giáo trình thực tập công tác văn phòng nghề tin học ứng dụng cao đẳngtrung cấp

Vn bÁn hành chính Văn bÁn hành chính là lo¿i văn bÁn quÁn lý nhà n°ãc không mang tính quy ph¿m đ°ợc dùng để quy đánh, quyết đánh, phÁn ánh, thông báo tình hình trao đåi công việc và xử l

ĀY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHà Hâ CHÍ MINH

TR¯àNG CAO ĐÐNG BÁCH KHOA NAM SÀI GÒN

GIÁO TRÌNH

MÔN HæC/MÔ ĐUN : THĄC TÊP CÔNG TÁC VN PHÒNG

TRÌNH Đà : TRUNG CÂP, CAO ĐÎNG

Ban hành kèm theo Quyết định số:459/QĐ-NSG, ngày 31 tháng 08 năm 2022 cÿa Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Bách Khoa Nam Sài Gòn

TUYÊN Bê BÀN QUYÂN

Tài liệu này thuác lo¿i sách giáo trình nên các nguãn thông tin có thể đ°ợc phép dùng nguyên bÁn hoặc trích dùng cho các mÿc đích về đào t¿o và tham khÁo

Mọi mÿc đích khác mang tính lệch l¿c hoặc sử dÿng vãi mÿc đích kinh doanh thiếu lành m¿nh sẽ bá nghiêm cấm

A LÝ THUYÀT LIÊN QUAN 24

3.1 Kÿ nng sā dăng máy tính và quÁn lý tËp tin 24

3.1.1 Làm viác vßi phÅn cćng máy tính 24

3.1.2 Làm viác vßi Há điÃu hành 30

3.1.3 TËp tin, th° măc 35

3.1.4 ThiÁt bå l°u tră 41

3.1.5 Chia sẻ th° măc qua m¿ng LAN 42

3.1.6 BÁo mËt tËp tin th° măc 46

3.1.7 Nén và giÁi nén 50

3.1.8 Sā dăng Control Panel 51

3.1.9 QuÁn lý tài khoÁn truy cËp vào máy tính 53

3.2 Kÿ nng sā dăng MS Word 55

3.2.1 Mát së phím tÍt thông dăng 55

3.2.2 ChuyÅn đổi mã Font chă 55

3.2.3 ThiÁt lËp chÁ đá bÁo vá tài liáu 58

3.2.6 ThiÁt lËp gõ tÍt và sā dăng Auto Text 66

3.2.7 T¿o chú thích, quÁn lý trích dÉn và tham khÁo 68

3.2.8 T¿o măc lăc 70

3.2.9 Chèn mát së đëi t°āng khác 73

3.2.10 Ph°¢ng pháp trán th° 77

3.3 Kÿ nng sā dăng MS Excel 78

3.3.1 Chia sẻ và bÁo quÁn tài liáu 78

3.3.2 QuÁn lý dă liáu nhËp 81

3.3.8 Trình dißn dă liáu 101

3.3.9 Thao tác trên nhiÃu cāa sổ Workbook 105

3.4 Kÿ nng sā dăng MS Powerpoint 106

3.4.1 Tổ chćc nái dung 106

3.4.2 Các nguyên tÍc trình bày nái dung trong Powerpoint 106

3.4.3 Đí hça, bë căc trình bày 107

B NàI DUNG THĄC TÊP 120

PHÄN 4: Kþ NNG SĀ DĂNG THIÀT Bä VN PHÒNG, L¯U TRĂ Hì S¡ 122

A LÝ THUYÀT LIÊN QUAN 122

4.1 Sā dăng thiÁt bå vn phòng 122

4.1.1 Các thiÁt bå vn phòng 122

4.1.2 Máy chiÁu 122

B NÔI DUNG THĄC TÊP 141

PHÄN 5: Kþ NNG SĀ DĂNG CÁC TIàN ÍCH INTERNET CHO VN PHÒNG 141

A LÝ THUYÀT LIÊN QUAN 141

5.1 Gāi, nhËn, quÁn lý email 141

5.2 Tìm kiÁm thông tin 149

5.3 L°u tră, chia sẻ dă liáu 150

5.4 T¿o các ćng dăng Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Sites.157 B NàI DUNG THĄC TÊP 157

PHÄN 6: Kþ NNG GIAO TIÀP, THUYÀT TRÌNH 158

A LÝ THUYÀT LIÊN QUAN 158

6.2.1 Ph°¢ng pháp xây dąng mát bài thuyÁt trình 162

6.2.2 Kÿ nng thuyÁt trình hiáu quÁ 163

B NàI DUNG THĄC TÊP 164

PHÄN 1: VN BÀN HÀNH CHÍNH

Măc tiêu:

− Phân lo¿i đ°ợc các văn bÁn hành chính

− Trình bày đúng thể thức cāa văn bÁn hành chính

1.1 Phân lo¿i vn bÁn

1.1.1 Vn bÁn hành chính

Văn bÁn hành chính là lo¿i văn bÁn quÁn lý nhà n°ãc không mang tính quy ph¿m đ°ợc dùng để quy đánh, quyết đánh, phÁn ánh, thông báo tình hình trao đåi công việc và xử lý các vấn đề cÿ thể khác cāa ho¿t đáng quÁn lý

1.2 ThÅ thćc trình bày

Ngày 05/3/2020, Chính phā ban hành Nghá đánh 30/2020/NĐ-CP về công tác văn th° – Thay thế cho thông t° 01/2011/TT-BNV tr°ãc đó Nghá đánh 30/2020/NĐ-CP h°ãng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bÁn hành chính Để tÁi Nghá đánh về máy tính sử dÿng, vào trang vanban.chinhphu.vn, nhập từ khóa tìm kiếm là 30/2020/NĐ-CP sau đó tÁi file 30.signed.pdf

Mát sá quy đánh chung trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bÁn hành chính: − Phông chữ

Phông chữ sử dÿng trình bày văn bÁn trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt Times New Roman cāa bá mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

− Đánh lề trang văn bÁn (đái vãi khå giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề d°ãi: cách mép d°ãi từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phÁi: cách mép phÁi từ 15 - 20 mm

− Vá trí trình bày các thành phần thể thức văn bÁn trên mát trang giấy khå A4 đ°ợc thực hiện theo mÿc IV Phần I Phÿ lÿc này

− Sá trang văn bÁn: Đ°ợc đánh từ sá 1, bằng chữ sá À Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đ°ợc đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên cāa văn bÁn, không hiển thá sá trang thứ nhất

S¡ Đì Bê TRÍ CÁC THÀNH PHÄN THÄ THĆC VN BÀN

(Trên mát trang giấy khå A4: 210 mm x 297 mm)

11 : Chß dẫn về ph¿m vi l°u hành

12 : Ký hiệu ng°ời so¿n thÁo văn bÁn và sá l°ợng bÁn phát hành13 : Đáa chß c¢ quan, tå chức; th° điện tử, trang thông tin điện tử; sá

điện tho¿i, sá Fax

14 : Chữ ký sá cāa c¢ quan, tå chức cho bÁn sao văn bÁn sang đánh d¿ng điện tử

1.2.2 ThÅ thćc và kÿ thuËt trình bày

Dựa vào Phÿ lÿc IV Nghá đánh 30/2020/NĐ-CP h°ãng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bÁn hành chính do Bá Nái vÿ ban hành

Măc V PhÅn I Phă lăc I

MÈU CHĂ VÀ CHI TIÀT TRÌNH BÀY THÄ THĆC VN BÀN

(Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 cÿa Chính phÿ)

Stt Thành phÅn thÅ thćc

và chi tiÁt trình bàyLo¿i chă

Cÿ

chăKiÅu chă

Ví dă minh hça

th°ờng đậm- Dòng kẻ bên d°ãi

2 Tên c¢ quan, tå chức - Tên c¢ quan, tå chức chā quÁn cấp trên trực tiếp

- Tên c¢ quan, tå chức In hoa 12-13 Đứng,

In

th°ờng 13-14 Nghiêng

Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 13

Trích yếu nái dung In

6 Nái dung văn bÁn In

a Gãm phần, ch°¢ng mÿc, điều, khoÁn, điểm,

tiết, tiểu tiết

- Từ <phần=, <ch°¢ng= và sá thứ tự cāa phần, ch°¢ng

In

th°ờng 14

Đứng,

- Tiêu đề cāa phần In hoa 13-14 Đứng,

Tr°ờng hợp không có tiêu đề

- Quyền h¿n cāa ng°ời

Đứng,

- Chức vÿ cāa ng°ời ký In hoa 13-14 Đứng,

a Từ <kính gửi= và tên c¢ quan, tå chức, cá nhân

In

- Gửi nhiều n¢i

Kính gửi:

- Bá Nái vÿ;

- Bá Kế ho¿ch và Đầu t°; - Bá Tài chính

14

b

Từ <n¢i nhận= và tên c¢ quan, tå chức, cá nhân

In

- Các Bá, c¢ quan ngang Bá, …; - …… ;

- L°u: VT, TCCB.

- Nh° trên;- …… ;

- L°u: VT, NVĐP.

