Trong quá trình làm việc, người cán bộ công chức, viên ch c ph i phân biứ ả ệt được văn bản quy ph m pháp lu t v i các loạ ậ ớ ại văn bản khác cũng thuộc văn bản quản lý nhà nước... - S
S , ký hi ố ệu văn bản
S , ký hiố ệu văn bản: S : 246/TB-ố LTH-QTVP, bao g m chồ ữ viế ắt t t tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản S , ký hi u cố ệ ủa văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản T ừ “Số” được em trình bày b ng ch ằ ữin thường, c ỡchữ 13, ki u ch ể ữ đứng; sau t ừ “Số” có dấu hai ch m (:) Ký hi u cấ ệ ủa văn bản được em trình bày b ng ch in hoa, c ằ ữ ỡchữ 13, ki u ch ể ữ đứng Gi a s ữ ố và ký hiệu văn bản có d u g ch chéo (/), gi a các nhóm chấ ạ ữ ữ viế ắt t t trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách ch ữ.
a danh và th Đị ời gian ban hành văn bản
Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng v i s , ký hiớ ố ệu văn bản, c ỡchữ 13, ki u ch nghiêng; các ch ể ữ ữ cái địa danh được viết hoa, sau địa danh có d u phấ ẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh gi a so v i Qu c hi u và Tiêu ng ữ ớ ố ệ ữ.
Tên lo i và trích y u n i dung ạ ế ộ
Tên loại văn bản (Thông báo) được em trình bày b ng ch in hoa, c ằ ữ ỡchữ 14, ki u ch ể ữ đứng, đậm
Trích y u nế ội dung văn bản (V ềviệc phát động phong trào văn nghệ nhân ngày Nhà giáo Vi t Nam 20/11ệ ) được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, ki u chể ữ đứng, đậm Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường k ngang, nét liẻ ền, có độ dài b ng tằ ừ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng ch ữ và đặt cân đối so v i dòng ch ớ ữ
Nội dung văn bản: được trình bày b ng ch ằ ữ in thường, c ỡchữ 14 6 Chức vụ, họ tên và ch ký cữ ủa người có thẩm quyền
Quy n h n, ch c v cề ạ ứ ụ ủa người ký được trình bày v trí góc cu i bên ở ị ố phải văn bản Quyền hạn chức v cụ ủa người ký được em trình bày b ng ch ằ ữin hoa, c ỡchữ 13, ki u ch ể ữ đứng, đậm
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày ở dưới quy n h n, chề ạ ức vụ của người ký; b ng chằ ữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, ở đây em sử ụng d cỡ chữ 14 kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh gi a quy n h n, ch c v cữ ề ạ ứ ụ ủa người ký
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên m t dòng riêng (ngang hàng v i dòng ộ ớ chữ “quyền h n, ch c v cạ ứ ụ ủa người ký” và sát lề trái), sau có d u hai ch m (:), ấ ấ bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, ki u chể ữ nghiêng, đậm; ph n liầ ệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày b ng chằ ữ in thường, c ỡchữ 11, ki u ch ng; tên mể ữ đứ ỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cu i cùng bao g m ch ố ồ ữ “Lưu” sau có dấu hai ch m (:), ti p theo ấ ế là chữ viế ắt “VT”, dất t u ph y (,), chẩ ữ viế ắt tên đơn vịt t (ho c bặ ộ phận) soạn thảo văn bản, cuối cùng là dấu ch m (.) ấ
V n i dung, b c ề ộ ố ục và ngôn ngữ, văn phong
1 V ề cơ sởthực tế Thông báo trên đã căn cứ vào tình hình thực tế của Đoàn Khoa Lưu trữ học và qu n tr ả ị văn phòng ở tháng 11 “nhằm tôn vinh truy n thề ống tôn sư trọng đạo, tinh thần hiếu học c a dân tộc Vi t Nam và kỷ niệm ngày Nhà giáo Vi t ủ ệ ệNam 20/11” Căn cứ vào vi c thông báo ệ đến các Chi đoàn, Chi hội chu n b ẩ ị cho ngày Nhà giáo Vi t Nam 20/ệ 11”
Thông báo đáp ứ ng nh ữ ng yêu c ầ u v ề n ội dung văn b ả n:
- Tính chính tr : Nị ội dung văn bản phù h p vợ ới đường l i, chố ủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước
- Tính pháp lý: Cơ quan ban hành là BCH Khoa c a mủ ột trường Đại học: đúng thẩm quy n; phù hợp về n i dung và hình th c của thông báo; không trái v i ề ộ ứ ớ quy định của Pháp lu t ậ
