Tuy nhiên, do nguồn lực và thời gian thực hiện luận văn có giới hạn, nên luận văn này chỉ tập trung vào việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa cho khách hàng là công ty quản lý
Giới thiệu chung
Đặt vấn đề
Với xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là một trong những nhân tố quan trọng giúp các doanh nghiệp và các tổ chức tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.Quản lý chuỗi cung ứng không phải là một khái niệm mới Đây là một chuỗi các hoạt động đa dạng bắt đầu từ việc thu mua nguyên vật liệu thô cho đến khi phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng Thực tế, khái niệm chuỗi cung ứng đƣợc giới thiệu lần đầu vào thập niên 1960 đi kèm sự phát triển của khái niệm phân phối thực tế và tập trung vào hệ thống hậu cần phân phối hàng hóa của một công ty Thập niên 1990 chứng kiến sự bùng nổ của việc áp dụng quản lý chuỗi cung ứng vào trong tổ chức nhằm tăng khả năng cạnh tranh, giảm tồn kho và cải thiện năng lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nhiều công ty đã áp dụng việc quản lý chuỗi cung ứng vào trong kinh doanh và đã đem lại các thành công nhất định cho các công ty.Năm 1989, Walmart đã nhìn thấy đƣợc lợi ích của việc áp dụng quản lý chuỗi cung ứng khi chi phí phân phối chỉ bằng 1.7% giá bán và thấp hơn 50% so với chi phí của đối thủ cạnh tranh Kmart (Traub, 2012)
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về khái niệm chuỗi cung ứng cũng nhƣ khái niệm quản lý chuỗi cung ứng Theo Hankinson (2004), quản lý chuỗi cung ứng bao gồm sự sắp xếp, điều độ, điều khiển, thu mua, sản xuất, tồn kho và phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng Tuy nhiên, một định nghĩa khác cho rằng quản lý chuỗi cung ứng là nghệ thuật và khoa học của sự cộng tác nhằm đem lại những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho người tiêu dùng, T.Friedman (2008)
Dù định nghĩa nhƣ thế nào thì tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của một chuỗi cung ứng đó là khả năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.Arnold, Chapman & Clive (2008) đã tuyên bố rằng chìa khóa chính dẫn tới thành công chính là việc quản lý tồn kho.Rất nhiều các nghiên cứu đã nhấn mạnh tới việc tối ƣu hóa hệ thống thông tin, yêu cầu các vùng đệm để tối thiểu hóa rủi ro và chi phí thiếu hàng hay mất đơn hàng.Tuy nhiên, không có một xem xét cụ thể nào về rủi ro tồn kho không chính xác dẫn tới tình trạng thiếu hàng (Thiel & Hovelaque, 2009)
Thậm chí, các công ty còn tranh luận rằng việc thiếu hàng hóa (stock-outs) gây ra bởi các nhà cung cấp, thời tiết, hoặc khó khăn trong việc quản lý các nguyên vật liệu, kết quả là rất nhiều khách hàng đã có sự phàn nàn với công ty Trong khi vấn đề thực sự nằm ở việc tồn kho an toàn Các công ty thường không nhận biết rằng kết quả của việc thiếu hàng hóa có nguồn gốc từ chính các quy trình bên trong công ty và chính điều này dẫn tới việc mất thị phần cũng nhƣ giảm khả năng cạnh tranh (Mekel, Anantadjaya & Lahindah, 2014)
2 Mặc dù mục tiêu quan trọng nhất mà việc quản lý chuỗi cung ứng là đáp ứng các giá trị mà khách hàng mong muốn (Christoper,2005), mục tiêu về vận hành vẫn là một trong những mục tiêu chính đƣợc thiết lập xuyên suốt trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng mong muốn đạt đƣợc Quản lý chuỗi cung ứng là nhằm tới việc đáp ứng nhu cầu của thị trường với nguồn lực vận hành thấp nhất có thể (Juttner et al,2007) Đối tƣợng thực hiện nghiên cứu trong luận văn là một công ty cung cấp dịch vụ hậu cần (3PL- third party logistics) cho nhiều khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.Một trong những khách hàng là công ty quản lý nhƣợng quyền chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh nổi tiếng của Hoa Kỳ tại Việt Nam Hiện tại, họ đang trực tiếp quản lý và vận hành chuỗi cung ứng để phục vụ cho các cửa hàng tại Việt Nam.Vai trò củađối tƣợng thực hiện nghiên cứu trong chuỗi cung ứng là thực hiện quản lý cung cầu hàng hóa cho tất cả các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh, bảo đảm không xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa.Các loại nguyên vật liệu mà công ty quản lý bao gồm các loại thực phẩm khô, bao bì đóng gói và đặc biệt là các nguyên vật liệu tươi sống có nguồn gốc nhập khẩu và thời gian sử dụng ngắn Đây là một thách thức lớn với công ty vì không giống nhƣ các loại sản phẩm, nguyên vật liệu thông thường, các mặt hàng thực phẩm này thường xuyên gặp vấn đề trong việc quản lý tồn kho, hoạch định bởi sự biến thiên của quá trình phân phối nhu cầu, vòng đời sản phẩm (lifetime), sự thay đổi hành vi của khách hàng đối với sản phẩm (Duong, Wood, & Wang,2015) Theo nhƣ báo cáo, khoảng 30% lượng thực phẩm cung cấp cho con người phải thực hiện tiêu hủy do hết hạn sử dụng (Gustavsson, Cederberg, Sonesson, Van Otterdijk, & Meybeck, 2011)
Luận văn này tập trung vào việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóanhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của chuỗi cung ứng, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa, nguyên vật liệu cung cấp cho các cửa hàng để phục vụ cho khách hàng, đồng thời hướng tới việc giảm các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý cung cầu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho của công ty trong quá trình vận hành.
Nội dung
Để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra, các nội dung cần thực hiện:
Xác định vai trò và trách nhiệm của công ty trong chuỗi cung ứng
Phân tích hiện trạng công ty đang gặp phải: o Phân tích cách thức mà công ty thực hiện trách nhiệm của mình trong chuỗi cung ứng o Xem xét và tìm hiểu các vấn đề mà công ty đang gặp phải o Phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề
Xác định các yêu cầu với hệ thống: o Xác định các bên liên quan o Xác định nhu cầu của các bên liên quan
Thiết kế hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa: o Xác định cách thức vận hành hệ thống o Xác định các chức năng của hệ thống o Thiết kế các chức năng và tổ chức của hệ thống
Xây dựng hệ thống quản lý cung cầu
Vận hành và đánh giá hệ thống quản lý cung cầu.
Phạm vi
Việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hướng tới việc giúp quản lý các nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả của việc đặt hàng, lưu kho và nâng cao chất lượng phục vụ cho khách hàng
Tuy nhiên, do nguồn lực và thời gian thực hiện luận văn có giới hạn, nên luận văn này chỉ tập trung vào việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa cho khách hàng là công ty quản lý chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh của Hoa Kỳ tại Việt Namvới những sản phẩm và nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu.
Cấu trúc luận văn
Chương 1 Giới thiệu: nêu lý do hình thành đề tài, đưa ra các mục tiêu, nội dung cụ thể thực hiện, phạm vi áp dụng của luận văn và trình bày cấu trúc của luận văn
5.3.6 Thiết kế nối kết giữa các thành phần trong hệ thống 58
Chương 6 Vận hành và Đánh giá hệ thống 60
6.1.1 Cung cấp thông tin nguyên vật liệu 60
6.1.2 Hỗ trợ ra quyết định đặt hàng 62
Chương 7 Kết luận và Kiến nghị 68
Tài liệu tham khảo 69Phụ lục………A-1
Bảng 4.1: Tỷ lệ nguyên vật liệu hết hạn sử dụng từ tháng 6/2014-12/2014 23
Bảng 4.2: Số chuyến hàng công ty nhận đƣợc theo từng quý 24
Bảng 4.3: Thời gian lưu kho trung bình của từng loại hàng hóa 24
Bảng 4.4: Sai lệch giữa dự báo và thực tế 26
Bảng 5.1: Vai trò của các bên trong chuỗi cung ứng 32
Bảng 5.2: Nhu cầu của các bên liên quan trong chuỗi cung ứng 33
Bảng 5.3: Yêu cầu của các bên liên quan đối với hệ thống 34
Bảng 5.4: Xác định mức độ ƣu tiên của các yêu cầu 35
Bảng 5.5: Đánh giá tiêu chí lựa chọn nền tảng 44
Bảng 5.6: Đánh giá các giải pháp cho tiêu chí chi phí xây dựng 44
Bảng 5.7: Đánh giá các giải pháp cho tiêu chí dễ sử dụng 44
Bảng 5.8: Đánh giá các giải pháp cho tiêu chí khả năng tùy biến 44
Bảng 5.9: Đánh giá các giải pháp 45
Bảng 6.1: Số lƣợng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng với ETA 9/12/2015 63
Bảng 6.2: Số lƣợng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng với ETA 19/12/2015 64
Bảng 6.3: So sánh 2 phương án đặt hàng 64
Bảng 6.4: So sánh kết quả việc sử dụng hệ thống 66
Bảng 6.5: Tỷ lệ hết hạn sử dụng của các nguyên vật liệu 66
Hình 2.1: Thuật toán tính toán nhu cầu nguyên vật liệu 7
Hình 2.2: Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp 8
Hình 2.3: Các bước trong thiết kế sơ khởi 9
Hình 2.4: Giản đồ DFD cấp 0 10
Hình 2.5: Phân bổ chức năng 11
Hình 3.2: 5 bước xác định yêu cầu đối với hệ thống 13
Hình 3.3: Xác định chức năng của hệ thống 14
Hình 4.1: Sơ đồ vận hành của chuỗi cung ứng 20
Hình 4.2: Tỷ lệ nguyên vật liệu hết hạn sử dụng (7/2014-12/2014) 23
Hình 4.3: Tỷ lệ các loại đơn hàng 24
Hình 4.4: Biểu đồ nhân quả 25
Hình 4.5: Cách thức quản lý cung cầu 28
Hình 5.1: Cây mục tiêu của hệ thống 36
Hình 5.2: Giản đồ dòng dữ liệu DFD cấp 0 39
Hình 5.3: Giản đồ DFD cấp 1 41
Hình 5.4: Phân bổ chức năng cho hệ thống 43
Hình 5.5: Cấu trúc AHP khi lựa chọn nền tảng thiết kế hệ thống 44
Hình 5.6: Thông tin nguyên vật liệu 49
Hình 5.7: BOM của 1 loại khẩu phần ăn 50
Hình 5.8: Bảng quản lý thông số vận hành 50
Hình 5.9: Đơn đặt hàng mẫu 51
Hình 5.10: Mô hình hoạt động của hệ thống quản lý dự báo nhu cầu 51
Hình 5.11: Thông tin dự báo số lƣợng phần ăn tiêu thụ 52
Hình 5.12: Chuyển dự báo từ khẩu phần ăn sang nguyên vật liệu 52
Hình 5.13: Thông tin dự báo số lƣợng phần ăn tiêu thụ 52
Hình 5.14: Thông tin số lƣợng phần ăn tiêu thụ thực tế 53
Hình 5.15: Chuyển lƣợng khẩu phần ăn sang nguyên vật liệu 53
Hình 5.16: Thông tin số lƣợng phần ăn tiêu thụ thực tế 53
Hình 5.17: Giản đồ giải thuật của hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng 57
Hình 5.18: Hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa 58
Hình 5.19: Sơ đồ kết nối các hệ thống 58
Hình 6.1: Thông tin về nguyên liệu xúc xích heo 60
Hình 6.2: Tình trạng nguyên vật liệu Hot fudge topping 62
Hình 6.3: Hệ thống đƣa ra thông tin về lần đặt hàng kế tiếp 62
Hình 6.4: Số ngày mà nguyên vật liệu còn có thể đáp ứng vào ngày 9/12/2015 63
Hình 6.5: Số ngày mà nguyên vật liệu còn có thể đáp ứng vào ngày 19/12/2015 64
XI Hình 6.6: Đơn đặt hàng cho PO 450100 65
