động của văn phòng Nó giúp đ¡n giÁn hóa ho¿t động và mang l¿i một hệ tháng trong hiệu suÃt Văn phòng cần có nhiều lo¿i biểu mẫu khác nhau nh° hóa đ¡n, phiếu điều tra, phiếu chi, th° từ, đ¡n mua hàng, … Vì vậy, văn phòng cần thiết kế một biểu mẫu riêng cho từng lo¿i ho¿t động

Phát triển hệ thống và quy trình văn phòng:

Cần có hệ tháng và quy trình để thāc hiện thành công các ho¿t động khác nhau Office sử dụng để phát triển các thủ tục và hệ tháng khác nhau cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể Nó giúp mang l¿i sā đ¡n giÁn vào văn phòng làm việc Do đó, một văn phòng phÁi có một hệ tháng và quy trình đ°ợc phát triển để thāc hiện từng công việc

1.1.3 Nhiệm vụ Tùy theo đặc điểm về lĩnh vāc ho¿t động, về quy mô của mỗi c¡ quan đ¡n vị mà văn phòng sẽ đ°ợc giao nhÿng nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó th°áng gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dāng ch°¡ng trình kế ho¿ch công tác hàng tháng, quý, tuần và th°áng xuyên theo dõi đôn đác việc thāc hiện ch°¡ng trình kế ho¿ch công tác đó Đồng thái văn phòng cũng phÁi trāc tiếp xây dāng ch°¡ng trình kế ho¿ch, lịch công tác của lãnh đ¿o, giúp lãnh đ¿o thāc hiện Mỗi c¡ quan, đ¡n vị có thể có nhiều ch°¡ng trình kế ho¿ch do các bộ phận khác nhau xây dāng Vì vậy, văn phòng là n¡i tổng hợp các ch°¡ng trình kế ho¿ch công tác đó để t¿o thành hệ tháng hoàn chỉnh ăn khßp nh¿m đ¿t mục tiêu chung của c¡ quan

- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Ho¿t động của bÃt kì c¡ quan đ¡n vị

nào cũng cần phÁi có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đ¿o đ°a ra quyết định khác nhau Thông tin bao gồm nhiều lo¿i và từ nhiều nguồn khác nhau Ng°ái lãnh đ¿o không thể tā thu thập xử lý tÃt cÁ mọi thông tin mà cần phÁi có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Văn phòng là <cửa sổ=, là <bộ lọc= thông tin vì tÃt cÁ

thông tin đến hay đi đều đ°ợc thu thập, xử lý chuyển phát hay l°u trÿ t¿i văn phòng Đây là ho¿t động quan trọng Ánh h°ãng trāc tiếp đến chÃt l°ợng quÁn lý của c¡ quan, đ¡n vị Vì vậy văn phòng phÁi tuân thủ nhÿng quy định về văn th°, l°u trÿ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bÁo quÁn, l°u trÿ thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đ¿o, tổng hợp tình hình ho¿t động của các đ¡n vị để

báo cáo lãnh đ¿o, đề xuÃt các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đ¿o điều hành của lãnh đ¿o

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành

Theo dõi đôn đác việc giÁi quyết các văn bÁn ã các bộ phận

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kĩ thuật so¿n thÁo văn

bÁn để đÁm bÁo các văn bÁn có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của Nhà n°ßc

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của c¡ quan, giÿ vai trò cầu

nái liên hệ giÿa c¡ quan vßi c¡ quan cÃp trên, ngang cÃp hay cÃp d°ßi

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm

việc của lãnh đ¿o c¡ quan, thāc hiện việc ghi biên bÁn cuộc họp

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bÁo đÁm cho

các chuyến đi đ¿t kết quÁ cao nhÃt

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô yêu cầu cụ thể về các điều kiện vật

chÃt này phụ thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng c¡ quan đ¡n vị Song văn phòng phÁi lập kế

ho¿ch về nhu cầu, dā trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quÁn lý sử dụng các c¡ sã vật chÃt đó để nâng cao hiệu quÁ của văn phòng

Tùy theo điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chÃt ho¿t động của từng c¡ quan đ¡n vị mà văn phòng có thể thêm, bßt một sá nhiệm vụ cho phù hợp