11

9 Dấu chß mức đá khẩn In hoa 13-14 Đứng,

10 Chß dẫn về ph¿m vi l°u hành

In

12

Đáa chß c¢ quan, tå chức; th° điện tử, trang thông tin điện tử; sá điện tho¿i, sá Fax

14 Sá trang In

Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng mát văn bÁn tăng, giÁm phÁi tháng nhất, ví dÿ: Quác hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng d°ãi cỡ chữ 14; nh°ng Quác hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng d°ãi cỡ chữ 13; đáa danh và ngày, tháng, năm văn bÁn cỡ chữ 13

B NàI DUNG THĄC TÊP

1 Phân lo¿i văn bÁn hành chính cá biệt và văn bÁn hành chính thông th°ờng 2 Tham khÁo mát sá mẫu văn bÁn hành chính

3 Trình bày văn bÁn đúng thể thức theo Nghá đánh 30/2020/NĐ-CP (Mẫu đ¢n vắng, Kế ho¿ch, Quyết đánh, Thông báo) trên Microsoft Word

− Tập trung vào các mÿc tiêu và chính sách cāa tå chức

− Nắm vững các nhiệm vÿ c¢ bÁn cāa tå chức để phái hợp vãi các thành viên khác − Sẵn sàng ứng phó và đái phó vãi những thay đåi cāa môi tr°ờng bên ngoài − Phát triển hiệu quÁ các tiêu chuẩn kiểm tra

2.2 Tổ chćc hái hçp

2.2.1 Ý ngh*a cuác hçp

Tå chức hái họp, hái nghá là mát ho¿t đáng không thể thiếu ở các c¢ quan, tå chức Đây chính là hình thức để thu thập truyền đ¿t thông tin, cùng vãi các hình thức thu thập truyền đ¿t thông tin khác đÁm bÁo cho thông tin đ°ợc l°u chuyển thông suát

Hái họp, hái nghá là n¢i để phát huy quyền làm chā cāa mọi ng°ời, để mọi ng°ời bày tß quan điểm, bàn b¿c đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đ¿o có quyết đánh đúng đắn

- Thông báo cho ng°ời tham dự

Thông báo đến ng°ời tham dự biết lách trình cuác họp, mÿc đích cuác họp hoặc những yêu cầu (nếu có) thông qua lách công tác, điện tho¿i, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc email

- Chuẩn bá tài liệu

- Chuẩn bá n°ãc giÁi khát

Phÿc vÿ n°ãc trà, n°ãc suái nếu cuác họp ngắn gọn Đái vãi các cuác họp kéo dài, th° ký phÁi linh ho¿t theo sự chß đ¿o cāa cấp trên, hoặc giờ giÁi lao mãi phÿc vÿ n°ãc giÁi khát, hoặc để trên bàn sẵn cho ng°ời tham dự

- Ghi biên bÁn - Theo dõi

Sau cuác họp, th°ờng các cấp quÁn trá yêu cầu th° ký so¿n thÁo bÁn tóm tắt trích từ biên bÁn, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự Th° ký giữ l¿i bÁn chính để l°u Theo dõi việc thực hiện các quyết đánh cuác họp

2.3 Công tác lß tân

2.3.1 Vai trò cąa công tác lß tân

Bất cứ mát c¢ quan đ¢n vá nào dù là c¢ quan hành chính sự nghiệp hay tå chức kinh tế, xã hái…đều phÁi có giao dách làm việc vãi khách; do đó lễ tân là công việc không thể thiếu đ°ợc trong công tác lãnh đ¿o, điều hành ho¿t đáng cāa c¢ quan Kết quÁ nghiên cứu cho thấy đái vãi giám đác mát công ty kinh doanh, thời gian tiếp khách và bàn b¿c công việc vãi khách chiếm 20% tång thời gian làm việc Công tác lễ tân đ°ợc tå chức tát sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho ng°ời lãnh đ¿o giÁi quyết các công việc quan trọng khác

Bên c¿nh đó, tå chức tát công tác lễ tân sẽ t¿o ra ấn t°ợng tát đẹp, gây cÁm tình vãi khách Đây chính là c¢ sở rất quan trọng để t¿o bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công việc đặt biệt trong kinh doanh Những lời nói, cử chß hành đáng tát đẹp trong công tác đón tiếp khách ban đầu sẽ làm vui lòng khách hàng, kéo khách hàng đến vãi c¢ quan – điều quan trọng sáng còn cāa các doanh nghiệp

Nhiệm vụ cơ bản cÿa lễ tân văn phòng:

− Tiếp đón khách và theo dõi khách ra vào t¿i công ty

− Trực điện tho¿i tång đài và nái máy vãi phòng ban cần gặp − QuÁn lý mail chung cāa công ty

− ĐÁm bÁo mỹ quan khu vực quầy tiếp tân

2.3.2 Nhăng nguyên tÍc c¢ bÁn cąa ho¿t đáng lß tân vn phòng

Ho¿t đáng lễ tân ở các c¢ quan vừa mang tính chất lễ tân ngo¿i giao (nếu là khách n°ãc ngoài), vừa mang tính chất lễ tân nái bá đất n°ãc hoặc lễ tân kinh doanh cāa các

- Tuân thā các quy đánh tập quán, thông lệ quác tế

- Tôn trọng những quy đánh, tập quán, tập tÿc cāa từng quác gia, từng đáa ph°¢ng - Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi

- Lách sự, nghiêm túc trong mọi khâu, t¿o điều kiện thuận lợi cho khách

Khu vực lễ tân là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa khách và c¢ quan, là n¢i t¿o ra sự ấn t°ợng đầu tiên cho khách Khu vực lễ tân th°ờng đ°ợc bá trí t¿i n¢i ra vào chính cāa c¢ quan để khách dễ thấy, dễ tìm

Nhân viên lễ tân phÁi tå chức khu vực lễ tân s¿ch sẽ, ngăn nắp, th°ờng xuyên vệ sinh các trang thiết bá và chuẩn bá sẵn các đã dùng cần thiết để tiếp khách Nhân viên lễ tân phÁi có ngo¿i hình dễ nhìn đ°ợc trang bá đãng phÿc và đeo phù hiệu Diện m¿o bề ngoài cāa nhân viên lễ tân phÁn ánh hình Ánh cāa doanh nghiệp và mức đá các dách vÿ mà doanh nghiệp cung cấp nên nhân viên lễ tân cần ăn mặc s¿ch sẽ, gọn gàng, lách sự, có kỹ năng giao tiếp tát để t¿o ra ấn t°ợng tát vãi khách hàng

Xin lßi khách hàng vì sự vắng mặt cāa ng°ời cần gặp, chā đáng xin l¿i thông tin khách hàng, sá điện tho¿i, cam kết sẽ chuyển lời cāa khách đến ng°ời cần gặp và gọi l¿i cho khách Sau đó tiễn khách

Tr°ờng hợp khách hàng khó tính, đòi giÁi quyết việc ngay: − Xin lßi khách hàng, mời khách ngãi

− Xin cam kết truyền đ¿t thông tin chính xác cāa khách hàng đến ng°ời cần gặp − Liên l¿c l¿i vãi ng°ời cần gặp

− Trình bày hoàn cÁnh thực tế vãi khách hàng

− Ghi chép l¿i toàn bá thông tin khách hàng (có thể ghi âm l¿i)

− Cam kết báo l¿i chính xác lên lãnh đ¿o giÁi quyết và hẹn thời gian phÁn hãi − Ghi vào så nhật ký theo dõi tình tr¿ng cāa khách hàng

2.3.4 Quy trình trąc đián tho¿i

Điện tho¿i đ°ợc xem là công cÿ giao tiếp hàng đầu về mức đá tiện lợi Sử dÿng điện tho¿i thế nào để nâng cao hiệu quÁ giao tiếp, vừa tiết kiệm chi phí cho c¢ quan Sau đây là các b°ãc trÁ lời điện tho¿i đến từ bên ngoài hay nái bá c¢ quan:

− B°ãc 1: Nhấc điện tho¿i nghe (càng sãm càng tát) − B°ãc 2: Giãi thiệu bÁn thân, chào hßi khách

− B°ãc 3: Thu thập thông tin, hßi xem b¿n có thể giúp gì cho họ

− B°ãc 4: TrÁ lời trực tiếp thông tin cāa khách hoặc nái máy đến ng°ời có liên quan hoặc xử lý thông tin khi khách không biết gặp ai

− B°ãc 5: Hßi l¿i xem khách có cần giúp đỡ gì nữa không? CÁm ¢n và chào t¿m biệt khách

2.3.5 Xā lý mail đi và đÁn

− Phân lo¿i email: mail quan trọng và không quan trọng − Xử lý các email thuác trách nhiệm cāa lễ tân hoặc th° ký