Với xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là một trong những nhân tố quan trọng giúp các doanh nghiệp và các tổ chức tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.Quản lý chuỗi cung ứng không phải là một khái niệm mới Đây là một chuỗi các hoạt động đa dạng bắt đầu từ việc thu mua nguyên vật liệu thô cho đến khi phân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng Thực tế, khái niệm chuỗi cung ứng đƣợc giới thiệu lần đầu vào thập niên 1960 đi kèm sự phát triển của khái niệm phân phối thực tế và tập trung vào hệ thống hậu cần phân phối hàng hóa của một công ty Thập niên 1990 chứng kiến sự bùng nổ của việc áp dụng quản lý chuỗi cung ứng vào trong tổ chức nhằm tăng khả năng cạnh tranh, giảm tồn kho và cải thiện năng lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nhiều công ty đã áp dụng việc quản lý chuỗi cung ứng vào trong kinh doanh và đã đem lại các thành công nhất định cho các công ty.Năm 1989, Walmart đã nhìn thấy đƣợc lợi ích của việc áp dụng quản lý chuỗi cung ứng khi chi phí phân phối chỉ bằng 1.7% giá bán và thấp hơn 50% so với chi phí của đối thủ cạnh tranh Kmart (Traub, 2012)
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về khái niệm chuỗi cung ứng cũng nhƣ khái niệm quản lý chuỗi cung ứng Theo Hankinson (2004), quản lý chuỗi cung ứng bao gồm sự sắp xếp, điều độ, điều khiển, thu mua, sản xuất, tồn kho và phân phối sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng Tuy nhiên, một định nghĩa khác cho rằng quản lý chuỗi cung ứng là nghệ thuật và khoa học của sự cộng tác nhằm đem lại những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho người tiêu dùng, T.Friedman (2008)
Dù định nghĩa nhƣ thế nào thì tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của một chuỗi cung ứng đó là khả năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.Arnold, Chapman & Clive (2008) đã tuyên bố rằng chìa khóa chính dẫn tới thành công chính là việc quản lý tồn kho.Rất nhiều các nghiên cứu đã nhấn mạnh tới việc tối ƣu hóa hệ thống thông tin, yêu cầu các vùng đệm để tối thiểu hóa rủi ro và chi phí thiếu hàng hay mất đơn hàng.Tuy nhiên, không có một xem xét cụ thể nào về rủi ro tồn kho không chính xác dẫn tới tình trạng thiếu hàng (Thiel & Hovelaque, 2009)
Thậm chí, các công ty còn tranh luận rằng việc thiếu hàng hóa (stock-outs) gây ra bởi các nhà cung cấp, thời tiết, hoặc khó khăn trong việc quản lý các nguyên vật liệu, kết quả là rất nhiều khách hàng đã có sự phàn nàn với công ty Trong khi vấn đề thực sự nằm ở việc tồn kho an toàn Các công ty thường không nhận biết rằng kết quả của việc thiếu hàng hóa có nguồn gốc từ chính các quy trình bên trong công ty và chính điều này dẫn tới việc mất thị phần cũng nhƣ giảm khả năng cạnh tranh (Mekel, Anantadjaya & Lahindah, 2014)
2 Mặc dù mục tiêu quan trọng nhất mà việc quản lý chuỗi cung ứng là đáp ứng các giá trị mà khách hàng mong muốn (Christoper,2005), mục tiêu về vận hành vẫn là một trong những mục tiêu chính đƣợc thiết lập xuyên suốt trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng mong muốn đạt đƣợc Quản lý chuỗi cung ứng là nhằm tới việc đáp ứng nhu cầu của thị trường với nguồn lực vận hành thấp nhất có thể (Juttner et al,2007) Đối tƣợng thực hiện nghiên cứu trong luận văn là một công ty cung cấp dịch vụ hậu cần (3PL- third party logistics) cho nhiều khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.Một trong những khách hàng là công ty quản lý nhƣợng quyền chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh nổi tiếng của Hoa Kỳ tại Việt Nam Hiện tại, họ đang trực tiếp quản lý và vận hành chuỗi cung ứng để phục vụ cho các cửa hàng tại Việt Nam.Vai trò củađối tƣợng thực hiện nghiên cứu trong chuỗi cung ứng là thực hiện quản lý cung cầu hàng hóa cho tất cả các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh, bảo đảm không xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa.Các loại nguyên vật liệu mà công ty quản lý bao gồm các loại thực phẩm khô, bao bì đóng gói và đặc biệt là các nguyên vật liệu tươi sống có nguồn gốc nhập khẩu và thời gian sử dụng ngắn Đây là một thách thức lớn với công ty vì không giống nhƣ các loại sản phẩm, nguyên vật liệu thông thường, các mặt hàng thực phẩm này thường xuyên gặp vấn đề trong việc quản lý tồn kho, hoạch định bởi sự biến thiên của quá trình phân phối nhu cầu, vòng đời sản phẩm (lifetime), sự thay đổi hành vi của khách hàng đối với sản phẩm (Duong, Wood, & Wang,2015) Theo nhƣ báo cáo, khoảng 30% lượng thực phẩm cung cấp cho con người phải thực hiện tiêu hủy do hết hạn sử dụng (Gustavsson, Cederberg, Sonesson, Van Otterdijk, & Meybeck, 2011)
Luận văn này tập trung vào việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóanhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của chuỗi cung ứng, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa, nguyên vật liệu cung cấp cho các cửa hàng để phục vụ cho khách hàng, đồng thời hướng tới việc giảm các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý cung cầu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho của công ty trong quá trình vận hành
Mục tiêu chính của luận văn là thiết kế và xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lý cung cầu hàng hóa cho khách hàng là công ty quản lý chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam, từ đó:
Giảm tỷ lệ hủy hàng do hàng hóa hết hạn sử dụng
Giảm chi phí vận tải thông qua việc: o Giảm số lƣợng đơn đặt hàng
Chương 2 Cơ sở lý thuyết: tìm hiểu lý thuyết về quản lý cung cầu, tồn kho, các giải thuật phù hợp trong việc áp dụng để giải quyết vấn đề đặt ra Ngoài ra, trong hướng này sẽ phân tích các bài báo, tài liệu nghiên cứu khoa học có liên quan tới vấn đề đƣợc đặt ra
Chương 3 Phương pháp luận: Chương này sẽ trình bày cách tiếp cận vấn đề, phân tích và giải quyết vấn đề Ngoài ra trong chương này sẽ xây dựng một sơ đồ các bước cần làm để giải quyết vấn đề đã đặt ra và các phương pháp thực hiện từng bước trong sơ đồ
Chương 4 Phân tích hiện trạng: gồm các phần:
Giới thiệu sơ nét về khách hàng và chuỗi cung ứng
Xác định vai trò và nhiệm vụ của công ty trong chuỗi cung ứng
Xác định các vấn đề và nguyên nhân của vấn đề
Chương 5 Xây dựng và phát triển hệ thống hỗ trợ quản lý cung cầu:
Xác định các bên liên quan và yêu cầu của các bên liên quan
Thiết kế tổng quan cách thức vận hành hệ thống
Xác định các chức năng của hệ thống
Chương 6 Vận hành và đánh giá hệ thống:
Áp dụng và vận hành hệ thống
Đánh giá về hiệu quả của hệ thống
Chương 7: Kết luận và kiến nghị:
Cơ sở lý thuyết
Giới thiệu về chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng đƣợc định nghĩa nhƣ một tập hợp hai hay nhiều hơn một thực thể (tổ chức hay cá nhân) liên quan trực tiếp trong dòng chảy quá trình của sản phẩm, dịch vụ, tài chính và thông tin từ nguồn cung cấp tới khách hàng Một chuỗi cung ứng bao gồm 3 thành phần chính: bên sở hữu chuỗi cung ứng, các nhà cung cấp và khách hàng mà chuỗi cung ứng đó mong muốn phục vụ Đây là tập hợp những đối tƣợng tham gia cơ bản để tạo ra một chuỗi cung ứng Các thành phần cơ bản cần đƣợc xác định khi tìm hiểu một chuỗi cung ứng:
Nhà sản xuất: là các tổ chức sản xuất ra các sản phẩm, bao gồm những công ty sản xuất nguyên vật liệu và công ty sản xuất thành phẩm
Nhà phân phối: là những công ty tồn trữ hàng hóa với số lƣợng lớn từ nhà sản xuất và phân phối sản phẩm cho các nhà kinh doanh khác Một nhà phân phối điển hình là một tổ chức sở hữu nhiều sản phẩm tồn kho mua từ nhiều nhà sản xuất khác nhau
Nhà bán lẻ: tồn trữ sản phẩm và bán cho khách hàng với số lƣợng nhỏ hơn
Nhà cung cấp dịch vụ: đó là những tổ chức cung cấp dịch vụ cho nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ và khách hàng Nhà cung cấp dịch vụ có những kỹ năng và chuyên môn đặc biệt Điều này khiến họ thực hiện các dịch vụ một cách hiệu quả hơn với một mức giá tốt hơn so với chính các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ
Một chuỗi cung ứng muốn hoạt động một cách có hiệu quả cần phải thực hiện tốt các hoạt động dưới dây:
Mua hàng: đây là một trong những nghiệp vụ cơ bản trong quản lý chuỗi cung ứng
Hoạch định/ dự báo nhu cầu: đƣa ra các dự báo về nhu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm trong những giai đoạn khác nhau
Hoạch định cung cầu: dựa trên các dự báo nhu cầu, lƣợng sản phẩm, hàng hóa đƣợc sử dụng, từ đó lên kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu
Lưu trữ hàng hóa: hoạt động tồn trữ hàng hóa nhằm đảm bảo luôn đủ hàng phục vụ cho khách hàng
Vận tải/ phân phối sản phẩm: là một công đoạn không thể thiếu trong chuỗi cung ứng Vận tải góp phần cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất và phân phối sản phẩm tới các trung tâm phân phối hay khách hàng
Quản lý vật tƣ tồn kho
Một trong những hoạt động chủ yếu và quan trọng nhất nhất trong chuỗi cung ứng đó là hoạch định và quản lý vật tƣ tồn kho.Quản lý vật tƣ tồn kho là quản lý dòng chảy vật tƣ trong hệ thống từ cung ứng đến sản xuất, phân phối và tiêu dùng, với các chức năng hoạch định, thu thập, tồn trữ, vận chuyển, kiểm soát…
Chi phí cho việc quản lý vật tư tồn kho thường dao động từ 15% cho tới 90% tùy thuộc vào mô hình hoạt động của các doanh nghiệp Mặc dù có chi phí cao nhƣ trên nhƣng rất nhiều doanh nghiệp vẫn chấp nhận và thực hiện tồn kho vì các lý do:
Tính kinh tế Để có thể quản lý cung cầu nói chung và quản lý tồn kho nói riêng một cách hiệu quả, đã có rất nhiều bài báo cũng nhƣ những nghiên cứu khác nhau liên quan tới đề tài này Việc đầu tiên là phân chia các công việc mà việc quản lý tồn kho phải thực hiện Theo Chopra và Meindl (2010), công việc quản lý tồn kho nên phân chia dựa trên thời gian và chức năng gồm:
Hoạch định theo thời gian (Chiến lƣợc, chiến thuật và tác vụ)
Vận hành (Quản lý kho bãi, quản lý vận tải) Để thực hiện tốt các công việc trên, cần có các mô hình vận hành cũng nhƣ mô hình hỗ trợ cho việc ra quyết định.Để có thể chọn được mô hình đúng và hiệu quả, bước đầu tiên cần xác định loại hệ thống tồn kho Các loại hệ thống tồn kho thường gặp bao gồm:
Hệ thống tồn kho cập nhật liên tục
Hệ thống tồn kho cập nhật theo chu kỳ
Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tƣ
Hệ thống hoạch định nhu cầu phân phối
Hệ thống tồn kho đơn hàng đơn
Trong đó, hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư (MRP) là hệ thống thường được sử dụng trong việc quản lý cung cầu hàng hóa Một hệ thống MRP cơ bản gồm các thành phần sau:
Đầu vào: chứa các thông tin về lịch điều độ MPS, bảng ghi trạng thái tồn kho
ISR, bảng ghi cấu trúc sản phẩm BOM
Đầu ra: bao gồm đơn mua (PO), đơn việc (WO) hoặc thông báo tái điều độ (RN) tùy thuộc vào mô hình hoạt động và chức năng của công ty.