1.2 QuÁn trị vn phòng

1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng

QuÁn trị hành chính văn phòng là lĩnh vāc quÁn trị trong một c¡ quan, đ¡n vị Ta có khái niệm về QuÁn trị hành chính văn phòng nh° sau:

QuÁn trị hành chính văn phòng là việc ho¿ch định, tổ chức, phái hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các ho¿t động xử lý thông tin

1.2.2 Vai trò của quản trị hành chính văn phòng

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu đ°ợc trong mỗi c¡ quan, đ¡n vị QuÁn trị văn phòng là một lĩnh vāc quÁn trị vừa có nội dung ho¿t động độc lập vừa có

quan hệ mật thiết vßi các lĩnh vāc quÁn trị khác trong các c¡ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ c°¡ng, khoa học thì công việc của c¡ quan sẽ ch¿y đều, quÁn lý hành chính sẽ thông suát và có hiệu quÁ Nh° vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có nhÿng lợi ích sau:

- T¿o tiền đề phát triển cho mỗi c¡ quan đ¡n vị - GiÁm thái gian lãng phí và nhÿng ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tÁi thông tin phục vụ ho¿t động của đ¡n vị

Tăng khÁ năng sử dụng các nguồn lāc của c¡ quan, đ¡n vị Nâng cao năng suÃt lao động của c¡ quan đ¡n vị

Tiết kiệm chi phí Tóm l¿i, ho¿t động văn phòng rÃt đa d¿ng, phong phú và phức t¿p ChÃt l°ợng làm việc của văn phòng Ánh h°ãng đến hiệu quÁ ho¿t động của các bộ phận khác và toàn thể c¡ quan Do đó, quÁn trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để c¡ quan, đ¡n vị thāc hiện các lĩnh vāc quÁn trị khác một cách có hiệu quÁ nh¿m đ¿t mục tiêu đã đề ra

1.2.3 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng Hoạch định công việc hành chính văn phòng

Ho¿ch định là chức năng đầu tiên giÿ vai trò mã đ°áng cho ho¿t động quÁn trị văn phòng Ho¿ch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trong tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thái gian nhÃt định Ho¿ch định tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và c¡ quan nói chung

Nội dung ho¿ch định trong quÁn trị hành chính văn phòng là xây dāng ch°¡ng trình kế ho¿ch công tác th°áng kì của c¡ quan và chính bÁn thân VP

- Ho¿ch định các cuộc họp của c¡ quan và của lãnh đ¿o c¡ quan - Ho¿ch định các chuyến đi công tác của lãnh đ¿o c¡ quan

- Ho¿ch định c¡ sã vật chÃt, ph°¡ng tiện làm việc của c¡ quan - Ho¿ch định kinh phí bÁo đÁm cho các ho¿t động của c¡ quan - Xác định nhu cầu nhân sā làm công tác văn phòng: trên c¡ sã chức năng, nhiệm vụ và quyền h¿n ph¿m vi ho¿t động của văn phòng, thủ tr°ãng văn phòng sẽ xây dāng ph°¡ng án nhu cầu về nhân sā đề nghị cÃp có thẩm quyền quyết định

Tổ chức công việc hành chính văn phòng

- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp vßi chức năng, nhiệm vụ đ°ợc giao - Tổ chức thāc hiện các nhiệm vụ của văn phòng để đ¿t hiệu quÁ, nh¿m phái hợp hỗ trợ cho các ho¿t động của các bộ phận khác trong c¡ quan đ¡n vị

- Phân công bá trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng ng°ái căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lāc của mỗi ng°ái

- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lāc - Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lāc của văn phòng

Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng:

Lãnh đ¿o là ho¿t động tác động, thúc đẩy, h°ßng dẫn và chỉ đ¿o ng°ái khác để đ¿t đ°ợc nhÿng mục tiêu đã đề ra Chánh văn phòng sẽ lãnh đ¿o đội ngũ lao động văn phòng thāc hiện các nhiệm vụ của văn phòng Để thāc hiện đ°ợc vai trò này, chánh văn phòng phÁi có nhÿng tiêu chuẩn và ph°¡ng pháp làm việc hiệu quÁ

Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

- Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, ch°¡ng trình kế ho¿ch, quy chế làm việc, quy trình công tác

- Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thāc hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế ho¿ch đã đề ra hay không