- Tính mục đích: Mục đích ban hành rõ ràng, giao nhi m v ệ ụ cho các đơn vị
- Tính khoa h c: Nọ ội dung văn bản rõ ràng, chính xác, không s d ng tử ụ ừ đa nghĩa; ngắn gọn; th ng nh t, k p th i v i tình hình ố ấ ị ờ ớ
- Cấu trúc văn bản: đầy đủ 3 phần Đặ ấn đềt v , Gi i quy t vả ế ấn đề, K t thúc vế ấn đề
2 Cách trình bày n i dung ộ văn ản b a) Đặt vấn đề: “Nhằm tôn vinh truyền thống tôn sư trọng đạo, tinh thần hiếu học của dân tộc Vi t Nam và kệ ỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, như những lời tri ân chân thành t các b n sinh viên trong khoa g i t i các th y, cô ừ ạ ử ớ ầ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đồng thời phát huy khả năng sáng tạo, tạo sân chơi thiết thực và bổ ích cho sinh viên trong khoa” b) Gi i quy t vả ế ấn đề:
- Phần này được trình bày ng n g n v i các n i dung chính sau: ắ ọ ớ ộ “Các Chi đoàn, Chi hội thông tin rộng rãi đến từng sinh viên và tiến hành tập luyện các ti t mế ục văn nghệ: hát, múa, kịch, để tham d ự đêm hội “ Ơn người lái đò ”
=> Phần gi i quy t vả ế ấn đề khá chi ti có ngết, ắt đoạn, chia thành các đoạn văn nhỏ có th d theo dõi để ể ễ c) K t thúc vế ấn đề
“Đề nghị BCH Chi đoàn – Chi hội thực hiện đúng tinh thần thông báo trên./ ”
=> Câu k t thúc vế ấn đề ngắn g n, chọ ỉ đơn giản là một câu tường thu t thông ậ thường để thông báo s hoàn ch nh vự ỉ ề nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản rõ ràng, chính xác, không s d ng t ử ụ ừ đa nghĩa; ngắn gọn; th ng nh t, k p th i vố ấ ị ờ ới tình hình đang diễn ra
- V ềloại câu trong văn bản: chủ yếu là câu tường thu t; ngoài ra, có mậ ột câu là ki u câu m nh l nh (thông qua t yêu cể ệ ệ ừ ầu)
- Phong cách ngôn ng hành chính (có thữ ể thấy thông qua m i quan h ố ệ thứ bậc; t ngữ ừ được trình bày cụ thể, rõ ràng, chi ti t; tính phế ổ thông, đại chúng; hay tính trang tr ng, l ch sọ ị ự trong văn bản,…) Ngoài ra, văn bản còn thể hiện tính khuôn mẫu ( đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, đúng mẫu, )
UBND T NH QU NG NAM Ỉ Ả SỞ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU
C NG HÒA XÃ H I CH Ộ Ộ Ủ NGHĨA VIỆ T NAM Độ ậ –c l p tự do H nh phúc – ạ
Số: 172/QĐ-SVH,TT&DL
Quảng Nam, ngày 25, tháng 10, năm 2023
QUYẾT ĐỊNH Về ệc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệuvi
Căn cứ ật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;Lu
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về ời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ ến trong hoạt động th bi của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Quyết định 03/2022/QĐ-UBND ngày 20/01/2022 củ Ủy ban a nhân dân tỉnh ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ ức của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Quảng Nam; ch
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở
Thành lập Hội đồng xác định giá trị thì liệu của Sở Du lịch gồm
có các thành viên có tên sau đây
1 Chủ tịch Hội đồng: Nguyễn Thị Thu Hiề - Phó Giám đốc Sở.n
2 Phó Chủ tịch Hội đồng: Ông Lê Bá Vương - Chánh Văn phòng Sở 3 Các thành viên:
- Ông: Ngô Thị Liên Hương - Phó Chánh Văn phòng Sở
- Ông: Trần Quý Tấn – Trưởng phòng Quản lý Du lịch Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Quảng Nam
- Ông: Nguyễn Tấc Thành - Chánh Thanh tra Sở
- Ông: Trần Văn Dũng – Phó Trưởng phòng phụ trách Phòng Quản lý Văn hóa Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Quảng Nam
- Bà: Trần Thị Chức Nữ – Thư ký Hội đồ ng.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm xem xét, thông
qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Lưu trữ lịch sử của tỉnh, lập biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu và tổ ức giao nộp tài liệu theo quy định củch a phát luật.
