Luận văn thạc sĩ Kỹ thuật công nghiệp: Xây dựng hệ thống quản lý đơn hàng, áp dụng một trường hợp cụ thể tại công ty may

NHIỆM VU VÀ NOI DUNG:e Phân tích, xác định nhu cau của các đối tượng có liên quan trong quá trình xây dựng và thiết kế hệ thốnge_ Xây dựng hệ thong quản lý đơn làm tăng khả năng tương tá

3.1 Phương pháp luận tổng quát

Trong dé tai này, tác giả sử dụng phương pháp luân kỹ thuật hệ thống làm nên tang, gồm 7 giai đoạn cụ thé như sau:

Giai đoạn 1: Phân tích hiện trạng — Xác định van dé.

Giai doan 2: Phan tich yéu cau hé thong.

Giai đoạn 3: Thiết kế ý niệm.

Giai đoạn 4: Thiết kế sơ khởi.

Giai đoạn 5: Thiết kế chỉ tiết.

Giai đoạn 6: Đưa ra phương hướng triển khai và đánh giá hệ thống.

Giai đoạn 7: Kết luận — kiến nghị.

Thứ tự và môi quan hệ của các giai đoạn được thê hiện như hình bên dưới:

PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH VẤN ĐÈ

THIET KE „| THIET KE Y NIEM á SƠ KHỞI

THIET KE gene TIEN „| KETLUAN

CHI TIET i pANH GIA "| KIẾN NGHI

Hình 3.1 Phương pháp luận tong thé

3.2 Chỉ tiết từng giai đoạn thực hiện.

3.2.1 Phân tích biện trạng — Xác định van đề:

Tìm hiểu qui trình sản xuất, sản phẩm của công ty và những vấn đề công ty gap phải.

Phân tích các van dé mà công ty gặp phải, từ đó xác định van đề cốt lõi, nguyên nhân gốc rễ gây ra hầu hết những vấn đề quan sát được.

Xác định giải pháp giải quyết vẫn đề - nguyên nhân hình thành đề tài.

Thông tin dau vào: e Quy trình vận hành sản xuât hiện tại. e Khó khăn gặp phải trong quy trình sản xuất. e Mong muốn từ phía công ty.

Bước 1: Tìm hiểu quy trình quản lý vận hành sản xuất

Bước 2: Xác định nội dung công việc và vai trò từng bộ phận trong quy trình vận hành.

Bước 3: Vẽ lại quy trình vận hành của hệ thống Bước 4: Phân tích hiện trạng, từ đó xác định van dé hệ thong dang gặp phải. e Bước 5: Xác định nguyên nhân gây ra vẫn dé. e Dước 6: Dua ra phương án giải quyết dé khang định lại lý do hình thành dé tài.

Phương pháp, công cụ hỗ trợ: e Quan sát biểu mẫu, thông tin lưu trữ. e Phỏng van nhân viên, trưởng bộ phận thuộc các phòng ban. e Su dụng công cu 5W1H dé đặt câu hỏi e Lược khảo tải liệu: phân tích, tong hợp lý thuyết từ tài liệu khoa học, tai liệu tham khảo chuyên ngành Từ đó lược tổng hợp được lý thuyết và nghiên cứu có giá trị để tìm phương pháp giải quyết vấn đề.

Kế qua đạt được: e Vé được quy trình vận hành của hệ thống. e Xác định vai trò và chức năng của các bộ phận trong quy trình. e Xác định được nguyên nhân gốc rễ của van đề hiện trạng và mong muốn từ phía công ty.

3.2.2 Phân tích nhu cau hệ thông Muc tiêu: xác định các yếu tố ảnh hưởng đến tính khả thi, khả năng vận hành của hệ thong, từ đó xác định yêu câu của đôi tượng đôi với hệ thông.

Thông tin dau vào: e Sơ đồ quy trình vận hành e Các đối tượng có liên quan đến van dé xây dựng và vận hành hệ thống quản lý đơn hàng. e Nội dung công việc và vai trò từng bộ phận trong quy trình vận hành.

Các bước thực hiện: e ước 1: Xác định người dùng và các bên liên quan của hệ thống (người trực tiếp vận hành, xử lý thông tin xuất ra từ hệ thống ) e Bước 2: Phân tích yêu cầu vận hành và nội dung công việc của các đối tượng có liên quan. e Bước 3: Xác định yêu cau đối với hệ thống bang cách diễn dịch các yêu cầu vận hành của các đối tượng có liên quan thành các yêu cầu vận hanh của hệ thống. e Bước 4: Xác định nhu cầu tương lai đối với hệ thống. e Bước 5: Xác nhận thông tin thiết kế với người dùng để kiểm tra tính kha thi về mặt thiết kế của hệ thống, từ đó tong hợp yêu cầu cau của hệ thống, làm tài liệu cho các bước thiết kế tiếp theo.

Phương pháp, công cụ hỗ trợ:

= Tổng hợp thông tin các đối tượng liên quan. ằ Xõy dựng biộu mẫu, cõu hỏi dộ thực hiện phỏng vấn.

= Khảo sát nhu cầu từ các đối tượng liên quan.

= Phân loại nhu cau, liệt kê các yêu cầu của hệ thống.

= Xem xét, đánh giá các yêu cau.

Kết quả: tông hợp các đối tượng có liên quan đến xây dựng và vận hành hệ thống, danh sách nhu cầu của đối tượng, Bảng phân loại nhu cau.

Mục tiêu: danh giá lại nhu cầu, chuyển nhu cầu đối tượng thành nhu cầu của hệ thống, từ đó tìm ra những nhu cau an của đối tượng, hoàn chỉnh danh sách nhu câu.

Thông tin đâu vào: e Bảng tong hợp yêu cau đối với hệ thống.

Các bước thực hiện: e Bước 1: Phân tích yêu cau, xác đinh mục tiêu đối với hệ thống. e Bước 2: Tổng hợp và phân loại các chức năng theo cau trúc và lựa chọn phương án thiết kế phù hợp — Vẽ cây mục tiêu hệ thống. e ước 3: Xem xét thiết kế ý niệm, chuẩn hóa lại quy trình vận hành cũng như bước công việc được thực hiện bởi các đối tượng có liên quan trong quy trình quản lý đơn hàng Từ đó làm rõ sự tương quan của các yêu cầu vận hành tương ứng với từ mục tiêu mà hệ thông phải đáp ứng. e Bước 4: Kiêm chứng tính khả thi của các phương án thiệt kê chức năng của hệ thông với các đôi tượng có liên quan, từ đó đưa ra các tiêu chuân đánh giá dé lựa chọn phương án thiết kế và xây dựng hệ thống.

Phương pháp thực hiện: e Sử dụng giản đồ quan hệ (Affinity diagram) như một phương pháp dé phân loại nhu cầu chức năng theo mối quan hệ. e Sử dụng sơ đồ khối chức năng dé mô tả quy trình va hành. e Sử dụng phương án cho điểm có trọng số dé thực hiện phân tích đánh đổi lựa chọn phương án thiết kế hệ thống.

Kết quả: e Quy trình quản ly đơn hang của công ty. e Sơ dé cây chức năng của hệ thống. e Bảng mô tả thiết kế ý niệm của từng chức năng của từng chức năng ma hệ thống phải thỏa mãn. e Phương án xây dựng và thiết hế hệ thống phần mềm hé trợ vận hành.

3.2.4 Thiết kế sơ khởi Mục tiêu: mô tả các hoạt động mà hệ thống phải thực hiện để có thé thỏa mãn các nội dung được phân tích thiết kế ý niệm của hệ thống, xác định yêu cầu và mối quan hệ giữa các các chức năng chính và các chức năng con mới tại cấp thấp hơn, kịch bản vận hành của hệ thống.

Thông tin đâu vào: e Sơ dé cây chức năng của hệ thống. e Thông tin thiết kế ý niệm của từng chức năng của hệ thông.

Các bước thực hiện: e Bước 1: Phân tích nội dung từng chức năng và xác định cau trúc các chức năng ở từng bậc khác nhau. e Dước 2: Phân bố chức nang, xác định các nội dung mà từng chức năng phải thưc hiện để hoàn thành mục tiêu dé ra, cũng nhưng các nguồn lực thực hiện chức năng đó. e Bước 3: Phân tích đánh đổi và tối ưu phương án lựa chọn dé xây dựng va thiết kế hệ thống ở bước thiết kế chỉ tiết. e Bước 4: Tổng hợp và định nghĩa hệ thống trình bày nội dung dé các đối tượng thiết kế có đầy đủ thông tin, đảm bảo đưa ra được sản phẩm đúng như người dùng mong đợi.

