Nguyễn Văn Tau
GIẢI PHÁP BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHÓ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
HÀ NOI - 2021
Trang 2Nguyễn Văn Tau
GIẢI PHÁP BAO QUAN TAI LIEU
TAI TRUNG TAM LUU TRU LICH SU THANH PHO HA NOI
Chuyên ngành: Lưu trữ hoc
Mã số: 8320303.01
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Đào Đức Thuận.
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên
cứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn
này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào.
Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày tháng năm 2021
HỌC VIÊN
Nguyễn Văn Tau
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
AY 0 ON 00 11 1
/0962710035 —— ,ÔỎ 41 Lý do chọn đề tài - 2 s52 +x+EE£EE22EE2E32E1E7171211211211211 21121 xe 42 Mục tiêu của đề tài ¿se St 2x2 2212112711211 2112112121111 ckrrre 6
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - ¿5£ ©5£+£+£+£++zx+zxzxzes 64 Lịch sử nghiên cứu Van đề 2 2 s+x+Ek+EEeEEEEEEEEEEEEkerkerkerree 7
5 Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu - 55+ 9
6 Bố cục của Luận văn -:- - s+t+E+ESEESESESEEE2E15111112E251 1121231121552 ce2 10
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VE BẢO QUAN
TÀI LIEU LƯU TIR Ữ 2- 2° 5£ << Ss£S£S££2££2<£ss£sesessesses 11
1.1 Cơ sở lý luận về bảo quản tài liệu lưu trữ 2-2 s2 s=s+zxzss 111.1.1 Một số khái niệm có liên 7778PP57A®Aee^am Il
1.1.2 Nội dung cua bảo quản tài liệu [UU fr c5 55555 <+<ss+<ss2 13
1.1.3 Nguyên tắc bảo quản tài lIỆM [UU YẾ S55 S55 csseessess 151.1.4 Ý nghĩa của bảo quản tài liệu lưu trữ -©cc©ce©c+csccs 15
1.2 Cơ sở pháp lý bảo quản tài liệu lưu tTữ 5+5 ++<x£+e<seeseeses 161.2.1 Các quy định cua Chính phủ, Bộ NỘi Vụi 5555 <+<<+ 5+ 16
1.2.2 Quy định của UBND Thành pho, Sở Nội vụ thành pho Hà Nội 22
Tiểu kết CHUONG Ï - << ©cẻ©ce£eEE‡Ek+kEkSEkSEESEEEEEEEkEkrkerkerrerrerrerre 25
Chương 2 THỰC TRẠNG BAO QUAN TÀI LIEU TẠI TRUNG TAM
LƯU TRU LICH SỬ THÀNH PHO HÀ NỘI -.5 5° 5<26
2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 262.2 Khối lượng, thành phan, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu
lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Luu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 28
2.2.1 Khối ÏUƯỢïIg 5-5 kề SE E111 1111111111111 E11 282.2.2 Thành phiẩN - + + ©k+St+E+EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEETEEEEEEErrrtied 28
Trang 52.3.1 Kho tàng, cơ sở vật ChấT -5-©5+©c+Sc+EcEEEeEerkerkerkrrrrrrrreee
2.3.2 Tổ chức tài liệu trong kho Wu tữ 2 2+2 ©s+ce+£+xezeersee:2.3.3 Các biện pháp kỹ thuật được sử dụng để bảo quản
tài LIỆU TU ẨFỮ GG HH 1kg kg ke
2.3.4 Chuyển đổi số trong bảo quản tài liệu lưu
frữ -«<<-2.4 Nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
thành phố Hà Nội 2-2-2 SSSE+2EE2EE2EE2E39E1E71571712112111121111 1111 re.
2.4.1 Nhiệt độ và độ ẩm - ccc+ccc+ccrEEtrtrtrttirtrtrirrrriirrriirre
2.4.2 DO NGM MOC 5222552 SE2EE‡EE‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErErrkerkrrrkerred
2.4.3 Do CON NQUOT GAY TA c- «chu
2.5 Nhận xét, đánh giá về bảo quản tài liệu lưu trữ «<< «<<s+++
QSL OU iM nud
2.5.2 Hạn CUE seccsecsessessesssessessessessessussussussssssessessessussussussussssesessessessesssseseees
2.5.3 NQUYEN NNGN n
Tiểu ket CNUONG 2 vecsesssssessessessessessssessessessessssssssssessesssssssssacsscsscsssesacsscsssssesseass
Chương 3 GIẢI PHAP BAO QUAN TAI LIEU LƯU TRU TẠI
TRUNG TAM LƯU TRU LICH SỨ THÀNH PHO HÀ NỘI
3.1 Kinh nghiệm một số địa phương về bảo quản tài liệu lưu trữ 3.1.1 Thành phố Hồ Chí MMinh 2+©2¿©52+5£+S++E++EeExerterxerrrrerrsee
SA Tinh Quang NGGi n.ee ằ."1x: 8/8 nnốe Ả a
3.2 Giải pháp về tô chức, 801020177 —
3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy định về bảo quản
Trang 63.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho viên chức
lưu trữ thực hiện bảo quản tài lIỆU WW frỮ 555 ssSs+e+eeeeseesees 663.2.3 Nâng cao nhận thức cho viên chức WW frÍF - «<< s<++s 67
3.2.4 Hoàn thiện chính sách đãi ngộ đối với viên chức lưu trữ 68
3.3 Giải pháp về chuyên mônn 2-2 2< E+£E£+E££E££E££EE+EE+Exerkerxereeee 693.3.1 Tiếp tục chuyển đổi số trong bảo quản tài liệu lưu trữ 693.3.2 Tu bổ, phục chế tài liệu WU trỮ SE St vESESEt+EeEeErterrrerxsed 73
3.3.3 Quan lý và khai thác sử dụng tài liệu Hu rỮ « «<<: 753.3.4 Giải mật tài lIỆM LUAU tr Tb ccccccccceccccceenscccceesceecesnsceeeeessseeeesstseeeees 753.3.5 Xác định lại giá trị tài lIỆU Wu ẨYĂY - c5 ssseseexeexes 76
3.4 Giải pháp kỹ thuật - -.- 6 s1 HH TH nh TH gu ng tr 79
3.4.1 Điêu chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong kho -s-cs5cs+cscsse: 79
3.4.2 Điêu chỉnh ánh sángg ¿5-5 ©k+Ek+EEESEEEEEEEEEEEEEEEEErrrketkek 823.4.3 Chống bụi cho tài liỆU - 5-5-5 SE E‡E‡EEEEEEEEEEEEEEEkEErrrrerkeeo 823.4.4 Khử trùng tài liệu không dùng hóa chất - 2-52 s+ce+see: 82Tiểu kết CHUONG 3 vscessessessessesssssvessessessessesssssssssessesssssssssssscssssessssssessssssssesssessees 85KET LUAN ý ắã 86
DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO s52 ©css©sssesse 88
Trang 7MỞ DAU
1 Lý do chọn đề tài
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là đơn vi sự nghiệp công
lập có chức năng giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếpquản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt động
dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Tài liệu lưu trữ được bảo quản
tại kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là những tàiliệu phản ảnh quá trình hoạt động của các cơ quan chính quyền tỉnh HàĐông, tỉnh Sơn Tây, tỉnh Hà Sơn Bình, thành phố Hà Nội và các quận,
huyện thuộc thành phố Hà Nội từ năm 1923 đến năm 2015 Đây là khối tàiliệu rất có giá trị, quan trọng đối với Thủ đô Hà Nội vì nó phản ánh nhiềumặt của đời sống kinh tế - xã hội, việc nghiên cứu đề ra các giải pháp nhằm
bảo quản an toàn, kéo dai tuổi thọ của khối tài liệu này sẽ góp phan rat lớnvào công cuộc xây dựng và kiến thiết Thủ đô Hà Nội Thực tế đã chứngminh rằng tuôi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phan lớn vào điều kiện
bảo quản chúng, áp dụng các giải pháp tiên tiễn, các chế độ bao quản chặtchẽ có thê giữ cho tài liệu lưu trữ tồn tại được lâu dài.
Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử
- Thứ hai, trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá di động, hộp
đựng, chưa được trang bị đồng bộ, mới trang bị tủ đựng bản đồ tại tầng 5,giá di động từ tang 6 đến tang 9 của Kho Luu trữ, chưa trang bị gia di động từ
Trang 8tầng 10 đến tầng 16 do vậy ảnh hưởng đến kế hoạch thu thập tài liệu của các
cơ quan, tô chức đưa vào Lưu trữ lịch sử Thành phố bảo quản theo quy định.- Thứ ba, hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu điện tử được đầu
tư từ nhiều năm trước đến nay một số bộ phận hạ tầng kỹ thuật đã lạc hậu chưađáp ứng đầy đủ việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo tình hình hiện nay.
-Thứ tu, tổ chức tài liệu trong kho cơ bản được sắp xếp theo phông lưutrữ, tuy nhiên vẫn có phông bảo quản phân tán ở nhiều kho gây khó khăn
trong quản lý phông, tốn nhiều thời gian để tìm kiếm khi phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ, chưa có sơ đồ kho lưu trữ.
- Thứ năm, một sô phông lưu trữ cũ có thời hạn bảo quản lâu dai, tam
thời chưa được xác định lại thời hạn bảo quản 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20
năm, 50 năm, 70 năm nhưng vẫn phải bảo quản trong kho gây lãng phí vềkho tàng để bảo quản khối tài liệu này, đồng thời khối này ít được sử dụng
khai thác.
- Thứ sáu, một số phông lưu trữ của tỉnh Hà Tây cũ chưa biên mục bên
trong hồ sơ nên việc thống kê tài liệu khó khăn, đồng thời khi muốn số hóa tàiliệu lưu trữ để thực hiện theo Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan
nha nước giai đoạn 2020 - 2025 thuộc UBND thành phố Hà Nội chưa thê
triển khai ngay được.
- Thứ bẩy, nhiều tài liệu lưu trữ chưa được giải mật dù đã hết thời hạn 30
năm, 40 năm, 60 năm theo quy định, do tài liệu này chưa được giải mật nênchưa đưa ra phục vụ công chúng nghiên cứu những thông tin có giá trị của
khối tài liệu này.
Từ thực tế này, đã xuất hiện nên một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải
có những giải pháp cụ thé dé bảo quản tốt hơn nữa tài liệu tại Trung tâm Lưutrữ lịch sử thành phố Hà Nội.
Với mong muốn góp phan hoàn thiện hệ thong cơ sở khoa học của bảo
quản tài liệu lưu trữ và là tài liệu tham khảo cho cơ quan quản lý tài liệu
lưu trữ của thành phố Hà Nội ban hành chính sách, quy định về bảo quản
Trang 9tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phó Hà Nội, học viên đãchọn dé tài “Gidi pháp bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
thành phố Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ.2 Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới ba mục tiêu cơ bản sau đây:
Một là, nghiên cứu làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý của bảo quản tài liệulưu trữ.
Hai là, phân tích và đánh giá hiện trạng bảo quản tài liệu lưu trữ hiện
đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
Ba là, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bảo quản tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lich sử thành phố Hà Nội.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu3.1 Đối tượng nghiên cứu
Các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
thành phố Hà Nội.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài
liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phốHà Nội, số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, Hà Nội.
- Về thời gian: Đề tài sẽ khảo sát và đánh giá công tác bảo quản tài liệulưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội từ năm 2008 (tính từ
thời điểm sáp nhập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây và Trung tâm Lưu trữthành phố Hà Nội) đến nay.
- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu các nhóm giải pháp chủ yếubảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội, gồm
ba nhóm giải pháp cơ bản như:
Nhóm thứ nhất là giải pháp về t6 chức, quản lý;Nhóm thứ hai là giải pháp về chuyên môn;
Nhóm thứ ba là giải pháp kỹ thuật.
Trang 104 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nêntừ trước đến nay đã có một số đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốtnghiệp, bài viết đề cập đến lĩnh vực này.
Về lý luận, công tác bảo quản đã được dé cập đến trong các cuốn “Giáotrình công tác lưu trữ Việt Nam” do Nhà xuất bản Khoa học Xã hội xuất bảnnăm 1987 và cuốn “Ly luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Nhà xuất ban
Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990.
Trong nghiên cứu khoa học một số dé tài cấp ngành đã tập trung vàonghiên cứu, giải quyết từng vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực bảo quản, cụ thể là:
- Dé tài nghiên cứu khoa học cấp ngành mã số 93-98-402: ““Xác định cácthông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy” do PTSNguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm đã đề xuất một số nguyên tắc, yêu cầu
và các thông số kỹ thuật dùng làm căn cứ khoa học cho việc thiết kế kho lưutrữ bảo quản tài liệu giấy ở Việt Nam.
- Đề tài nghiên cứu cấp ngành: “Nghiên cứu phương pháp khử trùng
tài liệu lưu trữ” do Nguyễn Trọng Biên và các thành viên thực hiện năm
2002 đã đánh giá phương pháp khử trùng bằng bêkaphốt Đề tài đã đưa rakết luận trong điều kiện nước ta hiện nay khử trùng bằng hóa chất là hướngđi phù hợp và đáp ứng nhanh cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Đồngthời đề tài cũng đề xuất sử dụng hóa chất methyl bromide để khử trùng tài
liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt
nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và
nghiên cứu với một số đề tài liên quan như:
- “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấytại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia” - Luận văn Thạc si của Phạm Thị Dat,
năm 2003.
Trang 11- “Nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phòng
Chính phi” - Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Hà Nhu, năm 2015.
- “Nhận xét và đánh giá về công tác bảo quản và phục chế tài liệu lưutrữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia IIT” - Khóa luận tốt nghiệp của Trịnh Thị
Lan, năm 2000.
- “Tìm hiểu công tác bảo quản và phát huy giá trị các bảo vật quốc giavà tài liệu lưu trữ của Chủ tịch Hồ Chí Minh” - Khóa luận tốt nghiệp của Luc
Thị Kim Yến, năm 2013.
- “Công tác bao quản tài liệu tại Chỉ cục Văn thư - Lưu trữ tinh Thanh
Hóa, thực trạng và giải pháp ” - Khóa luận tốt nghiệp, năm 2015.
- “Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phốHà Noi” - Khóa luận tốt nghiệp của Hồ Thị Hội, năm 2015.
- “Tổng thuật các công trình nghiên cứu ở Việt Nam về bảo quản tài liệuhưu trữ” - Khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Quý, năm 2017.
- “Quan trị rui ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)” - Luận án tiếnsỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Trần Thanh Tùng, năm 2019.
- “Công tác bảo quản tài liệu khoa học tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam” - Khóa luận tốt nghiệp của Vũ Hương Ly, năm 2019.
Qua các công trình và các bài viết của các tác giả trước, luận văn của họcviên có thể tham khảo và kế thừa được nhiều ý kiến nhận định, đánh giá, kiếnnghị, đề xuất Tuy nhiên, các công trình, bài viết trên chỉ giải quyết từng vấn
dé cụ thé và chưa có dé tài nào nghiên cứu về công tác bảo quản tài liệu lưutrữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Chính vì vậy, việc nghiêncứu về lĩnh vực bảo quản một cách toàn diện đề từ đó đề xuất hệ thong những
biện pháp kỹ thuật thích hợp cho việc bảo quản an toàn tài liệu là cần thiết vàđây chính là nhiệm vụ mà luận văn của học viên tập trung giải quyết, đề tàicủa học viên tuy có kế thừa một số kết quả nghiên cứu trước song không
trùng lặp với các đê tài đã được nghiên cứu.