7 Muốn tính toán đƣợc đầu ra của cho hệ thống, cần có các thông số cần thiết nhƣ sau:
Nhu cầu tổng G: nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu trong từng thời kỳ
Thời đoạn hoạch định t Thuật toán cơ bản cho việc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu nhƣ sau:
Hình 2.1: Thuật toán tính toán nhu cầu nguyên vật liệu
Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp
Để có thể thiết kế và xây dựng hệ thống, cần có một quy trình, phương pháp thực hiện cụ thể.Một trong những những phương pháp thường được sử dụng là phương pháp kỹ thuật hệ thống công nghiệp Phương pháp này gồm 5 bước chính trong quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống như hình 2.2 dưới đây:
Vận hành và đánh giá Xác định yêu cầu
Hình 2.2: Quy trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghiệp
Công việc đầu tiên khi bắt tay vào thiết kế hệ thống là phân tích nhu cầu của khách hàng Việc xác định nhu cầu của khách hàng khi xây dựng các hệ thống thông tin sẽ bắt đầu từ việc phân tích thực trạng của cách vận hành hiện tại để từ đó tìm ra các khiếm khuyết của hệ thống hiện tại.Từ đó xác định sự cần thiết của việc nâng cấp hệ thống cũ hay tiến hành xây dựng một hệ thống hoàn toàn mới Các công cụ hữu dụng trong việc phân tích thực trạng là biểu đồ nguyên nhân- kết quả (hay còn gọi là biểu đồ xương cá), biểu đồ Pareto… Đối với các hệ thống chỉ cần nâng cấp, công việc tiếp theo đƣợc tiến hành là xác định các yêu cầu hay các thông số cần nâng cấp Trong trường hợp cần thiết phải xây dựng hệ thống mới, bước tiếp theo cần phải tiến hành là xác định tất cả các bên liên quan tới hệ thống (stakeholders)
Xác định các bên liên quan không chỉ đơn giản là công việc chỉ ra ai là người liên quan tới hệ thống mà còn phải xác định vai trò của họ đối với hệ thống Mỗi đối tƣợng liên quan đều có vai trò và trách nhiệm nhất định đối với hệ thống.Một công cụ hỗ trợ cho việc xác định vai trò của các bên liên quan là Quy trình chuẩn hóa công việc vận hành (Standard Operation Procudure- SOP).Tài liệu này sẽ giúp cho người thiết kế hiểu rõ vai trò của các bên, đồng thời xác định được các loại thông tin mà các bên có thể cung cấp để vận hành hệ thống một cách hiệu quả
Sau khi xác định vai trò của các bên liên quan, bước cuối cùng cần thực hiện trong việc xác định nhu cầu là tiến hành xác định mong muốn của khách hàng (các bên
9 liên quan) đối với hệ thống.Việc xác định đƣợc đầy đủ các mong muốn của khách hàng sẽ giúp xác định được đầu ra trong tương lai của hệ thống cũng như giảm bớt việc lãng phí thời gian để chỉnh sửa hệ thống sau khi đã hoàn thành
Bước tiếp theo trong phương pháp luận là đi thiết kế ý niệm cho hệ thống dự kiến xây dựng Các nhu cầu của khách hàng trong phần trên sẽ đƣợc chuyển hóa thành các yêu cầu cho hệ thống.Việc làm này là vô cùng cần thiết vì ngôn ngữ của khách hàng khác với ngôn ngữ của hệ thống.Công việc chuyển đổi này sẽ giúp cho việc thiết kế hệ thống trở nên dễ dàng hơn.Sau đó, các yêu cầu sẽ đƣợc sắp xếp vào cây mục tiêu của hệ thống.Cây mục tiêu nhằm mục đích tổng hợp các yêu cầu giống nhau vào cùng một nhóm để người thiết kế có thể dễ dàng nắm bắt và xây dựng
Dựa trên các mục tiêu của hệ thống trong cây mục tiêu, bước tiếp theo cần thực hiện là thiết kế sơ khởi Thiết kế sơ khởi gồm các bước: phân tích chức năng của hệ thống, phân bổ các yêu cầu hệ thống, phân tích trade-off, tổng hợp và xác định hệ thống, xem xét thiết kế sơ khởi
Xem xét thiết kế Tổng hợp và xác định
Phương án thiết kế được chấp nhận Được Được Không
Hình 2.3: Các bước trong thiết kế sơ khởi
Phân tích chức năng là phương pháp dùng để xác định và mô tả tất cả các chức năng của hệ thống, nghĩa là tất cả các hoạt động mà hệ thống phải thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu của hệ thống đã đề ra.Việc phân tích chức năng của hệ
10 thống có nhiều phương pháp khác nhau Một trong những phương pháp thường dùng nhất là phương pháp hộp đen (Black-box) Phương pháp này dựa trên đầu vào và đầu ra của hệ thống để tiến hành xác định các chức năng mà hệ thống cần phải thực hiện để có đƣợc đầu ra nhƣ yêu cầu
Tuy nhiên đối với các hệ thống thông tin, một công cụ được sử dụng thường xuyên hơn là giản đồ dòng di chuyển của thông tin.Giản đồ này đƣợc chia ra làm nhiều cấp khác nhau.Với cấp độ 0, giản đồ này giúp xác định các đối tƣợng liên quan tới hệ thống, đầu vào và đầu ra của hệ thống.Giản đồ này góp phần xác định nguồn gốc đầu vào cũng nhƣ điểm tới của các nguồn thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin Bên liên quan
Bên liên quan Bên liên quan Đầu vào Đầu vào Đầu ra Đầu vào Đầu vào
Bên liên quan Đầu ra
Hình 2.4: Giản đồ DFD cấp 0
Phân tích chức năng chỉ là phần đầu trong quy trình chuyển đổi các yêu cầu của vận hành hệ thống thành các chuẩn thiết kế cụ thể Sau khi xác định đƣợc các chức năng mà hệ thống cần thực hiện, bước tiếp theo sẽ tiến hành phân bố các chức năng vào các hệ thống con bên trong hệ thống Việc phân bổ các chức năng này vào các hệ thống con sẽ giúp cho việc vận hành, theo dõi và bảo trì hệ thống đƣợc dễ dàng Khi có lỗi xuất hiện thì việc truy xuất nguồn gốc cũng dễ dàng hơn Số lƣợng hệ thống con phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống và yêu cầu của người vận hành và thiết kế hệ thống Khi thực hiện phân bố, việc cần thiết là xem xét các chuẩn định lượng và định tính ảnh hưởng tới quá trình thiết kế
- Chức năng 1.1 - Chức năng 1.2 - Chức năng 1.3
Hệ thống con 1 Hệ thống con 3
- Chức năng 2.1 - Chức năng 2.2 - Chức năng 2.3
- Chức năng 3.1 - Chức năng 3.2 - Chức năng 3.3
Hình 2.5: Phân bổ chức năng Sau khi đưa ra được các hệ thống con, bước tiếp theo là đưa ra các phương án thiết kế cho hệ thống con đó nhằm bảo đảm hệ thống đƣợc thiết kế theo nhu cầu của khách hàng và yêu cầu vận hành của hệ thống.Các lựa chọn này có thể tiến hành theo phương án định lượng hoặc định tính Phương pháp thường được sử dụng trong việc ra quyết định lựa chọn là phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic
Hierarchy Process- AHP).Đây là phương pháp hỗ trợ ra quyết định dựa trên các phân tích định lƣợng trong quản lý
Khi đã xác định đƣợc chức năng của hệ thống và có đƣợc các giải pháp thiết kế, bước tiếp theo sẽ đi thiết kế chi tiết hệ thống Quy trình thiết kế chi tiết bao gồm:
Mô tả các hệ thống con cấu thành thiết bị chính.
Chuẩn bị tài liệu thiết kế.
Xác định và phát triển các phần mềm cần thiết.
Phát triển mô hình kỹ thuật, mô hình thử nghiệm, mô hình nguyên mẫu của hệ thống.
Thử nghiệm và đánh giá mô hình vật lý đã đƣợc phát triển.
Tái thiết kế nếu cần phải sửa chữa hay bổ sung chức năng.
