KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỌP CHO CƠ QUAN TẠI MỘT VĂN PHÒNG CƠ QUAN CỤ THỂ

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Là nơi để trao đổi và bàn bạc. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ************ TIÊU ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỌP CHO CƠ QUAN TẠI MỘT VĂN PHÒNG CƠ QUAN CỤ THỂ TIỂU LUẬN Học phần: Kỹ hoạch định Quản trị văn phòng Mã phách: Hà Nội – 2023 LỜI CẢM ƠN Tiểu luận kết trình tìm hiểu tơi Để có đủ kiến thức làm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên học phần hướng dẫn, bảo, giúp đỡ Đồng thời cung cấp kiến thức quý báu hướng dẫn, trang bị cho kiến thức bản, giúp biết cách tiếp cận vấn đề để hồn thành tiểu luận Những khó khăn chồng chất tư liệu ít, người đề cập hay quan tâm đến vấn đề Đề tài rộng người viết không đủ khả khái quát đưa nhận xét hợp lý kinh nghiệm thực tiễn không nhiều Mặt khác thời gian gấp rút làm cho người viết lúng túng nhận định phân giải Vượt qua khó khăn, người viết tâm theo đuổi đề tài Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 27 tháng năm 2023 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .1 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm .3 1.1.1 Khái niệm hoạch định 1.1.2 Khái niệm hội họp 1.2 Phân loại hội họp .4 1.3 Vai trò hoạch định hội họp 1.4 Yêu cầu hoạch định hội họp Tiểu kết chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND THỊ XÃ SƠN TÂY Khái quát chung UBND thị xã Sơn Tây 2.1 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 10 2.1.2.1 Ủy ban nhân dân thị xã Sơn Tây .10 2.1.2.2 Văn phòng HĐND UBND thị xã Sơn Tây 12 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 16 2.2 Thực trạng công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây 16 2.2.1 Công tác chuẩn bị 16 2.2.2 Xác định mục tiêu họp 19 2.2.3 Thời gian họp .20 2.2.4 Thành phần tham dự 20 2.2.5 Địa điểm 21 2.2.6 Nội dung họp .21 2.2.7 Tổ chức điều hành hội họp 21 2.2.8 Công việc sau hội họp kết thúc 22 Tiểu kết chương 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 23 3.1 Nhận xét thực trạng công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây 23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Hạn chế .23 3.1.3 Nguyên nhân khuyết điểm 23 3.2 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây 24 Tiểu kết chương 26 KẾT LUẬN .27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hội họp, hội nghị yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Là nơi để trao đổi bàn bạc Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Là sinh viên chun ngành Quản trị văn phịng, tơi nhận thấy cần trang bi cho đầy đủ kiến thức để thực chức tham mưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành nhà quản trị văn phòng Một kỹ cần thiết chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do để thực công tác hoạch định hội họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Trong thời gian tìm hiểu Văn phịng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây, bên cạnh điểm mạnh công tác hoạch định họp nhận thấy cịn tồn hạn chế cần thay đổi Chính thế, tơi lựa chọn đề tài “Thực trạng cơng tác hoạch định hội họp cho quan văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây” làm tiểu luận Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoạch định hội họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây - Phạm vi nghiên cứu: UBND thị xã Sơn Tây Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng công tác hoạch định hội họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây - Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây Trên sở khảo sát thực trạng rút ưu điểm, nhược điểm từ đưa số đánh giá vai trò văn phịng cơng tác hoạch định hội họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Cơ sở phương pháp luận: Đề tài nghiên cứu dựa sở lý luận quản trị văn phòng, hội họp, hoạch định hoạch định hội họp - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp phân tích, tổng hợp + Phương pháp thu thập xử lý thông tin + Phương pháp nghiên cứu thực tiễn Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Khi thực tiểu luận này, không