Kết hoạc kinh doanh Sản Phẩm Chiếu Sáng Của Công Ty Khải Toàn

Đây là các vật liệu chính, có đơn hàng lớn và cồng kềnh nên các nhà cung cấp sẽ giao hàng thẳng đến nhà máy bằng các loại xe t ải trong vòng 7 ngày sau khi đặt hàng.. Đây là các loại vật

SẢN PHẨM CHIẾU SÁNG CỦA CÔNG TY KHẢI TOÀN1 Họ và tên:

Lớp:Đơn vị công tác:Vị trí công tác:2 Giới thiệu quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối thiết bị chiếu sáng của KTG

 Đầu vàoCung trong nước

Loại nguyên vật liệu: gồm có

Vật liệu chính: tôn thép, nhôm và bột nhựa PVC;Vật liệu phụ 1: bột sơn t ĩnh điện, dây điện, phụ gia & hóa chất;

Vật liệu phụ 2: Bullon, ốc vít, longđền Bao bì catton và túi nilon

Tìm nguồn:

Khi có đơn hàng của nhà máy bộ phận thu mua tiến hành tìm thông tinnhà cung ứng thông qua website, hệ thống Nhà cung cấp cũ hiện có, quagiới thiệu tìm các Nhà cung cấp cho từng mặt hàng cụ thể

Mỗi loại NVL thường tìm kiếm 3 Nhà cung cấp và sau đó lựa chọnmột Nhà cung cấp có giá cả, điều kiện thanh toán và giao hàng tốt nhất

Nhà cung cấp chủ yếu ở các khu vực gần nhà máy: Đồng Nai và TP HCM

Thu mua, gom hàng, chuyên chở: Phòng kinh doanh gửi kế hoạchtheo quý cho nhà máy, nhà máy căn cứ vào kế hoạch này lập yêu cầu vật tư

chuyển đến phòng mua hàng Phòng mua hàng nhận đơn hàng từ nhà máyvà tiến hàng thu mua NVL theo từng yêu cầu vật tư

a.Vật liệu chính: Tôn thép, nhôm và bột nhựa PVC

Các nhà cung cấp của các loại này chủ yếu ở khu công nghiệp Phú Mỹ-Vũng Tàu và Tp.HCM : công ty thép tấm lá Phú Mỹ, công ty SMC, côngty Double T, Hạnh Phong, thép Việt, nhôm Việt Nhật…Đây là các công tycung cấp nổi t iếng trong ngành, chất lượng nguyên liệu cao và giá cả hợplý

Đây là các vật liệu chính, có đơn hàng lớn và cồng kềnh nên các nhà cung cấp sẽ giao hàng thẳng đến nhà máy bằng các loại xe t ải trong vòng 7 ngày sau khi đặt hàng

b.Vật liệu phụ 1: bột sơn tĩnh điện, dây điện, phụ gia và hóa chất

Các nhà cung cấp của các loại này chủ yếu ở tp HCM: công ty ĐạiPhú, Bình Tây, Jotun,Daphaco& Lion… do nguồn cung ở HCM dồi dào vàgiá cả tốt hơn ở các khu vực khác

Đây là các loại vật liệu phụ, giá trị đơn hàng không lớn nên thươnglượng để các nhà cung cấp sẽ giao hàng đến DC Gò Vấp và sau đó đội vậntải của công ty sẽ chở NVL này xuống nhà máy tại Đồng Nai, kết hợp chungvới các chuyến xe xuống nhà máy để lấy thành phẩm lên DC Gò Vấp

c.Vật liệu phụ 2: Loại công cụ dụng cụ như: Bullon, ốc vít, longđền… là những nguyên phụ liệu nhỏ và nhẹ được sử dụng tại xưởng cơ khí

nên lựa chọn các nhà cung ứng t ại cùng một quận hay có địa điểm gần nhauthuận lợi cho quá trình thu mua bằng xe gắn máy cùng một lúc các mặt hàngtránh tình trạng lãng phí chi phí vận chuyển và thời gian thu mua do địađiểm cùa các nhà cung ứng cách xa nhau