Cuối cùng, sau khi có đƣợc thiết kế chi tiết, hệ thống đó sẽ đƣợc tiến hành xây dựng.Sau khi kết thúc quá trình xây dựng, hệ thống sẽ đƣợc vận hành thử và đánh giá có đủ năng lực để đƣa vào vận hành chính thức hay không Khi đồng ý đƣa hệ thống vào vận hành chính thức , cần tiến hành tài liệu hóa quá trình hoạt động của thiết bị đồng thời tiến hành huấn luyện cho những người liên quan trong quá trình vận hành hệ thống
Phương pháp luận
Xác định yêu cầu
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định đƣợc các yêu cầu đối với hệ thống Muốn xác định được các yêu cầu một cách cụ thể và đầy đủ, các bước cần tiến hành như hình 3.2:
Bước 1: Xác định các bên liên quan và vai trò của các bên liên quan tới hệ thống
Bước 2: Tìm hiểu các nhu cầu, mong muốn của các bên liên quan
Bước 3: Chuyển đổi các mong muốn thành các yêu cầu đối với hệ thống
Bước 4: Xác định mức độ ưu tiên đối với các yêu cầu
Bước 5: Xây dựng cây mục tiêu đối với hệ thống
Hình 3.2: 5 bước xác định yêu cầu đối với hệ thống Để có thể tiến hành xác định vai trò của các bên liên quan, việc đầu tiên phải làm là xem xét và phân tích chuỗi cung ứng mà đối tƣợng nghiên cứu đang là một mắt xích trong đó.Sau khi có đƣợc cái nhìn tổng quát về chuỗi cung ứng, cần xác định đƣợc vai trò vàcũng nhƣ trách nhiệm của đối tƣợng trong chuỗi cung ứng đó
Dựa trên các phân tích trên, vai trò, phạm vi cũng nhƣ các bên liên quan tới hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa sẽ được xác định khi kết thúc bước này.
Thiết kế sơ khởi
Giai đoạn kế tiếp trong việc xây dựng hệ thống là đi thiết kế sơ khởi Mục tiêu sau khi kết thúc giai đoạn này là xác định đƣợc các chức năng của hệ thống và đƣa ra được các phương án thiết kế cho các chức năng ở trên Để có thể đạt được mục tiêu đề ra, các bước cần thực hiện như sau:
Bước 1: bước đầu tiên thực hiện trong giai đoạn thiết kế sơ khởi là phác họa sơ nét hệ thống hỗ trợ quản lý dự kiến xây dựng dựa trên các yêu cầu đã đƣợc xác định ở giai đoạn trên
Bước 2: xác định đầu vào và đầu ra của hệ thống dựa trên các phác thảo, từ đó tiến hành xây dựng giản đồ DFD cấp 0 Giản đồ DFD cấp 0 này sẽ cho người thiết kế cái nhìn tổng quát đầu vào của hệ thống sẽ do bên liên quan nào quyết định và đầu ra sẽ cung cấp cho bên nào trong chuỗi cung ứng
Bước 3: xác định các dòng thông tin cần thiết để có thể đưa ra các dòng thông tin ở đầu ra trên giản đồ DFD cấp 0
Bước 4: sau khi xác định các dòng thông tin cần thiết, tiến hành xây dựng giản đồ DFD cấp 1 Giản đồ này phải minh họa và kết nối đƣợc các dòng thông tin lại với nhau kể từ lúc nhận thông tin đầu vào cho tới lúc xuất thông tin ở đầu ra
Bước 5: sau khi xác định được tất cả các dòng thông tin trong hệ thống, bước này sẽ tiến hành nhóm các dòng thông tin có chung đặc điểm vào cùng một chức năng (hình 3.2)
Bước 6: phân bổ các chức năng vào từng các hệ thống con
Bước 7: vì đây là một hệ thống thông tin nên một công việc vô cùng quan trọng phải thực hiện đó là lựa chọn nền tảng để thiết kế hệ thống Việc lựa chọn sẽ dựa trên các tiêu chí của công ty và người trực tiếp sử dụng
Bước 8: sau khi có được nền tảng để thiết kế, bước cuối cùng trong giai đoạn này là đưa ra các phương án và lựa chọn trong các phương án trên phương án tốt để xây dựng các hệ thống con
Xử lý 1 Xử lý 2 Xử lý 3 Đầu ra 1 Đầu ra 2 Đầu ra 3
Hình 3.3: Xác định chức năng của hệ thống Đánh giá phương án (hay còn gọi là phân tích trade-off) cung cấp một phương pháp phân tích cho việc đánh giá có hệ thống Trong việc xây dựng hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa, việc phân tích trade-off đƣợc sử dụng cho 2 bài toán:
Bài toán 1: lựa chọn nền tảng để xây dựng hệ thống
Bài toán 2: lựa chọn các thông số vận hành quản lý cung cầu
Bài toán thứ 1: Việc lựa chọn nền tảng để xây dựng hệ thống ảnh hưởng rất lớn tới sự thành công hay thất bại của dự án Để có thể ra quyết định chính xác, các công
15 việc cần thực hiện bao gồm cần phải xác định các tiêu chí để lựa chọn nền tảng và công cụ hỗ trợ ra quyết định Hai công cụ thường được sử dụng để ra quyết định là:
Phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic Hierarchy Process-AHP)
Phương pháp cho trọng số và tính điểm
Bài toán thứ 2: Việc ra quyết định lựa chọn các thông số vận hành quản lý cung cầu (bao gồm các thông số nhƣ lƣợng tồn kho cực đại, lƣợng tồn kho an toàn, tần suất đặt hàng,…) vô cùng phức tạp Lý do mà việc ra quyết định này phức tạp vì nó ảnh hưởng rất lớn tới lợi ích của các bên tham gia chuỗi cung ứng Thông thường, để giảm nguy cơ thiếu hàng thì các công ty thường có xu hướng tăng mức độ tồn kho
Vấn đề sẽ rất dễ dàng giải quyết nếu tăng mức độ tồn kho Vấn đề còn lại lại mức tồn kho tối đa bao nhiêu để chi phí thấp nhất (Bottani, Ferretti, Montanari, Vignali, Longo & Bruzzone,2013) Mô hình thường được sử dụng để xác định mức tồn kho cực đại với chi phí cực tiểu là lƣợng tồn kho kinh tế (Econmic Order Quantity- EOQ) Lƣợng tồn kho an toàn sẽ phụ thuộc vào dự báo tiêu thụ và leadtime
(Senapati, Mishra, Routra, & Biswas, 2012) Tuy nhiên do đặc trƣng của hàng hóa mà đôi khi các phương pháp trên không thể áp dụng Vì vậy việc xác định các thông số này sẽ phụ thuộc vào sự thỏa hiệp giữa các bên liên quan.Ngoài ra, để giảm thiểu các vấn đề như nguyên vật liệu hết hạn trong quá trình lưu kho, một số thông số quan trọng sẽ đƣợc theo dõi và quyết định dựa trên đơn vị là ngày thay vì số lƣợng nhƣ hiện tại
Dựa vào các phân tích ở trên, các thông số cần lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý cung cầu, đặc biệt các hàng hóa là nguyên vật liệu tươi sống có thời gian sử dụng ngắn:
Thời gian sản phẩm còn khả năng sử dụng (self life): dựa theo thỏa thuận của các bên liên quan, thông thường các mặt hàng thực phẩm thì shelf life khi chuyển hàng về tới kho phải còn tối thiểu 2/3 vòng đời sản phẩm (lifetime)
Lifetime của một sản phẩm đƣợc tính bằng công thức:
Lifetime = Ngày hết hạn sử dụng – Ngày sản xuất
Thiết kế và xây dựng chi tiết
Hoạt động thiết kế và xây dựng chi tiết đƣợc bắt đầu với các quan niệm và các phương án thiết kế đã được xác định trong phần thiết kế sơ khởi Dựa trên nền tảng được lựa chọn thiết kế hệ thống, khi thiết kế hệ thống phải lưu ý các vấn đề sau:
Thực hiện chức năng: khả năng thực hiện các chức năng đã đƣợc thiết kế ở trên
Tương tác với người sử dụng: giao diện và cách thức tương tác
Quản trị dữ liệu: khả năng lưu trữ dữ liệu
Kết nối các hệ thống con: các hệ thống con phải đƣợc kết nối với nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.