Kiểm tra nhân sā: xem xét việc thāc hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lāc của cán bộ nhân viên văn phòng

1.3 Tổ chāc vn phòng trong c¡ quan

1.3.1.Các yếu tố cấu thành văn phòng

- Con ng°ái: mọi ho¿t động của văn phòng đều trāc tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tá con ng°ái Sā hiểu biết và tinh thần của mọi ng°ái sẽ quyết định rÃt lßn đến hiệu quÁ văn phòng

- Hệ tháng trang thiết bị: là một yếu tá không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tá vật chÃt Vßi sā phát triển m¿nh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ tháng trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đ¿i giúp cho văn phòng thāc hiện các ho¿t động xử lý thông tin, l°u trÿ và truyền thông tin trong ph¿m vi một c¡ quan, một địa ph°¡ng, một ngành, cÁ n°ßc và giÿa các quác gia vßi nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác

- Hệ tháng nguyên tắc thủ tục: là nhÿng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền h¿n, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Nhÿng nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thāc thi công việc của mình trong đó có văn phòng - Hệ tháng nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng đ°ợc xây dāng đầy đủ, hoàn chỉnh có sā hỗ trợ của trang thiết bị hiện đ¿i giúp cho công việc hành chính văn phòng đ°ợc vận hành trôi chÁy, thông suát theo nhÿng quy tắc, quy trình tháng nhÃt, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nái các thiết bị kỹ thuật vßi con ng°ái làm văn phòng, làm cho cÃu trúc văn phòng trã nên hài hòa

Hiệu quÁ ho¿t động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chÃt l°ợng và mái quan hệ giÿa các yếu tá trên

1.3.2 C¡ cÃu tổ chāc vn phòng

a.Sử dụng và sắp xếp mặt bằng văn phòng Yêu cầu của thiết kế và sắp xếp mặt bằng văn phòng

Bá trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có Ánh h°ãng trāc tiếp đến hiệu quÁ của công tác văn phòng Vì vậy nó đòi hßi bá trí các bộ phận của văn phòng phÁi mang tính khoa học Tùy theo nội dung, tính chÃt công việc và hoàn cÁnh cụ thể của mỗi c¡ quan, đ¡n vị mà cách bá trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phÁi quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây:

- Tận dụng tái °u mặt b¿ng, tiết kiệm và sử dụng c¡ động diện tích văn phòng

- GiÁm thiểu thái gian và công sức cho việc di chuyển giÿa các bộ phận của ng°ái lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng

- T¿o môi tr°áng làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nh¿m nâng cao năng suÃt lao động và bÁo vệ sức khße

- T¿o điều kiện thuận lợi nhÃt cho công tác thu thập, xử lý thông tin

- Tiết kiệm chi phí văn phòng

- BÁo đÁm yêu cầu kĩ thuật, tuân thủ nhÿng quy định về bÁo mật, phòng cháy chÿa cháy, an toàn lao động theo quy định

Các ph°¡ng pháp bá trí văn phòng

- Văn phòng bá trí đóng (Văn phòng chia nhß): đây là cách bá trí truyền tháng theo kiểu tách b¿ch từng phòng, bộ phận vßi t°áng xây ngăn cách, có cửa ra vào, có thể đóng kín, khóa khi cần thiết Bá trí theo kiểu này có °u điểm là bÁo đÁm sā độc lập giÿa các bộ phận, không gây ồn ào, mÃt trật tā, đáp ứng đ°ợc yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết Tuy nhiên nó l¿i vÃp phÁi nh°ợc điểm là tán diện tích sử dụng mặt b¿ng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lßn, tán thái gian di chuyển giÿa các bộ phận của văn phòng Mặt khác, ng°ái phụ trách rÃt khó kiểm soát đ°ợc ho¿t động của nhân viên

