hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố cần thơ thực trạng và giải pháp

- Bài báo khoa học đăng trên tạp chí, hội thảo, tọa đàm Nhóm bài báo đăng trên các Tạp chí Hội thảo chuyên ngành cung cấp góc nhìn cả lý luận, pháp lý và thực tiễn về công tác thu thập b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGÔ THỊ KIM THÙY

HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH

3 Mục đích và nhiệm vụ củađề tài 5

3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài 5

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu củađề tài 5

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu 6

6 Đóng góp của luận văn 7

7 Bố cục của luận văn 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9

VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 9

1.1 Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ 9

1.1.1 Khái niệm “ thu thập tài liệu lưu trữ” 9

1.1.2 Ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 10

1.1.3 Nội dung của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 12

1.1.4 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ 14

1.2 Cơ sở pháp lý về thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 16

1.2.1 Thành phần và thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam 16

1.2.2 Nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử 18

1.2.3 Thủ tục giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp 20

Tiểu kết Chương 1 26

CHƯƠNG 2: 28

2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ 28

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 28

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 28

2.1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 30

2.1.4 Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm 31

2.2 Thực trạng hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ 33

2.2.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai 33

2.2.2 Xây dựng tổ chức, nhân sự tại các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu 36

2.2.3 Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuậttại các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu 38

2.3 Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ 40

2.3.1 Xây dựng và ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ 40

2.3.2 Kết quả giao, nhận tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ 43

3.1.1 Nâng cao nhận thức của về công tác thu thập tài liệu lưu trữ 58

3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp quy về hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ 58

3.1.3 Xác định nguồn, thành phần tài liệu cần thu thập vào Trung tâm Lưu trữ

lịch sử thành phố Cần Thơ 59

3.1.4 Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ 59

3.1.5 Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và kinh phí cho công tác lưu trữ 60

3.1.6 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ 63

3.1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 64

3.1.8 Tận dụng nguồn lực xã hội hóa trong công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử đặc biệt đối với nguồn tài liệu quý hiếm 67

3.1.9 Thu thập đầy đủ, đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng tài liệu lưu trữ theo chế độ quy định 67

3.1.10 Thu thập tài liệu lịch sử từ các cơ quan 68

3.2 Khuyến nghị 69

3.2.1 Đối với các cơ quan Trung ương 69

3.2.2 Đối với UBND thành phố Cần Thơ và Sở Nội vụ 70

KẾT LUẬN 73

PHỤ LỤC 84

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của Trung

tâm lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ thực trạng và giải pháp” là công trình

nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác, trung thực và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng./

Cần Thơ, ngày tháng 10 năm 2023

Tác giả

Ngô Thị Kim Thùy

DANH MỤC HÌNH

Trang Hình 1: Biểu đồ về số lượng các nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu

trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ……… 47 Hình 2: Biểu đồ thể hiện số lượng các phông tài liệu giao nộp vào

Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ từ 2012-2022…… 50

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Công tác lưu trữ: CTLT Lưu trữ lịch sử: LTLS

Quản lý nhà nước:QLNN Tài liệu lưu trữ: TLLT Trung ương: TW Ủy ban nhân dân: UBND Công nghệ thông tin: CNTT

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Thứ nhất, xuất phát từ vị trí vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của mỗi quốc gia, cần lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản an toàn, phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2 Điều 20 Luật Lưu trữ năm 2011 và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp thì Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2 Điều 20 Luật Lưu trữ năm 2011 và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp thì Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện Trong giai đoạn 2012-2022, Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Cần Thơ đã chỉ đạo công tác quản lý nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn; xây dựng và triển khai lộ trình bố trí, xây dựng Kho lưu trữ, phê duyệt các đề án, kế hoạch quản lý công tác lưu trữ, và đã đạt được những kết quả nhất định Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ đã thu thập, tiếp nhận 81 phông, với 1574,18 mét tài liệu hình thành trong giai đoạn (1992-2003) và giai đoạn từ 2004 đến nay đã tiếp nhận 144,82m giá tài liệu của 9 đơn vị sở, ban, ngành và 63,42m giá tài liệu của quận Ô Môn nộp lưu

Thứ hai, hoạt động thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ còn nhiều vấn đề cần được nghiên cứu, làm rõ và cần được cải thiện hơn trong thời gian tới Hiện nay thành phố Cần Thơ vẫn thiếu các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ nói chung và thu thập tài liệu lưu trữ nói riêng; chưa xác định đầy đủ nguồn thu và danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu; chưa ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào

Lưu trữ lịch sử; chưa có quy trìnhthu thập tài liệu; tài liệu tại các cơ quan, tổ chức tồn đọng, chưa được chỉnh lý và lựa chọn để nộp lưu Chính vì vậy, từ đó đã dẫn đến hậu quả một lượng lớn tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hại và chưa đáp ứng được các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Đây là vấn đề quan trọng và cấp bách của công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố Cần Thơ

Trước yêu cầunêu trên, UBND thành phố Cần Thơ đã đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử có quy mô lớn, để thu thập và bảo quản tập trung hồ sơ, tài liệu của các cơ cơ quan thuộc nguồn nộp lưu

Tính đến thời điểm hiện tại chưa cho ai lựa chọn công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ làm đối tượng nghiên cứu chính

Với mục đích góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở thành phố Cần Thơ nói chung và công tác thu thập tài liệu lưu trữ nói riêng, tôi chọn vấn

đề : “Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của Trung tâm lưu trữ lịch sử thành

phố Cần Thơ - thực trạng và giải pháp”làm đề tài luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học

của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Thu thập tài liệu lưu trữ nói chung và thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng là đối tượng nghiên cứu thu hút được nhiều nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm và công bố Có thể kể đến các công trình nghiên cứu chính sau:

Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào

Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm (Nhà

xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 1990); “Công tác

lưu trữ Việt Nam” do tác giả Vũ Dương Hoan chủ biên (năm 1997); giáo trình

“Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy (NXB

Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015); giáo trình “Lý luận và

phương pháp công tác trữ” do tác giả Chu Thị Hậu chủ biên (Nxb Lao động,

Hà Nội, năm 2016); Sách “Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức” của tác

giảNguyễn Minh Phương (Nxb Chính trị Quốc gia- Sự thật, Hà Nội, năm

2016) Các sách chuyên khảo, tham khảo và giáo trình nêu trên có đề cập đến các nghiệp vụ của công tác lưu trữ trong đó có thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Nguồn tư liệu này giúp cho tác giả luận văn có góc nhìn về cơ sở lý luận trong công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp trong đó có lưu trữ lịch sử cấp tỉnh từ khái niệm, yêu cầu, thành phần tài liệu, thủ tục giao nộp Những vấn đề trên sẽ được tham chiếu trong việc tìm hiểu nghiên cứu công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Thành phố Cần Thơ