Các bước thực hiện trong thiết kế và xây dựng chi tiết gồm:
Bước 1: thiết kế chi tiết các cụm hay hệ thống con, đảm bảo có thể thực hiện các chức năng đã đề ra
Bước 2: thiết kế cách thức kết nối giữa các hệ thống con với nhau
Bước 3: tiến hành triển khai, xây dựng các hệ thống con
Bước 4: hoàn thiện hệ thống
Trong giai đoạn này, công việc quan trọng nhất là phải thiết kế đƣợc một cách chi tiết và cụ thể cách thức hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng hoạt động Các thông số quan trọng cần xác định để hỗ trợ cho việc đặt hàng gồm:
Số lƣợng nguyên vật liệu, hàng hóa hiện có (S): số lƣợng này sẽ đƣợc tính bằng cách tính tổng lƣợng nguyên vật liệu đã nhập về kho (RG) trừ đi số lƣợng nguyên vật liệu đã đƣợc sử dùng (UG) và trừ đi số lƣợng nguyên vật liệu không thể sử dụng do các lý do về hạn sử dụng hay hƣ hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ (DG) như công thức sau:
Nhu cầu nguyên vật liệu trong tương lai
Các đơn hàng đã đặt hàng và chuẩn bị đƣợc giao
Số lượng nguyên vật liệu đặt hàng: phụ thuộc vào cách thức mà người ra quyết định mong muốn
Thời điểm dự kiến nguyên vật liệu về kho (ETA): thời điểm này sẽ đƣợc tính bằng cách xác định thời điểm hết hàng (SOD) trừ cho số ngày tồn kho an toàn mong muốn (SSD)
Thời điểm đặt hàng (DL): thời điểm này sẽ bằng thời gian mong muốn nhập hàng về kho (ETA) trừ đi thời gian leatime (LT)
Vận hành và đánh giá
Các bước sẽ được thực hiện trong quá trình vận hành thử và đánh giá hệ thống bao gồm:
Bước 1: vận hành thử các chức năng mà hệ thống yêu cầu phải thực hiện
Các chức năng cần thiết phải thử nghiệm gồm: o Thông báo thời gian đặt hàng
18 o Thông báo số lƣợng nguyên vật liệu có nguy cơ hết hạn sử dụng và phải đem hủy o Số lƣợng nguyên vật liệu nên đặt hàng
Bước 2: kiểm tra các kết quả khi vận hành
Bước 3: tiến hành so sánh kết quả vận hành hệ thống với mục tiêu đặt ra khi xây dựng hệ thống
Sau khi đánh giá hệ thống và bảo đảm rằng hệ thống hoạt động tốt, bước cuối cùng là tiến hành huấn luyện những người trực tiếp sử dụng hệ thống và tài liệu hướng dẫn quá trình vận hành hệ thống
Phân tích hiện trạng
Giới thiệu chung
Công ty thực tế đƣợc nghiên cứu trong luận văn này là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp logistics cho nhiều khách hàng hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau (gọi tắt là công ty hay bên quản lý hàng hóa)
4.1.2 Giới thiệu về đối tƣợng nghiên cứu
Luận văn này tập trung phân tích vào cách thức công ty này quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu mà công ty cung cấp cho khách hàng là công ty quản lý chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam (gọi tắt là công ty hay bên quản lý chuỗi cungứng) Hiện tại công ty đang quản lý hơn 100 loại mã nguyên vật liệu khác nhau với hơn 30 nhà cung cấp khác nhau trên thế giới tại 6 quốc gia cho các cửa hàng trong chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam Các nguyên vật liệu này có 2 cách phân loại Cách thứ nhất là dựa trên nhiệt độ bảo quản gồm: nguyên vật liệu bảo quản ở nhiệt độ đông lạnh, nhiệt độ mát và ở nhiệt độ thường Cách thứ 2 là chia theo cấu tạo của nguyên vật liệu: nguyên vật liệu thực phẩm và nguyên vật liệu đóng gói
4.1.3 Phân tích chuỗi cung ứng
Hình 4.1 dưới đây mô tả sơ nét về chuỗi cung ứng mà khách hàng đang vận hành hiện tại và công ty thực hiện luận văn là một mắt xích bên trong chuỗi cung ứng đó
Dòng thông tin Dòng sản phẩm Host
Hình 4.1: Sơ đồ vận hành của chuỗi cung ứng
Khách hàng của công ty đƣợc nghiên cứu trong luận văn là chủ sở hữu, quản lý và vận hành chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam Để tối ƣu hóa nguồn lực và tập trung vào việc vận hành các cửa hàng thức ăn nhanh, khách hàng đã thuê bên thứ 3 để hỗ trợvận hành chuỗi cung ứng Các bên liên quan sẽ có các trách nhiệm nhƣ sau:
Bên xử lý thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa- công ty Tra-sas: chịu trách nhiệm về việc làm thủ tục nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ cảng về tới kho lưu trữ
Bênthu mua hàng hóa quốc tế (hay còn gọi là bên thu mua hàng hóa): chịu trách nhiệm về việc làm việc với các nhà cung cấp quốc tế, thực hiện việc thu mua hàng hóa và vận chuyển về cảng ở Việt Nam
Bên quản lý hàng hóa: chịu trách nhiệm quản lý việc đặt hàng, cung cấp số lƣợng đặt hàng cũng nhƣ các thông tin cần thiết khác cho bên thu mua hàng hóa Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm quản lý việc lưu trữ hàng hóa tại các kho lưu trữ và cung cấp hàng hóa tới các cửa hàng khi có yêu cầu từ các cửa hàng
Quy trình tổng quát của việc vận hành chuỗi cung ứng của chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh này tại Việt Nam nhƣ sau:
Đối với những hàng hóa, nguyên vật liệu có thể đặt hàng và cung ứng bởi các nhà cung cấp nội địa, công ty quản lý chuỗi cung ứng sẽ trực tiếp đặt hàng với các nhà cung cấp và yêu cầu các nhà cung cấp chuyển hàng trực tiếp về kho lưu trữ Kho lưu trữ này được vận hành và quản lý trực tiếp hoặc gián tiếp bởi công ty quản lý hàng hóa
Đối với những loại hàng mà nhà cung cấp nội địa không thể đáp ứng, khách hàng sẽ nhập hàng từ nước ngoài Để vận hành chuỗi cung ứng các sản phẩm, nguyên vật liệu này, quy trình vận hành nhƣ sau: o Đầu tiên, Công ty quản lý chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh tại Việt Nam làm việc, xác định các bên cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu cho họ o Tiếp theo, bên quản lý chuỗi cung ứng sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho bên thu mua hàng hóa, công ty Tra-sas và bên quản lý hàng hóa về các nhà cung ứng Từ đó, công ty thu mua hàng hóa sẽ làm việc trực tiếp với bên nhà cung cấp nước ngoài để họ cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa, nguyên vật liệu o Sau đó, công ty thu mua hàng hóa sẽ thông báo lại cho 2 công ty logistics còn lại các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu để chuẩn bị cho việc làm thủ tục hải quan và tính toán việc đặt hàng o Dựa vào dự báo từ bên quản lý chuỗi cung ứng và thông tin về hàng hóa (nhà cung cấp, nguồn gốc, lƣợng tối thiểu đặt hàng, leadtime,…), công ty quản lý hàng hóa sẽ tính toán số lƣợng nguyên vật liệu cần thiết và tiến hành đặt hàng cho công ty thu mua o Khi có đƣợc đơn đặt hàng do bên quản lý hàng hóa cung cấp, công ty thu mua sẽ làm việc với các nhà cung cấp trong đơn đặt hàng và thông báo với công ty quản lý hàng hóa khi đơn hàng có các vấn đề phát sinh o Sau khi thực hiện việc thu mua hàng hóa từ các nhà cung cấp, công ty thu mua sẽ chuyển hàng về Việt Nam dựa trên thời gian yêu cầu của công ty quản lý hàng hóa và chuyển các hóa đơn, chứng từ liên quan cho công ty Tra-sas để họ chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu cần thiết
22 o Khi hàng hóa về tới cảng, công ty Tra-sas sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan, lấy mẫu sản phẩm và vận chuyển hàng về kho lưu trữ Đối với loại hàng đông lạnh ( không chấp nhận mất đơn hàng do thiếu nguyên vật liệu
- Tối thiểu chi phí đặt hàng và vận chuyển
- Tối thiểu chi phí hủy hàng
2 Bên quản lý hàng hóa - Biết đƣợc thông tin về nguyên vật liệu quản lý
- Kiểm soát đƣợc tình trạng của nguyên vật liệu
- Tối thiểu chi phí tồn kho
- Hỗ trợ ra quyết định đặt hàng
3 Bên thu mua hàng hóa - Đảm bảo đơn đặt hàng đúng leatime
- Đơn đặt hàng đúng và đầy đủ
- Thông tin đặt hàng trong tương lai
4 Công ty Tra-sas - Có đƣợc các giấy tờ liên quan tới hàng hóa nhập khẩu sớm nhất
- Biết đƣợc thời gian hàng hóa đƣợc chuyển tới cảng ở Việt Nam
5.1.3 Xác định yêu cầu với hệ thống
Bước tiếp theo sẽ chuyển đổi từ nhu cầu của các bên liên quan thành các yêu cầu đối với hệ thống Các nhu cầu của khách hàng thường là những mong ước mà khách hàng mong muốn các thiết bị hay hệ thống có thể thực hiện cho họ, ví dụ nhƣ
“đƣa tôi từ điểm A tới điểm B một cách nhanh nhất và an toàn nhất có thể” Trong khi đó yêu cầu đối với hệ thống là cách nhìn của người thiết kế đối với việc làm sao có thể thực hiện và đạt đƣợc mong muốn đó Đôi khi các mong muốn của khách hàng đủ chi tiết để người thiết kế có thể thực hiện theo Tuy nhiên, phần lớn các nhu
34 cầu này phải đƣợc diễn dịch lại theo cách nhìn của hệ thống Ví dụ, khi phân tích nhu cầu của bên quản lý chuỗi cung ứng là luôn đảm bảo đủ hàng hóa để phục vụ khách hàng, người thiết kế sẽ phải suy nghĩ hệ thống phải có chức năng gì, đầu ra là gì để thực hiện nhu cầu đó Để đáp ứng yêu cầu trên, hệ thống phải cung cấp đƣợc các thông tin về tình trạng nguyên vật liệu vì khi biết đƣợc tình trạng nguyên vật liệu, thì các bên liên quan mới xác định đƣợc xem có nguy cơ gì đối với hàng hóa hay không từ đó tiến hành các bước đi tiếp theo nhằm tránh tình trạng thiếu hàng
Dựa vào cách phân tích như trên, bảng 5.3 dưới đây mô tả các yêu cầu đối với hệ thống dựa trên nhu cầu của các bên liên quan
Bảng 5.3: Yêu cầu của các bên liên quan đối với hệ thống
