Báo cáo kiến tập về thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây

Báo cáo kiến tập về thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND THỊ XÃ SƠN TÂY

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp được quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND, được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 26/11/2003 UBND thị xã Sơn Tây cũng được quy định dựa trên các nội dung của Luật này.

 Chức năng của UBND thị xã Sơn Tây

Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ hành chính nhà nước tại địa phương Cơ quan này chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thị xã và các cơ quan nhà nước cấp trên, đảm bảo sự phối hợp và thực thi hiệu quả các chính sách và quyết định của nhà nước.

Uỷ ban nhân dân có trách nhiệm thực hiện Hiến pháp, luật pháp và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, cũng như nghị quyết của Hội đồng nhân dân thị xã Điều này nhằm đảm bảo việc triển khai các chủ trương và biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, và thực hiện các chính sách khác trong khu vực.

Uỷ ban nhân dân đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhà nước tại địa phương, đảm bảo sự chỉ đạo và quản lý thống nhất trong hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.

 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây

UBND thị xã thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn thông qua các văn bản quản lý, đồng thời chỉ đạo các Phòng, Ban trong thị xã thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn UBND thị xã vừa đảm nhiệm chức năng quản lý hành chính, vừa quản lý kinh tế - xã hội trên địa bàn.

Quản lý Nhà nước ở địa phương bao gồm nhiều lĩnh vực quan trọng như nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường Ngoài ra, còn có sự quản lý trong thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác Đặc biệt, việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa cũng là một phần quan trọng trong công tác quản lý này.

Tuyên truyền và giáo dục pháp luật là nhiệm vụ quan trọng nhằm kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên Điều này cần được thực hiện trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trên địa bàn thị xã.

Để bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, cần thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân Điều này bao gồm việc thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, và chính sách hậu phương quân đội Đồng thời, cần quản lý việc cư trú và đi lại của người nước ngoài tại địa phương nhằm đảm bảo an ninh và ổn định xã hội.

Phòng chống thiên tai là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế và xã hội, đồng thời bảo vệ tính mạng và quyền lợi hợp pháp của công dân Ngoài ra, cần tích cực chống tham nhũng, buôn lậu, sản xuất hàng giả và các tệ nạn xã hội khác để đảm bảo an ninh và phát triển bền vững.

Quản lý tổ chức và biên chế viên chức Nhà nước, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ cấp xã, cùng với việc thực hiện bảo hiểm xã hội theo phân cấp là nhiệm vụ quan trọng.

Tổ chức thực hiện thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với các cơ quan liên quan để đảm bảo thu đúng, đủ và kịp thời các loại thuế cùng các khoản thu khác tại địa phương.

- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền

Phối hợp với Thường trực HĐND và các Ban của HĐND để chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp HĐND thị xã, đồng thời xây dựng đề án trình HĐND thị xã xem xét và quyết định.

Cơ cấu tổ chức của cơ quan

Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây gồm có:

- 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, các cơ quan tham mưu giúp việc theo chế độ thủ trưởng

Cơ cấu tổ chức và các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thị xã được thiết lập hợp lý, phản ánh chức năng và nhiệm vụ của UBND thị xã, bao gồm tổng cộng 11 phòng ban.

+ Văn phòng HĐND và UBND

+ Phòng Tài chính - Kế hoạch

+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường

+ Phòng Văn hóa Thông tin

+ Phòng Quản lý đô thị

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 3 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

1 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thị xã là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hỗ trợ Ủy ban nhân dân trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước liên quan đến công tác dân tộc.

2 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân thị xã đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

 Nhiệm vụ và quyền hạn

* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

1 Trình UBND thị xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND thị xã Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường, xã việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND thị xã sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường, xã theo quy định của pháp luật Giúp UBND thị xã thực hiện công tác đối ngoại

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND thị xã theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

3 Trình UBND thị xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòngUBND thị xã;

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND thị xã; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, UBND phường, xã trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND thị xã xem xét, quyết định

Giúp UBND và Chủ tịch UBND thị xã duy trì mối quan hệ phối hợp chặt chẽ với Thị ủy, Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ thị xã, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, cùng các cơ quan, tổ chức của Trung ương và thành phố hoạt động trên địa bàn.

7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND thị xã; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp UBND thị xã phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phường, xã

8 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND thị xã; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của UBND thị xã;

9 Trình UBND thị xã chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND thị xã

10 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường, xã về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật

11 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND thị xã theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND thị xã

12 Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND thị xã; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND , Chủ tịch UBND thị xã và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND thị xã

13 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

14 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND thị xã;

15 Văn phòng HĐNDvà UBND thị xã làm đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của các nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND thị xã

16 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND thị xã giao

Vị trí việc làm trong Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây

1 Đ/c Hà Ngọc Quân - Chánh Văn phòng

Lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND Thị xã Là chủ tài khoản và quản lý tài chính của cơ quan, đồng thời tổ chức, chỉ đạo công chức, nhân viên thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả Thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết HĐND Thị xã, cũng như Quyết định, Chỉ thị của UBND Thị xã Phụ trách công tác thi đua - khen thưởng trong cơ quan.