- Đề tài nghiên cứu khoa học: Đề tài nghiên cứu cấp nhà nước “Lý luận

và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả

Vương Đình Quyền là chủ nhiệm (Mã số: 92-085, năm 1990); đề tài nghiên

cứu “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ nhà nước

cấp tỉnh” của Nguyễn Quang Lệ làm chủ nhiệm (năm 1992); đề tài nghiên cứu “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng” của Trần Lệ Nhung làm chủ

nhiệm (năm 2000); đề tài nghiên cứu “Nghiên cứu xác định nguồn và thành

phần tài liệu nghe-nhìn thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử” của Nguyễn

Minh Sơn làm chủ nhiệm (năm 2006); đề tài nghiên cứu “Nghiên cứu xác định

danh mục nguồn và thành phần tài liệu của tổ chức kinh tế phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử” của Hoàng Thị Tuyết Thu làm chủ nhiệm (năm 2009)

* Đề tài luận văn, luận án chuyên ngành Lưu trữ, Trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội: “Thu thập tài liệu lưu trữ

của các cơ sở vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp”

của tác giả Cao Đức Bộ, năm 2015; “Xây dựng danh mục thành phần hồ sơ

của các cơ quan cấp sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội” của

tác giả Lê Thị Thúy Quỳnh, năm 2019 Nhóm đề tài nghiên cứu nêu trên đã cung cấp các nội dung bao gồm cả lý luận và thực tiễn về công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử trung ương, của Đảng, lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Các nội dung được làm rõ trong nhóm đề tài nêu trên là: nguồn tài liệu giao nộp, thành

phần giao nộp, mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử các cấp và thực tế công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, Thành phố Hà Nội và tham chiếu cả với quá trình thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ trung ương của Lào

- Bài báo khoa học đăng trên tạp chí, hội thảo, tọa đàm Nhóm bài báo đăng trên các Tạp chí Hội thảo chuyên ngành cung cấp góc nhìn cả lý luận, pháp lý và thực tiễn về công tác thu thập bổ sung tài liệu ở các cơ quan trung ương như Trung tâm lưu trữ quốc gia và cả các cơ quan địa

phương như: “Thực tiễn công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung

tâm lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Ngô Thiếu Hiệu, Tạp chí Lưu trữ Việt

Nam số 04, 2002; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nhìn nhận từ thực tiễn

ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hàm - Tạp chí Khoa học, Đại học quốc

gia Hà Nội, Số 3, 2003; “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm

theo phim điện ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam,

số 01, 2002; “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng

và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số

05, 2004; “Quy trình tổ chức đánh giá, lựa chọn hồ sơ, tài liệu các phông lưu

trữ cơ quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 7/2007;“Những kiến nghị, đề xuất từ kết quả Hội thảo khoa học “Thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử - Thực trạng và những vấn đề đặt ra”

Đây cũng là những tài liệu có giá trị để tác giả tham khảo khi thực hiện đề tài này Thông qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy, đến nay chưa có một công trình nào lấy công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ làm đối tượng nghiên cứu chính Vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ làm đề tài luận văn tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này tác giả tập trung nghiên cứu thực trạng và giải pháp trong công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ, từ đó chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động này Bởi vì, thu thập

tài liệu lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ đầu tiên, quyết định đến tính hiệu quả trong công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố Cần Thơ

3 Mục đích và nhiệm vụ củađề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ được thực hiện nhằm mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng công tác này từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ

Luận văn được hoàn thành cung cấp nguồn tư liệu cho các bạn sinh viên, học viên cao học, những ai quan tâm đến công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh mà cụ thể là tại Thành phố Cần Thơ

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Nghiên cứu tư liệu có liên quan đến đối tượng nghiên cứu để xây dựng

cơ sở lý luận của hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vàothông qua việc luận giải làm rõ: khái niệm, đặc điểm, nội dung, vai trò và các điều kiện đảm bảo để thu thập tài liệu lưu trữ; mô hình quản lý tài liệu lưu trữ và khả năng áp dụng mô hình này trong hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xử lý nguồn tư liệu thực tế thu thập được để trình bày thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu của thành phố Cần Thơ;

- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu củađề tài

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Nghiên cứu hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của cơ

quan, tổ chức cấp tỉnh vàoTrung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

- Về thời gian: Kể từ năm 2011 (là năm Luật Lưu trữ được ban hành) cho

đến nay

- Về nội dung: Nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở khoa học, pháp lý về công tác

thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp Thành phố Cần Thơ; nghiên cứu thực trạng công tác thu thập tài liệu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác này trên địa bàn

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu

5.1 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận của lưu trữ: tác giả vận dụng nguyên tắc tính Đảng,

nguyên tắc lịchsử, nguyên tắc toàn diện, tổng hợp khi xem xét về thực trạng công tác thu thập bổ sung tài liệu của Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ Trên cơ sở đó, luận văn đề cuất một số giải pháp hoàn thiện công tác này trên địa bàn

Phương pháp phân tích chức năng: tác giả nghiên cứu căn cứ vào chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và lịch sử hình thành của Trung tâm để đánh giá các công việc liên quan đến hoạt động thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung tâm

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp: phương pháp này được sử

dụngtrong nghiên cứu các tư liệu phục vụ tổng quan tìnhhình nghiên cứu có liên quan đến đề tài luận văn; nghiên cứu các vấn đề lý luận ởPhần mở đầu; nghiên cứu lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; nghiên cứu các tư liệu đánh giá thực trạng hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh vàoTrung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần ThơởChương 2

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: thực hiện mục đích và nhiệm vụ

nghiên cứu,phương pháp này hệ thống hóa và làm sáng tỏ cơ sở khoa học của hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; phân tích làm rõ

thực trạng hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ để chỉ ra các kếtquả đạt được, những hạn chế, bất cập và nguyên nhân của thực trạng này Trên cơ sởđó, luận văn phân tích phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiệnhoạt động thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

