giáo trình thực tập nghiệp vụ văn phòng ngành tin học văn phòng trung cấp

3 LâI GIàI THIÞU Mô đun Thāc tập nghiệp vụ văn phòng là mô đun cuối cùng trong chương trình đào ngành Tin học văn phòng, đây là mô đun có vai trò quan trọng giúp học sinh tổng hợp lại c

Ban hành kèm theo Quyết định số:368/QĐ- CĐXD1 ngày 10 tháng 8

năm 2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

Hà Nßi, nm 2021

3

LâI GIàI THIÞU

Mô đun Thāc tập nghiệp vụ văn phòng là mô đun cuối cùng trong chương trình đào ngành Tin học văn phòng, đây là mô đun có vai trò quan trọng giúp học sinh tổng hợp lại các kiến thức chuyên môn để làm các công việc tại văn phòng như: soạn thảo văn bản, quản lý và lưu trÿ tài liệu, thāc hiện các bảng tính khi sử dụng phần mềm Excell; thāc hiện chỉnh sửa ảnh, tạo logo, thiết kế quảng cáo, tạo đoạn phim ngắn;quản lý email, thông tin liên hệ, trán thư, tạo chÿ ký email, tạo các cuác họp và các tác vụ; thāc hiện được mát báo các cho cơ quan bằng cách sử dụng các kỹ năng tạo các slide theo mẫu hoặc tā thiết kế mát cách chuyên nghiệp Từ đó giúp học sinh có hình dung cụ thể về các công việc sắp tới

Hiện nay, chưa có tài liệu riêng phục vụ việc thāc tập tốt nghiệp cho hệ trung cấp chuyên ngành Tin học văn phòng Chính vì vậy, trường Cao đẳng Xây dāng số 1 đã giao nhiệm vụ cho Bá môn Tin học cơ sở thuác Trung tâm Tin học nghiên cứu biên soạn nái dung Giáo trình mô đun Thāc tập văn phòng dành cho hệ Trung cấp nghề Tin học văn phòng

Nái dung mô đun thāc tập được trình bày trong Giáo trình gồm 5 phần: Phần 1: Soạn thảo văn bản, quản lý và lưu trÿ hồ sơ, tài liệu

Phần 2: Sử dụng MS Excel trong công tác văn phòng Phần 3: Xử lý đồ họa trong công tác văn phòng Phần 4: Quản lý thông tin cá nhân, quản lý công việc Phần 5: Sử dụng MS PowerPoint trong công tác văn phòng

Để cuốn giáo trình này được hoàn thiện, phục vụ công tác giảng dạy của giáo viên và nghiên cứu, tài liệu học tập của học sinh, nhóm tác giả xin trân trọng cảm ơn nhÿng ý kiến đóng góp của các chuyên gia, các tác giả của các tài liệu đã được dùng để biên soạn giáo trình này

Hà Nái, ngày……tháng……năm 2021 Tham gia biên soạn

1 Chủ biên:Ths Vũ Thị Nết 2 Thành viên: ThS Nguyễn Thị Quỳnh Thoa

4

MĀC LĀC

Contents

LỜI GIỚI THIÞU 3

+ Mô đun tiên quyết: Các mô đun chuyên môn 7

PH¾N 1: SO¾N THÀO VN BÀN, QUÀN LÝ VÀ LƯU TRỮ HÞ SƠ, TÀI LIÞU 8

1 Phân lo¿i và sắp x¿p vn bÁn 81.1.Yêu cầu: 8

13.2.Cách thức thực hiện 15

14 Công tác l°u trā vn bÁn, quÁn lý và sÿ dāng con dÃu 16

5

14.1.Yêu cầu 16

14.2 Cách thức thực hiện 16

PH¾N 2: SỬ DĀNG MS EXCEL TRONG CÔNG TÁC VN PHÒNG 17

1 NhÁp và đßnh d¿ng kiểu dā lißu trên m¿u biểu bÁng trong vn phòng 171.1.Yêu cầu 17

5.2 Cách thức thực hiện: 19

6 Sắp x¿p và lác dā lißu 206.1 Yêu cầu: 20

6.2 Cách thức thực hiện 20

PH¾N 3: XỬ LÝ ĐÞ HỌA TRONG VN PHÒNG 20

1 Xÿ lý Ánh 201.1 Yêu cầu 20

PH¾N 4 QUÀN LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN, QUÀN LÝ CÔNG VIÞC 22