Kiểm tra thể thức và thủ tục ban hành văn bản của HĐND và UBND Thị xã trước khi phát hành, đồng thời chuyển văn bản đến các lãnh đạo HĐND và UBND qua hệ thống Theo dõi và tổng hợp báo cáo kết quả công tác, xây dựng lịch công tác hàng tuần, tham dự giao ban định kỳ với Thường trực Thị ủy, HĐND và UBND Thị xã, cũng như tham gia họp giao ban chung của Thị xã.

Tổ chức công tác cán bộ và chỉ đạo cải cách hành chính tại Văn phòng, đồng thời phụ trách công tác đối ngoại và công nghệ thông tin Đảm bảo thực hiện quy chế làm việc, quy chế dân chủ, phòng chống tham nhũng, và thực hành tiết kiệm trong cơ quan Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và UBND Thị xã giao, đồng thời phụ trách công tác HĐND Thị xã.

Phân công trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho 01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng điều hành công việc của Văn phòng khi vắng mặt

2 Đ/c Kiều Đức Lộc - Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính - quản trị, Trưởng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính thị xã

Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND Thị xã, Chánh Văn phòng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của các cơ quan này Quản lý tài sản chung, cấp phát xăng dầu và văn phòng phẩm, cũng như bố trí xe ô tô cho lãnh đạo đi công tác là những nhiệm vụ quan trọng Bên cạnh đó, cần sắp xếp địa điểm và các điều kiện cần thiết cho các cuộc họp, tiếp khách của HĐND và UBND Thị xã, đồng thời đôn đốc thực hiện nội quy, đảm bảo an ninh trật tự và vệ sinh trong cơ quan Chủ động đề xuất với Chánh Văn phòng để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Văn phòng chịu trách nhiệm sửa chữa và mua sắm tài sản, trang thiết bị cần thiết cho lãnh đạo HĐND và UBND Thị xã, nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho công chức và nhân viên Văn phòng.

Quản lý trực tiếp và tham mưu cho UBND Thị xã trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc Chịu trách nhiệm bố trí và sắp xếp hội trường cho các cuộc họp, đồng thời ký tắt và phát hành giấy mời họp của Lãnh đạo HĐND và UBND Thị xã Đảm nhận công tác văn thư và lưu trữ.

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc Chánh Văn phòng giao

3 Đ/c Vũ Thị Phương - Phó Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Tiếp công dân Thị xã

Người phụ trách Ban Tiếp công dân thị xã Sơn Tây có nhiệm vụ quản lý trực tiếp Trụ sở Tiếp công dân của thị xã Họ chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND Thị xã và Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Tiếp công dân, theo quy định tại Điều 13 của Luật Tiếp công dân năm 2013 và Điều 8 của Nghị định số 64/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật này.

Ký các văn bản liên quan đến hoạt động tiếp công dân và xử lý đơn thư theo thẩm quyền hoặc được ủy quyền của Thường trực HĐND, UBND Thị xã và Chánh Văn phòng.

Kiểm tra thể thức, hình thức và thủ tục ban hành văn bản là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp trong công tác giải quyết đơn thư của UBND thị xã Việc ký nháy các văn bản liên quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và quản lý thông tin hiệu quả.

Tham gia theo dõi, giúp việc, dự các cuộc họp của đồng chí Phó Chủ tịch UBND thị xã phụ trách lĩnh vực Đô thị - Xây dựng

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc Chánh Văn phòng giao

Phụ trách Công đoàn cơ quan, quan tâm chăm lo đời sống cán bộ công chức trong cơ quan

4 Đ/c Nguyễn Mạnh Linh - Phó Chánh Văn phòng, phụ trách Bộ phận Tổng hợp

Phụ trách công tác tham mưu tổng hợp, đảm bảo báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội đúng thời gian quy định cho HĐND và UBND Thị xã Phối hợp với các phòng, ban, ngành để chuẩn bị nội dung và chương trình cho các hội nghị, kỳ họp của HĐND, UBND Thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, rà soát và đôn đốc việc thực hiện các kết luận chỉ đạo của lãnh đạo HĐND, UBND Thị xã, đồng thời chủ động đề xuất với Chánh Văn phòng để hỗ trợ Thường trực HĐND, UBND trong việc thực hiện nhiệm vụ.

Phụ trách tham mưu các văn bản cho lãnh đạo UBND Thị xã và lãnh đạo phụ trách lĩnh vực Kinh tế, kiểm tra thể thức, hình thức và thủ tục ban hành văn bản Ký nháy các văn bản trước khi trình lãnh đạo UBND phụ trách khối ký.