- Văn phòng bá trí mã: trong thāc tế kiểu bá trí văn phòng chia nhß đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bá trí mã Toàn văn phòng là một khoÁng không gian rộng lßn đ°ợc ngăn thành từng ô, từng khoang b¿ng các vật liệu, dụng cụ thích hợp Bá trí kiểu văn phòng này có nhiều °u điểm nh°: tận dụng đ°ợc diện tích mặt b¿ng tái đa vì không có t°áng ngăn, diện tích đ°ợc điều chỉnh theo sá l°ợng ng°ái nh¿m t¿o điều kiện làm việc thuận lợi nhÃt, c¡ động do không có t°áng ngăn nên dễ bá trí l¿i khi cần thiết, vừa nhanh vừa giÁm phí tổn Do có thể bá trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan vßi nhau sát

c¿nh nhau nên giÁm thiểu đ°ợc thái gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quÁ công việc Mặt khác, bá trí theo kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau h¡n, ng°ái phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình Tuy nhiên, bá trí theo kiểu mã có nh°ợc điểm nh° gây ồn ào Ánh h°ãng đến xung quanh, giÁm sā tập trung trong công việc, khó đÁm bÁo bí mật thông tin khi cần thiết

- Văn phòng bá trí hỗn hợp: để tận dụng °u điểm và h¿n chế nh°ợc điểm của hai cách bá trí trên, ng°ái ta có thể áp dụng cách bá trí hỗn hợp: có bộ phận của văn phòng bá trí đóng, có bộ phận bá trí mã

b.Các điều kiện vật lý trong văn phòng

Trong 24 giá ngoài sá giá dành cho việc nghỉ ng¡i ăn uáng, ít nhÃt ai cũng làm việc 8h/ngày và sáng t¿i n¡i làm việc Nh°ng nếu nhân viên có đủ sā khoan khoái hứng thú trong công việc họ sẽ cÁm thÃy thái gian trên rút ngắn l¿i Khi nhân viên hứng thú trong công việc, năng suÃt lao động sẽ cao Do đó, trong ho¿t động hành chính cần t¿o nhÿng điều kiện lao động để tăng năng suÃt, hào hứng và an toàn, cũng nh° giÿ gìn khÁ năng công tác lâu dài Trong kĩ thuật tổ chức n¡i làm việc ngày nay ng°ái ta chú trọng đến sā t¿o ra hoàn cÁnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thÃy hoàn cÁnh Ánh h°ãng vào năng suÃt rÃt nhiều Hoàn cÁnh làm việc Ánh h°ãng tßi con ng°ái trên hai ph°¡ng diện tâm lý và sinh lý

- Ành h°ãng tâm lý: Nhân viên làm việc trong một khung cÁnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận vßi đồng nghiệp, cÃp trên tin cậy… họ sẽ cÁm thÃy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm

- Ành h°ãng về sinh lý: khi bị nóng nāc, ồn ào, chói mắt… làm con ng°ái khó chịu không muán làm việc Trái l¿i vßi một bầu không khí mát mẻ dễ chịu… ng°ái ta sẽ cÁm thÃy hăng hái thoÁi mái trong công việc làm Do đó khi bá trí n¡i làm việc cần t¿o khung cÁnh thuận tiện, thoÁi mái

Các điều kiện vật lý trong văn phòng bao gồm: Không khí, âm thanh, ánh sáng, màu sắc

 Không khí

- Không khí trong phòng làm việc rÃt quan trọng Tiêu chuẩn về khái l°ợng không khí cần thiết cho một ng°ái trong một phòng đ°ợc Ãn định là trong bán giá làm việc ít nhÃt phÁi có 7m3 không khí trong s¿ch

- Nhiệt độ Ánh h°ãng đến sức khoẻ con ng°ái â nhiệt độ thÃp phần lßn năng l°ợng của c¡ thể bị tiêu phí không phÁi làm việc mà để cháng l¿nh và vì vậy khÁ năng tập trung sā chú ý của nhân viên bị giÁm nhanh Sā h¿ thÃp nhiệt độ của ngo¿i cÁnh làm cho ho¿t động của các c¡ chế trao đổi nhiệt và điều hoà nhiệt của

c¡ thể tăng lên, sā hao tán năng l°ợng của c¡ thể tăng lên, điều đó giÁm năng suÃt lao động Khi làm việc ã nhiệt độ cao, c¡ thể l¿i mÃt thêm năng l°ợng để giÿ cho nhiệt độ c¡ thể đ°ợc bình th°áng Điều đó l¿i làm cho sā hô hÃp tăng nhanh, tăng sā bài tiết mồ hôi, giÁm hàm l°ợng muái trong c¡ thể Kết quÁ là nhân viên cÁm thÃy uể oÁi và hậu quÁ là các động tác thāc hiện sẽ chậm và năng suÃt lao động sẽ giÁm xuáng Do đó tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà chúng ta sử dụng các thiết bị bÁo hộ khác nhau nh° hệ thông thông gió, quần áo đặc biêt, máy điều hoàn không khí, màu sắc t°¡ng ứng của các bức t°áng