Trang 125 Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu
5.1 Nguồn tư liệu nghiên cứu
Ngoài tư liệu chính phục vụ việc nghiên cứu đề tài, ngoài các công trìnhbài viết đã nêu ở trên, đề tài còn sử dụng những nguồn tư liệu cơ bản sau đây:
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Tạp chí Văn thư - Lưu trữ; Tạp chí Dấu ấn thời gian;
- Báo cáo khảo sát tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
5.2 Phương pháp nghiên cứu
Đề đạt được những mục tiêu mà đề tài đã đặt ra, trên cơ sở phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác - Lénin và của Lưu trữ hoc, học viên đã sử dụng một
số phương pháp nghiên cứu cụ thê sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích lý thuyết: Sử dụng phương
pháp này để có cái nhìn đa chiều về các vấn đề ở nhiều khía cạnh khác nhau,dé từ đó có thé mang ra so sánh, đối chiếu và rút ra kết luận chính xác về các
khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Phương pháp khảo sát và tiếp cận thực tế: Được sử dụng dé tìm hiểu về
thành phan, nội dung, số lượng hồ sơ, tài liệu; trang thiết bị bảo quản tài liệu
trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội;
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Sử dụng phương pháp nay dé có théđưa ra những đánh giá thực tế về bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưutrữ lịch sử thành phó Hà Nội;
- Phương pháp hệ thống: Sử dụng phương pháp này giúp học viên hệthong các nghiệp vu bao quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Luu trữ lich sử
thành phố Hà Nội.
- Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp này giúp học viên có thé
đưa ra những đánh giá khách quan về bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâmLưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội và so sánh với các địa phương khác về bảo
quản tài liệu lưu trữ.
Trang 13- Phương pháp liên ngành: Do công tác bảo quản có liên quan không chỉ
đến lưu trữ học mà còn liên quan đến một số ngành khoa học tự nhiên khác như
hóa học, sinh học và vật lý nên phương pháp liên ngành được sử dụng giúp học
viên tiếp cận vấn dé bằng nhiều cách thức, dựa trên dit liệu và kiến thức củanhiều ngành dé có nhận xét, đánh giá rộng mở hơn về bảo quản tài liệu lưu trữ.
6 Bố cục của Luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung chính được chia
thành 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về bảo quản tài liệu lưu trữ
Chương này chủ yếu tập trung trình bày cơ sở lý luận và pháp lý về bảo
quản tài liệu lưu trữ.
Chương 2 Thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử thành phố Hà Nội
Chương này trình bày thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ, các nguyên
nhân gây hại tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
Chương 3 Giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử thành phố Hà Nội.
Chương này là chương co ban của luận văn, trong chương nay sẽ tập
trung trình bày các giải pháp đề xuất ứng dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sửthành phố Hà Nội.
Trong quá trình hoàn thành luận văn, học viên đã nhận được sự hướng
dẫn, giúp đỡ của các thầy cô giáo Nhân đây cho phép học viên được bày tỏlòng biết on trân thành tới PGS.TS Dao Đức Thuận, người đã tận tình giúpđỡ học viên trong suốt quá trình thực hiện luận văn này Mặc dù đã rất côgắng nhưng chắc chắn luận văn sẽ có những hạn chế nhất định Học viên
mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý dé khắc phục những thiếu sót, hạn chế,làm cho luận văn đạt được chất lượng tốt hơn.
10
Trang 14Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHAP LY VE BAO QUANTÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1 Cơ sở lý luận về bảo quản tài liệu lưu trữ1.1.1 Một số khái niệm có liên quan
1.1.1.1 Tài liệu
Theo PGS.TS Dương Van Kham, tài liệu là “vat mang thông tin lam
phương tiện cho các hoạt động xã hội Tài liệu bao gốm các loại văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính hoặc các nguồn tư liệu khác, đượcghỉ trên các vật mang tin khác nhau như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ
dùng làm căn cứ dé xử lý, giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực hoạt
động khác nhau của xã hội và lưu trữ thông tỉn của những hoạt động đó ”
[10, tr.343].
Theo TS Nguyễn Cảnh Duong thi “Tai liệu là don vi thông tin được ghi
lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin”[31, tr.1].
Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 quy định “Tai liệu là vật mang tinđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài
liệu bao gom van ban, dự án, bản vẽ thiết kể, bản đô, công trình nghiên cứu,
số sách, biểu thống kê; âm bản, dương ban phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thao tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ côngtác, nhật ký, hôi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật
mang tin khác ”
1.1.1.2.Tai liệu lưu trữ
Hội đồng lưu trữ quốc tế định nghĩa “Tai liệu lưu trữ là những tài liệuhết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự chọn lọc hoặc không có sự chọnlọc, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những ngườithừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ
tương ứng vì giá trị lưu trữ cua chúng ”[S].
11
Trang 15Trường phái châu Âu đại diện căn cứ và nguồn sốc xuất xứ của tài liệu
và coi tài liệu lưu trữ là “todn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thoi
gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bat kỳ
lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá
nhân hay tổ chức đó ”[26].
Theo PGS.TS Dương Van Kham, “tai liệu lưu trữ là tài liệu có giá tri
được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơquan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệubản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị,kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học va
công nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cánhân qua các thời kỳ lịch sử không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật
ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bao quản phục vụ nghiên cứu
khoa học, lịch sứ và hoạt động thực tién ”[10, tr.346].
Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Tai liệu lưu trữ latài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gom ban sóc, bản chính;trong trường hợp không còn bản sóc, bản chính thì được thay thể bằng bản
sao hợp pháp ”.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá tri của tô chức hoặc cá nhân,
được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức hoặc cá nhân, có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử Tài liệu lưu
trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
* Bao quản và bao quan tài liệu lưu trữ
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về “bảo quản” như: theo từ điển Anh Việt, bảo quản (preserve) là lưu giữ, bảo tồn, duy trì lâu đài, bảo toàn, bảo vệ.
-12
Trang 16Như vậy, theo quan điểm của chúng tôi “bảo quản là lưu giữ, giữ gìn, bảo vệ,chăm sóc để tránh hao hụt, hư hỏng nhằm duy trì được lâu dài”.
Hiện nay, cùng viết về khái niệm “bảo quản tài liệu lưu trữ” đã có rất
nhiều các văn bản pháp luật, từ điển, sách, giáo trình đề cập đến như Côngvăn số 111/NVDP ngày 4/4/1995 của Cục Lưu trữ nhà nước; từ điển “Giải
thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS Dương Văn Khảm, Nhà xuấtbản Thông tin; Cuốn giáo trình “Lý luận và thực hiện công tác lưu trữ” - Nhàxuất bản Dai hoc và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990 Tat cả các khái niệm về
“công tác bảo quản tài liệu lưu trữ” của các văn bản, từ điển, giáo trình trên
đều thống nhất và cùng với quan điểm về khái niệm “Bảo quản tài liệu lưu
trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là cácbiện pháp khoa học kỹ thuật đề đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương
lai” [7, 253] Do vay, giá tri của tài liệu càng lớn thi công tác bảo quản chúng
càng phải được chú trọng và nâng cao Công tác bảo quản tài liệu tốt phục vụ
đắc lực cho các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ như khai thác và sử dụng
tài liệu, công bố
1.1.2 Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính:
Thứ nhất là bảo quản tài liệu lưu trữ không bị hư hỏng, mat mát Bảoquản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật dé kéodài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho các yêucầu khai thác sử dụng Việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo sự hoànchỉnh và an toàn phông lưu trữ, và góp phần kéo dài tuổi tho của tài liệu Dé
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phải đảm bao các yếu tố như: xây dung, cảitạo, bố trí kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; các biện pháp kỹthuật bảo quản; tô chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ và phục chế
tài liệu lưu trữ.
13
Trang 17Bên cạnh đó dé bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác
nhân gây hại cho tài liệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu
để từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu,áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác
động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu Kết hợp các biện pháp khoa học
kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh nghiệm cô truyền để hạn chế quátrình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuôi thọ của tài liệu Xây dựng kho lưu trữ
chuyên dụng, bồ trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp khoa học tài
liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế những tác nhân gây hại đối với tàiliệu lưu trữ Đối với những tài liệu bị hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cầnphải áp dụng các biện pháp dé tu bổ và phục chế tài liệu.
Thứ hai là bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức,trách nhiệm và trình độ của cán bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại
đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố,giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu Trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay,
chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu
thông tin của xã hội, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu
trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ.
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dang, liên quan đến nhiều
ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khí tượng Các thànhtựu khoa hoc của các ngảnh trên đang cảng được áp dung rộng rãi trong baoquản tài liệu lưu trữ.