Thời hạn giao hàng thường là phía công ty sẽ đặt hàng trước 2 ngày và2 ngày sau công ty sẽ cử người tới lấy hàng và gom về DC Quận 2 Sau đó,đội vận t ải của công ty sẽ chở NVL này xuống nhà máy tại Đồng Nai, kếthợp chung với các chuyến xe xuống nhà máy để lấy thành phẩm lên DCQuận 2

d.Bao bì catton và túi nilon dùng trong quá trình đóng gói thành phẩm

Nhà cung cấp chủ yếu tại Đồng Nai: công ty SO VI, Tân Á, Việt Long…

Nhà cung cấp bao bì và túi nilon cung cấp được đúng loại bao bìcartton và nylon theo đúng kích cỡ và chất liệu của công ty yêu cầu Bêncạnh đó Nhà cung cấp phải cung cấp luôn phẩn in ấn LOGO , và các thôngtin của sản phẩm theo bảng y êu cầu của công ty lên trên bao bì Cartton vàtúi nylon

Nhà cung cấp sẽ giao hàng đến tận kho nhà máy của công ty bằng xetải loại nhỏ trong vòng 10 ngày sau khi đặt hàng

Đầu vào nhập khẩu

Các linh kiện nhập khẩu chủ yếu là tăng phô, chân giữ tact e, chânbóng đèn có lò xo, chân giữ neon bằng nhựa là loại hàng nhẹ nhưng cồngkềnh do đó lựa chọn phương thức vận tải bằng đường biển là tối ưu khinhập khẩu những linh kiện này

100% các đơn hàng tăng phô đều nhập nguyên container với giáFOB, với số lượng mỗi tháng khoảng 10 container 20ft, các loại linh kiệnkhác lẻ và khoảng 80% nhập FOB, 20% còn lại theo điều kiện C&F

Đơn giá linh kiện theo hợp đồng các nhà cung cấp chào bán theo giáFOB và C&F có mức chênh lệch tương đối khoảng $350 trên một containerfull và $36-40 trên một khối hàng (CBM)

Sau khi khảo sát, chúng tôi chọn Kuehne + Nagel là đơn vị cung cấpdịch vụ cước vận tải quốc tế và cả nội địa từ cảng dỡ về DC

Khi ký hợp đồng vận chuy ển với K+N chung tôi yêu cầu các camkết về vận chuyển, giá cả, thời gian giao hàng và thời gian thanh toán vớicông nợ 1 tháng kể từ ngày hàng về (ETA)

Cảng chính xuất hàng FCL là Shekou vì đây là cảng chính và lớnnhất ở Guangzhou, Trung Quốc Cảng xuất hàng đối với hàng LCL làShekou và Shenzhen.

Có khá nhiều hãng tàu và các công ty đóng consol khai thác tuyến hàng từ Shekou và Shenzhen về Cát Lái với transit time ngắn 4 - 6 ngày và t ần suất chuyến hàng tuần

Cảng dỡ hàng là cảng Cát Lái+ Biểu Giá cước vận chuyển đường biển

K+N sẽ thông báo cho agent của mình ở bên Trung Quốc & yêu cầuliên hệ với shipper về tình hình hàng hóa đồng thời release booking đểshipper tiến hàng đóng

& ship hàng

Shipper load hàng lên t àu đồng thời đại lý tại cảng xuất của K+N thôngbáo về

là hàng đã on board, lúc này sẽ thực hiện thanh toán tiền hàng cho seller (căn cứ vào điều khoản thanh toán đã ký kết trong hợp đồng trước đó)

Quy trình nhập hàngBước 1: Xem xét nhu cầu mua N VL

Kế hoạch mua NVL hàng năm, hàng quý, hàng thángLượng NVL tồn kho hiện tại và các hợp đồng mua N VL đã ký trướcđó có đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất hay không?