Nội dung thực hiện: e Xử dụng mô hình giản đỗ dòng chức năng (FFBDs — Functional Flow

Block Diagrams). e Xây dựng tiêu chí đánh giá hệ thống. e Phân tích đánh đổi (trade off) e Vẽ sơ đồ dòng thông tin (Data flow block diagram).

Kết quả: e Chi tiết phương án thiết kế cho từng chức năng và danh mục hệ thống con. e Xác định giao diện mối quan hệ giữa các chức năng trong hệ thống. e Đưa ra được mô hình dòng dữ liệu của chức năng hệ thống.

3.2.5 Thiết kế chỉ tiết hệ thong quản lý đơn hang

Mục tiêu: e Hoàn thành tai liệu thiết kế chi tiết để có thể xây dựng được hệ thống hoàn chỉnh.

Sau khi lam rõ được mục tiêu cũng như phương pháp luận thực hiện dé tài, tac giả tiễn hành tìm hiểu tổng quan vé đối tượng nghiên cứu Dựa trên cơ sở những van dé gặp phải trong quá trình phân tích các hoạt động vận hành trong quy trình sản xuất hiện tại cũng như kết hợp một số mong muốn của phía công ty, tác giả xác định van cần giải quyết Qua đó tái khang định lại lý do Hình thành dé tai.

4.1 Giới thiệu về đối tượng:

Tên công ty: Công ty Cổ phan Lai Cung En Phúc Sang.

Văn phòng & nhà xưởng:102/3 đường số 21, phường 8, quận Gò Vấp,

TP.HCM Điện thoại liên lạc: (08) 7300 1920.

Sau gần 5 năm hoạt động, công ty CP Lai Cung Én Phúc Sang hiện đang là chủ sở hữu Aothun.vn, thương hiệu cung cấp các giải pháp toàn diện về áo thun cho Cá nhan và Doanh nghiệp.

Khách hàng Doanh nghiệp đã chọn Aothun.vn làm nhà cung cấp: Dulux,

Standard Charterred, FPT, Bayer, Intel, P&G, Honda, Holcim, Isuzu,

4.1.1 Cơ cau tổ chức Vì là mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sơ dé tổ chức chỉ bao gồm các bộ phận cơ bản nhất của tổ chức Đứng đầu cơ cấu tổ chức này là Giám đốc, là người quản lý chung và đưa ra quyết định cao nhất Tiếp theo là các bộ phận:

Marketing, Kinh doanh, Kế toán, Thiết kế, Sản xuất Cơ cầu tổ chức được mô ta qua

MARKETING KINH DOANH KE TOAN SAN XUAT THIET KE Ỷ i + it J i

SALE SALE THEO DOI KHO THU TO TRUGNG ADMIN ` = DON HANG MUA SAN XUAT

Hình 4.1: So đô tổ chức các bộ phán.

Nội dung chỉ tiết công việc va vai trò của từng bộ phận được thé hiện trong

Bang 4.1: Nội dung công việc và vai tro cua từng bộ phận

STT | Tên Nội dung công việc Vai trò

Giám a ie 1 4 Quan ly chung Dua ra quyêt định cuôi cùng

Kinh Lién lac va tiép nhận nhu cầu KH

Xác nhận thời gian giao hàng 2 doanh Tư van khách hàn

VAN KHACH nang, và thông tin báo giá

3 Kếtoán | Quản lý thanh toán chi phí don hàng | Hoạch toán chi phí

Thiet kờ | Chuyờn đụi nhu cõu san phõm thành ơ

+ : , San xuat mau A may mau | sản phâm cụ thê

Thiết kế tai liệu phục vụ sản xuất Xuất QC thiết kế

Thu mua | Quản lý NPL

; Kho Cap phoi NPL Quan ly & cung cap NPL phuc

Lén ké hoach va thua mua vu san xuat

Dam bảo chat lượng NPL đâu vao

6 Quản lý | Kiêm soát tiên độ san xuât Triên khai sản xuât, đảm bảo sản xuât | Triển khai sản xuất tiên độ.

Cập nhật tiến độ hoàn thành của đơn hàng

Quy trình vận hành hiện tại của công ty gồm các bước công việc như sau: khi tiếp nhận đơn hàng (1) từ phía khách hàng, BP Kinh doanh (sale) phân tích yêu cầu về quy cách sản xuất của sản phẩm Sale bắt đầu liên hệ với kho để kiểm tra nguyên phụ liệu (NPL) để báo giá đơn hàng và xác nhận thời gian giao hàng (2) Khi đạt được thỏa thuận và khách hàng thanh toán chỉ phí (3), đơn hàng được bộ phận kế toán kí duyệt triển khai sản xuất (4) Don hàng được chuyền tới BP thiết kế may mẫu (5) để hoàn thành mẫu và duyệt mẫu Kế tiếp, đơn hàng được chuyền tới BP Kho để xuất vải và NPL (6) chuẩn bị sản xuất Theo sau đó, vải và NPL theo đơn hàng trải qua các công đoạn cắt (7), kiểm tra và gia công trước may (8), may (9), kiểm tra thành phẩm và hoàn thành sản phẩm (10) dé vận chuyên đến khách hang.

Nội dung quy trình và từng bước công việc và tác giả mô tả lại và được đánh số thứ tự như nội dung trong Hình 4.2 bên dưới.

Duyệt do mẫu đã thiết kế

Yêu cầu theds ké s| KHO XUAT VAI 'ˆ“-

=“_ s re ( KHÁCH HÀNG ) Yêu cầu đạc bàng — t | 1 | TIEPNHAN DON HANG 4 a “— Khéng dam tao

+ Đan báo ie s Gannon cr sa -

= : : — BẢO GIÁ VÀ THỜI GIAN _—— F AN ơ— i>

SS ae OS GIAO HANG

, | KHACH HANG THANH TOAN CHI PHI

Hình 4.2: Quy trình vận hành sản xuất

Trong bước phân tích hoạt động của công ty, tác giả tìm hiểu co cấu tô chức của công ty, thông qua đó năm bắt được vai trò chức năng của từng bộ phận trong quá trình Điều nay cung cấp thông tin dé tác giả theo dõi và mô ta lại dòng công việc của quy trình vận hành sản xuât, bat đâu từ khâu tiêp nhận yêu cau của khách hàng và kết thúc khi đơn hàng được giao đến khách hàng, qua đó cũng giúp tác giả phát hiện được 3 van dé mà quy trình vận hành hiện tại dang gặp phải: e Su tuong tác giữa các bộ phận không hiệu qua, tao ra sự sai sot và thiểu hut thông tin trong quá trình vận hành. e Quản lý nguôn thông tin trong suốt quá trình vận hành không hiệu quả, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tiễn độ làm việc. e_ Mức độ phát triển về mặt công nghệ khiến mô hình quan lý hiện tai không còn hiệu quả.

Nội dung chỉ tiết của từng van dé, tác giả sẽ trình bày ở phan tiếp bên dưới.

Van đề thứ nhất: Si tương tác giữa các bộ phán không hiệu qua, tao ra sự sai sót và thiểu hut thông tin trong quá trình vận hành.

Với đặc thù của mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng, BP Kinh doanh (sale) là cầu nỗi giữa bên khách hang và phía công ty Hình 4.3 mô ta các thông tin mà BP Kinh doanh (sale) phải tiếp nhận và xử lý:

External - Nhận/Không nhận đơn hàng.

Feed |- Tư vấn các option thiết kế mau back |- Giá thành sản phẩm

- Yéu cau don hang. order - Thời gian giao hang |—————————Ề*

- Gia thành sản pham SALE Ỷ

- Thời gian hoàn thành S AN XU AT order Vv

Hình 4.3: Mô hình thông tin trong bước tiếp nhận và xử lý don hàng.

Nội dung ở Hình 4.3 bên trình bảy chỉ tiết như sau: khi có nhu cầu đặt hàng, khách hàng đưa ra các yêu câu đơn hàng (quy cách sản xuất của sản phẩm, số lượng ), thời gian giao hàng mong muốn, giá thành chấp nhận chỉ trả, BP Sale sẽ tiếp nhận các thông tin trên, sau khi xử lý sẽ phản hồi các yêu cầu này lại với khách hàng Sau khi hoàn tất ký hợp đồng, BP Sale chuyển đơn hàng đến BP Sản xuất để tiên hành sản xuât với các thông tin theo yêu câu của khách hàng. Ở quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hang, BP Sale chịu trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi phí đơn hàng Điều nay bat buộc BP sale trước khi nhận đơn hàng phải xử lý và xác nhận các thông tin liên quan đến việc sản xuất của đơn hàng, ví dụ như năng lực sản xuất, nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất, tình trạng sản xuất hiện tại Nhưng nhìn chung, thông tin là không đủ để BP Sale có thể thương lượng với KH một cách hiệu quả nhất Rất nhiều trường hợp thời gian hoàn thành sản xuất thực tế vượt xa so với thời gian giao hàng thỏa thuận, nguyên phụ liệu không đồng bộ nhưng không có thông tin cập nhật kịp thời Điều nay cho thay sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận chưa hiệu quả, khiến thông tin trao đối qua lại không chính xác và đảm bảo hiệu quả về mặt thời gian.