tiếp thu kiến thức, hoàn thiệu kiến thức cơng tác hoạch định họp mà cịn giúp cho quan tổ chức tơi khảo sát có sở để từ hồn thiện điều cịn thiếu sót Đồng thời, giúp cho sinh viên có thêm thông tin để phục vụ cho hoạt động học tập tích lũy kiến thức Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục Tiểu luận có cấu trúc chương, sau: Chương Cơ sở lý luận hoạch định hội họp Chương Thực trạng công tác hoạch định hội họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác hoạch định hội họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm hoạch định Hoạch định q trình ấn định xác mục tiêu cần đạt tổ chức tương lai lựa chọn cách thức hành động tốt để đạt mục tiêu Hoạch định định trước xem phải làm gì, làm nào, làm v.v… để làm cho việc xảy ra, phải xảy không xảy theo hướng có lợi cho tổ chức dựa sở mục tiêu chung nó, có tính đến quy luật khách quan chi phối lên yếu tố bên lẫn bên ngồi mơi trường Hoạch định xác định phương án hành động tương lai cho tổ chức cho phận nhằm hướng nổ lực, cố gắng tất phận thành viên vào việc đạt mục tiêu chung cách đồng bộ, nhịp nhàng, có hiệu quả, an tồn sở khai thác có hiệu nguồn lực tổ chức, hộị có, phịng ngừa hạn chế tối đa rủi ro xảy Ý nghĩa công tác hoạch định quản trị: Hoạch định chức lại quan trọng công tác quản trị lĩnh vực nào; hoạch định thực với mục đích làm tảng vững cho hoạt động khác 1.1.2 Khái niệm hội họp Hội họp hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị Họp, hội nghị (gọi chung họp) hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan theo quy định pháp luật Ý nghĩa hội họp: - Phát huy tham gia đóng góp, sáng tạo cá nhân - Tăng cường phối hợp hành động để tăng suất hiệu công việc - Nâng cao tinh thần gắn kết tập thể - Phát giải điều kiện, lệch lạc - Thể tác phong, hình ảnh, văn hóa làm việc chuyên nghiệp 1.2 Phân loại hội họp Căn vào khía cạnh khác nhau, lại có cách phân loại khác hội họp Cụ thể, sau: Thứ nhất, vào quy trình lãnh đạo, quản lý - Hội họp bàn bạc, định - Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai định thông qua, - Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác đạo, uốn nắm kịp thời lệch lạc, có - Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm hoạt động vừa qua đưa phương hướng cho hoạt động Thứ hai, vào tính chất mục đích họp: - Hội họp trao đổi thông tin 12 Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND Chủ tịch UBND thị xã; bảo đảm điều kiện hoạt động UBND , Chủ tịch UBND thị xã tổ chức có liên quan theo quy định UBND thị xã 13 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức quan 14 Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND thị xã; 15 Văn phòng HĐNDvà UBND thị xã làm đầu mối thực nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị nhân, tổ chức quy định hành thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý UBND thị xã 16 Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND thị xã giao * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân thị xã, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thị xã có nhiệm vụ sau đây: Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động Ban Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân hoạt động đối ngoại; Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Thường trực Hội đồng nhân 14 dân Ban Hội đồng nhân dân; đôn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Thường trực Hội đồng nhân dân, họp Ban Hội đồng nhân dân; Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân xây dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện nghị Hội đồng nhân dân; Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc quan, tổ chức cá nhân thực kiến nghị kết luận giám sát; Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; Phối hợp với quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết; Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố; Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân phường, xã; 10 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ hoạt động cho đại biểu Hội đồng nhân dân cấp 11 Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với quan thành phố thị xã, Thường