Kế hoạch sản xuất trong nămĐơn đặt hàng sản phẩm của khách hàng

Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng

Lên số lượng hàng cần mua dựa trên:Lượng tồn kho tối thiểu, nhu cầu sản xuất trong tháng trước Nhu cầu N VL tháng này, quí này

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

1/ Đánh giá sơ bộ các nhà cung cấp có cơ sở dữ liệu trong hệ thống hoặc tìm nhà cung cấp bên ngoài trong trường hợp cần thiết

2/ Dựa vào danh sách các nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn, bộ phận Cung ứng lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng nhất (tối thiểu là 3 và tối đa là 5) và gởi thư mời báo giá

3/ Sau khi nhận được báo giá, nhân viên Phòng mua hàng cần chọn nhàcung cấp có các điều kiện có lợi nhất

Danh tiếng của nhà cungcấp Chất lượng sản phẩm

Giá cả

Điều kiện thanh toánKhả năng cung ứng của nhà cung cấp4/ Trưởng phòng mua hàng sẽ đàm phán/xác định lại giá lần cuối vớinhà cung cấp được lựa chọn, tính toán lại giá cả dựa trên mức giá thị trườngvà chi phí đầu vào nguyên phụ liệu làm ra sản phẩm mình cần mua Chốtgiá cả

Bước 4: Ký kết hợp đồng

Tiến hành đàm phán các điều khoản của hợp đồng mua bán: giá cả, chất lượng, qui cách sản phẩm, số lượng, hình thức thanh toán, phương thứcvận chuy ển…

Soạn thảo hợp đồng hoăc tiếp nhận hợp đồng được soạn thảo từ nhà cung cấp nước ngoài

Kiểm tra lại các điều khoản trong hợp đồng trước khi đặt bút Ký kết hợp đồng

Theo dõi việc thực hiện hợp đồng

Bước 5 Tiến hành thủ tục nhập hàng và đưa hàng về DC

Được thông báo chi tiết về lịch tàu đi, lịch tàu về, nhân viên khai hảiquan của công ty sẽ chủ động khâu chứng từ để tổ chức khai báo hải quan hàng nhập khẩu

Trước 1 đến 2 ngày tàu cập cảng, chúng tôi nhận được thông báohàng đến của K+N, nhân viên khai hải quan sẽ tiến hành truyền mạng hảiquan điện tử cho lô hàng sắp về

Hàng về và sau khi được t hông tin từ K+N hàng đã vào kho CFS,nhân viên khai hải quan tiến hành mở t ờ khai tại cảng, lấy lệnh tại K+N vàtiến hành lấy hàng ra khỏi kho, giao cho K+N vận chuyển về DC tại Đồng

Nai (các linh kiện mà chúng tôi nhập về được ân hạn thuế 30 ngày do đóchúng tôi không phải đóng thuế ngay để lấy hàng).

Quy trình sản xuất của Công ty

Quy trình sản xuất:

Miền Bắc:

DC Hải Phòng : có địa thế về cảng biển nên thuận tiện cho việc tập kếtNguyên Vật Liệu nhập từ các nước như Trung Quốc, Hàn Quốc hoặc làcảng đưa hàng xuất khẩu sang các nước và nhận thành phẩm từ nhà máy Vìvậy nên đặt DC tại Hải Phòng

SDC Hà Nội: có vị trí trung t âm kết nối các tỉnh thành ở khu vực miềnBắc, thuận lợi cho sử dụng vận chuyển đường bộ và chiếm doanh số caonên Công ty quyết định đặt SDC tại Hà Nội

Miền Trung :

DC Đà Nẵng vị trí thuận lợi cho phân phối các t ỉnh phụ cận như QuảngBình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, KonTum, Gia Lai, Quảng N gãi, QuảngN am, Bình Định

Miền Nam:

DC Đồng Nai: đây cũng là DC chính (khu vực nhà máy) của công ty lànơi t ập kết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhập trong nước và ngoài nướcsử dụng trong quá trình sản xuất là nơi chứa thành phẩm để phân phối chocác tỉnh miền Nam và xuất khẩu.