5.2 Nguồn tư liệu

Các nguồn tài liệu tham khảo được sử dụng để trong luận văn này bao gồm:

- Tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: các giáo trình, sách chuyên khảo đã xuất bản; các bài báo khoa học đăng trên các tạp chí, kỷ yếu hội thảo/tọa đàm khoa học

- Tài liệu pháp lý: các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của thành phố Cần Thơ, bao gồm: UBND thành phố Cần Thơ, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ

- Tài liệu, tư liệu khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ

6 Đóng góp của luận văn

- Sản phẩm của luận văn là cơ sở lý luận để áp dụng vào thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ

- Luận văn đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ Các giải pháp này sẽ được tác giả luận văn nghiên cứu và áp dụng tại trung tâm trong thời gian tới

- Luận văn góp phần làm phong phú tài liệu tham khảo cho học tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành và những người làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ở các địa phương ở Việt Nam

7 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được thiết kế gồm 3 chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Chương 2 Thực trạng thu thập tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ

Chương 3 Giải pháp thu thập tài liệu Lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH

1.1 Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm “ thu thập tài liệu lưu trữ”

Thu thập tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng hoạt động lưu trữ của các Lưu trữ cơ quan cũng như Lưu trữ lịch sử các cấp Chính vì vậy, thuật ngữ thu thập tài liệu đã được định ngữ dưới nhiều góc độ khác nhau

Theo Cục Lưu trữ nhà nước (1992) cho rằng:

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; hai là, thu thập tài

liệu vào trữ lịch sử.(tr.79)

Đồng quan điểm trên, tác giả Dương Văn Khảm cho rằng: “thu thập tài

liệu là quá trình nhận tài liệu từ văn thư vào lưu trữ hiện hành và từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử để bổ sung tài liệu cho Phông lưu trữ quốc gia”(Dương Văn Khảm, 2011, tr.375)

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo thẩm quyền và phạm vi đã được Nhà nước quy định (Phan Đình Nham& Bùi Loan

Thùy, 2015, tr.135) Nội dung Khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: “thu thập

tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” (Quốc hội, 2011, tr.01)

Nội hàm của các khái niệm trên đề cập đến hai thuật ngữ “thu thập” và “bổ sung” tài liệu Thu thập tài liệu là thuật ngữ dùng để chỉ công việc chuyển giao, tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử; còn bổ sung tài liệu là công việc sẽ được thực hiện theo một hệ thống trong khu vực thẩm quyền

lưu trữ, trong đó, các phông mở luôn được bổ sung định kỳ tài liệu lưu trữ trong các Trung tâm lưu trữ lịch sử các cấp

Để hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu đề nề nếp, Nhà nước quy định danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu; thành phần tài liệu; thời hạn và thủ tục nộp lưu tài liệu áp dụng cho các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương

Thông thường, toàn bộ tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, sau khi kết thúc giai đoạn văn thư, cần được thu thập vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu thuộc nhóm hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự và tập văn bản nhận để biết

Sau một thời gian tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được giao nộp, bổ sung vào các lưu trữ có thẩm quyền Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu từ lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu chiếm tỷ lệ rất thấp trong các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta Đây là các cơ quan quyền lực lực nhà nước; cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở trung ương, ở cấp tỉnh và cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp công lập do Thủ tướng Chính phủ, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ hoặc chủ tịch UBND tỉnh thành lập; các tập đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty/công ty nhà nước; các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động bằng ngân sách nhà nước ở trung ương, cấp tỉnh và cấp huyện

Từ các phân tích trên, trong luận tác giả sử dụng định nghĩa: “Thu thập

tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn, thành phần, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”

1.1.2 Ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là đối tượng chính của công tác lưu trữ Các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện nhằm, tổ chức khoa học, lựa chọn những tài liệu có giá trị, ý nghĩa về khoa học, lịch sửgiao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, phục vụ cho công tác các nhu cầu khai thác sử dụng của

cá nhân và cơ quan, tổ chức Thu thập tài liệu có tầm quan trọng đặc biệt và có mối liên hệ mật thiết, ảnh hưởng và quyết định đến chất lượng, hiệu quả của các hoạt động nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ Công tác thu thập thu thập tài liệu được thực hiện tốt sẽ tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ; nâng cao hiệu quả trong tổ chức quản lý khoa học và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nếu như hoạt động thu thập được thực hiện chưa tốt thì quản lý tài liệu thiếu tập trung thống nhất, có nguy cơ mất mát, thất lạc và gây khó khăn trong quá trình khai thác sử dụng và phát huy giá trị tài liệu

Ở nước ta, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ lưu trữ nói chung, hoạt động thu thập tài liệu nói riêng cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tài liệu Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương đã có những chuyển biến tích cực

Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã quan tâm thực hiện công tác thu thập, sưu tầm tài liệu, định kỳ hàng năm xây dựng kế hoạch thu thập và hướng dẫn, phối hợp với các bộ, ngành lựa chọn, hoàn thiện mục lục tài liệu nộp lưu Từ năm 2012 đến năm 2019, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã thu được hơn 3.445 mét giá tài liệu của 41 cơ quan, tổ chức và 10 dự án Nhiều loại hình tài liệu đã được sưu tầm, bổ sung vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, trong đó có 65 phông tài liệu cá nhân gồm nhiều tài liệu quý như sắc phong, chế phong, thư tịch Đặc biệt là 02 châu bản về Hoàng Sa và một số ảnh, tài liệu khẩu vẫn có giá trị (Bộ Nội vụ, 2021, tr.03)

Ở địa phương, số lượng tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tănglên rõ rệt; thành phần tài liệu ngày càng đa dạng Từ năm 2012 đến năm 2019, cácLưu trữ lịch sử tỉnh đã thu 23.296 mét giá tài liệu thuộc 1.442 phông lưu trữ củacác cơ quan cấp tỉnh và 4.443 mét giá tài liệu thuộc 937 phông của các cơ quan cấp huyện với thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính cơ bản đã được chỉnh lý Lưu trữ lịch sử tỉnh đã có hướng dẫn kịp thời để tiến hành thu

thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đối với các cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp (Bộ Nội vụ, 2021, tr.12).Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập

Từ những phân tích trên có thể khẳng định thu thập tài liệu là một hoạt động rất quan trọng, nó là cơ sở ban đầu của các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác

1.1.3 Nội dung của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử bao gồm các công cơ bản sau đây:

- Xác định nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ Nguồn nộp lưu là các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu trong danh mục thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Xác định các nguồn tài liệu có giá trị được sản sinh ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan rất quan trọng Mỗi cơ quan, tổ chức trong cơ cấu tổ chức của mình thường có các đơn vị giúp việc cho lãnh đạo Đó là các vụ, phòng, ban, tổ Thực tế, có nhiều cơ quan, tổ chức căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, mô hình hoạt động, biên chế được giao, lãnh đạo cơ quan không tổ chức các đơn vị giúp việc mà tổ chức các chức danh tham mưu, giúp việc Mỗi chức danh được giao nhiệm vụ tham mưu giải quyết một số lĩnh vực nhất định Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, chức danh thực hiện chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan sản sinh những tài liệu quan trọng, có giá trị cao, thuộc nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan Để việc thu thập tài liệu đạt mục đích và hiệu quả thì phải xác định chính xác các nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơ quan cần xác định và lập danh sách các đơn vị hoặc chức danh phải giao nộp hồ sơ, tài liệu Từ đó, lãnh đạo cơ quan quy định các đơn vị hoặc chức danh phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Nguyễn Minh

Phương, 2016, tr.39-40)

Theo quy định tại Điều 19, 20 Luật Lưu trữ năm 2011:

Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt

Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm bổ sung tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào các lưu trữ lịch sử khi đến hạn

- Lựa chọn tài liệu có giá trị để nôp lưu vào lưu trữ Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan thường sản sinh nhiều loại tài liệu khác nhau Trong số đó, có những loại tài liệu quan trọng cần lưu trữ phục vụ cho công việc lâu dài Nhưng cũng có không ít tài liệu giá trị thấp Để thu thập được những tài liệu có giá trị thì lưu trữ cơ quan phải thực hiện lựa chọn hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên thì các đơn vị, cá nhân để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (Chính phủ, 2020)

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ là quá trình chuyển giao tài liệu đã kết thúc tài liệu trong văn thư1

vào lưu trữ cơ quan và tài liệu đến hạn nộp lưu của lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Dương Văn Khảm, 2011, tr.157)

1

Trong vòng đời tài liệu, giai đoạn văn thư là giai đoạn đầu tiên của tài liệu Ở giai đoạn này, tài liệu được hình thành và phục vụ trực tiếp phụ vụ quá trình giải quyết công việc của đơn vị, cá nhân Trong giai đoạn này, đơn vị cá nhân phải lập hồ sơ để quản lý tài liệu

Khi tài liệu thuộc những công việc đã giải quyết xong ở các đơn vị phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Tại đây, tài liệu còn giá trị hiện hành, phục vụ yêu cầu kiểm tra, giải quyết những vấn đề phát sinh của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu Đối với cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải lựa chọn những tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền

1.1.4 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ

Điều 3 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp có quy định về nguyên tắc giao nộp tài liệu lưu trữ nói chung và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng, cụ thể là:

Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định; chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu; giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước; giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu

Thêm vào đó, khi tiến hành thu thập bổ sung tài liệu cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1.1.4.1 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ theo thời kỳ lịch sử

Nguyên tắc này đòi hỏi tài liệu mỗi thời kỳ lịch sử phải thu thập riêng Tài liệu lưu trữ khi được thu thập, quản lý theo từng thời kỳ lịch sử sẽ phản ánh rõ ràng, đầy đủ mọi mặt đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội của thời kỳ đó Đồng thời thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử tạo thuận lợi công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Áp dụng nguyên tắc này tài liệu lưu trữ của nước ta được bổ sung theo hai khối: Khối tài liệu trước Cách mạng tháng 8/1945 và khối tài liệu sau Cách mạng tháng 8/1945 Ngày 19/8/1945 ngày Cách mạng tháng Tám thành công là mốc phân chia tài liệu thành hai thời kỳ: Tài liệu trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, tài liệu của các cơ quan thống trị của thực dân Pháp và phát xít Nhật Tài liệu của thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của các cơ quan thuộc chính quyền dân chủ nhân dân

và xã hội chủ nghĩa Đối với tài liệu hình thành ở các cơ quan địa phương, khi phân chia tài liệu theo các thời kỳ lịch sử phải căn cứ vào ngày Cách mạng thành công ở địa phương đó

1.1.4.2 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ theo phông

Nguyên tắc này đòi hỏi tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được bổ sung vào một kho lưu trữ nhất định, không để phân tán ở nhiều kho lưu trữ Khi bổ sung tài liệu của phông lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thì tài liệu của mỗi phông cũng phải được xếp riêng ở từng vị trí nhất định, không làm lẫn lộn hoặc để xen kẽ tài liệu của các phông khác nhau Thu thập tài liệu theo phông lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tổ chức sử dụng và bảo quản Nếu không thu thập tài liệu theo phông dẫn tới tài liệu lưu trữ bị phân tán ở nhiều phông khác nhau gây khó khăn cho hoạt động thống kê, xác định giá trị, phân loại… Đồng thời, làm mối liên hệ giữa các vấn đề, sự kiện được phản ánh trong phông bị phá vỡ

1.1.4.3 Nguyên tắc thu thập tài liệu lưu trữ theo khối phông

Khối phông bao gồm nhiều phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh, nhưng những phông này có mối liên hệ mật thiết với nhau như các cơ quan cùng một hệ thống chủ quản, các cơ quan có mối quan hệ trực thuộc, các cơ quan cùng một ngành, một lĩnh vực hoạt động Tài liệu của các phông có mối quan hệ mật thiết với nhau khi được bổ sung vào một kho lưu trữ sẽ có sự hỗ trợ bổ sung lẫn nhau tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng

Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và chỉ được áp dụng khi bổ sung thu thập tài liệu quản lý nhà nước, không áp dụng khi thu thập tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn

1.1.4.4 Nguyên tắc thu thập, bổ sung theo khu vực thẩm quyền

Thu thập tài liệu lưu trữ theo khu vực thẩm quyền thường áp dụng cho lưu trữ lịch sử Theo nguyên tắc này, lưu trữ lịch sử chỉ được quyền thu thập những tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong danh mục là nguồn nộp lưu thuộc phạm vi thẩm quyền Đối với Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ được thu thập,

tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt

1.2 Cơ sở pháp lý về thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1.2.1 Thành phần và thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Theo khoản 7 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được quy định:

Toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ , Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam (Quốc hội, 2011)

Tại khoản 8 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 cũng xác định rằng: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam gồm toàn bộ tài liệu lưu trữđược hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức tiền thân của các tổ chức chính trị - xã hội (Quốc hội, 2011, tr.5)

Theo quy định Ban Chấp hành Trung ương Đảng: Tài liệu của Đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu của các cấp ủy, cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam (trước kia là Đảng Lao động Việt Nam, Đảng Cộng sản Đông Dương); tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về hoạt động của đảng cộng sản và công nhân, của các tổ chức và phông trào quốc tế, của các chiến sỹ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến Đảng Cộng sản Việt Nam; tài liệu của các chế độ phông kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta và của các tổ chức, đoàn thể cách mạng (Ban Chấp hành Trung ương Đảng, 2014)

Văn phòng Trung ương Đảng về có thẩm quyền thu thập, xác định giá trị, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Khoản 9 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước (Quốc hội, 2011, tr.5)

Theo đó, tại Điều 20 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định về thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử như sau:

- Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:

a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;

b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này

Bộ Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền thu thập, xác định giá trị, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước

1.2.2 Nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Khoản 5, Điều 2 Luật lưu trữ năm 2011 giải thích: “Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác” (Quốc hội, 2011, tr.1) Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh

1.2.2.1 Nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu vào lưu trữ lịch sử

Điều 3, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấpgiải thích:

19 nhóm cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia: i) Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội; ii) các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; iii) Văn phòng Chủ tịch nước; iv) Tòa án nhân dân tối cao; v) Viện kiểm sát nhân dân tối cao; vi) Các tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ có chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, Cục, Ban, Ủy ban); vii) Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; viii) Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập; xi) Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động bằng ngân sách nhà nước (Bộ Nội vụ, 2014)

Theo quy định tại Điều 4, Thông tư số 17/2014/TT-BNV, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu 11 nhóm cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và 07 nhóm cơ quan cấp huyện

Thông tư số 17/2014/TT-BNV giải thích: Các cơ quan, tổ chức tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sau đây phải giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cụ thể như:

Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân;UBND; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND; Tòa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân; Công an, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy, Bộ chỉ huy quân sự, Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng; Các tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh có chức năng quản lý Nhà nước; các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND; cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch UBND quyết định thành lập; các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước (Bộ Nội vụ, 2014)

Khoản 2, Điều 4 Thông tư số 17/2014/TT-BNV củ Bộ Nội vụ nhấn mạnh: Các cơ quan, tổ chức quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sau đây phải giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cụ thể như:“Hội đồng nhân dân;UBND; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND; Tòa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân; Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự; cơ quan, tổ chức của Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp huyện”

1.2.2.2 Nguồn tài liệu của các cơ quan chia, tách, sáp nhập, giải thể

Trong quá trình cải cách nền hành chính nhà nước, hiện tượng chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu diễn ra thường xuyên Trước hiện tượng này, các Lưu trữ lịch sử phải có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và phân công trách nhiệm quản lý tài liệu để loại trừ các hiện tượng làm mất mát, phân tán tài liệu

Theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn “quản lý tài liệu lưu trữ khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước quy định, trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,trường hợp cơ

quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập; doanh nghiệp nhà nước tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được quản lý” theo yêu cầu sau:

i) Bảo quản nguyên tắc tập trung, thống nhất: Việc thu nhập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, tổ chức và từ cơ quan, tổ vào lưu trữ lịch sử phải được thực hiện thống nhất theo các quy định về nghiệp vụ lưu trữ của pháp luật hiện hành

ii) Đảm bảo nguyên tắc không phân tán không lưu trữ: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó

iii) Thuận tiện cho việc bảo quản và nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ (Bộ Nội vụ, 2005)

1.2.2.3 Tài liệu của các cơ quan chính quyền cũ

Tài liệu của các cơ quan chính quyền cũ gồm:Tài liệu của các triều đại phong kiến ở Việt Nam; tài liệu của các cơ quan chính quyền của thực dân Pháp; tài liệu của các cơ quan thuộc chính quyền Sài Gòn trước năm 1975; tài liệu của các cơ quan thuộc Mặt trận Dân tộc Giải phóng Miền Nam và Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam.Các loại tài liệu trên có ý nghĩa trên nhiều phương diện, nhưng hiện nay vẫn còn rải rác ở nhiều nơi kể cả ở nước ngoài cần có những biện pháp để sưu tầm, bổ sung vào lưu trữ lịch sử

1.2.2.4 Tài liệu các phông cá nhân, gia đình, dòng họ

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân tiêu biểu: các nhà khoa học, các nhà hoạt động chính trị xã hội, hoạt động văn hóa nghệ thuật… Tài liệu của các cá nhân tiêu biểu vừa phản ánh sự đóng góp của cá nhân đối với lịch sử, đối với sự phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học của đất nước vừa phản ánh đặc điểm kinh tế văn hóa xã hội của đất nước ở thời kỳ mà cá nhân đó sống

1.2.3 Thủ tục giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

Hoạt động giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp là quá trình chuyển giao tài liệu đã kết thúc công việc của cán bộ chuyên môn của các đơn vị vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và nguồn tài liệu đến hạn nộp lưu của

lưu trữ cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào vào lưu trữ lịch sử Đối với cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và thực hiện thủ tục giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp Mục đích của việc giao nộp tài liệu lưu trữ là thực hiện chuyển giao tài liệu và trách nhiệm quản lý tài liệu phù hợp với giá trị vốn có của nó để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (Dương Văn Khảm, 2011, tr.157)

Thông tư số 16/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn “giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; giao nộp, tiếp nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” (Bộ Nội vụ, 2014)

Điều 3Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 cho rằng:để đảm bảo chất lượng, hiệu quả khi giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ cần thực hiện nguyên tắc cơ bản như:

(1) Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định; (2) Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu; (3) Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước; (4) Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu (Bộ Nội vụ, 2014, tr.2)

