KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Tiểu luận với đề tài: "KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH" - Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng - Đại học Nội vụ Hà Nội - Học viện Hành chính Quốc gia - 8,5 điểm

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUÔC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN

NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng

Mã phách:

Hồ Chí Minh - 2023

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN

NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng

Mã phách:

Hồ Chí Minh - 2023

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI TIỂU LUẬN

Điểm, chữ ký (Ghi rõ họ tên) của cán

bộ chấm thi

Điểm thống nhất của

bài thi

Chữ ký xác nhận

của cán bộ nhận bài thi CB chấm thi số 1 CB chấm thi số 2 Bằng số Bằng chữ

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên:……… Ngày sinh:……… Mã HV:………

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tên đầy đủ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI “KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH” 4

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.2 Vai trò của hoạch định nhân sự 4

1.3 Nội dung hoạch định nhân sự 5

1.4 Khái quát chung về Ủy ban nhân dân Quận Tân Bình, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh 6

1.5 Khái quát chung về Văn phòng UBND quận Tân Bình 8

1.6 Đội ngũ nhân sự của Ủy ban nhân dân Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 9

Tiểu kết chương 1 10

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 11

2.1 Thực trạng thực hiện vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh 11

2.2 Kết quả thực hiện công tác hoạch định nhân sự của nhà quản trị văn phòng tại UBND quận Tân Bình 20

Tiểu kết chương 2 23

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 24

3.1 Nhận xét, đánh giá 24

3.2 Các giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Bình 26

KẾT LUẬN 29DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30PHỤ LỤC 31

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hoạch định nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với một cơ quan tổ chức, nó không chỉ góp phần giúp cơ quan tổ chức có thể thấy trước được tình hình nhân sự trong tương lai cũng như những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai và có thể kịp thời tìm ra phương pháp giải quyết phù hợp, chủ động ứng phó với những rủi ro trong quá trình hoạch định mà còn tạo điều kiện cho cơ quan tổ chức sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và hiệu quả Để việc hoạch định có hiệu quả thì các cơ quan phải xác định rõ các mục tiêu và đề ra các phương pháp đảm bảo số lượng, chất lượng cho nhân sự trong cơ quan, tổ chức, đơn vị Đặc biệt, nhà quản trị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong công tác hoạch định nhân sự của một cơ quan Như vậy, để có thể đảm bảo và hoàn thiện hơn cả về chất lượng và số lượng nhân sự của cơ quan, chúng ta phải có cái nhìn đúng đắn về vai trò của nhà quản trị văn phòng, cần phải đi sâu tìm hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của nhà quản trị văn phòng đến công tác hoạch định nhân sự của một cơ quan, từ đó đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện việc phát huy vai trò của nhà quản trị văn phòng cũng như công tác hoạch định nhân sự cho các cơ quan Nhận thức được tính cấp bách của vấn đề nói trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh”

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu

Tiểu luận có mục đích làm rõ những vấn đề lý luận về hoạch định nhân sự, vai trò của nhà quản trị văn phòng đến công tác hoạch định nhân sự; liên hệ thực tiễn việc hoạch định nhân sự qua khảo sát tại UBND quận Tân Bình Từ đó, đánh giá, nhận định về vai trò của nhà quản trị văn phòng đến công tác hoạch định nhân sự và đề xuất một số giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan, tổ chức

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ nội dung của đề tài, thực hiện mục tiêu đã đặt ra, tiểu luận có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Nghiên cứu một số cơ sở lý luận về hoạch định nhân sự, vai trò của nhà quản trị văn phòng đến công tác hoạch định nhân sự

- Liên hệ thực tiễn việc hoạch định nhân sự qua khảo sát tại UBND quận Tân Bình

- Đánh giá, nhận định về vai trò của nhà quản trị văn phòng đến công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình

- Đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là hoạch định nhân sự, vai trò của nhà quản trị văn phòng đến công tác hoạch định nhân sự