Vấn đề thứ hai: Quản lý nguôn thông tin trong suốt quá trình vận hành không hiệu quả, gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tiễn độ làm việc.

Với mô hình sản xuất theo đơn đặt hang, các sản phẩm mà công ty sản xuất cung cấp gồm 3 đối tượng chính là: e Áo thun đồng phục (chu ky sản xuất từ 30 — 45 ngày) e Áo thun ODM (chu kỳ sản xuất từ 15 — 30 ngày). e Áo thun event, sự kiện (chu kỳ sản xuất từ 7— 15 ngày)

Việc cùng lúc cung cấp nhiều loại sản phẩm cho các đối tượng khác nhau là một thách thức so với mô hình doanh nghiệp nhỏ hiện tại của công ty Số lượng đơn đặt hàng mỗi ngày nhiều với số lượng khác nhau, trong đó số đơn hàng có số lượng dưới 100 sản phẩm chiếm hơn 80% tổng số đơn đặt hàng, nên sự chồng chéo đơn hàng trong quá trình sản xuất là không tránh khỏi Thực trạng công ty đang gặp khó khăn trong việc theo dõi, quản lý tiễn độ cũng như thông tin của đơn hàng trong quy trình sản xuất, gây ảnh hưởng dé quá trình sản xuất chung.

Hậu quả là thời gian chuyển đổi khi dừng sản xuất mã hang nay dé sản xuất mã hàng khác kéo dải, người công nhân phải chờ thông tin từ người quản lý để biết sản xuất đơn hang nảy tiếp theo Rất nhiều trường hợp các đơn hàng có thời gian tới hạn giao hàng dài hơn được sản xuất trước Khi phát hiện ra, người quản lý phải ra quyết định dừng sản xuất va thay đổi mã sản phẩm dé tiễn hành sản xuất don hang có han giao hàng ngắn hơn dé đảm bảo được tiến độ.

Vấn đề thứ ba: Mic độ phát triển về mặt công nghệ khiến mô hình quản lý hiện tại không con hiệu qua. Đối với quy trình sản xuất trước kia, thời gian để sản xuất một đơn hàng bất kì mất khoản thời gian tối thiểu là 3 ngày để hoàn tất Quy trình sản xuất phải trải qua chuỗi các công việc ở từng trạm làm việc khác nhau như thiết kế, may áo, chụp Bảng in lụa, pha màu in, in mẫu, in lụa, xử lý nhiệt Mô hình quản lý của công ty chủ yếu dựa trên cách thức theo dõi và điều phối công việc của người quản lý tại các trạm làm việc Thời gian sản xuất phụ thuộc một phan vao kinh nghiém cua người quan lý.

Gio đây, nhờ tiến bộ về mặt khoa học va công nghệ, thời gian sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất được rút ngắn đáng kể Lúc này áo thành phẩm được may săn tôn kho, với mô hình làm việc mới, một công nhân có thể đảm nhiệm cả một quy trình sản xuất Từ khâu thiết kế mẫu, in, hoàn thành đóng gói chi can một công nhân là có thể sản xuất ra sản phẩm Thời gian để sản xuất một sản phẩm chỉ mất vài phút Điều này khiến mô hình làm việc hiện tại thay đối dé có thé phù hợp với công nghệ mới, nhưng gián tiếp đặt ra yêu cầu phải làm sao để có thé kiểm soát được tiến độ sản xuất, cũng như giao việc cho người công nhân thật hợp lý Trong trường hợp này, cách thức quản lý cũ tỏ ra chậm và kém hiệu quả Kết quả mang lại là không thể kiếm soát và quản lý tình Hình sản xuất thực tế.

Sau khi xác định được một số vẫn đề đang ton tại, tác giả đã trao đối, xin ý kiến từ các quản lý ở từng bộ phận làm việc cũng như giám đốc của công ty để xác minh thông tin và tìm hướng giải quyết Phía công ty cũng đã xác nhận và đưa ra ý kiến muốn xây dựng lại hệ thống quản lý toan bộ quy trình vận hành Hệ thông mới phải kết nối được dòng thông tin giữa các bộ phận, tăng mức độ tương tác và xử lý công việc giữa các bộ phận trong tổ chức, tăng hiệu quả khi phân việc cho người lao động.

Qua việc phân tích thực trạng, cũng như cân nhắc đến một vài yếu t6 tác giả xin để xuất thực hiện đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý đơn hàng áp dụng trường hợp tại một công ty may“.

Sau khi đã xác định được van dé của tình Hình thực trạng ở chương 4, trong nội dung của chương 5, tác giả bắt đầu việc xác định nhu cầu của các đối tượng có liên quan trước khi tiễn hành xây dựng hệ thống Các nhu câu này là dữ liệu đầu vào để chuyển đổi thành các thông tin yêu cầu chức năng ban đầu của hệ thống Bang cách xác nhận lại các yêu cầu chức năng với các đối tượng có liên quan, tác giả sản lọc và tong hợp được các yêu cầu chức năng hoan chỉnh của hệ thống, là thông tin quan trong dé tiễn hành các bước tiếp theo trong quá trình thiết kế hệ thống. Ở phan thiết kế ý niệm, từng yêu cau chức năng sẽ được phân tích làm rõ nội dung và phân nhóm theo từng mục tiêu cụ thể Bằng việc thực hiện kiểm tra nội dung với người dùng một lần nữa, các mục tiêu chính của hệ thống sẽ được tổng hop và được trình bày dưới dạng sơ đồ cây mục tiêu.

Trong bước thiết kế sơ khởi, tác giả phân tích chi tiết từng chức năng nhằm đưa ra các phương án thiết kế chỉ tiết Băng cách đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá cùng các trọng số ở từng tiêu chí đánh giá, tác giả sử dụng phương pháp cho điểm có trọng số (WSM — Weighted Scoring Model) dé chon ra những phương án khả thi nhất của từng mục tiêu Các phương án được chọn sẽ được tông hợp và trình bày dưới dạng sơ đồ cây chức năng Kế tiếp, tác giả dùng ma trận chức năng để biểu diễn mối liên hệ giữa các chức năng cao thấp, giữa các chức năng và trạng thái vận hành của hệ thống Tại bước phân bố yêu cau, các yêu cầu chức năng sẽ được chuyển đôi thành các chuẩn thiết kế cụ thé của hệ thống, từ đó giúp cho người thiết kế xây dựng hệ thông tương thích với yêu cầu đặt ra ban đầu.

Hoạt động thiết kế chỉ tiết dựa trên cấu hình có được trong giai đoạn thiết kế sơ khởi Trong bước này, tác giả mô tả các chức năng một cách chỉ tiết dưới dạng các tài liệu thiết kế cũng như các sơ đồ trình tự thao tác vận hành, qua đó mô tả rõ ràng nội dung xử lý của hệ thống cùng sự tương tác giữa người dùng — hệ thống.

5.1 Phân tích yêu cầu hệ thong: Ở nội dung phân tích yêu cau, tác giả sẽ tiền hành xác định đối tượng có liên quan dén việc xây dựng và vận hành hệ thông Việc xác định rõ các đôi tượng nay cung cấp thông tin về nhu cầu người dùng, là Dữ liệu đầu vào cho bước phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống Các yêu cầu chức năng được kiểm chứng thông qua việc xác nhận của đối tượng có liên quan Từ đó các yêu cầu được sàn lọc và tong hợp trong Bảng nhu cau chức năng hoàn chỉnh, là tài liệu thiết kế hệ thống cho các bước thiết kế tiếp theo.

5.1.1 Xác định các doi tượng có liên quan:

Các đối tượng người dùng của hệ thống được tác giả phân thành các nhóm khác: e Nhóm các đối tượng trực tiếp vận hành hệ thống e Ban giám đốc: tuy không trực tiếp vận hành hệ thống nhưng có vai trò rất quan trọng trong quá trình xây dựng và triển khai vận hành hệ thống.

