bài tiểu luận quản trị nguồn nhân lực đề tài quy trình tuyển dụng công ty xnk nam việt

Nhìn thấy được thực trạng đómột số nhà nghiên cứu đã tiến hành nghiên cứu về đề tài này nhằm nắmbắt được tâm lý của người ứng tuyển và mong muốn của nhà tuyển dụngtừ đó có giải pháp cụ t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬNMÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

XNK NAM VIỆT

Giáo viên hướng dẫn : PHAN LÊ VINH

Danh sách các thành viên trong nhóm:STT MSSV Họ và tên Lớp Ký tên

21900006486Trương Anh Nghĩa 31900006397Đỗ Ngọc Duy Phương

51900006215Phan Triệu Long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNHKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬNMÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

XNK NAM VIỆT

Giáo viên hướng dẫn : PHAN LÊ VINH

Danh sách các thành viên trong nhóm:STT MSSV Họ và tên Lớp Ký tên

21900006486Trương Anh Nghĩa 31900006397Đỗ Ngọc Duy Phương

51900006215Phan Triệu Long

ĐÁNH GIÁ CỦA GIÁO VIÊN

Lời mở đầu

Với những tiến bộ ngày nay thì việc tuyển dụng nguồn nhân lực đóngmột vai trò khá quan trọng trong đó Vì đó được coi là yếu tố quyết địnhsự thành bại của hoạt động doanh nghiệp Nhìn thấy được thực trạng đómột số nhà nghiên cứu đã tiến hành nghiên cứu về đề tài này nhằm nắmbắt được tâm lý của người ứng tuyển và mong muốn của nhà tuyển dụngtừ đó có giải pháp cụ thể hơn cho hai bên dễ dàng hiểu được nhu cầu củanhau mà có thể đáp ứng một cách tốt nhất thúc đẩy quá trình công việcđược hoạt động một cách chơn chu nhất và bên cạnh đó là giúp đượcngười lao động có nơi làm việc ổn định trong diễn biến việc làm ngàynay đang diễn ra khá phức tạp và cụ thể hơn là chênh lệch về trình độ vàtay nghề lao động.

Một số lao động không được nhận vì do thiếu kinh nghiệm vì mới ratrường song với đó là các doanh nghiệp sợ rằng khi đào tạo họ thànhcông thì họ sẽ không cống hiến cho công ty mà có những bến đỗ khác đólà những khúc mắc trong việc tuyển dụng đang diễn ra ngày nay.Như những khó khăn trên thì ở bài nghiên cứu này đã đưa ra một quytrình tuyển dụng có thể giúp người lao động nắm bắt được và từ đó dễdàng đáp ứng các nhu cầu nhà tuyển dụng mà tránh đi lang mang mấtthời gian.

Mục lục

I.Cơ sở lý luận về tuyển dụng nhân sự

1.Khái niệm tuyển dụng nhân sự

2.Vai trò3.Nguồn và phương thức tuyển dụng

4.Quy trình tuyển dụng nhân sự

II.Thực trạng tuyển dụng tại công ty xuất nhập khẩu Nam Việt

1.Phiếu yêu cầu nhân sự

2.Bảng mô tả công việc

3.Thông báo tuyển dụng

4.Kế hoạch đăng tuyển

5.Danh sách ứng viên tham gia ứng tuyển

6.Thư mời phỏng vấn lần 1

7.Thư mơi phỏng vấn lần 2

8.Bảng đánh giá ứng viên

9.Thư thông báo trúng tuyển

10.Bản cam kết tiền lương

11.Thư từ chối ứng viên

Kết luận

I.Cơ sở lý luận về tuyển dụng nhân sự

1 Khái niệm tuyển dụng nhân sự

 Khái niệm tuyển dụng nhân sự bao gồm hai nội dung đó là tuyển mộ vàtuyển chọn nhân lực.

