Do đó, việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những điểm mạnh, yếu, điểm tồn tại và đưa ra những giải pháp, nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu của Thư viện
CƠ SỞ LÝ LUẬN XU LÝ NOI DUNG TAI LIEU VA GIOI THIEU THU VIEN HOC VIEN Y DUOC HOC CO TRUYEN
Bo May Muon Doc Bao,
sung va tinh — tra gido trinh, tong hop tap chi xu ly tai cứu sách tham liệu khảo
Hình 1.1.Co cấu tổ chức của Thư viện Học viện YDHCTVN
- Bộ phận nghiệp vụ gồm các phòng bổ sung — trao đôi, biên mục xử lý tài liệu, làm hồi cố, quản lý NDT.
- Bộ phận phục vụ NDT gồm 2 hệ thông:
+ Hệ thống phòng mượn bao gồm mượn sách tham khảo, sách ngoại văn, giáo trình, cho thuê sách.
+ Hệ thống phòng đọc tổng hợp: gồm sách tham khảo, luận văn (hoạt động theo hình thức kho đóng), báo, tạp chí (hoạt động theo hình thức kho mở).
Với diện tích mặt sàn trên 700m”, sức chứa trên 200 chỗ ngồi với đầy đủ sách báo, tài liệu.
Với diện tích khoảng trên 100m” bao gồm 1 máy chủ hoạt động 24/24 và 35 máy tính nối mạng internet Phòng máy tính là nơi tra tìm tài liệu Để tìm
30 kiếm tài liệu, NDT chỉ việc gõ các tiêu chí tìm kiếm vào máy, máy sẽ tự động hiển thị thông tin như: tên sách, tên tác giả, ký hiệu xếp giá,.của cuốn sách đó, giúp NDT tìm tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Bên cạnh đó, phòng máy cũng là nơi phục vụ cho NDT tra cứu tìm tin và học tập.
Ba bộ phận trên là ba bộ phận hữu cơ tạo nên hoạt động liên tục của Thư viện Các phòng luôn hỗ trợ nhau tạo nên một dây chuyên thông tin tư liệu khép kín.
1.2.3.2 Nguồn nhân lực của thư viện Trong mọi lĩnh vực hoạt động, con người luôn là một trong những nhân tố không thể thiếu được trong bất kì một cơ quan nào Đối với một cơ quan TTTV, cán bộ TTTV chiếm vị trí vô cùng quan trọng đối với hoạt động TTTV va chat lượng của toàn bộ hoạt động đó Can bộ TTTV có vai trò kết nối NDT với nguồn tài liệu, tri thức của nhân loại Tài liệu tại Thư viện có được sử dụng, khai thác một cách hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào vai trò của người cán bộ
Thu viện Học viện YDHCTVN được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung Hiện nay, Thư viện có một đội ngũ cán bộ bao gồm 9 người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, Y tế có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của Thư viện.
Về trình độ: Tất cả cán bộ của Thư viện đều có trình độ đại học trong đó có 3 người tốt nghiệp chuyên ngành TTTV và 6 người tốt nghiệp các chuyên ngành khác như Ngoại ngữ, Bảo tàng Hàng năm, cán bộ trong Thư viện ,đặc biệt là các cán bộ không đúng ngành TTTV vẫn thường xuyên tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vu TTTV dé nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Về độ tuổi: tuổi từ 25-30 có 3 người, chiếm tỉ lệ 30%; độ tuổi từ 30-40 có 4 người, chiếm tỉ lệ 50%; độ tuổi trên 40 có 2 người, chiếm tỉ lệ 20%.
1.2.4 Von tài liệu Nguồn lực thông tin trong hoạt động thư viện chính là cơ sở cho việc đáp ứng nhu cau thông tin của NDT Thông tin là động lực góp phần thúc đây các hoạt động kinh tế và sản xuất, đóng vai trò hàng đầu trong giáo dục đào tạo, NCKH va là cơ sở dé các cấp lãnh đạo, quản ly đưa ra quyết định Nhờ có nguồn lực thông tin mà các thư viện, các cơ quan thông tin thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình Nguồn lực thông tin càng phong phú và đa dang, càng có khả năng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.
Nguồn lực thông tin của thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam được chia thành 2 nhóm chính như sau: tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử).