Sau khi đã xác định các nhóm đối tượng, kết hợp thông tin đã trình bày trong

Bảng 4.1 (Bảng mô tả nội dung công việc và vai trò ở từng bộ phận) tác giả liệt kê các đối tượng có liên quan Chỉ tiết các đối tượng được tác giả trình bày như Bảng

Bảng 5.1: Danh sách các đối tượng có liên quan

STT | Tên gọi của đối tượng

4 Kế toán 5 Thiết kế - may mau 6 Sản xuất

Theo nội dung trong Bảng 5.1, có 7 đối tượng có liên quan đến quá trình xây dựng và triển khai vận hành hệ thống, gồm: Kinh doanh (sale), kế toán, thiết kế - may mẫu, kho, thu mua, sản xuất, giám đốc Ở nội dung tiếp theo, tác giả sẽ phân tích yêu cầu vận hành và nội dung công việc của từng đối tượng có liên quan.

5.1.2 Phân tích yêu cau vận hành và nội dung công việc của từng doi tượng có lién quan:

Trong nội dung này, tác giả sử dụng mô hình xác định nhu cầu đối tượng có liên quan đối với hệ thống đã trình bay ở mục 3.3, chương III để trình bảy nội dung liên quan đến dữ liệu đầu vào cần xử lý, yêu cầu công việc, nội dung công việc và thông tin đầu ra tương ứng đối với từng đối tương người dùng Nội dung chỉ tiết được tác giả trình bày ở các nội dung bên dưới. Đối với đối tượng là BP Kinh doanh (sale), trong quy trình này, sử dụng quy trình xác định, các thông tin tác giả xác định được như sau: a Dữ liệu đầu vào: e Yêu cầu đơn hang từ khách hang e Thông tin khách hàng: liên lạc, thanh toán, địa chỉ giao hang b Thông tin đấu ra: e Yêu cầu kỹ thuật cau sản phẩm trê thông tin đơn hang. e Yêu cau nguyên phụ liệu của đơn hang. e Chi phí báo giá. e Thời gian giao hàng. c Yêu cấu công việc: e Xác định các yêu cầu đơn hàng. e Chuyển yêu cầu don hàng thành yêu cầu sản xuất. e Tổng hợp thông tin thực hiện báo giá và xác nhận thời gian hoan thành để chốt được đơn hàng. d Nội dung công việc: e Tư vấn khách hang: thiết kế mẫu, quy cách sản xuất, nguyên phụ liệu sản phẩm. e Kiém tra sự sẵn sang NPL e Tư van báo giá đơn hang. e Xác nhận thời gian hoàn thành từ BP sản xuất.

Phân tích tương tự như đối với đối tượng BP Kinh doanh (sale), tác giả tiến hành phân tích và tong hop các thông tin có được từ các đối tượng khác và trình bày trong Bảng 5.2 Bang 5.2: Mô ta yêu cau vận hành và nội dung công việc cua các doi tượng.

Yêu cau kỹ thuật của sản phâm trên thông tin đơn hàng

Thông Tin Đầu Ra Yêu cau nguyên phụ liệu của đơn hàng.

KINH Xác định các yêu câu đơn hàng

DOANH Ộ Chuyển yêu cầu đơn hang thành yêu cầu sản xuất (SALE) Yêu câu công việc

Tổng hợp thông tin thực hiện báo giá và xác nhận thời gian hoàn thành dé chốt được đơn hàng.

Tư vẫn khách hàng: thiết kế mẫu, quy cách sản xuât, nguyên phụ liệu sản phâm.

Nội dung công việc Kiêm tra sự san sàng NPL

Tư van báo giá đơn hang.

Xác nhận thời gian hoàn thành từ BP sản xuất.

Dữ Liệu Đầu Vào Yêu cầu NPL.

KHO Sự sẵn sang của NPL.

Bảng nhu câu thu mua

Phân tích nhu câu NPL.

Cap phối NPL theo lịch sản xuất.

Kiểm tra NPL Phản hồi thông tin cho BP.Sale Lập Bảng nhu cau thu mua nêu NPL không đáp ứng.

Chuẩn bị NPL cho đơn hàng sản xuất.

Bảng nhu câu thu mua Dữ Liệu Đầu Vào

Lịch thu mua dựa trên lịch sản xuât

Thời gian đồng bộ NPL kể từ ngày tiến hành thu

Thông Tin Đâu Ra mua

Đảm bảo NPL được đồng bộ trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý

Liên lạc nhà cung câp

Cập nhật thông tin thời gian đông bộ NPL từ nhà cung cap Thu mua theo lịch thu mua đã có.

Thông tin và cách thức thanh toán của khách hang

Thời gian thanh toán của khách hang

Thông tin báo giá ứng với thông tin đơn hàng

Xác nhận thanh toán từ khách hàng.

Ký duyệt bắt đầu triển khai đơn hàng.

xác nhận báo giá đơn hàng xác nhận ngay khi hoàn thành thanh toán

xác nhận thông tin thanh toán khách hang

xác nhận mức báo giá ứng với từng đơn hàng

xác nhận đê triên khai sản xuât đơn hàng.

Dữ Liệu Đâu Vào Yêu câu đơn hàng

Thông Tin Đầu Ra Mẫu thiết kế phù hợp

Hoàn thành mẫu thiết kê đúng tiễn độ và thỏa mãn nhu cau khách hang

Thiết kế tài liệu cho sản xuất: film chụp bản in lụa, QC thiết kế.

Tai liệu thiệt kê mau Yêu cầu sản xuat Thông tin đơn hàng Lich sản xuât

Hoàn thành sản phâm mâu Hoàn thành đơn hàng đúng thời gian

Tiến độ sản xuất từng đơn hang theo bộ phận.

Hoàn thành sản phâm mâu

Triên khai sản xuất theo lịch

Cập nhật tiên độ sản xuât

xác định thời gian định mức sản xuât sản pham.

Hoan thành các công đoạn gia công, hoàn thiện sản phẩm theo yêu cầu của đơn hàng trong thời gian cho phép.

Cập nhật tiễn độ hoàn thành của từng đơn hang ở từng trạm làm việc.

Dữ Liệu Đầu Vào Tình Hình vận hành chung của công ty.

Thông Tin Đầu Ra Các quyết định quản lý chung.

Kiêm soát, quan ly va đưa ra các quyêt định cuôi cùng.

Theo đõi tiên độ làm việc của các bộ phận.

Ra quyết định giải quyết vân đê. Ở Bảng 5.2, “Dữ liệu đầu vào” thé hiện dữ liệu mà từng bộ phận tiếp nhận va xử lý, “nội dung công việc” thê hiện các bước công việc phải xử lý sao cho thỏa mãn được các “yêu câu làm việc” của theo trách nhiệm và vai trò trong quá trình vận hành của tô chức đặt ra Đâu ra “Thông tin đầu ra” là các thông tin phản hôi và là “Dữ liệu đầu vào” của các bộ phận khác.

5.1.3 Xác định yêu câu doi với hệ thong:

Từ những thông tin đã tổng hợp ở Bảng 5.2, tác giả tiến hành phỏng van từng đối tượng người dùng để xác định được một số khó khăn trong quy trình làm việc hiện tại, đồng thời cũng ghi nhận được một số ý kiến đóng góp từ người dùng Tác gia tong hop lại các vẫn dé khó khăn tại từng bộ phận và trình bay như trong Bang

Bang 5.3 Khó khăn gặp phải trong qua trình vận hành tại từng bộ phan

BỘ KHO KHAN GAP PHAI PHAN

SALE o Không biết tình trạng sẵn sàng của NPL trong kho. o_ Không biết thời gian chuẩn bị dé đồng bộ NPL.

Không biết tiên độ hoàn thành của các đơn hàng dang được sản xuất.

KHO Không thé phản hồi thông tin xác nhận động bộ NPL đến các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Không biết được thời gian bắt đầu sản sản xuất của đơn hàng để cấp phối

Không thé xác nhận chính xác thời gian giao hang của nhà cung cấp khi không biết được ngày bắt đầu sản xuất của đơn hàng.

Khó khăn trong việc cập nhật thông tin về thời gian đồng bộ NPL khi thu mua cho các bộ phận khác một cách hiệu quả.

Gặp khó khan trong việc cập nhật thông tin hoan toan tat thanh toán từ khách hàng để đơn hàng bắt đầu được sản xuất một cách nhanh chóng và kịp thời.

THIẾT Gặp khó khăn trong việc xác nhận thời gian hoản thành thiết kế đến các bộ phận khác.

Gap khó khăn trong việc cập nhật thông tin tiến độ hoàn thành hiện tại của đơn hàng nhanh chóng, hiệu quả cho các bộ phận khác.

Không thể quản lý danh sách các đơn hàng đang chờ để được sản xuất tại từng trạm làm làm việc.

Không đủ thông tin để thực hiện các biện pháp giải quyết khi xuất hiện điểm nghẽn trong hệ thống trong trường hợp năng lực yêu cầu vượt quá năng lực hiện tại.