 Tuyển mộ: Là quá trình thu hút các ứng viên về phía các tổ chức để các nhàtuyển dụng lựa chọn và sàng lọc những người đủ điều kiện vào làm việc tạimột vị trí nào đó trong tổ chức.

 Tuyển chọn: Là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khácnhau, dựa vào các yêu cầu của công việc, trong số những người đã thu hútqua tuyển mộ Quá trình tuyển dụng cần phải xác định rõ các kỹ năng, kiếnthức và các đặc điểm cá nhân cần thiết cho cả nhu cầu trước mắt của vị trícông việc và mục tiêu tương lai phát triển của doanh nghiệp Có nhiềuphương pháp và hình thức tuyển dụng khác nhau nhưng công tác tuyển dụngphải đảm bảo các yêu cầu sau:

 Thứ nhất việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự phải được xuất phát từmục tiêu phát triển, khả năng tài chính, thời gian, chiến lược, chính sáchnhân sự của doanh nghiệp.

 Thứ hai việc tuyển dụng phải căn cứ vào yêu cầu của từng công việc, căn cứvào điều kiện thực tế.

 Thứ ba kết quả tuyển dụng phải tuyển chọn được những người phù hợp vớinhững yêu cầu, đòi hỏi của từng công việc: phù hợp về kiến thức, kỹ năng,kinh nghiệm…có thể làm việc với năng suất cao.

2 Vai trò

Công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp có một ý nghĩa cực kỳ to lớn,có tính chất quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp Tuyển dụng nhânsự có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đến người lao động và xa hơn còn tácđộng đến sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.

2.1 Đối với doanh nghiệp

- Thứ nhất việc tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một độingũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp vớiyêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tuyển dụng có tầm quan trọng rấtlớn đối với doanh nghiệp vì nó là khâu đầu tiên của công tác quản trị nhân sự, chỉkhi làm tốt khâu tuyển dụng mới có thể làm tốt các khâu tiếp theo.

- Thứ hai tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinhdoanh hiệu quả nhất, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra người thực hiện công việccó năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc được giao Từ đó nâng cao hiệuquả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trongđiều kiện toàn cầu hóa.

- Thứ ba chất lượng của đội ngũ nhân sự tạo ra năng lực cạnh tranh bền vữngcho doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự tốt góp phần quan trọng vào việc tạo ra “đầu vào ” của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lượng, năng lực, trình độ cánbộ nhân viên, đáp ứng đòi hỏi nhân sự của doanh nghiệp.

- Thứ tư tuyển dụng nhân sự tốt giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng chi phíkinh doanh và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của doanh nghiệp.

- Thứ năm tuyển dụng nhân sự tốt cho phép doanh nghiệp hoàn thành tốt kếhoạch kinh doanh đã định Như vậy tuyển dụng nhân sự có tầm quan trọng rất lớnđối với doanh nghiệp, đây là quá trình “ đãi cát tìm vàng”, nếu một doanh nghiệptuyển dụng nhân viên không đủ năng lực cần thiết, những sản phẩm cá nhân theođúng yêu cầu công việc thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng xấu và trực tiếp đến hiệu quảhoạt động quản trị và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ đó dẫn đến tình trạng không ổn định về mặt tổ chức, thậm chí nguồn gốcgây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, gây xáo trộn trong doanh nghiệp, lãng phí chi phíkinh doanh… Tuyển dụng nhân viên không phù hợp sau đó lại sa thải họ khôngnhững gây tốn kém cho doanh nghiệp mà còn gây tâm lý bất an cho các nhân viênkhác.

2.2 Đối với người lao động

- Thứ nhất tuyển dụng nhân sự giúp cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõthêm về triết lý, quan điểm của các nhà quản trị, từ đó sẽ định hướng cho họ theonhững quan điểm đó.

- Thứ hai tuyển dụng nhân sự tạo ra không khí thi đua, tinh thần cạnh tranh trongnội bộ những người lao động của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinhdoanh.