Trực tiếp phụ trách Bộ phận Tổng hợp; quản lý, chỉ đạo, điều hành công chức ở Bộ phận đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ được giao

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc Chánh Văn phòng giao

5 Đ/c Nguyễn Thị Diệu Linh - Chuyên viên phụ trách kế toán

Chịu trách nhiệm về nhiệm vụ kế toán tại Văn phòng, bao gồm việc hướng dẫn công chức và nhân viên thực hiện thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán đúng quy định Thực hiện việc viết phiếu nhập, xuất kho vật tư, phiếu thu chi, và phiếu cấp phát xăng dầu Đồng thời, thực hiện đối chiếu xăng dầu hàng tháng với lái xe và kiểm tra kho văn phòng phẩm, vật tư hàng quý với thủ kho.

Theo dõi chi tiêu cho các hội nghị và cuộc họp, kiểm tra chứng từ hóa đơn để phát hiện kịp thời các trường hợp chi sai hoặc hóa đơn không hợp lệ Thực hiện kiểm tra quỹ tiền mặt với thủ quỹ vào ngày 30 hàng tháng và quản lý việc mua sắm, sửa chữa, sử dụng tài sản Định kỳ kiểm kê tài sản và báo cáo theo quy định Đảm bảo công tác tài chính kế toán tuân thủ đúng quy định hiện hành và tổng hợp báo cáo tài chính hàng tháng với chủ tài khoản Quản lý và theo dõi tài sản của cơ quan hiệu quả.

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc lãnh đạo Văn phòng giao

6 Đ/c Tạ Thị Thuý An - Chuyên viên phụ trách văn thư, lưu trữ

Thực hiện nhiệm vụ văn thư - lưu trữ cho HĐND, UBND và Văn phòng, đảm bảo quản lý hiệu quả tài liệu Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi hoạt động liên quan đến văn thư - lưu trữ của cơ quan.

Quản lý văn bản đến theo quy định là việc tiếp nhận và chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác các văn bản từ HĐND và UBND Thị xã, cũng như đơn thư gửi đến UBND Thị xã Cần thực hiện đăng ký và cập nhật văn bản đến trên phần mềm quản lý, đồng thời in và đóng sổ để quản lý, đặc biệt chú ý đến việc đăng ký riêng cho các văn bản khẩn và mật.

Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc lãnh đạo Văn phòng giao

7 Đ/c Lê Thanh Huyền - Nhân viên văn thư

Quản lý văn bản đi theo quy định là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tiếp nhận và chuyển phát đầy đủ, kịp thời, chính xác các văn bản của HĐND, UBND Thị xã và Văn phòng Trước khi phát hành, cần kiểm tra thể thức và hình thức văn bản để đảm bảo chất lượng Ngoài ra, việc quản lý và sử dụng con dấu của HĐND, UBND, Văn phòng cũng phải tuân thủ đúng quy định.

Quản lý trang thiết bị văn thư và bảo quản tài liệu là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc sắp xếp hồ sơ để chuyển vào lưu trữ cơ quan Cần thường xuyên kiểm tra để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, ngăn chặn mất mát và hư hỏng Điều này giúp đáp ứng kịp thời công tác tra cứu hồ sơ, phục vụ nhiệm vụ chính trị của Thị xã và thực hiện đầy đủ các yêu cầu về bảo mật.

Thực hiện chuyển tài liệu văn bản cho Chánh Văn phòng xử lý

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc lãnh đạo Văn phòng giao

8 Đ/c Nguyễn Tiến Việt - Nhân viên văn thư lưu trữ, kỹ thuật

Chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo văn bản đi đúng quy định, tiếp nhận và chuyển phát kịp thời, chính xác các văn bản của HĐND và UBND Thị xã Kiểm tra hình thức và thể thức văn bản trước khi phát hành, đồng thời thực hiện gửi văn bản đi kèm chữ ký điện tử Cập nhật văn bản trên máy vi tính và báo cáo đầy đủ danh mục văn bản đi hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Quản lý trang thiết bị cho công tác văn thư và bảo quản tài liệu, sắp xếp hồ sơ để chuyển vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần thực hiện đầy đủ các yêu cầu về bảo mật thông tin Phòng máy in ấn và quét tài liệu của Văn phòng cũng cần được phụ trách để xử lý văn bản đến và đi của HĐND và UBND Thị xã.

Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do Thường trực HĐND, UBND Thị xã hoặc lãnh đạo Văn phòng giao

9 Đ/c Nhữ Ngọc Tuấn - Lái xe 29A -–00071

10 Đ/c Nguyễn Văn Trung - Nhân viên bảo vệ

2.2 Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành

Công điện Bản ghi nhớ

Bản thỏa thuận Giấy ủy quyền

Giấy mời Giấy giới thiệu

Giấy nghỉ phép Phiếu gửi

Thư công Giấy biên nhận hồ sơ

Giấy cam kết Giấy đi đường

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Hội đồng nhân dân cấp huyện ban hành Nghị quyết và Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định nhằm quy định các vấn đề theo Luật và Nghị quyết của Quốc hội Điều này cũng nhằm thực hiện phân cấp cho chính quyền địa phương và các cơ quan nhà nước cấp dưới theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương.