Tiểu luận nghiên cứu trên phạm vi UBND Quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của tiểu luận 4.1 Ý nghĩa lý luận

Tiểu luận tập trung làm rõ cơ sở lý luận về về hoạch định nhân sự, vai trò của nhà quản trị văn phòng Từ đó, đánh giá, nhận định về sự ảnh hưởng đến công tác hoạch định nhân sự

4.2 Ý nghĩa thực tiễn

Những kết quả nghiên cứu và giải pháp được đưa ra sẽ góp phần hoàn thiện và phát huy việc nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình nói riêng và các cơ quan khác nói chung để từ đó cũng giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả cao, hoàn

thành các mục tiêu nhiệm vụ đã đặt ra Ngoài ra, tiểu luận còn có ý nghĩa tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu, tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận về nhà quản trị văn phòng và vai trò của họ đến công tác hoạch định nhân sự, các kết quả nghiên cứu có liên quan đã được công bố,…

- Phương pháp quan sát: Quan sát việc thực hiện vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND quận Tân Bình

- Phương pháp điều tra: thực hiện điều tra, khảo sát các CBCC làm việc tại UBND quận Tân Bình về nhà quản trị văn phòng và vai trò của họ đến công tác hoạch định nhân sự tại cơ quan

6 Kết cấu của tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung của tiểu luận bao gồm 3 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về đề tài Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

Chương 2: Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong

công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỀ TÀI “KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”

1.1 Một số khái niệm cơ bản

Khái niệm nhà quản trị văn phòng: Nhà quản trị văn phòng là người làm chức năng quản trị tại một cơ quan hoặc văn phòng Là người chỉ huy, điều hành, điều khiển hoạt động của người khác, thực hiện các công việc cụ thể nào đó hoặc làm nhiệm vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc của văn phòng

Khái niệm hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra

Khái niệm nhân sự: Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân, “Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì”; Theo tác giả Hương Huy, “Nguồn nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả mọi người thực hiện các hoạt động của tổ chức”

Khái niệm hoạch định nhân sự: Hoạch định nhân sự là xác định số lượng và chất lượng của nhân sự trong văn phòng và các phương pháp hay mục tiêu để không

ngừng nâng cao chất lượng của nhân sự trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

1.2 Vai trò của hoạch định nhân sự

- Hoạch định nhân sự sẽ giúp cơ quan tổ chức tiết kiệm được chi phí trong việc vận hành cơ quan tổ chức cũng như nâng cao được hiệu quả hoạt động của cơ quan

- Tạo điều kiện cho cơ quan tổ chức sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và hiệu quả

- Giúp cơ quan, tổ chức, văn phòng có thể thấy trước được tình hình nhân sự

trong tương lai cũng như những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai và có thể kịp thời tìm ra phương pháp giải quyết phù hợp, chủ động ứng phó với những rủi ro trong quá trình hoạch định

- Hoạch định nhân sự còn góp phần tạo nên sự gắn bó, đoàn kết giữa đội ngũ nhân sự với nhau và với cơ quan, tổ chức

1.3 Nội dung hoạch định nhân sự 1.3.1 Xác định mục tiêu

Khi hoạch định về nhân sự cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, người làm công tác hoạch định phải xác định được mục tiêu rõ ràng để đảm bảo tính rõ ràng, nhất quán, đo lường được khi hoạch định, trong đó phải xác định đầy đủ các yếu tố sau:

- Về số lượng, căn cứ vào cơ cấu tổ chức của đơn vị, nhu cầu của từng bộ phận cũng như căn cứ vào khối lượng của cơ quan, tổ chức, văn phòng mà người làm công tác hoạch định nhân sự xác định được mình cần đảm bảo về số lượng nhân sự trong cơ quan, đơn vị là bao nhiêu và đặt nó làm mục tiêu trong quá trình hoạch định

- Năng lực (chất lượng) lao động được xác định căn cứ vào kiến thức, kỹ năng, thái độ của từng người cũng như yêu cầu của vị trí công việc, bộ phận, cơ quan về năng lực của lao động