2.3 Đối với xã hội

Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp giúp cho việc thực hiện các mụctiêu kinh tế - xã hội: người lao động có việc làm, có thu nhập, giảm bớt gánh nặngxã hội như thất nghiệp và các tệ nạn xã hội khác.

Đồng thời việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp còn giúp cho việc sử dụngnguồn lực của xã hội một cách hữu ích nhất Tóm lại tuyển dụng nhân sự là mộtcông việc rất quan trọng, nhà quản trị giỏi phải trực tiếp theo dõi và thực hiệnnhững công đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự

3 Nguồn và phương thức tuyển dụng

3.1 Nguồn tuyển dụng nhân sự

Hiện nay phổ biến nhất là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài, mỗi hình thứclại có những ưu nhược điểm riêng

Nguồn tuyển dụng bên trong

Nguồn nhân sự này còn được hiểu là tuyển dụng nội bộ, nhân sự được tuyển ngay trong doanh nghiệp, nhân viên có thể tự ứng cử hoặc cấp trên đề bạt Khi tổ chức có vị trí muốn tuyển dụng thì luôn ưu tiên cho người trong nội bộ.

Ưu điểm của nguồn tuyển dụng bên trong:

Tuyển dụng nội bộ có tính hiệu quả chi phí cao hơn vì đây là những người đã làm việc trong công ty nên không cần tốn thêm khoản phát sinh nào để đăng tuyển trên các trang web tìm kiếm việc làm Hơn nữa, họ đã quen với văn hóa, công việc trong tổ chức nên sẽ tiết kiệm được thời gian đào tạo, quá trình làm việc không bị gián đoạn, hạn chế được những vấn đề, lỗi gặp phải khi làm việc Quản lýtuyển dụng sẽ dễ dàng truy cập vào hồ sơ của các nhân viên này, nắm rõ được thông tin cũng như khả năng làm việc, tinh thần trách nhiệm của họ ra sao Ngoài ra, những người được tuyển theo hình thức nội bộ sẽ có nhiều động lực làm việc, sự cống hiến cho công ty sẽ lớn hơn người mới vào, đảm bảo tính trung thành, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, nâng cao tinh thần của nhân viên.

Nhược điểm của tuyển dụng nội bộ:

Cũng bởi là nguồn tuyển dụng nhân sự vốn có trong công ty nên hạn chế sự thay đổi về chất lượng lao động, không có thêm được nhiều nhân viên sáng tạo, mới mẻ và có những ưu điểm nổi bật Nếu những người này không hoàn toàn hợp tác với lãnh đạo thì có thể gây mâu thuẫn nội bộ Bên cạnh đó còn có một số vấn đề liên quan khá nhạy cảm như thiên vị,

3.2Phương pháp tuyển dụng:

Tính chất nội bộ nên hình thức đăng tin cũng khá đơn giản, tổ chức sẽ thông báo cho nhân viên về vị trí còn trống qua in ấn, bản tin hoặc thư cá nhân Lý do củaviệc này là để liên lạc với nhân viên để trao đổi, tuyển chọn vào công việc mới.+ Các thông tin tuyển dụng phải được truyền đạt rõ ràng để nhân viên có thể tự đánh giá khả năng của mình và ứng tuyển.

+ Tin đăng phải thật nổi bật, đảm bảo các nhân viên đều nhận được thông báo về quyết định của quản lý.

+ Hoạt động đăng tuyển của hệ thống phải tốt.

Nguồn tuyển dụng bên ngoài

Đây là những người bên ngoài tổ chức, mới đến tham gia ứng tuyển Tổ chức cần xác định rõ vị trí cần nhân sự để tìm ra phương pháp tuyển dụng phù hợp nhất Người được tuyển từ bên ngoài sẽ có những nền tảng khác nhau như đến từ các trường đại học, cao đẳng, trường nghề,

Ưu điểm của tuyển dụng bên ngoài:

Hình thức này giúp công ty có được nguồn nhân lực chất lượng cao vì đã họ đã được sàng lọc qua quá trình tuyển dụng, có tính sáng tạo và kỹ năng cần thiết mà nhân viên hiện tại không có Thay đổi nguồn nhân lực cho công ty, sự đa dạng trong lực lượng lao động sẽ giúp kế hoạch, dự án, mục tiêu được thực hiện hiệu quả hơn.