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1 Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

2 Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản c) Số, ký hiệu của văn bản d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản e) Nội dung văn bản g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức i) Nơi nhận

3 Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

4 Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này

 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và vị trí các thành phần thể thức, cũng như số trang của văn bản Việc áp dụng kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tuân thủ theo quy định tại Phụ lục I Ngoài ra, việc viết hoa trong văn bản hành chính được hướng dẫn tại Phụ lục II, trong khi chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính theo quy định tại Phụ lục III Tất cả những quy định này được cụ thể hóa trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

CP về công tác văn thư

2.3 Quản lý văn bản đi

Cá nhân phụ trách giải quyết văn bản cần nghiên cứu kỹ lưỡng các tài liệu và hồ sơ liên quan đến dự thảo văn bản chỉ đạo, đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả Sau đó, họ sẽ tạo dự thảo trên phần mềm Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra nội dung văn bản, ký nháy vào cuối và chuyển lại cho chuyên viên để hoàn thiện.

Các cá nhân được giao

Chuyên viên chuyển văn bản đến Bộ phận Văn thư kiểm tra, rà soát thể thức văn bản

Bộ phận Văn thư chuyển văn bản đã được kiểm tra, rà soát đảm bảo về thể thức đến Chánh văn phòng (hoặc Phó

Cháng VP phụ trách Bộ phận Tổng hợp)

Chánh VP (hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách BPTH) góp ý vào văn bản dự thảo

Chánh VP (hoặc Phó Chánh Văn phòng) phụ trách BPTH

Chỉnh sửa văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo (nếu có) và trình Chánh VP

Các cá nhân được giao

Ký nháy văn bản – chuyển bộ phận văn thư, bộ phận tổng hợp trình lãnh đạo cơ quan ký văn bản

7 Lấy số văn bản, phát hành văn bản theo quy trình

8 Đóng dấu văn bản, Lưu trữ bản gốc tại bộ phận Văn thư

Sau khi phát hành văn bản

Bộ phận Văn thư thực hiện việc quét bản gốc và chuyển các tài liệu đến các thành phần tiếp nhận qua hệ thống quản lý văn bản điện tử Người phụ trách có trách nhiệm gửi văn bản đến nơi nhận, bao gồm cả việc cung cấp bản chính và đóng dấu khi cần thiết.

Lưu trữ, sắp xếp văn bản đi sau khi phát hành theo tên loại, thứ tự, được đánh số theo tập tài liệu hoặc theo chương trình

Theo dõi việc thực hiện văn bản tại cơ sở, báo cáo lãnh đạo kết quả hoặc các vướng mắc (nếu có)

Trong quá trình thực hiện

12 Lập hồ sơ công việc theo quy định Phụ trách chương trình

Khi hoàn thành các nội dung công việc

2.4 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản được nhập vào hệ

Nhận văn bản đến (qua email, phần mềm quản lý văn bản hoặc nhận trực tiếp)

0,5 ngày thống phần mềm QLVB HSCV

Báo cáo Chánh VP đề xuất chuyển văn bản đến các cá nhân liên quan để giải quyết, đảm bảo rằng có một người chịu trách nhiệm chính trong trường hợp văn bản cần sự phối hợp của nhiều bộ phận.

Bộ phận Văn thư 0,5 ngày

Văn bản được chuyển vào

TK của Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng phụ trách

Chánh VP cho ý kiến phê duyệt, chỉ đạo

Chuyển phân công Phó Chánh VP phụ trách lĩnh vực hoặc chuyển thẳng đến cá nhân giải quyết

Cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết văn bản cần nghiên cứu kỹ lưỡng các tài liệu và hồ sơ liên quan đến dự thảo văn bản chỉ đạo, nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả trong công việc.

Các cá nhân được giao

Trước thời hạn quy định của văn bản

5 Cá nhân sắp xếp, lưu trữ văn bản theo lĩnh vực được phân công

6 Đối với những trường hợp cần có văn bản chỉ đạo – (tham mưu văn bản thực hiện theo quy trình văn bản đi)

Các cá nhân được giao

Trước thời hạn quy định của văn bản

Theo dõi việc thực hiện văn bản tại cơ sở, báo cáo lãnh đạo kết quả hoặc các vướng măc (nếu có)

Trong quá trình thực hiện

8 Lập hồ sơ công việc theo quy định

Khi hoàn thành các nội dung công việc

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý con dấu văn phòng HĐND - UBND thị xã Sơn Tây được thực hiện nghiêm ngặt bởi cán bộ văn thư, với con dấu được bảo quản trong tủ riêng có khóa Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm dưới sự giám sát của Chánh Văn phòng, nhằm đảm bảo an toàn cho con dấu và ngăn chặn việc sử dụng không đúng thẩm quyền.

Cán bộ Văn thư thực hiện việc đóng dấu lên các văn bản do Phòng ban hành, đảm bảo văn bản đúng hình thức và thể thức, có chữ ký của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng vị trí 1/3 bên trái chữ ký và có màu đỏ tươi theo quy định của Nhà nước.