Điều 4 Thông tư số 16/2014/TT-BNV quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng trong công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu, cụ thể như sau:

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp;

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;

- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định;

- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh;

- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có); - Vận chuyển tài liệu đến Trung tâm lưu trữ tỉnh để giao nộp; - Giao nộp tài liệu: Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có) (Bộ Nội vụ, 2014, tr.02)

Điều 5 Thông tư số 16/2014/TT-BNV quy định trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp nói chung và Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng trong công tác thu thập bổ sung tài liệu, cụ thể là:

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu -Thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu Danh mục tài liệu nộp lưu là bản thống kê những tài liệu văn kiện quan trọng sản sinh ra trong hoạt động của mỗi cơ quan cần phải thu thập vào Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh bảo quản

Mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập với chức năng nhiệm vụ riêng và có vai trò vị trí khác nhau trong hệ thống bộ máy quản lý nhà nước, quản lý ngành trên địa bàn tỉnh do vậy thành phần và số lượng tài liệu của mỗi cơ quan giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là khác nhau Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần phối hợp với các lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu, xác định những nhóm tài liệu chủ yếu, quan trọng, có ý nghĩa lịch sử trong từng cơ quan để lập danh mục tài liệu nộp lưu Danh mục tài liệu nộp lưu được lập trên cơ sở nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan; nắm vững giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn của tài liệu do cơ quan đó sản sinh.Tùy theo tính chất, đặc điểm hoạt động của từng cơ quan mà các nhóm tài liệu trong danh mục được sắp xếp theo cơ cấu tổ chức hay theo mặt hoạt động

- Thống nhất với cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp: có thể là giao nộp theo kế hoạch hằng năm hoặc kế hoạch dài hạn Kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm xác định những công việc cụ thể cần làm để thu thập tài liệu, dự kiến thời gian cụ thể tiến hành thu thập tài liệu từng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn thu Kế hoạch hàng năm được lập và thông báo cho các cơ quan, tổ chức có liên quan để triển khai thực hiện việc thu thập tài liệu Kế hoạch dài hạn đưa ra định hướng có tính tổng thể về công tác bổ sung, thu thập tài liệu ở một khoảng thời gian nhất định như năm năm, mười năm… nhằm đảm bảo tính khoa học, hợp lý, đồng bộ về nghiệp vụ công tác lưu trữ nói chung và công tác bổ sung, thu thập tài liệu nói riêng

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưuchuẩn bị tài liệu lưu trữ giao nộp đúng thành phần, thời gian và thủ tục luật định.Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm kiểm tra và hướng dẫn Lưu trữ cơ quan về tiêu chuẩn hồ sơ tài liệu giao nộp, thành phần tài liệu cần giao nộp, các loại tài liệu nghiệp vụ đi kèm tài liệu giao nộp

- Thẩm địnhMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu:Hồ sơtrình bao gồm: Báo cáo kết quả thẩm định của Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh;văn bản đề nghị phê duyệt; văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

- Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gửi văn bản thông tin đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt

- Chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu: Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chuẩn bị kho, giá, tủ bảo quản tài liệu, chuẩn bị phương tiện vận chuyển, phương tiện khử trùng, xử lý tài liệu trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ

- Tiếp nhận tài liệu: đây là quá trình tổ chức thu thập tài liệu Nguồn tài liệu cần Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành thu thập có nhiều loại, cụ thể như:

+ Tổ chức thu thập tài liệu nộp lưu từ các Lưu trữ cơ quan theo kế hoạch: kiểm tra chặt chẽ về số lượng, thành phần và nội dung tài liệu nộp lưu của từng cơ quan Đối chiếu giữa thực tế tài liệu giao nộp và mục lục hồ sơ nộp lưu để tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận Mục lục hồ sơ nộp lưu và biên bản giao nhận tài liệu được lập thành 03 bản; Lưu trữ cơ quan, tổ chức giữ 01 bản, Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh giữ 02 bản

+ Tổ chức thu thập tài liệu của các cơ quan giải thể: căn cứ bản kê các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Khi có cơ quan chuẩn bị giải thể, sát nhập, Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh kịp thời hướng dẫn Lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các đơn vị tổ chức, cá nhân và giao nộp vào lưu trữ lịch sử Khi cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giải thể, toàn bộ tài liệu của phông lưu trữ cơ quan phải được thu thập kịp thời tránh mất mát, thất lạc và tự ý tiêu hủy tài liệu và chuyển về lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý

+ Tổ chức thu thập tài liệu các phông cá nhân: xác định các cá nhân tiêu biểu có tài liệu cần thu thập vào Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Tài liệu của các cá nhân có phạm vi ảnh hưởng đối với từng địa phương được thu thập vào Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đó Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần tổ chức tuyên truyền vận động cá nhân, gia đình hiến tặng, ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức tiếp nhận và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cá nhân, gia đình giao nộp tài liệu của các phông cá nhân

Sưu tầm, bổ sung những tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử: Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phải nắm vững thành phần, nội dung tài liệu thuộc phạm vi quản lý để nắm được những khối, những nhóm tài liệu còn thiếu cần sưu tầm, bổ sung; xác định phạm vi tổ chức tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu bị thiếu; bố trí cán bộ tìm kiếm, phát hiện, sưu tầm tài liệu và tìm biện pháp sưu tầm bổ sung như sao chụp, mua, trao đổi tài liệu…

+ Trong quá trình thu thập cần kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Lập Biên bản giao nhận tài liệu Biên bản được lập thành 03 bản: 01 bản được lưu tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp, 02 bản còn lại được lưu giữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá Mỗi Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có phạm vi và thẩm quyền thu thập tài liệu riêng Những tài liệu không thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý của lưu trữ phải tiến hành chuyển giao cho lưu trữ đúng chức năng nhằm thực hiện tốt việc phân cấp quản lý tài liệu, đảm bảo tính khoa học và nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ

Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan tổ chức là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhiều loại hình tài liệu mới xuất hiện đòi hỏi các lưu trữ phải luôn luôn bám sát thực tiễn, nghiên cứu, tổng kết thực tiễn, bổ sung lý luận

đồng thời kiến nghị cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ sửa đổi và ban hành các quy định phù hợp đáp ứng yêu cầu thực tiễn