Chánh văn phòng Sở, Trưởng các phòng chức năng thuộc Sở và
Tên lo i và trích y u n ạ ế ội dung
“Quyết định về ệ vi c thành lập Hội đồng xác định giá tr tài liị ệu lưu trữ” được căn giữa, đặt ở dưới địa danh, ban hành văn bản và s , ký hiố ệu văn bản
Tên loại văn bản (Quyết định) được em trình bày b ng ch in hoa, cằ ữ ỡ chữ ừ t 13, ki u chể ữ đứng, đậm Trích y u nế ội dung văn bản (Về việc thành l p Hậ ội đồng xác định giá tr tài li u luu trị ệ ữ) được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày b ng chằ ữ in thường, cỡ chữ ừ 13 đế t n 14, ki u chể ữ đứng, đậm Bên dưới trích y u nế ội dung văn bản có đường k ngang, nét liẻ ền, có độ dài b ng tằ ừ 1/3 đến 1/2 độ dài c a dòng ch ủ ữ và đặt cân đối so với dòng ch Nữ ội dung văn bản em được trình bày b ng ch ằ ữ in thường, cỡ chữ 14
6 Chức vụ, họ tên và ch ký cữ ủa người có thẩm quyền
Quy n h n, ch c v cề ạ ứ ụ ủa người ký được trình bày v trí góc cu i bên ở ị ố phải văn bản Quy n h n ch c v cề ạ ứ ụ ủa người ký được trình bày b ng ch in hoa, ằ ữ cỡ chữ 13, ki u ch ể ữ đứng, đậm
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày ở dưới quy n h n, chề ạ ức vụ của người ký; b ng ch ằ ữ in thường, c ỡchữ t ừ 13 đến 14, ki u ch ể ữ đứng, đậm, được đặt canh gi a quy n hữ ề ạn, ch c v cứ ụ ủa người ký
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên m t dòng riêng (ngang hàng v i dòng ộ ớ chữ “quyền h n, ch c v cạ ứ ụ ủa người ký” và sát lề trái), sau có d u hai ch m (:), ấ ấ bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, ki u chể ữ nghiêng, đậm; ph n liầ ệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày b ng chằ ữ in thường, c ỡchữ 11, ki u ch ng; tên mể ữ đứ ỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cu i cùng bao g m ch ố ồ ữ “Lưu” sau có dấu hai ch m (:), ti p theo ấ ế là chữ viế ắt “VT”, dất t u ph y (,), chẩ ữ viế ắt tên đơn vịt t (ho c bặ ộ phận) soạn thảo văn bản, cuối cùng là dấu ch m (.) ấ
II V ề phương pháp soạn thảo
Sau khi tìm ki m nế ội dung thông tin của các văn bản trên và đối chi u so ế sánh với căn cứ pháp lý c a Quyủ ết định này, thì thấy được s liên quan vự ới nhau giữa các văn bản và có sức thuy t ph c v m t pháp lý ế ụ ề ặ
“Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 c a B N i v quy ủ ộ ộ ụ định v th i hạn b o qu n h sơ, tài liệề ờ ả ả ồ u hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ nội vụ hướng d n giao, nh n tài liẫ ậ ệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Quyết định 03/2022/QĐ-UBND ngày 20/01/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định chức năng, nhiệm v , quy n hụ ề ạn và cơ cấu tổ chức c a S ủ ở Văn hóa, Thể thao và Du l ch tị ỉnh Quảng Nam;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở.”