1 QuÁn lý các liên hß, trßn th° và t¿o chā ký cho email 221.1 Yêu cầu: 22

6

3.1 Yêu cầu 253.2 Cách thức thực hiện 25

4.1 Yêu cầu 254.2 Cách thức thực hiện 25

GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN

Vß trí, tính chÃt, ý nghĩa và vai trò của môn hác:

- Vị trí: + Mô đun được bố trí ở kỳ học thứ 3 + Mô đun tiên quyết: Các mô đun chuyên môn

II Māc tiêu mô đun

II.1 Kiến thức

lý lưu trÿ tài liệu liên quan để thāc tập làm các công việc tại văn phòng

các hàm

phương pháp tô màu xử lý ảnh, tạo chuyển đáng, xây dāng các aciton cho các đối tượng Trình tā các bước thāc hiện trong xử lý ảnh, tạo logo, quảng cáo, làm video

1.4 Tổng hợp kiến thức trán thư, quản lý email, thông tin liên hệ, tạo chÿ ký, tạo các cuác họp và các tác vụ

tượng Trình bày được mát số kỹ thuật nâng cao chÿ sử dụng slide master và trigger

II.2 Kỹ nng

Thāc hiện thành thạo nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trÿ

tính mẫu bảng biểu, sắp xếp và lọc được dÿ liệu 2.3 Thāc hiện chỉnh sửa ảnh, tạo logo, thiết kế quảng cáo, tạo đoạn phim ngắn

các tác vụ

II.3 Nng lực tự chủ và trách nhißm

3.1 Tuân thủ pháp luật của Nhà nước và nái quy của đơn vị thāc tập 3.2 Có ý thức tổ chức kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm với công việc sau này 3.3 Có tác phong công nghiệp, năng đáng, sáng tạo và có tính tā lập

3.4 Có tinh thần học hỏi, tìm hiểu, thu thập về kiến thức chuyên môn cũng như phong cách làm việc tại đơn vị thāc tập

Phần 1: Soạn thảo văn bản, quản lý và lưu trÿ hồ sơ, tài liệu Phần 2: Sử dụng MS Excel trong công tác văn phòng

Phần 3: Xử lý đồ họa trong công tác văn phòng Phần 4: Quản lý thông tin cá nhân, quản lý công việc Phần 5: Sử dụng MS PowerPoint trong công tác văn phòng

+ Sắp xếp được văn bản theo trình tā thời gian; loại hình văn bản, cơ quan ban hành

1.2 Cách thức thực hißn:

- Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị các loại văn bản mẫu gồm nhiều loại hình văn bản để phục vụ cho việc hướng dẫn học sinh phân loại các nhóm văn bản, các loại hình văn bản

+ Đặt ra các yêu cầu phân loại văn bản, xác định giá trị pháp lý của các nhóm văn bản và sắp xếp văn bản theo trình tā thời gian, loại hình văn bản và cơ quan ban hành đối với học sinh

+ Hướng dẫn cụ thể từng nái dung bám sát mục tiêu + Theo dõi, kiếm tra, đánh giá quá trình thāc hiện của học sinh - Học sinh:

+ Tiếp nhận tài liệu, các văn bản mẫu + Thāc hiện phân loại văn bản theo yêu cầu của giáo viên

9 + Phân biệt các loại hình văn bản và các trường hợp sử dụng của từng loại hình văn bản

+ Phân loại văn bản thành các nhóm văn bản + Phân loại văn bản theo hướng chu chuyển

+ Đặt ra các yêu cầu phân loại các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, xác định giá trị pháp lý của các nhóm văn bản và cơ quan ban hành

+ Hướng dẫn cụ thể từng nái dung bám sát mục tiêu + Theo dõi, kiếm tra, đánh giá quá trình thāc hiện của học sinh - Học sinh:

+ Xác định các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước + Phân loại văn bản theo các nhóm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

+ Xác định thẩm quyền ban hành từng loại hình văn bản + Phân loại văn bản theo tiêu chí chủ thể ban hành + Sắp xếp văn bản theo trình tā thời gian