Theo chúng tôi, bảo quản tài liệu lưu trữ truyền thống so với thời đạiphát triển cách mạng công nghiệp thì bảo quản truyền thong có một số han
chế như: phải bố trí diện tích dat lớn dé xây kho lưu trữ, trang bị các phươngtiện bảo quản, bố trí nhiều người dé vận hành tô chức bộ máy cơ quan lưu trữ.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã góp phan làm thay đổi
nhận thức đôi với bảo quản tài liệu lưu trữ như sử dụng công nghệ tiên tiên đê
14
Trang 18tạo lập kho lưu trữ số, tài liệu được số hóa, kho lưu trữ số bảo quản đượcnhiều tài liệu lưu trữ hơn so với kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy, việc khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cũng nhanh hơn, dễ quản lý tài liệu hơn
đáp ứng ngay các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.1.1.3 Nguyên tắc bảo quản tài hiệu lưu trữ
Nguyên tắc đối với việc bảo quản tài liệu là làm sao tài liệu luôn tồn tại ở
tình trạng nguyên vẹn về vật lý, có thể nhận diện và đọc được Bảo quản tàiliệu phải tuân thủ hai nguyên tắc đó là:
Thứ nhất, bảo quản bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu về tình trạng
vật lý;
Thứ hai, bảo quản bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu về mặt thông tin
chứa đựng trong nó.
1.1.4 Ý nghĩa của bảo quản tài liệu lưu trữ
Một là, bảo quản tài liệu nhăm bảo vệ tình trạng vật lý của của tài liệu,
hạn chế sự hư hỏng, ngăn ngừa sự tan công của vi khuẩn trong môi trường,
chống lại sự ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu xung quanh, nhăm mục dich tài
liệu được nguyên vẹn, không bị rách làm mất thông tin Ngoài bảo quản tìnhtrạng vật lý của tài liệu thì mục đích của bảo quản còn hướng đến việc bảoquản bí mật thông tin chứa bên trong các vật mang tin nhất là những tài liệuchứa thông tin mật, các tài liệu chứa thông tin an ninh quốc phòng, bí mật quốcgia Bởi lẽ, loại tài liệu này không phải ai cũng có thé tiếp cận và khai thác sử
dụng Do vậy, việc bảo vệ thông tin rất quan trọng, cần được các cơ quan quantâm chú trọng hơn nữa dé bảo quản tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao.
Hai là, bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tô chức và thực hiện các biện
pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toànvà kéo dai tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dung chúngở hiện tại và tương lai Thực tế cho thấy tuôi thọ của tài liệu đài hay ngắn còn
15
Trang 19tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng, dé lưu giữ tài liệu tồn tại được bềnlâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên vàcon người phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến đồng thời phải có chế
độ bảo quản chặt chẽ.
Ba là, việc bảo quản tài liệu lưu trữ tốt sẽ góp phần làm tài liệu lưu trữphát huy được hết giá tri của nó dé phục vụ có hiệu quả cho công tác khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Như vậy, có thê thấy được công tác bảo quản có ý nghĩa rất quan trọng
cần được sự quan tâm nhiều hơn nữa của Đảng, Nhà nước cũng như các cơquan, tô chức, cá nhân nhăm giúp tài liệu lưu trữ phát huy được hết những giátrị của nó dé phục vụ hiệu quả công tác khai thác sử dụng.
1.2 Cơ sở pháp lý bảo quản tài liệu lưu trữ
1.2.1 Các quy định cua Chính phi, Bộ Nội vụ
Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối vớisự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tàiliệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, điều đó được khang định trongsuốt quá trình hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ cũng như lịch sử hình
thành và phát triển ngành lưu trữ, từ Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gianăm 1982, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và tiếp tục được khăng địnhtại Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa VIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày11/11/2011 Sau khi đất nước thống nhất năm 1976, nước ta đã bước vào thờikỳ khôi phục và phát triển kinh tế, công tác lưu trữ càng có điều kiện củng cố
và phát triển Ngày 26/12/1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban
hành Quyết định số 186/QD-HDBT thành lập Phong Lưu trữ quốc gia, trong
đó có Điều 4, Điều 8 quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ (Điều 4 Hồ
sơ, tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia do Cục Lưu trữ nhà nước quản lýthống nhất và được bảo quản trong các kho lưu trữ ở Việt Nam và các địaphương; Điều 8 Việc đánh giá giá trị tài liệu cần bảo quản và loại ra những
16
Trang 20tài liệu có thể tiêu hủúy.Đối với những hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1945 trởvề trước không được hủy).
Ngày 11/12/1982, Hội đồng nhà nước ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia, Pháp lệnh ra đời mang một vị trí và ý nghĩa quan trọng đốivới công cuộc đôi mới của Nhà nước, khẳng định vị trí của tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ có tầm quan trọng trong đời sống xã hội Pháp lệnh nàykhang định tài liệu lưu trữ là tài liệu lưu trữ Quốc gia và nó phục vụ đắc lực
cho công cuộc đấu tranh giai cấp, xây dựng nền kinh tế, văn hóa, xã hội Pháp
lệnh này ra đời góp phần làm tốt công tác giữ gìn toàn vẹn tài liệu lưu trữ và
tạo hiệu quả nghiên cứu sử dụng tài liệu, đặc biệt với việc quy định rằng cáccơ quan không được tự ý tiêu hủy tài liệu lưu trữ đã góp phần ngăn chặn tình
trạng tiêu hủy tài liệu lưu trữ một cách bừa bãi ở một SỐ CƠ quan va cá nhân
trước đây Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ là văn bản quy phạm pháp luật
của nhà nước, quy định một cách chặt chẽ về vấn đề bảo quản, bảo vệ tài liệu
lưu trữ, trong đó quy định một số điểm sau:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan
lưu trữ nhà nước;
Thứ hai, các cơ quan lưu trữ nhà nước trong phạm vi được phân cấpquản lý phải thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài
liệu lưu trữ (Điều 6);
Thứ ba, tài liệu của chính quyền cũ phải được thu thập, giữ gìn chu đáo,nếu chưa được chỉnh lý chọn lọc xác định những tài liệu cần giữ lại thì tuyệtđối không được hủy, bán làm giấy vụn;
Thứ tw, đề ra với lãnh đạo các cơ quan phải có các biện pháp cần thiết và
tăng cường trách nhiệm của mình dé đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữquốc gia.
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia là cơ sở pháp lý dé xây dựngvà phát triển ngành lưu trữ Việt Nam Tuy nhiên, trong Pháp lệnh mới chỉ quy
định một sô điêm về công tác bảo quan, bảo vệ tài liệu lưu trữ mà chưa có
17
Trang 21những quy định thực sự cụ thé và thống nhất với nhau so với các nước trênthế giới về các mặt như mức độ xử phạt đối với hành vi làm hư hỏng tài liệu
lưu trữ, chưa có quy định về bảo vệ tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, Pháp lệnhmới chỉ đề cập đến vấn đề bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia mà chưa đề cập đến
việc áp dụng các biện pháp khoa học để bảo quản tài liệu Việc bồ trí các kho
tàng và thiết bị cần thiết cũng chưa được chú trọng, nhiệm vụ đặt ra cho nhà
nước ta là phải ban hành quy định nhằm đưa công tác lưu trữ ngày phát triểnhơn, đặc biệt là trong vấn đề bảo vệ và bảo quản tài liệu lưu trữ.