Bên liên quan Nhu cầu của bên liên quan Yêu cầu với hệ thống
Bên quản lý chuỗi cung ứng
- Đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để phục vụ khách hàng
- Cung cấp đƣợc tình hình của nguyên vật liệu
(1) - Tối thiểu chi phí đặt hàng và vận chuyển
- Tối đa hóa lƣợng đặt hàng cho một lần đặt hàng (2)
- Giảm các đơn hàng gấp
(3) - Tối thiểu chi phí hủy hàng - Phát hiện các nguy cơ liên quan tới việc hủy hàng (4)
Bên quản lý hàng hóa - Kiểm soát đƣợc tình trạng của nguyên vật liệu
- Xác định đƣợc tình hình của nguyên vật liệu (5) - Biết đƣợc thông tin về nguyên vật liệu quản lý
- Cung cấp thông tin cần thiết về nguyên vật liệu
(6) - Tối thiểu chi phí tồn kho - Xác định đƣợc thời gian tồn kho của nguyên vật liệu (7)
- Hỗ trợ ra quyết định đặt hàng
- Xác định đƣợc các thông tin cần thiết trong đơn hàng (8)
- Cung cấp các thông tin gợi ý cho việc đặt hàng
(9) Bên thu mua hàng hóa - Đảm bảo đơn hàng đúng leadtime
- Tính toán thời gian đặt hàng và nhập hàng phù hợp (10)
-Đơn đặt hàng đúng và đầy đủ theo mẫu
- Cung cấp đơn đặt hàng đúng yêu cầu của bên thu mua (11)
35 -Thông tin đặt hàng trong tương lai
- Cung cấp dự báo đặt hàng trong tương lai (12) Công ty Tra-sas - Có đƣợc thông tin giấy tờ nhập khẩu sớm nhất
- Cung cấp các giấy tờ nhập khẩu liên quan một cách sớm nhất (13)
- Biết đƣợc thời gian hàng hóa đƣợc chuyển tới cảng ở Việt Nam
- Cung cấp thời gian hàng hóa về tới cảng (14)
5.1.4 Xác định mức độ ƣu tiên của từng yêu cầu
Vì nguồn lực của mọi tổ chức đều có giới hạn, do vậy việc xác định mức độ ƣu tiên của hệ thống là vô cùng quan trọng.Việc đánh giá này có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.Tuy nhiên trong luận văn này, việc xác định mức độ ƣu tiên của các yêu cầu sẽ phụ thuộc vào việc yêu cầu đó phục vụ cho đối tƣợng nào trong hệ thống
Mức độ ƣu tiên gồm 3 mức: lớn (kí hiệu là chữ S), trung bình (kí hiệu là chữ M) và cuối cùng là thấp (kí hiệu là chữ W)
Mức ƣu tiên là S khi yêu cầu đó xuất phát từ ít nhất là hai bên và một trong các bên là công ty quản lý hàng hóa
Mức ƣu tiên là M khi yêu cầu đó xuất phát từ bên quản lý chuỗi cung ứng hoặc bên quản lý hàng hóa
Mức ƣu tiên là W khi yêu cầu đến từ các bên liên quan khác
Sau khi xử lý, yêu cầu của các bên liên quan và mức độ ƣu tiên đƣợc trình bày trong bảng 5.4 dưới đây
Bảng 5.4: Xác định mức độ ƣu tiên của các yêu cầu
Yêu cầu với hệ thống Đối tƣợng yêu cầu Mức độ ƣu tiên
Xác định đƣợc tình hình nguyên vật liệu
-Bên quản lý chuỗi cung ứng
-Bên quản lý hàng hóa -Bên thu mua hàng hóa
(2), (3), (9), (10) Đƣa ra các gợi ý đặt hàng -Bên quản lý chuỗi cung ứng
-Bên quản lý hàng hóa
(6) Cung cấp thông tin về nguyên vật liệu
-Bên quản lý hàng hóa M
(8),(11) Cung cấp các đơn đặt hàng -Bên quản lý hàng hóa
-Bên thu mua hàng hóa
(13) Cung cấp các giấy tờ nhập khẩu W
36 liên quan một cách sớm nhất
(14) Cung cấp thời gian hàng hóa về tới cảng
Dựa trên bảng 4.4 sẽ có 2 yêu cầu mà hệ thống sẽ không thực hiện, đó là việc cung cấp giấy tờ nhập khẩu và cung cấp thời gian hàng hóa về tới cảng Lý do là vì:
Nguồn lực của việc xây dựng dự án có giới hạn
Hệ thống nếu thực hiện yêu cầu này cũng sẽ không nhanh và hiệu quả vì các thông tin về giấy tờ nhập khẩu chủ yếu là do công ty thu mua hàng hóa cung cấp Nếu để cho hệ thống xử lý sẽ tốn thêm một bước trung gian không cần thiết
Từ 2 nguyên nhân trên cho thấy rằng hệ thống không cần thực hiện yêu cầu cung cấp giấy tờ nhập khẩu cho bên vận tải nội địa Việc cung cấp các giấy tờ này nên đƣợc bên thu mua hàng hóa làm việc trực tiếp với bên vận tải nội địa
5.1.5 Xây dựng cây mục tiêu
Từ các yêu cầu trên, cây mục tiêu của hệ thống sẽ gồm có 2 mục tiêu chính
Thứ nhất: cung cấp thông tin
Thứ hai: hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định cung cầu hàng hóa
Hỗ trợ ra quyết định Cung cấp thông tin Đưa ra gợi ý đặt hàng
Thông tin về nguyên vật liệu
Tình hình nguyên vật liệu Đơn đặt hàng
Hình 5.1: Cây mục tiêu của hệ thống
Thiết kế sơ khởi
Việc phác thảo sơ nét kịch bản hoạt động của hệ thống quản lý cung cấp sẽ giúp góp phần hình thành và xây dựng các dòng thông tin trong hệ thống Dựa trên mục tiêu đã đặt ra cho hệ thống, kịch bản hoạt động của hệ thống sẽ diễn ra nhƣ sau:
Hệ thống này sẽ khác với hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư thông thường ở một điểm là sẽ theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu theo ngày để từ đó hoạch định lên kế hoạch đặt hàng tính theo ngày
Ban đầu, hệ thống sẽ lưu trữ và quản lý các thông tin cơ bản về thông tin nguyên vật liệu mà công ty sẽ phải quản lý và các thành phần nguyên vật liệu tạo nên phần ăn (BOM-bill of menu)
Hàng tháng, bên quản lý chuỗi cung ứng sẽ gửi thông tin dự báo về số lƣợng khẩu phần ăn dự kiến tiêu thụ trong tương lai Lượng dự báo này có thể thay đổi và điều chỉnh tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của bên quản lý chuỗi cung ứng Ngoài ra, bên quản lý chuỗi cung ứng còn phải cung cấp các thông tin liên quan tới chương trình khuyến mãi nếu chương trình đó liên quan tới nguyên vật liệu mà công ty quản lý Nhân viên của bên quản lý hàng hóa sẽ nhập số liệu dự báo vào hệ thống
Tiếp theo dựa trên các thông tin về các thành phần có trong khẩu phần ăn, hệ thống sẽ chuyển đổi thành các nhu cầu nguyên vật liệu theo từng ngày
Hàng ngày, bên quản lý chuỗi cung ứng cũng sẽ gửi báo cáo về số lƣợng các khẩu phần ăn của ngày hôm trước Hệ thống cũng sẽ chuyển đổi số lượng khẩu phần ăn này thành số lƣợng nguyên vật liệu tiêu thụ thực tế và thay thế lƣợng nguyên liệu dự kiến tiêu thụ trong ngày đó thành lƣợng nguyên vật liệu tiêu thụ thực tế
Sau đó, hệ thống sẽ cập nhật số lƣợng nguyên vật liệu sẵn sàng phục vụ cho khách hàng (bao gồm lượng nguyên vật liệu hiện có tại kho lưu trữ do bên quản lý hàng hóa quản lý và lƣợng nguyên vật liệu có tại các cửa hàng do bên quản lý chuỗi cung ứng quản lý)
Hệ thống cũng sẽ phải theo dõi cũng nhƣ cập nhật tình trạng của các nguyên vật liệu đã đặt hàng Đặc biệt, tất cả các nguyên vật liệu mà có nguồn gốc từ thực phẩm thì hệ thống phải theo dõi và cập nhật hạn sử dụng của từng lô hàng hóa
Sau đó, dựa trên các chính sách về quản lý tồn kho (nhƣ tần suất đặt hàng, tồn kho an toàn, lƣợng tồn kho tối đa,…) và tình hình tiêu thụ nguyên vật liệu, hệ thống sẽ thông báo các rủi ro có thể có về nguyên vật liệu (ví dụ nhƣ
38 thiếu nguyên vật liệu hay nguyên vật liệu có nguy cơ phải tiêu hủy do hết hạn sử dụng)
Song song với việc thông báo tình hình nguyên vật liệu, hệ thống còn đƣa ra các gợi ý về việc đặt hàng, ví dụ nhƣ khi nào đặt hàng, số lƣợng đặt hàng, thời điểm chuyến hàng về kho, nguyên vật liệu nào có thể đặt chung với nhau… Hệ thống cũng cho phép người ra quyết định đặt hàng có một số thử nghiệm một số phương án đặt hàng khác và các rủi ro mắc phải
Cuối cùng, sau khi tham khảo các gợi ý đặt hàng từ hệ thống, người ra quyết định đặt hàng sẽ mở một đơn hàng mẫu có sẵn và nhập vào các thông tin cần thiết trước khi lưu lại và gửi cho bên quản lý thu mua hàng hóa Sau khi nhận được thông tin phản hồi xác nhận của bên quản lý thu mua, người ra quyết định đặt hàng sẽ nhập lại các thông tin đặt hàng của đơn hàng vừa rồi vào hệ thống và lưu lại
Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin trên đơn hàng đã đặt, người ra quyết định sẽ vào hệ thống để tiến hành chỉnh sửa lại thông tin đơn hàng trên hệ thống để có thể theo dõi và phản ứng kịp thời với sự thay đổi đó
Dựa trên phác thảo về việc hoạt động của hệ thống, các đầu vào và đầu ra của hệ thống đƣợc xác định nhƣ sau:
Đầu vào của hệ thống: o Dự báo lƣợng khẩu phần ăn tiêu thụ o Lƣợng khẩu phần ăn tiêu thụ thực tế o Báo cáo lƣợng tồn kho thực tế tại cửa hàng hàng tháng o Vận đơn o Báo cáo lượng nguyên vật liệu lưu trữ trong kho hàng tháng o Thời điểm thực tế hàng hóa về tới kho
Đầu ra của hệ thống: o Tình hình nguyên vật liệu o Đơn đặt hàng
Hệ thống DFD cấp 0 có hình minh họa như hình 5.2 dưới đây:
Hệ thống hỗ trợ quản lý cung cầu hàng hóa Chủ quản lý chuỗi cung ứng
Bên thực hiện thu mua hàng hóa
Tra-sas Báo cáo về lượng nguyên vật liệu lưu trữ trong kho Dự báo lượng phần ăn tiêu thụ Đơn đặt hàng Vận đơn
Thời điểm hàng về tới kho
Lượng phần ăn tiêu thụ hàng ngày
Báo cáo tồn kho tại cửa hàng
Bên quản lý hàng hóa Tình hình nguyên vật liệu
Hình 5.2: Giản đồ dòng dữ liệu DFD cấp 0
5.2.2 Phân tích chức năng 5.2.2.1 Xác định chức năng
Dựa trên các yêu cầu của hệ thống đã phân tích ở trên cùng với giản đồ DFD cấp 0, các chức năng cần thiết mà hệ thống cần có bao gồm:
Chức năng quản lý lƣợng nguyên vật liệu tiêu thụ thực tế
Chức năng quản lý nhu cầu nguyên vật liệu dự báo
Chức năng quản lý thông tin về nguyên vật liệu
Chức năng quản lý về việc đặt hàng
Chức năng hỗ trợ ra quyết định đặt hàng
5.2.2.2 Xác định các dòng thông tin cần thiết Để thực hiện đƣợc các chức năng cần thiết trong hệ thống đã đƣợc liệt kê ở phần trên, cần xác định đƣợc các thông tin gì cần thiết để hoàn thành yêu cầu