 Âm thanh Tiếng động không chỉ Ánh h°ãng đến công việc mà còn Ánh h°ãng đến thần kinh của con ng°ái Khung cÁnh quá ồn ào làm cho con ng°ái bị lãng trí Nếu tiếng động cứ liên tục và lßn có thể gây nên một tình tr¿ng rái lo¿n thần kinh Vì vậy nhà quÁn trị hành chính văn phòng phÁi tìm cách để giÁm tiếng động Một tiêu chuẩn đ°ợc Ãn định để đo c°áng độ của tiếng động là decibel (d) Sau đây là một vài con sá tính ra decibel tính từ c°áng độ thÃp nhÃt đến cao nhÃt:

0d: không có tiếng động 10d: tiếng động của h¡i thã 20d: tiếng nói thì thầm 30d: tiếng động th°áng ã một n¡i yên tĩnh

40d: trong th° viện, tiếng xì xào nói chuyện hoặc đi l¿i 50d: tiếng động trong nhà theo tiêu chuẩn bình th°áng 60d: tiếng phá xá đông ng°ái

70d: tiếng động trong phòng đánh máy 80d: tiếng trong x°ãng máy 90d: tiếng xe lửa ch¿y

100d: tiếng máy động c¡ mã 110d: tiếng máy búa 120d: tiếng động c¡ máy bay

Từ 0d -10d là c°áng độ thích hợp để nghỉ ng¡i, từ 40d có thể nghỉ ng¡i đ°ợc, từ 50d - 80d là khung cÁnh ồn ào, từ 90d trã lên là nguy hiểm cho sức khoẻ, 130d tiếng động nguy hiểm có thể làm rách màng nhĩ Trong văn phòng các tiếng động th°áng xÁy ra do các nguyên nhân: Nhân viên nói chuyện vßi nhau, cánh cửa khi khép l¿i gây tiếng động, tiếng chuông điện tho¿i, nhân viên nói điện tho¿i, nhân viên đứng lên ngồi xuáng đụng ghế gây tiếng động, ng°ái đi l¿i trong phòng … Tùy theo từng nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp khắc phục h¿n chế giÁm tiếng ồn Ví dụ:

- Nhắc nhã và quy định nhân viên nói nhß

- Dùng nẹp cao su ã cửa để khi đóng l¿i cửa không bị kêu

- Đặt điện tho¿i gần ng°ái trāc khi điện tho¿i reo nhÃc máy ngay

- Lót chân ghế b¿ng cao su

- Sắp xếp nhÿng ng°ái mà công việc cần giao dịch vßi nhau ngồi gần

nhau hoặc bá trí phòng kín, h¿n chế di chuyển trong phòng

 Màu sắc

- Màu sắc t¿o một tổng thể hình dáng bên ngoài của một văn phòng do đó có thể để l¿i Ãn t°ợng hài lòng hay khó chịu cho ng°ái đến c¡ quan Mặt khác màu sắc Ánh h°ãng đến cÁm xúc, làm chán nÁn hay kích thích, làm cho các ho¿t động tinh thần phÃn chÃn hay trì trệ

- Màu sắc đ°ợc chia thành hai l¿i chính: các màu nóng và các màu l¿nh Các màu nóng nh° hồng, đß, da cam, vàng … thúc đẩy ho¿t động, hỗ trợ nâng cao năng suÃt lao động ngay lập tức, trong khoÁng thái gian ngắn Các màu l¿nh gồm xanh n°ßc biển, xanh da trái… t¿o nên sā mát mẻ, giúp cho việc tập trung tinh thần, giÿ vÿng và ổn định năng suÃt

- Màu sắc không thích hợp có thể gây cÁm giác không gian nóng và l¿nh Đái vßi phòng có cửa sổ h°ßng Bắc thì nhÿng màu nóng là thích hợp Đái vßi phòng có chiều ánh sáng mặt trái thì sā dụng các màu l¿nh là thích hợp