Nhược điểm của nguồn bên ngoài:

Nguồn tuyển dụng bên ngoài sẽ tốn thời gian đào tạo để người mới có thể quen được công việc Họ có thể ‘nhảy việc’ nhiều hơn, dễ tiết lộ bí mật nội bộ với đối thủ cạnh tranh Do được đăng tuyển lên các phương tiện khác nên việc sàng lọchồ sơ cũng gặp nhiều khó khăn nhất định, đòi hỏi phía công ty cần hạn chế những lưu lượng truy cập không liên quan, chất lượng ứng viên kém.

Phương thức tuyển dụng nhân lực:Nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài sẽ đa dạng hơn hình thức trên,

cách làm hiệu quả để tìm được đội ngũ nhân viên chất lượng là thông qua:+ Từ người quen trong công ty giới thiệu.

+ Đăng tin tuyển dụng trên các trang web, group tìm việc làm như HRChannels.com

+ Qua trung tâm môi giới việc làm+ Đăng tin quảng cáo trên báo, trang mạng xã hội,

4 Quy trình tuyển dụng:- Phiếu yêu cầu đề xuất nhân sự.- Bảng mô tả công việc.- Thông tin đăng tuyển.- Kế hoạch đăng tuyển.- Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn lần 1.- Thư mời phỏng vấn lần 1.

- Thư mời phỏng vấn lần 2.- Thiết lập phiếu đánh giá ứng viên của các trưởng phòng.- Thư thông báo trúng tuyển.

- Thư từ chối ứng viên.

khẩu Nam Việt.

1.Phiếu yêu cầu nhân sự

Có thể thấy các việc tuyển dụng thêm nhân sự đến từ nhu cầu của cácbộ phận đang hoạt động trong dây chuyền sản xuất Khi một vài bộ phậncó hoạt động diễn ra không ổn định thì người trưởng phòng hoặc quản lýsẽ nhận định nguyên nhân và có biện pháp bố trí người cụ thể để khắcphục tình trạng trên.

Việc này diễn ra theo quy trình đầu tiên người trưởng phòng hoặcquản lý sẽ phải trình mẫu đơn báo cáo đề xuất yêu cầu nhân sự cho từnghạn mục Đây là biểu mẫu về một bộ phận sản xuất của công ty NamViệt.

Vị trí: Nhân viên Xuất nhập khẩu Bộ phận: Phòng Hành Chính Mức lương: 8.500.000Vnđ Ngày mong muốn bắt đầu: 01/12/2020Ngày trễ nhất có thể bắt đầu: 04/12/2020

bảng mô tả công việc đầy đủ)

- Khai bảo hải quan, lưu trữ hồ sơ

- Theo dõi và báo cáo tiến độ

- Hiểu luật xuất nhập khẩu

Việc tuyển dụng sẽ được thực hiện bởi:Phòng Nhân sự

Bộ phận chức năngPhía thứ baCác kỹ năng hoặc phẩm chất đặc biệt:

- Giải quyết vấn đề phát sinh

- Cập nhật thông tin văn bản pháp luật

Đính kèm: Mô tả sơ lược về công việc.Mô tả về ứng viên.Yêu cầu về trình độ học vấn:

- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyênngành liên quan đến ngoại thương,xuất nhập khẩu

- Có kiến thức về xuất nhập khẩu, thươngmại quốc tế

NamNữ Tuổi

Có nhân viên nào trong bộ phận có được thăng tiếncho vị trí này không? Nếu có, xin giải thích