GIÁM Không có đủ thông tin dé biết được nguồn lực hiện tại có đảm bảo đáp ứng yêu câu sản xuât hay không.

Không có khả năng để tạo ra dòng thông tin liên lạc giữa các bộ phận

Việc tìm ra khó khăn và tìm cách khắc phục tạo điều kiện để Hình thành nhu cầu từ phía người dùng Người dùng thường không nói lên được hết những yêu cầu của bản thân đôi với hệ thong, tác gia đã gợi ý dé các đôi tượng tự đưa ra nhu cau hoặc các ý tưởng đê khăc phục hoặc giải quyét vân đê Với môi nhu câu từ phía đôi tượng, tác giả chuyên ngôn ngữ người đôi tượng sử dụng sang ngôn ngữ của hệ thong, từ đó tìm ra được các yêu cau ban dau mà hệ thông phải đáp ứng Việc xác định nhu cầu của hệ thống tạo cơ sở dé tìm được phương án khả thi giúp giải quyết được nhu câu đó Bảng 5.4 thê hiện các yêu câu với hệ thong mà tác giả chuyên đôi:

Bang 5.4: Chuyên đổi nhu cầu của người dùng thành yêu cau đối với hệ thong

BO PHAN NOI DUNG YEU CAU

NHU CAU CUA NGUOI DUNG YEU CÂU ĐÔI VỚI HE THONG

SALE + Tôi muốn cập nhật được thông tin về NPL và thời gian đồng bộ trong trường hợp không sẵn sàng.

+ Chức năng cập nhật thông tin trực tiếp giữa các bộ phận trong quá trình đơn hàng được quản lý trong hệ thống.

+ Tôi muốn theo dõi được tiên độ hoàn thành của đơn hàng đang sản xuât.

+ Chức năng hiền thị tiên độ hoàn thành của đơn hàng.

+ Tôi muôn hệ thông quản lý được thông tin đơn hàng.

+ Chức năng khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thông và quản lý dựa trên mã đơn hàng.

+ Chức năng lưu trữ và cập nhật thông tin đơn hàng sau khi khởi tạo.

KHO + Tôi muốn phản hôi được tình trạng sẵn sàng NPL nhanh chóng và hiệu quả đên các BP khác

THU MUA + Tôi muốn phản hồi được thời gian đồng bộ NPL khi tiễn hành thu mua đền các BP có liên quan.

KẾ TOÁN + Tôi muốn cập nhật thông tin xác nhận khách hang đã thanh toán chi phí nhanh chóng và chính xác.

THIẾT KE + Tôi muôn cập nhật thông tin tài liệu thiết kế mẫu nhanh chóng và tiện lợi sau khi đã hoàn thành thiết kê.

+ Tôi muôn thông tin danh sách đơn hàng chờ để thiết kế

+ Chức năng cập nhật và hiển thị tiễn độ hoàn thành đơn hàng và số đơn hàng đợi tại các bước làm việc

SAN XUẤT + Tôi muôn có thê cập nhật tiên độ hoàn thành của đơn hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.

+ Chức năng cập nhật và hiền thị tiễn độ hoàn thành đơn hàng và số đơn hàng đợi tại các bước làm viéc.

+ Tôi muôn quản lý được danh sách đơn hàng chờ tại từng trạm làm việc đê có biện pháp xử ly.

GIAM DOC + Tôi muốn hệ thông thể hiện được tình trạng sản xuất tại từng bộ phận.

+ Tôi hệ thống thể hiện được điểm

+ Chức năng cập nhật tiễn độ hoàn thành của đơn hàng và số đơn hàng đợi tại từng bước công việc. nghẽn cua qui trình vận hành đề có hướng khắc phục.

1.1 Chức nang tạo tai khoan

Tao moi tai khoan người dùng

—— 1.2 Chức nang cập nhật thông tin tài khoản

Người dùng cập nhật thông tin cá nhân

Hệ thống cập nhật thông tin tài khoản người dùng v

Hình 5.4: Sơ đô chức năng quan lý thông tin tài khoản

Tương ứng với từng tài khoản người dùng, người dùng được quyền truy cập một số chức năng khác nhau, cũng như hién thị hay không hiến thị những thông tin người dùng khác cập nhật lên hệ thống Có 2 loại tài khoản người dùng là:

- _ Loại tài khoản người dùng bình thường (member): chỉ có thé tương tác với hệ thông và người dùng khác dé thực hiện các công việc trong qua trình quản lý đơn hàng chung trong quy trình làm việc như: cập nhật thông tin tài khoản cá nhân, khởi tạo thông tin đơn hàng, cập nhật thông tin đơn hang, cập nhật thông tin tiễn độ.

- - Loại tài khoản người dùng quản lý (admin): ngoài các chức năng của tài khoản người dùng bình thường, có có thêm chức năng quản lý hệ thông như: khởi tao tài khoản người dùng, xóa tai khoản người dung, khởi tạo và cập nhật thông tin quy trình làm việc, khởi tạo và cập nhật thông tin nhãn trạng thái công việc.

Từ những thông tin trên, tác giả đưa ra sơ đỗ dòng chức năng (FFBD) mô ta chức năng quản ly tài khoản như Hình 5.5 bên dưới:

TẠO TÀI KHOẢN CẬP NHẬT THONG

XÁC NHẬN TRAO QUYỀN ĐĂNG NHẬP t> ` ` ˆ á TÀI KHOẢN á TRUY CẬP

Hình 5.5: Sơ đô FFBD chức năng quan lý tài khoản

3.3.1.2 Chức nang quan lý thông tin don hang:

Trong thực tế, vì là cầu nối giữa khách hàng va cty nên BP Sale có nhiệm vu chuyển nhu cau của khách hang thành yêu cầu sản xuất cho đơn hàng Việc lưu lại thông tin đơn hàng và tương tác thông tin với các bộ phận còn lại để có thể cập nhật và quản lý thông tin thông suốt trong hệ thông và một công việc rat quan trọng Nội dung của chức năng quản lý thông tin đơn hàng sau khi phân bố sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện công việc một cách dễ dàng và hiệu quả Cụ thé người dùng thông qua chức năng quản lý thông tin đơn hàng có thể thực hiện các công việc như: e Quan lý quy trình: nội dung quy trình, danh sách bước công việc, form khởi tạo các thông tin đơn hàng được quản lý trong quy trình. e Quản lý thông tin đơn hang: khai báo dữ liệu đơn hàng theo yêu cầu có săn từ hệ thống, cập nhật thông tin đơn hàng. e© Lưu trữ và hiển thị thông tin trên hệ thống.

Nội dung các thông tin cơ bản của đơn hàng: e Yêu cầu kỹ thuật liên quan đến sản xuất e Yêu cầu NPL của đơn hàng cho sản xuất. e Thông tin ngày bat đầu sản xuất, ngày giao hang dự kiến e Tiến độ hoản thành trong suốt quá trình sản xuất: vị trí của đơn hàng đang dừng tại bước công việc nào trong quy trình vậy hành sản xuất. e Số lượng sản phẩm của đơn hàng. e Các ghi chú yêu cau đặc biệt của đơn hang.

Thông tin đôi tượng phụ trách giải quyết đơn hàng.

Thông tin đối tượng có liên quan đến quản lý đơn hàng.

Nội dung thông tin để quản lý quy trình:

Thông tin cơ bản của quy trình: tên quy trình, mô tả quy trình.

Thông tin bước công việc có trong quy trình quản lý: thứ tự, tên gọi, mô tả bước công việc.

Thông tin về các trạng thái bước công việc trong quy trình: chờ sản xuất, đang sản xuất, đã hoàn thành sản xuất, dừng sản xuất.

Thông tin về nội dung form khởi tạo thông tin đơn hàng: các nội dung được khởi tạo hoặc cập nhật trong quá trình đơn hàng được quản lý trong quy trình.

Nội dung chức năng lưu trữ và hién thi:

Lưu trữ thông tin trên hệ thống. ©® e Giao diện và cơ chê hiên thị trên hệ thông. e Tiên độ cua đơn hàng e Trạng thái của bước công việc

3 1 Chức nang cập nhật trang 3.2 Chức năng lưu trữ va hiển thị danh sách thai bước công việc đơn hàng đợi tại từng bước công việc. Ỳ Ỳ

Thông tin bước công việc Danh sách đơn hàng được quản lý tại từng bước công việc

Thông tin trạng thai Thông tin bước công việc mà đơn hàng đã bước công việc hoàn thành, đang được xử ly, chờ xử lý.