40 a) Chức năng quản lý lƣợng nguyên vật liệu tiêu thụ thực tế Với chức năng này, các thông tin cần có gồm:
Loại khẩu phần ăn cung cấp cho khách hàng
Số lƣợng phần ăn tiêu thụ của từng loại
Các thành phần nguyên vật liệu và số lƣợng sử dụng tạo nên khẩu phần ăn b) Chức năng quản lý lƣợng nguyên vật liệu dự báo tiêu thụ
Với chức năng này, các thông tin cần có gồm:
Loại khẩu phần ăn dự kiến cung cấp cho khách hàng
Số lƣợng phần ăn dự kiến tiêu thụ của từng loại
Các thành phần nguyên vật liệu và số lƣợng sử dụng tạo nên khẩu phần ăn c) Chức năng quản lý thông tin về nguyên vật liệu
Các thông tin cần có:
Thông tin về nguyên vật liệu từ nhà sản xuất
Thiết kế chi tiết
Bước này các module, thành phần con trong hệ thống sẽ được thiết kế một cách chi tiết và đầy đủ nhất
5.3.1 Thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu
Các thông tin về dữ liệu chuẩn sẽ đƣợc thiết kế và xây dựng trong một workbook của Excel với tên gọi là Master Data Trong workbook này sẽ chứa 3 sheet với 3 thông tin:
Thông tin nguyên vật liệu (Product Info)
Thông tin về cấu trúc của khẩu phần ăn (BOM)
Thông tin về các thông số vận hành của nguyên vật liệu (Reference Info)
5.3.1.1 Thiết kế bảng thông tin nguyên vật liệu
Dựa trên các thông tin mà một nguyên vật liệu cần có (tham khảo phụ lục), thông tin nguyên vật liệu từ nhà cung cấp sẽ được xây dựng như hình dưới đây:
Hình 5.6: Thông tin nguyên vật liệu
5.3.1.2 Thiết kế bảng quản lý BOM
Việc xây dựng hóa đơn vật tƣ (BOM) cần đƣợc sự hỗ trợ của bên quản lý chuỗi cung ứng Hiện tại số loại phần ăn mà công ty đƣa ra phục vụ khách hàng là 192 loại và có thể lên tới hơn 200 loại phần ăn khác nhau
Cấu trúc của một hóa đơn vật tƣ gồm có:
Mã nguyên vật liệu (Wrin)
Tên nguyên vật liệu (Item description)
Quầy bán phần ăn (Counter)
Hình 5.7 dưới đây mô tả 1 hóa đơn vật tư mẫu cho 1 loại khẩu phần ăn
Hình 5.7: BOM của 1 loại khẩu phần ăn
5.3.1.3 Thiết kế bảng quản lý các thông số vận hành
Các thông số vận hành mà bảng này sẽ quản lý bao gồm:
Thời gian chờ từ khi đặt hàng cho tới khi hàng đƣợc chuyển tới kho
Số ngày tồn kho tối đa (Max stock day)
Tần suất đặt hàng (Repl Frequency)
Số ngày tồn kho an toàn (Safety Stock day)
Số ngày tồn kho mong muốn (Expected Stock day) Kết quả sau khi thiết kế như hình 5.8 dưới đây
Hình 5.8: Bảng quản lý thông số vận hành
5.3.2 Thiết kế form mẫu đặt hàng
Việc thiết kế các đơn đặt hàng mẫu chứa đầy đủ các thông tin Ngoài ra các đơn đặt hàng này phải có sẵn các loại nguyên vật liệu sẽ đặt hàng cùng nhau Hình dưới đây mô tả một đơn đặt hàng mẫu
Hình 5.9: Đơn đặt hàng mẫu
5.3.3 Thiết kế hệ thống quản lý dự báo nhu cầu nguyên vật liệu
Hệ thống quản lý dự báo nhu cầu nguyên vật liệu có chức năng chính là cho biết lượng nguyên vật liệu sẽ sử dụng trong tương lai Mô hình hoạt động của hệ thống nhƣ sau:
Dự báo số lượng phần ăn tiêu thụ
Chuyển đổi thành số lượng nguyên vật liệu sử dụng trong mỗi phần ăn
Tổng hợp thành tổng lượng nguyên vật liệu dự kiến tiêu thụ
Hình 5.10: Mô hình hoạt động của hệ thống quản lý dự báo nhu cầu Kết quả sau khi thiết kế chi tiết các thành phần trong hệ thống quản lý dự báo nhu cầu nguyên vật liệu như các hình dưới đây:
52 Hình 5.11: Thông tin dự báo số lƣợng phần ăn tiêu thụ
Hình 5.12: Chuyển dự báo từ khẩu phần ăn sang nguyên vật liệu
Hình 5.13: Thông tin dự báo số lƣợng phần ăn tiêu thụ
5.3.4 Thiết kế hệ thống quản lý tình trạng thực tế tiêu thụ nguyên vật liệu
Hệ thống quản lý dự báo nhu cầu nguyên vật liệu có chức năng chính là cho biết lượng nguyên vật liệu sẽ sử dụng trong tương lai.Mô hình hoạt động như quản lý nhu cầu dự báo.Kết quả sau khi thiết kế chi tiết sẽ như các hình dưới đây
Hình 5.14: Thông tin số lƣợng phần ăn tiêu thụ thực tế
Hình 5.15: Chuyển lƣợng khẩu phần ăn sang nguyên vật liệu
Hình 5.16: Thông tin số lƣợng phần ăn tiêu thụ thực tế
5.3.5 Thiết kế hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng Đây là công việc quan trọng nhất trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý cung cầu cho chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh Để có thể xây dựng hệ thống này đúng và đầy đủ, các thông số cần thiết bao gồm:
Thông số về nguyên vật liệu: o Mã nguyên vật liệu (Wrin) o Tên nguyên vật liệu (Item description) o Loại hàng hóa (Product Type) o Nguồn gốc (Origin) o Số mẫu đơn đặt hàng (Order number) o MOQ (lƣợng đặt hàng tối thiểu) o SSD (số ngày tồn kho an toàn o Freq (tần suất đặt hàng) o Lead time DC o Self life DC (số ngày còn có thể sử dụng nguyên vật liệu khi hàng về tới kho):
Thông số theo dõi hàng ngày: o Opening OP(t): tổng lƣợng nguyên vật liệu tồn kho đầu ngày o Incoming IN(t): số lƣợng nguyên vật liệu dự kiến của 1 đơn đặt hàng đến kho o Use thru UTD(t): ngày mà lƣợng nguyên vật của lô hàng đặt không thể tiếp tục sử dụng o Stock holding day SHD(t): tổng thời gian từ thời điểm đang xét cho tới thời điểm mà nguyên vật liệu đó không thể cung cấp ngay cho khách hàng o Exposure EP(t): cho biết số lượng nguyên vật liệu dự kiến hết hạn trước khi đƣợc tiêu thụ o Act/Proj D(t): nhu cầu nguyên vật liệu o Closing CD(t): lƣợng nguyên vật liệu còn tồn kho vào cuối thời điểm xét
Các thông số mà hệ thống sẽ hỗ trợ quản lý và ra quyết định bao gồm: o Gap (khoảng): trả lời câu hỏi nguyên vật liệu đó có bị thiếu hụt hay là không và nếu có, số ngày mà nguyên vật liệu đó bị thiếu hụt o SOD (ngày hết hàng): cho biết ngày mà nguyên vật liệu đó không còn hàng để cung cấp ngay cho khách hàng o Reorder Qty (số lƣợng đặt hàng): cung cấp số lƣợng nguyên vật liệu nên đặt hàng
55 o Safety stock (số lƣợng tồn kho an toàn): xác định lƣợng nguyên vật liệu tồn kho an toàn o Max stock (số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho tối đa): cung cấp số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho tối đa trong hệ thống o Reorder ETA (thời điểm nguyên vật liệu về tới kho): ƣớc lƣợng thời điểm mà lƣợng nguyên vật liệu đặt hàng về tới kho o Order DL (thời điểm cuối cùng đặt hàng): thời điểm cuối cùng có thể đặt hàng và gửi thông tin cho bên thu mua hàng hóa để hàng hóa về tới kho kịp thời gian yêu cầu o Stock plan: nhu cầu trung bình của nguyên vật liệu trong 1 chu kỳ đặt hàng o Period: thời đoạn mà lƣợng nguyên vật liệu đặt hàng sẽ đƣợc sử dụng
Việc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu bao gồm các bước: a) Xác định nhu cầu nguyên vật liệu D(t)
P(t) lƣợng nguyên liệu dự báo sử dụng
A(t) lƣợng nguyên vật thực tế sử dụng b) Xác định tồn kho đầu ngày OP(t)
0, 𝐶𝐷 𝑡 − 1 ≤ 0 Trong đó CD là lƣợng nguyên vật liệu tồn kho cuối ngày c) Xác định tồn kho cuối ngày CD(t)= OP(t) + IN(t) – D(t)- EP(t) d) Xác định ngày hết hàng SOD SOD = t, OP(t)=0 e) Xác định số ngày tồn kho SHD SHD(t) = SOD - t f) Xác định lƣợng hàng hết hạn sử dụng dự kiến của 1 lô hàng (exposure planning –EP)
56 EP(UTD)= max(𝑂𝑃 𝐸𝑇𝐴 + 𝐼𝑁 𝐸𝑇𝐴 − 𝑈𝑇𝐷 𝐸𝑇𝐴 𝐷 𝑡 , 0) Trong đó:
IN(t) là số lƣợng nguyên vật liệu tới kho vào thời điểm dự kiến (ETA)
D(t)nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu tại thời điểm t
OP(ETA): số lƣợng nguyên vật liệu tại thời điểm dự kiến lô hàng về tới kho
Lưu ý: thứ tự của các lô hàng phải xếp theo thứ tự FEFO (first expiry first out) g) Xác định thời điểm dự kiến lƣợng hàng sẽ đặt về tới kho ETA ETA = SOD – SS day h) Xác định thời điểm cuối cùng đặt hàng: DL DL = ETA- LT i) Xác định lƣợng nguyên vật liệu trung bình tiêu thụ 1 ngày trong chu kỳ đặt hàng kế tiếp (stock planning- SP)
Trong đó Freq chính là tần suất đặt hàng j) Xác định số lượng nguyên vật liệu mong muốn lưu kho Expected stock Expected stock ES = 𝐸𝑇𝐴+𝐹𝑟𝑒𝑞 𝐸𝑇𝐴 𝐷(𝑡)
Expected stock day (ESD) chính là số ngày lưu kho cực đại của nguyên vật liệu k) Xác định lƣợng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng RQ RQ = Expected stock – Safety stock
Giản đồ trong hình 5.17 dưới đây mô tả chi tiết thuật toán tính toán nhu cầu của nguyên vật liệu:
OP(t) và IN(t) Start t< today()
ES= SP*ESD DL=min(ETA,Last day order+ Freq)-LT
Hình 5.17: Giản đồ giải thuật của hệ thống hỗ trợ ra quyết định đặt hàng Hệ thống sau khi được thiết kế sẽ có hình như hình 5.18 dưới đây:
58 Hình 5.18: Hệ thống quản lý cung cầu hàng hóa
5.3.6 Thiết kế nối kết giữa các thành phần trong hệ thống
Xây dựng hệ thống
Việc xây dựng hệ thống sẽ đƣợc thực hiện bằng cách viết các code cũng nhƣ hàm cho các sheet excel nhƣ phần thiết kế chi tiết Chi tiết của việc xây dựng hệ thống tham khảo phần phụ lục III và IV
Vận hành và Đánh giá hệ thống
Vận hành hệ thống
Một trong những thông tin quan trọng nhất mà bên quản lý chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh mong muốn biết đó là tình trạng của nguyên vật liệu Khi biết đƣợc tình trạng, bên chủ sỡ hữu có thể ra quyết định về việc vận hành chuỗi cung ứng
Một trong những câu hỏi mà bên quản lý muốn biết gồm:
Nguyên vật liệu có phải chịu rủi ro gì không ? Có nguy cơ không đủ nguyên vật liệu cung cấp cho các cửa hàng hay không ? Có nguy cơ về việc hết hạn sử dụng hay không ?