3 Quy trình so¿n thÁo và ban hành vn bÁn 3.1.Yêu cÅu:

- Nắm vÿng nái dung quy trình soạn thao văn bản - Thāc hiện soạn thảo văn bản đúng quy trình

10

3.2 Cách thức thăc hißn:

- Giáo viên: + Hướng dẫn cụ thể từng nái dung bám sát mục tiêu + Theo dõi, kiếm tra, đánh giá quá trình thāc hiện của học sinh - Học sinh:

+ Nêu được các bước theo đúng trình tā trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

+ Tìm hiểu nái dung các bước phải thāc hiện trong quy trình + Thāc hành tìm hiểu quy trình soạn thảo văn bản mẫu

Bước 1: Công tác chuẩn bị (xác định nhu cầu ban hành văn bản, loại hình văn bản, thu thập và xử lý thông tin, nhân lāc, thời gian…)

Bước 2: Dā thảo văn bản (phác thảo nái dung văn bản, tham khảo ý kiến lãnh đạo…, lập giàn ý chi tiết nếu cần Văn bản dā thảo phải phù hợp với thể thức quy định, ngôn ngÿ, văn phong chuẩn māc

Bước 3: Xét duyệt văn bản (sửa chÿa bổ sung bản thảo đã duyệt, lãnh đạo phụ trách trāc tiếp (trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan Bước 4: Trình ký (hoàn chỉnh dā thảo lần cuối, đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký, người có thẩm quyền ký văn bản)

Bước 5: Phát hành và lưu trÿ văn bản (nhân bản, ghi số, ngày tháng và thủ tục phát hành và lưu trÿ văn bản)

Bài tÁp thăc hành

Câu 1 Tìm hiểu quy trình soạn thảo thông báo về việc tổ chức họp lãnh đạo các đơn vị trāc thuác để triển khai công tác tháng 3

Câu 2 Tìm hiểu quy trình ban hành văn bản nghị định của Chính phủ?

4 So¿n thÁo các lo¿i đ¢n

11 - Học sinh:

+ Phân loại văn bản mẫu + Thāc hành soạn thảo đơn theo yêu cầu của giáo viên

+ Phân loại văn bản mẫu + Thāc hành soạn thảo công văn theo yêu cầu của giáo viên

Bài tÁp thăc hành

Câu 1 Soạn thảo công văn trả lời Câu 2 Soạn thảo công văn mời họp Câu 3 Soạn thảo công văn đề nghị Câu 4 Soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở

6 So¿n thÁo thông báo

12 - Học sinh:

+ Thāc hành soạn thảo thông báo theo yêu cầu của giáo viên

+ Thāc hành soạn thảo tờ trình theo yêu cầu của giáo viên

+ Thāc hành soạn thảo báo cáo theo yêu cầu của giáo viên

Bài tÁp thăc hành

Câu 1 Soạn thảo báo cáo sơ kêt, tổng kết

13 Câu 2 Soạn thảo báo cáo kết quả thāc hiện nhiệm vụ được giao

9 So¿n thÁo biên bÁn

+ Phân loại biên bản + Thāc hành soạn thảo biên bản theo yêu cầu của giáo viên

Bài tÁp thăc hành

Câu 1 Soạn thảo biên bản cuác họp Câu 2 Soạn thảo biên bản bàn giao tài liệu Câu 3 Soạn thảo biên bản nghiệm thu, thanh lý

10 So¿n thÁo quy¿t đßnh

+ Phân loại quyết định + Thāc hành soạn thảo quyết định theo yêu cầu của giáo viên

Bài tÁp thăc hành

Câu 1 Soạn thảo quyết định tuyển dụng nhân sā Câu 2 Soạn thảo quyết định khen thưởng

14 Câu 3 Soạn thảo quyết định thành lập

11 So¿n thÁo hÿp đßng

11.1.Yêu c¿u

- Phân loại được hợp đồng - Soạn thảo được hợp đồng lao đáng theo yêu cầu - Soạn thảo được hợp đồng mua bán hàng hóa

11.2 Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thāc hiện của học sinh - Học sinh:

+ Phân loại lao đáng + Thāc hành soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu của giáo viên

12.2 Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, văn bản mẫu + Hướng dẫn, làm mẫu, kiểm tra, đánh giá quá trình thāc hiện của học sinh - Học sinh:

+ Thāc hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đến đúng nguyên tắc + Thāc hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đến đúng quy trình:

15 * Phân loại văn bản đến: Kiểm tra việc gửi văn bản đúng/ sai địa chỉ; bóc bì, xử lý kịp thời các trường hợp văn bản thuác diện trả lại, phong bì rách, bị bóc, mất bì, phân loại sơ bá văn bản: loại hình, địa chỉ và thẩm quyền nhận, mức đá mật, khẩn của văn bản

* Bóc bì văn bản * Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến * Vào sổ đăng ký văn bản

* Trình văn bản * Chuyển giao văn bản * Nhập cơ sở dÿ liệu quản lý văn bản bằng máy vi tính +Thāc hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đi đúng nguyên tắc +Thāc hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản đi đúng quy trình:

+ Soát lại văn bản: Thể thức, sai sót + Vào sổ văn bản đi: Ghi số văn bản, ghi ngày tháng của văn bản, đóng dấu, vào sổ văn bản đi

+ Chuyển văn bản đi + Sắp xếp bản lưu +Thāc hiện nhiệm vụ giải quyết và quản lý văn bản nái bá:

+ Xác định được các loại văn bản nái bá + Đăng ký phát hành: ghi số ký hiệu, ngày tháng ký, trích yếu nái dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận

+ Chuyển giao văn bản: vào sổ chuyển văn bản, ký nhận văn bản vào sổ chuyển giao

16 Thāc hiện nhiệm vụ lập danh mục hồ sơ văn bản đúng nguyên tắc, đúng quy trình

+ Xác định loại danh mục hồ sơ: Theo cơ cấu tổ chức; theo hình thức tổ chức văn thư, theo khối lượng văn bản

+ Xây dāng đề cương phân loại hồ sơ: Theo vấn đề, theo đơn vị, tổ chức + Dā kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ

+ Quy định ký hiệu hồ sơ + Phân công người lập hồ sơ + Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ - Thāc hiện công tác lập hồ sơ: Phân biệt các loại hồ sơ: công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sā, hồ sơ trình duyệt

- Quy trình lập hồ sơ: + Mở hồ sơ

+ Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào các hồ sơ + Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ

+ Thāc hiện các nái dung chủ yếu của công tác lưu trÿ tài liệu:

* Phân loại tài liệu lưu trÿ * Xác định giá trị tài liệu * Bổ sung tài liệu

* Thống kê tài * Chỉnh lý tài liệu * Bảo quản tài liệu * Tổ chức sử dụng tài liệu

17 + Thāc hiện quản lý, sử dụng con dấu, đóng dấu đúng quy định

PHÄN 2: Sþ DĀNG MS EXCEL TRONG CÔNG TÁC VN PHÒNG 1 NhÁp và đßnh d¿ng kiểu dā lißu trên m¿u biểu bÁng trong vn phòng

1.1.Yêu c¿u

- Định dạng kiểu dÿ liệu dạng số - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng tiền tệ - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng ngày tháng - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng phần trăm - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng chußi

1.2 Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Hướng dẫn nhập và định dạng kiểu dÿ liệu - Học sinh:

Thāc hành nhập và định dạng kiểu dÿ liệu - Dÿ liệu dạng số

- Dÿ liệu dạng tiền tệ - Dÿ liệu dạng ngày tháng - Dÿ liệu dạng phần trăm - Dÿ liệu dạng chußi

Bài tÁp thăc hành

1 Nhập và định dạng các kiểu dÿ liệu theo các mẫu Bài thāc hành giáo viên đã

chuẩn bị và phát tài liệu cho học sinh

2 NhÁp và đßnh d¿ng kiểu dā lißu trên m¿u biểu bÁng trong vn phòng

2.1 Yêu c¿u

- Định dạng kiểu dÿ liệu dạng số - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng tiền tệ - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng ngày tháng - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng phần trăm - Định dạng kiểu dÿ liệu dạng chußi

18

2.2 Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Soạn bài tập và giao cho học sinh + Hướng dẫn chi tiết theo từng bước trong bài tập, theo dõi, kiểm tra, đánh giá - Học sinh