2 Quyết định đáp ứng nh ng yêu c u v nữ ầ ề ội dung văn ản b - Tính pháp lý: Cơ quan ban hành đúng thẩm quy n; phù h p v n i dung ề ợ ề ộ và hình th c c a quyứ ủ ết định; không trái với quy định của Pháp lu t ậ
- Tính mục đích: Mục đích ban hành rõ ràng: giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị
- Tính khoa h c: Nọ ội dung văn bản rõ ràng, chính xác, không s d ng t ử ụ ừ đa nghĩa; ngắn g n; th ng nh t, kọ ố ấ ịp thờ ới v i tình hình
- Cấu trúc văn bản: đầy đủ 3 phần Đặt vấn đề, Gi i quy t vả ế ấn đề, Kết thúc vấn đề
3 Cách trình bày văn bản
B c c g m 3 phố ụ ồ ần: đặ ấn đềt v , gi i quy t vả ế ấn đề, kết thúc vấn đề
- Đặt vấn đề: căn cứ vào các văn bản quy ph m pháp luạ ật liên quan đến vấn đề mà văn bản nhắc đến
- Giải quy t vế ấn đề: được trình bày ở Điều 1 và Điều 2 của văn bản, Điều 1 xác định thành ph n thành viên c a Hầ ủ ội đồng, Điều 2 quy định nhi m v cệ ụ ủa Hội đồng
- K t thúc vế ấn đề: k t thúc ế ở Điều 3 quy định về việc th c hi n Quyự ệ ết định đố ới các đơn vịi v được nêu tên
4 V ề văn phong, phong cách ngôn ngữ ủa văn bả c n
- Quyết định trình bày rõ n i dung c n truyộ ầ ền đạt, văn bản s d ng phong ử ụ cách ngôn ng hành chính công vữ ụ, sử ụ d ng t ừngữ ễ d hiểu, d p c n ễtiế ậ
- Có tính chính xác ( dựa theo các văn bản Luật để ban hành Quyết định )
- Cách trình bày: các câu d n, lẫ ời tường thuật được biểu đạt rõ ràng, d ễ hiểu cho người xem, không có t ừngữ đa nghĩa, không sai chính tả
- Văn bản cũng có tính đơn nghĩa: chỉ rõ ai s là thành viên c a Hẽ ủ ội đồng, cũng như nhiệm vụ của Hội đồng và những cá nhân, đơn vị nào chịu trách nhi m thi hành Quyệ ết định này
D2 PHÂN TÍCH VĂN BẢN KẾ HOẠCH
I T ng quan v ổ ềhoạch định, l p k ậ ếhoạch.
1 Hoạch định là gì ? Hoạch định ( Planning) là chức năng quản lý cơ bản, bao g m vi c quyồ ệ ết định trước, việc gì phải làm, khi nào hoàn thành, làm như thế nào và ai sẽ thực hiện Đây là một quá trình trí tuệ xác định các mục tiêu của tổ chức và phát triển các quy trình hành động khác nhau, nhờ đó tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đó Nó phấn đấu chính xác, làm thế nào để đạt được m t m c tiêu c ộ ụ ụ thể
Hoạch định không gì khác ngoài suy nghĩ trước khi hành động diễn ra
Nó giúp chúng ta nhìn trước tương lai và quyết định trước cách đối phó v i các ớ tình hu ng mà chúng ta s g p phố ẽ ặ ải trong tương lai Nó liên quan đến tư duy logic và ra quyết định h p lý Hoợ ạch định là quá trình phát tri n các chiể ến lược nhằm t o ra l i th cạ ợ ế ạnh tranh , được hỗ trợ b i các m c tiêu, nhi m v và thở ụ ệ ụ ời hạn M t khía c nh quan tr ng cộ ạ ọ ủa hoạch định là m i quan h cố ệ ủa nó v i d ớ ự báo D báo nh m mự ằ ục đích dự đoán tương lai sẽ như thế nào, trong khi l p k ậ ế hoạch hình dung tương lai sẽ như thế nào
Hoạch định là điều ki n tiên quy t cệ ế ủa mọi chức năng quản lý, cho dù đó là t ổchức, biên ch , ch ế ỉ đạo hay ki m soát T t c các chể ấ ả ức năng này phải được đặt trước b i m t h ở ộ ệthống l p k ậ ếhoạch hi u qu , n u không nhệ ả ế ững người liên quan đến vi c th c hi n chúng s khó th c hi n chúng m t cách có h ệ ự ệ ẽ ự ệ ộ ệthống và hiệu qu , L p kả ậ ế hoạch cho phép cung cấp cho tương lai không chắc ch n Lắ ập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất của qu n lý ả
