Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ tỉnh tiền giang thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THÀNH PHÚC HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH TIỀN GIANG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THÀNH PHÚC HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH TIỀN GIANG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Mã số: 83.20.303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐỖ VĂN HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu cá nhân hướng dẫn TS Đỗ Văn Học – Giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Các tư liệu, số liệu luận văn tư liệu cá nhân tơi tìm q trình nghiên cứu, cịn trích dẫn từ cơng trình, viết người trước ghi nguồn rõ ràng; có điều sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng Tác giả luận văn Dƣơng Thành Phúc năm 2019 BẢNG QUY ƢỚC VIẾT TẮT Chữ đầy đủ STT Viết tắt Sở Nội vụ Ủy ban Nhân dân UBND Nguy rủi ro NCRR Cán Công chức CBCC Công nghệ thông tin CNTT SNV MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ 14 1.1 Một số khái niệm 14 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 14 1.1.2 Khái niệm lưu trữ hoạt động lưu trữ .15 1.1.2.1 Lưu trữ 15 1.1.2.2 Hoạt động lưu trữ 16 1.1.3 Khái niệm hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ 17 1.1.4 Những nội dung hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ 23 1.2 Vai trò, ý nghĩa hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ 23 1.3 Thẩm quyền hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ 25 1.3.1 Thẩm quyền hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ hành 25 1.3.2 Thẩm quyền hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 26 1.4 Yêu cầu hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ 29 1.5 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ 31 1.5.1 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử 31 1.5.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ 32 1.5.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông .33 1.6 Cơ sở lý luận pháp lý vận dụng vào hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ lƣu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 33 Tiểu kết Chương 34 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG 36 2.1 Khái quát chung Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Tiền Giang 36 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang.36 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chi cục 39 2.1.2.1 Vị trí, chức 39 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 40 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục 41 2.2 Hoạt động thu thập tài liệu Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Tiền Giang .43 2.2.1 Các văn nhà nước hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ 43 2.2.2 Các văn hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 48 2.2.3 Công tác kiểm tra, hướng dẫn thực quy định hoạt động thu tập tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 51 2.2.4 Đội ngũ nhân làm công tác lưu trữ 52 2.2.5 Cơ sở vật vật phục vụ hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ 54 2.2.6 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ công tác lưu trữ 55 2.2.7 Tình hình hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh 55 2.2.8 Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 55 2.2.9 Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quan tổ chức huyện, thành phố, thị xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang .57 2.2.10 Quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 58 2.2.11 Kết hoạt động thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 64 2.3 Nhận xét đánh giá hoạt động thu thập tài liệu vào Lƣu trữ Lịch sử tỉnh Tiền Giang 65 2.3.1 Ưu điểm 65 2.3.2.Hạn chế 66 2.3.3 Nguyên nhân 67 Tiểu kết chương 67 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRONG HOẠT ĐỘNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG 69 3.1 Yêu cầu đổi hoạt động thu thập tài liệu 69 3.2 Các giải pháp hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ 73 3.3 Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống văn quy phạm pháp luật văn quy định công tác lƣu trữ 75 3.4 Xây dựng tổ chức máy lƣu trữ địa phƣơng biên chế làm công tác lƣu trữ quan tổ chức địa bàn tỉnh Tiền Giang 77 3.5 Tăng cƣờng kiểm tra thƣờng xuyên hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ 80 3.6 Đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật công tác lƣu trữ hoạt động thu thập tài liệu lƣu trữ vào lƣu trữ lịch sử tỉnh .82 Tiểu kết chương 83 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO .87 PHỤ LỤC 93 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hoạt động lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan trọng quan, tổ chức bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, thống kê bảo quản khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân Làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu giúp cho quan, tổ chức chủ động việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Hoạt động thu thập tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ thu thập tài liệu có liên quan đến tất khâu nghiệp vụ khác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản sử dụng tài liệu Đặc biệt hoạt động thu thập tài liệu nhiệm vụ trọng tâm Lưu trữ lịch sử Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử kịp thời không giúp cho tài liệu không bị mát, hủy hoại, góp phần hồn thiện Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam mà đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng phát huy giá trị tài liệu Trong thời gian qua, Nhà nước ban hành nhiều văn đạo, hướng dẫn công tác thu thập tài liệu làm sở pháp lý để Lưu trữ lịch sử cấp có nhiều biện pháp để tăng cường số lượng, chất lượng hoạt động thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nhiều thiếu sót, hạn chế thành phần tài liệu, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa đảm bảo; thời hạn giao nộp tài liệu, chế tài hoạt động thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vấn đề cần quan tâm Trong thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh Tiền Giang tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cấp huyện đạt kết định Tuy nhiên, hoạt động thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tiền Giang nhiều bất cập số quan, đơn vị đến hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử chưa tiến hành giao nộp, tình trạng tài liệu thu thập chưa đầy đủ, tài liệu chưa chỉnh lý giao nộp vào Lưu trữ lịch sử chưa quy định, Chính vậy, hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tiền Giang cần nghiên cứu, làm rõ tìm giải pháp cần thiết để hồn thiện cơng tác Chính lý nêu trên, học viên chọn đề tài “ Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Tiền Giang”,với mong muốn góp phần làm rõ thực trạng hoạt động thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhận xét đề xuất giải pháp nhằm đưa hoạt động thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Tiền Giang vào nề nếp Tình hình nghiên cứu đề tài Hoạt động thu thập tài liệu nội dung nhiều nhà nghiên cứu quan tâm thời gian qua, có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như: Giáo trình Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Sách Công tác lưu trữ Việt Nam tác giả Vũ Dương Hoan (Nhà xuất khoa học xã hội Hà Nội, 1987); Giáo trình Lưu trữ học đại cương nhóm tác giả: TS Phan Đình Nham, PGS TSKH Bùi Loan Thùy (Nhà xuất Đại học Quốc gia TPHCM, 2015); Sách Lịch sử Lưu trữ Việt Nam nhóm tác giả: GS Nguyễn Văn Thâm, PGS Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, TS Nghiêm Kỳ Hồng (Nhà xuất Đại học Quốc gia TPHCM, 2010) Các tác giả trình bày mặt lý luận cơng tác lưu trữ nói chung khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, tài liệu quan trọng làm sở lý luận cho trình nghiên cứu đề tài Kỷ yếu Hội thảo khoa học Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 2015, hội thảo đánh giá vấn đề lý luận thực tiễn thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thời gian qua; trao đổi kinh nghiệm công tác thu thập, giao nộp tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử qua thực tiễn số quan, tổ chức nay; Kỷ yếu Hội thảo khoa học Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện Lưu trữ lịch sử tỉnh Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 2016 Các viết nêu lên thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu từ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh số địa phương Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang, Thanh Hóa, Cần Thơ, Bình Định, n Bái, Lai Châu, Vĩnh Long, Kiên Giang Nhận xét tác động ảnh hưởng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Bài viết “Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ Thực trạng giải pháp” tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 05/2004 Đây viết nêu lên cần thiết thực trạng việc thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ,đưa số giải pháp trước mắt lâu dài để công tác thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh thực tốt Bài viết “Vài nét công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân số đề xuất”, tác giả Phạm Bích Hải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 7/ 2012 Bài viết nêu lên lý luận thực tiễn công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ nhân, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân Bài viết “Một số suy nghĩ công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ” tác giả Uyên San, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 04/ 2011 Bài viết trình bày sở pháp lý Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, khái quát 112 113 114 115 116 117 118 Phụ lục Quyết định ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang 119 120 121 122 123 124 Phụ lục 3: Tài liệu đƣợc thu nhận kho Nguồn: Dương Thành Phúc 125 Phụ lục 4: Tài liệu trình chỉnh lý Nguồn: Dương Thành Phúc 126 Phụ lục 5: Tài liệu đƣợc chỉnh lý Nguồn: Dương Thành Phúc