trực Thị ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan, tổ chức, đoàn thể địa phương; 15 12 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động Hội đồng nhân dân; 13 Bảo đảm điều kiện hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực chế độ, sách đại biểu Hội đồng nhân dân; 14 Quản lý sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, cơng tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ lễ tân quan Hội đồng nhân dân; 16 Thực nhiệm vụ khác Thường trực Hội đồng nhân dân giao 2.1.3 Cơ cấu tổ chức * UBND thị xã Sơn Tây Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây gồm có: - 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, quan tham mưu giúp việc theo chế độ thủ trưởng - Cơ cấu phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thị xã xếp phù hợp với chức năng, nhiệm vụ UBND thị xã bao gồm 11 phòng ban sau: Văn phòng HĐND UBND, Phòng Tư pháp, Phòng Nội vụ, Phịng Tài - Kế hoạch, Phịng Lao động Thương binh Xã hội, Phòng Giáo dục Đào tạo, Phịng Tài ngun Mơi trường, Phịng Y tế, Phịng Văn hóa Thơng tin, Phịng Quản lý thị, Thanh tra thị xã * Văn phòng HĐND UBND thị xã Sơn Tây Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phịng, khơng q 03 Phó Chánh Văn phịng, cơng chức chun mơn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật 2.2 Thực trạng công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây 2.2.1 Công tác chuẩn bị 16 Công tác chuẩn bị họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây chuẩn bị theo yếu tố sau: - Xác định mục tiêu họp ? Mục tiêu tổ chức họp để giải vấn đề ? - Xác định thành phần tham gia ? Khi xác định tham gia họp cần vào: + Những người dù có đủ kiến thức liên quan đến nội dung trình bày họp để họ có đóng góp hữu hiệu: + Những người có thẩm quyền định; + Những người có trách nhiệm thực công việc họp đề ra; +Những người bị ảnh hưởng (trực tiếp gián tiếp) định buổi họp; + Những người sẽn cần thơng tin trình bày buổi họp để làm việc hiệu - Xác định thời gian, địa điểm họp Việc xác định thời gian, địa điểm họp có nghĩa phải trả lời câu hỏi: Cuộc họp diễn nào? Trong bao lâu? đâu? Căn vào thành phần (số lượng, đặc điểm, tính cách, trình độ chuyên môn, cấu), nội dung để xác định thời gian, địa điểm họp - Thông báo mời họp Việc thơng báo mời họp diễn hình thức thư mời qua phương tiện khác như: email, gọi điện gặp mặt trực tiếp - Chương trình họp Chương trình họp phân bổ nguồn lực để thực nội dung theo trình tự tối ưu Chương trình họp thông tin ngắn 17 gọn, phản ánh đầy đủ yếu tố như: thời gian, địa điểm, nội dung, người thực yêu cầu khác Chương trình đồ họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có phần gọi thủ tục khai mạc, vấn đề thủ tục bế mạc Một chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp Một chương trình họp thường có thơng tin sau đây: + Nội dung chính; + Địa điểm; + Thời gian (bắt đầu kết thúc); + Thời gian giải lao (nếu có); + Tên người chủ tọa; + Tên người điều khiển chương trình (nếu có); + Tê chủ đề trình bày, tên người trình bày; + Thời gian dự kiến cho nội dung trình bày; + Hình thức trình bày; + Người ghi biên họp; + Hướng dẫn việc chuẩn bị họp Ngồi chương trình chung họp cần phả xem xét chuẩn bị nội dung, chủ đề thảo luận; kết luận - Sắp xếp phòng họp Việc xếp mơi trường phịng họp tạo nên khơng khí họp Tùy theo nội dung, thành phần mục đích họp mà bố trí phịng họp theo kiểu: Hình trịn, oval, hình vng, hình chữ U,v.v Bên cạnh cần ý đến môi trường xung quanh như: 18 + Nhiệt độ khơng khí phịng; + Sạch sẽ; + Ánh sáng; + Kích cỡ phịng; + Mùi/mùi thơm; + Tiếng động, tiếng ồn - Chuẩn bị hành chính, sở vật chất + Phân công trách nhiệm: Chủ tọa, thư ký; + In, photo tài liệu họp; + Các loại mẫu: Biên bản, nghị v.v + Bố trí phịng họp; + Thiết bị nghe nhìn; + Hệ thống âm thanh; + Chỗ ngồi cho đại biểu; + Nước uống; v.v 2.2.2 Xác định mục tiêu họp Khi có họp tiến hành, quan Văn phịng cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến họp; trước hết định tính chất cần thiết phải có họp Tiếp đến, cán Văn phòng cần xác định cốt lõi họp, người chủ trì chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng kế hoạch cho họp 19 Sau đó, tiến hành phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng khuyến khích người tham dự họ cần phải biết nhắm đến vấn đề Mục tiêu giúp họp tập trung vào trọng điểm 2.2.3 Thời gian họp Thời gian tổ chức họp phải xếp hợp lý theo hướng cấp (nếu có) Khi có yêu cầu hoạch định họp lập kế hoạch cụ thể để trình thủ trưởng cấp trên, xin ý kiến đạo 2.2.4 Thành phần tham dự Dựa vào tính chất, quy mơ họp, Văn phòng huyện tham mưu với Thủ trưởng cấp để xây dựng thành phần họp cho phù hợp Thành phần tham dự bao gồm:  Chủ tọa họp  Thành phần tham dự thức  Thư ký họp  Các thành phần phục vụ họp khách mời (nếu có )  Xác định thành phần tham dự:  Nên chọn người tham gia họp Thành phần tham dự người sau đây:  Lãnh đạo cấp có liên quan, phụ trách mảng cơng việc  Những người định cho vấn đề liên quan, người cung cấp thơng tin đầu vào cần thiết cho họp  Những người có quan tâm sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu họp, người mà thực thi định đưa họp 20 Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị mời người thuộc đơn vị khác tổ chức bên ngồi đến tham dự Do đó, cơng tác hoạch định trở nên quan trọng, mời người kiến thức chuyên mơn họ giúp ích cho họp 2.2.5 Địa điểm Tùy tính chất họp số lượng người tham dự mà Văn phòng HĐND& UBND thị xã Sơn Tây có xếp phù hợp Đảm bảo u cầu tính chất Chọn phịng phải đủ lớn cho số người dự họp Nếu phòng lớn trang trọng nhỏ, ảnh hưởng đến tập trung thành viên tham dự 2.2.6 Nội dung họp Về nội dung họp, Văn phòng UBND thị xã xem xét tất vấn đề liên quan đến buổi họp điều kiện khách quan, tình hình thực tế tổ chức, văn liên quan tới buổi họp Ngoài ra, Văn phòng chuẩn bị đưa nhiều phương án giải vấn đề, phân tích rõ ưu điểm phương án Sau đó, lấy ý kiến, trao đổi trực tiếp với cá nhân có trách nhiệm liên quan đến họp 2.2.7 Tổ chức điều hành hội họp Điều hành họp: - Điều hành họp thường thủ trưởng quan - Điều hành họp theo kế hoạch chương trình định trước - Lắng nghe ý kiến trình bày họp - Tập trung vào chủ đề chương trình - Làm rõ ý kiến - Khuyến khích người phát biểu, tập trung vào ý kiên, tập trung vào người nói 21 Quy trình họp UBND thị xã Sơn Tây thường tiến hành theo bước sau (tùy tính chất họp cắt thêm bước) Khai mạc họp Thông qua nội dung họp Báo cáo kết họp trước Thông qua nội dung chủ đề họp kỳ Điều hành thảo luận Bế mạc họp Tổng kết họp Hoàn tất văn lưu trữ gửi đến thành viên tham dự 2.2.8 Công việc sau hội họp kết thúc Sau họp kết thúc, thư ký họp đảm bảo hoàn thành quy định nội dung thể thức văn Văn phòng UBND thị xã phụ trách hoạch định chi phí, lập hồ sơ họp, thu dọn phịng, làm thủ tục tốn tạm ứng, thảo thư từ, văn theo yêu cầu lãnh đạo… Tiểu kết chương Đội ngũ cán bộ, công chức Văn phịng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây có trình độ, chun mơn, kinh nghiệm; ln quan quan tâm, tạo điều kiện nâng cao lực nghiệp vụ hành Các vấn đề cơng tác chuẩn bị, công tác điều hành hội họp, tổ chức công việc hội họp kết thúc văn phịng thực cách đầy đủ có khoa học Bên cạnh ưu điểm, cần phải khắc phục vài hạn chế Sau đây, xin mạnh dạn đưa số đánh giá biện pháp để nâng cao công tác tổ chức hội họp 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 3.1 Nhận xét thực trạng công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây 3.1.1 Ưu điểm công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND & UBND thị xã Sơn Tây - UBND thị xã Sơn Tây tiến hành họp theo quy trình dựa mục tiêu đặt trước họp - Các họp thực theo tiến trình xác định lịch công tác năm quan - Nội dung, thời gian, địa điểm thông báo đầy đủ tới người dự họp theo quy định - Khơng khí họp mang tính dân chủ cao 3.1.2 Hạn chế công tác hoạch định họp Văn phòng HĐND & UBND thị xã Sơn Tây - Một vài họp có chất lượng thấp yếu tố như: người, sở vật chất, hay thời tiết, có cố… - Một vài cá nhân tham gia dự họp chưa tập trung vào họp, hay gây trật tự, làm ảnh hưởng đến người dự họp khác ảnh hưởng họp diễn - Nội dung số họp sơ sài, chưa vào chi tiết, cụ thể mục tiêu, dẫn đến khơng khí họp tẻ nhạt, thiếu sơi - Có vài họp thừa thãi, không mang mục đích cả, gây