Thu thập tài liệu vào các lưu trữ đóng vai trò quan trọng, là cơ sở để tiến hành các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ Hoạt động thu thập tài liệugiúp bảo đảm sự vẹn toàn của tài liệu trong từng phông lưu trữ, làm phong phú thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

1.3 Những vấn đề chung về thu thập tài liệu điện từ Trong những năm gần đây, theo xu hướng phát triển về công nghệ và ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Lĩnh vực lưu trữ cũng không đứng ngoài xu thế đó Vì vậy đã có nhiều văn bản pháp lý được ban hành để quy định về vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử đối với các cơ quan đơn hệ trong hệ thống hành chính nhà nước Cơ bản cho đến nay có các văn bản như Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết một số điều thi hành Luật Lưu trữ Nghị định này quy định quy định chỉ tiết về quản lý tài liệu điện từ Trong đó tại Điều 7 quy định về thu thập tài liệu điện tử Tuy nhiên, để thu thập được tài liệu điện tử về kho lưu trữ lịch sử thì cần có các văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử Và đến tháng 8/2023 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Công văn 903/VTLTNN-QLII về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử Như vậy tức là một khoảng thời gian rất dài 10 năm sau khi Nghị định của Chính phủ ban hành cơ quan chức năng là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới có văn bản hướng dẫn Do đó, tại Trung tâm lưu trữ lịch sử Cần Thơ cũng như các Lưu trữ lịch sử khác trên cả nước mới có đầy đủ căn cứ pháp lý cho việc thu thập tài liệu điện tử

Tiểu kết Chương 1

Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử nói chung và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng là một nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của ngành lưu trữ các cấp Công việc này sẽ giúp nguồn thông tin của quốc gia, địa phương được quản lý tập trung, thống nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của quốc gia dân tộc và của địa phương cũng như người dân Để thực hiện công tác thu thập đạt hiệu

quả các Trung tâm lưu trữ nói chung và Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần nghiên cứu các văn bản hướng dẫn và tình hình thực tế tài liệu của địa phương để có phương án thu thập phù hợp cũng như hỗ trợ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trong việc lựa chọn, sắp xếp và giao nộp theo đúng nguyên tắc, thẩm quyền, thời gian và thủ tục theo quy định

CHƯƠNG 2: 2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ được thành lập theo Quyết định số 275/QĐ-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Sở Nội vụ thành phố Cần Thơ Từ năm 2014 đến tháng 10 năm 2021, Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Cần Thơ, có nhiệm vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Từ tháng 10 năm 2021 đến nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo chỉ đạo của UBND Thành phố Cần Thơ tại Quyết định số 2465/QĐ-UBND ngày 4/10/2021 của UBND Thành phố Cần Thơ về việc tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ Theo đó, ngày 28 tháng 12 năm 2021 UBND thành phố Cần Thơ đã ban hành Quyết định số 4170/QĐ-UBND về việc quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Theo quy định tại Điều 1Quyết định số 4170/QĐ-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2021 UBND thành phố Cần Thơ:

Trung tâm lưu trữ lịch sử (viết tắt là Trung tâm) là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật, chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức bộ máy, biên chế và hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ

Trung tâm là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước, thực hiện cung cấp một số

dịch vụ công về lưu trữ và thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.(UBND Thành phố Cần Thơ, 2021).

Nhiệm vụ và quyền hạn Trung tâm Lưu trữ lịch sử được quy định tại Điều 2Quyết định 4170/QĐ-UBND Cần Thơ ngày 28/12/ 2021 quy định về chức năng, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử, theo đó Trung tâm tâm Lưu trữ lịch sử giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước, cụ thể như sau: xây dựng danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành theo quy định; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của địa phương theo quy định của pháp luật; sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu; tổ chức giải mật tài liệu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

- Thực hiện cung cấp dịch vụ công, cụ thể như sau: Thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ như chỉnh lý tài liệu; tu bổ, phục chế tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ và một số dịch vụ khác liên quan đến lưu trữ; thực hiện dịch vụ lưu trữ

- Thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua các hoạt động trưng bày, triển lãm, công bố tài liệu lưu trữ và các ấn phẩm với các hình thức trực tiếp và trực tuyến theo quy định

- Xây dựng các chương trình, đề án sưu tầm, thu thập tài liệu có gái trị lịch sử qua các thời kỳ (tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi ấm…) để tổ chức khai thác, phục vụ độc giả theo quy định

- Lập phương án bảo quản, tổ chức sắp xếp khoa học các phông tài liệu lưu trữ trong kho Lưu trữ chuyên dụng

- Thực hiện Báo cáo thống kê định kỳ về tài liệu lưu trữ - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ phân công

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc Trung tâm, Phó Giám đốc Trung tâm thực hiện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp quản lý Trung tâm Lưu trữ lịch sử sau khi tổ chức lại có 19 biên chế và 03 hợp đồng, các biên chế thuộc Phòng Hành chính, bảo quản, khai thác; Phòng Thu thập, chỉnh lý

- Phòng Hành chính, bảo quản, khai thác: bố trí 08 biên chế gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 06 chuyên viên và 03 hợp đồng;

- Phòng Thu thập, chỉnh lý: 08 biên chế gồm 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và 06 chuyên viên

Hiện nay, Trung tâm có 19 biên chế, trong đó 50% viên chức có trình độ đại học đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 50% viên chức có trình độ đại học chuyên ngành khác nhưng đã được bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo đúng quy định đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác trong tình hình mới

2.1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Kinh phí hoạt động của Trung tâm do ngân sách thành phố cấp theo quy địnhhiện hành.Trụ sở làm việc của Trung tâm tạm thời bố trí tại kho lưu trữ của UBND thành phố, sau khi hoàn tất việc xây dựng và bàn giao Trung tâm sẽ chuyển về trụ sở mới nơi có kho lưu trữ chuyên dụng

Trang thiết bị và phương tiện làm việc tại Trung tâm bao gồm: Máy vi tính, máy in, các thiết bị văn phòng, Nguồn máy móc, thiết bị này được tiếp

nhận từ Trung tâm Lưu trữ lịch sử cũ và bổ sung thêm từ nguồn của thành phố, đảm bảo đủ số lượng cho viên chức làm việc