- Ngoài ra, người làm công tác hoạch định còn phải xác định các mục tiêu để hoạch định nhân sự như mục tiêu về độ tuổi, giới tính của nhân sự, mục tiêu về vị trí việc làm, tính chất công việc, văn hoá tổ chức,…

1.3.2 Nội dung hoạch định nhân sự

Người làm công tác hoạch định phải tiến hành xác định các phương pháp, giải pháp để hoạch định nhân sự ở những nội dung sau:

- Tuyển dụng nhân sự thông qua thi tuyển và xét tuyển để lựa chọn được nhân sự đáp ứng được tiêu chuẩn làm việc hay nhu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị

- Đào tạo bồi dưỡng nhân sự để nhằm nâng cao được năng lực nhân sự trong cơ quan, đơn vị và đáp ứng được các yêu cầu về nhân sự của cơ quan Trong quá trình, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự, nhà quản trị cần tránh việc đào tạo lại nhân sự để không mất nhiều thời gian và tiền bạc và nên chú trọng hoạt động bồi dưỡng, đặc biệt là chú trọng bồi dưỡng kiến thức mới với hình thức ngắn hạn

- Bố trí và sắp xếp nhân sự thông qua việc thực hiện các công tác bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự đến các vị trí công việc đúng với năng lực của bản thân

- Đãi ngộ nhân sự để góp phần thúc đẩy sự hăng hái, sáng tạo, cống hiến và gắn bó của đội ngũ nhân viên với nhau và cơ quan, tổ chức, đơn vị

- Kiểm tra và đánh giá nhân sự để giúp lựa chọn được nhân sự phù hợp cũng như đánh giá được năng lực của đội ngũ nhân sự trong quá trình đào tạo, tuyển dụng, hoạt động và làm cơ sở để có thể lên kế hoạch và đưa ra các giải pháp cho những nội dung hoạch định khác, giúp cơ quan có cơ sở để có thể sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực phù hợp, khoa học

1.4 Khái quát chung về Ủy ban nhân dân Quận Tân Bình, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh

1.4.1 Vị trí địa lý

UBND Quận Tân Bình toạ lạc tại địa chỉ E8/9A Nguyễn Hữu Trí, Thị trấn Tân Túc, Quận Tân Bình, Tp.HCM Ubnd quận nằm ở vị trí rất thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin, xử lý các công việc nhanh chóng; đảm bảo quá trình giải quyết công việc, quá trình trao đổi công tác giữa các phòng, ban, các đơn vị, các nhân viên với nhau rất dễ dàng, đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ

1.4.2 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tân Bình gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó chủ tịch và 82 CBCC đang làm việc tại 12 Phòng, ban chuyên môn thuộc UBND (Phụ lục 1)

Các Phòng chuyên môn gồm:

- Văn phòng HĐND và UBND - Phòng Nội vụ

- Phòng Tài chính - Kế hoạch - Phòng Tư pháp

- Phòng Kinh tế - Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội - Phòng Văn hóa - Thông tin

- Phòng Quản lý đô thị - Phòng Tài nguyên và Môi trường - Phòng Giáo dục và Đào tạo - Phòng Y tế

- Thanh tra quận

UBND Quận Tân Bình làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, ủy viên UBND Mỗi thành viên Ubnd quận chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND quận, phối hợp chặt chẽ giữa UBND với Mặt trận Tổ quốc quận và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực

hiện mọi nhiệm vụ

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng Pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và Chương trình, kế hoạch công tác của UBND

Cán bộ, công chức cấp quận phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

1.5 Khái quát chung về Văn phòng UBND quận Tân Bình

Văn phòng UBND quận Tân Bình là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ cho các hoạt động của Ubnd quận

