Báo cáo kiến tập về thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Cơ cấu tổ chức quan Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Vị trí việc làm Văn phịng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây 2.2 Soạn thảo ban hành văn quan 11 2.2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 11 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn 12 2.2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 12 2.2.4 Quy trình soạn thảo văn 12 2.3 Quản lý văn 13 2.4 Quản lý giải văn đến 14 2.5 Quản lý sử dụng dấu 15 2.6 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 16 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức 16 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 16 2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 17 2.6.4 2.7 2.7.1 2.7.2 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp Các quy định hành quan Nhận xét, đánh giá chung 2.8 Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 19 18 18 18 19 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng 19 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 20 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 21 Chương 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ 22 3.1 Đánh giá chung 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Hạn chế 24 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 24 3.2 Đề xuất, kiến nghị 24 KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC 27 LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn phịng hoạt động bảo mật thơng tin văn phục vụ công tác quản lý, tổ chức hoạt động quan, đơn vị Làm tốt cơng tác văn phịng đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý nhà nước quan, đơn vị; góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, kịp thời, sách, đảm bảo giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Góp phần giúp cho công tác quản lý lãnh đạo đạt hiệu quả, lý luận thực tiễn quản trị văn phòng cơng tác Văn thư - lưu trữ có bước tiến vượt bậc thời gian qua Công tác văn phịng ngày đóng vai trị quan trọng phát triển kinh tế nước nhà Nhằm đảm bảo nguyên tắc gắn việc học trường với thực tế xã hội, lý thuyết với thực tế, nhà trường tổ chức thời gian kiến tập nhằm giúp sinh viên có nhìn thực tế ngành quản trị văn phịng Theo chương trình đào tạo sinh viên có 20 ngày kiến tập quan từ ngày 8/5/2023 đến ngày 28/5/2023 Khoảng thời gian ngắn hội quý báu để sinh viên trải nghiệm thực tế, đem kiến thức học trường vận dụng vào thực tế, đồng thời học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm giúp cho việc làm sau thêm tự tin Khoảng thời gian kiến tập Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây em nhận giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán Văn phòng việc hướng dẫn, cung cấp thông tin tài liệu cần thiết trình em kiến tập Qua em muốn gửi lời cảm ơn đến Học viện Hành Quốc Gia Hà Nội nói chung, khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng nói riêng tạp điều kiện cho chúng em kiến tập quan nhà nước học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học tập trường Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Kính chúc thầy ln dồi sức khỏe, thành công công tác giáo dục sống Em xin chân thành cảm ơn./ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng Nhân dân UBND Ủy ban nhân dân MTTQ Mặt trận tổ quốc Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thị xã Sơn Tây Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp quy định cụ thể Luật tổ chức HĐND UBND Quốc hội khóa XI thơng qua ngày 26/11/2003 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thị xã Sơn Tây lấy từ Luật để quy định Nội dung cụ thể tóm tắt sau: Chức UBND thị xã Sơn Tây Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thị xã quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân thị xã nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ quyền hạn UBND thị xã Sơn Tây UBND thị xã thực nhiệm vụ, quyền hạn văn quản lý; tổ chức đạo Phòng, Ban thuộc thị xã thực nhiệm vụ theo lĩnh vực chuyên môn UBND thị xã vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực chức quản lý Kinh tế - Xã hội địa bàn thị xã - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vịvũ trang nhân dân công dân thị xã - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân; thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, sách hậu phương quan đội sách với lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý việc cư trú, lại người nước ngồi địa phương - Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản quyền lợi ích hợp pháp công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp - Tổ chức thực việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác ởđịa phương - Quản lý địa giới hành chính, xây dựng quyền nhân dân, tổ chức quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền - Phối hợp với thường trực HĐND Ban HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND thị xã, xây dựng đề án trình HĐND thị xã xét định 1.2 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây gồm có: - 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, quan tham mưu giúp việc theo