Đề khắc phục những hạn chế và tồn tại trên, ngày 15/4/2001 Chủ tịch
nước ban hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, sự ra đời của Pháp lệnh này mang
lại những bước tiến quan trọng cho ngành lưu trữ Pháp lệnh đã quy định rõ
về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý nhà nước về lưu trữ, khen
thưởng và xử lý những vi phạm đối với tài liệu lưu trữ Trong Pháp lệnh có
một số quy định cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thể hiện tại Điều
17 như sau:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;
Thứ hai, tài liệu lưu trữ có giá tri lịch sử phải được bảo quản trong kholưu trữ chuyên dụng;
Thứ ba, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quan theo chế
độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
Cụ thé hóa van dé này, tại Điều 14 Nghị định số 111/NĐ-CP ngày08/4/2004 quy định chi tiết thi hành như sau:
- Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quan an
toàn trong kho lưu trữ;
- Người đứng đầu cơ quan, tô chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện cácquy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai,phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
18
Trang 22+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ;
+ Duy trì nhiệt độ, độ ầm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nam mốc, khử axit
và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;
+ Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng;
+ Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm;
+ Tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định;
+ Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ và chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ do cơquan lưu trữ trung ương quy định Sau đó đến ngày 11/11/2011, Luật Lưu trữđược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua và có hiệu lực thi hành kêtừ ngày 01/7/2012, Luật Lưu trữ ra đời đánh dẫu một sự kiện quan trọng tronglịch sử xây dựng và phát triển ngành lưu trữ Việt Nam Công tác lưu trữ, lĩnh
vực hoạt động không thể thiếu của bất kỳ nhà nước, cơ quan, tô chức nào,được thé chế bằng luật tạo cơ sở pháp lý cao nhất để công tác lưu trữ đượcquản lý và thực hiện tốt nhắt, tài liệu lưu trữ được tăng cường bảo vệ phát huytối đa giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ Tại Điều 25, Điều 26 Chương III của
Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ và quản lý tàiliệu lưu trữ quý, hiếm.
Điều 25 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ
1 Người đứng dau cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kholưu trữ, thiết bị, phương tiện cân thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuậtnghiệp vụ dé bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và dam bảo việc sử
dụng tài liệu lưu trữ.
19
Trang 232 Trường hợp tô chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủđiều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được
ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
Điều 26 Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1 Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có
một trong các đặc điểm sau đây:
a Có giá trị đặc biệt VỀ tu tưởng, chính tị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịchsử và có tam quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, khônggian, địa điểm, tác giả;
c Được thé hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu cho thời kỳ lịch sw
đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước
2 Tài liệu lưu trữ quý, hiểm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản saobảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
Bên cạnh đó, Đảng, Nhà nước còn ban hành một số văn bản khác về
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như:
- Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng năm 2006 đã giao
nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là “Bảo vệ và phát huy giá tri của tài liệu lưu trữ”
(Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X);
- Về kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ đã được Cục Lưu trữ nhà nước cụ
thé hóa trong Công văn số I11/NVĐP ngày 04/4/1995 về việc hướng dẫn bảo
quản tài liệu lưu trữ,
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã giao tráchnhiệm cho Bộ Nội vị chỉ đạo các cơ quan, tô chức: “Nghiên cứu, ứng dụng
các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo
hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ”;
20
Trang 24- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Quyết định số 262/QD-VTLTNN ngày 17/12/2008 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu vàquy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chỉ tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ, trong đó có đề cập đến
việc thu thập, bảo quản tài liệu điện tử;
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử;
- Hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành văn bản gửi các
cơ quan, tổ chức trên phạm vi toàn quốc về việc tăng cường công tác phòngcháy chữa cháy và phòng chống lụt bão dé bảo vệ tài liệu lưu trữ, như CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn số 998/VTLTNN-NV
ngày 06/10/2020 về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy và phòngchống lụt bão.
Như vậy, các quy định trên đã thể hiện rõ tầm quan trọng của việc bảo
quản tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức Trong đó đã thể hiện tất cả các nghiệp vụ cơ bản của công tác bảoquản tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của khoa học
kỹ thuật thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài
liệu rất cần thiết nhưng các quy định hiện hành của Chính phủ, Bộ Nội vụ
chưa day đủ cần bổ sung hoàn hiện trong thời gian tới như quy định vềphương pháp bảo quản mới, hiện đại là vô cùng quan trọng nhằm phục vụtốt nhất cho bảo quản tài liệu lưu trữ Để có thể tìm ra được các phương
pháp bảo quan mới, hiện đại phù hợp với nhu cau thực tiễn ở nước ta hiện
21
Trang 25nay thì việc học hỏi kinh nghiệm của các quốc gia có ngành lưu trữ phát
triển là điều rất cần thiết, đặc biệt trong thời đại công nghiệp 4.0 hiện nay,
Chính phủ, Bộ Nội vụ cần nghiên cứu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướngdẫn việc thiết kế, xây dựng kho lưu trữ hiện đại, kho lưu trữ điện tử để bảoquản tài liệu lưu trữ điện tử đang được hình thành phổ biến trong các cơ
quan, tô chức.
1.2.2 Quy định của UBND Thành phố, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội
Ngày 11/11/2011, Quốc hội khóa 13 ban hành văn bản pháp lý cao
nhất về công tác lưu trữ là Luật Lưu trữ, Chính phủ, Bộ Nội vụ cụ thé hóa
Luật Lưu trữ bằng các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thực hiện công táclưu trữ Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo vệ tài liệu lưutrữ, Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội có nhiều chỉ đạođối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, tuynhiên trong thực tẾ sé lượng văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ thànhphó Hà Nội ban hành quy định về công tác bảo quản tài liệu rat ít, chưa đầy
đủ, từ trước đến nay mới chỉ ban hành duy nhất một văn bản đó là Quyếtđịnh số 104/QD-CCVTLT ngày 31 tháng 5 năm 2013 do Chi cục ban hành
quy định quản lý kho lưu trữ tài liệu Quy định này mới chỉ nêu nội dung
quản lý kho gồm:
- Quản lý tài liệu;
- Quản lý chìa khóa (chìa khóa dự phòng, chìa khóa sử dụng hàng ngày,chìa khóa cửa thoát hiểm);
- Quản lý máy móc, trang thiết bị bảo quản tài liệu (giá sắt, giá di động,
tủ, thiết bị tu bổ phục chế tài liệu );- Quan lý đối tượng ra vào kho;
- Quản lý việc khử trùng tài liệu trong kho;- Quản lý việc vệ sinh kho.
22
Trang 26Ngoài các nội dung trên, quy định này còn nêu rõ trách nhiệm của người
đứng dau cơ quan, trưởng các phòng chuyên môn thuộc Chi cục, viên chức
quản lý kho; quy định chế độ kiểm tra tài liệu; quy định chế độ báo cáo.
Tuy nhiên, Quyết định này mới chỉ đưa ra quy định quản lý đối với tàiliệu giấy, chưa đưa ra quy định cụ thể về bảo quản các loại tài liệu khác như:ghi âm, ghi hình, tài liệu ảnh, khoa học kỹ thuật Dé dam bảo các quy định về
quản lý kho lưu trữ, trong thời gian tới Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phốHà Nội cần phải xây dựng bổ sung các quy định liên quan như vệ sinh kho,khử trùng tài liệu, tu bố phục chế tài liệu, giải mật tài liệu lưu trữ, số hóa tài
liệu lưu trữ, phương án xử lý rủi ro đối với tài liệu lưu trữ Với những quy
định này sẽ là cơ sở pháp lý rất quan trọng để tiến tới các khâu nghiệp vụ
trong quản bảo quản tài liệu lưu trữ sẽ thực hiện theo quy trình ISO giúp choquản lý tài liệu lưu trữ khoa học hơn, an toàn hon.
Nhận xét, đánh giá
* Uu điễm
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011, vị trí, vai trò, tầm quan
trọng của công tác lưu trữ và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đã được nâng cao,nhận thức của của Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức đã có những
chuyền biến tích cực, hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ được banhành, trong đó có những văn bản liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ như:dau tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, mua sắm trang thiết bi bảo quan tàiliệu lưu trữ đồng bộ và hiện đại.