lãng phí thời gian, tiền bạc 3.1.3 Nguyên nhân khuyết điểm - Chưa lường trước trường hợp xảy bất ngờ 23 trình tổ chức họp - Các cá nhân tham gia ý thức cịn kém, chưa có nhận thức rõ ràng việc quan trọng tham gia hội họp, - Thông tin tổng hợp cịn thiếu, hay chưa xác, dẫn đến việc nội dung họp cịn sơ sài, thiếu xác - Khơng có chương trình, kế hoạch cụ thể, dẫn đến tổ chức bừa bãi họp 3.2 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác hoạch định họp Văn phòng HĐND&UBND thị xã Sơn Tây - Để tạo khơng khí thoải mái cho họp áp dụng số hoạt động hấp dẫn như: biểu diễn văn nghệ, ca múa hát, phát nhạc, phát hình ảnh, phát clip giải trí phù hợp, đoạn clip phóng sự… - Tổ chức họp hội trường đủ diện tích để người đến dự họp có khơng gian thoải mái để dự họp - Phòng họp phải trang bị đầy đủ tiện nghi, chu đáo từ bàn ghê, nước uống, thiết bị chuyên dụng cho phòng họp như: máy chiếu, micro, loa đài… Sắp xếp cho ngồi cho người dự họp phải cẩn thận, trang trọng, ngăn nắp, tạo bầu khơng khí nghiêm trang họp Nhiệt độ khơng khí phịng phải thật dễ chịu để tạo cảm giác thoải mái ngồi họp - Nên chuẩn bị thứ cần thiết: + Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngồi kết họp khơng dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Khi họp tiến hành cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến 24 họp trước hết phải định tính chất cần thiết phải có họp + Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể - Thể vai trò người điều hành cách hiệu Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp: + Trước hết phải tuân thủ xác thời gian + Phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn + Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp + Nếu tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng - Tổng hợp họp bước quan trọng + Trước kết thúc họp phải tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên + Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp + Nếu xin nhận xét thành viên tham gia họp mà quan tổ chức - Nâng cao ý thức thành viên tham gia dự họp, chủ động nhắc nhở ý thức trước tham dự hội họp 25 - Mua sắm đầy đủ trang thiết bị cần thiết để họp diễn sn sẻ - Tổng hợp thơng tin xác đầy đủ giúp cho họp trở nên chất lượng Tiểu kết chương Từ đánh giá, nhận xét trên, thấy cơng tác hoạch định hội họp quan trọng quan tổ chức Văn phịng thị xã có đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, nhân viên có trình độ chun mơn, nghiệp vụ cao nên công tác hoạch định hội họp thực cách hiệu quả, đảm bảo yêu cầu Ngồi ưu điểm cịn tồn đọng số hạn chế xuất phát từ nguyên nhân chủ quan khách quan Việc tổ chức hội họp không mang đến định có chất lượng, mà cịn mang đến hoàn thiện cho máy quan đó, để từ thực chức nhiệm vụ quyền hạn quan, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đạt kết cao 26 KẾT LUẬN Hội họp cách thức để giải công việc hoạt động lãnh đạo, quản lý Qua đó, người đứng đầu tập thể lãnh đạo thực lãnh đạo, quản lý, điều hành giải nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật điều lệ tổ chức Như vậy, hội họp hoạt động cần thiết quan trọng, có nhiều hình thức khác với nội dung đa dạng gắn với việc thực nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm giải vấn đề trọng đại quốc gia, giới Nhưng bị lạm dụng, hội họp trở thành “gánh nặng”, mang tính hình thức, “vơ thưởng, vơ phạt”, gây lãng phí thời gian, nhân lực, tiền bạc… Vì vậy, cần phải có cách nhìn hội họp, tìm nguyên nhân dẫn đến hội họp nhiều để có giải pháp khắc phục, đưa hội họp trở với nghĩa nó, nâng cao chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Thời gian làm diễn khoảng thời gian ngắn, nên tiểu luận em tránh thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến từ q thầy khoa Quản trị Văn phịng để em hồn thiện em bổ sung thêm kiến thức để sau áp dụng vào thực tế công việc Em xin chân thành cảm ơn / 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Văn Chiều (2016), Bài giảng kỹ quản lý, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước PGS.TS Văn Tất Thu (2021), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội Trang web: http://sontay.hanoi.gov.vn/ 28