* Cơ cầu theo dạng tài liệu
Bảng 1.1.Théng kê cơ cau vốn tài liệu theo dạng tài liệu
Dạng tài liệu Số đầu Tỷ lệ % Số bản Tỷ lệ % Sách tiéng việt 9.332 95,3% 54.098 98,38%
Luận văn, luận án, 249 0,45% khóa luận Tạp chí chuyên ngành | 43 43 0,078
Báo và tạp chí khác 16 16 0,029
* Theo mã ngành đào tạo
Bảng 1.2.Théng kê tài liệu theo mã ngành đào tạo
Mã ngành đảo tạo Số bản Ty lệ
Dược 5851 8,57% Đào tạo Thiên Tân 3284 4.8%
Sách đào tạo Sau đại học 31136 45,62%
* Tài liệu truyền thống: Hiện nay Thư viện có 9.793 đầu sách gồm 54.680 bản Bao gồm:
- Sách tham khảo: Học viện YDHCTVN đang dao tạo 5 chương trình dao tạo hệ đại học, 5 chương trình đào tạo Sau đại học, 4 chương trình đào tạo ngắn hạn Căn cứ theo yêu cầu của các chương trình đào tạo hiện hành, Thư viện hiện có 44.104 cuốn sách, chiếm 59,2% tổng số tài liệu.
- Giáo trình: tập hợp các loại giáo trình mang đặc thù riêng của Học viện
Y Dược học cổ truyền Việt Nam Số lượng đầu giáo trình chiếm tỷ lệ thấp nhưng số bản cũng tương đối lớn với 20.175 bản chiếm 27% tổng số Tài liệu của Thư viện.
- Tài liệu tra cứu: bao gồm các loại từ điển tiếng Trung, tiếng Anh, tiếng
- Tài liệu nội sinh: là tài liệu xám có giá trị khoa học cao về lĩnh vực y học, phan ánh két qua của các công trình nghiên cứu khoa hoc do cán bộ, giảng
33 viên, sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh trong trường thực hiện, bảo vệ thành công Hiện tài liệu này có 249 bản chiếm 0,46%
* Tài liệu điện tử: Hiện nay thư viện số hóa được 969 tài liệu điện tử bao gồm tài liệu nội sinh và tài liệu chuyên ngành y Thư viện hiện đang hoàn thiện nham hiện đại hóa từ thư viện truyền thống thành thư viện điện tử.
1.2.5 Đặc điểm người dùng tin Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin Đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu Người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới.
Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin Họ như là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin Vai trò đó thé hiện trên các mặt sau: Người dùng tin luôn là cơ sở dé định hướng các hoạt động của don vi thông tin Người dùng tin tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin Họ biết các nguồn thông tin và có thé thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó Vì vậy, Thư viện phải hòa nhập ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động TTTV dé nhanh chóng chuyên tải lượng thông tin không 16 cho đối tượng NDT một cách kip thời, chính xác và chon lọc; thường xuyên nắm bắt nhu cầu tin của NDT để đa dang hoá và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện.
* Đặc điểm người dùng tin NDT là một thành phan quan trọng trong hoạt động TTTV bởi NDT vừa là đối tượng phục vụ, vừa là người tiêu thụ các sản phẩm va dich vu thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới.
NDT tại Học viện YDHCTVN có thể chia thành các nhóm:
Nhóm I: NDT là Sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh đang công tác học tập và nghiên cứu khoa học tại Học viện;
Nhóm 2: NDT là Cán bộ, Giảng viên;
Nhóm 3: NDT là Lãnh đạo, quản lý.
- Nhóm NDT là các học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên: Số lượng sinh viên đang học tập tại Học viện lên đến 5040 sinh viên Đây là chủ thể thông tin đông đảo nhất, thường xuyên và thông dụng nhất đối với Thư viện
THUC TRANG XỬ LÝ NOI DUNG TAI LIEU TẠI THU VIEN HỌC VIỆN Y DƯỢC HOC CO TRUYEN VIET NAM
Phân loại tài liệu là quá trình là quá trình xử lý nội dung tài liệu nhăm thé hiện nội dung chính của tài liệu bang các ky hiệu phân loại Quá trình nay bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc ghi các ký hiệu phân loại đó lên trang tên sách hoặc điền vào trường ký hiệu phân loại trên khổ mẫu trình bày dữ liệu Trong quá trình phân loại tài liệu, cán bộ thư viện phải xác định được nội dung tài liệu thuộc về môn loại tri thức nào Trên cơ sở đó sẽ quyết định tài liệu đó được xếp vào đề mục nào trong bảng phân loại.