* Hạn chế và nguyên nhân
Loại hình tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ lịch sử chưa phong phú,
chủ yếu vẫn là tài liệu giấy của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Vănphòng UBND cấp tỉnh, một số địa phương có rat ít tài liệu lưu trữ ảnh và tàiliệu điện tử Nguyên nhân do tổ chức bộ máy kho lưu trữ trước đây nằm trong
23
Trang 27Văn phòng UBND tỉnh nên gần như được coi là kho bảo quản tài liệu của Hộiđồng nhân dân, Uy ban nhân dân, sau này kho lưu trữ cấp tỉnh được chuyền
thành kho lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ thu thập, bao quản tài liệu có giá tri
vĩnh viễn của các cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Tài liệu điện tử chưa được thu thập vào Luu trữ lịch sử do thiếu phần mềmlưu trữ, thiếu hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ kết nối giữa Lưu trữ lịch sử vớiLưu trữ cơ quan, chưa có quy định của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn kho lưu trữ số
nên nhiều địa phương lúng túng khi triển khai thu thập, bảo quản tài liệu điệntử Một số địa phương đã triển khai sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dònghọ và tài liệu quý hiếm Tuy nhiên, việc sưu tầm này mới chỉ dừng lại ở thống
kê danh mục tài liệu, còn tài liệu vẫn do cá nhân, gia đình, dòng họ tự quản lý
không chuyền vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử chỉ hỗ trợ phương pháp bảo
quản tài liệu cho cá nhân, gia đình, dòng họ nhưng với điều kiện bảo quản tài
liệu như hiện nay ở các cá nhân, gia đình, dòng họ thì về lâu dài sẽ không
đảm bảo và có nguy cơ cao tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp qua thời gian Hiệnnay, một số địa phương tuy đã quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ
nhưng nguồn kinh phí cấp cho lưu trữ còn ít, nhất là kinh phí xây dựng kholưu trữ chuyên dụng, kinh phí đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu còn manhmun chưa đồng bộ do ngân sách địa phương hạn chế.
Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên trước hết là do hệ thống vănbản pháp luật về lĩnh vực lưu trữ chưa đồng bộ, chưa phủ hợp với tình hình
thực tiễn dẫn đến tình trạng bất cập, khó khăn khi triển khai thực hiện.
Nguyên nhân tiếp theo là chế độ tiền lương, thu nhập của công chức, viên
chức làm lưu trữ thấp đã tạo ra tâm lý bất an cho đội ngũ cán bộ làm lưu trữkhông yên tâm công tác Ý thức chấp hành pháp luật trong công tác lưu trữ tại
một số cơ quan chưa tốt, ngân sách của địa phương còn hạn chế không thểmột lúc giải quyết hết các yêu cầu cho công tác lưu trữ nhất là xây dựng kholưu trữ chuyên dụng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
24
Trang 28Tiểu kết chương 1
Với những phân tích, đánh giá về cơ sở lý luận và pháp lý đối với bảoquản tài liệu lưu trữ ở trên thì phải khăng định rằng Nhà nước đã và đangtừng bước hoàn thiện hệ thống cơ sở pháp lý quy định về bảo quản, trong
các văn bản pháp lý đều khăng định bảo quản tài liệu lưu trữ có vị trí rấtquan trọng trong nghiệp vụ lưu trữ, nếu bảo quản tài liệu lưu trữ không antoàn thì sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bi hư hỏng, mất mát, không còn tài liệudé phục vụ nghiên cứu, sử dung cua các cơ quan, tô chức, cá nhân, mục đích
cuối cùng của việc lưu trữ tài liệu là nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ con
người cho các hoạt động thực tiễn của xã hội, chứ không phải bảo quản là
cất đi, giữ thật chặt Tuy nhiên, từ thực tiễn nhận thấy cơ sở lý luận và pháplý về bảo quản tài liệu còn thiếu đồng bộ, thiếu cơ sở pháp lý về chế tài xửphạt khi cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm về bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ, không bố trí kho lưu trữ theo quy định, chưa quy định cụ thể quy trình tubổ phục chế tài liệu lưu trữ bằng máy móc, chưa quy định kho lưu trữ số như
thé nào trong khi tài liệu điện tử đã hình thành phổ biến trong các cơ quan,
tổ chức ngày nay.
Trên cơ sở lý luận và pháp lý của chương này, trong Chương tiếp theohọc viên muốn tập trung phản ảnh về thực trạng bảo quản tài liệu lưu trữ hiệnđang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
25
Trang 29Chương 2 THUC TRẠNG BẢO QUAN TÀI LIEU
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHÓ HÀ NỘI
2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nộingày nay có tiền thân là
Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Ngày15/6/1998, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số
14/1998/QD-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực
thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Ngày 10/12/2003, Ủyban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 171/2003/QĐ-UB vềxác định lại chức năng, nhiệm vụ, tô chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ
thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nộivới chức năng giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Thực hiện Nghị quyết số 15/2008/QH12 ngày 29/5/2008 của Quốc hộivề việc điều chỉnh địa giới hành chính thành phố Hà Nội Ngày 08/9/2008, Ủyban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 620/QĐ-UBND vềviệc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Sở Nội vụthành phố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây trực
thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hà Tây với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trựcthuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ
thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phó.
Ngày 09/9/2010, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội được
thành lập theo Quyết định số 4415/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thànhphố Hà Nội trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thuộc SởNội vụ và Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội Ngày 14/9/2015, Ủy bannhân dân Thành phố ban hành Quyết định số 4621/QĐ-UBND thành lập
Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội
26
Trang 30vụ thành phố Hà Nội trên cơ sở sáp nhập 3 phòng chuyên môn của Chi cục làPhòng Thu thập tài liệu lưu trữ, Phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ, Phòng Tổ
chức sử dụng tai liệu lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công
lập có chức năng tham mưu giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện các hoạt
động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội có các nhiệm vụ và quyền
hạn sau:
- Xây dựng, trình cấp có thâm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử của Thành phố;
- Tham định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tô chức đề nghịgiao nộp; lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chứcthuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phan tài liệu, thời gian tài
liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu;
- Hướng dẫn các cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị
tài liệu giao nộp;
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bố phục chế, bảo hiểm,bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tô chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu, tổ chức công bố, trưng bày,
triển lãm tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Sưu tầm tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định và trên
cơ sở thỏa thuận.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật,
cụ thể: chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axít, khử nắm mốc, số hóa tài liệu lưutrữ; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyền giao công nghệ lưu trữ;
thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
27
Trang 31Cơ cấu tô chức và biên chế của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố HàNội gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Tô Hành chính và Dịch vụ, Tổ nghiệp vụ
lưu trữ, với tổng số biên chế được giao là 24 viên chức.
2.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệulưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội
chiến - Hành chính tỉnh Hà Đông, Ủy ban Kháng chiến - Hành chính tỉnh Sơn
Tây, Ủy ban Hành chính tỉnh Hà Tây, Ủy ban hành chính thành phố Hà Nội,
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Ban Tổ chức Chính quyền thành phố Hà
Nội, Sở Quản lý Nhà đất Hà Nội, Ủy ban hành chính khu phố Hoàn Kiếm, Ủyban nhân dân khu phố Hoàn Kiếm, Phòng Thương binh và Xã hội khu Hoàn
Kiếm và tài liệu có thời gian từ năm 2012 đến năm 2017 như: phông Ban Thi
đua khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ Hà Nội, Sở Ngoại vụ thành phó Hà
Nội, Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch HàNội, Ban Quản lý các dự án trọng điểm phát triển đô thị Hà Nội, Sở Khoa học
và Công nghệ Hà Nội, Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy,
Ủy ban nhân dân quận Ba Đình, Sở Y tế Hà Nội.
2.2.2 Thành phân
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Ha Nội đang bảo quản 08 khối tàiliệu trong kho lưu trữ, cụ thể như sau:
* Khoi tài liệu Tinh trưởng tỉnh Hà Đông:
Tài liệu được hình thành từ năm 1945 đến năm 1954, tài liệu được đánhmáy chữ trên giấy poluya mỏng, đã chỉnh ly, bảo quan trong 07 hộp với 700 hồ
sơ có giá trị được bảo quản với ba loại thời hạn khác nhau (vĩnh viễn, lâu dài,
tạm thời), đôi với tài liệu có giá trị vĩnh viên chưa được biên mục văn bản.
28
Trang 32* Khối tài liệu tỉnh Sơn Tây:
Khối tài liệu này chủ yếu là tài liệu của Phông Ủy ban Hành chính Kháng chiến tỉnh Sơn Tây được hình thành từ năm 1945 đến năm 1965, tài liệuđã được chỉnh lý, bảo quản trong 76 hộp với 1.556 hồ sơ, tài liệu này đã được
-biên mục văn bản, đây là tài liệu rất có giá trị, tình trạng tải liệu trong phôngkhông day đủ, tài liệu phan ánh các mặt của đời sống xã hội giai đoạn nay.