B NàI DUNG THĄC TÊP

1 Liệt kê mát sá công việc cần lập kế ho¿ch.

2 Lập kế ho¿ch kinh doanh cho bÁn thân trong thời gian sắp tãi 3 Liệt kê tên các cuác họp

4 Tå chức họp lãp về vấn đề nâng cao chất l°ợng học tập và ho¿t đáng phong trào cāa lãp (Tình huáng giÁ đánh)

5 Tå chức họp tr°ởng các bá phận cāa công ty: giÁi quyết sá l°ợng hàng khách đặt tăng cao trong thời gian ngắn (Tình huáng giÁ đánh)

6 Lễ tân đón khách đến dự hái thÁo (Tình huáng giÁ đánh) 7 Lễ tân đón khách t¿i khách s¿n (Tình huáng giÁ đánh) 8 Lễ tân đón khách t¿i công ty (Tình huáng giÁ đánh)

9 Lễ tân cāa mát công ty trÁ lời điện tho¿i (Tình huáng giÁ đánh)

PHÄN 3: Kþ NNG SĀ DĂNG MÁY TÍNH VN PHÒNG

Măc tiêu:

− Sử dÿng thành th¿o các thao tác trên Windowns, quÁn lý tập tin khoa học

− Vận dÿng MS Word, Excel, Powerpoint để xử lý các nhu cầu công việc thực tế t¿i c¢ quan thực tập

3.1 Kÿ nng sā dăng máy tính và quÁn lý tËp tin

 Thao tác c¢ bÁn

- KÁt nëi thiÁt bå bên ngoài vào máy tính

L°u ý: tất cÁ các đầu dây cāa thiết bá ngoài cắm vào máy tính chß gắn đ°ợc mát chiều (ngo¿i trừ thiết bá âm thanh), cần quan sát kỹ tr°ãc khi cắm để cắm đúng chiều, không làm hßng các đầu cắm đặt biệt là bàn phím, chuát chuẩn PS/2

+ Nguãn điện (Power)

Dây nguãn mát đầu có chân cắm đ°ợc cắm vào å điện, đầu còn l¿i cắm vào cång cāa bá nguãn nằm phía sau thùng máy

+ Bàn phím, chuát chuẩn PS/2

Cång có màu tím dùng để kết nái vãi bàn phím (Keyboard) Cång có màu xanh lá dùng để kết nái vãi chuát (Mouse)

+ Thiết bá ngo¿i vi chuẩn USB

Cång này dùng để kết nái các thiết bá có giao tiếp USB nh° bàn phím, chuát, å đĩa USB, máy in, máy quét hình, …

+ M¿ng nái bá (LAN)

Cång này dùng để kết nái các máy tính vãi nhau thông qua các thiết bá m¿ng Khi cắm dây này chß cần đúng chiều không cần ấn khóa, khi tháo dây cần ấn thanh khóa vào sát đầu cắm rãi rút dây ra

+ Thiết bá âm thanh (Audio)

Cång màu xanh lá kết nái vãi loa (speaker) hoặc tai nghe (headphone) Cång màu hãng kết nái vãi micro

Cång màu xanh da trời dùng để lấy tín hiệu âm thanh từ các thiết bá bên ngoài vào máy tính

Nhấn nút Reset trên thùng máy dùng để khởi đáng l¿i máy tính (th°ờng sử dÿng trong tr°ờng hợp máy bá đứng treo)

 Sā dăng phím, chuát

− Sā dăng phím:

+ Các phím thông dÿng trên bàn phím: phím ký tự, phím dấu và phím sá (các phím có 2 ký tự đ°ợc dùng kèm vãi phím Shift)

+ Các phím chức năng: từ phím F1 đến F12 đ°ợc dùng để thực hiện mát công việc

cÿ thể và đ°ợc qui đánh tùy theo từng ch°¢ng trình

+ Các phím đặc biệt

Esc (Escape): Hāy bß (cancel) mát ho¿t đáng đang thực hiện

Tab: Di chuyển dấu nháy, đẩy chữ sang phÁi mát khoÁng ráng, chuyển sang mát cát hoặc Tab khác

Caps Lock : Bật/tắt chế đá gõ chữ IN HOA

Enter: Phím dùng để ra lệnh thực hiện mát lệnh hoặc ch¿y mát ch°¢ng trình đang đ°ợc chọn

Space Bar: Phím t¿o khoÁng cách giữa các ký tự, trong mát sá tr°ờng hợp phím này còn đ°ợc dùng để đánh dấu vào các ô chọn L°u ý mßi khoÁng cách cũng đ°ợc xem là mát ký tự

Backspace: Lui dấu nháy về phía trái mát ký tự và xóa ký tự t¿i vá trí đó nếu có Các phím Shift, Alt (Alternate), Ctrl (Control) là phím tå hợp chß có tác dÿng khi nhấn kèm vãi các phím khác, mßi ch°¢ng trình sẽ có qui đánh riêng cho các phím này