Dé tìm hiểu thực trang, cách thức tiến hành phân loại của cán bộ xử lý nghiệp vụ tại Thư viện Học viện Y Dược học cô truyền Việt Nam, luận văn nghiên cứu các hoạt động này dựa theo các bước của quy trình phân loại:
- Phân tích nội dung tài liệu - xác định nội dung tài liệu
- Dinh ký hiệu phân loại
* Đối với tài liệu được tìm thấy ở cơ sở dữ liệu của các thư viện khác, cán bộ phân loại sẽ tham khảo chỉ sé phân loại cua các cơ sở dữ liệu đó Cán bộ phan loại sẽ tra cứu ở một số trang web để tìm tài liệu phù hợp gồm: http://catalog.loc.gov (Thư viện Quốc hội Mỹ), http://nlv.gov.vn (Thư viện Quốc gia Việt Nam), http://worldcat.org.
LÊ) |Jeess| © OPAC | Tra cứu ¡iiệu tại Thư x +
‹ â ( @ opac.niv.gov.vn/pages/opac/wpd-search-stype-form-quick-sfield-title-keyword- ụng%20dược.html# ma xằ@: l 4 Bao chế Đồng được |
245 10 a Bào chế Đông dược e Nguyén Đức Quang 250 # # a Tái bản lần thứ 1 +
5 Hướng dẫn hoạt động dược lâm sang tại bệnh viện
Thông tin xuất ban: H.: Y học, 2018
Phân loại tài liệu: 615.58 / H561D Loại CSDL: EEE
BE Hình 2.1 Trường ký hiệu phân loại trong CSDL
Nếu tài liệu được tìm thấy trùng với tài liệu đang xử lý, cán bộ phân loại tham khảo ký hiệu phân loại trên biểu ghi đó dé tìm ra chỉ số phân loại thích hợp cho tài liệu. Điều này đã giúp cho cán bộ phân loại giảm bớt được thời gian, công sức thực hiện, kết quả phân loại lại có độ chính xác cao.
* Đối với tài liệu không tìm thấy thông qua mạng Internet, cán bộ phân loại của Thư viện phải tiến hành theo các bước của quy trình phân loại:
- Phân tích nội dung tài liệu
- Xác định vi trí môn loại
- Thiết lập chỉ số phân loại Quy trình này được bat đầu bang việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc băng việc nhập thông tin vào trường ký hiệu phân loại trong biểu ghi thư mục
40 của CSDL Trong quá trình phân loại cán bộ phân loại phải xác định nội dung tài liệu xem tài liệu đó đề cập những vấn đề thuộc môn loại tri thức nào Trên cơ sở xác định được nội dung của tài liệu, cán bộ phân loại sẽ quyết định xếp tài liệu đó vào đề mục nào trong bảng phân loại Sự thống nhất về phương pháp phân loại có ý nghĩa to lớn trong công tác phân loại tài liệu của thư viện Dé đảm bao tính thống nhất khi xử lý thông tin, phương pháp phân loại được chia làm hai phần: phương pháp chung và phương pháp cụ thê.
- Phương pháp chung: bao gồm những yêu cầu, nguyên tắc, quy định áp dụng trong phân loại tài liệu thuộc mọi lĩnh vực tri thức và không phụ thuộc vào cau tao cua KHPL.
- Phuong pháp cụ thé: bao gồm những nguyên tắc phân loại áp dung cho một số nhóm tài liệu thuộc các lĩnh vực tri thức cụ thể và nó phụ thuộc vào quy định của KHPL cụ thé.
Phân tích nội dung tài liệu Đây là công đoạn đầu tiên trong quy tình xử lý nội dung tài liệu Thông qua việc phân tích tài liệu, cán bộ xử lý sẽ xác định được những yếu tô đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu, có khía cạnh về thời gian, địa điểm của van đề được nghiên cứu, tác dụng của tài liệu đối với bạn đọc.
Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ phân loại dựa vào các yếu tố: nhan đề, thông tin bổ sung cho nhan đề, lời giới thiệu, mục lục, các yếu tố xuất bản Tuy nhiên, trong thực tế có những tài liệu khi đọc tat cả các yếu tố trên mà vẫn chưa xác định được hoặc chưa chắc chắn về nội dung tài liệu đề cập đến cán bộ phân loại có thể phải đọc chính văn của tài liệu.
Trong số 2 cán bộ được hỏi đều cho rang khi phân tích nội dung tài liệu thì nhan dé là yêu tô ưu tiên xem xét dau tiên.
Tuy nhiên, trong thực tế nhiều tài liệu nếu chỉ đọc nhan đề của tài liệu mà không xem xét các yếu tô khác thì cũng không thể xác định được nội dung chính của tài liệu dé định ký hiệu phân loại chính xác vì trong nhiều trường hợp nhan đề không phản ánh nội dung tài liệu.
Có 1/2 cán bộ trả lời mục luc là yếu tổ tiếp theo cần xem xét theo nhan đề tài liệu Mục lục góp phần quan trọng giúp cán bộ xử lý xác định nội dung của tài liệu vì nó được coi như là một hệ thống khung xương của tài liệu Vì vậy, khi đọc mục lục, cán bộ phân loại sẽ hình dung ra đầy đủ cấu trúc và các vẫn đề mà tài liệu đề cập đến.
Cả 2/2 cán bộ cho rằng các yêu tô như lời nối đầu, kết luận, hay sơ đồ bảng biểu cũng hỗ trợ cán bộ phân loại trong việc xác định nội dung của tài liệu nhưng không phải là yếu tố quyết định.
Trong quá trình phân loại, nêu đã đọc hết các yếu tô trên mà vẫn chưa xác định được nội dung của tài liệu, khi đó cán bộ phân loại cần tiến hành đọc hiểu tài liệu ví dụ đọc các phần mở đầu, kết luận, đề mục của chương.
Khi phân tích nội dung tài liệu, cán bộ phải xác định được chủ dé của tài liệu, các phương diện nghiên cứu chuyên sâu của tài liệu Những khía cạnh phụ như quan điểm của tác giả, hình thức trình bày của nội dung của tài liệu Các khía cạnh này đòi hỏi người phân loại phải lưu ý dé thé hiện trong chỉ số phân loại nham chỉ tiết hóa nội dung của tài liệu xếp giá.
ĐÈ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHAT LƯỢNG CONG TÁC XỬ LÝ TAI LIEU TAI THU VIEN HỌC VIEN Y DƯỢC
HOC CO TRUYEN VIET NAM
3.1 Nang cao nang luc cán bộ xử ly
3.1.1 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho can bộ xử ly Đội ngũ cán bộ là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện, có vai trò quan trọng quyết định chất lượng hoạt động của các thư viện và cơ quan thông tin Đối với công tác xử lý tài liệu, việc đào tạo cán bộ trở thành những “chuyên gia” vững về nghiệp vu, chắc về chuyên môn luôn là ưu tiên trước nhất.
Trong nhiều năm qua, Thư viện Học viện YDHCTVN đã dành sự đầu tư lớn cho công tác dao tao nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực dap ứng những yêu cầu của một thư viện hiện đại Tuy nhiên, dé công tac dao tạo đạt hiệu quả hơn, nâng cao được chất lượng xử lý nội dung tài liệu, Thư viện cần tập trung vào một số vấn đề sau:
- Công tác đảo tạo, bồi dưỡng cán bộ luôn phải được coi trọng và đặt lên hàng đầu trong chiến lược phát triển lâu dài và bền vững của Thư viện.
- Qui mô đảo tạo không chỉ giới hạn trong phạm vi cán bộ trực tiếp tham gia làm công tác xử lý mà phải mở rộng tới toàn thê cán bộ trong Thư viện.
- Chương trình đào tạo phải phù hợp với từng loại đối tượng Đối với cán bộ xử lý tài liệu cần có chương trình đào tạo nâng cao, chuyên sâu Đối với cán bộ thư viện không tham gia trực tiếp cần có chương trình dao tao mang tính tông quan, di sâu vào việc áp dụng triển khai các sản phẩm và dịch vụ phục vụ người dùng tin.