=> Nói m t cách khái quát, hoộ ạch định là m t c m hoộ ụ ạt động chính trong quá trình qu n lý và bao g m vi c hình thành các mả ồ ệ ục tiêu và các hành động cần thực hiện để đạt được chúng Nó là một quá trình liên quan đến những gì phải được th c hiự ện và nó được th c hiự ện như thế nào Tr ng tâm cọ ủa nó là đặt ra các mục đích và phương tiện
Lập k ếhoạch là quá trình xác định các mục tiêu, phân tích đánh giá tình hình hi n t i và các hoệ ạ ạt động c n th c hiầ ự ện để đạt được mục tiêu đó trong tương lai Việc l p k ậ ếhoạch đòi hỏi tính logic, s sáng t o và kh ự ạ ả năng dự đoán
đặc điể m c a m ủ ột văn bản báo cáo
- V ềchủ thể ban hành: Các cơ quan, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa vụ ban hành báo cáo nh m phằ ục vụ mục đích, yêu cầu công vi c cệ ụ thể Khác với các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không chứa đựng các quy định mang tính b t bu c th c hi n và b t k m t biắ ộ ự ệ ấ ỳ ộ ện pháp ch tài nào ế
- V lý do vi t báo cáo: Báo cáo có thề ế ể được viết định kỳ hoặc đột xuất tùy theo tính ch t và yêu c u công viấ ầ ệc Báo cáo là văn bản để lãnh đạo kiểm tra, ki m soát các hoể ạt động của cơ quan, đơn vị
- V n i dung báo cáo: N i dung cề ộ ộ ủa báo cáo thường rất phong phú, đa dạng, tùy theo tính ch t cấ ủa sự việc ho c tính ch t công vi c quyặ ấ ệ ết định Nội dung báo cáo có th là trình bày nh ng hoể ữ ạt động đã triển khai th c hi n, có ự ệ thể là trình bày m t s ộ ựviệc đột xuất xảy ra.
Nh ng yêu c u sau khi vi t m t b n báo cáo ữ ầ ế ộ ả
- B c c báo cáo phố ụ ải đầy đủ, rõ ràng
- Thông tin ph i chính xác, trung th c, khách quan, không thêm không ả ự bớt và không mang ý chí ch quan củ ủa người th c hi n báo cáo ự ệ
- Báo cáo c n t p trung vào vầ ậ ấn đề, tránh lan man, mơ hồ
- Chỉ ra được những ưu điểm, h n ch c a s ạ ế ủ ựviệc để lên phương hướng giải quy t ế
- Đảm b o tính kả ịp thời - Báo cáo được trình bày theo mẫu quy định, s d ng lử ụ ối hành văn đơn giản, dễ hi u và phù h p vể ợ ới văn phong hành chính thông dụng.
II V ềthểthức k thu t trình bày.ỹ ậ
Báo cáo được trình bày giống như những quy định ở Phụ lục I và mẫu trong Ph l c III Ngh ụ ụ ị định s ố 30/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ v ề công tác văn thư
1 Quốc hi u và tiêu ệ ngữ
- Quốc hiệu “C NG HÒA XÃ H I CH Ộ Ộ Ủ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày b ng ch in hoa, cằ ữ ỡ chữ ừ 12 đế t n 13, ki u chể ữ đứng, đậm và phía ở trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản
- Tiêu ngữ “Độ ập c l - T do - Hự ạnh phúc”: Được trình bày b ng chằ ữ in thường, c ỡchữ t ừ 13 đến 14, ki u ch ể ữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; ch ữ cái đầu của các cụm t ừ được vi t hoa, gi a các cế ữ ụm t có g ch n i (-ừ ạ ố ), có cách chữ; phía dưới có đường k ngang, nét liẻ ền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ
- Hai dòng chữ Quốc hi u và Tiêu ngệ ữ được trình bày cách nhau dòng đơn
2 Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày b ng ch in hoa, ằ ữ cỡ chữ ừ t 12 đến 13, ki u ch ể ữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản tr c tiự ếp; phía dưới có đường k ngang, nét liẻ ền, có độ dài bằng t ừ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng ch ữ và đặt cân đối so v i dòng ch ớ ữ.