Hình 5.10: Chức năng cập nhật tiễn độ

Dé làm rõ thêm nội dụng của chức năng cập nhật tiên độ, tác gia mô tả chi tiết băng sơ đỗ dòng chức năng như Hình bên dưới:

THÀNH CUA ĐƠN HANG HÀNG ĐỢI TẠI BƯỚC CÔNG VIỆC

THEO DOI TIEN DO HOAN THEO DOI THONG TIN DANH SACH DGN

Hình 5.11: Sơ dé FFBD của chức năng cáp nhát tiễn độ.

5.3.1.4 Chức nang gan công việc:

Mục tiêu: phân việc và gán thông tin đến các đối tượng người dùng có liên quan Sau mỗi bước cập nhật, thay đổi thông tin liên quan đến đơn hang, trạng thái công việc, các thông tin lưu trữ và hệ thống tự động thông báo đến các đối tượng người dùng được gan công việc, là dữ liệu đầu vào dé tiếp tục xử lý và tiếp tục thực hiện các bước công việc tiếp theo của quy trình quản lý Hién thị thông tin đến đối tượng người dùng được gán trong các trường hợp: e Khi được gán vào công việc mới khởi tạo. e Khi được gán vào công việc đã có trong hệ thông. e Khi có sự thay đôi về trạng thái công việc được gán.

4.1 Chức nang gan công việc sau khi 4.2 Chức năng gán công việc sau khi 4.3 Chức năng gán công việc sau khi cập khởi tạo thông tin đơn hàng cập nhật thông tin đơn hàng nhật trạng thái bước công việc

Thông tin địa chỉ định danh của Thông tin nội dung công việc gán tới đôi tượng người dùng được gán người dùng

Hình 5.12: Chức năng gán công việc đến người dùng

Nội dung chức năng gán công việc được thê hiện ở Hình cây chức năng bên trên Bên cạnh đó, tác giả làm rõ thêm nội dung của chức năng này băng việc sử dụng sơ đồ dòng chức năng được trình bày ở Hình 5.13 bên dưới:

; ———— NHAN THONG BAO VE NOI DUNG CÔNG VIỆC THUC HIEN GAN CONG DUGC GAN TU DOI TUGNG NGUGI DUNG KHAC

TRAO QUYEN TRUY CAP DANG NHAP >

Hình 5.13: Sơ đô FFBD chức năng gan công việc 5.3.1.5 Chức năng hỗ trợ:

Trong quá trình vận hành hệ thống, để thực hiện được các chức năng chính, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một số chức năng phụ tuy không trực tiếp tạo nên giá trị, nhưng là một phần không thể thiếu của hệ thống Ngoài ra, các chức năng hỗ trợ này còn được tạo ra từ những nhu cầu được dự báo từ khi tiễn hành phân tích nhu câu người dùng Các chức năng con: e Chức năng nhập liệu: thực hiện nhập liệu khai báo, mô tả cập nhật, liên lạc nội bộ. e Chức năng liên lạc nội bộ: mô hình tin nhắn hội thoại (chat), gửi email nội bộ. e Chức năng đính kèm thông tin: người dùng có thé đính kèm tập tin trong chức năng cập nhật tiễn độ, tải tập tin lên hệ thống trong chức năng khởi tạo đơn hàng. e Chức năng lưu trữ dữ liệu: tất cả dư liệu người dùng khởi tạo, cập nhật, hiệu chỉnh khi kết thúc thao tác với hệ thống đề được lưu trữ trên hệ thống. e Chức năng hiển thị thông tin: thông tin sau khi đã được lưu trữ trên hệ thống, déu có thé hiến thị khi người dùng truy suất dữ liệu.

Trong bước thiết kế sơ khởi, tác giả thể hiện được các chức năng chính của hệ thống bang sơ đồ cây chức năng va chi ra được mối tương quan giữa các chức năng Đồng thời, tác giả cũng đã xây dựng được quy trình vận cho hệ thống mới.

Dựa vao quy trình, tác giả tiễn hành phân bố chức năng chỉ tiết cho hệ thống dé làm rõ dòng thông tin di chuyển trong hệ thống, kết nối tat cả các bộ phận tai từng bước công việc.

5.3.1.6 Mối tương quan giữa các chức năng:

Trong phan nay, tác giả sẽ dựa vào dữ liệu từ sơ đồ DFD cấp 0 của hệ thống đã đưa ra trong phần nội dung 5.2 thiết kế ý niệm, kết hợp sử dụng ma trận chức năng để phân tích rõ mối quan hệ giữa các chức năng trong hệ thống.

Tác giả tong hợp thông tin về các chức năng chính và các chức năng con tương ứng như nội dung ở Bảng bên dưới

Bảng 5.9: Bang tong hop chức năng của hệ thong

STT | Chức năng chính | Chức năng con

1 Quản ly thông tin | 1.1 Chức năng tạo tài khoản. đơn hàng 1.2 Chức năng cập nhật thông tin tài khoản.

1.3 Chức năng phân quyền truy cập

2 Quản lý thông tin |2.1 Chức năng quản lý quy trình. đơn hàng 2.2 Chức năng quản ly thông tin đơn hang

2.3 Chic năng lưu trữ va hiển thị thông tin trên hệ thống 3 Cập nhật tiên độ 3.1 Chức năng cập nhật trạng thái bước công việc.

3.2 Chức năng lưu trữ và hién thị danh sách đơn hàng đợi tại từng bước công việc.

4 Gan công việc cho 4.1 Chức năng gan công việc sau khi khởi tao người dùng thông tin đơn hàng.

4.2 Chức năng gan công việc sau khi cập nhật thông tin đơn hàng.

4.3 Chức năng gan công việc sau khi cập nhật trạng thái bước công việc.

S| Nhóm chức năng ho} s1 _ Chức nang nhập liệu. trợ

5.2 Chic năng liên lạc nội bộ.

5.3 Chức năng đính kèm tập tin.

5.4 Chic năng lưu trữ dữ liệu.

5.5 Chức năng hiến thị thông tin.

Nội dung Bang 5.8 gồm các chức năng chính với từng chức năng con tương ứng Dé làm rõ thêm nội dung cho cây chức nang, tác giả dùng sơ đồ cây chức năng dé biêu diễn các nội dung chức năng một cách trực quan nhât Chi tiệt nội dung được thể hiện ở Hình 5.14 bên dưới

HE THONG QUAN LÝ DON HANG Ỷ Ỷ Ỷ Ỷ

Hình 5.14: Cây chức năng của hệ thông Ỳ

1 QUẦN LÝ 2 CHUC NANG QUAN 3 CHUC NANG CAP 4 CHUC NANG GAD 5 CHỨC NANG

| TAI KHOAN [| LÝ THONG TIN NHẬT TIEN ĐỘ ry] CÔNG VIEC CHO HO TRO Al DON HANG 4 AC TIỀN OS á NGƯỜI DÙNG na Chức năng tao tai khoản 2.1 Chức năng quan lý 3.1 Chức năng cép nhật 4.1 Chức năng gán công 5.1 Chức năng nhập liệu quy trình con SH BE AP De việc sau khi khơi tạo thông trang thai bước công việc `

5.2 Chức năng liên lạc nội

1.2 Chức năng cập nhật | a J bộ thông tin tài khoan - - ——— —

2.2 Chức năng quan lý 3.2 Chức năng lưu trữ và +2 Chức năng “ bật thô, 5.3 Chức năng đính kèm tập

: thông tin đơn hàng biển thị danh sách đơn hang việc sau khi cập ật thông tin

1.3 Chức năng phân quyên đợi tại từng bước công việc tin đơn hàng. truy cập Y ‹ c ` 2.3 Chức năng lưu trữ 4.3 Chức năng gỏn cụng 3.4 Chức năng lưu trữ ô và hiện thị thông tin “| việc sau khi cập nhật trạng trên hệ thông thái bước công việc 5.5 Chức năng hiền thi < Đề làm rõ thêm nội dung cho cây chức năng, tác giả dùng ma trận chức năng để biéu diễn mối liên hệ giữa các chức năng chính với nhau, giữa các chức năng chính và chức năng con trong cùng hoặc khác chức năng.

Theo nội dung thé hiện như thé hiện trong Hình 5.6, hệ thống quản lý gom có 5 chức năng chính, với mỗi chức năng chính, với mỗi chức năng chính ta có từng chức năng con tương ứng Các chức năng chính và chức năng con đều được kí hiệu băng mã số chức năng (năm ngay trước tên chức năng) Chỉ tiết nội dung ma trận chức năng được tac giả trình bày như Bang 5.10 bên dưới

Bảng 5.10: Ma trận chức năng của hệ thông

Quản ly tài khoản |x |x |x |x |x X x |x |X X đăng nhập

Quản lý thông x |x x |X |X |X |X |x tin don hang

Cap nhat xX |x |x |x |x |x tiên độ công viéc cho người dùng Chức nang |x |x |x |x |x [|x |x |x |x |x |x |x |x |x |x |x hé tro

Ghi chu: e Mã số chức năng chính và chức năng phụ được thé hiện trong Hình 5.2 (sơ đồ cây chức năng). e Với mỗi sự liên quan của các chức năng được biéu thị bang một dấu “X“, mối liên quan nay có thé là phụ thuộc về ràng buộc, về sự hỗ trợ, dòng thông tin kết nói.