Văn phòng giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Quyết định số 05/2017/QĐ-UBND ngày 03 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Quận về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thuộc Ủy ban nhân dân quận Tân Bình và Quyết định số 03/2018/QĐ-UBND ngày 14 tháng 3 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Quận về sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội động nhân dân và Ủy ban nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 05/2017/QĐ-UBND ngày 03 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân quận Tân Bình Trong công tác hoạch định nhân sự, văn phòng đảm nhận các nhiệm vụ như sau:

- Giúp UBND quận Tân Bình xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác và tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, ban, ngành quận, UBND thực hiện Tổng hợp, kiểm tra, báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả thực hiện các công việc

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm; thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo

và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với CBCC, người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân công của Ubnd quận

- Cung cấp các thông tin và phối hợp với Phòng Nội vụ trong việc tham mưu giúp Ubnd quận trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với CBCC

- Hoạch định các hình thức, phương pháp để nâng cao chất lượng, số lượng nhân sự và phối hợp với Phòng Nội vụ thực hiện trong phạm vi thẩm quyển của Văn phòng theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên

1.6 Đội ngũ nhân sự của Ủy ban nhân dân Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Về số lượng, hiện nay tổng số CBCC làm việc tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận Tân Bình là 82 người Đa số CBCC có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ Đại học trở lên, lý luận chính trị từ trung cấp trở lên

Về chất lượng, có thể khái quát về chất lượng đội ngũ CBCC tại UBND quận Tân Bình như sau:

- Về thể lực, nhìn chung đội ngũ CBCC của UBND Quận Tân Bình đã đáp ứng theo tiêu chuẩn quy định về tình trạng sức khỏe, đủ sức khỏe để làm việc trong điều kiện môi trường làm việc bình thường

- Về tâm lực, hầu hết đội ngũ CBCC đều có phẩm chất đạo đức của người CBCC được biểu hiện ở gương mẫu về đạo đức, có lối sống lành mạnh; chấp hành nghiêm chỉnh đường lối, chính sách của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước; tận tụy phục vụ nhân dân, không quan liêu hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn cho nhân dân khi đến giải quyết công việc Tác phong làm việc và mức độ phối hợp trong công việc: Có tác phong làm việc khoa học, nghiêm túc, biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của đồng nghiệp và những người xung quanh, lời nói đi đôi với việc làm Bên cạnh đó, mỗi người CBCC có sự phối hợp chặt chẽ trong công việc với đồng nghiệp, với lãnh đạo, với những người cấp dưới để đạt hiệu quả cao nhất, hạn chế tối đa tình

trạng bất đồng quan điểm dẫn đến bất mãn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

- Về trí lực, đội ngũ CBCC đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, được đào tạo bồi dưỡng cả về trình độ chuyên môn, kiến thức kỹ năng kinh nghiệm công tác và năng lực thực thi công vụ Trong quá trình thực thi công việc, CBCC đã cố gắng phát huy tốt vai trò và tinh thần trách nhiệm, đảm bảo thực hiện đúng, đủ mọi nhiệm vụ được phân công

Tiểu kết chương 1

Như vậy, Chương 1 đã trình bày khái quát những cơ sở lý luận của đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh” như khái niệm nhân sự, hoạch định nhân sự, nhà quản trị văn phòng, vai trò và nội dung của hoạch định nhân sự cũng như giới thiệu sơ lược về UBND Quận Tân Bình Đó chính là tiền đề vững chắc để có thể nghiên cứu và triển khai rõ hơn nội dung của Chương 2 về thực trạng vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của

UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN BÌNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Thực trạng thực hiện vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại UBND quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