- Trong việc chọn độ đậm nh¿t của màu sắc cần tính đến đặc tính của các lo¿i ánh sáng (ánh sáng tā nhiên, ánh sáng nhân t¿o) Bãi vì d°ßi ánh sáng của tā nhiên hay ánh sáng của bóng đèn sẽ làm cho độ đậm nh¿t của một l¿i màu sắc sẽ khác nhau

 Ánh sáng Việc chiếu sáng thích hợp sẽ Ánh h°ãng đến năng suÃt lao động có thể phân chia ánh sáng làm hai lo¿i

- Ánh sáng tā nhiên: các phòng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón nhận ánh sáng tā nhiên

- Ánh sáng nhân t¿o: là ánh sáng của các lo¿i đèn Văn phòng có thể sử dụng cÁ hai lo¿i ánh sáng nhân t¿o của hai lo¿i chiếu sáng: chiếu sáng trāc tiếp: ánh sáng từ đèn rọi thÁng xuáng n¡i làm việc và chiếu sáng gián tiếp: rọi ánh sáng vào chỗ khác (th°áng là trần nhà) để phÁn chiếu xuáng chỗ làm việc

Khi sử dụng đèn chiếu sáng cần chú ý: Nếu ánh sáng chói và quá gần sẽ làm rái lo¿n thị giác, gây ra sā mệt mßi Và trong việc mắc đèn, ng°ái ta nhận thÃy, nhÿng trần nhà và t°áng bẩn làm giÁm 50% năng suÃt đèn, vậy t°áng phòng nên s¡n màu càng sáng thì hệ sá phÁn chiếu ánh sáng càng tăng

Tóm l¿i, khung cÁnh văn phòng vßi bầu không khí mát mẻ, không nóng, không l¿nh, yên tĩnh, màu sắc hài hoà hÃp dẫn, lôi cuán, có đầy đủ ánh sáng cho từng lo¿i công việc sẽ t¿o ra sā hứng thú thoÁi mái cho nhân viên làm việc vßi năng suÃt cao

1.3.3 Trang thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng chính là nhÿng trang thiết bị, các lo¿i máy móc, vật dụng cần thiết cho ho¿t động, các công việc hàng ngày trong văn phòng Đó có thể là máy in, máy fax, máy ép plastic, bàn ghế, tủ tài liệu, …Việc lāa chọn và sử dụng nhÿng thiết bị văn phòng này phù hợp cũng giúp doanh nghiệp ho¿t động dễ dàng h¡n cũng nh° quÁn lý nhân viên của mình đ°ợc tát h¡n

Vai trò của các thiết bị văn phòng BÃt cứ một doanh nghiệp nào có ho¿t động lĩnh vāc hành chính thì cũng đều không thể nào thiếu các thiết bị văn phòng để phục vụ quá trình làm việc đ°ợc Một sá thiết bị nh° máy tính, tủ đāng tài liệu, … sẽ hỗ trợ các nhân viên văn phòng một cách hiệu quÁ, tát nhÃt D°ßi đây là một sá vai trò của thiết bị văn phòng

 Thiết bị văn phòng giúp cho nhân viên dễ dàng h¡n trong việc điều hành và quÁn lý công việc Nhá có nhÿng thiết bị này mà việc tìm kiếm, l°u trÿ dÿ liệu cũng trã nên dễ dàng h¡n rÃt là nhiều

 Nhÿng dụng cụ văn phòng cũng giúp b¿n tiết kiệm đ°ợc khá nhiều thái gian làm việc, đem đến hiệu suÃt cao h¡n và khi b¿n cần hỗ trợ thì sẽ có ngay nhÿng thiết bị hÿu ích này

 Nó giúp b¿n truyền đ¿t thông tin, tổng hợp và báo cáo công việc một cách hiệu quÁ và chuyên nghiệp h¡n rÃt nhiều

 T¿o ra một môi tr°áng làm việc đầy tính chuyên nghiệp vßi nhÿng trang thiết bị nhÿng máy móc văn phòng hiện đ¿i