* Khối tài liệu tỉnh Hà Đông:
Tài liệu của Phông Ủy ban Kháng chiến - Hành chính tỉnh Hà Đông
được hình thành từ năm 1948 đến năm 1965, đã được chỉnh lý, bảo quảntrong 66 hộp với 1.378 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, tài liệu đã
được biên mục văn bản.
* Khối tài liệu tỉnh Hà Tây:
Tài liệu của Phông Ủy ban hành chính tỉnh Hà Tây được hình thành từ
năm 1965 đến năm 1976, đã được chỉnh lý, bảo quản trong 188 hộp với 3.221hồ sơ có gia tri vĩnh viễn, lâu dai và tạm thời, tài liệu chưa được biên mục vanbản, tài liệu phản ánh đến nhiều vấn đề như: đất đai, nông nghiệp, đô thị, văn
hóa xã hội, an ninh, quốc phòng
* Khoi tài liệu tỉnh Hà Sơn Bình:
Khối tài liệu gồm 07 phông, đó là các phông:
- Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1976 đến năm 1991, bảoquản trong 327 hộp với 5.263 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dải và tạm thời;
- Đảng - Đoàn tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1976 đến năm 1991, bảo quản
trong 05 hộp với 64 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu đài và tạm thời;
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1976 đến năm1991, bảo quản trong 30 hộp với 208 hồ sơ có giá trị tạm thời;
- Liên hiệp xã Thủ công nghiệp tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1966 đến năm1993, bảo quản trong 110 hộp với 1.351 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu đài và
tạm thời;
29
Trang 33- Ủy ban Thanh tra tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1959 đến năm 1991, bảoquản trong 27 hộp với 426 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;
- Ban Tổ chức tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1976 đến năm 1990, bảo quảntrong 197 hộp với 717 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;
- Sở Y tế tỉnh Hà Sơn Bình từ năm 1977 đến năm 1990, bảo quản trong
04 hộp với 39 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn.
Các phông tai liệu này có số lượng tài liệu lớn, tồn tại trong khoảng thời
gian dai, tài liệu tương đối day đủ, tai liệu đã được chỉnh lý và đưa vào bao
quản trong hộp carton, có mục lục tra cứu, tài liệu của các phông này được
viết tay, in, đánh máy bằng tiếng Việt trên giấy công nghiệp là chủ yếu, tàiliệu ở giai đoạn nay phần lớn chưa được biên mục văn bản, với ba thời hạnbảo quản (vĩnh viễn, lâu dai, tạm thời) Những tài liệu này rất có giá trị do vậy
nó cần được bảo quản an toàn dé phuc vu nhu cầu khai thác sử dụng tải liệucủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu.
* Khối tài liệu tỉnh Ha Tây
Khối tài liệu này gồm có 29 phông, đó là các phông:
- Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây từ năm 1981 đến năm 2008, bảo quảntrong 3.384 hộp với 53.026 hỗ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;
- Hội đồng Thi đua khen thưởng tỉnh Hà Tây từ năm 1961 đến năm2008, bảo quản trong 566 hộp với 5.592 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu đài và
tạm thời;
- Liên hiệp xã Thủ công nghiệp tỉnh Hà Tây từ năm 1966 đến năm
1993, bảo quản trong 110 hộp với 1.351 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài
Trang 34- Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Tây từ năm 1964 đến năm 2008, bảoquản trong 143 hộp với 1.811 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Hà Tây từ năm 1960 đến năm2008, bảo quản trong 44 hộp với 687 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ban Tổ chức chính quyên tinh Hà Tây từ năm 1991 đến năm 2003, bảoquản trong 212 hộp với 871 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Nội vụ tỉnh Hà Tây từ năm 2004 đến năm 2008, bảo quản trong 04hộp với 33 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Y tế tỉnh Hà Tây từ năm 1962 đến năm 1991, bảo quan trong 45 hộpvới 1.137 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Giao thông Vận tải tỉnh Hà Tây từ năm 1960 đến năm 1998, bảoquản trong 138 hộp với 1.250 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Tài chính Vật giá tỉnh Hà Tây từ năm 1984 đến năm 1991, bảo quản
trong 04 hộp với 98 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Tài chính tỉnh Hà Tây từ năm 1971 đến năm 2008, bảo quản trong12 hộp với 126 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Xây dựng tỉnh Hà Tây từ năm 1972 đến năm 2008, bảo quản trong
427 hộp với 2.969 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Hà Tây từ năm 1956 đếnnăm 2008, bảo quản trong 151 hộp với 1.856 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Công nghiệp tỉnh Hà Tây từ năm 1974 đến năm 2008, bảo quản
trong 178 hộp với 2.429 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dai và tạm thời;
- Hội Liên hiệp phụ nữ tỉnh Hà Tây từ năm 1954 đến năm 2000, bảo
quản trong 13 hộp với 270 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ủy ban Mặt trận tổ quốc tỉnh Hà Tây từ năm 1960 đến năm 1995, bảo
quan trong 08 hộp với 280 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Thương mại tỉnh Hà Tây từ năm 1964 đến năm 2008, bảo quảntrong 95 hộp với 1.796 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
31
Trang 35Sở Khoa học Công nghệ và Môi trường tỉnh Hà Tây từ năm 1972
-1995, bảo quản trong 27 hộp với 508 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Liên đoàn Lao động tỉnh Hà Tây từ năm 1960 đến năm 1995, bảo quảntrong 15 hộp với 210 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hà Tây từ năm 1984 đến năm 2008, bảo
quan trong 83 hộp với 892 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Ha Tây từ năm 1992 đến năm 2004, bảo
quản trong 01 hộp với 18 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Hội đồng nhân dân tỉnh Hà Tây từ năm 1991 đến năm 2008, bảo quảntrong 36 hộp với 542 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;
- Đoàn Đại biểu quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh Hà Tây từ năm
1997 đến năm 2008 bảo quản trong 24 hộp với 292 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây từ năm 1991 đến năm2008, bảo quản trong 132 hộp với 1.083 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài
và tạm thời;
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây từ năm 1991 đến năm 2007, bảo quảntrong 04 hộp với 69 hồ sơ có giá trị lâu dài và tạm thời;
- Trung tâm Tin học tỉnh Hà Tây từ năm 2002 đến năm 2006, bảo quản
trong 01 hộp với 14 hồ sơ có giá trị lâu dài và tạm thời;
- Đảng - Đoàn Hội đồng nhân dân, Ban Cán sự Đảng Ủy ban nhân dântỉnh Hà Tây từ năm 1980 đến năm 2007, bảo quản trong 09 hộp với 246 hồ sơ
có giá tri lâu dài và tạm thoi.
Bên cạnh đó còn có các khối tài liệu như: bảo hiểm phông Ủy ban nhân
dân tỉnh Hà Tây từ năm 1991 đến năm 2002, được bảo quản trong 66 hộp với732 hồ sơ có giá tri lâu dài va tạm thoi; tài liệu công văn đến của các cơ quanTrung ương (Quốc hội, Chủ tịch nước, Hội đồng bộ trưởng, Chính phủ, cácbộ, liên bộ) từ năm 1986 đến năm 2006, bảo quản trong 67 hộp với 945 hồ sơ
32
Trang 36có giá trị lâu dài; tài liệu Dự án quy hoạch tổng thé đồng bang sông Hồng, bảoquản trong 10 hộp với 62 hồ sơ có giá tri lâu dai; khối tài liệu sở, ngành, quận,huyện bồ sung bảo quản trong 19 hộp với 138 hồ sơ có giá tri lâu dai và tạm
thời Khối tài liệu này đầy đủ, giấy tốt, tài liệu được đánh máy rõ ràng, tài liệu
đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, có công cụ tra cứu và được bảo quản trong hộpcarton và hộp free axit.
* Khối tài liệu Chưởng khế thời Pháp thuộc:
- Phông Chưởng khế Hà Nội có thời gian từ năm 1923 đến năm 1954,bảo quản trong 513 hộp với 29.749 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn.