2.6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức

Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản được nhập vào hệ

Nhận văn bản đến (qua email, phần mềm quản lý văn bản hoặc nhận trực tiếp)

0,5 ngày thống phần mềm QLVB HSCV

Báo cáo Chánh VP đề xuất chuyển văn bản đến các cá nhân liên quan để giải quyết, đảm bảo có một người chịu trách nhiệm chính trong trường hợp văn bản cần sự phối hợp từ nhiều bộ phận.

Bộ phận Văn thư 0,5 ngày

Văn bản được chuyển vào

TK của Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng phụ trách

Chánh VP cho ý kiến phê duyệt, chỉ đạo

Chuyển phân công Phó Chánh VP phụ trách lĩnh vực hoặc chuyển thẳng đến cá nhân giải quyết

Cá nhân được phân công có trách nhiệm nghiên cứu và xử lý các văn bản, tài liệu, hồ sơ liên quan đến dự thảo văn bản chỉ đạo, nhằm đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả trong công việc.

Các cá nhân được giao

Trước thời hạn quy định của văn bản

5 Cá nhân sắp xếp, lưu trữ văn bản theo lĩnh vực được phân công

6 Đối với những trường hợp cần có văn bản chỉ đạo – (tham mưu văn bản thực hiện theo quy trình văn bản đi)

Các cá nhân được giao

Trước thời hạn quy định của văn bản

Theo dõi việc thực hiện văn bản tại cơ sở, báo cáo lãnh đạo kết quả hoặc các vướng măc (nếu có)

Trong quá trình thực hiện

8 Lập hồ sơ công việc theo quy định

Khi hoàn thành các nội dung công việc

Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý con dấu văn phòng HĐND - UBND thị xã Sơn Tây được thực hiện nghiêm ngặt bởi cán bộ văn thư, với con dấu được bảo quản an toàn trong tủ khóa riêng dưới sự giám sát của Chánh Văn phòng Điều này nhằm đảm bảo an toàn cho con dấu, ngăn chặn việc sử dụng trái phép và đảm bảo văn bản chỉ được phát hành bởi những người có thẩm quyền.

Cán bộ Văn thư thực hiện việc đóng dấu vào các văn bản do Phòng ban hành, đảm bảo văn bản đúng hình thức và có chữ ký của Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng vị trí 1/3 bên trái chữ ký và phải có màu đỏ tươi theo quy định của Nhà nước.

Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức

Hồ sơ công việc, hay còn gọi là hồ sơ công vụ, là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc sự việc cụ thể, có chung đặc điểm như tên loại và tác giả Những hồ sơ này được hình thành trong quá trình thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Hồ sơ nguyên tắc là bộ bản sao văn bản từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, quy định về một lĩnh vực công tác cụ thể Loại hồ sơ này được sử dụng làm căn cứ để giải quyết các công việc hàng ngày và không cần nộp vào lưu trữ.

Hồ sơ trình ký là tập hợp các văn bản liên quan đến một vấn đề cụ thể, nhằm soạn thảo dự thảo trình cấp có thẩm quyền để xem xét, ký duyệt và ban hành văn bản mới.

Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ,…)

2.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan cần căn cứ vào:

- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ.

- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, đã hình thành nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ thông tin, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc của cơ quan.

- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian

(Chi tiết tại Phụ lục 2)

 Cách ban hành danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần được sao thành nhiều bản để đảm bảo quản lý hiệu quả Trưởng phòng tổ chức hành chính giữ một bản để theo dõi và đôn đốc việc lập hồ sơ Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi hồ sơ thuộc phần mình phụ trách và ghi vào mục lưu hồ sơ Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm số lượng hồ sơ cần lập trong năm và chuẩn bị bìa hồ sơ cho các đơn vị, đồng thời hướng dẫn cán bộ lập và thu hồ sơ về lưu trữ Phòng Tổ chức hành chính sao gửi mỗi phòng trong công ty một bản để thực hiện Cán bộ nghiệp vụ dựa vào danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa và ghi tên, số, ký hiệu hồ sơ Hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được giải quyết xong hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công văn đi.

2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ

1) Yêu cầu a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

2) Mở hồ sơ a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu

3) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được phân công có trách nhiệm thu thập và cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình theo dõi và giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở Điều này bao gồm cả tài liệu như phim, ảnh, và ghi âm (nếu có), nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của hồ sơ, đồng thời tránh tình trạng thất lạc thông tin.

4) Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống

2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1) Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định

2) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc

3) Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định, trong đó mỗi đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu tài liệu sẽ giữ một bản, và Lưu trữ cơ quan cũng lưu giữ một bản Đối với hồ sơ điện tử, quy trình tương tự cũng được áp dụng.

Cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc và lập hồ sơ, sau đó nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

Cơ quan lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ theo Danh mục; đồng thời, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ Ngoài ra, cơ quan cũng thực hiện việc tiếp nhận và quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

Văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp

2.7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan

Trong những năm qua, nước ta đã thể chế hóa các chủ trương của Đảng nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước thông qua việc ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) liên quan đến đạo đức công vụ Các văn bản quan trọng bao gồm Hiến pháp năm 2013, Luật Cán bộ, Công chức năm 2008, và các quy định dưới luật như Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg về Quy chế văn hóa công sở, Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV về quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, và Nghị định số 24/2010/NĐ-CP về tuyển dụng và quản lý công chức Đặc biệt, Luật Cán bộ, Công chức năm 2008 đã xác định phẩm chất đạo đức là một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu đối với công chức, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong bộ máy chính quyền địa phương.

Văn hóa công sở đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh của cán bộ, công chức nhà nước, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của Uỷ ban nhân dân Để thúc đẩy điều này, vào ngày 25 tháng 01 năm 2017, UBND Thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định Số: 522/QĐ-UBND quy định Quy tắc ứng xử dành cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan thuộc Thành phố Ngoài ra, Quy tắc ứng xử nơi công cộng cũng được ban hành kèm theo Quyết định số 1655/QĐ-UBND vào ngày 10/3/2017.

UBND đang thực hiện nghi thức nhà nước theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg, ban hành ngày 02 tháng 8 năm 2007, quy định về Quy chế văn hóa công sở của Thủ tướng Chính phủ.

Thành công hay thất bại trong môi trường công sở phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó con người và hành vi ứng xử văn hóa của từng cá nhân, từ lãnh đạo đến nhân viên, là yếu tố quan trọng nhất.

Tại Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây, mục tiêu hàng đầu là xây dựng đội ngũ cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức và tinh thần trách nhiệm cao trong thực thi nhiệm vụ Họ luôn tận tâm phục vụ Tổ quốc và Nhân dân, đồng thời nỗ lực thấu hiểu để kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc của người dân Bên cạnh đó, việc xây dựng sự đoàn kết nội bộ trong từng cơ quan, đơn vị cũng được chú trọng.

Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng

2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng

Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc được trang bị một số trang thiết bị như sau:

- Máy in laser: Là thiết bị không thể thiếu để để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy

Máy Scanner là thiết bị giúp nhập dữ liệu hình ảnh hoặc chữ viết vào máy tính nhanh chóng, rất hữu ích cho việc tạo hồ sơ tài liệu khi không có file gốc Trong khi đó, máy photocopy cho phép tạo bản sao chính xác và nhanh chóng từ tài liệu gốc, giúp giảm bớt khối lượng tài liệu cồng kềnh và cải thiện việc lưu trữ.

- Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách nhanh chóng, chính xác

Máy đa năng tích hợp nhiều chức năng giúp tiết kiệm diện tích, nhưng trong môi trường văn phòng đông nhân viên, việc sử dụng máy này có thể dẫn đến tình trạng chồng chéo và chờ đợi Do đó, các đơn vị thường cân nhắc lựa chọn những thiết bị phù hợp để tối ưu hóa hiệu suất làm việc cho văn phòng của mình.

Máy hủy hồ sơ là thiết bị chuyên dụng để tiêu hủy các tài liệu và hồ sơ không còn sử dụng, nhằm đảm bảo thông tin nhạy cảm không bị rò rỉ ra ngoài.

- Máy đếm tiền: Ở văn phòng cần có máy đếm tiền cho nhân viên kế toán

Máy chấm công là thiết bị quan trọng giúp ghi lại thời gian vào và ra của nhân viên, từ đó hỗ trợ cán bộ quản lý theo dõi giờ giấc làm việc một cách hiệu quả.

Máy điện thoại là công cụ liên lạc nhanh chóng và tiện lợi, giúp cuộc đàm thoại trở nên trực tiếp và dễ dàng hơn Nhờ đó, công việc được giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.

Máy ghi âm và ghi hình là công cụ hữu ích để ghi lại diễn biến của các hội nghị quan trọng và các cuộc hội đàm có tính cam kết Nó cũng giúp lưu giữ các lời nhắn khi ra khỏi phòng, quản lý trang thiết bị và theo dõi quá trình làm việc của nhân viên.

Thiết bị hội nghị đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp Tùy thuộc vào yêu cầu và điều kiện của công việc, các trang thiết bị cần được bố trí hợp lý, bao gồm máy chiếu, máy điều hòa, quạt gió, quạt máy và máy giảm nhiệt Việc lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của hội nghị.

2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng

Văn phòng HĐND – UBND thị xã Sơn Tây có nhiệm vụ tổ chức bộ máy và được cấp tài sản ban đầu bao gồm các trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, và máy photocopy Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng, phù hợp với chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của tổ chức Hàng năm, cơ quan còn thực hiện mua sắm bổ sung để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế theo kế hoạch hàng năm.

* Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần

Cách mạng trong hiện đại hóa văn phòng đang diễn ra mạnh mẽ với sự cải tiến và sáng chế đa dạng về trang thiết bị Các sản phẩm hiện nay không chỉ phong phú mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng.

Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ thuật, theo hướng đa năng và toàn diện Qua chương trình đào tạo này, người lao động sẽ có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau và hoàn thành công việc một cách thành thạo.

- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị

- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng

Thực hiện khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của Nhà nước là cần thiết Đồng thời, cần đề xuất thanh lý và xử lý các trang thiết bị hư hỏng hoặc không còn sử dụng để đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng tài sản.

- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:

+ Sử dụng đúng mục đích;

+ Bảo quản theo yêu cầu;

+ Bảo dưỡng theo định kỳ;

+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết

* Bảo quản trang thiết bị

- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản

- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công

- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị

- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị

- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức

2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng

 Hệ thống điều hành và quản lý văn bản Thành phố Hà Nội

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành hỗ trợ các cơ quan nhà nước đạt được mục tiêu xây dựng Văn phòng điện tử không giấy tờ, góp phần cải thiện hiệu quả công việc và tiết kiệm tài nguyên.

Phần mềm quản lý sẽ bao gồm việc theo dõi văn bản đến và văn bản đi trong hệ thống Tất cả các thủ tục hành chính sẽ được thực hiện thông qua phần mềm này.

(Hình ảnh minh họa tại Phụ lục 1)

NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ

Đánh giá chung

 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng đã xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, điều này thể hiện rõ trong việc điều hành công việc và quản lý thông tin Công tác văn thư lưu trữ và nhiệm vụ hậu cần cũng được chú trọng đúng mức.

Mô hình văn thư tập trung cho phép mọi quy trình và nghiệp vụ văn thư được thực hiện tại một địa điểm chung, do một nhân viên văn thư phụ trách Điều này giúp giảm bớt khó khăn trong việc quản lý công tác văn thư, đảm bảo tính thống nhất trong quản lý nghiệp vụ, đồng thời tạo thuận lợi cho việc theo dõi và kiểm tra các văn bản.

Mọi hoạt động nghiệp vụ tại Văn phòng đều tuân thủ quy định và phân công rõ ràng, đảm bảo quy trình giải quyết công việc theo từng lĩnh vực riêng biệt Văn phòng cam kết thực hiện nghiêm túc các hướng dẫn chỉ đạo của lãnh đạo, nhằm đảm bảo tiến độ nhanh chóng, hiệu quả và đúng thời hạn quy định.

 Soạn thảo và ban hành văn bản

 Thẩm quyền ban hành văn bản

- Thể thức trình ký và thẩm quyền đề ký của các lãnh đạo được xác định rõ và không có sự trùng lặp, mâu thuẫn

- Qua thẩm quyền ký ta biết rõ chức trách và nhiệm vụ của các lãnh đạo trong Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây

 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây đã thực hiện nghiêm túc Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư, đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng quy định Tất cả các văn bản đều được trình bày đầy đủ 09 thể thức bắt buộc của pháp luật và văn bản hành chính, đồng thời nhiều văn bản được soạn thảo nhanh chóng, tiện lợi, thống nhất theo khuôn mẫu chung, bảo đảm tính thẩm mỹ, lịch sự và trang trọng.

Qua quá trình nghiên cứu, tôi nhận thấy rằng cơ quan đã tuân thủ đúng quy trình soạn thảo văn bản theo quy định của pháp luật.

Các văn bản cần phản ánh chính xác các phạm vi mà chúng hướng tới, với nội dung rõ ràng, mạch lạc và logic Cấu trúc nội dung và bố cục phải được trình bày một cách ăn khớp, đảm bảo tính mạch lạc và dễ hiểu Việc sử dụng từ ngữ không chỉ mang tính hành chính mà còn thể hiện tính quy phạm và chức năng giao tiếp hiệu quả.

 Quản lý văn bản đi

- Quy trình tổ chức tiếp nhận và xử lý văn bản đi được thực hiện đúng và đủ theo qui định của pháp luật

Chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành nhằm loại bỏ những trường hợp trái pháp luật, đồng thời xác định các văn bản còn hiệu lực, cần sửa đổi bổ sung hoặc đã hết hiệu lực, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhà nước.

 Quản lý văn bản đến

- Văn bản được chuyển đến đúng đối tượng nhận văn bản

- Văn bản đến được tiếp nhận đúng thủ tục, vào sổ theo dõi văn bản đến đầy đủ, đúng số, ký hiệu và nội dung văn bản đến

- Văn bản đến được tiếp nhận theo chế độ “mật”, bảo quản văn bản chặt chẽ, chuyển đến cơ quan, cá nhân kịp thời, nhanh chóng

 Quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý và sử dụng con dấu công vụ cần tuân thủ nguyên tắc chặt chẽ, với cán bộ văn thư phải có trách nhiệm cao trong việc giữ gìn và sử dụng con dấu đúng mục đích Cần ngăn chặn mọi hình thức lợi dụng con dấu cho mục đích trái pháp luật, đồng thời đảm bảo không xảy ra tình trạng mất mát hay hư hỏng con dấu.