Các thiết bị văn phòng này luôn luôn đáp ứng đ°ợc nhÿng yêu cầu của công việc Đem l¿i hiệu quÁ cao và đáp ứng đ°ợc nhÿng đòi hßi ngày nay Mặt khác, chúng cũng đÁm bÁo đ°ợc lợi ích, dễ dàng sử dụng, an toàn Ngoài nhÿng thiết bị văn phòng hỗ trợ cho công việc thì có một sá doanh nghiệp còn mua nhÿng thiết bị nÃu ăn, giÁi trí cho nhân viên nh° máy lọc n°ßc, máy pha cà phê, … Đây cũng chính là một ý t°ãng vô cùng tuyệt vái để nâng cao đ°ợc tinh thần làm việc, sā sáng t¿o cũng nh° giúp nhân viên th° giãn h¡n sau nhÿng giá làm việc căng thÁng

Một sá tiêu chí để lāa chọn đ°ợc thiết bị văn phòng phù hợp Hiện nay, có nhiều thiết bị văn phòng khác nhau, điều này sẽ khiến cho doanh nghiệp khó khăn trong việc chọn mua Hiểu đ°ợc vÃn đề đó, chúng tôi l°u ý cho b¿n một sá tiêu chí khi mua thiết bị văn phòng:

 Xác định đ°ợc nhu cầu sử dụng, chi phí và ngân sách đầu t° cho nhÿng thiết bị văn phòng này

 Khi mua hãy căn cứ vào thiết kế của văn phòng để chọn đ°ợc nhÿng thiết bị có màu sắc phù hợp nhÃt

 ¯u tiên chọn nhÿng thiết bị có tính di động cao  Cần chú trọng đến chÃt l°ợng của các đồ dùng này h¡n và chọn mua ã nhÿng đ¡n vị cung cÃp thiết bị văn phòng uy tín, có giá tát

 Lên danh sách chi tiết về các thiết bị văn phòng cần mua Thiết bị văn phòng gồm

Thiết bị văn phòng sẽ có nhiều lo¿i khác nhau, và một sá lo¿i thiết yếu cần đ°ợc kể đến nh°:

GiÃy văn phòng GiÃy văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong ho¿t động kinh doanh của công ty Thậm chí nhÿng trang thiết bị, máy móc hiện đ¿i cũng không thể nào thay thế đ°ợc Đái vßi văn phòng thì giÃy A sẽ đ°ợc sử dụng phổ biến nhÃt Lo¿i giÃy này cũng vô cùng quan trọng trong việc: photo tài liệu, hồ s¡, hợp đồng, công văn, biểu mẫu, văn bÁn cuộc họp, tháng kê, …

GiÃy văn phòng Bên c¿nh đó, còn có các lo¿i giÃy dùng để in phiếu thu, hóa đ¡n, phiếu chi, phiếu xuÃt hàng, … cũng đ°ợc n¿m trong giÃy văn phòng Đây là nhÿng giÃy tá mang tính pháp lý, cần phÁi chứa đầy đủ các thông tin về giao dịch, mua bán

Ngoài giÃy văn phòng ra còn cần chuẩn bị giÃy Note Lo¿i giÃy này cần có để phục vụ việc ghi chú l¿i các vÃn đề quan trọng của nhân viên trong văn phòng Đái vßi văn phòng kiến trúc, xây dāng cần bÁn vẽ công trình thì cần °u tiên lo¿i giÃy cỡ lßn nh° khá A3

Bút văn phòng Bút cũng là một trong nhÿng văn phòng phẩm vô cùng quan trọng và cần thiết Dù môi tr°áng văn phòng nào thì bút cũng cần đ°ợc sử dụng rÃt nhiều Có rÃt nhiều lo¿i bút văn phòng nh°: bút māc, bút chì, bút d¿ để ghi chú, bút laser, bút xóa Folder/ bìa kẹp

Trang thiết bị văn phòng tiếp theo không thể nào thiếu đó chính là Folder Đây là một thiết bị đ°ợc dùng để chứa hồ s¡, các lo¿i giÃy tá quan trọng Không chỉ vậy, bìa kẹp còn đ°ợc sử dụng để phân lo¿i và sắp xếp các lo¿i hồ s¡ sao cho ngăn nắp và khoa học h¡n nÿa

Đặc biệt, ã nhÿng buổi gặp gỡ vßi khách hàng, ký kết hợp đồng thì folder là một vật phẩm không thể nào vắng mặt Nó cũng là một vật phẩm tái thiểu để nói lên sā chuyên nghiệp của văn phòng