S , ký hi u c ố ệ ủa văn bản
- S , ký hi u cố ệ ủa văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản T ừ “Số” được trình bày b ng ch ằ ữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai ch m (:); v i nh ng sấ ớ ữ ố nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước Ký hi u cệ ủa văn bản được trình bày b ng ch in hoa, c ằ ữ ỡ chữ 13, kiểu ch đứng Gi a s và ký hiữ ữ ố ệu văn bản có dấu g ch chéo (/), giạ ữa các nhóm chữ viế ắt trong ký hiệu văn bảt t n có d u g ch n i (-), không cách ấ ạ ố chữ
4 a danh và thĐị ời gian ban hành văn bản
- a danh và thĐị ời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng v i s , ký hiớ ố ệu văn bản
- Chữ in thường, cỡ chữ ừ 13 đến 14, ki u ch nghiêng; các ch t ể ữ ữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so v i Qu c hiớ ố ệu và Tiêu ng ữ.
Tên lo i và trích y u n ạ ế ội dung văn bản
- Tên loại văn bản được trình bày b ng ch in hoa, cằ ữ ỡ chữ ừ 13 đế t n 14, kiểu ch đứng, đậm ữ
- Trích y u nế ội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày b ng ch ằ ữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, ki u ch ể ữ đứng, đậm
- Bên dưới trích y u nế ội dung văn bản có đường k ngang, nét li n, có ẻ ề độ dài b ng t ằ ừ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng ch ữ và đặt cân đối so v i dòng chớ ữ
41 6 Chức vụ, họ tên và ch ký cữ ủa người có thẩm quyền
- H và tên cọ ủa người ký văn bản được trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký
- Quy n h n ch c v cề ạ ứ ụ ủa người ký được trình bày b ng ch in hoa, c ằ ữ ỡ chữ ừ t 13 đến 14, ki u ch ể ữ đứng, đậm.
D u, ch ký s c ấ ữ ố ủa cơ quan, tổ chức
- V trí: Góc trên, bên phị ải, trang đầu của văn bản kèm theo
- Thông tin: s và ký hiố ệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông ch Times New Roman, chữ ữ in thường, ki u ch ng, cể ữ đứ ỡ chữ 10, màu đen
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên m t dòng riêng (ngang hàng v i dòng ộ ớ chữ “quyền h n, ch c v cạ ứ ụ ủa người ký” và sát lề trái), sau có d u hai ch m (:), ấ ấ bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, ki u chể ữ nghiêng, đậm; ph n liầ ệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày b ng chằ ữ in thường, c ỡchữ 11, ki u ch ng; tên mể ữ đứ ỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cu i cùng bao g m ch ố ồ ữ “Lưu” sau có dấu hai ch m (:), ti p theo ấ ế là chữ viế ắt “VT”, dất t u ph y (,), chẩ ữ viế ắt tên đơn vịt t (ho c bặ ộ phận) soạn thảo văn bản, cuối cùng là dấu ch m (.) ấ
Ph n n i dung ầ ộ
“UBND huyện đã ban hành chương trình, kế hoạch công tác năm 2021 tại Quyết định số 70/QĐ-UBND ngày 08/01/2021 và tổ chức H i nghộ ị triển khai nhi m v ệ ụ năm 2021 nhằm quán tri t, ch ệ ỉ đạo các cơ quan, địa phương xây dựng k ếhoạch của đơn vị để triển khai th c hi n nhi m vự ệ ệ ụ được giao
Căn cứ chương trình công tác của Huyện ủy, Nghị quyết của HĐND huy n ch ệ ỉ đạo xây dựng các Đề án, Ngh quyị ết để trình t i các H i ngh , k hạ ộ ị ỳ ọp của Huyện ủy, HĐND huyện theo đúng thời gian quy định.”