Đây là khối tài liệu liên quan đến đất đai của Hà Nội thời Pháp thuộc, tàiliệu được viết bằng tay, đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu giấy cứng và
giòn dễ gãy.
* Khối tài liệu thành phố Hà Nội:
Khối tài liệu gồm có 56 phông, đó là các phông:
- Ủy ban thanh niên thành phố Hà Nội từ năm 1991 đến năm 1996, bảo
quản trong 05 hộp với 215 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài;
- Ủy ban hành chính thành phố Hà Nội từ năm 1953 đến năm 1976, bảo
quản trong 517 hộp với 12.907 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;- Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội từ năm 1972 đến năm 2014, bảoquản trong 6.435 hộp với 93.920 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dai và tạm thời;
- Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội từ năm 1957 đến năm 2008, bảoquản trong 94 hộp với 1.135 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dai và tạm thời;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội từ
năm 1994 đến năm 2008, bao quản trong 40 hộp với 396 hồ sơ có giá trị
Trang 37- Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố Hà Nội từ năm 1976 đến năm2006, bảo quản trong 666 hộp với 9.271 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và
tam thoi;
- Ban Thi dua khen thưởng trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố HàNội từ năm 1984 đến năm 2011, bảo quản trong 477 hộp với 3.541 hồ sơ có
gia trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;
- Ban Thi đua khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội từnăm 2008 đến năm 2012, bảo quản trong 32 hộp với 455 hồ sơ có giá trị
- Thanh tra thành phố Hà Nội từ năm 1984 đến năm 2008, bảo quản
trong104 hộp với 577 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Công nghiệp thành phố Hà Nội từ năm 1973 đến năm 2008, bảo
quản trong 182 hộp với 2.805 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Công nghiệp và Thủ công nghiệp thành phố Hà Nội (Cục Côngnghiệp Hà Nội) từ năm 1959 đến năm 1979, bảo quản trong 15 hộp với 257hỗ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Thương mại thành phố Hà Nội từ năm 1964 đến năm 2007, bảo
quản trong 362 hộp với 3.622 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Thương nghiệp thành phố Hà Nội từ năm 1970 đến năm 1996, bao
quản trong 14 hộp với 136 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Thủy lợi thành phố Hà Nội từ năm 1966 đến năm 1996, bảo quảntrong 370 hộp với 3.628 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ban Ngoại vụ thành phố Hà Nội từ năm 1981 đến năm 1991, bảo quantrong 12 hộp với 141 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời;
34
Trang 38- Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội từ năm 1992 đến năm 2015, bảo quảntrong 282 hộp với 2.482 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu đài và tạm thời;
- Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội từ năm 1984 đến năm 2014,bảo quản trong 2.205 hộp với 8.767 hỗ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Nông lâm nghiệp thành phố Hà Nội từ năm 1989 đến năm 1996,
bảo quản trong 04 hộp với 53 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài;
- Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành phố Hà Nội từ năm1988 đến năm 2008, bảo quản trong 40 hộp với 281 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Văn hóa và Thông tin thành phố Hà Nội từ năm 1963 đến năm2007, bảo quản trong 76 hộp với 1.028 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Thể dục Thể thao thành phố Hà Nội từ năm 1964 đến năm 2002,bảo quản trong 27 hộp với 230 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Du lịch thành phó Hà Nội từ năm 2001 đến năm 2007, bảo quản
trong 01 hộp với 05 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Văn hóa - Thể thao va Du lịch thành phố Hà Nội từ năm 2008 đếnnăm 2014, bảo quản trong 37 hộp với 184 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố Hà Nội từ năm 1923 đến
năm 2000, bảo quản trong 1.440 hộp với 25.308 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Xây dựng thành phố Hà Nội từ năm 1970 đến năm 2010, bảo quảntrong 4.567 hộp với 21.660 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài;
- Sở Địa chính nhà đất thành phố Hà Nội từ năm 1995 đến năm 2008,
bảo quản trong 3.574 hộp với 94.616 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Quản lý nhà đất thành phố Hà Nội từ năm 1960 đến năm 1968, bảoquan trong 08 hộp với 56 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Nhà đất thành phố Hà Nội từ năm 1971 đến năm 1998, bảo quản
trong 55 hộp với 1.715 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Cục Quản lý công trình công cộng thành phố Hà Nội từ năm 1971 đếnnăm 1976, bảo quản trong 10 hộp với 60 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
35
Trang 39- Sở Quản lý công trình công cộng thành phố Hà Nội từ năm 1977 đếnnăm 1978, bảo quản trong 05 hộp với 21 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Lao động Thương binh và Xã hội thành phố Hà Nội từ năm 1954đến năm 2008, bảo quản trong 49 hộp với 362 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hà Nội từ năm 1954 đến năm 2007,bao quản trong75 hộp với 568 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Cục Hải quan thành phố Hà Nội từ năm 1985 đến năm 2007, bảo quản
trong 02 hộp với 40 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ban Quản lý các dự án trọng điểm phát triển đô thị thành phố Hà Nộitừ năm 1999 đến năm 2016, bảo quản trong 160 hộp với 412 hồ sơ có giá trị
vĩnh viễn;
- Sở Khoa học và Công nghệ thanh phố Hà Nội từ năm 2004 đến năm
2017, bảo quản trong 39 hộp với 138 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất thành phố Hà Nội từ
năm 1996 đến năm 2009, bảo quản trong 05 hộp với 28 hồ sơ có giá trị
vĩnh viễn;
- Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy từ năm 1997 đến năm 2016, bảo quản
trong 193 hộp với 889 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Hội đồng nhân dân quận Cầu Giấy từ năm 1999 đến năm 2016, bảoquản trong 05 hộp với 57 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Hội đồng nhân dân quận Long Biên từ năm 2004 đến năm 2006, bảo
quản trong 01 hộp với 04 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ủy ban nhân dân quận Long Biên từ năm 2005 đến năm 2006, bảo
quản trong 15 hộp với 121 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ủy ban nhân dân quận Ba Đình từ năm 1996 đến năm 2015, bảo quảntrong 25 hộp với 143 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Sở Y tế thành phố Hà Nội từ năm 1962 đến năm 2014, bảo quản trong256 hộp với 766 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
36
Trang 40- Ủy ban hành chính khu phố Hoàn Kiếm từ năm 1965 đến năm 1976,bảo quản trong 01 hộp với 15 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Ủy ban nhân dân khu phố Hoàn Kiếm từ năm 1977 đến năm 1981, bảoquản trong 02 hộp với 11 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Uy ban nhân dân quận Hoan Kiếm từ năm 1981 đến năm 2010, bảo
quản trong 147 hộp với 545 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Phòng Tài chính Kế hoạch quận Hoàn Kiếm từ năm 1994 đến năm
2014, bảo quản trong 18 hộp với 93 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Phòng Thương binh và Xã hội khu Hoàn Kiếm từ năm 1974 đến năm1980, bảo quản trong 01 hộp với 04 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn;
- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận Hoàn Kiếm từ năm 1981đến năm 2010, bảo quản trong 06 hộp với 56 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn.
Khối tài liệu này đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, được bảo quản trong hộp
carton, hộp free axit và sắp xếp lên giá di động Tài liệu được viết tay, đánh
máy chữ, đánh máy vi tính, tài liệu có thời gian từ năm 1923 đến nay và được
in trên giấy poluya tài liệu đã được biên mục văn bản hoàn chỉnh Những tailiệu có thời gian gần đây thì khá đầy đủ, tài liệu năm cũ không đầy đủ Đây là
khối tài liệu có giá trị phản ánh các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn thànhphố Hà Nội nên rất cần được bảo quản an toàn dé phuc vu khai thac su dung
tai liệu lưu trữ.2.2.3 Nội dung
Có thê khái quát, nội dung của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tạiTrung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội gồm:
- Tài liệu hành chính: là tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong các loạitài liệu có trong kho lưu trữ, nội dung tài liệu rất phong phú phản ánh các mặt
của đời sống xã hội liên quan đến thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ, đượcthê hiện bằng hình thức văn bản của các cơ quan, tô chức như: Nghị quyết củaHội đồng nhân dân Thành phó; Chỉ thị, Quyết định, Công văn, Thông báo,
37