2.1.4 Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Cần Thơ vẫn chưa có kho lưu trữ chuyên dụng Kho Lưu trữ hiện tại sử dụng của Trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng UBND thành phố trước đây (kho tạm).Kho tạm có diện tích 322,48m2, với trang thiết bị đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và được đưa vào sử dụng từ năm 2004

Năm 2010, Đề án "Hỗ trợ xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương" được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 14 tháng 9 năm 2010 Theo đó, ngân sách Trung ương hỗ trợ cho dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của thành phố Cần Thơ là 19,589 tỷ đồng (tương đương 30% trên tổng vốn đầu tư 65,296 tỷ đồng) Tuy nhiên, thành phố đã khởi công xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng từ năm 2021 và dự kiến cuối năm 2023 hoàn thành song nguồn vốn ngân sách Trung ương vẫn chưa bố trí hỗ trợ cho thành phố Với nguồn kinh phí hạn hẹp của thành phố nên khi thực hiện dự án gặp không ít khó khăn

Nguồn tài liệu hiện đang bảo quản tại kho tạm của thành phố Cần Thơ gồm hai nguồn chính sau:

Thứ nhất, tài liệu bảo quản trong Kho lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Cần Thơ có:Gồm 81 phông, với 1.574,18m giá tài liệu, thời gian của tài liệu từ 1948 đến 2013 chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật Trong năm 2015 và năm 2016, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã chỉnh lý tài liệu của 03 đơn vị với 128,18m giá tài liệu và bổ sung số lượng hạn chế tài liệu của các cơ quan trên địa bàn từ 2016 đến nay (Sở Nội vụ, 2022, tr.5)

Thứ hai, nguồn tài liệu hiện đang bảo quản tại các cơ quan tổ chức Nguồn này chiếm số lượng rất lớn và hiện đang được tổ chức khoa học theo các hướng sau đây:

- Một số cơ quan chủ động bố trí nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý, hạn chế tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, hư hỏng như: Văn phòng Đoàn Đại

biểu Quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân thành phố, Trường Chính trị, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Cần Thơ, Trường Đại học Cần Thơ, Trung tâm Xúc tiến Đầu tư - Thương mại và Hội chợ triển lãm Cần Thơ, Đài Phát thanh và Truyền hình thành phố, Cục Thống kê, Ngân hàng Nhà nước, Liên Hiệp các tổ chức hữu nghị (UBND thành phố Cần Thơ, 2018, tr.3)

- Một số cơ quan bố trí kho lưu trữ với diện tích khoảng 20 - 50 m2 , có bố thiết bị đầy đủ để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: Văn phòng UBND thành phố (658m2), Kho bạc nhà nước (1.218,94m2), Bảo hiểm xã hội (270m2), Sở Tư pháp (170m2), Sở Tài nguyên - Môi trường (162,5m2), Sở Kế hoạch - Đầu tư (140m2

), Cục Hải quan (103m2), Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng (2 kho được 100m2

), Quỹ Đầu tư phát triển thành phố (97m2), Công ty Điện lực thành phố (96m2

), Công ty Xổ số kiến thiết Cần thơ (77m2), Trường Cao đẳng kinh tế kỹ thuật (75m2) (Sở Nội vụ, 2022, tr.5)

- Rất nhiều cơ quan cấp quận huyện bố trí kho tạm, chật hẹp, thiếu thiết bị và chưa đạt yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ Thực tế này dẫn đến việc lựa chọn, giao nộp và bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khó khăn Thông qua quá trình khảo sát việc bố trí kho lưu trữ ở các cơ quan cấp huyện, tháng 10 năm 2015 lãnh đạo Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã làm việc trực tiếp với lãnh đạo UBND quận, huyện cùng các bộ phận có liên quan để cùng trao đổi, đưa ra giải pháp bố trí, xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ tại các quận, huyện Tính đến hết năm 2022:“Hiện có 05/09 quận, huyện đã xây dựng mới và cải tạo nâng cấp Kho lưu trữ huyện như: quận Ninh Kiều (diện tích 2.085,6m2); Quận Cái Răng (100m2); huyện Thới Lai (96m2); huyện Cờ Đỏ (249m2); Quận Ô Môn (160m2) và 02 quận, huyện đang trình xem xét quy hoạch quỹ đất để xây Kho lưu trữ (quận Thốt Nốt; huyện Phong Điền) Đối với các quận, huyện còn lại địa phương đã bố trí kinh phí để cải tạo nâng cấp Kho lưu trữ huyện: quận Bình Thủy (136m2); huyện Vĩnh Thạnh (80m2)(Sở Nội vụ, 2022, tr.6)

- Các phòng, kho lưu trữ ngành dọc đóng trên địa bàn quận, huyện tại Cần Thơ như: Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tư pháp, Tòa án, Kho bạc, Ngân hàng, Bảo hiểm xã hội, Viện kiểm sát, Chi cục Thuế, đều được bố trí

kho lưu trữ Ngoài ra, các cơ quan còn lại không có kho lưu trữ thì bố trí một góc phòng làm việc hay phòng phía sau Hội trường của cơ quan hoặc giá kệ, tủ để bảo quản tài liệu

2.2 Thực trạng hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ

2.2.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai

Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử đối với Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ được thực hiện không chỉ căn cứ trên các văn bản chỉ đạo của nhà nước mà còn thực hiện theo văn bản hướng dẫn của địa phương, cụ thể như:

Quyết định số 11/2015/QĐ-UBND ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ Nội dung quy chế đã quy định rõ về trách nhiệm, chế độ bảo mật và quy trình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức trên địa bàn thành phố Cần Thơ; Quyết định số2749/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2015 về việc ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ; Công văn số 2884/UBND-NCPC ngày 27 tháng 6 năm 2013 về triển khai thực hiện Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Kế hoạch số 16/KH-SNV ngày 3/4/2015 của Sở Nội vụ thành phố Cần Thơ về việc thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử của thành phố; Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2015 của UBND thành phố Cần Thơ về việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam trên địa bàn thành phố Cần Thơ

Đồng thời, Sở Nội vụ ban hành các văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ đến các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhằm giúp cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt về công tác này, cụ thể là: Công văn số 981/SNV-CCVTLT ngày 04 tháng 7 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc bàn giao kho lưu trữ quận, huyện và bố trí biên chế làm chuyên trách lưu trữ; Công văn số 383/SNV-VTLT ngày 27 tháng 3 năm 2014 của Sở Nội vụ về