DC TP.HCM: phân phối các tỉnh thành trong pham vi 150km và xuất khẩu.SDC Cần Thơ: phụ trách phân phối hàng hóa ở các tỉnh miền Tây

b Điạ bàn phân phối hàng hóa:

Khu vực

4DC

Stt

Địa bàn phân

1 Thái Nguyên2 Phú Thọ3 Vĩnh Phúc

6 Hà Nam7 Ninh Bình1 Hà Tĩnh2 Quảng Bình

4 Quảng Nam5 Quảng Ngãi1 Khánh Hòa2 Lâm Đồn g3 Bình Dương

Khu vực miền Bắc: DC Hà Nội phân phối hàng hóa

+ SDC Hải Phòng: chuyển hàng cho các đại lý thuộc Hải Phòng, Hà Nam, Ninh Bình

+ Chuy ển hàng cho đại lí t huộc Hà Nội, Thái Nguy ên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc

Khu vực mi ền Trung: DC Đà N ẵng phân phối hàng cho các đại lí thuộc Hà Tỉnh, Quảng Bình, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi.

Khu vực miền Nam: DC Đồng Nai phân phối hàng hóa

+ SDC Cần Thơ: chuyển hàng cho đại lí thuộc Cần Thơ, Đồng Tháp, Vĩnh Long, Bến Tre

+ SDC HCM: chuyển hàng cho đại lí thuộc TP.HCM, Long An và xuất khẩu

+ Chuyển hàng cho các đại lí thuộc Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu, TâyNinh, Bình Dương

c Quy mô DC và SDC:

Giả thiết:- Số sản phẩm trung bình cho 1 ngày là 1.500 sản phẩm.- 1 m2 chứa được 6 khối hàng

- Một khối hàng chứa được 2 sản phẩm

=> M ột m2 chứa được 12 sản phẩm

Thời gian Số SP dự Diện tíchDiện tích

trữ tại DC

(m2) cầnthuê

(Nguồn: Bộ phận sản xuất và kinh doanh)

Phân phối thị trường nước ngoài: xuất khẩu sang Thái LanBước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc tìm kiếm khách hàng nước ngoài của Tập đoàn Khải Toàn chủyếu chỉ thông qua các kênh truyền thông như hội chợ, triển lãm, Thương vụViệt Nam t ại Thái lan, qua bên thứ ba hay các mối quan hệ quen biết Tuynhiên vào thời điểm hiện nay, các phương thức tìm kiếm khách hàng nhưvậy khá tốn kém, không còn thuận lợi và phù hợp với tình hình cạnh tranhmới luôn gay gắt Bên cạnh đó, sự tác động của cuộc khủng hoảng tài chínhđã khiến các doanh nghiệp thu hẹp quy mô, tiết kiệm chi phí và tìm tớinhững kênh tiếp cận khách hàng mới phù hợp hơn nên Tập đoàn Khải Toànđang triển khai áp dụng thương mại điện tử và tham gia các sàn giao dịchB2B như Alibaba.com để mở rộng các kênh tìm kiếm khách hàng

Một số thông tin mà đội ngũ sales cần quan tâm khi chọn lựa đối tác gồm:

- Thông tin về lịch sử công ty, mức độ ảnh hưởng, uy tín, tình hình tài chính

- Số lượng cần mua, y êu cầu về chất lượng, chủng loại sản phẩm, thời gian bảo hành, hoàn trả.

- Mức giá đáp ứng được, điều kiện vận chuyển, phương thức t hanh toán

Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng

Sau khi chọn được đối tác có nhu cầu mua hàng thực sự hoặc nhậnđược thư hỏi hàng của khách hàng, nhân viên sales sẽ liên hệ với kháchhàng để gửi thư chào hàng, báo giá và đề nghị hợp tác cụ thể thông qua hìnhthức email Đồng thời gửi kèm cho khách hàng Catalog, biểu giá, các thôngtin về thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá Nếuđối tác có nhu cầu hợp t ác, nhân viên sales sẽ tiếp tục trao đổi thông tin vàđàm phán với đối tác qua mail hoặc các mạng chat trực tuyến