Các loại dấu doanh nghiệp, chức vụ lãnh đạo, chức danh và họ tên được khắc bằng công nghệ hiện đại, đảm bảo tính thuận tiện, rõ ràng và ngăn nắp cho tài liệu Công nghệ này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình khắc dấu.

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quá trình khai báo đã chứng kiến những thay đổi quan trọng, với từng đơn vị ngày càng ý thức hơn trong việc lập hồ sơ khi hoàn tất công việc Điều này được thể hiện qua việc phân loại hồ sơ một cách khoa học theo số lượng và thời gian, đồng thời giải quyết công việc một cách có tổ chức vào cặp và tủ cất riêng Sự cẩn thận trong việc quản lý tài liệu lưu trữ cũng được nâng cao, với trang thiết bị và phương tiện bảo quản được đầu tư đầy đủ.

 Văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp

Văn phòng thường xuyên điều chỉnh tác phong và lề lối làm việc của cán bộ, công chức trong các cuộc họp giao ban hàng tháng và lễ chào cờ Cải cách nền hành chính được tập trung vào việc nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành, hướng tới sự phát triển hiện đại, thuận tiện và hiệu quả trong kinh doanh.

Cán bộ, công chức, viên chức cần có bản lĩnh chính trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt và năng lực đáp ứng yêu cầu công việc Họ phải có tác phong chỉnh tề, được đánh giá cao về kỷ luật, kỷ cương hành chính, cùng với thái độ giao tiếp và ứng xử phục vụ nhân dân Môi trường công sở cần xanh, sạch, đẹp, với các phòng làm việc được bố trí hợp lý và hài hòa.

 Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng

Việc chỉnh trang và trang bị hiện đại cho văn phòng với máy tính, máy in, và máy photocopy đã giúp giảm thiểu lãng phí thời gian, công sức và chi phí hành chính Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy khả năng sáng tạo mà còn tinh gọn hoạt động của các cơ quan, nâng cao hiệu quả làm việc của giám đốc điều hành và quan chức.

Mỗi phòng ban được trang bị hệ thống điều hòa không khí hiện đại, giúp duy trì không khí trong lành và nhiệt độ ổn định, từ đó bảo vệ sức khỏe cho toàn thể cán bộ và nhân viên văn phòng.

Do yêu cầu công việc cần được giải quyết nhanh chóng và chính xác, trong khi số lượng công việc lớn và quy trình soạn thảo văn bản phức tạp với nhiều bước và giai đoạn, dẫn đến việc chậm tiến độ.

Đề xuất, kiến nghị

Kế hoạch tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách sẽ được triển khai thông qua các hình thức đào tạo chính quy, tại chức hoặc các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Đặc biệt, sẽ tổ chức lớp bồi dưỡng tin học văn phòng dành cho cán bộ, nhân viên, với trọng tâm là nhân viên Văn phòng.

Lãnh đạo cơ quan cần chú trọng kiểm tra, chỉ đạo và khen thưởng kịp thời, đồng thời xử lý nghiêm các vi phạm pháp luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Cần xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư.

Để nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản, cần tăng cường tổ chức các buổi tập huấn và tuyên truyền về kỹ năng soạn thảo Việc xây dựng kế hoạch tập huấn và bồi dưỡng cho cán bộ, cùng với việc cử họ đi đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ là rất quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu công việc tại cơ quan, đơn vị.

Để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, cần tích cực đổi mới các văn bản quy định của Nhà nước liên quan Đồng thời, việc tuyên truyền và hướng dẫn thực hiện các quy định này cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo sự hiểu biết và thực thi đúng đắn trong công tác quản lý văn bản.

+ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư;

Thông tư 07/2012/TT-BNV, ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 bởi Bộ Nội vụ, cung cấp hướng dẫn chi tiết về quản lý văn bản, lập hồ sơ và quy trình nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thông tư này nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, bảo đảm tính chính xác và an toàn cho tài liệu trong quá trình quản lý.

- Cần xây dựng cụ thể các văn bản quy định theo trình tự để dễ dàng thực hiện

- Thường xuyên kiểm tra các công tác thực hiện văn bản đi đến của các bộ phận đơn vị thực hiện văn bản nhất là bộ phận văn thư

Hiện đại hóa cơ sở vật chất cho công tác văn thư là cần thiết, bao gồm việc trang bị đầy đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo, giá kệ, hộp, cặp và bìa hồ sơ Tất cả các thiết bị này cần tuân thủ tiêu chuẩn của ngành văn thư và lưu trữ để nâng cao hiệu quả công việc.

Thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng máy móc thiết bị là rất cần thiết để đảm bảo hiệu suất hoạt động Cần loại bỏ những thiết bị cũ kỹ, thường xuyên hỏng hóc để nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, xây dựng quy định rõ ràng về việc sử dụng trang thiết bị trong cơ quan sẽ giúp quản lý và bảo vệ tài sản tốt hơn.

- Mỗi cá nhân trong cơ quan nên thực hiện bảo quản phân danh mục những hồ sơ sau quá trình làm việc