Có KhôngTuổi

Ngày KýChấp thuận bởi: Giám đốc Nhân Sự Ký tên

Ngày Ký

CHỈ SỬ DỤNG CHO BỘ PHẬN NHÂN SỰ

Thời gian phỏng vấn: 30/11/2020 Ngày bắt đầu: 05/12/2020

Lương khởi điểm: 8.500.000 vnđKèm theo bảng yêu cầu đề xuất nhân sự đến từ trưởng phòng thì buộc họphải mô tả công việc đó cần những gì vì nó sẽ giúp ích khá nhiều cho bộ phận nhânsự dễ dàng tìm người dựa vào các quy định tính chất công việc và đây là bảng môtả công việc đi kèm với vị trí nhân viên xuất nhập khẩu đã đề xuất.

2.Bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

1 Lập kế hoạch nhập hàng, tìm kiếm hàng hóa, nhà cung cấp ở trong và ngoài nước, đề xuất với Ban giám đốc lựa chọn nhà cung cấp, đối tác

2 Soạn thảo và ký kết hợp đồng, tiến hành nhập hàng hóa theo yêu cầu kinh doanh của Công ty

3 Thực hiện các giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng với khách và nhà cung cấp.4 Theo dõi tiến độ hàng về đảm bảo hàng về đúng tiến độ, chất lượng và số lượng 5 Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng nhập khẩu trong quá trình vận

chuyển.6 Tiếp nhận, đối chiếu hồ sơ hàng hóa với số lượng thực tế tại cửa khẩu Liên hệ với nhà

cung cấp để nhận và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ 7 Xác định HS code cho các mặt hàng nhập khẩu Khai báo hải quan Lưu trữ chứng từ

và kiểm tra chi phí nhập khẩu 8 Theo dõi đơn hàng, liên hệ với bên vận chuyển và đảm bảo lịch giao nhận hàng theo

đúng yêu cầu Thực hiện thủ tục liên quan xuất khẩu hàng hóa, theo dõi công nợ khách hàng

9 Quản lý, theo dõi đơn hàng, hợp đồng, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng và thu tiền

10.Chuẩn bị và hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa 11.Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu Cập nhật thông tin văn

bản pháp luật liên quan đến hàng hóa Xuất nhập khẩu

12.Thực hiện các yêu cầu khác từ cấp trên

Với bảng mô tả công việc này cần có file đính kèm theo với phiếu đề xuất nhân sự khi nộp cho phòng nhân sự.

Sau khi đã nhận yêu cầu và có sự phê duyệt từ trường phòng đề xuất và trưởng phòng nhân sự thì công việc tiếp theo sẽ là đăng báo thông tin tuyển dụng qua nhiều phương thức khác nhau.

3.Thông báo tuyển dụng.

Ở phần thông báo tuyển dụng sẽ đưa ra những thông tin cụ thể để ứng viên có thể nắm bắt được và từ đó có thể tự nhận thức khả năng bản thân để nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí đang tuyển dụng Đây là biểu mẫu đăng tuyển ở công ty XNK Nam Việt.

PHÚC LỢI

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

- Tìm kiếm khách hàng sử dụng dịch vụ vậnchuyển hàng hóa trong nước, quốc tế, Logistics các phương thức (Logistics quamột trong các ngành sau: sea, air đường bộ:chuyển phát nhanh quốc tế, chuyển phátnhanh nội địa)

- Tìm kiếm khách hàng, gọi điện tư vấnkhách hàng qua các kênh online, trực tiếp, tưvấn KH sử dụng dịch vụ cước vận chuyểncủa công ty

- Duy trì các mội quan hệ với khách hàng cũvà phát triển các mối quan hệ mới

- Xây dựng, thực hiện, báo cáo kế hoạch vàkết quả làm việc theo ngày, tuần, tháng

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

- Có kinh nghiệm Sales, Telesales bất kỳmảng gì

- Có kiến thức hoặc có kinh nghiệm về xuấtnhập khẩu, sales logistics, ngoại thương