Phím Windows: Mở menu Start cāa Windows và đ°ợc dùng kèm vãi các phím khác để thực hiện mát chức năng nào đó

Phím Menu: Có tác dÿng giáng nh° nút phÁi chuát

Pause (Break) : Có chức năng t¿m dừng mát ho¿t đáng (ứng dÿng) đang thực hiện

+ Các phím điều khiển trang hiển thá

Insert (Ins) : Bật/tắt chế đá viết đè (Overwrite) trong các trình xử lý văn bÁn

Delete (Del) : Xóa đái t°ợng đang đ°ợc chọn, xóa ký tự nằm bên phÁi dấu nháy trong các ch°¢ng trình xử lý văn bÁn

Home: Di chuyển dấu nháy về đầu dòng trong các ch°¢ng trình xử lý văn bÁn End: Di chuyển dấu nháy về cuái dòng trong các ch°¢ng trình xử lý văn bÁn

Page Up (Pg Up): Di chuyển màn hình lên mát trang tr°ãc nếu có nhiều trang trong cửa så ch°¢ng trình

Page Down (Pg Dn): Di chuyển màn hình xuáng mát trang sau nếu có nhiều trang trong cửa så ch°¢ng trình

Dấu chấm nằm trên phím sá 5 bên cÿm phím sá giúp đánh vá ngón giữa t¿i vá trí sá 5 khi thao tác

- Sā dăng chuát: + Cầm chuát

Cầm chuát trong lòng bàn tay phÁi, ngón trß đặt lên nút bên trái, ngón giữa đặt lên nút bên phÁi, ngón cái và các ngón còn l¿i giữ chặt xung quanh thân chuát (Nếu sử dÿng tay trái thì cầm ng°ợc l¿i)

+ Các nút chuát

Nút trái (Left Button): nhấn 1 lần (Click) để chọn, nhấn 2 lần liên tiếp (nhấn đúp, Double Click) để mở hoặc ch¿y đái t°ợng đang đ°ợc chọn Kéo và thÁ (drag and drop): nhấn và giữ nút trái chuát vào mát đái t°ợng trên màn hình, sau đó để di chuyển (Move) đái t°ợng này đến vá trí khác và thÁ nút nhấn ra

Nút phÁi (Right Button): nhấn 1 lần (Right Click) để mở mát trình đ¢n lệnh (Menu)

+ Trong hệ điều hành windows có cho phép hoán đåi chức năng giữa nút trái và phÁi để phù hợp vãi những ng°ời thuận tay trái

Ngoài ra có thể kết hợp giữa chuát vãi bàn phím để thực hiện những chức năng đ°ợc qui đánh trong các ch°¢ng trình khác nhau

 Są cë máy tính

- Không khãi đáng đ°āc máy tính

Kiểm tra dây nguãn và nguãn điện: cắm dây cho chắc chắn vào mặt sau cāa vß máy tính và å cắm điện, bÁo đÁm có nguãn điện vào máy tính

- Máy tính bå treo (đ¢)

Ph°¢ng án 1: Nhấn và giữ tå hợp phím Ctrl + Alt + Delete để mở cửa så Start Task Manager, tắt các ứng dÿng bá treo: chọn ứng dÿng và nhấn End Task

Ph°¢ng án 3: Nhấn và giữ nút nguãn khoÁng 5 đến 10 giây để buác máy tính tắt - Chuát hoặc bàn phím ngÿng ho¿t đáng

Chuát hoặc bàn phím có dây: kiểm tra đầu cắm, cắm vào máy tính đúng cách Chuát hoặc bàn phím không dây: kiểm tra kết nái trên thiết bá đã đ°ợc bật và pin trên thiết bá vẫn còn sử dÿng đ°ợc

Ph°¢ng án 3: Kiểm tra các thiết lập cāa trình phát âm thanh: click vào nút âm thanh, chọn Mixer, bÁo đÁm âm thanh đ°ợc bật và các thiết lập là chuẩn xác

Ph°¢ng án 4: Dùng tai nghe đang sử dÿng đ°ợc để kết nái và thử âm thanh - Màn hình không hiÅn thå

Ph°¢ng án 1: Máy tính có thể đang ở chế đá Sleep Nhấp chuát hoặc nhấn vào bất kỳ phím nào trên bàn phím để đánh thức thiết bá

Ph°¢ng án 2: Kiểm tra dây nguãn, nguãn điện, công tắc nguãn cāa màn hình Ph°¢ng án 3: Kiểm tra cáp màn hình đ°ợc kết nái đúng cách vãi thùng CPU và màn hình