+ Nhập các mẫu bảng biểu theo yêu cầu + Định dạng bảng biểu >> để định dạng các kiểu dÿ liệu cho bảng tính và màu sắc, khung viền

+ Dÿ liệu dạng số + Dÿ liệu dạng tiền tệ + Dÿ liệu dạng ngày tháng + Dÿ liệu dạng phần trăm + Dÿ liệu dạng chußi

3 Các hàm tính m¿u biểu trong vn phòng

3.1 Yêu c¿u

- Áp dụng thành thạo hàm cơ bản - Áp dụng hàm logic tính bảng biểu - Áp dụng hàm tìm kiếm tính bảng biểu

3.2 Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Chuẩn bị bài tập + Hướng dẫn, làm mẫu, theo dõi, kiểm tra, đánh giá - Học sinh:

+ Thāc hành sử dụng hàm: * Hàm toán tử, hàm thống kê

* Hàm logic * Hàm tìm kiếm + Áp dụng hàm toán tử, thống kê, hàm chußi kí tā, hàm logic, hàm tìm kiếm để tính mẫu bảng biểu:

* Mẫu bảng biểu trong trường học * Mẫu bảng biểu văn phòng trong công ty

19

4 Các hàm tính m¿u bÁng biểu trong vn phòng

4.1 Yêu c¿u

- Áp dụng thành thạo hàm cơ bản - Áp dụng hàm logic tính bảng biểu - Áp dụng hàm logic tính bảng biểu

4.2 Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Soạn bài tập + Hướng dẫn chi tiết các bước định dạng bảng biểu trong phần bài tập + Hướng dẫn các công thức, các cách sử dụng địa chỉ tuyệt đối (nếu có) theo từng bài tập trong tập

- Học sinh: + Thāc hành sử dụng hàm: * Mở bảng biểu định dạng kiểu dÿ liệu và bảng biểu đã lập từ buổi trước * Nhập các biểu mẫu còn thuế (nếu có) theo yêu cầu của bài

Sử dụng các hàm: * Hàm toán tử

* Hàm thống kê * Hàm logic * Hàm tìm kiếm

+ Thāc hành sắp xếp và lọc dÿ liệu trên bảng tính * Mẫu bảng biểu trong trường học

* Mẫu bảng biểu trong công ty

- Học sinh: + Thāc hành sắp xếp và lọc dÿ liệu trên bảng tính + Sắp xếp và lọc dÿ liệu trên mẫu bảng tính * Mẫu bảng biểu trong trường học

* Mẫu bảng biểu văn phòng trong công ty

PHÄN 3: Xþ LÝ ĐÞ HàA TRONG VN PHÒNG 1 Xÿ lý Ánh

+ Thāc hiện nhiệm vụ được được giao: + Sử dụng công cụ tạo vùng chọn, layer, bá lọc, các nhóm công cụ, Text, màu sắc, hiệu ứng, phương pháp tô màu,… để xử lý và phục hồi ảnh

+ Giải quyết được các sā cố khi xử lý ảnh + Làm bài tập thāc hành theo yêu cầu của giáo viên

2.2 Cách thức thực hißn:

- Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu + Giới thiệu các khái niệm công cụ tạo hình cơ bản, thao tác, tô màu cho đối tượng, layer, công cụ vẽ, hiệu ứng… trong phần mềm Adobe Illustrator + Hướng dẫn, làm mẫu và kiểm tra kết quả học sinh đã thāc hiện

- Học sinh: + Sử dụng công cụ tạo hình cơ bản, thao tác, tô màu cho đối tượng, layer, công cụ vẽ, hiệu ứng… để thiết kế được sản phẩm đồ họa (logo, tờ rơi, danh thiếp…) trong thāc tế

+ Giải quyết được các sā cố khi thiết kế đồ họa theo yêu cầu + Làm bài tập thāc hành theo yêu cầu của giáo viên

3 T¿o ho¿t hình và chỉnh sÿa video

- Chỉnh sửa được video

3.2.Cách thức thực hißn

- Giáo viên: + Chuẩn bị tài liệu, soạn bài tập + Giới thiệu cách tạo chuyển đáng, làm việc với layer, xây dāng action cho đối tượng trong phần mềm Flash

+ Hướng dẫn, làm mẫu và kiểm tra kết quả học sinh đã thāc hiện