- Sau khi tìm ki m n i dung, thông tin cế ộ ủa báo cáo và đối chiếu, so sánh thì th y r ng giấ ằ ữa hai văn bản này có liên quan v i nhau và có s c thuy t phớ ứ ế ục về m t pháp lý Và có th ặ ểthấy r ng Quyằ ết định số 70-QĐ/UBND là cơ sở pháp lý c a báo cáo này ủ
Văn bản báo cáo này được so n thạ ảo nhằm đánh giá về tình hình, k t qu ế ả thực hiện nhi m vụ phát tri n kinh tế xã hội, m b o quốc phòng – an ninh ệ ể đả ả tháng 01/2021 c a UBND huyủ ện Thăng Bình
3 Báo cáo đáp ứng nh ng yêu c u v nữ ầ ề ội dung văn bản
- Tính chính tr : Nị ội dung văn bản phù h p vợ ới đường l i, chố ủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước
- Tính pháp lý: Cơ quan ban hành đúng thẩm quy n; phù h p v n i dung ề ợ ề ộ và hình th c; không trái vứ ới quy định của Pháp luật
- Tính mục đích: Mục đích ban hành rõ ràng: giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị
- Tính khoa h c: Nọ ội dung văn bản rõ ràng, chính xác, không s d ng t ử ụ ừ đa nghĩa; ngắn g n; th ng nh t, kọ ố ấ ịp thờ ới v i tình hình
- Tính ph ổ thông, đại chúng: Nội dung văn bản rõ ràng, đơn giản, c ụthể, dễ hiểu
- Cấu trúc văn bản: đầy đủ 3 phần Đặt vấn đề, Gi i quy t vả ế ấn đề, Kết thúc vấn đề
4 V n i dung, bề ộ ố cục Đặt vấn đề
“UBND huyện đã ban hành chương trình, kế hoạch công tác năm 2021 tại Quyết định số 70/QĐ-UBND ngày 08/01/2021 và tổ chức H i nghộ ị triển khai nhi m v ệ ụ năm 2021 nhằm quán tri t, ch ệ ỉ đạo các cơ quan, địa phương xây dựng k ếhoạch của đơn vị để triển khai th c hi n nhi m vự ệ ệ ụ được giao
Căn cứ chương trình công tác của Huyện ủy, Nghị quyết của HĐND huy n ch ệ ỉ đạo xây dựng các Đề án, Ngh quyị ết để trình t i các H i ngh , k hạ ộ ị ỳ ọp của Huyện ủy, HĐND huyện theo đúng thời gian quy định.”
“I Tình hình, k t qu ế ảthực hi n nhi m v phát tri n kinh t - xã hệ ệ ụ ể ế ội, đảm bảo quốc phòng - an ninh tháng 01/2021
III Nhi m v công tác trệ ụ ọng tâm tháng 02/2021”
Có th ểthấy nh ng n i dung này có liên quan t i nh ng hoữ ộ ớ ữ ạt động đã trình bày trước đó Đồng th i, ph n gi i quy t vờ ầ ả ế ấn đề này đã trình bày rõ ràng các nội dung chính được đề ập đến trong văn bả c n
K t thúc vế ấn đề: “Trên đây là báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của UBND huy n, tình hình kinh t xã h i tháng 01/2021 và nhi m v công tác ệ ế ộ ệ ụ trọng tâm tháng 02/2021; các ngành và địa phương cụ thể hóa bằng chương trình, nhi m v cệ ụ ụ thể để tri n khai th c hi n, báo cáo k t qu v UBND ể ự ệ ế ả ề huyện./.”
Giải quyết được vấn đề đã trình bày của báo cáo
- Câu ch m ch l c, d ữ ạ ạ ễhiểu, các ý được diễn đạt rõ ràng, rành m ch, ạ giữa các ý có m i quan h logic v i nhau ố ệ ớ
- Văn phong của báo cáo được trình bày và th ểhiện theo văn phong hành chính, câu t n i dung rõ ràng, t ừ ộ ỉ mĩ, không gây hoang mang, khó hiểu
6 Đánh giá văn bản, ý kiến cải thiện.
- Báo cáo này đã nêu ra các nhiệm vụ đã làm và các giải pháp c n thầ ực hiện
- C ch tr nh b y b o cá ì à á áo đáp ứng đầy đủ các yêu c u c a m t bài báo ầ ủ ộ cáo, đầy đủ nôi dung
- Tuy nhiên, bên c nh nhạ ững ưu điểm mà báo cáo này đạt được thì em có m t s ý ki n c a cá nhân em: ộ ố ế ủ
+ Thứ nhất, Văn bản báo cáo này cần cho nhiều số liệu hơn đểchứng minh và có th trình bày các sể ố liệu này dướ ại d ng b ng bi u thông qua phả ể ần m c l c Và c n có nhiụ ụ ầ ều các căn cứ để chứng minh cho các số liệu trong báo cáo
+ Thứ hai, Văn bản báo cáo này mới đưa ra những đánh giá chung, theo em nghĩ là cần thêm phần đánh giá chi tiết để có th ể tìm ra nguyên nhân và đưa ra các gi i quy t c ả ế ụthể nhất.