− Khãi đáng và thoát khéi Windows

Windows đ°ợc tự đáng khởi đáng sau khi bật máy Đăng nhập (log on) nếu có thiết lập tài khoÁn: chọn tài khoÁn (User name), nhập mật khẩu (Password) cāa ng°ời dùng

Thoát khßi Windows: nhấp chuát vào biểu t°ợng Windows trên thanh Taskbar, chọn Shutdown để tắt máy

Lưu ý: tr°ãc khi Shutdown, chúng ta nên đóng tất cÁ các cửa så đang mở để đÁm

bÁo sao l°u các công việc đang làm

− Màn hình Desktop + Thay đåi chā đề:

Nhấp phÁi chuát vào màn hình Desktop, chọn Personalize và chọn chā đề theo ý muán

+ Thay đåi đá phân giÁi màn hình

Nhấp phÁi chuát vào màn hình Desktop, chọn Sreen resolution, t¿i mÿc Resolution chọn đá phân giÁi phù hợp, nhấn nút Ok để chấp nhận

− Thanh tác vă (Taskbar)

Chứa menu Start, các biểu t°ợng ch°¢ng trình và bÁn thu nhß các ch°¢ng trình đang thực thi, cùng vãi khay hệ tháng hiển thá ngày giờ, thiết lập âm thanh…

+ Sắp xếp cửa så ứng dÿng

Mở các cửa så ứng dÿng cần sắp xếp hiển thá lên màn hình, nhấp phÁi chuát trên

Cascade Windows: sắp xếp các cửa så và ứng dÿng chãng lên nhau theo thứ tự

Show windows stacked: sắp xếp các ứng dÿng và cửa så qua hết bên trái theo thứ tự thẳng hàng từ trên xuáng d°ãi

Show windows side by side: sắp xếp các ứng dÿng và cửa så sát c¿nh nhau phā đầy màn hình Hình phía d°ãi là minh họa kiểu side by side

Show the Desktop: hiển thá màn hình Desktop Muán hāy hiểu sắp xếp hiện t¿i, chọn dòng Undo&

+ Thiết lập ngày giờ

Click chọn ngày giờ trên thanh Taskbar, chọn Change date and time settings& và chọn Change date and time

Thiết lập ngày giờ trong háp tho¿i Date and Time Settings và nhấn OK

+ Kích ho¿t menu Start

Click chuát vào biểu t°ợng Windows bên trái trên thanh Taskbar hoặc nhấn phím Windows

− Thao tác trên cāa sổ ćng dăng + Mở và đóng ứng dÿng

Mở āng dụng:

Cách 1: từ menu Start, chọn tên ch°¢ng trình ứng dÿng

Cách 2: từ menu Start, gõ tên phần mềm cần tìm t¿i ô Seach programs and files, nhấn Enter

Cách 3: double click vào Shortcut trên màn hình Desktop (nếu có)

Đóng āng dụng:

Cách 1: nhấn tå hợp phím Alt + F4,

Cách 2: click vào nút x (Close) ở góc phÁi trên cùng màn hình ứng dÿng

+ Chuyển đåi giữa các ứng dÿng Cách 1: nhấn tå hợp phím Alt + Tab

Cách 2: chọn ứng dÿng trên thanh Taskbar

+ Thu nhß, phòng to cửa så ứng dÿng

Di chuyển cửa så: click giữ Title và đãng thời di chuyển cửa så đến vá trí mãi

Thay đåi kích th°ãc cāa cửa så: Di chuyển con trß chuát đến c¿nh hoặc góc cửa så, khi con trß chuát biến thành hình mũi tên hai chiều nhấn giữ chuát di chuyển (drag) cho đến khi đ¿t đ°ợc kích th°ãc mong muán

Phóng to cửa så ra toàn màn hình: click nút Maximize (hoặc double click vào Title)

Phÿc hãi kích th°ãc tr°ãc đó cāa cửa så: click nút Restore Down (hoặc double click vào Title)

Thu nhß cửa så thành biểu t°ợng trên Taskbar: Click nút Minimize Để thu nhß toàn bá cửa så ứng dÿng đang mở, nhấn tå hợp phím Windows+M

- Mát së lo¿i tËp tin thông dăng và phÅn mã ráng: + Tập tin văn bÁn:

.doc và docx : ch°¢ng trình Microsoft Word

.odt : ch°¢ng trình OpenOffice Writer

.psd: ch°¢ng trình Adobe PhotoShop

.bmp (Bitmap), gif (GIF), ico (Icon)

.jpeg hoặc jpg (JPEG), png (PNG), ps (PostScript) + Tập tin âm thanh:

.aif (AIF), cda (CD audio track file)

.mid hoặc midi, mp3, mpa (MPEG-2), ogg (Ogg Vorbis)

.wav, wma, wpl (chứa danh sách các bài nh¿c cāa Windows Media Player)

+ Tập tin đánh d¿ng phim video đa ph°¢ng tiện (Multi Media):

Các tập tin này do các thiết bá hoặc các ch°¢ng trình biên tập Video t¿o ra chā yếu khác nhau về tiêu chuẩn nén hình Ánh và bÁn quyền kỹ thuật sá

.3g2 : đa ph°¢ng tiện 3GPP2

.3gp : đa ph°¢ng tiện 3GPP

.avi : phim video AVI

.flv : đa ph°¢ng tiện đ°ợc Adobe Flash

.h264 : phim video chuẩn H.264

.m4v : phim video chuẩn MP4 cāa Apple

.mkv : đa ph°¢ng tiện Matroska Multimedia Container

.mov : phim video chuẩn QuickTime cāa Apple

.mp4 : phim video chuẩn MPEG4

.mpg hoặc mpeg : phim video chuẩn MPEG rm : đa ph°¢ng tiện RealMedia

.swf : đa ph°¢ng tiện Shockwave flash

.wmv : đa ph°¢ng tiện cāa Windows

+ Tập tin d¿ng nén: pkg (Package), rar, zip + Tập tin phông (Font) chữ:

.fnt: phông chữ cāa Windows

.fon: phông chữ chung

.otf: phông chữ nguãn mở + Tập tin thực thi ch°¢ng trình:

Tập tin thực thi ch°¢ng trình phå biến nhất là các tập tin kết thúc bằng phần mở ráng exe Tuy nhiên, các tập tin khác cũng có thể đ°ợc ch¿y mát mình hoặc vãi sự trợ giúp cāa mát trình biên dách

.apk : Tập tin gói cāa Android

.bat : Tập tin chứa các lệnh ch¿y hàng lo¿t

.bin : Tập tin nhá phân (Binary)

.cgi hoặc pl : Tập tin chứa kách bÁn lệnh Perl com : Tập tin lệnh MS-DOS

.exe : Tập tin thực thi ch°¢ng trình

.gadget : Tập tin tiện ích cāa Windows

.jar : Tập tin l°u trữ Java

.py : Tập tin Python

.wsf : Tập tin chứa kách bÁn lệnh cāa Windows - Đ¢n vå đo dung l°āng tËp tin

+ Thông th°ờng trên máy tính sử dÿng các đ¢n vá là: Byte, Kilobyte, Megabyte, Gigabyte, Terabyte

1 KB = 1.024 byte 1 MB = 1.048.576 byte 1 GB = 1.073.741.824 byte 1 TB = 1.099.511.627.776 byte

+ Nhấp phÁi chuát trên tập tin, chọn Properties xem dung l°ợng t¿i Size

Nhấp phÁi chuát trên tập tin/th° mÿc, chọn Properties

+ Hidden: ẩn, không hiển thá trong các ch°¢ng trình liệt kê

+ Read-only: chß đọc, không cho xóa, di chuyển hay sửa nái dung

- KiÅu hiÅn thå, sÍp xÁp

+ Hiển thá: click chuát vào biểu t°ợng , chọn kiểu hiển thá nh° hình d°ãi

+ Sắp xếp: click chọn Name/Date modified/Type/Size để sắp theo kiểu đã chọn

- Các thao tác vßi tËp tin, th° măc + T¿o folder mãi:

Click phÁi chuát ngoài vùng tráng n¢i cần t¿o, chọn New/Folder Nhập tên th° mÿc, nhấn Enter

+ Đåi tên th° mÿc và tập tin:

Click phÁi chuát trên đái t°ợng, chọn Rename (hoặc chọn đái t°ợng nhấn phím F2) Nhập tên mãi, nhấn Enter để kết thúc

+ Sao chép, di chuyển tập tin và th° mÿc Clipboard: là vùng nhã đệm trong bá nhã

Copy: Là chép đái t°ợng chọn vào clipboard (Ctrl+C)

Paste: Là dán nái dung clipboard (Ctrl+V)

Sao chép:

Chọn đái t°ợng cần sao chép, nhấn Ctrl+C Chọn vá trí cần chép tãi, nhấn CTRL+V

Di chuyÅn:

Chọn đái t°ợng cần di chuyển, nhấn Ctrl+X Chọn vá trí cần di chuyển tãi, nhấn CTRL+V - Xóa, khôi phăc tËp tin, th° măc