Nội dung trong Bang 5.10 được giải thích như sau:

Mỗi chức năng cấp 1 đều có mối quan hệ tương tác với các chức năng cấp 2 của nó, được đánh dấu x để phân biệt với các mối quan hệ còn lại giữa các chức năng khác trong hệ thống.

1 Chức năng quan lý tài khoản cung cấp tài khoản đã được phân quyên để người dùng thực hiện các tương tác với hệ thống để thực hiện các công việc: a Thực hiện chức năng quản lý quy trình (2.1): phân quyên tài khoản quản lý dé khởi tạo, cập nhật va quan lý thông tin quy trình, từ đó tạo nên dòng chảy bước công việc và các nội dung trạng thái bước công việc để tạo ra nên tảng quản lý thông tin đơn hàng một cách hiệu quả. b Thực hiện chức năng quản lý thông tin đơn hàng (2.2) và chức năng cập nhật thông tin trạng thái bước công việc (3.1): hệ thống khởi tao tài khoản người dùng và phân quyên để các đối tượng người dùng tương tác thông tin và làm việc cùng nhau trên hệ thống thông qua việc khởi tạo công việc, cập nhật thông tin đơn hàng và thông tin trạng thái bước công việc một cách liên tục Từ đó thê hiện được các thông tin cần thiết để người dùng làm việc và theo dõi tiễn độ hoàn thành của đơn hang trong hệ thống thực tế. c Thực hiện chức năng gán công việc sau khi khởi tạo thông tin đơn hàng (4.1), gán công việc sau khi cập nhật thông tin đơn hàng (4.2), gán công việc sau khi cập nhật trạng thái bước công việc (4.3) và chức năng liên lạc nội bộ (5.2): hệ thống cung cấp địa chỉ định danh của từng đối tượng người dùng, cung cấp chức năng cho phép người dùng tương tác thông tin tới người dùng có liên quan đến quy trình san xuất của đơn hàng, cũng như các công việc cần xử lý trên hệ thống Từ đó cung cấp mô hình phân việc cũng như hỗ trợ liên lạc, cùng nhau làm viéc.

2 Chức nang quan lý thong tin đơn hang cho phép người dùng có kha nang khởi tạo quy trình dé quan ly thông tin cũng như tiễn độ hoàn thành của đơn hàng trong dây chuyển sản xuất thực tế Cụ thé là giúp ngươi dùng thực hiện các chức năng: a Thực hiện chức năng cập nhật trạng thái bước công việc (3.1), chức năng lưu trữ và hiển thị danh sách đơn hàng đợi tại các bước công việc (3.2): quản lý thông tin trạng thái bước, cho phép người dùng cap nhật trạng thái sản xuất tại các bước công việc trong quy trình đã khởi tạo, từ đó cung cấp thông tin lưu trữ va hién thị trên hệ thống Tùy theo trạng thái của từng đơn hang, hệ thống tổng hợp và phân loại để hiển thị danh sách đơn hang trong hàng đợi tại từng bước công việc. b Thực hiện các chức năng gán công việc (4.1, 4.2, 4.3): từ thông tin bước công việc trong quy trình đã khởi tạo, chức năng cho phép hiển thị thông tin để người dùng tương tác với các đối tượng người dùng khác có liên quan trong quy trình xử lý.

3 Chức năng cập nhật tiễn độ cho phép khả năng cập nhật tiến độ sản xuất trong dây chuyên sản xuất hiện tại lên hệ thống, thé hiện tiến độ hoàn thành của từng đơn hang được quan lý trong hệ thống Cho phép người dùng tương tác với các chức năng khác: a Thực hiện chức năng lưu trữ va hiến thi thông tin đơn hang trên hệ thống (2.3): cung cấp thông tin tiễn độ hoàn thành của đơn hành trong quy trình vận hành thực tế. b Thực hiện các chức năng gán (4.1, 4.2, 4.3): cung cấp thông tin để người dùng tương tác với các đối tượng người dùng khác.

Tong 1 4.5 2.3 2.85 O tiêu mức độ trực quan của thông tin hiện thi, phương án a đạt số điểm là 5, cao hơn điêm sô của 2 phương án b và c Nguyên nhân là do: Cơ câu tô chức dữ liệu khiến thông tin don hang được quan lý theo quy trình sản xuất thực tế Quy trình được khởi tạo trước, khi cần khởi tạo thông tin đơn hàng, người dùng đang chọn quy trình đã khởi tạo, rồi tạo thông tin đơn hàng dựa trên quy trình cho trước Ứng với từng bước công việc khi hoành thành, người dùng cập nhật vào thông tin đơn hàng, hệ thong sẽ tự động hién thị trên thanh hiển thị quy trình Việc nay giúp người dùng có cái nhìn trực quan hơn 2 phương án còn lại. Ở tiêu chí mức độ dễ dàng vận hành Phương án a đạt diém số 4, cao hơn so với 2 phương án còn lại Ở bước khởi tạo thông tin đơn hàng, do quy trình đã được khởi tạo từ trước, nên người dùng không can phải tạo lại thông tin quy trình Thông tin đơn hàng đã có sẵn thông tin về bước công việc, người dùng chỉ cần chọn để cập nhật thông tin mới Việc này giúp người dùng thao tác ít nội dung hơn, nhanh và dễ dàng hơn. Ở tiêu chí mức độ khả thi về mặt thiết kế, phương án a và b có đạt điểm 4, cao hơn so với phương án c đạt điểm 2 Như đã phân tích khi đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá, các phương án đều có yêu cầu thiết kế gần như tương tự nhau, tuy nhiên ở phương án c, do cấu trúc thiết kế có đến 3 tập tin dữ liệu để kiểm soát thông tin đơn hàng, vì vậy yêu cầu thiết thiết kế sẽ phức tạp hơn 2 phương án a vả b.

Tổng kết, sau khi tính điểm, phương án a (4.5) tỏ ra tối ưu hơn 2 phương án b (2.3) và c (2.85) Vì vậy, phương án a sẽ được lựa chọn để thiết kế chức năng quan lý thông tin đơn hang Với các nội dung đã phân tích ở nội dung 5.3.1.2 , tác giả trình bày dòng thông tin các các bước công việc của chức năng như trong Hình5.16 bên dưới.

D7| QUY TRINH mark : : < Lưu trữ thông tin ] —

KHACH Yêu câu BP Sale Xwly | Khởi tạo thông khởi Sau

HANG khách hàng thông tin” tin don hang in À

“Thông tin đơn hàng DI| Thông tin DH

Gan việ đến |, “9n ant _ —p| Cập nhat thong | thông tin người ding Đôi tượng được gan tìn cập nhật Ậ

Hình 5.16: DFD cấp 1 của hệ thong thực hiện chức năng quan lý thông tin don hàng.

Khởi đầu quy trình làm việc, BP Sale xử lý thông tin đơn hang, sau đó tiến hành khởi tạo thông tin đơn hàng trên hệ thống (1) Sau khi hoàn thành bước khởi tạo, thông tin sẽ được BP sale tiễn hành gán công việc đến người dùng (2) để yêu cầu xử lý và phản hi thông tin Khi tiến hành xử lý thông tin ở các bước công việc, các đối tượng người dùng tiễn hành cập nhật thông tin đơn hàng (3) nhằm thay đổi, bồ sung thông tin đơn hàng cho đây đủ Sau khi đã giới thiệu chung về chức năng quan lý thông tin đơn hang, tác giả thực hiện phân bố chức năng dé làm rõ thêm nội dung về nội dung thiết kế chức năng quản lý thông tin đơn hàng, dòng thông tin tương tác cũng như cách thức xử lý của hệ thống cụ thể thông qua việc phân tích từng chức năng con bên dưới.