Các đơn hàng và số lƣợng nguyên vật liệu đã đặt ?
Thời điểm các nguyên vật liệu về tới kho?
Lượng nguyên vật liệu hiện tại có đủ để chạy chương trình khuyến mãi hay không ?
Một trong những ví dụ về việc cung cấp thông tin về nguyên vật liệu đó là về nguyên liệu xúc xích heo (Pork Sausage Patties) Trước khi hệ thống được đưa vào sử dụng, nguyên vật liệu này thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu hụt do các nguyên nhân nhƣ nhà cung cấp không cung cấp sản phẩm có self-life nhƣ yêu cầu, lƣợng sử dụng thực tế thấp hơn lƣợng dự báo sử dụng Với hệ thống này, bên quản lý hàng hóa luôn cập nhật đƣợc cho chủ quản lý chuỗi cung ứng các thông tin nhƣ hình 6.1 dưới đây:
Hình 6.1: Thông tin về nguyên liệu xúc xích heo
61 Thời điểm kiểm tra thông tin nguyên vật liệu là ngày 10/9/2015 Vào ngày này, hệ thống cung cấp cho người ra quyết định các thông tin như sau:
Lƣợng nguyên vật liệu sẵn sàng cung cấp cho khách hàng ( bao gồm lƣợng nguyên vật liệu đang lưu kho và lượng nguyên vật liệu tại các cửa hàng) là
Số ngày mà lượng nguyên vật liệu có thể cung ứng với dự báo đã cho trước
(hay còn gọi là số ngày tồn kho) là 56 ngày
Số ngày tồn kho hiện tại cao hơn số ngày kỳ vọng (42 ngày) là 14 ngày Tuy nhiên số ngày tồn kho này không gây ra việc hàng hóa hết hạn sử dụng trước khi tới tay khách hàng
Hiện tại nguyên vật liệu đủ cung cấp cho toàn bộ cửa hàng và không bị thiếu hụt (No gap)
Tại thời điểm hiện tại, nguyên vật liệu này còn 3 đơn đặt hàng mà hàng hóa sắp đƣợc chuyển về kho bao gồm: o PO 450095: số lƣợng 54 thùng, thời điểm về kho dự kiến là ngày 21/9/2015 o PO 450096: số lƣợng 54 thùng, thời điểm về kho dự kiến là ngày 12/10/2015 o PO 450097: số lƣợng 54 thùng, thời điểm về kho dự kiến là ngày
Tuy nhiên với các đơn đặt hàng trong tương lai, công ty sẽ phải đối mặt với việc nguyên vật liệu có nguy cơ bị hết hạn sử dụng trước khi được sử dụng, cụ thể: o Với PO 450095, số ngày tồn kho lên tới 66 ngày o Với PO 450096, số ngày tồn kho lên tới 64 ngày o Với PO 450097, số ngày tồn kho lên tới 51 ngày
Thời điểm phải đặt hàng cho đơn hàng kế tiếp là ngày 20/9/2015
Thời điểm yêu cầu hàng về tới kho là 9/12/2015
Số lượng đề nghị đặt hàng là 108 thùng (tương đương với 2 pallet nguyên vật liệu)
Một ví dụ khác là về nguyên vật liệu hot fudge topping (hình 6.2)
62 Hình 6.2: Tình trạng nguyên vật liệu Hot fudge topping
Dựa trên thông báo của hệ thống, nguyên vật liệu này có nguy cơ hết hạn sử dụng một số lô hàng nhƣ sau:
Lô nguyên vật liệu với hạn sử dụng ngày 9/12/2015: có nguy cơ hết hạn sử dụng 8 thùng
Lô nguyên vật liệu với hạn sử dụng ngày 12/12/2015: có nguy cơ hết hạn sử dụng 16 thùng
Sau khi có đƣợc thông tin này, nhân viên của bên quản lý hàng hóa sẽ thông báo cho bên quản lý chuỗi cung ứng để họ có thể biết trước thông tin và đưa ra một số quyết định để có thể giảm lƣợng nguyên vật liệu có nguy cơ hết hạn sử dụng
6.1.2 Hỗ trợ ra quyết định đặt hàng
Nhiệm vụ quan trọng nhất của hệ thống là hỗ trợ cho việc ra quyết định đặt hàng
Hình 6.3 dưới đây cho thấy quyết định về việc đặt 1 đơn hàng mà hàng hóa có nguồn gốc từ Hoa Kỳ
Hình 6.3: Hệ thống đƣa ra thông tin về lần đặt hàng kế tiếp Hình trên cho thấy có 5 loại nguyên vật liệu có thể gom chung và đặt hàng từ Hoa Kỳ Với 5 nguyên vật liệu này, hệ thống đƣa ra thời gian nên chuyển nguyên vật
63 liệu về kho khác nhau Dựa trên đề xuất của hệ thống, 2 thời điểm cần phải xem xét để đƣa nguyên vật liệu về kho là ngày 9/12/2015 hoặc ngày 19/12/2015 Để có thể lựa chọn được ngày yêu cầu đưa nguyên vật liệu về kho hợp lý, người ra quyết sẽ xem xét tới tại thời điểm đƣa nguyên vật liệu về kho nhƣ hệ thống đề xuất số ngày lƣợng nguyên vật liệu hiện tại trong kho và ở cửa hàng có thể đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng và các rủi ro có thể xảy ra hay không
Trường hợp 1, người ra quyết xem xét cho nguyên vật liệu về kho vào ngày 9/12/2015
Hình 6.4: Số ngày mà nguyên vật liệu còn có thể đáp ứng vào ngày 9/12/2015 Để cân bằng số ngày tồn kho trong hệ thống mà công ty mong muốn, lƣợng đặt hàng của các nguyên vật liệu khi muốn nguyên vật liệu về kho vào ngày 9/12/2015:
Bảng 6.1: Số lƣợng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng với ETA 9/12/2015
Số lƣợng đặt Số ngày tồn kho (ngày
Trường hợp 2, người ra quyết định xem xét đặt hàng với ngày về tới kho là ngày 19/12/2015
64 Hình 6.5: Số ngày mà nguyên vật liệu còn có thể đáp ứng vào ngày 19/12/2015 Để cân bằng số ngày tồn kho trong hệ thống mà công ty mong muốn, lƣợng đặt hàng của các nguyên vật liệu khi muốn nguyên vật liệu về kho vào ngày 19/12/2015:
Bảng 6.2: Số lƣợng nguyên vật liệu dự kiến đặt hàng với ETA 19/12/2015
Số lƣợng đặt Số ngày tồn kho (ngày
Như vậy có 2 phương án đặt hàng cho người ra quyết định:
Bảng 6.3: So sánh 2 phương án đặt hàng Mã nguyên vật liệu
Phương án 1 (ETA: 9/12) Phương án 2 (ETA: 19/12)
Số ngày tồn kho trước khi hàng về
Số ngày tồn kho sau khi hàng về
Số ngày tồn kho trước khi hàng về
Số ngày tồn kho sau khi hàng về
Tổng (pallet) 6 9 Độ hiệu dụng 60% 90%
65 Với phương án 1, lượng hàng trong kho luôn bảo đảm đủ cung cấp đủ cho các cửa hàng (lƣợng nguyên vật liệu tồn kho an toàn ≥ 21 ngày) nhƣng độ hiệu dụng khi sử dụng container chỉ đạt 60%) Trong khi đó với phương án 2, độ hiệu dụng khi sử dụng container lên tới hơn 90% nhƣng sẽ rất rủi ro cho việc cung ứng nguyên vật liệu do 2 nguyên vật liệu 00076-044 và 10996-006 có số ngày tồn kho an toàn chỉ là 11 ngày (nhỏ hơn mức tồn kho 21 ngày rất nhiều) Để bảo đảm cho yêu cầu số một của khách hàng (đảm bảo luôn đủ nguyên vật liệu cung cấp cho khách hàng), người ra quyết định sẽ lựa chọn đặt hàng theo phương án 1 Đơn đặt hàng mà bên công ty quản lý hàng hóa gửi cho bên thu mua hàng hóa như hình 5.5 dưới dây:
Hình 6.6: Đơn đặt hàng cho PO 450100
Đánh giá hệ thống
Để đánh giá hiệu quả của việc vận hành hệ thống, các tiêu chí đƣợc sử dụng để đánh giá bao gồm:
Số lƣợng đơn hàng gấp
Tỷ lệ đơn hàng đặt bổ sung (hay còn gọi là đơn hàng gấp) trên tổng số đơn hàng đặt
Số lƣợng nguyên vật liệu hết hạn sử dụng (chỉ áp dụng cho các loại nguyên vật liệu ở nhiệt độ đông lạnh và nguyên vật liệu bảo quản ở nhiệt độ mát)
Tỷ lệ nguyên vật liệu hết hạn sử dụng
Số ngày lưu kho trung bình của nguyên vật liệu
Bảng 6.4 mô tả kết quả so sánh:
66 Bảng 6.4: So sánh kết quả việc sử dụng hệ thống
Tiêu chí Trước khi áp dụng hệ thống Áp dụng hệ thống Quý
Tỷ lệ đơn hàng gấp 28.57% 29.16% 23.9% 12.8%
Hiệu suất sử dụng container 55% 65% 57% 76%
Số ngày lưu kho trung bình (hàng nhập khẩu)
Bảng 6.5: Tỷ lệ hết hạn sử dụng của các nguyên vật liệu
Mã nguyên vật liệu Số lƣợng nhập Số lƣợng hết hạn Tỷ lệ
Kết quả cho thấy rằng việc sử dụng hệ thống quản lý cung cầu nguyên vật liệu mang lại hiệu quả hơn về nhiều mặt cho tất cả các bên liên quan, cụ thể nhƣ sau:
Đối với bên quản lý chuỗi cung ứng: o Đảm bảo luôn có đủ nguyên vật liệu cung ứng o Giảm chi phí vận chuyển:
Giảm tổng số lƣợng đơn đặt hàng:22%
Giảm số lƣợng đơn hàng gấp 55% và tỷ lệ đơn hàng gấp trong tổng số đơn đặt hàng còn 12.8% so với tổng số đơn đặt hàng
Tăng hiệu suất sử dụng container lên hơn 75% o Giảm chi phí hủy hàng: tỷ lệ lƣợng hàng hủy do hết hạn sử dụng giảm xuống dưới 10% trên tổng số lượng đặt hàng
Đối với bên quản lý thu mua: o Giảm thời gian xử lý đơn đặt hàng
Đối với công ty- bên quản lý hàng hóa:
67 o Giảm 25% thời gian lưu kho nguyên vật liệu so với trước khi áp dụng hệ thống o Tăng mức độ hài lòng của khách hàng