Khi đối tác chấp nhận giá và các điều kiện của Tập đoàn Khải toàn đưara, đối tác sẽ lập đơn đặt hàng gửi đi, thông tin bao gồm: tên hàng, chấtlượng, số lượng, giá cả, bao bì, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán,điều kiện vận chuy ển…

Căn cứ vào đơn đặt hàng của đối tác, hai bên sẽ thống nhất lần nữa vềđiều kiện giao dịch và tạo lập hợp đồng để tiến hành ký kết, Tập đoàn KhảiToàn sẽ lập hợp đồng làm 4 bản tiếng anh có giá trị như nhau gửi đối tác kýtrước Sau khi Khải toàn nhận được hợp đồng sẽ tiến hành ký tiếp và gửi lại2 bản qua đường chứng từ khi giao hàng để đối tác lưu trữ, làm tham chiếuthực hiện hợp đồng

Bước 3: Phương thức thanh toán

Thông thường, đối t ác sẽ mở thủ tục thanh toán quốc tế t heo như thoảthuận đã ký trong hợp đồng bằng hình thức L/C, D/P, ngân hàng sẽ báo cósau khi đối t ác mở thanh toán quốc tế từ 3-7 ngày Bộ phận chuyên trách sẽkiểm tra các chứng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thoả thuận và

thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thoanh toánkhông đúng.

Tuy nhiên đối tác của Khải toàn chủ yếu sử dụng phương thức t hanhtoán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng hoặc chuyển khoảnkhi hàng đến cảng

Bước 4: Tiến hành sản xuất

Chuyển đơn hàng xuống nhà máy và bắt đầu đi vào sản xuất khi xácnhận được thanh toán quốc tế, bộ phận sản xuất sẽ chú ý đến chất lượng sảnphẩm và thời gian giao hàng, ngoài ra thường xuyên thông báo tiến độ sảnxuất cho đối tác Sau khi công việc sản xuất hoàn tất, đối tác sẽ chỉ địnhcông ty kiểm hàng hoặc tự kiểm hàng Hàng sản xuất xong sẽ được chuyểnvề DC Đồng nai để đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.Tất cả phải đượchoàn tất trước thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán quốc tế

Bước 5: Xuất khẩu hàng sang Thái Lan

Điều kiện thanh toán:- CNF tại cảng Bangkok hoặc cảng chỉ định khác, Khải toàn sẽ chịu trách

nhiệm thuê tàu, làm thủ tục hải quan và chuyên chở hàng t ới cảng đến, chịuchi phí bốc dỡ hàng tại cảng bốc Do khoảng cách địa lý gần và rủi rochuyên chở ít khi xảy ra và hàng hóa không dễ hư hỏng trên đường vậnchuyển nên đối tác thường chọn phương thức CNF thay vì CIF, ngoài ra giáCNF cũng thấp hơn so với giá CIF Trường hợp đối tác mới giao dịch lầnđầu, đối tác thường chọn mua theo giá CIF hoặc tự mua bảo hiểm cho hànghóa bán theo giá CNF

Câu 3 Vẻ sơ đồ tổ chức và giới thiệu về bộ phận sản xuất

với lực lượng trên 500 Công Nhân Viên , tập hợp đội ngũ Lãnh Đạo,Quản Lý, Chuyên Gia trẻ có tâm huyết, giỏi chuyên môn và kinh nghiệm từcác Tập đoàn lớn trong và ngoài nước Hiện nay, KTG đã xây dựng được:- Hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000:2001 do tổ chức DNV của Na Uy cấp chứng nhận.