2.1.1 Thu thập thông tin làm căn cứ cho hoạch định nhân sự

Thông tin nắm giữ một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của UBND nói chung và quá trình hoạch định nhân sự tại Ubnd quận nói riêng Để xác định rõ công việc nào là cần thiết cho cơ quan, vị trí công việc đó phải làm những nhiệm vụ gì, cần những năng lực gì, chất lượng nhân sự tại cơ quan như thế nào thì việc thu thập thông tin chính là tiền đề quan trọng để giúp UBND xác định những nội dung trên Kết quả của quá trình thu thập thông tin chính là những thông tin đáng tin cậy và chuẩn xác nhất về số lượng và chất lượng nhân sự trong coe quan và đây cũng là tiền đề để Ubnd quận có thể phân tích công việc về thực trạng nhân sự tại cơ quan và xây dựng các kế hoạch và phương pháp phù hợp để nâng cao chất lượng nhân sự về các nội dung như biên chế, tuyển dụng, phân công công việc, đánh giá, kiểm tra, điều động, khen lưởng, kỷ luật nhân sự, đào tạo bồi dưỡng nhân sự,…

Trong UBND Quận Tân Bình, Chánh văn phòng là người đảm nhận vai trò thu thập thông tin và phân tích công việc làm căn cứ hoạch định nhân sự tại UBND Khi đó Chánh Văn phòng sẽ là người xác định cần phải thu thập những thông tin gì, thực hiện bằng những phương pháp nào, thời gian bao lâu,… Cụ thể, ở UBND quận Tân Bình, các thông tin cần thu thập để làm căn cứ cho việc hoạch định nhân sự gồm:

- Chức năng, nhiệm vụ của công việc - Phương pháp thực hiện công việc - Các yêu cầu về nhân sự và điều kiện vật chất để hoàn thành công việc - Mối quan hệ của các vị trí công việc với nhau

- Số lượng, chất lượng, tuổi tác, giới tính, trình độ học vấn, phẩm chất, kỹ năng, kinh nghiệm của nhân sự đảm nhận công việc

- Kết quả thực hiện công việc Sau khi xác định các nội dung cần thu thập, nhà quản trị văn phòng sẽ tiến hành giao cho Phó Chánh văn phòng hoặc một số CBCC để tiến hành thu thập thông tin qua các quy định của pháp luật, của UBND, qua các báo cáo kết quả hoạt động cũng như qua việc quan sát, hội họp, hỏi ý kiến, khảo sát,… Sau đó, lãnh đạo văn phòng sẽ tiến hành tiếp nhận các thông tin và tiến hành phân tích, xử lý thông tin và trình lên cho lãnh đạo cơ quan để phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự của Ban Lãnh đạo Ubnd quận cũng như làm tiền đề để hoàn thành mục tiêu hoạch định nhân sự cho UBND quận Tân Bình Trong suốt quá trình này, nhà quản trị văn phòng có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được đầy đủ, phù hợp, chính xác Vì thông tin đến từ rất nhiều nguồn khác nhau và rất phong phú phức tạp nên đòi hỏi Chánh Văn phòng UBND quận Tân Bình phải tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá, phải nắm rõ quy định của các văn bản có liên quan về vấn đề nhân sự và so sánh giữ thực tiễn với các quy định của pháp luật và của cơ quan,… để góp phần tạo tiền đề cho công tác hoạch định nguồn nhân sự tại Ubnd quận

Không chỉ có vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin cho việc hoạch định nhân sự, Chánh Văn phòng UBND quận Tân Bình còn có vai trò là người cung cấp thông tin và cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt động của cơ quan Thông tin trong quá trình hoạch đinh nhân sự sẽ được Chánh văn phòng phải tiếp nhận và gửi cho lãnh đạo để tham mưu cũng như truyền đạt phổ biến tới các đơn vị, nhân viên trong văn phòng, các đơn vị, cá nhân có liên quan để các cá nhân, đơn vị trong

văn phòng dựa vào đó để thực hiện nhiệm vụ của mình

2.1.2.Tổ chức thiết lập mục tiêu

Sau khu đã thu thập đủ thông tin để tiến hành hoạch định nhân sự, nhà quản trị văn phòng xác định mục tiêu để làm công tác hoạch đinh nhân sự cho cơ quan để

đảm bảo công việc được thực hiện xuyên suốt, hiệu quả, tránh gây xáo trộn trong quá trình hoạt động