Chức năng khởi tạo quy trình quan lý: như đã trình bày trong phan 5.3.1.2 (phân tích chức năng quản lý quy trình) tác giả trình bày nội dung chỉ tiết nội dung chức năng của chức năng này dưới dạng sơ đồ DFD cấp 1 Vì chức năng này ko phải là chức năng trực tiếp, mà là do tài khoản quản lý khởi tạo nên tác giả sử dụng ký hiệu thứ tự chức năng là 0 Nội dung phan tích được trình bày trong Hình 5.17 bên dưới

` - - dự Xác nhận hoàn thành Tài khoản quản lý khai báo

D7, QUY TRINH | 0.6 Xác nhận 0.5 Xác nhận 0.4: Ỷ Â Lưu trữ “" ca „ hoàn thành | Tao form thôngtin| hoànthành | Tạo danh sách thông tin Xác an oan tat form khởi tạo cho đơn tạo bước bước công việc khởi tạo quy trình khởi tạo hàng mới công việc của quy trình

Hình 5.17: DFD cấp 1 của chức năng khởi tao quy trình Tác giả tiếp tục sử dụng sơ đồ dòng thông tin cấp 2 để phân tích chỉ tiết nội dung của chức năng quản lý thông tin đơn hàng

Quy trình có sẵn— D7 | QUI TRÌNH

->' Lựa chọn quy trình quản lý

Giao diện quản lý thông tin đơn hàng

Lựa chọn 3.1 Giao dién 32 Khai ba

hức năng->* = Timkiém —thông tin—>) Cập nhật thông tin ————— địa chị tìm kiếm đơn hàng đơn hàng đơn hàng ời di người dùng

- ; k - - được gán Lưu trữ Thông cap nhat

Lựa chọn 12 thông tin ae chức nang Khởi tạo thông tin - đơn hàng ` > DI | Thông tin ĐH khởi tạo đơn hàng mới mới 2

- Khai báo dia chỉ người dùng được gán- - - ®) Gan công việc dén người dùng Hệ thông hiển thị thông báo đến người dùng được gán công việc

Thông tin Địa chỉ được gán thông tin

Hình 5.18: DFD cấp 2 hệ thong thực hiện chức năng quản lý thông tin don hang

Hình trên thé hiện rõ dong thông tin của chức năng: khởi tao, tim kiếm, cập nhật thông tin đơn hàng cũng như chức năng gan công việc tới đối tượng người dùng tương ứng Nội dung tiếp theo, tác giả sẽ trình bay nội dung chỉ tiết từng chức năng đã phân tích bên trên Riêng chức năng gán công việc sẽ được trình bày riêng ở phần nội dung 5.3.2.4.

Chức năng khởi tạo thông tin đơn hang: bước công việc này bao gồm việc nhập liệu thông tin của đơn hàng lên hệ thống Tiếp theo người dùng gán thông tin đơn hàng vừa khởi tạo đến các bộ phận có liên quan Cuối cùng người dùng chọn xác nhận hoàn thành, thông tin sẽ được lưu trữ vào hệ thống

Hình 5.19 bên dưới mô tả các bước công việc và dòng thông tin trong hệ thống khi người dùng khởi tạo thống tin đơn hàng

1.2.1 1.2.2 _-.- £23 ì Thông tin Giao diện Guna m| QUI TRINH ` quy trình | Chọn chức năng — thợ; tạo | Khởi tạo thông tin F form >) Đínhkèmfile khoi tao , cơ ban của don hang} khởi tạo thông tin

Giao diện gan công việc Hiên thị Y thông báo ———DI| Thông tin DH 1.2.4 lên hệ thong tp — , | Kiểu Ha lai Nhập liệu thông thôngtin | Xác nhận hoàn thôngtin — tin người dùng : : thành khởi tạo can gan công Đối tượng nguời VIỆC dùng được gan k

Người phụ trách Người liên quan

Hình 5.19: DFD cấp 3 hệ thong thực hiện chức năng khởi tao thông tin don hang

Chức năng cập nhật thông tin đơn hàng: khi có sai sót trong quá trình khởi tạo, hoặc trong trường hợp người dùng muốn cập nhật nội dung cho thông tin đơn hàng khi thông tin yêu cầu từ khách hàng thay đổi, có thể đăng nhập để cập nhật lại thông tin và đồng bộ thông tin của đơn hàng vừa cập nhật trên hệ thống.

Thứ tự các bước công viêc và dòng thông tin di chuyển được mô tả chỉ tiết bằng sơ đồ dòng chức năng như trong Hình 5.20 bên dưới:

: danh sach Giao diộn ; Giao diện | Nhập thụng | Form "ơ

Tìm các Lựa chọn quản lý Chọn chức khai báo tin new ời | khai báo : Ầ kiêm — s,m đơnhàng nAng¿ VỀ năng cập fas ° Cà Cap nhật đơn hàng thông tin os đôi tượng dùng can | thông tin Ano đơn cần cập hà nhật thụng 4n ơ—" ĐÀ thụng tin

` được ~s don hang “oS | được gan sáncông | don hàng don hi hang 3ơ đý nhật tin Oe ẰẮô ơn hang

E quan ly viéc ơ Trở lại a Vv

Trở lại 3.2.6 ae 3.2.5 ge giao dién giao diện wr quản lý Thoát khỏi giao hồng y Xac nhan hoan quy trinh diện cập nhật thong tin thành cập nhật đơn hàng

Lưu trữ thông tin vừa cập nhật

Hình 5.20: DFD cấp 2 của hệ thong thực hiện chức năng cập nhật thông tin ĐH

Khi có nhu cầu thay đổi, cập nhật thông tin của đơn hàng, người dùng tiến hành tìm kiếm đơn hàng trên hệ thống, lựa chọn và xác nhận đơn hàng cần cập nhật, thay đổi, chỉnh sửa Khi đã hoàn thành cập nhật, người dùng xác nhật cập nhật, hệ thống tư động lưu trữ thông tin mới vừa được thau đổi, sau đó thoát khỏi giao diện cập nhật, trở về màn hình quản lý chính.

5.3.2.2 Chức nang quản lý tài khoản đăng nhập

LY viec ⁄ thông tin lên E Rs ns Recs: at nhan By: thông tin

| | J Cập nhật ` —- Ỉ ơ Ấn ta nhón hỏn

Người dùng L thong tim: / ec, kế if

Hình 5.37: Sơ đô User case của chức năng quan lý nhãn công việc 2 Đối tượng người dùng: Nhà quản lý dùng chức năng này để tái hiện lại trạng thái sản xuất hoặc tạo nội dung để mô tả trạng thái sản xuất mới theo nhu cầu thực tế.

3 Yêu cầu: dé có thé cập nhật được tiễn độ đơn hàng người dùng cần: o Đăng nhập thành công vào hệ thong. o Tài khoản đăng nhập phải được phân quyền ở cấp quản lý mới có thé thực hiện được chức năng cập nhật hoặc khởi tạo nhãn trang thái công VIỆC moi. o Thông tin các trang thái công việc được tạo từ kỹ thuật viên lập trình.

4 Mô tả các bước ván hành: i Người dùng chọn vào “Quy trình” trên thanh công cụ quản lý cua giao diện.

II Người dùng đăng nhập vào giao diện quan lý nhãn ii Hệ thống hiến thị giao diện quản lý nhãn trang thái công việc, người dùng tạo nhãn công việc mới với thông tin: o Tên nhãn công việc. o Chọn mau sac hiên thị cho nhãn công việc. o Nhập nội dung mô tả nhãn công việc. o Chọn loại nhãn công việc (**) o Xác nhận hoàn thành việc thêm nhãn công việc mới.

User Man hinh Hệ thống điều khién

Co so dir liệu quan ly

Chon thanh chức năng giao điệnkhởi tạo nhẫn công việc opt | TT chọn Tool qui — ia | † †

[tạo đơn hàng mới] ửi yêu cầu sử lý mo

“Hiên thi cửa sô "QUY TRINH Hiển thị giao điện quan ly

"Quản lý nhãn" để truy cập

Chon "Thém" dé xac nhan

L khởi tạo nhãn công việc

| Hién thị "nhãn đã được § giao diện quản ly nhãn

-tạo thành công Hệ thống trở vê- Fr

Hiển thi cửa số khởi tao c quy trình quan ly nhẫn công v: iệc- |

- _Hién thịthông tin - Hiên thị giao điện khai báo

một sô thông tinqcơbản - nhãn công việc moi Nhập liệu thông tin.

Mé@ giao điện "Quan lý nhãn” |

| Mỡ giao điện "Tao nhãn

Gửi yêu cau xử lý

Truy xuất dự liệu hệ “a théng

Tiêu đề	Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng, Áp Dụng Một Trường Hợp Cụ Thể Tại Công Ty May
Tác giả	Ho Truong Duc
Người hướng dẫn	TS. Lê Ngọc Quỳnh Lam
Trường học	Trường Đại học Bách Khoa - ĐHQG - HCM
Chuyên ngành	Kỹ Thuật Công Nghiệp
Thể loại	Luận văn Thạc sĩ
Năm xuất bản	2015
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	225
Dung lượng	90,53 MB