chế độ thủ trưởng - Cơ cấu phịng ban chun mơn trực thuộc UBND thị xã xếp phù hợp với chức năng, nhiệm vụ UBND thị xã bao gồm 11 phòng ban sau: + Văn phòng HĐND UBND + Phòng Tư pháp + Phòng Nội vụ + Phòng Tài - Kế hoạch + Phịng Lao động Thương binh Xã hội + Phòng Giáo dục Đào tạo + Phịng Tài ngun Mơi trường + Phịng Y tế + Phịng Văn hóa Thơng tin + Phịng Quản lý đô thị + Thanh tra thị xã Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG HĐND – UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc; Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân thị xã đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Nhiệm vụ quyền hạn * Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Trình UBND thị xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND thị xã Đôn đốc, kiểm tra phịng, ban chun mơn, UBND cấp phường, xã việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND Chủ tịch UBND thị xã sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phịng chun mơn, UBND phường, xã theo quy định pháp luật Giúp UBND thị xã thực công tác đối ngoại Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND thị xã theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật Trình UBND thị xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phịngUBND thị xã; Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND thị xã; theo dõi, đơn đốc phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phịng, ban chun mơn, UBND phường, xã trước trình UBND Chủ tịch UBND thị xã xem xét, định 6.Giúp UBND Chủ tịch UBND thị xã giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Thị ủy, Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ thị xã, đoàn thể nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn địa phương Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND thị xã; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp UBND thị xã phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phịng chun môn, UBND phường, xã Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND thị xã; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hố hành nhà nước UBND thị xã; Trình UBND thị xã chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND thị xã 10 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường, xã nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hố quản lý hành nhà nước theo quy định pháp luật 11 Giải khiếu nại, tố cáo, thực cơng tác phịng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng UBND thị xã theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND thị xã 12 Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND Chủ tịch UBND thị xã; bảo đảm điều kiện hoạt động UBND , Chủ tịch UBND thị xã tổ chức có liên quan theo quy định UBND thị xã 13 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức quan 14 Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND thị xã; 15 Văn phòng HĐNDvà UBND thị xã làm đầu mối thực nhiệm vụ kiểm sốt thủ tục hành tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị nhân, tổ chức quy định hành thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND thị xã 16 Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND thị xã giao * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân thị xã, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã có nhiệm vụ sau đây: Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động Ban Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân hoạt động đối ngoại; Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Hội đồng nhân dân; đôn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Thường trực Hội đồng nhân dân, họp Ban Hội đồng nhân dân; Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân xây dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện nghị Hội đồng nhân dân; Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc quan, tổ chức cá nhân thực kiến nghị kết luận giám sát; Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; Phối hợp với quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết; Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố; Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường, xã; 10 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ hoạt động cho đại biểu Hội đồng nhân dân cấp 11 Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với quan thành phố thị xã, Thường trực Thị ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan, tổ chức, đoàn thể địa phương; 12 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động Hội đồng nhân dân; 13 Bảo đảm điều kiện hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực chế độ, sách đại biểu Hội đồng nhân dân; 16 Việc quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND -UBND thị xã Sơn Tây cán văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt; bảo quản tủ bảo quản riêng văn phịng có khóa cán văn thư giữ đạo, giám sát Chánh Văn phịng Đảm bảo cho việc giữ an tồn dấu, giữ dấu khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn khơng thẩm quyền Cán Văn thư tự tay đóng dấu vào văn Phịng ban hành, văn hình thức, thể thức có chữ ký Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng Dấu đóng ngắn, rõ ràng, vị trí 1/3 phần bên trái chữ ký Dấu có màu đỏ tươi theo quy định Nhà nước 2.6 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ): Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả, hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lưu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý công việc) Hồ sơ trình ký: Là tập văn có liên quan với vấn đề sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ,…) 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Để xây dựng danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động quan cần vào: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác quan, đơn vị công việc cán - Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư quan công ty - Các loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị danh mục hồ sơ năm trước bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan - Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, quan giao dịch, thời gian 17 (Chi tiết Phụ lục 2) Cách ban hành danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ thủ trưởng phê duyệt cần thành nhiều bản: Trưởng phòng tổ chức hành giữ để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ Cán văn thư giữ để theo dõi lập hồ sơ thuộc phần phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ dấu đến (khi đóng vào cơng văn đến) cột lưu hồ sơ sổ đăng ký công văn đi, đến Cán lưu trữ giữ để nắm số lượng hồ sơ cần lập năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho đơn vị đồng thời làm sở để theo dõi, hướng dẫn cán quan lập hồ sơ thu hồ sơ lưu trữ Phịng Tổ chức hành (hoặc trích sao) gửi phịng cơng ty để thực Cán nghiệp vụ vào danh mục hồ sơ, xem phải lập hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ (như danh mục hồ sơ) Trong q trình giải cơng việc tài liệu thuộc hồ sơ đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ kết thúc công việc giải xong (hoặc hết năm văn thư tập lưu công văn 2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 1) Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc 2) Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu 3) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc 4) Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ 18 d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống 2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1) Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định 2) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc 3) Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống 2.7 Văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp 2.7.1 Các quy định hành quan Thể chế hóa chủ trương Đảng nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quan hành nhà nước, năm qua nước ta ban hành nhiều văn QPPL liên quan đên đạo đức công vụ, Hiến pháp năm 2013, Luật CBCC năm 2008 văn QPPL Luật như: Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước; Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26/02/2007 Bộ Nội vụ việc ban hành quy tắc ứng xử CBCC, Viên chức làm việc máy quyền địa phương; Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 Chính phủ quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; Nghị định số 34/2011/NĐ-CP ngày 17/5/2011 Chính phủ quy đinh xử lý kỷ luật công chức; Luật CBCC năm 2008 coi tảng pháp lý 19 lĩnh vực xác định tiêu chí quan trọng bậc cơng chức phải có phẩm chất đạo đức Văn hóa cơng sở có vai trị quan trọng việc xây dựng hình ảnh người cán bộ, cơng chức nhà nước, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Uỷ ban nhân dân, ngày 25 tháng 01 năm 2017, UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định Số: 522/QĐ-UBND việc Quy tắc ứng xử cán bộ, công chức, viên chức, người lao động quan thuộc Thành phố Hà Nội; Quy tắc ứng xử nơi công cộng ban hành kèm theo Quyết định số 1655/QĐ-UBND ngày 10/3/2017 UBND thành phố Hà Nội Nghi thức nhà nước UBND áp dụng theo quy định cụ thể Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở 2.7.2 Nhận xét, đánh giá Mọi thành công hay thất bại hoạt động công sở phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu tố chủ yếu người hành vi ứng xử văn hóa nơi cơng sở cá nhân, từ cấp lãnh đạo, quản lý, điều hành nhân viên Tại Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây cố gắng xây dựng đội ngũ cán bộ, đảng viên, cơng chức, viên chức có phẩm chất đạo đức, tận tụy, có ý thức trách nhiệm thực thi nhiệm vụ, hết lòng phụng Tổ quốc, phục vụ Nhân dân, thấu hiểu để tham mưu giải kịp thời khó khăn, vướng mắc cho người dân; xây dựng đoàn kết nội quan, đơn vị 2.8 Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng Tùy vào tính chất cơng việc phân cơng nhiệm vụ mà phòng làm việc trang bị số trang thiết bị sau: - Máy vi tính (Computer) Máy in laser: Là thiết bị thiếu để để đưa (truy xuất) liệu máy 20 Máy Scanner: Là thiết bị dùng để chụp (nhập) liệu dạng hình ảnh chữ viết vào máy tính cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu đơn vị khơng có file liệu Máy photocopy: Là loại máy giúp có nhanh chóng xác theo gốc Giúp thay tài liệu cồng kềnh hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng - Máy fax: Là loại thiết bị dùng để chuyển gốc tài