Sổ sách Sổ sách chính là một vật dụng không thể nào thiếu đái vßi bộ phận hành chính nhân sā và kế toán Sổ sách sẽ gồm có các hóa đ¡n, sá l°ợng, thu chi, các lo¿i

phiếu xuÃt kho, … Sổ sách văn phòng đ°ợc sử dụng để ghi chép l¿i các vÃn đề quan trọng và nhÿng điều cần chú ý dễ mang theo bên ng°ái

BÃm ghim, kẹp, hộp ghim Đây là một vật dụng đ°ợc sử dụng trong văn phòng khá nhiều Dù nhß nh°ng nó hỗ trợ khá nhiều và gần nh° không thể nào thiếu ã các công ty Tùy vào độ dày, kích th°ßc của mỗi tài liệu mà sẽ có các kẹp, ghim khác nhau

Máy in, photo, scan N¿m trong danh sách nhÿng thiết bị văn phòng vô cùng cần thiết đó chính là máy in, máy photo, scan Máy in đ°ợc sử dụng rÃt nhiều khi có các văn bÁn chứng nhận, hồ s¡, hợp đồng, … Máy photo đ°ợc sử dụng để photo ra các tài liệu sử dụng trong buổi họp Hoặc nhÿng tài liệu cần thiết để l°u hành trong công ty Máy scan đ°ợc sử dụng để l°u trÿ và gửi nhÿng thông tin quan trọng liên quan đến hợp đồng, giÃy chứng nhận, …

Câu hßi ôn tập

Câu 1: Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quÁn trị hành chính văn phòng?

Câu 2: Trình bày các công việc chính của hành chính văn phòng? Các chức năng của hành chính văn phòng?

Yêu cầu vÁ đánh giá

Ng°ái học cần trÁ lái tr°ßc các câu hßi giao: - Kiếm tra th°áng xuyên d°ßi 30 phút; - Hình thức: tā luận;

- Hệ sá: 1; - Nội dung: kiểm tra trong ph¿m vị =Câu hßi ôn tập=

Ghi nhá

Ng°ái học cần ghi nhß các nội dung sau đây: - Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng - Bá trí sắp xếp văn phòng, trang thiết bị văn phòng - Quy chế làm việc và ho¿t động của văn phòng

Ch°¡ng 2: QuÁn trị lao đßng vn phòng Giái thiáu: Ch°¡ng 2 bao gồm các nội dung c¡ bÁn về quÁn trị lao đßng vn phòng

Mÿc tiêu: Trình bày đ°ợc:

- Nêu đ°ợc khái niệm, vai trò và phân lo¿i lao động trong văn phòng - Trình bày đ°ợc chức năng nhiệm vụ của th° ký, chánh văn phòng, nhân viên văn phòng

Nßi dung chính: 2.1 Khái niám, vai trò và phân lo¿i lao đßng trong vn phòng

2.1.1 Khái niệm

QuÁn trị lao động văn phòng là quá trình tiến hành công tác quÁn lý lāc l°ợng lao động của văn phòng thông qua các ho¿t động ho¿ch định, tổ chức, lãnh đ¿o và kiểm

soát nh¿m đ¿t đ°ợc mục tiêu, nhiệm vụ vßi hiệu quÁ cao nhÃt Chức năng nhiệm vụ:

- Ho¿ch định: đề ra các mục tiêu chiến l°ợc về lao động trong văn phòng và đ°a ra kế ho¿ch tái °u để đ¿t đ°ợc mục tiêu đó

- Tổ chức: tuyển chọn, huÃn luyện, bồi d°ỡng và sắp xếp lao động văn phòng vßi c¡

cÃu thích hợp - Lãnh đ¿o: thông qua việc phân công nhiệm vụ cụ thể và th°áng xuyên động viên, t¿o điều kiện thuận lợi để họ biết đ°ợc nhiều thông tin và phái hợp vßi nhau thāc hiện

nhiệm vụ tát nhÃt - Kiểm soát: th°áng xuyên kiểm tra việc thāc hiện nhiệm vụ, trách nhiệm của lao động để kịp thái uán nắn nhÿng lệch l¿c, đ°a ra các điều chỉnh cho kế ho¿ch đ°ợc thāc hiện

2.1.2 Vai trò của quản trị lao động văn phòng

- Là một bộ phận của quÁn trị văn phòng