- Cần tô chức nhiều hình thức dao tạo dé có thé phát huy được hiệu quả và chất lượng cũng như phù hợp với từng loại đối tượng tham gia như:
+ Đào tao tại chỗ: Thư viện có thé tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn, đài hạn, mời các chuyên gia trong lĩnh vực thông tin thư viện trong nước hoặc nước ngoài tham gia giảng dạy Hoặc trong những điều kiện cụ thể giảng viên có thê là do chính các cán bộ có chuyên môn vững của Thư viện đảm nhiệm Khi thay đổi phần mềm cán bộ chỉ được đào tạo sử dụng phần mềm chứ không được đảo tạo về chuyên môn nghiệp vụ xử lý tài liệu Bên cạnh đó, Thư viện cũng nên thường xuyên tô chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm trao đôi về chuyên môn nghiệp vụ. Điều này không chỉ cần thiết với Thư viện mà nó còn có ý nghĩa lớn trong việc mở ra cơ hội giao lưu, liên kết, chia sẻ giữa các thư viện với nhau.
+ Dao tạo bên ngoài: Cử cán bộ đi học, tập huấn, đào tạo các khóa ngắn hạn, dài hạn, tham gia các cuộc hội thảo, trao đôi nghiệp vụ do các trung tâm thông tin - thư viện trong nước và nước ngoài tô chức Đây là hình thức đào tạo rất quan trọng Nó giúp cho cán bộ của Thư viện có điều kiện tiếp cận tới các kiến thức mới, công nghệ mới đã được áp dụng thực tế ở nhiều thư viện lớn trong và ngoài nước cũng như học hỏi các kinh nghiệm mà họ đã đúc kết được trong quá trình áp dụng.
3.1.2 Nâng cao hiểu biết chuyên ngành đào tạo của cơ quan.
Là một thư viện chuyên ngành nên phần lớn tài liệu cần được xử lý thuộc lĩnh vực Y học (chiêm khoảng hơn 70%) Một số dạng tài liệu như luận văn, luận án hoặc các sách chuyên khảo thường đề cập đến những vấn đề chuyên sâu, do đó gây khó khăn cho cán bộ thư viện khi xử lý nội dung tài liệu đặc biệt là phân loại và định từ khóa vì bản thân các cán bộ không có kiến thức nên tảng về lĩnh vực này.
Việc trang bị những kiến thức về chuyên ngành Y học là điều vô cùng quan trọng và cần thiết Chính vì thé, trong thời gian tới, Thư viện cần ưu tiên cử
75 các cán bộ của tổ xử lý tài liệu tham gia các khóa học về lĩnh vực Y học dé có thê đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công việc, nâng cao chất lượng xử lý tài liệu.
Việc dao tạo có thé được thực hiện bằng hình thức như cử di dao tao, tự học hỏi từ những chuyên gia thông qua tài liệu hoặc các phương tiện khác.
3.2 Hoàn thiện và áp dụng các công cụ trong công tác xử lý nội dung tài liệu
3.2.1 Nghiên cứu áp dụng bộ từ khóa có kiểm soát
Hiện nay, Thư viện Học viện YDHCTVN dang gặp phải vấn đề về sự thống nhất trong xử lý nội dung tài liệu, đặc biệt là sự thống nhất về từ khóa.
Việc không có công cụ kiểm soát trong công tác định từ khóa đang khiến cán bộ xử lý lúng túng khi sử dụng từ khóa tự do Hơn nữa, trong lĩnh vực y học có nhiều thuật ngữ chuyên môn mà nếu không có kiến thức nền tảng về y học sẽ không thể định từ khóa chính xác Trong CSDL của thư viện có nhiều từ khóa được định ra không đảm bảo các yêu cầu của từ khóa, cách thức trình bày các từ khóa phản ánh cùng một khái niệm cũng không có sự thống nhất, kỹ năng xử lý từ vựng của cán bộ còn hạn chế dẫn đến hiện tượng nhiễu tin và làm ảnh hưởng đến hiệu quả tra cứu thông tin của bạn đọc Vì thế việc xây dựng bộ từ khóa quy ước chuyên ngành y học áp dụng trong công tác xử lý nội dung tài liệu là vô cùng cấp bách.
Thư viện cũng cần tìm hiểu và bồ sung các tiêu chuẩn Việt Nam dé làm công cụ hỗ trợ thêm cho các CBXL trong công tác biên mục và xử lý tài liệu Ví dụ: TCVN 5697-