liệu đến nhiều nơi cách nhanh chóng, xác - Máy đa năng: Có loại máy tích hợp chức với giúp tiết kiệm diện tích, nhiên, với văn phịng đơng nhân viên việc sử dụng máy bị chồng chéo gây chờ đợi Các đơn vị thường cân nhắc để trang bị cho văn phịng máy móc phù hợp - Máy hủy hồ sơ: Máy hủy hồ sơ dùng để tiêu hủy hồ sơ, tài liệu không cịn sử dụng tài liệu khơng phép để lọt - Máy đếm tiền: Ở văn phịng cần có máy đếm tiền cho nhân viên kế tốn - Máy chấm cơng: Dùng để ghi lại vào, nhân viên để thuận tiện cho cán quản lý giấc làm việc nhân viên - Máy điện thoại: Là phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng tiện lợi giúp cho đàm thoại trực tiếp dễ dàng hơn, công việc giải nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian chi phí lại - Máy ghi âm, ghi hình:Ghi lại diễn biến hội nghị quan trọng, hội đàm có tính cam kết, lời nhắn khỏi phịng quản lí trang thiết bị q trình làm việc nhân viên - Thiết bị hội nghị: Tùy điều kiện yêu cầu công việc hội nghị bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy chiếu, máy điều hịa, quạt gió, quạt máy, máy giảm nhiệt 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng - Văn phòng HĐND – UBND thị xã Sơn Tây có chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy cấp tài sản ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm quan mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm * Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật văn phịng thành phần “cách mạng” cơng đại hóa văn phịng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao 21 - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: + Sử dụng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sửa chữa cần thiết * Bảo quản trang thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công - Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Hệ thống điều hành quản lý văn Thành phố Hà Nội Phần mềm quản lý văn điều hành giúp quan nhà nước thực hóa mục tiêu xây dựng Văn phịng điện tử không giấy tờ Phần mềm quản lý bảo gồm văn đến, văn hệ thống Tất thủ tục hành sử dụng qua phần mềm (Hình ảnh minh họa Phụ lục 1) 22 Chương NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ Đánh giá chung Ưu điểm Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng xác định rõ ràng chức nhiệm vụ quan, điều thể rõ ràng hoạt động điều hành công viêc quản lý thông tin, công tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ hậu cần trọng mức - Với mơ hình văn thư tập trung cơng đoạn thao tác nghiệp vụ văn thư tập trung nơi chung cho tồn quan, có văn thư đảm nhận giúp giảm bớt khó khăn cho việc quản lý công tác văn thư đảm bảo tính thống quản lý nghiệp vụ thuận tiện việc theo dõi kiểm tra văn - Mọi hoạt động nghiệp vụ Văn phòng có quy định phân cơng rõ bước giải công việc theo lĩnh vực riêng biệt Văn phòng thực nghiêm túc hướng dẫn đạo lãnh đạo quan nhanh gọn, hiệu thời hạn qui định Soạn thảo ban hành văn Thẩm quyền ban hành văn - Thể thức trình ký thẩm quyền đề ký lãnh đạo xác định rõ trùng lặp, mâu thuẫn - Qua thẩm quyền ký ta biết rõ chức trách nhiệm vụ lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây Thể thức kỹ thuật trình bày văn - Văn phòng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây tuân thủ theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Vì vậy, thể thức kỹ thuật trình bày văn tuân thủ đầy đủ nghiêm túc theo luật định Văn trình bày đủ 09 thể thức bắt buộc văn pháp luật văn hành bình thường Nhiều văn ngày soạn thảo nhanh chóng tiện lợi, thống theo khuôn mẫu chung bảo đảm độ thẩm mĩ tính lịch sự, trang trọng Soạn thảo văn - Qua trình nghiên cứu tìm hiểu em thấy quan thực theo quy trình soạn thảo văn quan Pháp luật đưa - Về mặt nội dung: Các văn phản ánh sát với phạm vi mà văn hướng tới Nội dung văn rõ ràng, mạch lạc, trình bày nội dung logic ăn khớp với cấu trúc nội dung, bố cục, trình bày nội dung mạch lạc rõ ràng Cách dùng từ ngữ vừa mang tính hành lại thể tính quy phạm chức giao tiếp Quản lý văn 3.1 3.1.1 - 23 Quy trình tổ chức tiếp nhận xử lý văn thực đủ theo qui định pháp luật - Chủ trương rà sốt văn ban hành có tác động tích cực, góp phần loại bỏ trường hợp văn ban hành trái pháp luật, văn hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung văn hết hiệu lực, Quản lý văn đến - Văn chuyển đến đối tượng nhận văn - Văn đến tiếp nhận thủ tục, vào sổ theo dõi văn đến đầy đủ, số, ký hiệu nội dung văn đến - Văn đến tiếp nhận theo chế độ “mật”, bảo quản văn chặt chẽ, chuyển đến quan, cá nhân kịp thời, nhanh chóng Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công vụ thực tương đối chặt chẽ, nguyên tắc Cán làm công tác văn thư phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, giữ gìn sử dụng dấu mục đích, khơng có tình trạng lợi dụng dấu vào mục đích trái pháp luật, khơng có tượng làm dấu, hư hỏng, hư hỏng dấu - Các loại dấu doanh nghiệp, chức vụ lãnh đạo, chức danh, họ tên khắc 100% công nghệ đại giúp cho tài liệu khắc dấu thuận tiện, rõ ràng, ngăn nắp tiết kiệm nhiều thời gian Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Những thay đổi quan trọng diễn trình khai báo Từng đơn vị có ý thức lập hồ sơ kết thúc công việc, thể