Các mục tiêu mà nhà quản trị văn phòng phải thiết lập khi hoạch định nhân sự bao gồm:

- Mục tiêu về số lượng nhân sự Căn cứ vào nhu cầu của từng bộ phận, cơ cấu tổ chức của đơn vị, khối lượng công việc của UBND quận Tân Bình mà Chánh văn phòng sẽ xác định xem Ubnd quận cần bao nhiêu nhân sự

- Về trình độ chuyên môn của nhân sự, Chánh văn phòng sẽ là người xác định xem nhân sự cần phải đảm bảo kiến thức, kỹ năng, thái độ, kinh nghiệm như thế nào để có thể hoàn thành tốt công việc Ví dụ như nhân viên văn thư phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành Văn Thư – Lưu trữ, có đức tính kiên nhẫn, siêng năng, cần cù trong công việc, có tác phong làm việc khoa học,…

- Ngoài các mục tiêu trên còn có mục tiêu khác như độ tuổi, giới tính và các yêu cầu khác về chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học,… của nhân sự tuỳ thuộc vào vị trí công việc, tính chất, văn hoá tổ chức của cơ quan

Không chỉ xác định mục tiêu, Chánh văn phòng cần phải dự kiến những thay đổi, rủi ro có thể xảy ra trong tương lai như nhân sự xin nghỉ, thuyên chuyển để có các phương pháp phù hợp

Sau khi đã thiết lập được các mục tiêu, Chánh văn phòng còn phải xác định được các phương pháp để đạt được các mục tiêu đó, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn hoặc dài hạn phù hợp, các biện pháp để đạt được mục tiêu trong hoạch định nhân sự của UBND quận Tân Bình để đảm bảo tính khả thi, phát huy tối đa nguồn lực của cơ quan, và đạt được mục tiêu đã đề ra Cuối cùng, Chánh Văn phòng sẽ tiến hành tham mưu cho lãnh đạo về vấn đề nhân sự cũng như tiến hành tổ chức thực hiện các mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể chi tiết để việc thực hiện mang tính khả thi và đạt hiệu quả cao

2.1.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 2.1.3.1 Tuyển dụng nhân sự

Căn cứ vào tình hình nhân sự của UBND quận Tân Bình, Chánh Văn phòng được sự phân bổ của Phòng Nội vụ và Sở Nội vụ sẽ là người tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng trong cơ quan mình; phối hợp với Phòng Nội vụ lên kế hoạch tuyển dụng, xác định các hình thức, phương thức tuyển dụng, số lượng nhân sự, xây dựng bản mô tả công việc,… Qua đó, Phòng Nội vụ sẽ xây dựng các văn bản như quy chế tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, hướng dẫn tham gia thi tuyển, xét tuyển,…và báo cáo cho Sở Nội vụ xét duyệt Sau đó, UBND sẽ tiến hành tuyển dụng nhân sự theo những nội dung đã được xem xét Trong quá trình tuyển dụng, nhà quản trị văn phòng là người giám sát việc thực hiện các quy trình tuyển dụng và đảm bảo tính công khai, minh bạch, tuyển dụng được nguồn nhân sự chất lượng, đáp ứng được yêu cầu đối với từng vị trí chức danh đã đặt ra trong bản mô tả công việc Khi đã tuyển dụng được đủ các nhân sự đáp ứng được yêu cầu mà đơn vị đã đặt ra, Chánh văn phòng sẽ là người tiếp nhận thử việc và tiến hành đánh giá, kiểm tra, theo dõi các ứng viên

Quy trình tuyển dụng CBCC mà Chánh Văn phòng xây dựng cho UBND quận Tân Bình căn cứ vào Nghị định số 138/2020/NĐ-CP Quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng trình Phòng Nội Vụ và Sở Nội Vụ Bước 2:Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng

Bước 3: Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng

Bước 5: Thành lập hội đồng tuyển dụng Bước 6: Thông báo tuyển dụng

Bước 7: Tiếp nhận hồ sơ tuyển