+ Thứ ba, Văn bản báo cáo cũng chưa nêu ra được nguyên nhân của s ự hạn chế, khó khăn mắc ph i tả ừ đó chưa có giải pháp cụ thể, rõ ràng cho các nguyên nhân
F2 PHÂN TÍCH VĂN BẢN TỜ TRÌNH
I Phân tích v ề phương pháp soạn thảo tờ trình
Tờ trình là một văn bản được s d ng trong n i b cử ụ ộ ộ ủa cơ quan, doanh nghiệp, nhưng chủ ế y u s dử ụng trong cơ quan Nhà nước T trình có thờ ể hiểu là 01 văn bản dùng để trình bày, đề xuất với cấp trên một sự việc, đề xuất phê chu n m t ch ẩ ộ ủ trương, một giải pháp để xin kết lu n, ch o cậ ỉ đạ ủa c p trên ấ 2 Đặc điểm của tờ trình
Từ cách hi u v tể ề ờ trình như đã nêu, dễ dàng nh n th y tậ ấ ờ trình có đặc điểm sau đâu:
- N i dung, ch ộ ủ đề được đề c p trong t ậ ờ trình là đa dạng, phong phú, nội dung không b bó h p trong nh ng nị ẹ ữ ội dung nhất định theo khuôn mẫu.
- T trình vờ ẫn đảm b o nh ng nả ữ ội dung cơ bản như: Quốc hi u, tiêu ng ; ệ ữ Tên t trình; Lý do vi t t trình; N i dung c ờ ế ờ ộ ụthể ủ c a t trình; ờ Chữ ký
- Mục đích sử ụ d ng t trình là trình bày các ý ờ kiến, các vấn đề để ấ l y ý kiến, lấy biểu quy t, s thông qua c a nhế ự ủ ững người có th m quyẩ ền
3 Yêu cầu khi so n thạ ảo t trình ờ
Tờ trình cần đảm bảo các yêu c u sau: ầ
• Tính chính xác: N i dung t trình phộ ờ ải chính xác, đầy đủ, không sai sót v thông tin, s ề ốliệu
• Tính trung th c: N i dung t trình ph i trung th c, khách ự ộ ờ ả ự quan, không thiên v ị
• Tính thuy t ph c: N i dung t trình phế ụ ộ ờ ải được trình bày logic, ch t ch , có s c thuy t ph c cao ặ ẽ ứ ế ụ
• Tính ng n g n, súc tích: N i dung t trình cắ ọ ộ ờ ần được trình bày ng n g n, súc tích, d ắ ọ ễhiểu, không lan man, dài dòng
4 Phương pháp soạn thảo tờ trình
Tờ trình thường có bố cục gồm 3 phần:
- Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích m t tích c c c a tình ặ ự ủ hình để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để thấy được tính c n thi t cầ ế ủa đề xuất
- Phần nội dung: Nêu tóm t t n i dung cắ ộ ủa đềnghị m i, d ớ ựkiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị m i nớ ếu được áp d ng; nêu nh ng khó ụ ữ khăn, thuận lợi và biện pháp khắc ph c Phụ ần này cũng có thể trình bày những phương án Luận điểm và luận chứng được trình bày c n c ầ ụthể, nêu rõ s ựviệc hoặc nh ng sữ ố u có thliệ ể xác minh để làm tăng sức thuyết ph c cụ ủa đề xuất
- Phần k t thúcế : Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghị cấp trên xem xét ch p thuấ ận đề xuất để s m tri n khai th c hi n Có th ớ ể ự ệ ể nêu phương án d phòng nự ếu c n thi ầ ết.
II V ềthểthức kỹ thuật trình bày
Tờ trình này đã đáp ứng vềphần thể thức và kỹ thức trình bày văn bản hành chính theo Ngh ị định 30/ NĐ CP đã quy đị- nh
1 Qu c hi u và tiêu ng ố ệ ữ