việc ý phân loại hồ sơ theo số lượng thời gian, giải công việc vào cặp, tủ cất riêng, cẩn thận đơn vị Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ đầy đủ Văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp - Văn phòng thường xuyên chấn chỉnh tác phong, lề lối cán bộ, công chức, viên chức họp giao ban hàng tháng chào cờ Tổ quốc Cải cách hành tập trung vào mệnh lệnh, thúc đẩy mạnh mẽ phát triển quản lý, điều hành kinh doanh theo hướng đại, thuận tiện hiệu - Cán bộ, cơng chức, viên chức có lĩnh trị, phẩm chất đạo đức tốt, có lực yêu cầu công việc, tác phong chỉnh tề, đánh giá cao kỷ luật, kỷ cương hành chính, thái độ giao tiếp, ứng xử, phục vụ nhân dân Môi trường công sở xanh, sạch, đẹp, bố trí phịng làm việc hợp lý, hài hòa Thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng - - Văn chỉnh trang, trang bị đại máy vi tính, máy in, máy photocopy hạn chế lãng phí thời gian, cơng sức, chi phí, chi phí hành chính, tạo điều kiện phát 24 huy khả sáng tạo Hoạt động quan tinh gọn mức độ tất giám đốc điều hành quan chức - Mỗi phòng ban trang bị thiết bị điều hòa đảm bảo khơng khí nhiệt độ ổn định, đảm bảo sức khỏe cho toàn thể cán bộ, nhân viên văn phịng 3.1.2 Hạn chế - Do u cầu cơng việc phải giải nhanh chóng, đảm bảo tính xác số lượng công việc nhiều quy trình soạn thảo văn bao gồm nhiều bước, trải qua nhiều giai đoạn nên phức tạp nên làm chậm tiến độ - Nhiều thông tin liên quan đến văn chưa đơn vị cập nhật nên có nơi nhận bị sai địa dính trả gây thời gian gửi lại, ảnh hưởng đến nội dung công việc đề cập đến văn - Quy trình giải văn phức tạp, phải trải qua nhiều ý kiến đạo giải từ xuống gây thời gian, chậm trễ giải lãnh đạo công tác - Việc lập hồ sơ chưa theo trình tự nên tài liệu lưu trữ đơn vị chủ yếu bó gói cặp ba dây Việc xếp tài liệu cán bơ q trình giải công việc mức tự giác, chưa thực xếp cách khoa học cần đến tra tìm thời gian bị lẫn lộn, khơng đảm bảo tính an tồn bí mật tài liệu 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế - Những hạn chế chủ yếu đội ngũ cán đông chưa mạnh, cấu cán công chức, viên chức chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Nhiều cán bộ, làm việc không chuyên môn, sở trường; trình độ ngoại ngữ, kỹ giao tiếp khả làm việc môi trường quốc tế cịn nhiều hạn chế - Ngồi ra, nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu công tác văn phịng cịn hạn chế cơng tác đơn đốc thực kế hoạch, cảnh báo đề xuất điều phối nguồn lực nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị họp đạo, điều hành công việc lãnh đạo hiệu chưa cao Một số nhiệm vụ chưa trọng quan tâm đạo thực công tác phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí, cơng tác đơn đốc, kiểm tra thực kết luận 3.2 Đề xuất, kiến nghị - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.Tổ chức lớp bồi dưỡng tin học văn phòng cho cán bộ, nhân viên đặc biệt nhân viên Văn phòng - Lãnh đạo quan cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư 25 Tăng cường tổ chức buổi tập huấn, tuyên truyền phổ biến cách thức soạn thảo Cần xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan đơn vị - Tích cực đổi văn quy định Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý văn Tuyên truyền hướng dẫn thực văn quy định nhà nước có liên quan như: + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư; + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Cần xây dựng cụ thể văn quy định theo trình tự để dễ dàng thực - Thường xuyên kiểm tra công tác thực văn đến phận đơn vị thực văn phận văn thư - Hiện đại hóa sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ trang thiết bị máy móc, loại bỏ loại máy móc trang thiết bị cũ kỹ, thường xuyên hỏng hóc Xây dựng quy định sử dụng trang thiết bị quan - Mỗi cá nhân quan nên thực bảo quản phân danh mục hồ sơ sau trình làm việc - 26 KẾT LUẬN Sau gần tháng kiến tập Văn phịng HĐND-UBND thị xã Sơn Tây, thời gian khơng q ngắn không dài sinh viên năm thứ ba em Nhưng quan, em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động Văn phòng nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với công việc thật, với chuyên môn thật quan nhà nước, trực tiếp tham gia vào công việc quan Tại quan em học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu chú, anh chị quan hướng dẫn tận tình Nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp quan, có kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường nhận thức rõ ràng vai trò cơng tác văn phịng quan Là sinh viên trường, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức trường cần phải trải qua trình thực tiễn cơng việc để có đủ lực làm tốt cơng việc tương lai Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế cịn ít, hiểu biết cịn nhiều hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên em khơng tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ 27 PHỤ LỤC Phần mềm Hệ thống điều hành quản lý văn Thành phố Hà Nội 28 PHỤ LỤC Mẫu Danh mục hồ sơ UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 2022 CỦA UBND THỊ XÃ SƠN TÂY Số ký hiệu hồ sơ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời gian bảo quản Người lập hồ sơ Ghi 29 PHỤ LỤC Một số hình ảnh quan 30