- Hệ thống phân phối vững mạnh, sâu rộng trên toàn quốc:

+ 03 Chi nhánh trực thuộc công ty+ Trên 100 Nhà phân phối

+ Trên 200 Đại lýThông qua các chủ đầu tư, công ty tư vấn thiết kế, công ty xây dựng,nhà thầu,… các sản phẩm của KTG đã có mặt tại hầu hết các dự án và côngtrình trung bình và lớn ở khắp các tỉnh, thành tại Việt Nam

Xuất khẩu sản phẩm sang các quốc gia trong khu vực: Thái Lan vàđang tiếp tục xâm nhập vào các thị trường khác

Với tiềm lực phát triển và định hướng đầu tư phù hợp, KTG đang ngàycàng khẳng định uy tín trên thị trường là Tập đoàn hàng đầu về thiết bị điện& chiếu sáng và là đối tác đáng tin cậy của các tổ chức trong và ngoài nước.

Vốn điều lệ hệ t hống KTG: 153,000,000,000 VND- Văn phòng chính và nhà máy: Lô 33, KCN Tam Phước, Xã Tam Phước, TP Biên Hòa, Đồng Nai

- Văn phòng tại TP.HCM: Công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc, Lầu 6, Tòa nhà Sông Đà, 14B Kỳ Đồng, P.9, Q.3, TP.HCM

- Văn phòng tại Hà Nội: Công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng HồngPhúc, Lô 2-8B, KCN Hoàng Mai, 435A Tam Trinh, P Hoàng Văn Thụ, Q HoàngMai, Hà Nội

- Văn phòng t ại Đà Nẵng: Công ty CP Bảo Phước, 116 Núi Thành, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng

Hình ảnh về sản phẩm chiếu sáng của KTG: gồm máng và đèn tiêu chuẩn, đèn tán xạ và tán quang

Câu 4 Nêu một số giải pháp tăng năng suất

Công ty Cổ phần Khải Toàn có thể coi là một trong những DN đi đầu trong việccải tiến, đổi mới sản xuất với việc áp dụng khoa học kỹ thật cao trong sản xuất,hơn nữa, DN này còn rất tích cực áp dụng các phương thức quản trị DN hiện đạinhư 5S, Kaizen, Lean Six Sigma…DN nào cũng đặt mục tiêu phát triển bền vữnglên hàng đầu, thứ nhất là chất lượng sản phẩm luôn được người tiêu dùng đónnhận, thứ hai là giá cả phải cạnh tranh, thứ ba là kiểu dáng mẫu mã phải phù hợpthị hiếu người tiêu dùng Vì thế, DN bắt buộc phải áp dụng cải tiến năng suất liêntục Tiêu biểu như sản phẩm đèn led của Khải Toàn là sản phẩm phải thay đổi liêntục, nếu không áp dụng thường xuyên các công cụ sẽ thua trên thương trường.Công ty cần thành lập nhóm cải tiến, huấn luyện đào tạo cho hơn 2.000 nhân viênvề các phương pháp cải tiến năng suất, nâng cao chất lượng như Kaizen, 5S… Nhờđó, môi trường làm việc tại công ty đã trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, số lượng sángkiến trong kinh doanh của người lao động tăng tới 50% Hơn nữa, do là DN sảnxuất công nghiệp với nhiều máy móc thiết bị, nhưng với việc áp dụng các phươngpháp sản xuất thông minh, hiện đại, trong thời gian gần đây, số lượng tai nạn laođộng trong sản xuất hầu như không còn

Ngoài ra, bên cạnh việc áp dụng các phương pháp quản trị mới trong sản xuất, vớicuộc cách mạng công nghệ 4.0 tới gần, Khải Toàn cũng phải cố gắng chủ động đểđón đầu xu hướng Khải Toàn cần thành lập trung tâm RD chuyên nghiên cứu vềthiết bị chiếu sáng và nguồn sáng, với sự cộng tác của nhiều chuyên gia trongngành cùng các viện, trường đại học trong nước; ngoài ra, trung tâm còn kết nốivới các viện nghiên cứu quốc tế để nhận chuyển giao công nghệ, tư vấn, hỗ trợ Vìthế, các trang thiết bị của DN luôn được NK từ các nước phát triển, trong tương lai,Khải Toàn cần định hình được phương thức công nghệ 4.0, DN đang thiết lập dựán sản xuất không có người